Об утверждении административных регламентов по предоставлению государственных услуг и услуг, оказываемых государственными казенными архивными учреждениями Ростовской области



АДМИНИСТРАЦИЯ РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ

1

ПРАВИТЕЛЬСТВО РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ

К О М И Т Е Т

ПО УПРАВЛЕНИЮ АРХИВНЫМ ДЕЛОМ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

   « 13 » октября 2014 г.                                                                       № 1             

г. Ростов-на-Дону

Об утверждении административных

регламентов по предоставлению

государственных услуг и услуг, оказываемых

государственными казенными архивными

учреждениями Ростовской области

              Во исполнение Федерального закона от 27.07.2010 №210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», приказа Министерства культуры Российской Федерации от 03.06.2013 №635 «Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах», постановления Администрации Ростовской области от 01.06.2011 №324 «Об утверждении Порядка разработки и утверждения органами исполнительной власти Ростовской области административных регламентов исполнения государственных функций и предоставления государственных услуг», постановления Правительства Ростовской области от 19.09.2013 №579 «О правовых актах органов исполнительной власти Ростовской области»

ПОСТАНОВЛЯЕТ:

Утвердить административный регламент предоставления государственным казенным учреждением Ростовской области  «Государственный архив Ростовской области» государственной услуги по информационному обеспечению граждан и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов согласно приложению №1.

Утвердить административный регламент предоставления государственным казенным учреждением Ростовской области  «Государственный архив Ростовской области» государственной услуги по организации работы по исполнению запросов юридических и физических лиц и выдаче архивных справок  и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций согласно приложению №2.

Утвердить административный регламент предоставления государственным казенным учреждением Ростовской области  «Государственный архив Ростовской области» государственной услуги по организации исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства согласно приложению №3.

Утвердить административный регламент предоставления государственным казенным учреждением Ростовской области  «Государственный архив Ростовской области» услуги по обслуживанию пользователей в читальном зале согласно приложению №4.

Утвердить административный регламент предоставления государственным казенным учреждением Ростовской области  «Центр документации новейшей истории Ростовской области» государственной услуги по информационному обеспечению граждан и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов согласно приложению №5.

Утвердить административный регламент предоставления государственным казенным учреждением Ростовской области «Центр документации новейшей истории Ростовской области» государственной услуги по организации работы по исполнению запросов юридических и физических лиц и выдаче архивных справок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций согласно приложению №6.

Утвердить административный регламент предоставления государственным казенным учреждением Ростовской области «Центр документации новейшей истории Ростовской области» государственной услуги по организации исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства согласно приложению №7.

Утвердить административный регламент предоставления государственным казенным учреждением Ростовской области  «Центр документации новейшей истории Ростовской области» услуги по обслуживанию пользователей в читальном зале согласно приложению №8.

Утвердить административный регламент предоставления государственным казенным учреждением Ростовской области  «Центр документации новейшей истории Ростовской области» государственной услуги по организации рассекречивания архивных документов, составляющих государственную тайну, в том числе по запросам граждан, организаций и органов государственной власти Российской Федерации согласно приложению №9.

Утвердить административный регламент предоставления государственным казенным учреждением Ростовской области  «Центр хранения архивных документов в городе Шахты Ростовской области» государственной услуги по информационному обеспечению граждан и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов согласно приложению №10.

Утвердить административный регламент предоставления государственным казенным учреждением Ростовской области  «Центр хранения архивных документов в городе Шахты Ростовской области» государственной услуги по организации работы по исполнению запросов юридических и физических лиц и выдаче архивных справок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций согласно приложению №11.

Утвердить административный регламент предоставления государственным казенным учреждением Ростовской области  «Центр хранения архивных документов в городе Шахты Ростовской области» государственной услуги по организации исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства согласно приложению №12.

Утвердить административный регламент предоставления государственным казенным учреждением Ростовской области  «Центр хранения архивных документов в городе Шахты Ростовской области» услуги по обслуживанию пользователей в читальном зале согласно приложению №13.

Утвердить административный регламент предоставления государственным казенным учреждением Ростовской области  «Архив документов по личному составу Ростовской области» государственной услуги по информационному обеспечению граждан и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов согласно приложению №14.

Утвердить административный регламент предоставления государственным казенным учреждением Ростовской области  «Архив документов по личному составу Ростовской области» государственной услуги по организации работы по исполнению запросов юридических и физических лиц и выдаче архивных справок  и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций согласно приложению №15.

Утвердить административный регламент предоставления государственным казенным учреждением Ростовской области  «Архив документов по личному составу Ростовской области» государственной услуги по организации исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства согласно приложению №16.

Утвердить административный регламент предоставления государственным казенным учреждением Ростовской области  «Архив документов по личному составу Ростовской области» услуги по обслуживанию пользователей в читальном зале согласно приложению №17.

Признать утратившими силу приказы комитета по управлению архивным делом Ростовской области: от 28.08.2012 №37 «Об утверждении административных регламентов по предоставлению государственных услуг, оказываемых государственными казенными архивными учреждениями», от 01.02.2013 №6/1 «О внесении изменений в приказ комитета по управлению архивным делом Ростовской области от 28.08.2012 №37», от 21.06.2013 №35 «О внесении изменений в административные регламенты областных государственных казенных архивных учреждений, подведомственных комитету, утвержденных приказом комитета по управлению архивным делом Ростовской области от 28.08.2012 №37», от 26.11.2013 №56 «О внесении изменений в административные регламенты областных государственных казенных архивных учреждений, подведомственных комитету, утвержденных приказом комитета по управлению архивным делом Ростовской области от 28.08.2012 №37».

Руководителям областных государственных казенных архивных учреждений обеспечить ознакомление подчиненных сотрудников с требованиями и положениями административных регламентов, соблюдение их в практической работе.

Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на начальника отдела организационно-методической и научной работы, хранения, комплектования, учета и использования архивных документов комитета           Цыхно В.Н. 

Председатель комитета 

по управлению архивным

делом Ростовской области                                                                 В.Е.Захаров 

                                                                      Приложение №1

                                                                     к постановлению 

                                                                      комитета по управлению

                                                                    архивным делом

                                                                   Ростовской области

от 13.10.2014 №1

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

предоставления государственным казенным учреждением Ростовской области «Государственный архив Ростовской области» государственной услуги по информационному обеспечению граждан и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов

Раздел I. Общие положения

Административный регламент предоставления государственной услуги по информационному обеспечению граждан и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов разработан государственным казенным учреждением Ростовской области «Государственный архив Ростовской области» в целях повышения качества предоставления и доступности государственной услуги и создания комфортных условий для пользователей при ее получении.

Административный регламент определяет порядок, сроки и последовательность действий при предоставлении государственной услуги по информационному обеспечению граждан и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.

            1. Предмет регулирования административного регламента

Предметом регулирования административного регламента является  информационное обеспечение граждан и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов государственным казенным учреждением Ростовской области «Государственный архив Ростовской области».

2. Круг заявителей

В качестве заявителей на предоставление государственной услуги выступают органы государственной власти, местного самоуправления, другие организации и граждане (далее - Заявитель).

Заявителями также могут быть иные физические и юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их Заявителями в установленном порядке полномочиями выступать от их имени при предоставлении государственной услуги.

3. Требования к порядку информирования о предоставлении государственной услуги

3.1. Информация о месте нахождения и графике работы государственного казенного учреждения Ростовской области «Государственный архив Ростовской области», предоставляющего государственную услугу, его филиалах, участвующих в предоставлении государственной услуги

3.1.1. Государственное казенное учреждение Ростовской области «Государственный архив Ростовской области» (далее – ГКУ РО «ГАРО»).

Почтовый адрес ГКУ РО «ГАРО»: пр. Ворошиловский, 28, г. Ростов-на-Дону, 344006.

График работы ГКУ РО «ГАРО»: понедельник – четверг с 9-00 до 18-00, пятница с 9-00 до 16-45, с перерывом на обед с 13-00 до 13-45. Выходные дни – суббота, воскресенье. В предпраздничные рабочие дни время работы ГКУ РО «ГАРО» сокращается  в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Личный прием Заявителей: понедельник, четверг - с 16-00 до 18-00, вторник, пятница с 1-00 до 13-00.

              3.1.2.Филиалы, участвующие в предоставлении государственной услуги:

Почтовый адрес Новочеркасского филиала ГКУ РО «ГАРО»: ул. Народная, 68/6, г. Новочеркасск, Ростовская область, 346411.

Почтовый адрес Таганрогского филиала ГКУ РО «ГАРО»: ул. Петровская, 72, г. Таганрог, Ростовская область, 347900.

График работы филиалов: понедельник – четверг с 9-00 до 18-00, пятница с 9-00 до 16-45, с перерывом на обед с 13-00 до 13-45. Выходные дни – суббота, воскресенье. В предпраздничные рабочие дни время работы филиалов сокращается  в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Личный прием Заявителей:

- Новочеркасский филиал -  понедельник, среда – с 14-00 до 16-00, вторник, четверг с 10-00 до 12-00;

- Таганрогский филиал -  понедельник, четверг с 10-00 до 13-00, с 14-00 до 17-00, среда – с 14-00 до 17-00; пятница – с10-00 до 13-00, с 14-00 до 16-00.

Государственная услуга через многофункциональные центры не предоставляется.

3.2. Справочные телефоны структурного подразделения ГКУ РО «ГАРО», предоставляющего государственную услугу, организаций участвующих в предоставлении государственной услуги

3.2.1. Телефоны структурного подразделения ГКУ РО «ГАРО», предоставляющего государственную услугу: (8-863) 240-61-26, (8-863) 263-05-01 (отдел использования, информации, публикации и информационно-поисковых систем).

3.2.2 Телефон Новочеркасского филиала ГКУ РО «ГАРО»: (8-863-52) 4-45-73.

3.2.3Телефон Таганрогского филиала ГКУ РО «ГАРО»: (8-863-46) 1-36-33.

В ГКУ РО «ГАРО» и его филиалах, участвующих в предоставлении государственной услуги, телефон-автоинформатор отсутствует.

3.3. Адреса официальных сайтов

  ГКУ РО «ГАРО»:

- адрес официального сайта: gosarhro.ru

- электронный адрес ГКУ РО «ГАРО»: garo@gosarhro.ru, zaprosy@gosarhro.ru, ofaf@gosarhro.ru.

- электронный адрес Новочеркасского филиала ГКУ РО «ГАРО»: nfgaro@gosarhro.ru.

- электронный адрес Таганрогского филиала ГКУ РО «ГАРО»: tfgaro@gosarhro.ru.

3.4. Порядок получения информации заявителями по вопросам предоставления государственной услуги, услуг, необходимых и обязательных для предоставления государственных услуг, сведений о ходе предоставления указанных услуг

Информация по вопросам информационного обеспечения Заявителей и  процедуры исполнения услуги может предоставляться:

- непосредственно в приемной директора ГКУ РО «ГАРО» с использованием средств телефонной связи;

- лично специалистами или на информационных стендах в помещениях для приема Заявителей.

- в письменном виде (почтой);

- по электронной почте;

- на официальном сайте Правительства Ростовской области в составе домена donland.ru. – cuadaro.donland.ru;

- на официальном сайте ГКУ РО «ГАРО»: gosarhro.ru;

- в федеральной государственной информационной системе «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)»;

- в региональной государственной информационной системе «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области».

Должностные лица ГКУ РО «ГАРО», принимающие телефонные звонки и осуществляющие личный прием Заявителей государственной услуги, обязаны дать исчерпывающую информацию по вопросам  оказания государственной услуги.

3.5. Порядок, форма и место размещения информации

Информация по предоставлению государственной услуги ГКУ РО «ГАРО» размещена на информационных стендах в помещении для приема Заявителей, на официальных сайтах Правительства Ростовской области в составе домена donland.ru. – cuadaro.donland. ru и официальном сайте, адрес сайта: gosarhro.ru.

Раздел II. Стандарт предоставления государственной услуги

1. Наименование государственной услуги

Административный регламент (далее - Регламент) по предоставлению ГКУ РО «ГАРО» государственной услуги по информационному обеспечению граждан и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов (далее – услуга по информационному обеспечению) определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) ГКУ РО «ГАРО» при осуществлении предоставления государственной услуги.

2. Наименование организации, предоставляющей государственную услугу

2.1. Предоставление государственной услуги по информационному обеспечению граждан и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов осуществляет  ГКУ РО «ГАРО» при наличии у него соответствующих документов, необходимых для исполнения запросов.

2.2. Запрещается требовать от Заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращениями в иные государственные органы, организации, за исключением получения услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, утвержденный нормативным правовым актом Ростовской области.

3. Результат предоставления государственной услуги

Результатом предоставления государственной услуги по информационному обеспечению являются информационное письмо, историческая справка, перечни документов, другие информационные продукты, а также копии документов, подготовленные как по запросам Заявителей, так и по инициативе ГКУ РО «ГАРО».

4. Срок предоставления государственной услуги

4.1. Решение об организации работы по предоставлению государственной услуги   принимается руководителем ГКУ РО «ГАРО» в течение трех рабочих дней с момента регистрации запроса.

4.2. Информация о принятом решении по оказанию государственной услуги направляется Заявителю государственной услуги  в течение 30 дней со дня регистрации запроса в ГКУ РО «ГАРО».

4.3. Срок предоставления государственной услуги не должен превышать 30 дней со дня регистрации запроса в ГКУ РО «ГАРО».

4.4. Срок приостановления предоставления государственной услуги – до устранения выявленных недостатков, с продлением срока исполнения государственной услуги.

4.5. Срок выдачи (направления) документов, являющихся результатом предоставления государственной услуги, входит в установленный 30-дневный срок.

5. Перечень нормативных правовых актов, регулирующих предоставление государственной услуги

Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии с:

- Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». (Собрание законодательства Российской Федерации от 25 октября 2004г. №43 ст. 4169);

- Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». (Собрание законодательства Российской Федерации от 31 июля 2006г. №31 ст. 3448);

- Федеральный закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» («Российская газета», № 168, 30.07.2010);

- пунктами 5.7, 5.14. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук», утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19. (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. Издательство «Юридическая литература» от 14 мая 2007г. №20, регистрационный номер 9059);

- Областным законом от 12.03.2007 № 638-ЗС «Об архивном деле в Ростовской области». (Газета «Наше время» от 21 марта 2007г. №№89-90 (18151-18152));

- Положением о комитете по управлению архивным делом Ростовской области, утвержденного постановлением Правительства Ростовской области от 01.12.2011 № 183. (Текст постановления официально опубликован не был, с текстом постановления можно ознакомиться на официальном сайте Комитета);

- Уставом ГКУ РО «ГАРО», утвержденным председателем Комитета от 21.06.2011. (Текст устава официально опубликован не был, с текстом устава можно ознакомиться на официальном сайте ГКУ РО «ГАРО»);

- Порядком определения платы для физических и юридических лиц за услуги (работы), относящиеся к основным видам деятельности областных казенных архивных учреждений, утвержденным приказом комитета по управлению архивным делом Ростовской области от 31.12.2011 №74. (Текст приказа официально опубликован не был, с текстом приказа можно ознакомиться на официальном сайте ГКУ РО «ГАРО»).

6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги, услуг, необходимых и обязательных для предоставления государственной услуги, способы их получения заявителями, в том числе в электронной форме, и порядок их представления

              6.1. Заявитель предоставляет в ГКУ РО «ГАРО» следующие документы:

              1) письменный запрос (заявление по форме) от организации, которое должно быть оформлено на фирменном бланке организации, содержать ее реквизиты, подпись руководителя, контактные телефоны и Ф.И.О. исполнителя;

2) письменный запрос (заявление по форме) от Заявителя с указанием Ф.И.О., тематики, хронологических рамок и назначения запрашиваемой информации, а также формы ее исполнения. Письменный запрос (заявление по форме) можно представить в электронном виде на адрес электронной почты или в разделе «Обратная связь»» на официальном сайте ГКУ РО «ГАРО»;

3) паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, в т.ч. универсальная электронная карта, в случаях, предусмотренных федеральными законами, являющаяся документом, удостоверяющим личность гражданина на получение государственной услуги;

4) для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия Заявителя (наличие доверенности, оформленной в установленном порядке; права наследования), предусмотренные законодательством Российской Федерации.

Формы заявлений и образцы заполнения форм заявлений (приложения №№1-10).

6.2. Для предоставления государственной услуги запрещается требовать от Заявителя:

- предоставления документов  и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги;

- предоставления документов и информации, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих государственную услугу, иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Ростовской области, муниципальными правовыми актами.

7. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги

Основанием для отказа в приеме документов является отсутствие необходимых реквизитов в запросах и документах, указанных в пункте 6.1. подраздела 6 раздела II настоящего Регламента.

8. Исчерпывающий перечень оснований для приостановления и (или) отказа в предоставлении государственной услуги

Запрос Заявителя не подлежит рассмотрению в случае, если он не содержит наименования юридического лица (для гражданина – фамилия, имя, отчество), почтового адреса, по которому должен быть отправлен ответ и/или электронного адреса Заявителя.

Основания для приостановления предоставления государственной услуги:

- если запрос Заявителя не поддается прочтению, ответ на запрос не дается и он не подлежит направлению на рассмотрение директору архива или уполномоченному на то лицу, о чем в течение семи дней со дня регистрации

запроса сообщается Заявителю, направившему запрос, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

- если ответ по существу поставленного в нем вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, Заявителю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений. Указанная информация может быть предоставлена только при наличии у Заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и/или конфиденциальную информацию;

- отсутствие у Заявителя документов, подтверждающих его полномочия выступать от имени третьих лиц.

9. Перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги

Услуги, необходимые и обязательные для предоставления государственной услуги отсутствуют.

10. Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление государственной услуги

За предоставление данной государственной услуги  плата определяется в соответствии с законодательством Российской Федерации.

11. Порядок, размер и основания взимания платы за предоставление услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, включая информацию о методике расчета размера такой платы 

Услуги, необходимые и обязательные для предоставления государственной услуги отсутствуют.

12. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги, услуги, предоставляемой организацией, участвующей в предоставлении государственной услуги, и при получении результата предоставления таких услуг

Документы, необходимые для предоставления государственной услуги принимаются в момент обращения с ожиданием в очереди не более 15 минут, в зависимости от количества Заявителей. По истечению 30 дней с момента регистрации запроса, с ожиданием в очереди не более 15 минут, Заявителю представляется документ по результатам рассмотрения государственной услуги. 

13. Срок регистрации запроса Заявителя о предоставлении государственной услуги и услуги, предоставляемой организацией, участвующей в предоставлении государственной услуги, в том числе в электронной форме

Письменный запрос Заявителя, в том числе в электронной форме о предоставлении государственной услуги и услуги, предоставляемой организацией, участвующей в предоставлении государственной услуги регистрируется в день его поступления или на следующий рабочий день в установленном порядке.

14. Требования к помещениям, в которых предоставляются государственная услуга, услуга, предоставляемая организацией, участвующей в предоставлении государственной услуги, к месту ожидания и приема заявителей, размещению и оформлению визуальной, текстовой и мультимедийной информации о порядке предоставления таких услуг

Организация личного приема по информированию о порядке оказания государственной услуги осуществляется в кабинете сотрудниками ГКУ РО «ГАРО»  в соответствии с графиком работы.

Кабинет, в котором осуществляется прием, должен обеспечивать:

комфортное расположение Заявителя и должностного лица;

возможность оформления Заявителем письменного запроса;

наличие письменных принадлежностей и бумаги;

соблюдение мер безопасности, обеспечение противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации, системой охраны.

Предоставление государственной услуги осуществляется в рабочем кабинете, в котором  размещена визуальная текстовая информация,  мультимедийная отсутствует.

15. Показатели доступности и качества государственной услуги

Основными показателями доступности предоставления государственной услуги являются:

удобство и доступность получения Заявителем информации о порядке предоставления государственной услуги;

наличие форм обращений для получения государственной услуги, в том числе в электронной форме (приложения 1-10);

возможность направления Заявителем обращения и документов к нему в удобной для него форме: при личном обращении, почте, электронной почте, на официальный сайт ГКУ РО «ГАРО».

В любое время с момента регистрации обращения Заявитель имеет право знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законодательством тайну.

Информацию о ходе предоставления государственной услуги Заявитель может получить устно по телефону, письменно по электронной почте  и при личном обращении в ГКУ РО «ГАРО»:

а) о дате получения обращения и его регистрации;

б) о должностном лице, которому поручено рассмотрение обращения;

в) об отказе в рассмотрении обращения;

г) о продлении срока рассмотрения обращения;

д) о результатах рассмотрения обращения;

Возможность получения информации о ходе предоставления государственной услуги с использованием информационно-коммуникационных технологий отсутствует.

Основными показателями качества предоставления государственной услуги являются:

-достоверность информации, предоставляемой Заявителю;

-полнота информации по сути обращения Заявителя;

-объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения.

Заявитель и должностные лица ГКУ РО «ГАРО» взаимодействуют  при подаче запроса и при получении результата по оказанию государственной услуги. Для уточнения информации, предоставленной Заявителем для исполнения государственной услуги, количество взаимодействий может увеличиваться.

Возможность получения государственной услуги в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг отсутствует.

16. Иные требования

Получение государственной услуги в соответствии с требованиями настоящего Регламента в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг не предусмотрено.

При предоставлении государственной услуги предусмотрено использование информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», письменный запрос (заявление по форме) может быть направлен по электронной почте или через официальный сайт ГКУ РО «ГАРО» в разделе «Обратная связь».

Раздел III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

1. Исчерпывающий перечень административных процедур

При предоставлении государственной услуги осуществляются следующие административные процедуры:

1) Регистрация  запроса, рассмотрение его руководством ГКУ РО «ГАРО» и передача на исполнение в структурное подразделение ГКУ РО «ГАРО» (до 3-х дней с момента поступления запроса).

2) Анализ тематики запроса. Принятие решения о возможности исполнения запроса (до  30 дней с момента регистрации запроса).

3) Направление запроса на исполнение по принадлежности (до 30 дней с момента регистрации запроса).

4) Уведомление Заявителя о направлении запроса на исполнение (до 30 дней с момента регистрации запроса).

Блок-схема предоставления государственной услуги приведена в приложении 11 к административному регламенту ГКУ РО «ГАРО».

2.Описание административных процедур

2.1. Регистрация  запроса, рассмотрение его руководством ГКУ РО «ГАРО» и передача на исполнение в структурное подразделение ГКУ РО «ГАРО»

1) Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры, является поступление запроса в ГКУ РО «ГАРО».

2) Должностными лицами, ответственными за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, являются должностное лицо, регистрирующее запрос и руководитель ГКУ РО «ГАРО».

3) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

3.1.) регистрация поступившего запроса в журнале регистрации (в день поступления запроса или на следующий рабочий день);

3.2.) передача зарегистрированного запроса на рассмотрение руководителю ГКУ РО «ГАРО» (до 3-х дней с момента поступления запроса);

3.3.) рассмотрение запроса руководителем ГКУ РО «ГАРО», проставление резолюции (до 3-х дней с момента поступления запроса);

3.4.) передача запроса с письменной резолюцией руководителя ГКУ РО «ГАРО» на исполнение в структурное подразделение ГКУРО «ГАРО» (до 3-х дней с момента поступления запроса).

4) Критерием принятия решения является поступление запроса в ГКУ РО «ГАРО» (все поступившие в ГКУ РО «ГАРО» письменные запросы регистрируются и рассматриваются руководством).

5) Результатом административной процедуры является передача письменного запроса для рассмотрения в структурное подразделение ГКУ РО «ГАРО» с письменной резолюцией руководителя ГКУ РО «ГАРО».

6) Результатом выполнения административной процедуры является отметка в журнале регистрации о передаче и Ф. И. О. должностного лица, которому передан запрос на исполнение.

2) Анализ тематики запроса. Принятие решения о возможности исполнения запроса

1) Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры является прием запроса на исполнение должностным лицом.

2) Должностным лицом, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, является должностное лицо, которому был передан запрос на исполнение.

3) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

3.1.) прием запроса должностным лицом на исполнение (1 день с момента передачи его на исполнение);

3.2.) анализ тематики письменного запроса (до 30 дней с момента регистрации запроса);

3.3.) принятие решения о возможности исполнения запроса (до 30 дней с момента регистрации запроса).

4) В зависимости от тематики запроса и представленных документов должностное лицо ГКУ РО «ГАРО», ответственное за исполнение запроса, принимает  положительное или отрицательное решение о возможности исполнения запроса.

5) Результатом административной процедуры является принятие положительного или отрицательного решения о возможности исполнения запроса.

6) Результатом выполнения административной процедуры является подготовка письма для отправления его по принадлежности.

3) Направление запроса на исполнение по принадлежности.

1) Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры, является подготовка письма для отправления его по принадлежности.

2) Должностным лицом, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, является должностное лицо, которому был передан запрос на исполнение.

3) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

3.1.) подготовка письма для направления его по принадлежности (до 30 дней с момента регистрации запроса).

3.2.) направление письма на исполнение по принадлежности (до 30 дней с момента регистрации запроса).

4) В зависимости от тематики запроса и представленных документов должностное лицо ГКУ РО «ГАРО», ответственное за исполнение запроса, принимает  решение, в какую из участвующих организаций направить запрос.

5) Результатом административной процедуры является направление запроса по почте на исполнение по принадлежности.

6) Результатом выполнения административной процедуры является  отметка в журнале регистрации о направлении запроса по принадлежности.

4) Уведомление Заявителя о направлении запроса на исполнение.

1) Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры, является подготовка письма об уведомлении Заявителя о направлении запроса на исполнение по принадлежности с определением сроков, этапов и результатов выполнения государственной услуги.

2) Должностным лицом, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, является должностное лицо, которому был передан запрос на исполнение.

3) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

3.1.) подготовка письма об уведомлении Заявителя о направлении запроса на исполнение по принадлежности (до 30 дней с момента регистрации запроса).

3.2.) направление письма об уведомлении Заявителя  (до 30 дней с момента регистрации запроса).

4) Для оповещения Заявителя об этапах исполнения его запроса принимается решение о направлении уведомления Заявителю с определением сроков, этапов и результатов выполнения государственной услуги.

5) Результатом административной процедуры является направление уведомления Заявителю по почте.

6) Результатом выполнения административной процедуры является  отметка в журнале регистрации о направлении уведомления Заявителю.

3. Административная процедура формирования и направления межведомственных запросов в органы (организации), участвующие в предоставлении государственных и муниципальных услуг

Административная процедура по формированию и направлению запроса в органы (организации), участвующие в предоставлении государственной услуги выполняется в соответствии с пунктом 3) подраздела 2 раздела III «Направление запроса на исполнение по принадлежности».

4. Порядок осуществления в электронной форме, в том числе с использованием федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)», региональной государственной информационной системы «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области»

Предоставление государственной услуги в электронной форме, в том числе с использованием федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)», региональной государственной информационной системы «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области» не осуществляется.

Раздел IV. Формы контроля за исполнением административного регламента

1. Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением ответственными должностными лицами положений административного регламента и иных  нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, а также принятием решений ответственными лицами

Текущий контроль за соблюдением последовательности действий и выполнением административных процедур по предоставлению  государственной услуги, принятием решений осуществляется должностными лицами ГКУ РО «ГАРО», ответственными  за организацию работ по предоставлению государственной услуги, путем проведения проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента, анализа выполненной работы.

Перечень должностных лиц, осуществляющих текущий контроль, устанавливается руководителями ГКУ РО «ГАРО».

Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается директором ГКУ РО «ГАРО».

2. Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления государственной услуги, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством предоставления государственной услуги

Порядок периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления государственной услуги определяются приказами директора ГКУ РО «ГАРО».

Для проведения проверки полноты и качества предоставления государственной услуги формируется комиссия, в состав которой включаются должностные лица  ГКУ РО «ГАРО».

Результаты деятельности комиссии оформляются актом, в котором отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается директором ГКУ РО «ГАРО».

Проверки могут быть плановыми (на основании планов работы ГКУ РО «ГАРО») и внеплановыми (может проводиться по конкретной жалобе Заявителя государственной услуги)..

3. Ответственность должностных лиц ГКУ РО «ГАРО» за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления государственной услуги

В случае выявления нарушений к виновным должностным лицам применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

4. Положения, характеризующие требования к порядку и формам контроля за предоставлением государственной услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций

В соответствии с законодательством ГКУ РО «ГАРО»:

осуществляет контроль за соблюдением последовательности действий и выполнением административных процедур по предоставлению  государственной услуги, принятием решений,  должностными лицами ГКУ РО «ГАРО», ответственными  за организацию работ по предоставлению государственной услуги, путем проведения проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента, анализа выполненной работы.

Контроль за предоставлением государственной услуги со стороны уполномоченных должностных лиц ГКУ РО «ГАРО» должен быть постоянным, всесторонним и объективным.

Контроль за предоставлением государственной услуги со стороны граждан, их объединений и организаций осуществляется путем получения информации о наличии в действиях (бездействии) ответственных должностных лиц ГКУ РО «ГАРО», а также принимаемых ими решениях, нарушений положений Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги.

Раздел V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа предоставляющего государственную услугу, а также должностных лиц, государственных служащих 

1. Информация для заинтересованных лиц об их праве на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений, принятых (осуществляемых) в ходе предоставления государственной услуги

1.1. Заявитель может обратиться с жалобой на нарушение порядка предоставления государственных услуг, выразившееся в неправомерных решениях и действиях (бездействии) директора ГКУ РО ГАРО, предоставляющего государственную услугу, в комитет по управлению архивным делом Ростовской области и в Правительство Ростовской области.

1.2. Заявитель может обратиться с жалобой на нарушение порядка предоставления государственных услуг, выразившееся в неправомерных решениях и действиях (бездействии) должностных лиц ГКУ РО «ГАРО», предоставляющих государственную услугу, непосредственно в ГКУ РО «ГАРО».

1.3. Подача жалоб осуществляется бесплатно.

1.4. Заявитель, подавший жалобу, несет ответственность в соответствии с законодательством за достоверность сведений, содержащихся в представленной жалобе.

1.5. Жалоба оформляется в произвольной форме с учетом требований, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

1.6.  Жалоба должна содержать:              

-  наименование ГКУ РО «ГАРО», фамилию, имя, отчество должностного лица ГКУ РО «ГАРО»,  предоставляющего государственную услугу, чьи действия (бездействие) и решения обжалуются;

- фамилию, имя, отчество (при наличии), сведения о месте жительства Заявителя – физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения Заявителя – юридического лица, номер (номера) контактного телефона, почтовый и (или) адрес электронной почты, по которому должен быть направлен ответ Заявителю;

- сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) должностного лица ГКУ РО «ГАРО», предоставляющего государственную услугу;

-  доводы, на основании которых Заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) должностных лиц ГКУ РО «ГАРО». Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы Заявителя, либо их копии.

1.7. В случае, если жалоба подается через представителя Заявителя, также представляется документ, подтверждающий полномочия на осуществление действий от имени Заявителя. В качестве документа, подтверждающего полномочия на осуществление действий от имени Заявителя, может быть представлена:

- оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность (для физических лиц);

- оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность, заверенная печатью Заявителя и подписанная руководителем Заявителя или уполномоченным этим руководителем лицом (для юридических лиц);

- копия решения о назначении или об избрании либо приказа о назначении физического лица на должность, в соответствии с которым такое физическое лицо обладает правом действовать от имени Заявителя без доверенности.

1.8. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе:

- непосредственно в приемную ГКУ РО «ГАРО» на имя директора, заместителя директора, председателя комитета по управлению архивным делом Ростовской области, либо в отдел по работе с обращением граждан Правительства Ростовской области;

-  почтовым отправлением по адресу (месту нахождения) ГКУ РО «ГАРО», предоставляющего государственную услугу;

-  в ходе личного приема директора. В случае подачи жалобы при личном приеме Заявитель представляет документ, удостоверяющий его личность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.9. В электронном виде жалоба может быть подана Заявителем посредством:

- официального сайта ГКУ РО «ГАРО», предоставляющего государственную услугу, в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет";

- официального сайта комитета по управлению архивным делом Ростовской области;

- федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (далее - ЕПГУ);

-государственной информационной системы Ростовской области «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области» (далее – РПГУ);

- электронной почты ГКУ РО «ГАРО», предоставляющего государственную услугу.

При подаче жалобы в электронном виде документы, указанные в пункте 1.7 настоящего Регламента, могут быть представлены в форме электронных документов, подписанных электронной подписью, вид которой предусмотрен законодательством Российской Федерации, при этом документ, удостоверяющий личность Заявителя, не требуется.

1.10. Жалоба может быть подана Заявителем через МФЦ,  при условии заключения соглашения между ГКУ РО «ГАРО» и МФЦ о взаимодействии в части осуществления МФЦ приема жалоб и выдачи Заявителям результатов рассмотрения жалоб.

1.11. Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:

- нарушение срока регистрации запроса Заявителя о предоставлении государственной услуги;

- нарушение срока предоставления государственной услуги;

- требование представления Заявителем документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ростовской области для предоставления государственной услуги;

- отказ в приеме документов, представление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ростовской области для предоставления государственной услуги;

- отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ростовской области;

- требование внесения Заявителем при предоставлении государственной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации;

- отказ, должностного лица ГКУ РО «ГАРО», предоставляющего государственную услугу в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, либо нарушение установленного срока таких исправлений.

2. Предмет досудебного (внесудебного) порядка обжалования 

Предметом  досудебного (внесудебного) обжалования  может быть действия (бездействие) и решения, принятые в ходе предоставления государственной услуги.

3. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в рассмотрении жалобы (претензии) либо приостановлении ее рассмотрения

1. Директор ГКУ РО «ГАРО» отказывает в удовлетворении жалобы в следующих случаях:

- наличие вступившего в законную силу решения суда, арбитражного суда по жалобе о том же предмете и по тем же основаниям;

- подача жалобы лицом, полномочия которого не подтверждены в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;

- наличие решения по жалобе, принятого ранее в соответствии с требованиями настоящего Регламента в отношении того же Заявителя и по тому же предмету жалобы.

2. Директор ГКУ РО «ГАРО» вправе оставить жалобу без ответа в следующих случаях:

-  если в письменной жалобе не указаны фамилия, имя, отчество и адрес Заявителя;

- отсутствие возможности прочитать какую-либо часть текста жалобы, фамилию, имя, отчество (при наличии) и (или) почтовый адрес Заявителя, указанные в жалобе;

- наличие в жалобе нецензурных либо оскорбительных выражений, угроз жизни, здоровью и имуществу должностного лица ГКУ РО «ГАРО», а также членов его семьи.

              4. Основания  для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования

Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является подача Заявителем  жалобы лично, по почте в письменной форме, в электронном виде посредством официального сайта ГКУ РО «ГАРО», предоставляющего государственную услугу, официального сайта комитета по управлению архивным делом Ростовской области, в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (далее - ЕПГУ), государственной информационной системы Ростовской области «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области» (далее – РПГУ), электронной почты ГКУ РО «ГАРО».

              5. Права заинтересованных лиц на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения  жалобы (претензии)

              Заинтересованное лицо имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы (претензии).

6. Органы государственной власти и должностные лица, которым может быть адресована жалоба (претензия) заявителя в досудебном (внесудебном) порядке

Органы государственной власти и должностные лица, которым может быть адресована жалоба (претензия):

-директор ГКУ РО «ГАРО»;

- заместитель директора ГКУ РО «ГАРО»;

- председатель Комитета;

- заместитель председателя Комитета;

- Правительство Ростовской области.

             

7. Сроки рассмотрения жалобы (претензии)

Жалоба, поступившая в ГКУ РО «ГАРО» в письменной форме на бумажном носителе и в электронной форме, подлежит регистрации в журнале учета жалоб на решения и действия (бездействие) должностных лиц ГКУ РО «ГАРО» и его специалистов (далее – журнал) не позднее следующего рабочего дня со дня ее поступления. Жалоба рассматривается в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации. Срок рассмотрения жалобы исчисляется со дня ее регистрации.

В случае обжалования отказа должностного лица ГКУ РО «ГАРО»  в приеме документов у Заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования Заявителем нарушения установленного срока таких исправлений жалоба рассматривается в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.

В случае, если жалоба поданная Заявителем не входит в компетенцию ГКУ РО «ГАРО» по принятию решения по жалобе в соответствии с требованиями пунктов 1.1 и 1.2 настоящего Регламента, то в течение 3 рабочих дней со дня ее регистрации ГКУ РО «ГАРО» направляет жалобу по принадлежности и в письменной форме информирует Заявителя о ее перенаправлении.

Жалоба, поступившая через МФЦ, рассматривается согласно заключенному соглашению между ГКУ РО «ГАРО» и МФЦ о взаимодействии. Срок рассмотрения жалобы исчисляется со дня ее регистрации.

8. Результат досудебного (внесудебного) обжалования применительно к каждой процедуре либо инстанции обжалования

1. По результатам рассмотрения жалобы в соответствии с частью 7 статьи 11.2 Федерального закона от 27.07.2010 №210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" ГКУ РО «ГАРО» принимает решение об удовлетворении жалобы либо об отказе в ее удовлетворении.

При удовлетворении жалобы на ее рассмотрение ГКУ РО «ГАРО» принимает исчерпывающие меры по устранению выявленных нарушений, в том числе по выдаче Заявителю результата государственной услуги, не позднее 5 рабочих дней со дня принятия решения, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

Ответ по результатам рассмотрения жалобы направляется Заявителю не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в письменной форме.

2. В ответе по результатам рассмотрения жалобы указываются:

- наименование ГКУ РО «ГАРО», предоставляющего государственную услугу, должность, фамилия, имя, отчество (при наличии) его должностного лица, рассмотревшего жалобу и принявшего решение по жалобе;

- номер, дата, место принятия решения, включая сведения о должностном лице, решение или действие (бездействие) которого обжалуется;

- фамилия, имя, отчество (при наличии) или наименование Заявителя;

- основания для принятия решения по жалобе;

- принятое по жалобе решение;

- в случае, если жалоба признана обоснованной, - сроки устранения выявленных нарушений, в том числе срок предоставления результата государственной услуги;

- сведения о порядке обжалования принятого по жалобе решения.

Ответ по результатам рассмотрения жалобы подписывается уполномоченным на рассмотрение жалобы должностным лицом ГКУ РО «ГАРО», предоставляющего государственные услуги.

По желанию Заявителя ответ по результатам рассмотрения жалобы может быть представлен не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в форме электронного документа, подписанного электронной подписью должностного лица ГКУ РО «ГАРО».

              В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

Приложение №1

Директору госархива

                                                                           От гр.______________________________                                                                                                                  

проживающего_______________________

__________________________________

тел._______________________________

ЗАПРОС

Прошу       выдать         копию         решения/распоряжения/постановления                  

                                            (нужное подчеркнуть)

_______________________________________________________________________________________________________ 

                                                                                                         (наименование органа, город/район)                                                                                                                                                            

__________________________________________________________________

(суть рассматриваемого вопроса)

дата и номер решения/распоряжения/постановления  от __________№______

___________________                                             ________________

Дата подачи заявления                                                                                         подпись заявителя

Форма запроса о выдаче копий архивных документов

                                              Приложение №2

Директору ГКУ РО «ГАРО»

Н. А. Чумаковой

от гр. Иванова Ивана                                                           

Ивановича_________                                                          

проживающего ул.М.Горького,55, кв.2,_

г.Ростов-на-Дону, 344000,                      

тел.244-55-86

ЗАПРОС

Прошу выдать копию решения/распоряжения/постановления администрации

(нужное подчеркнуть)                                                                                                                                  

Кировского   района    г. Ростова-на-Дону    о    закреплении  жилой площади,

(суть рассматриваемого вопроса)

по адресу: ул.М.Горького, 55, кв.2, за Ивановым Иваном Ивановичем

от   22.02.1993 №55. 

____02.04.2010                                                                   ____Иванов____

  Дата подачи заявления                                                                                         подпись заявителя

ГАРО.Ф.Р-_________Оп.________Д._________Л.____ (заполняется сотрудником)

Дата исполнения___________    23-35._______________ (заполняет сотрудником)

Образец заполнения формы запроса о выдаче  копий архивных документов

Приложение №3

                                                                                                                          

                  Бланк организации

Директору госархива

              Просим  составить справку по истории _________________________по

                                                                                                             (Населенный пункт, организация и др.) документам, хранящимся в государственном архиве.

             

Должность                                   подпись                           Расшифровка подписи

Форма запроса физического или юридического лица о предоставлении информационной услуги

Администрация Матвеево-Курганского района

Приложение №4

Директору ГКУ РО «ГАРО»

Н.А.Чумаковой

              Просим  составить справку по истории с. Ряженое, ныне расположенного на территории Матвеево-Курганского района, Ростовской области  по документам, хранящимся в государственном архиве.

             

Глава администрации                                                                                                              В.Е.Попов

Образец заполнения формы запроса физического или юридического лица о предоставлении информационной услуги

Приложение №5

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

ДЛЯ ПРОВЕДЕНИЯ ПОИСКА ПОСТАРАЙТЕСЬ ПРЕДОСТАВИТЬ КАК МОЖНО БОЛЬШЕ ИНФОРМАЦИИ:

Заполняется на каждого члена рода отдельно

ФИО заявителя*

Полный почтовый адрес*

Ваш e-mail*

ФИО запрашиваемого лица*

Степень родства (отец или др.)*

Вероисповедание, национальность

Дата и место рождения, крещения*

Дата, место вступления в брак

Дата, место смерти

Место и время жительства*

Семейное положение, состав семьи (жена/муж, дети год рождения)

Сословие, род занятий*

Образование (учебное заведение, когда, где)

Место службы, чин, должность

Владение землей, недвижимостью

Репрессии, раскулачивание

Дополнительные сведения

дата, подпись

* поля, отмеченные звездочкой, обязательны для заполнения

Форма анкеты-заявления генеалогического характера

Приложение №6

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

ДЛЯ ПРОВЕДЕНИЯ ПОИСКА ПОСТАРАЙТЕСЬ ПРЕДОСТАВИТЬ КАК МОЖНО БОЛЬШЕ ИНФОРМАЦИИ:

Заполняется на каждого члена рода отдельно

ФИО заявителя*

Сидорова Вера Алексеевна

Полный почтовый адрес*

ул. Приморская, 16, кв. 151, г.Калининград, 386006

Ваш e-mail*

-

ФИО запрашивае-мого лица*

Титов Иван Николаевич

Степень родства (отец или др.)*

Дед

Вероисповедание, национальность

Православный, русский

Дата и место рождения, крещения*

25 декабря 1893 г., ст. Каменская

Дата, место вступления в брак

1916, г.Ростов-на-Дону

Дата, место смерти

1935-1937 гг., место неизвестно

Место и время жительства*

ст. Каменская, 1893-1916гг.

Семейное положение, состав семьи (жена/муж, дети год рождения)

жена, Титова Мария Петровна (Чеботарева),

сын, Титов Алексей Иванович, 1917 г.р.,

сын, Титов Петр Иванович, 1920 г.р.

Сословие, род занятий*

казак, земледелие

Образование (учебное заведение, когда, где)

закончил церковно-приходскую школу, ст. Каменская

Место службы, чин, должность

-

Владение землей, недвижимостью

владел

Репрессии, раскулачивание

репрессирован в 1935 году

Дополнительные сведения

дата, подпись

поля, отмеченные звездочкой, обязательны для заполнения

Образец заполнения формы анкеты-заявления генеалогического характера

Приложение №7

            Выявление сведений о рождении, бракосочетании и смерти граждан в ГКУ РО «ГАРО» ведется по метрическим книгам церквей населенных пунктов области войска Донского по 1909 год включительно (некоторых церквей г.Ростова-на-Дону до 1922 г.)

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

о подтверждении рождения, бракосочетания и смерти граждан

ФИО заявителя*

Полный почтовый адрес*

Ваш e-mail*

Текст запроса*

Прошу предоставить сведения о рождении/бракосочетании/смерти (подчеркнуть нужное)________________________________

_______________________________________

(указать о рождении или смерти кого; о браке кого с кем)

Место события*

___________________населенный пункт (хут.,пос.,ст., слоб.)*

_________________________  волость/станица

______________________  округ области войска Донского

______________________ современный район

___________________________область

Наименование церкви

Дата события*

«____»___________________год*

дата, подпись

*поля, отмеченные звездочкой, обязательны для заполнения

Для подтверждения данных о рождении, бракосочетании и смерти граждан после 1909 г. обращайтесь в Отдел Архивной работы Управления ЗАГС Ростовской области по адресу: ул.Красноармейская,160, г. Ростов-на-Дону, 344002, тел. (863)240-25-26

Форма анкеты-заявления о подтверждении рождения, бракосочетания и смерти граждан

Приложение №8

           Выявление сведений о рождении, бракосочетании и смерти граждан в ГКУ РО «ГАРО» ведется по метрическим книгам церквей населенных пунктов области войска Донского по 1909 год включительно (некоторых церквей г. Ростова-на-Дону до 1922 г.)

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

о подтверждении рождения, бракосочетания и смерти граждан

ФИО заявителя*

Иванов Сергей Васильевич

Полный почтовый адрес*

ул. Петровская, 25, г. Ростов-на-Дону, 344008

Ваш e-mail*

нет

Текст запроса*

Прошу предоставить сведения о рождении/бракосочетании/смерти (подчеркнуть нужное) Иванова Василия Сергеевича

Место события*

пос.Екатериновский населенный пункт (хут.,пос.,ст., слоб.)*

Нижне-Чирская волость волость/станица

Таганрогский округ ОВД  области войска Донского

Неклиновский современный район

Ростовская область

Наименование церкви

Дата события*

«25» января 1903 год*

дата, подпись

*поля, отмеченные звездочкой, обязательны для заполнения

Для подтверждения данных о рождении, бракосочетании и смерти граждан после 1909 г. обращайтесь в Отдел Архивной работы Управления ЗАГС Ростовской области по адресу: ул.Красноармейская,160, г.Ростов-на-Дону, 344002, тел. (863)240-25-26

Образец заполнения формы анкеты-заявления о подтверждении рождения, бракосочетания и смерти граждан

Приложение №9

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

тематического запроса

ФИО заявителя*

Полный почтовый адрес*

Ваш e-mail*

Текст запроса*

Для исполнения запроса обязательно указание места события и хронологических рамок

дата, подпись

*поля, отмеченные звездочкой, обязательны для заполнения

Форма анкеты-заявления тематического запроса

Приложение №10

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

тематического запроса

ФИО заявителя*

Петрова Роза Валентиновна

Полный почтовый адрес*

ул. Парковая, 201, кв. 78, г.Саратов,

367002

Ваш e-mail*

-

Текст запроса*

Для исполнения запроса обязательно указание места события и хронологических рамок

Прошу выявить по документам ГКУ РО «ГАРО» сведения о проживании моих предков в 1880 – 1915 гг. в ст. Аксайской:

Бородачев Василий Тихонович, 1885 г.р.,

Бородачева Варвара Ивановна (урожденная Фоминичева),  1887 г.р.,

Фоминичев Иван Федорович,

Фоминичева Вера Николаевна, даты рождения неизвестны.

дата, подпись

*поля, отмеченные звездочкой, обязательны для заполнения

Образец заполнения формы анкеты-заявления тематического запроса

Приложение №11

Блок-схема

последовательности действий комитета по управлению архивным делом  Ростовской области и ГКУ РО «ГАРО» по предоставлению государственной услуги по информационному обеспечению граждан и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов

                                                                      Приложение №2

                                                                     к постановлению 

                                                                      комитета по управлению

                                                                    архивным делом

                                                                   Ростовской области

от 13.10.2014 №1

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

предоставления государственным казенным учреждением Ростовской области «Государственный архив Ростовской области» государственной услуги по организации работы по исполнению запросов юридических и физических лиц и выдаче архивных справок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций

Раздел I. Общие положения

Административный регламент предоставления государственной услуги по организации работы по исполнению запросов юридических и физических лиц и выдаче архивных справок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций, разработан государственным казенным учреждением Ростовской области «Государственный архив Ростовской области» в целях повышения качества предоставления и доступности государственной услуги и создания комфортных условий для пользователей при ее получении.

Административный регламент определяет порядок, сроки и последовательность действий при предоставлении государственной услуги по организации работы по исполнению запросов юридических и физических лиц и выдаче архивных справок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций.

Предмет регулирования административного регламента

Предметом регулирования административного регламента является организация государственным казенным учреждением Ростовской области «Государственный архив Ростовской области» работы по исполнению запросов юридических и физических лиц и выдаче архивных справок, копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций, определение порядка взаимодействия с юридическими и физическими лицами, сроки и последовательность действий (административных процедур) государственного казенного учреждения Ростовской области «Государственный архив Ростовской области» при осуществлении данной услуги.

2. Круг заявителей

В качестве заявителей на предоставление государственной услуги выступают органы государственной власти, местного самоуправления, другие организации и граждане (далее - Заявитель).

Заявителями также могут быть иные физические и юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их Заявителями в установленном порядке полномочиями выступать от их имени при предоставлении государственной услуги.

3. Требования к порядку информирования о предоставлении государственной услуги

3.1. Информация о месте нахождения и графике работы государственного казенного учреждения Ростовской области «Государственный архив Ростовской области», предоставляющего государственную услугу, его структурного подразделения и филиалах, участвующих в предоставлении государственной услуги

Государственное казенное учреждение Ростовской области «Государственный архив Ростовской области» (далее – ГКУ РО «ГАРО»).

Почтовый адрес ГКУ РО «ГАРО»: пр. Ворошиловский, 28, г. Ростов-на-Дону, 344006.

Почтовый адрес Новочеркасского филиала ГКУ РО «ГАРО»: ул. Народная, 68/6,  г. Новочеркасск, Ростовская область, 346411.

Почтовый адрес Таганрогского филиала ГКУ РО «ГАРО»: ул. Петровская, 72, г.Таганрог, Ростовская область, 347900.

График работы ГКУ РО «ГАРО» и филиалов: понедельник – четверг с 9-00 до 18-00, пятница с 9-00 до 16-45, с перерывом на обед с 13-00 до 13-45. Выходные дни – суббота, воскресенье. В предпраздничные рабочие дни время работы ГКУ РО «ГАРО» сокращается  в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Личный прием Заявителей: понедельник, четверг с 16-00 до 18-00, вторник, пятница с 11-00 до 13-00.

Государственная услуга через многофункциональные центры не предоставляется.

3.2. Справочные телефоны структурного подразделения ГКУ РО «ГАРО», предоставляющего государственную услугу, филиалов, участвующих в предоставлении государственной услуги

3.2.1. Телефоны структурного подразделения ГКУ РО «ГАРО», предоставляющего государственную услугу: (8-863) 240-61-26, (8-863) 263-05-01  (отдел использования, информации, публикации и информационно-поисковых систем).

3.2.2.Телефон Новочеркасского филиала ГКУ РО «ГАРО»: (8-863-52) 4-45-73.

3.2.3. Телефон Таганрогского филиала ГКУ РО «ГАРО»: (8-863-46) 1-36-33.

В ГКУ РО «ГАРО» и филиалах, участвующих в предоставлении государственной услуги, телефон-автоинформатор отсутствует.

3.3. Адреса официальных сайтов

  ГКУ РО «ГАРО»:

- адрес официального сайта: gosarhro.ru

- электронный адрес ГКУ РО «ГАРО»: garo@gosarhro.ru, zaprosy@gosarhro.ru, ofaf@gosarhro.ru.

- электронный адрес Новочеркасского филиала ГКУ РО «ГАРО»: nfgaro@gosarhro.ru.

- электронный адрес Таганрогского филиала ГКУ РО «ГАРО»: tfgaro@gosarhro.ru.

3.4. Порядок получения информации Заявителями по вопросам предоставления государственной услуги, услуг, необходимых и обязательных для предоставления государственных услуг, сведений о ходе предоставления указанных услуг

Информация по вопросам информационного обеспечения Заявителей и  процедуры исполнения услуги может предоставляться:

- непосредственно в приемной руководителя ГКУ РО «ГАРО», приемных руководителей филиалов с использованием средств телефонной связи;

- лично специалистами или на информационных стендах в помещениях для приема Заявителей;

- в письменном виде (почтой) в ГКУ РО «ГАРО» и филиалы;

- по электронной почте;

- на официальном сайте Правительства Ростовской области в составе домена donland.ru. – cuadaro.donland.ru;

- на официальном сайте ГКУ РО «ГАРО»: gosarhro.ru;

- в федеральной государственной информационной системе «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)»;

- в региональной государственной информационной системе «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области».

Должностные лица ГКУ РО «ГАРО», принимающие телефонные звонки и осуществляющие личный прием Заявителей государственной услуги, обязаны дать исчерпывающую информацию по вопросам  оказания государственной услуги.

3.5. Порядок, форма и место размещения информации

Информация по предоставлению государственной услуги размещена на информационных стендах в помещениях для приема Заявителей, на официальных сайтах Правительства Ростовской области в составе домена donland.ru. – cuadaro.donland. ru и официальном сайте ГКУ РО «ГАРО», адрес сайта: gosarhro.ru.

Раздел II. Стандарт предоставления государственной услуги

Наименование государственной услуги

Административный регламент (далее – Регламент) по предоставлению ГКУ РО «ГАРО» государственной услуги по организации работы по исполнению запросов юридических и физических лиц и выдаче архивных справок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций.

Наименование организации, предоставляющей государственную услугу

2.1. Предоставление государственной услуги по организации работы по исполнению запросов Заявителей, выдаче архивных справок, копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций осуществляет государственное казенное учреждение Ростовской области «Государственный архив Ростовской области».

2.2. Непосредственное исполнение запросов Заявителей осуществляет ГКУ РО «ГАРО» и его филиалы при наличии у них соответствующих документов, необходимых для исполнения запросов.

2.3. Запрещается требовать от Заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращениями в иные государственные органы, организации, за исключением получения услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, утвержденный нормативным правовым актом Ростовской области.

Результат предоставления государственной услуги

Результатом предоставления государственной услуги по организации исполнения запросов российских граждан являются архивная справка, архивная выписка, архивная копия, выдаваемые ГКУ РО «ГАРО» и филиалами, а также официальное письмо ГКУ РО «ГАРО» об отсутствии сведений.

4. Сроки предоставления государственной услуги

4.1. Решение об организации работы по предоставлению государственной услуги   принимается руководителем ГКУ РО «ГАРО» в течение трех рабочих дней с момента регистрации запроса.

4.2. Информация о принятом решении по оказанию государственной услуги направляется Заявителю государственной услуги  в течение 30 дней со дня регистрации запроса в ГКУ РО «ГАРО».

4.3. Срок предоставления государственной услуги не должен превышать 30 дней со дня регистрации запроса в ГКУ РО «ГАРО». С разрешения руководства ГКУ РО «ГАРО» этот срок при необходимости может быть продлен, но не более чем на 30 дней, с обязательным уведомлением об этом Заявителя.

4.4. Запросы депутатов представительных органов, государственных органов и органов местного самоуправления, связанные с запросами граждан и не требующие дополнительной проверки, исполняются в первоочередном порядке не позднее 15 дней с момента регистрации запроса, либо в согласованные с ними сроки.

4.5. Запросы инвалидов и участников Великой Отечественной войны исполняются в первоочередном порядке.

4.6. Запросы, не относящиеся к составу хранящихся в подведомственных ГКУ РО «ГАРО» у государственных архивах документов (непрофильные запросы), направляются по принадлежности в соответствующую организацию, либо Заявителю дается исчерпывающий ответ с рекомендациями и адресами организаций, куда ему следует обратиться, сроком не более 5 дней с момента регистрации запроса.

4.7. Срок выдачи (направления) документов, являющихся результатом предоставления государственной услуги, входит в установленный 30-дневный срок.

4.8. Выдача писем-ответов на запросы может производиться Заявителям, по их просьбе, лично без пересылки почтой, в приемные дни и часы работы ГКУ РО «ГАРО». Если проинформированный Заявитель не явился за получением ответа в течение 10 дней, то ответ высылается почтой на указанный в запросе почтовый адрес.

5. Перечень нормативных правовых актов, регулирующих предоставление государственной услуги

Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации. (Собрание законодательства Российской Федерации от 26 января 2009г. №4 ст.445; «Российская газета» от 21 января 2009г. №7);

- Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». (Собрание законодательства Российской Федерации от 25 октября 2004г. №43 ст. 4169);

- Федеральный закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» («Российская газета», № 168, 30.07.2010);

- Областным законом от 12.03.2007 № 638-ЗС «Об архивном деле в Ростовской области». (Газета «Наше время» от 21 марта 2007г. №№89-90 (18151-18152));

- Положением о Комитете по управлению архивным делом Ростовской области, утвержденным постановлением Правительства Ростовской области от 01.12.2011 № 183. (Текст постановления официально опубликован не был, с текстом постановления можно ознакомиться на официальном сайте ГКУ РО «ГАРО»);

- Уставом ГКУ РО «ГАРО», утвержденным председателем Комитета от 21.06.2011. (Текст устава официально опубликован не был, с текстом устава можно ознакомиться на официальном сайте ГКУ РО «ГАРО»);  

- Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19. (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. Издательство «Юридическая литература» от 14 мая 2007г. №20, регистрационный номер 9059).

6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги, услуг необходимых и обязательных для предоставления государственной услуги, способы их получения заявителями, в том числе в электронной форме, и порядок их представления

      6.1. Заявитель предоставляет в ГКУ РО «ГАРО» следующие документы:

              1) письменный запрос (заявление по форме) от организации, который должен быть оформлен на фирменном бланке организации, содержать ее реквизиты, подпись руководителя, контактные телефоны и Ф.И.О. исполнителя;

2) письменный запрос (заявление по форме) от физических лиц: фамилия, имя, отчество Заявителя, год и место его рождения, адрес, гражданство, контактный телефон, подпись. Письменный запрос можно представить в электронном виде на адрес электронной почты или в разделе «Обратная связь» на официальном сайте ГКУ РО «ГАРО»;

3) паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, в т.ч. универсальная электронная карта, в случаях, предусмотренных федеральными законами, являющаяся документом, удостоверяющим личность гражданина на получение государственной услуги;

4) для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия Заявителя (наличие доверенности, оформленной в установленном порядке; права наследования), предусмотренные законодательством Российской Федерации.

5) в случаях, предусмотренных федеральными законами, постановлениями Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами Ростовской области, универсальная электронная карта является документом, удостоверяющим право гражданина на получение государственной услуги.

Далее в запросе излагается суть обращения, четко и подробно указываются сведения, необходимые для исполнения запроса:

-  о трудовом стаже – название организации, место, должность и периоды работы; фамилия в период работы (для женщин);

- о заработной плате – название организации, место, должность, фамилия в период работы (для женщин), за какие годы требуется подтвердить заработок;

- о рождении, браке, разводе, смерти и т.п. – сведения о месте и времени регистрации рождения, брака, развода, смерти и т.п., а также фамилии, имена, отчества родителей (для справки о рождении);

- об образовании – название и адрес учебного заведения, даты поступления и окончания;

- о пенсии – сведения об организации, которая назначила пенсию, в какое время;

- об участии в партизанском движении, в подпольной организации, службе в истребительном батальоне, пребывании на оккупированной территории в период Великой Отечественной войны – название населенного пункта, района, отряда, батальона, где происходило событие, дата, занимаемая должность, места проживания и работы, членство в ВКП (б) и ВЛКСМ, фамилия в тот период (для женщин);

- иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса.

Формы заявлений и образцы заполнения форм заявлений (приложения №№1-10).

         6.2. Для предоставления государственной услуги запрещается требовать от Заявителя:

- предоставления документов  и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги;

- предоставления документов и информации, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих государственную услугу, иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Ростовской области, муниципальными правовыми актами.

7. Исчерпывающий перечень основания для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги

Основанием для отказа в приеме документов является отсутствие необходимых реквизитов в запросах и документов, указанных в пункте 6.1. подраздела 6 раздела II настоящего Регламента.

8. Исчерпывающий перечень основания для приостановления и (или) отказа в предоставлении государственной услуги

Запрос Заявителя не подлежит рассмотрению в случае, если он не содержит наименования юридического лица (для гражданина – фамилия, имя, отчество), почтового адреса, по которому должен быть отправлен ответ и/или электронного адреса Заявителя.

Основания для приостановления предоставления государственной услуги:

- если запрос Заявителя не поддается прочтению, ответ на запрос не дается и он не подлежит направлению на рассмотрение директору архива или уполномоченному на то лицу, о чем в течение семи дней со дня регистрации

запроса сообщается Заявителю, направившему запрос, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

- если ответ по существу поставленного в нем вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, Заявителю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений. Указанная информация может быть предоставлена только при наличии у Заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и/или конфиденциальную информацию;

- отсутствие у Заявителя документов, подтверждающих его полномочия выступать от имени третьих лиц.

9. Перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги

Услуги, необходимые и обязательные для предоставления государственной услуги, отсутствуют.

10. Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление государственной услуги

Данная государственная услуга предоставляется бесплатно.

11. Порядок, размер и основания взимания платы за предоставление услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, включая информацию о методике расчета размера такой платы 

Услуги, необходимые и обязательные для предоставления государственной услуги, отсутствуют.

12.  Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги, услуги предоставляемой организацией, участвующей в предоставлении государственной услуги,  и при получении результата предоставления таких услуг

Документы, необходимые для предоставления государственной услуги, принимаются в момент обращения с ожиданием в очереди не более 15 минут, в зависимости от количества Заявителей. По истечении 30 дней с момента регистрации запроса, с ожиданием в очереди не более 15 минут, Заявителю предоставляется документ по результатам рассмотрения государственной услуги. 

13. Срок регистрации запроса Заявителя о предоставлении государственной услуги и услуги, предоставляемой организацией, участвующей в предоставлении государственной услуги, в том числе в электронном виде

Письменный запрос Заявителя, в том числе в электронной форме о предоставлении государственной услуги и услуг, предоставляемых организацией, участвующей в предоставлении государственной услуги, регистрируется в день его поступления или на следующий рабочий день в установленном порядке.

14. Требования к помещениям, в которых предоставляются государственная услуга, услуга, предоставляемая организацией, участвующей в предоставлении государственной услуги, к месту ожидания и приема заявителей, размещению и оформлению визуальной, текстовой и мультимедийной информации о порядке предоставления таких услуг

Организация личного приема по информированию о выполнении государственной услуги осуществляется сотрудниками ГКУ РО «ГАРО» на рабочем месте и в соответствии с графиком работы.

Кабинет, в котором осуществляется прием, должен обеспечивать:

- комфортное расположение Заявителя и должностного лица;

- возможность оформления Заявителем письменного запроса;

- наличие письменных принадлежностей и бумаги;

- соблюдение мер безопасности, обеспечение противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации, системой охраны.

Предоставление государственной услуги осуществляется в рабочем кабинете, в котором  размещена визуальная текстовая информация,  мультимедийная отсутствует.

15. Показатели доступности и качества государственной услуги

15.1.Основными показателями доступности предоставления государственной услуги являются:

- удобство и доступность получения Заявителем информации о порядке предоставления государственной услуги;

- наличие форм запросов для получения государственной услуги, в том числе в электронной форме (приложения 1- 10);

- возможность направления Заявителем запроса и документов к нему в удобной для него форме: при личном обращении, по почте, по электронной почте.

В любое время с момента регистрации запроса Заявитель имеет право знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения запроса, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законодательством тайну.

Информацию о ходе предоставления государственной услуги Заявитель может получить устно по телефону, письменно по почте, по электронной почте  и при личном обращении в ГКУ РО «ГАРО»:

- о дате получения запроса и его регистрации;

- о должностном лице, которому поручено рассмотрение запроса;

- об отказе в рассмотрении запроса;

- о продлении срока рассмотрения запроса;

- о результатах рассмотрения запроса.

Возможность получения информации о ходе предоставления государственной услуги с использованием информационно-коммуникационных технологий отсутствует.

15.2.Основными показателями качества предоставления государственной услуги являются:

- достоверность информации, предоставляемой Заявителю;

- полнота информации по сути запроса Заявителя;

- объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение запроса.

- Заявитель и должностные лица ГКУ РО «ГАРО» взаимодействуют  при подаче запроса и при получении результата по оказанию государственной услуги. Для уточнения информации, предоставленной Заявителем для исполнения государственной услуги, количество взаимодействий может увеличиваться.

Возможность получения информации о ходе предоставления государственной услуги с использованием информационно-коммуникационных технологий отсутствует.

16. Иные требования

Получение государственной услуги в соответствии с требованиями настоящего Регламента в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг не предусмотрено.

При предоставлении государственной услуги предусмотрено использование информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», письменный запрос (заявление по форме) может быть направлен по электронной почте или через официальный сайт ГКУ РО «ГАРО» в разделе «Обратная связь».

Раздел III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

1. Исчерпывающий перечень административных процедур

При предоставлении государственной услуги осуществляются следующие административные процедуры:

1.1. Регистрация  запроса, рассмотрение его руководством ГКУ РО «ГАРО» и передача на исполнение в структурное подразделение ГКУ РО «ГАРО» (до 3-х дней с момента представления запроса).

1.2. Анализ тематики запроса. Принятие решения о возможности исполнения запроса (до 30 дней с момента регистрации).

1.3. Направление запроса на исполнение по принадлежности (до 30 дней с момента регистрации).

1.4. Уведомление заявителя о направлении запроса на исполнение (до 30 дней с момента регистрации).

Блок-схема предоставления государственной услуги приведена в приложении 11 к административному регламенту ГКУ РО «ГАРО».

2. Описание административных процедур

2.1. Регистрация  запроса, рассмотрение его руководством ГКУ РО «ГАРО» и передача на исполнение в структурное подразделение ГКУ РО «ГАРО».

1) Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры, является регистрация запроса Заявителя.

2) Должностными лицами, ответственными за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, являются должностное лицо, регистрирующее запрос, и руководитель ГКУ РО «ГАРО».

3) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

3.1.) регистрация поступившего запроса в журнале регистрации (в день поступления запроса или на следующий рабочий день);

3.2.)передача  загистрированного запроса на рассмотрение руководителю ГКУ РО «ГАРО» (до 3-х дней с момента поступления запроса);

3.3.) рассмотрение запроса руководителем ГКУ РО «ГАРО», проставление резолюции (до 3-х дней с момента поступления запроса);

3.4.) передача запроса с письменной резолюцией руководителя ГКУ РО «ГАРО» на исполнение в структурное подразделение ГКУ РО «ГАРО» (до 3-х дней с момента поступления запроса).

4) Критерием принятия решения является поступление запроса в ГКУ РО «ГАРО» (все поступившие в ГКУ РО «ГАРО» письменные запросы регистрируются и рассматриваются руководством).

5) Результатом административной процедуры является передача письменного запроса для рассмотрения в структурное подразделение ГКУ РО «ГАРО» с письменной резолюцией руководителя ГКУ РО «ГАРО».

6) Результатом выполнения административной процедуры является отметка в журнале регистрации о передаче и Ф. И. О. должностного лица, которому передан запрос на исполнение.

2.2. Анализ тематики запроса. Принятие решения о возможности исполнения запроса.

1) Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры, является прием запроса на исполнение должностным лицом.

2) Должностным лицом, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, является должностное лицо, которому был передан запрос на исполнение.

3) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

3.1.) прием запроса должностным лицом на исполнение (1 день с момента передачи его на исполнение);

3.2.) анализ тематики письменного запроса (до 30 дней с момента регистрации запроса).

3.3.) принятие решения о возможности исполнения запроса (до 30 дней с момента регистрации запроса).

4) В зависимости от тематики запроса и представленных документов должностное лицо ГКУ РО «ГАРО», ответственное за исполнение запроса, принимает  положительное или отрицательное решение о возможности исполнения запроса.

5) Результатом административной процедуры является принятие положительного или отрицательного решения о возможности исполнения запроса.

6) Результатом выполнения административной процедуры является подготовка письма для отправления его по принадлежности.

2.3. Направление обращения на исполнение по принадлежности.

1) Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры, является подготовка письма для отправления его по принадлежности.

2) Должностным лицом, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, является должностное лицо, которому был передан запрос на исполнение.

3) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

3.1.) подготовка письма для направления его по принадлежности (до 30 дней с момента регистрации запроса);

3.2.) направление письма на исполнение по принадлежности (до 30 дней с момента регистрации запроса).

4) В зависимости от тематики запроса и представленных документов должностное лицо ГКУ РО «ГАРО», ответственное за исполнение запроса, принимает  решение, в какую из участвующих организаций направить запрос.

5) Результатом административной процедуры является направление запроса по почте на исполнение по принадлежности.

6) Результатом выполнения административной процедуры является  отметка в журнале регистрации о направлении запроса по принадлежности

2.4. Уведомление Заявителя о направлении запроса на исполнение.

1) Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры является подготовка письма об уведомлении Заявителя о направлении запроса на исполнение по принадлежности с определением сроков, этапов и результатов выполнения государственной услуги.

2) Должностным лицом, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, является должностное лицо, которому был передан запрос на исполнение.

3) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

3.1.) подготовка письма об уведомлении Заявителя о направлении запроса на исполнение по принадлежности (до 30 дней с момента регистрации запроса);

3.2.) направление письма об уведомлении Заявителя  (до 30 дней с момента регистрации запроса).

4) Для оповещения Заявителя об этапах исполнения его запроса принимается решение о направлении уведомления Заявителю с определением сроков, этапов и результатов выполнения государственной услуги.

5) Результатом административной процедуры является направление уведомления Заявителю по почте и (или) по электронной почте.

6) Результатом выполнения административной процедуры является  отметка в журнале регистрации о направлении уведомления Заявителю.

3. Административная процедура формирования и направления межведомственных запросов в органы (организации), участвующие в предоставлении государственных и муниципальных услуг

Административная процедура по формированию и направлению запроса в органы (организации), участвующие в предоставлении государственной услуги выполняется в соответствии с пунктом 3 подраздела 2.3. раздела III «Направление запроса на исполнение по принадлежности».

4. Порядок осуществления в электронной форме, в том числе с использованием федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)», региональной государственной информационной системы «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области» административных процедур

Предоставление государственной услуги в электронной форме, в том числе с использованием федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)», региональной государственной информационной системы «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области» не осуществляется.

Раздел IV. Формы контроля за исполнением административного регламента

1. Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением ответственными должностными лицами положений административного регламента и иных  нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, а также принятием решений ответственными лицами

Текущий контроль за соблюдением последовательности действий и выполнением административных процедур по предоставлению государственной услуги, принятием решений осуществляется должностными лицами ГКУ РО «ГАРО», ответственными за организацию работ по предоставлению государственной услуги, путем проведения проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента, анализа выполненной работы.

Перечень должностных лиц, осуществляющих текущий контроль, устанавливается индивидуальными правовыми актами ГКУ РО «ГАРО».

Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается руководителем ГКУ РО «ГАРО».

2. Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления государственной услуги, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством предоставления государственной услуги

Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления государственной услуги определяются приказами ГКУ РО «ГАРО».

Для проведения проверки полноты и качества предоставления государственной услуги формируется комиссия, в состав которой включаются должностные лица ГКУ РО «ГАРО».

Результаты деятельности комиссии оформляются актом, в котором отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается руководителем ГКУ РО «ГАРО».

Проверки могут быть плановыми (на основании планов работы ГКУ РО «ГАРО») и внеплановыми (могут проводиться по конкретной жалобе Заявителя  государственной услуги).

3. Ответственность должностных лиц ГКУ РО «ГАРО» за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления государственной услуги

В случае выявления нарушений прав Заявителей, к виновным должностным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

4. Положения, характеризующие требования к порядку и формам контроля за предоставлением государственной услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций

В соответствии с законодательством ГКУ РО «ГАРО»:

- осуществляет контроль за соблюдением последовательности действий и выполнением административных процедур по предоставлению  государственной услуги, принятием решений,  должностными лицами ГКУ РО «ГАРО», ответственными  за организацию работ по предоставлению государственной услуги, путем проведения проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента, анализа выполненной работы;

- контролирует соблюдение законодательства об архивном деле.

Контроль за предоставлением государственной услуги со стороны уполномоченных должностных лиц ГКУ РО «ГАРО» должен быть постоянным, всесторонним и объективным.

Контроль за предоставлением государственной услуги со стороны граждан, их объединений и организаций осуществляется путем получения информации о наличии в действиях (бездействии) ответственных должностных лиц ГКУ РО «ГАРО», а также принимаемых ими решениях, нарушений положений Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги.

Раздел V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа предоставляющего государственную услугу, а также должностных лиц, государственных служащих 

1. Информация для заинтересованных лиц об их праве на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений, принятых (осуществляемых) в ходе предоставления государственной услуги

1.1. Заявитель может обратиться с жалобой на нарушение порядка предоставления государственных услуг, выразившееся в неправомерных решениях и действиях (бездействии) директора ГКУ РО ГАРО, предоставляющего государственную услугу, в комитет по управлению архивным делом Ростовской области и в Правительство Ростовской области.

1.2. Заявитель может обратиться с жалобой на нарушение порядка предоставления государственных услуг, выразившееся в неправомерных решениях и действиях (бездействии) должностных лиц ГКУ РО «ГАРО», предоставляющих государственную услугу, непосредственно в ГКУ РО «ГАРО».

1.3. Подача жалоб осуществляется бесплатно.

1.4. Заявитель, подавший жалобу, несет ответственность в соответствии с законодательством за достоверность сведений, содержащихся в представленной жалобе.

1.5. Жалоба оформляется в произвольной форме с учетом требований, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

1.6.  Жалоба должна содержать:              

-  наименование ГКУ РО «ГАРО», фамилию, имя, отчество должностного лица ГКУ РО «ГАРО»,  предоставляющего государственную услугу, чьи действия (бездействие) и решения обжалуются;

- фамилию, имя, отчество (при наличии), сведения о месте жительства Заявителя – физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения Заявителя – юридического лица, номер (номера) контактного телефона, почтовый и (или) адрес электронной почты, по которому должен быть направлен ответ Заявителю;

- сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) должностного лица ГКУ РО «ГАРО», предоставляющего государственную услугу;

-  доводы, на основании которых Заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) должностных лиц ГКУ РО «ГАРО». Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы Заявителя, либо их копии.

1.7. В случае, если жалоба подается через представителя Заявителя, также представляется документ, подтверждающий полномочия на осуществление действий от имени Заявителя. В качестве документа, подтверждающего полномочия на осуществление действий от имени Заявителя, может быть представлена:

- оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность (для физических лиц);

- оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность, заверенная печатью Заявителя и подписанная руководителем Заявителя или уполномоченным этим руководителем лицом (для юридических лиц);

- копия решения о назначении или об избрании либо приказа о назначении физического лица на должность, в соответствии с которым такое физическое лицо обладает правом действовать от имени Заявителя без доверенности.

1.8. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе:

- непосредственно в приемную ГКУ РО «ГАРО» на имя директора, заместителя директора, председателя комитета по управлению архивным делом Ростовской области, либо в отдел по работе с обращением граждан Правительства Ростовской области;

-  почтовым отправлением по адресу (месту нахождения) ГКУ РО «ГАРО», предоставляющего государственную услугу;

-  в ходе личного приема директора. В случае подачи жалобы при личном приеме Заявитель представляет документ, удостоверяющий его личность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.9. В электронном виде жалоба может быть подана Заявителем посредством:

- официального сайта ГКУ РО «ГАРО», предоставляющего государственную услугу, в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет";

- официального сайта комитета по управлению архивным делом Ростовской области;

- федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (далее - ЕПГУ);

-государственной информационной системы Ростовской области «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области» (далее – РПГУ);

- электронной почты ГКУ РО «ГАРО», предоставляющего государственную услугу.

При подаче жалобы в электронном виде документы, указанные в пункте 1.7 настоящего Регламента, могут быть представлены в форме электронных документов, подписанных электронной подписью, вид которой предусмотрен законодательством Российской Федерации, при этом документ, удостоверяющий личность Заявителя, не требуется.

1.10. Жалоба может быть подана Заявителем через МФЦ,  при условии заключения соглашения между ГКУ РО «ГАРО» и МФЦ о взаимодействии в части осуществления МФЦ приема жалоб и выдачи Заявителям результатов рассмотрения жалоб.

1.11. Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:

- нарушение срока регистрации запроса Заявителя о предоставлении государственной услуги;

- нарушение срока предоставления государственной услуги;

- требование представления Заявителем документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ростовской области для предоставления государственной услуги;

- отказ в приеме документов, представление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ростовской области для предоставления государственной услуги;

- отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ростовской области;

- требование внесения Заявителем при предоставлении государственной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации;

- отказ, должностного лица ГКУ РО «ГАРО», предоставляющего государственную услугу в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, либо нарушение установленного срока таких исправлений.

2. Предмет досудебного (внесудебного) порядка обжалования 

Предметом  досудебного (внесудебного) обжалования  может быть действия (бездействие) и решения, принятые в ходе предоставления государственной услуги.

3. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в рассмотрении жалобы (претензии) либо приостановлении ее рассмотрения

1. Директор ГКУ РО «ГАРО» отказывает в удовлетворении жалобы в следующих случаях:

- наличие вступившего в законную силу решения суда, арбитражного суда по жалобе о том же предмете и по тем же основаниям;

- подача жалобы лицом, полномочия которого не подтверждены в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;

- наличие решения по жалобе, принятого ранее в соответствии с требованиями настоящего Регламента в отношении того же Заявителя и по тому же предмету жалобы.

2. Директор ГКУ РО «ГАРО» вправе оставить жалобу без ответа в следующих случаях:

-  если в письменной жалобе не указаны фамилия, имя, отчество и адрес Заявителя;

- отсутствие возможности прочитать какую-либо часть текста жалобы, фамилию, имя, отчество (при наличии) и (или) почтовый адрес Заявителя, указанные в жалобе;

- наличие в жалобе нецензурных либо оскорбительных выражений, угроз жизни, здоровью и имуществу должностного лица ГКУ РО «ГАРО», а также членов его семьи.

              4. Основания  для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования

Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является подача Заявителем  жалобы лично, по почте в письменной форме, в электронном виде посредством официального сайта ГКУ РО «ГАРО», предоставляющего государственную услугу, официального сайта комитета по управлению архивным делом Ростовской области, в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (далее - ЕПГУ), государственной информационной системы Ростовской области «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области» (далее – РПГУ), электронной почты ГКУ РО «ГАРО».

              5. Права заинтересованных лиц на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения  жалобы (претензии)

              Заинтересованное лицо имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы (претензии).

6. Органы государственной власти и должностные лица, которым может быть адресована жалоба (претензия) заявителя в досудебном (внесудебном) порядке

Органы государственной власти и должностные лица, которым может быть адресована жалоба (претензия):

-директор ГКУ РО «ГАРО»;

- заместитель директора ГКУ РО «ГАРО»;

- председатель Комитета;

- заместитель председателя Комитета;

- Правительство Ростовской области.

             

7. Сроки рассмотрения жалобы (претензии)

Жалоба, поступившая в ГКУ РО «ГАРО» в письменной форме на бумажном носителе и в электронной форме, подлежит регистрации в журнале учета жалоб на решения и действия (бездействие) должностных лиц ГКУ РО «ГАРО» и его специалистов (далее – журнал) не позднее следующего рабочего дня со дня ее поступления. Жалоба рассматривается в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации. Срок рассмотрения жалобы исчисляется со дня ее регистрации.

В случае обжалования отказа должностного лица ГКУ РО «ГАРО»  в приеме документов у Заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования Заявителем нарушения установленного срока таких исправлений жалоба рассматривается в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.

В случае, если жалоба поданная Заявителем не входит в компетенцию ГКУ РО «ГАРО» по принятию решения по жалобе в соответствии с требованиями пунктов 1.1 и 1.2 настоящего Регламента, то в течение 3 рабочих дней со дня ее регистрации ГКУ РО «ГАРО» направляет жалобу по принадлежности и в письменной форме информирует Заявителя о ее перенаправлении.

Жалоба, поступившая через МФЦ, рассматривается согласно заключенному соглашению между ГКУ РО «ГАРО» и МФЦ о взаимодействии. Срок рассмотрения жалобы исчисляется со дня ее регистрации.

8. Результат досудебного (внесудебного) обжалования применительно к каждой процедуре либо инстанции обжалования

1. По результатам рассмотрения жалобы в соответствии с частью 7 статьи 11.2 Федерального закона от 27.07.2010 №210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" ГКУ РО «ГАРО» принимает решение об удовлетворении жалобы либо об отказе в ее удовлетворении.

При удовлетворении жалобы на ее рассмотрение ГКУ РО «ГАРО» принимает исчерпывающие меры по устранению выявленных нарушений, в том числе по выдаче Заявителю результата государственной услуги, не позднее 5 рабочих дней со дня принятия решения, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

Ответ по результатам рассмотрения жалобы направляется Заявителю не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в письменной форме.

2. В ответе по результатам рассмотрения жалобы указываются:

- наименование ГКУ РО «ГАРО», предоставляющего государственную услугу, должность, фамилия, имя, отчество (при наличии) его должностного лица, рассмотревшего жалобу и принявшего решение по жалобе;

- номер, дата, место принятия решения, включая сведения о должностном лице, решение или действие (бездействие) которого обжалуется;

- фамилия, имя, отчество (при наличии) или наименование Заявителя;

- основания для принятия решения по жалобе;

- принятое по жалобе решение;

- в случае, если жалоба признана обоснованной, - сроки устранения выявленных нарушений, в том числе срок предоставления результата государственной услуги;

- сведения о порядке обжалования принятого по жалобе решения.

Ответ по результатам рассмотрения жалобы подписывается уполномоченным на рассмотрение жалобы должностным лицом ГКУ РО «ГАРО», предоставляющего государственные услуги.

По желанию Заявителя ответ по результатам рассмотрения жалобы может быть представлен не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в форме электронного документа, подписанного электронной подписью должностного лица ГКУ РО «ГАРО».

В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

                                                Приложение №1

Директору госархива

……………………………………………………...

……………………………………………………...

……………………………………………………...

                                                            От кого (Ф.И.О., дата рождения, женщинам указывать девичью фамилию)

                       проживающего (ей) по адресу:

…………………………………………………….

…………………………………………………......

…………………………………………………….

……………………………………………………..

                                                              (адрес полностью, индекс, телефоны домашний, рабочий)

Запрос

Прошу подтвердить архивной справкой сведения о моей зарплате:

должность……………………………………………………………………………

место работы:……………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………….

период работы:……………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………….

……………………..                ………………….

           Дата                                                                                          подпись

Форма запроса о подтверждении заработной платы

                                             Приложение №2

Директору ГКУ РО «ГАРО»                                                   

Н.А.Чумаковой

                                                 Иванова Ивана Ивановича, 25.06.1955

                                                            От кого (Ф.И.О., дата рождения, женщинам указывать девичью фамилию)

                       проживающего (ей) по адресу:

ул. Советская, 1,  г. Шахты, Ростовской области,

346500                                                                                                                                                          (адрес полностью, индекс, телефоны домашний, рабочий)

Запрос

Прошу подтвердить архивной справкой сведения о моей зарплате: с 01.01.1980 по 31.12.1984,

должность - горнорабочий, участок № 1,

место работы - шахта «Южная» П/О «Ростовуголь»,

период работы: с 25.06.1979 по 15.05.1995.

……………………..                ………………….

           дата                                                                                          подпись

Образец заполнения формы запроса о подтверждении

заработной платы

Приложение №3

                                           Директору государственного архива

…………………………………………………….

…………………………………………………….

…………………………………………………….

                                                             От кого (Ф.И.О., дата рождения, женщинам указывать девичью фамилию)

                         проживающего (ей) по адресу:

……………………………………………………

………………………………………………........

……………………………………………………

…………………………………………………....

                                                              (адрес полностью, индекс, телефоны домашний, рабочий)

                           

Запрос

Прошу подтвердить архивной справкой сведения о моей работе:

должность…………………………………………………………………………...

место работы:……………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………….

период работы:……………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………….

……………………..                ………………….

           дата                                                                                          подпись

Форма запроса о подтверждении трудового стажа

Приложение №4

                                                                                  Директору ГКУ РО «ГАРО»

                                                                                                        Н.А.Чумаковой

Иванова Ивана Ивановича, 25.06.1935

                                                             От кого (Ф.И.О., дата рождения, женщинам указывать девичью фамилию)

                                                    проживающего (ей) по адресу: ул. Советская, 1                                                                                                                                                      г. Шахты, 346500

                                                               (адрес полностью, индекс, телефоны домашний, рабочий)

Запрос

Прошу подтвердить архивной справкой сведения о моей работе:

Должность – горнорабочий,

место работы: шахта «Южная» П/О «Ростовуголь»,

период работы:  с 01 12.1955 по 25.04.1988.

……………………..                ………………….

           дата                                                                                          подпись

Образец заполнения формы запроса о подтверждении трудового стажа

Приложение №5

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

о подтверждении награждения  по документам государственного архива  

Фамилия, имя, отчество заявителя

или наименование организации

(в именительном падеже) *

Почтовый адрес для направления справки*

Ваш e-mail*

Фамилия, имя, отчество лица (полностью) на момент награждения, о котором запрашивается справка*

Год рождения*

Название награды в соответствии с наименованиями, указанными в разделе «где искать?» 

Дата награждения*

Наименование организации, в которой гражданин работал во время награждения, ее ведомственная подчиненность*

Административный район Ростовской области, на территории которого находилась организация*

Для наград:  медаль, звание «Ветеран Труда», «Медаль Материнства» – дата и номер решения районного исполкома о направлении ходатайства о награждении* (для всех районов, кроме г.Ростова-на-Дону,  эти сведения можно получить в архиве районной администрации)

*поля, отмеченные звездочкой, обязательны для заполнения

Запросы составляются отдельно на каждое лицо

Форма анкеты-заявления о подтверждении награждения

Приложение №6

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

о подтверждении награждения  по документам ГКУ РО «ГАРО»  

Фамилия, имя, отчество заявителя

или наименование организации

(в именительном падеже) *

Иванов Иван Иванович

Почтовый адрес для направления справки*

ул.Красноармейская,85, г. Ростов-на-Дону, 344005

Ваш e-mail*

555@mail.ru

Фамилия, имя, отчество лица (полностью) на момент награждения, о котором запрашивается справка*

Иванов Иван Иванович

Год рождения*

1942 г.

Название награды в соответствии с наименованиями, указанными в разделе «где искать?»*

Медаль «Ветеран труда»

Дата награждения*

1986 г.

Наименование организации, в которой гражданин работал во время награждения, ее ведомственная подчиненность*

Совхоз им.XXII партсъезда

Управления сельского хозяйства

Административный район Ростовской области, на территории которого находилась организация*

Азовский район Ростовской области

Для наград:  медаль, звание «Ветеран Труда», «Медаль Материнства» – дата и номер решения районного исполкома о направлении ходатайства о награждении* (для всех районов, кроме г. Ростова-на-Дону,  эти сведения можно получить в архиве районной администрации)

решение Азовского райисполкома

от  13 февраля 1986 г.

*поля, отмеченные звездочкой, обязательны для заполнения

Запросы составляются отдельно на каждое лицо

Образец заполнения формы анкеты-заявления

о подтверждении награждения

                                                    Приложение №7

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

для поиска сведений о лицах,

осужденных «за совершение контрреволюционных деяний», за  борьбу против Советской власти (по материалам военных трибуналов),

раскулаченных, высланных и лишенных избирательных прав в  20-30-е гг.

Фамилия, имя, отчество заявителя

Почтовый адрес для направления справки*

Ваш e-mail*

Фамилия, имя, отчество лица (полностью), о котором запрашивается справка*

Для раскулаченных – Ф.И.О

главы семьи, членов семьи

Год рождения

Место проживания на момент репрессии (населенный пункт, сельсовет, район, край)*

Если гражданин, семья высылались – место ссылки, спец. поселения – населенный пункт, сельсовет, район, край)*

*поля, отмеченные звездочкой, обязательны для заполнения

Запросы составляются отдельно на каждое лицо

Форма анкеты-заявления для поиска сведений о лицах

осужденных «за совершение контрреволюционных деяний», за  борьбу против Советской власти (по материалам военных трибуналов), раскулаченных, высланных и лишенных избирательных прав в  20-30-е гг.

                                                 Приложение №8

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

для поиска сведений о лицах,

осужденных «за совершение контрреволюционных деяний», за борьбу против Советской власти (по материалам военных трибуналов),

раскулаченных, высланных и лишенных избирательных прав в 20-30-е гг.

Фамилия, имя, отчество заявителя

Иванов Иван Иванович

Почтовый адрес для направления справки*

ул. Ленина 15 кв. 4, г. Шахты, 346500

Ваш e-mail*

Фамилия, имя, отчество лица (полностью), о котором запрашивается справка*

Для раскулаченных – Ф.И.О

главы семьи, членов семьи

Иванов Иван Сидорович

Год рождения

1896

Место проживания на момент репрессии (населенный пункт, сельсовет, район, край)*

х. Голодаев,

Голодаевского  сельсовета,

Чернышевского района,

Северо-Кавказского края

Если гражданин, семья высылались – место ссылки, спец. поселения - населенный пункт, сельсовет, район, край)*

*поля, отмеченные звездочкой, обязательны для заполнения

Запросы составляются отдельно на каждое лицо

Образец заполнения анкеты-заявления для поиска сведений о лицах,

осужденных «за совершение контрреволюционных деяний», за борьбу против Советской власти (по материалам военных трибуналов), раскулаченных, высланных и лишенных избирательных прав в 20-30-е гг.

                                                  Приложение №9

Запросы об усыновлении принимаются только от правоохранительных органов!

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

об исполнении других социально-правовых запросов (о снижении брачного возраста, изменении имени и фамилии, угоне граждан в Германию с территории Ростовской области и пр.)

ФИО заявителя*

Полный почтовый адрес*

Ваш e-mail*

Текст запроса*

Для исполнения запроса обязательно указание сути вопроса, места события и хронологических рамок

Форма анкеты заявления об исполнении других социально-правовых запросов (о снижении брачного возраста, изменении имени и фамилии, угоне граждан в Германию с территории Ростовской области и пр.)

                                                    Приложение №10

Запросы об усыновлении принимаются только от правоохранительных органов!

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

об исполнении других социально-правовых запросов (о снижении брачного возраста, изменении имени и фамилии, угоне граждан в Германию с территории Ростовской области и пр.)

ФИО заявителя*

Иванов Петр Иванович

Полный почтовый адрес*

ул. Каширская, 4, кв.5, г. Ростов-на-Дону, 344033

Ваш e-mail*

нет

Текст запроса*

Для исполнения запроса обязательно указание сути вопроса, места события и хронологических рамок

Прошу подтвердить документально факт угона в Германию в сентябре 1942 г. из г.Ростова-на-Дону

Образец заполнения формы анкеты-заявления об исполнении других социально-правовых запросов (о снижении брачного возраста, изменении имени и фамилии, угоне граждан в Германию с территории Ростовской области и пр.)

                                                Приложение №11

Блок-схема

последовательности действий комитета по управлению архивным делом Ростовской области и ГКУ РО «ГАРО» по предоставлению государственной услуги по организации работы и исполнению запросов юридических и физических лиц и выдаче архивных справок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций

Приложение №3                                                                                                 к постановлению

комитета по управлению

        архивным делом

     Ростовской области

       от 13.10.2014 №1

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

предоставления государственным казенным учреждением Ростовской области «Государственный архив Ростовской области» государственной услуги по организации исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства

Раздел I. Общие положения

Административный регламент предоставления государственной услуги по организации исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства, разработан государственным казенным учреждением Ростовской области «Государственный архив Ростовской области» в целях повышения качества предоставления и доступности государственной услуги и создания комфортных условий для пользователей при ее получении.

Административный регламент определяет порядок, сроки и последовательность действий при предоставлении государственной услуги по организации исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства.

1. Предмет регулирования административного регламента

Предметом регулирования административного регламента является   организация  государственным казенным учреждением Ростовской области «Государственный архив Ростовской области» работы по исполнению запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства, определение порядка взаимодействия с юридическими и физическими лицами, сроки и последовательность действий (административных процедур) ГКУ РО «ГАРО» осуществлении данной услуги.

2. Круг заявителей

В качестве заявителей на предоставление государственной услуги выступают российские и иностранные граждане, а также лица без гражданства (далее – Заявитель).

Заявителями также могут быть иные физические и юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо в силу наделения их Заявителями в установленном порядке полномочиями, выступать от их имени при предоставлении государственной услуги.

3. Требования к порядку информирования о порядке предоставления государственной услуги

3.1. Информация о месте нахождения и графике работы государственного казенного учреждения Ростовской области «Государственный архив Ростовской области», предоставляющего государственную услугу, его структурного подразделения и филиалов, участвующих в предоставлении государственной услуги

Государственное казенное учреждение Ростовской области «Государственный архив Ростовской области» (далее – ГКУ РО «ГАРО»).

Почтовый адрес ГКУ РО «ГАРО»: пр. Ворошиловский, 28, г. Ростов-на-Дону, 344006.

Почтовый адрес Новочеркасского филиала ГКУ РО «ГАРО»: ул. Народная, 68/6,  г. Новочеркасск, Ростовская область, 346411.

Почтовый адрес Таганрогского филиала ГКУ РО «ГАРО»: ул. Петровская, 72, г. Таганрог, Ростовская область, 347900.

График работы ГКУ РО «ГАРО» и его филиалов: понедельник – четверг с 9-00 до 18-00, пятница с 9-00 до 16-45, с перерывом на обед с 13-00 до 13-45. Выходные дни – суббота, воскресенье. В предпраздничные рабочие дни время работы ГКУ РО «ГАРО» и его филиалов сокращается  в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Личный прием Заявителей: понедельник, четверг с 16-00 до 18-00, вторник, пятница с 11-00 до 13-00.

Государственная услуга через многофункциональные центры не предоставляется.

3.2. Справочные телефоны структурных подразделений ГКУ РО «ГАРО», предоставляющего государственную услугу, и его филиалов

Телефоны структурного подразделения ГКУ РО «ГАРО», предоставляющего государственную услугу: (8-863) 240-48-92 (приемная руководителя), (8-863) 240-61-26, (8-863) 263-05-01  (отдел использования, информации, публикации и информационно-поисковых систем).

Телефон Новочеркасского филиала ГКУ РО «ГАРО». Телефон: (8-863-52) 4-45-73.

Телефон Таганрогского филиала ГКУ РО «ГАРО». Телефон: (8-863-46) 1-36-33.

В ГКУ РО «ГАРО» и организациях, участвующих в предоставлении государственной услуги, телефон-автоинформатор отсутствует.

3.3. Адреса официальных сайтов

  ГКУ РО «ГАРО»:

- адрес официального сайта: gosarhro.ru

- электронный адрес ГКУ РО «ГАРО»: garo@gosarhro.ru, zaprosy@gosarhro.ru, ofaf@gosarhro.ru.

- электронный адрес Новочеркасского филиала ГКУ РО «ГАРО»: nfgaro@gosarhro.ru.

- электронный адрес Таганрогского филиала ГКУ РО «ГАРО»: tfgaro@gosarhro.ru.

3.4. Порядок получения информации Заявителями по вопросам предоставления государственной услуги, услуг, необходимых и обязательных для предоставления государственных услуг, сведений о ходе предоставления указанных услуг

Информация по вопросам информационного обеспечения Заявителей и  процедуры исполнения услуги может предоставляться:

- непосредственно в приемной руководителя ГКУ РО «ГАРО», с использованием средств телефонной связи;

- лично специалистами или на информационных стендах в помещениях для приема Заявителей;

- в письменном виде по почте в ГКУ РО «ГАРО» и филиалы;

- по электронной почте;

- на официальном сайте Правительства Ростовской области в составе домена donland.ru. – cuadaro.donland.ru;

- на официальном сайте ГКУ РО «ГАРО»: gosarhro.ru;

- в федеральной государственной информационной системе «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)»;

- в региональной государственной информационной системе «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области».

Должностные лица ГКУ РО «ГАРО», принимающие телефонные звонки и осуществляющие личный прием Заявителей государственной услуги, обязаны дать исчерпывающую информацию по вопросам  оказания государственной услуги.

3.5. Порядок, форма и место размещения информации

Информация по предоставлению государственной услуги размещена на информационных стендах в помещениях для приема Заявителей в ГКУ РО «ГАРО» и филиалов, на официальных сайтах Правительства Ростовской области в составе домена donland.ru. – cuadaro.donland. ru и ГКУ РО «ГАРО» - gosarhro.ru;

Раздел II. Стандарт предоставления государственной услуги

1. Наименование государственной услуги

Административный регламент (далее – Регламент) по предоставлению ГКУ РО «ГАРО» государственной услуги по организации исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства.

2. Наименование организации, предоставляющей государственную услугу

2.1. Предоставление государственной услуги по организации работы по  исполнению поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства, осуществляет ГКУ РО «ГАРО»  взаимодействии с Министерством иностранных дел Российской Федерации (далее - МИД России).

2.2. Непосредственное исполнение поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, оформление в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства, осуществляют ГКУ РО «ГАРО» и его филиалы при наличии у них соответствующих документов, необходимых для исполнения запросов.

2.3. Запрещается требовать от Заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращениями в иные государственные органы, организации, за исключением получения услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, утвержденный нормативным правовым актом Ростовской области.

3. Результат предоставления государственной услуги

Результат предоставления государственной услуги по организации исполнения поступивших из-за рубежа запросов предоставляется российским и иностранным гражданам, а также лицам без гражданства, в виде писем ГКУ РО «ГАРО», а также в виде архивных справок, архивных выписок и архивных копий.

4. Сроки предоставления государственной услуги

4.1. Решение об организации работы по предоставлению государственной услуги   принимается руководителем ГКУ РО «ГАРО» в течение трех рабочих дней с момента регистрации запроса.

4.2. Информация о принятом решении по оказанию государственной услуги направляется Заявителю государственной услуги  в течение 30 дней со дня регистрации запроса в ГКУ РО «ГАРО».

4.3. Срок предоставления государственной услуги не должен превышать 30 дней со дня регистрации запроса в ГКУ РО «ГАРО». С разрешения руководства ГКУ РО «ГАРО» этот срок при необходимости может быть продлен, но не более чем на 30 дней, с обязательным уведомлением об этом Заявителя.

4.4. Поступившие в ГКУ РО «ГАРО» запросы в течение 15 дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в органы и организации для исполнения и ответа Заявителю.

4.5. Поступившие в ГКУ РО «ГАРО» запросы, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, в течение 10 дней с момента регистрации возвращаются в МИД России или в органы, организации, их направившие, или гражданам, с сообщением об уточнении и дополнении запроса, необходимыми для его исполнения сведениями.

4.6. Срок выдачи (направления) документов, являющихся результатом предоставления государственной услуги, входит в установленный 30-дневный срок.

5. Перечень нормативных правовых актов, непосредственно регулирующих предоставление государственной услуги

Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации. (Собрание законодательства Российской Федерации  от 26 января 2009г. №4 ст.445; «Российская газета» от 21 января 2009г. №7);

- Конвенцией, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов (заключена в Гааге 05.10.1961г., вступила в силу для России 31.05.92г.). (Бюллетень международных договоров, 1993, №6);

- Постановлением Верховного Совета СССР от 17.04.1991 № 2119-1 "О присоединении Союза Советских Социалистических Республик к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов". (Ведомости Верховного Совета СССР от 1991г. №17 ст. 496);

- Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». (Собрание законодательства Российской Федерации от 25 октября 2004г. №43 ст. 4169);

- Федеральный закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» («Российская газета», № 168, 30.07.2010);

- Постановлением Совета Министров СССР от 12.11.1990 № 1135 «Об одобрении и внесении в Верховный Совет СССР предложения о присоединении СССР к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов» (документ официально опубликован не был);

- Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19. (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 14 мая 2007г. №20, регистрационный номер 9059);

- Приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 03.07.2012 № 130 «Об утверждении Административного регламента предоставления Министерством юстиции Российской Федерации государственной услуги по проставлению апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу за границу». («Российская газета», № 194, 24.08.2012, регистрационный номер 25000);

- Положением о Комитете по управлению архивным делом Ростовской области, утвержденным постановлением Правительства Ростовской области от 01.12.2011 № 183. (Текст постановления официально опубликован не был, с текстом постановления можно ознакомиться на официальном сайте ГКУ РО «ГАРО»);

  - Уставом ГКУ РО «ГАРО», утвержденным председателем Комитета от 21.06.2011. (Текст устава официально опубликован не был, с текстом устава можно ознакомиться на официальном сайте ГКУ РО «ГАРО»).  

6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги, услуг, необходимых и обязательных для предоставления государственной услуги, способы их получения заявителями, в том числе в электронной форме, и порядок их представления

        6.1. Заявитель предоставляет в ГКУ РО «ГАРО» следующие документы:

1) письменный запрос (заявление по форме) от Заявителя с указанием Ф.И.О., тематики, хронологических рамок и назначения запрашиваемой информации, а также формы ее исполнения. Письменный запрос (заявление по форме) можно представить в электронном виде на адрес электронной почты или в разделе «Обратная связь» на официальном сайте ГКУ РО «ГАРО»;

2) для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия Заявителя (наличие доверенности, оформленной в установленном порядке; права наследования), предусмотренные законодательством Российской Федерации.

Далее в запросе излагается суть обращения, четко и подробно указываются сведения, необходимые для исполнения запроса:

- о рождении, браке, расторжении брака, установлении отцовства, усыновлении, смерти – сведения о месте и времени регистрации рождения, брака, расторжении брака, смерти, а также фамилии, имена, отчества родителей (для справки о рождении);

- об образовании – название и адрес учебного заведения, факультет, даты поступления и окончания учебы;

- о стаже работы (службы) – название, ведомственная подчиненность и адрес органа, организации, номер воинской части, время работы (службы), в качестве кого работали (служили);

- о пенсии, социальных льготах – сведения об органе, который назначил пенсию, социальные льготы, даты их назначения;

- о награждении государственными и ведомственными наградами – название награды, дата награждения, решением какого органа произведено, место работы (службы) в период награждения, название организации, представившей к награде, ее ведомственная подчиненность;

- о нацистских преследованиях – время пребывания в местах принудительного содержания, их территориальное расположение, состав семьи (для малолетних);

- иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса.

К запросу могут быть приложены ксерокопии трудовой книжки, других документов, связанных с темой запроса.

Формы заявлений и образцы заполнения форм заявлений (приложения №№1-10).

6.2. Для предоставления государственной услуги запрещается требовать от Заявителя:

- предоставления документов  и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги;

- предоставления документов и информации, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих государственную услугу, иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Ростовской области, муниципальными правовыми актами.

7. Исчерпывающий перечень основания для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги

Основанием для отказа в приеме документов является отсутствие необходимых реквизитов в запросах и документов, указанных в пункте 6.1. подраздела 6 раздела II настоящего Регламента.

8. Исчерпывающий перечень оснований для приостановления и (или) отказа в предоставлении государственной услуги

Запрос Заявителя не подлежит рассмотрению в случае, если он не содержит фамилии, имени, отчества, почтового адреса, по которому должен быть отправлен ответ и/или электронного адреса Заявителя.

Основания для приостановления предоставления государственной услуги:

- если запрос Заявителя не поддается прочтению, ответ на запрос не дается и он не подлежит направлению на рассмотрение директору архива или уполномоченному на то лицу, о чем в течение семи дней со дня регистрации

запроса сообщается Заявителю, направившему запрос, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

- если ответ по существу поставленного в нем вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, Заявителю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений. Указанная информация может быть предоставлена только при наличии у Заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и/или конфиденциальную информацию;

- отсутствие у Заявителя документов, подтверждающих его полномочия выступать от имени третьих лиц.

9. Перечень услуг, необходимых и обязательных для предоставления государственной услуги

Услуги, необходимые и обязательные для предоставления государственной услуги, отсутствуют.

10. Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление государственной услуги

Данная государственная услуга предоставляется ГКУ РО «ГАРО» бесплатно.

Апостиль проставляется комитетом по управлению архивным делом Ростовской области после предъявления Заявителем квитанции об оплате государственной пошлины в размере 1500 рублей.

11. Порядок, размер и основания взимания платы за предоставление услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, включая информацию о методике расчета размера такой платы 

Услуги, необходимые и обязательные для предоставления государственной услуги, отсутствуют.

12.  Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги, услуги предоставляемой организацией, участвующей в предоставлении государственной услуги,  и при получении результата предоставления таких услуг

Документы, необходимые для предоставления государственной услуги, принимаются в момент обращения с ожиданием в очереди не более 15 минут, в зависимости от количества Заявителей. По истечении 30 дней с момента регистрации запроса, с ожиданием в очереди не более 15 минут, Заявителю предоставляется документ по результатам рассмотрения государственной услуги. 

13. Срок регистрации запроса Заявителя о предоставлении государственной услуги и услуги, предоставляемой организацией, участвующей в предоставлении государственной услуги, в том числе в электронной форме

Письменный запрос Заявителя, в том числе в электронной форме о предоставлении государственной услуги и услуг, предоставляемых организацией, участвующей в предоставлении государственной услуги, регистрируется в день его поступления или на следующий рабочий день в установленном порядке.

14. Требования к помещениям, в которых предоставляются государственная услуга, услуга, предоставляемая организацией, участвующей в предоставлении государственной услуги, к месту ожидания и приема заявителей, размещению и оформлению визуальной, текстовой и мультимедийной информации о порядке предоставления таких услуг

Организация личного приема по информированию о выполнении государственной услуги осуществляется сотрудниками ГКУ РО «ГАРО» на рабочем месте и в соответствии с графиком работы.

Кабинет, в котором осуществляется прием, должен обеспечивать:

- комфортное расположение Заявителя и должностного лица;

- возможность оформления Заявителем письменного запроса;

- наличие письменных принадлежностей и бумаги;

- соблюдение мер безопасности, обеспечение противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации, системой охраны.

Предоставление государственной услуги осуществляется в рабочем кабинете, в котором  размещена визуальная текстовая информация,  мультимедийная отсутствует.

15. Показатели доступности и качества государственной услуги

15.1. Основными показателями доступности предоставления государственной услуги являются:

- удобство и доступность получения Заявителем информации о порядке предоставления государственной услуги;

- наличие форм обращений для получения государственной услуги, в том числе в электронной форме (приложения 1- 10);

- возможность направления Заявителем обращения и документов к нему в удобной для него форме: при личном обращении, по почте, по электронной почте, на официальный сайт ГКУ РО «ГАРО».

В любое время с момента регистрации обращения Заявитель имеет право знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения запроса, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законодательством тайну.

Информацию о ходе предоставления государственной услуги Заявитель может получить устно по телефону, письменно по почте, по электронной почте  и при личном обращении в ГКУ РО «ГАРО»:

- о дате получения запроса и его регистрации;

- о должностном лице, которому поручено рассмотрение запроса;

- об отказе в рассмотрении запроса;

- о продлении срока рассмотрения запроса;

- о результатах рассмотрения запроса.

Возможность получения информации о ходе предоставления государственной услуги с использованием информационно-коммуникационных технологий отсутствует.

Возможность получения государственной услуги в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг отсутствует.

15.2. Основными показателями качества предоставления государственной услуги являются:

- достоверность информации, предоставляемой Заявителю;

- полнота информации по сути запроса Заявителя;

- объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение запроса.

Заявитель и должностные лица ГКУ РО «ГАРО» взаимодействуют  при подаче запроса и при получении результата по оказанию государственной услуги. Для уточнения информации, предоставленной Заявителем для исполнения государственной услуги, количество взаимодействий может увеличиваться.

Возможность получения информации о ходе предоставления государственной услуги с использованием информационно-коммуникационных технологий отсутствует.

16. Иные требования

Получение государственной услуги в соответствии с требованиями настоящего Регламента в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг не предусмотрено.

При предоставлении государственной услуги предусмотрено использование информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», письменный запрос (заявление по форме) может быть направлен по электронной почте или через официальный сайт ГКУ РО «ГАРО» в разделе «Обратная связь».

Раздел III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

1. Исчерпывающий перечень административных процедур

При предоставлении государственной услуги осуществляются следующие административные процедуры:

1.1.  Регистрация  запроса, рассмотрение его руководством ГКУ РО «ГАРО» и передача на исполнение в структурное подразделение ГКУ РО «ГАРО» (до 3-х дней с момента поступления запроса).

1.2. Анализ тематики запроса. Принятие решения о возможности исполнения запроса или проставления апостиля (до  10 дней с момента регистрации запроса).

1.3. Направление запроса на исполнение по принадлежности (до 30 дней с момента регистрации запроса).

1.4. Уведомление Заявителя о направлении запроса на исполнение (до 30 дней с момента регистрации запроса).

1.5. Передача в комитет для проставления апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях (в течение 3-х дней после вынесения решения о возможности проставления апостиля).

Блок-схема предоставления государственной услуги приведена в приложении 11 к административному регламенту ГКУ РО «ГАРО».

2. Описание административных процедур

2.1. Регистрация  запроса, рассмотрение его руководством ГКУ РО «ГАРО» и передача на исполнение в структурное подразделение ГКУ РО «ГАРО»

1) Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры, является поступление запроса в ГКУ РО «ГАРО».

2) Должностными лицами, ответственными за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, являются должностное лицо, регистрирующее запрос, и руководитель ГКУ РО «ГАРО».

3) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

3.1.) регистрация поступившего запроса в журнале регистрации (в день поступления запроса или на следующий рабочий день);

3.2.) передача зарегистрированного запроса на рассмотрение руководителю ГКУ РО «ГАРО» (до 3-х дней с момента поступления запроса);

3.3.) рассмотрение запроса руководителем ГКУ РО «ГАРО», проставление резолюции (до 3-х дней с момента поступления запроса);

3.4.) передача запроса с письменной резолюцией руководителя ГКУ РО «ГАРО» на исполнение в структурное подразделение ГКУ РО «ГАРО» (до 3-х дней с момента поступления запроса).

4) Критерием принятия решения является поступление запроса в ГКУ РО «ГАРО» (все поступившие в ГКУ РО «ГАРО» письменные запросы регистрируются и рассматриваются руководством).

5) Результатом административной процедуры является передача письменного запроса для рассмотрения в структурное подразделение ГКУ РО «ГАРО» с письменной резолюцией руководителя ГКУ РО «ГАРО».

6) Результатом выполнения административной процедуры является отметка в журнале регистрации о передаче и Ф. И. О. должностного лица, которому передан запрос на исполнение.

2.2 Анализ тематики запроса. Принятие решения о возможности исполнения запроса или проставления апостиля

1) Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры, является прием запроса на исполнение должностным лицом.

2) Должностным лицом, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, является должностное лицо, которому был передан запрос на исполнение.

3) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

3.1.) прием запроса должностным лицом на исполнение (1 день с момента передачи его на исполнение);

3.2.) анализ тематики письменного запроса (до 30 дней с момента регистрации запроса);

3.3.) принятие решения о возможности исполнения запроса и проставления апостиля (до 30 дней с момента регистрации запроса).

4) В зависимости от тематики запроса и представленных документов должностное лицо ГКУ РО «ГАРО», ответственное за исполнение запроса, принимает  положительное или отрицательное решение о возможности исполнения запроса и проставления апостиля.

5) Результатом административной процедуры является принятие положительного или отрицательного решения о возможности исполнения запроса и проставления апостиля.

6) Результатом выполнения административной процедуры является подготовка письма для отправления его по принадлежности.

2.3. Направление запроса на исполнение по принадлежности.

1) Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры, является подготовка письма для отправления его по принадлежности.

2) Должностным лицом, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, является должностное лицо, которому был передан запрос на исполнение.

3) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

3.1.) подготовка письма для направления его по принадлежности (до 30 дней с момента регистрации запроса);

3.2.) направление письма на исполнение по принадлежности (до 30 дней с момента регистрации запроса).

4) В зависимости от тематики запроса и представленных документов должностное лицо ГКУ РО «ГАРО», ответственное за исполнение запроса, принимает  решение, в какую из участвующих организаций направить запрос.

5) Результатом административной процедуры является направление запроса по почте на исполнение по принадлежности.

6) Результатом выполнения административной процедуры является  отметка в журнале регистрации о направлении запроса по принадлежности.

2.4. Уведомление Заявителя о направлении запроса на исполнение.

1) Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры, является подготовка письма об уведомлении Заявителя о направлении запроса на исполнение по принадлежности с определением сроков, этапов и результатов выполнения государственной услуги.

2) Должностным лицом, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, является должностное лицо, которому был передан запрос на исполнение.

3) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

3.1.) подготовка письма об уведомлении Заявителя о направлении запроса на исполнение по принадлежности (до 30 дней с момента регистрации запроса);

3.2.) направление письма об уведомлении Заявителя  (до 30 дней с момента регистрации запроса).

4) Для оповещения Заявителя об этапах исполнения его запроса принимается решение о направлении уведомления Заявителю с определением сроков, этапов и результатов выполнения государственной услуги.

5) Результатом административной процедуры является направление уведомления Заявителю по почте.

         6) Результатом выполнения административной процедуры является  отметка в журнале регистрации о направлении уведомления Заявителю.

2.5. Отправка ответа на запрос в МИД России

1) Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры, является подготовка письма для ответа в МИД России.

2) Должностным лицом, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, является должностное лицо, которому был передан запрос на исполнение.

3) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

3.1. ) подготовка письма с ответом на запрос в МИД России (до 30 дней с момента регистрации запроса).

Ответ может быть подготовлен в виде:

- письменного уведомления  МИД России или Заявителя о направлении запроса на исполнение в соответствующий орган, организацию;

- письменного уведомления МИД России или Заявителя о необходимости предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса;

- письма с иными сведениями, направленного в МИД России или Заявителю;

- архивной справки, архивной выписки или архивной копии.

- письма об отсутствии архивных документов, необходимых для исполнения запроса, с указаниями причин, по которым не представляется возможным выдать истребуемый документ или справку.

3.2.) направление письма с ответом на запрос и архивной справкой, архивной выпиской или  архивными копиями в МИД России (до 30 дней с момента регистрации запроса).

4) Для оповещения Заявителя о результате выполнения его запроса принимается решение о направлении письма в МИД России.

5) Результатом административной процедуры является направление письма в МИД России по почте.

6) Результатом выполнения административной процедуры является  отметка в журнале регистрации о направлении письма в МИД России.

3. Административная процедура формирования и направления межведомственных запросов в органы (организации), участвующие в предоставлении государственных и муниципальных услуг

Административная процедура по формированию и направлению запроса в органы (организации), участвующие в предоставлении государственной услуги, выполняется в соответствии с пунктом 3 подраздела 2.3. раздела III «Направление запроса на исполнение по принадлежности».

4. Порядок осуществления в электронной форме, в том числе с использованием федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)», региональной государственной информационной системы «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области» административных процедур

Предоставление государственной услуги в электронной форме, в том числе с использованием федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)», региональной государственной информационной системы «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области», не осуществляется.

Раздел IV. Формы контроля за исполнением административного регламента

1.Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением ответственными должностными лицами положений административного регламента и иных  нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, а также принятием решений ответственными лицами

Текущий контроль за соблюдением последовательности действий и выполнением административных процедур по предоставлению  государственной услуги, принятием решений осуществляется должностными лицами ГКУ РО «ГАРО», ответственными  за организацию работ по предоставлению государственной услуги, путем проведения проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента, анализа выполненной работы.

Перечень должностных лиц, осуществляющих текущий контроль, устанавливается руководством ГКУ РО «ГАРО».

Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается руководителем ГКУ РО «ГАРО».

2. Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления государственной услуги, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством предоставления государственной услуги

              Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления государственной услуги определяются приказами ГКУ РО «ГАРО».

Для проведения проверки полноты и качества предоставления государственной услуги формируется комиссия, в состав которой включаются государственные должностные лица ГКУ РО «ГАРО».

Результаты деятельности комиссии оформляются актом, в котором отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

Проверки могут быть плановыми (на основании планов работы ГКУ РО «ГАРО») и внеплановыми (могут проводиться по конкретной жалобе Заявителя  государственной услуги).

3. Ответственность должностных лиц ГКУ РО «ГАРО» за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления государственной услуги

В случае выявления нарушений к виновным должностным лицам применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

4. Положения, характеризующие требования к порядку и формам контроля за предоставлением государственной услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций

В соответствии с законодательством ГКУ РО «ГАРО»:

- осуществляет контроль за соблюдением последовательности действий и выполнением административных процедур по предоставлению  государственной услуги, принятием решений,  должностными лицами ГКУ РО «ГАРО», ответственными  за организацию работ по предоставлению государственной услуги, путем проведения проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента, анализа выполненной работы;

- контролирует соблюдение законодательства об архивном деле.

Контроль за предоставлением государственной услуги со стороны уполномоченных должностных лиц ГКУ РО «ГАРО» должен быть постоянным, всесторонним и объективным.

Контроль за предоставлением государственной услуги со стороны граждан, их объединений и организаций осуществляется путем получения информации о наличии в действиях (бездействии) ответственных должностных лиц ГКУ РО «ГАРО», а также принимаемых ими решениях, нарушений положений Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги.

Раздел V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа предоставляющего государственную услугу, а также должностных лиц, государственных служащих 

1. Информация для заинтересованных лиц об их праве на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений, принятых (осуществляемых) в ходе предоставления государственной услуги

1.1. Заявитель может обратиться с жалобой на нарушение порядка предоставления государственных услуг, выразившееся в неправомерных решениях и действиях (бездействии) директора ГКУ РО ГАРО, предоставляющего государственную услугу, в комитет по управлению архивным делом Ростовской области и в Правительство Ростовской области.

1.2. Заявитель может обратиться с жалобой на нарушение порядка предоставления государственных услуг, выразившееся в неправомерных решениях и действиях (бездействии) должностных лиц ГКУ РО «ГАРО», предоставляющих государственную услугу, непосредственно в ГКУ РО «ГАРО».

1.3. Подача жалоб осуществляется бесплатно.

1.4. Заявитель, подавший жалобу, несет ответственность в соответствии с законодательством за достоверность сведений, содержащихся в представленной жалобе.

1.5. Жалоба оформляется в произвольной форме с учетом требований, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

1.6.  Жалоба должна содержать:              

-  наименование ГКУ РО «ГАРО», фамилию, имя, отчество должностного лица ГКУ РО «ГАРО»,  предоставляющего государственную услугу, чьи действия (бездействие) и решения обжалуются;

- фамилию, имя, отчество (при наличии), сведения о месте жительства Заявителя – физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения Заявителя – юридического лица, номер (номера) контактного телефона, почтовый и (или) адрес электронной почты, по которому должен быть направлен ответ Заявителю;

- сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) должностного лица ГКУ РО «ГАРО», предоставляющего государственную услугу;

-  доводы, на основании которых Заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) должностных лиц ГКУ РО «ГАРО». Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы Заявителя, либо их копии.

1.7. В случае, если жалоба подается через представителя Заявителя, также представляется документ, подтверждающий полномочия на осуществление действий от имени Заявителя. В качестве документа, подтверждающего полномочия на осуществление действий от имени Заявителя, может быть представлена:

- оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность (для физических лиц);

- оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность, заверенная печатью Заявителя и подписанная руководителем Заявителя или уполномоченным этим руководителем лицом (для юридических лиц);

- копия решения о назначении или об избрании либо приказа о назначении физического лица на должность, в соответствии с которым такое физическое лицо обладает правом действовать от имени Заявителя без доверенности.

1.8. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе:

- непосредственно в приемную ГКУ РО «ГАРО» на имя директора, заместителя директора, председателя комитета по управлению архивным делом Ростовской области, либо в отдел по работе с обращением граждан Правительства Ростовской области;

-  почтовым отправлением по адресу (месту нахождения) ГКУ РО «ГАРО», предоставляющего государственную услугу;

-  в ходе личного приема директора. В случае подачи жалобы при личном приеме Заявитель представляет документ, удостоверяющий его личность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.9. В электронном виде жалоба может быть подана Заявителем посредством:

- официального сайта ГКУ РО «ГАРО», предоставляющего государственную услугу, в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет";

- официального сайта комитета по управлению архивным делом Ростовской области;

- федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (далее - ЕПГУ);

-государственной информационной системы Ростовской области «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области» (далее – РПГУ);

- электронной почты ГКУ РО «ГАРО», предоставляющего государственную услугу.

При подаче жалобы в электронном виде документы, указанные в пункте 1.7 настоящего Регламента, могут быть представлены в форме электронных документов, подписанных электронной подписью, вид которой предусмотрен законодательством Российской Федерации, при этом документ, удостоверяющий личность Заявителя, не требуется.

1.10. Жалоба может быть подана Заявителем через МФЦ,  при условии заключения соглашения между ГКУ РО «ГАРО» и МФЦ о взаимодействии в части осуществления МФЦ приема жалоб и выдачи Заявителям результатов рассмотрения жалоб.

1.11. Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:

- нарушение срока регистрации запроса Заявителя о предоставлении государственной услуги;

- нарушение срока предоставления государственной услуги;

- требование представления Заявителем документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ростовской области для предоставления государственной услуги;

- отказ в приеме документов, представление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ростовской области для предоставления государственной услуги;

- отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ростовской области;

- требование внесения Заявителем при предоставлении государственной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации;

- отказ, должностного лица ГКУ РО «ГАРО», предоставляющего государственную услугу в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, либо нарушение установленного срока таких исправлений.

2. Предмет досудебного (внесудебного) порядка обжалования 

Предметом  досудебного (внесудебного) обжалования  может быть действия (бездействие) и решения, принятые в ходе предоставления государственной услуги.

3. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в рассмотрении жалобы (претензии) либо приостановлении ее рассмотрения

1. Директор ГКУ РО «ГАРО» отказывает в удовлетворении жалобы в следующих случаях:

- наличие вступившего в законную силу решения суда, арбитражного суда по жалобе о том же предмете и по тем же основаниям;

- подача жалобы лицом, полномочия которого не подтверждены в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;

- наличие решения по жалобе, принятого ранее в соответствии с требованиями настоящего Регламента в отношении того же Заявителя и по тому же предмету жалобы.

2. Директор ГКУ РО «ГАРО» вправе оставить жалобу без ответа в следующих случаях:

-  если в письменной жалобе не указаны фамилия, имя, отчество и адрес Заявителя;

- отсутствие возможности прочитать какую-либо часть текста жалобы, фамилию, имя, отчество (при наличии) и (или) почтовый адрес Заявителя, указанные в жалобе;

- наличие в жалобе нецензурных либо оскорбительных выражений, угроз жизни, здоровью и имуществу должностного лица ГКУ РО «ГАРО», а также членов его семьи.

              4. Основания  для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования

Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является подача Заявителем  жалобы лично, по почте в письменной форме, в электронном виде посредством официального сайта ГКУ РО «ГАРО», предоставляющего государственную услугу, официального сайта комитета по управлению архивным делом Ростовской области, в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (далее - ЕПГУ), государственной информационной системы Ростовской области «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области» (далее – РПГУ), электронной почты ГКУ РО «ГАРО».

              5. Права заинтересованных лиц на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения  жалобы (претензии)

              Заинтересованное лицо имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы (претензии).

6. Органы государственной власти и должностные лица, которым может быть адресована жалоба (претензия) заявителя в досудебном (внесудебном) порядке

Органы государственной власти и должностные лица, которым может быть адресована жалоба (претензия):

-директор ГКУ РО «ГАРО»;

- заместитель директора ГКУ РО «ГАРО»;

- председатель Комитета;

- заместитель председателя Комитета;

- Правительство Ростовской области.

             

7. Сроки рассмотрения жалобы (претензии)

Жалоба, поступившая в ГКУ РО «ГАРО» в письменной форме на бумажном носителе и в электронной форме, подлежит регистрации в журнале учета жалоб на решения и действия (бездействие) должностных лиц ГКУ РО «ГАРО» и его специалистов (далее – журнал) не позднее следующего рабочего дня со дня ее поступления. Жалоба рассматривается в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации. Срок рассмотрения жалобы исчисляется со дня ее регистрации.

В случае обжалования отказа должностного лица ГКУ РО «ГАРО»  в приеме документов у Заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования Заявителем нарушения установленного срока таких исправлений жалоба рассматривается в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.

В случае, если жалоба поданная Заявителем не входит в компетенцию ГКУ РО «ГАРО» по принятию решения по жалобе в соответствии с требованиями пунктов 1.1 и 1.2 настоящего Регламента, то в течение 3 рабочих дней со дня ее регистрации ГКУ РО «ГАРО» направляет жалобу по принадлежности и в письменной форме информирует Заявителя о ее перенаправлении.

Жалоба, поступившая через МФЦ, рассматривается согласно заключенному соглашению между ГКУ РО «ГАРО» и МФЦ о взаимодействии. Срок рассмотрения жалобы исчисляется со дня ее регистрации.

8. Результат досудебного (внесудебного) обжалования применительно к каждой процедуре либо инстанции обжалования

1. По результатам рассмотрения жалобы в соответствии с частью 7 статьи 11.2 Федерального закона от 27.07.2010 №210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" ГКУ РО «ГАРО» принимает решение об удовлетворении жалобы либо об отказе в ее удовлетворении.

При удовлетворении жалобы на ее рассмотрение ГКУ РО «ГАРО» принимает исчерпывающие меры по устранению выявленных нарушений, в том числе по выдаче Заявителю результата государственной услуги, не позднее 5 рабочих дней со дня принятия решения, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

Ответ по результатам рассмотрения жалобы направляется Заявителю не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в письменной форме.

2. В ответе по результатам рассмотрения жалобы указываются:

- наименование ГКУ РО «ГАРО», предоставляющего государственную услугу, должность, фамилия, имя, отчество (при наличии) его должностного лица, рассмотревшего жалобу и принявшего решение по жалобе;

- номер, дата, место принятия решения, включая сведения о должностном лице, решение или действие (бездействие) которого обжалуется;

- фамилия, имя, отчество (при наличии) или наименование Заявителя;

- основания для принятия решения по жалобе;

- принятое по жалобе решение;

- в случае, если жалоба признана обоснованной, - сроки устранения выявленных нарушений, в том числе срок предоставления результата государственной услуги;

- сведения о порядке обжалования принятого по жалобе решения.

Ответ по результатам рассмотрения жалобы подписывается уполномоченным на рассмотрение жалобы должностным лицом ГКУ РО «ГАРО», предоставляющего государственные услуги.

По желанию Заявителя ответ по результатам рассмотрения жалобы может быть представлен не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в форме электронного документа, подписанного электронной подписью должностного лица ГКУ РО «ГАРО».

В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

             

Приложение №1

Выявление сведений о рождении, бракосочетании и смерти граждан в ГКУ РО «ГАРО» ведется по метрическим книгам церквей населенных пунктов области войска Донского по 1909 год включительно (некоторых церквей г.Ростова-на-Дону до 1922 г.)

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

о подтверждении рождения, бракосочетания и смерти граждан

ФИО заявителя*

Полный почтовый адрес*

Ваш e-mail*

Текст запроса*

Прошу предоставить сведения о рождении/бракосочетании/смерти (подчеркнуть нужное)________________________________

_______________________________________

(указать о рождении или смерти кого; о браке кого с кем)

Место события*

___________________населенный пункт (хут.,пос.,ст., слоб.)*

_________________________  волость/станица

______________________  округ области войска Донского

______________________ современный район

___________________________область

Наименование церкви

Дата события*

«____»___________________год*

дата, подпись

*поля, отмеченные звездочкой, обязательны для заполнения

Для подтверждения данных о рождении, бракосочетании и смерти граждан после 1909 г. обращайтесь в Отдел Архивной работы Управления ЗАГС Ростовской области по адресу: ул.Красноармейская,160, г. Ростов-на-Дону, 344002, тел. (863)240-25-26

Форма анкеты-заявления о подтверждении рождения, бракосочетания и смерти граждан

                                                         Приложение №2

Выявление сведений о рождении, бракосочетании и смерти граждан в ГКУ РО «ГАРО» ведется по метрическим книгам церквей населенных пунктов области войска Донского по 1909 год включительно (некоторых церквей г. Ростова-на-Дону до 1922 г.)

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

о подтверждении рождения, бракосочетания и смерти граждан

ФИО заявителя*

Иванов Сергей Васильевич

Полный почтовый адрес*

ул. Петровская, 25, г. Ростов-на-Дону, 344008

Ваш e-mail*

нет

Текст запроса*

Прошу предоставить сведения о рождении/бракосочетании/смерти (подчеркнуть нужное) Иванова Василия Сергеевича

Место события*

пос.Екатериновский населенный пункт (хут.,пос.,ст., слоб.)*

Нижне-Чирская волость волость/станица

Таганрогский округ ОВД  области войска Донского

Неклиновский современный район

Ростовская область

Наименование церкви

Дата события*

«25» января 1903 год*

дата, подпись

*поля, отмеченные звездочкой, обязательны для заполнения

Для подтверждения данных о рождении, бракосочетании и смерти граждан после 1909 г. обращайтесь в Отдел Архивной работы Управления ЗАГС Ростовской области по адресу: ул.Красноармейская,160, г.Ростов-на-Дону, 344002, тел. (863)240-25-26

Образец заполнения формы анкеты-заявления о подтверждении рождения, бракосочетания и смерти граждан

                                                          Приложение №3

                                                                                               Директору госархива

……………………………………………………...

……………………………………………………...

……………………………………………………...

                                                            От кого (Ф.И.О., дата рождения, женщинам указывать девичью фамилию)

                       проживающего (ей) по адресу:

…………………………………………………….

…………………………………………………......

…………………………………………………….

……………………………………………………..

                                                              (адрес полностью, индекс, телефоны домашний, рабочий)

Запрос

Прошу подтвердить архивной справкой сведения о моей зарплате:

должность……………………………………………………………………………

место работы:……………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………….

период работы:……………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………….

……………………..                ………………….

           Дата                                                                                          подпись

Форма запроса о подтверждении заработной платы             

                                                      Приложение № 4

Директору ГКУ РО «ГАРО»

                                                    Н.А.Чумаковой

                                                 Иванова Ивана Ивановича, 25.06.1955

                                                            От кого (Ф.И.О., дата рождения, женщинам указывать девичью фамилию)

                       проживающего (ей) по адресу:

ул. Советская, 1,  г. Шахты, Ростовской области,

346500                                                                                                                                                          (адрес полностью, индекс, телефоны домашний, рабочий)

Запрос

Прошу подтвердить архивной справкой сведения о моей зарплате: с 01.01.1980 по 31.12.1984,

должность - горнорабочий, участок № 1,

место работы - шахта «Южная» П/О «Ростовуголь»,

период работы: с 25.06.1979 по 15.05.1995.

……………………..                ………………….

           дата                                                                                          подпись

Образец заполнения формы запроса о подтверждении

заработной платы

Приложение №5

                                                                       Директору государственного архива

…………………………………………………….

…………………………………………………….

…………………………………………………….

                                                             От кого (Ф.И.О., дата рождения, женщинам указывать девичью фамилию)

                         проживающего (ей) по адресу:

……………………………………………………

………………………………………………........

……………………………………………………

…………………………………………………....

                                                              (адрес полностью, индекс, телефоны домашний, рабочий)

Запрос

Прошу подтвердить архивной справкой сведения о моей работе:

должность…………………………………………………………………………...

место работы:……………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………….

период работы:……………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………….

……………………..                ………………….

           дата                                                                                          подпись

Форма запроса о подтверждении трудового стаже

                                         Приложение № 6

                                                                                   Директору ГКУ РО «ГАРО»

                                                                                                        Н.А.Чумаковой

Иванова Ивана Ивановича, 25.06.1935

                                                                             От кого (Ф.И.О., дата рождения, женщинам указывать   девичью фамилию)

                                                    проживающего (ей) по адресу: ул. Советская, 1                                                                                                                                                      г. Шахты, 346500

                                                               (адрес полностью, индекс, телефоны домашний, рабочий)

Запрос

Прошу подтвердить архивной справкой сведения о моей работе:

Должность – горнорабочий,

место работы: шахта «Южная» П/О «Ростовуголь»,

период работы:  с 01 12.1955 по 25.04.1988.

……………………..                ………………….

           дата                                                                                          подпись

Образец заполнения формы запроса о подтверждении трудового стажа

                                          Приложение №7

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

о подтверждении награждения  по документам государственного архива  

Фамилия, имя, отчество заявителя

или наименование организации

(в именительном падеже) *

Почтовый адрес для направления справки*

Ваш e-mail*

Фамилия, имя, отчество лица (полностью) на момент награждения, о котором запрашивается справка*

Год рождения*

Название награды в соответствии с наименованиями, указанными в разделе «где искать?» 

Дата награждения*

Наименование организации, в которой гражданин работал во время награждения, ее ведомственная подчиненность*

Административный район Ростовской области, на территории которого находилась организация*

Для наград:  медаль, звание «Ветеран Труда», «Медаль Материнства» – дата и номер решения районного исполкома о направлении ходатайства о награждении* (для всех районов, кроме г.Ростова-на-Дону,  эти сведения можно получить в архиве районной администрации)

*поля, отмеченные звездочкой, обязательны для заполнения

Запросы составляются отдельно на каждое лицо

Форма анкеты-заявления о подтверждении награждения

                                                Приложение №8

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

о подтверждении награждения  по документам ГКУ РО «ГАРО»

Фамилия, имя, отчество заявителя

или наименование организации

(в именительном падеже) *

Иванов Иван Иванович

Почтовый адрес для направления справки*

ул.Красноармейская,85, г. Ростов-на-Дону, 344005

Ваш e-mail*

555@mail.ru

Фамилия, имя, отчество лица (полностью) на момент награждения, о котором запрашивается справка*

Иванов Иван Иванович

Год рождения*

1942 г.

Название награды в соответствии с наименованиями, указанными в разделе «где искать?»*

Медаль «Ветеран труда»

Дата награждения*

1986 г.

Наименование организации, в которой гражданин работал во время награждения, ее ведомственная подчиненность*

Совхоз им.XXII партсъезда

Управления сельского хозяйства

Административный район Ростовской области, на территории которого находилась организация*

Азовский район Ростовской области

Для наград:  медаль, звание «Ветеран Труда», «Медаль Материнства» – дата и номер решения районного исполкома о направлении ходатайства о награждении* (для всех районов, кроме г. Ростова-на-Дону,  эти сведения можно получить в архиве районной администрации)

решение Азовского райисполкома

от  13 февраля 1986 г.

*поля, отмеченные звездочкой, обязательны для заполнения

Запросы составляются отдельно на каждое лицо

Образец заполнения формы анкеты-заявления

о подтверждении награждения

                                                     Приложение №9

Запросы об усыновлении принимаются только от правоохранительных органов!

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

об исполнении других социально-правовых запросов (о снижении брачного возраста, изменении имени и фамилии, угоне граждан в Германию с территории Ростовской области и пр.)

ФИО заявителя*

Полный почтовый адрес*

Ваш e-mail*

Текст запроса*

Для исполнения запроса обязательно указание сути вопроса, места события и хронологических рамок

Форма анкеты заявления об исполнении других социально-правовых запросов (о снижении брачного возраста, изменении имени и фамилии, угоне граждан в Германию с территории Ростовской области и пр.)

                                                Приложение №10

Запросы об усыновлении принимаются только от правоохранительных органов!

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

об исполнении других социально-правовых запросов (о снижении брачного возраста, изменении имени и фамилии, угоне граждан в Германию с территории Ростовской области и пр.)

ФИО заявителя*

Иванов Петр Иванович

Полный почтовый адрес*

ул. Каширская, 4, кв.5, г. Ростов-на-Дону, 344033

Ваш e-mail*

нет

Текст запроса*

Для исполнения запроса обязательно указание сути вопроса, места события и хронологических рамок

Прошу подтвердить документально факт угона в Германию в сентябре 1942 г. из г.Ростова-на-Дону

Образец заполнения формы анкеты-заявления об исполнении других социально-правовых запросов (о снижении брачного возраста, изменении имени и фамилии, угоне граждан в Германию с территории Ростовской области и пр.)

Приложение №11

Блок-схема

последовательности действий комитета по управлению архивным делом Ростовской области и ГКУ РО «ГАРО» по предоставлению государственной услуги по организации и исполнению запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства

Приложение №12

                                                                                                                               

СПИСОК ГОСУДАРСТВ,

подписавших Гаагскую конвенцию 1961 года, в соответствии с которой не требуется консульская легализация иностранных официальных документов (апостиль проставляется, за исключением государств, включенных в Приложение № 13)

Австралия

Испания

Сан-Марино

Австрия

Италия

Свазиленд

Азербайджан

Казахстан

Сейшельские острова

Албания

Кипр

Сетн-Винсент и Гренады

Андорра

Колумбия

Сент-Китс и Невис

Антигуа и Барбуда

Латвия

Сент-Люсия

Аргентина

Лесото

Сербия

Армения

Либерия

Словения

Багамы

Литва

США

Барбадос

Лихтенштейн

Суринам

Баларусь

Люксембург

Тонга

Белиз

Маврикий

Тринидад и Тобаго

Бельгия

Македония

Турция

Болгария

Малави

Украина

Босния и Герцеговина

Мальта

Фиджи

Ботсвана

Маршалловы острова

Финляндия

Бруней-Даруссалам

Мексика

Франция

Бывшая Югославская Республика

Молдова

Хорватия

Великобритания

Монако

Чешская Республика

Венгрия

Намбия

Швейцария

Венесуэла

Нидерланды

Швеция

Германия

Ниуэ

Эквадор

Гондурас

Новая Зеландия

Эстония

Гренада

Норвегия

Южная Африка

Греция

Острова Кука

Япония

Доминикана

Панама

Израиль

Польша

Индия

Португалия

Ирландия

Румыния

Исландия

Самоа

                                      Приложение № 13

СПИСОК ГОСУДАРСТВ,

с которыми Российская Федерация заключила Договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также государств – участников СНГ, подписавших Соглашения о принципах и формах взаимодействия в области информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве между архивными учреждениями (при направлении документов в эти государства апостиль НЕ ПРОСТАВЛЯЕТСЯ)

Республика Албания

Алжирская Народная Демократическая Республика

Азербайджанская Республика

Республика Болгария

Венгерская Республика

Социалистическая Республика Вьетнам

Кыргызская Республика

Республика Кипр

Китайская Народная Республика

Корейская Народно-Демократическая Республика

Республика Куба

Латвийская Республика

Литовская Республика

Республика Молдова

Монголия

Республика Польша

Румыния

Словацкая Республика

Тунисская Республика

Чешская Республика

Эстонская Республика

Государства, образовавшиеся на территории бывшего СФРЮ

Список государств, подписавших Соглашение о принципах и формах взаимодействия государств – участников стран СНГ в области использования архивной информации:

Республика Армения Кыргызская Республика

Республика Беларусь Республика Молдова

Грузия Республика Таджикистан

Республика Казахстан

Список государств, подписавших двусторонние Соглашения о сотрудничестве между архивным учреждениями стран СНГ:

Украина

Туркменистан

                                                                     Приложение №4

                                                                     к постановлению 

                                                                      комитета по управлению

                                                                    архивным делом

                                                                   Ростовской области

от 13.10.2014 №1

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

предоставления государственным казенным учреждением Ростовской области  «Государственный архив Ростовской области» услуги по обслуживанию пользователей в читальном зале

Раздел I. Общие положения

       Административный регламент предоставления услуги по обслуживанию Пользователей (далее  – Пользователи)  в читальном зале архива разработан   государственным казенным учреждением Ростовской области «Государственный архив Ростовской области»  в целях повышения качества предоставления и доступности услуги и создания комфортных условий для Пользователей при ее получении.

Административный регламент определяет порядок, сроки и последовательность действий при предоставлении услуги по обслуживанию Пользователей в читальном зале государственного казенного учреждения Ростовской области «Государственный архив Ростовской области».

1. Предмет регулирования административного регламента

Предметом  регулирования административного регламента являются отношения в части организации работы пользователей с документами Архивного фонда Российской Федерации, другими архивными документами, не содержащими сведения, составляющие государственную тайну (далее – дела, документы), и справочно-поисковыми средствами к ним в читальном зале государственного казенного учреждения Ростовской области «Государственный архив Ростовской области».

2. Круг Пользователей

В качестве Пользователей на предоставление услуги выступают физические и юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их Пользователями в установленном порядке полномочиями выступать от их имени при предоставлении услуги.

3. Требования к порядку информирования  о предоставлении услуги

3.1. Информация о месте нахождения и графике работы государственного казенного  учреждения Ростовской области «Государственный архив Ростовской области,                                                                              предоставляющего услугу, его филиалов, участвующих в предоставлении услуги

Государственное казенное учреждение Ростовской области «Государственный архив Ростовской области» (далее – ГКУ РО «ГАРО»).

Почтовый адрес ГКУ РО «ГАРО»: пр. Ворошиловский, 28,г. Ростов-на-Дону, 344006.

Почтовый адрес Новочеркасского филиала ГКУ РО «ГАРО»: ул. Народная, 68/6,  г. Новочеркасск, Ростовская область, 346411.

Почтовый адрес Таганрогского филиала ГКУ РО «ГАРО»: ул. Петровская, 72,  г.Таганрог, Ростовская область, 347900.

График работы ГКУ РО «ГАРО» и филиалов: понедельник – четверг с 9-00 до 18-00, пятница с 9-00 до 16-45, с перерывом на обед с 13-00 до 13-45. Выходные дни – суббота, воскресенье. В предпраздничные рабочие дни время работы ГКУ РО «ГАРО» сокращается  в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Личный прием Пользователей:

- ГКУ РО «ГАРО» - понедельник – четверг с 9-30 до 17-30;

- филиалы: - понедельник – четверг с 9-30 до 13-0, с 14-00 до 17-30, пятница - с 9-30 до 13-00, с 14-00 до 16-00.

Услуга через многофункциональные центры не предоставляется.

3.2. Справочные телефоны государственного казенного  учреждения Ростовской области «Государственный архив  Ростовской области»,  предоставляющего услугу, его структурного подразделения и филиалов.

Телефон (факс) приемной директора ГКУ РО «ГАРО»: (8-863)240-48-92;

телефон структурного подразделения ГКУ РО «ГАРО», предоставляющего услугу: (8-863) 240-61-26, (8-863) 263-05-01  (отдел использования, информации, публикации и информационно-поисковых систем);

телефон Новочеркасского филиала:  (8-863-52) 4-45-73;

телефон Таганрогского филиала: (8-863-46) 1-37-11.

В ГКУ РО «ГАРО» и его филиалах, участвующих в предоставлении услуги, телефон-автоинформатор отсутствует.

3.3. Адреса официальных сайтов

  ГКУ РО «ГАРО»:

- адрес официального сайта: gosarhro.ru

- электронный адрес ГКУ РО «ГАРО»: garo@gosarhro.ru, zaprosy@gosarhro.ru, ofaf@gosarhro.ru.

- электронный адрес Новочеркасского филиала ГКУ РО «ГАРО»: nfgaro@gosarhro.ru.

- электронный адрес Таганрогского филиала ГКУ РО «ГАРО»: tfgaro@gosarhro.ru.

3.4. Порядок получения информации Пользователями по вопросам предоставления услуги, услуг, необходимых и обязательных для предоставления услуг, сведений о ходе предоставления указанных услуг

Информация по вопросам информационного обеспечения Пользователей и  процедуры исполнения услуги может предоставляться:

- непосредственно в приемной руководителя ГКУ РО «ГАРО», приемных руководителей филиалов с использованием средств телефонной связи;

- лично специалистами или на информационных стендах в помещениях для приема Пользователей;

- в письменном виде по почте в ГКУ РО «ГАРО» и филиалы;

- по электронной почте;

- на официальном сайте Правительства Ростовской области в составе домена donland.ru. – cuadaro.donland.ru;

- на официальном сайте ГКУ РО «ГАРО»: gosarhro.ru;

- в федеральной государственной информационной системе «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)»;

- в региональной государственной информационной системе «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области».

Должностные лица ГКУ РО «ГАРО», принимающие телефонные звонки и осуществляющие личный прием Пользователей услуги, обязаны дать исчерпывающую информацию по вопросам  оказания услуги.

3.5. Порядок, форма и место размещения информации

Информация по предоставлению услуги размещена на информационных стендах в помещениях для приема Пользователей, на официальных сайтах Правительства Ростовской области в составе домена donland.ru. – cuadaro.donland. ru и официальном сайте  ГКУ РО «ГАРО», адрес сайта: gosarhro.ru.

Раздел II. Стандарт предоставления услуги

1. Наименование услуги

Административный регламент (далее - Регламент) по предоставлению ГКУ РО «ГАРО» услуги по обслуживанию Пользователей в читальном зале определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) ГКУ РО «ГАРО» при предоставлении услуги.

2.Наименование организации, предоставляющей услугу

2.1. Предоставление услуги по обслуживанию Пользователей в читальном зале архива осуществляет ГКУ РО «ГАРО» при наличии соответствующих документов, необходимых для осуществления данной услуги.

2.2. Запрещается требовать от  Пользователей осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения услуги и связанных с обращениями в иные государственные органы, организации, за исключением получения услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления услуги, утвержденных нормативным правовым актом Ростовской области.

3. Результат предоставления услуги

Результатом предоставления услуги по обслуживанию  Пользователей в читальном зале является оформление разрешения Пользователем на работу с документами Архивного фонда Российской Федерации, другими архивными документами, не содержащими сведения, составляющие государственную тайну, и справочно-поисковыми средствами к ним и организационные действия по выдаче документов в читальный зал, их использование и возвращение в архивохранилища.

4. Срок предоставления услуги

4.1. Решение об организации работы по предоставлению услуги   принимается руководителем ГКУ РО «ГАРО» непосредственно в день обращения.

4.2. Пользователю выдается разрешение на работу с документами в читальном зале ГКУ РО «ГАРО» сроком не более одного года с оформлением пропуска в читальный зал в установленном порядке. Срок работы в читальном зале может быть продлен руководством ГКУ РО «ГАРО» по заявлению Пользователя. Об изменении темы и хронологических рамок исследования Пользователь информирует в письменном виде сотрудника читального зала.

4.3. После регистрации и заполнения анкеты в читальном зале Пользователь оформляет конкретные заказы на выдачу документов. Заказы заполняются разборчиво на бланках установленного образца, визируются должностным лицом, ответственным за работу читального зала, и передаются на резолюцию руководителю ГКУ РО «ГАРО». Резолюция выносится в день поступления заказа.

4.4. Пользователь заказывает единовременно в течение рабочего дня и получает не позднее чем через 2 рабочих дня со дня оформления заказа:

- до 20 дел общим объемом не более 1500 листов из архивных фондов государственных органов, органов местного самоуправления и организаций или не более 500 листов из архивных фондов личного происхождения;

- до 10 единиц хранения электронных документов.

Количество дел, документов, копий фонда пользования, находящихся одновременно у Пользователя, не может превышать 20 единиц хранения.

Дела, документы, копии фонда пользования выдаются на срок до одного месяца, подлинники особо ценных дел, документов – на срок не более двух недель.

4.5. Пользователь получает описи дел, документов, печатные издания и другие материалы научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда архива, а также имеет доступ к автоматизированным справочно-поисковым средствам, находящимся в читальном зале, в день заказа. Описи, другие архивные справочники предоставляются на срок   до 5 дней.

5. Перечень нормативных правовых актов, регулирующих предоставление услуги

Предоставление услуги осуществляется в соответствии с:

- Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». (Собрание законодательства Российской Федерации от 25 октября 2004г. №43 ст. 4169);

- Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». (Собрание законодательства Российской Федерации от 31 июля 2006г. №31 ст. 3448);

- Федеральный закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» («Российская газета», № 168, 30.07.2010);

- пунктами 5.7, 5.14. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук», утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19. (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. Издательство «Юридическая литература» от 14 мая 2007г. №20, регистрационный номер 9059);

- Областным законом от 12.03.2007 № 638-ЗС «Об архивном деле в Ростовской области». (Газета «Наше время» от 21 марта 2007г. №№89-90 (18151-18152));

- Положением о комитете по управлению архивным делом Ростовской области, утвержденным постановлением Правительства Ростовской области от 01.12.2011 № 183. (Текст постановления официально опубликован не был, с текстом постановления можно ознакомиться на официальном сайте Комитета); 

-  Уставом ГКУ РО «ГАРО», утвержденным председателем Комитета от 21.06.2011. (Текст устава официально опубликован не был, с  уставом можно ознакомиться на официальном сайте ГКУ РО «ГАРО);

- Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах  Российской Федерации, утвержденный приказом Минкультуры России от 3 июня 2013 г. № 635 «Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации». Зарегистрирован в Минюсте РФ 14.11.2013, регистрационный № 30386;

- Порядком определения платы для физических и юридических лиц за услуги (работы), относящиеся к основным видам деятельности областных казенных архивных учреждений, утвержденным приказом комитета по управлению архивным делом Ростовской области от 31.12.2011 №74. (Текст приказа официально опубликован не был, с текстом приказа можно ознакомиться на официальном сайте ГКУ РО «ГАРО»);

- Правилами работы пользователей в читальном зале ГКУ РО ГАРО, 2013. (Текст Правил официально опубликован не был, с текстом Правил можно ознакомиться на официальном сайте ГКУ РО «ГАРО»). 

6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления услуги, услуг, необходимых и обязательных для предоставления услуги, способы их получения Пользователями, в том числе в электронной форме, и порядок их представления

6.1. Пользователь предоставляет в ГКУ РО «ГАРО» следующие документы для работы в читальном зале:

1) личное заявление с указанием фамилии, имени, отчества, паспортных данных, места проживания и прописки, темы, хронологических рамок и целей исследования в архиве;

2) письмо направляющей организации, которое должно быть оформлено на фирменной бланке организации, содержать ее реквизиты, подпись руководителя, контактные телефоны и Ф.И.О. исполнителя, наименование темы, ее хронологические рамки и цель исследования в архиве.

В заявлении (письме) излагается суть запроса, четко и подробно указываются сведения, необходимые для оказания  услуги.

3) Пользователь заполняет анкету рекомендованного образца и предъявляет паспорт сотруднику читального зала для идентификации личности или иной документ, удостоверяющий личность, в т.ч. универсальную электронную карту, в случаях, предусмотренных федеральными законами, являющаяся документом, удостоверяющим личность гражданина на получение услуги;

4) для получения сведений, содержащих конфиденциальные  персональные данные о третьих лицах в документах в течение 75 лет с момента их создания, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия Пользователя (наличие доверенности, оформленной в установленном порядке; права наследования), предусмотренные законодательством Российской Федерации.             

Формы заявления и анкеты, образцы заполнения форм заявления  и анкеты (приложения №№1-4).

6.2. Для предоставления услуги запрещается требовать от Пользователя:

- осуществления действий или предоставления документов, информации, предоставление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением услуги;

- предоставления документов и информации, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих услуги, иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, в соответствии   с   нормативными   правовыми   актами   Российской   Федерации, нормативными правовыми актами Ростовской области, муниципальными правовыми актами.

7. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления услуги

Основанием для отказа в приеме документов является отсутствие необходимых реквизитов в запросах и документов, указанных в пункте 6.1. подраздела 6 раздела II настоящего Регламента.

8. Исчерпывающий перечень оснований для приостановления и (или) отказа в предоставлении услуги

Запрос Пользователя не подлежит рассмотрению в случае, если он не содержит наименования юридического лица (для гражданина – фамилия, имя, отчество), почтового адреса, по которому должен быть отправлен ответ и/или электронного адреса Пользователя.

Основания для приостановления предоставления услуги:

- если запрос Пользователя не поддается прочтению, ответ на запрос не дается и он не подлежит направлению на рассмотрение директору архива или уполномоченному на то лицу, о чем в течение семи дней со дня регистрации запроса сообщается Пользователю, направившему запрос, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

- если ответ по существу поставленного в нем вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, Пользователю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений. Указанная информация может быть предоставлена только при наличии у Пользователя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и/или конфиденциальную информацию;

- отсутствие у Пользователя документов, подтверждающих его полномочия выступать от имени третьих лиц.

Пользователь не может получать для изучения дела, документы в виде подлинников и/ или копий фонда пользования:

- не прошедших научное описание, техническое оформление и находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии;

- дела, документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, без письменного разрешения гражданина, а после его смерти – с письменного разрешения наследников данного гражданина до истечения 75 лет со дня создания документов;

- дела, документы, принятые в архив от собственников или их владельцев, если это противоречит условиям их передачи на хранение;

- при необходимости выполнения служебных заданий сотрудниками архива (справочная работа, тематическая разработка фонда, усовершенствование или переработка фондов, реставрация дел и прочее);

- при выдаче дел и документов во временное пользование другим учреждениям и выдаче дел другому Пользователю.

Подлинники дел, документов при наличии копий фонда пользования выдаются только в случае проведения специальных научных работ по текстологии, кодикологии, палеографии, изучения водяных знаков и других внешних особенностей документов и организации их фототипического издания с письменного разрешения руководства архива.

9. Перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления услуги

Услуги, необходимые и обязательные для предоставления услуги отсутствуют.

10. Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление услуги

В ходе предоставления данной услуги  взимается плата за копирование документов по заявкам пользователей читального зала. Плата определяется в соответствии с законодательством Российской Федерации.

11. Порядок, размер и основания взимания платы за предоставление услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления услуги, включая информацию о методике расчета размера такой платы 

Услуги, необходимые и обязательные для предоставления услуги отсутствуют.

12. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении услуги, услуги, предоставляемой организацией, участвующей в предоставлении услуги, и при получении результата предоставления таких услуг

Документы, необходимые для предоставления услуги принимаются в день обращения с ожиданием в очереди не более 15 минут. Не позднее чем через 2 рабочих дня, после наложения резолюции руководителя на запрос Пользователя без ожидания в очереди Пользователю выдаются документы для работы в читальном зале.

13. Срок регистрации запроса Пользователя о предоставлении услуги и услуги, предоставляемой организацией, участвующей в предоставлении услуги, в том числе в электронной форме

Письменный запрос Пользователя, в том числе в электронной форме о предоставлении услуги и услуги, предоставляемой организацией, участвующей в предоставлении услуги, регистрируется в день его поступления или на следующий рабочий день в установленном порядке.

14. Требования к помещениям, в которых предоставляются услуга, услуга, предоставляемая организацией, участвующей в предоставлении услуги, к месту ожидания и приема Пользователей, размещению и оформлению визуальной, текстовой и мультимедийной информации о порядке предоставления таких услуг

Организация личного приема по информированию о порядке оказания услуги осуществляется в читальном зале сотрудниками ГКУ РО «ГАРО» в соответствии с графиком работы.

Читальный зал должен обеспечивать: комфортное расположение Пользователя и сотрудника читального зала;

- возможность оформления Пользователем письменного заявления и анкеты;

- наличие форм заявления и анкеты, образцы заполнения форм заявления  и анкеты;

- соблюдение мер безопасности, обеспечение противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации, системой охраны.

Предоставление услуги осуществляется в читальном зале, в котором  размещена визуальная текстовая информация.

15. Показатели доступности и качества услуги

Основными показателями доступности предоставления услуги являются:

- удобство и доступность получения Пользователем информации о порядке предоставления услуги;

- наличие форм  и образцов заявления и анкеты для получения услуги, в том числе в электронной форме (приложения 1- 4).

Пользователь и должностные лица ГКУ РО «ГАРО» взаимодействуют при подаче заявления и при получении результата по оказанию услуги.

Информацию о ходе предоставления услуги Пользователь может получить устно по телефону, непосредственно в архиве   при личном обращении, письменно по электронной почте или с использованием информационно-телекоммуникационных технологий может получить информацию о распорядке работы читального зала, порядке и условиях предоставления архивом услуги.

16. Иные требования

Получение услуги в соответствии с требованиями настоящего Регламента в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг не предусмотрено.

При предоставлении услуги предусмотрено использование информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», письменный запрос (заявление по форме) может быть направлен по электронной почте или через официальный сайт ГКУ РО «ГАРО» в разделе «Обратная связь».

Пользователь вправе заказывать  непосредственно в архиве дела, за исключением дел в плохом физическом состоянии, справочно-поисковые средства к ним по теме исследования для работы в читальном зале. Электронные копии фонда пользования (оцифрованные дела) могут быть заказаны с использованием информационно-телекоммуникационных технологий для работы в читальном зале.

Раздел III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

1. Исчерпывающий перечень административных процедур

При предоставлении услуги осуществляются следующие административные процедуры:

1) Рассмотрение руководством ГКУ РО «ГАРО» рекомендательного письма организации или личного заявления Пользователя и передача его с резолюцией в читальный зал (в день обращения).

2)              Оформление Пользователя сотрудником читального зала (заполнение анкеты Пользователя, составление карточки регистрации Пользователя)  - в день обращения.

3)              Выдача Пользователю описей дел, документов, печатных изданий и других материалов научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда архива, а также доступ к автоматизированным справочно-поисковым средствам, находящимся в читальном зале, в день заказа.

4)              Выдача документов Пользователю - не позднее чем через 2 рабочих дня со дня оформления заказа, заказанные единовременно в течение рабочего дня дела.

Блок-схема предоставления услуги приведена в Приложении 5 к административному регламенту ГКУ РО «ГАРО».

2. Описание административных процедур

2.1. Регистрация  запроса Пользователя, рассмотрение его руководством ГКУ РО «ГАРО» и передача на исполнение в структурное подразделение ГКУ РО «ГАРО»

1) Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры, является поступление рекомендательного письма организации или личного заявления Пользователя в ГКУ РО «ГАРО».

2) Должностными лицами, ответственными за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, являются должностное лицо, регистрирующее заявление (письмо организации), и руководитель ГКУ РО «ГАРО».

3) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

3.1.) регистрация поступившего заявления  Пользователя  в журнале регистрации в день обращения;

3.2.) передача зарегистрированного заявления на рассмотрение руководителю ГКУ РО «ГАРО» в день обращения;

3.3.) рассмотрение заявления Пользователя руководителем ГКУ РО «ГАРО», проставление резолюции в день обращения;

3.4.) передача заявления  с письменной резолюцией руководителя ГКУ РО «ГАРО» на исполнение в читальный зал  в день обращения.

4) Критерием принятия решения является поступление заявления  в ГКУ РО «ГАРО» (все поступившие в ГКУ РО «ГАРО» письменные заявления регистрируются и рассматриваются руководством).

5) Результатом административной процедуры является прием Пользователя руководством ГКУ РО «ГАРО».

6) Результатом выполнения административной процедуры является передача письменного заявления  для рассмотрения в читальный зал ГКУ РО «ГАРО» с письменной резолюцией руководителя ГКУ РО «ГАРО».

2.2. Оформление Пользователя сотрудником читального зала

1) Юридическим фактом, являющимся основанием для начала
административной процедуры, является поступление письменного заявления с резолюцией руководства ГКУ РО «ГАРО» в читальный зал для исполнения должностным лицом.

2) Должностным лицом, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, является должностное лицо, которому был передано заявление  на исполнение.

3) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

3.1.) заполнение Пользователем анкеты Пользователя в день поступления письма с резолюцией руководителя;

3.2.)  составление карточки регистрации Пользователя до 2-х рабочих дней:

3.3.) заведение личного дела Пользователя в день поступления письма с резолюцией руководителя.

4) В зависимости от тематики заявления и представленных документов должностное лицо ГКУ РО «ГАРО», ответственное за исполнение заявление, принимает  положительное или отрицательное решение о возможности его исполнения.

5) Результатом административной процедуры является принятие положительного или отрицательного решения о возможности исполнения заявления.

6) Результатом выполнения административной процедуры является ознакомление Пользователя с Правилами работы пользователей в читальном зале ГКУ РО «ГАРО».

2.3.  Выдача Пользователям научно-справочного аппарата и  прием от них заполненных требований на выдачу документов

1) Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры, является выдача Пользователю научно-справочного аппарата должностным лицом.

2) Должностным лицом, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, является должностное лицо, которому было передано заявление  на исполнение.

3) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

3.1.) Получение консультации по составу и содержанию дел, документов и справочно-поисковых средств к ним по теме исследования. Получение информации о существующих ограничениях на доступ к отдельным категориям дел, документов по теме исследования, о необходимых процедурах для получения разрешения на доступ к ним, а также о сроках завершения научного описания, технического оформления и/или специальной обработки дел, документов в день обращения.

3.2.) Выдача Пользователю описей дел, документов, печатных изданий и других материалов справочно-информационного фонда архива, а также доступ к автоматизированным справочно-поисковым средствам, находящимся в читальном зале, в день заказа.

4) Критерием принятия решения является поступление заполненных требований Пользователя о выдаче ему НСА в ГКУ РО «ГАРО» (все  поступившие в ГКУ РО «ГАРО» заказы на выдачу НСА передаются на резолюцию руководству).

5)  Результатом административной процедуры является  прием должностным лицом от Пользователя  заполненных  требований на выдачу документов, передача их на резолюцию руководству.

6) Результатом выполнения административной процедуры является   передача заказа Пользователя с резолюцией руководства в архивохранилища для исполнения заказа.

2.4. Выдача документов Пользователям

1) Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры, является выдача должностным лицом документов Пользователю.

2) Должностным лицом, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, является должностное лицо, которое  осуществляет выдачу документов.

3) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

3.1.) подготовка дел к выдаче из архивохранилищ (поиск и выемка дел, проверка листажа, оформление заверительных листов, запись в журнале выдачи) - не позднее чем через 2 рабочих дня со дня оформления заказа.

3.2.)  оформление выдачи документов Пользователю - не позднее чем через 2 рабочих дня со дня оформления заказа

3.3.) контроль за сохранностью документов в процессе их использования - до приема дел от Пользователя;

3.4.)   прием отработанных дел от Пользователя с одновременной проверкой листажа в них и возврат их в архивохранилище – до 3 дней;

4) Критерием принятия решения является поступление заполненных требований Пользователя о выдаче ему дел в ГКУ РО «ГАРО» ( все  поступившие в ГКУ РО «ГАРО» заказы на выдачу дел передаются на резолюцию руководству).

5) Результатом административной процедуры является передача заказа Пользователя с резолюцией руководства в архивохранилища для исполнения заказа.

6)  Результатом выполнения административной процедуры является  помещение исполненных заказов с отметками  о получении и возврате дел в личное дело Пользователя.

3. Административная процедура формирования и направления межведомственных запросов в органы (организации), участвующие в предоставлении услуг

Административная процедура по формированию и направлению запроса в органы (организации), участвующие в предоставлении услуги не выполняется.

4. Порядок осуществления в электронной форме, в том числе с использованием федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)», региональной государственной информационной системы «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области» административных процедур

Предоставление услуги в электронной форме, в том числе с использованием федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)», региональной государственной информационной системы «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области» не осуществляется.

Раздел IV. Формы контроля за исполнением административного регламента

1. Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением ответственными должностными лицами положений административного регламента и иных  нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению услуги, а также принятием решений ответственными лицами

Текущий контроль за соблюдением последовательности действий и выполнением административных процедур по предоставлению  услуги, принятием решений осуществляется должностными лицами ГКУ РО «ГАРО», ответственными  за организацию работ по предоставлению услуги, путем проведения проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента, анализа выполненной работы.

Перечень должностных лиц, осуществляющих текущий контроль, устанавливается руководителем ГКУ РО «ГАРО».

Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается  руководством ГКУ РО «ГАРО».

2. Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления услуги, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством предоставления услуги

Порядок и периодичность осуществления  плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления услуги определяются приказом ГКУ РО «ГАРО».

Для проведения проверки полноты и качества предоставления услуги формируется комиссия, в состав которой включаются должностные лица ГКУ РО «ГАРО».

Результаты деятельности комиссии оформляются актом, в котором отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

Периодичность осуществления текущего контроля устанавливаются руководителем ГКУ РО «ГАРО».

Проверки могут быть плановыми (на основании планов работы ГКУ РО «ГАРО») и внеплановыми (может проводиться по конкретной жалобе Пользователя услуги).

3. Ответственность должностных лиц ГКУ РО «ГАРО» за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления услуги

В случае выявления нарушений к виновным должностным лицам применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

4. Положения, характеризующие требования к порядку и формам контроля  за предоставлением услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций

В соответствии с законодательством ГКУ РО «ГАРО» контролирует соблюдение законодательства об архивном деле.

Контроль  за предоставлением услуги со стороны уполномоченных должностных лиц ГКУ РО «ГАРО» должен быть постоянным, всесторонним и объективным.

Контроль за предоставлением услуги со стороны граждан, их объединений и организаций осуществляется путем получения информации о наличии в действиях (бездействии) ответственных должностных лиц ГКУ РО «ГАРО», а также принимаемых ими решениях, нарушений положений Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению услуги.

Раздел V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа предоставляющего услугу, а также должностных лиц, государственных служащих 

1. Информация для заинтересованных лиц об их праве на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений, принятых (осуществляемых) в ходе предоставления услуги

1.1. Пользователь может обратиться с жалобой на нарушение порядка предоставления услуг, выразившееся в неправомерных решениях и действиях (бездействии) директора ГКУ РО «ГАРО», предоставляющего услугу, в комитет по управлению архивным делом Ростовской области и в Правительство Ростовской области.

1.2. Пользователь может обратиться с жалобой на нарушение порядка предоставления услуг, выразившееся в неправомерных решениях и действиях (бездействии) должностных лиц ГКУ РО «ГАРО», предоставляющих услугу, непосредственно в ГКУ РО «ГАРО».

1.3. Подача жалоб осуществляется бесплатно.

1.4. Пользователь, подавший жалобу, несет ответственность в соответствии с законодательством за достоверность сведений, содержащихся в представленной жалобе.

1.5. Жалоба оформляется в произвольной форме с учетом требований, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

1.6.  Жалоба должна содержать:              

-  наименование ГКУ РО «ГАРО», фамилию, имя, отчество должностного лица ГКУ РО «ГАРО»,  предоставляющего услугу, чьи действия (бездействие) и решения обжалуются;

- фамилию, имя, отчество (при наличии), сведения о месте жительства Пользователя – физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения Пользователя – юридического лица, номер (номера) контактного телефона, почтовый и (или) адрес электронной почты, по которому должен быть направлен ответ Пользователю;

- сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) должностного лица ГКУ РО «ГАРО», предоставляющего услугу;

-  доводы, на основании которых Пользователь не согласен с решением и действием (бездействием) должностных лиц ГКУ РО «ГАРО». Пользователем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы Пользователя, либо их копии.

1.7. В случае, если жалоба подается через представителя Пользователя, также представляется документ, подтверждающий полномочия на осуществление действий от имени Пользователя. В качестве документа, подтверждающего полномочия на осуществление действий от имени Пользователя, может быть представлена: 

- оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность (для физических лиц);

- оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность, заверенная печатью Пользователя и подписанная руководителем Пользователя или уполномоченным этим руководителем лицом (для юридических лиц);

- копия решения о назначении или об избрании либо приказа о назначении физического лица на должность, в соответствии с которым такое физическое лицо обладает правом действовать от имени Пользователя без доверенности.

1.8. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе:

- непосредственно в приемную ГКУ РО «ГАРО» на имя директора, заместителя директора, председателя комитета по управлению архивным делом Ростовской области, либо в отдел по работе с обращением граждан Правительства Ростовской области;

-  почтовым отправлением по адресу (месту нахождения) ГКУ РО «ГАРО», предоставляющего услугу;

-  в ходе личного приема директора. В случае подачи жалобы при личном приеме Пользователь представляет документ, удостоверяющий его личность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.9. В электронном виде жалоба может быть подана Пользователем посредством:

- официального сайта ГКУ РО «ГАРО», предоставляющего услугу, в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет";

- официального сайта комитета по управлению архивным делом Ростовской области;

- федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (далее - ЕПГУ);

- государственной информационной системы Ростовской области «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области» (далее – РПГУ);

- электронной почты ГКУ РО «ГАРО», предоставляющего услугу.

При подаче жалобы в электронном виде документы, указанные в пункте 1.7 настоящего Регламента, могут быть представлены в форме электронных документов, подписанных электронной подписью, вид которой предусмотрен законодательством Российской Федерации, при этом документ, удостоверяющий личность Пользователя, не требуется.

1.10. Жалоба может быть подана Пользователем через МФЦ,  при условии заключения соглашения между ГКУ РО «ГАРО» и МФЦ о взаимодействии в части осуществления МФЦ приема жалоб и выдачи Пользователям результатов рассмотрения жалоб.

1.11. Пользователь может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:

- нарушение срока регистрации запроса Пользователя о предоставлении услуги;

- нарушение срока предоставления услуги;

- требование представления Пользователем документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ростовской области для предоставления услуги;

- отказ в приеме документов, представление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ростовской области для предоставления услуги;

- отказ в предоставлении услуги, если основания отказа не предусмотрены нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ростовской области;

- требование внесения Пользователем при предоставлении услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации;

- отказ, должностного лица ГКУ РО «ГАРО», предоставляющего услугу в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления услуги документах, либо нарушение установленного срока таких исправлений.

2. Предмет досудебного (внесудебного) порядка обжалования 

Предметом  досудебного (внесудебного) обжалования  может быть действия (бездействие) и решения, принятые в ходе предоставления услуги.

3. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в рассмотрении жалобы (претензии) либо приостановлении ее рассмотрения

1. Директор ГКУ РО «ГАРО» отказывает в удовлетворении жалобы в следующих случаях:

- наличие вступившего в законную силу решения суда, арбитражного суда по жалобе о том же предмете и по тем же основаниям;

- подача жалобы лицом, полномочия которого не подтверждены в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;

- наличие решения по жалобе, принятого ранее в соответствии с требованиями настоящего Регламента в отношении того же Пользователя и по тому же предмету жалобы.

2. Директор ГКУ РО «ГАРО» вправе оставить жалобу без ответа в следующих случаях:

-  если в письменной жалобе не указаны фамилия, имя, отчество и адрес Пользователя;

- отсутствие возможности прочитать какую-либо часть текста жалобы, фамилию, имя, отчество (при наличии) и (или) почтовый адрес Пользователя, указанные в жалобе;

- наличие в жалобе нецензурных либо оскорбительных выражений, угроз жизни, здоровью и имуществу должностного лица ГКУ РО «ГАРО», а также членов его семьи.

              4. Основания  для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования

Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является подача Пользователем жалобы лично, по почте в письменной форме, в электронном виде посредством официального сайта ГКУ РО «ГАРО», предоставляющего услугу, официального сайта комитета по управлению архивным делом Ростовской области, в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (далее - ЕПГУ), государственной информационной системы Ростовской области «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области» (далее – РПГУ), электронной почты ГКУ РО «ГАРО».

              5. Права заинтересованных лиц на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения  жалобы (претензии)

              Заинтересованное лицо имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы (претензии).

6. Органы государственной власти и должностные лица, которым может быть адресована жалоба (претензия) заявителя в досудебном (внесудебном) порядке

Органы государственной власти и должностные лица, которым может быть адресована жалоба (претензия):

-директор ГКУ РО «ГАРО»;

- заместитель директора ГКУ РО «ГАРО»;

- председатель Комитета;

- заместитель председателя Комитета;

- Правительство Ростовской области.

             

7. Сроки рассмотрения жалобы (претензии)

Жалоба, поступившая в ГКУ РО «ГАРО» в письменной форме на бумажном носителе и в электронной форме, подлежит регистрации в журнале учета жалоб на решения и действия (бездействие) должностных лиц ГКУ РО «ГАРО» и его специалистов (далее – журнал) не позднее следующего рабочего дня со дня ее поступления. Жалоба рассматривается в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации. Срок рассмотрения жалобы исчисляется со дня ее регистрации.

В случае обжалования отказа должностного лица ГКУ РО «ГАРО»  в приеме документов у Пользователя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования Пользователем нарушения установленного срока таких исправлений жалоба рассматривается в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.

В случае, если жалоба поданная Пользователем не входит в компетенцию ГКУ РО «ГАРО» по принятию решения по жалобе в соответствии с требованиями пунктов 1.1 и 1.2 настоящего Регламента, то в течение 3 рабочих дней со дня ее регистрации ГКУ РО «ГАРО» направляет жалобу по принадлежности и в письменной форме информирует Пользователя о ее перенаправлении.

Жалоба, поступившая через МФЦ, рассматривается согласно заключенному соглашению между ГКУ РО «ГАРО» и МФЦ о взаимодействии. Срок рассмотрения жалобы исчисляется со дня ее регистрации.

8. Результат досудебного (внесудебного) обжалования применительно к каждой процедуре либо инстанции обжалования

1. По результатам рассмотрения жалобы в соответствии с частью 7 статьи 11.2 Федерального закона от 27.07.2010 №210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" ГКУ РО «ГАРО» принимает решение об удовлетворении жалобы либо об отказе в ее удовлетворении.

При удовлетворении жалобы на ее рассмотрение ГКУ РО «ГАРО» принимает исчерпывающие меры по устранению выявленных нарушений, в том числе по выдаче Пользователю результата услуги, не позднее 5 рабочих дней со дня принятия решения, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

Ответ по результатам рассмотрения жалобы направляется Пользователю не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в письменной форме.

2. В ответе по результатам рассмотрения жалобы указываются:

- наименование ГКУ РО «ГАРО», предоставляющего услугу, должность, фамилия, имя, отчество (при наличии) его должностного лица, рассмотревшего жалобу и принявшего решение по жалобе;

- номер, дата, место принятия решения, включая сведения о должностном лице, решение или действие (бездействие) которого обжалуется;

- фамилия, имя, отчество (при наличии) или наименование Пользователя;

- основания для принятия решения по жалобе;

- принятое по жалобе решение;

- в случае, если жалоба признана обоснованной, - сроки устранения выявленных нарушений, в том числе срок предоставления результата услуги;

- сведения о порядке обжалования принятого по жалобе решения.

Ответ по результатам рассмотрения жалобы подписывается уполномоченным на рассмотрение жалобы должностным лицом ГКУ РО «ГАРО», предоставляющего услуги.

По желанию Пользователя ответ по результатам рассмотрения жалобы может быть представлен не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в форме электронного документа, подписанного электронной подписью должностного лица ГКУ РО «ГАРО».

В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

Приложение №1

Директору госархива

_________________________________                                   

от _______________________________

(фамилия, имя, отчество полностью)

паспорт серии _______ № ___________

выдан ____________________________

(когда и кем)

зарегистрирован____________________

                                 (домашний адрес)

контактный телефон _______________

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу разрешить работу в читальном зале госархива с архивными документами с целью выявления сведений по теме: ____________________

_________________________________________________________________

   Дата                                                        подпись                          Расшифровка подписи

                        Форма заявления Пользователя для работы

в читальном зале госархива

Приложение №2                             

Директору ГКУ РО «ГАРО»

Н.А. Чумаковой

от Иванова Владимира  Петровича

паспорт серии 60  09 № 687908 выдан 

ОВД Октябрьского района г. Ростова-на-

Дону, зарегистрирован ул. Ленина, 208,     

кв. 7, г. Ростов-на-Дону, 344008

Телефон 8-908-897-654-85 

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу разрешить работу в читальном зале госархива с архивными документами с целью выявления сведений по теме: изучение родословной рода Чернова Михаила Илларионовича, 1897 года рождения,  г. Азов.

   09.07.2010                                                        подпись                              В. П. Иванов

Образец заполнения формы заявления Пользователя для работы

в читальном зале госархива

Приложение №3

Приложение к Порядку

(рекомендуемый образец)

Название государственного (муниципального) архива

Дело пользователя № ____

Анкета пользователя, работающего в читальном зале

Фамилия, имя, отчество ___________________________________________________________

Дата рождения __________________________________________________________________

Гражданство ____________________________________________________________________

4.     Место работы (учебы) и должность __________________________________________________

                                       (полное название учреждения, его почтовый и электронный адрес, телефон)

5.   Образование, ученая степень, звание _________________________________________________

6.    Основание для проведения исследований ______________________________________________

                  (направление организации или по личному заявлению)

7.    Название темы, хронологические рамки ______________________________________________

8.   Цель работы ____________________________________________________________________

9.    Адрес регистрации по месту пребывания, номер телефона _______________________________

11.   Адрес регистрации по месту жительства, номер телефона ________________________________

12.   Номер мобильного телефона, электронный адрес _______________________________________

15. Серия и номер паспорта, кем и когда выдан ___________________________________________

Обязательство-соглашение.

Я, _________________________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество)

ознакомлен с действующим Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации и обязуюсь его выполнять.

Согласен с автоматизированной обработкой и хранением данных, указанных в анкете.

Обязуюсь соблюдать режим конфиденциальности в отношении ставшей мне известной информации, использование и распространение которой ограничено законодательством Российской Федерации.

«___» _____________ 20__ г.

_______________________

подпись

______________________________ _____________________ _____________________________

должность, сотрудника архива подпись расшифровка подписи

«___» _____________ 20__ г.

Форма анкеты пользователя читального зала госархива

Приложение №4

Приложение к Порядку

(рекомендуемый образец)

Название государственного (муниципального) архива

Дело пользователя № ____

Анкета пользователя, работающего в читальном зале

1. Фамилия, имя, отчество Иванов Владимир Петрович

2. Дата рождения 26 февраля 1956

    3. Гражданство Россия

         4.    Место работы (учебы) и должность ООО «Оникс», ст.  менеджер, ул. Серафимовича, 21, г.Ростов –на-Дону, 344000, hhhgos@mail.ru 240-35-72

(полное название учреждения, его почтовый и электронный адрес, телефон)

       5.Образование, ученая степень, звание высшее, нет

       6.    Основание для проведения исследований по личному заявлен

                                      (направление организации или по личному заявлению)

       7. Название темы, хронологические рамки

Изучение родословной рода Чернова Михаила Илларионовича

      8. Цель работы _

Изучение родословной рода Чернова Михаила Илларионовича

      9. Адрес регистрации по месту пребывания, номер телефона

ул. Ленина, 208, кв. 7, г. Ростов-на-Дону, 344008, 245-39-80

     10.Адрес регистрации по месту жительства, номер телефона

ул. Ленина, 208, кв. 7, г. Ростов-на-Дону, 344008, 245-39-80

      11. Номер мобильного телефона, электронный адрес 89287668719, hhhdan@mail.ru

      12. Серия и номер паспорта, кем и когда выдан

паспорт серии 60 09 № 678395, Октябрьским ОВД г.Ростова-на-Дону, 11.03.2001

Обязательство-соглашение.

Я, Иванов Владимир Петрович

(фамилия, имя, отчество)

ознакомлен с действующим Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации и обязуюсь его выполнять.

Согласен с автоматизированной обработкой и хранением данных, указанных в анкете.

Обязуюсь соблюдать режим конфиденциальности в отношении ставшей мне известной информации, использование и распространение которой ограничено законодательством Российской Федерации.

«10» апреля 2013 г.

_______________________

подпись

______________________________ _____________________ _____________________________

должность, сотрудника архива подпись расшифровка подписи

«___» _____________ 20__ г.

Образец заполнения формы анкеты пользователя

читального зала госархива

Приложение №5

Блок-схема

последовательности действий ГКУ РО «ГАРО» по предоставлению услуги по обслуживанию пользователей в читальных залах ГКУ РО «ГАРО» и филиалов

                                                                  Приложение №5                                                                    к постановлению                                                                        комитета по управлению                                                                 архивным делом                                                                   Ростовской области

          от 13.10.2014 №1                                                                    

                                                                                                                                                           

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

предоставления государственным казенным учреждением Ростовской области

"Центр документации новейшей истории Ростовской области" государственной услуги по информационному обеспечению граждан и юридических лиц на

основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других

архивных документов

Раздел I. Общие положения

              Административный регламент предоставления государственной услуги по информационному обеспечению граждан и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов разработан государственным казенным учреждением Ростовской области "Центр документации новейшей истории Ростовской области" в целях повышения качества предоставления и доступности государственной услуги и создания комфортных условий для пользователей при ее получении.

              Административный регламент определяет порядок, сроки и последовательность действий при предоставлении государственной услуги по информационному обеспечению граждан и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.

1. Предмет регулирования административного регламента

              Предметом регулирования административного регламента является информационное обеспечение граждан и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов государственным казенным учреждением Ростовской области "Центр документации новейшей истории Ростовской области" (далее ГКУ РО "ЦДНИРО").

2. Круг Заявителей

              В качестве заявителей на предоставление государственной услуги выступают органы государственной власти, местного самоуправления, другие организации и граждане (далее – Заявитель).

              Заявителями также могут быть иные физические и юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их Заявителями в установленном порядке полномочиями выступать от их имени при предоставлении государственной услуги.

3. Требования к порядку информирования о предоставлении государственной услуги

              3.1. Информация о месте нахождения и графике работы государственного казенного учреждения Ростовской области "Центр документации новейшей истории Ростовской области".

              Государственное казенное учреждение Ростовской области "Центр документации новейшей истории Ростовской области" (далее – ГКУ РО "ЦДНИРО").

              Почтовый адрес ГКУ РО "ЦДНИРО": пер. Семашко, 52, г. Ростов-на-Дону, 344002.

              График работы ГКУ РО "ЦДНИРО": понедельник-четверг с 9-00 до 18-00, пятница с 9-00 до 16-45, с перерывом на обед с 13-00 до 13.45. Выходные дни - суббота, воскресенье. В предпраздничные рабочие дни время работы ГКУ РО "ЦДНИРО" сокращается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

              Личный прием Заявителей проводится во все рабочие дни недели: понедельник-четверг с 10-00 до 17-00, пятница с 10-00 до 16-00, с перерывом на обед с 13-00 до 13-45.

              Государственная услуга через многофункциональные центры не предоставляется.

              3.2. Справочные телефоны структурного подразделения ГКУ РО "ЦДНИРО", предоставляющего государственную услугу

              Телефоны структурного подразделения ГКУ РО "ЦДНИРО", предоставляющего государственную услугу: (8-863) 269-05-11 (отдел научной информации, публикации и использования документов).

              В ГКУ РО "ЦДНИРО", участвующего в предоставлении государственной услуги, телефон-автоинформатор отсутствует.

              3.3. Адрес официального сайта

              - адрес официального сайта: гуцдниро.рф

              - электронный адрес: gucdniro@mail.ru

              3.4. Порядок получения информации Заявителями по вопросам предоставления государственной услуги, услуг, необходимых и обязательных для предоставления государственных услуг, сведений о ходе предоставления указанных услуг

              Информация по вопросам информационного обеспечения Заявителей и процедуры исполнения услуги может предоставляться:

              - непосредственно в приемной директора ГКУ РО "ЦДНИРО", с использованием средств телефонной связи;

              - лично специалистами ГКУ РО "ЦДНИРО" или на информационных стендах в помещениях для приема Заявителей;

              - в письменном виде (почтой) в ГКУ РО "ЦДНИРО";

              - по электронной почте;

              - на официальном сайте Правительства Ростовской области в составе donald.ru – cuadaro.donald.ru;

              - на официальном сайте ГКУ РО "ЦДНИРО": гуцдниро.рф;

              - в федеральной государственной информационной системе "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)";

              - в региональной государственной информационной системе "Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области".

              Должностные лица ГКУ РО "ЦДНИРО", принимающие телефонные звонки и осуществляющие личный прием Заявителей государственной услуги, обязаны дать исчерпывающую информацию по вопросам оказания государственной услуги.

              3.5. Порядок, форма и место размещения информации

              Информация по предоставлению государственной услуги размещена на информационных стендах в помещениях для приема Заявителей, на официальных сайтах Правительства Ростовской области в составе домена donald.ru – cuadaro.donald.ru и ГКУ РО "ЦДНИРО" (адрес сайта: гуцдниро.рф).

Раздел II. Стандарт предоставления государственной услуги

              1. Наименование государственной услуги

              Административный регламент (далее – Регламент) по предоставлению ГКУ РО "ЦДНИРО" государственной услуги по информационному обеспечению граждан и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов (далее – услуга по информационному обеспечению) определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) ГКУ РО "ЦДНИРО" при осуществлении предоставления государственной услуги.

              2. Наименование органа исполнительной власти Ростовской области, предоставляющего государственную услугу

              2.1. Предоставление государственной услуги по информационному обеспечению граждан и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов осуществляет государственное казенное учреждение Ростовской области "Центр документации новейшей истории Ростовской области".

              2.2. Запрещается требовать от Заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращениями в иные государственные органы, организации, за исключением получения услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, утвержденный нормативным правовым актом Ростовской области.

              3. Результат предоставления государственной услуги

              Результатом предоставления государственной услуги по информационному обеспечению являются информационное письмо, историческая справка, перечни документов, другие информационные продукты, а также копии документов, подготовленных как по запросам Заявителей, так и по инициативе ГКУ РО "ЦДНИРО".

              4. Срок предоставления государственной услуги

              4.1. Решение об организации работы по предоставлению государственной услуги принимается руководителем ГКУ РО "ЦДНИРО" в течение 3 рабочих дней с момента регистрации запроса.

              4.2. Информация о принятом решении по оказанию государственной услуги направляется Заявителю государственной услуги в течение 7 дней после даты регистрации запроса.

              4.3. Срок предоставления государственной услуги не должен превышать 30 дней со дня регистрации запроса в ГКУ РО "ЦДНИРО". С разрешения руководства ГКУ РО "ЦДНИРО" этот срок при необходимости может быть продлен, но не более чем на 30 дней, с обязательным уведомлением об этом Заявителя.

              4.4. Запросы депутатов представительных органов, государственных органов и органов местного самоуправления, связанные с обращениями граждан и не требующие дополнительной проверки, исполняются в первоочередном порядке не позднее 15 дней с момента регистрации запроса, либо согласованные с ними сроки.

              4.5. Запросы инвалидов и участников Великой Отечественной войны исполняются в первоочередном порядке.

              4.6. Запросы, не относящиеся к составу хранящихся в ГКУ РО "ЦДНИРО" документов (непрофильные запросы), направляются по принадлежности в соответствующую организацию, либо Заявителю дается исчерпывающий ответ с рекомендациями и адресами организаций, куда ему следует обратиться в течение 5 дней с момента регистрации запроса.

              4.7. Срок выдачи (направления) документов, являющихся результатом предоставления государственной услуги входит в установленный 30-дневный срок.

              4.8. Выдача писем-ответов на запросы может производиться Заявителям, по их просьбе, лично, без пересылки почтой, в приемные дни и часы работы ГКУ РО "ЦДНИРО". Если проинформированный Заявитель не явился за получением ответа в течение 10 дней, то ответ высылается почтой на указанный в запросе почтовый адрес.

              5. Перечень нормативных правовых актов, регулирующих предоставление государственной услуги.

              Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии с:

              - Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". (Собрание законодательства Российской Федерации  от 25 октября 2004г. № 43 ст.4169);

-  Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». (Собрание законодательства Российской Федерации от 31 июля 2006г. № 31 ст. 3448);

- Федеральный закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» («Российская газета», № 168, 30.07.2010);

- Пунктами 5.7, 5.14. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук», утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19. (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 14 мая 2007г. № 20, регистрационный номер 9059);

- Областным законом от 12.03.2007 № 638-ЗС «Об архивном деле в Ростовской области». (Газета «Наше время» от 21 марта 2007г. №№89-90 (18151-18152));

- Положением о комитете по управлению архивным делом Администрации Ростовской области, утвержденным постановлением Правительства Ростовской области от 01.12.2011 № 183. (Текст постановления официально опубликован не был, с текстом постановления можно ознакомиться на официальном сайте Комитета);

- Уставом ГКУ РО "ЦДНИРО"  (официально  текст не  был опубликован, с текстом устава можно ознакомиться на сайте  ГКУ РО "ЦДНИРО".

6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги, услуг, необходимых и обязательных для предоставления государственной услуги, способы их получения Заявителями, в том числе в электронной форме, и порядок их представления

6.1. Заявитель предоставляет в ГКУ РО "ЦДНИРО" следующие документы:

1) письменный запрос (заявление по форме) от организации, который должен быть оформлен на фирменном бланке организации, содержать ее реквизиты, подпись руководителя, контактные телефоны и Ф.И.О. исполнителя;

2) письменный запрос (заявление по форме) от Заявителя с указанием Ф.И.О., тематики, хронологических рамок и назначения запрашиваемой информации, а также формы ее исполнения. Письменный запрос (заявление по форме) можно представить в электронном виде на адрес электронной почты или в разделе "Контактная форма" на официальном сайте ГКУ РО "ЦДНИРО";

3) паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, в т.ч. универсальная электронная карта, в случаях, предусмотренных федеральными законами, являющаяся документом, удостоверяющим личность гражданина на получение государственной услуги;

4) для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия Заявителя (наличие доверенности, оформленной в установленном порядке; права наследования), предусмотренные законодательством Российской Федерации.

Формы заявлений и образцы заполнения форм заявлений (приложения №№ 108).

6.2. Для предоставления государственной услуги запрещается требовать от Заявителя:

- предоставления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги;

- предоставления документов и информации, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих государственную услугу, иных государственных органов местного самоуправления, организаций, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Ростовской области, муниципальными правовыми актами.

7. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги

Основанием для отказа в приеме документов является отсутствие необходимых реквизитов в запросах и документов, указанных в пункте 6.1. подраздела 6 раздела II настоящего Регламента.

8. Исчерпывающий перечень оснований для приостановления и (или) отказа в предоставлении государственной услуги

Запрос Заявителя не подлежит рассмотрению в случае, если он не содержит наименования юридического лица (для гражданина – фамилия, имя, отчество), почтового адреса, по которому должен быть отправлен ответ и/или электронного адреса Заявителя.

Основания для приостановления предоставления государственной услуги:

- если запрос Заявителя не поддается прочтению, ответ на запрос не дается и он не подлежит направлению на рассмотрение директору архива или уполномоченному на то лицу, о чем в течение семи дней со дня регистрации

запроса сообщается Заявителю, направившему запрос, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

- если ответ по существу поставленного в нем вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, Заявителю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений. Указанная информация может быть предоставлена только при наличии у Заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и/или конфиденциальную информацию;

- отсутствие у Заявителя документов, подтверждающих его полномочия выступать от имени третьих лиц.

9. Перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги

Услуги, необходимые и обязательные для предоставления государственной услуги отсутствуют.

10. Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление государственной услуги

Данная государственная услуга предоставляется бесплатно.

11. Порядок, размер и основания взимания платы за предоставление услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, включая информацию о методике расчета размера такой платы

Услуги, необходимые и обязательные для предоставления государственной услуги отсутствуют.

12. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги, услуги, предоставляемой организацией, участвующей в предоставлении государственной услуги, и при получении результата предоставления таких услуг

Документы, необходимые для предоставления государственной услуги принимаются в момент обращения с ожиданием в очереди не более 15 минут, в зависимости от количества Заявителей. По истечении 30 дней с момента регистрации запроса, с ожиданием в очереди не более 15 минут Заявителю предоставляется документ по результатам рассмотрения государственной услуги.

13. Срок регистрации запроса Заявителя о предоставлении государственной услуги и услуги, предоставляемой организацией, участвующей в предоставлении государственной услуги, в том числе в электронной форме

Письменный запрос Заявителя, в том числе в электронной форме о предоставлении государственной услуги и услуги, предоставляемой организацией, участвующей в предоставлении государственной услуги регистрируется в день его поступления или на следующий рабочий день в установленном порядке.

14. Требования к помещениям, в которых предоставляются государственная услуга, услуга, предоставляемая организацией, участвующей в предоставлении государственной услуги к месту ожидания и приема Заявителей, размещению и оформлению визуальной, текстовой и мультимедийной информации о порядке предоставления таких услуг

Организация личного приема по информированию о порядке оказания государственной услуги осуществляется в кабинете сотрудниками ГКУ РО "ЦДНИРО" в соответствии с графиком работы.

Кабинет, в котором осуществляется прием, должен обеспечивать:

- комфортное расположение Заявителя и должностного лица;

-  возможность оформления Заявителем письменного запроса;

- наличие письменных принадлежностей и бумаги;

- соблюдение мер безопасности, обеспечение противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации, системой охраны.

Предоставление государственной услуги осуществляется в комнате приема посетителей, в которой размещены визуальная и текстовая информации о порядке предоставления государственной услуги, мультимедийной информации нет.

15. Показатели доступности и качества государственной услуги

Основными показателями доступности предоставления государственной услуги являются:

- удобство и доступность получения Заявителем информации о порядке предоставления государственной услуги;

- наличие форм обращений для получения государственной услуги, в том числе в электронной форме (приложения №№ 1-8);

- возможность направления Заявителем обращения и документов к нему в удобной для него форме: при личном обращении, почте, электронной почте, на официальный сайт ГКУ РО "ЦДНИРО".

В любое время с момента регистрации обращения Заявитель имеет право знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законодательством тайну.

Информацию о ходе предоставления государственной услуги Заявитель может получить устно по телефону, письменно по электронной почте и при личном обращении в ГКУ РО "ЦДНИРО":

- о дате получения обращения и его регистрации;

- о должностном лице, которому поручено рассмотрение обращения;

- об отказе в рассмотрении обращения;

- о продлении срока рассмотрения обращения;

- о результатах рассмотрения обращения.

Возможность получения информации о ходе предоставления государственной услуги с использованием информационно-коммуникационных технологий отсутствует.

Основными показателями качества предоставления государственной услуги являются:

- достоверность информации, предоставляемой Заявителю;

-полнота информации по сути обращения Заявителя;

- объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения.

При личном обращении Заявителя за предоставлением государственной услуги взаимодействие с должностными лицами происходит дважды: при подаче  заявления и получении ответа. Продолжительность взаимодействия до 30 мин. Для уточнения информации, предоставленной Заявителем для исполнения государственной услуги, количество взаимодействий может увеличиваться.

Возможность получения государственной услуги в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг отсутствует.

16. Иные требования

Получение государственной услуги в соответствии с требованиями настоящего Регламента в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг не предусмотрено.

При предоставлении государственной услуги предусмотрено использование информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", письменный запрос (заявление по форме) может быть направлено по электронной почте или через официальный сайт ГКУ РО "ЦДНИРО" в разделе "Контактная форма".

Раздел III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

1. Исчерпывающий перечень административных процедур

При предоставлении государственной услуги осуществляются следующие административные процедуры:

1.1. Регистрация запроса, рассмотрение его руководством ГКУ РО "ЦДНИРО" и передача на исполнение в структурное подразделение ГКУ РО "ЦДНИРО" (до 3-х дней с момента поступления запроса).

1.2. Анализ тематики запроса. Принятие решения о возможности исполнения запроса (до 30 дней с момента регистрации запроса).

1.3. Направление запроса на исполнение по принадлежности (до 30 дней с момента регистрации запроса).

1.4. Уведомление Заявителя о направлении запроса на исполнение (до 30 дней с момента регистрации запроса).

Блок-схема предоставления государственной услуги приведена в приложении № 9 к административному регламенту ГКУ РО "ЦДНИРО".

2. Описание административных процедур

2.1. Регистрация запроса, рассмотрение его руководством ГКУ РО "ЦДНИРО" и передача на исполнение в структурное подразделение ГКУ РО "ЦДНИРО"

1) Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры является поступление запроса в ГКУ РО "ЦДНИРО".

2) Должностными лицами, ответственными за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры являются должностное лицо, регистрирующее запрос и руководитель ГКУ РО "ЦДНИРО".

3) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

3.1.) регистрация поступившего запроса в журнале регистрации (в день поступления запроса или на следующий рабочий день);

3.2.) передача зарегистрированного запроса на рассмотрение руководителю ГКУ РО "ЦДНИРО" (до 3-х дней с момента поступления запроса);

3.3.) рассмотрение запроса руководителем ГКУ РО "ЦДНИРО", проставление резолюции (до 3-х дней с момента поступления запроса);

3.4.) передача запроса с письменной резолюцией руководителя ГКУ РО "ЦДНИРО" на исполнение в структурное подразделение ГКУ РО "ЦДНИРО" (до 3-х дней с момента поступления запроса).

4) Критерием принятия решения является поступление запроса в ГКУ РО "ЦДНИРО" (все поступившие в ГКУ РО "ЦДНИРО" письменные запросы регистрируются и рассматриваются руководством).

5) Результатом административной процедуры является передача письменного запроса для рассмотрения в структурное подразделение ГКУ РО "ЦДНИРО" с письменной резолюцией руководителя ГКУ РО "ЦДНИРО".

6) Результатом выполнения административной процедуры является отметка в журнале регистрации Ф.И.О должностного лица, которому передан запрос на исполнение.

2) Анализ тематики запроса. Принятие решения о возможности исполнения запроса

1) Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры является прием запроса на исполнение должностным лицом.

2) Должностным лицом, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, является должностное лицо, которому был передан запрос на исполнение.

3) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

3.1.) прием запроса должностным лицом на исполнение (1 день с момента передачи его на исполнение);

3.2.) анализ тематики письменного запроса (до 30 дней с момента регистрации запроса);

3.3.) принятие решения о возможности исполнения запроса (до 30 дней с момента регистрации запроса).

4) В зависимости от тематики запроса и представленных документов должностное лицо ГКУ РО "ЦДНИРО", ответственное за исполнение запроса, принимает положительное решение о возможности исполнения запроса.

5) Результатом административной процедуры является принятие положительного или отрицательного решения о возможности исполнения запроса.

6) Результатом выполнения административной процедуры является подготовка письма для отправления его по принадлежности.

3. Направление запроса на исполнение по принадлежности

1) Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры, является подготовка письма для отправления его по принадлежности.

2) Должностным лицом, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, является должностное лицо, которому был передан запрос на исполнение.

3) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

3.1.) подготовка письма для направления его по принадлежности (до 30 дней с момента регистрации запроса);

3.2.) направление письма на исполнение по принадлежности (до 30 дней с момента регистрации запроса).

4) В зависимости от тематики запроса и представленных документов должностное лицо ГКУ РО "ЦДНИРО", ответственное за исполнение запроса, принимает решение, в какую из участвующих организаций направить запрос.

5) Результатом административной процедуры является направление запроса по почте на исполнение по принадлежности.

6) Результатом выполнения административной процедуры является отметка в журнале регистрации о направлении запроса по принадлежности.

4) Уведомление Заявителя о направлении запроса на исполнение

1) Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры является подготовка письма об уведомлении Заявителя о направлении запроса на исполнение по принадлежности с определением сроков, этапов и результатов выполнения государственной услуги.

2) Должностным лицом, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры является должностное лицо, которому был передан запрос на исполнение.

3) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

3.1.) подготовка письма об уведомлении Заявителя о направлении запроса на исполнение по принадлежности (до 30 дней с момента регистрации запроса);

3.2.) направление письма об уведомлении Заявителя (до 30 дней с момента регистрации запроса).

4) Для оповещения Заявителя об этапах исполнения его запроса принимается решение о направлении уведомления Заявителю с определением сроков, этапов и результатов выполнения государственной услуги.

5) Результатом административной процедуры является направление уведомления Заявителю по почте.

6) Результатом выполнения административной процедуры является отметка в журнале регистрации о направлении уведомления Заявителю.

3. Административная процедура формирования и направления межведомственных запросов в органы (организации), участвующие в предоставлении государственных и муниципальных услуг

Административная процедура по формированию и направлению запроса в органы (организации), участвующие в предоставлении государственной услуги, выполняется в соответствии с пунктом 3) подраздела 2 раздела III "Направление запроса на исполнение по принадлежности",

4. Порядок осуществления в электронной форме, в том числе с использованием федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций), региональной государственной информационной системы "Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области" административных процедур

Предоставление государственной услуги в электронной форме, в том числе с использованием федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)", региональной государственной информационной системы "Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области" не осуществляется.

Раздел IV. Формы контроля за исполнением административного регламента

1. Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением ответственными должностными лицами положений административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, а также принятием решений ответственными лицами

Текущий контроль за соблюдением последовательности действий и выполнением административных процедур по предоставлению государственной услуги, принятием решений осуществляется должностными лицами ГКУ РО "ЦДНИРО", ответственными за организацию работ по предоставлению государственной услуги, путем проведения проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента, анализа выполненной работы.

Перечень должностных лиц, осуществляющих текущий контроль, устанавливается руководителями ГКУ РО "ЦДНИРО".

Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается директором ГКУ РО "ЦДНИРО".

2. Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления государственной услуги, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством предоставления государственной услуги

Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления государственной услуги определяются приказами ГКУ РО "ЦДНИРО"

Для проведения проверки полноты и качества предоставления государственной услуги формируется комиссия, в состав которой включаются сотрудники структурных подразделений ГКУ РО "ЦДНИРО".

Результаты деятельности комиссии оформляются актом, в котором отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

Проверки могут быть плановыми (на основании планов работы ГКУ РО "ЦДНИРО" и внеплановыми (может проводиться по конкретной жалобе Заявителя государственной услугой).

3. Ответственность должностных лиц за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления государственной услуги

В случае выявления нарушений к виновным должностным лицам применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

4. Положения, характеризующие требования к порядку и формам контроля за предоставлением государственной услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций

В соответствии с законодательством ГКУ РО "ЦДНИРО":

- принимает в пределах своей компетенции решения по вопросам осуществления государственных услуг и осуществляет контроль их исполнения;

- контролирует соблюдение законодательства об архивном деле.

Контроль за предоставлением государственной услуги со стороны уполномоченных лиц ГКУ РО "ЦДНИРО" должен быть постоянным, всесторонним и объективным.

Контроль за предоставлением государственной услуги со стороны граждан, их объединений и организаций осуществляется путем получения информации о наличии в действиях (бездействии) ответственных должностных лиц ГКУ РО "ЦДНИРО", а также принимаемых ими решениях, нарушений положений Административного регламента и иных нормативных актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги.

Раздел V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа предоставляющего государственную услугу, а также должностных лиц, государственных служащих 

1. Информация для заинтересованных лиц об их праве на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений, принятых (осуществляемых) в ходе предоставления государственной услуги

1.1. Заявитель может обратиться с жалобой на нарушение порядка предоставления государственных услуг, выразившееся в неправомерных решениях и действиях (бездействии) директора ГКУ РО «ЦДНИРО», предоставляющего государственную услугу, в комитет по управлению архивным делом Ростовской области и в Правительство Ростовской области.

1.2. Заявитель может обратиться с жалобой на нарушение порядка предоставления государственных услуг, выразившееся в неправомерных решениях и действиях (бездействии) должностных лиц ГКУ РО «ЦДНИРО», предоставляющих государственную услугу, непосредственно в ГКУ РО «ЦДНИРО».

1.3. Подача жалоб осуществляется бесплатно.

1.4. Заявитель, подавший жалобу, несет ответственность в соответствии с законодательством за достоверность сведений, содержащихся в представленной жалобе.

1.5. Жалоба оформляется в произвольной форме с учетом требований, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

1.6.  Жалоба должна содержать:              

-  наименование ГКУ РО «ЦДНИРО», фамилию, имя, отчество должностного лица ГКУ РО «ЦДНИРО», предоставляющего государственную услугу, чьи действия (бездействие) и решения обжалуются;

- фамилию, имя, отчество (при наличии), сведения о месте жительства Заявителя – физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения Заявителя – юридического лица, номер (номера) контактного телефона, почтовый и (или) адрес электронной почты, по которому должен быть направлен ответ Заявителю;

- сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) должностного лица ГКУ РО «ЦДНИРО», предоставляющего государственную услугу;

-  доводы, на основании которых Заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) должностных лиц ГКУ РО «ЦДНИРО». Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы Заявителя, либо их копии.

1.7. В случае, если жалоба подается через представителя Заявителя, также представляется документ, подтверждающий полномочия на осуществление действий от имени Заявителя. В качестве документа, подтверждающего полномочия на осуществление действий от имени Заявителя, может быть представлена:

- оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность (для физических лиц);

- оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность, заверенная печатью Заявителя и подписанная руководителем Заявителя или уполномоченным этим руководителем лицом (для юридических лиц);

- копия решения о назначении или об избрании либо приказа о назначении физического лица на должность, в соответствии с которым такое физическое лицо обладает правом действовать от имени Заявителя без доверенности.

1.8. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе:

- непосредственно в приемную ГКУ РО «ЦДНИРО» на имя директора, заместителя директора, председателя комитета по управлению архивным делом Ростовской области, либо в отдел по работе с обращением граждан Правительства Ростовской области;

-  почтовым отправлением по адресу (месту нахождения) ГКУ РО «ЦДНИРО», предоставляющего государственную услугу;

-  в ходе личного приема директора. В случае подачи жалобы при личном приеме Заявитель представляет документ, удостоверяющий его личность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.9. В электронном виде жалоба может быть подана Заявителем посредством:

- официального сайта ГКУ РО «ЦДНИРО», предоставляющего государственную услугу, в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет";

- официального сайта комитета по управлению архивным делом Ростовской области;

- федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (далее - ЕПГУ);

-государственной информационной системы Ростовской области «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области» (далее – РПГУ);

- электронной почты ГКУ РО «ЦДНИРО», предоставляющего государственную услугу.

При подаче жалобы в электронном виде документы, указанные в пункте 1.7 настоящего Регламента, могут быть представлены в форме электронных документов, подписанных электронной подписью, вид которой предусмотрен законодательством Российской Федерации, при этом документ, удостоверяющий личность Заявителя, не требуется.

1.10. Жалоба может быть подана Заявителем через МФЦ,  при условии заключения соглашения между ГКУ РО «ЦДНИРО» и МФЦ о взаимодействии в части осуществления МФЦ приема жалоб и выдачи Заявителям результатов рассмотрения жалоб.

1.11. Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:

- нарушение срока регистрации запроса Заявителя о предоставлении государственной услуги;

- нарушение срока предоставления государственной услуги;

- требование представления Заявителем документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ростовской области для предоставления государственной услуги;

- отказ в приеме документов, представление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ростовской области для предоставления государственной услуги;

- отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ростовской области;

- требование внесения Заявителем при предоставлении государственной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации;

- отказ, должностного лица ГКУ РО «ЦДНИРО», предоставляющего государственную услугу в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, либо нарушение установленного срока таких исправлений.

2. Предмет досудебного (внесудебного) порядка обжалования 

Предметом  досудебного (внесудебного) обжалования  может быть действия (бездействие) и решения, принятые в ходе предоставления государственной услуги.

3. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в рассмотрении жалобы (претензии) либо приостановлении ее рассмотрения

1. Директор ГКУ РО «ЦДНИРО» отказывает в удовлетворении жалобы в следующих случаях:

- наличие вступившего в законную силу решения суда, арбитражного суда по жалобе о том же предмете и по тем же основаниям;

- подача жалобы лицом, полномочия которого не подтверждены в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;

- наличие решения по жалобе, принятого ранее в соответствии с требованиями настоящего Регламента в отношении того же Заявителя и по тому же предмету жалобы.

2. Директор ГКУ РО «ЦДНИРО» вправе оставить жалобу без ответа в следующих случаях:

-  если в письменной жалобе не указаны фамилия, имя, отчество и адрес Заявителя;

- отсутствие возможности прочитать какую-либо часть текста жалобы, фамилию, имя, отчество (при наличии) и (или) почтовый адрес Заявителя, указанные в жалобе;

- наличие в жалобе нецензурных либо оскорбительных выражений, угроз жизни, здоровью и имуществу должностного лица ГКУ РО «ЦДНИРО», а также членов его семьи.

              4. Основания  для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования

Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является подача Заявителем  жалобы лично, по почте в письменной форме, в электронном виде посредством официального сайта ГКУ РО «ЦДНИРО», предоставляющего государственную услугу, официального сайта комитета по управлению архивным делом Ростовской области, в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (далее - ЕПГУ), государственной информационной системы Ростовской области «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области» (далее – РПГУ), электронной почты ГКУ РО «ЦДНИРО».

              5. Права заинтересованных лиц на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения  жалобы (претензии)

              Заинтересованное лицо имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы (претензии).

6. Органы государственной власти и должностные лица, которым может быть адресована жалоба (претензия) заявителя в досудебном (внесудебном) порядке

Органы государственной власти и должностные лица, которым может быть адресована жалоба (претензия):

-директор ГКУ РО «ЦДНИРО»;

- заместитель директора ГКУ РО «ЦДНИРО»;

- председатель Комитета;

- заместитель председателя Комитета;

- Правительство Ростовской области.

             

7. Сроки рассмотрения жалобы (претензии)

Жалоба, поступившая в ГКУ РО «ЦДНИРО» в письменной форме на бумажном носителе и в электронной форме, подлежит регистрации в журнале учета жалоб на решения и действия (бездействие) должностных лиц ГКУ РО «ЦДНИРО» и его специалистов (далее – журнал) не позднее следующего рабочего дня со дня ее поступления. Жалоба рассматривается в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации. Срок рассмотрения жалобы исчисляется со дня ее регистрации.

В случае обжалования отказа должностного лица ГКУ РО «ЦДНИРО» в приеме документов у Заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования Заявителем нарушения установленного срока таких исправлений жалоба рассматривается в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.

В случае, если жалоба поданная Заявителем не входит в компетенцию ГКУ РО «ЦДНИРО» по принятию решения по жалобе в соответствии с требованиями пунктов 1.1 и 1.2 настоящего Регламента, то в течение 3 рабочих дней со дня ее регистрации ГКУ РО «ЦДНИРО» направляет жалобу по принадлежности и в письменной форме информирует Заявителя о ее перенаправлении.

Жалоба, поступившая через МФЦ, рассматривается согласно заключенному соглашению между ГКУ РО «ЦДНИРО» и МФЦ о взаимодействии. Срок рассмотрения жалобы исчисляется со дня ее регистрации.

8. Результат досудебного (внесудебного) обжалования применительно к каждой процедуре либо инстанции обжалования

1. По результатам рассмотрения жалобы в соответствии с частью 7 статьи 11.2 Федерального закона от 27.07.2010 №210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" ГКУ РО «ЦДНИРО» принимает решение об удовлетворении жалобы либо об отказе в ее удовлетворении.

При удовлетворении жалобы на ее рассмотрение ГКУ РО «ЦДНИРО» принимает исчерпывающие меры по устранению выявленных нарушений, в том числе по выдаче Заявителю результата государственной услуги, не позднее 5 рабочих дней со дня принятия решения, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

Ответ по результатам рассмотрения жалобы направляется Заявителю не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в письменной форме.

2. В ответе по результатам рассмотрения жалобы указываются:

- наименование ГКУ РО «ЦДНИРО», предоставляющего государственную услугу, должность, фамилия, имя, отчество (при наличии) его должностного лица, рассмотревшего жалобу и принявшего решение по жалобе;

- номер, дата, место принятия решения, включая сведения о должностном лице, решение или действие (бездействие) которого обжалуется;

- фамилия, имя, отчество (при наличии) или наименование Заявителя;

- основания для принятия решения по жалобе;

- принятое по жалобе решение;

- в случае, если жалоба признана обоснованной, - сроки устранения выявленных нарушений, в том числе срок предоставления результата государственной услуги;

- сведения о порядке обжалования принятого по жалобе решения.

Ответ по результатам рассмотрения жалобы подписывается уполномоченным на рассмотрение жалобы должностным лицом ГКУ РО «ЦДНИРО», предоставляющего государственные услуги.

По желанию Заявителя ответ по результатам рассмотрения жалобы может быть представлен не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в форме электронного документа, подписанного электронной подписью должностного лица ГКУ РО «ЦДНИРО».

В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

Приложение №1

Директору ГКУ РО "ЦДНИРО"

                                                                                                                                                                                                                                                                                                   Гр._________________________­­­­­­­­_____

                                                                                              Фамилия, имя, отчество полностью                                                                                                                  

                                                                                             проживающего_____________________

                                                                                 ________________________________                                                                                                             тел._______________________________

ЗАПРОС

Прошу       выдать         копию         решения/распоряжения/постановления                  

                                            (нужное подчеркнуть)

________________________________________________________________________________________________________________ 

                                                                                                         (наименование органа, город/район)                                                                                                                                                            

(суть рассматриваемого вопроса)

дата и номер решения/распоряжения/постановления  от __________№______

___________________                                             ________________

Дата подачи заявления                                                                                         подпись заявителя

Форма запроса о выдаче копий архивных документов

Приложение №2

Директору ГКУ РО "ЦДНИРО"

С.Д.Кононыхиной

                                                                                 от гр. Иванова Ивана Ивановича                                             

проживающего ул. Солидарности, 3

с. Песчанокопское Ростовской области,

347570

Тел. 8-863-72-90-588

ЗАПРОС

Прошу выдать копию решения/распоряжения/постановления бюро

(нужное подчеркнуть)

Песчанокопского РК КПСС Ростовской области

(наименование органа, город/район)

Об утверждении Песчанокопского совета ветеранов партии, комсомола,

войны и труда_________________________________________________

(суть рассматриваемого вопроса)

Дата и номер решения/распоряжения/постановления от  21.12.1983 № 14. 

____02.04.2011                                                                   ____Иванов____

  Дата подачи заявления                                                                                         подпись заявителя

Образец заполнения формы запроса о выдаче  копий архивных документов

                                                                                                 

                                                                                                                                            Приложение № 3

                                                                                                                          

                  Бланк организации

Директору ГКУ РО "ЦДНИРО"

Кононыхиной С.Д.

              Просим  составить справку по истории ________________________________

                                                                                                                            (Населенный пункт, организация и др.)

по документам, хранящимся в ГКУ РО "ЦДНИРО".

             

Должность                                   подпись                           Расшифровка подписи

Форма запроса физического или юридического лица о предоставлении информационной услуги

Администрация Семикаракорского района

Приложение № 4

Директору ГКУ РО "ЦДНИРО"

С.Д.Кононыхиной

              Просим  составить справку по истории Дома пионеров  Семикаракорского района: его открытии и работе в довоенный и послевоенный периоды.

Глава администрации                                                                                                              В.Е.Попов

Образец заполнения формы запроса физического или юридического лица о предоставлении информационной услуги

Приложение № 5

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

ДЛЯ ПРОВЕДЕНИЯ ПОИСКА ПОСТАРАЙТЕСЬ ПРЕДОСТАВИТЬ КАК МОЖНО БОЛЬШЕ ИНФОРМАЦИИ:

Заполняется на каждого члена рода отдельно

ФИО заявителя*

Полный почтовый адрес*

Ваш e-mail*

ФИО запрашиваемого лица*

Степень родства (отец или др.)*

Дата и место рождения*

Дата, место смерти

Место работы, должность*

Образование (учебное заведение, когда, где)

Партийность, когда вступал, исключался, где состоял на партийном учете*

Семейное положение, состав семьи (жена/муж, дети год рождения)

Дополнительные сведения

дата, подпись

* поля, отмеченные звездочкой, обязательны для заполнения

Форма анкеты-заявления биографического характера

Приложение №6

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

ДЛЯ ПРОВЕДЕНИЯ ПОИСКА ПОСТАРАЙТЕСЬ ПРЕДОСТАВИТЬ КАК МОЖНО БОЛЬШЕ ИНФОРМАЦИИ:

Заполняется на каждого члена рода отдельно

ФИО заявителя*

Сидорова Вера Алексеевна

Полный почтовый адрес*

ул. Приморская, 16, кв. 151, г. Калининград, 386006

Ваш e-mail*

-

ФИО запрашиваемого лица*

Титов Иван Николаевич

Степень родства (отец или др.)*

Дед

Дата и место рождения*

25 декабря 1910г., г. Ростов-на-Дону

Дата, место смерти

1957-1958 гг., место неизвестно

Место работы, должность*

Электротехнический техникум, преподаватель

Образование (учебное заведение, когда, где)

Высшее

Партийность, когда вступал, исключался, где состоял на партийном учете*

Член ВКП (б) с 1934г. Пролетарский РК ВКП (б) г. Ростова-на-Дону

Семейное положение, состав семьи (жена/муж, дети год рождения)

Жена- Титова Мария Петровна (Чеботарева),

Сын – Титов Алексей Иванович, 1937г.р.

Дополнительные сведения

Служил в РККА с 1941-1945 гг.

дата, подпись

* поля, отмеченные звездочкой, обязательны для заполнения

Образец заполнения формы анкеты-заявления генеалогического характера

Приложение № 7

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

тематического запроса

ФИО заявителя*

Полный почтовый адрес*

Ваш e-mail*

Текст запроса*

Для исполнения запроса обязательно указание места события и хронологических рамок

дата, подпись

*поля, отмеченные звездочкой, обязательны для заполнения

Форма анкеты-заявления тематического запроса

Приложение № 8

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

тематического запроса

ФИО заявителя*

Петрова Роза Валентиновна

Полный почтовый адрес*

ул. Парковая, 201, кв. 78, г.Саратов,

367002

Ваш e-mail*

-

Текст запроса*

Для исполнения запроса обязательно указание места события и хронологических рамок

Прошу выявить по документам ГКУ РО "ЦДНИРО" сведения об участии моего деда – Костина Ефима Петровича, 1919 г.р., в партизанском движении на территории Семикаракорского района Ростовской области, а также о деятельности партизанского отряда "Гроза".

дата, подпись

*поля, отмеченные звездочкой, обязательны для заполнения

Образец заполнения формы анкеты-заявления тематического запроса

Приложение № 9

Блок-схема

последовательности действий комитета по управлению архивным делом  Ростовской области и ГКУ РО «ГАРО» по предоставлению государственной услуги по информационному обеспечению граждан и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов

                                                                     Приложение №6                                                                     к постановлению                                                                        комитета по управлению                                                                   архивным делом                                                                  Ростовской области

        от 13.10.2014 №1                                                                    

                                         

                                                                                                                               

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

предоставления государственным казенным учреждением Ростовской области

"Центр документации новейшей истории Ростовской области" государственной услуги по организации работы по исполнению запросов юридических и физических лиц и выдаче архивных справок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций

Раздел I. Общие положения

              Административный регламент предоставления государственной услуги по организации работы по исполнению запросов юридических и физических лиц и выдаче архивных справок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций, разработан государственным казенным учреждением Ростовской области "Центр документации новейшей истории Ростовской области" в целях повышения качества предоставления и доступности государственной услуги и создания комфортных условий для пользователей при ее получении.

Административный регламент определяет порядок, сроки и последовательность действий при предоставлении государственной услуги по организации работы по исполнению запросов юридических и физических лиц и выдаче архивных справок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций.

Предмет регулирования административного регламента

Предметом регулирования административного регламента является организация государственным казенным учреждением Ростовской области "Центр документации новейшей истории Ростовской области" работы по исполнению запросов юридических и физических лиц и выдаче архивных справок, копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций, определение порядка взаимодействия с юридическими и физическими лицами, сроки и последовательность действий (административных процедур) государственного казенного учреждения Ростовской области "Центр документации новейшей истории Ростовской области" (далее – ГКУ РО "ЦДНИРО") при осуществлении данной услуги.

2. Круг Заявителей

В качестве заявителей на предоставление государственной услуги выступают органы государственной власти, местного самоуправления, другие организации и граждане (далее - Заявитель).

Заявителями также могут быть иные физические и юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их Заявителями в установленном порядке полномочиями, выступать от их имени при предоставлении государственной услуги.

3. Требования к порядку информирования о предоставлении государственной услуги

3.1. Информация о месте нахождения и графике работы государственного казенного учреждения Ростовской области "Центр документации новейшей истории Ростовской области", предоставляющего государственную услугу, его структурного подразделения.

Государственное казенное учреждение Ростовской области "Центр документации новейшей истории Ростовской области" (далее – ГКУ РО "ЦДНИРО").

              Почтовый адрес ГКУ РО "ЦДНИРО": пер. Семашко, 52, г. Ростов-на-Дону, 344002.

              График работы ГКУ РО "ЦДНИРО": понедельник-четверг с 9-00 до 18-00, пятница с 9-00 до 16-45, с перерывом на обед с 13-00 до 13.45. Выходные дни - суббота, воскресенье. В предпраздничные рабочие дни время работы ГКУ РО "ЦДНИРО" сокращается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

              Личный прием Заявителей проводится: понедельник, четверг с 10-00 до 17-00, с перерывом на обед с 13-00 до 13-45.

              Государственная услуга через многофункциональные центры не предоставляется.

              3.2. Справочный телефон структурного подразделения ГКУ РО "ЦДНИРО", предоставляющего государственную услугу

              Телефон структурного подразделения ГКУ РО "ЦДНИРО", предоставляющего государственную услугу: (8-863) 269-05-11 (отдел научной информации, публикации и использования документов).

              В ГКУ РО "ЦДНИРО", участвующем в предоставлении государственной услуги, телефон-автоинформатор отсутствует.

              3.3. Адрес официального сайта

              - адрес официального сайта: гуцдниро.рф

              - электронный адрес: gucdniro@mail.ru

              3.4. Порядок получения информации Заявителями по вопросам предоставления государственной услуги, услуг, необходимых и обязательных для предоставления государственных услуг, сведений о ходе предоставления указанных услуг

              Информация по вопросам информационного обеспечения Заявителей и процедуры исполнения услуги может предоставляться:

              - непосредственно в приемной директора ГКУ РО "ЦДНИРО", с использованием средств телефонной связи;

              - лично специалистами ГКУ РО "ЦДНИРО" или на информационных стендах в помещениях для приема Заявителей;

              - в письменном виде (почтой) в ГКУ РО "ЦДНИРО";

              - по электронной почте;

              - на официальном сайте Правительства Ростовской области в составе donald.ru – cuadaro.donald.ru;

              - на официальном сайте ГКУ РО "ЦДНИРО": гуцдниро.рф;

              - в федеральной государственной информационной системе "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)";

              - в региональной государственной информационной системе "Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области".

              Должностные лица ГКУ РО "ЦДНИРО", принимающие телефонные звонки и осуществляющие личный прием Заявителей государственной услуги, обязаны дать исчерпывающую информацию по вопросам оказания государственной услуги.

              3.5. Порядок, форма и место размещения информации

              Информация по предоставлению государственной услуги размещена на информационных стендах в помещениях для приема Заявителей, на официальных сайтах Правительства Ростовской области в составе домена donald.ru – cuadaro.donald.ru и ГКУ РО "ЦДНИРО", адрес сайта: гуцдниро.рф.

Раздел II. Стандарт предоставления государственной услуги

              1. Наименование государственной услуги

              Административный регламент (далее – Регламент) по предоставлению ГКУ РО "ЦДНИРО" государственной услуги              по организации работы по исполнению запросов юридических и физических лиц и выдаче архивных справок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций.

              2. Наименование органа исполнительной власти Ростовской области, предоставляющего государственную услугу

              2.1. Предоставление государственной услуги по организации работы по исполнению запросов юридических и физических лиц и выдаче архивных справок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций.

              2.2. Запрещается требовать от Заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращениями в иные государственные органы, организации, за исключением получения услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, утвержденный нормативным правовым актом Ростовской области.

              3. Результат предоставления государственной услуги

              Результатом предоставления государственной услуги по организации исполнения запросов российских граждан являются архивная справка, архивная выписка, архивная копия, выдаваемые ГКУ РО "ЦДНИРО", а также официальное письмо ГКУ РО "ЦДНИРО" об отсутствии с ведений.

4. Сроки предоставления государственной услуги

4.1. Решение об организации работы по предоставлению государственной услуги   принимается руководителем ГКУ РО "ЦДНИРО" в течение 3 рабочих дней с момента регистрации запроса.

4.2. Информация о принятом решении по оказанию государственной услуги направляется Заявителю государственной услуги  в течение 30 дней со дня регистрации запроса в ГКУ РО "ЦДНИРО".

4.3. Срок предоставления государственной услуги не должен превышать 30 дней со дня регистрации запроса в ГКУ РО "ЦДНИРО". С разрешения руководства ГКУ РО "ЦДНИРО" этот срок при необходимости может быть продлен, но не более чем на 30 дней, с обязательным уведомлением об этом Заявителя.

4.4. Запросы депутатов представительных органов, государственных органов и органов местного самоуправления, связанные с запросами граждан и не требующие дополнительной проверки, исполняются в первоочередном порядке не позднее 15 дней с момента регистрации запроса, либо в согласованные с ними сроки.

4.5. Запросы инвалидов и участников Великой Отечественной войны исполняются в первоочередном порядке.

4.6. Запросы, не относящиеся к составу хранящихся в ГКУ РО "ЦДНИРО" документов (непрофильные запросы), направляются по принадлежности в соответствующую организацию, либо Заявителю дается исчерпывающий ответ с рекомендациями и адресами организаций, куда ему следует обратиться, сроком не более 5 дней с момента регистрации запроса.

4.7. Срок выдачи (направления) документов, являющихся результатом предоставления государственной услуги, входит в установленный 30-дневный срок.

4.8. Выдача писем-ответов на запросы может производиться Заявителям, по их просьбе, лично без пересылки почтой, в приемные дни и часы работы ГКУ РО "ЦДНИРО". Если проинформированный Заявитель не явился за получением ответа в течение 10 дней, то ответ высылается почтой на указанный в запросе почтовый адрес.

              5. Перечень нормативных правовых актов, регулирующих предоставление государственной услуги.

Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации. (Собрание законодательства Российской Федерации от 26 января 2009г. № 4 ст.445; «Российская газета» от 21 января 2009г. №7);

- Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». (Собрание законодательства Российской Федерации от 25 октября 2004г. №43 ст. 4169);

- Федеральный закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» («Российская газета», № 168, 30.07.2010);

- Областным законом от 12.03.2007 № 638-ЗС «Об архивном деле в Ростовской области». (Газета «Наше время» от 21 марта 2007г. №№89-90 (18151-18152));

- Положением о комитете по управлению архивным делом Ростовской области, утвержденным постановлением Правительства Ростовской области от 01.12.2011 № 183. (Текст постановления официально опубликован не был, с текстом постановления можно ознакомиться на официальном сайте Комитета);

- Уставом ГКУ РО "ЦДНИРО"  (официально  текст не  был опубликован, с текстом устава можно ознакомиться на сайте  ГКУ РО "ЦДНИРО";

  - Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19. (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 14 мая 2007г. №20, регистрационный номер 9059).

6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги, услуг, необходимых и обязательных для предоставления государственной услуги, способы их получения Заявителями, в том числе в электронной форме, и порядок их представления

6.1. Заявитель представляет в ГКУ РО "ЦДНИРО" следующие документы:

1) письменный запрос (заявление по форме) от организации, который должен быть оформлен на фирменном бланке организации, содержать ее реквизиты, подпись руководителя, контактные телефоны и Ф.И.О. исполнителя;

2) письменный запрос (заявление по форме) от физических лиц: фамилия, имя, отчество Заявителя, год и место его рождения, адрес, гражданство, контактный телефон, подпись. Письменный запрос можно представить в электронном виде на адрес электронной почты или в разделе «Перечень услуг» на официальном сайте ГКУ РО "ЦДНИРО";

3) паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, в т.ч. универсальная электронная карта, в случаях, предусмотренных федеральными законами, являющаяся документом, удостоверяющим личность гражданина на получение государственной услуги;

4) для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия Заявителя (наличие доверенности, оформленной в установленном порядке; права наследования), предусмотренные законодательством Российской Федерации.

5) в случаях, предусмотренных федеральными законами, постановлениями Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами Ростовской области, универсальная электронная карта является документом, удостоверяющим право гражданина на получение государственной услуги.

Далее в запросе излагается суть обращения, четко и подробно указываются сведения, необходимые для исполнения запроса:

-  о трудовом стаже – название организации, место, должность и периоды работы; фамилия в период работы (для женщин);

- о заработной плате – название организации, место, должность, фамилия в период работы (для женщин), за какие годы требуется подтвердить заработок;

- о рождении, браке, разводе, смерти и т.п. – сведения о месте и времени регистрации рождения, брака, развода, смерти и т.п., а также фамилии, имена, отчества родителей (для справки о рождении);

- об образовании – название и адрес учебного заведения, даты поступления и окончания;

- о пенсии – сведения об организации, которая назначила пенсию, в какое время;

- об участии в партизанском движении, в подпольной организации, службе в истребительном батальоне, пребывании на оккупированной территории в период Великой Отечественной войны – название населенного пункта, района, отряда, батальона, где происходило событие, дата, занимаемая должность, места проживания и работы, членство в ВКП (б) и ВЛКСМ, фамилия в тот период (для женщин);

- о пребывании в КПСС и ВЛКСМ (вступление, исключение, взыскания, награждения) – даты события, наименование горрайкома КПСС и партийной организации по месту работы или жительства, где состоял на учете заявитель, фамилия в тот период (для женщин);

- о выдаче копии постановления бюро комитета КПСС и (или) ВЛКСМ – (точная или ориентировочная), содержание вопроса, дата, название и административная принадлежность комитета;

- иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса.

Формы заявлений и образцы заполнения форм заявлений (приложения №№ 1-10).

         6.2. Для предоставления государственной услуги запрещается требовать от Заявителя:

- предоставления документов  и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги;

- предоставления документов и информации, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих государственную услугу, иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Ростовской области, муниципальными правовыми актами.

7. Исчерпывающий перечень основания для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги

Основанием для отказа в приеме документов является отсутствие необходимых реквизитов в запросах и документов, указанных в пункте 6.1. подраздела 6 раздела II настоящего Регламента.

8. Исчерпывающий перечень основания для приостановления и (или) отказа в предоставлении государственной услуги

Запрос Заявителя не подлежит рассмотрению в случае, если он не содержит наименования юридического лица (для гражданина – фамилия, имя, отчество), почтового адреса, по которому должен быть отправлен ответ и/или электронного адреса Заявителя.

Основания для приостановления предоставления государственной услуги:

- если запрос Заявителя не поддается прочтению, ответ на запрос не дается и он не подлежит направлению на рассмотрение директору архива или уполномоченному на то лицу, о чем в течение семи дней со дня регистрации

запроса сообщается Заявителю, направившему запрос, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

- если ответ по существу поставленного в нем вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, Заявителю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений. Указанная информация может быть предоставлена только при наличии у Заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и/или конфиденциальную информацию;

- отсутствие у Заявителя документов, подтверждающих его полномочия выступать от имени третьих лиц.

9. Перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги

Услуги, необходимые и обязательные для предоставления государственной услуги, отсутствуют.

10. Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление государственной услуги

Данная государственная услуга предоставляется бесплатно.

11. Порядок, размер и основания взимания платы за предоставление услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, включая информацию о методике расчета размера такой платы

Услуги, необходимые и обязательные для предоставления государственной услуги, отсутствуют.

12. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги, услуги, предоставляемой организацией, участвующей в предоставлении государственной услуги, и при получении результата предоставления таких услуг

Документы, необходимые для предоставления государственной услуги, принимаются в момент обращения с ожиданием в очереди не более 15 минут, в зависимости от количества Заявителей. По истечении 30 дней с момента регистрации запроса, с ожиданием в очереди не более 15 минут Заявителю предоставляется документ по результатам рассмотрения государственной услуги.

13. Срок регистрации запроса Заявителя о предоставлении государственной услуги и услуги, предоставляемой организацией, участвующей в предоставлении государственной услуги, в том числе в электронной форме

Письменный запрос Заявителя, в том числе в электронной форме о предоставлении государственной услуги и услуг, предоставляемых организацией, участвующей в предоставлении государственной услуги, регистрируется в день его поступления или на следующий рабочий день в установленном порядке.

14. Требования к помещениям, в которых предоставляются государственная услуга, услуга, предоставляемая организацией, участвующей в предоставлении государственной услуги к месту ожидания и приема Заявителей, размещению и оформлению визуальной, текстовой и мультимедийной информации о порядке предоставления таких услуг

Организация личного приема по информированию о порядке оказания государственной услуги осуществляется в кабинете сотрудниками ГКУ РО "ЦДНИРО" в соответствии с графиком работы.

Кабинет, в котором осуществляется прием, должен обеспечивать:

- комфортное расположение Заявителя и должностного лица;

-  возможность оформления Заявителем письменного запроса;

- наличие письменных принадлежностей и бумаги;

- соблюдение мер безопасности, обеспечение противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации, системой охраны.

Предоставление государственной услуги осуществляется в комнате приема посетителей, в которой размещены визуальная и текстовая информации о порядке предоставления государственной услуги,  мультимедийной информации нет.

15. Показатели доступности и качества государственной услуги

15.1. Основными показателями доступности предоставления государственной услуги являются:

- удобство и доступность получения Заявителем информации о порядке предоставления государственной услуги;

- наличие форм обращений для получения государственной услуги, в том числе в электронной форме (приложения №№ 1-8);

- возможность направления Заявителем обращения и документов к нему в удобной для него форме: при личном обращении, по почте,  по электронной почте.

В любое время с момента регистрации обращения Заявитель имеет право знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения запроса, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законодательством тайну.

Информацию о ходе предоставления государственной услуги Заявитель может получить устно по телефону, письменно  по почте, по электронной почте и при личном обращении в ГКУ РО "ЦДНИРО":

- о дате получения запроса и его регистрации;

- о должностном лице, которому поручено рассмотрение запроса;

- об отказе в рассмотрении запроса;

- о продлении срока рассмотрения запроса;

- о результатах рассмотрения запроса.

Возможность получения информации о ходе предоставления государственной услуги с использованием информационно-коммуникационных технологий отсутствует.

15.2. Основными показателями качества предоставления государственной услуги являются:

- достоверность информации, предоставляемой Заявителю;

- полнота информации по сути запроса Заявителя;

- объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение запроса.

При предоставлении государственной услуги заявитель взаимодействует с должностными лицами дважды: при подаче  заявления и получении ответа. Продолжительность взаимодействия до 30 мин. Для уточнения информации, предоставленной Заявителем для исполнения государственной услуги, количество взаимодействий может увеличиваться.

Возможность получения государственной услуги в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг отсутствует.

16. Иные требования

Получение государственной услуги в соответствии с требованиями настоящего Регламента в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг не предусмотрено.

При предоставлении государственной услуги предусмотрено использование информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", письменный запрос (заявление по форме) может быть направлено по электронной почте или через официальный сайт ГКУ РО "ЦДНИРО" в разделе "Перечень услуг".

Раздел III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

1. Исчерпывающий перечень административных процедур

При предоставлении государственной услуги осуществляются следующие административные процедуры:

1.1. Регистрация запроса, рассмотрение его руководством ГКУ РО "ЦДНИРО" и передача на исполнение в структурное подразделение ГКУ РО "ЦДНИРО" (до 3-х дней с момента поступления запроса).

1.2. Анализ тематики запроса. Принятие решения о возможности исполнения запроса (до 30 дней с момента регистрации запроса).

1.3. Направление запроса на исполнение по принадлежности (до 30 дней с момента регистрации запроса).

1.4. Уведомление Заявителя о направлении запроса на исполнение (до 30 дней с момента регистрации запроса).

Блок-схема предоставления государственной услуги приведена в приложении № 11 к административному регламенту ГКУ РО "ЦДНИРО".

2. Описание административных процедур

2.1. Регистрация запроса, рассмотрение его руководством ГКУ РО "ЦДНИРО" и передача на исполнение в структурное подразделение ГКУ РО "ЦДНИРО".

1) Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры, является поступление запроса в ГКУ РО "ЦДНИРО".

2) Должностными лицами, ответственными за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, являются должностное лицо, регистрирующее запрос, и руководитель ГКУ РО "ЦДНИРО".

3) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

3.1.) регистрация поступившего запроса в журнале регистрации (в день поступления запроса или на следующий рабочий день);

3.2.) передача зарегистрированного запроса на рассмотрение руководителю ГКУ РО "ЦДНИРО" (до 3-х дней с момента поступления запроса);

3.3.) рассмотрение запроса руководителем ГКУ РО "ЦДНИРО", проставление резолюции (до 3-х дней с момента поступления запроса);

3.4.) передача запроса с письменной резолюцией руководителя ГКУ РО "ЦДНИРО" на исполнение в структурное подразделение ГКУ РО "ЦДНИРО" (до 3-х дней с момента поступления запроса).

4) Критерием принятия решения является поступление запроса в ГКУ РО "ЦДНИРО" (все поступившие в ГКУ РО "ЦДНИРО" письменные запросы регистрируются и рассматриваются руководством).

5) Результатом административной процедуры является передача письменного запроса для рассмотрения в структурное подразделение ГКУ РО "ЦДНИРО" с письменной резолюцией руководителя ГКУ РО "ЦДНИРО".

6) Результатом выполнения административной процедуры является отметка в журнале регистрации о передаче и Ф.И.О. должностного лица, которому передан запрос на исполнение.

2.2. Анализ тематики запроса. Принятие решения о возможности исполнения запроса

1) Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры, является прием запроса на исполнение должностным лицом.

2) Должностным лицом, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, является должностное лицо, которому был передан запрос на исполнение.

3) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

3.1.) прием запроса должностным лицом на исполнение (1 день с момента передачи его на исполнение);

3.2.) анализ тематики письменного запроса (до 30 дней с момента регистрации запроса);

3.3.) принятие решения о возможности исполнения запроса (до 30 дней с момента регистрации запроса).

4) В зависимости от тематики запроса и представленных документов должностное лицо ГКУ РО "ЦДНИРО", ответственное за исполнение запроса, принимает положительное решение о возможности исполнения запроса.

5) Результатом административной процедуры является принятие положительного или отрицательного решения о возможности исполнения запроса.

6) Результатом выполнения административной процедуры является подготовка письма для отправления его по принадлежности.

2.3. Направление запроса на исполнение по принадлежности

1) Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры, является подготовка письма для отправления его по принадлежности.

2) Должностным лицом, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, является должностное лицо, которому был передан запрос на исполнение.

3) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

3.1.) подготовка письма для направления его по принадлежности (до 30 дней с момента регистрации запроса);

3.2.) направление письма на исполнение по принадлежности (до 30 дней с момента регистрации запроса).

4) В зависимости от тематики запроса и представленных документов должностное лицо ГКУ РО "ЦДНИРО", ответственное за исполнение запроса, принимает решение, в какую из участвующих организаций направить запрос.

5) Результатом административной процедуры является направление запроса по почте на исполнение по принадлежности.

6) Результатом выполнения административной процедуры является отметка в журнале регистрации о направлении запроса по принадлежности.

2.4. Уведомление Заявителя о направлении запроса на исполнение

1) Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры, является подготовка письма об уведомлении Заявителя о направлении запроса на исполнение по принадлежности с определением сроков, этапов и результатов выполнения государственной услуги.

2) Должностным лицом, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры является должностное лицо, которому был передан запрос на исполнение.

3) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

3.1.) подготовка письма об уведомлении Заявителя о направлении запроса на исполнение по принадлежности (до 30 дней с момента регистрации запроса);

3.2.) направление письма об уведомлении Заявителя (до 30 дней с момента регистрации запроса).

4) Для оповещения Заявителя об этапах исполнения его запроса принимается решение о направлении уведомления Заявителю с определением сроков, этапов и результатов выполнения государственной услуги.

5) Результатом административной процедуры является направление уведомления Заявителю по почте.

6) Результатом выполнения административной процедуры является отметка в журнале регистрации о направлении уведомления Заявителю.

3. Административная процедура формирования и направления межведомственных запросов в органы (организации), участвующие в предоставлении государственных и муниципальных услуг

Административная процедура по формированию и направлению запроса в органы (организации), участвующие в предоставлении государственной услуги, выполняется в соответствии с пунктом 3 подраздела 2.3 раздела III "Направление запроса на исполнение по принадлежности".

4. Порядок осуществления в электронной форме, в том числе с использованием федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций), региональной государственной информационной системы "Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области" административных процедур

Предоставление государственной услуги в электронной форме, в том числе с использованием федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)", региональной государственной информационной системы "Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области" не осуществляется.

Раздел IV. Формы контроля за исполнением административного регламента

1. Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением ответственными должностными лицами положений административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, а также принятием решений ответственными лицами

Текущий контроль за соблюдением последовательности действий и выполнением административных процедур по предоставлению государственной услуги, принятием решений осуществляется должностными лицами ГКУ РО "ЦДНИРО", ответственными за организацию работ по предоставлению государственной услуги, путем проведения проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента, анализа выполненной работы.

Перечень должностных лиц, осуществляющих текущий контроль, устанавливается индивидуальными правовыми актами ГКУ РО "ЦДНИРО".

Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается директором ГКУ РО "ЦДНИРО".

2. Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления государственной услуги, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством предоставления государственной услуги

Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления государственной услуги определяются приказами ГКУ РО "ЦДНИРО"

Для проведения проверки полноты и качества предоставления государственной услуги формируется комиссия, в состав которой включаются должностные лица ГКУ РО "ЦДНИРО".

Результаты деятельности комиссии оформляются актом, в котором отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается директором ГКУ РО "ЦДНИРО".

Проверки могут быть плановыми (на основании планов работы ГКУ РО "ЦДНИРО" и внеплановыми (могут проводиться по конкретной жалобе Заявителя государственной услугой).

3. Ответственность должностных лиц за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления государственной услуги

В случае выявления нарушений к виновным должностным лицам применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

4. Положения, характеризующие требования к порядку и формам контроля за предоставлением государственной услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций

В соответствии с законодательством ГКУ РО "ЦДНИРО":

- принимает в пределах своей компетенции решения по вопросам осуществления государственных услуг и осуществляет контроль их исполнения;

- контролирует соблюдение законодательства об архивном деле.

Контроль за предоставлением государственной услуги со стороны уполномоченных должностных лиц ГКУ РО "ЦДНИРО" должен быть постоянным, всесторонним и объективным.

Контроль за предоставлением государственной услуги со стороны граждан, их объединений и организаций осуществляется путем получения информации о наличии в действиях (бездействии) ответственных должностных лиц ГКУ РО "ЦДНИРО", а также принимаемых ими решениях, нарушений положений Административного регламента и иных нормативных актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги.

Раздел V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа предоставляющего государственную услугу, а также должностных лиц, государственных служащих 

1. Информация для заинтересованных лиц об их праве на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений, принятых (осуществляемых) в ходе предоставления государственной услуги

1.1. Заявитель может обратиться с жалобой на нарушение порядка предоставления государственных услуг, выразившееся в неправомерных решениях и действиях (бездействии) директора ГКУ РО «ЦДНИРО», предоставляющего государственную услугу, в комитет по управлению архивным делом Ростовской области и в Правительство Ростовской области.

1.2. Заявитель может обратиться с жалобой на нарушение порядка предоставления государственных услуг, выразившееся в неправомерных решениях и действиях (бездействии) должностных лиц ГКУ РО «ЦДНИРО», предоставляющих государственную услугу, непосредственно в ГКУ РО «ЦДНИРО».

1.3. Подача жалоб осуществляется бесплатно.

1.4. Заявитель, подавший жалобу, несет ответственность в соответствии с законодательством за достоверность сведений, содержащихся в представленной жалобе.

1.5. Жалоба оформляется в произвольной форме с учетом требований, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

1.6.  Жалоба должна содержать:              

-  наименование ГКУ РО «ЦДНИРО», фамилию, имя, отчество должностного лица ГКУ РО «ЦДНИРО», предоставляющего государственную услугу, чьи действия (бездействие) и решения обжалуются;

- фамилию, имя, отчество (при наличии), сведения о месте жительства Заявителя – физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения Заявителя – юридического лица, номер (номера) контактного телефона, почтовый и (или) адрес электронной почты, по которому должен быть направлен ответ Заявителю;

- сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) должностного лица ГКУ РО «ЦДНИРО», предоставляющего государственную услугу;

-  доводы, на основании которых Заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) должностных лиц ГКУ РО «ЦДНИРО». Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы Заявителя, либо их копии.

1.7. В случае, если жалоба подается через представителя Заявителя, также представляется документ, подтверждающий полномочия на осуществление действий от имени Заявителя. В качестве документа, подтверждающего полномочия на осуществление действий от имени Заявителя, может быть представлена:

- оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность (для физических лиц);

- оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность, заверенная печатью Заявителя и подписанная руководителем Заявителя или уполномоченным этим руководителем лицом (для юридических лиц);

- копия решения о назначении или об избрании либо приказа о назначении физического лица на должность, в соответствии с которым такое физическое лицо обладает правом действовать от имени Заявителя без доверенности.

1.8. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе:

- непосредственно в приемную ГКУ РО «ЦДНИРО» на имя директора, заместителя директора, председателя комитета по управлению архивным делом Ростовской области, либо в отдел по работе с обращением граждан Правительства Ростовской области;

-  почтовым отправлением по адресу (месту нахождения) ГКУ РО «ЦДНИРО», предоставляющего государственную услугу;

-  в ходе личного приема директора. В случае подачи жалобы при личном приеме Заявитель представляет документ, удостоверяющий его личность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.9. В электронном виде жалоба может быть подана Заявителем посредством:

- официального сайта ГКУ РО «ЦДНИРО», предоставляющего государственную услугу, в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет";

- официального сайта комитета по управлению архивным делом Ростовской области;

- федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (далее - ЕПГУ);

-государственной информационной системы Ростовской области «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области» (далее – РПГУ);

- электронной почты ГКУ РО «ЦДНИРО», предоставляющего государственную услугу.

При подаче жалобы в электронном виде документы, указанные в пункте 1.7 настоящего Регламента, могут быть представлены в форме электронных документов, подписанных электронной подписью, вид которой предусмотрен законодательством Российской Федерации, при этом документ, удостоверяющий личность Заявителя, не требуется.

1.10. Жалоба может быть подана Заявителем через МФЦ,  при условии заключения соглашения между ГКУ РО «ЦДНИРО» и МФЦ о взаимодействии в части осуществления МФЦ приема жалоб и выдачи Заявителям результатов рассмотрения жалоб.

1.11. Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:

- нарушение срока регистрации запроса Заявителя о предоставлении государственной услуги;

- нарушение срока предоставления государственной услуги;

- требование представления Заявителем документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ростовской области для предоставления государственной услуги;

- отказ в приеме документов, представление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ростовской области для предоставления государственной услуги;

- отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ростовской области;

- требование внесения Заявителем при предоставлении государственной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации;

- отказ, должностного лица ГКУ РО «ЦДНИРО», предоставляющего государственную услугу в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, либо нарушение установленного срока таких исправлений.

2. Предмет досудебного (внесудебного) порядка обжалования 

Предметом  досудебного (внесудебного) обжалования  может быть действия (бездействие) и решения, принятые в ходе предоставления государственной услуги.

3. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в рассмотрении жалобы (претензии) либо приостановлении ее рассмотрения

1. Директор ГКУ РО «ЦДНИРО» отказывает в удовлетворении жалобы в следующих случаях:

- наличие вступившего в законную силу решения суда, арбитражного суда по жалобе о том же предмете и по тем же основаниям;

- подача жалобы лицом, полномочия которого не подтверждены в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;

- наличие решения по жалобе, принятого ранее в соответствии с требованиями настоящего Регламента в отношении того же Заявителя и по тому же предмету жалобы.

2. Директор ГКУ РО «ЦДНИРО» вправе оставить жалобу без ответа в следующих случаях:

-  если в письменной жалобе не указаны фамилия, имя, отчество и адрес Заявителя;

- отсутствие возможности прочитать какую-либо часть текста жалобы, фамилию, имя, отчество (при наличии) и (или) почтовый адрес Заявителя, указанные в жалобе;

- наличие в жалобе нецензурных либо оскорбительных выражений, угроз жизни, здоровью и имуществу должностного лица ГКУ РО «ЦДНИРО», а также членов его семьи.

              4. Основания  для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования

Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является подача Заявителем  жалобы лично, по почте в письменной форме, в электронном виде посредством официального сайта ГКУ РО «ЦДНИРО», предоставляющего государственную услугу, официального сайта комитета по управлению архивным делом Ростовской области, в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (далее - ЕПГУ), государственной информационной системы Ростовской области «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области» (далее – РПГУ), электронной почты ГКУ РО «ЦДНИРО».

              5. Права заинтересованных лиц на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения  жалобы (претензии)

              Заинтересованное лицо имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы (претензии).

6. Органы государственной власти и должностные лица, которым может быть адресована жалоба (претензия) заявителя в досудебном (внесудебном) порядке

Органы государственной власти и должностные лица, которым может быть адресована жалоба (претензия):

-директор ГКУ РО «ЦДНИРО»;

- заместитель директора ГКУ РО «ЦДНИРО»;

- председатель Комитета;

- заместитель председателя Комитета;

- Правительство Ростовской области.

             

7. Сроки рассмотрения жалобы (претензии)

Жалоба, поступившая в ГКУ РО «ЦДНИРО» в письменной форме на бумажном носителе и в электронной форме, подлежит регистрации в журнале учета жалоб на решения и действия (бездействие) должностных лиц ГКУ РО «ЦДНИРО» и его специалистов (далее – журнал) не позднее следующего рабочего дня со дня ее поступления. Жалоба рассматривается в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации. Срок рассмотрения жалобы исчисляется со дня ее регистрации.

В случае обжалования отказа должностного лица ГКУ РО «ЦДНИРО» в приеме документов у Заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования Заявителем нарушения установленного срока таких исправлений жалоба рассматривается в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.

В случае, если жалоба поданная Заявителем не входит в компетенцию ГКУ РО «ЦДНИРО» по принятию решения по жалобе в соответствии с требованиями пунктов 1.1 и 1.2 настоящего Регламента, то в течение 3 рабочих дней со дня ее регистрации ГКУ РО «ЦДНИРО» направляет жалобу по принадлежности и в письменной форме информирует Заявителя о ее перенаправлении.

Жалоба, поступившая через МФЦ, рассматривается согласно заключенному соглашению между ГКУ РО «ЦДНИРО» и МФЦ о взаимодействии. Срок рассмотрения жалобы исчисляется со дня ее регистрации.

8. Результат досудебного (внесудебного) обжалования применительно к каждой процедуре либо инстанции обжалования

1. По результатам рассмотрения жалобы в соответствии с частью 7 статьи 11.2 Федерального закона от 27.07.2010 №210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" ГКУ РО «ЦДНИРО» принимает решение об удовлетворении жалобы либо об отказе в ее удовлетворении.

При удовлетворении жалобы на ее рассмотрение ГКУ РО «ЦДНИРО» принимает исчерпывающие меры по устранению выявленных нарушений, в том числе по выдаче Заявителю результата государственной услуги, не позднее 5 рабочих дней со дня принятия решения, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

Ответ по результатам рассмотрения жалобы направляется Заявителю не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в письменной форме.

2. В ответе по результатам рассмотрения жалобы указываются:

- наименование ГКУ РО «ЦДНИРО», предоставляющего государственную услугу, должность, фамилия, имя, отчество (при наличии) его должностного лица, рассмотревшего жалобу и принявшего решение по жалобе;

- номер, дата, место принятия решения, включая сведения о должностном лице, решение или действие (бездействие) которого обжалуется;

- фамилия, имя, отчество (при наличии) или наименование Заявителя;

- основания для принятия решения по жалобе;

- принятое по жалобе решение;

- в случае, если жалоба признана обоснованной, - сроки устранения выявленных нарушений, в том числе срок предоставления результата государственной услуги;

- сведения о порядке обжалования принятого по жалобе решения.

Ответ по результатам рассмотрения жалобы подписывается уполномоченным на рассмотрение жалобы должностным лицом ГКУ РО «ЦДНИРО», предоставляющего государственные услуги.

По желанию Заявителя ответ по результатам рассмотрения жалобы может быть представлен не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в форме электронного документа, подписанного электронной подписью должностного лица ГКУ РО «ЦДНИРО».

В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

Приложение №1

Директору ГКУ РО "ЦДНИРО"

……………………………………………………...

……………………………………………………...

……………………………………………………...

                                                            От кого (Ф.И.О., дата рождения, женщинам указывать девичью фамилию)

                       проживающего (ей) по адресу:

…………………………………………………….

…………………………………………………......

…………………………………………………….

……………………………………………………..

                                                              (адрес полностью, индекс, телефоны домашний, рабочий)

Запрос

Прошу подтвердить архивной справкой сведения о моей зарплате:

должность……………………………………………………………………………

место работы:……………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………….

период работы:……………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………….

……………………..                ………………….

           Дата                                                                                          подпись

Форма запроса о подтверждении заработной платы

Приложение №2

Директору ГКУ РО "ЦДНИРО"

                                                                                                        Кононыхиной С.Д.

                                                 Иванова Ивана Ивановича, 25.06.1955

                                                            От кого (Ф.И.О., дата рождения, женщинам указывать девичью фамилию)

                       проживающего (ей) по адресу:

ул. Советская, 1,  г. Шахты, Ростовской области,

346500                                                                                                                                                          (адрес полностью, индекс, телефоны домашний, рабочий)

Запрос

Прошу подтвердить архивной справкой сведения о моей зарплате:

должность – заведующий организационным отделом

место работы – Шахтинский ГК КПСС Ростовской области

период работы: с 01.01.1980 по 31.12.1984

……………………..                ………………….

           дата                                                                                          подпись

Образец заполнения формы запроса о подтверждении

заработной платы

Приложение №3

                                           Директору ГКУ РО "ЦДНИРО"

…………………………………………………….

…………………………………………………….

…………………………………………………….

                                                             От кого (Ф.И.О., дата рождения, женщинам указывать девичью фамилию)

                         проживающего (ей) по адресу:

……………………………………………………

………………………………………………........

……………………………………………………

…………………………………………………....

                                                              (адрес полностью, индекс, телефоны домашний, рабочий)

                           

Запрос

Прошу подтвердить архивной справкой сведения о моей работе:

должность…………………………………………………………………………...

место работы:……………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………….

период работы:……………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………….

……………………..                ………………….

           дата                                                                                          подпись

Форма запроса о подтверждении трудового стажа

Приложение №4

                                                                                  Директору ГКУ РО "ЦДНИРО"

                                                                                  Кононыхиной С.Д.

Иванова Сергея Федоровича, 25.06.1948

                                                             От кого (Ф.И.О., дата рождения, женщинам указывать девичью                 фамилию)

                                                    проживающего (ей) по адресу: пр. 40-летия Победы,

                          д. 13, кв.4, г. Ростов-на-Дону, 344072

                                           (адрес полностью, индекс, телефоны домашний, рабочий)

Запрос

Прошу подтвердить архивной справкой сведения о моей работе:

должность – инструктор орготдела

место работы: Пролетарский РК КПСС г. Ростова-на-Дону

период работы:  с 10.05.1981 по 15.06.1983

……………………..                ………………….

           дата                                                                                          подпись

   Образец заполнения формы запроса о подтверждении трудового стажа

Приложение №5

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

о подтверждении награждения  по документам ГКУ РО "ЦДНИРО"

Фамилия, имя, отчество заявителя

или наименование организации

(в именительном падеже)

Почтовый адрес для направления справки

Ваш e-mail

Фамилия, имя, отчество лица[1] (полностью) на момент награждения, о котором запрашивается справка

Год рождения

Название награды (медаль, знак, Почетная грамота, Почетное звание)

Дата награждения

Наименование организации, в которой гражданин работал во время награждения, ее ведомственная подчиненность, должность

Город, административный район Ростовской области, на территории которого находилась организация

Форма анкеты-заявления о подтверждении награждения

___________                                                                                 ___________

дата заполнения                                                                                                             подпись

Приложение №6

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

о подтверждении награждения  по документам ГКУ РО "ЦДНИРО"

Фамилия, имя, отчество заявителя

или наименование организации

(в именительном падеже)

Иванов Иван Иванович

Почтовый адрес для направления справки

ул.Красноармейская,85, г. Ростов-на-Дону, 344005

Ваш e-mail

555@mail.ru

Фамилия, имя, отчество лица[2] (полностью) на момент награждения, о котором запрашивается справка

Иванов Иван Иванович

Год рождения

1939 г.

Название награды (медаль, знак, Почетная грамота, Почетное звание)

Медаль "За доблестный труд". В ознаменование 100-летия со дня рождения В.И.Ленина

Дата награждения

17 июня 1970

Наименование организации, в которой гражданин работал во время награждения, ее ведомственная подчиненность, должность

Миллеровское карьероуправление, секретарь партийной организации

Город, административный район Ростовской области, на территории которого находилась организация

г. Миллерово Ростовской области

Образец заполнения формы анкеты-заявления

о подтверждении награждения

__________                                                                                  ____________

дата заполнения                                                                                                                                подпись

Приложение №7

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

об исполнении других социально-правовых запросов (об угоне граждан

в Германию с территории Ростовской области, об участии в партизанском

движении в период Великой Отечественной войны, о национальности и пр.)

ФИО заявителя

Полный почтовый адрес

Ваш e-mail

Текст запроса

Для исполнения запроса обязательно указание сути вопроса, места события и хронологических рамок

Форма анкеты заявления об исполнении других социально-правовых запросов (об угоне граждан в Германию с территории Ростовской области, об участии в партизанском движении в период Великой Отечественной войны,

о национальности и пр.)

__________                                                                                    __________

дата заполнения                                                                                           подпись

Приложение № 8

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

об исполнении других социально-правовых запросов (об угоне граждан

в Германию с территории Ростовской области, об участии в партизанском

движении в период Великой Отечественной войны, о национальности и пр.)

ФИО заявителя

Иванов Петр Иванович

Полный почтовый адрес

ул. Каширская, 4, кв.5, г. Ростов-на-Дону, 344033

Ваш e-mail

нет

Текст запроса

Для исполнения запроса обязательно указание сути вопроса, места события и хронологических рамок

Прошу подтвердить документально факт угона в Германию в сентябре 1942 г. из г.Ростова-на-Дону

Образец заполнения формы анкеты-заявления об исполнении других социально-правовых запросов (об угоне граждан в Германию с территории Ростовской области, об участии в партизанском движении в период Великой Отечественной войны, о национальности и пр.)

__________                                                                                     ___________

дата  заполнения                                                                                           подпись

Приложение № 9

Блок-схема

последовательности действий комитета по управлению архивным делом Ростовской области и ГКУ РО "ЦДНИРО" по предоставлению государственной услуги по организации работы и исполнению запросов юридических и физических лиц и выдаче архивных справок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций

                                                                     Приложение №7                                                                     к постановлению                                                                        комитета по управлению                                                                архивным делом                                                                 Ростовской области                                                                

       от 13.10.2014 №1                                                         

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

предоставления государственным казенным учреждением Ростовской области  "Центр документации новейшей истории Ростовской области" государственной услуги по организации исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства

Раздел I. Общие положения

Административный регламент предоставления государственной услуги по организации исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства, разработан государственным казенным учреждением Ростовской области "Центр документации новейшей истории Ростовской области" в целях повышения качества предоставления и доступности государственной услуги и создания комфортных условий для пользователей при ее получении.

Административный регламент определяет порядок, сроки и последовательность действий при предоставлении государственной услуги по организации исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства.

1. Предмет регулирования административного регламента

Предметом регулирования административного регламента является   организация  государственным казенным учреждением Ростовской области "Центр документации новейшей истории Ростовской области" работы по исполнению запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства, определение порядка взаимодействия с юридическими и физическими лицами, сроки и последовательность действий (административных процедур) государственного казенного учреждения Ростовской области "Центр документации новейшей истории Ростовской области" при осуществлении данной услуги. 

2. Круг Заявителей

В качестве заявителей на предоставление государственной услуги выступают российские и иностранные граждане, а также лица без гражданства (далее – Заявитель).

Заявителями также могут быть иные физические и юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо в силу наделения их Заявителями в установленном порядке полномочиями, выступать от их имени при предоставлении государственной услуги.

3. Требования к порядку информирования о порядке предоставления государственной услуги

3.1. Информация о месте нахождения и графике работы государственного казенного учреждения Ростовской области "Центр документации новейшей истории Ростовской области", предоставляющего государственную услугу, его структурного подразделения, участвующего в предоставлении государственной услуги

Государственное казенное учреждение Ростовской области «Центр документации новейшей истории Ростовской области» (далее – ГКУ РО «ЦДНИРО»).

Почтовый адрес ГКУ РО «ЦДНИРО»: пер. Семашко, 52, г. Ростов-на-Дону, 344002.

График работы ГКУ РО «ЦДНИРО»: понедельник-четверг с 9-00 до 18-00, пятница с 9-00 до 16-45, с перерывом на обед с 13-00 до 13-45.

Выходные дни – суббота, воскресенье. В предпраздничные рабочие дни время работы ГКУ РО «ЦДНИРО» сокращается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

              Личный прием Заявителей проводится:  вторник, четверг с 10-00 до 17-00, с перерывом на обед с 13-00 до 13-45.

Государственная услуга через многофункциональные центры не предоставляется.

3.2. Справочные телефоны структурных подразделений ГКУ РО "ЦДНИРО", предоставляющих государственную услугу

Телефоны структурных подразделений ГКУ РО "ЦДНИРО", предоставляющих государственную услугу: (8-863) 263-02-60, 269-05-11 (отдел научной информации, публикации и использования документов).

В ГКУ РО "ЦДНИРО", участвующем в предоставлении государственной услуги, телефон-автоинформатор отсутствует.

3.3. Адрес официального  сайта

ГКУ РО «ЦДНИРО»:

- адрес официального сайта: гуцдниро.рф

- электронный адрес: gucdniro@mail.ru

3.4. Порядок получения информации заявителями по вопросам предоставления государственной услуги, услуг, необходимых и обязательных для предоставления государственных услуг, сведений о ходе предоставления указанных услуг

Информация по вопросам информационного обеспечения Заявителей и  процедуры исполнения услуги может предоставляться:

- непосредственно в приемной руководителя ГКУ РО "ЦДНИРО" с использованием средств телефонной связи;

- лично специалистами или на информационных стендах в помещениях для приема Заявителей;

- в письменном виде (почтой) в ГКУ РО "ЦДНИРО";

- по электронной почте;

- на официальном сайте Правительства Ростовской области в составе домена donland.ru. – cuadaro.donland.ru;

- на официальном сайте ГКУ РО «ЦДНИРО»: гуцдниро.рф;

- в федеральной государственной информационной системе «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)»;

- в региональной государственной информационной системе «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области».

Должностные лица ГКУ РО "ЦДНИРО", принимающие телефонные звонки и осуществляющие личный прием Заявителей государственной услуги, обязаны дать исчерпывающую информацию по вопросам  оказания государственной услуги.

3.5. Порядок, форма и место размещения информации

Информация по предоставлению государственной услуги размещена на информационных стендах в помещениях для приема Заявителей, на официальных сайтах Правительства Ростовской области в составе домена donland.ru. – cuadaro.donland. ru и ГКУ РО «ЦДНИРО», адрес сайта: гуцдниро.рф;

Раздел II. Стандарт предоставления государственной услуги

1. Наименование государственной услуги

Административный регламент (далее – Регламент) по предоставлению государственным казенным учреждением Ростовской области "Центр документации новейшей истории Ростовской области" государственной услуги по организации исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства.

2. Наименование государственного казенного учреждения Ростовской области "Центр документации новейшей истории Ростовской области", предоставляющего государственную услугу

2.1. Предоставление государственной услуги по организации работы по  исполнению поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства, осуществляет ГКУ РО "ЦДНИРО" во взаимодействии с Министерством иностранных дел Российской Федерации (далее - МИД России).

2.2. Непосредственное исполнение поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, оформление в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства, осуществляет ГКУ РО "ЦДНИРО" при наличии у них соответствующих документов, необходимых для исполнения запросов.

2.3. Запрещается требовать от Заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращениями в иные государственные органы, организации, за исключением получения услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, утвержденный нормативным правовым актом Ростовской области.

3. Результат предоставления государственной услуги

Результат предоставления государственной услуги по организации исполнения поступивших из-за рубежа запросов предоставляется российским и иностранным гражданам, а также лицам без гражданства, в виде писем ГКУ РО "ЦДНИРО", а также в виде архивных справок, архивных выписок и архивных копий.

4. Сроки предоставления государственной услуги

4.1. Решение об организации работы по предоставлению государственной услуги   принимается руководителем ГКУ РО "ЦДНИРО" в течение 3-х рабочих дней с момента регистрации запроса.

4.2. Информация о принятом решении по оказанию государственной услуги направляется Заявителю государственной услуги  в течение 30 дней со дня регистрации запроса в ГКУ РО "ЦДНИРО".

4.3. Срок предоставления государственной услуги не должен превышать 30 дней со дня регистрации запроса в ГКУ РО "ЦДНИРО". С разрешения руководства ГКУ РО "ЦДНИРО" этот срок при необходимости может быть продлен, но не более чем на 30 дней, с обязательным уведомлением об этом Заявителя.

4.4. Поступившие в  ГКУ РО "ЦДНИРО" запросы, не относящиеся к составу хранящихся архивных документов (непрофильные запросы),   в течение 15 дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в органы и организации для исполнения и ответа Заявителю.

4.5. Поступившие в ГКУ РО "ЦДНИРО" запросы, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, в течение 10 дней с момента регистрации, возвращаются в МИД России или в органы, организации, их направившие, или гражданам, с сообщением об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.

4.6. Срок выдачи (направления) документов, являющихся результатом предоставления государственной услуги, входит в установленный 30-дневный срок.

5. Перечень нормативных правовых актов, непосредственно регулирующих предоставление государственной услуги

Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации. (Собрание законодательства Российской Федерации от 26 января 2009г. №4 ст.445; «Российская газета» от 21 января 2009г. №7);

- Конвенцией, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов (заключена в Гааге 05.10.1961г., вступила в силу для России 31.05.92г.). (Бюллетень международных договоров, 1993, №6);

- Постановлением Верховного Совета СССР от 17.04.1991 № 2119-1 "О присоединении Союза Советских Социалистических Республик к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов". (Ведомости Верховного Совета СССР от 1991г. №17 ст. 496);

- Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». (Собрание законодательства Российской Федерации от 25 октября 2004г. №43 ст. 4169);

- Федеральный закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» («Российская газета», № 168, 30.07.2010);

- Постановлением Совета Министров СССР от 12.11.1990 № 1135 «Об одобрении и внесении в Верховный Совет СССР предложения о присоединении СССР к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов» (документ официально опубликован не был);

- Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19. (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 14 мая 2007г. №20, регистрационный номер 9059);

- Приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 03.07.2012 № 130 «Об утверждении Административного регламента предоставления Министерством юстиции Российской Федерации государственной услуги по проставлению апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу за границу». («Российская газета», № 194, 24.08.2012, регистрационный номер 25000);

- Положением о комитете по управлению архивным делом Ростовской области, утвержденным постановлением Правительства Ростовской области от 01.12.2011 № 183. (Текст постановления официально опубликован не был, с текстом постановления можно ознакомиться на официальном сайте Комитета);

- Уставом ГКУ РО "ЦДНИРО". (Текст официально опубликован не был, с текстом Устава можно ознакомиться на официальном сайте ГКУ РО "ЦДНИРО").

  

6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги, услуг, необходимых и обязательных для предоставления государственной услуги, способы их получения заявителями, в том числе в электронной форме, и порядок их представления

        6.1. Заявитель представляет в ГКУ РО "ЦДНИРО" следующие документы:

1) письменный запрос (заявление по форме) от Заявителя с указанием Ф.И.О., тематики, хронологических рамок и назначения запрашиваемой информации, а также формы ее исполнения. Письменный запрос (заявление по форме) можно представить в электронном виде на адрес электронной почты или в разделе «Перечень услуг» на официальном сайте ГКУ РО "ЦДНИРО";

2) для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия Заявителя (наличие доверенности, оформленной в установленном порядке; права наследования), предусмотренные законодательством Российской Федерации.

Далее в запросе излагается суть обращения, четко и подробно указываются сведения, необходимые для исполнения запроса:

- о трудовом стаже – название организации, место, должность и периоды работы; фамилия в период работы (для женщин);

- о заработной плате – название организации, место, должность, фамилия в период работы (для женщин), за какие годы требуется подтвердить заработок;

- о рождении, браке, разводе, смерти и т.п. – сведения о месте и времени регистрации рождения, брака, развода, смерти и т.п., а также фамилии, имена, отчества родителей (для справки о рождении);

- об образовании – название и адрес учебного заведения, даты поступления и окончания;

- о пенсии – сведения об организации, которая назначила пенсию, в какое время;

- об участии в партизанском движении, в подпольной организации, службе в истребительном батальоне, пребывании на оккупированной территории в период Великой Отечественной войны – название населенного пункта, района, отряда, батальона, где происходило событие, дата, занимаемая должность, места проживания и работы, членство в ВКП (б) и ВЛКСМ, фамилия в тот период (для женщин);

- о пребывании в КПСС и ВЛКСМ (вступление, исключение, взыскания, награждения) – даты события, наименование горрайкома КПСС и партийной организации по месту работы или жительства, где состоял на учете Заявитель, фамилия в тот период (для женщин);

- о выдаче копии постановления бюро комитета КПСС и (или) ВЛКСМ – (точная или ориентировочная), содержание вопроса, дата, название и административная принадлежность комитета;

- иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса.

К запросу могут быть приложены ксерокопии трудовой книжки, других документов, связанных с темой запроса.

Формы заявлений и образцы заполнения форм заявлений (приложения №№ 1-8).

6.2. Для предоставления государственной услуги запрещается требовать от Заявителя:

- предоставления документов  и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги;

- предоставления документов и информации, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих государственную услугу, иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Ростовской области, муниципальными правовыми актами.

7. Исчерпывающий перечень основания для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги

Основанием для отказа в приеме документов является отсутствие необходимых реквизитов в запросах и документов, указанных в пункте 6.1. подраздела 6 раздела II настоящего Регламента.

8. Исчерпывающий перечень оснований для приостановления и (или) отказа в предоставлении государственной услуги

Запрос Заявителя не подлежит рассмотрению в случае, если он не содержит фамилии, имени, отчества, почтового адреса, по которому должен быть отправлен ответ и/или электронного адреса Заявителя.

Основания для приостановления предоставления государственной услуги:

- если запрос Заявителя не поддается прочтению, ответ на запрос не дается и он не подлежит направлению на рассмотрение директору архива или уполномоченному на то лицу, о чем в течение семи дней со дня регистрации

запроса сообщается Заявителю, направившему запрос, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

- если ответ по существу поставленного в нем вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, Заявителю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений. Указанная информация может быть предоставлена только при наличии у Заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и/или конфиденциальную информацию;

- отсутствие у Заявителя документов, подтверждающих его полномочия выступать от имени третьих лиц.

9. Перечень услуг, необходимых и обязательных для предоставления государственной услуги

Услуги, необходимые и обязательные для предоставления государственной услуги, отсутствуют.

10. Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление государственной услуги

Данная государственная услуга предоставляется ГКУ РО "ЦДНИРО" бесплатно.

Апостиль проставляется комитетом по управлению архивным делом Ростовской области после предъявления Заявителем квитанции об оплате государственной пошлины в размере 1500 рублей.

11. Порядок, размер и основания взимания платы за предоставление услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, включая информацию о методике расчета размера такой платы 

Услуги, необходимые и обязательные для предоставления государственной услуги, отсутствуют.

12. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги, услуги, предоставляемой организацией, участвующей в предоставлении государственной услуги, и при получении результата предоставления таких услуг

Документы, необходимые для предоставления государственной услуги, принимаются в момент обращения с ожиданием в очереди не более 15 минут, в зависимости от количества Заявителей. По истечении 30 дней с момента регистрации запроса, с ожиданием в очереди не более 15 минут, Заявителю предоставляется документ по результатам рассмотрения государственной услуги. 

13. Срок регистрации запроса Заявителя о предоставлении государственной услуги и услуги, предоставляемой организацией, участвующей в предоставлении государственной услуги, в том числе в электронной форме

Письменный запрос Заявителя, в том числе в электронной форме о предоставлении государственной услуги и услуг, предоставляемых организацией, участвующей в предоставлении государственной услуги, регистрируется в день его поступления или на следующий рабочий день в установленном порядке.

14. Требования к помещениям, в которых предоставляются государственная услуга, услуга, предоставляемая организацией, участвующей в предоставлении государственной услуги, к месту ожидания и приема заявителей, размещению и оформлению визуальной, текстовой и мультимедийной информации о порядке предоставления таких услуг

Организация личного приема по информированию о выполнении государственной услуги осуществляется сотрудниками ГКУ РО "ЦДНИРО" на рабочем месте и в соответствии с графиком работы.

Кабинет, в котором осуществляется прием, должен обеспечивать:

- комфортное расположение Заявителя и должностного лица;

- возможность оформления Заявителем письменного запроса;

- наличие письменных принадлежностей и бумаги;

- соблюдение мер безопасности, обеспечение противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации, системой охраны.

Предоставление государственной услуги осуществляется в комнате приема посетителей, в которой  размещены визуальная и текстовая информации о порядке предоставления государственной услуги, мультимедийной информации нет.

15. Показатели доступности и качества государственной услуги

15.1. Основными показателями доступности предоставления государственной услуги являются:

- удобство и доступность получения Заявителем информации о порядке предоставления государственной услуги;

- наличие форм обращений для получения государственной услуги, в том числе в электронной форме (приложения №№ 1- 8);

- возможность направления Заявителем обращения и документов к нему в удобной для него форме: при личном обращении, по почте, по электронной почте, на официальный сайт ГКУ РО "ЦДНИРО".

В любое время с момента регистрации обращения Заявитель имеет право знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения запроса, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законодательством тайну.

Информацию о ходе предоставления государственной услуги Заявитель может получить устно по телефону, письменно по почте, по электронной почте  и при личном обращении в ГКУ РО "ЦДНИРО":

- о дате получения запроса и его регистрации;

- о должностном лице, которому поручено рассмотрение запроса;

- об отказе в рассмотрении запроса;

- о продлении срока рассмотрения запроса;

- о результатах рассмотрения запроса.

Возможность получения информации о ходе предоставления государственной услуги с использованием информационно-коммуникационных технологий отсутствует.

Возможность получения государственной услуги в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг отсутствует.

15.2. Основными показателями качества предоставления государственной услуги являются:

- достоверность информации, предоставляемой Заявителю;

- полнота информации по сути запроса Заявителя;

- объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение запроса.

При предоставлении государственной услуги заявитель взаимодействует с должностными лицами дважды: при подаче  заявления и получении ответа. Продолжительность взаимодействия до 30 мин. Для уточнения информации, предоставленной Заявителем для исполнения государственной услуги, количество взаимодействий может увеличиваться.

16. Иные требования

Получение государственной услуги в соответствии с требованиями настоящего Регламента в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг не предусмотрено.

При предоставлении государственной услуги предусмотрено использование информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», письменный запрос (заявление по форме) может быть направлен по электронной почте или через официальный сайт ГКУ РО "ЦДНИРО" в разделе «Перечень услуг».

Раздел III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

1. Исчерпывающий перечень административных процедур

При предоставлении государственной услуги осуществляются следующие административные процедуры:

1.1.  Регистрация  запроса, рассмотрение его руководством ГКУ РО "ЦДНИРО" и передача на исполнение в структурное подразделение ГКУ РО "ЦДНИРО" (до 3-х дней с момента поступления запроса).

1.2. Анализ тематики запроса. Принятие решения о возможности исполнения запроса или проставления апостиля (до  10 дней с момента регистрации запроса).

1.3. Направление запроса на исполнение по принадлежности (до 30 дней с момента регистрации запроса).

1.4. Уведомление Заявителя о направлении запроса на исполнение (до 30 дней с момента регистрации запроса).

1.5. Отправка ответа на запрос в МИД России (в течение 30 дней с момента направления запроса по принадлежности на исполнение).

Блок-схема предоставления государственной услуги приведена в приложении 9 к административному регламенту ГКУ РО "ЦДНИРО".

2. Описание административных процедур

2.1. Регистрация  запроса, рассмотрение его руководством ГКУ РО "ЦДНИРО" и передача на исполнение в структурное подразделение ГКУ РО "ЦДНИРО"

1) Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры, является поступление запроса в ГКУ РО "ЦДНИРО".

2) Должностными лицами, ответственными за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, являются должностное лицо, регистрирующее запрос, и руководитель ГКУ РО "ЦДНИРО".

3) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

3.1.) регистрация поступившего запроса в журнале регистрации (в день поступления запроса или на следующий рабочий день);

3.2.) передача зарегистрированного запроса на рассмотрение руководителю ГКУ РО "ЦДНИРО" (до 3-х дней с момента поступления запроса);

3.3.) рассмотрение запроса руководителем ГКУ РО "ЦДНИРО", проставление резолюции (до 3-х дней с момента поступления запроса);

3.4.) передача запроса с письменной резолюцией руководителя ГКУ РО "ЦДНИРО" на исполнение в структурное подразделение ГКУ РО "ЦДНИРО" (до 3-х дней с момента поступления запроса).

4) Критерием принятия решения является поступление запроса в Комитет (все поступившие в ГКУ РО "ЦДНИРО" письменные запросы регистрируются и рассматриваются руководством).

5) Результатом административной процедуры является передача письменного запроса для рассмотрения в структурное подразделение ГКУ РО "ЦДНИРО" с письменной резолюцией руководителя ГКУ РО "ЦДНИРО.

6) Результатом выполнения административной процедуры является отметка в журнале регистрации о передаче и Ф. И. О. должностного лица, которому передан запрос на исполнение.

2.2 Анализ тематики запроса. Принятие решения о возможности исполнения запроса или проставления апостиля

1) Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры, является прием запроса на исполнение должностным лицом.

2) Должностным лицом, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, является должностное лицо, которому был передан запрос на исполнение.

3) В состав административной процедуры входят следующие

административные действия:

3.1.) прием запроса должностным лицом на исполнение (1 день с момента передачи его на исполнение);

3.2.) анализ тематики письменного запроса (до 30 дней с момента регистрации запроса);

3.3.) принятие решения о возможности исполнения запроса и проставления апостиля (до 30 дней с момента регистрации запроса).

4) В зависимости от тематики запроса и представленных документов должностное лицо ГКУ РО "ЦДНИРО", ответственное за исполнение запроса, принимает  положительное или отрицательное решение о возможности исполнения запроса и проставления апостиля.

5) Результатом административной процедуры является принятие положительного или отрицательного решения о возможности исполнения запроса и проставления апостиля комитетом.

6) Результатом выполнения административной процедуры является подготовка письма для отправления его по принадлежности.

2.3. Направление запроса на исполнение по принадлежности.

1) Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры, является подготовка письма для отправления его по принадлежности.

2) Должностным лицом, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, является должностное лицо, которому был передан запрос на исполнение.

3) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

3.1.) подготовка письма для направления его по принадлежности (до 30 дней с момента регистрации запроса);

3.2.) направление письма на исполнение по принадлежности (до 30 дней с момента регистрации запроса).

4) В зависимости от тематики запроса и представленных документов должностное лицо ГКУ РО "ЦДНИРО", ответственное за исполнение запроса, принимает  решение, в какую из участвующих организаций направить запрос.

5) Результатом административной процедуры является направление запроса по почте на исполнение по принадлежности.

6) Результатом выполнения административной процедуры является  отметка в журнале регистрации о направлении запроса по принадлежности.

2.4. Уведомление Заявителя о направлении запроса на исполнение.

1) Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры, является подготовка письма об уведомлении Заявителя о направлении запроса на исполнение по принадлежности с определением сроков, этапов и результатов выполнения государственной услуги.

2) Должностным лицом, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, является должностное лицо, которому был передан запрос на исполнение.

3) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

3.1.) подготовка письма об уведомлении Заявителя о направлении запроса на исполнение по принадлежности (до 30 дней с момента регистрации запроса);

3.2.) направление письма об уведомлении Заявителя  (до 30 дней с момента регистрации запроса).

4) Для оповещения Заявителя об этапах исполнения его запроса принимается решение о направлении уведомления Заявителю с определением сроков, этапов и результатов выполнения государственной услуги.

5) Результатом административной процедуры является направление уведомления Заявителю по почте.

         6) Результатом выполнения административной процедуры является  отметка в журнале регистрации о направлении уведомления Заявителю.

2.5. Отправка ответа на запрос в МИД России

1) Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры, является подготовка письма для ответа в МИД России.

2) Должностным лицом, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, является должностное лицо, которому был передан запрос на исполнение.

3) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

3.1. ) подготовка письма с ответом на запрос в МИД России (до 30 дней с момента регистрации запроса).

Ответ может быть подготовлен в виде:

- письменного уведомления  МИД России или Заявителя о направлении запроса на исполнение в соответствующий орган, организацию;

- письменного уведомления МИД России или Заявителя о необходимости предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса;

- письма с иными сведениями, направленного в МИД России или Заявителю;

- архивной справки, архивной выписки или архивной копии.

- письмо об отсутствии архивных документов, необходимых для исполнения запроса, с указаниями причин, по которым не представляется возможным выдать истребуемый документ или справку;

3.2.) направление письма с ответом на запрос и архивной справкой, архивной выпиской или  архивными копиями в МИД России (до 30 дней с момента регистрации запроса).

4) Для оповещения Заявителя о результате выполнения его запроса принимается решение о направлении письма в МИД России.

5) Результатом административной процедуры является направление письма в МИД России по почте.

6) Результатом выполнения административной процедуры является  отметка в журнале регистрации о направлении письма в МИД России.

3. Административная процедура формирования и направления межведомственных запросов в органы (организации), участвующие в предоставлении государственных и муниципальных услуг

Административная процедура по формированию и направлению запроса в органы (организации), участвующие в предоставлении государственной услуги, выполняется в соответствии с пунктом 3 подраздела 2.3. раздела III «Направление запроса на исполнение по принадлежности».

4. Порядок осуществления в электронной форме, в том числе с использованием федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)», региональной государственной информационной системы «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области» административных процедур

Предоставление государственной услуги в электронной форме, в том числе с использованием федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)», региональной государственной информационной системы «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области», не осуществляется.

Раздел IV. Формы контроля за исполнением административного регламента

1.Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением ответственными должностными лицами положений административного регламента и иных  нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, а также принятием решений ответственными лицами

Текущий контроль за соблюдением последовательности действий и выполнением административных процедур по предоставлению  государственной услуги, принятием решений осуществляется должностными лицами ГКУ РО "ЦДНИРО", ответственными  за организацию работ по предоставлению государственной услуги, путем проведения проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента, анализа выполненной работы.

Перечень должностных лиц, осуществляющих текущий контроль, устанавливается руководителями ГКУ РО "ЦДНИРО".

Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается руководителем ГКУ РО "ЦДНИРО".

2. Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления государственной услуги, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством предоставления государственной услуги

              Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления государственной услуги определяются приказами ГКУ РО "ЦДНИРО".

Для проведения проверки полноты и качества предоставления государственной услуги формируется комиссия, в состав которой включаются должностные лица ГКУ РО "ЦДНИРО".

Результаты деятельности комиссии оформляются актом, в котором отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

Проверки могут быть плановыми (на основании планов работы ГКУ РО "ЦДНИРО") и внеплановыми (могут проводиться по конкретной жалобе Заявителя  государственной услуги).

3. Ответственность государственных служащих органа исполнительной власти Ростовской области и иных должностных лиц за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления государственной услуги

В случае выявления нарушений к виновным должностным лицам применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

4. Положения, характеризующие требования к порядку и формам контроля за предоставлением государственной услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций

В соответствии с законодательством ГКУ РО "ЦДНИРО":

- принимает в пределах своей компетенции решения по вопросам осуществления государственных услуг и осуществляет контроль их исполнения;

- контролирует соблюдение законодательства об архивном деле.

Контроль за предоставлением государственной услуги со стороны уполномоченных должностных лиц ГКУ РО "ЦДНИРО" должен быть постоянным, всесторонним и объективным.

Контроль за предоставлением государственной услуги со стороны граждан, их объединений и организаций осуществляется путем получения информации о наличии в действиях (бездействии) ответственных должностных лиц ГКУ РО "ЦДНИРО", а также принимаемых ими решениях, нарушений положений Административного регламента и иных нормативных актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги.

Раздел V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа предоставляющего государственную услугу, а также должностных лиц, государственных служащих 

1. Информация для заинтересованных лиц об их праве на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений, принятых (осуществляемых) в ходе предоставления государственной услуги

1.1. Заявитель может обратиться с жалобой на нарушение порядка предоставления государственных услуг, выразившееся в неправомерных решениях и действиях (бездействии) директора ГКУ РО «ЦДНИРО», предоставляющего государственную услугу, в комитет по управлению архивным делом Ростовской области и в Правительство Ростовской области.

1.2. Заявитель может обратиться с жалобой на нарушение порядка предоставления государственных услуг, выразившееся в неправомерных решениях и действиях (бездействии) должностных лиц ГКУ РО «ЦДНИРО», предоставляющих государственную услугу, непосредственно в ГКУ РО «ЦДНИРО».

1.3. Подача жалоб осуществляется бесплатно.

1.4. Заявитель, подавший жалобу, несет ответственность в соответствии с законодательством за достоверность сведений, содержащихся в представленной жалобе.

1.5. Жалоба оформляется в произвольной форме с учетом требований, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

1.6.  Жалоба должна содержать:              

-  наименование ГКУ РО «ЦДНИРО», фамилию, имя, отчество должностного лица ГКУ РО «ЦДНИРО», предоставляющего государственную услугу, чьи действия (бездействие) и решения обжалуются;

- фамилию, имя, отчество (при наличии), сведения о месте жительства Заявителя – физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения Заявителя – юридического лица, номер (номера) контактного телефона, почтовый и (или) адрес электронной почты, по которому должен быть направлен ответ Заявителю;

- сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) должностного лица ГКУ РО «ЦДНИРО», предоставляющего государственную услугу;

-  доводы, на основании которых Заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) должностных лиц ГКУ РО «ЦДНИРО». Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы Заявителя, либо их копии.

1.7. В случае, если жалоба подается через представителя Заявителя, также представляется документ, подтверждающий полномочия на осуществление действий от имени Заявителя. В качестве документа, подтверждающего полномочия на осуществление действий от имени Заявителя, может быть представлена:

- оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность (для физических лиц);

- оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность, заверенная печатью Заявителя и подписанная руководителем Заявителя или уполномоченным этим руководителем лицом (для юридических лиц);

- копия решения о назначении или об избрании либо приказа о назначении физического лица на должность, в соответствии с которым такое физическое лицо обладает правом действовать от имени Заявителя без доверенности.

1.8. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе:

- непосредственно в приемную ГКУ РО «ЦДНИРО» на имя директора, заместителя директора, председателя комитета по управлению архивным делом Ростовской области, либо в отдел по работе с обращением граждан Правительства Ростовской области;

-  почтовым отправлением по адресу (месту нахождения) ГКУ РО «ЦДНИРО», предоставляющего государственную услугу;

-  в ходе личного приема директора. В случае подачи жалобы при личном приеме Заявитель представляет документ, удостоверяющий его личность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.9. В электронном виде жалоба может быть подана Заявителем посредством:

- официального сайта ГКУ РО «ЦДНИРО», предоставляющего государственную услугу, в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет";

- официального сайта комитета по управлению архивным делом Ростовской области;

- федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (далее - ЕПГУ);

-государственной информационной системы Ростовской области «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области» (далее – РПГУ);

- электронной почты ГКУ РО «ЦДНИРО», предоставляющего государственную услугу.

При подаче жалобы в электронном виде документы, указанные в пункте 1.7 настоящего Регламента, могут быть представлены в форме электронных документов, подписанных электронной подписью, вид которой предусмотрен законодательством Российской Федерации, при этом документ, удостоверяющий личность Заявителя, не требуется.

1.10. Жалоба может быть подана Заявителем через МФЦ,  при условии заключения соглашения между ГКУ РО «ЦДНИРО» и МФЦ о взаимодействии в части осуществления МФЦ приема жалоб и выдачи Заявителям результатов рассмотрения жалоб.

1.11. Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:

- нарушение срока регистрации запроса Заявителя о предоставлении государственной услуги;

- нарушение срока предоставления государственной услуги;

- требование представления Заявителем документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ростовской области для предоставления государственной услуги;

- отказ в приеме документов, представление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ростовской области для предоставления государственной услуги;

- отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ростовской области;

- требование внесения Заявителем при предоставлении государственной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации;

- отказ, должностного лица ГКУ РО «ЦДНИРО», предоставляющего государственную услугу в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, либо нарушение установленного срока таких исправлений.

2. Предмет досудебного (внесудебного) порядка обжалования 

Предметом  досудебного (внесудебного) обжалования  может быть действия (бездействие) и решения, принятые в ходе предоставления государственной услуги.

3. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в рассмотрении жалобы (претензии) либо приостановлении ее рассмотрения

1. Директор ГКУ РО «ЦДНИРО» отказывает в удовлетворении жалобы в следующих случаях:

- наличие вступившего в законную силу решения суда, арбитражного суда по жалобе о том же предмете и по тем же основаниям;

- подача жалобы лицом, полномочия которого не подтверждены в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;

- наличие решения по жалобе, принятого ранее в соответствии с требованиями настоящего Регламента в отношении того же Заявителя и по тому же предмету жалобы.

2. Директор ГКУ РО «ЦДНИРО» вправе оставить жалобу без ответа в следующих случаях:

-  если в письменной жалобе не указаны фамилия, имя, отчество и адрес Заявителя;

- отсутствие возможности прочитать какую-либо часть текста жалобы, фамилию, имя, отчество (при наличии) и (или) почтовый адрес Заявителя, указанные в жалобе;

- наличие в жалобе нецензурных либо оскорбительных выражений, угроз жизни, здоровью и имуществу должностного лица ГКУ РО «ЦДНИРО», а также членов его семьи.

              4. Основания  для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования

Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является подача Заявителем  жалобы лично, по почте в письменной форме, в электронном виде посредством официального сайта ГКУ РО «ЦДНИРО», предоставляющего государственную услугу, официального сайта комитета по управлению архивным делом Ростовской области, в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (далее - ЕПГУ), государственной информационной системы Ростовской области «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области» (далее – РПГУ), электронной почты ГКУ РО «ЦДНИРО».

              5. Права заинтересованных лиц на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения  жалобы (претензии)

              Заинтересованное лицо имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы (претензии).

6. Органы государственной власти и должностные лица, которым может быть адресована жалоба (претензия) заявителя в досудебном (внесудебном) порядке

Органы государственной власти и должностные лица, которым может быть адресована жалоба (претензия):

-директор ГКУ РО «ЦДНИРО»;

- заместитель директора ГКУ РО «ЦДНИРО»;

- председатель Комитета;

- заместитель председателя Комитета;

- Правительство Ростовской области.

             

7. Сроки рассмотрения жалобы (претензии)

Жалоба, поступившая в ГКУ РО «ЦДНИРО» в письменной форме на бумажном носителе и в электронной форме, подлежит регистрации в журнале учета жалоб на решения и действия (бездействие) должностных лиц ГКУ РО «ЦДНИРО» и его специалистов (далее – журнал) не позднее следующего рабочего дня со дня ее поступления. Жалоба рассматривается в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации. Срок рассмотрения жалобы исчисляется со дня ее регистрации.

В случае обжалования отказа должностного лица ГКУ РО «ЦДНИРО» в приеме документов у Заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования Заявителем нарушения установленного срока таких исправлений жалоба рассматривается в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.

В случае, если жалоба поданная Заявителем не входит в компетенцию ГКУ РО «ЦДНИРО» по принятию решения по жалобе в соответствии с требованиями пунктов 1.1 и 1.2 настоящего Регламента, то в течение 3 рабочих дней со дня ее регистрации ГКУ РО «ЦДНИРО» направляет жалобу по принадлежности и в письменной форме информирует Заявителя о ее перенаправлении.

Жалоба, поступившая через МФЦ, рассматривается согласно заключенному соглашению между ГКУ РО «ЦДНИРО» и МФЦ о взаимодействии. Срок рассмотрения жалобы исчисляется со дня ее регистрации.

8. Результат досудебного (внесудебного) обжалования применительно к каждой процедуре либо инстанции обжалования

1. По результатам рассмотрения жалобы в соответствии с частью 7 статьи 11.2 Федерального закона от 27.07.2010 №210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" ГКУ РО «ЦДНИРО» принимает решение об удовлетворении жалобы либо об отказе в ее удовлетворении.

При удовлетворении жалобы на ее рассмотрение ГКУ РО «ЦДНИРО» принимает исчерпывающие меры по устранению выявленных нарушений, в том числе по выдаче Заявителю результата государственной услуги, не позднее 5 рабочих дней со дня принятия решения, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

Ответ по результатам рассмотрения жалобы направляется Заявителю не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в письменной форме.

2. В ответе по результатам рассмотрения жалобы указываются:

- наименование ГКУ РО «ЦДНИРО», предоставляющего государственную услугу, должность, фамилия, имя, отчество (при наличии) его должностного лица, рассмотревшего жалобу и принявшего решение по жалобе;

- номер, дата, место принятия решения, включая сведения о должностном лице, решение или действие (бездействие) которого обжалуется;

- фамилия, имя, отчество (при наличии) или наименование Заявителя;

- основания для принятия решения по жалобе;

- принятое по жалобе решение;

- в случае, если жалоба признана обоснованной, - сроки устранения выявленных нарушений, в том числе срок предоставления результата государственной услуги;

- сведения о порядке обжалования принятого по жалобе решения.

Ответ по результатам рассмотрения жалобы подписывается уполномоченным на рассмотрение жалобы должностным лицом ГКУ РО «ЦДНИРО», предоставляющего государственные услуги.

По желанию Заявителя ответ по результатам рассмотрения жалобы может быть представлен не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в форме электронного документа, подписанного электронной подписью должностного лица ГКУ РО «ЦДНИРО».

В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

Приложение №1

Директору ГКУ РО "ЦДНИРО"

……………………………………………………...

……………………………………………………...

……………………………………………………...

                                                            От кого (Ф.И.О., дата рождения, женщинам                            указывать девичью фамилию)

               проживающего (ей) по адресу:

….………………………………………………….

…………………………………………………......

…………………………………………………….

……………………………………………………..

                                                           (адрес полностью, индекс, телефоны домашний, рабочий)

Запрос

Прошу подтвердить архивной справкой сведения о моей зарплате:

долность……………………………………………………………………………

место работы:……………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………….

период работы:……………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………….

……………………..                ………………….

           Дата                                                                                          подпись

Форма запроса о подтверждении заработной платы

Приложение №2

Директору ГКУ РО "ЦДНИРО"

                                                                               Кононыхиной С.Д.

                                                 Иванова Ивана Ивановича, 25.06.1955

                                                     От кого (Ф.И.О., дата рождения, женщинам указывать девичью фамилию)

                                                                                проживающего (ей) по адресу:

ул. Советская, 1,  г. Шахты,

Ростовской области, 346500                                                                                                                                                          (адрес полностью, индекс, телефоны домашний, рабочий)

Запрос

Прошу подтвердить архивной справкой сведения о моей зарплате:

должность – заведующий организационным отделом

место работы – Шахтинский ГК КПСС Ростовской области

период работы: с 01.01.1980 по 31.12.1984

……………………..                ………………….

           дата                                                                                          подпись

Образец заполнения формы запроса о подтверждении

заработной платы

Приложение №3

                                           Директору ГКУ РО "ЦДНИРО"

…………………………………………………….

…………………………………………………….

…………………………………………………….

                                                    От кого (Ф.И.О., дата рождения, женщинам указывать девичью фамилию)

                         проживающего (ей) по адресу:

……………………………………………………

………………………………………………........

……………………………………………………

…………………………………………………....

                                                              (адрес полностью, индекс, телефоны домашний, рабочий)

                           

Запрос

Прошу подтвердить архивной справкой сведения о моей работе:

должность…………………………………………………………………………...

место работы:……………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………….

период работы:……………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………….

……………………..                ………………….

           дата                                                                                          подпись

Форма запроса о подтверждении трудового стажа

Приложение №4

                                                                              Директору ГКУ РО "ЦДНИРО"

                                                                              Кононыхиной С.Д.

Иванова Сергея Федоровича, 25.06.1948

                               От кого (Ф.И.О., дата рождения, женщинам                        указывать девичью фамилию)

                                           проживающего (ей) по адресу: пр. 40-летия Победы,                                     д. 13, кв.4, г. Ростов-на-Дону, 344072

                                           (адрес полностью, индекс, телефоны домашний, рабочий)

Запрос

Прошу подтвердить архивной справкой сведения о моей работе:

должность – инструктор орготдела

место работы: Пролетарский РК КПСС г. Ростова-на-Дону

период работы:  с 10.05.1981 по 15.06.1983

……………………..                ………………….

           дата                                                                                          подпись

      Образец заполнения формы запроса о подтверждении трудового стажа

Приложение №5

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

о подтверждении награждения  по документам ГКУ РО "ЦДНИРО"

Фамилия, имя, отчество заявителя

или наименование организации

(в именительном падеже)

Почтовый адрес для направления справки

Ваш e-mail

Фамилия, имя, отчество лица[3] (полностью) на момент награждения, о котором запрашивается справка

Год рождения

Название награды (медаль, знак, Почетная грамота, Почетное звание)

Дата награждения

Наименование организации, в которой гражданин работал во время награждения, ее ведомственная подчиненность, должность

Город, административный район Ростовской области, на территории которого находилась организация

Форма анкеты-заявления о подтверждении награждения

___________                                                                                 ___________

дата заполнения                                                                               подпись

Приложение №6

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

о подтверждении награждения  по документам ГКУ РО "ЦДНИРО"

Фамилия, имя, отчество заявителя

или наименование организации

(в именительном падеже)

Иванов Иван Иванович

Почтовый адрес для направления справки

ул.Красноармейская,85, г. Ростов-на-Дону, 344005

Ваш e-mail

555@mail.ru

Фамилия, имя, отчество лица[4] (полностью) на момент награждения, о котором запрашивается справка

Иванов Иван Иванович

Год рождения

1939 г.

Название награды (медаль, знак, Почетная грамота, Почетное звание)

Медаль "За доблестный труд". В ознаменование 100-летия со дня рождения В.И.Ленина

Дата награждения

17 июня 1970

Наименование организации, в которой гражданин работал во время награждения, ее ведомственная подчиненность, должность

Миллеровское карьероуправление, секретарь партийной организации

Город, административный район Ростовской области, на территории которого находилась организация

г. Миллерово Ростовской области

Образец заполнения формы анкеты-заявления

о подтверждении награждения

__________                                                                                  ____________

дата заполнения                                                                              подпись

Приложение №7

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

об исполнении других социально-правовых запросов (об угоне граждан

в Германию с территории Ростовской области, об участии в партизанском

движении в период Великой Отечественной войны, о национальности и пр.)

ФИО заявителя

Полный почтовый адрес

Ваш e-mail

Текст запроса

Для исполнения запроса обязательно указание сути вопроса, места события и хронологических рамок

Форма анкеты заявления об исполнении других социально-правовых запросов (об угоне граждан в Германию с территории Ростовской области, об участии в партизанском движении в период Великой Отечественной войны,

о национальности и пр.)

__________                                                                                    __________

дата заполнения                                                                                           подпись

Приложение № 8

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

об исполнении других социально-правовых запросов (об угоне граждан

в Германию с территории Ростовской области, об участии в партизанском

движении в период Великой Отечественной войны, о национальности и пр.)

ФИО заявителя

Иванов Петр Иванович

Полный почтовый адрес

ул. Каширская, 4, кв.5, г. Ростов-на-Дону, 344033

Ваш e-mail

нет

Текст запроса

Для исполнения запроса обязательно указание сути вопроса, места события и хронологических рамок

Прошу подтвердить документально факт угона в Германию в сентябре 1942 г. из г.Ростова-на-Дону

Образец заполнения формы анкеты-заявления об исполнении других социально-правовых запросов (об угоне граждан в Германию с территории Ростовской области, об участии в партизанском движении в период Великой Отечественной войны,  о национальности и пр.)

__________                                                                                     ___________

дата  заполнения                                                                                           подпись

Приложение №9

Блок-схема

последовательности действий комитета по управлению архивным делом Ростовской области и ГКУ РО "ЦДНИРО" по предоставлению государственной услуги по организации и исполнению запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства

Приложение №10

СПИСОК ГОСУДАРСТВ,

подписавших Гаагскую конвенцию 1961 года, в соответствии с которой не требуется консульская легализация иностранных официальных документов (апостиль проставляется, за исключением государств, включенных в Приложение № 13)

Австралия

Испания

Сан-Марино

Австрия

Италия

Свазиленд

Азербайджан

Казахстан

Сейшельские острова

Албания

Кипр

Сетн-Винсент и Гренады

Андорра

Колумбия

Сент-Китс и Невис

Антигуа и Барбуда

Латвия

Сент-Люсия

Аргентина

Лесото

Сербия

Армения

Либерия

Словения

Багамы

Литва

США

Барбадос

Лихтенштейн

Суринам

Баларусь

Люксембург

Тонга

Белиз

Маврикий

Тринидад и Тобаго

Бельгия

Македония

Турция

Болгария

Малави

Украина

Босния и Герцеговина

Мальта

Фиджи

Ботсвана

Маршалловы острова

Финляндия

Бруней-Даруссалам

Мексика

Франция

Бывшая Югославская Республика

Молдова

Хорватия

Великобритания

Монако

Чешская Республика

Венгрия

Намбия

Швейцария

Венесуэла

Нидерланды

Швеция

Германия

Ниуэ

Эквадор

Гондурас

Новая Зеландия

Эстония

Гренада

Норвегия

Южная Африка

Греция

Острова Кука

Япония

Доминикана

Панама

Израиль

Польша

Индия

Португалия

Ирландия

Румыния

Исландия

Самоа

Приложение № 11

СПИСОК ГОСУДАРСТВ,

с которыми Российская Федерация заключила Договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также государств – участников СНГ, подписавших Соглашения о принципах и формах взаимодействия в области информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве между архивными учреждениями (при направлении документов в эти государства апостиль НЕ ПРОСТАВЛЯЕТСЯ)

Республика Албания

Алжирская Народная Демократическая Республика

Азербайджанская Республика

Республика Болгария

Венгерская Республика

Социалистическая Республика Вьетнам

Кыргызская Республика

Республика Кипр

Китайская Народная Республика

Корейская Народно-Демократическая Республика

Республика Куба

Латвийская Республика

Литовская Республика

Республика Молдова

Монголия

Республика Польша

Румыния

Словацкая Республика

Тунисская Республика

Чешская Республика

Эстонская Республика

Государства, образовавшиеся на территории бывшего СФРЮ

Список государств, подписавших Соглашение о принципах и формах взаимодействия государств – участников стран СНГ в области использования архивной информации:

Республика Армения Кыргызская Республика

Республика Беларусь Республика Молдова

Грузия Республика Таджикистан

Республика Казахстан

Список государств, подписавших двусторонние Соглашения о сотрудничестве между архивным учреждениями стран СНГ:

Украина

              Туркменистан

                                                                     Приложение №8

                                                                    к постановлению 

                                                                      комитета по управлению

                                                                    архивным делом

                                                                   Ростовской области

от 13.10.2014 №1

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

предоставления государственным казенным учреждением Ростовской области  «Центр документации новейшей истории Ростовской области» услуги по обслуживанию пользователей в читальном зале

Раздел I. Общие положения

       Административный регламент предоставления услуги по обслуживанию Пользователей (далее  – Пользователи)  в читальном зале архива разработан   государственным казенным учреждением Ростовской области Центр документации новейшей истории Ростовской области» в целях повышения качества предоставления и доступности услуги и создания комфортных условий для Пользователей при ее получении.

Административный регламент определяет порядок, сроки и последовательность действий при предоставлении услуги по обслуживанию Пользователей в читальном зале государственного казенного учреждения Ростовской области «Центр документации новейшей истории Ростовской области».

1. Предмет регулирования административного регламента

Предметом  регулирования административного регламента являются отношения в части организации работы пользователей с документами Архивного фонда Российской Федерации, другими архивными документами, не содержащими сведения, составляющие государственную тайну (далее – дела, документы), и справочно-поисковыми средствами к ним в читальном зале государственного казенного учреждения Ростовской области «Центр документации новейшей истории Ростовской области».

2. Круг Пользователей

В качестве Пользователей на предоставление услуги выступают физические и юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их Пользователями в установленном порядке полномочиями выступать от их имени при предоставлении услуги.

3. Требования к порядку информирования  о предоставлении услуги

3.1. Информация о месте нахождения и графике работы государственного казенного  учреждения Ростовской области «Центр документации новейшей истории Ростовской области»,                                                                              предоставляющего услугу

Государственное казенное учреждение Ростовской области "Центр документации новейшей истории Ростовской области" (далее – ГКУ РО "ЦДНИРО").

Почтовый адрес ГКУ РО "ЦДНИРО": пер. Семашко, 52, г. Ростов-на-Дону, 344002.

График работы ГКУ РО "ЦДНИРО": понедельник-четверг с 9-00 до 18-00, пятница с 9-00 до 16-45, с перерывом на обед с 13-00 до 13.45. Выходные дни - суббота, воскресенье. В предпраздничные рабочие дни время работы ГКУ РО "ЦДНИРО" сокращается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Личный прием Пользователей проводится во все рабочие дни недели: понедельник-четверг с 10-00 до 17-00, пятница с 10-00 до 16-00, с перерывом на обед с 13-00 до 13-45.

Читальный  зал  работает  с 10-00  до 17-00  вторник-четверг,   в  пятницу – до 16-00. Суббота и воскресенье – выходные. Понедельник – санитарный день. Санитарными днями являются также три последних рабочих дня календарного года.

Читальный зал ГКУ РО "ЦДНИРО" работает круглогодично и на летние каникулы не закрывается.

Услуга через многофункциональные центры не предоставляется.

3.2. Справочные телефоны государственного казенного  учреждения Ростовской области «Центр документации новейшей истории Ростовской области»,  предоставляющего услугу, его структурного подразделения.

Телефоны структурного подразделения ГКУ РО "ЦДНИРО", предоставляющего услугу: (8-863) 269-05-11 (отдел научной информации, публикации и использования документов).

              В ГКУ РО "ЦДНИРО" телефон-автоинформатор отсутствует.

3.3. Адреса официальных сайтов

              - адрес официального сайта: гуцдниро.рф

              - электронный адрес: gucdniro@mail.ru

3.4. Порядок получения информации Пользователями по вопросам предоставления услуги, услуг, необходимых и обязательных для предоставления услуг, сведений о ходе предоставления указанных услуг

Информация по вопросам информационного обеспечения Пользователей и  процедуры исполнения услуги может предоставляться:

- непосредственно в приемной руководителя ГКУ РО «ЦДНИРО» с использованием средств телефонной связи;

- лично специалистами или на информационных стендах в помещениях для приема Пользователей;

- в письменном виде по почте в ГКУ РО «ЦДНИРО»;

- по электронной почте;

- на официальном сайте Правительства Ростовской области в составе домена donland.ru. – cuadaro.donland.ru;

- на официальном сайте ГКУ РО «ЦДНИРО»: гуцдниро.рф;

- в федеральной государственной информационной системе «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)»;

- в региональной государственной информационной системе «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области».

Должностные лица ГКУ РО «ЦДНИРО», принимающие телефонные звонки и осуществляющие личный прием Пользователей услуги, обязаны дать исчерпывающую информацию по вопросам  оказания услуги.

3.5. Порядок, форма и место размещения информации

Информация по предоставлению услуги размещена на информационных стендах в помещениях для приема Пользователей, на официальных сайтах Правительства Ростовской области в составе домена donald.ru – cuadaro.donald.ru и ГКУ РО "ЦДНИРО" (адрес сайта: гуцдниро.рф).

Раздел II. Стандарт предоставления услуги

1. Наименование услуги

Административный регламент (далее - Регламент) по предоставлению ГКУ РО «ЦДНИРО» услуги по обслуживанию Пользователей в читальном зале определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) ГКУ РО «ЦДНИРО» при предоставлении услуги.

2.Наименование организации, предоставляющей услугу

2.1. Предоставление услуги по обслуживанию Пользователей в читальном зале архива осуществляет ГКУ РО «ЦДНИРО» при наличии соответствующих документов, необходимых для осуществления данной услуги.

2.2. Запрещается требовать от  Пользователей осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения услуги и связанных с обращениями в иные государственные органы, организации, за исключением получения услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления услуги, утвержденных нормативным правовым актом Ростовской области.

3. Результат предоставления услуги

Результатом предоставления услуги по обслуживанию  Пользователей в читальном зале является оформление разрешения Пользователем на работу с документами Архивного фонда Российской Федерации, другими архивными документами, не содержащими сведения, составляющие государственную тайну, и справочно-поисковыми средствами к ним и организационные действия по выдаче документов в читальный зал, их использование и возвращение в архивохранилища.

4. Срок предоставления услуги

4.1. Решение об организации работы по предоставлению услуги   принимается руководителем ГКУ РО «ЦДНИРО» непосредственно в день обращения.

4.2. Пользователю выдается разрешение на работу с документами в читальном зале ГКУ РО «ЦДНИРО» сроком не более одного года с оформлением пропуска в читальный зал в установленном порядке. Срок работы в читальном зале может быть продлен руководством ГКУ РО «ЦДНИРО» по заявлению Пользователя. Об изменении темы и хронологических рамок исследования Пользователь информирует в письменном виде сотрудника читального зала.

4.3. После регистрации и заполнения анкеты в читальном зале Пользователь оформляет конкретные заказы на выдачу документов. Заказы заполняются разборчиво на бланках установленного образца, визируются должностным лицом, ответственным за работу читального зала, и передаются на резолюцию руководителю ГКУ РО «ЦДНИРО». Резолюция выносится в день поступления заказа.

4.4. Пользователь заказывает единовременно в течение рабочего дня и получает не позднее чем через 2 рабочих дня со дня оформления заказа:

- до 20 дел общим объемом не более 1500 листов из архивных фондов государственных органов, органов местного самоуправления и организаций или не более 500 листов из архивных фондов личного происхождения;

- до 10 единиц хранения электронных документов.

Количество дел, документов, копий фонда пользования, находящихся одновременно у Пользователя, не может превышать 20 единиц хранения.

Дела, документы, копии фонда пользования выдаются на срок до одного месяца, подлинники особо ценных дел, документов – на срок не более двух недель.

4.5. Пользователь получает описи дел, документов, печатные издания и другие материалы научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда архива, а также имеет доступ к автоматизированным справочно-поисковым средствам, находящимся в читальном зале, в день заказа. Описи, другие архивные справочники предоставляются на срок   до 5 дней.

5. Перечень нормативных правовых актов, регулирующих предоставление услуги

Предоставление услуги осуществляется в соответствии с:

- Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». (Собрание законодательства Российской Федерации от 25 октября 2004г. №43 ст. 4169);

- Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». (Собрание законодательства Российской Федерации от 31 июля 2006г. №31 ст. 3448);

- Федеральный закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» («Российская газета», № 168, 30.07.2010);

- пунктами 5.7, 5.14. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук», утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19. (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. Издательство «Юридическая литература» от 14 мая 2007г. №20, регистрационный номер 9059);

- Областным законом от 12.03.2007 № 638-ЗС «Об архивном деле в Ростовской области». (Газета «Наше время» от 21 марта 2007г. №№89-90 (18151-18152));

- Положением о комитете по управлению архивным делом Ростовской области, утвержденным постановлением Правительства Ростовской области от 01.12.2011 № 183. (Текст постановления официально опубликован не был, с текстом постановления можно ознакомиться на официальном сайте Комитета); 

- Уставом ГКУ РО "ЦДНИРО" (официально текст не был опубликован, с текстом Устава можно ознакомиться на сайте ГКУ РО "ЦДНИРО";

- Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах  Российской Федерации, утвержденный приказом Минкультуры России от 3 июня 2013 г. № 635 «Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации». Зарегистрирован в Минюсте РФ 14.11.2013, регистрационный № 30386;

- Порядок использования архивных документов в читальном зале ГКУ РО "ЦДНИРО" утвержденный приказом Центра документации от 27.12.2013 № 20 (официально текст Порядка не был опубликован,  с текстом Порядка можно ознакомиться на сайте ГКУ РО "ЦДНИРО").

6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления услуги, услуг, необходимых и обязательных для предоставления услуги, способы их получения Пользователями, в том числе в электронной форме, и порядок их представления

6.1. Пользователь предоставляет в ГКУ РО «ЦДНИРО» следующие документы для работы в читальном зале:

1) личное заявление с указанием фамилии, имени, отчества, паспортных данных, места проживания и прописки, темы, хронологических рамок и целей исследования в архиве;

2) письмо направляющей организации, которое должно быть оформлено на фирменной бланке организации, содержать ее реквизиты, подпись руководителя, контактные телефоны и Ф.И.О. исполнителя, наименование темы, ее хронологические рамки и цель исследования в архиве.

В заявлении (письме) излагается суть запроса, четко и подробно указываются сведения, необходимые для оказания  услуги.

3) Пользователь заполняет анкету рекомендованного образца и предъявляет паспорт сотруднику читального зала для идентификации личности или иной документ, удостоверяющий личность, в т.ч. универсальную электронную карту, в случаях, предусмотренных федеральными законами, являющаяся документом, удостоверяющим личность гражданина на получение услуги;

4) для получения сведений, содержащих конфиденциальные  персональные данные о третьих лицах в документах в течение 75 лет с момента их создания, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия Пользователя (наличие доверенности, оформленной в установленном порядке; права наследования), предусмотренные законодательством Российской Федерации.             

Формы заявления и анкеты, образцы заполнения форм заявления  и анкеты (приложения №№1-4).

6.2. Для предоставления услуги запрещается требовать от Пользователя:

- осуществления действий или предоставления документов, информации, предоставление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением услуги;

- предоставления документов и информации, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих услуги, иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, в соответствии   с   нормативными   правовыми   актами   Российской   Федерации, нормативными правовыми актами Ростовской области, муниципальными правовыми актами.

7. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления услуги

Основанием для отказа в приеме документов является отсутствие необходимых реквизитов в запросах и документов, указанных в пункте 6.1. подраздела 6 раздела II настоящего Регламента.

8. Исчерпывающий перечень оснований для приостановления и (или) отказа в предоставлении услуги

Запрос Пользователя не подлежит рассмотрению в случае, если он не содержит наименования юридического лица (для гражданина – фамилия, имя, отчество), почтового адреса, по которому должен быть отправлен ответ и/или электронного адреса Пользователя.

Основания для приостановления предоставления услуги:

- если запрос Пользователя не поддается прочтению, ответ на запрос не дается и он не подлежит направлению на рассмотрение директору архива или уполномоченному на то лицу, о чем в течение семи дней со дня регистрации запроса сообщается Пользователю, направившему запрос, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

- если ответ по существу поставленного в нем вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, Пользователю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений. Указанная информация может быть предоставлена только при наличии у Пользователя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и/или конфиденциальную информацию;

- отсутствие у Пользователя документов, подтверждающих его полномочия выступать от имени третьих лиц.

Пользователь не может получать для изучения дела, документы в виде подлинников и/ или копий фонда пользования:

- не прошедших научное описание, техническое оформление и находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии;

- дела, документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, без письменного разрешения гражданина, а после его смерти – с письменного разрешения наследников данного гражданина до истечения 75 лет со дня создания документов;

- дела, документы, принятые в архив от собственников или их владельцев, если это противоречит условиям их передачи на хранение;

- при необходимости выполнения служебных заданий сотрудниками архива (справочная работа, тематическая разработка фонда, усовершенствование или переработка фондов, реставрация дел и прочее);

- при выдаче дел и документов во временное пользование другим учреждениям и выдаче дел другому Пользователю.

Подлинники дел, документов при наличии копий фонда пользования выдаются только в случае проведения специальных научных работ по текстологии, кодикологии, палеографии, изучения водяных знаков и других внешних особенностей документов и организации их фототипического издания с письменного разрешения руководства архива.

9. Перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления услуги

Услуги, необходимые и обязательные для предоставления услуги отсутствуют.

10. Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление услуги

Данная услуга  предоставляется бесплатно.

11. Порядок, размер и основания взимания платы за предоставление услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления услуги, включая информацию о методике расчета размера такой платы 

Услуги, необходимые и обязательные для предоставления услуги отсутствуют.

12. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении услуги, услуги, предоставляемой организацией, участвующей в предоставлении услуги, и при получении результата предоставления таких услуг

Документы, необходимые для предоставления услуги принимаются в день обращения с ожиданием в очереди не более 15 минут. Не позднее чем через 2 рабочих дня, после наложения резолюции руководителя на запрос Пользователя без ожидания в очереди Пользователю выдаются документы для работы в читальном зале.

13. Срок регистрации запроса Пользователя о предоставлении услуги и услуги, предоставляемой организацией, участвующей в предоставлении услуги, в том числе в электронной форме

Письменный запрос Пользователя, в том числе в электронной форме о предоставлении услуги и услуги, предоставляемой организацией, участвующей в предоставлении услуги, регистрируется в день его поступления или на следующий рабочий день в установленном порядке.

14. Требования к помещениям, в которых предоставляются услуга, услуга, предоставляемая организацией, участвующей в предоставлении услуги, к месту ожидания и приема Пользователей, размещению и оформлению визуальной, текстовой и мультимедийной информации о порядке предоставления таких услуг

Организация личного приема по информированию о порядке оказания услуги осуществляется в читальном зале сотрудниками ГКУ РО «ЦДНИРО» в соответствии с графиком работы.

Читальный зал должен обеспечивать:

- комфортное расположение Пользователя и сотрудника читального зала:

- возможность оформления Пользователем письменного заявления и анкеты;

- наличие форм заявления и анкеты, образцы заполнения форм заявления  и анкеты;

- соблюдение мер безопасности, обеспечение противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации, системой охраны.

Предоставление услуги осуществляется в читальном зале, в котором  размещена визуальная текстовая информация.

15. Показатели доступности и качества услуги

Основными показателями доступности предоставления услуги являются:

- удобство и доступность получения Пользователем информации о порядке предоставления услуги;

- наличие форм  и образцов заявления и анкеты для получения услуги, в том числе в электронной форме (приложения 1- 4).

Пользователь и должностные лица ГКУ РО «ЦДНИРО» взаимодействуют при подаче заявления и при получении результата по оказанию услуги.

Информацию о ходе предоставления услуги Пользователь может получить устно по телефону, непосредственно в архиве   при личном обращении, письменно по электронной почте или с использованием информационно-телекоммуникационных технологий может получить информацию о распорядке работы читального зала, порядке и условиях предоставления архивом услуги.

16. Иные требования

Получение услуги в соответствии с требованиями настоящего Регламента в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг не предусмотрено.

При предоставлении услуги предусмотрено использование информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», письменный запрос (заявление по форме) может быть направлен по электронной почте или через официальный сайт ГКУ РО «ЦДНИРО» в разделе «Перечень услуг».

Пользователь вправе заказывать  непосредственно в архиве дела, за исключением дел в плохом физическом состоянии, справочно-поисковые средства к ним по теме исследования для работы в читальном зале. Электронные копии фонда пользования (оцифрованные дела) могут быть заказаны с использованием информационно-телекоммуникационных технологий для работы в читальном зале.

Раздел III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

1. Исчерпывающий перечень административных процедур

При предоставлении услуги осуществляются следующие административные процедуры:

1) Рассмотрение руководством ГКУ РО «ЦДНИРО» рекомендательного письма организации или личного заявления Пользователя и передача его с резолюцией в читальный зал (в день обращения).

2)              Оформление Пользователя сотрудником читального зала (заполнение анкеты Пользователя, составление карточки регистрации Пользователя)  - в день обращения.

3)              Выдача Пользователю описей дел, документов, печатных изданий и других материалов научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда архива, а также доступ к автоматизированным справочно-поисковым средствам, находящимся в читальном зале, в день заказа.

4)              Выдача документов Пользователю - не позднее чем через 2 рабочих дня со дня оформления заказа, заказанные единовременно в течение рабочего дня дела.

Блок-схема предоставления услуги приведена в Приложении 5 к административному регламенту ГКУ РО «ЦДНИРО».

2. Описание административных процедур

2.1. Регистрация  запроса Пользователя, рассмотрение его руководством ГКУ РО «ЦДНИРО» и передача на исполнение в структурное подразделение ГКУ РО «ЦДНИРО»

1) Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры, является поступление рекомендательного письма организации или личного заявления Пользователя в ГКУ РО «ЦДНИРО».

2) Должностными лицами, ответственными за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, являются должностное лицо, регистрирующее заявление (письмо организации), и руководитель ГКУ РО «ЦДНИРО».

3) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

3.1.) регистрация поступившего заявления  Пользователя  в журнале регистрации в день обращения;

3.2.) передача зарегистрированного заявления на рассмотрение руководителю ГКУ РО «ЦДНИРО» в день обращения;

3.3.) рассмотрение заявления Пользователя руководителем ГКУ РО «ЦДНИРО», проставление резолюции в день обращения;

3.4.) передача заявления  с письменной резолюцией руководителя ГКУ РО «ЦДНИРО» на исполнение в читальный зал  в день обращения.

4) Критерием принятия решения является поступление заявления  в ГКУ РО «ЦДНИРО» (все поступившие в ГКУ РО «ЦДНИРО» письменные заявления регистрируются и рассматриваются руководством).

5) Результатом административной процедуры является прием Пользователя руководством ГКУ РО «ЦДНИРО».

6) Результатом выполнения административной процедуры является передача письменного заявления  для рассмотрения в читальный зал ГКУ РО «ЦДНИРО» с письменной резолюцией руководителя ГКУ РО «ЦДНИРО».

2.2. Оформление Пользователя сотрудником читального зала

1) Юридическим фактом, являющимся основанием для начала
административной процедуры, является поступление письменного заявления с резолюцией руководства ГКУ РО «ЦДНИРО» в читальный зал для исполнения должностным лицом.

2) Должностным лицом, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, является должностное лицо, которому был передано заявление  на исполнение.

3) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

3.1.) заполнение Пользователем анкеты Пользователя в день поступления письма с резолюцией руководителя;

3.2.)  составление карточки регистрации Пользователя до 2-х рабочих дней:

3.3.) заведение личного дела Пользователя в день поступления письма с резолюцией руководителя.

4) В зависимости от тематики заявления и представленных документов должностное лицо ГКУ РО «ЦДНИРО», ответственное за исполнение заявление, принимает  положительное или отрицательное решение о возможности его исполнения.

5) Результатом административной процедуры является принятие положительного или отрицательного решения о возможности исполнения заявления.

6) Результатом выполнения административной процедуры является ознакомление Пользователя с Правилами работы пользователей в читальном зале ГКУ РО «ЦДНИРО».

2.3.  Выдача Пользователям научно-справочного аппарата и  прием от них заполненных требований на выдачу документов

1) Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры, является выдача Пользователю научно-справочного аппарата должностным лицом.

2) Должностным лицом, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, является должностное лицо, которому было передано заявление  на исполнение.

3) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

        3.1.) Получение консультации по составу и содержанию дел, документов и справочно-поисковых средств к ним по теме исследования. Получение информации о существующих ограничениях на доступ к отдельным категориям дел, документов по теме исследования, о необходимых процедурах для получения разрешения на доступ к ним, а также о сроках завершения научного описания, технического оформления и/или специальной обработки дел, документов в день обращения.

3.2.) Выдача Пользователю описей дел, документов, печатных изданий и других материалов справочно-информационного фонда архива, а также доступ к автоматизированным справочно-поисковым средствам, находящимся в читальном зале, в день заказа.

4) Критерием принятия решения является поступление заполненных требований Пользователя о выдаче ему НСА в ГКУ РО «ЦДНИРО» (все  поступившие в ГКУ РО «ЦДНИРО» заказы на выдачу НСА передаются на резолюцию руководству).

5)  Результатом административной процедуры является  прием должностным лицом от Пользователя  заполненных  требований на выдачу документов, передача их на резолюцию руководству.

6) Результатом выполнения административной процедуры является   передача заказа Пользователя с резолюцией руководства в архивохранилища для исполнения заказа.

2.4. Выдача документов Пользователям

1) Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры, является выдача должностным лицом документов Пользователю.

2) Должностным лицом, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, является должностное лицо, которое  осуществляет выдачу документов.

3) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

3.1.) подготовка дел к выдаче из архивохранилищ (поиск и выемка дел, проверка листажа, оформление заверительных листов, запись в журнале выдачи) - не позднее чем через 2 рабочих дня со дня оформления заказа.

3.2.)  оформление выдачи документов Пользователю - не позднее чем через 2 рабочих дня со дня оформления заказа

3.3.) контроль за сохранностью документов в процессе их использования - до приема дел от Пользователя;

3.4.)   прием отработанных дел от Пользователя с одновременной проверкой листажа в них и возврат их в архивохранилище – до 3 дней;

              4) Критерием принятия решения является поступление заполненных требований Пользователя о выдаче ему дел в ГКУ РО «ЦДНИРО» ( все  поступившие в ГКУ РО «ЦДНИРО» заказы на выдачу дел передаются на резолюцию руководству).

5) Результатом административной процедуры является передача заказа Пользователя с резолюцией руководства в архивохранилища для исполнения заказа.

6)  Результатом выполнения административной процедуры является  помещение исполненных заказов с отметками  о получении и возврате дел в личное дело Пользователя.

3. Административная процедура формирования и направления межведомственных запросов в органы (организации), участвующие в предоставлении государственных и муниципальных услуг

Административная процедура по формированию и направлению запроса в органы (организации), участвующие в предоставлении услуги не выполняется.

4. Порядок осуществления в электронной форме, в том числе с использованием федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)», региональной государственной информационной системы «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области» административных процедур

Предоставление услуги в электронной форме, в том числе с использованием федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)», региональной государственной информационной системы «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области» не осуществляется.

Раздел IV. Формы контроля за исполнением административного регламента

1. Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением ответственными должностными лицами положений административного регламента и иных  нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению услуги, а также принятием решений ответственными лицами

Текущий контроль за соблюдением последовательности действий и выполнением административных процедур по предоставлению  услуги, принятием решений осуществляется должностными лицами ГКУ РО «ЦДНИРО», ответственными  за организацию работ по предоставлению услуги, путем проведения проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента, анализа выполненной работы.

Перечень должностных лиц, осуществляющих текущий контроль, устанавливается руководителем ГКУ РО «ЦДНИРО».

Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается  руководством ГКУ РО «ЦДНИРО».

2. Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления услуги, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством предоставления услуги

Порядок и периодичность осуществления  плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления услуги определяются приказом ГКУ РО «ЦДНИРО».

Для проведения проверки полноты и качества предоставления услуги формируется комиссия, в состав которой включаются должностные лица ГКУ РО «ЦДНИРО».

Результаты деятельности комиссии оформляются актом, в котором отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

Периодичность осуществления текущего контроля устанавливаются руководителем ГКУ РО «ЦДНИРО».

Проверки могут быть плановыми (на основании планов работы ГКУ РО «ЦДНИРО») и внеплановыми (может проводиться по конкретной жалобе Пользователя услуги).

3. Ответственность должностных лиц ГКУ РО «ЦДНИРО» за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления услуги

В случае выявления нарушений к виновным должностным лицам применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

4. Положения, характеризующие требования к порядку и формам контроля  за предоставлением услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций

В соответствии с законодательством ГКУ РО «ЦДНИРО» контролирует соблюдение законодательства об архивном деле.

Контроль  за предоставлением услуги со стороны уполномоченных должностных лиц ГКУ РО «ЦДНИРО» должен быть постоянным, всесторонним и объективным.

Контроль  за предоставлением услуги со стороны граждан, их объединений и организаций осуществляется путем получения информации о наличии в действиях (бездействии) ответственных должностных лиц ГКУ РО «ЦДНИРО», а также принимаемых ими решениях, нарушений положений Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению услуги.

Раздел V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа предоставляющего услугу, а также должностных лиц, государственных служащих 

1. Информация для заинтересованных лиц об их праве на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений, принятых (осуществляемых) в ходе предоставления услуги

1.1. Пользователь может обратиться с жалобой на нарушение порядка предоставления услуг, выразившееся в неправомерных решениях и действиях (бездействии) директора ГКУ РО «ЦДНИРО», предоставляющего услугу, в комитет по управлению архивным делом Ростовской области и в Правительство Ростовской области.

1.2. Пользователь может обратиться с жалобой на нарушение порядка предоставления услуг, выразившееся в неправомерных решениях и действиях (бездействии) должностных лиц ГКУ РО «ЦДНИРО», предоставляющих услугу, непосредственно в ГКУ РО «ЦДНИРО».

1.3. Подача жалоб осуществляется бесплатно.

1.4. Пользователь, подавший жалобу, несет ответственность в соответствии с законодательством за достоверность сведений, содержащихся в представленной жалобе.

1.5. Жалоба оформляется в произвольной форме с учетом требований, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

1.6.  Жалоба должна содержать:              

-  наименование ГКУ РО «ЦДНИРО», фамилию, имя, отчество должностного лица ГКУ РО «ЦДНИРО»,  предоставляющего услугу, чьи действия (бездействие) и решения обжалуются;

- фамилию, имя, отчество (при наличии), сведения о месте жительства Пользователя – физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения Пользователя – юридического лица, номер (номера) контактного телефона, почтовый и (или) адрес электронной почты, по которому должен быть направлен ответ Пользователю;

- сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) должностного лица ГКУ РО «ЦДНИРО», предоставляющего услугу;

-  доводы, на основании которых Пользователь не согласен с решением и действием (бездействием) должностных лиц ГКУ РО «ЦДНИРО». Пользователем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы Пользователя, либо их копии.

1.7. В случае, если жалоба подается через представителя Пользователя, также представляется документ, подтверждающий полномочия на осуществление действий от имени Пользователя. В качестве документа, подтверждающего полномочия на осуществление действий от имени Пользователя, может быть представлена: 

- оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность (для физических лиц);

- оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность, заверенная печатью Пользователя и подписанная руководителем Пользователя или уполномоченным этим руководителем лицом (для юридических лиц);

- копия решения о назначении или об избрании либо приказа о назначении физического лица на должность, в соответствии с которым такое физическое лицо обладает правом действовать от имени Пользователя без доверенности.

1.8. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе:

- непосредственно в приемную ГКУ РО «ЦДНИРО» на имя директора, заместителя директора, председателя комитета по управлению архивным делом Ростовской области, либо в отдел по работе с обращением граждан Правительства Ростовской области;

-  почтовым отправлением по адресу (месту нахождения) ГКУ РО «ЦДНИРО», предоставляющего услугу;

-  в ходе личного приема директора. В случае подачи жалобы при личном приеме Пользователь представляет документ, удостоверяющий его личность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.9. В электронном виде жалоба может быть подана Пользователем посредством:

- официального сайта ГКУ РО «ЦДНИРО», предоставляющего услугу, в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет";

- официального сайта комитета по управлению архивным делом Ростовской области;

- федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (далее - ЕПГУ);

-государственной информационной системы Ростовской области «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области» (далее – РПГУ);

- электронной почты ГКУ РО «ЦДНИРО», предоставляющего услугу.

При подаче жалобы в электронном виде документы, указанные в пункте 1.7 настоящего Регламента, могут быть представлены в форме электронных документов, подписанных электронной подписью, вид которой предусмотрен законодательством Российской Федерации, при этом документ, удостоверяющий личность Пользователя, не требуется.

1.10. Жалоба может быть подана Пользователем через МФЦ,  при условии заключения соглашения между ГКУ РО «ЦДНИРО» и МФЦ о взаимодействии в части осуществления МФЦ приема жалоб и выдачи Пользователям результатов рассмотрения жалоб.

1.11. Пользователь может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:

- нарушение срока регистрации запроса Пользователя о предоставлении услуги;

- нарушение срока предоставления услуги;

- требование представления Пользователем документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ростовской области для предоставления услуги;

- отказ в приеме документов, представление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ростовской области для предоставления услуги;

- отказ в предоставлении услуги, если основания отказа не предусмотрены нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ростовской области;

- требование внесения Пользователем при предоставлении услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации;

- отказ, должностного лица ГКУ РО «ЦДНИРО», предоставляющего услугу в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления услуги документах, либо нарушение установленного срока таких исправлений.

2. Предмет досудебного (внесудебного) порядка обжалования 

Предметом  досудебного (внесудебного) обжалования  может быть действия (бездействие) и решения, принятые в ходе предоставления услуги.

3. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в рассмотрении жалобы (претензии) либо приостановлении ее рассмотрения

1. Директор ГКУ РО «ЦДНИРО» отказывает в удовлетворении жалобы в следующих случаях:

- наличие вступившего в законную силу решения суда, арбитражного суда по жалобе о том же предмете и по тем же основаниям;

- подача жалобы лицом, полномочия которого не подтверждены в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;

- наличие решения по жалобе, принятого ранее в соответствии с требованиями настоящего Регламента в отношении того же Пользователя и по тому же предмету жалобы.

2. Директор ГКУ РО «ЦДНИРО» вправе оставить жалобу без ответа в следующих случаях:

-  если в письменной жалобе не указаны фамилия, имя, отчество и адрес Пользователя;

- отсутствие возможности прочитать какую-либо часть текста жалобы, фамилию, имя, отчество (при наличии) и (или) почтовый адрес Пользователя, указанные в жалобе;

- наличие в жалобе нецензурных либо оскорбительных выражений, угроз жизни, здоровью и имуществу должностного лица ГКУ РО «ЦДНИРО», а также членов его семьи.

              4. Основания  для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования

Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является подача Пользователем жалобы лично, по почте в письменной форме, в электронном виде посредством официального сайта ГКУ РО «ЦДНИРО», предоставляющего услугу, официального сайта комитета по управлению архивным делом Ростовской области, в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (далее - ЕПГУ), государственной информационной системы Ростовской области «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области» (далее – РПГУ), электронной почты ГКУ РО «ЦДНИРО».

              5. Права заинтересованных лиц на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения  жалобы (претензии)

              Заинтересованное лицо имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы (претензии).

6. Органы государственной власти и должностные лица, которым может быть адресована жалоба (претензия) заявителя в досудебном (внесудебном) порядке

Органы государственной власти и должностные лица, которым может быть адресована жалоба (претензия):

-директор ГКУ РО «ЦДНИРО»;

- заместитель директора ГКУ РО «ЦДНИРО»;

- председатель Комитета;

- заместитель председателя Комитета;

- Правительство Ростовской области.

             

7. Сроки рассмотрения жалобы (претензии)

Жалоба, поступившая в ГКУ РО «ЦДНИРО» в письменной форме на бумажном носителе и в электронной форме, подлежит регистрации в журнале учета жалоб на решения и действия (бездействие) должностных лиц ГКУ РО «ЦДНИРО» и его специалистов (далее – журнал) не позднее следующего рабочего дня со дня ее поступления. Жалоба рассматривается в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации. Срок рассмотрения жалобы исчисляется со дня ее регистрации.

В случае обжалования отказа должностного лица ГКУ РО «ЦДНИРО»  в приеме документов у Пользователя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования Пользователем нарушения установленного срока таких исправлений жалоба рассматривается в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.

В случае, если жалоба поданная Пользователем не входит в компетенцию ГКУ РО «ЦДНИРО» по принятию решения по жалобе в соответствии с требованиями пунктов 1.1 и 1.2 настоящего Регламента, то в течение 3 рабочих дней со дня ее регистрации ГКУ РО «ЦДНИРО» направляет жалобу по принадлежности и в письменной форме информирует Пользователя о ее перенаправлении.

Жалоба, поступившая через МФЦ, рассматривается согласно заключенному соглашению между ГКУ РО «ЦДНИРО» и МФЦ о взаимодействии. Срок рассмотрения жалобы исчисляется со дня ее регистрации.

8. Результат досудебного (внесудебного) обжалования применительно к каждой процедуре либо инстанции обжалования

1. По результатам рассмотрения жалобы в соответствии с частью 7 статьи 11.2 Федерального закона от 27.07.2010 №210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" ГКУ РО «ЦДНИРО» принимает решение об удовлетворении жалобы либо об отказе в ее удовлетворении.

При удовлетворении жалобы на ее рассмотрение ГКУ РО «ЦДНИРО» принимает исчерпывающие меры по устранению выявленных нарушений, в том числе по выдаче Пользователю результата услуги, не позднее 5 рабочих дней со дня принятия решения, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

Ответ по результатам рассмотрения жалобы направляется Пользователю не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в письменной форме.

2. В ответе по результатам рассмотрения жалобы указываются:

- наименование ГКУ РО «ЦДНИРО», предоставляющего услугу, должность, фамилия, имя, отчество (при наличии) его должностного лица, рассмотревшего жалобу и принявшего решение по жалобе;

- номер, дата, место принятия решения, включая сведения о должностном лице, решение или действие (бездействие) которого обжалуется;

- фамилия, имя, отчество (при наличии) или наименование Пользователя;

- основания для принятия решения по жалобе;

- принятое по жалобе решение;

- в случае, если жалоба признана обоснованной, сроки устранения выявленных нарушений, в том числе срок предоставления результата услуги;

- сведения о порядке обжалования принятого по жалобе решения.

Ответ по результатам рассмотрения жалобы подписывается уполномоченным на рассмотрение жалобы должностным лицом ГКУ РО «ЦДНИРО», предоставляющего услуги.

По желанию Пользователя ответ по результатам рассмотрения жалобы может быть представлен не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в форме электронного документа, подписанного электронной подписью должностного лица ГКУ РО «ЦДНИРО».

В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

Приложение №1

Директору ГКУ РО «ЦДНИРО»

_________________________________                                   

от _______________________________

(фамилия, имя, отчество полностью)

паспорт серии _______ № ___________

выдан ____________________________

(когда и кем)

зарегистрирован____________________

                                 (домашний адрес)

контактный телефон _______________

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу разрешить работу в читальном зале госархива с архивными документами с целью выявления сведений по теме: ____________________

_________________________________________________________________

   Дата                                                        подпись                          Расшифровка подписи

                        Форма заявления Пользователя для работы

в читальном зале госархива

Приложение №2                             

Директору ГКУ РО «ЦДНИРО»

С.Д. Кононыхиной

от Иванова Владимира  Петровича

паспорт серии 60  09 № 687908 выдан 

ОВД Октябрьского района г. Ростова-на-

Дону, зарегистрирован ул. Ленина, 208,     

кв. 7, г. Ростов-на-Дону, 344008

Телефон 8-908-897-654-85 

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу разрешить работу в читальном зале госархива с архивными документами с целью выявления сведений по теме: изучение родословной рода Чернова Михаила Илларионовича, 1897 года рождения,  г. Азов.

   09.07.2010                                                        подпись                              В. П. Иванов

Образец заполнения формы заявления Пользователя для работы

в читальном зале госархива

Приложение №3

Приложение к Порядку

(рекомендуемый образец)

Название государственного (муниципального) архива

Дело пользователя № ____

Анкета пользователя, работающего в читальном зале

Фамилия, имя, отчество ___________________________________________________________

Дата рождения __________________________________________________________________

Гражданство ____________________________________________________________________

4.     Место работы (учебы) и должность __________________________________________________

                                       (полное название учреждения, его почтовый и электронный адрес, телефон)

5.   Образование, ученая степень, звание _________________________________________________

6.    Основание для проведения исследований ______________________________________________

                  (направление организации или по личному заявлению)

7.    Название темы, хронологические рамки ______________________________________________

8.   Цель работы ____________________________________________________________________

9.    Адрес регистрации по месту пребывания, номер телефона _______________________________

11.   Адрес регистрации по месту жительства, номер телефона ________________________________

12.   Номер мобильного телефона, электронный адрес _______________________________________

15. Серия и номер паспорта, кем и когда выдан ___________________________________________

Обязательство-соглашение.

Я, _________________________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество)

ознакомлен с действующим Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации и обязуюсь его выполнять.

Согласен с автоматизированной обработкой и хранением данных, указанных в анкете.

Обязуюсь соблюдать режим конфиденциальности в отношении ставшей мне известной информации, использование и распространение которой ограничено законодательством Российской Федерации.

«___» _____________ 20__ г.

_______________________

подпись

______________________________ _____________________ _____________________________

должность, сотрудника архива подпись расшифровка подписи

«___» _____________ 20__ г.

Форма анкеты пользователя читального зала госархива

Приложение №4

Приложение к Порядку

(рекомендуемый образец)

Название государственного (муниципального) архива

Дело пользователя № ____

Анкета пользователя, работающего в читальном зале

1. Фамилия, имя, отчество Иванов Владимир Петрович

2. Дата рождения 26 февраля 1956

    3. Гражданство Россия

         4.    Место работы (учебы) и должность ООО «Оникс», ст.  менеджер, ул. Серафимовича, 21, г.Ростов –на-Дону, 344000, hhhgos@mail.ru 240-35-72

(полное название учреждения, его почтовый и электронный адрес, телефон)

       5.Образование, ученая степень, звание высшее, нет

       6.    Основание для проведения исследований по личному заявлен

                                      (направление организации или по личному заявлению)

       7. Название темы, хронологические рамки

Изучение родословной рода Чернова Михаила Илларионовича

      8. Цель работы _

Изучение родословной рода Чернова Михаила Илларионовича

      9. Адрес регистрации по месту пребывания, номер телефона

ул. Ленина, 208, кв. 7, г. Ростов-на-Дону, 344008, 245-39-80

     10.Адрес регистрации по месту жительства, номер телефона

ул. Ленина, 208, кв. 7, г. Ростов-на-Дону, 344008, 245-39-80

      11. Номер мобильного телефона, электронный адрес 89287668719, hhhdan@mail.ru

      12. Серия и номер паспорта, кем и когда выдан

паспорт серии 60 09 № 678395, Октябрьским ОВД г.Ростова-на-Дону, 11.03.2001

Обязательство-соглашение.

Я, Иванов Владимир Петрович

(фамилия, имя, отчество)

ознакомлен с действующим Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации и обязуюсь его выполнять.

Согласен с автоматизированной обработкой и хранением данных, указанных в анкете.

Обязуюсь соблюдать режим конфиденциальности в отношении ставшей мне известной информации, использование и распространение которой ограничено законодательством Российской Федерации.

«10» апреля 2013 г.

_______________________

подпись

______________________________ _____________________ _____________________________

должность, сотрудника архива подпись расшифровка подписи

«___» _____________ 20__ г.

Образец заполнения формы анкеты пользователя

читального зала госархива

Приложение №5

Блок-схема

последовательности действий ГКУ РО «ЦДНИРО» по предоставлению услуги по обслуживанию пользователей в читальном зале

                                                                     Приложение №9                                                                     к постановлению                                                                        комитета по управлению                                                                    архивным делом                                                                Ростовской области                                                                   

от 13.10.2014 №1

                                                                                                                                                                       

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

по предоставлению государственным казенным учреждением Ростовской  области "Центр документации новейшей истории Ростовской области " государственной услуги по организации рассекречивания архивных документов, составляющих государственную тайну, в том числе по запросам граждан, организаций и органов государственной власти Российской Федерации

Раздел I. Общие положения

              Административный регламент предоставления государственной услуги по организации рассекречивания сведений, составляющих государственную тайну, в том числе по запросам граждан, организаций и органов государственной власти Российской Федерации разработан государственным казенным учреждением Ростовской области "Центр документации новейшей истории Ростовской области" в целях повышения качества предоставления и доступности государственной услуги и создания комфортных условий для пользователей при ее получении.

              Административный регламент определяет порядок, сроки и последовательность действий при предоставлении государственной услуги по организации рассекречивания сведений, составляющих государственную тайну, в том числе по запросам граждан, организаций и органов государственной власти Российской Федерации.

              1. Предмет регулирования административного регламента

              Предметом регулирования административного регламента является организация рассекречивания сведений, составляющих государственную тайну, в том числе по запросам граждан, организаций и органов государственной власти Российской Федерации, определение сроков и последовательности действий (административных процедур) при осуществлении предоставления государственной услуги, а также порядок взаимодействия государственного казенного учреждения Ростовской области "Центр документации новейшей истории Ростовской области" с Областной межведомственной экспертной комиссией при Губернаторе Ростовской области по рассекречиванию архивных документов при осуществлении предоставления государственной услуги.

2. Круг Заявителей

              В качестве Заявителей на предоставление государственной услуги выступают физические и юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их Заявителями в установленном порядке полномочиями выступать от их имени при предоставлении государственной услуги.

              3. Требования к порядку информирования о предоставлении государственной услуги

              3.1.Информация о месте нахождения и графике работы государственного казенного учреждения Ростовской области "Центр документации новейшей истории Ростовской области".

              Государственное казенное учреждение Ростовской области "Центр документации новейшей истории Ростовской области" (далее – ГКУ РО "ЦДНИРО").

              Почтовый адрес ГКУ РО "ЦДНИРО": пер. Семашко, 52, г. Ростов-на-Дону, 344002.

              График работы ГКУ РО "ЦДНИРО": понедельник-четверг с 9-00 до 18-00, пятница с 9-00 до 16-45, с перерывом на обед с 13-00 до 13.45. Выходные дни - суббота, воскресенье. В предпраздничные рабочие дни время работы ГКУ РО "ЦДНИРО" сокращается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

              Личный прием Заявителей проводится во все рабочие дни недели: понедельник-четверг с 10-00 до 17-00, пятница с 10-00 до 16-00, с перерывом на обед с 13-00 до 13-45.

              По электронной почте переписку по вопросам рассекречивания документов по запросам Заявителей ГКУ РО "ЦДНИРО" не ведет.

              Государственная услуга через многофункциональные центры не предоставляется.

              3.2. Справочные телефоны структурного подразделения ГКУ РО "ЦДНИРО", предоставляющего государственную услугу

              Телефоны структурного подразделения ГКУ РО "ЦДНИРО", предоставляющего государственную услугу: (8-863) 269-05-11 (отдел научной информации, публикации и использования документов).

              В ГКУ РО "ЦДНИРО" телефон-автоинформатор отсутствует.

              3.3. Адрес официального сайта

              - адрес официального сайта: гуцдниро.рф

              - электронный адрес: gucdniro@mail.ru

              3.4. Порядок получения информации Заявителями по вопросам предоставления государственной услуги, услуг, необходимых и обязательных для предоставления государственных услуг, сведений о ходе предоставления указанных услуг

              Информация по вопросам информационного обеспечения Заявителей и процедуры исполнения услуги может предоставляться:

              - непосредственно в приемной директора ГКУ РО "ЦДНИРО", с использованием средств телефонной связи;

              - лично специалистами ГКУ РО "ЦДНИРО" или на информационных стендах в помещениях для приема Заявителей;

              - в письменном виде (почтой) в ГКУ РО "ЦДНИРО";

              - на официальном сайте Правительства Ростовской области в составе donald.ru – cuadaro.donald.ru;

              - на официальном сайте ГКУ РО "ЦДНИРО": гуцдниро.рф;

              - в федеральной государственной информационной системе "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)";

              - в региональной государственной информационной системе "Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области".

              Должностные лица ГКУ РО "ЦДНИРО", принимающие телефонные звонки и осуществляющие личный прием Заявителей государственной услуги, обязаны дать исчерпывающую информацию по вопросам оказания государственной услуги.

              По электронной почте переписку по вопросам рассекречивания документов по запросам Заявителей ГКУ РО "ЦДНИРО" не ведет.

              3.5. Порядок, форма и место размещения информации

              Информация по предоставлению государственной услуги размещена на информационных стендах в помещениях для приема Заявителей, на официальных сайтах Правительства Ростовской области в составе домена donald.ru – cuadaro.donald.ru и ГКУ РО "ЦДНИРО" (адрес сайта: гуцдниро.рф).

Раздел II. Стандарт предоставления государственной услуги

              1. Наименование государственной услуги

              Административный регламент (далее – Регламент) по предоставлению ГКУ РО "ЦДНИРО" государственной услуги по организации рассекречивания сведений, составляющих государственную тайну, в том числе по запросам граждан, организаций и органов государственной власти Российской Федерации, определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) ГКУ РО "ЦДНИРО" при осуществлении предоставления государственной услуги, а также порядок взаимодействия ГКУ РО "ЦДНИРО" с Областной межведомственной экспертной комиссией при Губернаторе Ростовской области по рассекречиванию архивных документов (далее – Комиссия) при осуществлении предоставления государственной услуги.

              2. Наименование государственного казенного учреждения "Центр документации новейшей истории Ростовской области", предоставляющего государственную услугу

              Организацию исполнения государственной услуги по рассекречиванию архивных документов осуществляет  государственное казенное учреждение Ростовской области "Центр документации новейшей истории Ростовской области".

              Государственную казенную услугу по рассекречиванию архивных документов по заявкам Заявителей предоставляет ГКУ РО "ЦДНИРО" во взаимодействии с Комиссией. При этом в функции ГКУ РО "ЦДНИРО" входит прием и рассмотрение запросов Заявителей, проведение предварительной экспертизы документов, подготовка заключения для Комиссии и техническое оформление результатов рассекречивания. Принятие решения о рассекречивании документов относится к компетенции Комиссии.

              Предметом данной государственной услуги могут быть только документы с истекшими, согласно действующему законодательству, сроками засекречивания, созданные в процессе деятельности исполнительных органов государственной власти Ростовской области и подведомственных им организаций, исполнительных органов власти Ростовской области в период существования СССР и РСФСР, областных, городских и районных органов КПСС и ВЛКСМ, а также документов ликвидированных организаций-фондообразователей, в случае отсутствия их правопреемников, находящихся на хранении в закрытых фондах государственных архивов Ростовской области, на предмет рассекречивания и продления сроков засекречивания.

              В компетенцию Комиссии не входит решение вопросов о рассекречивании архивных документов КПСС общесоюзного и республиканского уровней высших органов государственной власти и государственного управления СССР и РСФСР, а также документов, содержащих сведения в области военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации.

              Запрещается требовать от Заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращениями в иные государственные органы, организации, за исключением получения услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, утвержденный нормативным правовым актом Ростовской области.

              3. Результат предоставления государственной услуги

              Государственная услуга по организации рассекречивания сведений, составляющих государственную тайну, в том числе по запросам граждан, организаций и органов государственной власти Российской Федерации предоставляется в виде доступа к рассекреченным документам и научно-справочному аппарату к ним на общих основаниях.

              4. Срок предоставления государственной услуги

4.1. Запрос Заявителя рассматривается в ГКУ РО "ЦДНИРО" в срок до 30-ти дней с момента ее регистрации, в течение которого определяются возможности рассекречивания документов, изучается их объем, рассчитываются трудозатраты на проведение экспертизы и подготовку заключений.

4.2. С учетом объема работы, наличия бюджета рабочего времени и графика заседаний Комиссии определяются сроки исполнения услуги, которые составляют:

не менее 3 месяцев при заявке до 20 дел;

не менее 6 месяцев при заявке до 50 дел;

не менее 9 месяцев при заявке до 100 дел.

При более объемных заказах заявленный фонд или комплекс документов включаются в плановое рассекречивание следующего года (при условии поступления заявки до октября текущего года).

4.3. О результатах рассмотрения запроса и расчетных сроках рассекречивания Заявитель информируется письменно.

5. Перечень нормативных правовых актов, регулирующих предоставление государственной услуги

Предоставление государственной услуги по организации рассекречивания сведений, составляющих государственную тайну, осуществляется в соответствии с:

- Законом Российской Федерации от 21.07.1993 № 5481-1 «О государственной тайне» (в ред. от 06.10.1997 № 131-ФЗ; от 30.06.2003 № 86-ФЗ). («Российская газета» от 21 сентября 1993г. №182; Собрание  законодательства Российской Федерации. Издательство «Юридическая литература» от 13 октября 1997г. №41 ст. 4673);

- Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». (Собрание законодательства Российской Федерации. Издательство «Юридическая литература» от 25 октября 2004г. №43 ст. 4169);

- Федеральный закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» («Российская газета», № 168, 30.07.2010);

- «Перечнем сведений, отнесенных к государственной тайне», утвержденных Указом Президента Российской Федерации от 30.11.1995 № 1203 (в ред. Указа Президента Российской Федерации от 11.02.2006 № 90). (Собрание законодательства Российской Федерации. Издательство «Юридическая литература» от  4 декабря 1995г. №49 ст. 4775);

- «Положением о порядке рассекречивания документов, созданных КПСС», утвержденным решением Межведомственной комиссии по защите государственной тайны от 14.07.2001 № 75. («Сборник законодательных и нормативных правовых актов об архивном деле», Москва, 2002г.);

- Пунктом 5.2. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук», утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19. (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. Издательство «Юридическая литература» от 14 мая 2007г. №20, регистрационный номер 9059);

- Положением о комитете по управлению архивным делом Ростовской области, утвержденного постановлением Правительства Ростовской области от 01.12.2011 № 183. (Текст постановления официально опубликован не был, с текстом постановления можно ознакомиться на официальном сайте комитета);

- Уставом ГКУ РО "ЦДНИРО"  (официально  текст не  был опубликован, с текстом устава можно ознакомиться на сайте  ГКУ РО "ЦДНИРО".

6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги, услуг, необходимых и обязательных для предоставления государственной услуги, способы их получения Заявителями, в том числе в электронной форме, и порядок их представления

6.1. Заявитель предоставляет в ГКУ РО "ЦДНИРО" следующие документы:

1) письменный запрос (заявление по форме) от организации, который должен быть оформлен на фирменном бланке организации, содержать ее реквизиты, подпись руководителя, контактные телефоны и Ф.И.О. исполнителя;

2) письменный запрос (заявление по форме) от  физических лиц: Ф.И.О. Заявителя, год и место его рождения, адрес, гражданство, контактный телефон, подпись;

3) паспорт (копия паспорта) или иной документ, удостоверяющий личность, в т.ч. универсальная электронная карта, в случаях, предусмотренных федеральными законами, являющаяся документом, удостоверяющим личность гражданина на получение государственной услуги;

4) для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия Заявителя (наличие доверенности, оформленной в установленном порядке; права наследования), предусмотренные законодательством Российской Федерации.

В запросе также указывается:

- название фонда, виды и хронологические рамки документов с истекшими сроками засекречивания, которые необходимы Заявителю, тема его исследования;

- цели использования документов, обоснование необходимости их экстренного рассекречивания.

Форма запроса и образец заполнения формы запроса (приложения №№ 1-2).

6.2. Для предоставления государственной услуги запрещается требовать от Заявителя:

- осуществления действий или истребование документов, представление, которых не предусмотрено нормативно-правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги;

- предоставления документов и информации, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих государственные услуги, иных государственных органов местного самоуправления, организаций, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Ростовской области, муниципальными правовыми актами.

7. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги

Основанием для отказа в приеме документов является отсутствие необходимых реквизитов в запросах и документов, указанных в пункте 6.1. подраздела 6 раздела II настоящего Регламента.

8. Исчерпывающий перечень оснований для приостановления и (или) отказа в предоставлении государственной услуги

Запрос Заявителя не подлежит рассмотрению в случае, если он не содержит наименования юридического лица (для гражданина – фамилия, имя, отчество), почтового адреса, по которому должен быть отправлен ответ и/или электронного адреса Заявителя.

Основания для приостановления предоставления государственной услуги:

- если запрос Заявителя не поддается прочтению, ответ на запрос не дается и он не подлежит направлению на рассмотрение директору архива или уполномоченному на то лицу, о чем в течение семи дней со дня регистрации

запроса сообщается Заявителю, направившему запрос, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

- если ответ по существу поставленного в нем вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, Заявителю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений. Указанная информация может быть предоставлена только при наличии у Заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и/или конфиденциальную информацию;

- отсутствие у Заявителя документов, подтверждающих его полномочия выступать от имени третьих лиц.

9. Перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги

Услуги, необходимые и обязательные для предоставления государственной услуги, отсутствуют.

10. Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление государственной услуги

Данная государственная услуга предоставляется бесплатно.

11. Порядок, размер и основания взимания платы за предоставление услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, включая информацию о методике расчета размера такой платы

Услуги, необходимые и обязательные для предоставления государственной услуги, отсутствуют.

12. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги, услуги, предоставляемой организацией, участвующей в предоставлении государственной услуги, и при получении результата предоставления таких услуг

Документы, необходимые для предоставления государственной услуги принимаются в момент обращения с ожиданием в очереди не более 15 минут, в зависимости от количества Заявителей. По истечении 30 дней с момента регистрации запроса, с ожиданием в очереди не более 15 минут Заявителю предоставляется документ по результатам рассмотрения государственной услуги.

13. Срок регистрации запроса Заявителя о предоставлении государственной услуги и услуги, предоставляемой организацией, участвующей в предоставлении государственной услуги, в том числе в электронной форме

Письменный запрос Заявителя о предоставлении государственной услуги и услуги, предоставляемой организацией, участвующей в предоставлении государственной услуги регистрируется в день его поступления или на следующий рабочий день в установленном порядке.

14. Требования к помещениям, в которых предоставляются государственная услуга, услуга, предоставляемая организацией, участвующей в предоставлении государственной услуги к месту ожидания и приема Заявителей, размещению и оформлению визуальной, текстовой и мультимедийной информации о порядке предоставления таких услуг

Организация личного приема по информированию о порядке оказания государственной услуги осуществляется в кабинете сотрудниками ГКУ РО "ЦДНИРО" в соответствии с графиком работы.

Кабинет, в котором осуществляется прием, должен обеспечивать:

- комфортное расположение Заявителя и должностного лица;

-  возможность оформления Заявителем письменного запроса;

- наличие письменных принадлежностей и бумаги;

- соблюдение мер безопасности, обеспечение противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации, системой охраны.

Предоставление государственной услуги осуществляется в рабочем кабинете специалистов Центра, в котором не размещены визуальная, текстовая и мультимедийная информации о порядке предоставления государственной услуги.

15. Показатели доступности и качества государственной услуги

15.1. Основными показателями доступности предоставления государственной услуги являются:

- удобство и доступность получения Заявителем информации о порядке предоставления государственной услуги;

- наличие форм обращений для получения государственной услуги (приложения №№ 1-2);

- возможность направления Заявителем обращения и документов к нему в удобной для него форме: при личном обращении, по почте.

В любое время с момента регистрации запроса Заявитель имеет право знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения запроса, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законодательством тайну.

Информацию о ходе предоставления государственной услуги Заявитель может получить устно по телефону, письменно и при личном обращении в ГКУ РО "ЦДНИРО":

-  дата получения обращения и его регистрации;

- о должностном лице, которому поручено рассмотрение запроса;

- об отказе в рассмотрении запроса;

- о продлении срока рассмотрения запроса;

- о результатах рассмотрения запроса.

Возможность получения информации о ходе предоставления государственной услуги с использованием информационно-коммуникационных технологий отсутствует.

Возможность получения государственной услуги в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг отсутствует.

15.2. Основными показателями качества предоставления государственной услуги являются:

- достоверность информации, предоставляемой Заявителю;

- полнота информации по сути  запроса Заявителя;

- объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение  запроса.

При личном обращении заявителя за предоставлением государственной услуги взаимодействие с должностными лицами происходит дважды: при подаче  заявления и получении ответа. Продолжительность взаимодействия до 30 мин. Для уточнения информации предоставленной Заявителем для исполнения государственной услуги количество взаимодействий может увеличиваться.

16. Иные требования

Получение государственной услуги в соответствии с требованиями настоящего Регламента в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг не предусмотрено.

Раздел III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

1. Исчерпывающий перечень административных процедур

При предоставлении государственной услуги осуществляются следующие административные процедуры:

1)  прием и регистрация запроса Заявителя, рассмотрение его директором ГКУ РО "ЦДНИРО и передача на исполнение в структурное подразделение ГКУ РО "ЦДНИРО" (до 3-х дней с момента поступления запроса);

2) уведомление Заявителя о результате рассмотрения запроса (до 30 дней с момента регистрации запроса);

3) контроль в установленном порядке за проведением экспертизы документов на предмет рассекречивания и утверждение акта о рассекречивании документов (в соответствии с подразделом 4 раздела II настоящего Регламента);

4) проведение в установленном порядке экспертизы документов на предмет рассекречивания и подготовка заключения для Комиссии, техническое оформление результатов рассекречивания;

5) уведомление Заявителя о переводе заявленных документов на режим открытого доступа (до 30 дней с момента оформления результатов рассекречивания).

Блок-схема предоставления государственной услуги приведена в приложении 3 к административному регламенту ГКУ РО "ЦДНИРО".

2. Описание административных процедур

2.1. Регистрация запроса, рассмотрение его руководством ГКУ РО "ЦДНИРО" и передача на исполнение

1) Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры, является поступление запроса Заявителя в ГКУ РО "ЦДНИРО".

2) Должностными лицами, ответственными за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, являются директор ГКУ РО "ЦДНИРО", должностное лицо, регистрирующее запрос Заявителя, должностное лицо, ответственное за организацию рассекречивания документов, должностное лицо, ответственное за планирование деятельности ГКУ РО "ЦДНИРО" и исполнение работ по рассекречиванию.

3) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

3.1.) регистрация поступившего запроса Заявителя в журнале регистрации (в день поступления запроса или на следующий рабочий день);

3.2.) передача зарегистрированного запроса Заявителя на рассмотрение директору ГКУ РО "ЦДНИРО" (до 3-х дней с момента поступления запроса);

3.3.) рассмотрение запроса Заявителя директором ГКУ РО "ЦДНИРО", проставление письменной резолюции (до 3-х дней с момента поступления запроса);

3.4.) передача запроса Заявителя с письменной резолюцией директора ГКУ РО "ЦДНИРО" на исполнение должностному лицу, ответственному за организацию рассекречивания документов (до 3-х дней с момента поступления запроса).

4) Критерием принятия решения является поступление запроса Заявителя в ГКУ РО "ЦДНИРО" (все поступившие в ГКУ РО "ЦДНИРО" письменные запросы регистрируются и рассматриваются руководством).

5) Результатом административной процедуры является передача письменного запроса Заявителя для рассмотрения с письменной резолюцией директора ГКУ РО "ЦДНИРО" должностному лицу, ответственному за организацию рассекречивания документов.

6) Результатом выполнения административной процедуры является отметка в журнале регистрации Ф.И.О. должностного лица, которому передан запрос Заявителя на исполнение.

2.2. Уведомление Заявителя о результате рассмотрения запроса

1) Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры, является уведомление Заявителя (письменно или устно по контактным телефонам) в течение 30 дней о сроках, этапах и результатах выполнения государственной услуги или ответ об отказе в выполнении услуги.

2) Должностным лицом, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, является должностное лицо, которому был передан запрос Заявителя на исполнение

3) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

3.1.) прием запроса Заявителя должностным лицом на исполнение (в течение 1 дня с момента передачи его на исполнение);

3.2.) анализ тематики запроса Заявителя (до 30 дней с момента регистрации заявки);

3.3.) принятие решения о возможности исполнения запроса Заявителя (до 30 дней с момента регистрации запроса);

3.4.) подготовка письма об уведомлении Заявителя о направлении запроса на исполнение по принадлежности (до 30 дней с момента регистрации запроса);

3.5.) направление письма об уведомлении Заявителя (до 30 дней с момента регистрации запроса).

4) Для оповещения Заявителя об этапах исполнения его запроса принимается решение о направлении уведомления Заявителю с определением сроков, этапов и результатов выполнения государственной услуги.

5) Результатом административной процедуры является направление уведомления Заявителю по почте.

6) Результатом выполнения административной процедуры является отметка в журнале регистрации о направлении уведомления Заявителю.

2.3. Контроль в установленном порядке за проведением экспертизы документов на предмет рассекречивания, утверждение акта о рассекречивании документов

1) Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры, является получение информации о ходе работы экспертной группы ГКУ РО "ЦДНИРО", рассмотрение заключений о рассекречивании документов и утверждение акта о рассекречивании.

2) Должностным лицом, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, является должностное лицо, которому был передан запрос Заявителя на исполнение.

3) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

3.1.) получение информации о ходе работы экспертной группы ГКУ РО "ЦДНИРО";

3.2.) рассмотрение заключений о рассекречивании документов;

3.3.) утверждение акта о рассекречивании документов.

4) Информация о ходе рассекречивания документов относится к категории служебной информации и до Заявителя не доводится.

5) Результатом административной процедуры является рассмотрение заключения о рассекречивании документов и утверждение акта о рассекречивании.

6) Результатом выполнения административной процедуры является отметка в журнале регистрации акта о рассекречивании документов.

2.4. Проведение в установленном порядке экспертизы документов на предмет рассекречивания и подготовка заключения для Комиссии, техническое оформление результатов рассекречивания

1) Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры, является экспертиза документов на предмет рассекречивания.

2) Должностным лицом, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, является должностное лицо, которому был передан запрос Заявителя на исполнение.

3) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

3.1.) получение запроса Заявителя с письменной резолюцией директора ГКУ РО "ЦДНИРО" на исполнение должностным лицом, ответственным за рассекречивание документов;

3.2.) проведение полистной экспертизы документов на предмет рассекречивания должностным лицом, ответственным за рассекречивание документов;

3.3.) подготовка заключения о результатах рассекречивания документов;

3.4.) рассмотрение заключения о результатах рассекречивания документов и подготовка акта о рассекречивании документов;

3.5.) утверждение акта о рассекречивании документов комиссией.

4) Информация о ходе рассекречивания документов относится к категории служебной информации и до Заявителя не доводится.

5) Результатом административной процедуры является рассмотрение заключения и утверждение акта Комиссии о рассекречивании документов.

6) Результатом выполнения административной процедуры является техническое оформление документов по итогам рассекречивания документов.

2.5. Уведомление Заявителя о переводе заявленных документов на режим открытого доступа.

1) Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры, является подготовка письменного ответа Заявителю о результатах рассекречивания документов.

2) Должностным лицом, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, является должностное лицо, которому был передан запрос Заявителя на исполнение.

3) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

3.1.) подготовка письма об уведомлении Заявителя о результатах рассекречивания документов;

3.2.) направление письма об уведомлении Заявителя о результатах рассекречивания документов.

4) Для оповещения Заявителя о результатах рассекречивания принимается решение о направлении уведомления Заявителю о результатах выполнения государственной услуги.

5) Результатом административной процедуры о результатах выполнения государственной услуги является направление уведомления Заявителю по почте.

6) Результатом выполнения административной процедуры является отметка в журнале регистрации о направлении уведомления Заявителю.

3. Административная процедура формирования и направления межведомственных запросов в органы (организации), участвующие в предоставлении государственных и муниципальных услуг

Административная процедура по формированию и направлению запроса в органы (организации), участвующие в предоставлении государственной услуги, выполняется в соответствии с пунктом 3 подраздела 2 раздела III.

4. Порядок осуществления в электронной форме, в том числе с использованием федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)", региональной государственной информационной системы "Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области" административных процедур

Предоставление государственной услуги в электронной форме, в том числе с использованием федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)", региональной государственной информационной системы "Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области" не осуществляется.

Раздел IV. Формы контроля за исполнением административного регламента

1. Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением ответственными должностными лицами положений административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, а также принятием решений ответственными лицами

Текущий контроль за соблюдением последовательности действий и выполнением административных процедур по предоставлению государственной услуги, принятием решений осуществляется должностными лицами ГКУ РО "ЦДНИРО", ответственными за организацию работ по предоставлению государственной услуги, путем проведения проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента, анализа выполненной работы.

Перечень должностных лиц, осуществляющих текущий контроль, устанавливается  директором  ГКУ РО "ЦДНИРО".

Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается директором ГКУ РО "ЦДНИРО".

2. Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления государственной услуги, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством предоставления государственной услуги

Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления государственной услуги определяются приказами ГКУ РО "ЦДНИРО"

Для проведения проверки полноты и качества предоставления государственной услуги формируется комиссия, в состав которой включаются  специалисты ГКУ РО "ЦДНИРО".

Результаты деятельности комиссии оформляются актом, в котором отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

Проверки могут быть плановыми (на основании планов работы ГКУ РО "ЦДНИРО" и внеплановыми (могут проводиться по конкретной жалобе Заявителя государственной услугой).

3. Ответственность должностных лиц за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления государственной услуги

В случае выявления нарушений к виновным должностным лицам применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

4. Положения, характеризующие требования к порядку и формам контроля за предоставлением государственной услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций

В соответствии с законодательством ГКУ РО "ЦДНИРО":

- принимает в пределах своей компетенции решения по вопросам рассекречивания документов и осуществляет контроль за их исполнением;

- дает письменные предписания об устранении нарушений требований федеральных и областных законов по вопросам рассекречивания;

- контролирует соблюдение законодательства об архивном деле на территории Ростовской области в пределах компетенции, определенной нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ростовской области;

- контролирует сохранность секретных архивных документов, хранящихся в ГКУ РО "ЦДНИРО";

- осуществляет контроль за сроками и качеством подготовки материалов к заседаниям Комиссии.

Контроль за предоставлением государственной услуги со стороны уполномоченных должностных лиц ГКУ РО "ЦДНИРО" должен быть постоянным, всесторонним и объективным.

Контроль за предоставлением государственной услуги со стороны граждан, их объединений и организаций осуществляется путем получения информации о наличии в действиях (бездействии) ответственных должностных лиц ГКУ РО "ЦДНИРО", а также принимаемых ими решениях, нарушений положений Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги.

Раздел V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа предоставляющего государственную услугу, а также должностных лиц, государственных служащих 

1. Информация для заинтересованных лиц об их праве на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений, принятых (осуществляемых) в ходе предоставления государственной услуги

1.1. Заявитель может обратиться с жалобой на нарушение порядка предоставления государственных услуг, выразившееся в неправомерных решениях и действиях (бездействии) директора ГКУ РО «ЦДНИРО», предоставляющего государственную услугу, в комитет по управлению архивным делом Ростовской области и в Правительство Ростовской области.

1.2. Заявитель может обратиться с жалобой на нарушение порядка предоставления государственных услуг, выразившееся в неправомерных решениях и действиях (бездействии) должностных лиц ГКУ РО «ЦДНИРО», предоставляющих государственную услугу, непосредственно в ГКУ РО «ЦДНИРО».

1.3. Подача жалоб осуществляется бесплатно.

1.4. Заявитель, подавший жалобу, несет ответственность в соответствии с законодательством за достоверность сведений, содержащихся в представленной жалобе.

1.5. Жалоба оформляется в произвольной форме с учетом требований, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

1.6.  Жалоба должна содержать:              

-  наименование ГКУ РО «ЦДНИРО», фамилию, имя, отчество должностного лица ГКУ РО «ЦДНИРО», предоставляющего государственную услугу, чьи действия (бездействие) и решения обжалуются;

- фамилию, имя, отчество (при наличии), сведения о месте жительства Заявителя – физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения Заявителя – юридического лица, номер (номера) контактного телефона, почтовый и (или) адрес электронной почты, по которому должен быть направлен ответ Заявителю;

- сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) должностного лица ГКУ РО «ЦДНИРО», предоставляющего государственную услугу;

-  доводы, на основании которых Заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) должностных лиц ГКУ РО «ЦДНИРО». Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы Заявителя, либо их копии.

1.7. В случае, если жалоба подается через представителя Заявителя, также представляется документ, подтверждающий полномочия на осуществление действий от имени Заявителя. В качестве документа, подтверждающего полномочия на осуществление действий от имени Заявителя, может быть представлена:

- оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность (для физических лиц);

- оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность, заверенная печатью Заявителя и подписанная руководителем Заявителя или уполномоченным этим руководителем лицом (для юридических лиц);

- копия решения о назначении или об избрании либо приказа о назначении физического лица на должность, в соответствии с которым такое физическое лицо обладает правом действовать от имени Заявителя без доверенности.

1.8. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе:

- непосредственно в приемную ГКУ РО «ЦДНИРО» на имя директора, заместителя директора, председателя комитета по управлению архивным делом Ростовской области, либо в отдел по работе с обращением граждан Правительства Ростовской области;

-  почтовым отправлением по адресу (месту нахождения) ГКУ РО «ЦДНИРО», предоставляющего государственную услугу;

-  в ходе личного приема директора. В случае подачи жалобы при личном приеме Заявитель представляет документ, удостоверяющий его личность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.9. В электронном виде жалоба может быть подана Заявителем посредством:

- официального сайта ГКУ РО «ЦДНИРО», предоставляющего государственную услугу, в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет";

- официального сайта комитета по управлению архивным делом Ростовской области;

- федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (далее - ЕПГУ);

-государственной информационной системы Ростовской области «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области» (далее – РПГУ);

- электронной почты ГКУ РО «ЦДНИРО», предоставляющего государственную услугу.

При подаче жалобы в электронном виде документы, указанные в пункте 1.7 настоящего Регламента, могут быть представлены в форме электронных документов, подписанных электронной подписью, вид которой предусмотрен законодательством Российской Федерации, при этом документ, удостоверяющий личность Заявителя, не требуется.

1.10. Жалоба может быть подана Заявителем через МФЦ,  при условии заключения соглашения между ГКУ РО «ЦДНИРО» и МФЦ о взаимодействии в части осуществления МФЦ приема жалоб и выдачи Заявителям результатов рассмотрения жалоб.

1.11. Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:

- нарушение срока регистрации запроса Заявителя о предоставлении государственной услуги;

- нарушение срока предоставления государственной услуги;

- требование представления Заявителем документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ростовской области для предоставления государственной услуги;

- отказ в приеме документов, представление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ростовской области для предоставления государственной услуги;

- отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ростовской области;

- требование внесения Заявителем при предоставлении государственной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации;

- отказ, должностного лица ГКУ РО «ЦДНИРО», предоставляющего государственную услугу в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, либо нарушение установленного срока таких исправлений.

2. Предмет досудебного (внесудебного) порядка обжалования 

Предметом  досудебного (внесудебного) обжалования  может быть действия (бездействие) и решения, принятые в ходе предоставления государственной услуги.

3. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в рассмотрении жалобы (претензии) либо приостановлении ее рассмотрения

1. Директор ГКУ РО «ЦДНИРО» отказывает в удовлетворении жалобы в следующих случаях:

- наличие вступившего в законную силу решения суда, арбитражного суда по жалобе о том же предмете и по тем же основаниям;

- подача жалобы лицом, полномочия которого не подтверждены в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;

- наличие решения по жалобе, принятого ранее в соответствии с требованиями настоящего Регламента в отношении того же Заявителя и по тому же предмету жалобы.

2. Директор ГКУ РО «ЦДНИРО» вправе оставить жалобу без ответа в следующих случаях:

-  если в письменной жалобе не указаны фамилия, имя, отчество и адрес Заявителя;

- отсутствие возможности прочитать какую-либо часть текста жалобы, фамилию, имя, отчество (при наличии) и (или) почтовый адрес Заявителя, указанные в жалобе;

- наличие в жалобе нецензурных либо оскорбительных выражений, угроз жизни, здоровью и имуществу должностного лица ГКУ РО «ЦДНИРО», а также членов его семьи.

              4. Основания  для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования

Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является подача Заявителем  жалобы лично, по почте в письменной форме, в электронном виде посредством официального сайта ГКУ РО «ЦДНИРО», предоставляющего государственную услугу, официального сайта комитета по управлению архивным делом Ростовской области, в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (далее - ЕПГУ), государственной информационной системы Ростовской области «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области» (далее – РПГУ), электронной почты ГКУ РО «ЦДНИРО».

              5. Права заинтересованных лиц на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения  жалобы (претензии)

              Заинтересованное лицо имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы (претензии).

6. Органы государственной власти и должностные лица, которым может быть адресована жалоба (претензия) заявителя в досудебном (внесудебном) порядке

Органы государственной власти и должностные лица, которым может быть адресована жалоба (претензия):

-директор ГКУ РО «ЦДНИРО»;

- заместитель директора ГКУ РО «ЦДНИРО»;

- председатель Комитета;

- заместитель председателя Комитета;

- Правительство Ростовской области.

             

7. Сроки рассмотрения жалобы (претензии)

Жалоба, поступившая в ГКУ РО «ЦДНИРО» в письменной форме на бумажном носителе и в электронной форме, подлежит регистрации в журнале учета жалоб на решения и действия (бездействие) должностных лиц ГКУ РО «ЦДНИРО» и его специалистов (далее – журнал) не позднее следующего рабочего дня со дня ее поступления. Жалоба рассматривается в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации. Срок рассмотрения жалобы исчисляется со дня ее регистрации.

В случае обжалования отказа должностного лица ГКУ РО «ЦДНИРО» в приеме документов у Заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования Заявителем нарушения установленного срока таких исправлений жалоба рассматривается в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.

В случае, если жалоба поданная Заявителем не входит в компетенцию ГКУ РО «ЦДНИРО» по принятию решения по жалобе в соответствии с требованиями пунктов 1.1 и 1.2 настоящего Регламента, то в течение 3 рабочих дней со дня ее регистрации ГКУ РО «ЦДНИРО» направляет жалобу по принадлежности и в письменной форме информирует Заявителя о ее перенаправлении.

Жалоба, поступившая через МФЦ, рассматривается согласно заключенному соглашению между ГКУ РО «ЦДНИРО» и МФЦ о взаимодействии. Срок рассмотрения жалобы исчисляется со дня ее регистрации.

8. Результат досудебного (внесудебного) обжалования применительно к каждой процедуре либо инстанции обжалования

1. По результатам рассмотрения жалобы в соответствии с частью 7 статьи 11.2 Федерального закона от 27.07.2010 №210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" ГКУ РО «ЦДНИРО» принимает решение об удовлетворении жалобы либо об отказе в ее удовлетворении.

При удовлетворении жалобы на ее рассмотрение ГКУ РО «ЦДНИРО» принимает исчерпывающие меры по устранению выявленных нарушений, в том числе по выдаче Заявителю результата государственной услуги, не позднее 5 рабочих дней со дня принятия решения, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

Ответ по результатам рассмотрения жалобы направляется Заявителю не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в письменной форме.

2. В ответе по результатам рассмотрения жалобы указываются:

- наименование ГКУ РО «ЦДНИРО», предоставляющего государственную услугу, должность, фамилия, имя, отчество (при наличии) его должностного лица, рассмотревшего жалобу и принявшего решение по жалобе;

- номер, дата, место принятия решения, включая сведения о должностном лице, решение или действие (бездействие) которого обжалуется;

- фамилия, имя, отчество (при наличии) или наименование Заявителя;

- основания для принятия решения по жалобе;

- принятое по жалобе решение;

- в случае, если жалоба признана обоснованной, - сроки устранения выявленных нарушений, в том числе срок предоставления результата государственной услуги;

- сведения о порядке обжалования принятого по жалобе решения.

Ответ по результатам рассмотрения жалобы подписывается уполномоченным на рассмотрение жалобы должностным лицом ГКУ РО «ЦДНИРО», предоставляющего государственные услуги.

По желанию Заявителя ответ по результатам рассмотрения жалобы может быть представлен не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в форме электронного документа, подписанного электронной подписью должностного лица ГКУ РО «ЦДНИРО».

В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

Приложение №1

Директору ГКУ РО "ЦДНИРО"

Ф.И.О.

гражданство

адрес, контактный телефон

Заявка

Прошу провести экспертизу документов на предмет их рассекречивания:

название фонда______________________________________________

____________________________________________________________

виды и хронологические рамки документов_____________________

___________________________________________________________

тема исследования___________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

цели использования документов________________________________

____________________________________________________________

перечень научных и иных работ_________________________________

____________________________________________________________

Участие в общественно значимых проектах по популяризации архивных документов и иные данные, подтверждающие компетентность заявителя и значимость решаемых им задач______

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

Дата                                                                                               подпись

Форма заявки о рассекречивании документов

ГКУ РО "ЦДНИРО"

Приложение №2

                                                                          Директору ГКУ РО "ЦДНИРО"

                                                                                   С.Д. Кононыхиной

                                                                                  Иванова Николая Сергеевича,

                                                                                   гражданина РФ,

                                                                                   ул. Пушкинская, 150,

                                                                                   г. Ростов-на-Дону,

                                                                                   344007,

                                                                                    тел. 240-51-20

ЗАЯВКА

Прошу провести экспертизу документов на предмет их рассекречивания:

название фонда:    Ростовский обком ВКП (б)

виды и хронологические рамки документов:   Протоколы заседаний бюро, 1941-1943 гг.

тема исследования:  Немецко-фашистская оккупация Ростовской области и её последствия (1941-1943 гг.)

перечень научных и иных работ:  статьи, исторические очерки, монографии.

Участие в общественно значимых проектах по популяризации архивных документов и иные данные, подтверждающие компетентность заявителя и значимость решаемых им задач: Участие в телевизионном документальном цикле «Женщины войны», подготовленном к  65-летию Победы в Великой Отечественной войне.

10.03.2010                                                 подпись

Образец заполнения формы заявки о рассекречивании документов

ГКУ РО "ЦДНИРО"

                                                                                                                             Приложение №3

Блок-схема

последовательности действий комитета по управлению архивным делом Ростовской области и ГКУ РО "ЦДНИРО" по предоставлению государственной услуги по организации и  проведению рассекречивания сведений, составляющих государственную тайну, в том числе по запросам граждан, организаций и органов государственной власти Российской Федерации

                                                                     Приложение №10                                                                     к постановлению                                                                        комитета по управлению                                                                    архивным делом                                                                  Ростовской области                                                                     

от 13.10.2014 №1

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

предоставления государственным казенным учреждением Ростовской области «Центр   хранения архивных документов в городе Шахты Ростовской области» государственной услуги по информационному обеспечению граждан и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов

                              Раздел  . Общие положения

       Административный регламент предоставления государственной услуги по информационному обеспечению граждан и юридических лиц на основе  документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов разработан государственным казенным учреждением Ростовской области «Центр хранения архивных документов в городе Шахты Ростовской области» в целях повышения качества предоставления и доступности государственной услуги и создания комфортных условий для пользователей при ее получении.

       Административный регламент определяет  порядок, сроки и последовательность действий при предоставлении государственной услуги по информационному обеспечению граждан и юридических лиц на основе документов Архивного фонда  Российской Федерации и других архивных документов.

          1. Предмет регулирования административного регламента

       Предметом регулирования административного регламента является  информационное обеспечение граждан и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов государственным казенным учреждением Ростовской области «Центр хранения архивных документов в городе Шахты Ростовской области»

2. Круг Заявителей

         В качестве заявителей на предоставление государственной услуги выступают органы государственной власти, местного самоуправления, другие организации и граждане (далее - Заявитель).

Заявителями также могут быть иные физические и юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их Заявителями в установленном порядке полномочиями выступать от их имени при предоставлении государственной услуги.

3.Требования к порядку информирования о порядке предоставления государственной услуги

3.1.Информация о месте  нахождения и графике работы государственного казенного учреждения Ростовской области «Центр   хранения архивных документов в городе Шахты Ростовской области», предоставляющего государственную услугу, его структурных подразделениях, участвующих в предоставлении государственной услуги

       3.1.1. Государственное  казенное учреждение  Ростовской области «Центр хранения архивных документов в городе Шахты Ростовской области» (далее - ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области»).

       Почтовый адрес ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области»: ул. Жукова, 5а, г. Шахты, Ростовская область, 346510.

       График работы ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области»: понедельник – четверг с 8-00 до 17-00, пятница с 8-00 до 15-45, с перерывом на обед с 12-00 до 12-45. Выходные дни – суббота, воскресенье. В предпраздничные рабочие дни время работы ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» сокращается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

      Личный прием Заявителей: вторник, четверг с 8-00 до 10-00.

      Государственная услуга через многофункциональные центры не предоставляется.

       3.2. Справочные телефоны структурных подразделений ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», предоставляющих государственную услугу

       3.2.1. Телефоны структурных подразделений ГКУ РО «ЦХАД в              г. Шахты Ростовской области», предоставляющих государственную услугу: 8 (8636) 23-13-95 (приемная), 8 (8636) 23-13-96 (отдел по работе с обращениями организаций и граждан, отдел  информации, публикации, информационно-поисковых систем), 8 (8636) 24-16-52 (архивохранилище документов постоянного срока хранения).

В ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», участвующем в предоставлении государственной услуги, телефон - автоинформатор отсутствует.

        3.3. Адреса официальных сайтов

         - адрес официального сайта ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области»: www.archiv-shakhty.ru

          - электронный адрес ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области»: chadgshro80@mail.ru.

          3.4. Порядок получения информации заявителями по вопросам предоставления государственной услуги, услуг, необходимых и обязательных для предоставления государственных услуг, сведений о  ходе предоставления указанных услуг

          Информация по вопросам информационного  обеспечения Заявителей и процедуры исполнения услуги может предоставляться:

- непосредственно в приемной руководителя ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», с использованием средств телефонной связи;

- лично специалистами ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» или на информационных стендах в помещениях для приема Заявителей;

- в письменном виде (почтой) в ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области»;

- по электронной почте;

- на официальном сайте Правительства Ростовской области в составе домена donland.ru. – cuadaro.donland.ru;

          - на официальном  сайте ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области»: www.archiv-shakhty.ru;

          - в федеральной государственной информационной системе «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)»;

          - в  региональной государственной информационной системе «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области».

            Должностные лица ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», принимающие телефонные звонки и осуществляющие личный прием Заявителей государственной услуги, обязаны дать исчерпывающую информацию по вопросам оказания государственной услуги.

          3.5. Порядок, форма и место размещения информации

         Информация по предоставлению государственной услуги размещена на информационных стендах в помещениях для приема Заявителей, на официальных сайтах Правительства Ростовской области в составе домена donland.ru. – cuadaro.donland. ru и официальном сайте ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», участвующего в предоставлении услуги, адрес сайта www.archiv-shakhty.ru.

Раздел II. Стандарт предоставления государственной услуги

1. Наименование государственной услуги

Административный регламент (далее - Регламент) по предоставлению Центром хранения государственной услуги по информационному обеспечению граждан и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов (далее – услуга по информационному обеспечению), определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» при осуществлении предоставления государственной услуги.

2.Наименование государственного учреждения, предоставляющего государственную услугу

2.1 Предоставление государственной услуги по информационному обеспечению граждан и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов осуществляет государственное казенное учреждение Ростовской области «Центр хранения архивных документов в городе Шахты Ростовской области», при наличии у него соответствующих документов, необходимых для исполнения запросов.

2.2. Запрещается требовать от Заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращениями в иные государственные органы, организации, за  исключением получения услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, утвержденный нормативным правовым актом Ростовской области.

3. Результат предоставления государственной услуги

Результатом предоставления государственной услуги по информационному обеспечению являются: информационное письмо, историческая справка, перечни документов, другие информационные продукты, а также  копии документов, подготовленных как по запросам Заявителей, так и по инициативе ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области».

4.Срок предоставления государственной услуги

4.1. Решение об организации работы по предоставлению государственной услуги   принимается руководителем ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» в течение трех рабочих дней с момента регистрации запроса.

4.2. Информация о принятом решении по оказанию государственной услуги направляется Заявителю государственной услуги  в течение 30 дней  со дня   регистрации запроса в ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области».

4.3.  Срок предоставления государственной услуги не должен превышать 30 дней со дня регистрации запроса в ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области».

4.4. Срок приостановления предоставления государственной услуги- до устранения выявленных недостатков, с продлением срока исполнения государственной услуги.

4.5 Срок выдачи (направления) документов, являющихся результатом предоставления государственной услуги, входит в установленный 30-дневный срок.

5. Перечень нормативных правовых актов, регулирующих предоставление государственной услуги

Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии с:

- Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». (Собрание законодательства Российской Федерации. Издательство «Юридическая литература» от 25 октября 2004г. №43 ст. 4169);

- Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». (Собрание законодательства Российской Федерации. Издательство «Юридическая литература» от 31 июля 2006г. №31 ст. 3448);

- Федеральный закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» («Российская газета», № 168, 30.07.2010);

- пунктами 5.7, 5.14. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук», утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19. (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. Издательство «Юридическая литература» от 14 мая 2007г. №20, регистрационный номер 9059);

- Областным законом от 12.03.2007 № 638-ЗС «Об архивном деле в Ростовской области». (Газета «Наше время» от 21 марта 2007г. №№89-90 (18151-18152));

- Положением о комитете по управлению архивным делом Ростовской области, утвержденного постановлением Правительства Ростовской области от 01.12.2011 № 183. (Текст постановления официально опубликован не был, с текстом постановления можно ознакомиться на официальном сайте Комитета);

- Уставом ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области»– официально текст не  был опубликован, с текстом Устава можно ознакомиться на сайте  комитета по управлению архивным делом Правительства Ростовской области и официальном сайте ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области».

6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых, в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами, для предоставления государственной услуги, услуг, необходимых и обязательных для  предоставления государственной услуги, способы их получения заявителями, в том числе в электронной форме, и порядок их представления

       6.1. Заявитель предоставляет в ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» следующие документы:

              1) письменный запрос (заявление по форме) от организации, которое должно быть оформлено на фирменном бланке организации, содержать ее реквизиты, подпись руководителя, контактные телефоны и ФИО исполнителя;

2) письменный запрос (заявление по форме) от Заявителя с указанием Ф.И.О., тематики, хронологических рамок и назначения запрашиваемой информации, а также формы ее исполнения. Письменный запрос (заявление по форме) можно представить в электронном виде на адрес электронной почты или в разделе « Подать запрос» на официальном сайте ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области»;

3) паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, в т.ч. универсальная электронная карта, в случаях, предусмотренных федеральными законами, являющаяся документом, удостоверяющим личность гражданина на получение государственной услуги;

4) для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия Заявителя (наличие доверенности, оформленной в установленном порядке; права наследования), предусмотренные законодательством Российской Федерации.

Формы заявлений и образцы заполнения форм заявлений

( приложения №№ 1-9).

          6.2. Для предоставления государственной услуги запрещается требовать от  Заявителя:

           - предоставления документов и информации или  осуществления действий, предоставление или  осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги;

            - предоставления документов и информации, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих государственную услугу, иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Ростовской области, муниципальными правовыми актами.

7. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги

Основанием для отказа в приеме документов является отсутствие необходимых реквизитов в запросах и документов, указанных в п.6.1 подраздела 6 раздела II настоящего Регламента.

8. Исчерпывающий перечень оснований для приостановления и  (или) отказа в предоставлении государственной услуги

Запрос Заявителя не подлежит рассмотрению в случае, если он не содержит наименования юридического лица (для гражданина – фамилия, имя, отчество), почтового адреса, по которому должен быть отправлен ответ и/или электронного адреса Заявителя.

Основания для приостановления предоставления государственной услуги:

- если запрос Заявителя не поддается прочтению, ответ на запрос не дается и он не подлежит направлению на рассмотрение директору архива или уполномоченному на то лицу, о чем в течение семи дней со дня регистрации запроса сообщается Заявителю, направившему запрос, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

- если ответ по существу поставленного в нем вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, Заявителю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений. Указанная информация может быть предоставлена только при наличии у Заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и/или конфиденциальную информацию;

- отсутствие у Заявителя документов, подтверждающих его полномочия выступать от имени третьих лиц.

9. Перечень услуг, которые являются необходимыми  и обязательными для предоставления государственной услуги

Услуги, необходимые и обязательные для предоставления государственной услуги, отсутствуют.

10. Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление государственной услуги

Данная государственная услуга  предоставляется бесплатно.  

11. Порядок, размер и основания взимания платы за предоставление услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, включая информацию о методике расчета размера такой платы

Услуги, необходимые и обязательные для предоставления государственной услуги, отсутствуют.

12.  Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги, услуги, предоставляемой организацией, участвующей в предоставлении государственной услуги,

и при получении результата предоставления  таких услуг

Документы, необходимые для предоставления государственной услуги, принимаются в момент обращения с ожиданием в очереди не более 15 минут, в зависимости от количества Заявителей.  По истечении 30 дней с момента регистрации запроса, с ожиданием в очереди не более 15 минут, Заявителю предоставляется документ по результатам рассмотрения государственной услуги.

13. Срок регистрации запроса Заявителя о предоставлении государственной услуги и услуги, предоставляемой организацией, участвующей в предоставлении государственной услуги, в том числе в электронной форме

Письменный запрос Заявителя, в том числе в электронной форме, о предоставлении государственной услуги и услуги, предоставляемой организацией, участвующей в предоставлении государственной услуги,

регистрируется в день его поступления или на следующий рабочий день  в установленном порядке.

14.Требования к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга, услуга, предоставляемая организацией, участвующей в предоставлении государственной услуги, к месту ожидания и приема заявителей, размещению и оформлению визуальной, текстовой и мультимедийной информации о порядке предоставления таких услуг

Организация личного приема по информированию о порядке оказания государственной услуги осуществляется сотрудниками ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» в кабинете и в соответствии с графиком работы.

Кабинет, в котором осуществляется прием, должен обеспечивать:

комфортное расположение Заявителя и должностного лица;

возможность оформления Заявителем письменного обращения;

наличие письменных принадлежностей и бумаги;

соблюдение мер безопасности, обеспечение противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации, системой охраны.

15.Показатели доступности и качества государственной услуги

Основными показателями доступности предоставления государственной услуги являются:

удобство и доступность получения Заявителем информации о порядке предоставления государственной услуги;

наличие форм обращений для получения государственной услуги, в том числе в электронной форме (приложения 1 - 11);

возможность направления Заявителем обращения и документов к нему в удобной для него форме: при личном обращении, почте, электронной почте, на официальный сайт ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области».

В любое время с момента регистрации обращения Заявитель имеет право знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законодательством тайну.

Информацию о ходе предоставления государственной услуги Заявитель может получить устно по телефону, письменно по электронной почте  и при личном обращении в ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области»:

- о дате получения обращения и его регистрации;

- о должностном лице, которому поручено рассмотрение обращения;

- об отказе в рассмотрении обращения;

- о продлении срока рассмотрения обращения;

- о результатах рассмотрения обращения.

Возможность получения информации о ходе предоставления государственной услуги с использованием информационно-коммуникационных технологий отсутствует.

Основными показателями качества предоставления государственной услуги являются:

- достоверность информации, предоставляемой Заявителю;

- полнота информации по сути обращения Заявителя;

-объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения.

Заявитель и должностные лица ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» взаимодействуют  при подаче запроса и при получении результата по оказанию государственной услуги. Для уточнения информации, предоставленной Заявителем для исполнения государственной услуги, количество взаимодействий может увеличиваться.

Возможность получения государственной услуги в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг отсутствует.

16. Иные требования

Получение государственной услуги в соответствии с требованиями настоящего Регламента в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг не предусмотрено.

При предоставлении государственной услуги предусмотрено использование информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», письменный запрос (заявление по форме) может быть направлен по электронной почте или через официальный сайт ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» в разделе «Подать запрос».

Раздел III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

Исчерпывающий перечень административных процедур

При  предоставлении государственной услуги осуществляются следующие административные процедуры:

1) Регистрация  запроса, рассмотрение его руководством ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» и передача на исполнение в структурное подразделение ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» (до 3-х дней с момента поступления запроса).

2) Анализ тематики запроса. Принятие решения о возможности исполнения  запроса (в течение 30 дней с момента регистрации запроса).

3)  Направление запроса на исполнение по принадлежности   (до 30 дней с момента регистрации запроса).

4) Уведомление Заявителя о направлении запроса на исполнение (до 30 дней с момента регистрации запроса).

Блок-схема предоставления государственной услуги приведена в приложении  9 к административному регламенту ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области».

Описание административных процедур

2.1. Регистрация запроса, рассмотрение его руководством ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» и передача на исполнение в структурное подразделение ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области».

1) Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры, является поступление запроса в ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области»

2) Должностными лицами, ответственными за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры является должностное лицо, регистрирующее запрос и  руководитель ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области».

3) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

3.1.) регистрация поступившего запроса в журнале регистрации (в день поступления запроса или на следующий рабочий день);

3.2.) передача зарегистрированного запроса на рассмотрение  руководителю ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» (до 3-х дней с момента поступления запроса);

3.3) рассмотрение запроса руководителем ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», проставление резолюции (до 3-х дней с момента поступления запроса);

3.4.) передача запроса с письменной резолюцией руководителя ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» на исполнение в структурное подразделение ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» (до 3-х дней с момента поступления запроса).

4) Критерием  принятия решения является поступление запроса в ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» (все поступившие в ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» письменные запросы регистрируются и рассматриваются руководством).

5)Результатом административной процедуры является передача письменного запроса для рассмотрения в структурное подразделение ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» с письменной резолюцией руководителя ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области».

6) Результатом выполнения административной процедуры является отметка в журнале регистрации Ф.И.О. должностного лица, кому передан запрос на исполнение.

        2.2 Анализ тематики запроса. Принятие решения о возможности исполнения запроса

1) Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры, является прием запроса на исполнение должностным лицом.

2) Должностным лицом, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры является должностное лицо, которому был передан запрос на исполнение.

3) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

3.1.) прием запроса должностным лицом на  исполнение (1 день с момента передачи его на исполнение);

3.2)  анализ тематики письменного запроса (до 30 дней  с момента регистрации запроса);

3.3) принятие решения о возможности исполнения запроса (до 30 дней с момента регистрации запроса).

4). В зависимости  от  тематики запроса и представленных документов должностное лицо ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», ответственное за исполнение запроса, принимает положительное или отрицательное решение о возможности исполнения запроса.

5) Результатом выполнения административной процедуры  является подготовка письма для отправления его по принадлежности.

2.3 Направление запроса на исполнение по принадлежности

1) Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры, является  подготовка письма для отправления его по принадлежности.

2) Должностным лицом,  ответственными за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры,  являются должностное лицо,  которому был передан запрос на исполнение.

3). В состав  административной процедуры входят следующие административные действия:

3.1.) подготовка письма для направления его по принадлежности (до 30 дней с момента регистрации запроса).

3.2.) направление письма на исполнение по принадлежности (до 30 дней с момента регистрации запроса).

4) В зависимости от тематики запроса и представленных документов должностное лицо ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», ответственное за исполнение запроса, принимает  решение, в какую из участвующих организаций направить запрос.

5) Результатом административной процедуры является направление запроса по почте на исполнение по принадлежности.

6) Результатом выполнения административной процедуры является  отметка в журнале регистрации о направлении запроса по принадлежности.

2.4 Уведомление Заявителя о направлении запроса на исполнение.

1) Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры является подготовка письма об уведомлении Заявителя о направлении запроса на исполнение по принадлежности с определением сроков, этапов и результатов выполнения государственной услуги.

2) Должностным лицом, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры является должностное лицо, которому был передан запрос на исполнение.

3) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

3.1.) подготовка письма об уведомлении Заявителя о направлении запроса на исполнение по принадлежности (до 30 дней с момента регистрации запроса).

3.2.) направление письма об уведомлении Заявителя  (до 30 дней с момента регистрации запроса).

4) Для оповещения Заявителя об этапах исполнения его запроса принимается решение о направлении уведомления Заявителю с определением сроков, этапов и результатов выполнения государственной услуги.

5) Результатом административной процедуры является направление уведомления Заявителю по почте.

6) Результатом выполнения административной процедуры является  отметка в журнале регистрации о направлении уведомления Заявителю.

3. Административная процедура формирования и направления межведомственных запросов в органы (организации), участвующие в предоставлении государственных и муниципальных услуг

Административная процедура по формированию и направлению запроса в органы (организации), участвующие в предоставлении государственной услуги выполняется в соответствии с пунктом 3) подраздела 2 раздела III «Направление запроса на исполнение по принадлежности».

4. Порядок осуществления в электронной форме, в том числе с использованием федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)», региональной государственной информационной системы «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области» административных процедур

Предоставление государственной услуги в электронной форме, в том числе с использованием федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)», региональной государственной информационной системы «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области» не осуществляется.

Раздел IV. Формы контроля  предоставления государственной услуги

1. Порядок осуществления текущего контроля  соблюдения и исполнения ответственными должностными лицами положений административного регламента и иных  нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, а также принятием решений ответственными лицами

Текущий контроль  соблюдения последовательности действий и выполнения административных процедур по предоставлению  государственной услуги, принятием решений осуществляется должностными лицами ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», ответственными  за организацию работ по предоставлению государственной услуги, путем проведения проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента, анализа выполненной работы.

Перечень должностных лиц, осуществляющих текущий контроль, устанавливается руководителем ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области».

Периодичность текущего контроля устанавливается руководителем ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области».

2. Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления государственной услуги, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством предоставления государственной услуги

Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления государственной услуги определяются приказами ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области».

Для проведения проверки полноты и качества предоставления государственной услуги формируется комиссия, в состав которой включаются должностные лица ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области».

              Результаты деятельности комиссии оформляются актом, в котором отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается руководителем ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области».

Проверки могут быть плановыми (на основании планов работы ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области») и внеплановыми (может проводиться по конкретной жалобе Заявителя государственной услуги).

3. Ответственность должностных лиц ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» и иных должностных лиц за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления государственной услуги

В случае выявления нарушений к виновным должностным лицам применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

4. Положения, характеризующие требования к порядку и формам контроля  предоставления государственной услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций

В соответствии с законодательством ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» контролирует соблюдение законодательства об архивном деле.

Контроль  предоставления государственной услуги со стороны уполномоченных должностных лиц  ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» должен быть постоянным, всесторонним и объективным.

Контроль  предоставления государственной услуги со стороны граждан, их объединений и организаций осуществляется путем получения информации о наличии в действиях (бездействии) ответственных должностных лиц ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», а также принимаемых ими решениях, нарушений положений Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги.

Раздел V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа предоставляющего государственную услугу, а также должностных лиц, государственных служащих 

1. Информация для заинтересованных лиц об их праве на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений, принятых (осуществляемых) в ходе предоставления государственной услуги

1.1. Заявитель может обратиться с жалобой на нарушение порядка предоставления государственных услуг, выразившееся в неправомерных решениях и действиях (бездействии) директора ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», предоставляющего государственную услугу, в комитет по управлению архивным делом Ростовской области и в Правительство Ростовской области.

1.2. Заявитель может обратиться с жалобой на нарушение порядка предоставления государственных услуг, выразившееся в неправомерных решениях и действиях (бездействии) должностных лиц ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», предоставляющих государственную услугу, непосредственно в ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области».

1.3. Подача жалоб осуществляется бесплатно.

1.4. Заявитель, подавший жалобу, несет ответственность в соответствии с законодательством за достоверность сведений, содержащихся в представленной жалобе.

1.5. Жалоба оформляется в произвольной форме с учетом требований, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

1.6.  Жалоба должна содержать:              

-  наименование ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», фамилию, имя, отчество должностного лица ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», предоставляющего государственную услугу, чьи действия (бездействие) и решения обжалуются;

- фамилию, имя, отчество (при наличии), сведения о месте жительства Заявителя – физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения Заявителя – юридического лица, номер (номера) контактного телефона, почтовый и (или) адрес электронной почты, по которому должен быть направлен ответ Заявителю;

- сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) должностного лица ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», предоставляющего государственную услугу;

-  доводы, на основании которых Заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) должностных лиц ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области». Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы Заявителя, либо их копии.

1.7. В случае, если жалоба подается через представителя Заявителя, также представляется документ, подтверждающий полномочия на осуществление действий от имени Заявителя. В качестве документа, подтверждающего полномочия на осуществление действий от имени Заявителя, может быть представлена:

- оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность (для физических лиц);

- оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность, заверенная печатью Заявителя и подписанная руководителем Заявителя или уполномоченным этим руководителем лицом (для юридических лиц);

- копия решения о назначении или об избрании либо приказа о назначении физического лица на должность, в соответствии с которым такое физическое лицо обладает правом действовать от имени Заявителя без доверенности.

1.8. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе:

- непосредственно в приемную ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» на имя директора, заместителя директора, председателя комитета по управлению архивным делом Ростовской области, либо в отдел по работе с обращением граждан Правительства Ростовской области;

-  почтовым отправлением по адресу (месту нахождения) ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», предоставляющего государственную услугу;

-  в ходе личного приема директора. В случае подачи жалобы при личном приеме Заявитель представляет документ, удостоверяющий его личность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.9. В электронном виде жалоба может быть подана Заявителем посредством:

- официального сайта ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», предоставляющего государственную услугу, в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет";

- официального сайта комитета по управлению архивным делом Ростовской области;

- федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (далее - ЕПГУ);

-государственной информационной системы Ростовской области «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области» (далее – РПГУ);

- электронной почты ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», предоставляющего государственную услугу.

При подаче жалобы в электронном виде документы, указанные в пункте 1.7 настоящего Регламента, могут быть представлены в форме электронных документов, подписанных электронной подписью, вид которой предусмотрен законодательством Российской Федерации, при этом документ, удостоверяющий личность Заявителя, не требуется.

1.10. Жалоба может быть подана Заявителем через МФЦ,  при условии заключения соглашения между ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» и МФЦ о взаимодействии в части осуществления МФЦ приема жалоб и выдачи Заявителям результатов рассмотрения жалоб.

1.11. Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:

- нарушение срока регистрации запроса Заявителя о предоставлении государственной услуги;

- нарушение срока предоставления государственной услуги;

- требование представления Заявителем документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ростовской области для предоставления государственной услуги;

- отказ в приеме документов, представление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ростовской области для предоставления государственной услуги;

- отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ростовской области;

- требование внесения Заявителем при предоставлении государственной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации;

- отказ  должностного лица ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», предоставляющего государственную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, либо нарушение установленного срока таких исправлений.

2. Предмет досудебного (внесудебного) порядка обжалования 

Предметом  досудебного (внесудебного) обжалования  может быть действия (бездействие) и решения, принятые в ходе предоставления государственной услуги.

3. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в рассмотрении жалобы (претензии) либо приостановлении ее рассмотрения

1. Директор ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» отказывает в удовлетворении жалобы в следующих случаях:

- наличие вступившего в законную силу решения суда, арбитражного суда по жалобе о том же предмете и по тем же основаниям;

- подача жалобы лицом, полномочия которого не подтверждены в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;

- наличие решения по жалобе, принятого ранее в соответствии с требованиями настоящего Регламента в отношении того же Заявителя и по тому же предмету жалобы.

2. Директор ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» вправе оставить жалобу без ответа в следующих случаях:

-  если в письменной жалобе не указаны фамилия, имя, отчество и адрес Заявителя;

- отсутствие возможности прочитать какую-либо часть текста жалобы, фамилию, имя, отчество (при наличии) и (или) почтовый адрес Заявителя, указанные в жалобе;

- наличие в жалобе нецензурных либо оскорбительных выражений, угроз жизни, здоровью и имуществу должностного лица ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», а также членов его семьи.

              4. Основания  для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования

Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является подача Заявителем  жалобы лично, по почте в письменной форме, в электронном виде посредством официального сайта ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», предоставляющего государственную услугу, официального сайта комитета по управлению архивным делом Ростовской области, в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (далее - ЕПГУ), государственной информационной системы Ростовской области «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области» (далее – РПГУ), электронной почты ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области».

              5. Права заинтересованных лиц на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения  жалобы (претензии)

              Заинтересованное лицо имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы (претензии).

6. Органы государственной власти и должностные лица, которым может быть адресована жалоба (претензия) заявителя в досудебном (внесудебном) порядке

Органы государственной власти и должностные лица, которым может быть адресована жалоба (претензия):

-директор ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области»;

- заместитель директора ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области»;

- председатель комитета по управлению архивным  делом Ростовской области;

- заместитель председателя комитета по управлению архивным  делом Ростовской области;

- Правительство Ростовской области.

             

7. Сроки рассмотрения жалобы (претензии)

Жалоба, поступившая в ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» в письменной форме на бумажном носителе и в электронной форме, подлежит регистрации в журнале учета жалоб на решения и действия (бездействие) должностных лиц ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» и его специалистов (далее – журнал) не позднее следующего рабочего дня со дня ее поступления. Жалоба рассматривается в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации. Срок рассмотрения жалобы исчисляется со дня ее регистрации.

В случае обжалования отказа должностного лица ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» в приеме документов у Заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования Заявителем нарушения установленного срока таких исправлений жалоба рассматривается в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.

В случае, если жалоба, поданная Заявителем, не входит в компетенцию ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» по принятию решения по жалобе в соответствии с требованиями пунктов 1.1 и 1.2 настоящего Регламента, то в течение 3 рабочих дней со дня ее регистрации ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» направляет жалобу по принадлежности и в письменной форме информирует Заявителя о ее перенаправлении.

Жалоба, поступившая через МФЦ, рассматривается согласно заключенному соглашению между ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» и МФЦ о взаимодействии. Срок рассмотрения жалобы исчисляется со дня ее регистрации.

8. Результат досудебного (внесудебного) обжалования применительно к каждой процедуре либо инстанции обжалования

1. По результатам рассмотрения жалобы в соответствии с частью 7 статьи 11.2 Федерального закона от 27.07.2010 №210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» принимает решение об удовлетворении жалобы либо об отказе в ее удовлетворении.

При удовлетворении жалобы ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» принимает исчерпывающие меры по устранению выявленных нарушений, в том числе по выдаче Заявителю результата государственной услуги, не позднее 5 рабочих дней со дня принятия решения, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

Ответ по результатам рассмотрения жалобы направляется Заявителю не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в письменной форме.

2. В ответе по результатам рассмотрения жалобы указываются:

- наименование ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», предоставляющего государственную услугу, должность, фамилия, имя, отчество (при наличии) его должностного лица, рассмотревшего жалобу и принявшего решение по жалобе;

- номер, дата, место принятия решения, включая сведения о должностном лице, решение или действие (бездействие) которого обжалуется;

- фамилия, имя, отчество (при наличии) или наименование Заявителя;

- основания для принятия решения по жалобе;

- принятое по жалобе решение;

- в случае, если жалоба признана обоснованной, - сроки устранения выявленных нарушений, в том числе срок предоставления результата государственной услуги;

- сведения о порядке обжалования принятого по жалобе решения.

Ответ по результатам рассмотрения жалобы подписывается уполномоченным на рассмотрение жалобы должностным лицом ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», предоставляющего государственные услуги.

По желанию Заявителя ответ по результатам рассмотрения жалобы может быть представлен не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в форме электронного документа, подписанного электронной подписью должностного лица ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области».

В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

Приложение №1

Директору ГКУ РО «ЦХАД в г.Шахты Ростовской области»

                                                                           От гр._____________________                                                                                                                  

проживающего_______________________

________________________________

тел.______________________________

ЗАПРОС

Прошу       выдать         копию         решения/распоряжения/постановления                  

                                            (нужное подчеркнуть)

______________________________________________________________________________________________________

                                                                                                         (наименование органа, город/район)                                                                                                                                                            

__________________________________________________________________

(суть рассматриваемого вопроса)

______________________________________________________________

дата и номер решения/распоряжения/постановления  от __________№______

___________________                                             ________________

Дата подачи заявления                                                                                         подпись заявителя

Форма запроса о выдаче копий архивных документов

Приложение №2

  Директору

ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты

Ростовской области»

Н.Г. Джужуевой

от гр. Иванова Ивана_Ивановича   

проживающего ул.М.Горького,55, кв.2,_

г.Ростов-на-Дону, 344000,                      

тел.244-55-86

ЗАПРОС

Прошу  выдать   копию   решения   /распоряжения/   постановления

(нужное подчеркнуть)                                                                                                                                  

администрации Кировского района г.Ростова-на-Дону о закреплении  жилой площади,_________________________________________________

(суть рассматриваемого вопроса)

по адресу: ул.М.Горького, 55, кв.2, за Ивановым Иваном Ивановичем

от   22.02.1993 №55._____________________________________________

____02.04.2010                                                                   ____Иванов____

  Дата подачи заявления                                                                                         подпись заявителя

ЦХАД     Ф.Р-_________Оп.________Д._________Л.____ (заполняется сотрудником)

Дата исполнения___________    43-35._______________ (заполняет сотрудником)

Образец заполнения формы запроса о выдаче  копий архивных документов

                                                                                              Приложение №3

Бланк организации

Директору ГКУ РО «ЦХАД в г.Шахты Ростовской области»

                                         

                                                                                

Просим  составить справку по истории _________________________по

                                                                         (Населенный пункт, организация и др.) документам, хранящимся в государственном архиве.

             

Должность                                   подпись                        Расшифровка подписи

Форма запроса  физического или юридического лица о предоставлении информационной услуги

Приложение №4

Администрация Матвеево-Курганского района

Директору

ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты

Ростовской области»

Н.Г. Джужуевой

             

Просим  составить справку по истории с. Ряженое, ныне расположенного на территории Матвеево-Курганского района, Ростовской области  по документам, хранящимся в государственном архиве.

             

Глава администрации                                                                                                В.Е.Попов

Образец заполнения формы запроса физического или юридического лица о предоставлении информационной услуги

Приложение №5

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

ДЛЯ ПРОВЕДЕНИЯ ПОИСКА ПОСТАРАЙТЕСЬ ПРЕДОСТАВИТЬ КАК МОЖНО БОЛЬШЕ ИНФОРМАЦИИ:

Заполняется на каждого члена рода отдельно

ФИО заявителя*

Полный почтовый адрес*

Ваш e-mail*

ФИО запрашиваемого лица*

Степень родства (отец или др.)*

Вероисповедание, национальность

Дата и место рождения, крещения*

Дата, место вступления в брак

Дата, место смерти

Место и время жительства*

Семейное положение, состав семьи (жена/муж, дети год рождения)

Сословие, род занятий*

Образование (учебное заведение, когда, где)

Место службы, чин, должность

Владение землей, недвижимостью

Репрессии, раскулачивание

Дополнительные сведения

дата, подпись

* поля, отмеченные звездочкой, обязательны для заполнения

Форма анкеты-заявления генеалогического характера

Приложение №6

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

ДЛЯ ПРОВЕДЕНИЯ ПОИСКА ПОСТАРАЙТЕСЬ ПРЕДОСТАВИТЬ КАК МОЖНО БОЛЬШЕ ИНФОРМАЦИИ:

Заполняется на каждого члена рода отдельно

ФИО заявителя*

Сидорова Вера Алексеевна

Полный почтовый адрес*

ул. Приморская, 16, кв. 151, г.Калининград, 386006

Ваш e-mail*

-

ФИО запрашивае-мого лица*

Титов Иван Николаевич

Степень родства (отец или др.)*

Дед

Вероисповедание, национальность

Православный, русский

Дата и место рождения, крещения*

25 декабря 1893 г., ст. Каменская

Дата, место вступления в брак

1916, г.Ростов-на-Дону

Дата, место смерти

1935-1937 гг., место неизвестно

Место и время жительства*

ст. Каменская, 1893-1916гг.

Семейное положение, состав семьи (жена/муж, дети год рождения)

жена, Титова Мария Петровна (Чеботарева),

сын, Титов Алексей Иванович, 1917 г.р.,

сын, Титов Петр Иванович, 1920 г.р.

Сословие, род занятий*

казак, земледелие

Образование (учебное заведение, когда, где)

закончил церковно-приходскую школу, ст. Каменская

Место службы, чин, должность

-

Владение землей, недвижимостью

владел

Репрессии, раскулачивание

репрессирован в 1935 году

Дополнительные сведения

дата, подпись

поля, отмеченные звездочкой, обязательны для заполнения

Образец заполнения формы анкеты-заявления генеалогического характера

Приложение № 7

            Выявление сведений о рождении, бракосочетании и смерти граждан в ГКУ РО «ГАРО» ведется по метрическим книгам церквей населенных пунктов области войска Донского по 1909 год включительно (некоторых церквей г.Ростова-на-Дону до 1922 г.)

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

о подтверждении рождения, бракосочетания и смерти граждан

ФИО заявителя*

Полный почтовый адрес*

Ваш e-mail*

Текст запроса*

Прошу предоставить сведения о рождении/бракосочетании/смерти (подчеркнуть нужное)________________________________

_______________________________________

(указать о рождении или смерти кого; о браке кого с кем)

Место события*

___________________населенный пункт (хут.,пос.,ст., слоб.)*

_________________________  волость/станица

______________________  округ области войска Донского

______________________ современный район

___________________________область

Наименование церкви

Дата события*

«____»___________________год*

дата, подпись

*поля, отмеченные звездочкой, обязательны для заполнения

Для подтверждения данных о рождении, бракосочетании и смерти граждан после 1909 г. обращайтесь в Отдел Архивной работы Управления ЗАГС Ростовской области по адресу: ул.Красноармейская,160, г. Ростов-на-Дону, 344002, тел. (863)240-25-26

Форма анкеты-заявления о подтверждении рождения, бракосочетания и смерти граждан

Приложение №8

           Выявление сведений о рождении, бракосочетании и смерти граждан  ведется в ГКУ РО «ЦХАД в г.Шахты Ростовской области» по метрическим книгам церквей населенных пунктов области войска Донского по 1909 год включительно (некоторых церквей г. Ростова-на-Дону до 1922 г.)

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

о подтверждении рождения, бракосочетания и смерти граждан

ФИО заявителя*

Иванов Сергей Васильевич

Полный почтовый адрес*

ул. Петровская, 25, г. Ростов-на-Дону, 344008

Ваш e-mail*

нет

Текст запроса*

Прошу предоставить сведения о рождении/бракосочетании/смерти (подчеркнуть нужное) Иванова Василия Сергеевича

Место события*

пос.Екатериновский населенный пункт (хут.,пос.,ст., слоб.)*

Нижне-Чирская волость волость/станица

Таганрогский округ ОВД  области войска Донского

Неклиновский современный район

Ростовская область

Наименование церкви

Дата события*

«25» января 1903 год*

дата, подпись

*поля, отмеченные звездочкой, обязательны для заполнения

Для подтверждения данных о рождении, бракосочетании и смерти граждан после 1909 г. обращайтесь в Отдел Архивной работы Управления ЗАГС Ростовской области по адресу: ул.Красноармейская,160, г.Ростов-на-Дону, 344002, тел. (863)240-25-26

Образец заполнения формы анкеты-заявления о подтверждении рождения, бракосочетания и смерти граждан

Приложение №9

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

тематического запроса

ФИО заявителя*

Полный почтовый адрес*

Ваш e-mail*

Текст запроса*

Для исполнения запроса обязательно указание места события и хронологических рамок

дата, подпись

*поля, отмеченные звездочкой, обязательны для заполнения

Форма анкеты-заявления тематического запроса

Приложение № 10

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

тематического запроса

ФИО заявителя*

Петрова Роза Валентиновна

Полный почтовый адрес*

ул. Парковая, 201, кв. 78, г. Саратов,

367002

Ваш e-mail*

-

Текст запроса*

Для исполнения запроса обязательно указание места события и хронологических рамок

Прошу выявить по документам ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» сведения о приватизации квартиры  расположенной по адресу: Ростовская область,  г. Шахты, ул. Петренко, д. 458 кв. 89

дата, подпись

*поля, отмеченные звездочкой, обязательны для заполнения

Образец заполнения формы анкеты-заявления тематического запроса

Приложение №11

Блок-схема

последовательности действий  комитета по управлению архивным делом Ростовской области и ГКУ РО «ЦХАД в г.Шахты Ростовской области» по предоставлению государственной услуги по информационному обеспечению граждан и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов

                                                                     Приложение №11                                                                     к постановлению                                                                        комитета по управлению                                                                 архивным делом                                                                  Ростовской области                                                                 

        от 13.10.2014 №1

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

предоставления государственным казенным учреждением Ростовской области  «Центр хранения   архивных документов в городе Шахты

Ростовской области» государственной услуги по организации работы по исполнению запросов юридических и физических лиц и выдаче архивных справок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций

Раздел I. Общие положения

Административный регламент представления государственной услуги по организации работы по исполнению запросов юридических и физических лиц и выдаче архивных справок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций, разработан государственным казенным учреждением Ростовской области  «Центр хранения   архивных документов в городе Шахты Ростовской области» в целях повышения качества предоставления и доступности государственной услуги и создания комфортных условий для пользователей при ее получении.

Административный регламент определяет порядок, сроки и последовательность действий при предоставлении государственной услуги по организации работы по исполнению запросов юридических и физических лиц и выдаче архивных справок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций.

Предмет регулирования административного регламента

Предметом регулирования административного регламента является организация государственным казенным учреждением Ростовской области  «Центр хранения   архивных документов в г. Шахты Ростовской области» работы по исполнению запросов юридических и физических лиц и выдаче архивных справок, копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций, определение порядка взаимодействия с юридическими и физическими лицами, сроки и последовательность действий (административных процедур) государственного казенного учреждения Ростовской области  «Центр хранения   архивных документов в г. Шахты Ростовской области» при осуществлении данной услуги.

Круг заявителей

В качестве заявителей на предоставление государственной услуги выступают органы государственной власти, местного самоуправления, другие организации и граждане (далее - Заявитель).

Заявителями также могут быть иные физические и юридические лица,

имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо в силу наделения их Заявителями в установленном порядке полномочиями, выступать от их имени при предоставлении государственной услуги.

3. Требования к порядку информирования о предоставлении государственной услуги

3.1. Информация о месте нахождения и графике работы государственного казенного учреждения Ростовской области  «Центр хранения   архивных документов в городе Шахты Ростовской области», предоставляющего государственную услугу, его структурного подразделения,  участвующих в предоставлении государственной услуги

3.1.1. Государственное казенное учреждение Ростовской области  «Центр хранения   архивных документов в городе Шахты Ростовской области» (далее –ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области»).

Почтовый адрес ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области»: ул. Жукова, 5а,  г. Шахты, Ростовская область, 346510.    

График работы ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области»: понедельник-четверг 8-00 – 17-00, пятница 8-00- 15-45, с перерывом на обед с 12-00 до 12-45. Выходные дни – суббота, воскресенье. В предпраздничные рабочие дни время работы ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» сокращается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Личный прием Заявителей: вторник, четверг с 8-00 до 10-00.

3.2. Справочные телефоны государственного казенного учреждения Ростовской области  «Центр хранения   архивных документов в г. Шахты Ростовской области» и его структурного подразделения,   участвующих в предоставлении государственной услуги

3.2.1. Телефоны ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», предоставляющих государственную услугу: 8 (8636) 23-13-95 (приемная), 8 (8636) 23-13-96, 8 (8636) 24-16-52 (отдел по работе с обращениями организаций и граждан).

В ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», участвующем в предоставлении государственной услуги, телефон-автоинформатор отсутствует.

3.3. Адреса официальных сайтов

- адрес официального сайта: www.archiv-shakhty.ru

- электронный адрес: chadgshro80@mail.ru

3.4. Порядок получения информации заявителями по вопросам предоставления государственной услуги, услуг, необходимых и обязательных для предоставления государственных услуг, сведений о ходе предоставления указанных услуг

Информация по вопросам информационного обеспечения Заявителей и  процедуры исполнения услуги может предоставляться:

- непосредственно в приемной руководителя ГКУ РО «ЦХАД в           г. Шахты Ростовской области», с использованием средств телефонной связи;

- лично специалистами или на информационных стендах в помещениях для приема Заявителей.

- в письменном виде (почтой) в ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области»;

- по электронной почте;

- на официальном сайте Правительства Ростовской области в составе домена donland.ru. – cuadaro.donland.ru;

- на официальном сайте ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области»: archiv-shakhty.ru 

- в федеральной государственной информационной системе «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)»;

- в региональной государственной информационной системе «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области».

Должностные лица ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», принимающие телефонные звонки и осуществляющие личный прием Заявителей государственной услуги, обязаны дать исчерпывающую информацию по вопросам  оказания государственной услуги.

3.5. Порядок, форма и место размещения информации

Информация по предоставлению государственной услуги размещена на информационных стендах в помещениях ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» для приема Заявителей, на официальных сайтах Правительства Ростовской области в составе домена donland.ru. – cuadaro.donland. ru и на сайте ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» (адрес сайта: www.archiv-shakhty.ru).

Раздел II. Стандарт предоставления государственной услуги

Наименование государственной услуги

Административный регламент (далее – Регламент) по предоставлению ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» государственной услуги по организации работы по исполнению запросов юридических и физических лиц и выдаче архивных справок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций.

Наименование органа исполнительной власти Ростовской области, предоставляющего государственную услугу

2.1. Предоставление государственной услуги по организации работы по исполнению запросов Заявителей, выдаче архивных справок, копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций осуществляет государственное казенное учреждение Ростовской области  «Центр хранения   архивных документов в г. Шахты Ростовской области» при наличии соответствующих документов, необходимых для исполнения запросов.

2.2. Запрещается требовать от Заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращениями в иные государственные органы, организации, за исключением получения услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, утвержденный нормативным правовым актом Ростовской области.

Результат предоставления государственной услуги

Результатом предоставления государственной услуги по организации исполнения запросов российских граждан являются архивная справка, архивная выписка, архивная копия, выдаваемые ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», а также официальное письмо ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» об отсутствии сведений.

4. Сроки предоставления государственной услуги

4.1. Решение об организации работы по предоставлению государственной услуги   принимается руководителем ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» в течение 3 рабочих дней с момента регистрации запроса.

4.2. Информация о принятом решении по оказанию государственной услуги направляется Заявителю государственной услуги  в течение 30 дней со дня регистрации запроса в ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области».

4.3. Срок предоставления государственной услуги не должен превышать 30 дней со дня регистрации запроса в ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области». С разрешения руководства ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» этот срок при необходимости может быть продлен, но не более чем на 30 дней, с обязательным уведомлением об этом Заявителя.

4.4. Запросы депутатов представительных органов, государственных органов и органов местного самоуправления, связанные с запросами граждан и не требующие дополнительной проверки, исполняются в первоочередном порядке не позднее 15 дней с момента регистрации запроса, либо в согласованные с ними сроки.

4.5. Запросы инвалидов и участников Великой Отечественной войны исполняются в первоочередном порядке.

4.6. Запросы, не относящиеся к составу хранящихся в ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» документов (непрофильные запросы), направляются по принадлежности в соответствующую организацию, либо Заявителю дается исчерпывающий ответ с рекомендациями и адресами организаций, куда ему следует обратиться, сроком не более 5 дней с момента регистрации запроса.

4.7. Срок выдачи (направления) документов, являющихся результатом предоставления государственной услуги, входит в установленный 30-дневный срок.

4.8. Выдача писем-ответов на запросы может производиться Заявителям, по их просьбе, лично без пересылки почтой, в приемные дни и часы работы ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области». Если проинформированный Заявитель не явился за получением ответа в течение 10 дней, то ответ высылается почтой на указанный в запросе почтовый адрес.

5. Перечень нормативных правовых актов, регулирующих предоставление государственной услуги

Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации. (Собрание законодательства Российской Федерации. Издательство «Юридическая литература» от 26 января 2009г. №4 ст.445; «Российская газета» от 21 января 2009г. №7);

- Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». (Собрание законодательства Российской Федерации. Издательство «Юридическая литература» от 25 октября 2004г. №43 ст. 4169);

- Федеральный закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» («Российская газета», № 168, 30.07.2010);

- Областным законом от 12.03.2007 № 638-ЗС «Об архивном деле в Ростовской области». (Газета «Наше время» от 21 марта 2007г. №№89-90 (18151-18152));

- Положением о комитете по управлению архивным делом Ростовской области, утвержденным постановлением Правительства Ростовской области от 01.12.2011 № 183. (Текст постановления официально опубликован не был, с текстом постановления можно ознакомиться на официальном сайте Комитета);  

- Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19. (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. Издательство «Юридическая литература» от 14 мая 2007г. №20, регистрационный номер 9059);

-  Уставом ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области»– официально текст не был опубликован, с текстом Устава можно ознакомиться на сайте комитета по управлению архивным делом Ростовской области и официальном сайте ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области».

6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги, услуг необходимых и обязательных для предоставления государственной услуги, способы их получения заявителями, в том числе в электронной форме, и порядок их представления

          6.1. Заявитель предоставляет в ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» следующие документы:

              1) письменный запрос (заявление по форме) от организации, который должен быть оформлен на фирменном бланке организации, содержать ее реквизиты, подпись руководителя, контактные телефоны и Ф.И.О. исполнителя;

              2) письменный запрос (заявление по форме) от физических лиц: фамилия, имя, отчество Заявителя, год и место его рождения, адрес, гражданство, контактный телефон, подпись. Письменный запрос можно представить в электронном виде на адрес электронной почты или на официальный сайт Центра хранения в разделе «Подать запрос».

3) паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, в т.ч. универсальная электронная карта, в случаях, предусмотренных федеральными законами, являющаяся документом, удостоверяющим личность гражданина на получение государственной услуги;

4) для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия Заявителя (наличие доверенности, оформленной в установленном порядке; права наследования), предусмотренные законодательством Российской Федерации.

5) в случаях, предусмотренных федеральными законами, постановлениями Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами Ростовской области, универсальная электронная карта является документом, удостоверяющим право гражданина на получение государственной услуги.

Далее в запросе излагается суть обращения, четко и подробно указываются сведения, необходимые для исполнения запроса:

-  о трудовом стаже – название организации, место, должность и периоды работы; фамилия в период работы (для женщин);

- о заработной плате – название организации, место, должность, фамилия в период работы (для женщин), за какие годы требуется подтвердить заработок;

- о рождении, браке, разводе, смерти и т.п. – сведения о месте и времени регистрации рождения, брака, развода, смерти и т.п., а также фамилии, имена, отчества родителей (для справки о рождении);

- об образовании – название и адрес учебного заведения, даты поступления и окончания;

- о пенсии – сведения об организации, которая назначила пенсию, в какое время;

- об участии в партизанском движении, в подпольной организации, службе в истребительном батальоне, пребывании на оккупированной территории в период Великой Отечественной войны – название населенного пункта, района, отряда, батальона, где происходило событие, дата, занимаемая должность, места проживания и работы, членство в ВКП (б) и ВЛКСМ, фамилия в тот период (для женщин);

- иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса.

Формы заявлений и образцы заполнения форм заявлений (приложения №№1-10).

         6.2. Для предоставления государственной услуги запрещается требовать от Заявителя:

- предоставления документов  и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги;

- предоставления документов и информации, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих государственную услугу, иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Ростовской области, муниципальными правовыми актами.

7. Исчерпывающий перечень основания для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги

Основанием для отказа в приеме документов, является отсутствие необходимых реквизитов в запросах и документов указанных в пункте 6.1. подраздела 6 раздела II настоящего Регламента.

8. Исчерпывающий перечень основания для приостановления и (или) отказа в предоставлении государственной услуги

Запрос Заявителя не подлежит рассмотрению в случае, если он не содержит наименования юридического лица (для гражданина – фамилия, имя, отчество), почтового адреса, по которому должен быть отправлен ответ и/или электронного адреса Заявителя.

Основания для приостановления предоставления государственной услуги:

- если запрос Заявителя не поддается прочтению, ответ на запрос не дается и он не подлежит направлению на рассмотрение директору архива или уполномоченному на то лицу, о чем в течение семи дней со дня регистрации

запроса сообщается Заявителю, направившему запрос, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

- если ответ по существу поставленного в нем вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, Заявителю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений. Указанная информация может быть предоставлена только при наличии у Заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и/или конфиденциальную информацию;

- отсутствие у Заявителя документов, подтверждающих его полномочия выступать от имени третьих лиц.

9. Перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги

Услуги, необходимые и обязательные для предоставления государственной услуги, отсутствуют.

10. Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление государственной услуги

Данная государственная услуга предоставляется бесплатно.

11. Порядок, размер и основания взимания платы за предоставление услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, включая информацию о методике расчета размера такой платы 

Услуги, необходимые и обязательные для предоставления государственной услуги, отсутствуют.

12. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги, услуги, предоставляемой организацией, участвующей в предоставлении государственной услуги,  и при получении результата предоставления таких услуг

Документы, необходимые для предоставления государственной услуги, принимаются в момент обращения с ожиданием в очереди не более 15 минут, в зависимости от количества Заявителей. По истечении 30 дней с момента регистрации запроса, с ожиданием в очереди не более 15 минут, Заявителю представляется документ по результатам рассмотрения государственной услуги. 

13. Срок регистрации запроса Заявителя о предоставлении государственной услуги и услуг, предоставляемой организацией, участвующей в предоставлении государственной услуги, в том числе в электронном виде

Письменный запрос Заявителя, в том числе в электронной форме о предоставлении государственной услуги и услуг, представляемой организацией, участвующей в предоставлении государственной услуги, регистрируется в день его поступления или на следующий рабочий день в установленном порядке.

14. Требования к помещениям, в которых предоставляются государственная услуга, услуга, предоставляемая организацией, участвующей в предоставлении государственной услуги, к месту ожидания и приема заявителей, размещению и оформлению визуальной, текстовой и мультимедийной информации о порядке предоставления таких услуг

Организация личного приема по информированию о выполнении государственной услуги осуществляется сотрудниками ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» на рабочем месте и в соответствии с графиком работы.

Кабинет, в котором осуществляется прием, должен обеспечивать:

- комфортное расположение Заявителя и должностного лица;

- возможность оформления Заявителем письменного запроса;

- наличие письменных принадлежностей и бумаги;

-соблюдение мер безопасности, обеспечение противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации, системой охраны.

15. Показатели доступности и качества государственной услуги

15.1.Основными показателями доступности предоставления государственной услуги являются:

- удобство и доступность получения Заявителем информации о порядке предоставления государственной услуги;

- наличие форм запросов для получения государственной услуги, в том числе в электронной форме (приложения 1- 11);

- возможность направления Заявителем запроса и документов к нему в удобной для него форме: при личном обращении, почте, по электронной почте.

В любое время с момента регистрации запроса Заявитель имеет право знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения запроса, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законодательством тайну.

Информацию о ходе предоставления государственной услуги Заявитель может получить устно по телефону, письменно, по почте, по электронной почте  и при личном обращении в ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области»:

- о дате получения запроса и его регистрации;

- о должностном лице, которому поручено рассмотрение запроса;

- об отказе в рассмотрении запроса;

- о продлении срока рассмотрения запроса;

- о результатах рассмотрения запроса.

Возможность получения информации о ходе предоставления государственной услуги с использованием информационно-коммуникационных технологий отсутствует.

15.2. Основными показателями качества предоставления государственной услуги являются:

- достоверность информации, предоставляемой Заявителю;

- полнота информации по сути запроса Заявителя;

- объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение запроса.

Заявитель и должностные лица ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» взаимодействуют  при подаче запроса и при получении результата по оказанию государственной услуги. Для уточнения информации, предоставленной Заявителем для исполнения государственной услуги, количество взаимодействий может увеличиваться.

Возможность получения государственной услуги в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг отсутствует.

16. Иные требования

Получение государственной услуги в соответствии с требованиями настоящего Регламента в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг не предусмотрено.

При предоставлении государственной услуги предусмотрено использование информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», письменный запрос (заявление по форме) может быть направлен по электронной почте или через официальный сайт ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» в разделе «Подать запрос».

Раздел III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

1. Исчерпывающий перечень административных процедур

При предоставлении государственной услуги осуществляются следующие административные процедуры:

1.1. Регистрация  запроса, рассмотрение его руководством ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» и передача на исполнение в структурное подразделение ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» (до 3-х дней с момента представления запроса).

1.2. Анализ тематики запроса. Принятие решения о возможности исполнения запроса (до 30 дней с момента регистрации).

1.3. Направление запроса на исполнение по принадлежности (до 30 дней с момента регистрации).

1.4. Уведомление заявителя о направлении запроса на исполнение (до 30 дней с момента регистрации).

Блок-схема предоставления государственной услуги приведена в приложении 11 к административному регламенту ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области».

2. Описание административных процедур

2.1. Регистрация  запроса, рассмотрение его руководством ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» и передача на исполнение в структурное подразделение ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области»

1) Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры, является регистрация запроса Заявителя.

2) Должностными лицами, ответственными за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, являются должностное лицо, регистрирующее запрос, и руководитель ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области».

3) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

3.1.) регистрация поступившего запроса в журнале регистрации (в день поступления запроса или на следующий рабочий день);

3.2.)передача зарегистрированного запроса на рассмотрение руководителю ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» (до 3-х дней с момента поступления запроса);

3.3.) рассмотрение запроса руководителем ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», проставление резолюции (до 3-х дней с момента поступления запроса);

3.4.) передача запроса с письменной резолюцией руководителя комитета на исполнение в структурное подразделение ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» (до 3-х дней с момента поступления запроса).

4) Критерием принятия решения является поступление запроса в ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» (все поступившие в ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» письменные запросы регистрируются и рассматриваются руководством).

5) Результатом административной процедуры является передача письменного запроса для рассмотрения в структурное подразделение ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» с письменной резолюцией руководителя ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области».

6) Результатом выполнения административной процедуры является отметка в журнале регистрации о передаче и Ф. И. О. должностного лица, которому передан запрос на исполнение.

2.2. Анализ тематики запроса. Принятие решения о возможности исполнения запроса.

1) Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры, является прием запроса на исполнение должностным лицом.

2) Должностным лицом, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, является должностное лицо, которому был передан запрос на исполнение.

3) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

3.1.) прием запроса должностным лицом на исполнение (1 день с момента передачи его на исполнение);

3.2.) анализ тематики письменного запроса (до 30 дней с момента регистрации запроса);

3.3.) принятие решения о возможности исполнения запроса (до 30 дней с момента регистрации запроса).

4) В зависимости от тематики запроса и представленных документов должностное лицо ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», ответственное за исполнение запроса, принимает  положительное или отрицательное решение о возможности исполнения запроса.

5) Результатом административной процедуры является принятие положительного или отрицательного решения о возможности исполнения запроса.

6) Результатом выполнения административной процедуры является подготовка письма для отправления его по принадлежности.

2.3. Направление обращения на исполнение по принадлежности.

1) Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры, является подготовка письма для отправления его по принадлежности.

2) Должностным лицом, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, является должностное лицо, которому был передан запрос на исполнение.

3) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

3.1.) подготовка письма для направления его по принадлежности (до 30 дней с момента регистрации запроса);

3.2.) направление письма на исполнение по принадлежности (до 30 дней с момента регистрации запроса).

4) В зависимости от тематики запроса и представленных документов должностное лицо ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», ответственное за исполнение запроса, принимает  решение, в какую из участвующих организаций направить запрос.

5) Результатом административной процедуры является направление запроса по почте на исполнение по принадлежности.

6) Результатом выполнения административной процедуры является  отметка в журнале регистрации о направлении запроса по принадлежности

2.4. Уведомление Заявителя о направлении запроса на исполнение.

1) Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры является подготовка письма об уведомлении Заявителя о направлении запроса на исполнение по принадлежности с определением сроков, этапов и результатов выполнения государственной услуги.

2) Должностным лицом, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, является должностное лицо, которому был передан запрос на исполнение.

3) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

3.1.) подготовка письма об уведомлении Заявителя о направлении запроса на исполнение по принадлежности (до 30 дней с момента регистрации запроса);

3.2.) направление письма об уведомлении Заявителя  (до 30 дней с момента регистрации запроса).

4) Для оповещения Заявителя об этапах исполнения его запроса принимается решение о направлении уведомления Заявителю с определением сроков, этапов и результатов выполнения государственной услуги.

5) Результатом административной процедуры является направление уведомления Заявителю по почте и (или) по электронной почте.

6) Результатом выполнения административной процедуры является  отметка в журнале регистрации о направлении уведомления Заявителю.

3. Административная процедура формирования и направления межведомственных запросов в органы (организации), участвующие в предоставлении государственных и муниципальных услуг

Административная процедура по формированию и направлению запроса в органы (организации), участвующие в предоставлении государственной услуги выполняется в соответствии с пунктом 3 подраздела 2.3 раздела III «Направление запроса на исполнение по принадлежности».

4. Порядок осуществления в электронной форме, в том числе с использованием федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)», региональной государственной информационной системы «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области» административных процедур

Предоставление государственной услуги в электронной форме, в том числе с использованием федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)», региональной государственной информационной системы «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области» не осуществляется.

Раздел IV. Формы  контроля предоставления        государственной услуги

1. Порядок осуществления текущего контроля  соблюдения и исполнением ответственными должностными лицами положений административного регламента и иных  нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, а также принятием решений ответственными лицами

Текущий контроль  соблюдения последовательности действий и выполнения административных процедур по предоставлению государственной услуги, принятия решений осуществляется должностными лицами ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», ответственными за организацию работ по предоставлению государственной услуги, путем проведения проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента, анализа выполненной работы.

Перечень должностных лиц, осуществляющих текущий контроль, устанавливается индивидуальными правовыми актами ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области».

Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается председателем ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области»

2. Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления государственной услуги, в том числе порядок и формы контроля  полноты и качества предоставления государственной услуги

Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления государственной услуги определяются приказами ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области».     

Для проведения проверки полноты и качества предоставления государственной услуги формируется комиссия, в состав которой включаются должностные лица ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области».

Результаты деятельности комиссии оформляются актом, в котором отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается председателем ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области».

Проверки могут быть плановыми (на основании планов работы ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области») и внеплановыми (может проводиться по конкретной жалобе Заявителя  государственной услугой).

3. Ответственность государственных служащих органа исполнительной власти Ростовской области и иных должностных лиц за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления государственной услуги

В случае выявления нарушений прав Заявителей, к виновным должностным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

4. Положения, характеризующие требования к порядку и формам контроля предоставления государственной услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций

В соответствии с законодательством  ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области»:

- осуществляет контроль  соблюдения последовательности действий и выполнения административных процедур по предоставлению государственной услуги, принятия решений должностными лицами ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», отвечает за организацию  работ по предоставлению государственной услуги путем проведения проверок соблюдения и исполнения  работниками  положений  настоящего Регламента, анализа  выполненных работ;

- контролирует соблюдение законодательства об архивном деле.

Контроль  предоставления государственной услуги со стороны уполномоченных должностных лиц ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» должен быть постоянным, всесторонним и объективным.

Контроль  предоставления государственной услуги со стороны граждан, их объединений и организаций осуществляется путем получения информации о наличии в действиях (бездействии) ответственных должностных лиц  ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», а также принимаемых ими решениях, нарушений положений Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги.

Раздел V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа предоставляющего государственную услугу, а также должностных лиц, государственных служащих 

1. Информация для заинтересованных лиц об их праве на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений, принятых (осуществляемых) в ходе предоставления государственной услуги

1.1. Заявитель может обратиться с жалобой на нарушение порядка предоставления государственных услуг, выразившееся в неправомерных решениях и действиях (бездействии) директора ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», предоставляющего государственную услугу, в комитет по управлению архивным делом Ростовской области и в Правительство Ростовской области.

1.2. Заявитель может обратиться с жалобой на нарушение порядка предоставления государственных услуг, выразившееся в неправомерных решениях и действиях (бездействии) должностных лиц ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», предоставляющих государственную услугу, непосредственно в ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области».

1.3. Подача жалоб осуществляется бесплатно.

1.4. Заявитель, подавший жалобу, несет ответственность в соответствии с законодательством за достоверность сведений, содержащихся в представленной жалобе.

1.5. Жалоба оформляется в произвольной форме с учетом требований, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

1.6.  Жалоба должна содержать:              

-  наименование ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», фамилию, имя, отчество должностного лица ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», предоставляющего государственную услугу, чьи действия (бездействие) и решения обжалуются;

- фамилию, имя, отчество (при наличии), сведения о месте жительства Заявителя – физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения Заявителя – юридического лица, номер (номера) контактного телефона, почтовый и (или) адрес электронной почты, по которому должен быть направлен ответ Заявителю;

- сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) должностного лица ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», предоставляющего государственную услугу;

-  доводы, на основании которых Заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) должностных лиц ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области». Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы Заявителя, либо их копии.

1.7. В случае, если жалоба подается через представителя Заявителя, также представляется документ, подтверждающий полномочия на осуществление действий от имени Заявителя. В качестве документа, подтверждающего полномочия на осуществление действий от имени Заявителя, может быть представлена:

- оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность (для физических лиц);

- оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность, заверенная печатью Заявителя и подписанная руководителем Заявителя или уполномоченным этим руководителем лицом (для юридических лиц);

- копия решения о назначении или об избрании либо приказа о назначении физического лица на должность, в соответствии с которым такое физическое лицо обладает правом действовать от имени Заявителя без доверенности.

1.8. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе:

- непосредственно в приемную ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» на имя директора, заместителя директора, председателя комитета по управлению архивным делом Ростовской области, либо в отдел по работе с обращением граждан Правительства Ростовской области;

-  почтовым отправлением по адресу (месту нахождения) ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», предоставляющего государственную услугу;

-  в ходе личного приема директора. В случае подачи жалобы при личном приеме Заявитель представляет документ, удостоверяющий его личность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.9. В электронном виде жалоба может быть подана Заявителем посредством:

- официального сайта ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», предоставляющего государственную услугу, в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет";

- официального сайта комитета по управлению архивным делом Ростовской области;

- федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (далее - ЕПГУ);

-государственной информационной системы Ростовской области «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области» (далее – РПГУ);

- электронной почты ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», предоставляющего государственную услугу.

При подаче жалобы в электронном виде документы, указанные в пункте 1.7 настоящего Регламента, могут быть представлены в форме электронных документов, подписанных электронной подписью, вид которой предусмотрен законодательством Российской Федерации, при этом документ, удостоверяющий личность Заявителя, не требуется.

1.10. Жалоба может быть подана Заявителем через МФЦ,  при условии заключения соглашения между ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» и МФЦ о взаимодействии в части осуществления МФЦ приема жалоб и выдачи Заявителям результатов рассмотрения жалоб.

1.11. Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:

- нарушение срока регистрации запроса Заявителя о предоставлении государственной услуги;

- нарушение срока предоставления государственной услуги;

- требование представления Заявителем документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ростовской области для предоставления государственной услуги;

- отказ в приеме документов, представление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ростовской области для предоставления государственной услуги;

- отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ростовской области;

- требование внесения Заявителем при предоставлении государственной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации;

- отказ должностного лица ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», предоставляющего государственную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, либо нарушение установленного срока таких исправлений.

2. Предмет досудебного (внесудебного) порядка обжалования 

Предметом  досудебного (внесудебного) обжалования  может быть действия (бездействие) и решения, принятые в ходе предоставления государственной услуги.

3. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в рассмотрении жалобы (претензии) либо приостановлении ее рассмотрения

1. Директор ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» отказывает в удовлетворении жалобы в следующих случаях:

- наличие вступившего в законную силу решения суда, арбитражного суда по жалобе о том же предмете и по тем же основаниям;

- подача жалобы лицом, полномочия которого не подтверждены в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;

- наличие решения по жалобе, принятого ранее в соответствии с требованиями настоящего Регламента в отношении того же Заявителя и по тому же предмету жалобы.

2. Директор ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» вправе оставить жалобу без ответа в следующих случаях:

-  если в письменной жалобе не указаны фамилия, имя, отчество и адрес Заявителя;

- отсутствие возможности прочитать какую-либо часть текста жалобы, фамилию, имя, отчество (при наличии) и (или) почтовый адрес Заявителя, указанные в жалобе;

- наличие в жалобе нецензурных либо оскорбительных выражений, угроз жизни, здоровью и имуществу должностного лица ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», а также членов его семьи.

              4. Основания  для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования

Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является подача Заявителем  жалобы лично, по почте в письменной форме, в электронном виде посредством официального сайта ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», предоставляющего государственную услугу, официального сайта комитета по управлению архивным делом Ростовской области, в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (далее - ЕПГУ), государственной информационной системы Ростовской области «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области» (далее – РПГУ), электронной почты ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области».

              5. Права заинтересованных лиц на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения  жалобы (претензии)

              Заинтересованное лицо имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы (претензии).

6. Органы государственной власти и должностные лица, которым может быть адресована жалоба (претензия) заявителя в досудебном (внесудебном) порядке

Органы государственной власти и должностные лица, которым может быть адресована жалоба (претензия):

-директор ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области»;

- заместитель директора ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области»;

- председатель комитета по управлению архивным делом Ростовской области;

- заместитель председателя комитета по управлению архивным делом Ростовской области;

- Правительство Ростовской области.

             

7. Сроки рассмотрения жалобы (претензии)

Жалоба, поступившая в ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» в письменной форме на бумажном носителе и в электронной форме, подлежит регистрации в журнале учета жалоб на решения и действия (бездействие) должностных лиц ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» и его специалистов (далее – журнал) не позднее следующего рабочего дня со дня ее поступления. Жалоба рассматривается в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации. Срок рассмотрения жалобы исчисляется со дня ее регистрации.

В случае обжалования отказа должностного лица ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» в приеме документов у Заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования Заявителем нарушения установленного срока таких исправлений жалоба рассматривается в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.

В случае, если жалоба поданная Заявителем не входит в компетенцию ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» по принятию решения по жалобе в соответствии с требованиями пунктов 1.1 и 1.2 настоящего Регламента, то в течение 3 рабочих дней со дня ее регистрации ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» направляет жалобу по принадлежности и в письменной форме информирует Заявителя о ее перенаправлении.

Жалоба, поступившая через МФЦ, рассматривается согласно заключенному соглашению между ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» и МФЦ о взаимодействии. Срок рассмотрения жалобы исчисляется со дня ее регистрации.

8. Результат досудебного (внесудебного) обжалования применительно к каждой процедуре либо инстанции обжалования

1. По результатам рассмотрения жалобы в соответствии с частью 7 статьи 11.2 Федерального закона от 27.07.2010 №210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» принимает решение об удовлетворении жалобы либо об отказе в ее удовлетворении.

При удовлетворении жалобы на ее рассмотрение ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» принимает исчерпывающие меры по устранению выявленных нарушений, в том числе по выдаче Заявителю результата государственной услуги, не позднее 5 рабочих дней со дня принятия решения, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

Ответ по результатам рассмотрения жалобы направляется Заявителю не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в письменной форме.

2. В ответе по результатам рассмотрения жалобы указываются:

- наименование ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», предоставляющего государственную услугу, должность, фамилия, имя, отчество (при наличии) его должностного лица, рассмотревшего жалобу и принявшего решение по жалобе;

- номер, дата, место принятия решения, включая сведения о должностном лице, решение или действие (бездействие) которого обжалуется;

- фамилия, имя, отчество (при наличии) или наименование Заявителя;

- основания для принятия решения по жалобе;

- принятое по жалобе решение;

- в случае, если жалоба признана обоснованной, - сроки устранения выявленных нарушений, в том числе срок предоставления результата государственной услуги;

- сведения о порядке обжалования принятого по жалобе решения.

Ответ по результатам рассмотрения жалобы подписывается уполномоченным на рассмотрение жалобы должностным лицом ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», предоставляющего государственные услуги.

По желанию Заявителя ответ по результатам рассмотрения жалобы может быть представлен не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в форме электронного документа, подписанного электронной подписью должностного лица ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области».

В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

                                                                                                  Приложение №1

Директору ГКУ РО «ЦХАД в г.Шахты Ростовской области»

______________________________________                                                                                                         

От кого _______________________________________

(Ф.И.О., дата рождения, женщинам указывать девичью фамилию)

проживающего (ей) по адресу: ______________________________________

                                                                   (адрес полностью, индекс, телефоны домашний, рабочий)

Запрос

Прошу подтвердить архивной справкой сведения о моей зарплате:

должность ________________________________место работы:_____________

период работы:_____________________________________________________

Дата                                   Подпись                            Расшифровка подписи

               

Форма запроса о подтверждении заработной платы

  Приложение №2

Директору ГКУ РО «ЦХАД   в

г. Шахты Ростовской области»                                                   

Н.Г.Джужуевой                                                   

Иванова Ивана Ивановича, 25.06.1955

                                                                                        (Ф.И.О., дата рождения, женщинам указывать девичью фамилию)

проживающего (ей) по адресу:

ул. Советская, 1,  г. Шахты, Ростовской 

области, 346500                                                                                                                                                           

(адрес полностью, индекс, телефоны домашний, рабочий)

Запрос

Прошу подтвердить архивной справкой сведения о моей зарплате: с 01.01.1980 по 31.12.1984,

должность - горнорабочий, участок № 1,

место работы - шахта «Южная» П/О «Ростовуголь»,

период работы: с 25.06.1979 по 15.05.1995.

05.03.2011г.                   подпись                                Иванов И.И.

Образец заполнения формы запроса о подтверждении

заработной платы

    Приложение №3

                                   Директору ГКУ РО «ЦХАД в

                                    г.Шахты Ростовской области»

                                                 ______________________________________

                                                                                        

___________________________________________________

   От кого (Ф.И.О., дата рождения, женщинам указывать девичью фамилию)

                         проживающего (ей) по адресу:

________________________________________

                                                                                   (адрес полностью, индекс, телефоны домашний, рабочий)

                           

Запрос

Прошу подтвердить архивной справкой сведения о моей работе:

Должность_________________________________________________________место работы:______________________________________________________

период работы:_____________________________________________________

Дата                                   Подпись                            Расшифровка подписи

Форма запроса о подтверждении трудового стажа

Приложение №4

                                                          

Директору ГКУ РО «ЦХАД   в

г. Шахты Ростовской области»                                                   

Н.Г.Джужуевой                                                   

Иванова Ивана Ивановича, 25.06.1955

                                                                                        (Ф.И.О., дата рождения, женщинам указывать девичью фамилию)

проживающего (ей) по адресу:

ул. Советская, 1,  г. Шахты, Ростовской 

области, 346500                                                                                                                                                           

(адрес полностью, индекс, телефоны домашний, рабочий)

Запрос

Прошу подтвердить архивной справкой сведения о моей работе:

Должность – горнорабочий,

место работы: шахта «Южная» П/О «Ростовуголь»,

период работы:  с 01 12.1955 по 25.04.1988.

05.03.2011г.                   подпись                                Иванов И.И.

Образец заполнения формы запроса о подтверждении трудового стажа

Приложение №5

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

о подтверждении награждения  по документам государственного архива  

Фамилия, имя, отчество заявителя

или наименование организации

(в именительном падеже) *

Почтовый адрес для направления справки*

Ваш e-mail*

Фамилия, имя, отчество лица (полностью) на момент награждения, о котором запрашивается справка*

Год рождения*

Название награды в соответствии с наименованиями, указанными в разделе «где искать?» 

Дата награждения*

Наименование организации, в которой гражданин работал во время награждения, ее ведомственная подчиненность*

Административный район Ростовской области, на территории которого находилась организация*

Для наград:  медаль, звание «Ветеран Труда», «Медаль Материнства» – дата и номер решения районного исполкома о направлении ходатайства о награждении* (для всех районов, кроме г.Ростова-на-Дону,  эти сведения можно получить в архиве районной администрации)

*поля, отмеченные звездочкой, обязательны для заполнения

Запросы составляются отдельно на каждое лицо

Форма анкеты-заявления о подтверждении награждения

Приложение №6

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

о подтверждении награждения  по документам ГКУ РО «ЦХАД   в

г. Шахты Ростовской области»                                                   

Фамилия, имя, отчество заявителя

или наименование организации

(в именительном падеже) *

Иванов Иван Иванович

Почтовый адрес для направления справки*

ул.Красноармейская,85, г. Ростов-на-Дону, 344005

Ваш e-mail*

555@mail.ru

Фамилия, имя, отчество лица (полностью) на момент награждения, о котором запрашивается справка*

Иванов Иван Иванович

Год рождения*

1942 г.

Название награды в соответствии с наименованиями, указанными в разделе «где искать?»*

Медаль «Ветеран труда»

Дата награждения*

1986 г.

Наименование организации, в которой гражданин работал во время награждения, ее ведомственная подчиненность*

Совхоз им.XXII партсъезда

Управления сельского хозяйства

Административный район Ростовской области, на территории которого находилась организация*

Азовский район Ростовской области

Для наград:  медаль, звание «Ветеран Труда», «Медаль Материнства» – дата и номер решения районного исполкома о направлении ходатайства о награждении* (для всех районов, кроме г. Ростова-на-Дону,  эти сведения можно получить в архиве районной администрации)

решение Азовского райисполкома

от  13 февраля 1986 г.

*поля, отмеченные звездочкой, обязательны для заполнения

Запросы составляются отдельно на каждое лицо

Образец заполнения формы анкеты-заявления

о подтверждении награждения

Приложение №7

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

для поиска сведений о лицах,

осужденных «за совершение контрреволюционных деяний», за  борьбу против Советской власти (по материалам военных трибуналов),

раскулаченных, высланных и лишенных избирательных прав в  20-30-е гг.

Фамилия, имя, отчество заявителя

Почтовый адрес для направления справки*

Ваш e-mail*

Фамилия, имя, отчество лица (полностью), о котором запрашивается справка*

Для раскулаченных – Ф.И.О

главы семьи, членов семьи

Год рождения

Место проживания на момент репрессии (населенный пункт, сельсовет, район, край)*

Если гражданин, семья высылались – место ссылки, спец. поселения – населенный пункт, сельсовет, район, край)*

*поля, отмеченные звездочкой, обязательны для заполнения

Запросы составляются отдельно на каждое лицо

Форма анкеты-заявления для поиска сведений о лицах

осужденных «за совершение контрреволюционных деяний», за  борьбу против Советской власти (по материалам военных трибуналов), раскулаченных, высланных и лишенных избирательных

прав в 20-30е гг.

Приложение №8

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

для поиска сведений о лицах,

осужденных «за совершение контрреволюционных деяний», за борьбу против Советской власти (по материалам военных трибуналов),

раскулаченных, высланных и лишенных избирательных прав в 20-30-е гг.

Фамилия, имя, отчество заявителя

Иванов Иван Иванович

Почтовый адрес для направления справки*

ул. Ленина 15 кв. 4, г. Шахты, 346500

Ваш e-mail*

Фамилия, имя, отчество лица (полностью), о котором запрашивается справка*

Для раскулаченных – Ф.И.О

главы семьи, членов семьи

Иванов Иван Сидорович

Год рождения

1896

Место проживания на момент репрессии (населенный пункт, сельсовет, район, край)*

х. Голодаев,

Голодаевского  сельсовета,

Чернышевского района,

Северо-Кавказского края

Если гражданин, семья высылались – место ссылки, спец. поселения - населенный пункт, сельсовет, район, край)*

*поля, отмеченные звездочкой, обязательны для заполнения

Запросы составляются отдельно на каждое лицо

Образец заполнения анкеты-заявления для поиска сведений о лицах,

осужденных «за совершение контрреволюционных деяний», за борьбу против Советской власти (по материалам военных трибуналов), раскулаченных, высланных и лишенных избирательных

прав в 20-30-е гг.

Приложение №9

Запросы об усыновлении принимаются только от правоохранительных органов!

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

об исполнении других социально-правовых запросов (о снижении брачного возраста, изменении имени и фамилии, угоне граждан в Германию с территории Ростовской области и пр.)

ФИО заявителя*

Полный почтовый адрес*

Ваш e-mail*

Текст запроса*

Для исполнения запроса обязательно указание сути вопроса, места события и хронологических рамок

Форма анкеты заявления об исполнении других социально-правовых запросов (о снижении брачного возраста, изменении имени и фамилии, угоне граждан в Германию с территории Ростовской области и пр.)

Приложение №10

Запросы об усыновлении принимаются только от правоохранительных органов!

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

об исполнении других социально-правовых запросов (о снижении брачного возраста, изменении имени и фамилии, угоне граждан в Германию с территории Ростовской области и пр.)

ФИО заявителя*

Иванов Петр Иванович

Полный почтовый адрес*

ул. Каширская, 4, кв.5, г. Ростов-на-Дону, 344033

Ваш e-mail*

нет

Текст запроса*

Для исполнения запроса обязательно указание сути вопроса, места события и хронологических рамок

Прошу подтвердить документально факт угона в Германию в сентябре 1942 г. из г.Ростова-на-Дону

Образец заполнения формы анкеты-заявления об исполнении других социально-правовых запросов (о снижении брачного возраста, изменении имени и фамилии, угоне граждан в Германию с территории Ростовской области и пр.)

Приложение №11

Блок-схема

последовательности действий комитета по управлению архивным делом Ростовской области и ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» по предоставлению государственной услуги по организации работы и исполнению запросов юридических и физических лиц и выдаче архивных справок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций

                                                                     Приложение №12                                                               к постановлению                                                                        комитета по управлению                                                                  архивным делом                                                                  Ростовской области                                                                   

          от 13.10.2014 №1

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

предоставления государственным казенным учреждением  Ростовской области «Центр хранения архивных документов в г. Шахты Ростовской области» государственной услуги по организации исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства

Раздел I. Общие положения

Административный регламент предоставления государственной услуги по организации исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства разработан государственным казенным учреждением  Ростовской области «Центр хранения архивных документов в г. Шахты Ростовской области» в целях повышения качества предоставления и доступности государственной услуги и создания комфортных условий для пользователей при ее получении.

Административный регламент определяет порядок, сроки и последовательность действий при предоставлении государственной услуги по организации исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства.

1. Предмет регулирования административного регламента

Предметом регулирования административного регламента является   организация  государственным казенным учреждением  Ростовской области «Центр хранения архивных документов в г. Шахты Ростовской области» работы по исполнению запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства, определение порядка взаимодействия с юридическими и физическими лицами, сроки и последовательность действий (административных процедур) государственного казенного учреждения  Ростовской области «Центр хранения архивных документов в г. Шахты Ростовской области» при осуществлении данной услуги. 

2. Круг заявителей

В качестве заявителей на предоставление государственной услуги выступают российские и иностранные граждане, а также лица без гражданства (далее – Заявитель).

Заявителями также могут быть иные физические и юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо в силу наделения их Заявителями в установленном порядке полномочиями, выступать от их имени при предоставлении государственной услуги.

3. Требования к порядку информирования о порядке предоставления государственной услуги

3.1. Информация о месте нахождения и графике работы государственного казенного учреждения  Ростовской области «Центр хранения архивных документов в г. Шахты Ростовской области», предоставляющего государственную услугу, его структурных подразделений, участвующих в предоставлении государственной услуги

Государственное казенное учреждение Ростовской области  «Центр хранения   архивных документов в г. Шахты Ростовской области» (далее –ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области»).

Почтовый адрес ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области»: ул. Жукова, 5а,  г. Шахты, Ростовская область, 346510.    

График работы ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области»: понедельник-четверг 8-00 – 17-00, пятница 8-00- 15-45, с перерывом на обед с 12-00 до 12-45. Выходные дни – суббота, воскресенье. В предпраздничные рабочие дни время работы ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» сокращается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Личный прием Заявителей: вторник, четверг с 8-00 до 10-00.

Государственная услуга через многофункциональные центры не предоставляется.

3.2. Справочные телефоны государственного казенного учреждения Ростовской области  «Центр хранения   архивных документов в г. Шахты Ростовской области» и его структурного подразделения,   участвующих в предоставлении государственной услуги

Телефоны ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», структурного подразделения ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», предоставляющего государственную услугу: (8-863-62)-3-13-95, (8-863-62)-3-13-96, (8-863-62)-4-16-52 (отдел по работе с обращениями организаций и граждан).

В ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», участвующем в предоставлении государственной услуги, телефон-автоинформатор отсутствует.

3.3. Адреса официальных сайтов

- адрес официального сайта: archiv-shakhty.ru

- электронный адрес: chadgshro80@mail.ru

3.4. Порядок получения информации заявителями по вопросам предоставления государственной услуги, услуг, необходимых и обязательных для предоставления государственных услуг, сведений о ходе предоставления указанных услуг

Информация по вопросам информационного обеспечения Заявителей и  процедуры исполнения услуги может предоставляться:

- непосредственно в приемной руководителя ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», с использованием средств телефонной связи;

- лично специалистами или на информационных стендах в помещениях для приема Заявителей.

- в письменном виде (почтой) в ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области»;

- по электронной почте;

- на официальном сайте Правительства Ростовской области в составе домена donland.ru. – cuadaro.donland.ru;

- на официальном сайте ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области»: archiv-shakhty.ru 

- в федеральной государственной информационной системе «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)»;

- в региональной государственной информационной системе «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области».

Должностные лица ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», принимающие телефонные звонки и осуществляющие личный прием Заявителей государственной услуги, обязаны дать исчерпывающую информацию по вопросам  оказания государственной услуги.

3.5. Порядок, форма и место размещения информации

Информация по предоставлению государственной услуги размещена на информационных стендах в помещениях ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» для приема Заявителей, на официальных сайтах Правительства Ростовской области в составе домена donland.ru. – cuadaro.donland. ru и на сайте ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» адрес сайта: archiv-shakhty.ru).

Раздел II. Стандарт предоставления государственной услуги

1. Наименование государственной услуги

Административный регламент (далее – Регламент) по предоставлению ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» государственной услуги по организации исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства.

2. Наименование областного органа исполнительной власти, предоставляющего государственную услугу

2.1. Предоставление государственной услуги по организации работы по  исполнению поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства, осуществляет ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» во взаимодействии с Министерством иностранных дел Российской Федерации (далее - МИД России).

2.2. Непосредственное исполнение поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, оформление в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства, осуществляет ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» при наличии у него соответствующих документов, необходимых для исполнения запросов.

2.3. Запрещается требовать от Заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращениями в иные государственные органы, организации, за исключением получения услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, утвержденный нормативным правовым актом Ростовской области.

3. Результат предоставления государственной услуги

Результат предоставления государственной услуги по организации исполнения поступивших из-за рубежа запросов предоставляется российским и иностранным гражданам, а также лицам без гражданства, в виде писем ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», а также в виде архивных справок, архивных выписок и архивных копий.

         4. Сроки предоставления государственной услуги

4.1. Решение об организации работы по предоставлению государственной услуги   принимается руководителем ГКУ РО «ЦХАД в г.

Шахты Ростовской области» в течение трех рабочих дней с момента регистрации запроса.

4.2. Информация о принятом решении по оказанию государственной услуги направляется Заявителю государственной услуги  в течение 30 дней со дня регистрации запроса в ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области».

4.3. Срок предоставления государственной услуги не должен превышать 30 дней со дня регистрации запроса в ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области». С разрешения руководства ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» этот срок при необходимости может быть продлен, но не более чем на 30 дней, с обязательным уведомлением об этом Заявителя.

4.4. Поступившие в ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области»  запросы в течение 15 дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в органы и организации для исполнения и ответа Заявителю.

4.5. Поступившие в ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области»  запросы, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, в течение 10 дней с момента регистрации возвращаются в МИД России или в органы, организации, их направившие, или гражданам  с сообщением об уточнении и дополнении запроса  необходимыми для его исполнения сведениями.

4.6. Срок выдачи (направления) документов, являющихся результатом предоставления государственной услуги, входит в установленный 30-дневный срок.

5. Перечень нормативных правовых актов, непосредственно регулирующих предоставление государственной услуги

Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации. (Собрание законодательства Российской Федерации от 26 января 2009г. №4 ст.445; «Российская газета» от 21 января 2009г. №7);

- Конвенцией, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов (заключена в Гааге 05.10.1961г., вступила в силу для России 31.05.92г.). (Бюллетень международных договоров, 1993, №6);

- Постановлением Верховного Совета СССР от 17.04.1991 № 2119-1 "О присоединении Союза Советских Социалистических Республик к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов". (Ведомости Верховного Совета СССР от 1991г. №17 ст. 496);

- Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». (Собрание законодательства Российской Федерации от 25 октября 2004г. №43 ст. 4169);

- Федеральный закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» («Российская газета», № 168, 30.07.2010);

- Постановлением Совета Министров СССР от 12.11.1990 № 1135 «Об одобрении и внесении в Верховный Совет СССР предложения о присоединении СССР к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов» (документ официально опубликован не был);

- Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19. (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 14 мая 2007г. №20, регистрационный номер 9059);

- Приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 03.07.2012 № 130 «Об утверждении Административного регламента предоставления Министерством юстиции Российской Федерации государственной услуги по проставлению апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу за границу». («Российская газета», № 194, 24.08.2012, регистрационный номер 25000);

- Положением о комитете по управлению архивным делом Ростовской области, утвержденным постановлением Правительства Ростовской области от 01.12.2011 № 183. (Текст постановления официально опубликован не был, с текстом постановления можно ознакомиться на официальном сайте Комитета);

-  Уставом ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области»– официально текст не был опубликован, с текстом Устава можно ознакомиться на сайте комитета по управлению архивным делом Ростовской области и официальном сайте ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области».

  

6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги, услуг, необходимых и обязательных для предоставления государственной услуги, способы их получения заявителями, в том числе в электронной форме, и порядок их представления

        6.1. Заявитель предоставляет в ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» следующие документы:

1) письменный запрос (заявление по форме) от Заявителя с указанием Ф.И.О., тематики, хронологических рамок и назначения запрашиваемой информации, а также формы ее исполнения. Письменный запрос (заявление по форме) можно представить в электронном виде на адрес электронной почты или в разделе «Подать запрос» на официальном сайте ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области»;

2) для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия Заявителя (наличие доверенности, оформленной в установленном порядке; права наследования), предусмотренные законодательством Российской Федерации.

Далее в запросе излагается суть обращения, четко и подробно указываются сведения, необходимые для исполнения запроса:

- о рождении, браке, расторжении брака, установлении отцовства, усыновлении, смерти – сведения о месте и времени регистрации рождения, брака, расторжении брака, смерти, а также фамилии, имена, отчества родителей (для справки о рождении);

- об образовании – название и адрес учебного заведения, факультет, даты поступления и окончания учебы;

- о стаже работы (службы) – название, ведомственная подчиненность и адрес органа, организации, номер воинской части, время работы (службы), в качестве кого работали (служили);

- о пенсии, социальных льготах – сведения об органе, который назначил пенсию, социальные льготы, даты их назначения;

- о награждении государственными и ведомственными наградами – название награды, дата награждения, решением какого органа произведено, место работы (службы) в период награждения, название организации, представившей к награде, ее ведомственная подчиненность;

- о нацистских преследованиях – время пребывания в местах принудительного содержания, их территориальное расположение, состав семьи (для малолетних);

- иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса.

К запросу могут быть приложены ксерокопии трудовой книжки, других документов, связанных с темой запроса.

Формы заявлений и образцы заполнения форм заявлений (приложения №№1-10).

6.2. Для предоставления государственной услуги запрещается требовать от Заявителя:

- предоставления документов  и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги;

- предоставления документов и информации, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих государственную услугу, иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Ростовской области, муниципальными правовыми актами.

7. Исчерпывающий перечень основания для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги

Основанием для отказа в приеме документов является отсутствие необходимых реквизитов в запросах и документов, указанных в пункте 6.1. подраздела 6 раздела II настоящего Регламента.

8. Исчерпывающий перечень оснований для приостановления и (или) отказа в предоставлении государственной услуги

Запрос Заявителя не подлежит рассмотрению в случае, если он не содержит фамилии, имени, отчества, почтового адреса, по которому должен быть отправлен ответ и/или электронного адреса Заявителя.

Основания для приостановления предоставления государственной услуги:

- если запрос Заявителя не поддается прочтению, ответ на запрос не дается и он не подлежит направлению на рассмотрение директору архива или уполномоченному на то лицу, о чем в течение семи дней со дня регистрации

запроса сообщается Заявителю, направившему запрос, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

- если ответ по существу поставленного в нем вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, Заявителю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений. Указанная информация может быть предоставлена только при наличии у Заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и/или конфиденциальную информацию;

- отсутствие у Заявителя документов, подтверждающих его полномочия выступать от имени третьих лиц.

9. Перечень услуг, необходимых и обязательных для предоставления государственной услуги

Услуги, необходимые и обязательные для предоставления государственной услуги, отсутствуют.

10. Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление государственной услуги

Данная государственная услуга предоставляется ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области».

Апостиль проставляется комитетом по управлению архивным делом Ростовской области после предъявления Заявителем квитанции об оплате государственной пошлины в размере 1500 рублей.

11. Порядок, размер и основания взимания платы за предоставление услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, включая информацию о методике расчета размера такой платы 

Услуги, необходимые и обязательные для предоставления государственной услуги, отсутствуют.

12. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги, услуги, предоставляемой организацией, участвующей в предоставлении государственной услуги, и при получении результата предоставления таких услуг

Документы, необходимые для предоставления государственной услуги, принимаются в момент обращения с ожиданием в очереди не более 15 минут, в зависимости от количества Заявителей. По истечении 30 дней с момента регистрации запроса, с ожиданием в очереди не более 15 минут, Заявителю представляется документ по результатам рассмотрения государственной услуги. 

13. Срок регистрации запроса Заявителя о предоставлении государственной услуги и услуги, предоставляемой организацией, участвующей в предоставлении государственной услуги, в том числе в электронной форме

Письменный запрос Заявителя, в том числе в электронной форме о предоставлении государственной услуги и услуг, предоставляемых организацией, участвующей в предоставлении государственной услуги, регистрируется в день его поступления или на следующий рабочий день в установленном порядке.

          14. Требования к помещениям, в которых предоставляются государственная услуга, услуга, предоставляемая организацией, участвующей в предоставлении государственной услуги, к месту ожидания и приема заявителей, размещению и оформлению визуальной, текстовой и мультимедийной информации о порядке предоставления таких услуг

Организация личного приема по информированию о выполнении государственной услуги осуществляется сотрудниками ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» на рабочем месте и в соответствии с графиком работы.

Кабинет, в котором осуществляется прием, должен обеспечивать:

- комфортное расположение Заявителя и должностного лица;

- возможность оформления Заявителем письменного запроса;

- наличие письменных принадлежностей и бумаги;

- соблюдение мер безопасности, обеспечение противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации, системой охраны.

Предоставление государственной услуги осуществляется в вестибюле Центра, в котором размещены визуальная и текстовая информации о порядке предоставления государственной услуги, мультимедийной информации нет.

15. Показатели доступности и качества государственной услуги

15.1. Основными показателями доступности предоставления государственной услуги являются:

- удобство и доступность получения Заявителем информации о порядке предоставления государственной услуги;

- наличие форм обращений для получения государственной услуги, в том числе в электронной форме (приложения 1- 10);

- возможность направления Заявителем обращения и документов к нему в удобной для него форме: при личном обращении, по почте, по электронной почте, на официальный сайт ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области».

В любое время с момента регистрации обращения Заявитель имеет право знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения запроса, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законодательством тайну.

Информацию о ходе предоставления государственной услуги Заявитель может получить устно по телефону, письменно по почте, по электронной почте  и при личном обращении в ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области»:

- о дате получения запроса и его регистрации;

- о должностном лице, которому поручено рассмотрение запроса;

- об отказе в рассмотрении запроса;

- о продлении срока рассмотрения запроса;

- о результатах рассмотрения запроса.

Возможность получения информации о ходе предоставления государственной услуги с использованием информационно-коммуникационных технологий отсутствует.

Возможность получения государственной услуги в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг отсутствует.

15.2. Основными показателями качества предоставления государственной услуги являются:

- достоверность информации, предоставляемой Заявителю;

- полнота информации по сути запроса Заявителя;

- объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение запроса.

Заявитель и должностные лица ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» взаимодействуют  дважды: при подаче запроса и при получении результата по оказанию государственной услуги. Продолжительность взаимодействия до 30 мин. Для уточнения информации, предоставленной Заявителем для исполнения государственной услуги, количество взаимодействий может увеличиваться.

16. Иные требования

Получение государственной услуги в соответствии с требованиями настоящего Регламента в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг не предусмотрено.

При предоставлении государственной услуги предусмотрено использование информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», письменный запрос (заявление по форме) может быть направлен по электронной почте или через официальный сайт ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» в разделе «Подать запрос».

Раздел III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

1. Исчерпывающий перечень административных процедур

При предоставлении государственной услуги осуществляются следующие административные процедуры:

1.1.  Регистрация  запроса, рассмотрение его руководством ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» и передача на исполнение в структурное подразделение ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» (до 3-х дней с момента поступления запроса).

1.2. Анализ тематики запроса. Принятие решения о возможности исполнения запроса или проставления апостиля (до  10 дней с момента регистрации запроса).

1.3. Направление запроса на исполнение по принадлежности (до 30 дней с момента регистрации запроса).

1.4. Уведомление Заявителя о направлении запроса на исполнение (до 30 дней с момента регистрации запроса).

1.5. Отправка ответа на запрос в МИД России (в течение 30 дней с момента направления запроса по принадлежности на исполнение ).

Блок-схема предоставления государственной услуги приведена в приложении 11 к административному регламенту ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области».

2. Описание административных процедур

2.1. Регистрация  запроса, рассмотрение его руководством ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» и передача на исполнение в структурное подразделение ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области»

1) Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры, является поступление запроса в ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области».

2) Должностными лицами, ответственными за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, являются должностное лицо, регистрирующее запрос, и руководитель ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области».

3) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

3.1.) регистрация поступившего запроса в журнале регистрации (в день поступления запроса или на следующий рабочий день);

3.2.) передача зарегистрированного запроса на рассмотрение руководителю ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» (до 3-х дней с момента поступления запроса);

3.3.) рассмотрение запроса руководителем ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», проставление резолюции (до 3-х дней с момента поступления запроса);

3.4.) передача запроса с письменной резолюцией руководителя ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» на исполнение в структурное подразделение ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» (до 3-х дней с момента поступления запроса).

4) Критерием принятия решения является поступление запроса в ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» (все поступившие в ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» письменные запросы регистрируются и рассматриваются руководством).

5)Результатом административной процедуры является передача письменного запроса для рассмотрения в структурное подразделение ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» с письменной резолюцией руководителя ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области».

6) Результатом выполнения административной процедуры является отметка в журнале регистрации о передаче и Ф. И. О. должностного лица, которому передан запрос на исполнение.

          2.2 Анализ тематики запроса. Принятие решения о возможности исполнения запроса или проставления апостиля

1) Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры, является прием запроса на исполнение должностным лицом.

2) Должностным лицом, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, является должностное лицо, которому был передан запрос на исполнение.

3) В состав административной процедуры входят следующие

административные действия:

3.1.) прием запроса должностным лицом на исполнение (1 день с момента передачи его на исполнение);

3.2.) анализ тематики письменного запроса (до 30 дней с момента регистрации запроса);

3.3.) принятие решения о возможности исполнения запроса и проставления апостиля (до 30 дней с момента регистрации запроса).

4) В зависимости от тематики запроса и представленных документов должностное лицо ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», ответственное за исполнение запроса, принимает  положительное или отрицательное решение о возможности исполнения запроса и проставления апостиля.

5) Результатом административной процедуры является принятие положительного или отрицательного решения о возможности исполнения запроса и проставления апостиля Комитетом.

6) Результатом выполнения административной процедуры является подготовка письма для отправления его по принадлежности.

2.3. Направление запроса на исполнение по принадлежности.

1) Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры, является подготовка письма для отправления его по принадлежности.

2) Должностным лицом, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, является должностное лицо, которому был передан запрос на исполнение.

3) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

3.1.) подготовка письма для направления его по принадлежности (до 30 дней с момента регистрации запроса);

3.2.) направление письма на исполнение по принадлежности (до 30 дней с момента регистрации запроса).

4) В зависимости от тематики запроса и представленных документов должностное лицо ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», ответственное за исполнение запроса, принимает  решение, в какую из участвующих организаций направить запрос.

5) Результатом административной процедуры является направление запроса по почте на исполнение по принадлежности.

6) Результатом выполнения административной процедуры является  отметка в журнале регистрации о направлении запроса по принадлежности.

2.4. Уведомление Заявителя о направлении запроса на исполнение.

1) Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры, является подготовка письма об уведомлении Заявителя о направлении запроса на исполнение по принадлежности с определением сроков, этапов и результатов выполнения государственной услуги.

2) Должностным лицом, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, является должностное лицо, которому был передан запрос на исполнение.

3) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

3.1.) подготовка письма об уведомлении Заявителя о направлении запроса на исполнение по принадлежности (до 30 дней с момента регистрации запроса);

3.2.) направление письма об уведомлении Заявителя  (до 30 дней с момента регистрации запроса).

4) Для оповещения Заявителя об этапах исполнения его запроса принимается решение о направлении уведомления Заявителю с определением сроков, этапов и результатов выполнения государственной услуги.

5) Результатом административной процедуры является направление уведомления Заявителю по почте.

         6) Результатом выполнения административной процедуры является  отметка в журнале регистрации о направлении уведомления Заявителю.

2.5. Отправка ответа на запрос в МИД России

1) Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры, является подготовка письма для ответа в МИД России.

2) Должностным лицом, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, является должностное лицо, которому был передан запрос на исполнение.

3) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

3.1. ) подготовка письма с ответом на запрос в МИД России (до 30 дней с момента регистрации запроса).

Ответ может быть подготовлен в виде:

- письменного уведомления  МИД России или Заявителя о направлении запроса на исполнение в соответствующий орган, организацию;

- письменного уведомления МИД России или Заявителя о необходимости предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса;

- письма с иными сведениями, направленного в МИД России или Заявителю;

- архивной справки, архивной выписки или архивной копии.

- письмо об отсутствии архивных документов, необходимых для исполнения запроса, с указаниями причин, по которым не представляется возможным выдать истребуемый документ или справку.

3.2.) направление письма с ответом на запрос и архивной справкой, архивной выпиской или  архивными копиями в МИД России (до 30 дней с момента регистрации запроса).

4) Для оповещения Заявителя о результате выполнения его запроса принимается решение о направлении письма в МИД России.

5) Результатом административной процедуры является направление письма в МИД России по почте.

6) Результатом выполнения административной процедуры является  отметка в журнале регистрации о направлении письма в МИД России.

3. Административная процедура формирования и направления межведомственных запросов в органы (организации), участвующие в предоставлении государственных и муниципальных услуг

Административная процедура по формированию и направлению запроса в органы (организации), участвующие в предоставлении государственной услуги, выполняется в соответствии с пунктом 3 подраздела 2.3. раздела III «Направление запроса на исполнение по принадлежности».

4. Порядок осуществления в электронной форме, в том числе с использованием федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)», региональной государственной информационной системы «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области» административных процедур

Предоставление государственной услуги в электронной форме, в том числе с использованием федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)», региональной государственной информационной системы «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области» не осуществляется.

Раздел IV. Формы контроля  исполнения административного регламента

1.Порядок осуществления текущего контроля  соблюдения и исполнения ответственными должностными лицами положений административного регламента и иных  нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, а также принятием решений ответственными лицами

Текущий контроль  соблюдения последовательности действий и выполнения административных процедур по предоставлению  государственной услуги, принятия решений осуществляется должностными лицами ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», ответственными  за организацию работ по предоставлению государственной услуги, путем проведения проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента, анализа выполненной работы.

Перечень должностных лиц, осуществляющих текущий контроль, устанавливается руководителями ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области».

Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается руководителем ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области».

2. Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления государственной услуги, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством предоставления государственной услуги

              Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления государственной услуги определяются приказами ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области».

Для проведения проверки полноты и качества предоставления государственной услуги формируется комиссия, в состав которой включаются должностные лица ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области».

Результаты деятельности комиссии оформляются актом, в котором отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

Проверки могут быть плановыми (на основании планов работы ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области») и внеплановыми (могут проводиться по конкретной жалобе Заявителя  государственной услуги).

3. Ответственность государственных служащих органа исполнительной власти Ростовской области и иных должностных лиц за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления государственной услуги

В случае выявления нарушений к виновным должностным лицам применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

4.Положения, характеризующие требования к порядку и формам контроля   предоставления государственной услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций

В соответствии с законодательством ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области»:

- осуществляет контроль  соблюдения  последовательности  действий и выполнения административных процедур по предоставлению государственной услуги, принятия решений должностными лицами ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», отвечает  за организацию работ по предоставлению государственной услуги путем проведения проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента, анализа выполненных  работ;

- контролирует соблюдение законодательства об архивном деле.

Контроль   предоставления государственной услуги со стороны уполномоченных должностных лиц ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» должен быть постоянным, всесторонним и объективным.

Контроль   предоставления государственной услуги со стороны граждан, их объединений и организаций осуществляется путем получения информации о наличии в действиях (бездействии) ответственных должностных лиц ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», а также принимаемых ими решениях, нарушений положений Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги.

Раздел V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа предоставляющего государственную услугу, а также должностных лиц, государственных служащих 

1. Информация для заинтересованных лиц об их праве на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений, принятых (осуществляемых) в ходе предоставления государственной услуги

1.1. Заявитель может обратиться с жалобой на нарушение порядка предоставления государственных услуг, выразившееся в неправомерных решениях и действиях (бездействии) директора ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», предоставляющего государственную услугу, в комитет по управлению архивным делом Ростовской области и в Правительство Ростовской области.

1.2. Заявитель может обратиться с жалобой на нарушение порядка предоставления государственных услуг, выразившееся в неправомерных решениях и действиях (бездействии) должностных лиц ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», предоставляющих государственную услугу, непосредственно в ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области».

1.3. Подача жалоб осуществляется бесплатно.

1.4. Заявитель, подавший жалобу, несет ответственность в соответствии с законодательством за достоверность сведений, содержащихся в представленной жалобе.

1.5. Жалоба оформляется в произвольной форме с учетом требований, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

1.6.  Жалоба должна содержать:              

-  наименование ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», фамилию, имя, отчество должностного лица ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», предоставляющего государственную услугу, чьи действия (бездействие) и решения обжалуются;

- фамилию, имя, отчество (при наличии), сведения о месте жительства Заявителя – физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения Заявителя – юридического лица, номер (номера) контактного телефона, почтовый и (или) адрес электронной почты, по которому должен быть направлен ответ Заявителю;

- сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) должностного лица ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», предоставляющего государственную услугу;

-  доводы, на основании которых Заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) должностных лиц ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области». Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы Заявителя, либо их копии.

1.7. В случае, если жалоба подается через представителя Заявителя, также представляется документ, подтверждающий полномочия на осуществление действий от имени Заявителя. В качестве документа, подтверждающего полномочия на осуществление действий от имени Заявителя, может быть представлена:

- оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность (для физических лиц);

- оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность, заверенная печатью Заявителя и подписанная руководителем Заявителя или уполномоченным этим руководителем лицом (для юридических лиц);

- копия решения о назначении или об избрании либо приказа о назначении физического лица на должность, в соответствии с которым такое физическое лицо обладает правом действовать от имени Заявителя без доверенности.

1.8. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе:

- непосредственно в приемную ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» на имя директора, заместителя директора, председателя комитета по управлению архивным делом Ростовской области, либо в отдел по работе с обращением граждан Правительства Ростовской области;

-  почтовым отправлением по адресу (месту нахождения) ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», предоставляющего государственную услугу;

-  в ходе личного приема директора. В случае подачи жалобы при личном приеме Заявитель представляет документ, удостоверяющий его личность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.9. В электронном виде жалоба может быть подана Заявителем посредством:

- официального сайта ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», предоставляющего государственную услугу, в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет";

- официального сайта комитета по управлению архивным делом Ростовской области;

- федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (далее - ЕПГУ);

-государственной информационной системы Ростовской области «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области» (далее – РПГУ);

- электронной почты ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», предоставляющего государственную услугу.

При подаче жалобы в электронном виде документы, указанные в пункте 1.7 настоящего Регламента, могут быть представлены в форме электронных документов, подписанных электронной подписью, вид которой предусмотрен законодательством Российской Федерации, при этом документ, удостоверяющий личность Заявителя, не требуется.

1.10. Жалоба может быть подана Заявителем через МФЦ,  при условии заключения соглашения между ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» и МФЦ о взаимодействии в части осуществления МФЦ приема жалоб и выдачи Заявителям результатов рассмотрения жалоб.

1.11. Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:

- нарушение срока регистрации запроса Заявителя о предоставлении государственной услуги;

- нарушение срока предоставления государственной услуги;

- требование представления Заявителем документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ростовской области для предоставления государственной услуги;

- отказ в приеме документов, представление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ростовской области для предоставления государственной услуги;

- отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ростовской области;

- требование внесения Заявителем при предоставлении государственной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации;

- отказ должностного лица ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», предоставляющего государственную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, либо нарушение установленного срока таких исправлений.

2. Предмет досудебного (внесудебного) порядка обжалования 

Предметом  досудебного (внесудебного) обжалования  может быть действия (бездействие) и решения, принятые в ходе предоставления государственной услуги.

3. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в рассмотрении жалобы (претензии) либо приостановлении ее рассмотрения

1. Директор ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» отказывает в удовлетворении жалобы в следующих случаях:

- наличие вступившего в законную силу решения суда, арбитражного суда по жалобе о том же предмете и по тем же основаниям;

- подача жалобы лицом, полномочия которого не подтверждены в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;

- наличие решения по жалобе, принятого ранее в соответствии с требованиями настоящего Регламента в отношении того же Заявителя и по тому же предмету жалобы.

2. Директор ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» вправе оставить жалобу без ответа в следующих случаях:

-  если в письменной жалобе не указаны фамилия, имя, отчество и адрес Заявителя;

- отсутствие возможности прочитать какую-либо часть текста жалобы, фамилию, имя, отчество (при наличии) и (или) почтовый адрес Заявителя, указанные в жалобе;

- наличие в жалобе нецензурных либо оскорбительных выражений, угроз жизни, здоровью и имуществу должностного лица ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», а также членов его семьи.

              4. Основания  для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования

Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является подача Заявителем  жалобы лично, по почте в письменной форме, в электронном виде посредством официального сайта ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», предоставляющего государственную услугу, официального сайта комитета по управлению архивным делом Ростовской области, в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (далее - ЕПГУ), государственной информационной системы Ростовской области «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области» (далее – РПГУ), электронной почты ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области».

              5. Права заинтересованных лиц на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения  жалобы (претензии)

              Заинтересованное лицо имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы (претензии).

6. Органы государственной власти и должностные лица, которым может быть адресована жалоба (претензия) заявителя в досудебном (внесудебном) порядке

Органы государственной власти и должностные лица, которым может быть адресована жалоба (претензия):

-директор ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области»;

- заместитель директора ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области»;

- председатель Комитета;

- заместитель председателя Комитета;

- Правительство Ростовской области.

             

7. Сроки рассмотрения жалобы (претензии)

Жалоба, поступившая в ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» в письменной форме на бумажном носителе и в электронной форме, подлежит регистрации в журнале учета жалоб на решения и действия (бездействие) должностных лиц ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» и его специалистов (далее – журнал) не позднее следующего рабочего дня со дня ее поступления. Жалоба рассматривается в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации. Срок рассмотрения жалобы исчисляется со дня ее регистрации.

В случае обжалования отказа должностного лица ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» в приеме документов у Заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования Заявителем нарушения установленного срока таких исправлений жалоба рассматривается в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.

В случае, если жалоба поданная Заявителем не входит в компетенцию ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» по принятию решения по жалобе в соответствии с требованиями пунктов 1.1 и 1.2 настоящего Регламента, то в течение 3 рабочих дней со дня ее регистрации ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» направляет жалобу по принадлежности и в письменной форме информирует Заявителя о ее перенаправлении.

Жалоба, поступившая через МФЦ, рассматривается согласно заключенному соглашению между ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» и МФЦ о взаимодействии. Срок рассмотрения жалобы исчисляется со дня ее регистрации.

8. Результат досудебного (внесудебного) обжалования применительно к каждой процедуре либо инстанции обжалования

1. По результатам рассмотрения жалобы в соответствии с частью 7 статьи 11.2 Федерального закона от 27.07.2010 №210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» принимает решение об удовлетворении жалобы либо об отказе в ее удовлетворении.

При удовлетворении жалобы на ее рассмотрение ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» принимает исчерпывающие меры по устранению выявленных нарушений, в том числе по выдаче Заявителю результата государственной услуги, не позднее 5 рабочих дней со дня принятия решения, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

Ответ по результатам рассмотрения жалобы направляется Заявителю не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в письменной форме.

2. В ответе по результатам рассмотрения жалобы указываются:

- наименование ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», предоставляющего государственную услугу, должность, фамилия, имя, отчество (при наличии) его должностного лица, рассмотревшего жалобу и принявшего решение по жалобе;

- номер, дата, место принятия решения, включая сведения о должностном лице, решение или действие (бездействие) которого обжалуется;

- фамилия, имя, отчество (при наличии) или наименование Заявителя;

- основания для принятия решения по жалобе;

- принятое по жалобе решение;

- в случае, если жалоба признана обоснованной, - сроки устранения выявленных нарушений, в том числе срок предоставления результата государственной услуги;

- сведения о порядке обжалования принятого по жалобе решения.

Ответ по результатам рассмотрения жалобы подписывается уполномоченным на рассмотрение жалобы должностным лицом ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», предоставляющего государственные услуги.

По желанию Заявителя ответ по результатам рассмотрения жалобы может быть представлен не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в форме электронного документа, подписанного электронной подписью должностного лица ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области».

В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

             

Приложение №1

Выявление сведений о рождении, бракосочетании и смерти граждан в ГКУ РО «ЦХАД   в г. Шахты Ростовской области» ведется по метрическим книгам церквей населенных пунктов области войска Донского по 1909 год включительно (некоторых церквей г. Ростова-на-Дону до 1922 г.)

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

о подтверждении рождения, бракосочетания и смерти граждан

ФИО заявителя*

Полный почтовый адрес*

Ваш e-mail*

Текст запроса*

Прошу предоставить сведения о рождении/бракосочетании/смерти (подчеркнуть нужное)________________________________

_______________________________________

(указать о рождении или смерти кого; о браке кого с кем)

Место события*

___________________населенный пункт (хут.,пос.,ст., слоб.)*

_________________________  волость/станица

______________________  округ области войска Донского

______________________ современный район

___________________________область

Наименование церкви

Дата события*

«____»___________________год*

дата, подпись

*поля, отмеченные звездочкой, обязательны для заполнения

Для подтверждения данных о рождении, бракосочетании и смерти граждан после 1909 г. обращайтесь в Отдел Архивной работы Управления ЗАГС Ростовской области по адресу: ул.Красноармейская,160, г. Ростов-на-Дону, 344002, тел. (863)240-25-26

Форма анкеты-заявления о подтверждении рождения, бракосочетания и смерти граждан

Приложение №2

Выявление сведений о рождении, бракосочетании и смерти граждан в ГКУ РО «ЦХАД   в г. Шахты Ростовской области» ведется по метрическим книгам церквей населенных пунктов области войска Донского по 1909 год включительно (некоторых церквей г. Ростова-на-Дону до 1922 г.)

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

о подтверждении рождения, бракосочетания и смерти граждан

ФИО заявителя*

Иванов Сергей Васильевич

Полный почтовый адрес*

ул. Петровская, 25, г. Ростов-на-Дону, 344008

Ваш e-mail*

нет

Текст запроса*

Прошу предоставить сведения о рождении/бракосочетании/смерти (подчеркнуть нужное) Иванова Василия Сергеевича

Место события*

пос.Екатериновский населенный пункт (хут.,пос.,ст., слоб.)*

Нижне-Чирская волость волость/станица

Таганрогский округ ОВД  области войска Донского

Неклиновский современный район

Ростовская область

Наименование церкви

Дата события*

«25» января 1903 год*

дата, подпись

*поля, отмеченные звездочкой, обязательны для заполнения

Для подтверждения данных о рождении, бракосочетании и смерти граждан после 1909 г. обращайтесь в Отдел Архивной работы Управления ЗАГС Ростовской области по адресу: ул.Красноармейская,160, г.Ростов-на-Дону, 344002, тел. (863)240-25-26

Образец заполнения формы анкеты-заявления о подтверждении рождения, бракосочетания и смерти граждан

    Приложение №3

Директору ГКУ РО «ЦХАД   в

г. Шахты Ростовской области»                                                   

______________________________________                                                                                                         

От кого _______________________________________

(Ф.И.О., дата рождения, женщинам указывать девичью фамилию)

проживающего (ей) по адресу: ______________________________________

                                                                   (адрес полностью, индекс, телефоны домашний, рабочий)

Запрос

Прошу подтвердить архивной справкой сведения о моей зарплате:

должность ________________________________место работы:_____________

период работы:_____________________________________________________

Дата                                   Подпись                            Расшифровка подписи

               

Форма запроса о подтверждении заработной платы

Приложение № 4

Директору ГКУ РО «ЦХАД   в

г. Шахты Ростовской области»                                                   

Н.Г.Джужуевой                                                   

Иванова Ивана Ивановича, 25.06.1955

                                                                                        (Ф.И.О., дата рождения, женщинам указывать девичью фамилию)

проживающего (ей) по адресу:

ул. Советская, 1,  г. Шахты, Ростовской 

области, 346500                                                                                                                                                           

(адрес полностью, индекс, телефоны домашний, рабочий)

Запрос

Прошу подтвердить архивной справкой сведения о моей зарплате: с 01.01.1980 по 31.12.1984,

должность - горнорабочий, участок № 1,

место работы - шахта «Южная» П/О «Ростовуголь»,

период работы: с 25.06.1979 по 15.05.1995.

05.03.2011г.                   подпись                                Иванов И.И.

Образец заполнения формы запроса о подтверждении

заработной платы

Приложение №5

Директору «ЦХАД   в

г. Шахты Ростовской области»                                                   

                                              ____________________________________

                                                                                        

___________________________________________________

   От кого (Ф.И.О., дата рождения, женщинам указывать девичью фамилию)

                         проживающего (ей) по адресу:

________________________________________

                                                                                   (адрес полностью, индекс, телефоны домашний, рабочий)

                           

Запрос

Прошу подтвердить архивной справкой сведения о моей работе:

Должность_________________________________________________________место работы:______________________________________________________

период работы:_____________________________________________________

Дата                                   Подпись                            Расшифровка подписи

Форма запроса о подтверждении трудового стажа

Приложение №6

Директору ГКУ РО «ЦХАД   в

г. Шахты Ростовской области»                                                   

Н.Г.Джужуевой                                                   

Иванова Ивана Ивановича, 25.06.1955

                                                                                        (Ф.И.О., дата рождения, женщинам указывать девичью фамилию)

проживающего (ей) по адресу:

ул. Советская, 1,  г. Шахты, Ростовской 

области, 346500                                                                                                                                                           

(адрес полностью, индекс, телефоны домашний, рабочий)

Запрос

Прошу подтвердить архивной справкой сведения о моей работе:

Должность – горнорабочий,

место работы: шахта «Южная» П/О «Ростовуголь»,

период работы:  с 01 12.1955 по 25.04.1988.

05.03.2011г.                   подпись                                Иванов И.И.

Образец заполнения формы запроса о подтверждении трудового стажа

                                                                                  

Приложение №7

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

о подтверждении награждения  по документам государственного архива  

Фамилия, имя, отчество заявителя

или наименование организации

(в именительном падеже) *

Почтовый адрес для направления справки*

Ваш e-mail*

Фамилия, имя, отчество лица (полностью) на момент награждения, о котором запрашивается справка*

Год рождения*

Название награды в соответствии с наименованиями, указанными в разделе «где искать?» 

Дата награждения*

Наименование организации, в которой гражданин работал во время награждения, ее ведомственная подчиненность*

Административный район Ростовской области, на территории которого находилась организация*

Для наград:  медаль, звание «Ветеран Труда», «Медаль Материнства» – дата и номер решения районного исполкома о направлении ходатайства о награждении* (для всех районов, кроме г.Ростова-на-Дону,  эти сведения можно получить в архиве районной администрации)

*поля, отмеченные звездочкой, обязательны для заполнения

Запросы составляются отдельно на каждое лицо

Форма анкеты-заявления о подтверждении награждения

Приложение №8

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

о подтверждении награждения  по документам ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области»

Фамилия, имя, отчество заявителя

или наименование организации

(в именительном падеже) *

Иванов Иван Иванович

Почтовый адрес для направления справки*

ул.Красноармейская,85, г. Ростов-на-Дону, 344005

Ваш e-mail*

555@mail.ru

Фамилия, имя, отчество лица (полностью) на момент награждения, о котором запрашивается справка*

Иванов Иван Иванович

Год рождения*

1942 г.

Название награды в соответствии с наименованиями, указанными в разделе «где искать?»*

Медаль «Ветеран труда»

Дата награждения*

1986 г.

Наименование организации, в которой гражданин работал во время награждения, ее ведомственная подчиненность*

Совхоз им.XXII партсъезда

Управления сельского хозяйства

Административный район Ростовской области, на территории которого находилась организация*

Азовский район Ростовской области

Для наград:  медаль, звание «Ветеран Труда», «Медаль Материнства» – дата и номер решения районного исполкома о направлении ходатайства о награждении* (для всех районов, кроме г. Ростова-на-Дону,  эти сведения можно получить в архиве районной администрации)

решение Азовского райисполкома

от  13 февраля 1986 г.

*поля, отмеченные звездочкой, обязательны для заполнения

Запросы составляются отдельно на каждое лицо

Образец заполнения формы анкеты-заявления

о подтверждении награждения

Приложение № 9

Запросы об усыновлении принимаются только от правоохранительных органов!

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

об исполнении других социально-правовых запросов (о снижении брачного возраста, изменении имени и фамилии, угоне граждан в Германию с территории Ростовской области и пр.)

ФИО заявителя*

Полный почтовый адрес*

Ваш e-mail*

Текст запроса*

Для исполнения запроса обязательно указание сути вопроса, места события и хронологических рамок

Форма анкеты заявления об исполнении других социально-правовых запросов (о снижении брачного возраста, изменении имени и фамилии, угоне граждан в Германию с территории Ростовской области и пр.)

Приложение № 10

Запросы об усыновлении принимаются только от правоохранительных органов!

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

об исполнении других социально-правовых запросов (о снижении брачного возраста, изменении имени и фамилии, угоне граждан в Германию с территории Ростовской области и пр.)

ФИО заявителя*

Иванов Петр Иванович

Полный почтовый адрес*

ул. Каширская, 4, кв.5, г. Ростов-на-Дону, 344033

Ваш e-mail*

нет

Текст запроса*

Для исполнения запроса обязательно указание сути вопроса, места события и хронологических рамок

Прошу подтвердить документально факт угона в Германию в сентябре 1942 г. из г.Ростова-на-Дону

Образец заполнения формы анкеты-заявления об исполнении других социально-правовых запросов (о снижении брачного возраста, изменении имени и фамилии, угоне граждан в Германию с территории Ростовской области и пр.)

Приложение №11

Блок-схема

последовательности действий комитета по управлению архивным делом Ростовской области и ГКУ РО «ЦХАД в г.Шахты Ростовской области» по предоставлению государственной услуги по организации и исполнению запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства

Приложение №12

СПИСОК ГОСУДАРСТВ,

подписавших Гаагскую конвенцию 1961 года, в соответствии с которой не требуется консульская легализация иностранных официальных документов (апостиль проставляется, за исключением государств, включенных в Приложение № 13)

Австралия

Испания

Сан-Марино

Австрия

Италия

Свазиленд

Азербайджан

Казахстан

Сейшельские острова

Албания

Кипр

Сетн-Винсент и Гренады

Андорра

Колумбия

Сент-Китс и Невис

Антигуа и Барбуда

Латвия

Сент-Люсия

Аргентина

Лесото

Сербия

Армения

Либерия

Словения

Багамы

Литва

США

Барбадос

Лихтенштейн

Суринам

Баларусь

Люксембург

Тонга

Белиз

Маврикий

Тринидад и Тобаго

Бельгия

Македония

Турция

Болгария

Малави

Украина

Босния и Герцеговина

Мальта

Фиджи

Ботсвана

Маршалловы острова

Финляндия

Бруней-Даруссалам

Мексика

Франция

Бывшая Югославская Республика

Молдова

Хорватия

Великобритания

Монако

Чешская Республика

Венгрия

Намбия

Швейцария

Венесуэла

Нидерланды

Швеция

Германия

Ниуэ

Эквадор

Гондурас

Новая Зеландия

Эстония

Гренада

Норвегия

Южная Африка

Греция

Острова Кука

Япония

Доминикана

Панама

Израиль

Польша

Индия

Португалия

Ирландия

Румыния

Исландия

Самоа

                                      Приложение № 13

СПИСОК ГОСУДАРСТВ,

с которыми Российская Федерация заключила Договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также государств – участников СНГ, подписавших Соглашения о принципах и формах взаимодействия в области информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве между архивными учреждениями (при направлении документов в эти государства апостиль НЕ ПРОСТАВЛЯЕТСЯ)

Республика Албания

Алжирская Народная Демократическая Республика

Азербайджанская Республика

Республика Болгария

Венгерская Республика

Социалистическая Республика Вьетнам

Кыргызская Республика

Республика Кипр

Китайская Народная Республика

Корейская Народно-Демократическая Республика

Республика Куба

Латвийская Республика

Литовская Республика

Республика Молдова

Монголия

Республика Польша

Румыния

Словацкая Республика

Тунисская Республика

Чешская Республика

Эстонская Республика

Государства, образовавшиеся на территории бывшего СФРЮ

Список государств, подписавших Соглашение о принципах и формах взаимодействия государств – участников стран СНГ в области использования архивной информации:

Республика Армения Кыргызская Республика

Республика Беларусь Республика Молдова

Грузия Республика Таджикистан

Республика Казахстан

Список государств, подписавших двусторонние Соглашения о сотрудничестве между архивным учреждениями стран СНГ:

Украина

Туркменистан             

                                   Приложение № 14

Журнал регистрации апостиля

№№

п/п

Дата

проставления

апостиля

Наименование документа, его реквизиты

Ф.,И.,О.,

должность

лица, подписавшего

архивный

документ

Ф.,И.,О.,

должность

лица, проста

вившего

апостиль

Страна,

Ф.,И.,О. заявителя

Примечание

(архивный шифр)

1

2

3

4

5

6

7

                                                                     Приложение №13

                                                                     к постановлению 

                                                                      комитета по управлению

                                                                    архивным делом

                                                                   Ростовской области

от 13.10.2014 №1

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

предоставления государственным казенным учреждением Ростовской области «Центр хранения   архивных документов в городе Шахты                                    Ростовской области» услуги по обслуживанию пользователей в читальном зале

Раздел I. Общие положения

Административный регламент предоставления услуги по обслуживанию Пользователей (далее  – Пользователи)  в читальном зале архива разработан   государственным казенным учреждением Ростовской области «Центр хранения архивных документов в городе Шахты                                                                                                                                         Ростовской области» в целях повышения качества предоставления и доступности услуги и создания комфортных условий для Пользователей при ее получении.

Административный регламент определяет порядок, сроки и последовательность действий при предоставлении услуги по обслуживанию Пользователей в читальном зале государственного казенного учреждения Ростовской области «Центр хранения   архивных документов в городе Шахты   Ростовской области».

1. Предмет регулирования административного регламента

Предметом  регулирования административного регламента являются отношения в части организации работы Пользователей с документами Архивного фонда Российской Федерации, другими архивными документами, не содержащими сведения, составляющие государственную тайну (далее – дела, документы), и справочно-поисковыми средствами к ним в читальном зале государственного казенного учреждения Ростовской области «Центр хранения   архивных документов в городе Шахты  Ростовской области».

2. Круг Пользователей

В качестве Пользователей на предоставление услуги выступают физические и юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их Пользователями в установленном порядке полномочиями выступать от их имени при предоставлении услуги.

3. Требования к порядку информирования  о предоставлении услуги

3.1. Информация о месте нахождения и графике работы государственного казенного учреждения Ростовской области ««Центр хранения   архивных документов в городе Шахты    Ростовской области»,     предоставляющего    услугу                                                                                                                                                     

Государственное казенное учреждение Ростовской области «Центр хранения архивных документов в городе Шахты    Ростовской области»                                                                                                                               (далее – ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области»).

Почтовый адрес ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области»:

ул. Жукова, 5а,  г. Шахты, Ростовская область, 346510.    

График работы ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области»: понедельник-четверг 8-00 – 17-00, пятница 8-00- 15-45, с перерывом на обед с 12-00 до 12-45.Выходные дни – суббота, воскресенье. В предпраздничные рабочие дни время работы ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» сокращается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Личный прием Пользователей: понедельник-четверг 8-00 – 17-00, пятница 8-00- 15-45, с перерывом на обед с 12-00 до 12-45.

        Читальный зал ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» работает круглогодично и на летние и иные каникулы не закрывается.

Услуга через многофункциональные центры не предоставляется.

3.2. Справочные телефоны государственного казенного  учреждения Ростовской области «Центр хранения   архивных документов в городе Шахты Ростовской области», предоставляющего                                                                                                                         услугу

3.2.1. Телефоны структурных подразделений ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», предоставляющего услугу: 8 (8636) 23-13-95 (приемная), 8 (8636) 23-13-96 (отдел по работе с обращениями организаций и граждан), 8 (8636) 24-16-52 (архивохранилище №1 документов постоянного срока хранения).

В ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области»,  участвующем в предоставлении  услуги, телефон - автоинформатор отсутствует.

3.3. Адреса официальных сайтов

  - адрес официального сайта ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области»: www.archiv-shakhty.ru

- электронный адрес ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области»: chadgshro80@mail.ru

3.4. Порядок получения информации Пользователями по вопросам предоставления услуги, услуг, необходимых и обязательных для предоставления услуг, сведений о ходе предоставления указанных услуг

Информация по вопросам информационного обеспечения Пользователей и  процедуры исполнения услуги может предоставляться:

- непосредственно в приемной руководителя ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», приемных руководителей филиалов с использованием средств телефонной связи;

- лично специалистами или на информационных стендах в помещениях для приема Пользователей;

- в письменном виде по почте в ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» и филиалы;

- по электронной почте;

- на официальном сайте Правительства Ростовской области в составе домена donland.ru. – cuadaro.donland.ru;

- на официальном сайте ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области»: www.archiv-shakhty.ru;

- в федеральной государственной информационной системе «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)»;

- в региональной государственной информационной системе «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области».

Должностные лица ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», принимающие телефонные звонки и осуществляющие личный прием Пользователей услуги, обязаны дать исчерпывающую информацию по вопросам  оказания услуги.

3.5. Порядок, форма и место размещения информации

Информация по предоставлению услуги размещена на информационных стендах в помещениях для приема Пользователей, на официальных сайтах Правительства Ростовской области в составе домена donland.ru. – cuadaro.donland. ru и официальном сайте ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», адрес сайта: www.archiv-shakhty.ru.

Раздел II. Стандарт предоставления услуги

1. Наименование услуги

Административный регламент (далее - Регламент) по предоставлению ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» услуги по обслуживанию Пользователей в читальном зале определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» при предоставлении услуги.

2.Наименование организации, предоставляющей услугу

2.1. Предоставление услуги по обслуживанию Пользователей в читальном зале архива осуществляет ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» при наличии соответствующих документов, необходимых для осуществления данной услуги.

2.2. Запрещается требовать от Пользователей осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения услуги и связанных с обращениями в иные государственные органы, организации, за исключением получения услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления услуги, утвержденных нормативным правовым актом Ростовской области.

3. Результат предоставления услуги

Результатом предоставления услуги по обслуживанию  Пользователей в читальном зале является оформление разрешения Пользователем на работу с документами Архивного фонда Российской Федерации, другими архивными документами, не содержащими сведения, составляющие государственную тайну, и справочно-поисковыми средствами к ним и организационные действия по выдаче документов в читальный зал, их использование и возвращение в архивохранилища. 

4. Срок предоставления услуги

4.1. Решение об организации работы по предоставлению услуги   принимается руководителем ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» непосредственно в день обращения.

4.2. Пользователю выдается разрешение на работу с документами в читальном зале ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» сроком не более одного года с оформлением пропуска в читальный зал в установленном порядке. Срок работы в читальном зале может быть продлен руководством ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» по заявлению Пользователя. Об изменении темы и хронологических рамок исследования Пользователь информирует в письменном виде сотрудника читального зала.

4.3. После регистрации  Пользователь  заполняет  анкету  рекомендованного образца  и  предъявляет  паспорт сотруднику  читального  зала  для  идентификации  личности. Пользователь оформляет конкретные заказы на выдачу документов. Заказы заполняются разборчиво на бланках установленного образца, визируются должностным лицом, ответственным за работу читального зала, и передаются на резолюцию руководителю ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области». Резолюция выносится в день поступления заказа.

4.4. Пользователь заказывает единовременно в течение рабочего дня и получает не позднее чем через 2 рабочих дня со дня оформления заказа:

- до 20 дел общим объемом не более 1500 листов из архивных фондов государственных органов, органов местного самоуправления и организаций или не более 500 листов из архивных фондов личного происхождения;

- до 10 единиц хранения электронных документов.

Количество дел, документов, копий фонда пользования, находящихся одновременно у Пользователя, не может превышать 20 единиц хранения.

Дела, документы, копии фонда пользования выдаются на срок до одного месяца, подлинники особо ценных дел, документов – на срок не более двух недель.

4.5. Пользователь получает описи дел, документов, печатные издания и другие материалы научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда архива, а также имеет доступ к автоматизированным справочно-поисковым средствам, находящимся в читальном зале, в день заказа. Описи, другие архивные справочники предоставляются на срок   до 5 дней.

5. Перечень нормативных правовых актов, регулирующих предоставление услуги

Предоставление услуги осуществляется в соответствии с:

- Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». (Собрание законодательства Российской Федерации от 25 октября 2004г. №43 ст. 4169);

- Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». (Собрание законодательства Российской Федерации от 31 июля 2006г. №31 ст. 3448);

- Федеральный закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» («Российская газета», № 168, 30.07.2010);

- пунктами 5.7, 5.14. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук», утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19. (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. Издательство «Юридическая литература» от 14 мая 2007г. №20, регистрационный номер 9059);

- Областным законом от 12.03.2007 № 638-ЗС «Об архивном деле в Ростовской области». (Газета «Наше время» от 21 марта 2007г. №№89-90 (18151-18152));

- Положением о комитете по управлению архивным делом Ростовской области, утвержденным постановлением Правительства Ростовской области от 01.12.2011 № 183. (Текст постановления официально опубликован не был, с текстом постановления можно ознакомиться на официальном сайте Комитета);

-  Уставом ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» – официально текст не был опубликован, с текстом Устава можно ознакомиться на сайте комитета по управлению архивным делом Ростовской области и официальном сайте ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области»;

- Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах  Российской Федерации, утвержденный приказом Минкультуры России от 3 июня 2013 г. № 635 «Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации». Зарегистрирован в Минюсте РФ 14.11.2013, регистрационный № 30386;

-  Порядком использования архивных документов в читальном зале ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», утвержденными  протоколом заседания ЭМК от 02.12.2013г. №7(с текстом Порядка можно ознакомиться на официальном сайте ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области»).

6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления услуги, услуг, необходимых и обязательных для предоставления услуги, способы их получения Пользователями, в том числе в электронной форме, и порядок их представления

6.1. Пользователь предоставляет в ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» следующие документы для работы в читальном зале:

1) личное заявление с указанием фамилии, имени, отчества, паспортных данных, места проживания и прописки, темы, хронологических рамок и целей исследования в архиве;

2) письмо направляющей организации, которое должно быть оформлено на фирменной бланке организации, содержать ее реквизиты, подпись руководителя, контактные телефоны и Ф.И.О. исполнителя, наименование темы, ее хронологические рамки и цель исследования в архиве.

В заявлении (письме) излагается суть запроса, четко и подробно указываются сведения, необходимые для оказания  услуги.

3) Пользователь заполняет анкету рекомендованного образца и предъявляет паспорт сотруднику читального зала для идентификации личности или иной документ, удостоверяющий личность, в т.ч. универсальную электронную карту, в случаях, предусмотренных федеральными законами, являющаяся документом, удостоверяющим личность гражданина на получение услуги;

4) для получения сведений, содержащих конфиденциальные  персональные данные о третьих лицах в документах в течение 75 лет с момента их создания, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия Пользователя (наличие доверенности, оформленной в установленном порядке; права наследования), предусмотренные законодательством Российской Федерации.             

Формы заявления и анкеты, образцы заполнения форм заявления  и анкеты (приложения №№1-4).

6.2. Для предоставления услуги запрещается требовать от Пользователя:

- осуществления действий или предоставления документов, информации, предоставление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением услуги;

- предоставления документов и информации, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих услуги, иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, в соответствии   с   нормативными   правовыми   актами   Российской   Федерации, нормативными правовыми актами Ростовской области, муниципальными правовыми актами.

7. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления услуги

Основанием для отказа в приеме документов является отсутствие необходимых реквизитов в запросах и документов, указанных в пункте 6.1. подраздела 6 раздела II настоящего Регламента.

8. Исчерпывающий перечень оснований для приостановления и (или) отказа в предоставлении услуги

Запрос Пользователя не подлежит рассмотрению в случае, если он не содержит наименования юридического лица (для гражданина – фамилия, имя, отчество), почтового адреса, по которому должен быть отправлен ответ и/или электронного адреса Пользователя.

Основания для приостановления предоставления услуги:

- если запрос Пользователя не поддается прочтению, ответ на запрос не дается и он не подлежит направлению на рассмотрение директору архива или уполномоченному на то лицу, о чем в течение семи дней со дня регистрации запроса сообщается Пользователю, направившему запрос, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

- если ответ по существу поставленного в нем вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, Пользователю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений. Указанная информация может быть предоставлена только при наличии у Пользователя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и/или конфиденциальную информацию;

- отсутствие у Пользователя документов, подтверждающих его полномочия выступать от имени третьих лиц.

Пользователь не может получать для изучения дела, документы в виде подлинников и/ или копий фонда пользования:

- не прошедших научное описание, техническое оформление и находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии;

- дела, документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, без письменного разрешения гражданина, а после его смерти – с письменного разрешения наследников данного гражданина до истечения 75 лет со дня создания документов;

- дела, документы, принятые в архив от собственников или их владельцев, если это противоречит условиям их передачи на хранение;

- при необходимости выполнения служебных заданий сотрудниками архива (справочная работа, тематическая разработка фонда, усовершенствование или переработка фондов, реставрация дел и прочее);

- при выдаче дел и документов во временное пользование другим учреждениям и выдаче дел другому Пользователю.

Подлинники дел, документов при наличии копий фонда пользования выдаются только в случае проведения специальных научных работ по текстологии, кодикологии, палеографии, изучения водяных знаков и других внешних особенностей документов и организации их фототипического издания с письменного разрешения руководства архива.

9. Перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления услуги

Услуги, необходимые и обязательные для предоставления услуги отсутствуют.

10. Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление услуги

Данная услуга  предоставляется бесплатно.

11. Порядок, размер и основания взимания платы за предоставление услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления услуги, включая информацию о методике расчета размера такой платы 

Услуги, необходимые и обязательные для предоставления услуги отсутствуют.

12. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении услуги, услуги, предоставляемой организацией, участвующей в предоставлении услуги, и при получении результата предоставления таких услуг

Документы, необходимые для предоставления услуги принимаются в день обращения с ожиданием в очереди не более 15 минут. Не позднее чем через 2 рабочих дня, после наложения резолюции руководителя на запрос Пользователя без ожидания в очереди Пользователю выдаются документы для работы в читальном зале.

13. Срок регистрации запроса Пользователя о предоставлении услуги и услуги, предоставляемой организацией, участвующей в предоставлении услуги, в том числе в электронной форме

Письменный запрос Пользователя, в том числе в электронной форме о предоставлении услуги и услуги, предоставляемой организацией, участвующей в предоставлении услуги, регистрируется в день его поступления или на следующий рабочий день в установленном порядке.

14. Требования к помещениям, в которых предоставляются услуга, услуга, предоставляемая организацией, участвующей в предоставлении услуги, к месту ожидания и приема Пользователей, размещению и оформлению визуальной, текстовой и мультимедийной информации о порядке предоставления таких услуг

Организация личного приема по информированию о порядке оказания услуги осуществляется в читальном зале сотрудниками ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» в соответствии с графиком работы.

Читальный зал должен обеспечивать:

- комфортное расположение Пользователя и сотрудника читального зала;

- возможность оформления Пользователем письменного заявления и анкеты;

- наличие форм заявления и анкеты, образцы заполнения форм заявления  и анкеты;

- соблюдение мер безопасности, обеспечение противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации, системой охраны.

Предоставление услуги осуществляется в читальном зале, в котором  размещена визуальная текстовая информация.

15. Показатели доступности и качества услуги

Основными показателями доступности предоставления услуги являются:

- удобство и доступность получения Пользователем информации о порядке предоставления услуги;

- наличие форм  и образцов заявления и анкеты для получения услуги, в том числе в электронной форме (приложения 1- 4).

Пользователь и должностные лица ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» взаимодействуют при подаче заявления и при получении результата по оказанию услуги.

Информацию о ходе предоставления услуги Пользователь может получить устно по телефону, непосредственно в архиве   при личном обращении, письменно по электронной почте или с использованием информационно-телекоммуникационных технологий может получить информацию о распорядке работы читального зала, порядке и условиях предоставления архивом услуги.

16. Иные требования

Получение услуги в соответствии с требованиями настоящего Регламента в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг не предусмотрено.

При предоставлении услуги предусмотрено использование информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», письменный запрос (заявление по форме) может быть направлен по электронной почте или через официальный сайт ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» в разделе «Обратная связь».

Пользователь вправе заказывать  непосредственно в архиве дела, за исключением дел в плохом физическом состоянии, справочно-поисковые средства к ним по теме исследования для работы в читальном зале. Электронные копии фонда пользования (оцифрованные дела) могут быть заказаны с использованием информационно-телекоммуникационных технологий для работы в читальном зале.

Раздел III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

1. Исчерпывающий перечень административных процедур

При предоставлении услуги осуществляются следующие административные процедуры:

1) Рассмотрение руководством ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» рекомендательного письма организации или личного заявления Пользователя и передача его с резолюцией в читальный зал (в день обращения).

2)              Оформление Пользователя сотрудником читального зала (заполнение анкеты Пользователя, составление карточки регистрации Пользователя)  - в день обращения.

3)              Выдача Пользователю описей дел, документов, печатных изданий и других материалов научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда архива, а также доступ к автоматизированным справочно-поисковым средствам, находящимся в читальном зале, в день заказа.

4)              Выдача документов Пользователю - не позднее чем через 2 рабочих дня со дня оформления заказа, заказанные единовременно в течение рабочего дня дела.

Блок-схема предоставления услуги приведена в Приложении 5 к административному регламенту ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области».

2. Описание административных процедур

2.1. Регистрация  запроса Пользователя, рассмотрение его руководством ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» и передача на исполнение в структурное подразделение ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области»

1) Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры, является поступление рекомендательного письма организации или личного заявления Пользователя в ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области».

2) Должностными лицами, ответственными за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, являются должностное лицо, регистрирующее заявление (письмо организации), и руководитель ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области».

3) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

3.1.) регистрация поступившего заявления  Пользователя  в журнале регистрации в день обращения;

3.2.) передача зарегистрированного заявления на рассмотрение руководителю ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» в день обращения;

3.3.) рассмотрение заявления Пользователя руководителем ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», проставление резолюции в день обращения;

3.4.) передача заявления  с письменной резолюцией руководителя ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» на исполнение в читальный зал  в день обращения.

4) Критерием принятия решения является поступление заявления  в ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области»  (все поступившие в ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области»  письменные заявления регистрируются и рассматриваются руководством).

5) Результатом административной процедуры является прием Пользователя руководством ГКУ  РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области».

6) Результатом выполнения административной процедуры является передача письменного заявления  для рассмотрения в читальный зал ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» с письменной резолюцией руководителя ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области».

2.2. Оформление Пользователя сотрудником читального зала

1) Юридическим фактом, являющимся основанием для начала
административной процедуры, является поступление письменного заявления с резолюцией руководства ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» в читальный зал для исполнения должностным лицом.

2) Должностным лицом, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, является должностное лицо, которому был передано заявление  на исполнение.

3) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

3.1.) заполнение Пользователем анкеты Пользователя в день поступления письма с резолюцией руководителя;

3.2.)  составление карточки регистрации Пользователя до 2-х рабочих дней;

3.3.) заведение личного дела Пользователя в день поступления письма с резолюцией руководителя.

4) В зависимости от тематики заявления и представленных документов должностное лицо ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», ответственное за исполнение заявление, принимает  положительное или отрицательное решение о возможности его исполнения.

5) Результатом административной процедуры является принятие положительного или отрицательного решения о возможности исполнения заявления.

6) Результатом выполнения административной процедуры является ознакомление Пользователя с Правилами работы пользователей в читальном зале ГКУ  РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области».

2.3.  Выдача Пользователям научно-справочного аппарата и прием от них заполненных требований на выдачу документов

1) Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры, является выдача Пользователю научно-справочного аппарата должностным лицом.

2) Должностным лицом, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, является должностное лицо, которому было передано заявление  на исполнение.

3) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

3.1.) Получение консультации по составу и содержанию дел, документов и справочно-поисковых средств к ним по теме исследования. Получение информации о существующих ограничениях на доступ к отдельным категориям дел, документов по теме исследования, о необходимых процедурах для получения разрешения на доступ к ним, а также о сроках завершения научного описания, технического оформления и/или специальной обработки дел, документов в день обращения.

3.2.) Выдача Пользователю описей дел, документов, печатных изданий и других материалов справочно-информационного фонда архива, а также доступ к автоматизированным справочно-поисковым средствам, находящимся в читальном зале, в день заказа.

4) Критерием принятия решения является поступление заполненных требований Пользователя о выдаче ему НСА в ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» (все  поступившие в ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» заказы на выдачу НСА передаются на резолюцию руководству).

5)  Результатом административной процедуры является  прием должностным лицом от Пользователя  заполненных  требований на выдачу документов, передача их на резолюцию руководству.

6) Результатом выполнения административной процедуры является   передача заказа Пользователя с резолюцией руководства в архивохранилища для исполнения заказа.

2.4. Выдача документов Пользователям

1) Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры, является выдача должностным лицом документов Пользователю.

2) Должностным лицом, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, является должностное лицо, которое  осуществляет выдачу документов.

3) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

3.1.) подготовка дел к выдаче из архивохранилищ (поиск и выемка дел, проверка листажа, оформление заверительных листов, запись в журнале выдачи) - не позднее чем через 2 рабочих дня со дня оформления заказа.

3.2.)  оформление выдачи документов Пользователю - не позднее чем через 2 рабочих дня со дня оформления заказа

3.3.) контроль  за сохранностью документов в процессе их использования - до приема дел от Пользователя;

3.4.)   прием отработанных дел от Пользователя с одновременной проверкой листажа в них и возврат их в архивохранилище – до 3 дней;

4) Критерием принятия решения является поступление заполненных требований Пользователя о выдаче ему дел в ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» ( все  поступившие в ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» заказы на выдачу дел передаются на резолюцию руководству).

5) Результатом административной процедуры является передача заказа Пользователя с резолюцией руководства в архивохранилища для исполнения заказа.

6)  Результатом выполнения административной процедуры является  помещение исполненных заказов с отметками  о получении и возврате дел в личное дело Пользователя.

3. Административная процедура формирования и направления межведомственных запросов в органы (организации), участвующие в предоставлении государственных и муниципальных услуг

Административная процедура по формированию и направлению запроса в органы (организации), участвующие в предоставлении услуги не выполняется.

4. Порядок осуществления в электронной форме, в том числе с использованием федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)», региональной государственной информационной системы «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области» административных процедур

Предоставление услуги в электронной форме, в том числе с использованием федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)», региональной государственной информационной системы «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области» не осуществляется.

Раздел IV. Формы контроля за исполнением административного регламента

1. Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением ответственными должностными лицами положений административного регламента и иных  нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению услуги, а также принятием решений ответственными лицами

Текущий контроль за соблюдением последовательности действий и выполнением административных процедур по предоставлению  услуги, принятием решений осуществляется должностными лицами ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области»», ответственными  за организацию работ по предоставлению услуги, путем проведения проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента, анализа выполненной работы.

Перечень должностных лиц, осуществляющих текущий контроль, устанавливается руководителем ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области».

Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается  руководством ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области».

2. Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления услуги, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством предоставления услуги

Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления услуги определяются приказом ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области».

Для проведения проверки полноты и качества предоставления услуги формируется комиссия, в состав которой включаются должностные лица ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области».

Результаты деятельности комиссии оформляются актом, в котором отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

Периодичность осуществления текущего контроля устанавливаются руководителем ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области»

Проверки могут быть плановыми (на основании планов работы ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» и внеплановыми (может проводиться по конкретной жалобе Пользователя услуги).

3. Ответственность должностных лиц ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления услуги

В случае выявления нарушений к виновным должностным лицам применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

4. Положения, характеризующие требования к порядку и формам контроля за предоставлением услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций

В соответствии с законодательством ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» контролирует соблюдение законодательства об архивном деле.

Контроль за предоставлением услуги со стороны уполномоченных должностных лиц ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» должен быть постоянным, всесторонним и объективным.

Контроль за предоставлением услуги со стороны граждан, их объединений и организаций осуществляется путем получения информации о наличии в действиях (бездействии) ответственных должностных лиц ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», а также принимаемых ими решениях, нарушений положений Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению услуги.

Раздел V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа предоставляющего услугу, а также должностных лиц, государственных служащих 

1. Информация для заинтересованных лиц об их праве на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений, принятых (осуществляемых) в ходе предоставления услуги

1.1. Пользователь может обратиться с жалобой на нарушение порядка предоставления услуг, выразившееся в неправомерных решениях и действиях (бездействии) директора ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», предоставляющего услугу, в комитет по управлению архивным делом Ростовской области и в Правительство Ростовской области.

1.2. Пользователь может обратиться с жалобой на нарушение порядка предоставления услуг, выразившееся в неправомерных решениях и действиях (бездействии) должностных лиц ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», предоставляющих услугу, непосредственно в ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области».

1.3. Подача жалоб осуществляется бесплатно.

1.4. Пользователь, подавший жалобу, несет ответственность в соответствии с законодательством за достоверность сведений, содержащихся в представленной жалобе.

1.5. Жалоба оформляется в произвольной форме с учетом требований, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

1.6.  Жалоба должна содержать:              

-  наименование ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», фамилию, имя, отчество должностного лица ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области»,  предоставляющего услугу, чьи действия (бездействие) и решения обжалуются;

- фамилию, имя, отчество (при наличии), сведения о месте жительства Пользователя – физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения Пользователя – юридического лица, номер (номера) контактного телефона, почтовый и (или) адрес электронной почты, по которому должен быть направлен ответ Пользователю;

- сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) должностного лица ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», предоставляющего услугу;

-  доводы, на основании которых Пользователь не согласен с решением и действием (бездействием) должностных лиц ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области». Пользователем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы Пользователя, либо их копии.

1.7. В случае, если жалоба подается через представителя Пользователя, также представляется документ, подтверждающий полномочия на осуществление действий от имени Пользователя. В качестве документа, подтверждающего полномочия на осуществление действий от имени Пользователя, может быть представлена: 

- оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность (для физических лиц);

- оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность, заверенная печатью Пользователя и подписанная руководителем Пользователя или уполномоченным этим руководителем лицом (для юридических лиц);

- копия решения о назначении или об избрании либо приказа о назначении физического лица на должность, в соответствии с которым такое физическое лицо обладает правом действовать от имени Пользователя без доверенности.

1.8. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе:

- непосредственно в приемную ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» на имя директора, заместителя директора, председателя комитета по управлению архивным делом Ростовской области, либо в отдел по работе с обращением граждан Правительства Ростовской области;

-  почтовым отправлением по адресу (месту нахождения) ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», предоставляющего услугу;

-  в ходе личного приема директора. В случае подачи жалобы при личном приеме Пользователь представляет документ, удостоверяющий его личность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.9. В электронном виде жалоба может быть подана Пользователем посредством:

- официального сайта ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», предоставляющего услугу, в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет";

- официального сайта комитета по управлению архивным делом Ростовской области;

- федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (далее - ЕПГУ);

- государственной информационной системы Ростовской области «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области» (далее – РПГУ);

- электронной почты ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», предоставляющего услугу.

При подаче жалобы в электронном виде документы, указанные в пункте 1.7 настоящего Регламента, могут быть представлены в форме электронных документов, подписанных электронной подписью, вид которой предусмотрен законодательством Российской Федерации, при этом документ, удостоверяющий личность Пользователя, не требуется.

1.10. Жалоба может быть подана Пользователем через МФЦ,  при условии заключения соглашения между ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» и МФЦ о взаимодействии в части осуществления МФЦ приема жалоб и выдачи Пользователям результатов рассмотрения жалоб.

1.11. Пользователь может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:

- нарушение срока регистрации запроса Пользователя о предоставлении услуги;

- нарушение срока предоставления услуги;

- требование представления Пользователем документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ростовской области для предоставления услуги;

- отказ в приеме документов, представление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ростовской области для предоставления услуги;

- отказ в предоставлении услуги, если основания отказа не предусмотрены нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ростовской области;

- требование внесения Пользователем при предоставлении услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации;

- отказ, должностного лица ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», предоставляющего услугу в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления услуги документах, либо нарушение установленного срока таких исправлений.

2. Предмет досудебного (внесудебного) порядка обжалования 

Предметом  досудебного (внесудебного) обжалования  может быть действия (бездействие) и решения, принятые в ходе предоставления услуги.

3. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в рассмотрении жалобы (претензии) либо приостановлении ее рассмотрения

1. Директор ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» отказывает в удовлетворении жалобы в следующих случаях:

- наличие вступившего в законную силу решения суда, арбитражного суда по жалобе о том же предмете и по тем же основаниям;

- подача жалобы лицом, полномочия которого не подтверждены в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;

- наличие решения по жалобе, принятого ранее в соответствии с требованиями настоящего Регламента в отношении того же Пользователя и по тому же предмету жалобы.

2. Директор ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» вправе оставить жалобу без ответа в следующих случаях:

-  если в письменной жалобе не указаны фамилия, имя, отчество и адрес Пользователя;

- отсутствие возможности прочитать какую-либо часть текста жалобы, фамилию, имя, отчество (при наличии) и (или) почтовый адрес Пользователя, указанные в жалобе;

- наличие в жалобе нецензурных либо оскорбительных выражений, угроз жизни, здоровью и имуществу должностного лица ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», а также членов его семьи.

4. Основания  для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования

Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является подача Пользователем жалобы лично, по почте в письменной форме, в электронном виде посредством официального сайта ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», предоставляющего услугу, официального сайта комитета по управлению архивным делом Ростовской области, в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (далее - ЕПГУ), государственной информационной системы Ростовской области «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области» (далее – РПГУ), электронной почты ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области».

5. Права заинтересованных лиц на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения  жалобы (претензии)

Заинтересованное лицо имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы (претензии).

6. Органы государственной власти и должностные лица, которым может быть адресована жалоба (претензия) заявителя в досудебном (внесудебном) порядке

Органы государственной власти и должностные лица, которым может быть адресована жалоба (претензия):

- директор ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области»;

- заместитель директора ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области»;

- председатель Комитета;

- заместитель председателя Комитета;

- Правительство Ростовской области.

             

7. Сроки рассмотрения жалобы (претензии)

Жалоба, поступившая в ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» в письменной форме на бумажном носителе и в электронной форме, подлежит регистрации в журнале учета жалоб на решения и действия (бездействие) должностных лиц ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» и его специалистов (далее – журнал) не позднее следующего рабочего дня со дня ее поступления. Жалоба рассматривается в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации. Срок рассмотрения жалобы исчисляется со дня ее регистрации.

В случае обжалования отказа должностного лица ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» в приеме документов у Пользователя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования Пользователем нарушения установленного срока таких исправлений жалоба рассматривается в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.

В случае, если жалоба поданная Пользователем не входит в компетенцию ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» по принятию решения по жалобе в соответствии с требованиями пунктов 1.1 и 1.2 настоящего Регламента, то в течение 3 рабочих дней со дня ее регистрации ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» направляет жалобу по принадлежности и в письменной форме информирует Пользователя о ее перенаправлении.

Жалоба, поступившая через МФЦ, рассматривается согласно заключенному соглашению между ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» и МФЦ о взаимодействии. Срок рассмотрения жалобы исчисляется со дня ее регистрации.

8. Результат досудебного (внесудебного) обжалования применительно к каждой процедуре либо инстанции обжалования

1. По результатам рассмотрения жалобы в соответствии с частью 7 статьи 11.2 Федерального закона от 27.07.2010 №210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» принимает решение об удовлетворении жалобы либо об отказе в ее удовлетворении.

При удовлетворении жалобы на ее рассмотрение ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» принимает исчерпывающие меры по устранению выявленных нарушений, в том числе по выдаче Пользователю результата услуги, не позднее 5 рабочих дней со дня принятия решения, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

Ответ по результатам рассмотрения жалобы направляется Пользователю не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в письменной форме.

2. В ответе по результатам рассмотрения жалобы указываются:

- наименование ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», предоставляющего услугу, должность, фамилия, имя, отчество (при наличии) его должностного лица, рассмотревшего жалобу и принявшего решение по жалобе;

- номер, дата, место принятия решения, включая сведения о должностном лице, решение или действие (бездействие) которого обжалуется;

- фамилия, имя, отчество (при наличии) или наименование Пользователя;

- основания для принятия решения по жалобе;

- принятое по жалобе решение;

- в случае, если жалоба признана обоснованной, сроки устранения выявленных нарушений, в том числе срок предоставления результата услуги;

- сведения о порядке обжалования принятого по жалобе решения.

Ответ по результатам рассмотрения жалобы подписывается уполномоченным на рассмотрение жалобы должностным лицом ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», предоставляющего услуги.

По желанию Пользователя ответ по результатам рассмотрения жалобы может быть представлен не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в форме электронного документа, подписанного электронной подписью должностного лица ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области».

В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

Приложение №1

Директору ГКУ РО «ЦХАД

в г. Шахты Ростовской области»                                     _________________________________                                   

от _______________________________

(фамилия, имя, отчество полностью)

паспорт серии _______ № ___________

выдан ____________________________

(когда и кем)

зарегистрирован____________________

                                 (домашний адрес)

контактный телефон _______________

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу разрешить работу в читальном зале госархива с архивными документами с целью выявления сведений по теме: ____________________

_________________________________________________________________

   Дата                                                        подпись                          Расшифровка подписи

                        Форма заявления Пользователя для работы

в читальном зале госархива

Приложение №2                             

Директору ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты

Ростовской области»

Н.Г.Джужуевой

от Иванова Владимира  Петровича

паспорт серии 60  09 № 687908 выдан 

ОВД Октябрьского района г. Ростова-на-

Дону, зарегистрирован ул. Ленина, 208,     

кв. 7, г. Ростов-на-Дону, 344008

Телефон 8-908-897-654-85 

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу разрешить работу в читальном зале госархива с архивными документами с целью выявления сведений по теме: изучение родословной рода Чернова Михаила Илларионовича, 1897 года рождения,  г. Азов.

   09.07.2010                                                        подпись                              В. П. Иванов

Образец заполнения формы заявления Пользователя для работы

в читальном зале госархива

Приложение №3

Приложение к Порядку

(рекомендуемый образец)

Название государственного (муниципального) архива

Дело пользователя № ____

Анкета пользователя, работающего в читальном зале

Фамилия, имя, отчество ___________________________________________________________

Дата рождения __________________________________________________________________

Гражданство ____________________________________________________________________

      4.     Место работы (учебы) и должность __________________________________________________

                                       (полное название учреждения, его почтовый и электронный адрес, телефон)

Образование, ученая степень, звание _________________________________________________

        6.      Основание для проведения исследований ______________________________________________

                  (направление организации или по личному заявлению)

Название темы, хронологические рамки ______________________________________________

Цель работы ____________________________________________________________________

Адрес регистрации по месту пребывания, номер телефона _______________________________

Адрес регистрации по месту жительства, номер телефона ________________________________

Номер мобильного телефона, электронный адрес _______________________________________

Серия и номер паспорта, кем и когда выдан ___________________________________________

Обязательство-соглашение.

Я, _________________________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество)

ознакомлен с действующим Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации и обязуюсь его выполнять.

Согласен с автоматизированной обработкой и хранением данных, указанных в анкете.

Обязуюсь соблюдать режим конфиденциальности в отношении ставшей мне известной информации, использование и распространение которой ограничено законодательством Российской Федерации.

«___» _____________ 20__ г.

_______________________

подпись

______________________________ _____________________ _____________________________

должность, сотрудника архива подпись расшифровка подписи

«___» _____________ 20__ г.

Форма анкеты пользователя читального зала госархива

Приложение №4

Приложение к Порядку

(рекомендуемый образец)

Название государственного (муниципального) архива

Дело пользователя № ____

Анкета пользователя, работающего в читальном зале

1. Фамилия, имя, отчество Иванов Владимир Петрович

2. Дата рождения 26 февраля 1956

    3. Гражданство Россия

         4.    Место работы (учебы) и должность ООО «Оникс», ст.  менеджер, ул. Серафимовича, 21, г.Ростов –на-Дону, 344000, hhhgos@mail.ru 240-35-72

(полное название учреждения, его почтовый и электронный адрес, телефон)

       5.Образование, ученая степень, звание высшее, нет

       6.    Основание для проведения исследований по личному заявлен

                                      (направление организации или по личному заявлению)

       7. Название темы, хронологические рамки

Изучение родословной рода Чернова Михаила Илларионовича

      8. Цель работы _

Изучение родословной рода Чернова Михаила Илларионовича

      9. Адрес регистрации по месту пребывания, номер телефона

ул. Ленина, 208, кв. 7, г. Ростов-на-Дону, 344008, 245-39-80

     10.Адрес регистрации по месту жительства, номер телефона

ул. Ленина, 208, кв. 7, г. Ростов-на-Дону, 344008, 245-39-80

      11. Номер мобильного телефона, электронный адрес 89287668719, hhhdan@mail.ru

      12. Серия и номер паспорта, кем и когда выдан

паспорт серии 60 09 № 678395, Октябрьским ОВД г.Ростова-на-Дону, 11.03.2001

Обязательство-соглашение.

Я, Иванов Владимир Петрович

(фамилия, имя, отчество)

ознакомлен с действующим Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации и обязуюсь его выполнять.

Согласен с автоматизированной обработкой и хранением данных, указанных в анкете.

Обязуюсь соблюдать режим конфиденциальности в отношении ставшей мне известной информации, использование и распространение которой ограничено законодательством Российской Федерации.

«10» апреля 2013 г.

_______________________

подпись

______________________________ _____________________ _____________________________

должность, сотрудника архива подпись расшифровка подписи

«___» _____________ 20__ г.

Образец заполнения формы анкеты пользователя

читального зала госархива

Приложение №5

Блок-схема

последовательности действий ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» по предоставлению услуги по обслуживанию пользователей в читальном зале

                                                                     Приложение №14                                                                     к постановлению                                                                        комитета по управлению                                                                    архивным делом                                                                   Ростовской области

          от 13.10.2014                                                                                                                                

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

предоставления государственным казенным учреждением Ростовской области «Архив документов по личному составу Ростовской области» государственной услуги по информационному обеспечению граждан и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов

Раздел I. Общие положения

Административный регламент предоставления государственной услуги по информационному обеспечению граждан и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов разработан государственным казенным учреждением Ростовской области «Архив документов по личному составу Ростовской области» в целях повышения качества предоставления и доступности государственной услуги и создания комфортных условий для пользователей при ее получении.

Административный регламент определяет порядок, сроки и последовательность действий при предоставлении государственной услуги по информационному обеспечению граждан и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.

            1. Предмет регулирования административного регламента

Предметом регулирования административного регламента является  информационное обеспечение граждан и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов государственным казенным учреждением Ростовской области ««Архив документов по личному составу Ростовской области».

2. Круг заявителей

В качестве заявителей на предоставление государственной услуги выступают органы государственной власти, местного самоуправления, другие организации и граждане (далее - Заявитель).

Заявителями также могут быть иные физические и юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их Заявителями в установленном порядке полномочиями выступать от их имени при предоставлении государственной услуги.

3. Требования к порядку информирования о предоставлении государственной услуги

3.1. Информация о месте нахождения и графике работы государственного казенного учреждения Ростовской области «Архив документов по личному составу Ростовской области», предоставляющего государственную услугу, его филиалах, участвующих в предоставлении государственной услуги

3.1.1. Государственное казенное учреждение Ростовской области «Архив документов по личному Ростовской области» (далее – ГКУ РО «АДЛС»).

Почтовый адрес ГКУ РО «АДЛС»  пр. Соколова, 52, г. Ростов-на-Дону, 344006.

График работы ГКУ РО «АДЛС»: понедельник – четверг с 9-00 до 18-00, пятница с 9-00 до 16-45, с перерывом на обед с 13-00 до 13-45. Выходные дни – суббота, воскресенье. В предпраздничные рабочие дни время работы ГКУ РО «АДЛС» сокращается  в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Личный прием Заявителей: понедельник, четверг с 09-00 до 12-00, вторник, с 14-00 до 17-00.

Государственная услуга через многофункциональные центры не предоставляется.

3.2. Справочные телефоны структурного подразделения ГКУ РО «АДЛС», предоставляющего государственную услугу, организаций участвующих в предоставлении государственной услуги

3.2.1. Телефон ГКУ РО «АДЛС»  (8-863)-266-45-08, (8-863)-240-50-39.

3.2.2. В ГКУ РО «АДЛС» телефон-автоинформатор отсутствует.

3.3. Адреса официальных сайтов

В ГКУ РО «АДЛС» официального сайта нет.

Адрес электронной почты: gku.adls@yandex.ru

3.4. Порядок получения информации заявителями по вопросам предоставления государственной услуги, услуг, необходимых и обязательных для предоставления государственных услуг, сведений о ходе предоставления указанных услуг

Информация по вопросам информационного обеспечения Заявителей и  процедуры исполнения услуги может предоставляться:

- непосредственно в приемной руководителя ГКУ РО «АДЛС» с использованием средств телефонной связи;

- лично специалистами или на информационном стенде в помещениях для приема Заявителей;

- в письменном виде по (почтой) в ГКУ РО «АДЛС»;

- по электронной почте;

- на официальном сайте Правительства Ростовской области в составе домена donland.ru. – cuadaro.donland.ru;

- на официальном сайте ГКУ РО «АДЛС»- услуга не оказывается;

- в федеральной государственной информационной системе «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)»;

- в региональной государственной информационной системе «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области».

Должностные лица ГКУ РО «АДЛС», принимающие телефонные звонки и осуществляющие личный прием Заявителей государственной услуги, обязаны дать исчерпывающую информацию по вопросам  оказания государственной услуги.

3.5. Порядок, форма и место размещения информации

Информация по предоставлению государственной услуги размещена на информационных стендах в помещении для приема Заявителей в ГКУ РО «АДЛС», на официальном сайте Правительства Ростовской области в составе домена donland.ru. – cuadaro.donland. ru. На официальном сайте ГКУ РО «АДЛС»- услуга не оказывается.

Раздел II. Стандарт предоставления государственной услуги

1. Наименование государственной услуги

Административный регламент (далее - Регламент) по предоставлению ГКУ РО «АДЛС» государственной услуги по информационному обеспечению граждан и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов (далее – услуга по информационному обеспечению) определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) ГКУ РО «АДЛС» при осуществлении предоставления государственной услуги.

2. Наименование организации, предоставляющей государственную услугу

2.1. Предоставление государственной услуги по информационному обеспечению граждан и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов осуществляет  ГКУ РО «АДЛС» при наличии у него соответствующих документов, необходимых для исполнения запросов.

2.2. Запрещается требовать от Заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращениями в иные государственные органы, организации, за исключением получения услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, утвержденный нормативным правовым актом Ростовской области.

3. Результат предоставления государственной услуги

Результатом предоставления государственной услуги по информационному обеспечению являются информационное письмо, историческая справка, перечни документов, другие информационные продукты, а также копии документов, подготовленные как по запросам Заявителей, так и по инициативе ГКУ РО «АДЛС».

4. Срок предоставления государственной услуги

4.1. Решение об организации работы по предоставлению государственной услуги   принимается руководителем ГКУ РО «АДЛС» в течение трех рабочих дней с момента регистрации запроса.

4.2. Информация о принятом решении по оказанию государственной услуги направляется Заявителю государственной услуги  в течение 30 дней со дня регистрации запроса в ГКУ РО«АДЛС».

4.3. Срок предоставления государственной услуги не должен превышать 30 дней со дня регистрации запроса в ГКУ РО «АДЛС». С разрешения руководства ГКУ РО «АДЛС» этот срок при необходимости может быть продлен, но не более чем на 30 дней, с обязательным уведомлением об этом Заявителя.

4.4. Поступившие в ГКУ РО «АДЛС» запросы в течение 15 дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в органы и организации для исполнения и ответа Заявителю.

4.5. Поступившие в ГКУ РО «АДЛС» запросы, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, в течение 10 дней с момента регистрации возвращаются в МИД России или в органы, организации, их направившие, или гражданам, с сообщением об уточнении и дополнении запроса, необходимыми для его исполнения сведениями.

4.6. Срок выдачи (направления) документов, являющихся результатом предоставления государственной услуги, входит в установленный 30-дневный срок.

5. Перечень нормативных правовых актов, регулирующих предоставление государственной услуги

Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии с:

- Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». (Собрание законодательства Российской Федерации от 25 октября 2004г. №43 ст. 4169);

- Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». (Собрание законодательства Российской Федерации от 31 июля 2006г. №31 ст. 3448);

- Федеральный закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» («Российская газета», № 168, 30.07.2010);

- пунктами 5.7, 5.14. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук», утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19. (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. Издательство «Юридическая литература» от 14 мая 2007г. №20, регистрационный номер 9059);

- Областным законом от 12.03.2007 № 638-ЗС «Об архивном деле в Ростовской области». (Газета «Наше время» от 21 марта 2007г. №№89-90 (18151-18152);

- Положением о Комитете по управлению архивным делом Ростовской области, утвержденным постановлением Правительства Ростовской области от 01.12.2011 № 183. (Текст постановления официально опубликован не был);

- Уставом ГКУ РО «АДЛС», утвержденным председателем Комитета от 14.12.2012. (Текст устава официально опубликован не был).

6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги, услуг, необходимых и обязательных для предоставления государственной услуги, способы их получения заявителями, в том числе в электронной форме, и порядок их представления

              6.1. Заявитель предоставляет в ГКУ РО «АДЛС» следующие документы:

              1) письменный запрос (заявление по форме) от организации, которое должно быть оформлено на фирменном бланке организации, содержать ее реквизиты, подпись руководителя, контактные телефоны и Ф.И.О. исполнителя;

2) письменный запрос (заявление по форме) от Заявителя с указанием Ф.И.О., тематики, хронологических рамок и назначения запрашиваемой информации, а также формы ее исполнения. На официальном сайте ГКУ РО «АДЛС» и по электронной почте услуга не оказывается.

3) паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, в т.ч. универсальная электронная карта, в случаях, предусмотренных федеральными законами, являющаяся документом, удостоверяющим личность гражданина на получение государственной услуги;

4) для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия Заявителя (наличие доверенности, оформленной в установленном порядке; права наследования), предусмотренные законодательством Российской Федерации.

Формы заявлений и образцы заполнения форм заявлений (приложения №№1-10).

6.2. Для предоставления государственной услуги запрещается требовать от Заявителя:

- предоставления документов  и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги;

- предоставления документов и информации, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих государственную услугу, иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Ростовской области, муниципальными правовыми актами.

7. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги

Основанием для отказа в приеме документов является отсутствие необходимых реквизитов в запросах и документах, указанных в пункте 6.1. подраздела 6 раздела II настоящего Регламента.

8. Исчерпывающий перечень оснований для приостановления и (или) отказа в предоставлении государственной услуги

Запрос Заявителя не подлежит рассмотрению в случае, если он не содержит наименования юридического лица (для гражданина – фамилия, имя, отчество), почтового адреса, по которому должен быть отправлен ответ и/или электронного адреса Заявителя.

Основания для приостановления предоставления государственной услуги:

- если запрос Заявителя не поддается прочтению, ответ на запрос не дается и он не подлежит направлению на рассмотрение директору архива или уполномоченному на то лицу, о чем в течение семи дней со дня регистрации

запроса сообщается Заявителю, направившему запрос, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

- если ответ по существу поставленного в нем вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, Заявителю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений. Указанная информация может быть предоставлена только при наличии у Заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и/или конфиденциальную информацию;

- отсутствие у Заявителя документов, подтверждающих его полномочия выступать от имени третьих лиц.

9. Перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги

Услуги, необходимые и обязательные для предоставления государственной услуги отсутствуют.

10. Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление государственной услуги

Данная государственная услуга  предоставляется бесплатно.

11. Порядок, размер и основания взимания платы за предоставление услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, включая информацию о методике расчета размера такой платы 

Услуги, необходимые и обязательные для предоставления государственной услуги отсутствуют.

12. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги, услуги, предоставляемой организацией, участвующей в предоставлении государственной услуги, и при получении результата предоставления таких услуг

Документы, необходимые для предоставления государственной услуги принимаются в момент обращения с ожиданием в очереди не более 15 минут, в зависимости от количества Заявителей. По истечению 30 дней с момента регистрации запроса, с ожиданием в очереди не более 15 минут, Заявителю представляется документ по результатам рассмотрения государственной услуги. 

13. Срок регистрации запроса Заявителя о предоставлении государственной услуги и услуги, предоставляемой организацией, участвующей в предоставлении государственной услуги, в том числе в электронной форме

Письменный запрос Заявителя о предоставлении государственной услуги и услуги, предоставляемой организацией, участвующей в предоставлении государственной услуги регистрируется в день его поступления или на следующий рабочий день в установленном порядке. В электронной форме услуга не оказывается.

14. Требования к помещениям, в которых предоставляются государственная услуга, услуга, предоставляемая организацией, участвующей в предоставлении государственной услуги, к месту ожидания и приема заявителей, размещению и оформлению визуальной, текстовой и мультимедийной информации о порядке предоставления таких услуг

Организация личного приема по информированию о порядке оказания государственной услуги осуществляется в кабинете сотрудниками ГКУ РО «АДЛС» в соответствии с графиком работы.

Кабинет, в котором осуществляется прием, должен обеспечивать:

комфортное расположение Заявителя и должностного лица;

возможность оформления Заявителем письменного запроса;

наличие письменных принадлежностей и бумаги;

соблюдение мер безопасности, обеспечение противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации, системой охраны.

Предоставление государственной услуги осуществляется в рабочем кабинете, в котором  размещена визуальная текстовая информация,  мультимедийная отсутствует.

15. Показатели доступности и качества государственной услуги

Основными показателями доступности предоставления государственной услуги являются:

удобство и доступность получения Заявителем информации о порядке предоставления государственной услуги;

наличие форм обращений для получения государственной услуги, (в электронной виде отсутствуют) (приложения 1-10);

возможность направления Заявителем обращения и документов к нему в удобной для него форме: при личном обращении, почте.

Возможность направления Заявителем обращения и документов по электронной почте отсутствует

В любое время с момента регистрации обращения Заявитель имеет право знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законодательством тайну.

Информацию о ходе предоставления государственной услуги Заявитель может получить устно по телефону, (возможность получения информации  по электронной почте отсутствует) и при личном обращении в ГКУ РО «АДЛС»:

а) о дате получения обращения и его регистрации;

б) о должностном лице, которому поручено рассмотрение обращения;

в) об отказе в рассмотрении обращения;

г) о продлении срока рассмотрения обращения;

д) о результатах рассмотрения обращения;

Возможность получения информации о ходе предоставления государственной услуги с использованием информационно-коммуникационных технологий отсутствует.

Основными показателями качества предоставления государственной услуги являются:

-достоверность информации, предоставляемой Заявителю;

-полнота информации по сути обращения Заявителя;

-объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения.

Заявитель и должностные лица ГКУ РО «АДЛС» взаимодействуют  при подаче запроса и при получении результата по оказанию государственной услуги. Для уточнения информации, предоставленной Заявителем для исполнения государственной услуги, количество взаимодействий может увеличиваться.

Возможность получения государственной услуги в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг отсутствует.

16. Иные требования

Получение государственной услуги в соответствии с требованиями настоящего Регламента в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг не предусмотрено. На официальном сайте ГКУ РО «АДЛС» и по электронной почте услуга не оказывается.

Раздел III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

1. Исчерпывающий перечень административных процедур

При предоставлении государственной услуги осуществляются следующие административные процедуры:

1) Регистрация  запроса, рассмотрение его руководством ГКУ РО  «АДЛС» и передача на исполнение в структурное подразделение ГКУ РО  «АДЛС» (до 3-х дней с момента поступления запроса).

2) Анализ тематики запроса. Принятие решения о возможности исполнения запроса (до  30 дней с момента регистрации запроса).

3) Направление запроса на исполнение по принадлежности (до 30 дней с момента регистрации запроса).

4) Уведомление Заявителя о направлении запроса на исполнение (до 30 дней с момента регистрации запроса).

Блок-схема предоставления государственной услуги приведена в приложении 11 к административному регламенту ГКУ РО «АДЛС».

2.Описание административных процедур

2.1. Регистрация  запроса, рассмотрение его руководством ГКУ РО «АДЛС»  и передача на исполнение должностному лицу ГКУ РО «АДЛС»

1) Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры, является поступление запроса в ГКУ РО «АДЛС».

2) Должностными лицами, ответственными за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, являются должностное лицо, регистрирующее запрос, и руководитель ГКУ РО «АДЛС» .

3) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

3.1.) регистрация поступившего запроса в журнале регистрации (в день поступления запроса или на следующий рабочий день);

3.2.) передача зарегистрированного запроса на рассмотрение руководителю ГКУ РО «АДЛС» (до 3-х дней с момента поступления запроса);

3.3.) рассмотрение запроса руководителем ГКУ РО  «АДЛС», проставление резолюции (до 3-х дней с момента поступления запроса);

3.4.) передача запроса с письменной резолюцией руководителя ГКУ РО «АДЛС» на исполнение сотрудникам архива (до 3-х дней с момента поступления запроса).

4) Критерием принятия решения является поступление запроса в ГКУ РО «АДЛС» (все поступившие в ГКУ РО «АДЛС» письменные запросы регистрируются и рассматриваются руководством).

5) Результатом административной процедуры является передача письменного запроса для рассмотрения должностному лицу с письменной резолюцией руководителя ГКУ РО  «АДЛС».

6) Результатом выполнения административной процедуры является отметка в журнале регистрации о передаче и Ф. И. О. должностного лица, которому передан запрос на исполнение.

2) Анализ тематики запроса. Принятие решения о возможности исполнения запроса

1) Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры является прием запроса на исполнение должностным лицом.

2) Должностным лицом, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, является должностное лицо, которому был передан запрос на исполнение.

3) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

3.1.) прием запроса должностным лицом на исполнение (1 день с момента передачи его на исполнение);

3.2.) анализ тематики письменного запроса (до 30 дней с момента регистрации запроса);

3.3.) принятие решения о возможности исполнения запроса (до 30 дней с момента регистрации запроса).

4) В зависимости от тематики запроса и представленных документов должностное лицо ГКУ РО «АДЛС», ответственное за исполнение запроса, принимает положительное или отрицательное решение о возможности исполнения запроса.

5) Результатом административной процедуры является принятие положительного или отрицательного решения о возможности исполнения запроса.

6) Результатом выполнения административной процедуры является подготовка письма для отправления его по принадлежности.

3) Направление запроса на исполнение по принадлежности.

1) Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры, является подготовка письма для отправления его по принадлежности.

2) Должностным лицом, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, является должностное лицо, которому был передан запрос на исполнение.

3) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

3.1.) подготовка письма для направления его по принадлежности (до 30 дней с момента регистрации запроса).

3.2.) направление письма на исполнение по принадлежности (до 30 дней с момента регистрации запроса).

4) В зависимости от тематики запроса и представленных документов должностное лицо ГКУ РО «АДЛС», ответственное за исполнение запроса, принимает  решение, в какую из участвующих организаций направить запрос.

5) Результатом административной процедуры является направление запроса по почте на исполнение по принадлежности.

6) Результатом выполнения административной процедуры является  отметка в журнале регистрации о направлении запроса по принадлежности.

4) Уведомление Заявителя о направлении запроса на исполнение.

1) Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры, является подготовка письма об уведомлении Заявителя о направлении запроса на исполнение по принадлежности с определением сроков, этапов и результатов выполнения государственной услуги.

2) Должностным лицом, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, является должностное лицо, которому был передан запрос на исполнение.

3) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

3.1.) подготовка письма об уведомлении Заявителя о направлении запроса на исполнение по принадлежности (до 30 дней с момента регистрации запроса).

3.2.) направление письма об уведомлении Заявителя  (до 30 дней с момента регистрации запроса).

4) Для оповещения Заявителя об этапах исполнения его запроса принимается решение о направлении уведомления Заявителю с определением сроков, этапов и результатов выполнения государственной услуги.

5) Результатом административной процедуры является направление уведомления Заявителю по почте.

6) Результатом выполнения административной процедуры является  отметка в журнале регистрации о направлении уведомления Заявителю.

3. Административная процедура формирования и направления межведомственных запросов в органы (организации), участвующие в предоставлении государственных и муниципальных услуг

Административная процедура по формированию и направлению запроса в органы (организации), участвующие в предоставлении государственной услуги выполняется в соответствии с пунктом 3) подраздела 2 раздела III «Направление запроса на исполнение по принадлежности».

4. Порядок осуществления в электронной форме, в том числе с использованием федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)», региональной государственной информационной системы «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области»

Предоставление государственной услуги в электронной форме, в том числе с использованием федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)», региональной государственной информационной системы «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области» не осуществляется.

Раздел IV. Формы контроля за исполнением административного регламента

1. Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением ответственными должностными лицами положений административного регламента и иных  нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, а также принятием решений ответственными лицами

Текущий контроль за соблюдением последовательности действий и выполнением административных процедур по предоставлению  государственной услуги, принятием решений осуществляется должностными лицами ГКУ РО «АДЛС», ответственными  за организацию работ по предоставлению государственной услуги, путем проведения проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента, анализа выполненной работы.

Перечень должностных лиц, осуществляющих текущий контроль, устанавливается руководством ГКУ РО «АДЛС».

Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается руководителем ГКУ РО «АДЛС».

2. Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления государственной услуги, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством предоставления государственной услуги

              Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления государственной услуги определяются приказами ГКУ РО «АДЛС».

Для проведения проверки полноты и качества предоставления государственной услуги формируется комиссия, в состав которой включаются государственные должностные лица ГКУ РО «АДЛС».

Результаты деятельности комиссии оформляются актом, в котором отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

Проверки могут быть плановыми (на основании планов работы ГКУ РО «АДЛС») и внеплановыми (могут проводиться по конкретной жалобе Заявителя  государственной услуги).

3. Ответственность должностных лиц ГКУ РО «АДЛС» за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления государственной услуги

В случае выявления нарушений к виновным должностным лицам применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

4. Положения, характеризующие требования к порядку и формам контроля за предоставлением государственной услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций

В соответствии с законодательством ГКУ РО «АДЛС»:

осуществляет контроль за соблюдением последовательности действий и выполнением административных процедур по предоставлению  государственной услуги, принятием решений,  должностными лицами ГКУ РО «АДЛС», ответственными  за организацию работ по предоставлению государственной услуги, путем проведения проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента, анализа выполненной работы.

Контроль за предоставлением государственной услуги со стороны уполномоченных должностных лиц ГКУ РО «АДЛС» должен быть постоянным, всесторонним и объективным.

Контроль за предоставлением государственной услуги со стороны граждан, их объединений и организаций осуществляется путем получения информации о наличии в действиях (бездействии) ответственных должностных лиц ГКУ РО «АДЛС», а также принимаемых ими решениях, нарушений положений Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги.

Раздел V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа предоставляющего государственную услугу, а также их должностных лиц, государственных служащих 

1. Информация для заинтересованных лиц об их праве на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений, принятых (осуществляемых) в ходе предоставления государственной услуги

1.1. Заявитель может обратиться с жалобой на нарушение порядка предоставления государственных услуг, выразившееся в неправомерных решениях и действиях (бездействии) директора ГКУ РО «АДЛС», предоставляющего государственную услугу, в комитет по управлению архивным делом Ростовской области и в Правительство Ростовской области.

1.2. Заявитель может обратиться с жалобой на нарушение порядка предоставления государственных услуг, выразившееся в неправомерных решениях и действиях (бездействии) должностных лиц ГКУ РО «АДЛС», предоставляющих государственную услугу, непосредственно в ГКУ РО «АДЛС».

1.3. Подача жалоб осуществляется бесплатно.

1.4. Заявитель, подавший жалобу, несет ответственность в соответствии с законодательством за достоверность сведений, содержащихся в представленной жалобе.

1.5. Жалоба оформляется в произвольной форме с учетом требований, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

1.6.  Жалоба должна содержать:              

-  наименование ГКУ РО «АДЛС», фамилию, имя, отчество должностного лица ГКУ РО «АДЛС», предоставляющего государственную услугу, чьи действия (бездействие) и решения обжалуются;

- фамилию, имя, отчество (при наличии), сведения о месте жительства Заявителя – физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения Заявителя – юридического лица, номер (номера) контактного телефона, почтовый и (или) адрес электронной почты, по которому должен быть направлен ответ Заявителю;

- сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) должностного лица ГКУ РО  «АДЛС», предоставляющего государственную услугу;

-  доводы, на основании которых Заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) должностных лиц ГКУ РО «АДЛС».  Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы Заявителя, либо их копии.

1.7. В случае, если жалоба подается через представителя Заявителя, также представляется документ, подтверждающий полномочия на осуществление действий от имени Заявителя. В качестве документа, подтверждающего полномочия на осуществление действий от имени Заявителя, может быть представлена:

- оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность (для физических лиц);

- оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность, заверенная печатью Заявителя и подписанная руководителем Заявителя или уполномоченным этим руководителем лицом (для юридических лиц);

- копия решения о назначении или об избрании либо приказа о назначении физического лица на должность, в соответствии с которым такое физическое лицо обладает правом действовать от имени Заявителя без доверенности.

1.8. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе:

- непосредственно в приемную ГКУ РО  «АДЛС» на имя директора, заместителя директора, председателя комитета по управлению архивным делом Ростовской области, либо в отдел по работе с обращением граждан Правительства Ростовской области;

-  почтовым отправлением по адресу (месту нахождения) ГКУ РО «АДЛС», предоставляющего государственную услугу;

-  в ходе личного приема директора. В случае подачи жалобы при личном приеме Заявитель представляет документ, удостоверяющий его личность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.9. В электронном виде жалоба может быть подана Заявителем посредством:

- официального сайта комитета по управлению архивным делом Ростовской области;

- федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (далее - ЕПГУ);

-государственной информационной системы Ростовской области «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области» (далее – РПГУ).

Возможность подачи жалобы Заявителем в электронном виде посредством официального сайта и электронной почты ГКУ РО «АДЛС» отсутствует.

При подаче жалобы в электронном виде документы, указанные в пункте 1.7 настоящего Регламента, могут быть представлены в форме электронных документов, подписанных электронной подписью, вид которой предусмотрен законодательством Российской Федерации, при этом документ, удостоверяющий личность Заявителя, не требуется.

1.10. Жалоба может быть подана Заявителем через МФЦ,  при условии заключения соглашения между ГКУ РО «АДЛС» и МФЦ о взаимодействии в части осуществления МФЦ приема жалоб и выдачи Заявителям результатов рассмотрения жалоб.

1.11. Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:

- нарушение срока регистрации запроса Заявителя о предоставлении государственной услуги;

- нарушение срока предоставления государственной услуги;

- требование представления Заявителем документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ростовской области для предоставления государственной услуги;

- отказ в приеме документов, представление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ростовской области для предоставления государственной услуги;

- отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ростовской области;

- требование внесения Заявителем при предоставлении государственной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации;

- отказ, должностного лица ГКУ РО «АДЛС», предоставляющего государственную услугу в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, либо нарушение установленного срока таких исправлений.

2. Предмет досудебного (внесудебного) порядка обжалования 

Предметом  досудебного (внесудебного) обжалования  может быть действия (бездействие) и решения, принятые в ходе предоставления государственной услуги.

3. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в рассмотрении жалобы (претензии) либо приостановлении ее рассмотрения

1. Директор ГКУ РО «АДЛС» отказывает в удовлетворении жалобы в следующих случаях:

- наличие вступившего в законную силу решения суда, арбитражного суда по жалобе о том же предмете и по тем же основаниям;

- подача жалобы лицом, полномочия которого не подтверждены в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;

- наличие решения по жалобе, принятого ранее в соответствии с требованиями настоящего Регламента в отношении того же Заявителя и по тому же предмету жалобы.

2. Директор ГКУ РО «АДЛС» вправе оставить жалобу без ответа в следующих случаях:

-  если в письменной жалобе не указаны фамилия, имя, отчество и адрес Заявителя;

- отсутствие возможности прочитать какую-либо часть текста жалобы, фамилию, имя, отчество (при наличии) и (или) почтовый адрес Заявителя, указанные в жалобе;

- наличие в жалобе нецензурных либо оскорбительных выражений, угроз жизни, здоровью и имуществу должностного лица ГКУ РО «АДЛС», а также членов его семьи.

              4. Основания  для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования

Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является подача Заявителем  жалобы лично, по почте в письменной форме, в электронном виде посредством официального сайта комитета по управлению архивным делом Ростовской области, в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (далее - ЕПГУ), государственной информационной системы Ростовской области «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области» (далее – РПГУ).

              5. Права заинтересованных лиц на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения  жалобы (претензии)

              Заинтересованное лицо имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы (претензии).

6. Органы государственной власти и должностные лица, которым может быть адресована жалоба (претензия) заявителя в досудебном (внесудебном) порядке

Органы государственной власти и должностные лица, которым может быть адресована жалоба (претензия):

-директор ГКУ РО «АДЛС»;

- заместитель директора ГКУ РО «АДЛС»;

- председатель Комитета;

- заместитель председателя Комитета;

- Правительство Ростовской области.

             

7. Сроки рассмотрения жалобы (претензии)

Жалоба, поступившая в ГКУ РО «АДЛС» в письменной форме на бумажном носителе, подлежит регистрации в журнале учета жалоб на решения и действия (бездействие) должностных лиц ГКУ РО «АДЛС» и его специалистов (далее – журнал) не позднее следующего рабочего дня со дня ее поступления. Жалоба рассматривается в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации. Срок рассмотрения жалобы исчисляется со дня ее регистрации.

В случае обжалования отказа должностного лица ГКУ РО АДЛС»  в приеме документов у Заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования Заявителем нарушения установленного срока таких исправлений жалоба рассматривается в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.

В случае, если жалоба поданная Заявителем не входит в компетенцию ГКУ РО «АДЛС» по принятию решения по жалобе в соответствии с требованиями пунктов 1.1 и 1.2 настоящего Регламента, то в течение 3 рабочих дней со дня ее регистрации ГКУ РО «АДЛС»  направляет жалобу по принадлежности и в письменной форме информирует Заявителя о ее перенаправлении.

Жалоба, поступившая через МФЦ, рассматривается согласно заключенному соглашению между ГКУ РО «АДЛС» и МФЦ о взаимодействии. Срок рассмотрения жалобы исчисляется со дня ее регистрации.

8. Результат досудебного (внесудебного) обжалования применительно к каждой процедуре либо инстанции обжалования

1. По результатам рассмотрения жалобы в соответствии с частью 7 статьи 11.2 Федерального закона от 27.07.2010 №210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" ГКУ РО «АДЛС» принимает решение об удовлетворении жалобы либо об отказе в ее удовлетворении.

При удовлетворении жалобы на ее рассмотрение ГКУ РО  «АДЛС» принимает исчерпывающие меры по устранению выявленных нарушений, в том числе по выдаче Заявителю результата государственной услуги, не позднее 5 рабочих дней со дня принятия решения, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

Ответ по результатам рассмотрения жалобы направляется Заявителю не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в письменной форме.

2. В ответе по результатам рассмотрения жалобы указываются:

- наименование ГКУ РО «АДЛС» предоставляющего государственную услугу, должность, фамилия, имя, отчество (при наличии) его должностного лица, рассмотревшего жалобу и принявшего решение по жалобе;

- номер, дата, место принятия решения, включая сведения о должностном лице, решение или действие (бездействие) которого обжалуется;

- фамилия, имя, отчество (при наличии) или наименование Заявителя;

- основания для принятия решения по жалобе;

- принятое по жалобе решение;

- в случае, если жалоба признана обоснованной, - сроки устранения выявленных нарушений, в том числе срок предоставления результата государственной услуги;

- сведения о порядке обжалования принятого по жалобе решения.

Ответ по результатам рассмотрения жалобы подписывается уполномоченным на рассмотрение жалобы должностным лицом ГКУ РО «АДЛС», предоставляющего государственные услуги.

Возможность направления Заявителю ответа по результатам рассмотрения жалобы в форме электронного документа, подписанного электронной подписью должностного лица ГКУ РО «АДЛС»  отсутствует.

В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

Приложение №1

Директору ГКУ РО «АДЛС»

                                                    Г.Г.Самойлову

                                                                           От гр.______________________________                                                                                                                  

проживающего_______________________

__________________________________

тел._______________________________

ЗАПРОС

Прошу       выдать         копию         решения/распоряжения/постановления                  

                                            (нужное подчеркнуть)

_______________________________________________________________________________________________________ 

                                                                                                         (наименование органа, город/район)                                                                                                                                                            

__________________________________________________________________

(суть рассматриваемого вопроса)

дата и номер решения/распоряжения/постановления  от __________№______

___________________                                             ________________

Дата подачи заявления                                                                                         подпись заявителя

Форма запроса о выдаче копий архивных документов

                                              Приложение №2

Директору ГКУ РО «АДЛС»

                                                    Г.Г.Самойлову

от гр. Иванова Ивана                                                           

Ивановича_________                                                          

проживающего ул.М.Горького,55, кв.2,_

г.Ростов-на-Дону, 344000,                      

тел.244-55-86

ЗАПРОС

Прошу выдать копию решения/распоряжения/постановления администрации

(нужное подчеркнуть)                                                                                                                                  

Кировского   района    г. Ростова-на-Дону    о    закреплении  жилой площади,

(суть рассматриваемого вопроса)

по адресу: ул.М.Горького, 55, кв.2, за Ивановым Иваном Ивановичем

от   22.02.1993 №55. 

____02.04.2010                                                                   ____Иванов____

  Дата подачи заявления                                                                                         подпись заявителя

ГКУ РО «АДЛС». Ф.Р-_________Оп.________Д._________Л.____ (заполняется сотрудником)

Дата исполнения___________    23-35._______________ (заполняет сотрудником)

Образец заполнения формы запроса о выдаче  копий архивных документов

Приложение №3

                                                                                                                          

                  Бланк организации

Директору ГКУ РО «АДЛС»

                                                    Г.Г.Самойлову

              Просим  составить справку по истории _________________________по

                                                                                                             (Населенный пункт, организация и др.) документам, хранящимся в государственном архиве.

             

Должность                                   подпись                           Расшифровка подписи

Форма запроса физического или юридического лица о предоставлении информационной услуги

Администрация Матвеево-Курганского района

Приложение №4

Директору ГКУ РО «АДЛС»

                                                    Г.Г.Самойлову

              Просим  составить справку по истории с. Ряженое, ныне расположенного на территории Матвеево-Курганского района, Ростовской области  по документам, хранящимся в государственном архиве.

             

Глава администрации                                                                                                              В.Е.Попов

Образец заполнения формы запроса физического или юридического лица о предоставлении информационной услуги

Приложение №5

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

ДЛЯ ПРОВЕДЕНИЯ ПОИСКА ПОСТАРАЙТЕСЬ ПРЕДОСТАВИТЬ КАК МОЖНО БОЛЬШЕ ИНФОРМАЦИИ:

Заполняется на каждого члена рода отдельно

ФИО заявителя*

Полный почтовый адрес*

Ваш e-mail*

ФИО запрашиваемого лица*

Степень родства (отец или др.)*

Вероисповедание, национальность

Дата и место рождения, крещения*

Дата, место вступления в брак

Дата, место смерти

Место и время жительства*

Семейное положение, состав семьи (жена/муж, дети год рождения)

Сословие, род занятий*

Образование (учебное заведение, когда, где)

Место службы, чин, должность

Владение землей, недвижимостью

Репрессии, раскулачивание

Дополнительные сведения

дата, подпись

* поля, отмеченные звездочкой, обязательны для заполнения

Форма анкеты-заявления генеалогического характера

   Приложение №6

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

ДЛЯ ПРОВЕДЕНИЯ ПОИСКА ПОСТАРАЙТЕСЬ ПРЕДОСТАВИТЬ КАК МОЖНО БОЛЬШЕ ИНФОРМАЦИИ:

Заполняется на каждого члена рода отдельно

ФИО заявителя*

Сидорова Вера Алексеевна

Полный почтовый адрес*

ул. Приморская, 16, кв. 151, г.Калининград, 386006

Ваш e-mail*

-

ФИО запрашивае-мого лица*

Титов Иван Николаевич

Степень родства (отец или др.)*

Дед

Вероисповедание, национальность

Православный, русский

Дата и место рождения, крещения*

25 декабря 1893 г., ст. Каменская

Дата, место вступления в брак

1916, г.Ростов-на-Дону

Дата, место смерти

1935-1937 гг., место неизвестно

Место и время жительства*

ст. Каменская, 1893-1916гг.

Семейное положение, состав семьи (жена/муж, дети год рождения)

жена, Титова Мария Петровна (Чеботарева),

сын, Титов Алексей Иванович, 1917 г.р.,

сын, Титов Петр Иванович, 1920 г.р.

Сословие, род занятий*

казак, земледелие

Образование (учебное заведение, когда, где)

закончил церковно-приходскую школу, ст. Каменская

Место службы, чин, должность

-

Владение землей, недвижимостью

владел

Репрессии, раскулачивание

репрессирован в 1935 году

Дополнительные сведения

дата, подпись

поля, отмеченные звездочкой, обязательны для заполнения

Образец заполнения формы анкеты-заявления генеалогического характера

Приложение №7

            Выявление сведений о рождении, бракосочетании и смерти граждан в ГКУ РО «АДЛС» ведется по метрическим книгам церквей населенных пунктов области войска Донского по 1909 год включительно (некоторых церквей г.Ростова-на-Дону до 1922 г.)

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

о подтверждении рождения, бракосочетания и смерти граждан

ФИО заявителя*

Полный почтовый адрес*

Ваш e-mail*

Текст запроса*

Прошу предоставить сведения о рождении/бракосочетании/смерти (подчеркнуть нужное)________________________________

_______________________________________

(указать о рождении или смерти кого; о браке кого с кем)

Место события*

___________________населенный пункт (хут.,пос.,ст., слоб.)*

_________________________  волость/станица

______________________  округ области войска Донского

______________________ современный район

___________________________область

Наименование церкви

Дата события*

«____»___________________год*

дата, подпись

*поля, отмеченные звездочкой, обязательны для заполнения

Для подтверждения данных о рождении, бракосочетании и смерти граждан после 1909 г. обращайтесь в Отдел Архивной работы Управления ЗАГС Ростовской области по адресу: ул.Красноармейская,160, г. Ростов-на-Дону, 344002, тел. (863)240-25-26

Форма анкеты-заявления о подтверждении рождения, бракосочетания и смерти граждан

Приложение №8

           Выявление сведений о рождении, бракосочетании и смерти граждан в ГКУ РО «АДЛС» ведется по метрическим книгам церквей населенных пунктов области войска Донского по 1909 год включительно (некоторых церквей г. Ростова-на-Дону до 1922 г.)

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

о подтверждении рождения, бракосочетания и смерти граждан

ФИО заявителя*

Иванов Сергей Васильевич

Полный почтовый адрес*

ул. Петровская, 25, г. Ростов-на-Дону, 344008

Ваш e-mail*

нет

Текст запроса*

Прошу предоставить сведения о рождении/бракосочетании/смерти (подчеркнуть нужное) Иванова Василия Сергеевича

Место события*

пос.Екатериновский населенный пункт (хут.,пос.,ст., слоб.)*

Нижне-Чирская волость волость/станица

Таганрогский округ ОВД  области войска Донского

Неклиновский современный район

Ростовская область

Наименование церкви

Дата события*

«25» января 1903 год*

дата, подпись

*поля, отмеченные звездочкой, обязательны для заполнения

Для подтверждения данных о рождении, бракосочетании и смерти граждан после 1909 г. обращайтесь в Отдел Архивной работы Управления ЗАГС Ростовской области по адресу: ул.Красноармейская,160, г.Ростов-на-Дону, 344002, тел. (863)240-25-26

Образец заполнения формы анкеты-заявления о подтверждении рождения, бракосочетания и смерти граждан

Приложение №9

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

тематического запроса

ФИО заявителя*

Полный почтовый адрес*

Ваш e-mail*

Текст запроса*

Для исполнения запроса обязательно указание места события и хронологических рамок

дата, подпись

*поля, отмеченные звездочкой, обязательны для заполнения

Форма анкеты-заявления тематического запроса

Приложение №10

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

тематического запроса

ФИО заявителя*

Петрова Роза Валентиновна

Полный почтовый адрес*

ул. Парковая, 201, кв. 78, г.Саратов,

367002

Ваш e-mail*

-

Текст запроса*

Для исполнения запроса обязательно указание места события и хронологических рамок

Прошу выявить по документам ГКУ РО «АДЛС» сведения о проживании моих предков в 1880 – 1915 гг. в ст. Аксайской:

Бородачев Василий Тихонович, 1885 г.р.,

Бородачева Варвара Ивановна (урожденная Фоминичева),  1887 г.р.,

Фоминичев Иван Федорович,

Фоминичева Вера Николаевна, даты рождения неизвестны.

дата, подпись

*поля, отмеченные звездочкой, обязательны для заполнения

Образец заполнения формы анкеты-заявления тематического запроса

Приложение №11

Блок-схема

последовательности действий комитета по управлению архивным делом Ростовской области и ГКУ РО «АДЛС» по предоставлению государственной услуги по информационному обеспечению граждан и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов

                                                                     Приложение №15                                                                     к постановлению                                                                        комитета по управлению                                                                    архивным делом                                                               Ростовской области

        от 13.10.2014 №1                                                                                                                           

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

предоставления государственным казенным учреждением Ростовской области «Архив документов по личному составу Ростовской области» государственной услуги по организации работы по исполнению запросов юридических и физических лиц и выдаче архивных справок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций

Раздел I. Общие положения

Административный регламент предоставления государственной услуги по организации работы по исполнению запросов юридических и физических лиц и выдаче архивных справок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций, разработан государственным казенным учреждением Ростовской области «Архив документов по личному составу Ростовской области» в целях повышения качества предоставления и доступности государственной услуги и создания комфортных условий для пользователей при ее получении.

Административный регламент определяет порядок, сроки и последовательность действий при предоставлении государственной услуги по организации работы по исполнению запросов юридических и физических лиц и выдаче архивных справок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций.

Предмет регулирования административного регламента

Предметом регулирования административного регламента является организация государственным казенным учреждением Ростовской области «Архив документов по личному составу Ростовской области» работы по исполнению запросов юридических и физических лиц и выдаче архивных справок, копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций, определение порядка взаимодействия с юридическими и физическими лицами, сроки и последовательность действий (административных процедур) государственного казенного учреждения Ростовской области «Архив документов по личному составу Ростовской области» при осуществлении данной услуги.

2. Круг заявителей

В качестве заявителей на предоставление государственной услуги выступают органы государственной власти, местного самоуправления, другие организации и граждане (далее - Заявитель).

Заявителями также могут быть иные физические и юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их Заявителями в установленном порядке полномочиями выступать от их имени при предоставлении государственной услуги.

3. Требования к порядку информирования о предоставлении государственной услуги

3.1. Информация о месте нахождения и графике работы государственного казенного учреждения Ростовской области «Государственное казенное учреждение Ростовской области «Архив документов по личному составу Ростовской области» (далее – ГКУ РО «АДЛС»).

Почтовый адрес ГКУ РО ГКУ РО «АДЛС» пр. Соколова, 52,               г. Ростов-на-Дону, 344006.

График работы ГКУ РО ГКУ РО «АДЛС»: понедельник – четверг с 9-00 до 18-00, пятница с 9-00 до 16-45, с перерывом на обед с 13-00 до 13-45. Выходные дни – суббота, воскресенье. В предпраздничные рабочие дни время работы ГКУ РО «АДЛС» сокращается  в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Личный прием Заявителей: понедельник, четверг с 09-00 до 12-00, вторник, с 14-00 до 17-00.

Государственная услуга через многофункциональные центры не предоставляется.

3.2. Справочный телефон ГКУ РО «АДЛС», предоставляющего государственную услугу, организаций, участвующих в предоставлении государственной услуги

3.2.1. Телефон ГКУ РО «АДЛС»  (8-863)-266-45-08, (8-863)-240-50-39.

3.2.2. В ГКУ РО «АДЛС» телефон-автоинформатор отсутствует.

3.3. Адреса официальных сайтов

В ГКУ РО «АДЛС» официального сайта нет.

Адрес электронной почты: gku.adls@yandex.ru

3.4. Порядок получения информации Заявителями по вопросам предоставления государственной услуги, услуг, необходимых и обязательных для предоставления государственных услуг, сведений о ходе предоставления указанных услуг

Информация по вопросам информационного обеспечения Заявителей и  процедуры исполнения услуги может предоставляться:

- непосредственно в приемной руководителя ГКУ РО «АДЛС» с использованием средств телефонной связи;

- лично специалистами или на информационном стенде в помещениях для приема Заявителей;

- в письменном виде (почтой) в ГКУ РО «АДЛС»;

- по электронной почте;

- на официальном сайте Правительства Ростовской области в составе домена donland.ru. – cuadaro.donland.ru;

- на официальном сайте ГКУ РО «АДЛС»- услуга не оказывается;

- в федеральной государственной информационной системе «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)»;

- в региональной государственной информационной системе «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области».

Должностные лица ГКУ РО «АДЛС», принимающие телефонные звонки и осуществляющие личный прием Заявителей государственной услуги, обязаны дать исчерпывающую информацию по вопросам  оказания государственной услуги.

3.5. Порядок, форма и место размещения информации

Информация по предоставлению государственной услуги размещена на информационном стенде в помещении для приема Заявителей в ГКУ РО «АДЛС», на официальном сайте Правительства Ростовской области в составе домена donland.ru. – cuadaro.donland. ru.. На официальном сайте ГКУ РО «АДЛС»- услуга не оказывается.

Раздел II. Стандарт предоставления государственной услуги

Наименование государственной услуги

Административный регламент (далее – Регламент) по предоставлению ГКУ РО «АДЛС» государственной услуги по организации работы по исполнению запросов юридических и физических лиц и выдаче архивных справок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций.

Наименование организации, предоставляющей государственную услугу

2.1. Предоставление государственной услуги по организации работы по исполнению запросов Заявителей, выдаче архивных справок, копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций осуществляет ГКУ РО «АДЛС».

2.2. Непосредственное исполнение запросов Заявителей осуществляет ГКУ РО «АДЛС» при наличии у них соответствующих документов, необходимых для исполнения запросов.

2.3. Запрещается требовать от Заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращениями в иные государственные органы, организации, за исключением получения услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, утвержденный нормативным правовым актом Ростовской области.

Результат предоставления государственной услуги

Результат предоставления государственной услуги по организации работы по исполнению запросов юридических и физических лиц в виде писем, архивных справок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций.

4. Сроки предоставления государственной услуги

4.1. Решение об организации работы по предоставлению государственной услуги   принимается руководителем ГКУ РО «АДЛС»  в течение трех рабочих дней с момента регистрации запроса.

4.2. Информация о принятом решении по оказанию государственной услуги направляется Заявителю государственной услуги  в течение 30 дней со дня регистрации запроса в ГКУ РО «АДЛС».

4.3. Срок предоставления государственной услуги не должен превышать 30 дней со дня регистрации запроса в ГКУ РО «АДЛС». С разрешения руководства ГКУ РО «АДЛС» этот срок при необходимости может быть продлен, но не более чем на 30 дней, с обязательным уведомлением об этом Заявителя.

4.4. Запросы депутатов представительных органов, государственных органов и органов местного самоуправления, связанные с запросами граждан и не требующие дополнительной проверки, исполняются в первоочередном порядке не позднее 15 дней с момента регистрации запроса, либо в согласованные с ними сроки.

4.5. Запросы инвалидов и участников Великой Отечественной войны исполняются в первоочередном порядке.

4.6. Запросы, не относящиеся к составу хранящихся в подведомственных ГКУ РО «АДЛС» у государственных архивах документов (непрофильные запросы), направляются по принадлежности в соответствующую организацию, либо Заявителю дается исчерпывающий ответ с рекомендациями и адресами организаций, куда ему следует обратиться, сроком не более 5 дней с момента регистрации запроса.

4.7. Срок выдачи (направления) документов, являющихся результатом предоставления государственной услуги, входит в установленный 30-дневный срок.

4.8. Выдача писем-ответов на запросы может производиться Заявителям, по их просьбе, лично без пересылки почтой, в приемные дни и часы работы ГКУ РО «АДЛС». Если проинформированный Заявитель не явился за получением ответа в течение 10 дней, то ответ высылается почтой на указанный в запросе почтовый адрес.

5. Перечень нормативных правовых актов, регулирующих предоставление государственной услуги

Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации. (Собрание законодательства Российской Федерации от 26 января 2009г. №4 ст.445; «Российская газета» от 21 января 2009г. №7);

- Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». (Собрание законодательства Российской Федерации от 25 октября 2004г. №43 ст. 4169);

- Федеральный закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» («Российская газета», № 168, 30.07.2010);

- Областным законом от 12.03.2007 № 638-ЗС «Об архивном деле в Ростовской области». (Газета «Наше время» от 21 марта 2007г. №№89-90 (18151-18152));

- Положением о Комитете по управлению архивным делом Ростовской области, утвержденным постановлением Правительства Ростовской области от 01.12.2011 № 183. (Текст постановления официально опубликован не был);

- Уставом ГКУ РО «АДЛС», утвержденным председателем Комитета от 14.12.2012. (Текст устава официально опубликован не был);

- Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19. (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. Издательство «Юридическая литература» от 14 мая 2007г. №20, регистрационный номер 9059).

6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги, услуг необходимых и обязательных для предоставления государственной услуги, способы их получения заявителями, в том числе в электронной форме, и порядок их представления

      6.1. Заявитель предоставляет в ГКУ РО «АДЛС» следующие документы:

              1) письменный запрос (заявление по форме) от организации, который должен быть оформлен на фирменном бланке организации, содержать ее реквизиты, подпись руководителя, контактные телефоны и Ф.И.О. исполнителя;

2) письменный запрос (заявление по форме) от физических лиц: фамилия, имя, отчество Заявителя, год и место его рождения, адрес, гражданство, контактный телефон, подпись. На официальном сайте ГКУ РО «АДЛС» и по электронной почте услуга не оказывается.

3) паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, в т.ч. универсальная электронная карта, в случаях, предусмотренных федеральными законами, являющаяся документом, удостоверяющим личность гражданина на получение государственной услуги;

4) для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия Заявителя (наличие доверенности, оформленной в установленном порядке; права наследования), предусмотренные законодательством Российской Федерации.

5) в случаях, предусмотренных федеральными законами, постановлениями Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами Ростовской области, универсальная электронная карта является документом, удостоверяющим право гражданина на получение государственной услуги.

Далее в запросе излагается суть обращения, четко и подробно указываются сведения, необходимые для исполнения запроса:

-  о трудовом стаже – название организации, место, должность и периоды работы; фамилия в период работы (для женщин);

- о заработной плате – название организации, место, должность, фамилия в период работы (для женщин), за какие годы требуется подтвердить заработок;

- о пенсии – сведения об организации, которая назначила пенсию, в какое время;

- иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса.

Формы заявлений и образцы заполнения форм заявлений (приложения №№1-10).

         6.2. Для предоставления государственной услуги запрещается требовать от Заявителя:

- предоставления документов  и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги;

- предоставления документов и информации, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих государственную услугу, иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Ростовской области, муниципальными правовыми актами.

7. Исчерпывающий перечень основания для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги

Основанием для отказа в приеме документов является отсутствие необходимых реквизитов в запросах и документов, указанных в пункте 6.1. подраздела 6 раздела II настоящего Регламента.

8. Исчерпывающий перечень основания для приостановления и (или) отказа в предоставлении государственной услуги

Запрос Заявителя не подлежит рассмотрению в случае, если он не содержит наименования юридического лица (для гражданина – фамилия, имя, отчество), почтового адреса, по которому должен быть отправлен ответ и/или электронного адреса Заявителя.

Основания для приостановления предоставления государственной услуги:

- если запрос Заявителя не поддается прочтению, ответ на запрос не дается и он не подлежит направлению на рассмотрение директору архива или уполномоченному на то лицу, о чем в течение семи дней со дня регистрации

запроса сообщается Заявителю, направившему запрос, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

- если ответ по существу поставленного в нем вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, Заявителю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений. Указанная информация может быть предоставлена только при наличии у Заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и/или конфиденциальную информацию;

- отсутствие у Заявителя документов, подтверждающих его полномочия выступать от имени третьих лиц.

9. Перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги

Услуги, необходимые и обязательные для предоставления государственной услуги, отсутствуют.

10. Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление государственной услуги

Данная государственная услуга предоставляется бесплатно.

11. Порядок, размер и основания взимания платы за предоставление услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, включая информацию о методике расчета размера такой платы 

Услуги, необходимые и обязательные для предоставления государственной услуги, отсутствуют.

12.  Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги, услуги предоставляемой организацией, участвующей в предоставлении государственной услуги,  и при получении результата предоставления таких услуг

Документы, необходимые для предоставления государственной услуги, принимаются в момент обращения с ожиданием в очереди не более 15 минут, в зависимости от количества Заявителей. По истечении 30 дней с момента регистрации запроса, с ожиданием в очереди не более 15 минут, Заявителю предоставляется документ по результатам рассмотрения государственной услуги. 

13. Срок регистрации запроса Заявителя о предоставлении государственной услуги и услуги, предоставляемой организацией, участвующей в предоставлении государственной услуги, в том числе в электронном виде

Письменный запрос Заявителя о предоставлении государственной услуги и услуг, предоставляемых организацией, участвующей в предоставлении государственной услуги, регистрируется в день его поступления или на следующий рабочий день в установленном порядке.               В электронной форме услуга не оказывается.

14. Требования к помещениям, в которых предоставляются государственная услуга, услуга, предоставляемая организацией, участвующей в предоставлении государственной услуги, к месту ожидания и приема заявителей, размещению и оформлению визуальной, текстовой и мультимедийной информации о порядке предоставления таких услуг

Организация личного приема по информированию о выполнении государственной услуги осуществляется сотрудниками ГКУ РО «АДЛС» на рабочем месте и в соответствии с графиком работы.

Кабинет, в котором осуществляется прием, должен обеспечивать:

- комфортное расположение Заявителя и должностного лица;

- возможность оформления Заявителем письменного запроса;

- наличие письменных принадлежностей и бумаги;

- соблюдение мер безопасности, обеспечение противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации, системой охраны.

Предоставление государственной услуги осуществляется в рабочем кабинете, в котором  размещена визуальная текстовая информация,  мультимедийная отсутствует.

15. Показатели доступности и качества государственной услуги

15.1. Основными показателями доступности предоставления государственной услуги являются:

- удобство и доступность получения Заявителем информации о порядке предоставления государственной услуги;

- наличие форм обращений для получения государственной услуги, (в электронной виде отсутствуют) (приложения 1- 10);

- возможность направления Заявителем обращения и документов к нему в удобной для него форме: при личном обращении, по почте.

Возможность направления Заявителем обращения и документов по электронной почте отсутствует.

В любое время с момента регистрации обращения Заявитель имеет право знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения запроса, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законодательством тайну.

Информацию о ходе предоставления государственной услуги Заявитель может получить устно по телефону, письменно по почте, (возможность получения информации  по электронной почте отсутствует), и при личном обращении в ГКУ РО «АДЛС»:

- о дате получения запроса и его регистрации;

- о должностном лице, которому поручено рассмотрение запроса;

- об отказе в рассмотрении запроса;

- о продлении срока рассмотрения запроса;

- о результатах рассмотрения запроса.

Возможность получения информации о ходе предоставления государственной услуги с использованием информационно-коммуникационных технологий отсутствует.

Возможность получения государственной услуги в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг отсутствует.

15.2. Основными показателями качества предоставления государственной услуги являются:

- достоверность информации, предоставляемой Заявителю;

- полнота информации по сути запроса Заявителя;

- объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение запроса.

Заявитель и должностные лица ГКУ РО «АДЛС» взаимодействуют  при подаче запроса и при получении результата по оказанию государственной услуги. Для уточнения информации, предоставленной Заявителем для исполнения государственной услуги, количество взаимодействий может увеличиваться.

Возможность получения информации о ходе предоставления государственной услуги с использованием информационно-коммуникационных технологий отсутствует.

16. Иные требования

Получение государственной услуги в соответствии с требованиями настоящего Регламента в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг не предусмотрено. На официальном сайте ГКУ РО «АДЛС» и по электронной почте услуга не оказывается.

Раздел III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

1. Исчерпывающий перечень административных процедур

При предоставлении государственной услуги осуществляются следующие административные процедуры:

1.1. Регистрация  запроса, рассмотрение его руководством ГКУ РО «АДЛС» и передача на исполнение в структурное подразделение ГКУ РО «АДЛС»  (до 3-х дней с момента представления запроса).

1.2. Анализ тематики запроса. Принятие решения о возможности исполнения запроса (до 30 дней с момента регистрации).

1.3. Направление запроса на исполнение по принадлежности (до 30 дней с момента регистрации).

1.4. Уведомление заявителя о направлении запроса на исполнение (до 30 дней с момента регистрации).

Блок-схема предоставления государственной услуги приведена в приложении 11 к административному регламенту ГКУ РО «АДЛС».

2. Описание административных процедур

2.1. Регистрация  запроса, рассмотрение его руководством ГКУ РО «АДЛС» и передача на исполнение должностному лицу ГКУ РО «АДЛС».

1) Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры, является регистрация запроса Заявителя.

2) Должностными лицами, ответственными за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, являются должностное лицо, регистрирующее запрос, и руководитель ГКУ РО «АДЛС».

3) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

3.1.) регистрация поступившего запроса в журнале регистрации (в день поступления запроса или на следующий рабочий день);

3.2.)передача зарегистрированного запроса на рассмотрение руководителю ГКУ РО «АДЛС» (до 3-х дней с момента поступления запроса);

3.3.) рассмотрение запроса руководителем ГКУ РО «АДЛС», проставление резолюции (до 3-х дней с момента поступления запроса);

3.4.) передача запроса с письменной резолюцией руководителя ГКУ РО «АДЛС» на исполнение должностному лицу ГКУ РО «АДЛС»  (до 3-х дней с момента поступления запроса).дол

4) Критерием принятия решения является поступление запроса в ГКУ РО «АДЛС»  (все поступившие в ГКУ РО «АДЛС»)  письменные запросы регистрируются и рассматриваются руководством).

5) Результатом административной процедуры является передача письменного запроса для рассмотрения должностному лицу  ГКУ РО «АДЛС»   с письменной резолюцией руководителя ГКУ РО  «АДЛС».

6) Результатом выполнения административной процедуры является отметка в журнале регистрации о передаче и Ф. И. О. должностного лица, которому передан запрос на исполнение.

2.2. Анализ тематики запроса. Принятие решения о возможности исполнения запроса.

1) Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры, является прием запроса на исполнение должностным лицом.

2) Должностным лицом, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, является должностное лицо, которому был передан запрос на исполнение.

3) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

3.1.) прием запроса должностным лицом на исполнение (1 день с момента передачи его на исполнение);

3.2.) анализ тематики письменного запроса (до 30 дней с момента регистрации запроса).

3.3.) принятие решения о возможности исполнения запроса (до 30 дней с момента регистрации запроса).

4) В зависимости от тематики запроса и представленных документов должностное лицо ГКУ РО «АДЛС», ответственное за исполнение запроса, принимает  положительное или отрицательное решение о возможности исполнения запроса.

5) Результатом административной процедуры является принятие положительного или отрицательного решения о возможности исполнения запроса.

6) Результатом выполнения административной процедуры является подготовка письма для отправления его по принадлежности.

2.3. Направление обращения на исполнение по принадлежности.

1) Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры, является подготовка письма для отправления его по принадлежности.

2) Должностным лицом, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, является должностное лицо, которому был передан запрос на исполнение.

3) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

3.1.) подготовка письма для направления его по принадлежности (до 30 дней с момента регистрации запроса);

3.2.) направление письма на исполнение по принадлежности (до 30 дней с момента регистрации запроса).

4) В зависимости от тематики запроса и представленных документов должностное лицо ГКУ РО «АДЛС», ответственное за исполнение запроса, принимает  решение, в какую из участвующих организаций направить запрос.

5) Результатом административной процедуры является направление запроса по почте на исполнение по принадлежности.

6) Результатом выполнения административной процедуры является  отметка в журнале регистрации о направлении запроса по принадлежности

2.4. Уведомление Заявителя о направлении запроса на исполнение.

1) Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры является подготовка письма об уведомлении Заявителя о направлении запроса на исполнение по принадлежности с определением сроков, этапов и результатов выполнения государственной услуги.

2) Должностным лицом, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, является должностное лицо, которому был передан запрос на исполнение.

3) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

3.1.) подготовка письма об уведомлении Заявителя о направлении запроса на исполнение по принадлежности (до 30 дней с момента регистрации запроса);

3.2.) направление письма об уведомлении Заявителя  (до 30 дней с момента регистрации запроса).

4) Для оповещения Заявителя об этапах исполнения его запроса принимается решение о направлении уведомления Заявителю с определением сроков, этапов и результатов выполнения государственной услуги.

5) Результатом административной процедуры является направление уведомления Заявителю по почте.

6) Результатом выполнения административной процедуры является  отметка в журнале регистрации о направлении уведомления Заявителю.

3. Административная процедура формирования и направления межведомственных запросов в органы (организации), участвующие в предоставлении государственных и муниципальных услуг

Административная процедура по формированию и направлению запроса в органы (организации), участвующие в предоставлении государственной услуги выполняется в соответствии с пунктом 3 подраздела 2.3. раздела III «Направление запроса на исполнение по принадлежности».

4. Порядок осуществления в электронной форме, в том числе с использованием федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)», региональной государственной информационной системы «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области» административных процедур

Предоставление государственной услуги в электронной форме, в том числе с использованием федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)», региональной государственной информационной системы «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области» не осуществляется.

Раздел IV. Формы контроля за исполнением административного регламента

1. Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением ответственными должностными лицами положений административного регламента и иных  нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, а также принятием решений ответственными лицами

Текущий контроль за соблюдением последовательности действий и выполнением административных процедур по предоставлению  государственной услуги, принятием решений осуществляется должностными лицами ГКУ РО «АДЛС», ответственными  за организацию работ по предоставлению государственной услуги, путем проведения проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента, анализа выполненной работы.

Перечень должностных лиц, осуществляющих текущий контроль, устанавливается руководством ГКУ РО «АДЛС».

Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается руководителем ГКУ РО «АДЛС».

2. Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления государственной услуги, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством предоставления государственной услуги

Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления государственной услуги определяются приказами ГКУ РО «АДЛС».

Для проведения проверки полноты и качества предоставления государственной услуги формируется комиссия, в состав которой включаются государственные должностные лица ГКУ РО «АДЛС».

Результаты деятельности комиссии оформляются актом, в котором отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

Проверки могут быть плановыми (на основании планов работы ГКУ РО «АДЛС») и внеплановыми (могут проводиться по конкретной жалобе Заявителя  государственной услуги).

3. Ответственность должностных лиц ГКУ РО «АДЛС» за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления государственной услуги

В случае выявления нарушений прав Заявителей, к виновным должностным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

4. Положения, характеризующие требования к порядку и формам контроля за предоставлением государственной услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций

В соответствии с законодательством ГКУ РО «АДЛС»:

- осуществляет контроль за соблюдением последовательности действий и выполнением административных процедур по предоставлению  государственной услуги, принятием решений,  должностными лицами ГКУ РО «АДЛС», ответственными  за организацию работ по предоставлению государственной услуги, путем проведения проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента, анализа выполненной работы;

- контролирует соблюдение законодательства об архивном деле.

Контроль за предоставлением государственной услуги со стороны уполномоченных должностных лиц ГКУ РО «АДЛС» должен быть постоянным, всесторонним и объективным.

Контроль за предоставлением государственной услуги со стороны граждан, их объединений и организаций осуществляется путем получения информации о наличии в действиях (бездействии) ответственных должностных лиц ГКУ РО  АДЛС», а также принимаемых ими решениях, нарушений положений Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги.

Раздел V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа предоставляющего государственную услугу, а также их должностных лиц, государственных служащих 

1. Информация для заинтересованных лиц об их праве на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений, принятых (осуществляемых) в ходе предоставления государственной услуги

1.1. Заявитель может обратиться с жалобой на нарушение порядка предоставления государственных услуг, выразившееся в неправомерных решениях и действиях (бездействии) директора ГКУ РО «АДЛС», предоставляющего государственную услугу, в комитет по управлению архивным делом Ростовской области и в Правительство Ростовской области.

1.2. Заявитель может обратиться с жалобой на нарушение порядка предоставления государственных услуг, выразившееся в неправомерных решениях и действиях (бездействии) должностных лиц ГКУ РО «АДЛС», предоставляющих государственную услугу, непосредственно в ГКУ РО «АДЛС».

1.3. Подача жалоб осуществляется бесплатно.

1.4. Заявитель, подавший жалобу, несет ответственность в соответствии с законодательством за достоверность сведений, содержащихся в представленной жалобе.

1.5. Жалоба оформляется в произвольной форме с учетом требований, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

1.6.  Жалоба должна содержать:              

-  наименование ГКУ РО «АДЛС», фамилию, имя, отчество должностного лица ГКУ РО «АДЛС», предоставляющего государственную услугу, чьи действия (бездействие) и решения обжалуются;

- фамилию, имя, отчество (при наличии), сведения о месте жительства Заявителя – физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения Заявителя – юридического лица, номер (номера) контактного телефона, почтовый и (или) адрес электронной почты, по которому должен быть направлен ответ Заявителю;

- сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) должностного лица ГКУ РО  «АДЛС», предоставляющего государственную услугу;

-  доводы, на основании которых Заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) должностных лиц ГКУ РО «АДЛС».  Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы Заявителя, либо их копии.

1.7. В случае, если жалоба подается через представителя Заявителя, также представляется документ, подтверждающий полномочия на осуществление действий от имени Заявителя. В качестве документа, подтверждающего полномочия на осуществление действий от имени Заявителя, может быть представлена:

- оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность (для физических лиц);

- оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность, заверенная печатью Заявителя и подписанная руководителем Заявителя или уполномоченным этим руководителем лицом (для юридических лиц);

- копия решения о назначении или об избрании либо приказа о назначении физического лица на должность, в соответствии с которым такое физическое лицо обладает правом действовать от имени Заявителя без доверенности.

1.8. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе:

- непосредственно в приемную ГКУ РО  «АДЛС» на имя директора, заместителя директора, председателя комитета по управлению архивным делом Ростовской области, либо в отдел по работе с обращением граждан Правительства Ростовской области;

-  почтовым отправлением по адресу (месту нахождения) ГКУ РО «АДЛС», предоставляющего государственную услугу;

-  в ходе личного приема директора. В случае подачи жалобы при личном приеме Заявитель представляет документ, удостоверяющий его личность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.9. В электронном виде жалоба может быть подана Заявителем посредством:

- официального сайта комитета по управлению архивным делом Ростовской области;

- федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (далее - ЕПГУ);

-государственной информационной системы Ростовской области «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области» (далее – РПГУ).

Возможность подачи жалобы Заявителем в электронном виде посредством официального сайта и электронной почты ГКУ РО «АДЛС» отсутствует.

При подаче жалобы в электронном виде документы, указанные в пункте 1.7 настоящего Регламента, могут быть представлены в форме электронных документов, подписанных электронной подписью, вид которой предусмотрен законодательством Российской Федерации, при этом документ, удостоверяющий личность Заявителя, не требуется.

1.10. Жалоба может быть подана Заявителем через МФЦ,  при условии заключения соглашения между ГКУ РО «АДЛС» и МФЦ о взаимодействии в части осуществления МФЦ приема жалоб и выдачи Заявителям результатов рассмотрения жалоб.

1.11. Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:

- нарушение срока регистрации запроса Заявителя о предоставлении государственной услуги;

- нарушение срока предоставления государственной услуги;

- требование представления Заявителем документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ростовской области для предоставления государственной услуги;

- отказ в приеме документов, представление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ростовской области для предоставления государственной услуги;

- отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ростовской области;

- требование внесения Заявителем при предоставлении государственной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации;

- отказ, должностного лица ГКУ РО «АДЛС», предоставляющего государственную услугу в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, либо нарушение установленного срока таких исправлений.

2. Предмет досудебного (внесудебного) порядка обжалования 

Предметом  досудебного (внесудебного) обжалования  может быть действия (бездействие) и решения, принятые в ходе предоставления государственной услуги.

3. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в рассмотрении жалобы (претензии) либо приостановлении ее рассмотрения

1. Директор ГКУ РО «АДЛС» отказывает в удовлетворении жалобы в следующих случаях:

- наличие вступившего в законную силу решения суда, арбитражного суда по жалобе о том же предмете и по тем же основаниям;

- подача жалобы лицом, полномочия которого не подтверждены в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;

- наличие решения по жалобе, принятого ранее в соответствии с требованиями настоящего Регламента в отношении того же Заявителя и по тому же предмету жалобы.

2. Директор ГКУ РО «АДЛС» вправе оставить жалобу без ответа в следующих случаях:

-  если в письменной жалобе не указаны фамилия, имя, отчество и адрес Заявителя;

- отсутствие возможности прочитать какую-либо часть текста жалобы, фамилию, имя, отчество (при наличии) и (или) почтовый адрес Заявителя, указанные в жалобе;

- наличие в жалобе нецензурных либо оскорбительных выражений, угроз жизни, здоровью и имуществу должностного лица ГКУ РО «АДЛС», а также членов его семьи.

              4. Основания  для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования

Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является подача Заявителем  жалобы лично, по почте в письменной форме, в электронном виде посредством официального сайта комитета по управлению архивным делом Ростовской области, в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (далее - ЕПГУ), государственной информационной системы Ростовской области «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области» (далее – РПГУ).

              5. Права заинтересованных лиц на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения  жалобы (претензии)

              Заинтересованное лицо имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы (претензии).

6. Органы государственной власти и должностные лица, которым может быть адресована жалоба (претензия) заявителя в досудебном (внесудебном) порядке

Органы государственной власти и должностные лица, которым может быть адресована жалоба (претензия):

-директор ГКУ РО «АДЛС»;

- заместитель директора ГКУ РО «АДЛС»;

- председатель Комитета;

- заместитель председателя Комитета;

- Правительство Ростовской области.

             

7. Сроки рассмотрения жалобы (претензии)

Жалоба, поступившая в ГКУ РО «АДЛС» в письменной форме на бумажном носителе, подлежит регистрации в журнале учета жалоб на решения и действия (бездействие) должностных лиц ГКУ РО «АДЛС» и его специалистов (далее – журнал) не позднее следующего рабочего дня со дня ее поступления. Жалоба рассматривается в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации. Срок рассмотрения жалобы исчисляется со дня ее регистрации.

В случае обжалования отказа должностного лица ГКУ РО АДЛС»  в приеме документов у Заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования Заявителем нарушения установленного срока таких исправлений жалоба рассматривается в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.

В случае, если жалоба поданная Заявителем не входит в компетенцию ГКУ РО «АДЛС» по принятию решения по жалобе в соответствии с требованиями пунктов 1.1 и 1.2 настоящего Регламента, то в течение 3 рабочих дней со дня ее регистрации ГКУ РО «АДЛС»  направляет жалобу по принадлежности и в письменной форме информирует Заявителя о ее перенаправлении.

Жалоба, поступившая через МФЦ, рассматривается согласно заключенному соглашению между ГКУ РО «АДЛС» и МФЦ о взаимодействии. Срок рассмотрения жалобы исчисляется со дня ее регистрации.

8. Результат досудебного (внесудебного) обжалования применительно к каждой процедуре либо инстанции обжалования

1. По результатам рассмотрения жалобы в соответствии с частью 7 статьи 11.2 Федерального закона от 27.07.2010 №210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" ГКУ РО «АДЛС» принимает решение об удовлетворении жалобы либо об отказе в ее удовлетворении.

При удовлетворении жалобы на ее рассмотрение ГКУ РО  «АДЛС» принимает исчерпывающие меры по устранению выявленных нарушений, в том числе по выдаче Заявителю результата государственной услуги, не позднее 5 рабочих дней со дня принятия решения, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

Ответ по результатам рассмотрения жалобы направляется Заявителю не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в письменной форме.

2. В ответе по результатам рассмотрения жалобы указываются:

- наименование ГКУ РО «АДЛС» предоставляющего государственную услугу, должность, фамилия, имя, отчество (при наличии) его должностного лица, рассмотревшего жалобу и принявшего решение по жалобе;

- номер, дата, место принятия решения, включая сведения о должностном лице, решение или действие (бездействие) которого обжалуется;

- фамилия, имя, отчество (при наличии) или наименование Заявителя;

- основания для принятия решения по жалобе;

- принятое по жалобе решение;

- в случае, если жалоба признана обоснованной, - сроки устранения выявленных нарушений, в том числе срок предоставления результата государственной услуги;

- сведения о порядке обжалования принятого по жалобе решения.

Ответ по результатам рассмотрения жалобы подписывается уполномоченным на рассмотрение жалобы должностным лицом ГКУ РО «АДЛС», предоставляющего государственные услуги.

Возможность направления Заявителю ответа по результатам рассмотрения жалобы в форме электронного документа, подписанного электронной подписью должностного лица ГКУ РО «АДЛС»  отсутствует.

В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

Приложение №1

Директору ГКУ РО «АДЛС» 

……………………………………………………...

……………………………………………………...

……………………………………………………...

                                                            От кого (Ф.И.О., дата рождения, женщинам указывать девичью фамилию)

                       проживающего (ей) по адресу:

…………………………………………………….

…………………………………………………......

…………………………………………………….

……………………………………………………..

                                                              (адрес полностью, индекс, телефоны домашний, рабочий)

Запрос

Прошу подтвердить архивной справкой сведения о моей зарплате:

должность……………………………………………………………………………

место работы:……………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………….

период работы:……………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………….

……………………..                ………………….

           Дата                                                                                          подпись

Форма запроса о подтверждении заработной платы

                                             Приложение №2

Директору в ГКУ РО «АДЛС»  

г. Ростов-на-Дону,

пр. Соколова, 52

Г.Г.Самойлову                                                   

                                                 Иванова Ивана Ивановича, 25.06.1955

                                                            От кого (Ф.И.О., дата рождения, женщинам указывать девичью фамилию)

                       проживающего (ей) по адресу:

ул. Советская, 1,  г. Шахты, Ростовской области,

346500                                                                                                                                                          (адрес полностью, индекс, телефоны домашний, рабочий)

Запрос

Прошу подтвердить архивной справкой сведения о моей зарплате: с 01.01.1980 по 31.12.1984,

должность - горнорабочий, участок № 1,

место работы - шахта «Южная» П/О «Ростовуголь»,

период работы: с 25.06.1979 по 15.05.1995.

……………………..                ………………….

           дата                                                                                          подпись

    Образец заполнения формы запроса о подтверждении

заработной платы

Приложение №3

                                           Директору ГКУ РО «АДЛС» 

…………………………………………………….

…………………………………………………….

…………………………………………………….

                                                             От кого (Ф.И.О., дата рождения, женщинам указывать девичью фамилию)

                         проживающего (ей) по адресу:

……………………………………………………

………………………………………………........

……………………………………………………

…………………………………………………....

                                                              (адрес полностью, индекс, телефоны домашний, рабочий)

                           

Запрос

Прошу подтвердить архивной справкой сведения о моей работе:

должность…………………………………………………………………………...

место работы:……………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………….

период работы:……………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………….

……………………..                ………………….

           дата                                                                                          подпись

Форма запроса о подтверждении трудового стажа

Приложение №4

Директору в ГКУ РО «АДЛС»  

Г.. Ростов-на-Дону,

пр. Соколова, 52

Г.Г.Самойлову                                                   

Иванова Ивана Ивановича, 25.06.1935

                                                             От кого (Ф.И.О., дата рождения, женщинам указывать девичью фамилию)

                                                    проживающего (ей) по адресу: ул. Советская, 1                                                                                                                                                      г. Шахты, 346500

                                                               (адрес полностью, индекс, телефоны домашний, рабочий)

Запрос

Прошу подтвердить архивной справкой сведения о моей работе:

Должность – горнорабочий,

место работы: шахта «Южная» П/О «Ростовуголь»,

период работы:  с 01 12.1955 по 25.04.1988.

……………………..                ………………….

           дата                                                                                          подпись

Образец заполнения формы запроса о подтверждении трудового стажа

Приложение №5

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

о подтверждении награждения  по документам государственного архива  

Фамилия, имя, отчество заявителя

или наименование организации

(в именительном падеже) *

Почтовый адрес для направления справки*

Ваш e-mail*

Фамилия, имя, отчество лица (полностью) на момент награждения, о котором запрашивается справка*

Год рождения*

Название награды в соответствии с наименованиями, указанными в разделе «где искать?» 

Дата награждения*

Наименование организации, в которой гражданин работал во время награждения, ее ведомственная подчиненность*

Административный район Ростовской области, на территории которого находилась организация*

Для наград:  медаль, звание «Ветеран Труда», «Медаль Материнства» – дата и номер решения районного исполкома о направлении ходатайства о награждении* (для всех районов, кроме г.Ростова-на-Дону,  эти сведения можно получить в архиве районной администрации)

*поля, отмеченные звездочкой, обязательны для заполнения

Запросы составляются отдельно на каждое лицо

Форма анкеты-заявления о подтверждении награждения

Приложение №6

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

о подтверждении награждения  по документам ГКУ РО «АДЛС»  

Фамилия, имя, отчество заявителя

или наименование организации

(в именительном падеже) *

Иванов Иван Иванович

Почтовый адрес для направления справки*

ул.Красноармейская,85, г. Ростов-на-Дону, 344005

Ваш e-mail*

555@mail.ru

Фамилия, имя, отчество лица (полностью) на момент награждения, о котором запрашивается справка*

Иванов Иван Иванович

Год рождения*

1942 г.

Название награды в соответствии с наименованиями, указанными в разделе «где искать?»*

Медаль «Ветеран труда»

Дата награждения*

1986 г.

Наименование организации, в которой гражданин работал во время награждения, ее ведомственная подчиненность*

Совхоз им.XXII партсъезда

Управления сельского хозяйства

Административный район Ростовской области, на территории которого находилась организация*

Азовский район Ростовской области

Для наград:  медаль, звание «Ветеран Труда», «Медаль Материнства» – дата и номер решения районного исполкома о направлении ходатайства о награждении* (для всех районов, кроме г. Ростова-на-Дону,  эти сведения можно получить в архиве районной администрации)

решение Азовского райисполкома

от  13 февраля 1986 г.

*поля, отмеченные звездочкой, обязательны для заполнения

Запросы составляются отдельно на каждое лицо

Образец заполнения формы анкеты-заявления

о подтверждении награждения

                                                    Приложение №7

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

для поиска сведений о лицах,

осужденных «за совершение контрреволюционных деяний», за  борьбу против Советской власти (по материалам военных трибуналов),

раскулаченных, высланных и лишенных избирательных прав в  20-30-е гг.

Фамилия, имя, отчество заявителя

Почтовый адрес для направления справки*

Ваш e-mail*

Фамилия, имя, отчество лица (полностью), о котором запрашивается справка*

Для раскулаченных – Ф.И.О

главы семьи, членов семьи

Год рождения

Место проживания на момент репрессии (населенный пункт, сельсовет, район, край)*

Если гражданин, семья высылались – место ссылки, спец. поселения – населенный пункт, сельсовет, район, край)*

*поля, отмеченные звездочкой, обязательны для заполнения

Запросы составляются отдельно на каждое лицо

Форма анкеты-заявления для поиска сведений о лицах

осужденных «за совершение контрреволюционных деяний», за  борьбу против Советской власти (по материалам военных трибуналов), раскулаченных, высланных и лишенных избирательных прав в  20-30-е гг.

                                                 Приложение №8

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

для поиска сведений о лицах,

осужденных «за совершение контрреволюционных деяний», за борьбу против Советской власти (по материалам военных трибуналов),

раскулаченных, высланных и лишенных избирательных прав в 20-30-е гг.

Фамилия, имя, отчество заявителя

Иванов Иван Иванович

Почтовый адрес для направления справки*

ул. Ленина 15 кв. 4, г. Шахты, 346500

Ваш e-mail*

Фамилия, имя, отчество лица (полностью), о котором запрашивается справка*

Для раскулаченных – Ф.И.О

главы семьи, членов семьи

Иванов Иван Сидорович

Год рождения

1896

Место проживания на момент репрессии (населенный пункт, сельсовет, район, край)*

х. Голодаев,

Голодаевского  сельсовета,

Чернышевского района,

Северо-Кавказского края

Если гражданин, семья высылались – место ссылки, спец. поселения - населенный пункт, сельсовет, район, край)*

*поля, отмеченные звездочкой, обязательны для заполнения

Запросы составляются отдельно на каждое лицо

Образец заполнения анкеты-заявления для поиска сведений о лицах,

осужденных «за совершение контрреволюционных деяний», за борьбу против Советской власти (по материалам военных трибуналов), раскулаченных, высланных и лишенных избирательных прав в 20-30-е гг.

                                                  Приложение №9

Запросы об усыновлении принимаются только от правоохранительных органов!

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

об исполнении других социально-правовых запросов (о снижении брачного возраста, изменении имени и фамилии, угоне граждан в Германию с территории Ростовской области и пр.)

ФИО заявителя*

Полный почтовый адрес*

Ваш e-mail*

Текст запроса*

Для исполнения запроса обязательно указание сути вопроса, места события и хронологических рамок

Форма анкеты заявления об исполнении других социально-правовых запросов (о снижении брачного возраста, изменении имени и фамилии, угоне граждан в Германию с территории Ростовской области и пр.)

                                                    Приложение №10

Запросы об усыновлении принимаются только от правоохранительных органов!

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

об исполнении других социально-правовых запросов (о снижении брачного возраста, изменении имени и фамилии, угоне граждан в Германию с территории Ростовской области и пр.)

ФИО заявителя*

Иванов Петр Иванович

Полный почтовый адрес*

ул. Каширская, 4, кв.5, г. Ростов-на-Дону, 344033

Ваш e-mail*

нет

Текст запроса*

Для исполнения запроса обязательно указание сути вопроса, места события и хронологических рамок

Прошу подтвердить документально факт угона в Германию в сентябре 1942 г. из г.Ростова-на-Дону

Образец заполнения формы анкеты-заявления об исполнении других социально-правовых запросов (о снижении брачного возраста, изменении имени и фамилии, угоне граждан в Германию с территории Ростовской области и пр.)

                                                Приложение №11

Блок-схема

последовательности действий комитета по управлению архивным делом Ростовской области и ГКУ РО «АДЛС» по предоставлению государственной услуги по организации работы и исполнению запросов юридических и физических лиц и выдаче архивных справок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций

                                                                     Приложение №16                                                                     к постановлению                                                                        комитета по управлению                                                                 архивным делом                                                             Ростовской области                                                               

            от 13.10.2014

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

предоставления государственным казенным учреждением Ростовской области «Архив документов по личному составу Ростовской области» государственной услуги по организации исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства

Раздел I. Общие положения

Административный регламент предоставления государственной услуги по организации исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства, разработан государственным казенным учреждением Ростовской области  «Архив по личному составу Ростовской области» в целях повышения качества предоставления и доступности государственной услуги и создания комфортных условий для пользователей при ее получении.

Административный регламент определяет порядок, сроки и последовательность действий при предоставлении государственной услуги по организации исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства.

1. Предмет регулирования административного регламента

Предметом регулирования административного регламента является   организация  государственным казенным учреждением Ростовской области «Архив документов по личному составу Ростовской области» работы по исполнению запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства, определение порядка взаимодействия с юридическими и физическими лицами, сроки и последовательность действий (административных процедур) ГКУ РО «Архив по личному составу Ростовской области» осуществлении данной услуги.

2. Круг заявителей

В качестве заявителей на предоставление государственной услуги выступают российские и иностранные граждане, а также лица без гражданства (далее – Заявитель).

Заявителями также могут быть иные физические и юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо в силу наделения их Заявителями в установленном порядке полномочиями, выступать от их имени при предоставлении государственной услуги.

3. Требования к порядку информирования о порядке предоставления государственной услуги

3.1. Информация о месте нахождения и графике работы государственного казенного учреждения Ростовской области «Архив документов по личному составу Ростовской области» предоставляющего государственную услугу. 

Государственное казенное учреждение Ростовской области «Архив документов по личному составу Ростовской области» (далее – ГКУ РО «АДЛС»).

Почтовый  адрес  ГКУ РО «АДЛС»:  пр. Соколова, 52,            г. Ростов-на-Дону, 344006.

График работы ГКУ РО «АДЛС»: понедельник – четверг с 9-00 до 18-00, пятница с 9-00 до 16-45, с перерывом на обед с 13-00 до 13-45. Выходные дни – суббота, воскресенье. В предпраздничные рабочие дни время работы ГКУ РО «АДЛС» сокращается  в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Личный прием Заявителей: понедельник, четверг с 09-00 до 12-00, вторник, с 14-00 до 17-00.

Государственная услуга через многофункциональные центры не предоставляется.

3.2. Справочный телефон ГКУ РО «АДЛС», предоставляющего государственную услугу

3.2.1. Телефон ГКУ РО «АДЛС»: (8-863)-266-45-08, (8-863)-240-50-39.

3.2.2. В ГКУ РО «АДЛС» телефон-автоинформатор отсутствует.

3.3. Адреса официальных сайтов

В ГКУ РО «АДЛС» официального сайта нет.

Адрес электронной почты: gku.adls@yandex.ru

3.4. Порядок получения информации Заявителями по вопросам предоставления государственной услуги, услуг, необходимых и обязательных для предоставления государственных услуг, сведений о ходе предоставления указанных услуг

Информация по вопросам информационного обеспечения Заявителей и  процедуры исполнения услуги может предоставляться:

- непосредственно в приемной руководителя ГКУ РО «АДЛС» с использованием средств телефонной связи;

- лично специалистами или на информационном стенде в помещениях для приема Заявителей;

- в письменном виде по почте в ГКУ РО «АДЛС»;

- по электронной почте;

- на официальном сайте Правительства Ростовской области в составе домена donland.ru. – cuadaro.donland.ru;

- на официальном сайте ГКУ РО «АДЛС»- услуга не оказывается;

- в федеральной государственной информационной системе «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)»;

- в региональной государственной информационной системе «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области».

Должностные лица ГКУ РО «АДЛС», принимающие телефонные звонки и осуществляющие личный прием Заявителей государственной услуги, обязаны дать исчерпывающую информацию по вопросам  оказания государственной услуги.

3.5. Порядок, форма и место размещения информации

Информация по предоставлению государственной услуги размещена на информационных стендах в помещении для приема Заявителей в ГКУ РО «АДЛС», на официальном сайте Правительства Ростовской области в составе домена donland.ru. – cuadaro.donland. ru. На официальном сайте ГКУ РО «АДЛС»- услуга не оказывается.

Раздел II. Стандарт предоставления государственной услуги

1. Наименование государственной услуги

Административный регламент (далее – Регламент) по предоставлению Государственным казенным учреждением Ростовской области «Архив документов по личному составу Ростовской области» государственной услуги по организации исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства.

2. Наименование организации, предоставляющей государственную услугу

2.1. Предоставление государственной услуги по организации работы по  исполнению поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства, осуществляет ГКУ РО   «АДЛС» взаимодействии с Министерством иностранных дел Российской Федерации (далее - МИД России).

2.2. Непосредственное исполнение поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, оформление в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства, осуществляют ГКУ РО «АДЛС» при наличии у них соответствующих документов, необходимых для исполнения запросов.

2.3. Запрещается требовать от Заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращениями в иные государственные органы, организации, за исключением получения услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, утвержденный нормативным правовым актом Ростовской области.

3. Результат предоставления государственной услуги

Результат предоставления государственной услуги по организации исполнения поступивших из-за рубежа запросов предоставляется российским и иностранным гражданам, а также лицам без гражданства, в виде писем ГКУ РО «АДЛС», а также в виде архивных справок, архивных выписок и архивных копий.

4. Сроки предоставления государственной услуги

4.1. Решение об организации работы по предоставлению государственной услуги   принимается руководителем ГКУ РО «АДЛС» в течение трех рабочих дней с момента регистрации запроса.

4.2. Информация о принятом решении по оказанию государственной услуги направляется Заявителю государственной услуги  в течение 30 дней со дня регистрации запроса в ГКУ РО «АДЛС».

4.3. Срок предоставления государственной услуги не должен превышать 30 дней со дня регистрации запроса в ГКУ РО «АДЛС». С разрешения руководства ГКУ РО «АДЛС» этот срок при необходимости может быть продлен, но не более чем на 30 дней, с обязательным уведомлением об этом Заявителя.

4.4. Поступившие в ГКУ РО «АДЛС» запросы в течение 15 дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в органы и организации для исполнения и ответа Заявителю.

4.5. Поступившие в ГКУ РО «АДЛС» запросы, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, в течение 10 дней с момента регистрации возвращаются в МИД России или в органы, организации, их направившие, или гражданам, с сообщением об уточнении и дополнении запроса, необходимыми для его исполнения сведениями.

4.6. Срок выдачи (направления) документов, являющихся результатом предоставления государственной услуги, входит в установленный 30-дневный срок.

5. Перечень нормативных правовых актов, непосредственно регулирующих предоставление государственной услуги

Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации. (Собрание законодательства Российской Федерации  от 26 января 2009г. №4 ст.445; «Российская газета» от 21 января 2009г. №7);

- Конвенцией, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов (заключена в Гааге 05.10.1961г., вступила в силу для России 31.05.92г.). (Бюллетень международных договоров, 1993, №6);

- Постановлением Верховного Совета СССР от 17.04.1991 № 2119-1 "О присоединении Союза Советских Социалистических Республик к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов". (Ведомости Верховного Совета СССР от 1991г. №17 ст. 496);

- Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». (Собрание законодательства Российской Федерации от 25 октября 2004г. №43 ст. 4169);

- Федеральный закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» («Российская газета», № 168, 30.07.2010);

- Постановлением Совета Министров СССР от 12.11.1990 № 1135 «Об одобрении и внесении в Верховный Совет СССР предложения о присоединении СССР к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов» (документ официально опубликован не был);

- Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19. (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 14 мая 2007г. №20, регистрационный номер 9059);

- Приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 03.07.2012 № 130 «Об утверждении Административного регламента предоставления Министерством юстиции Российской Федерации государственной услуги по проставлению апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу за границу». («Российская газета», № 194, 24.08.2012, регистрационный номер 25000);

- Положением о Комитете по управлению архивным делом Ростовской области, утвержденным постановлением Правительства Ростовской области от 01.12.2011 № 183. (Текст постановления официально опубликован не был);

- Уставом ГКУ РО «АДЛС», утвержденным председателем Комитета от 14.12.2012. (Текст устава официально опубликован не был).

6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги, услуг, необходимых и обязательных для предоставления государственной услуги, способы их получения заявителями, в том числе в электронной форме, и порядок их представления

        6.1. Заявитель предоставляет в ГКУ РО  «АДЛС» следующие документы:

1) письменный запрос (заявление по форме) от Заявителя с указанием Ф.И.О., тематики, хронологических рамок и назначения запрашиваемой информации, а также формы ее исполнения.

2) для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия Заявителя (наличие доверенности, оформленной в установленном порядке; права наследования), предусмотренные законодательством Российской Федерации.

Далее в запросе излагается суть обращения, четко и подробно указываются сведения, необходимые для исполнения запроса:

- о рождении, браке, расторжении брака, установлении отцовства, усыновлении, смерти – сведения о месте и времени регистрации рождения, брака, расторжении брака, смерти, а также фамилии, имена, отчества родителей (для справки о рождении);

- об образовании – название и адрес учебного заведения, факультет, даты поступления и окончания учебы;

- о стаже работы (службы) – название, ведомственная подчиненность и адрес органа, организации, номер воинской части, время работы (службы), в качестве кого работали (служили);

- о пенсии, социальных льготах – сведения об органе, который назначил пенсию, социальные льготы, даты их назначения;

- о награждении государственными и ведомственными наградами – название награды, дата награждения, решением какого органа произведено, место работы (службы) в период награждения, название организации, представившей к награде, ее ведомственная подчиненность;

- о нацистских преследованиях – время пребывания в местах принудительного содержания, их территориальное расположение, состав семьи (для малолетних);

- иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса.

К запросу могут быть приложены ксерокопии трудовой книжки, других документов, связанных с темой запроса.

Формы заявлений и образцы заполнения форм заявлений (приложения №№1-10).

6.2. Для предоставления государственной услуги запрещается требовать от Заявителя:

- предоставления документов  и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги;

- предоставления документов и информации, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих государственную услугу, иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Ростовской области, муниципальными правовыми актами.

7. Исчерпывающий перечень основания для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги

Основанием для отказа в приеме документов является отсутствие необходимых реквизитов в запросах и документов, указанных в пункте 6.1. подраздела 6 раздела II настоящего Регламента.

8. Исчерпывающий перечень оснований для приостановления и (или) отказа в предоставлении государственной услуги

Запрос Заявителя не подлежит рассмотрению в случае, если он не содержит фамилии, имени, отчества, почтового адреса, по которому должен быть отправлен ответ и/или электронного адреса Заявителя.

Основания для приостановления предоставления государственной услуги:

- если запрос Заявителя не поддается прочтению, ответ на запрос не дается и он не подлежит направлению на рассмотрение директору архива или уполномоченному на то лицу, о чем в течение семи дней со дня регистрации

запроса сообщается Заявителю, направившему запрос, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

- если ответ по существу поставленного в нем вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, Заявителю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений. Указанная информация может быть предоставлена только при наличии у Заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и/или конфиденциальную информацию;

- отсутствие у Заявителя документов, подтверждающих его полномочия выступать от имени третьих лиц.

9. Перечень услуг, необходимых и обязательных для предоставления государственной услуги

Услуги, необходимые и обязательные для предоставления государственной услуги, отсутствуют.

10. Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление государственной услуги

Данная государственная услуга предоставляется ГКУ РО «АДЛС» бесплатно.

Апостиль проставляется комитетом по управлению архивным делом Ростовской области после предъявления Заявителем квитанции об оплате государственной пошлины в размере 1500 рублей.

11. Порядок, размер и основания взимания платы за предоставление услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, включая информацию о методике расчета размера такой платы 

Услуги, необходимые и обязательные для предоставления государственной услуги, отсутствуют.

12.  Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги, услуги предоставляемой организацией, участвующей в предоставлении государственной услуги,  и при получении результата предоставления таких услуг

Документы, необходимые для предоставления государственной услуги, принимаются в момент обращения с ожиданием в очереди не более 15 минут, в зависимости от количества Заявителей. По истечении 30 дней с момента регистрации запроса, с ожиданием в очереди не более 15 минут, Заявителю предоставляется документ по результатам рассмотрения государственной услуги. 

13. Срок регистрации запроса Заявителя о предоставлении государственной услуги и услуги, предоставляемой организацией, участвующей в предоставлении государственной услуги, в том числе в электронной форме

Письменный запрос Заявителя о предоставлении государственной услуги и услуг, предоставляемых организацией, участвующей в предоставлении государственной услуги, регистрируется в день его поступления или на следующий рабочий день в установленном порядке. В электронной форме услуга не оказывается.

14. Требования к помещениям, в которых предоставляются государственная услуга, услуга, предоставляемая организацией, участвующей в предоставлении государственной услуги, к месту ожидания и приема заявителей, размещению и оформлению визуальной, текстовой и мультимедийной информации о порядке предоставления таких услуг

Организация личного приема по информированию о выполнении государственной услуги осуществляется сотрудниками ГКУ РО «АДЛС» на рабочем месте и в соответствии с графиком работы.

Кабинет, в котором осуществляется прием, должен обеспечивать:

- комфортное расположение Заявителя и должностного лица;

- возможность оформления Заявителем письменного запроса;

- наличие письменных принадлежностей и бумаги;

- соблюдение мер безопасности, обеспечение противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации, системой охраны.

Предоставление государственной услуги осуществляется в рабочем кабинете, в котором  размещена визуальная текстовая информация,  мультимедийная отсутствует.

15. Показатели доступности и качества государственной услуги

15.1. Основными показателями доступности предоставления государственной услуги являются:

- удобство и доступность получения Заявителем информации о порядке предоставления государственной услуги;

- наличие форм обращений для получения государственной услуги (приложения 1- 10); в электронной виде формы заявлений отсутствуют;

- возможность направления Заявителем обращения и документов к нему в удобной для него форме: при личном обращении, по почте. Возможность направления Заявителем обращения и документов по электронной почте отсутствует.

В любое время с момента регистрации обращения Заявитель имеет право знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения запроса, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законодательством тайну.

Информацию о ходе предоставления государственной услуги Заявитель может получить устно по телефону, письменно по почте (возможность получения информации  по электронной почте отсутствует), и при личном обращении в ГКУ РО «АДЛС»:

- о дате получения запроса и его регистрации;

- о должностном лице, которому поручено рассмотрение запроса;

- об отказе в рассмотрении запроса;

- о продлении срока рассмотрения запроса;

- о результатах рассмотрения запроса.

Возможность получения информации о ходе предоставления государственной услуги с использованием информационно-коммуникационных технологий отсутствует.

Возможность получения государственной услуги в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг отсутствует.

15.2. Основными показателями качества предоставления государственной услуги являются:

- достоверность информации, предоставляемой Заявителю;

- полнота информации по сути запроса Заявителя;

- объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение запроса.

Заявитель и должностные лица ГКУ РО «АДЛС» взаимодействуют  при подаче запроса и при получении результата по оказанию государственной услуги. Для уточнения информации, предоставленной Заявителем для исполнения государственной услуги, количество взаимодействий может увеличиваться.

Возможность получения информации о ходе предоставления государственной услуги с использованием информационно-коммуникационных технологий отсутствует.

16. Иные требования

Получение государственной услуги в соответствии с требованиями настоящего Регламента в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг, с  использованием  информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» не предусмотрено.

На официальном сайте ГКУ РО «АДЛС» и по электронной почте услуги не оказываются.

Раздел III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

1. Исчерпывающий перечень административных процедур

При предоставлении государственной услуги осуществляются следующие административные процедуры:

1.1.  Регистрация запроса, рассмотрение его руководством ГКУ РО «АДЛС» и передача на исполнение должностному лицу ГКУ РО «АДЛС» (до 3-х дней с момента поступления запроса).

1.2. Анализ тематики запроса. Принятие решения о возможности исполнения запроса или проставления апостиля (до  10 дней с момента регистрации запроса).

1.3. Направление запроса на исполнение по принадлежности (до 30 дней с момента регистрации запроса).

1.4. Уведомление Заявителя о направлении запроса на исполнение (до 30 дней с момента регистрации запроса).

1.5. Передача в комитет для проставления апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях (в течение 3-х дней после вынесения решения о возможности проставления апостиля).

Блок-схема предоставления государственной услуги приведена в приложении 11 к административному регламенту ГКУ РО «АДЛС».

2. Описание административных процедур

2.1. Регистрация  запроса, рассмотрение его руководством ГКУ РО «АДЛС» 

1) Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры, является поступление запроса в ГКУ РО «АДЛС».

2) Должностными лицами, ответственными за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, являются должностное лицо, регистрирующее запрос, и руководитель ГКУ РО «АДЛС».

3) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

3.1.) регистрация поступившего запроса в журнале регистрации (в день поступления запроса или на следующий рабочий день);

3.2.) передача зарегистрированного запроса на рассмотрение руководителю ГКУ РО «АДЛС» (до 3-х дней с момента поступления запроса);

3.3.) рассмотрение запроса руководителем ГКУ РО  «АДЛС», проставление резолюции (до 3-х дней с момента поступления запроса);

3.4.) передача запроса с письменной резолюцией руководителя ГКУ РО «АДЛС» на исполнение должностному лицу архива (до 3-х дней с момента поступления запроса).

4) Критерием принятия решения является поступление запроса в ГКУ РО «АДЛС» (все поступившие в ГКУ РО «АДЛС» письменные запросы регистрируются и рассматриваются руководством).

5) Результатом административной процедуры является передача письменного запроса для рассмотрения должностному лицу с письменной резолюцией руководителя ГКУ РО «АДЛС».

6) Результатом выполнения административной процедуры является отметка в журнале регистрации о передаче и Ф. И. О. должностного лица, которому передан запрос на исполнение.

2.2 Анализ тематики запроса. Принятие решения о возможности исполнения запроса или проставления апостиля

1) Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры, является прием запроса на исполнение должностным лицом.

2) Должностным лицом, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, является должностное лицо, которому был передан запрос на исполнение.

3) В состав административной процедуры входят следующие

административные действия:

3.1.) прием запроса должностным лицом на исполнение (1 день с момента передачи его на исполнение);

3.2.) анализ тематики письменного запроса (до 30 дней с момента регистрации запроса);

3.3.) принятие решения о возможности исполнения запроса и проставления апостиля (до 30 дней с момента регистрации запроса).

4) В зависимости от тематики запроса и представленных документов должностное лицо ГКУ РО «АДЛС»,   ответственное за исполнение запроса, принимает  положительное или отрицательное решение о возможности исполнения запроса и проставления апостиля.

5) Результатом административной процедуры является принятие положительного или отрицательного решения о возможности исполнения запроса и проставления апостиля.

6) Результатом выполнения административной процедуры является подготовка письма для отправления его по принадлежности.

2.3. Направление запроса на исполнение по принадлежности.

1) Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры, является подготовка письма для отправления его по принадлежности.

2) Должностным лицом, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, является должностное лицо, которому был передан запрос на исполнение.

3) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

3.1.) подготовка письма для направления его по принадлежности (до 30 дней с момента регистрации запроса);

3.2.) направление письма на исполнение по принадлежности (до 30 дней с момента регистрации запроса).

4) В зависимости от тематики запроса и представленных документов должностное лицо ГКУ РО «АДЛС», ответственное за исполнение запроса, принимает  решение, в какую из участвующих организаций направить запрос.

5) Результатом административной процедуры является направление запроса по почте на исполнение по принадлежности.

6) Результатом выполнения административной процедуры является  отметка в журнале регистрации о направлении запроса по принадлежности.

2.4. Уведомление Заявителя о направлении запроса на исполнение.

1) Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры, является подготовка письма об уведомлении Заявителя о направлении запроса на исполнение по принадлежности с определением сроков, этапов и результатов выполнения государственной услуги.

2) Должностным лицом, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, является должностное лицо, которому был передан запрос на исполнение.

3) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

3.1.) подготовка письма об уведомлении Заявителя о направлении запроса на исполнение по принадлежности (до 30 дней с момента регистрации запроса);

3.2.) направление письма об уведомлении Заявителя  (до 30 дней с момента регистрации запроса).

4) Для оповещения Заявителя об этапах исполнения его запроса принимается решение о направлении уведомления Заявителю с определением сроков, этапов и результатов выполнения государственной услуги.

5) Результатом административной процедуры является направление уведомления Заявителю по почте.

         6) Результатом выполнения административной процедуры является  отметка в журнале регистрации о направлении уведомления Заявителю.

2.5. Отправка ответа на запрос в МИД России

1) Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры, является подготовка письма для ответа в МИД России.

2) Должностным лицом, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, является должностное лицо, которому был передан запрос на исполнение.

3) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

3.1.подготовка письма с ответом  на запрос  в  МИД  России (до 30 дней с момента регистрации запроса).

Ответ может быть подготовлен в виде:

- письменного уведомления  МИД России или Заявителя о направлении запроса на исполнение в соответствующий орган, организацию;

- письменного уведомления МИД России или Заявителя о необходимости предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса;

- письма с иными сведениями, направленного в МИД России или Заявителю;

- архивной справки, архивной выписки или архивной копии.

- письма об отсутствии архивных документов, необходимых для исполнения запроса, с указаниями причин, по которым не представляется возможным выдать истребуемый документ или справку.

3.2.) направление письма с ответом на запрос и архивной справкой, архивной выпиской или  архивными копиями в МИД России (до 30 дней с момента регистрации запроса).

4) Для оповещения Заявителя о результате выполнения его запроса принимается решение о направлении письма в МИД России.

5) Результатом административной процедуры является направление письма в МИД России по почте.

6) Результатом выполнения административной процедуры является  отметка в журнале регистрации о направлении письма в МИД России.

3. Административная процедура формирования и направления межведомственных запросов в органы (организации), участвующие в предоставлении государственных и муниципальных услуг

Административная процедура по формированию и направлению запроса в органы (организации), участвующие в предоставлении государственной услуги, выполняется в соответствии с пунктом 3 подраздела 2.3. раздела III «Направление запроса на исполнение по принадлежности».

4. Порядок осуществления в электронной форме, в том числе с использованием федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)», региональной государственной информационной системы «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области» административных процедур

Предоставление государственной услуги в электронной форме, в том числе с использованием федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)», региональной государственной информационной системы «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области», не осуществляется.

Раздел IV. Формы   контроля за исполнением административного регламента

1. Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением ответственными должностными лицами положений административного регламента и иных  нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, а также принятием решений ответственными лицами

Текущий контроль за соблюдением последовательности действий и выполнением административных процедур по предоставлению  государственной услуги, принятием решений осуществляется должностными лицами ГКУ РО «АДЛС», ответственными  за организацию работ по предоставлению государственной услуги, путем проведения проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента, анализа выполненной работы.

Перечень должностных лиц, осуществляющих текущий контроль, устанавливается руководством ГКУ РО «АДЛС».

Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается руководителем ГКУ РО «АДЛС».

2. Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления государственной услуги, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством предоставления государственной услуги

              Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления государственной услуги определяются приказами ГКУ РО «АДЛС».

Для проведения проверки полноты и качества предоставления государственной услуги формируется комиссия, в состав которой включаются государственные должностные лица ГКУ РО «АДЛС».

Результаты деятельности комиссии оформляются актом, в котором отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

Проверки могут быть плановыми (на основании планов работы ГКУ РО «АДЛС») и внеплановыми (могут проводиться по конкретной жалобе Заявителя  государственной услуги).

3. Ответственность должностных лиц ГКУ РО «АДЛС» за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления государственной услуги

В случае выявления нарушений к виновным должностным лицам применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

4.Положения,характеризующие требования к порядку и формам контроля за предоставлением государственной услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций

В соответствии с законодательством ГКУ РО «АДЛС»:

- осуществляет контроль за соблюдением последовательности действий и выполнением административных процедур по предоставлению  государственной услуги, принятием решений,  должностными лицами ГКУ РО «АДЛС», ответственными  за организацию работ по предоставлению государственной услуги, путем проведения проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента, анализа выполненной работы;

- контролирует соблюдение законодательства об архивном деле.

Контроль за предоставлением государственной услуги со стороны уполномоченных должностных лиц ГКУ РО «АДЛС» должен быть постоянным, всесторонним и объективным.

Контроль за предоставлением государственной услуги со стороны граждан, их объединений и организаций осуществляется путем получения информации о наличии в действиях (бездействии) ответственных должностных лиц  ГКУ РО «АДЛС», а также принимаемых ими решениях, нарушений положений Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги.

Раздел V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа предоставляющего государственную услугу, а также их должностных лиц, государственных служащих 

1. Информация для заинтересованных лиц об их праве на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений, принятых (осуществляемых) в ходе предоставления государственной услуги

1.1. Заявитель может обратиться с жалобой на нарушение порядка предоставления государственных услуг, выразившееся в неправомерных решениях и действиях (бездействии) директора ГКУ РО «АДЛС» , предоставляющего государственную услугу, в комитет по управлению архивным делом Ростовской области и в Правительство Ростовской области.

1.2. Заявитель может обратиться с жалобой на нарушение порядка предоставления государственных услуг, выразившееся в неправомерных решениях и действиях (бездействии) должностных лиц ГКУ РО «АДЛС», предоставляющих государственную услугу, непосредственно в ГКУ РО «АДЛС».

1.3. Подача жалоб осуществляется бесплатно.

1.4. Заявитель, подавший жалобу, несет ответственность в соответствии с законодательством за достоверность сведений, содержащихся в представленной жалобе.

1.5. Жалоба оформляется в произвольной форме с учетом требований, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

1.6.  Жалоба должна содержать:              

-  наименование ГКУ РО «АДЛС», фамилию, имя, отчество должностного лица ГКУ РО «АДЛС», предоставляющего государственную услугу, чьи действия (бездействие) и решения обжалуются;

- фамилию, имя, отчество (при наличии), сведения о месте жительства Заявителя – физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения Заявителя – юридического лица, номер (номера) контактного телефона, почтовый и (или) адрес электронной почты, по которому должен быть направлен ответ Заявителю;

- сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) должностного лица ГКУ РО  «АДЛС», предоставляющего государственную услугу;

-  доводы, на основании которых Заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) должностных лиц ГКУ РО «АДЛС».  Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы Заявителя, либо их копии.

1.7. В случае, если жалоба подается через представителя Заявителя, также представляется документ, подтверждающий полномочия на осуществление действий от имени Заявителя. В качестве документа, подтверждающего полномочия на осуществление действий от имени Заявителя, может быть представлена:

- оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность (для физических лиц);

- оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность, заверенная печатью Заявителя и подписанная руководителем Заявителя или уполномоченным этим руководителем лицом (для юридических лиц);

- копия решения о назначении или об избрании либо приказа о назначении физического лица на должность, в соответствии с которым такое физическое лицо обладает правом действовать от имени Заявителя без доверенности.

1.8. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе:

- непосредственно в приемную ГКУ РО  «АДЛС» на имя директора, заместителя директора, председателя комитета по управлению архивным делом Ростовской области, либо в отдел по работе с обращением граждан Правительства Ростовской области;

-  почтовым отправлением по адресу (месту нахождения) ГКУ РО «АДЛС», предоставляющего государственную услугу;

-  в ходе личного приема директора, в случае подачи жалобы при личном приеме Заявитель представляет документ, удостоверяющий его личность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.9. В электронном виде жалоба может быть подана Заявителем посредством:

- официального сайта комитета по управлению архивным делом Ростовской области;

- федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (далее - ЕПГУ);

-государственной информационной системы Ростовской области «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области» (далее – РПГУ).

Возможность подачи жалобы Заявителем в электронном виде посредством официального сайта и электронной почты ГКУ РО «АДЛС» отсутствует.

При подаче жалобы в электронном виде документы, указанные в пункте 1.7 настоящего Регламента, могут быть представлены в форме электронных документов, подписанных электронной подписью, вид которой предусмотрен законодательством Российской Федерации, при этом документ, удостоверяющий личность Заявителя, не требуется.

1.10. Жалоба может быть подана Заявителем через МФЦ,  при условии заключения соглашения между ГКУ РО «АДЛС» и МФЦ о взаимодействии в части осуществления МФЦ приема жалоб и выдачи Заявителям результатов рассмотрения жалоб.

1.11. Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:

- нарушение срока регистрации запроса Заявителя о предоставлении государственной услуги;

- нарушение срока предоставления государственной услуги;

- требование представления Заявителем документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ростовской области для предоставления государственной услуги;

- отказ в приеме документов, представление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ростовской области для предоставления государственной услуги;

- отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ростовской области;

- требование внесения Заявителем при предоставлении государственной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации;

- отказ, должностного лица ГКУ РО «АДЛС», предоставляющего государственную услугу в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, либо нарушение установленного срока таких исправлений.

2. Предмет досудебного (внесудебного) порядка обжалования 

Предметом  досудебного (внесудебного) обжалования  может быть действия (бездействие) и решения, принятые в ходе предоставления государственной услуги.

3. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в рассмотрении жалобы (претензии) либо приостановлении ее рассмотрения

1. Директор ГКУ РО «АДЛС» отказывает в удовлетворении жалобы в следующих случаях:

- наличие вступившего в законную силу решения суда, арбитражного суда по жалобе о том же предмете и по тем же основаниям;

- подача жалобы лицом, полномочия которого не подтверждены в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;

- наличие решения по жалобе, принятого ранее в соответствии с требованиями настоящего Регламента в отношении того же Заявителя и по тому же предмету жалобы.

2. Директор ГКУ РО «АДЛС» вправе оставить жалобу без ответа в следующих случаях:

-  если в письменной жалобе не указаны фамилия, имя, отчество и адрес Заявителя;

- отсутствие возможности прочитать какую-либо часть текста жалобы, фамилию, имя, отчество (при наличии) и (или) почтовый адрес Заявителя, указанные в жалобе;

- наличие в жалобе нецензурных либо оскорбительных выражений, угроз жизни, здоровью и имуществу должностного лица ГКУ РО «АДЛС», а также членов его семьи.

              4. Основания  для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования

Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является подача Заявителем  жалобы лично, по почте в письменной форме, в электронном виде посредством официального сайта комитета по управлению архивным делом Ростовской области, в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (далее - ЕПГУ), государственной информационной системы Ростовской области «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области» (далее – РПГУ).

              5. Права заинтересованных лиц на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения  жалобы (претензии)

              Заинтересованное лицо имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы (претензии).

6. Органы государственной власти и должностные лица, которым может быть адресована жалоба (претензия) заявителя в досудебном (внесудебном) порядке

Органы государственной власти и должностные лица, которым может быть адресована жалоба (претензия):

-директор ГКУ РО «АДЛС»;

- заместитель директора ГКУ РО «АДЛС»;

- председатель Комитета;

- заместитель председателя Комитета;

- Правительство Ростовской области.

             

7. Сроки рассмотрения жалобы (претензии)

Жалоба, поступившая в ГКУ РО «АДЛС» в письменной форме на бумажном носителе, подлежит регистрации в журнале учета жалоб на решения и действия (бездействие) должностных лиц ГКУ РО «АДЛС» и его специалистов (далее – журнал) не позднее следующего рабочего дня со дня ее поступления. Жалоба рассматривается в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации. Срок рассмотрения жалобы исчисляется со дня ее регистрации.

В случае обжалования отказа должностного лица ГКУ РО АДЛС»  в приеме документов у Заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования Заявителем нарушения установленного срока таких исправлений жалоба рассматривается в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.

В случае, если жалоба поданная Заявителем не входит в компетенцию ГКУ РО «АДЛС» по принятию решения по жалобе в соответствии с требованиями пунктов 1.1 и 1.2 настоящего Регламента, то в течение 3 рабочих дней со дня ее регистрации ГКУ РО «АДЛС»  направляет жалобу по принадлежности и в письменной форме информирует Заявителя о ее перенаправлении.

Жалоба, поступившая через МФЦ, рассматривается согласно заключенному соглашению между ГКУ РО «АДЛС» и МФЦ о взаимодействии. Срок рассмотрения жалобы исчисляется со дня ее регистрации.

8. Результат досудебного (внесудебного) обжалования применительно к каждой процедуре либо инстанции обжалования

1. По результатам рассмотрения жалобы в соответствии с частью 7 статьи 11.2 Федерального закона от 27.07.2010 №210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" ГКУ РО «АДЛС» принимает решение об удовлетворении жалобы либо об отказе в ее удовлетворении.

При удовлетворении жалобы на ее рассмотрение ГКУ РО  «АДЛС» принимает исчерпывающие меры по устранению выявленных нарушений, в том числе по выдаче Заявителю результата государственной услуги, не позднее 5 рабочих дней со дня принятия решения, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

Ответ по результатам рассмотрения жалобы направляется Заявителю не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в письменной форме.

2. В ответе по результатам рассмотрения жалобы указываются:

- наименование ГКУ РО «АДЛС» предоставляющего государственную услугу, должность, фамилия, имя, отчество (при наличии) его должностного лица, рассмотревшего жалобу и принявшего решение по жалобе;

- номер, дата, место принятия решения, включая сведения о должностном лице, решение или действие (бездействие) которого обжалуется;

- фамилия, имя, отчество (при наличии) или наименование Заявителя;

- основания для принятия решения по жалобе;

- принятое по жалобе решение;

- в случае, если жалоба признана обоснованной, - сроки устранения выявленных нарушений, в том числе срок предоставления результата государственной услуги;

- сведения о порядке обжалования принятого по жалобе решения.

Ответ по результатам рассмотрения жалобы подписывается уполномоченным на рассмотрение жалобы должностным лицом ГКУ РО «АДЛС», предоставляющего государственные услуги.

Возможность направления Заявителю ответа по результатам рассмотрения жалобы в форме электронного документа, подписанного электронной подписью должностного лица ГКУ РО «АДЛС»  отсутствует.

В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

                                                                      Приложение №1

Выявление сведений о рождении, бракосочетании и смерти граждан в ГКУ РО «АДЛС» ведется по метрическим книгам церквей населенных пунктов области войска Донского по 1909 год включительно (некоторых церквей г.Ростова-на-Дону до 1922 г.)

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

о подтверждении рождения, бракосочетания и смерти граждан

ФИО заявителя*

Полный почтовый адрес*

Ваш e-mail*

Текст запроса*

Прошу предоставить сведения о рождении/бракосочетании/смерти (подчеркнуть нужное)________________________________

_______________________________________

(указать о рождении или смерти кого; о браке кого с кем)

Место события*

___________________населенный пункт (хут.,пос.,ст., слоб.)*

_________________________  волость/станица

______________________  округ области войска Донского

______________________ современный район

___________________________область

Наименование церкви

Дата события*

«____»___________________год*

дата, подпись

*поля, отмеченные звездочкой, обязательны для заполнения

Для подтверждения данных о рождении, бракосочетании и смерти граждан после 1909 г. обращайтесь в Отдел Архивной работы Управления ЗАГС Ростовской области по адресу: ул.Красноармейская,160, г. Ростов-на-Дону, 344002, тел. (863)240-25-26

Форма анкеты-заявления о подтверждении рождения, бракосочетания и смерти граждан

                                                         Приложение №2

Выявление сведений о рождении, бракосочетании и смерти граждан в ГКУ РО «АДЛС» ведется по метрическим книгам церквей населенных пунктов области войска Донского по 1909 год включительно (некоторых церквей г. Ростова-на-Дону до 1922 г.)

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

о подтверждении рождения, бракосочетания и смерти граждан

ФИО заявителя*

Иванов Сергей Васильевич

Полный почтовый адрес*

ул. Петровская, 25, г. Ростов-на-Дону, 344008

Ваш e-mail*

нет

Текст запроса*

Прошу предоставить сведения о рождении/бракосочетании/смерти (подчеркнуть нужное) Иванова Василия Сергеевича

Место события*

пос.Екатериновский населенный пункт (хут.,пос.,ст., слоб.)*

Нижне-Чирская волость волость/станица

Таганрогский округ ОВД  области войска Донского

Неклиновский современный район

Ростовская область

Наименование церкви

Дата события*

«25» января 1903 год*

дата, подпись

*поля, отмеченные звездочкой, обязательны для заполнения

Для подтверждения данных о рождении, бракосочетании и смерти граждан после 1909 г. обращайтесь в Отдел Архивной работы Управления ЗАГС Ростовской области по адресу: ул.Красноармейская,160, г.Ростов-на-Дону, 344002, тел. (863)240-25-26

Образец заполнения формы анкеты-заявления о подтверждении рождения, бракосочетания и смерти граждан

Приложение №3

Директору ГКУ РО «АДЛС»

                                                    Г.Г.Самойлову

……………………………………………………...……………………………………………………...……………………………………………………...

                                                            От кого (Ф.И.О., дата рождения, женщинам указывать девичью фамилию)

                       проживающего (ей) по адресу:

…………………………………………………….

…………………………………………………......

…………………………………………………….

……………………………………………………..

                                                              (адрес полностью, индекс, телефоны домашний, рабочий)

Запрос

Прошу подтвердить архивной справкой сведения о моей зарплате:

должность……………………………………………………………………………

место работы:……………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………….

период работы:……………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………….

……………………..                ………………….

           Дата                                                                                          подпись

Форма запроса о подтверждении заработной платы             

                                                      Приложение № 4

Директору ГКУ РО «АДЛС»

                                                    Г.Г.Самойлову

                                                 Иванова Ивана Ивановича, 25.06.1955

                                                            От кого (Ф.И.О., дата рождения, женщинам указывать девичью фамилию)

                       проживающего (ей) по адресу:

ул. Советская, 1,  г. Шахты, Ростовской области,

346500                                                                                                                                                          (адрес полностью, индекс, телефоны домашний, рабочий)

Запрос

Прошу подтвердить архивной справкой сведения о моей зарплате: с 01.01.1980 по 31.12.1984,

должность - горнорабочий, участок № 1,

место работы - шахта «Южная» П/О «Ростовуголь»,

период работы: с 25.06.1979 по 15.05.1995.

……………………..                ………………….

           дата                                                                                          подпись

Образец заполнения формы запроса о подтверждении

заработной платы

Приложение №5

                                                                      Директору ГКУ РО «АДЛС»

                                                    Г.Г.Самойлову

…………………………………………………….

…………………………………………………….

…………………………………………………….

                                                             От кого (Ф.И.О., дата рождения, женщинам указывать девичью фамилию)

                         проживающего (ей) по адресу:

……………………………………………………

………………………………………………........

……………………………………………………

…………………………………………………....

                                                              (адрес полностью, индекс, телефоны домашний, рабочий)

Запрос

Прошу подтвердить архивной справкой сведения о моей работе:

должность…………………………………………………………………………...

место работы:……………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………….

период работы:……………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………….

…………………..                ………………….

           дата                                                                                          подпись

Форма запроса о подтверждении трудового стаже

                                         Приложение № 6

                                                                              Директору ГКУ РО «АДЛС»

                                                    Г.Г.Самойлову

Иванова Ивана Ивановича, 25.06.1935

                                                                             От кого (Ф.И.О., дата рождения, женщинам указывать   девичью фамилию)

                                                    проживающего (ей) по адресу: ул. Советская, 1                                                                                                                                                      г. Шахты, 346500

                                                               (адрес полностью, индекс, телефоны домашний, рабочий)

Запрос

Прошу подтвердить архивной справкой сведения о моей работе:

Должность – горнорабочий,

место работы: шахта «Южная» П/О «Ростовуголь»,

период работы:  с 01 12.1955 по 25.04.1988.

……………………..                ………………….

           дата                                                                                          подпись

Образец заполнения формы запроса о подтверждении трудового стажа

                                          Приложение №7

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

о подтверждении награждения  по документам государственного архива  

Фамилия, имя, отчество заявителя

или наименование организации

(в именительном падеже) *

Почтовый адрес для направления справки*

Ваш e-mail*

Фамилия, имя, отчество лица (полностью) на момент награждения, о котором запрашивается справка*

Год рождения*

Название награды в соответствии с наименованиями, указанными в разделе «где искать?» 

Дата награждения*

Наименование организации, в которой гражданин работал во время награждения, ее ведомственная подчиненность*

Административный район Ростовской области, на территории которого находилась организация*

Для наград:  медаль, звание «Ветеран Труда», «Медаль Материнства» – дата и номер решения районного исполкома о направлении ходатайства о награждении* (для всех районов, кроме г.Ростова-на-Дону,  эти сведения можно получить в архиве районной администрации)

*поля, отмеченные звездочкой, обязательны для заполнения

Запросы составляются отдельно на каждое лицо

Форма анкеты-заявления о подтверждении награждения

                                                Приложение №8

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

о подтверждении награждения  по документам ГКУ РО «АДЛС»

Фамилия, имя, отчество заявителя

или наименование организации

(в именительном падеже) *

Иванов Иван Иванович

Почтовый адрес для направления справки*

ул.Красноармейская,85, г. Ростов-на-Дону, 344005

Ваш e-mail*

555@mail.ru

Фамилия, имя, отчество лица (полностью) на момент награждения, о котором запрашивается справка*

Иванов Иван Иванович

Год рождения*

1942 г.

Название награды в соответствии с наименованиями, указанными в разделе «где искать?»*

Медаль «Ветеран труда»

Дата награждения*

1986 г.

Наименование организации, в которой гражданин работал во время награждения, ее ведомственная подчиненность*

Совхоз им.XXII партсъезда

Управления сельского хозяйства

Административный район Ростовской области, на территории которого находилась организация*

Азовский район Ростовской области

Для наград:  медаль, звание «Ветеран Труда», «Медаль Материнства» – дата и номер решения районного исполкома о направлении ходатайства о награждении* (для всех районов, кроме г. Ростова-на-Дону,  эти сведения можно получить в архиве районной администрации)

решение Азовского райисполкома

от  13 февраля 1986 г.

*поля, отмеченные звездочкой, обязательны для заполнения

Запросы составляются отдельно на каждое лицо

Образец заполнения формы анкеты-заявления

о подтверждении награждения

                                                     Приложение №9

Запросы об усыновлении принимаются только от правоохранительных органов!

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

об исполнении других социально-правовых запросов (о снижении брачного возраста, изменении имени и фамилии, угоне граждан в Германию с территории Ростовской области и пр.)

ФИО заявителя*

Полный почтовый адрес*

Ваш e-mail*

Текст запроса*

Для исполнения запроса обязательно указание сути вопроса, места события и хронологических рамок

Форма анкеты заявления об исполнении других социально-правовых запросов (о снижении брачного возраста, изменении имени и фамилии, угоне граждан в Германию с территории Ростовской области и пр.)

                                                Приложение №10

Запросы об усыновлении принимаются только от правоохранительных органов!

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

об исполнении других социально-правовых запросов (о снижении брачного возраста, изменении имени и фамилии, угоне граждан в Германию с территории Ростовской области и пр.)

ФИО заявителя*

Иванов Петр Иванович

Полный почтовый адрес*

ул. Каширская, 4, кв.5, г. Ростов-на-Дону, 344033

Ваш e-mail*

нет

Текст запроса*

Для исполнения запроса обязательно указание сути вопроса, места события и хронологических рамок

Прошу подтвердить документально факт угона в Германию в сентябре 1942 г. из г.Ростова-на-Дону

бразец заполнения формы анкеты-заявления об исполнении других социально-правовых запросов (о снижении брачного возраста, изменении имени и фамилии, угоне граждан в Германию с территории Ростовской области и пр.)

                                                 Приложение №11

Блок-схема

последовательности действий комитета по управлению архивным делом Ростовской области и ГКУ РО «АДЛС» по предоставлению государственной услуги по организации и исполнению запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства

                                                                                                    

Приложение №12

                                                                                                                                                                                                               

СПИСОК ГОСУДАРСТВ,

подписавших Гаагскую конвенцию 1961 года, в соответствии с которой не требуется консульская легализация иностранных официальных документов (апостиль проставляется, за исключением государств, включенных в Приложение № 13)

Австралия

Испания

Сан-Марино

Австрия

Италия

Свазиленд

Азербайджан

Казахстан

Сейшельские острова

Албания

Кипр

Сетн-Винсент и Гренады

Андорра

Колумбия

Сент-Китс и Невис

Антигуа и Барбуда

Латвия

Сент-Люсия

Аргентина

Лесото

Сербия

Армения

Либерия

Словения

Багамы

Литва

США

Барбадос

Лихтенштейн

Суринам

Баларусь

Люксембург

Тонга

Белиз

Маврикий

Тринидад и Тобаго

Бельгия

Македония

Турция

Болгария

Малави

Украина

Босния и Герцеговина

Мальта

Фиджи

Ботсвана

Маршалловы острова

Финляндия

Бруней-Даруссалам

Мексика

Франция

Бывшая Югославская Республика

Молдова

Хорватия

Великобритания

Монако

Чешская Республика

Венгрия

Намбия

Швейцария

Венесуэла

Нидерланды

Швеция

Германия

Ниуэ

Эквадор

Гондурас

Новая Зеландия

Эстония

Гренада

Норвегия

Южная Африка

Греция

Острова Кука

Япония

Доминикана

Панама

Израиль

Польша

Индия

Португалия

Ирландия

Румыния

Исландия

Самоа

Приложение № 13

СПИСОК ГОСУДАРСТВ,

с которыми Российская Федерация заключила Договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также государств – участников СНГ, подписавших Соглашения о принципах и формах взаимодействия в области информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве между архивными учреждениями (при направлении документов в эти государства апостиль НЕ ПРОСТАВЛЯЕТСЯ)

Республика Албания

Алжирская Народная Демократическая Республика

Азербайджанская Республика

Республика Болгария

Венгерская Республика

Социалистическая Республика Вьетнам

Кыргызская Республика

Республика Кипр

Китайская Народная Республика

Корейская Народно-Демократическая Республика

Республика Куба

Латвийская Республика

Литовская Республика

Республика Молдова

Монголия

Республика Польша

Румыния

Словацкая Республика

Тунисская Республика

Чешская Республика

Эстонская Республика

Государства, образовавшиеся на территории бывшего СФРЮ

Список государств, подписавших Соглашение о принципах и формах взаимодействия государств – участников стран СНГ в области использования архивной информации:

Республика Армения Кыргызская Республика

Республика Беларусь Республика Молдова

Грузия Республика Таджикистан

Республика Казахстан

Список государств, подписавших двусторонние Соглашения о сотрудничестве между архивным учреждениями стран СНГ:

Украина

Туркменистан

                                                                     Приложение №17

                                                                     к постановлению 

                                                                      комитета по управлению

                                                                    архивным делом

                                                                   Ростовской области

от 13.10.2014 №1

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

предоставления государственным казенным учреждением

Ростовской области  «Архив документов по личному составу

Ростовской области» услуги по обслуживанию

пользователей в читальном зале

Раздел I. Общие положения

Административный регламент предоставления услуги по обслуживанию Пользователей (далее  – Пользователи)  в читальном зале архива разработан   государственным казенным учреждением Ростовской области «Архив документов по личному составу Ростовской области» в целях повышения качества предоставления и доступности услуги и создания комфортных условий для Пользователей при ее получении.

Административный регламент определяет порядок, сроки и последовательность действий при предоставлении услуги по обслуживанию Пользователей в читальном зале государственного казенного учреждения Ростовской области «Архив документов по личному составу Ростовской области».

1. Предмет регулирования административного регламента

Предметом  регулирования административного регламента являются отношения в части организации работы пользователей с документами Архивного фонда Российской Федерации, другими архивными документами, не содержащими сведения, составляющие государственную тайну (далее – дела, документы), и справочно-поисковыми средствами к ним в читальном зале государственного казенного учреждения Ростовской области «Архив документов по личному составу Ростовской области».

2. Круг Пользователей

В качестве Пользователей на предоставление услуги выступают физические и юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их Пользователями в установленном порядке полномочиями выступать от их имени при предоставлении услуги.

3. Требования к порядку информирования  о предоставлении услуги

3.1. Информация о месте нахождения и графике работы государственного казенного  учреждения Ростовской области «Архив документов по личному составу Ростовской области»,                                                                      предоставляющего услугу

Государственное казенное учреждение Ростовской области «Архив документов по личному составу Ростовской области» (далее – ГКУ РО «АДЛС»).

Почтовый адрес ГКУ РО «АДЛС» пр. Соколова, 52,   г. Ростов-на-Дону, 344006.

График работы ГКУ РО «АДЛС »: понедельник – четверг с 9-00 до

18-00, пятница с 9-00 до 16-45, с перерывом на обед с 13-00 до 13-45. Выходные дни – суббота, воскресенье. В предпраздничные рабочие дни время работы ГКУ РО «АДЛС» сокращается  в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Личный прием Пользователей: понедельник, четверг с 09-00 до 12-00, вторник, с 14-00 до 17-00.

Услуга через многофункциональные центры не предоставляется.

3.2. Справочные телефоны государственного казенного  учреждения Ростовской области «Архив документов по личному составу Ростовской области»,  предоставляющего услугу, его структурного подразделения и филиалов.

3.2.1. 3.2.1. Телефоны  ГКУ РО «АДЛС»  (8-863) 266-59-57, 266-45-08, 240-50-39.

3.2.2. В ГКУ РО «АДЛС» телефон-автоинформатор отсутствует.

3.3. Адреса официальных сайтов

В ГКУ РО «АДЛС» официального сайта нет.

Электронный адрес: gky.adls@yandex.ru

3.4. Порядок получения информации Пользователями по вопросам предоставления услуги, услуг, необходимых и обязательных для предоставления услуг, сведений о ходе предоставления указанных услуг

Информация по вопросам информационного обеспечения Пользователей и  процедуры исполнения услуги может предоставляться:

- непосредственно в приемной руководителя ГКУ РО «АДЛС» с использованием средств телефонной связи;

- лично специалистами или на информационных стендах в помещениях для приема Пользователей;

- в письменном виде по почте в ГКУ РО «АДЛС»;

- по электронной почте;

- на официальном сайте Правительства Ростовской области в составе домена donland.ru. – cuadaro.donland.ru;

- в федеральной государственной информационной системе «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)»;

- в региональной государственной информационной системе «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области».

Должностные лица ГКУ РО «АДЛС», принимающие телефонные звонки и осуществляющие личный прием Пользователей услуги, обязаны дать исчерпывающую информацию по вопросам  оказания услуги.

3.5. Порядок, форма и место размещения информации

Информация по предоставлению услуги размещена на информационных стендах в помещениях для приема Пользователей, на официальном сайтах Правительства Ростовской области в составе домена donland.ru. – cuadaro.donland.

Раздел II. Стандарт предоставления услуги

1. Наименование услуги

Административный регламент (далее - Регламент) по предоставлению ГКУ РО «АДЛС» услуги по обслуживанию Пользователей в читальном зале определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) ГКУ РО «АДЛС» при предоставлении услуги.

2.Наименование организации, предоставляющей услугу

2.1. Предоставление услуги по обслуживанию Пользователей в читальном зале архива осуществляет ГКУ РО «АДЛС» при наличии соответствующих документов, необходимых для осуществления данной услуги.

2.2. Запрещается требовать от  Пользователей осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения услуги и связанных с обращениями в иные государственные органы, организации, за исключением получения услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления услуги, утвержденных нормативным правовым актом Ростовской области.

3. Результат предоставления услуги

Результатом предоставления услуги по обслуживанию  Пользователей в читальном зале является оформление разрешения Пользователем на работу с документами Архивного фонда Российской Федерации, другими архивными документами, не содержащими сведения, составляющие государственную тайну, и справочно-поисковыми средствами к ним и организационные действия по выдаче документов в читальный зал, их использование и возвращение в архивохранилища.

4. Срок предоставления услуги

4.1. Решение об организации работы по предоставлению услуги   принимается руководителем ГКУ РО «АДЛС» непосредственно в день обращения.

4.2. Пользователю выдается разрешение на работу с документами в читальном зале ГКУ РО «АДЛС» сроком не более одного года с оформлением пропуска в читальный зал в установленном порядке. Срок работы в читальном зале может быть продлен руководством ГКУ РО «АДЛС» по заявлению Пользователя. Об изменении темы и хронологических рамок исследования Пользователь информирует в письменном виде сотрудника читального зала.

4.3. После регистрации и заполнения анкеты в читальном зале Пользователь оформляет конкретные заказы на выдачу документов. Заказы заполняются разборчиво на бланках установленного образца, визируются должностным лицом, ответственным за работу читального зала, и передаются на резолюцию руководителю ГКУ РО «АДЛС». Резолюция выносится в день поступления заказа.

4.4. Пользователь заказывает единовременно в течение рабочего дня и получает не позднее чем через 2 рабочих дня со дня оформления заказа:

- до 20 дел общим объемом не более 1500 листов из архивных фондов государственных органов, органов местного самоуправления и организаций или не более 500 листов из архивных фондов личного происхождения;

- до 10 единиц хранения электронных документов.

Количество дел, документов, копий фонда пользования, находящихся одновременно у Пользователя, не может превышать 20 единиц хранения.

Дела, документы, копии фонда пользования выдаются на срок до одного месяца, подлинники особо ценных дел, документов – на срок не более двух недель.

4.5. Пользователь получает описи дел, документов, печатные издания и другие материалы научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда архива, а также имеет доступ к автоматизированным справочно-поисковым средствам, находящимся в читальном зале, в день заказа. Описи, другие архивные справочники предоставляются на срок   до 5 дней.

5. Перечень нормативных правовых актов, регулирующих предоставление услуги

Предоставление услуги осуществляется в соответствии с:

- Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». (Собрание законодательства Российской Федерации от 25 октября 2004г. №43 ст. 4169);

- Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». (Собрание законодательства Российской Федерации от 31 июля 2006г. №31 ст. 3448);

- Федеральный закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» («Российская газета», № 168, 30.07.2010);

- пунктами 5.7, 5.14. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук», утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19. (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. Издательство «Юридическая литература» от 14 мая 2007г. №20, регистрационный номер 9059);

- Областным законом от 12.03.2007 № 638-ЗС «Об архивном деле в Ростовской области». (Газета «Наше время» от 21 марта 2007г. №№89-90 (18151-18152));

- Положением о комитете по управлению архивным делом Ростовской области, утвержденным постановлением Правительства Ростовской области от 01.12.2011 № 183. (Текст постановления официально опубликован не был, с текстом постановления можно ознакомиться на официальном сайте Комитета); 

-  Уставом ГКУ РО «АДЛС», утвержденным председателем Комитета от 21.06.2011. (Текст устава официально опубликован не был, с  уставом можно ознакомиться на официальном сайте Комитета);

- Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах  Российской Федерации, утвержденный приказом Минкультуры России от 3 июня 2013 г. № 635 «Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации». Зарегистрирован в Минюсте РФ 14.11.2013, регистрационный № 30386;

- Порядок использования архивных документов в читальном зале ГКУ РО «АДЛС», утвержденный приказом ГКУ РО «АДЛС» от 04.02.2014 №8 (текст Порядка официально опубликован не был).

6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления услуги, услуг, необходимых и обязательных для предоставления услуги, способы их получения Пользователями, в том числе в электронной форме, и порядок их представления

6.1. Пользователь предоставляет в ГКУ РО «АДЛС» следующие документы для работы в читальном зале:

1) личное заявление с указанием фамилии, имени, отчества, паспортных данных, места проживания и прописки, темы, хронологических рамок и целей исследования в архиве;

2) письмо направляющей организации, которое должно быть оформлено на фирменной бланке организации, содержать ее реквизиты, подпись руководителя, контактные телефоны и Ф.И.О. исполнителя, наименование темы, ее хронологические рамки и цель исследования в архиве.

В заявлении (письме) излагается суть запроса, четко и подробно указываются сведения, необходимые для оказания  услуги.

3) Пользователь заполняет анкету рекомендованного образца и предъявляет паспорт сотруднику архива для идентификации личности или иной документ, удостоверяющий личность, в т.ч. универсальную электронную карту, в случаях, предусмотренных федеральными законами, являющуюся документом, удостоверяющим личность гражданина на получение услуги;

4) для получения сведений, содержащих конфиденциальные  персональные данные о третьих лицах в документах в течение 75 лет с момента их создания, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия Пользователя (наличие доверенности, оформленной в установленном порядке; права наследования), предусмотренные законодательством Российской Федерации.             

Формы заявления и анкеты, образцы заполнения форм заявления  и анкеты (приложения №№1-4).

6.2. Для предоставления услуги запрещается требовать от Пользователя:

- осуществления действий или предоставления документов, информации, предоставление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением услуги;

- предоставления документов и информации, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих услуги, иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, в соответствии   с   нормативными   правовыми   актами   Российской   Федерации, нормативными правовыми актами Ростовской области, муниципальными правовыми актами.

7. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления услуги

Основанием для отказа в приеме документов является отсутствие необходимых реквизитов в запросах и документов, указанных в пункте 6.1. подраздела 6 раздела II настоящего Регламента.

8. Исчерпывающий перечень оснований для приостановления и (или) отказа в предоставлении услуги

Запрос Пользователя не подлежит рассмотрению в случае, если он не содержит наименования юридического лица (для гражданина – фамилия, имя, отчество), почтового адреса, по которому должен быть отправлен ответ и/или электронного адреса Пользователя.

Основания для приостановления предоставления услуги:

- если запрос Пользователя не поддается прочтению, ответ на запрос не дается и он не подлежит направлению на рассмотрение директору архива или уполномоченному на то лицу, о чем в течение семи дней со дня регистрации запроса сообщается Пользователю, направившему запрос, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

- если ответ по существу поставленного в нем вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, Пользователю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений. Указанная информация может быть предоставлена только при наличии у Пользователя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и/или конфиденциальную информацию;

- отсутствие у Пользователя документов, подтверждающих его полномочия выступать от имени третьих лиц.

Пользователь не может получать для изучения дела, документы в виде подлинников и/ или копий фонда пользования:

- не прошедших научное описание, техническое оформление и находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии;

- дела, документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, без письменного разрешения гражданина, а после его смерти – с письменного разрешения наследников данного гражданина до истечения 75 лет со дня создания документов;

- дела, документы, принятые в архив от собственников или их владельцев, если это противоречит условиям их передачи на хранение;

- при необходимости выполнения служебных заданий сотрудниками архива (справочная работа, тематическая разработка фонда, усовершенствование или переработка фондов, реставрация дел и прочее);

- при выдаче дел и документов во временное пользование другим учреждениям и выдаче дел другому Пользователю.

Подлинники дел, документов при наличии копий фонда пользования выдаются только в случае проведения специальных научных работ по текстологии, кодикологии, палеографии, изучения водяных знаков и других внешних особенностей документов и организации их фототипического издания с письменного разрешения руководства архива.

9. Перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления услуги

Услуги, необходимые и обязательные для предоставления услуги отсутствуют.

10. Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление услуги

Данная услуга  предоставляется бесплатно.

11. Порядок, размер и основания взимания платы за предоставление услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления услуги, включая информацию о методике расчета размера такой платы 

Услуги, необходимые и обязательные для предоставления услуги отсутствуют.

12. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении услуги, услуги, предоставляемой организацией, участвующей в предоставлении услуги, и при получении результата предоставления таких услуг

Документы, необходимые для предоставления услуги принимаются в день обращения с ожиданием в очереди не более 15 минут. Не позднее чем через 2 рабочих дня, после наложения резолюции руководителя на запрос Пользователя без ожидания в очереди Пользователю выдаются документы для работы в читальном зале.

13. Срок регистрации запроса Пользователя о предоставлении услуги и услуги, предоставляемой организацией, участвующей в предоставлении услуги, в том числе в электронной форме

Письменный запрос Пользователя, в том числе в электронной форме о предоставлении услуги и услуги, предоставляемой организацией, участвующей в предоставлении услуги, регистрируется в день его поступления или на следующий рабочий день в установленном порядке.

14. Требования к помещениям, в которых предоставляются услуга, услуга, предоставляемая организацией, участвующей в предоставлении услуги, к месту ожидания и приема Пользователей, размещению и оформлению визуальной, текстовой и мультимедийной информации о порядке предоставления таких услуг

Организация личного приема по информированию о порядке оказания услуги осуществляется в рабочем кабинете сотрудниками ГКУ РО «АДЛС» в соответствии с графиком работы.

Читальный зал должен обеспечивать: комфортное расположение Пользователя и сотрудника архива:

- возможность оформления Пользователем письменного заявления и анкеты;

- наличие форм заявления и анкеты, образцы заполнения форм заявления  и анкеты;

- соблюдение мер безопасности, обеспечение противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации, системой охраны.

Предоставление услуги осуществляется в помещении, в котором  размещена визуальная текстовая информация.

15. Показатели доступности и качества услуги

Основными показателями доступности предоставления услуги являются:

- удобство и доступность получения Пользователем информации о порядке предоставления услуги;

- наличие форм  и образцов заявления и анкеты для получения услуги, в том числе в электронной форме (приложения 1- 4).

Пользователь и должностные лица ГКУ РО «АДЛС» взаимодействуют при подаче заявления и при получении результата по оказанию услуги.

Информацию о ходе предоставления услуги Пользователь может получить устно по телефону, непосредственно в архиве   при личном обращении, письменно по электронной почте или с использованием информационно-телекоммуникационных технологий может получить информацию о распорядке работы читального зала, порядке и условиях предоставления архивом услуги.

16. Иные требования

Получение услуги в соответствии с требованиями настоящего Регламента в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг не предусмотрено.

При предоставлении услуги предусмотрено использование информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», письменный запрос (заявление по форме) может быть направлен по электронной почте или через официальный сайт Комитета.

Пользователь вправе заказывать  непосредственно в архиве дела, за исключением дел в плохом физическом состоянии, справочно-поисковые средства к ним по теме исследования для работы в читальном зале.

Раздел III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

1. Исчерпывающий перечень административных процедур

При предоставлении услуги осуществляются следующие административные процедуры:

1) Рассмотрение руководством ГКУ РО «АДЛС» рекомендательного письма организации или личного заявления Пользователя и передача его с резолюцией в читальный зал (в день обращения).

2)              Оформление Пользователя сотрудником читального зала (заполнение анкеты Пользователя, составление карточки регистрации Пользователя)  - в день обращения.

3)              Выдача Пользователю описей дел, документов, печатных изданий и других материалов научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда архива, а также доступ к автоматизированным справочно-поисковым средствам, находящимся в читальном зале, в день заказа.

4)              Выдача документов Пользователю - не позднее чем через 2 рабочих дня со дня оформления заказа, заказанные единовременно в течение рабочего дня дела.

Блок-схема предоставления услуги приведена в Приложении 5 к административному регламенту ГКУ РО «АДЛС».

2. Описание административных процедур

2.1. Регистрация  запроса Пользователя, рассмотрение его руководством ГКУ РО «АДЛС» и передача на исполнение в структурное подразделение ГКУ РО «АДЛС»

1) Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры, является поступление рекомендательного письма организации или личного заявления Пользователя в ГКУ РО «АДЛС».

2) Должностными лицами, ответственными за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, являются должностное лицо, регистрирующее заявление (письмо организации), и руководитель ГКУ РО «АДЛС».

3) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

3.1.) регистрация поступившего заявления  Пользователя  в журнале регистрации в день обращения;

3.2.) передача зарегистрированного заявления на рассмотрение руководителю ГКУ РО «АДЛС» в день обращения;

3.3.) рассмотрение заявления Пользователя руководителем ГКУ РО «АДЛС», проставление резолюции в день обращения;

3.4.) передача заявления  с письменной резолюцией руководителя ГКУ РО «АДЛС» на исполнение -  в день обращения.

4) Критерием принятия решения является поступление заявления  в ГКУ РО «АДЛС» (все поступившие в ГКУ РО «АДЛС» письменные заявления регистрируются и рассматриваются руководством).

5) Результатом административной процедуры является прием Пользователя руководством ГКУ РО «АДЛС».

6) Результатом выполнения административной процедуры является передача письменного заявления  для рассмотрения ответственному сотруднику архива с письменной резолюцией руководителя ГКУ РО «АДЛС».

2.2. Оформление Пользователя сотрудником читального зала

1) Юридическим фактом, являющимся основанием для начала
административной процедуры, является поступление письменного заявления с резолюцией руководства ГКУ РО «АДЛС»  для исполнения должностным лицом.

2) Должностным лицом, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, является должностное лицо, которому был передано заявление  на исполнение.

3) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

3.1.) заполнение Пользователем анкеты Пользователя в день поступления письма с резолюцией руководителя;

3.2.)  составление карточки регистрации Пользователя до 2-х рабочих дней:

3.3.) заведение личного дела Пользователя в день поступления письма с резолюцией руководителя.

4) В зависимости от тематики заявления и представленных документов должностное лицо ГКУ РО «АДЛС», ответственное за исполнение заявление, принимает  положительное или отрицательное решение о возможности его исполнения.

5) Результатом административной процедуры является принятие положительного или отрицательного решения о возможности исполнения заявления.

6) Результатом выполнения административной процедуры является ознакомление Пользователя с Правилами работы пользователей в читальном зале ГКУ РО «АДЛС».

2.3.  Выдача Пользователям научно-справочного аппарата и  прием от них заполненных требований на выдачу документов

1) Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры, является выдача Пользователю научно-справочного аппарата должностным лицом.

2) Должностным лицом, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, является должностное лицо, которому было передано заявление  на исполнение.

3) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

3.1.) Получение консультации по составу и содержанию дел, документов и справочно-поисковых средств к ним по теме исследования. Получение информации о существующих ограничениях на доступ к отдельным категориям дел, документов по теме исследования, о необходимых процедурах для получения разрешения на доступ к ним, а также о сроках завершения научного описания, технического оформления и/или специальной обработки дел, документов в день обращения.

3.2.) Выдача Пользователю описей дел, документов, печатных изданий и других материалов справочно-информационного фонда архива, а также доступ к автоматизированным справочно-поисковым средствам, находящимся в читальном зале, в день заказа.

4) Критерием принятия решения является поступление заполненных требований Пользователя о выдаче ему НСА в ГКУ РО «АДЛС» (все  поступившие в ГКУ РО «АДЛС» заказы на выдачу НСА передаются на резолюцию руководству).

5) Результатом административной процедуры является  прием должностным лицом от Пользователя  заполненных  требований на выдачу документов, передача их на резолюцию руководству.

6) Результатом выполнения административной процедуры является   передача заказа Пользователя с резолюцией руководства в архивохранилища для исполнения заказа.

2.4. Выдача документов Пользователям

1) Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административной процедуры, является выдача должностным лицом документов Пользователю.

2) Должностным лицом, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, является должностное лицо, которое  осуществляет выдачу документов.

3) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

3.1.) подготовка дел к выдаче из архивохранилищ (поиск и выемка дел, проверка листажа, оформление заверительных листов, запись в журнале выдачи) - не позднее чем через 2 рабочих дня со дня оформления заказа.

3.2.)  оформление выдачи документов Пользователю - не позднее чем через 2 рабочих дня со дня оформления заказа

3.3.) контроль за сохранностью документов в процессе их использования - до приема дел от Пользователя;

3.4.)   прием отработанных дел от Пользователя с одновременной проверкой листажа в них и возврат их в архивохранилище – до 3 дней;

4) Критерием принятия решения является поступление заполненных требований Пользователя о выдаче ему дел в ГКУ РО «АДЛС» ( все  поступившие в ГКУ РО «АДЛС» заказы на выдачу дел передаются на резолюцию руководству).

5) Результатом административной процедуры является передача заказа Пользователя с резолюцией руководства в архивохранилища для исполнения заказа.

6)  Результатом выполнения административной процедуры является  помещение исполненных заказов с отметками  о получении и возврате дел в личное дело Пользователя.

3. Административная процедура формирования и направления межведомственных запросов в органы (организации), участвующие в предоставлении государственных и муниципальных услуг

Административная процедура по формированию и направлению запроса в органы (организации), участвующие в предоставлении услуги не выполняется.

4. Порядок осуществления в электронной форме, в том числе с использованием федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)», региональной государственной информационной системы «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области» административных процедур

Предоставление услуги в электронной форме, в том числе с использованием федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)», региональной государственной информационной системы «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области» не осуществляется.

Раздел IV. Формы контроля за исполнением административного регламента

1. Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением ответственными должностными лицами положений административного регламента и иных  нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению услуги, а также принятием решений ответственными лицами

Текущий контроль за соблюдением последовательности действий и выполнением административных процедур по предоставлению  услуги, принятием решений осуществляется должностными лицами ГКУ РО «АДЛС», ответственными  за организацию работ по предоставлению услуги, путем проведения проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента, анализа выполненной работы.

Перечень должностных лиц, осуществляющих текущий контроль, устанавливается руководителем ГКУ РО «АДЛС».

Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается  руководством ГКУ РО «АДЛС» .

2. Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления услуги, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством предоставления услуги

Порядок и периодичность осуществления  плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления услуги определяются приказом ГКУ РО «АДЛС».

Для проведения проверки полноты и качества предоставления услуги формируется комиссия, в состав которой включаются должностные лица ГКУ РО «АДЛС».

Результаты деятельности комиссии оформляются актом, в котором отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

Периодичность осуществления текущего контроля устанавливаются руководителем ГКУ РО «АДЛС».

Проверки могут быть плановыми (на основании планов работы ГКУ РО «АДЛС») и внеплановыми (может проводиться по конкретной жалобе Пользователя услуги).

3. Ответственность должностных лиц ГКУ РО «АДЛС» за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления услуги

В случае выявления нарушений к виновным должностным лицам применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

4. Положения, характеризующие требования к порядку и формам контроля  за предоставлением услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций

В соответствии с законодательством ГКУ РО «АДЛС» контролирует соблюдение законодательства об архивном деле.

Контроль  за предоставлением услуги со стороны уполномоченных должностных лиц ГКУ РО «АДЛС» должен быть постоянным, всесторонним и объективным.

Контроль  за предоставлением услуги со стороны граждан, их объединений и организаций осуществляется путем получения информации о наличии в действиях (бездействии) ответственных должностных лиц ГКУ РО «АДЛС», а также принимаемых ими решениях, нарушений положений Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению услуги.

Раздел V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа предоставляющего услугу, а также должностных лиц, государственных служащих

1. Информация для заинтересованных лиц об их праве на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений, принятых (осуществляемых) в ходе предоставления услуги

1.1. Пользователь может обратиться с жалобой на нарушение порядка предоставления услуг, выразившееся в неправомерных решениях и действиях (бездействии) директора ГКУ РО «АДЛС», предоставляющего услугу, в комитет по управлению архивным делом Ростовской области и в Правительство Ростовской области.

1.2. Пользователь может обратиться с жалобой на нарушение порядка предоставления услуг, выразившееся в неправомерных решениях и действиях (бездействии) должностных лиц ГКУ РО «АДЛС», предоставляющих услугу, непосредственно в ГКУ РО «АДЛС».

1.3. Подача жалоб осуществляется бесплатно.

1.4.Пользователь, подавший жалобу, несет ответственность в соответствии с законодательством за достоверность сведений, содержащихся в представленной жалобе.

1.5. Жалоба оформляется в произвольной форме с учетом требований, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

1.6.  Жалоба должна содержать:              

- наименование ГКУ РО «АДЛС», фамилию, имя, отчество должностного лица ГКУ РО «АДЛС»,  предоставляющего услугу, чьи действия (бездействие) и решения обжалуются;

- фамилию, имя, отчество (при наличии), сведения о месте жительства Пользователя – физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения Заявителя – юридического лица, номер (номера) контактного телефона, почтовый и (или) адрес электронной почты, по которому должен быть направлен ответ Пользователю;

- сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) должностного лица ГКУ РО «АДЛС», предоставляющего услугу;

-  доводы, на основании которых Пользователь не согласен с решением и действием (бездействием) должностных лиц ГКУ РО «АДЛС». Пользователем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы Пользователя, либо их копии.

1.7. В случае, если жалоба подается через представителя Пользователя, также представляется документ, подтверждающий полномочия на осуществление действий от имени Пользователя. В качестве документа, подтверждающего полномочия на осуществление действий от имени Пользователя, может быть представлена: 

- оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность (для физических лиц);

- оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность, заверенная печатью Пользователя и подписанная руководителем Пользователя или уполномоченным этим руководителем лицом (для юридических лиц);

- копия решения о назначении или об избрании либо приказа о назначении физического лица на должность, в соответствии с которым такое физическое лицо обладает правом действовать от имени Пользователя без доверенности.

1.8. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе:

- непосредственно в приемную ГКУ РО «АДЛС» на имя директора, заместителя директора, председателя комитета по управлению архивным делом Ростовской области, либо в отдел по работе с обращением граждан Правительства Ростовской области;

-  почтовым отправлением по адресу (месту нахождения) ГКУ РО «АДЛС», предоставляющего услугу;

-  в ходе личного приема директора. В случае подачи жалобы при личном приеме Пользователь представляет документ, удостоверяющий его личность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.9. В электронном виде жалоба может быть подана Пользователем посредством:

- официального сайта комитета по управлению архивным делом Ростовской области;

- федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (далее - ЕПГУ);

- государственной информационной системы Ростовской области «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области» (далее – РПГУ);

- электронной почты ГКУ РО «АДЛС», предоставляющего услугу.

При подаче жалобы в электронном виде документы, указанные в пункте 1.7 настоящего Регламента, могут быть представлены в форме электронных документов, подписанных электронной подписью, вид которой предусмотрен законодательством Российской Федерации, при этом документ, удостоверяющий личность Пользователя, не требуется.

1.10. Жалоба может быть подана Пользователем через МФЦ,  при условии заключения соглашения между ГКУ РО «АДЛС» и МФЦ о взаимодействии в части осуществления МФЦ приема жалоб и выдачи Пользователям результатов рассмотрения жалоб.

1.11. Пользователь может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:

- нарушение срока регистрации запроса Пользователя о предоставлении услуги;

- нарушение срока предоставления услуги;

- требование представления Пользователем документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ростовской области для предоставления услуги;

- отказ в приеме документов, представление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ростовской области для предоставления услуги;

- отказ в предоставлении услуги, если основания отказа не предусмотрены нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ростовской области;

- требование внесения Пользователем при предоставлении услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации;

- отказ, должностного лица ГКУ РО «АДЛС», предоставляющего услугу в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления услуги документах, либо нарушение установленного срока таких исправлений.

2. Предмет досудебного (внесудебного) порядка обжалования 

Предметом  досудебного (внесудебного) обжалования  может быть действия (бездействие) и решения, принятые в ходе предоставления услуги.

3. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в рассмотрении жалобы (претензии) либо приостановлении ее рассмотрения

1. Директор ГКУ РО «АДЛС» отказывает в удовлетворении жалобы в следующих случаях:

- наличие вступившего в законную силу решения суда, арбитражного суда по жалобе о том же предмете и по тем же основаниям;

- подача жалобы лицом, полномочия которого не подтверждены в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;

- наличие решения по жалобе, принятого ранее в соответствии с требованиями настоящего Регламента в отношении того же Пользователя и по тому же предмету жалобы.

2. Директор ГКУ РО «АДЛС» вправе оставить жалобу без ответа в следующих случаях:

-  если в письменной жалобе не указаны фамилия, имя, отчество и адрес Пользователя;

- отсутствие возможности прочитать какую-либо часть текста жалобы, фамилию, имя, отчество (при наличии) и/или почтовый адрес Пользователя, указанные в жалобе;

- наличие в жалобе нецензурных либо оскорбительных выражений, угроз жизни, здоровью и имуществу должностного лица ГКУ РО «АДЛС», а также членов его семьи.

              4. Основания  для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования

Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является подача Пользователем жалобы лично, по почте в письменной форме, в электронном виде посредством официального сайта ГКУ РО «АДЛС», предоставляющего услугу, официального сайта комитета по управлению архивным делом Ростовской области, в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (далее - ЕПГУ), государственной информационной системы Ростовской области «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области» (далее – РПГУ), электронной почты ГКУ РО «АДЛС».

              5. Права заинтересованных лиц на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения  жалобы (претензии)

              Заинтересованное лицо имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы (претензии).

6. Органы государственной власти и должностные лица, которым может быть адресована жалоба (претензия) заявителя в досудебном (внесудебном) порядке

Органы государственной власти и должностные лица, которым может быть адресована жалоба (претензия):

-директор ГКУ РО «АДЛС»;

- заместитель директора ГКУ РО «АДЛС»;

- председатель Комитета;

- заместитель председателя Комитета;

- Правительство Ростовской области.

             

7. Сроки рассмотрения жалобы (претензии)

Жалоба, поступившая в ГКУ РО «АДЛС» в письменной форме на бумажном носителе и в электронной форме, подлежит регистрации в журнале учета жалоб на решения и действия (бездействие) должностных лиц ГКУ РО «АДЛС» и его специалистов (далее – журнал) не позднее следующего рабочего дня со дня ее поступления. Жалоба рассматривается в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации. Срок рассмотрения жалобы исчисляется со дня ее регистрации.

В случае обжалования отказа должностного лица ГКУ РО «АДЛС»  в приеме документов у Пользователя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования Пользователем нарушения установленного срока таких исправлений жалоба рассматривается в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.

В случае, если жалоба поданная Пользователем не входит в компетенцию ГКУ РО «АДЛС» по принятию решения по жалобе в соответствии с требованиями пунктов 1.1 и 1.2 настоящего Регламента, то в течение 3 рабочих дней со дня ее регистрации ГКУ РО «АДЛС» направляет жалобу по принадлежности и в письменной форме информирует Пользователя о ее перенаправлении.

Жалоба, поступившая через МФЦ, рассматривается согласно заключенному соглашению между ГКУ РО «АДЛС» и МФЦ о взаимодействии. Срок рассмотрения жалобы исчисляется со дня ее регистрации.

8. Результат досудебного (внесудебного) обжалования применительно к каждой процедуре либо инстанции обжалования

1. По результатам рассмотрения жалобы в соответствии с частью 7 статьи 11.2 Федерального закона от 27.07.2010 №210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" ГКУ РО «АДЛС» принимает решение об удовлетворении жалобы либо об отказе в ее удовлетворении.

При удовлетворении жалобы на ее рассмотрение ГКУ РО «АДЛС» принимает исчерпывающие меры по устранению выявленных нарушений, в том числе по выдаче Пользователю результата услуги, не позднее 5 рабочих дней со дня принятия решения, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

Ответ по результатам рассмотрения жалобы направляется Пользователю не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в письменной форме.

2. В ответе по результатам рассмотрения жалобы указываются:

- наименование ГКУ РО «АДЛС», предоставляющего услугу, должность, фамилия, имя, отчество (при наличии) его должностного лица, рассмотревшего жалобу и принявшего решение по жалобе;

- номер, дата, место принятия решения, включая сведения о должностном лице, решение или действие (бездействие) которого обжалуется;

- фамилия, имя, отчество (при наличии) или наименование Пользователя;

- основания для принятия решения по жалобе;

- принятое по жалобе решение;

- в случае, если жалоба признана обоснованной, сроки устранения выявленных нарушений, в том числе срок предоставления результата услуги;

- сведения о порядке обжалования принятого по жалобе решения.

Ответ по результатам рассмотрения жалобы подписывается уполномоченным на рассмотрение жалобы должностным лицом ГКУ РО «АДЛС», предоставляющего услуги.

По желанию Пользователя ответ по результатам рассмотрения жалобы может быть представлен не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в форме электронного документа, подписанного электронной подписью должностного лица ГКУ РО «АДЛС».

В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

Приложение №1

Директору ГКУ РО «АДЛС»

_________________________________                                   

от _______________________________

(фамилия, имя, отчество полностью)

паспорт серии _______ № ___________

выдан ____________________________

(когда и кем)

зарегистрирован____________________

                                 (домашний адрес)

контактный телефон _______________

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу разрешить работу в читальном зале госархива с архивными документами с целью выявления сведений по теме: ____________________

_________________________________________________________________

   Дата                                                        подпись                          Расшифровка подписи

                        Форма заявления Пользователя для работы

в читальном зале госархива

Приложение №2                             

Директору ГКУ РО «АДЛС»

Г.Г.Самойлову

от Иванова Владимира  Петровича

паспорт серии 60  09 № 687908 выдан 

ОВД Октябрьского района г. Ростова-на-

Дону, зарегистрирован ул. Ленина, 208,     

кв. 7, г. Ростов-на-Дону, 344008

Телефон 8-908-897-654-85 

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу разрешить работу в читальном зале госархива с архивными документами с целью выявления сведений по теме: изучение родословной рода Чернова Михаила Илларионовича, 1897 года рождения,  г. Азов.

   09.07.2010                                                        подпись                              В. П. Иванов

Образец заполнения формы заявления Пользователя для работы

в читальном зале госархива

Приложение №3

Приложение к Порядку

(рекомендуемый образец)

Название государственного (муниципального) архива

Дело пользователя № ____

Анкета пользователя, работающего в читальном зале

Фамилия, имя, отчество ___________________________________________________________

Дата рождения __________________________________________________________________

Гражданство ____________________________________________________________________

4.     Место работы (учебы) и должность __________________________________________________

                                       (полное название учреждения, его почтовый и электронный адрес, телефон)

5.   Образование, ученая степень, звание _________________________________________________

6.    Основание для проведения исследований ______________________________________________

                  (направление организации или по личному заявлению)

7.    Название темы, хронологические рамки ______________________________________________

8.   Цель работы ____________________________________________________________________

9.    Адрес регистрации по месту пребывания, номер телефона _______________________________

11.   Адрес регистрации по месту жительства, номер телефона ________________________________

12.   Номер мобильного телефона, электронный адрес _______________________________________

15. Серия и номер паспорта, кем и когда выдан ___________________________________________

Обязательство-соглашение.

Я, _________________________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество)

ознакомлен с действующим Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации и обязуюсь его выполнять.

Согласен с автоматизированной обработкой и хранением данных, указанных в анкете.

Обязуюсь соблюдать режим конфиденциальности в отношении ставшей мне известной информации, использование и распространение которой ограничено законодательством Российской Федерации.

«___» _____________ 20__ г.

_______________________

подпись

______________________________ _____________________ _____________________________

должность, сотрудника архива подпись расшифровка подписи

«___» _____________ 20__ г.

Форма анкеты пользователя читального зала госархива

Приложение №4

Приложение к Порядку

(рекомендуемый образец)

Название государственного (муниципального) архива

Дело пользователя № ____

Анкета пользователя, работающего в читальном зале

1. Фамилия, имя, отчество Иванов Владимир Петрович

2. Дата рождения 26 февраля 1956

    3. Гражданство Россия

         4.    Место работы (учебы) и должность ООО «Оникс», ст.  менеджер, ул. Серафимовича, 21, г.Ростов –на-Дону, 344000, hhhgos@mail.ru 240-35-72

(полное название учреждения, его почтовый и электронный адрес, телефон)

       5.Образование, ученая степень, звание высшее, нет

       6.    Основание для проведения исследований по личному заявлен

                                      (направление организации или по личному заявлению)

       7. Название темы, хронологические рамки

Изучение родословной рода Чернова Михаила Илларионовича

      8. Цель работы _

Изучение родословной рода Чернова Михаила Илларионовича

      9. Адрес регистрации по месту пребывания, номер телефона

ул. Ленина, 208, кв. 7, г. Ростов-на-Дону, 344008, 245-39-80

     10.Адрес регистрации по месту жительства, номер телефона

ул. Ленина, 208, кв. 7, г. Ростов-на-Дону, 344008, 245-39-80

      11. Номер мобильного телефона, электронный адрес 89287668719, hhhdan@mail.ru

      12. Серия и номер паспорта, кем и когда выдан

паспорт серии 60 09 № 678395, Октябрьским ОВД г.Ростова-на-Дону, 11.03.2001

Обязательство-соглашение.

Я, Иванов Владимир Петрович

(фамилия, имя, отчество)

ознакомлен с действующим Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации и обязуюсь его выполнять.

Согласен с автоматизированной обработкой и хранением данных, указанных в анкете.

Обязуюсь соблюдать режим конфиденциальности в отношении ставшей мне известной информации, использование и распространение которой ограничено законодательством Российской Федерации.

«10» апреля 2013 г.

_______________________

подпись

______________________________ _____________________ _____________________________

должность, сотрудника архива подпись расшифровка подписи

«___» _____________ 20__ г.

Образец заполнения формы анкеты пользователя

читального зала госархива

Приложение №5

Блок-схема

последовательности действий ГКУ РО «АДЛС» по предоставлению услуги по обслуживанию пользователей в читальном зале

[1] Запросы составляются отдельно на каждое лицо

[2] Запросы составляются отдельно на каждое лицо

[3] Запросы составляются отдельно на каждое лицо

[4] Запросы составляются отдельно на каждое лицо