Об архиве Администрации муниципального образования «Ельнинский район» Смоленской области



1

АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ЕЛЬНИНСКИЙ РАЙОН» СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

П О С Т А Н О В Л Е Н И Е

от 08.10.2020 № 481

г. Ельня

Об архиве Администрации муниципального образования «Ельнинский район» Смоленской области

(в редакции постановления от 08.04.2021 № 244)

В соответствии с Положением о Федеральном архивном агентстве, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 № 293, Администрация муниципального образования «Ельнинский район» Смоленской области

п о с т а н о в л я е т:

1. Утвердить Положение об архиве Администрации муниципального образования «Ельнинский район» Смоленской области (Приложение № 1).

2. Утвердить Положение об экспертной комиссии Администрации муниципального образования «Ельнинский район» Смоленской области (Приложение № 2).

3. Утвердить состав экспертной комиссии Администрации муниципального образования «Ельнинский район» Смоленской области (Приложение № 3).

4. Назначить ответственных за текущее состояние архивов Администрации муниципального образования «Ельнинский район» Смоленской области (Приложение № 4).

5. Структурным подразделениям Администрации муниципального образования «Ельнинский район» Смоленской области (с образованием юридического лица) утвердить составы экспертных комиссий и назначить  ответственных за текущее состояние архивов.

6. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на управляющего делами Администрации муниципального образования «Ельнинский район» Смоленской области О.И.Новикову.

Глава муниципального образования

«Ельнинский район» Смоленской области                                                         Н.Д. Мищенков

Приложение № 1

к постановлению Администрации

муниципального образования

«Ельнинский район»

Смоленской области

от 08.10.2020 года № 481

ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АРХИВЕ

АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ «ЕЛЬНИНСКИЙ РАЙОН» СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

Общие положения

1. Положение об архиве Администрации муниципального образования «Ельнинский район» Смоленской области (далее - Положение) разработано в соответствии с подпунктом 8 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 года № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034).

2. Положение распространяется на архив Администрации муниципального образования «Ельнинский район» Смоленской области, образуемый структурными подразделениями Администрации муниципального образования «Ельнинский район» Смоленской области, осуществляющими хранение, комплектование, учет и использование архивных документов (далее также – Архив Администрации), и выступающий источником комплектования архивного отдела Администрации муниципального образования «Ельнинский район» Смоленской области (далее – Архивный отдел).

3. Ответственные за текущее состояние Архива Администрации осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в процессе деятельности Администрации муниципального образования «Ельнинский район» Смоленской области (далее также – Администрация), а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в Архивный отдел.

4. Администрация муниципального образования «Ельнинский район» Смоленской области разрабатывает положение об Архиве Администрации. Положение об Архиве Администрации муниципального образования «Ельнинский район» Смоленской области подлежит согласованию на предмет соответствия его Примерному положению с учетом состава документов, находящихся на хранении и подлежащих хранению в Архиве Администрации муниципального образования «Ельнинский район» Смоленской области.

Администрация, выступающая источниками комплектования архивного отдела Администрации муниципального образования «Ельнинский район» Смоленской области, согласовывает положение об Архиве Администрации с ЭПК Департамента Смоленской области по культуре.

После согласования положение об Архиве Администрации муниципального образования «Ельнинский район» Смоленской области утверждается постановлением Администрации муниципального образования «Ельнинский район» Смоленской области.

5. Архив Администрации муниципального образования «Ельнинский район» Смоленской области в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, № 31, ст. 4196; 2013, № 7, ст. 611; 2014, № 40, ст. 5320; 2015, № 48, ст. 6723; 2016, № 10, ст. 1317, № 22, ст. 3097; 2017, № 25, ст. 3596; 2018, № 1, ст. 19), законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, локальными нормативными актами государственного органа.

Состав документов Архива Администрации

6. В Архиве Администрации муниципального образования «Ельнинский район» Смоленской области хранятся:

а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности Администрации;

б) документы постоянного хранения и документы по личному составу фонда организаций – предшественников (при их наличии);

в) архивные фонды личного происхождения (при их наличии);

г) фонд пользования (архива) (при наличии);

д) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива Администрации.

Задачи ответственных за текущее состояние Архива Администрации

7. К задачам ответственных за текущее состояние  Архива Администрации муниципального образования «Ельнинский район» Смоленской области относятся:

7.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен разделом II настоящего Положения.

7.2. Комплектование Архива Администрации муниципального образования «Ельнинский район» Смоленской области документами, образовавшимися в процессе деятельности организации.

7.3. Учет документов, находящихся на хранении в Архиве Администрации.

7.4. Использование документов, находящихся на хранении в Архиве Администрации.

7.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации  на постоянное хранение в Архивный отдел.

7.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях Администрации и своевременной передачей их в Архивный отдел.

Функции ответственных за текущее состояние

Архива Администрации

8. Ответственные за текущее состояние  Архива Администрации муниципального образования «Ельнинский район» Смоленской области осуществляют следующие функции:

8.1. Организуют прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в процессе деятельности Администрации в соответствии с утвержденным графиком.

8.2. Ведут учет документов и фондов, находящихся на хранении в Архиве Администрации.

8.3. Представляют в Архивный отдел учетные сведения об объеме и составе хранящихся в Архиве Администрации документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

8.4. Систематизируют и размещают документы, поступающие на хранение в Архив Администрации, образовавшиеся в процессе деятельности Администрации.

8.5. Осуществляют подготовку и представляют:

а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии Администрации муниципального образования «Ельнинский район» Смоленской области описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

б) на утверждение экспертно-проверочной комиссии Департамента Смоленской области по культуре (далее – ЭПК Департамента Смоленской области по культуре)  описи дел постоянного хранения;

в) на согласование ЭПК Департамента Смоленской области по культуре в случае наделения его соответствующими полномочиями, описи дел по личному составу;

г) на согласование ЭПК Департамента Смоленской области по культуре в случае наделения его соответствующими полномочиями, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

д) на утверждение Главе муниципального образования «Ельнинский район» Смоленской области описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК Департамента Смоленской области по культуре, в случае наделения его соответствующими полномочиями.

8.6. Организуют передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в Архивный отдел.

8.7. Организуют и проводят экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве Администрации в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

8.8. Проводят мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве Администрации.

8.9. Организуют информирование руководства и сотрудников Администрации о составе и содержании документов Архива Администрации.

8.10. Информируют пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

8.11. Организуют выдачу документов и дел для работы во временное пользование.

8.12. Исполняют запросы пользователей, выдают архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

8.13. Ведут учет использования документов Архива Администрации.

8.14. Создают фонд пользования Архива Администрации муниципального образования «Ельнинский район» Смоленской области и организуют его использование.

8.15. Осуществляют ведение справочно-поисковых средств к документам Архива Администрации.

8.16. Участвуют в разработке документов Администрации муниципального образования «Ельнинский район» Смоленской области по вопросам архивного дела и делопроизводства.

8.17. Оказывают методическую помощь:

а) ответственным за делопроизводство Администрации муниципального образования «Ельнинский район» Смоленской области в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

б) структурным подразделениям и работникам Администрации муниципального образования «Ельнинский район» Смоленской области в подготовке документов к передаче в Архивный отдел.

Права ответственных за текущее состояние Архива Администрации

9. Ответственные за текущее состояние Архива Администрации муниципального образования «Ельнинский район» Смоленской области имеют право:

а) представлять руководству Администрации предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Архиве Администрации;

б) запрашивать в структурных подразделениях Администрации сведения, необходимые для работы ответственных за текущее состояние Архива Администрации;

в) давать рекомендации структурным подразделениям Администрации по вопросам, относящимся к компетенции  ответственных за текущее состояние Архива Администрации;

г) информировать структурные подразделения Администрации о необходимости передачи документов в Архивный отдел в соответствии с утвержденным графиком;

д) принимать участие в заседаниях ЭПК  Департамента Смоленской области по культуре.

Согласовано с архивным отделом Администрации муниципального образования «Ельнинский район» Смоленской области  06.10.2

Приложение № 2

к постановлению Администрации                                        муниципального образования                                                             «Ельнинский район» Смоленской области                                                       от 08.10.2020 года № 481

ПОЛОЖЕНИЕ

О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕТРНОЙ КОМИССИИ АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ «ЕЛЬНИНСКИЙ РАЙОН» СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

Общие положения

1. Положение об экспертной комиссии Администрации муниципального образования «Ельнинский район» Смоленской области (далее – Положение) разработано в соответствии с подпунктом 9 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016  № 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034).

2. Экспертная комиссия Администрации муниципального образования «Ельнинский район» Смоленской области (далее также – ЭК) создается в целях организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, образовавшихся в процессе деятельности Администрации муниципального образования «Ельнинский район» Смоленской области (далее также – Администрация).

3. ЭК является совещательным органом при Администрации муниципального образования «Ельнинский район» Смоленской области, создается постановлением Администрации и действует на основании Положения, утвержденного постановлением Администрации.

Администрация, выступает источником комплектования государственных архивов субъектов Российской Федерации, муниципальных архивов, – с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела (далее – ЭПК) или государственным (муниципальным) архивом в случае наделения его соответствующими полномочиями.

4. Персональный состав ЭК определяется постановлением Администрации.

В состав ЭК включаются: председатель комиссии, секретарь комиссии, представители службы делопроизводства и архива основных структурных подразделений Администрации, муниципального архива, источником комплектования которого выступает Администрация муниципального образования «Ельнинский район» Смоленской области (по согласованию).

Председателем ЭК назначается один из заместителей Главы муниципального образования «Ельнинский район» Смоленской области или управляющий делами Администрации.

5. В своей работе ЭК руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, cт. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, № 31, ст. 4196; 2013, № 7, ст. 611; 2014, № 40, ст. 5320;2015, № 48, ст. 6723; 2016, № 10, ст. 1317, № 22, ст. 3097; 2017, № 25, ст. 3596; 2018, № 1, ст. 19), законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации в области архивного дела, локальными нормативными актами государственного архива и настоящим Положением.

Функции экспертной комиссии

6. Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:

6.1. Организует ежегодный отбор дел, образующихся в процессе деятельности Администрации муниципального образования «Ельнинский район» Смоленской области, для хранения и уничтожения.

6.2. Рассматривает и принимает решения о согласовании:

а) описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации;

б) описей дел по личному составу;

в) описей дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения;

г) номенклатуры дел Администрации муниципального образования «Ельнинский район» Смоленской области;

д) актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

е) актов об утрате документов;

ж) актов о неисправимом повреждении архивных документов;

з) предложений об установлении (изменении) сроков хранения документов, не предусмотренных (предусмотренных) перечнями типовых архивных документов, а также перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, с последующим представлением их на согласование ЭПК Департамента Смоленской области по культуре.

и) проектов локальных нормативных актов и методических документов Администрации муниципального образования «Ельнинский район» Смоленской области по делопроизводству и архивному делу.

6.3. Обеспечивает совместно со структурными подразделениями Администрации, осуществляющими хранение, комплектование, учет и использование архивных документов (далее – Архив Администрации) представление на утверждение ЭПК Департамента Смоленской области по культуре, согласованных ЭК описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации, подлежащей передаче на постоянное хранение.

6.4. Обеспечивает совместно с ответственными за текущее состояние Архива Администрации представление на согласование ЭПК Департамента Смоленской области по культуре, согласованные ЭК описи дел по личному составу, номенклатуру дел Администрации.

6.5. Обеспечивает совместно с ответственными за текущее состояние Архива Администрации представление на согласование ЭПК Департамента Смоленской области по культуре актов об утрате документов, актов о неисправимых повреждениях архивных документов.

6.6. Совместно с ответственными за текущее состояние Архива Администрации, ответственными за делопроизводство и кадровой службой организует для работников Администрации консультации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их квалификации.

Права экспертной комиссии

7. Экспертная комиссия имеет право:

7.1. Давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным работникам Администрации по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов для передачи в Архивный отдел.

7.2. Запрашивать у руководителей структурных подразделений:

а) письменные объяснения о причинах утраты, порчи или несанкционированного уничтожения документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документов по личному составу;

б) предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

7.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к передаче на хранение в Архивный отдел, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, в том числе Архивного фонда Российской Федерации, о причинах утраты документов.

7.4. Приглашать на заседания ЭК в качестве консультантов и экспертов представителей научных, общественных и иных организаций.

7.5. Не принимать к рассмотрению и возвращать на доработку документы,

подготовленные с нарушением правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.

7.6. Информировать руководство Администрации по вопросам, относящимся к компетенции ЭК.

Организация работы экспертной комиссии

8. ЭК взаимодействует с ЭПК Департамента Смоленской области по культуре, а также с архивным отделом Администрации муниципального образования «Ельнинский район» Смоленской области.

9. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости. Все заседания ЭК протоколируются.

10. Заседание ЭК и принятые решения считаются правомочными, если на   заседании присутствует более половины ее состава.

11. Решения ЭК принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов комиссии. При равном количестве голосов, голос председателя ЭК является решающим.

Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса.

12. Ведение делопроизводства ЭК возлагается на секретаря ЭК.

Согласовано с архивным отделом Администрации муниципального образования «Ельнинский район» Смоленской области  06.10.2020.

Приложение № 3

к постановлению Администрации

муниципального образования

«Ельнинский район» Смоленской

области

от 08.10.2020 г. № 481

Состав экспертной комиссии Администрации

муниципального образования «Ельнинский район» Смоленской области

Новикова Ольга Ивановна

-управляющий делами Администрации муниципального образования «Ельнинский район» Смоленской области, председатель комиссии;

Павлюченкова Елена Викторовна

-старший менеджер сектора организационной и кадровой работы Администрации муниципального образования «Ельнинский район» Смоленской области, секретарь комиссии;

Члены комиссии:

Бояркина Наталья Стефановна

-главный специалист юридического сектора Администрации муниципального образования «Ельнинский район» Смоленской области;

Гаврютина Татьяна Владимировна

- главный специалист сектора организационной и кадровой работы Администрации муниципального образования «Ельнинский район» Смоленской области;

Архипова Светлана Викторовна

-начальник архивного отдела Администрации муниципального образования «Ельнинский район» Смоленской области.

Приложение № 4

к постановлению Администрации                                        муниципального образования                                                             «Ельнинский район» Смоленской области                                                          от 08.10.2020 года № 481

Ответственные за текущее состояние  архивов

Администрации муниципального образования

«Ельнинский район» Смоленской области

Павлюченкова Елена Викторовна

- старший менеджер сектора организационной и кадровой работы Администрации муниципального образования «Ельнинский район» Смоленской области (по приемной Администрации);

Гаврютина Татьяна Владимировна

- главный специалист сектора организационной и кадровой работы Администрации муниципального образования «Ельнинский район» Смоленской области (по сектору организационной и кадровой работы);

Якутина Юлия Викторовна

- главный специалист – главный бухгалтер сектора бухгалтерского учета и отчетности Администрации муниципального образования «Ельнинский район» Смоленской области (по сектору бухгалтерского учета и отчетности);

Зеленёв Максим Николаевич

- главный специалист сектора подготовки, предупреждения и ликвидации чрезвычайных ситуаций Администрации муниципального образования «Ельнинский район» Смоленской области (по сектору подготовки, предупреждения и ликвидации чрезвычайных ситуаций);

Ковалев Алексей Александрович

- главный специалист сектора информационной работы Администрации муниципального образования «Ельнинский район» Смоленской области (по сектору информационной работы) ;

Галянт Лидия Геннадьевна

- главный специалист сектора по вопросам сельского хозяйства Администрации муниципального образования «Ельнинский район» Смоленской области (по сектору по вопросам сельского хозяйства);

Рослякова Наталья Александровна

- ведущий специалист отдела экономического развития, прогнозирования, имущественных и земельных отношений Администрации муниципального образования «Ельнинский район» Смоленской области (по отделу экономического развития, прогнозирования, имущественных и земельных отношений);

Змешкова Оксана Васильевна

- старший менеджер отдела жилищно-коммунального и городского хозяйства Администрации муниципального образования «Ельнинский район» Смоленской области (по отделу жилищно-коммунального и городского хозяйства);

Пантюхова Елена Анатольевна

- начальник отдела ЗАГС Администрации муниципального образования «Ельнинский район» Смоленской области (по отделу ЗАГС);

Веташкова Валентина Викторовна

- ведущий специалист- ответственный секретарь комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав Администрации муниципального образования «Ельнинский район» Смоленской области (по документации комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав);

Глебова Елена Владимировна

- ведущий специалист – ответственный секретарь административной комиссии Администрации муниципального образования «Ельнинский район» Смоленской области (по документации административной комиссии).