Об утверждении формы книги регистрации захоронений (захоронений урн с прахом), Порядка ведения книги регистрации захоронений (захоронений урн с прахом), Порядка передачи книг регистрации захоронени...



АДМИНИСТРАЦИЯ КОЛОДЕЗЯНСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ КРАСНОГВАРДЕЙСКОГО РАЙОНА РЕСПУБЛИКИ КРЫМ

АДМИНИСТРАЦИЯ

СТЕПНОВСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ ПЕРВОМАЙСКОГО РАЙОНА   РЕСПУБЛИКИ КРЫМ 

_____________________________________________________________________________

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

19 марта  2020 года                                   № 46                    с.Степное

Об утверждении формы книги регистрации захоронений (захоронений урн с прахом), Порядка ведения книги регистрации захоронений (захоронений урн с прахом), Порядка передачи книг регистрации захоронений (захоронений урн с прахом) на постоянное хранение в архивный фонд муниципального архива

В соответствии со статьёй 34 Закона Республики Крым от 30 декабря 2015 г. N 200-ЗРК/2015 "О погребении и похоронном деле в Республике Крым" администрация Степновского сельского поселения

ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить форму книги регистрации захоронений (захоронений урн с прахом) согласно приложению № 1.

2. Утвердить Порядок ведения книги регистрации захоронений (захоронений урн с прахом) согласно приложению № 2.

3. Утвердить Порядок передачи книг регистрации захоронений (захоронений урн с прахом) на постоянное хранение в архивный фонд муниципального архива согласно приложению № 3.

4. Постановление №180 от 01.12.2017 года «Об утверждении порядка передачи книг регистрации захоронений (захоронений урн с прахом) на постоянное хранение в архивный фонд муниципального архива» считать утратившим силу.

5. Настоящее постановление подлежит обнародованию на официальном Портале Правительства Республики Крым на странице Первомайского муниципального района (http;//pervmo.rk.gov.ru) в разделе - Муниципальные образования района, подраздел Степновское сельское поселение, а также на доске объявлений по адресу: с.Степное, ул. Школьная, 30.

6. Контроль за выполнением настоящего постановления оставляю за собой.

Председатель Степновского сельского

совета- глава администрации

Степновского сельского поселения                                                                                   М.В.Гармаш

Приложение № 1

к Постановлению  администрации

Степновского сельского поселения

№46 от 19 марта 2020 года

ФОРМЫ

КНИГ РЕГИСТРАЦИИ ЗАХОРОНЕНИЙ (ЗАХОРОНЕНИЯ УРН С ПРАХОМ),

НАДМОГИЛЬНЫХ СООРУЖЕНИЙ И УДОСТОВЕРЕНИЙ О ЗАХОРОНЕНИИ

Форма титульного листа книги регистрации захоронений

Формат А4 (210 x 297 мм)

Титульный лист

___________________________________________________________________________

наименование уполномоченного органа местного самоуправления

___________________________________________________________________________

в сфере погребения и похоронного дела

КНИГА

РЕГИСТРАЦИИ ЗАХОРОНЕНИЙ № ___

___________________________________________________________________________

(наименование населенного пункта)

___________________________________________________________________________

(наименование кладбища)

Начата "__" __________ 20__ г.

Окончена "__" ________ 20__ г.

Форма листа книги регистрации захоронений

Формат А3 (420 x 297 мм)

(лист книги)

N

п/п

Дата захоронения

Ф.И.О. умершего

Дата рождения умершего

Дата смерти умершего

Адрес земельного участка для погребения

Семейное захоронение, адрес участка, ф.и.о. ранее захороненных

N

свидетельства о смерти

Наименование органа ЗАГС, которым выдано свидетельство

Дата записи и подпись лица, ответственного за регистрацию погребений

Организация, оказывающая ритуальные услуги

Сведения о лице, осуществляющем погребение

Адрес, контактный телефон

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

Форма титульного листа книги регистрации захоронения урн с прахом

Формат А4 (210 x 297 мм)

Титульный лист

___________________________________________________________________________

наименование уполномоченного органа местного самоуправления

___________________________________________________________________________

в сфере погребения и похоронного дела

КНИГА

РЕГИСТРАЦИИ ЗАХОРОНЕНИЙ УРН С ПРАХОМ № _____

___________________________________________________________________________

(наименование населенного пункта)

___________________________________________________________________________

(наименование кладбища)

Начата "__" __________ 20__ г.

Окончена "__" ________ 20__ г.

Форма листа книги регистрации захоронения урн с прахом

Формат А4 (210 x 297 мм)

(лист книги)

Регистрационный номер захоронения урны с прахом

Ф.И.О. 
умершего

Возраст умершего

Дата смерти

Дата кремации

Место кремации

Дата захоронения

Номер свидетельства о смерти из ЗАГСа и дата выдачи

Каким ЗАГСом выдано свидетельство

Номер участка

Ф.И.О. и адрес ответственного за место захоронения или нишу

N места захоронения (ниши)

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Примечание. Книга регистрации захоронений урн заполняется на основании учетных карточек.

УЧЕТНАЯ КАРТОЧКА

Колумбарий N ____ Секция N ____ Ряд N ____ Ниша N ____

Участок N ____ Аллея N ____ Могила N ____

N п/п

Ф.И.О.

Дата кремации

Кремационный номер

Примечание

Квитанция N _____ от __________ Сумма ___________ Удостоверение N _________

Лицо, имеющее право пользования нишей, могилой ____________________________

Почтовый адрес ___________________________ Телефон ________________________

Приложение № 2

к Постановлению  администрации

Степновского сельского поселения

№46 от 19 марта 2020 года

Порядок ведения

книг регистрации захоронений (захоронений урн с прахом)

1. Порядок ведения книг регистрации захоронений (захоронений урн с прахом)

1. Каждое захоронение, произведенное на территории общественных кладбищ Степновского сельского поселения, регистрируется ответственным лицом за ведение книг регистрации, назначенным распоряжением Главы Администрации Степновского сельского поселения, в книге регистрации захоронений (захоронений урн с прахом) (далее – Книги).

Книги ведутся по формам, утвержденным Администрацией Степновского сельского поселения.

2. Книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, и скреплены подписью Главы Администрации сельского поселения (его заместителя) и   печатью Администрации Степновского сельского поселения. Книги являются документами строгой отчетности и относятся к делам с постоянным сроком хранения.

3. На каждое кладбище ведется отдельная книга со своим порядковым номером. Порядковая нумерация книг начинается с цифры «1» и должна быть непрерывной и единой.

4. Книга имеет титульный лист, на котором указываются слова «Книга регистрации захоронений» или «Книга регистрации захоронений урн с прахом», номер книги, наименование уполномоченного органа местного самоуправления в сфере погребения и похоронного дела (Администрация Степновского сельского поселения), осуществляющего регистрацию захоронений умерших в регистрационной книге, наименование населенного пункта, название кладбища.

5. Внесение записи в Книги производится в день захоронения умершего (урны с прахом).

6. Книги можно заполнять от руки, как чернилами, так и шариковой ручкой.

В Книгах не должно быть помарок и подчисток. Если при записи допущены неточности, Глава Администрации сельского поселения ставит отметку, содержащую слово «исправленному верить», дату, личную подпись.

7. Книги, законченные делопроизводством, до сдачи их в муниципальный архив, хранятся в Администрации Степновского сельского поселения, в условиях, исключающих их порчу или утрату.

8. Администрация Степновского сельского поселения своим распоряжением назначает ответственных лиц, которые организуют работу и несут персональную ответственность за ведение и сохранность Книг.

9.Администрация Степновского сельского поселения обязана по запросам государственных органов, в соответствии с их   полномочиями, установленными законодательством, представлять сведения, содержащиеся в Книге.

2. Заполнение граф книги регистрации захоронений

В графе «регистрационный номер захоронения» указывается порядковый  номер записи регистрации захоронения. Порядковая нумерация начинается с цифры «1» и должна быть непрерывной. С наступлением нового календарного года порядковая нумерация продолжается. При окончании книги и заведении новой нумерация продолжается.

В графе «Ф.И.О. умершего» указывается полностью фамилия, имя, отчество умершего.

В графе «возраст умершего» указывается количество полных лет умершего на день смерти.

В графе «дата захоронения» указывается дата смерти, число, месяц и год захоронения.

В графе «номер свидетельства о смерти из ЗАГСа и дата выдачи» указывается номер свидетельства о смерти, выданного органом записи актов гражданского состояния и дата его выдачи.

В графе «каким ЗАГСом выдано свидетельство» указывается наименование органа записи актов гражданского состояния, выдавшего свидетельство о смерти.

В графе «фамилия землекопа» указывается фамилия физического лица, непосредственно производившего предание умершего земле с указанием наименования организации, в которой он работает, ее юридический адрес и контактный телефон. Если захоронение производилось индивидуальным предпринимателем или самостоятельно родственниками умершего, то делается соответствующая запись.

В графе «номер участка, сектора/номер места захоронения» данные указываются дробью: в числителе указывается номер участка либо номер сектора,  на котором произведено захоронение умершего, а в знаменателе - номер места захоронения (одиночного, родственного, семейного,  почетного, воинского).

В графе «Ф.И.О. и адрес ответственного за место захоронения» указывается полностью фамилия, имя, отчество, адрес и контактный телефон супруга, близкого родственника, законного представителя умершего или иного лица, взявшего на себя обязанность по осуществлению погребения умершего, которому выдано удостоверение о захоронении умершего.

При перерегистрации места захоронения на другое лицо в данную графу вносятся соответствующие изменения.

3. Заполнение граф книги захоронений урн с прахом

В графе «регистрационный номер захоронения урны с прахом» указывается порядковый номер записи регистрации захоронения урны с прахом. Порядковая   нумерация начинается с цифры «1» и должна быть непрерывной. С наступлением нового календарного года порядковая нумерация продолжается. При окончании книги и заведении новой нумерация продолжается.

В графе «Ф.И.О. умершего» указывается полностью фамилия, имя, отчество умершего.

В графе «возраст умершего» указывается количество полных лет умершего на день смерти.

В графе «дата смерти» указывается дата смерти.

В графе «дата кремации» указывается дата кремации.

В графе «место кремации» указывается наименование крематория и его адрес.

В графе «дата захоронения» указывается дата захоронения урны с прахом в землю либо в стену скорби.

В графе «номер свидетельства о смерти из ЗАГСа и дата выдачи» указывается номер свидетельства о смерти, выданного органом записи актов гражданского состояния и дата его выдачи.

В графе «каким ЗАГСом выдано свидетельство» указывается наименование органа записи актов гражданского состояния, выдавшего свидетельство о смерти.

В графе «номер участка, сектора/номер места захоронения, (ниши)» данные указываются дробью: в числителе указывается номер участка либо номер сектора,  на котором произведено захоронение урны с прахом, а в знаменателе - номер места захоронения либо номер ниши в стене скорби.

В графе «Ф.И.О. и адрес ответственного за место захоронения (нишу)» указывается полностью фамилия, имя, отчество, адрес и контактный телефон супруга, близкого родственника, законного представителя умершего или иного лица, взявшего на себя обязанность по осуществлению погребения умершего, которому выдано удостоверение о захоронении умершего.

4. Хранение книг регистрации захоронений (захоронений урн с прахом)

В целях обеспечения сохранности книг, Администрация Степновского сельского поселения своим распоряжением назначает ответственных должностных лиц, которые организуют работу и несут персональную ответственность за сохранность книг.

Упорядоченные книги хранятся в запирающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света, или в специально отведенных для этой цели помещениях, отвечающих архивным требованиям сохранности документов.

Не допускается хранение документов в ветхих, сырых, неотапливаемых, не отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям помещениях, а также помещениях зданий, занятых службами общественного питания, пищевыми складами и организациями, хранящими агрессивные и пожароопасные вещества или применяющими опасные и химические технологии.

Уничтожение книг регистрации захоронений (захоронений урн с прахом) запрещается.

Законченные делопроизводством Книги, хранятся в Администрации Степновского сельского поселения в течение пяти лет, по истечении которых передаются на постоянное хранение в муниципальный архив в упорядоченном состоянии.

Приложение № 3

к Постановлению  администрации

Степновского сельского поселения

№46 от 19 марта 2020 года

ПОРЯДОК

передачи книг регистрации захоронений (захоронений урн с прахом) на постоянное хранение в муниципальный архив

1. Формирование (комплектование) и хранение документов захоронений уполномоченным органом в сфере погребения и похоронного дела

Книги регистрации захоронений (захоронений урн с прахом) (далее - Книги) являются документами строгой отчетности и относятся к делам с постоянным сроком хранения.

Законченные делопроизводством Книги хранятся в уполномоченном органе местного самоуправления в сфере погребения и похоронного дела в течение пяти лет, по истечении которых передаются на постоянное хранение в муниципальный архив.

Книги передаются в упорядоченном состоянии по описям (приложение № 1).

Прием документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи дел между Администрацией Степновского сельского поселения и муниципальным архивом (приложение № 2).

Вместе с документами передаются три экземпляра описей.

Книги передаются в муниципальный архив в архивных коробках.

Все работы, связанные с передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их транспортировкой, выполняются за счет средств уполномоченного органа местного самоуправления в сфере погребения и похоронного дела.

Упорядочение книг проводится ответственными за ведение книг сотрудниками Администрации Степновского сельского поселения при методической помощи специалистов муниципальных архивов.

В целях учета находящихся на хранении книг создаются учетные документы:

- описи дел;

- листы фондов для учета состава и объема книг по каждому кладбищу (приложение № 3);

- паспорт архива для суммарного количества дел. Паспорт составляется ежегодно в декабре месяце, и один экземпляр представляется в муниципальный архив (приложение № 4);

- дело фонда, в состав дела включаются акты приема-передачи книг, исторические справки, акты и листы проверки наличия книг, акты выдачи книг, документы о работе с фондом, изменениях его объема и состава.

Администрация Степновского сельского поселения не реже одного раза в течение пяти лет представляет описи книг на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии органа, уполномоченного в сфере архивного дела.

2. Составление описей дел

В Администрации Степновского сельского поселения описи Книг хранятся на протяжении пяти лет по каждому кладбищу отдельно.

По истечении пятилетнего срока Книги входят в состав фонда Администрации Степновского сельского поселения, который составляет на каждое кладбище отдельную опись дел. Описи дел систематизируются в алфавитном порядке, каждой описи присваивается свой порядковый номер (1, 2, 3 и т.д.). Описи дел сопровождаются единым титульным листом, оглавлением (перечень кладбищ) и исторической справкой.

3. Использование документов

Использование документов - применение документов и (или) информации, в них содержащейся, в целях удовлетворения информационных потребностей граждан, общества, государства.

Основными формами использования документов являются:

- исполнение запросов граждан (информация по запросам выдается в виде архивной справки, архивной копии и архивной выписки на основании письменного заявления и по установленной форме) (приложение № 5);

- выдача документов во временное пользование (приложение № 6).

Срок исполнения запросов граждан и организаций не должен превышать 30 календарных дней со дня регистрации обращения. Выдача книг во временное пользование производится на срок не более 3 месяцев.

Книги, изъятые в качестве вещественных доказательств в соответствии с действующим законодательством, подлежат возврату.

4. Контроль за соблюдением порядка ведения, обеспечением сохранности и подготовки для постоянного хранения книг регистрации захоронений (захоронений урн с прахом)

Контроль за соблюдением порядка ведения, обеспечением сохранности и передачи книг захоронений (захоронений урн с прахом) в Рощинском сельском поселении осуществляет уполномоченный орган в сфере погребения и похоронного дела совместно с уполномоченным Правительством Республики Крым в сфере управления архивным делом.

Приложение № 1

к Порядку

Форма годового раздела описи дел постоянного хранения уполномоченного органа местного самоуправления в сфере погребения и похоронного дела

Формат А4 (210 x 297)

____________________________________________________

(наименование уполномоченного органа местного

____________________________________________________

самоуправления в сфере погребения и похоронного дела)

                                                УТВЕРЖДАЮ

                                                Наименование должности

                                                руководителя организации

Фонд N __________________

ОПИСЬ N ________________                        Подпись Расшифровка подписи

ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ                        Дата

ЗА ______________ ГОД

N 
п/п

Индекс
дела

Заголовок дела

Крайние  
даты

Количество   
листов

Примечания

1

   2  

         3         

    4    

      5      

      6      

В данный раздел описи внесено _________________________________________ дел

                                        (цифрами и прописью)

с N _________________________ по N ___________________________ в том числе:

литерные номера: __________________________________________________________

пропущенные номера: _______________________________________________________

Наименование должности

составителя описи                     Подпись       Расшифровка подписи

Заведующий архивом

организации                           Подпись       Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО                          УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭК ________________         Протокол ЭПК _________________________

(наименование органа)                (наименование уполномоченного

____________________________         ______________________________________

                                     органа исполнительной власти в области

                                     архивного дела, федерального архива)

от ______________ N ______________   от ______________ N ______________

Приложение № 2

к Порядку

Форма акта приема-передачи документов на хранение

Формат А4 (210 x 297

УТВЕРЖДАЮ                              УТВЕРЖДАЮ

____________________________________   ____________________________________

(наименование должности руководителя   (наименование должности руководителя

___________________________________    ____________________________________

        организации-сдатчика)                  организации-приемщика)

Подпись         Расшифровка подписи    Подпись          Расшифровка подписи

Дата            Печать                 Дата             Печать

         АКТ

_________ N __________

(дата)

ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ

НА ХРАНЕНИЕ

___________________________________________________________________________

                           (основание передачи)

___________________________________________________________________________

                      (название передаваемого фонда)

сдал, _____________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

                      (название организации-сдатчика)

принял ____________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

                     (название организации-приемщика)

документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним:

N 
п/п

Название, номер описи

Количество  
экземпляров 
описи

Количество ед. 
хр.

Примечания

1

2

3

4

5

Итого принято ___________________________ ед. хр.

┌──────────────────────────────────┬──────────────────────────────────────┐

│Передачу произвели:               │Прием произвели:                      │

│Должность   Подпись   Расшифровка │Должность   Подпись      Расшифровка  │

│                          Подписи │                             Подписи  │

│                                  │                                      │

│Дата                              │Дата                                  │

└──────────────────────────────────┴──────────────────────────────────────┘

Приложение № 3

к Порядку

Форма книги учета поступлений документов

Формат А3 (420 x 297 мм)

КНИГА

УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЙ ДОКУМЕНТОВ

N 
п/п

Дата      
поступления

Наименование
организации
(фамилия,  
инициалы   
лица), от  
которой    
поступили  
документы

Наименование,
номер и дата
документа, по
которому    
приняты     
документы

Название
фонда

Годы     
документов

Кол-во    
ед. хр. или
неописанных
документов
(листов)

Краткая 
характе-
ристика 
состояния

Номер     
фонда,    
присвоенный
поступившим
документам
по списку 
фондов

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Итого поступило за ____ год _________________ ед. хр. (документов, листов)

                           (цифрами и прописью)

В том числе <*>: _________________________________________________________

__________________________________________________________________________

_________________________________________ Наименование должности работника

                          Подпись                      Расшифровка подписи

Дата

___________________________

В общих архивах допускается ведение единой книги учета поступлений на документы всех видов с указанием их объемов в итоговой записи.

Форма листа фонда

Формат А4 (210 x 297 мм)

ЛИСТ ФОНДА N __________________

____________________________________________________________________ _________________________

(Местонахождение фонда (наименование организации, где хранится фонд) (Дата первого поступления

                                                                         документов фонда)

Крайние даты каждого  
названия фонда

Название фонда

           1          

                        2                       

1. Учет неописанных документов

Дата  
записи

Название, N и дата     
документа, по которому 
поступили или выбыли   
документы

Поступление

Выбытие

Кол-во
ед.  
хр.

Крайние
даты

Кол-во
ед. хр.

Крайние
даты

1

2

3

4

5

6

Форма листа фонда

2. Учет описанных документов

Дата 
записи

Номер
описи
дел

Крайние
даты  
дел по
описи

Название 
описи или
аннотация
документов

Поступило
дел

Выбытие

Наличие (остаток)

Дел

Основание
выбытия  
(название,
дата, N  
документа)

В том числе
по описям, 
утвержденным
ЭПК

ед. хр.

В том числе

постоянного хранения

по л/с

Дел

Крайние
даты  
дел

Из них по  
описям,    
утвержденным
ЭПК

ед. хр.

крайние
даты

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

Приложение № 4

к Порядку

Форма паспорта архива организации, хранящей управленческую документацию

Формат А3 (297 x 420 мм)

Кому предоставляется ______________________________________________________

                               (наименование и адрес получателя)

Кем предоставляется _______________________________________________________

                       (наименование и адрес отчитывающейся организации)

___________________________________________________________________________

             (форма собственности отчитывающейся организации)

ПАСПОРТ

АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ, ХРАНЯЩЕЙ УПРАВЛЕНЧЕСКУЮ ДОКУМЕНТАЦИЮ

НА ___ ________ 20___ ГОДА

1. Общие сведения

Код строки

Количество фондов

Площадь архивохранилища
(кв. м)               

Загруженность      
архивохранилища (%)

    А    

        1       

           2          

         3         

101      

2. Сведения о документах

Показатели          

Код    
строки 

Количество единиц хранения                                                 

Всего

Крайние даты     

Из них внесено в описи, 
утвержденные            
(согласованные) ЭПК     
архивного учреждения    

Хранится сверх
установленного
срока        

Всего

Крайние даты      

Начальная

Конечная

Начальная

Конечная

          А         

   Б   

  1 

    2   

   3   

  4 

    5   

    6   

      7      

Постоянного хранения

201    

По личному составу  

202    

3. Кадры

Условия хранения документов (нужное подчеркнуть)

Хранилище: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное

Отопление: центральное, печное, отсутствует.

     Стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные; нет.

                                                                 Шкафы: металлические, деревянные; отсутствуют.

"__" ___________ 20__ г.                                         Сигнализация: пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет.

Глава _______________ сельского                                                Читальный зал: есть, нет.

поселения                                                                                                        Температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается.

______________________________________                          

             (подпись)

Фамилия и телефон исполнителя

Приложение № 5

к Порядку

Форма архивной справки

Формат А4 (210 x 297 мм)

_________________________________________

         (название архива)

_________________________________________

        (почтовый индекс, адрес,                           Адресат

_________________________________________

             телефон, факс)

            АРХИВНАЯ СПРАВКА

__________________ N ____________________

      (дата)

На N _____________ от ___________________

Руководитель организации          Подпись               Расшифровка подписи

Основание:

Исполнитель                       Подпись               Расшифровка подписи

                                       Печать

Приложение № 6

к Порядку

Форма книги выдачи дел из хранилища

Формат А4 (210 x 297 мм)

                                                           (Титульный лист)

Администрация _______________

сельского поселения

                                   КНИГА

                                                    ВЫДАЧИ ДОКУМЕНТОВ № _______

                        Начата ____________________

                        Окончена __________________

Форма титульного листа книги выдачи документов

Формат А4 (210 x 297 мм)

                                                               (лист книги)

N 
п/п

Дата 
выдачи

Фонд.
N

Опись N

Ед.хр.

Кому 
выдано

Расписка в получении
дела

Дата возврата дела

Расписка в
возвращении дела

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

ИТОГО в __________________ году выдано из хранилища N _____________________

                                                      (цифрами и прописью)

___________________________________________________________________ ед. хр.

Наименование должности работника,

составившего итоговую запись               Подпись      Расшифровка подписи

Дата