Об утверждении Положения об отделе муниципальной службы, организационного обеспечения и архивного дела администрации муниципального образования «Майнский район»



ПОЛОЖЕНИЕ

1

Администрация муниципального образования

«Майнский район»

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

11 августа 2020 № 611

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ ОТДЕЛЕ МУНИЦИПАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ, ОРГАНИЗАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ «МАЙНСКИЙ РАЙОН»

В соответствии с решением Совета депутатов муниципального образования «Майнский район» от 22.12.2019 №17/76 «О структуре и предельной штатной численности администрации муниципального образования «Майнский район» Администрация муниципального образования «Майнский район» постановляет:

1. Утвердить Положение об отделе муниципальной службы, организационного обеспечения и архивного дела администрации муниципального образования «Майнский район» (прилагается).

2. 2. Распоряжение от 19.04.2017 №26-р «Об утверждении Положения об отделе муниципальной службы, организационного обеспечения и архивного дела администрации муниципального образования «Майнский район» признать утратившим силу.

3. Настоящее постановление вступает в силу с момента обнародования.

4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на руководителя аппарата администрации района Башмакову И.И.

Глава администрации района

О.В.Шуенков

УТВЕРЖДЕНО

постановлением администрации муниципального образования «Майнский район»

11.08.2020 № 611

ПОЛОЖЕНИЕ

об отделе муниципальной службы, организационного обеспечения и архивного дела администрации муниципального образования «Майнский район»

1. Общие положения

Отдел муниципальной службы, организационного обеспечения и архивного дела администрации муниципального образования «Майнский район» (далее - отдел) является структурным подразделением администрации муниципального образования «Майнский район» и работает под руководством руководителя аппарата администрации района.

Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Законодательством Российской Федерации, Законодательством Ульяновской области, нормативными правовыми актами Администрации муниципального образования «Майнский район» и Совета депутатов района, Уставом муниципального образования «Майнский район», настоящим Положением.

Положение об отделе утверждается постановлением администрации муниципального образования «Майнский район».

2. Основными задачами отдела являются:

организация документационного обеспечения Главы администрации МО «Майнский район» и Администрации МО «Майнский район»;

комплектование, обеспечение сохранности, учёт и использование архивного фонда Администрации МО «Майнский район»;

обеспечение деятельности постоянно действующей экспертной комиссии администрации МО «Майнский район»;

обеспечение рассмотрения устных и письменных обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства, организаций и общественных объединений, адресованных Главе администрации МО «Майнский район» и Администрации МО «Майнский район», в том числе обращений, поступивших по информационным системам общего пользования (далее - обращения);

обеспечение рассмотрения устных и письменных запросов граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства, организаций и общественных объединений, в том числе запросов в виде электронного документа, о предоставлении информации, касающейся деятельности Главы администрации МО «Майнский район» и Администрации МО «Майнский район»;

информационно-статистическое, аналитическое и методическое обеспечение деятельности Главы администрации МО «Майнский район» и Администрации МО «Майнский район» по рассмотрению обращений и запросов;

обеспечение деятельности общественной приёмной Администрации МО «Майнский район» по приёму граждан;

организация делопроизводства в аппарате администрации района и её функциональных органов;

ведение кадровой работы, определяемой трудовым законодательством Российской Федерации и вопросы прохождения муниципальной службы, определяемые законодательством Российской Федерации, Ульяновской области, нормативными правовыми актами Администрации МО «Майнский район» и Совета депутатов МО «Майнский район»;

организационное обеспечение встреч Главы администрации района с руководителями органов государственной власти, главами городских и сельских поселений, представителями общественных объединений, населением района;

разработка перспективного плана работы администрации района, ежемесячных планов социально-значимых мероприятий муниципального образования «Майнский район», еженедельных планов работы Главы администрации района;

обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих их постоянному и длительному хранению, в том числе:

- хранение и учет документов, представленных в порядке учетных данных в Отдел;

- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечения их физической сохранности.

3. Основными функциями отдела являются:

разработка бланков документов Главы администрации МО «Майнский район» и Администрации МО «Майнский район»;

регистрация поступающих, обращений, запросов;

подготовка в пределах компетенции отдела документов к рассмотрению Главой администрации МО «Майнский район» или уполномоченным на то лицом;

регистрация нормативно-правовых документов, принятых администрацией МО «Майнский район» (постановления, распоряжения по основной деятельности, личному составу и кадровым вопросам);

доставка документов, обращений, запросов исполнителям;

направление принятых нормативных правовых актов Администрации МО «Майнский район» для официального опубликования в средствах массовой информации и размещения на интернет-ресурсах;

подготовка стенограмм аппаратных совещаний Администрации МО «Майнский район»;

организация работы постоянно действующей экспертной комиссии Администрации МО «Майнский район»;

разработка сводной номенклатуры дел Администрации МО «Майнский район»;

подготовка описей дел постоянного хранения и личному составу;

систематизация документов, их хранение и использование;

приём граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства, представителей организаций и общественных объединений (далее - заявители) в приёмной Администрации МО «Майнский район»;

организация работы телефонных линий;

подготовка и организация проведения личного приёма заявителей Главой администрации МО «Майнский район», должностными лицами Администрации МО «Майнский район»;

подготовка и организация проведения личного приёма заявителей кураторами от Правительства Ульяновской области, депутатами Законодательного Собрания Ульяновской области, Государственной Думы РФ и др.;

подготовка и организация проведения выездного личного приёма граждан в сельских населённых пунктах Главой администрации МО «Майнский район»;

размещение графиков приёма граждан по личным вопросам должностными лицами администрации МО «Майнский район», кураторами от Правительства Ульяновской области, депутатами Законодательного Собрания Ульяновской области и др. в СМИ, сайте администрации района, информационных стендах;

осуществляет запись граждан на личный приём Главы администрации района, должностных лиц администрации МО «Майнский район», куратора от Правительства Ульяновской области, депутатами Законодательного Собрания Ульяновской области и др.;

направление обращения для рассмотрения в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина или организации, направивших обращение, о переадресации обращения, за исключением случаев, предусмотренных законодательством, и направление запросов для рассмотрения в соответствующие подразделения, образуемые в Администрации МО «Майнский район»;

сбор, обобщение и анализ информации о результатах рассмотрения обращений и принятых по ним мерах подразделениями, образуемыми в Администрации МО «Майнский район» и органами местного самоуправления муниципальных образований Майнского района, в компетенцию которых входит решение вопросов, поставленных в обращениях;

формирование на основе систематизации и учёта обращений и запросов информационного фонда и обеспечение получения содержащихся в нём сведений соответствующими структурными подразделениями администрации МО «Майнский район», образуемыми в Администрации МО «Майнский район», а также предоставление таких сведений и органам местного самоуправления муниципальных образований Майнского района;

анализ и обобщение вопросов, поставленных заявителями в обращениях и запросах;

периодическое, а при необходимости оперативное информирование Главы администрации МО «Майнский район», руководителя аппарата администрации МО «Майнский район», руководителей структурных подразделений администрации МО «Майнский район» о количестве и характере обращений и запросов;

подготовка на основе анализа и обобщения обращений информационно-аналитических материалов о результатах рассмотрения обращений и принятых по ним мерах, а также предложений об устранении причин, порождающих обоснованные жалобы;

контроль своевременного исполнения поручений по обращениям, запросам, входящей корреспонденции, поступившей в адрес Главы администрации МО «Майнский район», а также соблюдения установленного порядка работы с документами, обращениями и запросами;

проведение проверок и иных мероприятий по контролю в пределах компетенции отдела;

разработка проектов решений Совета депутатов МО «Майнский район», постановлений и распоряжений администрации МО «Майнский район», трудовых договоров, соглашений, должностных регламентов и должностных инструкций по вопросам, отнесённым к компетенции отдела;

подготовка информационных, методических и аналитических материалов, докладов, консультирование структурных подразделений администрации МО «Майнский район», органов местного самоуправления муниципальных образований Майнского района по вопросам, отнесённым к компетенции отдела;

рассмотрение поступающих Главе администрации МО «Майнский район» обращений граждан и организаций по вопросам, отнесённым к компетенции отдела;

выполнение поручений Главы администрации МО «Майнский район», руководителя аппарата администрации МО «Майнский район», координирующего работу отдела, в соответствии с компетенцией отдела;

проведение анализа документооборота администрации района;

подготовка паспорта МО «Майнский район»;

подготовка Годового плана работы отдела;

организационно-методическое обеспечение мероприятий, проводимых с участием или по поручению Главы администрации района, в том числе массовых мероприятий, посвященных знаменательным датам и памятным событиям истории, России, области, района;

проводит проверку состояния делопроизводства и хранения документов в структурных подразделениях администрации района и её функциональных органах, ОМСУ городских и сельских поселений;

проводит проверку организации работы с обращениями граждан и организаций, исполнение законодательства по муниципальной службе в структурных подразделениях администрации района, функциональных органах и ОМСУ поселений;

подготовка и сдача статистических отчетов о численности, движении, оплате труда и дополнительном профессиональном образовании муниципальных служащих администрации МО «Майнский район»;

ведение трудовых книжек и личных дел работников администрации МО «Майнский район»

ведение мониторинга вопросам реформирования и развития муниципальной службы в МО «Майнский район»;

организация работы по противодействию коррупции на муниципальной службе;

обеспечивает хранение:

- архивных фондов и архивных документов, являющихся муниципальной собственностью, на различных видах носителей, входящих в состав Архивного фонда РФ, в том числе образовавшихся в результате деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций, имущество которых является собственностью муниципального образования «Майнский район», а также деятельности государственных органов, находящихся на территории Майнского района, на основании договоров;

- архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, за исключением государственных органов и органов местного самоуправления, на различных видах носителей, переданных на законных основаниях в муниципальную собственность, в том числе личного происхождения, входящих в негосударственную часть Архивного фонда Ульяновской области;

- документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действовавших на территории муниципального образования «Майнский район»;

- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности.

по согласованию с Главой администрации может принимать на депозитное хранение при наличии свободных площадей и необходимых условий, документы действовавших муниципальных и государственных организаций, общественных организаций и граждан на договорных началах.

документы негосударственной части Архивного фонда Майнского района поступают на хранение в архив в порядке и на условиях договоров между собственниками документов и администрации муниципального образования «Майнский район».

комплектование архива документами, имеющими историческое, научное, социальное, экологическое, политическое или культурное значение для Майнского района, в том числе:

- составление списка организаций – источников комплектования архива, утверждается Главой администрации МО «Майнский район», и систематическая работа по их уточнению;

- отбор и прием документов постоянного хранения в архива;

- проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в архиве.

организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов организаций, документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, содействие организациям других форм собственности в осуществлении сохранения, комплектования и использования их архивов, включая:

- проведение проверок состояния делопроизводства из ведомственного хранения документов, в том числе по личному составу;

- ведение в установленном порядке учета документов хранящихся в организациях – источниках комплектования муниципального архива и других организациях на территории Майнского района;

- рассмотрение и принятие в архив, поступивших от организаций, описей дел постоянного хранения и по личному составу (документы которых подлежат приему);

- изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;

- оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;

- разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве;

- внедрение государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации, повышение квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.

информационное обеспечение органов местного самоуправления, организаций об использовании архивных документов, обеспечении прав граждан на архивную информацию:

- информирование органов местного самоуправления, иных организаций, расположенных на территории Майнского района, о составе и содержании документов архива по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию, в том числе на договорной основе;

- организация работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с гражданами и публикаторская деятельность;

- исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов, рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием документов, граждан;

- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам архива, архивных справочников о составе и содержании документов.

4. Отдел для осуществления своих задач и функций имеет право:

запрашивать и получать в установленном порядке необходимые документы, материалы и информацию от функциональных органов администрации МО «Майнский район», органов местного самоуправления муниципальных образований Майнского района, организаций и должностных лиц;

привлекать в установленном порядке к участию в мероприятиях по контролю представителей структурных подразделений администрации МО «Майнский район» и её функциональных органов;

вносить предложения вышестоящим руководителям по вопросам, входящим в компетенцию Отдела;

пользоваться в установленном порядке системами связи, информационными базами, банками данных и иными носителями информации, создавать собственные справочно-информационные базы данных;

осуществлять иные права, предусмотренные законодательством Российской Федерации, возникающие при реализации возложенных на отдел задач;

вносить на рассмотрение администрации муниципального образования «Майнский район» и Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектованию и использованию документов, хранящихся в секторе по архивам;

совершенствование работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве организаций, готовить проекты распорядительных документов;

запрашивать и получать от организаций – источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимых сведений о состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве;

давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории Майнского района, разъяснения по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве;

заверять гербовой печатью копии документов, хранящихся в архиве, и выдавать за подписью руководителя аппарата администрации района архивные справки по запросам юридических и физических лиц;

взаимодействовать в сфере своей деятельности с органами местного самоуправления, Министерством искусства и культурной политики Ульяновской области и общественными организациями;

составлять протоколы об административных правонарушениях, в соответствии с постановлением администрации муниципального образования «Майнский район» от 22.10.2019. №1079.

5. Отдел при реализации своих функций взаимодействует с подразделениями, образуемыми в Правительстве Ульяновской области, исполнительными органами государственной власти Ульяновской области, органами местного самоуправления муниципальных образований Майнского района, организациями и общественными объединениями граждан по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

6. Руководство деятельностью отдела осуществляет начальник отдела, назначаемый и освобождаемый от должности Главой администрации МО «Майнский район» по результатам конкурса на замещение вакантной муниципальной должности муниципальной службы. В отсутствие начальника отдела его функции осуществляет специалист отдела, исполняющий обязанности начальника.

Начальник отдела организует деятельность отдела и обеспечивает выполнение стоящих перед отделом задач. Начальник отдела несёт персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и осуществление им своих функций.

При смене специалиста архива Отдела прием-передача документов, хранящихся в муниципальном архиве, проводится специально созданной комиссией включающей представителей администрации муниципального образования «Майнский район».

Акт приема-передачи утверждается Главой администрации муниципального образования «Майнский район».

7. Сотрудники отдела несут ответственность в соответствии с законодательством за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на них настоящим Положением, должностными регламентами и должностными инструкциями должностных обязанностей.