Об утверждении административныхрегламентов предоставления государственных услуг, оказываемыхкомитетом, государственными казенными архивными учреждениями Ростовской области



АДМИНИСТРАЦИЯ РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ

1

ПРАВИТЕЛЬСТВО РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ

КОМИТЕТ ПО УПРАВЛЕНИЮ АРХИВНЫМ ДЕЛОМ
РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

16.05.2016г. № 1 г. Ростов-на-Дону

Утратил силу

постановление комитета по управлению архивным делом

Ростовской области от 28.12.2017 № 3

Об утверждении административных

регламентов предоставления государственных услуг, оказываемых комитетом, государственными казенными архивными учреждениями Ростовской  области

Изменения

постановление комитета по управлению архивным делом Ростовской области от 01.12.2016 № 4

Во исполнение Федерального закона от 27.07.2010 №210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», Федерального закона от 24.11.1995 №181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации», постановления Правительства Ростовской области от 05.09.2012 № 861 «О разработке и утверждении органами исполнительной власти Ростовской области административных регламентов предоставления государственных услуг и административных регламентов исполнения государственных функций», постановления Правительства Ростовской области от 19.09.2013 № 579 «О  правовых актах органов исполнительной власти Ростовской области» комитет по управлению архивным делом Ростовской области п о с т а н о в л я е т:

Утвердить административный регламент предоставления государственной услуги «Информационное обеспечение физических и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов» согласно приложению №1.

Утвердить административный регламент предоставления государственной услуги «Исполнение  запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией  их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства, в том числе проставление апостиля» согласно приложению №2.

Признать утратившими силу приказы комитета по управлению архивным делом Ростовской области: от 28.08.2012 №38 «Об утверждении административных регламентов комитета по предоставлению государственных услуг», от 21.06.2013 №36 «О внесении изменений в административные регламенты комитета, утвержденные приказом комитета по управлению архивным делом Ростовской области от 28.08.2012 № 38», постановление комитета по управлению архивным делом Ростовской области от 13.10.2014 №1 «Об утверждении административных регламентов по предоставлению государственных услуг и услуг, оказываемых государственными казенными архивными учреждениями Ростовской области».

Главному специалисту Шевченко Н.С. довести настоящее постановление до сведения руководителей структурных подразделений комитета, государственных казенных архивных учреждений.

Руководителям областных государственных казенных архивных учреждений обеспечить ознакомление подчиненных сотрудников с требованиями и положениями административных регламентов, соблюдение их в практической работе.

Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на начальника отдела организационно-методической и научной работы, хранения, комплектования, учета и использования архивных документов комитета  Литвиненко О.А.

Председатель комитета

по управлению архивным делом

Ростовской области

В.Е. Захаров

Приложение №1

к постановлению 

комитета по управлению

архивным делом

Ростовской области

от 16.05.2016 №1

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

предоставления государственной услуги 

«Информационное обеспечение физических и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов»

Раздел I. Общие положения

(в ред. постановления комитета по управлению архивным делом Ростовской области от 01.12.2016 № 4)

Административный регламент предоставления государственной услуги «Информационное обеспечение физических и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов» (далее - Регламент) разработан в целях повышения качества предоставления и доступности государственной услуги и создания комфортных условий для пользователей при ее получении.

Регламент определяет порядок, сроки и последовательность действий при предоставлении государственной услуги «Информационное обеспечение физических и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов».

1. Предмет регулирования административного регламента

Предметом регулирования Регламента является  информационное обеспечение физических и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов комитетом по управлению архивным делом Ростовской области (далее - Комитет), государственными казенными архивными учреждениями Ростовской области (далее – государственные архивы).

2. Круг Заявителей

В качестве Заявителей на предоставление государственной услуги выступают юридические и физические лица (далее - Заявитель).

Заявителями также могут быть иные физические и юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо в силу наделения их Заявителями в установленном порядке полномочиями, выступать от их имени при предоставлении государственной услуги.

3. Требования к порядку информирования о предоставлении государственной услуги

3.1. Информация о месте нахождения и графике работы Комитета, государственных архивов предоставляющих государственную услугу, их структурных подразделений, организаций, участвующих в предоставлении государственной услуги

3.1.1. Комитет по управлению архивным делом Ростовской области.

Почтовый адрес Комитета: пр. Ворошиловский, 28, г. Ростов-на-Дону, 344006.

График работы Комитета: понедельник – четверг с 9-00 до 18-00, пятница с 9-00 до 16-45, с перерывом на обед с 13-00 до 13-45. Выходные дни – суббота, воскресенье. В предпраздничные рабочие дни время работы Комитета сокращается  в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Личный прием Заявителей: понедельник – четверг с 9-00 до 18-00, с перерывом на обед с 13-00 до 13-45.

3.1.2. Государственное казенное учреждение Ростовской области «Государственный архив Ростовской области» (далее – ГКУ РО «ГАРО»).

Почтовый адрес ГКУ РО «ГАРО»: пр. Ворошиловский, 28, г. Ростов-на-Дону, 344006.

График работы ГКУ РО «ГАРО»: понедельник – четверг с 9-00 до 18-00, пятница с 9-00 до 16-45, с перерывом на обед с 13-00 до 13-45. Выходные дни – суббота, воскресенье. В предпраздничные рабочие дни время работы ГКУ РО «ГАРО» сокращается  в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Личный прием Заявителей: понедельник, четверг - с 16-00 до 18-00, вторник, пятница  с 11-00 до 13-00.

              Филиалы ГКУ РО «ГАРО»:

Почтовый адрес Новочеркасского филиала ГКУ РО «ГАРО»: ул. Народная, 68/6,  г. Новочеркасск, Ростовская область, 346411.

Почтовый адрес Таганрогского филиала ГКУ РО «ГАРО»: ул. Петровская, 72, г. Таганрог, Ростовская область, 347900.

График работы филиалов: понедельник – четверг с 9-00 до 18-00, пятница с 9-00 до 16-45, с перерывом на обед с 13-00 до 13-45. Выходные дни – суббота, воскресенье. В предпраздничные рабочие дни время работы  филиалов сокращается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Личный прием Заявителей:

- Новочеркасский филиал -  понедельник, среда – с 14-00 до 16-00, вторник, четверг с 10-00 до 12-00;

- Таганрогский филиал -  понедельник, четверг с 10-00 до 13-00, с 14-00 до 17-00, среда – с 14-00 до 17-00; пятница – с 10-00 до 13-00, с 14-00 до 16-00.

3.1.3. Государственное казенное учреждение Ростовской области «Центр документации новейшей истории Ростовской области» (далее – ГКУ РО «ЦДНИРО»).

Почтовый адрес ГКУ РО «ЦДНИРО»: пр. Семашко, 52, г. Ростов-на-Дону, 344002.

График работы ГКУ РО «ЦДНИРО»: понедельник-четверг с 9-00 до 18-00,   пятница с 9-00 до 16-45, с перерывом на обед с 13-00 до 13-45. Выходные дни – суббота, воскресенье. В предпраздничные рабочие дни время работы ГКУ РО «ЦДНИРО» сокращается  в соответствии с законодательством Российской Федерации.

              Личный прием Заявителей проводится во все рабочие дни недели: вторник, четверг с 10-00 до 17-00, с перерывом на обед с 13-00 до 13-45.

3.1.4. Государственное казенное учреждение Ростовской области «Центр хранения архивных документов в городе Шахты Ростовской области» (далее – ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области»).

Почтовый адрес ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области»: ул. Жукова, 5а, г. Шахты, Ростовская область, 346510.

График работы  ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области»: понедельник – четверг с 8-00 до 17-00, пятница с 8-00 до 15-45, с перерывом на обед с 12-00 до 12-45. Выходные дни – суббота, воскресенье. В предпраздничные рабочие дни время работы ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» сокращается  в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Личный прием Заявителей: вторник,  четверг с 8-00 до 10-00.

3.1.5. Государственное казенное учреждение Ростовской области «Архив документов по личному составу Ростовской области» (далее – ГКУ РО «АДЛС»).

Почтовый адрес ГКУ РО «АДЛС»  пр. Ворошиловский, 6 «А», г. Ростов-на-Дону,  344006.

График работы ГКУ РО «АДЛС»: понедельник – четверг с 9-00 до 18-00, пятница с 9-00 до 16-45, с перерывом на обед с 13-00 до 13-45. Выходные дни – суббота, воскресенье. В предпраздничные рабочие дни время работы ГКУ РО «АДЛС» сокращается  в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Личный прием Заявителей: понедельник, четверг с 09-00 до 12-00, вторник, с 14-00 до 17-00.

3.2. Справочные телефоны структурного подразделения Комитета, государственных архивов предоставляющих государственную услугу, организаций участвующих в предоставлении государственной услуги

3.2.1. Телефоны структурного подразделения Комитета, предоставляющего государственную услугу: (8-863) 244-09-83, (8-863) 262-07-27, (8-863) 262-29-45 (отдел организационно-методической и научной работы). Телефон-автоинформатор отсутствует.

3.2.2. Телефоны структурного подразделения ГКУ РО «ГАРО», предоставляющего государственную услугу: (8-863) 240-61-26, (8-863) 263-05-01  (отдел информации, публикации и информационно-поисковых систем).

Телефон Новочеркасского филиала ГКУ РО «ГАРО». Телефон: (8-863-52) 4-45-73.

Телефон Таганрогского филиала ГКУ РО «ГАРО». Телефон: (8-863-46) 1-36-33.

3.2.3. Телефоны структурного подразделения ГКУ РО «ЦДНИРО», предоставляющего государственную услугу: (8-863) 269-05-11 (отдел научной информации, публикации и использования документов).

3.2.4. Телефоны структурного подразделения ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», предоставляющего государственную услугу: (8-863-62)-3-13-95, (8-863-62)-3-13-96, (8-863-62)-4-16-52 (отдел по работе с обращениями организаций и граждан).

3.2.5. Телефоны специалистов  ГКУ РО «АДЛС», предоставляющих государственную услугу: (8-863)-266-59-57, (8-863)-240-50-39.

В государственных архивах, участвующих в предоставлении государственной услуги, телефон-автоинформатор отсутствует.

3.3. Адреса официальных сайтов Комитета, государственных архивов в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», содержащих информацию о предоставлении государственной услуги и услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, адреса их электронной почты

3.3.1. Комитет:

- на официальном сайте Правительства Ростовской области в составе домена donland.ru. расположен сайт Комитета– cuadaro.donland.ru.

- электронный адрес: cuadaro@mail.ru.

3.3.2. ГКУ РО «ГАРО»:

- адрес официального сайта: gosarhro.ru

- электронный адрес ГКУ РО «ГАРО»: zaprosy@gosarhro.ru.

- электронный адрес Новочеркасского филиала ГКУ РО «ГАРО»: nfgaro@gosarhro.ru.

- электронный адрес Таганрогского филиала ГКУ РО «ГАРО»: tfgaro@gosarhro.ru.

3.3.3. ГКУ РО «ЦДНИРО»:

- адрес официального сайта: гуцдниро.рф

- электронный адрес: gucdniro@mail.ru

3.3.4. ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области»:

- адрес официального сайта: archiv-shakhty.ru, архив-шахты.рф

- электронный адрес: chadgshro80@mail.ru, arhiv-shakty@mail.ru

3.3.5. ГКУ РО «АДЛС»:

- адрес официального сайта: qkuro-adls.ru

- электронный адрес: gku.adls@yandex.ru

3.3.6.Федеральная государственная информационная система «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)»: www.gosuslugi.ru (далее – ЕПГУ);

3.3.7. Региональная государственная информационная система «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области»: www.61.gosuslugi.ru (далее – РПГУ).

3.4. Порядок получения информации Заявителями по вопросам предоставления государственной услуги, услуг, необходимых и обязательных для предоставления государственных услуг, сведений о ходе предоставления указанных услуг, в том числе с использованием федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)»

3.4.1.Информация по вопросам предоставления услуги предоставляется:

- непосредственно в приемных председателя Комитета, руководителей государственных архивов с использованием средств телефонной связи;

- лично специалистами или на информационных стендах в помещениях для приема Заявителей.

- в письменном виде (почтой) в Комитет, государственные архивы;

- по электронной почте;

- на официальном сайте Правительства Ростовской области в составе домена donland.ru. – cuadaro.donland.ru;

- на официальных сайтах государственных архивов: ГКУ РО «ГАРО»: gosarhro.ru; ГКУ РО «ЦДНИРО»: гуцдниро.рф; ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области»: archiv-shakhty.ru, архив-шахты.рф; ГКУ РО «АДЛС»: qkuro-adls.ru.  

- на ЕПГУ;

- на РГПУ.

Должностные лица Комитета, сотрудники государственных архивов, принимающие телефонные звонки и осуществляющие личный прием Заявителей государственной услуги, обязаны дать исчерпывающую информацию по вопросам  предоставления государственной услуги.

3.4.2. Для получения информации о ходе предоставления указанной услуги Заявитель обращается в Комитет, государственные архивы:

а) лично;

б) по телефону;

в) в письменном виде (почтой);

г) в письменном виде (электронной почтой)

д) через ЕПГУ;

е) через РПГУ.

3.4.3. Для получения информации по вопросам предоставления и получения государственной услуги на ЕПГУ и РПГУ Заявителю необходимо выполнить процедуру регистрации на сайте, исполняя пошаговое заполнение высвечивающихся окон:

- вход на сайт государственных и муниципальных услуг через ссылку «авторизация пользователя»;

- открыть ссылку «список государственных услуг в электронном виде»;

- открыть ссылку «выбор государственной услуги»;

- выбрать государственную услугу «Информационное обеспечение физических и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов»;

- открыть ссылку «получить услугу»;

- осуществить пошаговое заполнение высвечивающихся окон.

3.5. Порядок, форма и место размещения информации

3.5.1. Информирование о порядке предоставления государственной услуги осуществляется в форме информационных материалов, размещенных:

а) на информационных стендах в помещениях Комитета, государственных архивов;

б) на официальных сайтах Комитета, государственных архивов указанных в пункте 3.3. Раздела I настоящего Регламента;

в) в средствах массовой информации (радио- и телевещания, периодических изданиях);

г) на ЕПГУ и РПГУ.

3.5.2. Информационные материалы о порядке предоставления услуги включают в себя:

а) перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги;

б) формы заявлений и образцы заполнения форм заявлений;

в) адреса места нахождения Комитета, государственных архивов контактные телефоны, адреса электронной почты;

г) график работы специалистов, осуществляющих прием и консультирование Заявителей по вопросам предоставления государственной услуги;

д) извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по предоставлению государственной услуги;

е) основания для отказа в предоставлении государственной услуги;

ж) основания для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги.

Раздел II. Стандарт предоставления государственной услуги

(в ред. постановления комитета по управлению архивным делом Ростовской области от 01.12.2016 № 4)

1. Наименование государственной услуги

Информационное обеспечение физических и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов (далее – услуга по информационному обеспечению).

2. Наименование органа исполнительной власти Ростовской области, предоставляющего государственную услугу

2.1. Предоставление государственной услуги по информационному обеспечению осуществляет комитет по управлению архивным делом Ростовской области,  государственные архивы при наличии у них соответствующих документов, необходимых для исполнения запросов.

2.2. Запрещается требовать от Заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращениями в иные государственные органы, организации, за исключением получения услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, утвержденный нормативным правовым актом Ростовской области.

3. Результат предоставления государственной услуги

Результатом предоставления государственной услуги по  информационному обеспечению являются:

информационные письма;

архивные справки;

архивные выписки;

архивные копии;

тематические перечни;

тематические подборки копий архивных документов;

тематические обзоры архивных документов;

письмо об отсутствии запрашиваемых сведений.

4. Срок предоставления государственной услуги

4.1. Срок предоставления государственной услуги не должен превышать 30 дней со дня поступления запроса в Комитет, государственные архивы до получения Заявителем результата предоставления услуги.

В случаях предоставления Заявителем дополнительных сведений для исполнения запроса, просматривания большого объема архивных документов, размещения архивохранилищ вне основной территории архива, переезда архивного учреждения, недостаточно развернутого научно-справочного аппарата, проведения научно-технической обработки документов, их реставрации срок предоставления государственной услуги  продлевается, но не более чем на 30 дней, с обязательным уведомлением об этом Заявителя.

5. Перечень нормативных правовых актов, регулирующих предоставление государственной услуги

Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии с:

- Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». (Собрание законодательства Российской Федерации от 25 октября 2004г. №43 ст. 4169);

- Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». (Собрание законодательства Российской Федерации от 31 июля 2006г. №31 ст. 3448);

- Федеральным законом от 24.11.1995 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 27.11.1995, № 48, ст. 4563, «Российская газета», № 234, 02.12.1995);

- Законом Российской Федерации от 21.07.1993 № 5481-1 «О государственной тайне» (в ред. от 06.10.1997 № 131-ФЗ; от 30.06.2003 № 86-ФЗ). (Собрание  законодательства Российской Федерации от 13 октября 1997г. №41 ст. 4673 «Российская газета» от 21 сентября 1993г. №182);

- пунктами 5.7, 5.14. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук», утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19. (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 14 мая 2007г. №20, регистрационный номер 9059);

- Областным законом Ростовской области от 12.03.2007 № 638-ЗС «Об архивном деле в Ростовской области». (Газета «Наше время» от 21 марта 2007г. №№89-90 (18151-18152));

- Постановлением Правительства Ростовской области от 05.09.2012 № 861 «О разработке и утверждении органами исполнительной власти Ростовской области административных регламентов предоставления государственных услуг и административных регламентов исполнения государственных функций» («Наше время», № 517-526, 13.09.2012);

- Постановлением Правительства Ростовской области от 06.12.2012 № 1063 «Об утверждении Правил подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) органов исполнительной власти Ростовской области и их должностных лиц, государственных гражданских служащих Ростовской области» («Наше время», № 724-725, 14.12.2012);

- Положением о комитете по управлению архивным делом Ростовской области, утвержденным постановлением Правительства Ростовской области от 01.12.2011 № 183. (Текст постановления официально опубликован не был, с текстом постановления можно ознакомиться на официальном сайте Комитета);

- Порядком определения платы для физических и юридических лиц за услуги (работы), относящиеся к основным видам деятельности областных казенных архивных учреждений, утвержденным приказом комитета по управлению архивным делом Ростовской области от 31.12.2011 №74. (Текст приказа официально опубликован не был, с текстом приказа можно ознакомиться на официальном сайте ГКУ РО «ГАРО»);

- Уставом ГКУ РО «ГАРО», утвержденным председателем Комитета от 21.06.2011. (Текст устава официально опубликован не был, с текстом устава можно ознакомиться на официальном сайте ГКУ РО «ГАРО»);

- Приказом ГКУ РО «ГАРО» от 25.04.2012 №23 «Об оказании платных услуг». (Текст приказа официально опубликован не был, с текстом приказа можно ознакомиться на официальном сайте ГКУ РО «ГАРО»);

- Приказом ГКУ РО «ГАРО» от 14.09.2012 №32 «В дополнение к приказу от 25.04.2012 №23». (Текст приказа официально опубликован не был, с текстом приказа можно ознакомиться на официальном сайте ГКУ РО «ГАРО»);

-  Уставом ГКУ РО «ЦДНИРО»,  утвержденным председателем Комитета от 21.06.2011. (Текст устава официально опубликован не был, с текстом устава можно ознакомиться на официальном сайте ГКУ РО «ЦДНИРО»);

-  Уставом ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области»,  утвержденным председателем Комитета от 21.06.2011. (Текст устава официально опубликован не был, с текстом устава можно ознакомиться на официальном сайте ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области»);

- Уставом ГКУ РО «АДЛС», утвержденным председателем Комитета от 14.12.2012. (Текст устава официально опубликован не был, с текстом устава можно ознакомиться на официальном сайте ГКУ РО «АДЛС»).    

6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными  правовыми актами для предоставления государственной услуги, услуг, необходимых и обязательных для предоставления государственной услуги, способы их получения Заявителями, в том числе в электронной форме, и порядок их представления

6.1. Для предоставления государственной услуги Заявитель подает в Комитет, государственные архивы:

6.1.1. Запрос по форме согласно приложению №1 к настоящему Регламенту (образец заполнения Запроса согласно приложению №2 к настоящему Регламенту).

В Запросе излагается суть обращения, четко и подробно указываются сведения, необходимые для исполнения запроса по одной из тем:

- о договоре купли-продажи нежилого помещения заполняются пп.1-6, 7.1-7.2;

- о получении решения (постановления) исполкома (администрации) на земельный участок пп.1-6, 8.1-8.8;

- о получении решения (постановления) исполкома (администрации) на квартиру заполняются пп.1-6, 9.1-9.8;

- о получении решения (постановления) исполкома (администрации) о вводе в эксплуатацию жилого дома заполняются пп.1-6, 10.1-10.4;

- об административно-территориальном делении заполняются пп.1-4, 11.1-11.4;

- по истории учреждения заполняются пп.1-4, 12.1-12.5;

- по истории церкви заполняются пп.1-4, 13.1-13.4;

- о подтверждении события или факта заполняются пп.1-4, 14.1-14.3;

- об установлении сведений о жизни и деятельности одного конкретного лица заполняются пп.1-6, 15.1-15.7;

- о подтверждении рождения, бракосочетания и смерти гражданина заполняются пп.1-6, 16.1-16.5;

- о предоставлении копий архивных документов заполняются пп.1-4, 17.1;

- о службе в истребительном батальоне заполняются пп.1-6, 18.1-18.2;

- о нахождении на оккупированной территории заполняются пп.1-6, 19.1-19.3;

- о нахождении в эвакуации заполняются пп.1-6, 20.1-20.4;

- о подтверждении работы школьников в период ВОВ заполняются пп.1-6, 21.1-21.3;

- о подтверждении сроков оккупации районов Ростовской области заполняются пп.1-4, 22.1;

- о подтверждении факта угона в Германию заполняются пп.1-6, 23.1-23.2;

- о  подтверждении заработной платы (стипендии) заполняются пп.1-6, 24.1-24.7;

- о подтверждении стажа работы (учебы) заполняются пп.1-6, 25.1-25.8;

- о подтверждении награждения заполняются пп.1-6, 26.1-26.8;

- о регистрации, переименовании организации (предприятия) заполняются пп.1-4, 27.1-27.6;

- о репрессированных лицах заполняются пп.1-6, 28.1-28.4;

- получение копий и выписок из приказов, распоряжений, постановлений (о снижении брачного возраста, об изменении фамилии, имени, отчества, об определении в детский дом, об установлении опеки и попечительства, о подтверждении факта несчастного случая на производстве и др.), трудовой книжки, подтверждение национальности и др. заполняются пп.1-6, 29.1-29.7.

В п. 30 Запроса даются иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса.

6.1.2. Документ, удостоверяющий личность Заявителя или представителя Заявителя;

6.1.3. Документ, удостоверяющий права (полномочия) представителя физического или юридического лица, если с заявлением обращается представитель заявителя.

6.1.4. Копию трудовой книжки (при подаче социально-правового запроса, за исключением случаев ее утраты).

6.1.5. В случаях, предусмотренных федеральными законами, универсальная электронная карта является документом, удостоверяющим личность Заявителя, права застрахованного лица в системах обязательного страхования, иные права Заявителя.

6.1.6. Заявитель вправе представить оригиналы или копии любых дополнительных документов, облегчающих поиск нужной информации (например, ксерокопию правоустанавливающих документов на земельный участок или домовладение). Заверение копий таких документов не требуется.

6.2. Документы, указанные в пункте 6.1  раздела II настоящего Регламента, представляются в Комитет, государственные архивы следующими способами:

посредством обращения непосредственно в Комитет, государственные архивы;

в письменном виде (почтой);

посредством электронной почты;

через ЕПГУ и РПГУ.

7. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги, которые находятся в распоряжении государственных органов, органов местного самоуправления и иных органов, участвующих в предоставлении государственной услуги, и которые Заявитель вправе представить, а также способы их получения Заявителями, в том числе в электронной форме, порядок их представления.

Заявитель вправе представить документ, подтверждающий оплату по исполнению тематических, имущественных и биографических запросов (в случае обращения Заявителя в ГКУ РО «ГАРО» за предоставлением сведений тематического, биографического и имущественного характера).

Непредставление Заявителем указанных документов не является основанием для отказа Заявителю в предоставлении государственной услуги.

Иные документы, необходимые для предоставления услуги, которые находятся в распоряжении иных органов, организаций, и которые Заявитель вправе представить, отсутствуют.

8. Указание на запрет требовать от Заявителя.

Для предоставления государственной услуги запрещается требовать от Заявителя:

- предоставления документов  и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги;

- предоставления документов и информации, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих государственную услугу, иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Ростовской области.

9. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги

9.1. Комитет, государственные архивы отказывают в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, по следующим основаниям:

отсутствие у Заявителя или его представителя, подавшего запрос, документа, удостоверяющего личность;

при подаче запроса от имени Заявителя – отсутствие у подавшего запрос лица документа, подтверждающего полномочия на осуществление действий от имени Заявителя.

10. Исчерпывающий перечень оснований для приостановления и (или) отказа в предоставлении государственной услуги

10.1. Основания для отказа в предоставлении государственной услуги:

- отсутствие в запросе Заявителя наименования юридического лица (для гражданина – фамилия, имя, отчество), почтового адреса, по которому должен быть отправлен ответ и/или электронного адреса Заявителя;

- невозможность прочтения запроса Заявителя. Ответ на запрос не дается, о чем в течение семи дней со дня регистрации запроса сообщается Заявителю, направившему запрос, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

- отсутствие в запросе сведений, необходимых для проведения поисковой работы;

- наличие в ответе по существу поставленного вопроса сведений, составляющих государственную или иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну. Заявителю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений. Указанная информация предоставляется только при наличии у Заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и/или конфиденциальную информацию;

- отсутствие сведений об оплате Заявителем услуги по исполнению тематических, имущественных и биографических запросов (в случае обращения Заявителя в ГКУ РО «ГАРО» за предоставлением сведений тематического, биографического и имущественного характера).

10.2. Основания для приостановления предоставления государственной услуги отсутствуют.

11. Перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, в том числе сведения о документе (документах), выдаваемом (выдаваемых) организациями, участвующими в предоставлении государственной услуги

Услуги, необходимые и обязательные для предоставления государственной услуги, отсутствуют.

12. Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление государственной услуги

12.1. Данная государственная услуга  в Комитете, ГКУ РО «ЦДНИРО», ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», ГКУ РО «АДЛС» предоставляется бесплатно.

12.2. За исполнение тематических, имущественных и биографических запросов по данной государственной услуге  в ГКУ РО «ГАРО» размер платы определяется в соответствии с приказом ГКУ РО «ГАРО» от 25.04.2012 №23 «Об оказании платных услуг» и  приказом ГКУ РО «ГАРО» от 14.09.2012 №32 «В дополнение к приказу от 25.04.2012 №23».

За исполнение социально-правовых запросов по данной государственной услуге  в ГКУ РО «ГАРО» плата не взимается.

12.3. Иная плата за предоставление государственной услуги не взимается.

13. Порядок, размер и основания взимания платы за предоставление услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, включая информацию о методике расчета размера такой платы 

В связи с отсутствием услуг, необходимых и обязательных для предоставления данной услуги, взимания платы не предусмотрено.

14. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги, услуги, предоставляемой организацией, участвующей в предоставлении государственной услуги, и при получении результата предоставления таких услуг

Максимальный срок ожидания в очереди при подаче документов, необходимых для предоставления услуги, а также при получении ее результата не должен превышать 15 минут.

15. Срок и порядок регистрации запроса Заявителя о предоставлении государственной услуги и услуги, предоставляемой организацией, участвующей в предоставлении государственной услуги, в том числе в электронной форме

(в ред. постановления комитета по управлению архивным делом Ростовской области от 01.12.2016 № 4)

Запрос Заявителя, поступивший при личном обращении, почтой или в электронной форме,  в том числе по электронной почте или через сайты Комитета, государственных архивов, о предоставлении государственной услуги регистрируется в течение 2 рабочих дней в соответствии с инструкцией по делопроизводству. 

При направлении заявления в Комитет, государственные архивы через ЕПГУ и РПГУ регистрация электронного заявления производится в автоматическом режиме и не требует участия должностного лица Комитета, государственных архивов.

16. Требования к помещениям, в которых предоставляются государственная услуга, услуга, предоставляемая организацией, участвующей в предоставлении государственной услуги, к месту ожидания и приема Заявителей, размещению и оформлению визуальной,

текстовой и мультимедийной информации о порядке предоставления таких услуг

16.1. Требования к помещениям Комитета, государственных архивов, в которых организуется предоставление государственной услуги.

16.1.1. Здания, в которых расположены Комитет, государственные архивы (структурные подразделения, предоставляющие государственную услугу) оборудованы входами, обеспечивающими свободный доступ Заявителей.

Входы в здания оборудованы информационными табличками (вывесками), содержащими полные наименования Комитета, государственных архивов.

При обращении в Комитет, государственные архивы Заявителю гарантируется прием в помещении:

оборудованном в соответствии с санитарными нормами и правилами;

оборудованном противопожарной системой и системой пожаротушения;

оборудованном системой кондиционирования воздуха;

с наличием бесплатного туалета.

16.1.2. В помещениях Комитета, государственных архивов отводятся места для ожидания, информирования и приема Заявителей.

Места для ожидания на предоставление государственной услуги оборудуются стульями. Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в зданиях.

Места для информирования и заполнения документов оборудуются стульями, столами и обеспечиваются информационными стендами и образцами заполнения документов.

16.1.3. Стенды с организационно-распорядительной информацией размещаются на доступных для просмотра Заявителями площадях. Тексты информационных материалов печатаются удобным для чтения шрифтом (размер шрифта не менее 14 пунктов), без исправлений, наиболее важные места выделяются другим шрифтом.

16.1.4. Прием Заявителей осуществляется специалистами Комитета, государственных архивов в кабинете, предназначенном для работы и предоставления государственной услуги.

Каждое рабочее место специалиста оборудуется персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим устройством.

16.1.5. В помещениях Комитета, государственных архивов обеспечивается беспрепятственный доступ инвалидов для получения государственной услуги, в том числе:

условия для беспрепятственного доступа к ним и предоставляемой в них государственной услуге;

возможность самостоятельного или с помощью специалистов Комитета, государственных архивов, предоставляющих услугу, передвижения в зданиях Комитета, государственных архивов, входа в помещения и выхода из них;

возможность посадки в транспортное средство и высадки из него перед входом в помещения, в том числе с использованием кресла-коляски и при необходимости с помощью специалистов Комитета, государственных архивов, предоставляющих услугу;

надлежащее размещение оборудования и носителей информации, необходимых для обеспечения беспрепятственного доступа инвалидов к помещениям и государственной услуге с учетом ограничений их жизнедеятельности;

дублирование необходимой для инвалидов звуковой и зрительной информации, а также надписей, знаков и иной текстовой и графической информации знаками, выполненными рельефно-точечным шрифтом Брайля.

17. Показатели доступности и качества государственной услуги

17.1. Основными показателями доступности предоставления государственной услуги являются:

открытый доступ Заявителей и других лиц к информации о порядке и сроках предоставления государственной услуги, порядке обжалования действий (бездействия) должностных лиц Комитета, руководителей и специалистов государственных архивов;

получение полной информации о ходе предоставления государственной услуги, в том числе с использованием информационно-коммуникационных технологий;

обращение в досудебном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации с жалобой на принятое решение по обращению Заявителя или на действия (бездействие) должностных лиц Комитета, руководителей и специалистов государственных архивов;

обращение за предоставлением государственной услуги лиц с ограниченными возможностями здоровья, для реализации которой обеспечивается:

сопровождение инвалидов, имеющих стойкие расстройства функции зрения и самостоятельного передвижения, и оказание им помощи в помещениях Комитета, государственных архивов;

допуск в помещения Комитета, государственных архивов сурдопереводчика и тифлосурдопереводчика;

допуск в помещения Комитета, государственных архивов собаки-проводника при наличии документа, подтверждающего ее специальное обучение, выданного в соответствии с приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 22.06.2015 № 386н;

оказание сотрудниками Комитета, государственных архивов иной необходимой инвалидам помощи в преодолении барьеров, мешающих получению государственной услуги и использованию помещений наравне с другими лицами.

Возможность получения государственной услуги в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг отсутствует.

17.2. Основными показателями качества предоставления государственной услуги являются:

- достоверность информации, предоставляемой Заявителю;

- полнота информации по сути запроса Заявителя;

- объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение запроса.

При личном обращении Заявителя за предоставлением государственной услуги взаимодействие с должностными лицами Комитета, специалистами государственных архивов происходит дважды: при подаче  заявления и получении ответа. Продолжительность взаимодействия не должна превышать 15 минут по каждому из указанных видов.

18. Иные требования

(в ред. постановления комитета по управлению архивным делом Ростовской области от 01.12.2016 № 4)

При предоставлении государственной услуги предусмотрено использование информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», письменный запрос может быть направлен по электронной почте, через ЕПГУ и РПГУ.

Раздел III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

(в ред. постановления комитета по управлению архивным делом Ростовской области от 01.12.2016 № 4)

1. Исчерпывающий перечень административных процедур, осуществляемых Комитетом (если запрос поступил в Комитет)

При предоставлении государственной услуги осуществляются следующие административные процедуры:

1.1. Регистрация запроса, рассмотрение его руководством Комитета и передача на исполнение в структурное подразделение Комитета.

1.2. Анализ тематики запроса. Принятие решения о возможности исполнения запроса.

1.3. Направление запроса на исполнение по принадлежности (при необходимости).

2. Исчерпывающий перечень административных процедур, осуществляемых государственными архивами (если запрос поступил в государственные архивы)

При предоставлении государственной услуги осуществляются следующие административные процедуры:

2.1. Регистрация запроса, рассмотрение его руководством государственных архивов и передача на исполнение в структурные подразделения государственных архивов.

2.2. Формирование и направление межведомственных запросов в органы (организации), участвующие в предоставлении государственной услуги.

2.3. Анализ тематики запроса. Принятие решения о возможности исполнения запроса.

2.4. Направление запроса на исполнение по принадлежности (при необходимости).

2.5. Подготовка информационного письма, архивной справки, архивной выписки, архивной копии, тематического перечня, тематической подборки копий архивных документов, тематического обзора архивных документов, письма об отсутствии запрашиваемых сведений.

2.6. Направление (выдача) исполненного запроса Заявителю.

Блок-схема предоставления государственной услуги приведена в приложении 3 к Регламенту.

3.Описание административных процедур в Комитете

3.1. Регистрация запроса, рассмотрение его руководством Комитета и передача на исполнение в структурное подразделение Комитета

1) Основанием для начала административной процедуры является поступление документов, предусмотренных пунктом 6.1. раздела II настоящего Регламента, в Комитет.

2) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

2.1.) регистрация поступившего запроса в журнале регистрации;

2.2.) передача зарегистрированного запроса на рассмотрение руководителю Комитета;

2.3.) рассмотрение запроса руководителем Комитета, проставление резолюции;

2.4.) передача запроса с письменной резолюцией руководителя Комитета на исполнение в структурное подразделение Комитета.

Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 3 дня со дня поступления запроса в Комитет.

3) Должностным лицом, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры является должностное лицо Комитета, регистрирующее запрос и руководитель Комитета.

4) Критерием принятия решения является поступление запроса в Комитет и его соответствие/несоответствие основаниям, указанным в пункте 9 Раздела II настоящего Регламента.

5) Результатом административной процедуры является передача письменного запроса для рассмотрения в структурное подразделение Комитета с письменной резолюцией руководителя Комитета.

6) Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является отметка в журнале регистрации Ф. И. О. должностного лица, которому передан запрос на исполнение.

3.2 Анализ тематики запроса. Принятие решения о возможности исполнения запроса

1) Основанием для начала административной процедуры, является прием запроса на исполнение должностным лицом Комитета.

2) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

2.1.) прием запроса должностным лицом на исполнение;

2.2.) анализ тематики письменного запроса;

2.3.) принятие решения о возможности исполнения запроса.

Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 25 дней со дня поступления запроса на исполнение должностному лицу, ответственному за анализ тематики запроса.

3) Должностным лицом, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, является должностное лицо, которому был передан запрос на исполнение.

4) В зависимости от тематики запроса и представленных документов должностное лицо Комитета, ответственное за исполнение запроса, принимает  положительное или отрицательное решение о возможности исполнения запроса.

В случае принятия положительного решения о предоставлении услуги и наличия необходимой информации в Комитете, готовит результат услуги и  направляет его заявителю. Срок осуществления – 27 дней с момента приема запроса на исполнение должностным лицом Комитета.

При наличии оснований для отказа в предоставлении государственной услуги, предусмотренных пунктом 10.1. раздела II настоящего Регламента, специалисты Комитета, ответственные за анализ тематики поступивших запросов, готовят письмо об отказе в предоставлении государственной услуги, в котором указываются основания для отказа, и направляют его Заявителю.

5) Результатом выполнения административной процедуры в случае положительного решения о возможности исполнения запроса является подготовка письма для отправления его по принадлежности, письма для отправления Заявителю по результатам анализа запроса.

6) Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является подготовка письма о направлении запроса по принадлежности, письма Заявителю по результатам анализа запроса, либо письма об отказе в предоставлении государственной услуги.

3.3. Направление запроса на исполнение по принадлежности (при необходимости).

1) Основанием для начала административной процедуры, является подготовка письма для отправления его по принадлежности.

2) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

2.1.) подготовка письма для направления его по принадлежности;

2.2.) направление письма на исполнение по принадлежности.

Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 2 дня со дня принятия решения о возможности исполнения запроса, должностным лицом, ответственным за принятие решения о возможности исполнения запроса.

3) Должностным лицом, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, является должностное лицо, которому был передан запрос на исполнение.

4) В зависимости от тематики запроса и представленных документов должностное лицо Комитета, ответственное за исполнение запроса, принимает  решение, в какую из организаций направить запрос.

5) Результатом административной процедуры является направление запроса на исполнение по принадлежности и уведомления Заявителю об указанных действиях.

6) Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является отметка в журнале регистрации о направлении запроса по принадлежности и уведомления Заявителю об указанных действиях.

4.Описание административных процедур в государственных архивах

4.1. Регистрация запроса, рассмотрение его руководством государственных архивов и передача на исполнение в структурные подразделения государственных архивов

1) Основанием для начала административной процедуры является поступление документов, предусмотренных пунктом 6.1. раздела II настоящего Регламента, в государственные архивы.

2) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

2.1.) регистрация поступившего запроса в журнале регистрации;

2.2.) передача зарегистрированного запроса на рассмотрение руководителям государственных архивов;

2.3.) рассмотрение запроса руководителями государственных архивов, проставление резолюции;

2.4.) передача запроса с письменной резолюцией руководителей государственных архивов на исполнение в структурные подразделения государственных архивов.

Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 3 дня со дня поступления запроса в государственные архивы.

3) Должностным лицом, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры является должностные лица государственных архивов, регистрирующие запрос и руководители государственных архивов.

4) Критерием принятия решения является поступление запроса в государственные архивы и его соответствие/несоответствие основаниям, указанным в пункте 9 Раздела II настоящего Регламента.

5) Результатом административной процедуры является передача письменного запроса для рассмотрения в структурные подразделения государственных архивов с письменной резолюцией руководителей государственных архивов.

6) Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является отметка в журнале регистрации Ф. И. О. должностного лица, которому передан запрос на исполнение.

4.2. Формирование и направление межведомственных запросов в органы (организации), участвующие в предоставлении государственной услуги

1) Основанием для начала административной процедуры является поступление в ГКУ РО «ГАРО» на исполнение запроса тематического, имущественного, биографического характера и отсутствие в поступившем пакете документов материалов, указанных в подразделе 7 Раздела II.

2) Специалист ГКУ РО «ГАРО»  в течение 2 рабочих дней со дня поступления документов осуществляет формирование с использованием системы электронного межведомственного взаимодействия запросов в органы  (организации), участвующие в предоставлении государственной услуги, для получения сведений об оплате услуги по исполнению тематических, имущественных и биографических запросов.

В случае отсутствия технической возможности межведомственные запросы направляются на бумажном носителе.

3) Должностным лицом, ответственным за выполнение данной административной процедуры, является специалист ГКУ РО «ГАРО».

4) Критериями принятия решения по данной административной процедуре является отсутствие документов, которые находятся в распоряжении государственных органов в соответствии с подразделом 7 Раздела II настоящего Регламента.

5) Результатом административной процедуры является получение запрашиваемых документов (сведений) по каналам межведомственного взаимодействия.

6) Способом фиксации результата административной процедуры являются полученные по каналам межведомственного взаимодействия документы (сведения) от иных органов власти (организаций), необходимые для предоставления услуги.

4.3 Анализ тематики запроса. Принятие решения о возможности исполнения запроса

1) Основанием для начала административной процедуры, является прием запроса на исполнение должностными лицами государственных архивов.

2) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

2.1.) прием запроса должностным лицом на исполнение;

2.2.) анализ тематики письменного запроса;

2.3.) принятие решения о возможности исполнения запроса.

Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 5 дней со дня поступления запроса на исполнение должностному лицу, ответственному за анализ тематики запроса.

3) Должностным лицом, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, является должностное лицо, которому был передан запрос на исполнение.

4) В зависимости от тематики запроса и представленных документов должностные лица государственных архивов, ответственные за исполнение запроса, принимают  положительное или отрицательное решение о возможности исполнения запроса.

Запрос, не относящийся к составу хранящихся в государственных архивах  архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом Заявителя, или Заявителю дается соответствующая рекомендация.

При наличии оснований для отказа в предоставлении государственной услуги, предусмотренных пунктом 10.1 раздела II  настоящего Регламента, специалисты государственных архивов, ответственные за анализ тематики поступивших запросов, готовят письмо об отказе в предоставлении государственной услуги, в котором указываются основания для отказа, и направляют его Заявителю.

5) Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является подготовка письма о направлении запроса по принадлежности, письма об отсутствии запрашиваемых сведений, либо письма об отказе в предоставлении государственной услуги.

4.4. Направление запроса на исполнение по принадлежности (при необходимости).

1) Основанием для начала административной процедуры, является подготовка письма для отправления его по принадлежности.

2) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

2.1.) подготовка письма для направления его по принадлежности;

2.2.) направление письма на исполнение по принадлежности.

Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 2 дня со дня принятия решения о возможности исполнения запроса, должностным лицом, ответственным за принятия решения о возможности исполнения запроса.

3) Должностным лицом, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, является должностное лицо, которому был передан запрос на исполнение.

4) В зависимости от тематики запроса и представленных документов должностные лица государственных архивов, ответственные за исполнение запроса, принимают  решение, в какую из организаций направить запрос.

5) Результатом административной процедуры является направление запроса на исполнение по принадлежности и уведомления Заявителю об указанных действиях.

6) Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является отметка в журнале регистрации о направлении запроса по принадлежности и уведомления Заявителю об указанных действиях.

4.5. Подготовка информационного письма, архивной справки, архивной выписки, архивной копии, тематического перечня, тематической подборки копий архивных документов, тематического обзора архивных документов, письма об отсутствии запрашиваемых сведений.

1) Основанием для начала административной процедуры, является принятие должностными лицами государственных архивов, ответственными за анализ тематики поступившего запроса, решения о подготовке ответа Заявителю и передача запроса должностному лицу, ответственному за подготовку ответа.

2) Должностными лицами, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, являются должностные лица, ответственные за подготовку ответа Заявителю.

2) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

2.1.) выявление сведений в архивных документах по теме запроса;

2.2.) подготовка текста информационного письма, архивной справки, архивной выписки, архивной копии, тематического перечня, тематической подборки копий архивных документов, тематического обзора архивных документов, письма об отсутствии запрашиваемых сведений.

На основании проведенной работы по выявлению запрашиваемых документов государственные архивы готовят архивные справки, архивные выписки, архивные копии, тематические перечни, тематические подборки копий архивных документов, тематические обзоры архивных документов.

Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места («Так в тексте оригинала», «В тексте неразборчиво»).

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью архива.

При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.

В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются печатью архива и подписью его руководителя или уполномоченного должностного лица.

2.3.) передача готового информационного письма, архивной справки, архивной выписки, архивной копии, тематического перечня, тематической подборки копий архивных документов, тематического обзора архивных документов, письма об отсутствии запрашиваемых сведений на подпись руководителям государственных архивов.

Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 20 дней со дня принятия решения о возможности исполнения запроса, должностным лицом, ответственным за принятие решения о возможности исполнения запроса, в случае не направления запроса в другие организации.

3) Должностным лицом, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, является должностное лицо, которому был передан запрос на исполнение.

4) Критерием принятия решения является, положительное решение о возможности исполнения запроса.

5) Результатом административной процедуры является подготовка информационного письма, архивной справки, архивной выписки, архивной копии, тематического перечня, тематической подборки копий архивных документов, тематического обзора архивных документов, письма об отсутствии запрашиваемых сведений.

6) Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является проставление подписи руководителями государственных архивов на информационном письме, архивной справке, архивной выписке, архивной копии, тематическом перечне, тематической подборке копий архивных документов, тематическом обзоре архивных документов, письме об отсутствии запрашиваемых сведений.

4.6. Направление (выдача) исполненного запроса Заявителю

1) Основанием для начала административной процедуры является проставление подписи руководителями государственных архивов информационном письме, архивной справке, архивной выписке, архивной копии, тематическом перечне, тематической подборке копий архивных документов, тематическом обзоре архивных документов, письме об отсутствии запрашиваемых сведений.

2) Архивные справки, архивные выписки, архивные копии, информационные письма, письма об отсутствии запрашиваемых сведений при личном обращении в государственные архивы выдаются Заявителю при предъявлении документа, удостоверяющего личность, документа, подтверждающего полномочия представителя на осуществление действий от имени Заявителя.

Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 2 дня со дня проставление подписи руководителями государственных архивов на информационном письме, архивной справке, архивной выписке, архивной копии, тематическом перечне, тематической подборке копий архивных документов, тематическом обзоре архивных документов, письме об отсутствии запрашиваемых сведений, должностным лицом, которому был передан запрос для направления (выдачи) его Заявителю.

3) Должностным лицом, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, является должностное лицо, которому был передан ответ на запрос для направления (выдачи) Заявителю.

4) Критерием принятия решения является необходимость в направлении (выдачи) подготовленного ответа на запрос Заявителю.

5) Результатом административной процедуры является направление (выдача) ответа на запрос Заявителю.

6) Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является  отметка в журнале регистрации о направлении ответа на запрос Заявителю. При личном обращении Заявитель проставляет свою подпись в журнале регистрации о получении ответа на запрос.

5. Порядок осуществления в электронной форме, в том числе с использованием федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)», региональной государственной информационной системы «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области» административных процедур

(в ред. постановления комитета по управлению архивным делом Ростовской области от 01.12.2016 № 4)

5.1. Предоставление  информации Заявителям и обеспечение доступа Заявителей к сведениям о государственной услуге.

В электронном виде информирование Заявителя о порядке предоставления государственной услуги производится на официальных сайтах Комитета и государственных архивов, указанных в пункте 3.3 раздела I настоящего Регламента, по адресам электронной почты, указанных  в пункте 3.3 раздела I настоящего Регламента, на ЕПГУ и РПГУ.

5.2. Подача заявления и иных документов (в виде электронных образов документов), необходимых для предоставления государственной услуги возможна посредством электронной почты, ЕПГУ и РПГУ.

5.3. Получение Заявителем сведений о ходе выполнения запроса о предоставлении государственной услуги осуществляется по электронной почте, на ЕПГУ и РПГУ.

5.4. Взаимодействие ГКУ РО «ГАРО» с иными органами государственной власти осуществляется в рамках электронного межведомственного взаимодействия при непредставлении Заявителем документов, указанных в пункте 7 Раздела II настоящего Регламента, по собственной инициативе.

5.5. Получение Заявителем результата предоставления государственной услуги в виде уведомления Заявителю о направлении запроса на исполнение, письма об отсутствии запрашиваемых сведений предусмотрено по электронной почте, через ЕПГУ и РПГУ.

Получение Заявителем результата предоставления государственной услуги в виде архивной справки, архивной выписки, архивной копии, тематического перечня, тематической подборки копий архивных документов, тематического обзора архивных документов в электронной форме не предусмотрено.

5.6. Иных действий, необходимых для предоставления государственной услуги в электронном виде не предусмотрено.

Раздел IV. Формы контроля за предоставлением государственной услуги

1. Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением ответственными должностными лицами положений административного регламента и иных  нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, а также принятием решений ответственными лицами

Текущий контроль за соблюдением последовательности действий и выполнением административных процедур по предоставлению  государственной услуги, принятием решений осуществляется должностными лицами Комитета, государственных архивов ответственными  за организацию работ по предоставлению государственной услуги, путем проведения проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента, анализа выполненной работы.

Перечень должностных лиц, осуществляющих текущий контроль, устанавливается руководителями Комитета, государственных архивов.

Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается председателем Комитета, директорами государственных архивов.

2. Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления государственной услуги, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством предоставления государственной услуги

              Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления государственной услуги определяются приказами Комитета, государственных архивов.

Для проведения проверки полноты и качества предоставления государственной услуги формируется комиссия, в состав которой включаются государственные гражданские служащие Комитета, должностные лица государственных архивов.

Результаты деятельности комиссии оформляются актом, в котором отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

Проверки могут быть плановыми (на основании планов работы Комитета, государственных архивов) и внеплановыми (может проводиться по конкретной жалобе Заявителя  государственной услуги).

3. Ответственность государственных служащих органа исполнительной власти Ростовской области и иных должностных лиц за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления государственной услуги

В случае выявления нарушений к виновным должностным лицам Комитета, государственных архивов применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

4. Положения, характеризующие требования к порядку и формам контроля за предоставлением государственной услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций

В соответствии с законодательством Комитет:

- принимает в пределах своей компетенции решения по вопросам осуществления органами местного самоуправления государственных полномочий и осуществляет контроль за их исполнением;

- дает письменные предписания об устранении нарушений требований федеральных и областных законов по вопросам осуществления государственных полномочий;

- проводит в установленном порядке проверки состояния сохранности, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных архивах, органах государственной власти, организациях, расположенных на территории Ростовской области;

- контролирует соблюдение законодательства об архивном деле на территории Ростовской области в пределах компетенции, определенной нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ростовской области;

- контролирует сохранность архивных документов, относящихся к государственной собственности Ростовской области и хранящихся в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, государственных органах, органах местного самоуправления, организациях.

Контроль за предоставлением государственной услуги со стороны уполномоченных должностных лиц Комитета должен быть постоянным, всесторонним и объективным.

Контроль за предоставлением государственной услуги со стороны граждан, их объединений и организаций осуществляется путем получения информации о наличии в действиях (бездействии) ответственных должностных лиц Комитета, а также принимаемых ими решениях, нарушений положений Регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги.

В соответствии с законодательством государственные архивы:

осуществляют  контроль за соблюдением последовательности действий и выполнением административных процедур по предоставлению  государственной услуги, принятием решений,  должностными лицами государственных архивов, ответственными  за организацию работ по предоставлению государственной услуги, путем проведения проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента, анализа выполненной работы.

Раздел V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) Комитета, государственных архивов,  предоставляющих государственную услугу, а также должностных лиц, государственных служащих 

1. Информация для Заявителя о его праве подать жалобу на решение и (или) действие (бездействие) Комитета, государственных архивов и (или) их должностных лиц, специалистов при предоставлении государственной услуги

Заявитель вправе подать жалобу на решение и (или) действие (бездействие) Комитета, государственных архивов, а также их должностных лиц и специалистов, повлекшее за собой нарушение его прав при предоставлении государственной услуги (далее – жалоба), в соответствии с действующим законодательством.

2. Предмет жалобы

Заявитель может обратиться с жалобой на:

нарушения срока регистрации заявления о предоставлении государственной услуги;

нарушения срока предоставления государственной услуги;

требования у Заявителя документов, не предусмотренных действующим законодательством;

отказ в приеме документов, представление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ростовской области для предоставления государственной услуги;

отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ростовской области;

требования внесения Заявителем при предоставлении государственной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, Ростовской области;

отказа Комитета, его должностных лиц, государственных  архивов, их специалистов в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах либо нарушения установленного срока таких исправлений.

3. Органы государственной власти и уполномоченные на рассмотрение жалобы должностные лица, которым может быть направлена жалоба

3.1. Жалоба на нарушение порядка предоставления государственной услуги, выразившееся в неправомерных решениях и действиях (бездействии) специалистов государственных архивов, рассматривается директором государственного архива.

3.2. Жалоба на нарушение порядка предоставления государственной услуги, выразившееся в неправомерных решениях и действиях (бездействии) директоров государственных архивов, должностных лиц Комитета, рассматривается председателем Комитета.

3.3. Жалоба на решения, действия (бездействие) председателя Комитета подается в Правительство Ростовской области.

4. Порядок подачи и рассмотрения жалобы

4.1. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе:

- непосредственно в приемную Комитета на имя председателя Комитета, заместителя председателя Комитета, в приемные государственных архивов, либо в отдел по работе с обращением граждан Правительства Ростовской области;

-  почтовым отправлением по адресу (месту нахождения) Комитета, государственных архивов, предоставляющих государственную услугу;

-  в ходе личного приема руководителем Комитета, директорами государственных архивов. В случае подачи жалобы при личном приеме Заявитель представляет документ, удостоверяющий его личность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

4.2. Подача жалоб осуществляется бесплатно.

4.3. Заявитель, подавший жалобу, несет ответственность в соответствии с законодательством за достоверность сведений, содержащихся в представленной жалобе.

4.4. Жалоба оформляется в произвольной форме с учетом требований, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

4.5.  Жалоба должна содержать:              

-  наименование Комитета, государственного архива, фамилию, имя, отчество должностного лица Комитета, государственного гражданского служащего Комитета, руководителя, либо специалиста государственных архивов, предоставляющих государственную услугу, чьи действия (бездействие) и решения обжалуются;

- фамилию, имя, отчество (при наличии), сведения о месте жительства Заявителя – физического лица, либо наименование, сведения о месте нахождения Заявителя – юридического лица, номер (номера) контактного телефона, почтовый и (или) адрес электронной почты, по которому должен быть направлен ответ Заявителю;

- сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) должностного лица, либо государственного гражданского служащего Комитета, руководителя, либо специалиста государственных архивов, предоставляющих государственную услугу;

-  доводы, на основании которых Заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) должностных лиц, либо государственного гражданского служащего Комитета, руководителя, либо специалиста государственных архивов. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы Заявителя, либо их копии.

4.6. В случае, если жалоба подается через представителя Заявителя, также представляется документ, подтверждающий полномочия на осуществление действий от имени Заявителя. В качестве документа, подтверждающего полномочия на осуществление действий от имени Заявителя, представляется:

- оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность (для физических лиц);

- оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность, заверенная печатью Заявителя и подписанная руководителем Заявителя или уполномоченным этим руководителем лицом (для юридических лиц);

- копия решения о назначении или об избрании либо приказа о назначении физического лица на должность, в соответствии с которым такое физическое лицо обладает правом действовать от имени Заявителя без доверенности.

4.7. Жалоба, поступившая в письменной форме на бумажном носителе в Комитет, государственные архивы, подлежит регистрации в журнале регистрации заявлений, обращений, жалоб граждан (далее – журнал) в течение 1 рабочего дня со дня поступления жалобы с присвоением ей регистрационного номера.

4.7.1. Журнал ведется на бумажном носителе.

4.7.2. В журнале указываются следующие сведения:

порядковый номер жалобы;

дата регистрации жалобы;

фамилия, имя и отчество физического лица либо наименование организации, направившей жалобу;

краткое содержание жалобы;

дата рассмотрения жалобы;

информация о рассмотрении жалобы.

4.8. В электронном виде жалоба может быть подана Заявителем посредством:

- официального сайта Комитета, государственных архивов, предоставляющих государственную услугу;

- ЕПГУ;

- РПГУ;

- электронной почты Комитета, государственных архивов, предоставляющих государственную услугу.

4.9. Жалоба, поступившая в Комитет, государственные архивы в электронной форме, подлежит регистрации в журнале в течение 1 рабочего дня со дня поступления жалобы с присвоением ей регистрационного номера.

4.10. Срок рассмотрения жалобы исчисляется со дня ее регистрации в журнале.

4.11. Жалобы регистрируются должностным лицом Комитета, специалистами государственных архивов, ответственными за учет входящей корреспонденции.

4.12. В случае если принятие решения по жалобе не входит в компетенцию Комитета, государственных архивов, то в течение 3 рабочих дней со дня ее регистрации Комитет, государственные архивы направляют жалобу в орган исполнительной власти Ростовской области, уполномоченный на ее рассмотрение, и в письменной форме информирует Заявителя о перенаправлении жалобы.

4.13. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение должностному лицу, решение или действие (бездействие) которого обжалуется.

4.14. Комитет, государственные архивы обеспечивают:

оснащение мест приема жалоб;

информирование Заявителей о порядке обжалования решений и действий (бездействия) Комитета, его должностных лиц и государственных гражданских служащих, государственных архивов, их руководителей и специалистов посредством размещения информации на стендах в месте предоставления государственной услуги, на ЕПГУ и РГПУ;

консультирование Заявителей о порядке обжалования решений и действий (бездействия) Комитета, его должностных лиц и государственных гражданских служащих, государственных архивов, их руководителей и специалистов, в том числе по телефону, электронной почте, при личном приеме;

формирование и представление в отдел по работе с обращениями граждан Правительства Ростовской области отчетности о полученных и рассмотренных жалобах (в том числе о количестве удовлетворенных и неудовлетворенных жалоб).

4.15. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления, предусмотренного статьей 5.63 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

5. Сроки рассмотрения жалобы

5.1. Жалоба, поступившая в Комитет, государственные архивы рассматривается в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации.

5.2. В случае обжалования отказа Комитета, его должностного лица, государственных архивов, их руководителей в приеме документов от Заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования Заявителем нарушения установленного срока таких исправлений жалоба рассматривается в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.

6. Перечень оснований для приостановления рассмотрения жалобы в случае, если возможность приостановления предусмотрена законодательством Российской Федерации, Ростовской области

Основания для приостановления рассмотрения жалобы законодательством Российской Федерации, Ростовской области не установлены.

7. Результат рассмотрения жалобы

7.1. По результатам рассмотрения жалобы принимается одно из следующих решений:

об удовлетворении жалобы;

об отказе в удовлетворении жалобы.

8. Порядок информирования Заявителя о результатах рассмотрения жалобы

8.1. Не позднее следующего рабочего дня после дня принятия решения по жалобе Заявителю в установленном порядке направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы в письменной форме.

8.2. По желанию Заявителя ответ по результатам рассмотрения жалобы может быть представлен не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в форме электронного документа, подписанного электронной подписью должностного лица, осуществлявшего рассмотрение жалобы.

8.3. В ответе по результатам рассмотрения жалобы указываются:

наименование органа исполнительной власти, фамилия, имя, отчество должностного лица, осуществлявшего рассмотрение жалобы;

номер, дата, место принятия решения, включая сведения о должностном лице, решение или действие (бездействие) которого обжалуется;

фамилия, имя, отчество (при наличии) или наименование Заявителя;

основания для принятия решения по жалобе;

принятое по жалобе решение;

в случае если жалоба признана обоснованной – сроки устранения выявленных нарушений, в том числе срок предоставления результата государственной услуги;

сведения о порядке обжалования принятого по жалобе решения.

9. Порядок обжалования решения по жалобе

Обжалование решения по жалобе осуществляется по правилам, установленным действующим законодательством.

              10. Право Заявителя на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы

Заявитель имеет право знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения жалобы, при условии, что это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и что в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну. Такие документы и материалы представляются Заявителю по его письменному запросу в течение 5 календарных дней со дня регистрации запроса в Комитете, государственных архивах.

11. Способы информирования Заявителей о порядке подачи и рассмотрения жалобы

Информацию о порядке подачи и рассмотрения жалобы Заявитель может получить на информационных стендах в месте предоставления государственной услуги, на сайтах Комитета, государственных архивов, на ЕПГУ и РПГУ.

Приложение №1

к административному регламенту

предоставления государственной

услуги  «Информационное обеспечение

физических и юридических лиц на

основе документов Архивного фонда

Российской Федерации и других

архивных документов»

Кому (ФИО и должность руководителя

комитета, государственного архива)

ЗАПРОС

1.

Фамилия, имя, отчество заявителя

или наименование организации

(в именительном падеже)

2.

Почтовый адрес для направления справки

3.

Ваш e-mail

4.

Контактный телефон

5.

Фамилия, имя, отчество лица (полностью), о котором запрашиваются сведения

6.

Дата рождения лица, о котором запрашиваются сведения

Тематические запросы

7.

О договоре купли-продажи нежилого помещения

7.1

Адрес объекта, о котором поступил запрос, в т.ч. прежний адрес, если менялся (нежилое помещение, квартира, домовладение, земельный участок и др.)

7.2

Дата и № договора купли-продажи или временной период до 4 месяцев (если дата и номер неизвестны)

8.

О получении решения (постановления) исполкома (администрации) на земельный участок

8.1

Адрес объекта, о котором поступил запрос, в т.ч. прежний адрес, если менялся (нежилое помещение, квартира, домовладение, земельный участок и др.)

8.2

Дата и № решения (постановления) при наличии или временной период до 4 месяцев (если дата и номер неизвестны)

8.3

Административный район г. Ростова-на-Дону, Ростовской области по которому принималось решение (постановление)

8.4

Наименование органа власти, издавшего запрашиваемое решение (постановление)

8.5

Тема решения (постановления)  (снятие самозастроя, пристройка, капитальный ремонт дома и снос строений, раздел домовладения, выделение земельного участка под строительство дома, раздел участка, закрепление в собственность и т.д.)

8.6

Способ получения земельного участка (выделение под строительство дома, раздел участка, закрепление в собственность)

8.7

Наименование садового товарищества, автокооператива и др.

8.8

№ свидетельства о праве на пожизненно-наследуемое владение (при закреплении в пожизненно-наследуемое владение в 1992-1994гг. – для индивидуального домовладения)

9.

О получении решения (постановления) исполкома (администрации) на квартиру

9.1

Адрес объекта, о котором поступил запрос, в т.ч. прежний адрес, если менялся (нежилое помещение, квартира, домовладение, земельный участок и др.)

9.2

Прежнее место жительства

9.3

Дата и № решения (постановления) при наличии или временной период до 4 месяцев (если дата и номер неизвестны)

9.4

Административный район г. Ростова-на-Дону, Ростовской области по которому принималось решение (постановление)

9.5

Способ получения квартиры (получение от работы, обмен квартиры, переоформление ордера, переоборудование, пристройка балкона и.т.д.)

9.6

Место работы, если квартиру получали от работы

9.7

Дата выдачи ордера или дата прописки

9.8

Тип квартиры (изолированная, общежитие, коммунальная)

10.

О получении решения (постановления) исполкома (администрации) о вводе в эксплуатацию жилого дома

10.1

Адрес объекта, о котором поступил запрос, в т.ч. прежний адрес, если менялся (нежилое помещение, квартира, домовладение, земельный участок и др.)

10.2

Дата и № решения (постановления) при наличии или временной период до 1 года (если дата и номер неизвестны)

10.3

Организация, которая строила дом (если получали квартиру от работы)

10.4

Дата ввода в эксплуатацию дома или год вселения в дом

11.

Административно-территориальное деление

11.1

Название населенного пункта, района

11.2

Округ, район

11.3

Тема запроса (переименование, административно-территориальная принадлежность, объединение, образование, о нахождении в сельской местности, о переименовании улиц, ликвидация, о присвоении или изменении адреса)

11.4

Хронологические рамки

12.

История учреждения

12.1

Название учреждения

12.2

Место его нахождения

12.3

Подчиненность (какой вышестоящей организации подчинялся)

12.4

Тема запроса (образование, переименование, ликвидация)

12.5

Хронологические рамки

13.

По истории церкви

13.1

Название церкви

13.2

Название населенного пункта

13.3

Округ области войска Донского или район Ростовской области

13.4

Тема запроса с указанием хронологических рамок (дата постройки, дата закрытия, наличие недвижимости, наличие учебных заведений и др.)

14.

Подтверждение события или факта

14.1

Текст запроса

14.2

Место события

14.3

Дата события

15.

Об установлении сведений о жизни и деятельности одного конкретного лица

15.1

Указать интересующий факт биографии

15.2

Место события (наименование населенного пункта)

15.3

Дата события (не более 5 лет)

15.4

Партийность, когда вступал, исключался, где состоял на партийном учете

15.5

Сословие, род занятий

15.6

Образование (когда, где)

15.7

Место службы, чин, должность

16.

О подтверждении рождения, бракосочетания и смерти гражданина

16.1

Прошу предоставить сведения о рождении, бракосочетании, смерти (выбрать нужное)

16.2

Дата события лица (рождение, бракосочетание, смерть), о котором запрашиваются сведения

16.3

Место события (населенный пункт, волость, станица, округ, современный район, область)

16.4

Наименование церкви

16.5

Период события (не более 3-х лет)

17.

О предоставлении копий архивных документов

17.1

Прошу предоставить заверенные копии архивных документов (указать наименование документа и поисковые данные)

Наименование документа, дата __________________

Фонд _________________

Опись ________________

Дело _________________

Листы ________________

(количество скопированных листов по одному запросу не может превышать 20 л.) на портале не указано

Социально-правовые запросы

18.

О службе в истребительном батальоне

18.1

Административный район г. Ростова-на-Дону, Ростовской области, название населенного пункта, на территории которого находилось лицо

18.2

Годы службы в батальоне

19.

О нахождении на оккупированной территории

19.1

Административный район г. Ростова-на-Дону, Ростовской области, на территории которого находилось лицо

19.2

Адрес проживания на момент оккупации

19.3

Фамилии, имена, отчества родственников, с которыми лицо проживало во время оккупации

20.

О нахождении в эвакуации

20.1

Административный район г. Ростова-на-Дону, Ростовской области, на территории которого находилось лицо

20.2

Адрес проживания до отъезда в эвакуацию

20.3

Место, куда эвакуирован гражданин

20.4

Фамилии, имена, отчества родственников, с которыми лицо отправилось в эвакуацию

21.

О подтверждении работы школьников в период ВОВ

21.1

ФИО школьника в период работы

21.2

Административный район Ростовской области и населенный пункт, на территории которого работало лицо

21.3

Место работы

22.

О подтверждении сроков оккупации районов Ростовской области

22.1

Административный район области и населенный пункт, на территории которого проживало лицо

23.

О подтверждении факта угона в Германию

23.1

ФИО в период угона в Германию

23.2

Административный район и адрес проживания на момент угона

24.

О подтверждении заработной платы (стипендии)

24.1

Сведения об изменении фамилии и дата ее изменения

24.2

Даты рождения детей (для женщин)

24.3

Полное наименование организации (предприятия), ее ведомственная подчиненность

24.4

Должность, табельный номер

24.5

Наименование подразделения, цеха, участка и др.

24.6

Период работы (учебы)

24.7

Период работы (учебы), за который необходимо предоставить сведения (не более 60 месяцев)

25.

О подтверждении стажа работы (учебы)

25.1

Сведения об изменении фамилии и дата ее изменения

25.2

Даты рождения детей (для женщин)

25.3

Полное наименование организации (предприятия), ее ведомственная подчиненность

25.4

Должность, табельный номер

25.5

Наименование подразделения, цеха, участка и др.

25.6

№ и даты приказов

25.7

Период работы (учебы)

25.8

Партийная принадлежность, где состоял на партийном учёте на момент августа 1991г.

26.

О подтверждении награждения

26.1

Сведения об изменении фамилии и дата ее изменения

26.2

Даты рождения детей (для женщин)

26.3

Полное наименование организации (предприятия), в которой работал гражданин во время награждения, ее ведомственная подчиненность

26.4

Административный район г. Ростова-на-Дону, Ростовской области, на территории которого находилась организация (предприятие)

26.5

Название награды

26.6

Дата награждения

26.7

Должность

26.8

Для наград:  медаль, звание «Ветеран Труда», «Медаль Материнства» – дата и номер решения районного исполкома о направлении ходатайства о награждении (для всех районов, кроме г.Ростова-на-Дону,  эти сведения можно получить в архиве районной администрации)

27.

О регистрации, переименовании организации (предприятия)

27.1

Полное наименование организации (предприятия), ее ведомственная подчиненность

27.2

Название организации после переименования

27.3

Адрес организации (предприятия)

27.4

Административный район г. Ростова-на-Дону, Ростовской области, на территории которого находилась организация (предприятие)

27.5

№ и дата постановления (приказа) о регистрации, переименовании организации (предприятия) или временной период до 1 года (если дата и номер неизвестны)

27.6

№ свидетельства регистрационной палаты (если есть)

28.

О репрессированных лицах

28.1

Для раскулаченных – ФИО главы семьи, членов семьи

28.2

Место рождения

28.3

Место проживания на момент репрессии (населенный пункт, сельсовет, район, край)

28.4

Место ссылки, спецпоселения – населенный пункт, сельсовет, район, край

29.

Получение копий и выписок из приказов, распоряжений, постановлений (о снижении брачного возраста, об изменении фамилии, имени, отчества, об определении в детский дом, об установлении опеки и попечительства, о подтверждении факта несчастного случая на производстве и др.), трудовой книжки, подтверждение национальности и др.

29.1

Тема запроса

29.2

Сведения об изменении фамилии, имени, отчества (первоначальная, присвоенная)

29.3

Полное наименование организации (предприятия)

29.4

№ и дата приказов, распоряжений, постановлений, дата несчастного случая на производстве или временной период до 1 года (если дата и номер неизвестны)

29.5

Период работы в организации

29.6

Район и место проживания на момент принятия решения об определении в детский дом, об опеке, попечительстве

29.7

Партийная принадлежность, где и когда вступал в члены партии, где состоял на учёте на момент августа 1991 г.

30.

Дополнительные сведения

Оплату гарантирую (для тематических запросов, поступивших в ГКУ РО «ГАРО»)

В соответствии с п.1 ст. 6 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных» согласен(на) на обработку моих персональных данных____________________.

(подпись)

Дата подпись  расшифровка подписи

В ГКУ РО «Государственный архив Ростовской области» тематические запросы исполняются платно.

Примечание:

Для получения сведений по теме:

- о договоре купли-продажи нежилого помещения заполняются пп.1-6, 7.1-7.2;

- о получении решения (постановления) исполкома (администрации) на земельный участок пп.1-6, 8.1-8.8;

- о получении решения (постановления) исполкома (администрации) на квартиру заполняются пп.1-6, 9.1-9.8;

- о получении решения (постановления) исполкома (администрации) о вводе в эксплуатацию жилого дома заполняются пп.1-6, 10.1-10.4;

- об административно-территориальном делении заполняются пп.1-4, 11.1-11.4;

- по истории учреждения заполняются пп.1-4, 12.1-12.5;

- по истории церкви заполняются пп.1-4, 13.1-13.4;

- о подтверждении события или факта заполняются пп.1-4, 14.1-14.3;

- об установлении сведений о жизни и деятельности одного конкретного лица заполняются пп.1-6, 15.1-15.7;

- о подтверждении рождения, бракосочетания и смерти гражданина заполняются пп.1-6, 16.1-16.5;

- о предоставлении копий архивных документов заполняются пп.1-4, 17.1;

- о службе в истребительном батальоне заполняются пп.1-6, 18.1-18.2;

- о нахождении на оккупированной территории заполняются пп.1-6, 19.1-19.3;

- о нахождении в эвакуации заполняются пп.1-6, 20.1-20.4;

- о подтверждении работы школьников в период ВОВ заполняются пп.1-6, 21.1-21.3;

- о подтверждении сроков оккупации районов Ростовской области заполняются пп.1-4, 22.1;

- о подтверждении факта угона в Германию заполняются пп.1-6, 23.1-23.2;

- о  подтверждении заработной платы (стипендии) заполняются пп.1-6, 24.1-24.7;

- о подтверждении стажа работы (учебы) заполняются пп.1-6, 25.1-25.8;

- о подтверждении награждения заполняются пп.1-6, 26.1-26.8;

- о регистрации, переименовании организации (предприятия) заполняются пп.1-4, 27.1-27.6;

- о репрессированных лицах заполняются пп.1-6, 28.1-28.4;

- получение копий и выписок из приказов, распоряжений, постановлений (о снижении брачного возраста, об изменении фамилии, имени, отчества, об определении в детский дом, об установлении опеки и попечительства, о подтверждении факта несчастного случая на производстве и др.), трудовой книжки, подтверждение национальности и др. заполняются пп.1-6, 29.1-29.7.

Приложение №2

к административному регламенту

предоставления государственной

услуги  «Информационное обеспечение

физических и юридических лиц на

основе документов Архивного фонда

Российской Федерации и других

архивных документов»

Директору

ГКУ РО «Государственный

архив Ростовской области»

А.А. Петрову

ОБРАЗЕЦ ЗАПОЛНЕНИЯ ЗАПРОСА

1.

Фамилия, имя, отчество заявителя

или наименование организации

(в именительном падеже)

Иванов Иван Иванович

2.

Почтовый адрес для направления справки

344005, г. Ростов-на-Дону, ул.Красноармейская,85

3.

Ваш e-mail

555@mail.ru

4.

Контактный телефон

89005555555, 2222222

5.

Фамилия, имя, отчество лица (полностью), о котором запрашиваются сведения

Иванов Иван Иванович

6

Дата рождения лица, о котором запрашиваются сведения

15 мая 1956 года

Тематические запросы

7.

О договоре купли-продажи нежилого помещения

7.1

Адрес объекта, о котором поступил запрос, в т.ч. прежний адрес, если менялся (нежилое помещение, квартира, домовладение, земельный участок и др.)

г. Ростов-на-Дону,

пер. Газетный, 64

7.2

Дата и № договора купли-продажи или временной период до 4 месяцев (если дата и номер неизвестны)

12.03.1996 №696 или

январь-апрель 1996 года (если дата и номер неизвестны)

8.

О получении решения (постановления) исполкома (администрации) на земельный участок

8.1

Адрес объекта, о котором поступил запрос, в т.ч. прежний адрес, если менялся (нежилое помещение, квартира, домовладение, земельный участок и др.)

г. Ростов-на-Дону,

пер. Газетный, 64

(прежний адрес:

ул. Раевского, 22)

8.2

Дата и № решения (постановления) при наличии или временной период до 4 месяцев (если дата и номер неизвестны)

Апрель-май 1959г.

(если дата и номер неизвестны)

8.3

Административный район г. Ростова-на-Дону, Ростовской области по которому принималось решение (постановление)

Ленинский

8.4

Наименование органа власти, издавшего запрашиваемое решение (постановление)

Ленинский исполком

г. Ростова-на-Дону

8.5

Тема решения (постановления)  (снятие самозастроя, пристройка, капитальный ремонт дома и снос строений, раздел домовладения, выделение земельного участка под строительство дома, раздел участка, закрепление в собственность и т.д.)

Раздел земельного участка и домовладения

8.6

Способ получения земельного участка (выделение под строительство дома, раздел участка, закрепление в собственность)

раздел участка

8.7

Наименование садового товарищества, автокооператива и др.

ДНТ «Восточное»

8.8

№ свидетельства о праве на пожизненно-наследуемое владение (при закреплении в пожизненно-наследуемое владение в 1992-1994гг. – для индивидуального домовладения)

№233654

9.

О получении решения (постановления) исполкома (администрации) на квартиру

9.1

Адрес объекта, о котором поступил запрос, в т.ч. прежний адрес, если менялся (нежилое помещение, квартира, домовладение, земельный участок и др.)

г. Ростов-на-Дону,

пер. Газетный, 64

9.2

Прежнее место жительства

г. Ростов-на-Дону,

ул. Раевского, 22

9.3

Дата и № решения (постановления) при наличии или временной период до 4 месяцев (если дата и номер неизвестны)

12.03.1996 №696 или

январь-апрель 1996 года (если дата и номер неизвестны)

9.4

Административный район г. Ростова-на-Дону, Ростовской области по которому принималось решение (постановление)

Администрация Ленинского района г. Ростова-на-Дону

9.5

Способ получения квартиры (получение от работы, обмен квартиры, переоформление ордера, переоборудование, пристройка балкона и.т.д.)

получение от работы

9.6

Место работы, если квартиру получали от работы

Завод «Ростсельмаш»

9.7

Дата выдачи ордера или дата прописки

15.10.1969

9.8

Тип квартиры (изолированная, общежитие)

изолированная

10.

О получении решения (постановления) исполкома (администрации) о вводе в эксплуатацию жилого дома

10.1

Адрес объекта, о котором поступил запрос, в т.ч. прежний адрес, если менялся (нежилое помещение, квартира, домовладение, земельный участок и др.)

г. Ростов-на-Дону,

пер. Газетный, 64

10.2

Дата и № решения (постановления) при наличии или временной период до 1 года (если дата и номер неизвестны)

12.03.1996 №696 или

январь-апрель 1996 года (если дата и номер неизвестны)

10.3

Организация, которая строила дом (если получали квартиру от работы)

Завод «Ростсельмаш»

10.4

Дата ввода в эксплуатацию дома или год вселения в дом

1970 г. - вселение

11.

Административно-территориальное деление

11.1

Название населенного пункта, района

хутор Донской, Азовский район

11.2

Округ, район

Ростовский округ

11.3

Тема запроса (переименование, административно-территориальная принадлежность, объединение, образование, о нахождении в сельской местности, о переименовании улиц, ликвидация, о присвоении или изменении адреса)

Прошу предоставить сведения о переименовании хутора Донской

11.4

Хронологические рамки

1950-1970 гг.

12.

История учреждения

12.1

Название учреждения

Донской политехнический институт

12.2

Место его нахождения

г.Новочеркасск

12.3

Подчиненность (какой вышестоящей организации подчинялся)

Министерство народного просвещения

12.4

Тема запроса (образование, переименование, ликвидация)

Прошу предоставить сведения о дате открытия Донского политехнического института

12.5

Хронологические рамки

Начало XX в.

13.

По истории церкви

13.1

Название церкви

Троицкая церковь

13.2

Название населенного пункта

сл.Усть-Меловая Манькова

13.3

Округ области войска Донского или район Ростовской области

Донецкого округа

13.4

Тема запроса с указанием хронологических рамок (дата постройки, дата закрытия, наличие недвижимости, наличие учебных заведений и др.)

Прошу предоставить сведения о постройке церкви в сл.Усть-Меловая Манькова в 18 веке

14.

Подтверждение события или факта

14.1

Текст запроса

Прошу предоставить сведения о том в честь кого названа улица Мурлычева

14.2

Место события

г. Ростов-на-Дону

14.3

Дата события

1960-е гг.

15.

Об установлении сведений о жизни и деятельности одного конкретного лица

15.1

Указать интересующий факт биографии

О преподавании в Донском университете

15.2

Место события (наименование населенного пункта)

г. Ростов-на-Дону

15.3

Дата события (не более 5 лет)

1965-1968 гг.

15.4

Партийность, когда вступал, исключался, где состоял на партийном учете

Член ВКП (б) с 1960г. Пролетарский РК ВКП (б) г. Ростова-на-Дону

15.5

Сословие, род занятий

преподавание

15.6

Образование (когда, где)

Донской университет,

1957-1962 гг.

15.7

Место службы, чин, должность

профессор

16.

О подтверждении рождения, бракосочетания и смерти гражданина

16.1

Прошу предоставить сведения о рождении, бракосочетании, смерти (выбрать нужное)

о рождении

16.2

Дата события лица (рождение, бракосочетание, смерть), о котором запрашиваются сведения

01.04.1912

16.3

Место события (населенный пункт, волость, станица, округ, современный район, область)

пос. Екатериновский, Нижне-Чирская волость, Таганрогский округ ОВД

или х. Ежовский станица Мигулинская Донецкого округа ОВД,

или х. Мержаново Неклиновский район Ростовская область

16.4

Наименование церкви

Тихвинская

16.5

Период события (не более 3-х лет)

1912 г.

17.

О предоставлении копий архивных документов

17.1

Прошу предоставить заверенные копии архивных документов (указать наименование документа и поисковые данные)

Наименование документа Послужной список сотника Петра Громова

Фонд 304

Опись  1

Дело 456

Листы 5-7

(количество скопированных листов по одному запросу не может превышать 20 л.)

Социально-правовые запросы

18.

О службе в истребительном батальоне

18.1

Административный район г. Ростова-на-Дону, Ростовской области, название населенного пункта, на территории которого находилось лицо

Алексеево-Лозовский

18.2

Годы службы в батальоне

1943-1944гг.

19.

О нахождении на оккупированной территории

19.1

Административный район г. Ростова-на-Дону, Ростовской области, на территории которого находилось лицо

Ленинский

19.2

Адрес проживания на момент оккупации

г. Ростов-на-Дону,

ул. Социалистическая,

д.153, кв.6

19.3

Фамилии, имена, отчества родственников, с которыми лицо проживало во время оккупации

Мать – Иванова Мария Константиновна, 1915г.р.

Брат – Иванов Кирилл Иванович, 1935г.р.

20.

О нахождении в эвакуации

20.1

Административный район г. Ростова-на-Дону, Ростовской области, на территории которого находилось лицо

Ленинский

20.2

Адрес проживания до отъезда в эвакуацию

г. Ростов-на-Дону,

ул. Социалистическая,

д.153, кв.6

20.3

Место, куда эвакуирован гражданин

г. Баку

20.4

Фамилии, имена, отчества родственников, с которыми лицо отправилось в эвакуацию

Мать – Иванова Мария Константиновна, 1915г.р.

Брат – Иванов Кирилл Иванович

21.

О подтверждении работы школьников в период ВОВ

21.1

ФИО школьника в период работы

Петров Иван Иванович

21.2

Административный район Ростовской области и населенный пункт, на территории которого работало лицо

Азовский район, с.Орловка

21.3

Место работы

Работали на сельскохозяйственных работах и помогали разбирать разрушенные здания возле железнодорожного училища.

22.

О подтверждении сроков оккупации районов Ростовской области

22.1

Административный район области и населенный пункт, на территории которого проживало лицо

Пролетарский, хутор Веселый Орловского сельсовета

23.

О подтверждении факта угона в Германию

23.1

ФИО в период угона в Германию

Петров Иван Иванович

23.2

Административный район и адрес проживания на момент угона

г.Ростов-на-Дону, ул. Социалистическая, д.153, кв.6

24.

О подтверждении заработной платы (стипендии)

24.1

Сведения об изменении фамилии и дата ее изменения

Петрова, 1980 дата изменения

24.2

Даты рождения детей (для женщин)

1981, 1985

24.3

Полное наименование организации (предприятия), ее ведомственная подчиненность

завод «Ростсельмаш», министерство сельского хозяйства

24.4

Должность, табельный номер

контролер, №1563

24.5

Наименование подразделения, цеха, участка и др.

Цех №15

24.6

Период работы (учебы)

1970-1991 гг.

24.7

Период работы (учебы), за который необходимо предоставить сведения (не более 60 месяцев)

1975-1979 гг.

25.

О подтверждении стажа работы (учебы)

25.1

Сведения об изменении фамилии и дата ее изменения

Петрова, 1980 дата изменения

25.2

Даты рождения детей (для женщин)

1981, 1985

25.3

Полное наименование организации (предприятия), ее ведомственная подчиненность

завод «Ростсельмаш», министерство сельского хозяйства

25.4

Должность, табельный номер

контролер, №1563

25.5

Наименование подразделения, цеха, участка и др.

Цех №15

25.6

№ и даты приказов

№ 4 01.02.1975,

№56 12.11.1979

25.7

Период работы (учебы)

1975-1979 гг.

25.8

Партийная принадлежность, где состоял на партийном учёте на момент августа 1991г.

беспартийная

26.

О подтверждении награждения

26.1

Сведения об изменении фамилии и дата ее изменения

Петрова, 1980 дата изменения

26.2

Даты рождения детей (для женщин)

1981, 1985

26.3

Полное наименование организации (предприятия), в которой работал гражданин во время награждения, ее ведомственная подчиненность

завод «Ростсельмаш», министерство сельского хозяйства

26.4

Административный район г. Ростова-на-Дону, Ростовской области, на территории которого находилась организация (предприятие)

Первомайский исполком г.Ростова-на-Дону

26.5

Название награды

«За доблестный труд»

26.6

Дата награждения

01.04.1986

26.7

Должность

контролер

26.8

Для наград:  медаль, звание «Ветеран Труда», «Медаль Материнства» – дата и номер решения районного исполкома о направлении ходатайства о награждении (для всех районов, кроме г.Ростова-на-Дону,  эти сведения можно получить в архиве районной администрации)

звание «Ветеран Труда»,

10.04.1985 №25 решение Азовского райисполкома

27.

О регистрации, переименовании организации (предприятия)

27.1

Полное наименование организации (предприятия), ее ведомственная подчиненность

завод «Ростсельмаш», министерство сельского хозяйства

27.2

Название организации после переименования

ОАО «Ростсельмаш»

27.3

Адрес организации (предприятия)

г. Ростов-на-Дону, ул. Победы, 2

27.4

Административный район г. Ростова-на-Дону, Ростовской области, на территории которого находилась организация (предприятие)

Первомайский

27.5

№ и дата постановления (приказа) о регистрации, переименовании организации (предприятия) или временной период до 1 года (если дата и номер неизвестны)

10.06.1995 или

май-июль 1995

(если дата и номер неизвестны)

27.6

№ свидетельства регистрационной палаты (если есть)

неизвестно

28.

О репрессированных лицах

28.1

Для раскулаченных – ФИО главы семьи, членов семьи

Глава семьи - Иванов Петр Иванович

Мать – Иванова Мария Константиновна, 1905г.р.

Брат – Иванов Кирилл Иванович

28.2

Место рождения

хутор Веселый,

Веселовский район

28.3

Место проживания на момент репрессии (населенный пункт, сельсовет, район, край)

хутор Веселый,  Веселовский сельсовет,

Веселовский район,

Донской округ

28.4

Место ссылки, спецпоселения - населенный пункт, сельсовет, район, край

хутор Донской, Дубовский сельсовет, Дубовский район, Уральский край

29.

Получение копий и выписок из приказов, распоряжений, постановлений (о снижении брачного возраста, об изменении фамилии, имени, отчества, об определении в детский дом, об установлении опеки и попечительства, о подтверждении факта несчастного случая на производстве и др.), получение трудовой книжки, подтверждение национальности и др.

29.1

Тема запроса

Об изменении фамилии

29.2

Сведения об изменении фамилии, имени, отчества (первоначальная, присвоенная)

Петрова

присвоенная - Иванова

29.3

Полное наименование организации (предприятия)

Завод «Ростсельмаш»

29.4

№ и дата приказов, распоряжений, постановлений или временной период до 1 года (если дата и номер неизвестны)

Постановление от 10.07.1992 №523 или

январь-ноябрь 1992 г.

29.5

Период работы в организации

1990-1995 гг.

29.6

Район и место проживания на момент принятия решения об определении в детский дом, об опеке, попечительстве

Пролетарский район,

ул. Кирова, 52

29.7

Партийная принадлежность, где и когда вступал в члены партии, где состоял на учёте на момент августа 1991 г.

беспартийная

30.

Дополнительные сведения

Оплату гарантирую (для тематических запросов, поступивших в ГКУ РО «ГАРО»)

В соответствии с п.1 ст. 6 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных» согласен(на) на обработку моих персональных данных____________________.

(подпись)

Дата подпись расшифровка подписи

Приложение №3

к административному регламенту

предоставления государственной

услуги  «Информационное обеспечение

физических и юридических лиц на

основе документов Архивного фонда

Российской Федерации и других

архивных документов»

Блок-схема

последовательности действий Комитета и государственных архивов по предоставлению государственной услуги «Информационное обеспечение физических и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов»

Приложение №2

к постановлению

комитета по управлению

архивным делом

Ростовской области

от 16.05.2016 №1

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

предоставления государственной услуги «Исполнение  запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией  их законных прав и свобод, оформлением в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства, в том числе проставление апостиля»

Раздел  I. Общие положения

Административный регламент предоставления государственной услуги «Исполнение  запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией  их законных прав и свобод, оформлением в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства, в том числе проставление апостиля» (далее - Регламент) разработан в целях повышения качества предоставления и доступности государственной услуги и создания комфортных условий для пользователей при ее получении.

Регламент определяет порядок, сроки и последовательность действий при предоставлении государственной услуги «Исполнение  запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией  их законных прав и свобод, оформлением в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства, в том числе проставление апостиля».

1. Предмет регулирования административного регламента

Предметом регулирования Регламента является  исполнение запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства связанных с реализацией  их законных прав и свобод, оформлением в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства, в том числе проставление апостиля, комитетом по управлению архивным делом Ростовской области (далее - Комитет) и государственными казенными архивными учреждениями Ростовской области (далее – государственные архивы).

2. Круг заявителей

В качестве Заявителей на предоставление государственной услуги выступают проживающие за рубежом российские и иностранные граждане, а также лица без гражданства (далее – Заявитель).

Заявителями также могут быть иные физические и юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо в силу наделения их Заявителями в установленном порядке полномочиями, выступать от их имени при предоставлении государственной услуги.

3. Требования к порядку информирования о предоставлении государственной услуги

3.1. Информация о месте нахождения и графике работы Комитета, государственных архивов предоставляющих государственную услугу, их структурных подразделений, организаций, участвующих в предоставлении государственной услуги

3.1.1. Комитет по управлению архивным делом Ростовской области.

Почтовый адрес Комитета: пр. Ворошиловский, 28, г. Ростов-на-Дону, 344006.

График работы Комитета: понедельник – четверг с 9-00 до 18-00, пятница с 9-00 до 16-45, с перерывом на обед с 13-00 до 13-45. Выходные дни – суббота, воскресенье. В предпраздничные рабочие дни время работы Комитета сокращается  в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Личный прием Заявителей: понедельник – четверг с 9-00 до 18-00, с перерывом на обед с 13-00 до 13-45.

3.1.2. Государственное казенное учреждение Ростовской области «Государственный архив Ростовской области» (далее – ГКУ РО «ГАРО»).

Почтовый адрес ГКУ РО «ГАРО»: пр. Ворошиловский, 28, г. Ростов-на-Дону, 344006.

График работы ГКУ РО «ГАРО»: понедельник – четверг с 9-00 до 18-00, пятница с 9-00 до 16-45, с перерывом на обед с 13-00 до 13-45. Выходные дни – суббота, воскресенье. В предпраздничные рабочие дни время работы ГКУ РО «ГАРО» сокращается  в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Личный прием Заявителей: понедельник, четверг - с 16-00 до 18-00, вторник, пятница  с 11-00 до 13-00.

Филиалы ГКУ РО «ГАРО»:

Почтовый адрес Новочеркасского филиала ГКУ РО «ГАРО»: ул. Народная, 68/6,  г. Новочеркасск, Ростовская область, 346411.

Почтовый адрес Таганрогского филиала ГКУ РО «ГАРО»: ул. Петровская, 72, г. Таганрог, Ростовская область, 347900.

График работы филиалов: понедельник – четверг с 9-00 до 18-00, пятница с 9-00 до 16-45, с перерывом на обед с 13-00 до 13-45. Выходные дни – суббота, воскресенье. В предпраздничные рабочие дни время работы  филиалов сокращается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Личный прием Заявителей:

- Новочеркасский филиал -  понедельник, среда – с 14-00 до 16-00, вторник, четверг с 10-00 до 12-00;

- Таганрогский филиал -  понедельник, четверг с 10-00 до 13-00, с 14-00 до 17-00, среда – с 14-00 до 17-00; пятница – с 10-00 до 13-00, с 14-00 до 16-00.

3.1.3. Государственное казенное учреждение Ростовской области «Центр документации новейшей истории Ростовской области» (далее – ГКУ РО «ЦДНИРО»).

Почтовый адрес ГКУ РО «ЦДНИРО»: пр. Семашко, 52, г. Ростов-на-Дону, 344002.

График работы ГКУ РО «ЦДНИРО»: понедельник-четверг с 9-00 до 18-00,   пятница с 9-00 до 16-45, с перерывом на обед с 13-00 до 13-45. Выходные дни – суббота, воскресенье. В предпраздничные рабочие дни время работы ГКУ РО «ЦДНИРО» сокращается  в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Личный прием Заявителей проводится во все рабочие дни недели: вторник, четверг с 10-00 до 17-00, с перерывом на обед с 13-00 до 13-45.

3.1.4. Государственное казенное учреждение Ростовской области «Центр хранения архивных документов в городе Шахты Ростовской области» (далее – ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области»).

Почтовый адрес ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области»: ул. Жукова, 5а, г. Шахты, Ростовская область, 346510.

График работы  ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области»: понедельник – четверг с 8-00 до 17-00, пятница с 8-00 до 15-45, с перерывом на обед с 12-00 до 12-45. Выходные дни – суббота, воскресенье. В предпраздничные рабочие дни время работы ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» сокращается  в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Личный прием Заявителей: вторник,  четверг с 8-00 до 10-00.

3.1.5. Государственное казенное учреждение Ростовской области «Архив документов по личному составу Ростовской области» (далее – ГКУ РО «АДЛС»).

Почтовый адрес ГКУ РО «АДЛС»  пр. Ворошиловский, 6 «А», г. Ростов-на-Дону,  344006.

График работы ГКУ РО «АДЛС»: понедельник – четверг с 9-00 до 18-00, пятница с 9-00 до 16-45, с перерывом на обед с 13-00 до 13-45. Выходные дни – суббота, воскресенье. В предпраздничные рабочие дни время работы ГКУ РО «АДЛС» сокращается  в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Личный прием Заявителей: понедельник, четверг с 09-00 до 12-00, вторник, с 14-00 до 17-00.

3.2. Справочные телефоны структурного подразделения Комитета, государственных архивов предоставляющих государственную услугу, организаций участвующих в предоставлении государственной услуги

3.2.1. Телефоны структурного подразделения Комитета, предоставляющего государственную услугу: (8-863) 244-09-83, (8-863) 262-07-27, (8-863) 262-29-45 (отдел организационно-методической и научной работы). Телефон-автоинформатор отсутствует.

3.2.2. Телефоны структурного подразделения ГКУ РО «ГАРО», предоставляющего государственную услугу: (8-863) 240-61-26, (8-863) 263-05-01  (отдел информации, публикации и информационно-поисковых систем).

Телефон Новочеркасского филиала ГКУ РО «ГАРО». Телефон: (8-863-52) 4-45-73.

Телефон Таганрогского филиала ГКУ РО «ГАРО». Телефон: (8-863-46) 1-36-33.

3.2.3. Телефоны структурного подразделения ГКУ РО «ЦДНИРО», предоставляющего государственную услугу: (8-863) 269-05-11 (отдел научной информации, публикации и использования документов).

3.2.4. Телефоны структурного подразделения ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области», предоставляющего государственную услугу: (8-863-62)-3-13-95, (8-863-62)-3-13-96, (8-863-62)-4-16-52 (отдел по работе с обращениями организаций и граждан).

3.2.5. Телефоны специалистов  ГКУ РО «АДЛС», предоставляющих государственную услугу: (8-863)-266-59-57, (8-863)-240-50-39.

В государственных архивах, участвующих в предоставлении государственной услуги, телефон-автоинформатор отсутствует.

3.3. Адреса официальных сайтов Комитета, государственных архивов в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», содержащих информацию о предоставлении государственной услуги и услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, адреса их электронной почты

3.3.1. Комитет:

- на официальном сайте Правительства Ростовской области в составе домена donland.ru. расположен сайт Комитета– cuadaro.donland.ru.

- электронный адрес: cuadaro@mail.ru.

3.3.2. ГКУ РО «ГАРО»:

- адрес официального сайта: gosarhro.ru

- электронный адрес ГКУ РО «ГАРО»: zaprosy@gosarhro.ru.

- электронный адрес Новочеркасского филиала ГКУ РО «ГАРО»: nfgaro@gosarhro.ru.

- электронный адрес Таганрогского филиала ГКУ РО «ГАРО»: tfgaro@gosarhro.ru.

3.3.3. ГКУ РО «ЦДНИРО»:

- адрес официального сайта: гуцдниро.рф

- электронный адрес: gucdniro@mail.ru

3.3.4. ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области»:

- адрес официального сайта: archiv-shakhty.ru, архив-шахты.рф

- электронный адрес: chadgshro80@mail.ru, arhiv-shakty@mail.ru

3.3.5. ГКУ РО «АДЛС»:

- адрес официального сайта: qkuro-adls.ru

- электронный адрес: gku.adls@yandex.ru

3.4. Порядок получения информации Заявителями по вопросам предоставления государственной услуги, услуг, необходимых и обязательных для предоставления государственных услуг, сведений о ходе предоставления указанных услуг, в том числе с использованием федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)»

3.4.1.Информация по вопросам предоставления услуги предоставляется:

- непосредственно в приемных председателя Комитета, руководителей государственных архивов с использованием средств телефонной связи;

- лично специалистами или на информационных стендах в помещениях для приема Заявителей.

- в письменном виде (почтой) в Комитет, государственные архивы;

- по электронной почте;

- на официальном сайте Правительства Ростовской области в составе домена donland.ru. – cuadaro.donland.ru;

- на официальных сайтах государственных архивов: ГКУ РО «ГАРО»: gosarhro.ru; ГКУ РО «ЦДНИРО»: гуцдниро.рф; ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области»: archiv-shakhty.ru, архив-шахты.рф; ГКУ РО «АДЛС»: qkuro-adls.ru.  

- в федеральной государственной информационной системе «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» (далее - ЕПГУ);

- в региональной государственной информационной системе «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области» (далее - РГПУ).

Должностные лица Комитета, сотрудники государственных архивов, принимающие телефонные звонки и осуществляющие личный прием Заявителей государственной услуги, обязаны дать исчерпывающую информацию по вопросам  предоставления государственной услуги.

3.4.3. Для получения информации о ходе предоставления указанной услуги Заявитель обращается в Комитет, государственные архивы:

ж) лично;

з) по телефону;

и) в письменном виде (почтой);

к) в письменном виде (электронной почтой).

3.5. Порядок, форма и место размещения информации

Информация о предоставлении государственной услуги размещена на информационных стендах в помещениях для приема Заявителей, на официальных сайтах Правительства Ростовской области в составе домена donland.ru. – cuadaro.donland.ru, государственных архивов (ГКУ РО «ГАРО» адрес сайта: gosarhro.ru; ГКУ РО «ЦДНИРО» адрес сайта: гуцдниро.рф; ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области» адрес сайта: archiv-shakhty.ru, архив-шахты.рф; ГКУ РО «АДЛС» адрес сайта: qkuro-adls.ru).

Информационные материалы о порядке предоставления услуги включают в себя:

з) перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги;

и) формы заявлений и образцы заполнения форм заявлений;

к) адреса места нахождения Комитета, государственных архивов, контактные телефоны, адреса электронной почты;

л) график работы специалистов, осуществляющих прием и консультирование Заявителей по вопросам предоставления государственной услуги;

м) извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по предоставлению государственной услуги;

н) основания для отказа в предоставлении государственной услуги;

о) основания для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги

Раздел II. Стандарт предоставления государственной услуги

1. Наименование государственной услуги

Исполнение  запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией  их законных прав и свобод, оформлением в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства, в том числе проставление апостиля.

2. Наименование областного органа исполнительной власти, предоставляющего государственную услугу

2.1. Предоставление государственной услуги «Исполнение  запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией  их законных прав и свобод, оформлением в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства,  в том числе проставление апостиля» осуществляет комитет по управлению архивным делом Ростовской области,  государственные архивы при наличии у них соответствующих документов, необходимых для исполнения запросов.

2.2. Запрещается требовать от Заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращениями в иные государственные органы, организации, за исключением получения услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, утвержденный нормативным правовым актом Ростовской области.

3. Результат предоставления государственной услуги

Результатом предоставления государственной услуги являются:

информационные письма;

архивные справки;

архивные выписки;

архивные копии;

письмо об отсутствии запрашиваемых сведений.

4. Сроки предоставления государственной услуги

4.1. Срок предоставления государственной услуги не должен превышать 30 дней со дня поступления запроса в Комитет, государственные архивы до получения Заявителем результата предоставления услуги.

В случаях предоставления Заявителем дополнительных сведений для исполнения запроса, просматривания большого объема архивных документов, размещения архивохранилищ вне основной территории архива, переезда архивного учреждения, недостаточно развернутого научно-справочного аппарата, проведения научно-технической обработки документов, их реставрации срок предоставления государственной услуги  продлевается, но не более чем на 30 дней, с обязательным уведомлением об этом Заявителя.

5. Перечень нормативных правовых актов, регулирующих предоставление государственной услуги

Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации. (Собрание законодательства Российской Федерации  от 26 января 2009г. №4 ст.445; «Российская газета» от 21 января 2009г. №7);

- Конвенцией, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов (заключена в Гааге 05.10.1961г., вступила в силу для России 31.05.92г.). (Бюллетень международных договоров, 1993, №6);

- Постановлением Верховного Совета СССР от 17.04.1991 № 2119-1 "О присоединении Союза Советских Социалистических Республик к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов". (Ведомости Верховного Совета СССР от 1991г. №17 ст. 496);

- Налоговым кодексом Российской Федерации (глава 25.3) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 32, ст. 3340; 2004, N 45, ст. 4377; 2005, N 1, ст. 29; 30; N 30, ст. 3117; N 50, ст. 5246; N 52, ст. 5581; 2006, N 1, ст. 12; N 27, ст. 2881; N 31, ст. 3436; N 43, ст. 4412; 2007, N 1, ст. 7; N 31, ст. 4013; N 46, ст. 5553; 5554; N 49, ст. 6045; 6071; 2008, N 52, ст. 6218; 6219; 6227; 6236; 2009, N 1, ст. 19; N 29, ст. 3582; 3625; 3642; N 30, ст. 3735; N 52, ст. 6450; 2010, N 15, ст. 1737; N 18, ст. 2145; N 19, ст. 2291);

- Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». (Собрание законодательства Российской Федерации от 25 октября 2004г. №43 ст. 4169);

- Федеральный закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» («Российская газета», № 168, 30.07.2010);

- Федеральным законом от 24.11.1995 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 27.11.1995, № 48, ст. 4563, «Российская газета», № 234, 02.12.1995);

- Постановлением Верховного Совета СССР от 17.04.1991 № 2119-1 «О присоединении Союза Советских Социалистических Республик к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов» (Ведомости Верховного Совета СССР от 1991 г., N 17, ст. 496); 

- Законом Российской Федерации от 21.07.1993 № 5481-1 «О государственной тайне» (в ред. от 06.10.1997 № 131-ФЗ; от 30.06.2003 № 86-ФЗ). (Собрание  законодательства Российской Федерации от 13 октября 1997г. №41 ст. 4673 «Российская газета» от 21 сентября 1993г. №182);

- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 6 марта 2007 г., регистрационный № 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, № 20), с изменениями, внесенными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 16 февраля 2009 г. № 68 («Российская газета», 2009, № 89);

- Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций  Российской Федерации от 18.01.2007 № 19. (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 14 мая 2007г. №20, регистрационный номер 9059);

- Приказом Министерства юстиции Российской Федерации от  03.07.2012 № 130 «Об утверждении Административного регламента предоставления Министерством юстиции Российской Федерации государственной услуги по проставлению апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу за границу». («Российская газета», № 194, 24.08.2012, регистрационный номер 25000);

- Постановлением Правительства Ростовской области от 05.09.2012 № 861 «О разработке и утверждении органами исполнительной власти Ростовской области административных регламентов предоставления государственных услуг и административных регламентов исполнения государственных функций» («Наше время», № 517-526, 13.09.2012);

- Постановлением Правительства Ростовской области от 06.12.2012 № 1063 «Об утверждении Правил подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) органов исполнительной власти Ростовской области и их должностных лиц, государственных гражданских служащих Ростовской области» («Наше время», № 724-725, 14.12.2012);

- Положением о комитете по управлению архивным делом Ростовской области, утвержденным постановлением Правительства Ростовской области от 01.12.2011 № 183. (Текст постановления официально опубликован не был, с текстом постановления можно ознакомиться на официальном сайте Комитета);

- Уставом ГКУ РО «ГАРО», утвержденным председателем Комитета от 21.06.2011. (Текст устава официально опубликован не был, с текстом устава можно ознакомиться на официальном сайте ГКУ РО «ГАРО»);

- Уставом ГКУ РО «ЦДНИРО»,  утвержденным председателем Комитета от 21.06.2011. (Текст устава официально опубликован не был, с текстом устава можно ознакомиться на официальном сайте ГКУ РО «ЦДНИРО»);

- Уставом ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области»,  утвержденным председателем Комитета от 21.06.2011. (Текст устава официально опубликован не был, с текстом устава можно ознакомиться на официальном сайте ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области»);

- Уставом ГКУ РО «АДЛС», утвержденным председателем Комитета от 14.12.2012. (Текст устава официально опубликован не был, с текстом устава можно ознакомиться на официальном сайте ГКУ РО «АДЛС»).

6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги, услуг, необходимых и обязательных для предоставления государственной услуги, способы их получения Заявителями, в том числе в электронной форме, и порядок их представления

6.1. Для предоставления государственной услуги Заявитель подает в Комитет, государственные архивы:

              6.1.1. Запрос по форме согласно приложению №1 к настоящему Регламенту (образец заполнения Запроса согласно приложению №2 к настоящему Регламенту).

В Запросе излагается суть обращения, четко и подробно указываются сведения, необходимые для исполнения запроса по одной из тем:

- о подтверждении рождения, бракосочетания и смерти гражданина заполняются пп.1-5, 6.1-6.5 Запроса;

- о подтверждении факта угона в Германию заполняются пп.1-5, 7.1-7.2 Запроса;

- о  подтверждении заработной платы (стипендии) заполняются пп.1-5, 8.1-8.8 Запроса;

- о подтверждении стажа работы (учебы) заполняются пп.1-5, 9.1-9.9 Запроса;

- о подтверждении награждения заполняются пп.1-5, 10.1-10.9 Запроса;

- получение копий и выписок из приказов, распоряжений, постановлений (о снижении брачного возраста, об изменении фамилии, имени, отчества и др.), получение трудовой книжки, подтверждение национальности и др. заполняются пп.1-5, 11.1-11.8 Запроса.

В п. 12 Запроса даются иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса.

6.1.2. Документ, удостоверяющий личность Заявителя или его представителя;

6.1.3. Документ, подтверждающий полномочия представителя на осуществление действий от имени Заявителя (в случае обращения через представителя).

6.1.4. Копию трудовой              книжки (при наличии).

6.1.5. В случаях, предусмотренных федеральными законами, универсальная электронная карта является документом, удостоверяющим личность Заявителя, права застрахованного лица в системах обязательного страхования, иные права Заявителя.

6.1.6. К Запросу могут быть приложены другие документы, связанные с темой запроса.

6.2. Документы, указанные в пункте 6.1  раздела II настоящего Регламента, представляются в Комитет, государственные архивы следующими способами:

посредством обращения непосредственно в Комитет, государственные архивы;

в письменном виде (почтой);

посредством электронной почты;

посредством сайтов Комитета, государственных архивов.

7. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги, которые находятся в распоряжении государственных органов, органов местного самоуправления и иных органов, участвующих в предоставлении государственной услуги, и которые Заявитель вправе представить, а также способы их получения Заявителями, в том числе в электронной форме, порядок их представления.

Заявитель вправе представить документ, подтверждающий оплату государственной пошлины за проставление апостиля (в случае обращения Заявителя в Комитет за проставлением апостиля).

Непредставление Заявителем указанных документов не является основанием для отказа Заявителю в предоставлении государственной услуги.

Иные документы, необходимые для предоставления услуги, которые находятся в распоряжении иных органов, организаций, и которые Заявитель вправе представить, отсутствуют.

8. Указание на запрет требовать от Заявителя.

Для предоставления государственной услуги запрещается требовать от Заявителя:

- предоставления документов  и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги;

- предоставления документов и информации, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих государственную услугу, иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Ростовской области.

9. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги

9.1. Комитет, государственные архивы отказывают в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, по следующим основаниям:

отсутствие у Заявителя или его представителя, подавшего запрос, документа, удостоверяющего личность;

при подаче запроса от имени Заявителя – отсутствие у подавшего запрос лица документа, подтверждающего полномочия на осуществление действий от имени Заявителя.

10. Исчерпывающий перечень оснований для приостановления и (или) отказа в предоставлении государственной услуги

10.1. Основания для отказа в предоставлении государственной услуги:

- отсутствие в запросе Заявителя наименования юридического лица (для гражданина – фамилия, имя, отчество), почтового адреса, по которому должен быть отправлен ответ и/или электронного адреса Заявителя;

- невозможность прочтения запроса Заявителя. Ответ на запрос не дается, о чем в течение семи дней со дня регистрации запроса сообщается Заявителю, направившему запрос, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

- отсутствие в запросе сведений, необходимых для проведения поисковой работы;

- наличие в ответе по существу поставленного вопроса сведений, составляющих государственную или иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну. Заявителю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений. Указанная информация предоставляется только при наличии у Заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и/или конфиденциальную информацию;

- отсутствие у представителя Заявителя документов, подтверждающих его полномочия выступать от  имени Заявителя;

- отсутствие сведений об оплате Заявителем государственной пошлины за проставление апостиля (в случае обращения Заявителя в Комитет за проставлением апостиля).

10.2. Основания для отказа в проставлении апостиля:

если официальный документ не предназначен для вывоза за границу;

если на официальном документе отсутствует хотя бы один из реквизитов, наличие которого согласно законодательству Российской Федерации является обязательным;

если подпись должностного лица и (или) оттиск печати органа государственной власти, нотариуса, органа местного самоуправления на официальном документе не соответствуют имеющимся в Управлении Минюста России по Ростовской области образцам;

если подписавшее официальный документ должностное лицо не обладает полномочием на его подписание.

10.3. Основания для приостановления предоставления государственной услуги отсутствуют.

11. Перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, в том числе сведения о документе (документах), выдаваемом (выдаваемых) организациями, участвующими в предоставлении государственной услуги

Услуги, необходимые и обязательные для предоставления государственной услуги, отсутствуют.

12. Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление государственной услуги

12.1.За проставление апостиля с Заявителя взимается государственная пошлина в размере и порядке, которые установлены главой 25.3 Налогового кодекса Российской Федерации, а именно:

в соответствии с подпунктом 48 пункта 1 статьи 333.33 Налогового кодекса Российской Федерации за проставление апостиля уплачивается государственная пошлина в размере 2500 рублей за каждый документ;

согласно подпункту 12 пункта 3 статьи 333.35 Налогового кодекса Российской Федерации государственная пошлина не оплачивается за проставление апостиля на истребуемых в соответствии с международными договорами Российской Федерации, а также по запросам дипломатических представительств и консульских учреждений Российской Федерации документах о регистрации актов гражданского состояния и справках, выданных архивными органами по обращениям физических лиц, проживающих за пределами территории Российской Федерации.

12.2. Иная плата за предоставление государственной услуги не взимается.

13. Порядок, размер и основания взимания платы за предоставление услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, включая информацию о методике расчета размера такой платы 

В связи с отсутствием услуг, необходимых и обязательных для предоставления данной услуги, взимания платы не предусмотрено.

14. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги, услуги, предоставляемой организацией, участвующей в предоставлении государственной услуги, и при получении результата предоставления таких услуг

Максимальный срок ожидания в очереди при подаче документов, необходимых для предоставления услуги, а также при получении ее результата не должен превышать 15 минут.

15. Срок и порядок регистрации запроса Заявителя о предоставлении государственной услуги и услуги, предоставляемой организацией, участвующей в предоставлении государственной услуги, в том числе в электронной форме

Запрос Заявителя, поступивший при личном обращении, почтой или в электронной форме,  в том числе по электронной почте или через сайты Комитета, государственных архивов, о предоставлении государственной услуги регистрируется в течение 2 рабочих дней в соответствии с инструкцией по делопроизводству. 

16. Требования к помещениям, в которых предоставляются государственная услуга, услуга, предоставляемая организацией, участвующей в предоставлении государственной услуги, к месту ожидания и приема Заявителей, размещению и оформлению визуальной,

текстовой и мультимедийной информации о порядке предоставления таких услуг

16.1. Требования к помещениям Комитета, государственных архивов, в которых организуется предоставление государственной услуги.

16.1.1. Здания, в которых расположены Комитет, государственные архивы (структурные подразделения, предоставляющие государственную услугу) оборудованы входами, обеспечивающими свободный доступ Заявителей.

Входы в здания оборудованы информационными табличками (вывесками), содержащими полные наименования Комитета, государственных архивов.

При обращении в Комитет, государственные архивы Заявителю гарантируется прием в помещении:

оборудованном в соответствии с санитарными нормами и правилами;

оборудованном противопожарной системой и системой пожаротушения;

оборудованном системой кондиционирования воздуха;

с наличием бесплатного туалета.

16.1.2. В помещениях Комитета, государственных архивов отводятся места для ожидания, информирования и приема Заявителей.

Места для ожидания на предоставление государственной услуги оборудуются стульями. Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в зданиях.

Места для информирования и заполнения документов оборудуются стульями, столами и обеспечиваются информационными стендами и образцами заполнения документов.

16.1.3. Стенды с организационно-распорядительной информацией размещаются на доступных для просмотра Заявителями площадях. Тексты информационных материалов печатаются удобным для чтения шрифтом (размер шрифта не менее 14 пунктов), без исправлений, наиболее важные места выделяются другим шрифтом.

16.1.4. Прием Заявителей осуществляется специалистами Комитета, государственных архивов в кабинете, предназначенном для работы и предоставления государственной услуги.

Каждое рабочее место специалиста оборудуется персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим устройством.

16.1.5. В помещениях Комитета, государственных архивов обеспечивается беспрепятственный доступ инвалидов для получения государственной услуги, в том числе:

условия для беспрепятственного доступа к ним и предоставляемой в них государственной услуге;

возможность самостоятельного или с помощью специалистов Комитета, государственных архивов, предоставляющих услугу, передвижения в зданиях Комитета, государственных архивов, входа в помещения и выхода из них;

возможность посадки в транспортное средство и высадки из него перед входом в помещения, в том числе с использованием кресла-коляски и при необходимости с помощью специалистов Комитета, государственных архивов, предоставляющих услугу;

надлежащее размещение оборудования и носителей информации, необходимых для обеспечения беспрепятственного доступа инвалидов к помещениям и государственной услуге с учетом ограничений их жизнедеятельности;

дублирование необходимой для инвалидов звуковой и зрительной информации, а также надписей, знаков и иной текстовой и графической информации знаками, выполненными рельефно-точечным шрифтом Брайля.

17. Показатели доступности и качества государственной услуги

17.1. Основными показателями доступности предоставления государственной услуги являются:

открытый доступ Заявителей и других лиц к информации о порядке и сроках предоставления государственной услуги, порядке обжалования действий (бездействия) должностных лиц Комитета, руководителей и специалистов государственных архивов;

получение полной информации о ходе предоставления государственной услуги, в том числе с использованием информационно-коммуникационных технологий;

обращение в досудебном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации с жалобой на принятое решение по обращению Заявителя или на действия (бездействие) должностных лиц Комитета, руководителей и специалистов государственных архивов;

обращение за предоставлением государственной услуги лиц с ограниченными возможностями здоровья, для реализации которой обеспечивается:

сопровождение инвалидов, имеющих стойкие расстройства функции зрения и самостоятельного передвижения, и оказание им помощи в помещениях Комитета, государственных архивов;

допуск в помещения Комитета, государственных архивов сурдопереводчика и тифлосурдопереводчика;

допуск в помещения Комитета, государственных архивов собаки-проводника при наличии документа, подтверждающего ее специальное обучение, выданного в соответствии с приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 22.06.2015 № 386н;

оказание сотрудниками Комитета, государственных архивов иной необходимой инвалидам помощи в преодолении барьеров, мешающих получению государственной услуги и использованию помещений наравне с другими лицами.

Возможность получения государственной услуги в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг отсутствует.

17.2. Основными показателями качества предоставления государственной услуги являются:

- достоверность информации, предоставляемой Заявителю;

- полнота информации по сути запроса Заявителя;

- объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение запроса.

При личном обращении Заявителя за предоставлением государственной услуги взаимодействие с должностными лицами Комитета, специалистами государственных архивов происходит дважды: при подаче  заявления и получении ответа. Продолжительность взаимодействия не должна превышать 15 минут по каждому из указанных видов.

18. Иные требования

При предоставлении государственной услуги предусмотрено использование информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», письменный запрос (заявление по форме) может быть направлен по электронной почте или через официальные сайты Комитета, государственных архивов.

Раздел III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

1. Исчерпывающий перечень административных процедур по Комитету (если запрос поступил в Комитет)

При предоставлении государственной услуги осуществляются следующие административные процедуры:

1.1. Регистрация запроса, рассмотрение его руководством Комитета и передача на исполнение в структурное подразделение Комитета.

1.2. Анализ тематики запроса. Принятие решения о возможности исполнения запроса.

1.3. Направление запроса на исполнение по принадлежности (при необходимости).

1.4.  Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках, архивных копиях (при необходимости).

1.5. Формирование и направление межведомственных запросов в органы (организации), участвующие в предоставлении государственной услуги.

1.6. Отправка ответа на запрос в Министерство иностранных дел  Российской Федерации (далее – МИД России), направление (выдача) ответа на запрос Заявителю.

2. Исчерпывающий перечень административных процедур по государственным архивам (если запрос поступил в государственные архивы)

При предоставлении государственной услуги осуществляются следующие административные процедуры:

2.1. Регистрация запроса, рассмотрение его руководством государственных архивов и передача на исполнение в структурные подразделения государственных архивов.

2.2. Анализ тематики запроса. Принятие решения о возможности исполнения запроса.

2.3. Направление запроса на исполнение по принадлежности (при необходимости).

2.4. Подготовка архивной справки, архивной выписки, архивной копии, информационного письма, письма об отсутствии запрашиваемых сведений.

2.5. Передача исполненного запроса в Комитет для проставления апостиля (при необходимости), направление (выдача) исполненного запроса Заявителю.

Блок-схема предоставления государственной услуги приведена в приложении 3 к Регламенту.

3.Описание административных процедур в Комитете

3.1. Регистрация запроса, рассмотрение его руководством Комитета и передача на исполнение в структурное подразделение Комитета

1) Основанием для начала административной процедуры является поступление документов, предусмотренных пунктом 6.1. раздела II настоящего Регламента, в Комитет.

2) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

2.1.) регистрация поступившего запроса в журнале регистрации;

2.2.) передача зарегистрированного запроса на рассмотрение руководителю Комитета;

2.3.) рассмотрение запроса руководителем Комитета, проставление резолюции;

2.4.) передача запроса с письменной резолюцией руководителя Комитета на исполнение в структурное подразделение Комитета.

Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 3 дня со дня поступления запроса в Комитет.

3) Должностным лицом, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры является должностное лицо Комитета, регистрирующее запрос и руководитель Комитета.

4) Критерием принятия решения является поступление запроса в Комитет и его соответствие/несоответствие основаниям, указанным в пункте 9 Раздела II настоящего Регламента.

5) Результатом административной процедуры является передача письменного запроса для рассмотрения в структурное подразделение Комитета с письменной резолюцией руководителя Комитета.

6) Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является отметка в журнале регистрации Ф. И. О. должностного лица, которому передан запрос на исполнение.

3.2 Анализ тематики запроса. Принятие решения о возможности исполнения запроса

1) Основанием для начала административной процедуры, является прием запроса на исполнение должностным лицом Комитета.

2) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

2.1.) прием запроса должностным лицом на исполнение;

2.2.) анализ тематики письменного запроса;

2.3.) принятие решения о возможности исполнения запроса.

Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 18 дней со дня поступления запроса на исполнение должностному лицу, ответственному за анализ тематики запроса.

3) Должностным лицом, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, является должностное лицо, которому был передан запрос на исполнение.

4) В зависимости от тематики запроса и представленных документов должностное лицо Комитета, ответственное за исполнение запроса, принимает  положительное или отрицательное решение о возможности исполнения запроса.

При наличии оснований для отказа в предоставлении государственной услуги, предусмотренных пунктом 10.1. раздела II настоящего Регламента, специалисты Комитета, ответственные за анализ тематики поступивших запросов, готовят письмо об отказе в предоставлении государственной услуги, в котором указываются основания для отказа, и направляют его Заявителю.

5) Результатом выполнения административной процедуры в случае положительного решения о возможности исполнения запроса является подготовка письма для отправления его по принадлежности, письма для отправления Заявителю по результатам анализа запроса.

6) Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является подготовка письма о направлении запроса по принадлежности, письма Заявителю по результатам анализа запроса, либо письма об отказе в предоставлении государственной услуги.

3.3. Направление запроса на исполнение по принадлежности (при необходимости).

1) Основанием для начала административной процедуры, является подготовка письма для отправления его по принадлежности.

2) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

2.1.) подготовка письма для направления его по принадлежности;

2.2.) направление письма на исполнение по принадлежности.

Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 2 дня со дня принятия решения о возможности исполнения запроса, должностным лицом, ответственным за принятие решения о возможности исполнения запроса.

3) Должностным лицом, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, является должностное лицо, которому был передан запрос на исполнение.

4) В зависимости от тематики запроса и представленных документов должностное лицо Комитета, ответственное за исполнение запроса, принимает  решение, в какую из организаций направить запрос.

5) Результатом административной процедуры является направление запроса на исполнение по принадлежности и уведомления Заявителю об указанных действиях.

6) Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является отметка в журнале регистрации о направлении запроса по принадлежности.

3.4. Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках, архивных копиях (при необходимости).

1) Основанием для начала административной процедуры является получение архивных справок, архивных выписок, архивных копий, направляемых в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 г., в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов.

Апостиль не проставляется на документах, предназначенных для направления в государства, с которыми Российская Федерация заключила Договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства – участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве.

Комитет проставляет апостиль на архивных справках, архивных выписках, архивных копиях, подготовленных государственными, муниципальными архивами, и иными органами и организациями, расположенными на территории данного субъекта Российской Федерации (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами) и регистрирует его проставление в журнале регистрации апостиля (приложение №4) .

Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках, архивных копиях, подготовленных органами и организациями (кроме государственных и муниципальных архивов), осуществляется после их письменного запроса, с представлением в Комитет образцов подписей, с подтверждением полномочий на право подписи конкретных должностных лиц, а также образцов печатей.

Проставление апостиля производится путем оттиска специального штампа на свободном от текста месте документа на лицевой или оборотной его стороне или на отдельном листе. В последнем случае лист с апостилем скрепляется с документом.

Заполнение штампа апостиля производится чернилами (шариковой ручкой) от руки или машинописным способом.

В случае наличия оснований указанных в пункте 10.2. раздела II настоящего Регламента Заявителю отказывается в проставлении апостиля.

Отказ в проставлении апостиля осуществляется как в устной, так и в письменной форме. Отказ в проставлении апостиля осуществляется в письменной форме при наличии соответствующего письменного обращения Заявителя или соответствующей отметки в заявлении на проставление апостиля либо по требованию Заявителя.

Подпись и печать, проставляемые на апостиль, не требуют заверения.

2) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

2.1.) проставление апостиля

2.2.) заполнение апостиля.

Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 3 рабочих дня со дня поступления архивных справок, архивных выписок архивных копий, должностному лицу, ответственному за проставление апостиля.

3) Должностным лицом, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, является должностное лицо, которому были переданы полученные архивные справки, архивные выписки, архивные копии для проставления апостиля.

4) Критерием принятия решения является получение архивных справок, архивных выписок, архивных копий.

5) Результатом административной процедуры является проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках, архивных копиях.

6) Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является  отметка в журнале регистрации о проставлении апостиля.

3.5. Формирование и направление межведомственных запросов в органы (организации), участвующие в предоставлении государственной услуги.

1) Основанием для начала административной процедуры является поступление в Комитет документов для проставления апостиля с приложением данных, указанных в подразделе 6 Раздела II настоящего Регламента и отсутствие в поступившем пакете документов материалов, указанных в подразделе 7 Раздела II.

2) Специалист Комитета в течение 2 рабочих дней со дня поступления документов осуществляет формирование с использованием системы электронного межведомственного взаимодействия запросов в органы  (организации), участвующие в предоставлении государственной услуги, для получения сведений об оплате государственной пошлины за проставление апостиля.

В случае отсутствия технической возможности межведомственные запросы направляются на бумажном носителе.

3) Должностным лицом, ответственным за выполнение данной административной процедуры, является специалист Комитета.

4) Критериями принятия решения по данной административной процедуре является отсутствие документов, которые находятся в распоряжении государственных органов в соответствии с подразделом 7 Раздела II настоящего Регламента.

5) Результатом административной процедуры является получение запрашиваемых документов (сведений) по каналам межведомственного взаимодействия.

6) Способом фиксации результата административной процедуры являются полученные по каналам межведомственного взаимодействия документы (сведения) от иных органов власти (организаций), необходимые для предоставления услуги.

3.6. Отправка ответа на запрос в МИД России, направление (выдача) ответа на запрос Заявителю

1) Основанием для начала административной процедуры является проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках,  архивных копиях.

2) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

2.1.) подготовка письма с ответом на запрос в МИД России.

2.2.) направление письма с ответом на запрос и архивной справкой, архивной выпиской, архивной копией в МИД России.

При необходимости направления ответа на запрос и архивных справок, архивных выписок, архивных копий, почтой, они направляются Комитетом в МИД России, если:

- предназначены для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ;

- проставляется апостиль.

2.3.) направление (выдача) ответа на запрос Заявителю.

Архивные справки, архивные выписки, архивные копии, предназначенные для направления в государства – участники СНГ выдаются (направляются) Комитетом непосредственно Заявителю.

Архивные справки, архивные выписки, архивные копии при личном обращении в Комитет выдаются Заявителю при предъявлении документа, удостоверяющего личность, документа, подтверждающего полномочия представителя на осуществление действий от имени Заявителя.

Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 2 дня со дня поступления архивных справок, архивных выписок, архивных копий, должностному лицу, ответственному за направление (выдачу) ответа на запрос.

3) Должностным лицом, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, является должностное лицо, которому был передан запрос для направления (выдачи) ответа на запрос.

4) Критерием принятия решения является необходимость направления ответа на запрос в МИД России, направления (выдачи) ответа на запрос Заявителю.

5) Результатом административной процедуры является направление письма в МИД России по почте, направление (выдача) ответа на запрос Заявителю.

6) Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является  отметка в журнале регистрации о направлении письма в МИД России, направлении ответа на запрос Заявителю. При личном обращении Заявитель проставляет свою подпись в журнале регистрации о получении ответа на запрос.

4.Описание административных процедур в государственных архивах

4.1. Регистрация запроса, рассмотрение его руководством государственных архивов и передача на исполнение в структурные подразделения государственных архивов

1) Основанием для начала административной процедуры является поступление документов, предусмотренных пунктом 6.1. раздела II настоящего Регламента, в государственные архивы.

2) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

2.1.) регистрация поступившего запроса в журнале регистрации;

2.2.) передача зарегистрированного запроса на рассмотрение руководителям государственных архивов;

2.3.) рассмотрение запроса руководителями государственных архивов, проставление резолюции;

2.4.) передача запроса с письменной резолюцией руководителей государственных архивов на исполнение в структурные подразделения государственных архивов.

Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 3 дня со дня поступления запроса в государственные архивы.

3) Должностным лицом, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры является должностные лица государственных архивов, регистрирующие запрос и руководители государственных архивов.

4) Критерием принятия решения является поступление запроса в государственные архивы и его соответствие/несоответствие основаниям, указанным в пункте 9 Раздела II настоящего Регламента.

5) Результатом административной процедуры является передача письменного запроса для рассмотрения в структурные подразделения государственных архивов с письменной резолюцией руководителей государственных архивов.

6) Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является отметка в журнале регистрации Ф. И. О. должностного лица, которому передан запрос на исполнение.

4.2 Анализ тематики запроса. Принятие решения о возможности исполнения запроса

1) Основанием для начала административной процедуры, является прием запроса на исполнение должностными лицами государственных архивов.

2) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

2.1.) прием запроса должностным лицом на исполнение;

2.2.) анализ тематики письменного запроса;

2.3.) принятие решения о возможности исполнения запроса.

Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 5 дней со дня поступления запроса на исполнение должностному лицу, ответственному за анализ тематики запроса.

3) Должностным лицом, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, является должностное лицо, которому был передан запрос на исполнение.

4) В зависимости от тематики запроса и представленных документов должностные лица государственных архивов, ответственные за исполнение запроса, принимают  положительное или отрицательное решение о возможности исполнения запроса.

Запрос, не относящийся к составу хранящихся в государственных архивах  архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом Заявителя, или Заявителю дается соответствующая рекомендация.

При наличии оснований для отказа в предоставлении государственной услуги, предусмотренных пунктом 10.1 раздела II  настоящего Регламента, специалисты государственных архивов, ответственные за анализ тематики поступивших запросов, готовят письмо об отказе в предоставлении государственной услуги, в котором указываются основания для отказа, и направляют его Заявителю.

5) Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является подготовка письма о направлении запроса по принадлежности, письма об отсутствии запрашиваемых сведений, либо письма об отказе в предоставлении государственной услуги.

4.3. Направление запроса на исполнение по принадлежности (при необходимости).

1) Основанием для начала административной процедуры, является подготовка письма для отправления его по принадлежности.

2) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

2.1.) подготовка письма для направления его по принадлежности;

2.2.) направление письма на исполнение по принадлежности.

Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 2 дня со дня принятия решения о возможности исполнения запроса, должностным лицом, ответственным за принятия решения о возможности исполнения запроса.

3) Должностным лицом, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, является должностное лицо, которому был передан запрос на исполнение.

4) В зависимости от тематики запроса и представленных документов должностные лица государственных архивов, ответственные за исполнение запроса, принимают  решение, в какую из организаций направить запрос.

5) Результатом административной процедуры является направление запроса на исполнение по принадлежности и уведомления Заявителю об указанных действиях.

6) Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является отметка в журнале регистрации о направлении запроса по принадлежности.

4.4. Подготовка архивной справки, архивной выписки, архивной копии, информационного письма, письма об отсутствии запрашиваемых сведений.

1) Основанием для начала административной процедуры, является принятие должностными лицами государственных архивов, ответственными за анализ тематики поступившего запроса, решения о подготовке ответа Заявителю и передача запроса должностному лицу, ответственному за подготовку ответа.

2) Должностными лицами, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, являются должностные лица, ответственные за подготовку ответа Заявителю.

2) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

2.1.) выявление сведений в архивных документах по теме запроса;

2.2.) подготовка текста архивной справки, архивной выписки, архивной копии, информационного письма, письма об отсутствии запрашиваемых сведений.

На основании проведенной работы по выявлению запрашиваемых документов государственные архивы готовят архивные справки, архивные выписки или архивные копии.

Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места («Так в тексте оригинала», «В тексте неразборчиво»).

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью архива.

При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.

В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются печатью архива и подписью его руководителя или уполномоченного должностного лица.

Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления в государства - участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются государственными архивами непосредственно в адреса заявителей.

Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, оформляются и направляются государственными архивами в МИД России в установленном порядке.

2.3.) передача готовой архивной справки, архивной выписки, архивной копии, информационного письма, письма об отсутствии запрашиваемых сведений на подпись руководителям государственных архивов.

Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 18 дней со дня принятия решения о возможности исполнения запроса, должностным лицом, ответственным за принятия решения о возможности исполнения запроса.

3) Должностным лицом, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, является должностное лицо, которому был передан запрос на исполнение.

4) Критерием принятия решения является, положительное решение о возможности исполнения запроса.

5) Результатом административной процедуры является подготовка архивной справки, архивной выписки, архивной копии, информационного письма, письма об отсутствии запрашиваемых сведений.

6) Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является проставление подписи руководителями государственных архивов на архивной справке, архивной выписке, архивной копии, информационном письме, письме об отсутствии запрашиваемых сведений.

4.5. Передача исполненного запроса в Комитет для проставления апостиля (при необходимости), направление (выдача) исполненного запроса Заявителю

1) Основанием для начала административной процедуры является проставление подписи руководителями государственных архивов на архивной справке, архивной выписке, архивной копии, информационном письме, письме об отсутствии запрашиваемых сведений.

2) В состав административной процедуры входят следующие административные действия:

2.1.) передача исполненного запроса в Комитет для проставления апостиля;

2.3.) направление (выдача) исполненного запроса Заявителю.

Архивные справки, архивные выписки, архивные копии, информационные письма, письма об отсутствии запрашиваемых сведений при личном обращении в государственные архивы выдаются Заявителю при предъявлении документа, удостоверяющего личность, документа, подтверждающего полномочия представителя на осуществление действий от имени Заявителя.

Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 2 дня со дня проставление подписи руководителями государственных архивов на архивной справке, архивной выписке, архивной копии, информационном письме, письме об отсутствии запрашиваемых сведений, должностным лицом, которому был передан запрос для передачи в Комитет, либо направления (выдачи) его Заявителю.

3) Должностным лицом, ответственным за выполнение каждого административного действия, входящего в состав административной процедуры, является должностное лицо, которому был передан ответ на запрос для передачи в Комитет, направления (выдачи) Заявителю.

4) Критерием принятия решения является необходимость в проставлении апостиля Комитетом, либо направления (выдачи) подготовленного ответа на запрос Заявителю.

5) Результатом административной процедуры является передача ответа на запрос в Комитет для проставления апостиля, или направление (выдача) ответа на запрос Заявителю.

6) Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является  отметка в журнале регистрации о передаче ответа на запрос в Комитет для проставления апостиля, или направлении ответа на запрос Заявителю. При личном обращении Заявитель проставляет свою подпись в журнале регистрации о получении ответа на запрос.

5. Порядок осуществления в электронной форме, в том числе с использованием федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)», региональной государственной информационной системы «Портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области» административных процедур

5.1. Предоставление  информации Заявителям и обеспечение доступа Заявителей к сведениям о государственной услуге.

В электронном виде информирование Заявителя о порядке предоставления государственной услуги производится на официальных сайтах Комитета и государственных архивов, указанных в пункте 3.3 раздела I настоящего Регламента, по адресам электронной почты, указанных  в пункте 3.3 раздела I настоящего Регламента, на ЕПГУ и РПГУ.

5.2. Подача заявления и иных документов (в виде электронных образов документов), необходимых для предоставления государственной услуги возможна посредством электронной почты.

5.3. Получение Заявителем сведений о ходе выполнения запроса о предоставлении государственной услуги осуществляется по электронной почте.

5.4. Взаимодействие Комитета с иными органами государственной власти осуществляется в рамках электронного межведомственного взаимодействия при непредставлении заявителем документов, указанных в пункте 7 Раздела II настоящего Регламента, по собственной инициативе.

5.5. Получение Заявителем результата предоставления государственной

услуги в виде уведомления Заявителю о направлении запроса на исполнение, предусмотрено направление его по электронной почте.

Получение Заявителем результата предоставления государственной услуги в виде архивной справки, архивной выписки, архивной копии в электронном виде не предусмотрено.

5.6. Иных действий, необходимых для предоставления государственной услуги в электронном виде не предусмотрено.

Раздел IV. Формы контроля за предоставлением государственной услуги

1. Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением ответственными должностными лицами положений административного регламента и иных  нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, а также принятием решений ответственными лицами

Текущий контроль за соблюдением последовательности действий и выполнением административных процедур по предоставлению  государственной услуги, принятием решений осуществляется должностными лицами Комитета, государственных архивов ответственными  за организацию работ по предоставлению государственной услуги, путем проведения проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента, анализа выполненной работы.

Перечень должностных лиц, осуществляющих текущий контроль, устанавливается руководителями Комитета, государственных архивов.

Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается председателем Комитета, директорами государственных архивов.

2. Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления государственной услуги, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством предоставления государственной услуги

              Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления государственной услуги определяются приказами Комитета, государственных архивов.

Для проведения проверки полноты и качества предоставления государственной услуги формируется комиссия, в состав которой включаются государственные гражданские служащие Комитета, должностные лица государственных архивов.

Результаты деятельности комиссии оформляются актом, в котором отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

Проверки могут быть плановыми (на основании планов работы Комитета, государственных архивов) и внеплановыми (может проводиться по конкретной жалобе Заявителя  государственной услуги).

3. Ответственность государственных служащих органа исполнительной власти Ростовской области и иных должностных лиц за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления государственной услуги

В случае выявления нарушений к виновным должностным лицам Комитета, государственных архивов применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

4. Положения, характеризующие требования к порядку и формам контроля за предоставлением государственной услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций

В соответствии с законодательством Комитет:

- принимает в пределах своей компетенции решения по вопросам осуществления органами местного самоуправления государственных полномочий и осуществляет контроль за их исполнением;

- дает письменные предписания об устранении нарушений требований федеральных и областных законов по вопросам осуществления государственных полномочий;

- проводит в установленном порядке проверки состояния сохранности, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных архивах, органах государственной власти, организациях, расположенных на территории Ростовской области;

- контролирует соблюдение законодательства об архивном деле на территории Ростовской области в пределах компетенции, определенной нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ростовской области;

- контролирует сохранность архивных документов, относящихся к государственной собственности Ростовской области и хранящихся в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, государственных органах, органах местного самоуправления, организациях.

Контроль за предоставлением государственной услуги со стороны уполномоченных должностных лиц Комитета должен быть постоянным, всесторонним и объективным.

Контроль за предоставлением государственной услуги со стороны граждан, их объединений и организаций осуществляется путем получения информации о наличии в действиях (бездействии) ответственных должностных лиц Комитета, а также принимаемых ими решениях, нарушений положений Регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги.

В соответствии с законодательством государственные архивы:

осуществляют  контроль за соблюдением последовательности действий и выполнением административных процедур по предоставлению  государственной услуги, принятием решений,  должностными лицами государственных архивов, ответственными  за организацию работ по предоставлению государственной услуги, путем проведения проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента, анализа выполненной работы.

Раздел V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) Комитета, государственных архивов,  предоставляющих государственную услугу, а также должностных лиц, государственных служащих 

1. Информация для Заявителя о его праве подать жалобу на решение и (или) действие (бездействие) Комитета, государственных архивов и (или) их должностных лиц, специалистов при предоставлении государственной услуги

Заявитель вправе подать жалобу на решение и (или) действие (бездействие) Комитета, государственных архивов, а также их должностных лиц и специалистов, повлекшее за собой нарушение его прав при предоставлении государственной услуги (далее – жалоба), в соответствии с действующим законодательством.

2. Предмет жалобы

Заявитель может обратиться с жалобой на:

нарушения срока регистрации заявления о предоставлении государственной услуги;

нарушения срока предоставления государственной услуги;

требования у Заявителя документов, не предусмотренных действующим законодательством;

отказ в приеме документов, представление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ростовской области для предоставления государственной услуги;

отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ростовской области;

требования внесения Заявителем при предоставлении государственной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, Ростовской области;

отказа Комитета, его должностных лиц, государственных  архивов, их специалистов в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах либо нарушения установленного срока таких исправлений.

3. Органы государственной власти и уполномоченные на рассмотрение жалобы должностные лица, которым может быть направлена жалоба

3.1. Жалоба на нарушение порядка предоставления государственной услуги, выразившееся в неправомерных решениях и действиях (бездействии) специалистов государственных архивов, рассматривается директором государственного архива.

3.2. Жалоба на нарушение порядка предоставления государственной услуги, выразившееся в неправомерных решениях и действиях (бездействии) директоров государственных архивов, должностных лиц Комитета, рассматривается председателем Комитета.

3.3. Жалоба на решения, действия (бездействие) председателя Комитета подается в Правительство Ростовской области.

4. Порядок подачи и рассмотрения жалобы

4.1. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе:

- непосредственно в приемную Комитета на имя председателя Комитета, заместителя председателя Комитета, в приемные государственных архивов, либо в отдел по работе с обращением граждан Правительства Ростовской области;

-  почтовым отправлением по адресу (месту нахождения) Комитета, государственных архивов, предоставляющих государственную услугу;

-  в ходе личного приема руководителем Комитета, директорами государственных архивов. В случае подачи жалобы при личном приеме Заявитель представляет документ, удостоверяющий его личность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

4.2. Подача жалоб осуществляется бесплатно.

4.3. Заявитель, подавший жалобу, несет ответственность в соответствии с законодательством за достоверность сведений, содержащихся в представленной жалобе.

4.4. Жалоба оформляется в произвольной форме с учетом требований, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

4.5.  Жалоба должна содержать:              

-  наименование Комитета, государственного архива, фамилию, имя, отчество должностного лица Комитета, государственного гражданского служащего Комитета, руководителя, либо специалиста государственных архивов, предоставляющих государственную услугу, чьи действия (бездействие) и решения обжалуются;

- фамилию, имя, отчество (при наличии), сведения о месте жительства Заявителя – физического лица, либо наименование, сведения о месте нахождения Заявителя – юридического лица, номер (номера) контактного телефона, почтовый и (или) адрес электронной почты, по которому должен быть направлен ответ Заявителю;

- сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) должностного лица, либо государственного гражданского служащего Комитета, руководителя, либо специалиста государственных архивов, предоставляющих государственную услугу;

-  доводы, на основании которых Заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) должностных лиц, либо государственного гражданского служащего Комитета, руководителя, либо специалиста государственных архивов. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы Заявителя, либо их копии.

4.6. В случае, если жалоба подается через представителя Заявителя, также представляется документ, подтверждающий полномочия на осуществление действий от имени Заявителя. В качестве документа, подтверждающего полномочия на осуществление действий от имени Заявителя, предоставляется:

- оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность (для физических лиц);

- оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность, заверенная печатью Заявителя и подписанная руководителем Заявителя или уполномоченным этим руководителем лицом (для юридических лиц);

- копия решения о назначении или об избрании либо приказа о назначении физического лица на должность, в соответствии с которым такое физическое лицо обладает правом действовать от имени Заявителя без доверенности.

4.7. Жалоба, поступившая в письменной форме на бумажном носителе в Комитет, государственные архивы, подлежит регистрации в журнале регистрации заявлений, обращений, жалоб граждан (далее – журнал) в течение 1 рабочего дня со дня поступления жалобы с присвоением ей регистрационного номера.

4.7.1. Журнал ведется на бумажном носителе.

4.7.2. В журнале указываются следующие сведения:

порядковый номер жалобы;

дата регистрации жалобы;

фамилия, имя и отчество физического лица либо наименование организации, направившей жалобу;

краткое содержание жалобы;

дата рассмотрения жалобы;

информация о рассмотрении жалобы.

4.8. В электронном виде жалоба может быть подана Заявителем посредством:

- официального сайта Комитета, государственных архивов, предоставляющих государственную услугу;

- ЕПГУ;

- РПГУ;

- электронной почты Комитета, государственных архивов, предоставляющих государственную услугу.

4.9. Жалоба, поступившая в Комитет, государственные архивы в электронной форме, подлежит регистрации в журнале в течение 1 рабочего дня со дня поступления жалобы с присвоением ей регистрационного номера.

4.10. Срок рассмотрения жалобы исчисляется со дня ее регистрации в журнале.

4.11. Жалобы регистрируются должностным лицом Комитета, специалистами государственных архивов, ответственными за учет входящей корреспонденции.

4.12. В случае если принятие решения по жалобе не входит в компетенцию Комитета, государственных архивов, то в течение 3 рабочих дней со дня ее регистрации Комитет, государственные архивы направляют жалобу в орган исполнительной власти Ростовской области, уполномоченный на ее рассмотрение, и в письменной форме информирует Заявителя о перенаправлении жалобы.

4.13. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение должностному лицу, решение или действие (бездействие) которого обжалуется.

4.14. Комитет, государственные архивы обеспечивают:

оснащение мест приема жалоб;

информирование Заявителей о порядке обжалования решений и действий (бездействия) Комитета, его должностных лиц и государственных гражданских служащих, государственных архивов, их руководителей и специалистов посредством размещения информации на стендах в месте предоставления государственной услуги, на ЕПГУ и РГПУ;

консультирование Заявителей о порядке обжалования решений и действий (бездействия) Комитета, его должностных лиц и государственных гражданских служащих, государственных архивов, их руководителей и специалистов, в том числе по телефону, электронной почте, при личном приеме;

формирование и представление в отдел по работе с обращениями граждан Правительства Ростовской области отчетности о полученных и рассмотренных жалобах (в том числе о количестве удовлетворенных и неудовлетворенных жалоб).

4.16. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления, предусмотренного статьей 5.63 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

5. Сроки рассмотрения жалобы

5.1. Жалоба, поступившая в Комитет, государственные архивы рассматривается в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации.

5.2. В случае обжалования отказа Комитета, его должностного лица, государственных архивов, их руководителей в приеме документов от Заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования Заявителем нарушения установленного срока таких исправлений жалоба рассматривается в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.

6. Перечень оснований для приостановления рассмотрения жалобы в случае, если возможность приостановления предусмотрена законодательством Российской Федерации, Ростовской области

Основания для приостановления рассмотрения жалобы законодательством Российской Федерации, Ростовской области не установлены.

7. Результат рассмотрения жалобы

7.1. По результатам рассмотрения жалобы принимается одно из следующих решений:

об удовлетворении жалобы;

об отказе в удовлетворении жалобы.

8. Порядок информирования Заявителя о результатах рассмотрения жалобы

8.1. Не позднее следующего рабочего дня после дня принятия решения по жалобе Заявителю в установленном порядке направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы в письменной форме.

8.2. По желанию Заявителя ответ по результатам рассмотрения жалобы может быть представлен не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в форме электронного документа, подписанного электронной подписью должностного лица, осуществлявшего рассмотрение жалобы.

8.3. В ответе по результатам рассмотрения жалобы указываются:

наименование органа исполнительной власти, фамилия, имя, отчество должностного лица, осуществлявшего рассмотрение жалобы;

номер, дата, место принятия решения, включая сведения о должностном лице, решение или действие (бездействие) которого обжалуется;

фамилия, имя, отчество (при наличии) или наименование Заявителя;

основания для принятия решения по жалобе;

принятое по жалобе решение;

в случае если жалоба признана обоснованной – сроки устранения выявленных нарушений, в том числе срок предоставления результата государственной услуги;

сведения о порядке обжалования принятого по жалобе решения.

9. Порядок обжалования решения по жалобе

Обжалование решения по жалобе осуществляется по правилам, установленным действующим законодательством.

              10. Право Заявителя на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы

Заявитель имеет право знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения жалобы, при условии, что это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и что в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну. Такие документы и материалы представляются Заявителю по его письменному запросу в течение 5 календарных дней со дня регистрации запроса в Комитете, государственных архивах.

11. Способы информирования Заявителей о порядке подачи и рассмотрения жалобы

Информацию о порядке подачи и рассмотрения жалобы Заявитель может получить на информационных стендах в месте предоставления государственной услуги, на сайтах Комитета, государственных архивов, на ЕПГУ и РПГУ.

Приложение №1

к административному регламенту

предоставления государственной

услуги «Исполнение  запросов

российских и иностранных граждан,

а также лиц без гражданства, связанных

с реализацией  их законных прав и свобод,

оформлением в установленном порядке

архивных справок, направляемых

в иностранные государства,

в том числе проставление апостиля»

(в ред. постановления комитета по управлению архивным делом Ростовской области от 01.12.2016 № 4)

ЗАПРОС

1.

Фамилия, имя, отчество заявителя

или наименование организации

(в именительном падеже)

2.

Почтовый адрес для направления справки

3.

Ваш e-mail

4.

Контактный телефон

5.

Фамилия, имя, отчество лица (полностью), о котором запрашиваются сведения

6.

О подтверждении рождения, бракосочетания и смерти гражданина

6.1

Прошу предоставить сведения о рождении, бракосочетании, смерти (выбрать нужное)

6.2

Дата события лица (рождение, бракосочетание, смерть), о котором запрашиваются сведения

6.3

Место события (населенный пункт, волость, станица, округ, современный район, область)

6.4

Наименование церкви

6.5

Дата события (не более 3-х лет)

7.

О подтверждении факта угона в Германию

7.1

Дата рождения лица, о котором запрашиваются сведения

7.2

Место проживания на момент угона в Германию

8.

О подтверждении заработной платы (стипендии)

8.1

Сведения об изменении фамилии и дата ее изменения

8.2

Даты рождения детей (для женщин)

8.3

Дата рождения лица, о котором запрашиваются сведения

8.4

Полное наименование организации (предприятия), ее ведомственная подчиненность

8.5

Должность, табельный номер

8.6

Наименование подразделения, цеха, участка и др.

8.7

Период работы (учебы)

8.8

Период работы (учебы), за который необходимо предоставить сведения (не более 60 месяцев)

9.

О подтверждении стажа работы (учебы)

9.1

Сведения об изменении фамилии и дата ее изменения

9.2

Даты рождения детей (для женщин)

9.3

Дата рождения лица, о котором запрашиваются сведения

9.4

Полное наименование организации (предприятия), ее ведомственная подчиненность

9.5

Должность, табельный номер

9.6

Наименование подразделения, цеха, участка и др.

9.7

Период работы (учебы)

9.8

Период работы (учебы), за который необходимо предоставить сведения

9.9

Партийная принадлежность, где состоял на партийном учёте на момент августа 1991г.

10.

О подтверждении награждения

10.1

Сведения об изменении фамилии и дата ее изменения

10.2

Даты рождения детей (для женщин)

10.3

Дата рождения лица, о котором запрашиваются сведения

10.4

Полное наименование организации (предприятия), в которой работал гражданин во время награждения, ее ведомственная подчиненность

10.5

Административный район г. Ростова-на-Дону, Ростовской области, на территории которого находилась организация (предприятие)

10.6

Название награды

10.7

Дата награждения

10.8

Должность

10.9

Для наград:  медаль, звание «Ветеран Труда», «Медаль Материнства» – дата и номер решения районного исполкома о направлении ходатайства о награждении (для всех районов, кроме г.Ростова-на-Дону,  эти сведения можно получить в архиве районной администрации)

11.

Получение копий и выписок из приказов, распоряжений, постановлений (о снижении брачного возраста, об изменении фамилии, имени, отчества и др.), получение трудовой книжки, подтверждение национальности и др.

11.1

Тема запроса

11.2

Дата рождения лица, о котором запрашиваются сведения

11.3

Сведения об изменении фамилии, имени, отчества (первоначальная, присвоенная)

11.4

Полное наименование организации (предприятия)

11.5

№ и дата приказов, распоряжений, постановлений или временной период до 1 года (если дата и номер неизвестны)

11.6

Период работы в организации

11.7

Район и место проживания на момент принятия решения об определении в детский дом, об опеке, попечительстве

11.8

Партийная принадлежность, где и когда вступал в члены партии, где состоял на учёте на момент августа 1991 г.

12.

Дополнительные сведения

Примечание:

Для получения сведений по темам:

- о подтверждении рождения, бракосочетания и смерти гражданина заполняются пп.1-5, 6.1-6.5;

- о подтверждении факта угона в Германию заполняются пп.1-5, 7.1-7.2;

- о  подтверждении заработной платы (стипендии) заполняются пп.1-5, 8.1-8.8;

- о подтверждении стажа работы (учебы) заполняются пп.1-5, 9.1-9.9;

- о подтверждении награждения заполняются пп.1-5, 10.1-10.9;

- получение копий и выписок из приказов, распоряжений, постановлений (о снижении брачного возраста, об изменении фамилии, имени, отчества и др.), получение трудовой книжки, подтверждение национальности и др. заполняются пп.1-5, 11.1-11.8.

Приложение №2

к административному регламенту

предоставления государственной

услуги «Исполнение  запросов

российских и иностранных граждан,

а также лиц без гражданства, связанных

с реализацией  их законных прав и свобод,

оформлением в установленном порядке

архивных справок, направляемых

в иностранные государства,

в том числе проставление апостиля»

(в ред. постановления комитета по управлению архивным делом Ростовской области от 01.12.2016 № 4)

ОБРАЗЕЦ ЗАПОЛНЕНИЯ ЗАПРОСА

1.

Фамилия, имя, отчество заявителя

или наименование организации

(в именительном падеже)

Иванов Иван Иванович

2.

Почтовый адрес для направления справки

344005, г. Ростов-на-Дону, ул.Красноармейская,85

3.

Ваш e-mail

555@mail.ru

4.

Контактный телефон

89005555555, 2222222

5.

Фамилия, имя, отчество лица (полностью), о котором запрашиваются сведения

Иванов Иван Иванович

6.

О подтверждении рождения, бракосочетания и смерти гражданина

6.1

Прошу предоставить сведения о рождении, бракосочетании, смерти (выбрать нужное)

о рождении

6.2

Дата события лица (рождение, бракосочетание, смерть), о котором запрашиваются сведения

01.04.1912

6.3

Место события (населенный пункт, волость, станица, округ, современный район, область)

пос. Екатериновский, Нижне-Чирская волость, Таганрогский округ ОВД

или х. Ежовский станица Мигулинская Донецкого округа ОВД,

или х. Мержаново Неклиновский район Ростовская область

6.4

Наименование церкви

Тихвинская

6.5

Дата события (не более 3-х лет)

1912 г.

7.

О подтверждении факта угона в Германию

7.1

Дата рождения лица, о котором запрашиваются сведения

1925 г.

7.2

Место проживания на момент угона в Германию

г.Ростов-на-Дону, ул. Социалистическая, д.153, кв.6

8.

О подтверждении заработной платы (стипендии)

8.1

Сведения об изменении фамилии и дата ее изменения

Петрова, 1980 дата изменения

8.2

Даты рождения детей (для женщин)

1981, 1985

8.3

Дата рождения лица, о котором запрашиваются сведения

01.05.1960

8.4

Полное наименование организации (предприятия), ее ведомственная подчиненность

завод «Ростсельмаш», министерство сельского хозяйства

8.5

Должность, табельный номер

контролер, №1563

8.6

Наименование подразделения, цеха, участка и др.

Цех №15

8.7

Период работы (учебы)

1970-1991 гг.

8.8

Период работы (учебы), за который необходимо предоставить сведения (не более 60 месяцев)

1975-1979 гг.

9.

О подтверждении стажа работы (учебы)

9.1

Сведения об изменении фамилии и дата ее изменения

Петрова, 1980 дата изменения

9.2

Даты рождения детей (для женщин)

1981, 1985

9.3

Дата рождения лица, о котором запрашиваются сведения

01.05.1960

9.4

Полное наименование организации (предприятия), ее ведомственная подчиненность

завод «Ростсельмаш», министерство сельского хозяйства

9.5

Должность, табельный номер

контролер, №1563

9.6

Наименование подразделения, цеха, участка и др.

Цех №15

9.7

Период работы (учебы)

1970-1991 гг.

9.8

Период работы (учебы), за который необходимо предоставить сведения

1975-1979 гг.

9.9

Партийная принадлежность, где состоял на партийном учёте на момент августа 1991г.

беспартийная

10.

О подтверждении награждения

10.1

Сведения об изменении фамилии и дата ее изменения

Петрова, 1980 дата изменения

10.2

Даты рождения детей (для женщин)

1981, 1985

10.3

Дата рождения лица, о котором запрашиваются сведения

01.05.1960

10.4

Полное наименование организации (предприятия), в которой работал гражданин во время награждения, ее ведомственная подчиненность

завод «Ростсельмаш», министерство сельского хозяйства

10.5

Административный район г. Ростова-на-Дону, Ростовской области, на территории которого находилась организация (предприятие)

Первомайский

10.6

Название награды

«За доблестный труд»

10.7

Дата награждения

01.04.1986

10.8

Должность

контролер

10.9

Для наград:  медаль, звание «Ветеран Труда», «Медаль Материнства» – дата и номер решения районного исполкома о направлении ходатайства о награждении (для всех районов, кроме г.Ростова-на-Дону,  эти сведения можно получить в архиве районной администрации)

звание «Ветеран Труда»,

10.04.1985 №25 решение Азовского райисполкома

11.

Получение копий и выписок из приказов, распоряжений, постановлений (о снижении брачного возраста, об изменении фамилии, имени, отчества, об определении в детский дом, об установлении опеки и попечительства, о подтверждении факта несчастного случая на производстве и др.), получение трудовой книжки, подтверждение национальности и др.

11.1

Тема запроса

Об изменении фамилии

11.2

Дата рождения лица, о котором запрашиваются сведения

1953 г.

11.3

Сведения об изменении фамилии, имени, отчества (первоначальная, присвоенная)

Петрова

присвоенная - Иванова

11.4

Полное наименование организации (предприятия)

Завод «Ростсельмаш»

11.5

№ и дата приказов, распоряжений, постановлений или временной период до 1 года (если дата и номер неизвестны)

Постановление от 10.07.1992 №523 или

январь-ноябрь 1992 г.

11.6

Период работы в организации

1990-1995 гг.

11.7

Район и место проживания на момент принятия решения об определении в детский дом, об опеке, попечительстве

Пролетарский район,

ул. Кирова, 52

11.8

Партийная принадлежность, где и когда вступал в члены партии, где состоял на учёте на момент августа 1991 г.

беспартийная

12.

Дополнительные сведения

Приложение №3

к административному регламенту

предоставления государственной

услуги «Исполнение  запросов

российских и иностранных граждан,

а также лиц без гражданства, связанных

с реализацией  их законных прав и свобод,

оформлением в установленном порядке

архивных справок, направляемых

в иностранные государства,

в том числе проставление апостиля»

Блок-схема

последовательности действий Комитета, государственных архивов по предоставлению государственной услуги «Исполнение  запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией  их законных прав и свобод, оформлением в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства, в том числе проставление апостиля»

Приложение № 4

к административному регламенту

предоставления государственной

услуги «Исполнение  запросов

российских и иностранных граждан,

а также лиц без гражданства, связанных

с реализацией  их законных прав и свобод,

оформлением в установленном порядке

архивных справок, направляемых

в иностранные государства,

в том числе проставление апостиля»

Журнал регистрации апостиля

№№

п/п

Дата

проставления

апостиля

Наименование документа, его реквизиты

Ф.,И.,О.,

должность

лица, подписавшего

архивный

документ

Ф.,И.,О.,

должность

лица, проста

вившего

апостиль

Страна,

Ф.,И.,О. заявителя

Примечание

(архивный шифр)

1

2

3

4

5

6

7