ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ



34-2010-109-п

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

АДМИНИСТРАЦИЯ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

12 апреля 2010г. №109-п

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

«Волгоградская правда», №71 от 21.04.2010г.

Изменения и дополнения:

Постановление Администрации Волгоградской области от 23.01.2012г. №65-п, НГР: ru34000201200030

В целях совершенствования организации работы с документами в органах исполнительной власти Волгоградской области Администрация Волгоградской области постановляет:

1. Утвердить прилагаемые Правила делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области (далее именуются - Правила).

2. Комитету по управлению архивами Администрации Волгоградской области до 1 сентября 2010г. подготовить, утвердить и довести до органов исполнительной власти Волгоградской области методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти Волгоградской области.

3. Органам исполнительной власти Волгоградской области до 1 апреля 2011г. в соответствии с Правилами, утверждаемыми настоящим постановлением, с учетом условий и специфики своей деятельности разработать и утвердить инструкции по делопроизводству по согласованию с Комитетом по управлению архивами Администрации Волгоградской области.

4. Утратил силу - Постановление Администрации Волгоградской области от 23.01.2012г. №65-п, НГР: ru34000201200030.

5. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания и подлежит официальному опубликованию.

Первый заместитель Главы

Администрации Волгоградской

области по экономике и

инвестиционной политике

Г.А. Чуриков

УТВЕРЖДЕНЫ

постановлением

Администрации

Волгоградской области

от 12 апреля 2010г. №109-п

ПРАВИЛА

делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области

1. Общие положения

1.1. Настоящие Правила устанавливают единый порядок делопроиз­водства в органах исполнительной власти Волгоградской области.

1.2. Требования настоящих Правил распространяются па делопроиз­водство, ведение которого осуществляется на бумажных носителях и в электронном виде.

1.3. Организация и ведение делопроизводства в органе исполнительной власти Волгоградской области осуществляется структурным подразделением органа исполнительной власти Волгоградской области, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лицами, ответственными за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях органа исполнительной власти Волгоградской области (далее именуется - служба делопроизводства).

1.4. Орган исполнительной власти Волгоградской области на основании настоящих Правил разрабатывает инструкцию по делопроизводству с учетом условий и специфики своей деятельности. Инструкция утверждается руководителем органа исполнительной власти Волгоградской области по согласованию с Комитетом по управлению архивами Администрации Волгоградской области.

1.5. Действие настоящих Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.

2. Основные понятия

В настоящих Правилах используются следующие основные понятия:

"делопроизводство" - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах исполнительной власти Волгоградской области;

"документ" - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа исполнительной власти Волгоградской области;

"документирование" - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

"документооборот" - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

"реквизит документа" - обязательный элемент оформления документа;

"подлинник документа" - первый или единственный экземпляр документа;

"копия документа" - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

"регистрация документа" - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

"номенклатура дел" - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в органе исполнительной власти Волгоградской области, с указанием сроков их хранения;

"дело" - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа исполнительной власти Волгоградской области;

"бланк документа" - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

"служба делопроизводства" - структурное подразделение органа исполнительной власти Волгоградской области, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях органа исполнительной власти Волгоградской области;

"электронный образ документа" - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

"сканирование документа" - получение электронного образа документа;

"система электронного документооборота" - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

"электронный документооборот" - документооборот с применением информационной системы.

Иные понятия, используемые в настоящих Правилах, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации (раздел 2 в редакции Постановления Администрации Волгоградской области от 23.01.2012г. №65-п, НГР: ru34000201200030).

3. Требования к организации документооборота в органе исполнительной власти Волгоградской области

3.1. В документообороте органа исполнительной власти Волгоградской области выделяются следующие основные документопотоки:

поступающая (входящая) документация; отправляемая (исходящая) документация; внутренняя документация.

3.2. В органе исполнительной власти Волгоградской области доставка и отправка документов осуществляется средствами почтовой связи, фельдъегерской связи, электросвязи, нарочным и посредством электронной почты.

3.3. Документы, поступающие в орган исполнительной власти Волгоградской области, проходят в службе делопроизводства следующие этапы:

первичная обработка; регистрация;

предварительное рассмотрение; передача руководству на рассмотрение; передача исполнителям; помещение в дело после исполнения.

3.4. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

3.5. Регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления, создаваемых - в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день (пункт 3.5 в редакции Постановления Администрации Волгоградской области от 23.01.2012г. №65-п, НГР: ru34000201200030).

3.6. Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов органа исполнительной власти Волгоградской области в соответствии с регламентом по работе с обращениями граждан, утверждаемым руководителем органа исполнительной власти Волгоградской области (пункт 3.6 в редакции Постановления Администрации Волгоградской области от 23.01.2012г. №65-п, НГР: ru34000201200030).

3.7. Зарегистрированные документы передаются службой делопроиз­водства на рассмотрение руководителю органа исполнительной власти Волгоградской области или по решению руководителя органа исполнительной власти Волгоградской области иным должностным лицам органа исполнительной власти Волгоградской области. Документы с указаниями по исполнению передаются службой делопроизводства исполнителям.

3.8. Подлинник документа направляется в структурное подразделение органа исполнительной власти Волгоградской области, ответственное за исполнение документа. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается в структурное подразделение, являющееся ответственным исполнителем, остальные подразделения получают копию документа.

3.9. Документы после их подписания руководителем (заместителем руководителя) органа исполнительной власти Волгоградской области передаются в службу делопроизводства для регистрации и отправки.

3.10. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Ненадлежаще оформленные документы возвращаются исполнителю.

3.11. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

3.12. Передача документов между структурными подразделениями органа исполнительной власти Волгоградской области осуществляется через службу делопроизводства.

3.13. В органе исполнительной власти Волгоградской области службой делопроизводства ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются руководителю органа исполнительной власти Волгоградской области в установленном им порядке.

3.14. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота органов исполнительной власти Волгоградской области используются обязательные сведения о документах согласно приложению. В системе электронного документооборота органов исполнительной власти Волгоградской области могут использоваться дополнительные сведения о документах.

(Пункт 3.14 введен Постановлением Администрации Волгоградской области от 23.01.2012г. №65-п, НГР: ru34000201200030.)

4. Создание документов в органе исполнительной власти Волгоградской области

4.1. Документы, создаваемые в органе исполнительной власти Волгоградской области, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, расположенных и оформленных соответствующим образом.

4.2. Бланки органа исполнительной власти Волгоградской области разрабатываются на основе углового или продольного расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.

При подготовке документов в органе исполнительной власти Волгоградской области используются электронные шаблоны бланков документов (пункт 4.2 в редакции Постановления Администрации Волгоградской области от 23.01.2012г. №65-п, НГР: ru34000201200030).

4.3. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее.

4.4. По назначению бланки подразделяются на:

общий бланк;

бланк конкретного вида документа.

4.5 Образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов органа исполнительной власти Волгоградской области утверждаются руководителем этого органа исполнительной власти Волгоградской области (пункт 4.5 в редакции Постановления Администрации Волгоградской области от 23.01.2012г. №65-п, НГР: ru34000201200030).

4.6. При подготовке и оформлении документов в органе исполнительной власти Волгоградской области используются следующие реквизиты:

а) герб Волгоградской области;

б) наименование органа исполнительной власти Волгоградской области;

в) должность лица - автора документа;

г) подпись должностного лица;

д) наименование вида документа;

е) место составления (издания) документа;

ж) справочные данные об органе исполнительной власти Волгоградской области;

з) адресат;

и) дата документа;

к) регистрационный номер документа;

л) наименование (заголовок) либо аннотация документа;

м) текст документа;

н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

о) отметка о наличии приложений;

п) гриф согласования;

р) гриф утверждения;

с) виза;

т) оттиск печати;

у) отметка о заверении копии;

ф) отметка об исполнителе;

х) указания по исполнению документа (резолюция);

ц) отметка о контроле документа;

ч) отметка об исполнении документа;

ш) отметка о конфиденциальности.

щ) отметка о поступлении документа (пункт 4.6 в редакции Постановления Администрации Волгоградской области от 23.01.2012г. №65-п, НГР: ru34000201200030).

4.7. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

4.8. Согласование документа в органе исполнительной власти Волгоградской области оформляется визой уполномоченного должностного лица органа исполнительной власти Волгоградской области. Согласование документа, созданного в органе исполнительной власти Волгоградской области, с другими государственными органами, органами местного самоуправления и организациями оформляется грифом согласования, листом согласования, протоколом или письмом о согласовании.

5. Документальный фонд органа исполнительной власти Волгоградской области

5.1. Орган исполнительной власти Волгоградской области формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов.

5.2. Формирование документального фонда органа исполнительной власти Волгоградской области осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив органа исполнительной власти Волгоградской области.

5.3. Номенклатура дел органа исполнительной власти Волгоградской области:

а) составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений органа исполнительной власти Волгоградской области;

б) утверждается после ее согласования с зкспертно-проверочной и методической комиссией Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области (далее именуется - ЭПМК) руководителем органа исполнительной власти Волгоградской области не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;

в) один раз в 5 лет согласовывается с ЭПМК;

г) в случае изменения функций и структуры органа исполнительной власти Волгоградской области подлежит согласованию с ЭПМК.

5.4. Наименованиями разделов номенклатуры дел органа исполни­тельной Власти Волгоградской области являются наименования структурных подразделений органа исполнительной власти Волгоградской области.

5.5. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

5.6. Дела со дня их формирования и до передачи в архив органа исполнительной власти Волгоградской области или на уничтожение хранятся в структурных подразделениях по месту их формирования.

5.7. Дела выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений на срок, определяемый руководителем органа исполнительной власти Волгоградской области, и после его истечения подлежат возврату.

Государственным органам и организациям дела выдаются на основании письменных запросов с разрешения руководителя органа исполнительной власти Волгоградской области или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства.

5.8. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях с разрешения руководителя органа исполнительной власти Волгоградской области с оставлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке, и акта о причинах выдачи подлинника.

5.9. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив органа исполнительной власти Волгоградской области не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начата их использования или хранения в структурных подразделениях органа исполнительной власти Волгоградской области. Передача дел в архив органа исполнительной власти Волгоградской области производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, составляемых в структурных подразделениях органа исполнительной власти Волгоградской области.

5.10. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив органа исполнительной власти Волгоградской области не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.

5.11. Основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел.

5.12. Порядок составления номенклатуры дел и описей дел, формирования и оформления дел, а также уничтожения дел временного хранения в органе исполнительной власти Волгоградской области определяется Комитетом по управлению архивами Администрации Волгоградской области.

6. Особенности работы с электронными документами в органе исполнительной власти Волгоградской области

6.1. В органе исполнительной власти Волгоградской области создаются и используются:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.

6.2. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения герба Волгоградской области.

6.3. При передаче электронных документов в другие государственные органы документы заверяются электронной подписью органа исполнительной власти Волгоградской области - автора документа в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи".

6.4. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте органа исполнительной власти Волгоградской области могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в органе исполнительной власти Волгоградской области, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.

6.5. Состав электронных документов органа исполнительной власти Волгоградской области, обращающихся в системе электронного документооборота органов исполнительной власти Волгоградской области, определяется руководителем органа исполнительной власти Волгоградской области на основе рекомендаций Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов.

Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается руководителем органа исполнительной власти Волгоградской области по согласованию с Комитетом по управлению архивами Администрации Волгоградской области.

6.6. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота органов исполнительной власти Волгоградской области. Система электронного документооборота органа исполнительной власти Волгоградской области должна соответствовать требованиям, установленным Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.

6.7. Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.

6.8. При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной подписи.

6.9. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя органа исполнительной власти Волгоградской области, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям органа исполнительной власти Волгоградской области, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.

6.10. Документы, создаваемые в органе исполнительной власти Волгоградской области и (или) поступившие в орган исполнительной власти Волгоградской области на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота органов исполнительной власти Волгоградской области возможно после его сравнения с подлинником документа.

6.11. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота органов исполнительной власти Волгоградской области.

6.12. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

6.13. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в органе исполнительной власти Волгоградской области в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

6.14. После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем органа исполнительной власти Волгоградской области (раздел 6 в редакции Постановления Администрации Волгоградской области от 23.01.2012г. №65-п, НГР: ru34000201200030).

ПРИЛОЖЕНИЕ

к Правилам делопроизводства

в органах исполнительной власти

Волгоградской области

Перечень

обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота органов исполнительной власти Волгоградской области

(заголовок в редакции Постановления Администрации Волгоградской области от 23.01.2012г. №65-п, НГР: ru34000201200030)

1. Адресант

2. Адресат

3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ

4. Вид документа

5. Дата документа

6. Номер документа

7. Дата поступления документа

8. Входящий номер документа

9. Ссылка на исходящий номер и дату документа

10. Наименование (заголовок) либо аннотация документа (пункт 10 в редакции Постановления Администрации Волгоградской области от 23.01.2012г. №65-п, НГР: ru34000201200030).

11. Индекс дела

12. Сведения о переадресации документа

13. Количество листов основного документа

14. Количество приложений

15. Общее количество листов приложений

16. Указания по исполнению документа

17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя

18. Отметка о конфиденциальности

19. Исключен - Постановление Администрации Волгоградской области от 23.01.2012г. №65-п, НГР: ru34000201200030.