О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Ямало-Ненецкого автономного округа



ПРАВИТЕЛЬСТВО

1

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

ПРАВИТЕЛЬСТВО ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Ямало-Ненецкого автономного округа

Документ утратил силу:

-постановлением Правительства автономного округа от 12.12.2016 № 1150-П

В целях совершенствования документационного обеспечения и повышения его эффективности, а также приведения правил осуществления делопроизводства в соответствие с действующим законодательством Правительство Ямало-Ненецкого автономного округа постановляет:

1. Утвердить прилагаемые изменения, которые вносятся в Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Ямало-Ненецкого автономного округа, утверждённую постановлением Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 14 октября 2010 года № 300-П.

2. Действие подпункта 5.4 пункта 5, пункта 10 изменений распространяется на правоотношения, возникшие с 29 февраля 2012 года.

Губернатор Ямало-Ненецкого

автономного округа                                                                                                                Д.Н. Кобылкин

от 18 мая 2012 г. № 382-П

1

УТВЕРЖДЕНЫ

постановлением Правительства

Ямало-Ненецкого автономного округа

ИЗМЕНЕНИЯ,

которые вносятся в Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Ямало-Ненецкого автономного округа

1. В разделе I:

1.1. в пункте 1.2 слово «Инструкция» заменить словами «Настоящая Инструкция»;

1.2. в пункте 1.3 слово «Инструкции» заменить словами «требований настоящей Инструкции»;

1.3. в пункте 1.4 слово «Инструкции» заменить словами «настоящей Инструкции»;

1.4. в пункте 1.5:

1.4.1. в абзаце первом слово «Инструкции» заменить словами «настоящей Инструкции»;

1.4.2. в абзаце третьем слово «Инструкции» заменить словами «настоящей Инструкции».

2. В разделе II:

2.1. абзац двадцать четвертый:

2.1.1. после слов «служба делопроизводства –» дополнить словом «основное»;

2.1.2. после слов «возложены функции по» дополнить словами «организации и»;

2.2. в абзаце двадцать пятом:

2.2.1. слово «делопроизводитель» заменить словами «ответственный делопроизводитель»;

2.2.2. после слов «структурного подразделения,» дополнить словами «а также по отдельным видам документов,»;

2.3. абзац двадцать шестой дополнить словами «, назначаемое приказом аппарата Губернатора автономного округа»;

2.4. дополнить абзацами следующего содержания:

«электронный образ документа – электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

сканирование документа – получение электронного образа документа.».

3. В разделе III:

3.1. в пункте 3.1.2 подраздела 3.1:

3.1.1. подпункт 3.1.2.2 изложить в следующей редакции:

«3.1.2.2. с воспроизведением герба автономного округа в одноцветном варианте (приложения №№ 9 – 11 к настоящей Инструкции):

а) поручения первого заместителя Губернатора автономного округа;

б) писем:

- продольный бланк письма первого заместителя Губернатора автономного округа;

- продольный бланк письма заместителя Губернатора автономного округа.»;

3.1.2. подпункт 3.1.2.4 признать утратившим силу;

3.2. в подразделе 3.2:

3.2.1. абзац первый пункта 3.2.2 после слов «без смещения» дополнить словами «и без переноса (разбиения) слов»;

3.2.2. в пункте 3.2.17:

3.2.2.1 абзац первый после слова «Наименование» дополнить словами «либо аннотация»;

3.2.2.2. абзац второй после слов «Наименование документа» дополнить словами «(аннотация)»;

3.2.3. пункт 3.4.28 изложить в следующей редакции:

«3.2.28. Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа содержит регистрационный номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты). При внутренней переписке во избежание дублирующих действий по регистрации дополнительный регистрационный номер не присваивается и не указывается.

Отметка о поступлении может проставляться в виде штампа или оформляться штрих-кодом.».

4. В разделе IV:

4.1. в подразделе 4.1:

4.1.1. пункт 4.1.5 дополнить абзацами следующего содержания:

«К проекту правового акта Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа, предусматривающего внесение изменений в ранее принятые правовые акты Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа, прилагается сравнительный анализ вносимых изменений.

Сравнительный анализ оформляется в виде таблицы согласно приложению № 17(1) к настоящей Инструкции и должен включать в себя только те структурные единицы правового акта, в которые вносятся изменения. Для удобства визуального восприятия вносимых изменений следует применять насыщенный (изменяемый текст) и «зачеркнутый» (исключаемый текст) формат шрифта.»;

4.1.2. в пункте 4.1.9 слова «Если при подготовке правового акта выявилась необходимость внесения существенных изменений и дополнений (в объеме, превышающем 1/3 объема правового акта)» заменить словами «Если при подготовке проекта правового акта возникла необходимость внесения существенных изменений и дополнений, как правило, превышающих 1/3 объема правового акта,»;

4.2. в подразделе 4.2:

4.2.1. в абзаце втором пункта 4.2.1:

4.2.1.1. слова «шрифтом размером № 16 в одну строку» исключить;

4.2.1.2. слова «шрифтом № 18 насыщенного начертания» исключить;

4.3. в подразделе 4.3:

4.3.1. в абзаце четвертом пункта 4.3.2 слова «расходованием средств окружного бюджета (поступлением средств в окружной бюджет),» заменить словами «установлением и(или) увеличением расходных обязательств автономного округа (формированием доходов окружного бюджета),»;

4.3.2. в пункте 4.3.11:

4.3.2.1. абзац первый изложить в следующей редакции:

«4.3.11. Аппаратом Губернатора автономного округа проводится правовая экспертиза проектов правовых актов о наделении исполнительных органов государственной власти автономного округа полномочиями, об утверждении структуры исполнительных органов государственной власти автономного округа, положений об исполнительных органах государственной власти автономного округа, их внутренней структуры и штатной численности, административных регламентов предоставления (осуществления) государственных услуг (функций), административных регламентов проведения проверок при осуществлении регионального государственного контроля (надзора), а также проектов правовых актов, предмет которых затрагивает ведение реестра государственных услуг (функций), за исключением ведения указанных реестров с использованием государственных информационных систем.»;

4.3.2.2. дополнить абзацем следующего содержания:

«Прием проектов правовых актов Правительства автономного округа и Губернатора автономного округа на правовую экспертизу осуществляется до 20 декабря текущего года.»;

4.4. в подразделе 4.4:

4.4.1. в пункте 4.4.12 слова «www.adm.yanao.ru» заменить словами «www.Правительство.ЯНАО.РФ».

5. В разделе V:

5.1. в подразделе 5.1:

5.1.1. пункт 5.1.3 изложить в следующей редакции:

«5.1.3. Договоры (соглашения) с органами государственной власти Российской Федерации и субъектами Российской Федерации, договоры (соглашения) об осуществлении международных и  внешнеэкономических связей заключаются только от имени автономного округа или Правительства автономного округа.»;

5.1.2. абзац четвертый пункта 5.1.4 изложить в следующей редакции:

«Договоры (соглашения) об осуществлении международных и  внешнеэкономических связей и межрегиональные договоры (соглашения), заключаемые от имени автономного округа, передаются аппаратом Губернатора автономного округа в исполнительный орган государственной власти автономного округа, ответственный за международные и межрегиональные связи, для последующего направления на утверждение Законодательным Собранием автономного округа в установленном законодательством автономного округа порядке.»;

5.2. в абзаце втором пункта 5.4.2 подраздела 5.4 слова «расходованием средств окружного бюджета (поступлением средств в окружной бюджет),» заменить словами «установлением и(или) увеличением расходных обязательств автономного округа (формированием доходов окружного бюджета),»;

5.3. в подразделе 5.5:

5.3.1. пункт 5.5.6 дополнить абзацами следующего содержания:

«Автор договора (соглашения), заключенного от имени Правительства автономного округа без соблюдения процедуры, установленной настоящей Инструкцией, готовит проект распоряжения Правительства автономного округа об одобрении договора (соглашения) и направляет в государственно-правовой департамент автономного округа для проведения правовой экспертизы.

Договор (соглашение), заключенный от имени Правительства автономного округа без соблюдения процедуры, установленной настоящей Инструкцией, регистрируется в аппарате Губернатора автономного округа в день принятия распоряжения Правительства автономного округа об его одобрении.

Согласование и реализация соглашений о сотрудничестве между Правительством автономного округа и предприятиями топливно-энергетического комплекса регламентируется порядком, утвержденным постановлением Правительства автономного округа от 12 мая 2011 года № 258-П «О порядке взаимодействия исполнительных органов государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа при разработке, заключении и реализации соглашений о сотрудничестве между Правительством Ямало-Ненецкого автономного округа и предприятиями топливно-энергетического комплекса».»;

5.3.2. абзац второй пункта 5.5.9 признать утратившим силу;

5.4. пункты 5.6.5, 5.6.7 и 5.6.8 подраздела 5.6 признать утратившими силу.

6. В пункте 6.3.12 подраздела 6.3 раздела VI:

6.1. в абзаце первом:

6.1.1. слова «, участникам региональной межведомственной системы электронного документооборота (далее – РМСЭД)» исключить;

6.1.2. слова «, участникам СЭДД» исключить;

6.2. в абзаце втором:

6.2.1. слово «только» исключить;

6.2.2. слово «РМСЭД» заменить словами «региональной межведомственной системы электронного документооборота (далее – РМСЭД)».

7. В разделе VII:

7.1. в подразделе 7.1:

7.1.1. в пункте 7.1.1:

7.1.1.1. в абзаце втором слово «делопроизводителями» заменить словами «ответственным делопроизводителем»;

7.1.1.2. в абзаце третьем слова «делопроизводителем секретариата или» исключить;

7.1.2. в абзаце втором пункта 7.1.5:

7.1.2.1. слова «делопроизводителями секретариата» заменить словами «ответственными делопроизводителями секретариата»;

7.1.2.2. дополнить словами «(далее – делопроизводители)»;

7.1.3. в абзаце первом пункта 7.1.6 слова «ответственными делопроизводителями секретариата» заменить словом «делопроизводителями»;

7.2. в абзаце втором пункта 7.2.1 подраздела 7.2 слова «региональной межведомственной системы электронного документооборота автономного округа» заменить словом «РМСЭД»;

7.3. в абзаце первом пункта 7.3.5 подраздела 7.3 слова «секретариатов и органов» исключить;

7.4. в пункте 7.4.2 подраздела 7.4:

7.4.1. в абзаце втором слово «секретариатов» исключить;

7.4.2. абзац четвертый после слов «или Правительства автономного округа» дополнить словами «, в случае отсутствия бланка коллегиального органа,»;

7.5. пункт 7.5.3 подраздела 7.5 после слов «отправляемых документов» дополнить словами «вне зависимости от вида и способа доставки»;

7.6. пункт 7.6.5 подраздела 7.6 изложить в следующей редакции:

«7.6.5. На заказную корреспонденцию составляется реестр в двух экземплярах, один из которых возвращается в службу делопроизводства  с распиской работника почтового отделения связи, обеспечивающего отправку корреспонденции (документов).»;

7.7. в абзаце первом пункта 7.7.1 подраздела 7.7 слова «секретариата или делопроизводителями органа» исключить;

7.8. в подразделе 7.8:

7.8.1. в пункте 7.8.1 слово «ответственными» исключить;

7.8.2. в абзаце втором пункта 7.8.2 слово «ответственными» исключить.

8. В разделе VIII:

8.1. в подразделе 8.1:

8.1.1. в абзаце втором пункта 8.1.4:

8.1.1.1. слово «секретариата» исключить;

8.1.1.2. после слов «ответственными делопроизводителями» дополнить словом «секретариата»;

8.1.1.3. слова «системы электронного документооборота и делопроизводства» заменить словом «СЭДД»;

8.1.2. пункт 8.1.6 изложить в следующей редакции:

«8.1.6. Сводная номенклатура дел Правительства автономного округа в конце каждого года уточняется на основании предложений ответственных делопроизводителей, подписывается руководителем службы делопроизводства аппарата Губернатора автономного округа, утверждается заместителем Губернатора автономного округа, руководителем аппарата Губернатора автономного округа и вводится в действие с 01 января следующего календарного года.

После утверждения номенклатуры дел Правительства автономного округа служба делопроизводства аппарата Губернатора автономного округа оформляет и направляет выписки из соответствующих разделов сводной номенклатуры дел Правительства автономного округа ответственным делопроизводителям секретариатов и руководителям основных структурных подразделений аппарата Губернатора автономного округа, осуществляющим функции делопроизводства по отдельным видам документов Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа, для использования в работе.»;

              8.1.3 в подпункте 8.1.8.5 пункта 8.1.8 слова «о лицах» заменить словами «об основных структурных подразделениях аппарата Губернатора автономного округа»;

8.2. пункт 8.2.15 изложить в следующей редакции:

«8.2.15. Ответственные делопроизводители несут ответственность за качество формирования дел в Правительстве автономного округа и отвечают за сохранность документов и дел.»;

8.3. в подразделе 8.3:

8.3.1 в пункте 8.3.1:

8.3.1.1. в подпункте 8.3.1.2:

- абзац четвертый после слова «осуществляется» дополнить словом «ежегодно»;

- дополнить абзацем следующего содержания:

«Ответственность за качественную подготовку и своевременную передачу дел в архив возложена на ответственных делопроизводителей.»;

8.3.1.2. подпункт 8.3.1.3 изложить в следующей редакции:

«8.3.1.3. При подготовке к передаче в архив Правительства автономного округа дел постоянного и временного сроков хранения документы в них должны располагаться сверху вниз, т.е. документ, поступивший в календарном году последним, должен быть последним в деле, а первый документ календарного года – первым в деле.  При этом все металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов должны быть удалены.

Дела с отметкой «ЭПК» подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой «ЭПК», содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

В период подготовки дел к передаче в архив Правительства автономного округа специалистом службы делопроизводства, принимающим архивные дела, совместно с ответственным делопроизводителем предварительно проверяется качество их формирования, оформления, соответствие количества дел, включённых в опись, количеству дел, заведённых в соответствии с номенклатурой дел Правительства автономного округа.

При обнаружении в делах неисправимых повреждений документов составляется акт. Дела, оформленные с нарушением установленных требований, на архивное хранение не принимаются. Дела и документы возвращаются для устранения ответственным делопроизводителем в 10-дневный срок всех выявленных при проверке недостатков в формировании и оформлении дел. В исключительных случаях утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями, если они есть в наличии.»;

8.3.1.3. подпункт 8.3.1.4 дополнить абзацем следующего содержания:

«Если при передаче дел обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера отсутствующих документов. Причины их отсутствия отражаются в прилагаемой к акту приема-передачи справке ответственного делопроизводителя.»;

8.3.1.4. подпункт 8.3.1.7 после слов «предусматривает проведение» дополнить словами «ответственными делопроизводителями»;

8.3.2. в пункте 8.3.2:

8.3.2.1. подпункт 8.3.2.5 дополнить абзацем следующего содержания:

«При этом одновременно проверяются качество и полнота действующей номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.»;

8.3.2.2. подпункты 8.3.2.6 и 8.3.2.7 изложить в следующей редакции:

«8.3.2.6. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании нормативных правовых актов Российской Федерации и автономного округа, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Правительства автономного округа. Запрещается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел без полистного просмотра самих документов. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, документы, подлежащие возврату, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Черновики, копии, варианты документов могут включаться в дело только в случае отсутствия подлинника документа. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК.

8.3.2.7. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. Описи дел составляются в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив, второй остается в качестве контрольного экземпляра у ответственного делопроизводителя. Подготовленные ответственными делопроизводителями описи служат основой для подготовки сводной описи дел Правительства автономного округа.»;

8.3.3. пункт 8.3.5 дополнить подпунктами 8.3.5.3 и 8.3.5.4 следующего содержания:

«8.3.5.3. Ответственным делопроизводителям запрещается самостоятельно уничтожать дела и документы по истечении срока хранения.

Дела, подлежащие уничтожению, после утверждения акта о выделении их к уничтожению сдаются на утилизацию (уничтожение) в службу делопроизводства. Перед сдачей документы упаковываются и увязываются в связки. На основании  представленных ответственными делопроизводителями актов о выделении дел к уничтожению сотрудником делопроизводства составляется сводный акт, в котором указываются дата передачи, количество включенных в акт дел. Сводный акт подписывается руководителем службы делопроизводства аппарата Губернатора автономного округа, утверждается заместителем Губернатора, руководителем аппарата Губернатора автономного округа.

Погрузка, вывоз на утилизацию и утилизация осуществляется под контролем сотрудника службы делопроизводства, ответственного за обеспечение сохранности документов архива. Запрещается использование отобранных к уничтожению дел и других документов для хозяйственных нужд.

8.3.5.4. При физическом уничтожении документов следует руководствоваться следующими принципами:

- уничтожение должно всегда быть санкционированным;

- документы, связанные с предстоящими или актуальными судебными разбирательствами и расследованиями, не уничтожаются в период установленных периодов хранения по истечении сроков указанных судебных разбирательств и расследований;

- уничтожение документов должно проводиться в порядке, обеспечивающем конфиденциальность любой содержащейся в них информации;

- все копии документов, разрешенных к уничтожению, включая конфиденциальные, страховые и резервные копии, следует уничтожить.».

9. В разделе IX:

9.1. в подразделе 9.1:

9.1.1. пункт 9.1.1 изложить в следующей редакции:

«9.1.1. В Правительстве автономного округа  создаются и используются:

- электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

- электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в СЭДД.»;

9.1.2. пункт 9.1.5 изложить в следующей редакции:

«9.1.5. При получении электронных документов делопроизводитель осуществляет проверку подлинности документа, при наличии электронной подписи осуществляется проверка её подлинности.»;

9.1.3. в абзаце втором пункта 9.1.7 цифры «23» заменить цифрами «35»;

9.1.4. пункт 9.1.9 дополнить словами «и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.»;

9.1.5. дополнить пунктом 9.1.14 следующего содержания:

«9.1.14. Примерный перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов в формате исходных файлов, приведен в приложении № 35(1) к настоящей Инструкции.»;

9.2. подраздел 9.2 дополнить пунктом 9.2.3 следующего содержания:

«9.2.3. Сообщения электронной почты, направляемые во исполнение документов, поступивших на имя Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа или членов Правительства автономного округа, в случае невостребованности автором запроса направления информации на бумажном носителе подлежат регистрации в СЭДД. В этом случае направление информации осуществляется на адреса электронной почты указанные автором. В теме письма дополнительно указываются реквизиты (регистрационный номер и дата) исходного запроса и ответа на него.».

10. Подраздел 10.2 раздела X дополнить пунктом 10.2.14 следующего содержания:

«10.2.14. Настоящий раздел не применяется к правоотношениям, регулируемым постановлением Губернатора автономного округа от 22 февраля 2012 года № 22-ПГ «О реализации отдельных полномочий аппаратом Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа.».

11. Абзац пятый пункта 11.3.1 подраздела 11.3 раздела XI после слов «Образцы эскизов» дополнить словами «и шаблонов».

12. Дополнить Инструкцию приложением № 17(1) следующего содержания:

1

«Приложение № 17(1)

к Инструкции по делопроизводству

в Правительстве Ямало-Ненецкого

автономного округа

(в ред.от 18.05.2012 № 382-П)

№ п/п

Действующая редакция

Предлагаемая редакция

Обоснование внесения изменения

структурная единица правового акта

текст структурной единицы

структурная единица правового акта

текст структурной единицы

.

Примерная форма оформления сравнительного анализа изменений, вносимых в правовой акт».

1

13. Приложение № 18 к Инструкции изложить в следующей редакции:

«Приложение № 18

к Инструкции по делопроизводству

в Правительстве Ямало-Ненецкого

автономного округа

(в ред. от 18.05.2012 № 382-П)

№ ___

ГУБЕРНАТОР

ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ



2 строки



26 августа 2010 г.

№ 174-ПГ

г. Салехард



2 строки



О признании утратившими силу некоторых постановлений

Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа



2 строки



12,5 мм.В целях систематизации нормативных правовых актов Ямало-Ненецкого автономного округа п о с т а н о в л я ю:

 1 строка

12,5 мм.1. Признать утратившими силу:

12,5 мм.- постановление Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа от 29 мая 2000 года № 374 «О государственной регистрации прав собственности Ямало-Ненецкого автономного округа»;

12,5 мм.- постановление Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа от 13 октября 2000 года № 691 «О передаче в государственную собственность Ямало-Ненецкого автономного округа объекта социально-культурного назначения».

12,5 мм.2. Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.



3 строки



Губернатор

Ямало-Ненецкого автономного округа

Д.Н. Кобылкин

Образец оформления проекта правового акта».

14. Приложения №№ 21, 22 к Инструкции признать утратившими силу.

15. В приложении № 35 к Инструкции:

15.1. в строке «Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ» графы 1 слова «лица, подписавшего документ» заменить словами «автора документа»;

15.2. в строке «Наименование текста» графы 1 слова «Наименование текста» заменить словами «Наименование либо аннотация документа».

16. Дополнить Инструкцию приложением № 35(1) следующего содержания:

«Приложение № 35(1)

к Инструкции по делопроизводству

в Правительстве Ямало-Ненецкого

автономного округа

(в ред.от 18.05.2012 № 382-П)

Примерный перечень

документов, создание, хранение и использование которых может

осуществляться исключительно в форме электронных документов

в формате исходных файлов

1. Предложения, направляемые для включения в месячные и квартальные планы организационных мероприятий Правительства автономного округа.

2. Доклады, обзоры информационного характера.

3. Справочные документы, в т.ч. списки адресов, телефонов.

4. Документы (справки, сведения, сводки, расчеты, отчеты, докладные и служебные записки и др.) по оперативным вопросам деятельности.

5. Информация, предоставляемая по запросам и предназначенная для дальнейшего свода.

6. Документы по регистрации, учету и контролю (журналы, карточки, реестры и т.д.).».