Об утверждении Положения об архиве Администрации Вязгинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области



АДМИНИСТРАЦИЯ

ВЯЗГИНСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ

СМОЛЕНСКОГО РАЙОНА СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

От 15 мая 2020 № 15

Об утверждении Положения об архиве Администрации Вязгинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области

В целях обеспечения сохранности, учета, систематизации документов, формирования и оформления дел и их передачу в ведомственные архивы в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы и Инструкцией по делопроизводству в органах местного самоуправления Вязгинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области, утвержденной постановлением Главы муниципального образования Вязгинского сельского поселения

ПОСТАНОВЛЯЕТ:

Утвердить Положение об архиве Администрации Вязгинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области согласно приложению № 1.

Глава муниципального образования

Вязгинского сельского поселения

Смоленского района Смоленской области                                                  А.Д. Абрамов

Приложение № 1 к постановлению

Администрации Вязгинского сельского поселения Смоленского

района Смоленской области

от 15.05.2020 № 15

ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АРХИВЕ

Администрации Вязгинского сельского поселения

Смоленского района Смоленской области

Общие положения

1.1 Документы Администрации Вязгинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют Государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в архивном отделе Администрации муниципального образования.

До передачи на хранение в архивный отдел Администрации муниципального образования «Смоленский район» Смоленской области эти документы временно в пределах, установленных «Положением об Архивном фонде Смоленской области и архивах», хранятся в архиве Администрации Вязгинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области.

1.2 Администрация Вязгинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в её деятельности. В соответствии с правилами, устанавливаемыми Федеральной архивной службой России, обеспечивает своевременную передачу этих документов на хранение в архивный отдел Администрации муниципального образования «Смоленский район».

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов в архивный отдел, производятся силами и за счет Администрации Вязгинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области. За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица Администрации Вязгинского сельского поселения несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.3 Администрация Вязгинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче в архивный отдел создает ведомственный архив муниципального образования. Администрация Вязгинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием.

1.4. Ведение архива возложено на лицо, ответственное за архив.

1.5. В своей работе архив Администрации Вязгинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства Администрации муниципального образования «Смоленский район» Смоленской области, правилами работы ведомственных архивов и другими нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, методическими указаниями Департамента Смоленской области по культуре и туризму, архивного отдела Администрации муниципального образования и настоящим положением.

1.6. Положение о ведомственном архиве Администрации Вязгинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области разрабатывается в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов в архивах организации от 21.09.2015 года и утверждается Администрацией Вязгинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области по согласованию с архивным отделом Администрации муниципального образования «Смоленский район».

1.7. Контроль за деятельностью архива осуществляет Глава муниципального образования Вязгинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области.

1.8.              Организационно-методическое руководство деятельностью архива Администрации Вязгинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области осуществляет архивный отдел Администрации муниципального образования «Смоленский район» Смоленской области.

2. Состав документов архива

В архив поступают:

2.1. Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности Администрации Вязгинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу;

2.2 Документы постоянного хранения и по личному составу учреждений – предшественников.

2.3Документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных учреждений, непосредственно подчинённых Администрации Вязгинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области.

2.4. Научно-справочный аппарат к документам архива.

Задачи и функции ведомственного архива

3.1.Основными задачами архива являются:

3.1.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего положения;

3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, ежегодное составление описей образовавшихся дел Администрации Вязгинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области и создание описи дел постоянного хранения, использование документов, хранящихся в архиве;

3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда РФ на архивное хранение в архивный отдел Администрации муниципального образования «Смоленский район» с соблюдением требований, устанавливаемых Федеральным законом № 125 ФЗ;

3.1.4. Осуществление контроля над формированием и оформлением дел в делопроизводстве Администрации Вязгинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области.

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

3.2.1. Принимает, учитывает и хранит подготовленные и оформленные документы. Ежегодно, не позднее 1 года после завершения делопроизводством, обрабатывает к архивному хранению в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов в архивах организации от 21.09.2015 года;

3.2.2. Разрабатывает и согласовывает с архивным отделом

Администрации              муниципального образования график

представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной

комиссии Департамента Смоленской области по культуре и туризму;

3.2.3. Составляет и представляет не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии Администрации Вязгинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области, архивного отдела Администрации муниципального образования «Смоленский район» Смоленской области и ЭПК Департамента Смоленской области по культуре и туризму;

3.2.4. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;

3.2.5. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, редактирует историческую справку Администрации Вязгинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области по факту внесения изменений в название учреждения по итогам года.

3.2.6. Организует использование документов:

- информирует Главу и работников Администрации Вязгинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области о составе и содержании документов ведомственного архива;

- выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования для работы в присутствии сотрудников Администрации Вязгинского сельского поселения - исполняет запросы организаций и заявления граждан на хранящиеся архивные документы;

3.2.7. Участвует в работе экспертной комиссии Администрации Вязгинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области.

3.2.8. Составляет номенклатуру дел, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также обработку дел к передаче в архив муниципального образования «Смоленский район» Смоленской области.

3.2.9. Ежегодно представляет в архивный отдел Администрации муниципального образования «Смоленский район» Смоленской области сведения о составе и объеме документов архива Вязгинского сельского поселения в форме Паспорта ведомственного архива.

Права архива.

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

4. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в Администрации Вязгинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области.

5. Ответственность за ведение архива

5.1. Должностное лицо, ответственное за ведение ведомственного архива совместно с Главой муниципального образования Вязгинского сельского поселения Смоленского района Смоленской области несет ответственность за:

несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;

утрату, несанкционированное уничтожение, а также самовольное внесение изменений в архивные документы, либо в утверждённые описи дел постоянного хранения с законченным делопроизводством;

необоснованный отказ в приёме на хранение документов постоянного хранения и по личному составу подведомственных организаций и подразделений при ликвидации или изменении формы собственности;

нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.