Об утверждении Положения об архиве администрации Федосихинского сельсовета Коченевского района Новосибирской области



вх. № 21499-03/9

От 10.11.2020

АДМИНИСТРАЦИЯ

ФЕДОСИХИНСКОГО СЕЛЬСОВЕТА

КОЧЕНЕВСКОГО РАЙОНА

НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

П О С Т А Н О В Л Е Н И Е

от 19.10.2020 № 53

Об утверждении Положения об архиве администрации Федосихинского сельсовета Коченевского района Новосибирской области

В целях организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценностей документов, отбору, и подготовке к передаче на хранение в отдел архивной службы документов администрации района и ее структурных подразделений, руководствуясь Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

1. Утвердить положение об архиве администрации Федосихинского сельсовета Коченевског района Новосибирской области.

2. Контроль за исполнением данного постановления оставляю за собой.

Глава Федосихинского сельсовета

С.Ф. Баун

УТВЕРЖДЕНО

Постановлением

Федосихинского сельсовета

Коченевского района Новосибирской области

от 19.10.2020 № 53

ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АРХИВЕ АДМИНИСТРАЦИИ ФЕДОСИХИНСКОГО СЕЛЬСОВЕТА КОЧЕНЁВСКОГО РАЙОНА НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

1. Общие положения

1.1. Положение об архиве организации – источника комплектования администрации Федосихинского сельсовета Коченёвского района Новосибирской области разработано в соответствии с Примерным положением об архиве организации, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 42 (зарегистрирован в Минюсте России 15.06.2018, регистрационный № 51895).

1.2. Архив администрации создается на правах самостоятельного структурного подразделения, осуществляющего хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности администрации, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в архивный орган района, источником комплектования которого выступает администрация и представлен специалистом, на которого должностной инструкцией либо распорядительным документом администрации возложена ответственность за ведение архива.

1.3. Типовое положение об архиве организации – источника комплектования является основой для разработки Положения об архиве администрации Федосихинског сельсовета Коченевского района Новосибирской области с учетом особенностей организационной структуры документационного обеспечения и архива администрации, а также состава документов, находящихся на хранении и подлежащих хранению в архиве администрации.

Положение об архиве организации-источника комплектования администрации Федосихинского сельсовета Коченёвского района Новосибирской области подлежит согласованию в соответствии с переданными полномочиями с экспертно-методической комиссией (далее – ЭМК) администрации Федосихинского сельсовета Коченёвского района Новосибирской области, муниципальным архивом.

После согласования положение об архиве организации утверждается Главой сельсовета.

1.4. Архив организации в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», законом Новосибирской области от 26.09.2005 № 315-ОЗ «Об архивном деле в Новосибирской области», Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и архивный орган района, музеях и библиотеках, научных организациях от 02.03.2020 № 24 (зарегистрирован Минюстом России 20 мая 2020 № 58396), нормативными актами вышестоящих организаций по вопросам организации архивного дела, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, распорядительными документами администрации, настоящим Положением.

2. Состав документов архива администрации

Архив администрации хранит:

2.1. Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, в том числе специальную документацию, относящуюся к основной отраслевой (специфической) деятельности администрации, научно-техническую документа-цию; документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, в том числе документы по личному составу.

2.2. Документы постоянного хранения и документы по личному составу фонда(ов) организаций – предшественников (при их наличии).

2.3. Документы по личному составу фондов организаций, реорганизованных в форме присоединения к организации (при их наличии).

2.4. Личные фонды руководителей и ведущих работников организации (при их наличии).

2.5. Служебные и ведомственные издания.

2.6. Научно-справочный аппарат к документам архива.

3. Задачи архива администрации

Задачами архива администрации являются:

3.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего положения.

3.2. Комплектование архива администрации документами, образовавшимися в деятельности администрации.

3.3. Создание научно-справочного аппарата к документам.

3.4. Учет документов, находящихся на хранении в архиве администрации.

3.5. Обеспечение сохранности хранящихся в архиве администрации документов.

3.6. Использование документов, находящихся на хранении в архиве администрации.

3.7. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в архивный орган района с соблюдением требований, установленных Федеральным архивным агентством.

3.8. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях администрации и своевременной передачей их в архив администрации.

4. Функции архива администрации

Архив администрации осуществляет следующие функции:

4.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего положения.

4.2. Осуществляет подготовку и представляет не позднее, чем через 3 года после завершения в делопроизводстве, согласно плану-графику, утвержденному архивный орган района, и годовому плану работы экспертной комиссии (далее – ЭК) администрации:

4.2.1. На рассмотрение и согласование ЭК администрации:

- описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу;

- акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению.

4.2.2. На утверждение экспертно-проверочной комиссии управления государственной архивной службы Новосибирской области (далее – ЭПК управления ГАС НСО) описи дел постоянного хранения.

4.2.3. На согласование ЭПК управления ГАС НСО описи дел по личному составу.

4.2.4. На утверждение Главе сельсовета:

- описи дел постоянного хранения, утвержденные ЭПК управления ГАС НСО;

- описи дел по личному составу, согласованные ЭПК управления ГАС НСО;

- описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения, согласованные ЭК администрации;

- акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, согласованные ЭК администрации.

4.3. Осуществляет подготовку и представляет по мере необходимости (в случае утраты или неисправимого повреждения документов) на рассмотрение и согласование ЭК администрации, затем на рассмотрение ЭМК архивный орган района в соответствии с переданными полномочиями для снятия дел постоянного хранения с государственного учета, после чего направляет на утверждение Главе сельсовета:

- акты об утрате документов;

- акты о неисправимых повреждениях архивных документов.

4.4. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в архиве администрации в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

4.5. Участвует в работе экспертной комиссии администрации.

4.6. Ведет учет документов находящихся на хранении в архиве администрации.

4.7. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в архив администрации, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности администрации.

4.8. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом муниципального архива.

4.9. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в архиве администрации.

4.10. Организует информирование руководства и работников администрации о составе и содержании документов архива администрации.

4.11. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

4.12. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

4.13. Ведет учет использования документов архива администрации.

4.14. Создает фонд пользования архива администрации и организует его использование.

4.15. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам архива администрации.

4.16. Участвует в разработке документов администрации по вопросам архивного дела и делопроизводства.

4.17. Оказывает методическую помощь:

- службе документационного обеспечения администрации в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

- структурным подразделениям и работникам администрации в подготовке документов к передаче в архив администрации.

4.18. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации специалистов администрации, ответственных за ведение делопроизводства и архив.

4.19. Представляет в архивный орган района учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве администрации документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

4.20. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в архивный орган района.

5. Права архива администрации

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

5.1. Представлять начальнику отдела муниципального архива предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архиве администрации.

5.2. Принимать участие в заседаниях экспертно-проверочной комиссии муниципального архива.

5.3. Давать рекомендации структурным подразделениям администрации по вопросам, относящимся к компетенции архива администрации.

5.4. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях администрации.

5.5. Информировать структурные подразделения администрации о необходимости передачи документов в Архив администрации в соответствии с утвержденным графиком.

5.6. Запрашивать в структурных подразделениях администрации сведения, необходимые для работы архива администрации, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.

______________