Об утверждении Положения об архивном отделе администрации Березовского муниципального округа Пермского края



1

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

АДМИНИСТРАЦИИ БЕРЕЗОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО ОКРУГА ПЕРМСКОГО КРАЯ

06.03.2020 №239

Об утверждении Положения об архивном отделе

администрации Березовского муниципального округа Пермского края

В соответствии с Уставом Березовского муниципального округа Пермского края, решением Думы Березовского муниципального округа Пермского края от 20 декабря 2019 г. № 45 «Об учреждении администрации Березовского муниципального округа Пермского края и утверждении структуры администрации Березовского муниципального округа Пермского края и ее отраслевых (функциональных) органов»

ПОСТАНОВЛЯЮ:

1. Утвердить прилагаемое Положение об архивном отделе администрации Березовского муниципального округа Пермского края.

2. Признать утратившим силу постановление администрации Березовского муниципального района от 25 апреля 2011 г. № 300 «Об утверждении Положения об архивном отделе администрации Березовского муниципального района Пермского края».

3. Бражниковой Н.А., начальнику архивного отдела администрации округа, провести необходимые мероприятия по актуализации нормативно-правовых актов.

4. Настоящее Постановление вступает в силу со дня его официального опубликования (обнародования) и распространяется на правоотношения возникшие с 01 января 2020 года.

5. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на руководителя аппарата администрации округа, начальника отдела по обеспечению деятельности администрации округа Пятышеву Н.В.

Глава муниципального округа – глава

администрации Березовского

муниципального округа Пермского края И.И. Чайкин

1

УТВЕРЖДЕНО

Постановлением администрации

Березовского муниципального

округа Пермского края

от 06.03.2020 № 239

ПОЛОЖЕНИЕ

об архивном отделе администрации

Березовского муниципального округа Пермского края

1.Общие положения

1.1. Архивный отдел администрации Березовского муниципального округа Пермского края (далее по тексту - Отдел) является структурным подразделением администрации Березовского муниципального округа Пермского края (деле по тексту - Администрация), осуществляющим на территории Березовского муниципального округа хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

1.2. Общее руководство деятельностью Отдела осуществляет глава муниципального округа – глава администрации Березовского муниципального округа Пермского края, руководитель аппарата администрации округа, начальник отдела по обеспечению деятельности администрации округа. Непосредственное руководство деятельностью Отдела осуществляет начальник архивного отдела.

1.3. Отдел возглавляет начальник, замещающий ведущую должность муниципальной службы. Ведущий специалист отдела является муниципальным служащим, а соответствующая должность – должностью муниципальной службы, которая относится к группе старших должностей муниципальной службы. Специалист по осуществлению государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов государственной части документов архивного фонда Пермского края не является муниципальным служащим.

1.4. Положение об Отделе, штатная численность утверждается главой муниципального округа – главой администрации Березовского муниципального округа Пермского края.

1.5. Архивный отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, иными нормативными правовыми актами органов государственной власти, законами Пермского края, указами и распоряжениями губернатора Пермского края, постановлениями и распоряжениями Правительства Пермского края, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, Агентства по делам архивов Пермского края (далее – Агентство), Уставом Березовского муниципального округа Пермского края, муниципальными нормативными правовыми актами Березовского муниципального округа Пермского края, а также настоящим Положением.

1.6. Отдел не является юридическим лицом. Имеет печать со своим наименованием, штампы и бланки установленного образца.

1.7.Отдел входит в систему архивных учреждений Пермского края, возглавляемую Агентством по делам архивов Пермского края (далее – Агентство), взаимодействие с которым осуществляется на основе Соглашения с администрацией Березовского муниципального округа Пермского края.

1.8. Финансирование архивного отдела осуществляется за счет средств бюджета Березовского муниципального округа Пермского края, а также за счет средств субвенций передаваемых из бюджета Пермского края в бюджет Березовского муниципального округа Пермского края на осуществление государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов государственной части документов Архивного фонда Пермского края, в соответствии с законодательством и нормативно-правовыми актами Пермского края.

1.9. Дополнительными источниками финансирования могут быть:

целевые средства, выделенные из бюджета Пермского края (при реализации программ развития архивного дела, включающих мероприятия в муниципальных образованиях).

1.10. Администрация обеспечивает Отдел помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов; его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану, транспортное обслуживание и создание необходимых условий труда работников.

При передаче помещения, в котором размещается Отдел, другим организациям, Администрация принимает решение о предварительном предоставлении равноценного или более подходящего для размещения документов здания (помещения).

1.11.Отдел заключает соглашения, договоры о сотрудничестве в области архивного дела с организациями государственной краевой формы собственности от имени Администрации на основе доверенности.

2. Основные цели и задачи

2.1. Основной целью Отдела является:

исполнение полномочий Березовского муниципального округа Пермского края в области архивного дела, установленных Федеральным законом.

2.2.Основными задачами Отдела являются:

организация и управление архивным делом на территории Березовского муниципального округа Пермского края;

решение вопросов практической реализации законов Федерального и Пермского края об архивном деле;

исполнение государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию государственной части документов архивного фонда Пермского края;

координация деятельности и контроль за организацией делопроизводства и работой ведомственных архивов организаций;

использование архивных документов.

3.Основные функции

3.1.Отдел обеспечивает хранение:

архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Пермского края, в том числе образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении Березовского муниципального округа Пермского края и Пермского края;

архивных фондов и архивных документов на различных носителях, являющихся государственной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Пермского края, образовавшихся до момента создания органов местного самоуправления, организаций краевого подчинения.

архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в том числе личного происхождения, входящих в негосударственную часть Архивного фонда Пермского края;

документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций, сменивших форму собственности (не имеющих правопреемника), действовавших на территории Березовского муниципального округа Пермского края;

печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды отдела;

учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности.

комплектование (формирование) архивными документами, имеющими историческое, научное, социально-правовое, экономическое, политическое, культурное значение;

3.1.1.Отдел по согласованию с Администрацией может принимать на депозитарное хранение при наличии свободных площадей и необходимых условий, документы действующих муниципальных и краевых, общественных организаций, и граждан на договорных условиях;

3.1.2.Документы негосударственной части Архивного фонда Пермского края поступают на хранение в Отдел в порядке и на условиях договоров между собственником документов и Отделом, действующим от имени Администрации при наличии доверенности.

3.2. Комплектование Отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для Березовского муниципального округа Пермского края, в том числе:

составление списков организаций – источников комплектования архивного отдела, утверждаемых Администрацией и согласовываемых с Агентством, проведение систематической работы по уточнению списков источников комплектования;

отбор и прием документов постоянного хранения в Отдел;

проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в Отделе.

3.3. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций, в установленном порядке содействие организациям других форм собственности в сохранении, комплектовании и использовании их архивов, включая:

участие в проверках соблюдения правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов в организациях-источниках комплектования архива, организуемых Агентством по делам архивов Пермского края;

ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях-источниках комплектования и других организациях находящихся на территории округа;

рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, инструкций по делопроизводству, а так же в установленном Агентством порядке – номенклатур дел организаций -источников комплектования Отдела;

рассмотрение и представление в Агентство поступивших от организаций - источников комплектования описей дел для постоянного хранения и по личному составу;

рассмотрение и согласование описей дел по личному составу организаций, не являющихся источниками комплектования, документы которых подлежат приему в Отдел;

изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;

оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;

разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; повышение квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.

3.4. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в том числе:

информирование органов местного самоуправления, иных организаций Березовского муниципального округа Пермского края о составе и содержании документов Отдела по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию;

организация работы пользователей с документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью и публикаторская деятельность;

исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов; рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;

создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам Отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.

3.5. Реализация отдельных государственных полномочий Администрации в сфере архивного дела при наделении ими Агентством в установленном порядке, в том числе контроль за соблюдением юридическими и физическими лицами архивного законодательства Российской Федерации.

4. Права и обязанности

Отделу для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:

4.1. Представлять орган местного самоуправления по всем вопросам, входящим в компетенцию Отдела.

4.2. Вносить на рассмотрение Администрации и Агентства предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в архивном отделе, совершенствованию работы архивов организаций, а также готовить проекты распорядительных документов по вопросам, входящим в компетенцию Отдела.

4.3. Запрашивать и получать от организаций-источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии архивов, организации документов в делопроизводстве.

4.4. Давать рекомендации по исполнению требований федерального и регионального архивного законодательства организациям, расположенным на территории Березовского муниципального округа Пермского края, независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности;

4.5. Принимать участие в совещаниях, семинарах, мероприятиях, проводимых Администрацией и ее структурными подразделениями, участвовать в работе экспертных комиссий.

4.6. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций для участия в решении вопросов сохранности документов;

4.7. Ставить перед органами местного самоуправления, государственной власти вопросы о привлечении к ответственности за нарушение архивного законодательства должностных лиц и лиц, выполняющих управленческие функции в коммерческих и иных организациях, а также физических лиц. Направлять в Агентство информацию о фактах нарушения правил хранения, комплектования, учета или использования документов в организациях, учреждениях, предприятиях для оформления предписаний по фактам нарушения архивного законодательства.

4.8. Взаимодействовать с органами местного самоуправления, организациями, находящимися на территории Березовского муниципального округа Пермского края, независимо от форм собственности, Агентством, общественными организациями для решения вопросов архивного дела.

4.9. Вести прием граждан.

5. Руководство

5.1. Начальник назначается на должность и освобождается от должности главой муниципального округа – главой администрации Березовского муниципального округа Пермского края по представлению руководителя аппарата администрации округа, начальника отдела по обеспечению деятельности администрации округа по согласованию с Агентством.

5.2. Должность начальника Отдела в соответствии с Перечнем муниципальных должностей муниципальной службы Березовского муниципального округа Пермского края относится к группе ведущих муниципальных должностей муниципальной службы.

5.3. На должность начальника Отдела назначается лицо, соответствующее требованиям, предъявляемым к указанной должности в соответствии с квалификационными требованиями по соответствующей группе муниципальных должностей муниципальной службы, утвержденным в установленном действующим законодательством порядке и должностной инструкцией начальника Отдела.

5.4. Начальник Отдела организует деятельность Отдела. Осуществляет руководство деятельностью Отдела на основе Положения о нем.

5.5. Начальник Отдела несет полную ответственность за деятельность Отдела.

5.6. Начальник Отдела:

5.6.1. вносит главе муниципального округа – главе администрации Березовского муниципального округа Пермского края предложения о структуре и штатной численности Отдела;

5.6.2. представляет главе муниципального округа – главе администрации Березовского муниципального округа Пермского края кандидатуры для назначения на должность работников Отдела, вносит предложения о перемещении и освобождении от должности работников Отдела и применении к ним мер дисциплинарного воздействия;

5.6.3. в установленном порядке разрабатывает и подписывает должностные инструкции работников Отдела, представляет их на утверждение главе муниципального округа – главе администрации Березовского муниципального округа Пермского края;

5.6.4. запрашивает от руководителей структурных (функциональных) подразделений Администрации, муниципальных учреждений, организаций и должностных лиц документы, необходимые для выполнения задач и осуществления функций Отдела;

5.6.5. участвует в совещаниях, заседаниях, комиссиях, рабочих группах, в том числе при главе муниципального округа – главе администрации Березовского муниципального округа Пермского края, его заместителях;

5.6.6. вносит на рассмотрение проекты организационно- распорядительных документов по вопросам отнесенным к сфере деятельности Отдела;

5.6.7. отчитывается о работе Отдела и состоянии архивного дела в муниципальном образовании перед Администрацией и в установленном порядке перед Агентством по делам архивов Пермского края;

5.6.8. осуществляет контроль за соблюдением архивного законодательства и своевременно информирует о фактах его нарушения.

5.7. В период отсутствия начальника Отдела исполнение обязанностей может быть возложено на ведущего специалиста Отдела в соответствии с правовым актом главы муниципального округа – главы администрации Березовского муниципального округа Пермского края.

6. Ответственность

Начальник Отдела, специалисты Отдела несут персональную ответственность за действия или бездействие, ведущие к невыполнению возложенных на Отдел функций.

7. Взаимоотношения и связи

Взаимоотношения и взаимодействие Отдела с другими подразделениями Администрации округа, учреждениями, организациями исходят из возложенных функций и должностных обязанностей.

8. Контроль, проверка деятельности

В соответствии с федеральным законодательством контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации и Пермского края в сфере архивного дела осуществляет исполнительный орган государственной власти Пермского края – Агентство по делам архивов Пермского края.

9. Реорганизация и ликвидация

Реорганизация или ликвидация Отдела осуществляется главой муниципального округа – главой администрации Березовского муниципального округа Пермского края в установленном порядке по согласованию с Агентством по делам архивов Пермского края.

Архивные фонды и архивные документы при реорганизации Отдела передаются учреждению – правопреемнику.