Об утверждении Положения об Экспертной комиссии Администрации посёлка Тура



РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

Красноярский край

Эвенкийский муниципальный район

АДМИНИСТРАЦИЯ

посёлка Тура

ПОСТАНОВЛЕНИЕ 

14.08.2020 г.                                             посёлок Тура                                                           № 84-п

Об утверждении Положения об Экспертной комиссии Администрации посёлка Тура

В редакции постановления от 03.02.2021 № 14-п

В целях обеспечения сохранности документов, находящихся в Администрации посёлка Тура, установления их ценности и срока хранения,  для отбора документов на постоянное хранение в Муниципальное казённое учреждение «Эвенкийский архив» Эвенкийского муниципального района Красноярского края, ПОСТАНОВЛЯЮ:

1. Утвердить Положение об Экспертной комиссии Администрации посёлка Тура, согласно Приложению 1 к настоящему Постановлению.

2. Утвердить состав Экспертной комиссии Администрации посёлка Тура, согласно Приложению 2 к настоящему Постановлению.

3. Признать утратившими силу:

- Постановление Администрации посёлка Тура от 25.03.2014 № 30-п «Об утверждении Положения о  постоянно действующей экспертной Комиссии Администрации посёлка Тура»;

- Постановление Администрации посёлка Тура от 12.02.2016 № 12-п «Об утверждении Положения о  постоянно действующей экспертной комиссии Администрации посёлка Тура»; 

- Постановление Администрации посёлка Тура от 13.11.2018 № 107-п «О внесении изменений в Постановление Администрации посёлка Тура от 12.02.2016 № 12-п «Об утверждении Положения о  постоянно действующей экспертной комиссии Администрации посёлка Тура».

4. Контроль за исполнением настоящего Постановления оставляю за собой.

5.Постановление вступает в силу со дня подписания и подлежит опубликованию в газете «Эвенкийская жизнь» и размещению в сети интернет на официальном сайте Администрации посёлка Тура (adm-tura.ru).

Исполняющий обязанности

Главы посёлка Тура                                                                                                          Ю.И. Садовин

Приложение  1

к Постановлению

Администрации посёлка Тура

от 14.08.2020 года № 84-п

ПОЛОЖЕНИЕ

об Экспертной комиссии Администрации посёлка Тура

1. Общие положения

1.1. Положение об Экспертной комиссии Администрации посёлка Тура (далее - Положение) разработано в соответствии с подпунктом 9 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утверждённого Указом Президента Российской Федерации от 22.06.2016 № 293.

1.2. Экспертная комиссия Администрации посёлка Тура (далее - ЭК) создаётся в целях организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, образовавшихся в деятельности Администрации посёлка Тура (далее – Администрация).

1.3. ЭК является совещательным органом при Главе посёлка Тура, назначается постановлением Администрации и действует  на основании настоящего Положения.

1.4. Персональный состав ЭК определяется постановлением Администрации. В состав ЭК включаются: председатель комиссии, секретарь комиссии, представители службы делопроизводства и архива, основных структурных подразделений Администрации.

Председателем ЭК назначается заместитель Главы посёлка Тура.

1.5 В своей работе ЭК руководствуется:

- Федеральным  законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской   Федерации»;

-  Приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»;

- Приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236
«Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»;

- Приказом Федерального Архивного Агентства от 20.12.2019  № 237 «Об утверждении Инструкций по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»;

    - Номенклатурой дел Администрации и настоящим        Положением.

2. Основные задачи ЭК

Основными задачами ЭК являются:

2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.

2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.

2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на архивное хранение.

3. Функции ЭК

Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:

3.1. Организует ежегодный отбор дел, образующихся в деятельности Администрации, для хранения и уничтожения.

3.2. Рассматривает и принимает решения о согласовании:

а) описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации;

б) перечня научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение;

в) описей дел по личному составу;

г) описей дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения;

д) номенклатуры дел Администрации;

е) актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

ж) актов об утрате документов;

з) актов о неисправимом повреждении архивных документов;

и) предложений об установлении (изменении) сроков хранения документов, не предусмотренных (предусмотренных) перечнями типовых архивных документов, а также перечнями документов, образующихся в процессе деятельности Администрации, с указанием сроков их хранения, с последующим представлением их на согласование в Муниципальное казенное учреждение «Эвенкийский архив» Эвенкийского муниципального района Красноярского края (далее – Эвенкийский архив).

к) проектов локальных нормативных актов и методических документов Администрации по делопроизводству и архивному делу.

3.3. Обеспечивает совместно со структурными подразделениями Администрации представление на утверждение в Эвенкийский архив, согласованные ЭК описи дел постоянного хранения управленческой, научно-технической и иной документации, подлежащей передаче на постоянное хранение.

3.4. Обеспечивает представление на согласование в Эвенкийский архив  согласованные ЭК описи дел по личному составу, номенклатуру дел Администрации.

3.5. Обеспечивает представление на согласование в Эвенкийский архив акты об утрате документов и (или) о неисправимых повреждениях архивных документов.

4. Права ЭК

ЭК имеет право:

4.1. Давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным работникам Администрации по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов для передачи в Эвенкийский архив.

4.2. Запрашивать у руководителей структурных подразделений:

а) письменные объяснения о причинах утраты, порчи или несанкционированного уничтожения документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документов по личному составу;

б) предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к передаче на хранение в Эвенкийский архив, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, о причинах утраты документов.

4.4. Приглашать на заседания ЭК в качестве консультантов и экспертов специалистов Эвенкийского архива.

4.5. Не принимать к рассмотрению и возвращать на доработку документы, подготовленные с нарушением правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Администрации.

4.6. Информировать руководство Администрации по вопросам, относящимся к компетенции ЭК.

5. Организация работы ЭК

5.1. ЭК взаимодействует с Эвенкийским архивом.

5.2. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на её заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Все заседания ЭК протоколируются.

5.3. Заседание ЭК и принятые решения считаются правомочными, если на заседании присутствует более половины ее состава.

5.4. Решения ЭК принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов комиссии. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК.

Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашённые консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса.

5.5. Ведение делопроизводства ЭК возлагается на секретаря ЭК, ответственность за хранение документов ЭК, исполнение принятых решений ЭК возлагается на секретаря ЭК.

6. Порядок проведения экспертизы ценности документов в Администрации

6.1. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется в делопроизводстве Администрации ежегодно в три этапа:

6.1.1. Первым этапом экспертизы является проверка отложившихся за год дел в соответствии с номенклатурой дел того года, за который они сдаются на архивное хранение.

Проверяются:

качество и полнота действующей номенклатуры дел Администрации;

правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел;

наличие возникших и заведенных дел, не предусмотренных номенклатурой дел;

соблюдение работниками структурных подразделений установленного в Администрации порядка оформления документов и формирования дел.

6.1.2. Вторым этапом является проведение экспертизы ценности документов. Проводится он в структурных подразделениях Администрации и состоит в:

отборе документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи на архивное хранение;

отборе документов с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению в отделах;

выделении к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Документы постоянного хранения отбирают на основании типового и отраслевого перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Администрации. Члены комиссии должны полностью проверить дела.

Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. Экспертиза ценности документов дела проводится путем изучения содержания каждого подшитого в дело вида документа и установления его соответствия сроку хранения и номерам статей перечня, указанным на обложке дела. При полистном просмотре дел постоянного хранения из них изымают дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.

Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам и оформляются в самостоятельные дела. Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по типовому и отраслевому перечням документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел Администрации.

Если в Администрации имеются документы, не предусмотренные названными перечнями, то срок их хранения следует определять на основе критериев оценки документов, к важнейшим из которых относятся:

содержание документа (значимость отображенного события, полнота его освещения, новизна, уникальность информации или ее повторяемость, целевое назначение документа);

происхождение документа (место и время издания);

внешние особенности документа (подлинник или копия, характер резолюций, наличие пометок, физическое состояние).

Срок хранения дела в целом устанавливается по наивысшему сроку хранения документов, находящихся в деле.

Если срок хранения дел и документов установлен не перечнем, а экспертной комиссией, то вместо статей перечня проставляется отметка «ЭК».

Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи на архивное хранение проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел Администрации, как «до минования надобности», «после окончания договора» и т.п.

Результаты экспертизы ценности документов фиксируются в рабочей тетради секретаря с отражением в ней номера дела (документа выделенного хранения), его заголовка, операций (с обоснованиями), которые необходимо произвести: какие документы и в какое дело перешить, какие подлежат уничтожению, каким делам должен быть уточнен заголовок, срок хранения и номера статей по перечню).

Далее проводится оформление дел, затем составляют описи.

При составлении описей необходимо иметь в виду следующее:

описи составляются отдельно на: дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу и иные однотипные дела; на дела состоящие из специфических, характерных только для данной организации документов.

6.1.3. Третьим этапом экспертизы ценности документов является составление акта о выделении к уничтожению документов, отобранных на втором этапе экспертизы, за этот же период, за который составлены описи.

Выделение документов к уничтожению проводится строго после того, как были полностью отобраны документы постоянного и длительного сроков хранения и на них составлены описи, в том числе и годовые сводные описи дел по личному составу за соответствующий период.

Описи и акты рассматриваются на заседании ЭК Администрации одновременно. Одобренные ЭК акты утверждаются Главой посёлка Тура.

Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января, в котором составлен акт (приложение 1).

Акт о выделении к уничтожению документов составляется, как правило, на дела всей Администрации. Если в акте указаны дела нескольких отделов, то название каждого из них указывается перед группой заголовков дел этого отдела. Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

Дела, предназначенные для уничтожения, после утверждения актов о выделении их к уничтожению хранятся в специально отведенном для них месте до момента уничтожения.

6.2. По завершению экспертизы всех дел и документов выделенного хранения результаты работы ЭК фиксируются в протоколе с отражением:

какие дела и документы выделенного хранения (с уточненными заголовками, сроками хранения и номерами статей по перечню) подлежат передаче на архивное хранение (раздельно постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения;

какие документы из каких дел и в какие дела необходимо перешить;

какие дела, документы из дел и документы выделенного хранения подлежат уничтожению и т.д.

Приложение № 1

к Положению об Экспертной комиссии

Администрации посёлка Тура

АДМИНИСТРАЦИЯ

посёлка Тура

А     К     Т

от_________________   № ________

п. Тура

о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

УТВЕРЖДАЮ

Глава посёлка Тура

_____________ ___________________________

     (подпись)           (расшифровка подписи)

«_____»___________________________

На основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденного приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 N 236, отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение нижеследующие документы и дела:

№№/ПП

Заголовок дела или групповой заголовок дел

Дата или крайние даты дел

Номера описей (номенклатур) за годы

Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или № дела по описи

Кол-во дел (томов, частей)

Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

Итого _______ (_____________) дел за _____________ годы.

          (цифрами)   (прописью)

Председатель ЭК  ____________________    _______________________________

            (подпись)                             (расшифровка подписи)

«_____»________________

ОДОБРЕНО

Протокол ЭК

от ____________ № _____

СОГ ЛАСОВАНО

МКУ «Эвенкийский архив» ЭМР

«___»____________20___г.

Приложение  2

к Постановлению

Администрации посёлка Тура

от 14.08.2020 года № 84-п

Состав

Экспертной комиссии Администрации посёлка Тура

Председатель комиссии:

Садовин Ю.И. - заместитель Главы посёлка Тура;

Заместитель председателя комиссии:

Соловьева Ю.А. - начальник Общего отдела Администрации посёлка Тура;

Секретарь:

Удыгир  Т.А. - специалист Общего отдела Администрации посёлка Тура;

Члены комиссии:

Бартишвили Э.Ю. - бухгалтер Отдела учета и отчетности Администрации посёлка Тура;

Березина Т.С. – главный специалист Отдела  имущественных отношений Администрации посёлка Тура;

Владимиров Е.А. – начальник Отдела благоустройства, безопасности и решения вопросов местного значения;

Иванова М. И. – главный специалист Отдела финансового – экономического планирования;

Терентьева Т.А. – начальник Юридического отдела Администрации посёлка Тура.