Об утверждении административного регламента по предоставлению муниципальной услуги «Оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и...



АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

Кемеровская область - Кузбасс

АДМИНИСТРАЦИЯ ТАЙГИНСКОГО ГОРОДСКОГО ОКРУГА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 13.10.2021 № 552-п

Тайгинский городской округ

Об утверждении административного регламента по предоставлению муниципальной услуги «Оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива»

В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», постановлением главы Тайгинского городского округа от 26.07.2016 N 506-п «Об утверждении Реестра муниципальных услуг муниципального образования «Тайгинский городской округ» администрация Тайгинского городского округа постановляет:

1. Утвердить прилагаемый административный регламент по предоставлению муниципальной услуги «Оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива».

2. Разместить настоящее постановление на официальном сайте администрации Тайгинского городского округа в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», опубликовать настоящее постановление в газете «Тайгинский рабочий», обнародовать путем вывешивания копии постановления на информационном стенде, размещенном в помещении администрации Тайгинского городского округа по адресу: г. Тайга, ул. 40 лет Октября, дом № 23.

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы Тайгинского городского округа – руководителя аппарата Дворжевского В.А.

Врио главы Тайгинского городского округа

Е.Ю. Кокорчук

УТВЕРЖДЕН

постановлением администрации

Тайгинского городского округа

от 13.10.2021 № 552-п

Административный регламент

по предоставлению муниципальной услуги

«Оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива»

1. Общие положения

1.1. Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги «Оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива» (далее – методическая помощь организациям) разработан в целях совершенствования постановки делопроизводства в организациях и функционирования ведомственных архивов, установления порядка оказания муниципальной услуги, а также порядка взаимодействия архивного отдела администрации Тайгинского городского округа (далее – архив) с органами местного самоуправления, гражданами, организациями по предоставлению муниципальной услуги.

Административный регламент определяет последовательность действий (административных процедур) при осуществлении полномочий по организации процесса предоставления указанной муниципальной услуги, включающей информирование, консультирование, передачу документов на постоянное хранение в архив.

1.2. Получателями муниципальной услуги являются органы государственной власти, органы местного самоуправления, юридические лица, организации, обращающиеся на законных основаниях в архив для получения и использования необходимой информации. В ходе оказания муниципальной услуги архив взаимодействует с Архивным управлением Кузбасса.

1.3. Предоставление муниципальной услуги осуществляется архивным отделом администрации Тайгинского городского округа.

Сведения о местонахождении и графике работы архива:

Адрес места нахождения

652401, Россия, Кемеровская область - Кузбасс, город Тайга, ул. 40 лет Октября, 23, кабинет № 42

График работы

понедельник - четверг с 8.00 до 17.00 час.

пятница с 8.00 до 16.00

перерыв на обед с 12.00 до 12.48 час.

суббота, воскресенье - выходные дни

Прием и консультация заявителей

вторник, среда, четверг с 10.00 до 12.00 час.

и с 14.00 до 16.00 час.

перерыв на обед с 12.00 до 12.48 час.

понедельник, пятница - не приёмные дни, суббота, воскресенье - выходные дни

Телефон структурного подразделения оказывающего услугу

(384-48) 2-17-37

Адрес электронной почты

arhivtgo@mail.ru

Адрес официального сайта администрации Тайгинского городского округа

http://www.adm-tayga.ru/

В предпраздничные рабочие дни время работы архива сокращается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Прием заявителей должностным лицом архива осуществляется в соответствии с графиком приема. Вывеска с графиком приема размещается у входа в архив.

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги – «Оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива».

2.2. Предоставление муниципальной услуги осуществляется архивным отделом администрации Тайгинского городского округа.

2.3. Результат предоставления муниципальной услуги:

- инструкции по делопроизводству организаций;

- положения об экспертных комиссиях;

- положения об архивах организаций;

- номенклатуры, подготовленные описи, утвержденные экспертно-проверочной комиссией (далее – ЭПК) администрации Тайгинского городского округа;

- описанные документы, упорядоченно хранящиеся в организации;

- оформленные документы, сдающиеся на хранение в муниципальный архив;

- акты о выделении к уничтожению документов, неподлежащих хранению.

2.4. Срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении услуги: время ожидания граждан при подаче запроса не может превышать 15 минут. Предоставление устной консультации, непосредственно в ходе личного приема, составляет не более 20 минут.

              2.5. Срок предоставления муниципальной услуги:

2.5.1. Предоставление муниципальной услуги и отправка (выдача) документов, являющихся результатом предоставления услуги, осуществляется в течение 20 дней со дня регистрации документа, на основании которого предоставляется муниципальная услуга.

2.5.2. В необходимых случаях начальник архива продлевает срок предоставления муниципальной услуги на 30 дней.

2.6. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

- Конституцией Российской Федерации;

- Гражданским кодексом Российской Федерации;

- Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;

- Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;

- Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

- Федеральным законом от 25.12.2008 N 273-ФЗ «О противодействии коррупции»;

- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

- Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

- Закон Кемеровской области от 26.03.2007 N 35-ОЗ «Об архивном деле»;

- Приказом Федерального архивного агентства от 02.03.2020 № 24 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях»;

- Уставом Тайгинского городского округа;

- Положением об архивном отделе администрации Тайгинского городского округа, утвержденным распоряжением главы Тайгинского городского округа от 29.11.2012 № 261-р;

- Настоящим административным регламентом;

- Иными нормативными правовыми актами.

2.7. Документом, который является основанием для предоставления муниципальной услуги в соответствии с настоящим регламентом, является заявление (приложение № 1).

В заявлении должны быть указаны: наименование организации или должностное лицо, в адрес которого направляется запрос, темы делопроизводства и архивного дела, интересующие заявителя вопросы.

Основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги является заявление, содержащее вопросы, не входящие в компетенцию архива.

2.8. Муниципальная услуга предоставляется:

- непосредственно сотрудником архива при личном обращении;

- по письменному обращению заявителя;

- с использованием средств почтовой и телефонной связи;

- по электронной почте.

              При консультировании пользователей по телефону и на личном приеме должностное лицо архива дает исчерпывающую информацию по вопросам организации оказания методической помощи организациям.

              При информировании по письменным обращениям пользователей, в том числе направленным по электронной почте, по процедуре предоставления муниципальной услуги ответ на обращение направляется почтой или по факсу в адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.

2.9. Основными требованиями к информированию заявителей являются:

- четкость изложения информации;

- полнота информирования;

- оперативность предоставления информации.

2.10. Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.             

2.11. На территории, прилегающей к зданию администрации, организуются места для парковки автотранспортных средств, в том числе места для парковки автотранспортных средств инвалидов, размещенных не далее 50 м от входа, доступного для маломобильных заявителей.

Требования к местам предоставления муниципальной услуги – для приема заявителей, заполнения необходимых для получения муниципальной услуги документов отводятся места, оборудованные стульями, столами для возможности оформления документов, обеспечиваются ручками, бланками документов.

2.12. Должностное лицо, непосредственно обеспечивающее предоставление муниципальной услуги – начальник архивного отдела.

2.13.Требования к форме и характеру взаимодействия специалиста архива с заявителями.

2.13.1 Архив вправе:

- требовать от организаций-источников комплектования своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии;

- контролировать правила работы с документами в организациях-источниках комплектования архива;

- запрашивать от организаций-источников комплектования необходимые для работы архива сведения.

3. Административные процедуры (состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме)

3.1. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

3.1.1. Консультирование специалистом архива по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива по вопросам:

- составления номенклатуры дел;

- составления исторической справки (предисловие к описи);

- составления описей дел;

- составления актов о выделении документов к уничтожению;

- в оказании помощи в оформлении дел для сдачи на хранение в архив.

3.2. Поступившие в архив письменные обращения заявителей регистрируются в день поступления в установленном порядке.

3.2.1. Регистрация письменного обращения является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.

3.3. Рассмотрение обращения и подготовка ответа.

3.3.1. Основанием для начала административного действия является обращение об оказании методической и практической помощи по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива.

3.3.2. Ответственным за рассмотрение обращения и подготовку ответа является начальник архивного отдела.

3.3.3. Обращения рассматриваются специалистом непосредственно на своем рабочем месте или с выездом на место оказания услуги.

3.3.4. Специалист подготавливает ответ в зависимости от объема обращения.

3.3.5. Критериями принятия решения при рассмотрении обращения и подготовки ответа являются соответствие поставленных в обращении вопросов компетенции архива и отсутствие оснований для отказа в исполнении муниципальной услуги.

3.3.6. Результатом выполнения административного действия по рассмотрению обращения и подготовке ответа являются:

- составление номенклатуры дел;

- составление исторической справки (предисловие к описи);

- составление описей дел;

- составление актов о выделении документов к уничтожению;

- помощь в оформлении дел для сдачи на хранение в архив.

3.4. Рассмотрение обращения, поступившего в ходе личного приема.

3.4.1. Основанием для начала административного действия является личный прием заявителя.

3.4.2. Должностным лицом, ответственным за личный прием заявителя, является начальник архивного отдела.

3.4.3. Прием заявителя осуществляется в кабинете начальника архивного отдела.

3.4.4. В целях обеспечения конфиденциальности сведений о заявителях специалист архива ведет прием одновременно только одного заявителя.

3.4.5. Во время личного приема специалист архива, осуществляющий личный прием, выслушивает устное обращение заявителя.

3.4.6. По окончании приема сотрудник архива информирует заявителя о сроках оказания методической помощи.

3.4.7. Результатами выполнения административного действия по личному приему заявителя являются полученные заявителем исчерпывающие сведения для ведения делопроизводства и формирования ведомственного архива.

3.5. Настоящий административный регламент является обязательным для исполнения специалистами, участвующими в предоставлении муниципальной услуги.

4. Формы контроля за предоставлением муниципальной услуги

4.1. Контроль за предоставлением архивом муниципальной услуги осуществляет заместитель главы Тайгинского городского округа – руководитель аппарата.

4.2. Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на запросы заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностного лица архива.

а) По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

б) Помимо текущего контроля предоставления муниципальной услуги осуществляются внеплановые проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги.

в) Внеплановые проверки осуществляются по конкретному обращению заявителя. При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением муниципальной услуги (комплексные проверки), или отдельные вопросы (тематические проверки).

4.3. Ответственность специалиста при предоставлении муниципальной услуги.

Должностное лицо архива, предоставляющее муниципальную услугу по исполнению запросов заявителей, несет ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за:

- неправомерный отказ в приеме или исполнении запросов;

- действие или бездействие, ведущее к нарушению прав и законных интересов заявителя;

- нарушение срока и порядка регистрации запросов, их рассмотрения;

- принятие заведомо необоснованного незаконного решения;

- преследование граждан за критику;

- предоставление недостоверной информации;

- разглашение сведений о частной жизни гражданина (без его согласия);

- сохранность находящихся у него на рассмотрении запросов и документов, связанных с их исполнением.

Сведения, содержащиеся в запросах, а также персональные данные заявителя могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с запросом. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия.

По фактам нарушений должностным лицом архива настоящего административного регламента при исполнении должностных полномочий, по представлению заместителя главы Тайгинского городского округа – руководителя аппарата, назначается служебная проверка.

При уходе в отпуск, больничный лист должностное лицо архива, ответственное за исполнение запросов, обязано передать все имеющиеся у него на исполнении письменные запросы временно замещающему его должностному лицу.

При обнаружении неисполнения или ненадлежащего исполнения должностным лицом возложенных на них обязанностей по предоставлению муниципальной услуги, по представлению заместителя главы Тайгинского городского округа – руководителя аппарата глава Тайгинского городского округа принимает меры по привлечению этого лица к дисциплинарной ответственности.

4.4. Требования к порядку и формам контроля за предоставлением муниципальной услуги.

В архиве осуществляется контроль за соблюдением порядка исполнения запросов граждан, организаций, проводится анализ содержания поступивших запросов, информация представляется заместителю главы Тайгинского городского округа – руководителю аппарата, принимаются меры по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования заявителем решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего

5.1. Заявитель имеет право на досудебный порядок обжалования решений и действий (бездействия) администрации Тайгинского городского округа (далее по тексту - орган, предоставляющий муниципальную услугу), а также должностных лиц и муниципальных служащих, принятых (осуществленных) в ходе предоставления муниципальной услуги.

Основанием для начала процедуры досудебного обжалования является обращение заявителя с жалобой в письменной форме на бумажном носителе, электронной форме главе Тайгинского городского округа. Жалоба может быть направлена по почте, через многофункциональный центр, с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", официального сайта администрации городского округа, единого портала государственных и муниципальных услуг либо регионального портала государственных и муниципальных услуг, а также принята при личном приеме заявителя.

Жалобы рассматриваются заместителем главы Тайгинского городского округа – руководителем аппарата.

5.2. Предмет досудебного обжалования:

- действие (бездействие) органа, предоставляющего муниципальную услугу;

- действие (бездействие) должностных лиц, муниципальных служащих, предоставляющих муниципальную услугу.

Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:

1) нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги;

2) нарушение срока предоставления муниципальной услуги;

3) требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Кемеровской области, муниципальными правовыми актами Тайгинского городского округа для предоставления муниципальной услуги;

4) отказ в приеме документов, предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Кемеровской области, муниципальными правовыми актами Тайгинского городского округа (далее по тексту - муниципальные правовые акты) для предоставления муниципальной услуги, у заявителя;

5) отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Кемеровской области, муниципальными правовыми актами Тайгинского городского округа;

6) за требование с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы;

7) отказ органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

5.3. Основанием для начала процедуры досудебного обжалования является наличие письменного обращения (жалобы) заявителя, согласно приложению № 2 к настоящему административному регламенту.

Обращение (жалоба) должно содержать:

1) наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего;

4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

5.4. Жалоба, поступившая в орган, предоставляющий муниципальную услугу регистрируется в день поступления и подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

5.5. По результатам рассмотрения жалобы заместитель главы Тайгинского городского округа – руководитель аппарата принимает одно из следующих решений:

1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме:

- отмены принятого решения;

- исправления допущенных органом, предоставляющим муниципальную услугу, опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах;

- возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Кемеровской области - Кузбасса, муниципальными правовыми актами Тайгинского городского округа;

2) отказывает в удовлетворении жалобы.

5.6. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в пункте 5.5 настоящего раздела, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

5.7. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

Приложение № 1

к административному регламенту

по предоставлению муниципальной услуги

«Оказание методической и практической

помощи представителям организаций,

предприятий по ведению делопроизводства и

формированию ведомственного архива»

Форма заявления,

необходимого для предъявления в архивный отдел

в целях исполнения муниципальной услуги

Начальнику архивного отдела

администрации Тайгинского городского округа

___________________________________

(фамилия, имя, отчество физического или

должностного лица)

___________________________________

___________________________________

адрес заявителя:

___________________________________

___________________________________

контактный телефон:

___________________________________

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу оказать помощь (провести консультацию)

______________________________________________________________________

(краткое изложение вопроса, цель)

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

(перечень прилагаемой документации)

Дата ___________              Подпись___________

Приложение № 2

к административному регламенту

по предоставлению муниципальной услуги

«Оказание методической и практической

помощи представителям организаций,

предприятий по ведению делопроизводства и

формированию ведомственного архива»

___________________________________

(ФИО руководителя администрации ТГО)

___________________________________

(ФИО заявителя)

Жалоба на нарушение требований регламента

предоставления муниципальной услуги

Я,_________________________________________________________________,

(ФИО заявителя)

проживающий по адресу______________________________________________

(индекс, город, улица, дом, квартира)

подаю жалобу от имени_______________________________________________

(своего, или ФИО лица, которого представляет заявитель)

на нарушение регламента предоставления муниципальной услуги, допущенное___________________________________________________________

(наименование структурного подразделения администрации ТГО, допустившего нарушение регламента)

в части следующих требований:

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

(описание нарушения, в т.ч. участники, место, дата и время фиксации нарушения)

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

(описание нарушения, в т.ч. участники, место, дата и время фиксации нарушения)

До момента подачи настоящей жалобы мною (моим доверителем) были использованы следующие способы обжалования вышеуказанных нарушений: обращение к сотруднику структурного подразделения администрации Тайгинского городского округа, оказывающего услугу (да/нет).

Для подтверждения представленной мной информации у меня имеются следующие материалы:

1. ____________________________________________________________________

2. ____________________________________________________________________

3. ____________________________________________________________________

Достоверность представленных мною сведений подтверждаю.

ФИО _________________________________________________________________

паспорт серия _____________________ № _________________________________

выдан ________________________________________________________________

дата выдачи __________________________________________________________

контактный телефон ____________________________________________________

подпись _____________________________ дата ____________________________