О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В РЕГЛАМЕНТ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСИ В АДМИНИСТРАЦИИ АРЗАМАССКОГО РАЙОНА НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ, УТВЕРЖДЕННЫЙ ПОСТАНОВЛЕНИЕМ АДМИНИСТРА...



АДМИНИСТРАЦИЯ АРЗАМАССКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

21.09.2020 № 1464

О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В РЕГЛАМЕНТ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСИ В АДМИНИСТРАЦИИ АРЗАМАССКОГО РАЙОНА НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ, УТВЕРЖДЕННЫЙ ПОСТАНОВЛЕНИЕМ АДМИНИСТРАЦИИ АРЗАМАССКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ ОТ 08.02.2019 №176

В целях оптимизации работы с документами в органах местного самоуправления Арзамасского муниципального района Нижегородской области, а также в связи с изменением порядка избрания и места в структуре органов местного самоуправления главы местного самоуправления Арзамасского муниципального района Нижегородской области:

1. Внести изменения в Регламент электронного документооборота с использованием электронной подписи в администрации Арзамасского района Нижегородской области, утвержденный постановлением администрации Арзамасского муниципального района Нижегородской области от 08.02.2019 №176, изложив его в новой редакции, согласно приложению к настоящему постановлению.

2. Управлению организационно-правовой работы администрации Арзамасского муниципального района обеспечить размещение настоящего постановления на официальном сайте органов местного самоуправления Арзамасского муниципального района.

Глава местного самоуправления

В.В. Ершов

ПРИЛОЖЕНИЕ

к постановлению администрации

Арзамасского муниципального района

Нижегородской области

от 21.09.2020              № 1464

«Регламент электронного документооборота с использованием электронной подписи в администрации Арзамасского муниципального района Нижегородской области

(далее - Регламент)

I. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент определяет порядок работы в системе электронного документооборота (далее - СЭДО) в администрации Арзамасского  муниципального района Нижегородской области (далее – администрация Арзамасского  района)  при организации делопроизводства, содержит описание процесса создания, обработки электронных документов, последовательность их согласования и отправки, подписания (утверждения) и электронной отправки, а также описание функций по применению электронной подписи (далее - ЭП).

1.2. Регламент является обязательным для исполнения всеми отраслевыми (функциональными) органами и структурными подразделениями администрации Арзамасского района, являющимися участниками электронного документооборота.

1.3. Действие настоящего Регламента не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, отнесенные к государственной тайне.

1.4. В настоящем Регламенте используются следующие термины и определения:

аутентичность электронного документа - свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ равнозначен подлиннику;

владелец сертификата ключа проверки электронной подписи - лицо, которому в установленном Федеральным законом от 05.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» порядке выдан сертификат ключа проверки электронной подписи;

документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот администрации Арзамасского района;

документооборот - движение документов с момента их создания или поручения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки в указанный адрес;

ключ электронной подписи - уникальная последовательность символов, предназначенных для создания электронной подписи;

ключ проверки электронной подписи - уникальная последовательность символов, однозначно связанных с ключом электронной подписи и предназначенных для проверки подлинности электронной подписи (далее - проверка электронной подписи);

носитель ключевой информации - физическое устройство хранения (дискета, флэш-накопитель, защищенный носитель ключевой информации и др.), содержащее один или несколько ключей ЭП.

подписант - должностное лицо, имеющее право подписи;

подлинник документа - первый и единственный экземпляр документа;

пользователи - сотрудники, имеющие доступ к СЭДО, в том числе осуществляющие регистрацию документов (регистратор), подготовку проектов резолюций (помощник), создание и утверждение резолюций (руководитель), а также исполнение поручений (исполнитель);

прикрепленный файл - текстовый или графический файл входящего, исходящего либо внутреннего документа, прикрепленный к регистрационной карточке документа;

регистраторы - пользователи СЭДО, осуществляющие регистрацию входящих, исходящих и (или) внутренних документов (сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства);

электронный документ - документ, информация в котором представлена в электронно-цифровой форме;

средства электронной подписи - шифровальные (криптографические) средства, используемые для реализации хотя бы одной из следующих функций: создание электронной подписи, проверка электронной подписи, создание ключа электронной подписи и ключа проверки электронной подписи;

сертификат ключа проверки электронной подписи - электронный документ или документ на бумажном носителе, выданные удостоверяющим центром либо доверенным лицом удостоверяющего центра и подтверждающие принадлежность ключа проверки электронной подписи владельцу сертификата ключа проверки электронной подписи;

удостоверяющий центр - юридическое лицо, осуществляющее функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также иные функции, предусмотренные Федеральным законом от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи»;

участники электронного взаимодействия - осуществляющие обмен информацией в электронной форме государственные органы, органы местного самоуправления, организации, а также граждане;

электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию; это реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

электронная регистрационная карточка документа - представленный в виде единого учетного объекта набор обязательных сведений о документе, используемых в целях учета и поиска документа в СЭДО;

электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе.

1.5. В администрации Арзамасского района создаются и используются:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в СЭДО.

1.6. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭДО, которая должна соответствовать требованиям, установленным Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.

1.7. Информация в электронной форме, подписанная ЭП, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, юридически значимым, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

1.8. ЭП обеспечивает целостность электронного документа и его защиту от подделки. При этом ЭП соответствует состоянию документа на момент подписи и при любом последующем изменении документа становится недействительной. Используемые средства ЭП должны быть сертифицированы в установленном порядке.

1.9. Подписание электронных документов осуществляется пользователями с использованием аппаратных устройств - защищенных электронных носителей ключевой информации.

1.10. Право подписи электронных документов с использованием ЭП имеют глава местного самоуправления Арзамасского района, заместители главы администрации Арзамасского района, руководители отраслевых (функциональных) органов Арзамасского района, должностные лица, исполняющие их обязанности.

1.11. Право согласования электронных документов имеют все должностные лица и сотрудники администрации Арзамасского района (по компетенции).

1.12. Право утверждения резолюции имеют все должностные лица и сотрудники администрации Арзамасского района (по компетенции) в рамках подчиненности в соответствии со структурой администрации Арзамасского района.

1.13. Подписание документа может выполняться с любого рабочего места СЭДО, обеспеченного средством криптографической защиты.

1.14. Настоящий Регламент используется для организации работы по подписанию (согласованию) со следующими видами документов:

входящие (поступающие из сторонних организаций и от граждан – не участников СЭДО) документы;

исходящие (отправляемые в сторонние организации и гражданам – не участникам СЭДО) документы;

внутренние (документы, создаваемые в администрации Арзамасского района и направляемые участникам СЭДО).

1.15. Сотрудники администрации Арзамасского района и ее отраслевых (функциональных) органов (пользователи СЭДО) обязаны ознакомиться с руководством по работе в СЭДО, иметь навыки работы с СЭДО и соблюдать настоящий Регламент. Органом, ответственным за организацию обучения сотрудников администрации Арзамасского района, является управление организационно-правовой работы администрации Арзамасского района.

II. Общие вопросы приема и регистрации документов

2.1. Прием и регистрация входящих документов в адрес главы местного самоуправления Арзамасского района, заместителей главы администрации Арзамасского района на бумажном носителе (поступающих федеральной почтовой связью, через службы экспресс-доставки, фельдъегерской и курьерской связью, факсимильной связью, нарочными) и в электронной форме (поступающих по каналу межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО) и на официальный адрес электронной почты администрации Арзамасского  района official@adm.arz.nnov.ru) осуществляются управлением организационно-правовой работы администрации Арзамасского района, а поступающие в адрес руководителей отраслевых (функциональных) органов – сотрудниками соответствующих отраслевых (функциональных) органов.

2.2. Прием и регистрация обращений граждан на бумажном носителе (поступающих федеральной почтовой связью, через службы экспресс-доставки, фельдъегерской и курьерской связью, факсимильной связью, нарочными) и в электронной форме (поступающих на официальный адрес электронной почты администрации Арзамасского района official@adm.arz.nnov.ru, по каналу МЭДО, на официальный сайт органов местного самоуправления Арзамасского района), а также в устной форме, поступивших на личных приемах главы местного самоуправления Арзамасского района, заместителей главы администрации Арзамасского района, осуществляется управлением организационно-правовой работы администрации Арзамасского района.

2.3. Регистрация входящих документов осуществляется сквозным порядковым номером с префиксом Вх-.

Пример: Вх-102-123/19 (входящий документ, зарегистрирован в адрес администрации Арзамасского района, порядковый номер 123, 2019 - год регистрации).

2.4. Внутренние документы поступают и передаются только в электронном виде по СЭДО.

2.5. Регистрация внутренних и исходящих документов, подготовленных за подписью главы местного самоуправления Арзамасского района, заместителей главы администрации Арзамасского района осуществляются управлением организационно-правовой работы администрации Арзамасского района.

2.6. Регистрация внутренних и исходящих документов, подготовленных за подписью руководителей отраслевых (функциональных) органов осуществляется в соответствующих отраслевых (функциональных) органах администрации Арзамасского района.

2.7. Регистрация документов осуществляется сквозными порядковыми номерами с соответствующими префиксами в зависимости от вида документа.

Пример:

Сл-102-123/19 (внутреннее служебное письмо администрации, порядковый номер 123, 2019 - год регистрации);

Пр-102-123/19 (протокол, за подписью главы местного самоуправления Арзамасского района, порядковый номер 123, 2019 - год регистрации).

2.8. Регистрация исходящих документов осуществляется сквозным порядковым номером с префиксом Исх-.

Пример: Исх-102-123/19 (исходящий документ, за подписью главы местного самоуправления Арзамасского района, порядковый номер 123, 2019 - год регистрации).

2.9. Регистрация обращений граждан осуществляется сквозным порядковым номером с префиксом ОГ-.

Пример: ОГ-102-123/19 (102- зарегистрировано в администрации Арзамасского района Нижегородской области, 123- порядковый номер заявителя в текущем году, 2019 - год регистрации).

2.10. Линейка нумерации входящих, исходящих, внутренних документов, обнуляется в начале каждого года.

III. Порядок регистрации входящих документов в СЭДО

3.1. Документы на бумажном носителе проходят первичную обработку (приемка, вскрытие упаковок и конвертов, проверка правильности доставки (адрес)), проверку полноты оформления и комплектности документа. Ошибочно доставленные документы возвращаются в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству в администрации Арзамасского района (далее – инструкция по делопроизводству). Документы, не подлежащие регистрации, передаются исполнителю в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.

3.2. Регистрация входящих документов в администрации Арзамасского района осуществляется в следующем порядке:

документы, поступившие в адрес главы местного самоуправления Арзамасского района, заместителей главы администрации Арзамасского района с 8-00 до 16-00 регистрируются секретарем датой текущего дня, после указанного времени датой следующего рабочего дня.

3.3. Входящие документы на бумажном носителе подлежат сканированию для последующего занесения в СЭДО.

3.4. Не подлежат сканированию следующие документы:

содержащие информацию ограниченного доступа, в том числе с пометками «Для служебного пользования» и «конфиденциально»;

прилагаемые к письмам нотариально заверенные, а также сшитые документы, заверенные подписью должностного лица и печатью организации; объемные приложения к документам (брошюры, книги и т.д.);

оформленные на листах формата более А4; оформленные на бумаге нестандартной толщины (менее 57 г/м или более 120 г/м).

Работа с документами, не подлежащими сканированию, осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.

3.5. При регистрации документов в СЭДО вносятся следующие сведения:

1) адресант (корреспондент, отправитель - указывается организация, откуда поступил документ, для обращения граждан - фамилия, имя, отчество гражданина);

2) адресат (указывается наименование организации или фамилия должностного лица, на чье имя поступил документ);

3) должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

4) наименование вида документа;

5) дата документа (проставляется дата, присвоенная организацией - автором документа);

6) исходящий номер документа (проставляется исходящий номер документа, присвоенный ему организацией - автором документа);

7) дата поступления документа;

8) регистрационный номер входящего;

9) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер);

10) содержание;

11) индекс дела по номенклатуре дел;

12) сведения о переадресации документа;

13) количество листов основного документа;

14) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

15) указания по исполнению документа (исполнитель, поручение, дата исполнения);

16) отметка о контроле;

17) гриф ограничения доступа;

18) проверка электронной подписи;

19) подразделение - ответственный исполнитель документа;

20) файлы электронного документа (количество файлов, имена файлов).

3.6. Сотрудник, выполняющий регистрацию электронного документа в СЭДО, регистратор заполняет регистрационную карту, прикрепляет к ней электронный образ поступившего документа. В том случае, если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, в его регистрационной карте делается связка с ними.

IV. Порядок регистрации обращений граждан в СЭДО

4.1. Регистрация обращений граждан осуществляется в порядке, установленном разделом III настоящего Регламента, с учетом следующих особенностей:

4.1.1. Обращения граждан на бумажном носителе, проходят  первичную обработку и систематизацию (проверка правильности адреса доставки - наименование муниципального органа, в который направлено письменное обращение, либо фамилия, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, наличия фамилии, имени, отчества (последнее - при наличии) заявителя и почтового адреса, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации).

4.1.2. Обращения граждан, поступившие в адрес главы местного самоуправления Арзамасского района, заместителей главы администрации Арзамасского района, регистрируются:

в письменной форме на бумажном носителе в течение трех дней с момента поступления;

в форме электронного документа: обращения, поступившие с 8-00 до 12-00 - датой текущего дня, после указанного времени - датой следующего рабочего дня;

обращения в устной форме регистрируются в день обращения.

4.1.3. Регистратор заполняет регистрационную карту в СЭДО, прикрепляет к ней электронный образ поступившего обращения (обращения на бумажном носителе подлежат сканированию с созданием электронного образа документа). В случае необходимости делается связка с иным(и) обращением(ями). При регистрации обращений граждан в СЭДО вносятся следующие сведения:

- дата регистрации;

- фамилия(и), имя(имена), отчество(а) автора(ов), (последнее - при наличии);

- почтовый(ые) адрес(а) автора(ов) и (или) адрес электронной почты;

- социальное положение автора(ов) (при наличии таких сведений);

- сведения об адресате (орган, руководитель органа, либо иные адресаты);

- форма поступления (в письменной форме, в форме электронного документа, в устной форме);

- кратность поступления обращения (первичное, повторное, неоднократное);

- признак «много пишущий автор»;

- канал поступления (почта, информационно-телекоммуникационная сеть «Интернет», личный прием граждан, выездной прием граждан, правовая консультация, интернет-линия, «горячая» телефонная линия, каналы электронного обмена – VipNet, МЭДО, факс, телеграф, телефон, средства массовой информации и др.);

- наименование государственного (иного) органа или организации - отправителя (в случае поступления обращения в порядке переадресации в соответствии с компетенцией), дата и исходящий номер сопроводительного документа;

- краткое изложение вопроса (ов), содержащего(их)ся в обращении, с указанием четырехзначного цифрового кода каждого вопроса, содержащегося в обращении, в соответствии типовым общероссийским тематическим классификатором обращений граждан, организаций и общественных объединений (далее - Тематический классификатор);

- количество листов основного текста обращения;

- наличие приложений либо вложений (описание приложения, количество листов либо формат и объем электронного файла);

- вид вопроса (предложение, заявление, жалоба, «не обращение»);

- признак постановки обращения на контроль;

- указания по исполнению документа (проект резолюции);

- регистрационный номер;

- фамилия и телефон регистратора.

V. Порядок создания и утверждения резолюций документов в СЭДО с использованием электронной подписи главой местного самоуправления Арзамасского района, заместителями главы администрации Арзамасского района, руководителями отраслевых (функциональных) органов администрации Арзамасского района

5.1. Проекты резолюций главы местного самоуправления Арзамасского района, лица его замещающего, подготавливаются инспектором.

5.2. Глава местного самоуправления Арзамасского района, лицо его замещающее утверждает резолюцию в СЭДО, после чего утвержденные резолюции автоматически рассылаются для исполнения должностным лицам, указанным в резолюции.

5.3. Резолюция на бумажном носителе сканируется и подлежит внесению в СЭДО.

5.4. Правами доступа в СЭДО для создания и утверждения проекта резолюции наделяются:

глава местного самоуправления Арзамасского района;

заместители главы администрации Арзамасского района;

руководители отраслевых (функциональных) органов и структурных подразделений администрации Арзамасского района, их заместители, сотрудники администрации Арзамасского района.

5.5. Документ с утвержденной резолюцией в электронной форме считается доведенным до исполнителя (пользователя СЭДО) с момента его поступления в соответствующую папку СЭДО.

VI. Подготовка и согласование исходящих и внутренних документов в СЭДО с использованием электронной подписи

6.1. При подготовке проекта внутреннего либо исходящего документа исполнитель выполняет следующие действия:

создание регистрационной карты (далее - РК) внутреннего или исходящего документа; заполнение обязательных полей на вкладке «Регистрационные Данные»;

прикрепление файлов документа на вкладке «Файлы»;

создание маршрута согласования на вкладке «Согласование»;

установка признаков «Подписывать файлы при согласовании» и «Автоматически направлять на регистрацию, если нет замечаний» в карточке маршрута согласования «Доп. параметры, сопроводительные файлы и текст»;

перечисление в карточке маршрута согласования сотрудников, которым документ направляется на согласование, с указанием последовательности согласования и, при необходимости, сроков согласования.

Для лица, подписывающего документ, должен формироваться отдельный маршрут согласования с указанием типа согласования «Утверждение». Маршрут согласования для лица, подписывающего документ, должен создаваться для итоговой версии файлов, согласованной без замечаний.

Исполнитель осуществляет контроль процесса согласования. После завершения процесса согласования исполнитель направляет документ на подписание (утверждение). В случае, если в документ внесены изменения, прикрепляет файл с измененной версией документа.

Исполнитель запускает маршрут согласования либо утверждения по кнопке «Запустить согласование».

6.2. Лица, которым документ поступил на согласование, осуществляют следующую последовательность действий:

просмотр карточки согласования для роли «Исполнитель» из папки «Поручения - Новые» или «Поручения - На согласование», для роли «Руководитель» из папки «На согласование»;

принятие документа в работу нажатием кнопки «В работу»;

ознакомление с прикрепленными файлами документа;

ознакомление с результатами предыдущего согласования на вкладках «Лист согласования»;

внесение замечаний в текст документа по кнопке «Добавить замечания» в поле «Комментарии» карточки задания на согласование (при наличии замечаний);

прикрепление ответного файла или листа замечаний в поле «Добавить файл» карточки задания на согласование (при необходимости);

согласование документа осуществляется кнопкой «Согласовать»;

отклонение согласования осуществляется кнопкой «Не согласовывать» и дополняется комментарием о причинах отклонения согласования.

При согласовании документа с использованием электронной подписи необходимо вставить ключ электронной подписи в USB-порт компьютера и ввести pin-код для использования ЭП.

6.3. При поступлении документа на утверждение, инспектором осуществляется следующая последовательность действий:

просмотр карточки задания на утверждение раздела «Поручения руководителя» в папке «Документы отправить на подпись»;

проверка наличия всех необходимых согласующих должностных лиц, по листу согласования и наличия отметки о согласовании ими документа;

проверка качества подготовки и оформления служебных документов, представляемых на подпись главе местного самоуправления Арзамасского района (должностному лицу, его замещающему);

направление документа руководителю на подписание (операция «Утверждение») выполняется в случае, если проверка проведена успешно;

отклонение документа от операции «Утверждение» осуществляется путем нажатия на кнопку «Отклонить» с указанием причины отклонения в поле «Комментарии». В этом случае документ автоматически возвращается исполнителю на доработку.

Направление документа на операцию «Утверждение» при отклонении документа не выполняется.

6.4. Глава местного самоуправления Арзамасского района, заместители главы администрации Арзамасского района, руководители отраслевых (функциональных) органов, структурных подразделений администрации Арзамасского района и их заместители, выполняющие подписание (утверждение) документов в СЭДО, осуществляют следующую последовательность действий:

просмотр документа и листа согласования;

подписание (утверждение) документа путем нажатия на кнопку «Утвердить» или отказ в подписании (утверждении) документа путем нажатия на кнопку «Отклонить» с указанием причины отклонения в поле «Комментарии».

Утверждение файлов документа ЭП на планшетном компьютере выполняется автоматически, выполнение дополнительных действий не требуется.

При утверждении документа с использованием электронной подписи необходимо вставить ключ электронной подписи в USB-порт компьютера и ввести pin-код для использования ЭП.

6.5. Исполнитель, направивший документ на согласование либо подписание, осуществляет следующую последовательность действий:

проверку наличия документов в разделе «Мои документы» в папке «согласование завершено»;

просмотр результатов согласования в регистрационной карточке документа на вкладке «Лист согласования», «Резолюции» или «Согласование»;

сведение результатов согласования и направление исправленного документа на дополнительное согласование или на утверждение.

При наличии замечаний к документу исполнитель создает новую версию файла документа, вносит изменения в файл новой версии, создает и запускает новый маршрут согласования.

При отсутствии замечаний, наличии всех согласований исполнитель создает единый PDF файл и направляет документ на утверждение;

после утверждения документ автоматически передается на регистрацию.

6.6. Используются следующие модели согласования документов:

- параллельная (проект документа направляется на согласование одновременно всем согласующим);

- последовательная (проект документа направляется на согласование согласующим по очереди);

Выбор той или иной модели согласования осуществляется исполнителем документа при формировании списка согласующих и направлении документа на согласование.

VII. Регистрация исходящей и внутренней корреспонденции в СЭДО

7.1. Регистрация исходящей и внутренней корреспонденции за подписью главы местного самоуправления Арзамасского района, заместителей главы администрации Арзамасского района осуществляется в управлении организационно-правовой работы администрации Арзамасского района.

Регистрация исходящей и внутренней корреспонденции за подписью руководителей отраслевых (функциональных) органов администрации Арзамасского района осуществляется сотрудником, ответственным за делопроизводство в соответствующих отраслевых (функциональных) органах администрации Арзамасского района.

7.2. Сотрудники, осуществляющие регистрацию и передачу документов адресатам (получателям), осуществляют следующую последовательность действий:

проверяют наличие утверждения документа руководителем;

выполняют регистрацию документа (при успешной проверке) или возврат документа на подготовку (если при проверке выявлены нарушения в подготовке и оформлении документа, порядке согласования и утверждения);

распечатывают на бланке (состав видов и формы бланков, применяемых в администрации Арзамасского района, утверждены Инструкцией по делопроизводству) зарегистрированный документ, проставляют штамп подтверждения электронной подписи (при необходимости).

7.3. При изготовлении подписанного электронного документа на бумажном носителе подпись главы местного самоуправления Арзамасского района, заместителей главы администрации Арзамасского района заверяется:

оттиском штампа с текстом «Для заверения копий электронных документов»;

собственноручной подписью уполномоченного на заверение копий документов сотрудника управления организационно-правовой работы в установленном порядке, при этом его фамилия и дата создания копии электронного документа проставляются на бумажном носителе.

Для заверения копий электронных документов применяется отдельный оттиск штампа.

7.4. Отправка подписанных в СЭДО документов адресатам – не участникам СЭДО на бумажном носителе осуществляется исполнителем документа.

VII. Контроль исполнения документов в СЭДО

8.1. Централизованный контроль исполнения поручений главы местного самоуправления Арзамасского района, заместителей главы администрации Арзамасского района в СЭДО осуществляется управлением организационно-правовой работы администрации Арзамасского района, а в отраслевых (функциональных) органах администрации Арзамасского района - ответственными должностными лицами данных отраслевых (функциональных) органов.

8.2. В целях организации централизованного контроля исполнения в СЭДО:

8.2.1. Инспектором осуществляется постановка на контроль документа в СЭДО в течение рабочего дня, с указанием промежуточных и итоговых сроков исполнения по каждому пункту документа, поставленного на контроль.

Аналогичные действия по постановке на контроль и дальнейшей организации контроля исполнения документов, поступивших в адрес отраслевых (функциональных) органов администрации Арзамасского района осуществляются ответственными сотрудниками отраслевых (функциональных) органов администрации Арзамасского района соответственно.

Указанные действия осуществляются в соответствии с последовательностью операций, указанных в руководстве пользователя СЭДО.

Информация о документах, поставленных на централизованный контроль, о ходе их исполнения, доступна для работы в СЭДО на рабочих местах ответственных сотрудников.

Ответственные сотрудники имеют возможность постановки на контроль и дальнейшей организации контроля исполнения документов при утверждении собственной резолюции и определении ответственного исполнителя.

8.2.2. Контролер при необходимости доводит информацию о предстоящих к исполнению документах до конечных исполнителей и их руководителей.

8.2.3. Работа по исполнению и организации контроля исполнения осуществляется с использованием технических возможностей СЭДО в соответствии с руководством пользователя СЭДО. Все отчеты об исполнении контрольных документов размещаются в СЭДО в соответствии с контрольными сроками.

8.2.4. Специалистами управления организационно-правовой работы администрации Арзамасского района при работе в СЭДО осуществляется:

проверка хода исполнения поручений;

снятие поручений с контроля, закрытие контрольной карты поручения путем внесения данных об исполнении поручения. Основанием для снятия поручения с контроля является документированное подтверждение исполнения поручения в полном объеме, утрата им силы (отмена) или наличие нового поручения, отменяющего контролируемое;

формирование отчетов по исполненным поручениям;

формирование отчетов о состоянии исполнительской дисциплины.

IX. Требования при организации хранения и использования носителей ключевой информации

9.1. Ключ ЭП является персональным, выдается ответственным сотрудникам администрации Арзамасского района, запрещена передача ключа ЭП другим лицам.

9.2. Владелец сертификата ключа проверки электронной подписи должен обеспечить все необходимые меры, исключающие несанкционированный доступ к принадлежащему ему ключевому носителю.

9.3. При работе с ЭП запрещается:

- производить несанкционированное копирование носителей ключевой информации;

- выносить носители ключевой информации за пределы рабочих помещений;

- выводить ключи ЭП на экран монитора или принтер;

- записывать на носитель ключевой информации посторонние файлы.

9.4. Владельцы ключей ЭП несут персональную ответственность за безопасность (сохранение в тайне) ключей ЭП и обязаны обеспечить их сохранность, неразглашение и нераспространение.

9.5. Владелец ключа ЭП получает право использования соответствующего ключа подписи в течение всего срока действия.

9.6. При компрометации ключа ЭП (хищении, утрате, разглашении, несанкционированном копировании и других происшествиях, в результате которых ключ ЭП мог стать доступным третьим лицам и (или) процессам) владелец ключа ЭП немедленно прекращает его использование и незамедлительно сообщает об этом в управление организационно-правовой работы администрации Арзамасского района.

9.7. При увольнении работник в обязательном порядке сдает ключ ЭП в управление организационно-правовой работы администрации Арзамасского района.

X. Порядок устранения неисправности СЭДО

10.1. В случае возникновения в СЭДО сообщений об ошибках, сотрудники администрации Арзамасского района информируют управление организационно-правовой работы администрации Арзамасского района.

10.2. Сотрудник управления организационно-правовой работы администрации Арзамасского района устанавливает причины возникновения ошибки и организует работу по ее устранению.»