О КОНЦЕПЦИИ РАЗВИТИЯ АРХИВНОГО ДЕЛА В ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ НА ПЕРИОД ДО 2030 ГОДА



ПРАВИТЕЛЬСТВО ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ

П О С Т А Н О В Л Е Н И Е

06.06.2019 № 365-ПП

О КОНЦЕПЦИИ РАЗВИТИЯ АРХИВНОГО ДЕЛА

В ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ НА ПЕРИОД ДО 2030 ГОДА

В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года  № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Оренбургской области от 29 августа 2005 года № 2551/460-III-ОЗ «Об архивном деле в Оренбургской области» и в связи с  необходимостью  обеспечения ускоренного внедрения цифровых технологий в экономике, социальной сфере, укрепления гражданской идентичности на основе духовно-нравственных и культурных ценностей народов Российской Федерации, развития архивного дела в Оренбургской области Правительство Оренбургской области п о с т а н о в л я е т:

1. Утвердить концепцию развития архивного дела в Оренбургской области на период до 2030 года (далее – концепция) согласно приложению.

2. Определить комитет по делам архивов Оренбургской области органом исполнительной власти Оренбургской области, ответственным за реализацию концепции.

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на вице-губернатора – заместителя председателя Правительства области по социальной политике.

4. Постановление вступает в силу после его официального опубликования.

Временно исполняющий

обязанности Губернатора                                                                      Д.В.Паслер                                                                                  

Приложение

к постановлению

Правительства области

от 06.06.2019 № 365-пп

Концепция

развития архивного дела в Оренбургской области

на период до 2030 года

I. Общие положения

Концепция развития архивного дела в Оренбургской области (далее – концепция) определяет цели, задачи, а также актуализированные с учетом достигнутых результатов пути и способы устойчивого развития архивного дела в Оренбургской области на долгосрочный период в целях эффективного и качественного удовлетворения потребностей общества и государства в архивной информации.

Концепция определяет формы и механизмы взаимодействия архивных органов и учреждений Оренбургской области с органами исполнительной власти Оренбургской области, органами местного самоуправления муниципальных образований Оренбургской области и организациями Оренбургской области в достижении поставленных целей.

При разработке концепции учитывались основные положения Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017–2030 годы, утвержденной Указом Президента Российской Федерации от 9 мая 2017 года № 203.

Концепция разработана в соответствии со следующими   нормативными правовыми актами Российской Федерации и Оренбургской области в сфере архивного дела:

Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (далее – Правила);

приказ Федерального архивного агентства от 1 сентября 2017 года  № 143 «Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации»;

Закон Оренбургской области от 29 августа 2005 года № 2551/460-III-ОЗ «Об архивном деле в Оренбургской области» (далее – Закон Оренбургской области «Об архивном деле в Оренбургской области»);

указ Губернатора Оренбургской области от 8 ноября 2016 года № 640-ук «Об утверждении положения о комитете по делам архивов Оренбургской области».

II. Реализация государственной политики в сфере архивного дела

В соответствии с Законом Оренбургской области «Об архивном деле в Оренбургской области» к полномочию Правительства Оренбургской области относится проведение государственной политики в сфере архивного дела на территории Оренбургской области.

Реализацию единой государственной политики в сфере архивного дела на территории Оренбургской области осуществляет комитет по делам архивов Оренбургской области (далее – комитет).

Свою деятельность комитет осуществляет  непосредственно и через государственные бюджетные учреждения – «Государственный архив Оренбургской области» (далее – ГБУ «ГАОО») и «Оренбургский государственный архив социально-политической истории» (далее – ГБУ «ОГАСПИ»). Комитет взаимодействует с муниципальными архивами  Оренбургской  области (далее – муниципальные архивы) на основании соглашений о взаимодействии и сотрудничестве в области архивного дела, позволяющих реализовать единые принципы организации хранения, комплектования, учета и использования документов  Архивного фонда Российской  Федерации и других  архивных документов на территории Оренбургской области, а также сохранить документальные источники истории Оренбургской области, имеющие научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение.

В настоящее время в ГБУ «ГАОО» и  ГБУ «ОГАСПИ» (далее –государственные архивы) находятся 2024923 единицы хранения, содержащие наиболее ценную и информационно насыщенную часть историко-документального наследия народов, населяющих не только Оренбуржье и Россию, но и ближнее зарубежье.

Ежегодно  услугами государственных и муниципальных архивов (далее – архивы) пользуются российские и иностранные граждане. Исполняя социально-правовые запросы граждан, архивы обеспечивают функционирование системы социальной защиты населения. Популяризируя историю страны в целом и родного края в частности, архивы выступают в качестве культурно-просветительских учреждений.

III. Цели, задачи и принципы концепции

Целями концепции являются:

поэтапное создание условий, обеспечивающих развитие архивного дела в Оренбургской области;

повышение безопасности и эффективности работы архивов;

постепенный переход архивов в полноценный элемент новой информационной культуры, связанной с глобализацией мировых информационных потоков, ростом потребностей населения, государства и субъектов хозяйствования в поиске и получении архивной информации, в том числе  в электронном виде и по каналам электронной связи.

Достижение целей концепции предполагает решение следующих задач:

развитие и укрепление материально-технической базы Архивного фонда Оренбургской области, обеспечивающей его сохранность и безопасность хранения;

внедрение современных информационных технологий, оснащение архивов специализированным и компьютерным оборудованием;

повышение качества комплектования архивов новыми архивными документами, в том числе за счет приема на хранение электронных и других документов на современных носителях;

развитие электронных и иных информационно-поисковых систем для оперативного исполнения запросов об архивной информации;

повышение производительности труда архивистов.

Принципами развития архивного дела в Оренбургской области являются:

преемственность, предусматривающая сохранение сложившихся архивных традиций, в том числе территориального принципа комплектования архивов  архивными документами;

открытость, означающая расширение возможностей доступа к архивным документам за счет создания электронных информационных ресурсов, в том числе посредством оцифровки архивных документов, внедрения свободного доступа внешних пользователей через информационно-телекоммуникационную сеть «Интернет» (далее – сеть Интернет) к информации, содержащейся в тематических базах данных и специализированных программных комплексах;

улучшение работы читальных залов архивов посредством технического оснащения компьютерным и мультимедийным оборудованием, организации доступа пользователей к электронным образам архивных документов и справочно-поисковым средствам;

последовательное развитие, предполагающее в перспективе одновременный прием, комплектование и использование документов как в  бумажном виде, так и в электронном;

экономичность, подразумевающая уменьшение издержек бюджетов всех уровней и затрат организаций на содержание архивных документов за счет ужесточения критериев отбора документов на постоянное хранение;

разработка и внедрение современных программ поиска архивной информации;

партнерство, означающее организацию взаимовыгодных деловых отношений с научными организациями, учреждениями культуры и образования, представителями бизнес-сообществ, а также двухстороннего сотрудничества.

IV. Состояние архивного дела в Оренбургской области

Архивный фонд Оренбургской области является  составной частью   Архивного фонда Российской Федерации и документальной основой информационных ресурсов Оренбургской области.

На постоянном хранении в архивах по состоянию на 1 января 2019 года находятся 3306530 единиц хранения. Из них 28972 единицы хранения выделены  как особо ценные документы, имеющие культурно-историческую и научную ценность. В ГБУ «ГАОО» хранится единственный в Оренбургской области уникальный документ – «Привилегия г. Оренбургу, данная императрицей Анной Иоанновной 7 июня 1734 года», стоящий на специальном государственном учете в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.

Кроме того, в архивах находятся  на хранении 779572 единицы хранения по личному составу, являющиеся важным источником информации о трудовых отношениях работников с работодателями.

Основными формами доступа к архивным документам и их использования являются ознакомление с подлинниками (и их копиями) в читальных залах архивов, демонстрация документальных выставок, публикация архивных документов традиционным способом и их размещение  в сети Интернет, исполнение запросов юридических и физических лиц.

Универсальным читальным залом является Интернет-пространство. Официальные сайты  государственных архивов, комитета в сети Интернет пополняются необходимой информацией о составе и содержании хранящихся архивных фондов,  предоставляемых государственных услугах.

Самым напряженным и ответственным участком работы архивов остается  работа по исполнению запросов  социально-правового характера, связанных с пенсионным обеспечением, получением льгот и компенсаций. Объем социально-правовых запросов, в том числе из-за рубежа, ежегодно возрастает: в 2008 году архивами  исполнен  57441 запрос, 2018 году – 88839 запросов. При этом 82 процента запросов исполнено с положительным   результатом.

Основу деятельности архивов по организации использования документального наследия составляет информационное обеспечение наиболее значимых событий в истории России и Оренбургской области. В целях  соответствия требованиям современности архивы меняются, переходят к новым форматам подачи архивной информации: от превалирующих сегодня форм публичного представления архивных документов посредством выставок и документальных публикаций на бумажных носителях к электронным экспозициям и публикациям с размещением в сети Интернет. Электронные презентации размещаются на сайтах государственных архивов.

Архивами обеспечивается информационная    поддержка мероприятий, посвященных  юбилейным и памятным датам в социальной, экономической, культурной сферах. Масштабным событием становится проведение культурно-просветительских акций «Архивная неделя», «Ночь истории».

Предоставление информационных услуг и использование архивных документов сопровождается дальнейшим увеличением числа пользователей архивной информацией. В читальных залах архивов в 2018 году работали

1139 пользователей: ученые, аспиранты, студенты, краеведы не  только из Оренбургской области, но и из других регионов Российской Федерации, а также Республики  Казахстан. Увеличивается и количество дел, выдаваемых  для использования архивами.  В 2009 году выданы 377297 единиц хранения,  2018 году – 552850 единиц хранения. Сотрудничество со средствами массовой информации позволяет сделать архивные документы более доступными широким слоям населения, то есть – открытыми. В 2018 году архивистами подготовлены  43  радио-телепередачи на основе архивных документов и печатных изданий, хранящихся в архивах.

В марте 2012 года создано Оренбургское областное отделение Российского общества историков-архивистов. Первый областной конкурс юношеских учебно-исследовательских работ «Юный историк-архивист Оренбургской области» Оренбургского областного отделения Российского общества историков-архивистов прошел в мае 2014 года. С этого времени он проходит ежегодно.

Требования по созданию современной материально-технической базы для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, предусмотренные Правилами, выполняются не в должном объеме.

Большинство архивов размещены в неприспособленных помещениях с теми или иными нарушениями противопожарного, охранного, температурно-влажностного и других нормативных режимов хранения документов. Дефицит площадей испытывают 27 архивов.

В связи с этим планомерное комплектование архивов документами в значительной степени ограничено. Документальные фонды архивов  ежегодно пополняются всего на 20–25 тыс. единиц хранения в год, тогда как исходя из количества организаций – источников комплектования  и ежегодного образования документов,   прием документов  должен достигать  45–50 тыс. единиц хранения.

В результате объем не переданных на хранение документов в архивы в установленные законодательством Российской Федерации сроки ежегодно растет, в 2018 году он составил более 132 тыс. единиц хранения, что составляет 44,7 процента в общем количестве документов, хранящихся в организациях – источниках комплектования.

Кроме того, из-за отсутствия свободных архивных площадей сохранность документов по личному составу ликвидированных организаций обеспечивается не в полной мере.

В крайне неудовлетворительных условиях находится крупнейший в области государственный архив – ГБУ «ГАОО», в котором хранятся         документы в изношенных постройках конца XIX–начала XX веков, не соответствующих санитарным, противопожарным, технологическим и градостроительным нормам. Архивохранилища полностью загружены,   прием документов последние десять лет практически не велся.  Из-за вынужденного нарушения сроков передачи документов на постоянное хранение документальные массивы организаций – источников комплектования ГБУ «ГАОО» в течение многих лет находятся  под угрозой их утраты.

В критической ситуации находится филиал ГБУ «ГАОО» в г. Орске (далее – филиал в г. Орске). Часть здания, в котором размещен архив филиала в г. Орске, из-за высокой степени износа инженерных конструкций (по результатам технического обследования в 2009 году) признана аварийной. Не обеспечена его пожарная безопасность. Из-за полной загруженности архивохранилищ комплектование филиала в г. Орске в перспективе не представляется возможным.

Филиал ГБУ «ГАОО» в г. Бузулуке (далее – филиал в г. Бузулуке) расположен на первом этаже пятиэтажного жилого дома в не приспособленных для хранения архивных документов помещениях. Отсутствует система кондиционирования воздуха, необходимая для соблюдения  температурно-влажностного  режима. Кроме того, в филиале в г. Бузулуке в течение последних  нескольких лет архивохранилища неоднократно подвергались затоплению жильцами дома, что является постоянной угрозой для сохранности  архивных документов.

Требует модернизации комплекс зданий, в котором располагается    филиал ГБУ «ГАОО» в г. Бугуруслане (далее – филиал в г. Бугуруслане), построенных для профессионального училища в 1963–1970 годах. Филиал в г. Бугуруслане имеет достаточный резерв площадей, но его здания и помещения не отвечают нормативным требованиям  к хранению документов.

Обследование в 2018 году обеспеченности помещений ГБУ «ГАОО» системами автоматической пожарной сигнализации, оповещения людей о пожаре и автоматическими установками пожаротушения показало, что сроки их службы истекли, за исключением помещений филиала в г. Орске.

Здание, в котором в настоящее время располагается ГБУ «ОГАСПИ», находящееся по адресу: ул. Маршала Жукова, д. 38, введено в эксплуатацию в декабре 1966 года. За время эксплуатации здания  его  капитальный ремонт ни разу не проводился.

Государственные архивы на протяжении многих лет не комплектовались документами ограниченного доступа ввиду отсутствия специальных хранилищ.

Состояние материально-технической базы большинства муниципальных архивов не соответствует законодательству в сфере архивного дела. В настоящее время в Оренбургской области действует 51 муниципальный архив. Объем хранящихся в них документов составляет 1253785 единиц хранения. В 12 муниципальных архивах степень загруженности документами составляет 100 процентов.

В не приспособленных для хранения документов помещениях размещены 49 муниципальных архивов. 46 муниципальных архивов не оснащены системой автоматического пожаротушения, 16 – не оборудованы охранной сигнализацией, 50 – не оснащены приточно-вытяжной вентиляцией, в 15 муниципальных архивах необходима замена  комбинированных стеллажей на металлические.

С 2006 года выведены из подвальных помещений муниципальные архивы в Александровском, Пономаревском районах Оренбургской области. Улучшены условия хранения архивных фондов путем выделения новых и дополнительных помещений в муниципальных архивах г. Бугуруслана, г. Медногорска, Акбулакского, Беляевского, Бугурусланского, Илекского, Новоорского, Октябрьского, Переволоцкого, Шарлыкского районов Оренбургской области. В 2013–2014 годах в г. Орске и ЗАТО пос. Комаровский созданы муниципальные архивы.

В целях комплексного развития архивного дела в Оренбургской области необходимо предпринимать меры государственной поддержки.

V. Основные направления реализации концепции

Для решения проблем по обеспечению сохранности документов в ГБУ «ГАОО» и его планомерному комплектованию в рамках подпрограммы «Наследие» государственной программы «Развитие культуры Оренбургской области», утвержденной постановлением Правительства Оренбургской области от 29 декабря 2018 года № 915-пп, планируется строительство специализированного здания.

В сфере обеспечения сохранности документов Архивного фонда Оренбургской области продолжится реализация мероприятий по исполнению  распоряжения Губернатора от 15 ноября 2018 № 325-р «О совершенствовании архивного дела  в Оренбургской области».

Необходимо создание условий для хранения документов ограниченного доступа в ГБУ «ОГАСПИ». В ГБУ «ГАОО» такие условия будут созданы после строительства здания на ул. Автомобилистов г. Оренбурга.

Требуется укрепление материально-технической базы филиала в г. Бугуруслане. Будет продолжена работа по поиску объектов недвижимости государственной собственности Оренбургской области для размещения архивных фондов филиалов  в г. Бузулуке, г. Орске.

Для повышения уровня сохранности, создания страхового фонда архивных документов необходимо приобретение микрофильмирующего оборудования.

Продолжатся работы по реставрации документов, восстановлению затухающих текстов, консервационно-профилактической обработке документов на пленочных носителях, дезинфекции, проверке наличия и состояния документов, картонированию дел.

В целях увеличения количества архивных документов, уровень сохранности которых соответствует нормативам, обеспечивающим их постоянное хранение, необходимо к 2030 году провести реставрацию значительного объема нуждающихся в этом документов.

Будет продолжена работа по включению информации об архивных фондах архивов в систему автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Оренбургской области. Необходима модернизация парка компьютерного оборудования.

В целях повышения уровня безопасности хранения архивных документов необходимо обеспечить функционирование в государственных архивах современных систем охранной и пожарной сигнализации и установку системы кондиционирования воздуха в архивохранилищах, чтобы добиться к 2030 году создания нормативных условий, обеспечивающих постоянное хранение  всего объема дел, хранящихся в государственных архивах.

Одним из основных направлений деятельности архивов является пополнение Архивного фонда Оренбургской области. Значительно возрастает роль выборочного приема и коллекционного комплектования документов негосударственных организаций производственного и хозяйственного секторов.

Предстоит усовершенствовать нормативную и методическую базу проведения экспертизы ценности документов, определить возможности влияния разных форм собственности (в том числе права собственности на информацию юридического лица, собственника, владельца, пользователя информации). Работа архивов с территориальными  органами федеральных органов исполнительной власти и федеральными организациями будет строиться на основе соглашений о сотрудничестве в области архивного дела.

Приоритетной задачей для архивов станет повышение качества комплектования новыми архивными документами, в особенности за счет приема электронных и других документов на современных носителях.

Необходимо усиление внимания к комплектованию Архивного фонда Оренбургской области научно-технической документацией и аудиовизуальными документами. Для этого в ГБУ «ГАОО» будут созданы специальные архивохранилища научно-технической и аудиовизуальной документации.

Предполагается дальнейшее внедрение современных информационных технологий, оснащение архивов специализированным и новейшим компьютерным оборудованием. Основными формами доступа к архивным документам и их использования являются ознакомление с подлинниками (и их копиями) в читальных залах архивов, демонстрация документальных выставок, публикация архивных документов традиционным способом и размещение их в сети Интернет, исполнение запросов юридических и физических лиц. Для решения этой проблемы необходим доступ к архивным документам, которые изначально созданы в цифровом виде, а также перевод в цифровой формат наиболее ценных и значимых документов, существующих в бумажном виде. Также требуется обеспечить возможность доступа к основным справочникам о составе и содержании архивных документов (путеводителям и описям дел) архивов и описаниям всех архивных фондов с возможностью их автоматизированного поиска. Эта информация должна быть размещена в свободном круглосуточном доступе на сайтах государственных архивов в сети Интернет.

В плановом порядке будет проходить перевод в цифровой формат и размещение  в сети  Интернет наиболее востребованных архивных фондов, к которым существует устойчивый и широкий общественный интерес.

Продолжится оцифровка особо ценных документов.

Будут продолжены работы по качественному улучшению информационной поддержки Единого портала архивных учреждений  «Архивы Оренбуржья», сайта комитета в сети Интернет.

Будет проходить работа по внедрению программного комплекса «Архивный фонд» в качестве программного обеспечения для ведения автоматизированного  государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

В 2019–2020 годах планируется осуществить подготовку к изданию  путеводителей по фондам государственных  архивов Оренбургской области.

С целью расширения источниковой базы ведется работа по рассекречиванию документов Оренбургского государственного архива социально-политической истории. На просмотр с целью выявления грифов секретности запланировано около 400 тысяч единиц хранения.

В 2019–2030 годах  архивисты  продолжат работу по:

увеличению  предоставления услуг в электронной форме;

информатизации архивного дела, а именно: развитию информационной и телекоммуникационной инфраструктур,   дальнейшему развитию архивных сайтов и страниц для обеспечения доступа населения к информации о деятельности архивов, созданию и информационному пополнению социально значимых тематических баз данных о составе и содержании архивных документов;

расширению спектра услуг, состава и географии пользовательской аудитории, в том числе за счет централизации и доступности архивных информационных ресурсов в сети Интернет, перехода к дистанционному предоставлению услуг в электронной форме в рамках творческого сотрудничества с архивами других регионов.

В целях усовершенствования научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда  Оренбургской области предстоит:

завершить переработку наиболее востребованных  описей фондов;

создать электронные аналоги каталогов, путеводителей, описей дел, представив их пользователям в читальных залах и на сайтах государственных  архивов в сети Интернет;

создать базы данных о местах архивного хранения документов по личному составу ликвидированных организаций Оренбургской области для размещения на сайте комитета в сети Интернет.

Новым этапом историко-культурного взаимодействия архивов Оренбургской области и Республики Казахстан должен стать документальный обмен электронными копиями материалов, составлявших общий архивный фонд. Реализация этого перспективного проекта значительно расширит межрегиональную источниковую базу, восполнит пробелы в исторической летописи Оренбургского края и Казахстана, а также усилит эффективность культурного сотрудничества приграничных регионов.

Данный вопрос является актуальным и привлекает внимание ведущих казахстанских и оренбургских гуманитарных научно-исследовательских центров, органов власти, общественности. Решение его будет способствовать расширению взаимодействия архивного сообщества в целях распространения актуальной информации и знаний о культурных, экономических, социальных изменениях, происходящих на различных этапах истории  взаимоотношений России и Казахстана,  послужит укреплению мирного и  плодотворного сосуществования государств.

Дальнейшее развитие получат связи с архивными учреждениями других субъектов Российской Федерации.

Главное внимание в работе с кадрами будет обращено на дальнейшее обеспечение архивов квалифицированными, подготовленными специалистами с профильным высшим образованием.

Особое внимание будет уделяться обучению и переподготовке кадров, эффективности использования и расстановке работающих сотрудников. Предусматривается повышение квалификации всех работников архивов с использованием различных форм обучения, в том числе в отраслевом центре повышения квалификации по архивному делу и документационному обеспечению управления.

В связи с возрастающими объемами работ, в том числе исполнения запросов социально-правового характера, генеалогических запросов,  переездом в новое здание ГБУ «ГАОО», в целях укрепления кадрового потенциала планируется приведение штатной численности ГБУ «ГАОО» и ГБУ «ОГАСПИ» в соответствие с объемами хранящихся в них документов и количеством исполняемых запросов.

VI. Ожидаемые результаты реализации концепции

Реализация концепции позволит достичь следующих  результатов:

принятие нормативных правовых актов Оренбургской области, направленных на совершенствование и развитие архивного дела в Оренбургской области;

достижение качественно нового уровня состояния обеспечения сохранности документов;

оперативности, доступности и удобства в получении гражданами и организациями государственных и муниципальных услуг на основе внедрения современных информационных технологий;

повышение степени удовлетворенности потребностей общества в получении архивных сведений, в том числе на основе информированности о деятельности архивной службы Оренбургской  области;

повышение эффективности кадровой политики, профессионального уровня архивистов.

Реализация концепции позволит выйти на качественно новый уровень функционирования архивов, что обеспечит эффективное использование архивной информации для удовлетворения конституционных прав граждан, информационного обеспечения деятельности органов исполнительной власти Оренбургской области, органов местного самоуправления муниципальных образований Оренбургской области и организаций Оренбургской области.

Финансовое обеспечение реализации концепции осуществляется в рамках действующих и принимаемых в установленном порядке государственных программ Оренбургской области, а также текущего содержания архивов, в том числе за счет дохода, поступающего от оказания платных услуг.

___________