О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В ПОСТАНОВЛЕНИЕ АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ ОТ 12 АПРЕЛЯ 2010г. №109-П "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ"



34-2012-65-п

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

АДМИНИСТРАЦИЯ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

23 января 2012г. №65-п

О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В ПОСТАНОВЛЕНИЕ АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ ОТ 12 АПРЕЛЯ 2010г. №109-П "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ"

«Волгоградская правда», №17 от 01.02.2012г.

Администрация Волгоградской области постановляет:

1. Внести в постановление Администрации Волгоградской области от 12 апреля 2010г. №109-п "Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области" следующие изменения:

1.1. Пункт 4 постановления признать утратившим силу.

1.2. В Правилах делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области, утвержденных названным постановлением (далее именуются - Правила):

1) раздел 2 изложить в следующей редакции:

"2. Основные понятия

В настоящих Правилах используются следующие основные понятия:

"делопроизводство" - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах исполнительной власти Волгоградской области;

"документ" - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа исполнительной власти Волгоградской области;

"документирование" - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

"документооборот" - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

"реквизит документа" - обязательный элемент оформления документа;

"подлинник документа" - первый или единственный экземпляр документа;

"копия документа" - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

"регистрация документа" - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

"номенклатура дел" - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в органе исполнительной власти Волгоградской области, с указанием сроков их хранения;

"дело" - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа исполнительной власти Волгоградской области;

"бланк документа" - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

"служба делопроизводства" - структурное подразделение органа исполнительной власти Волгоградской области, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях органа исполнительной власти Волгоградской области;

"электронный образ документа" - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

"сканирование документа" - получение электронного образа документа;

"система электронного документооборота" - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

"электронный документооборот" - документооборот с применением информационной системы.

Иные понятия, используемые в настоящих Правилах, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.";

2) в разделе 3:

а) пункты 3.5 и 3.6 изложить в следующей редакции:

"3.5. Регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления, создаваемых - в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.

3.6. Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов органа исполнительной власти Волгоградской области в соответствии с регламентом по работе с обращениями граждан, утверждаемым руководителем органа исполнительной власти Волгоградской области.";

б) дополнить раздел пунктом 3.14 следующего содержания:

"3.14. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота органов исполнительной власти Волгоградской области используются обязательные сведения о документах согласно приложению. В системе электронного документооборота органов исполнительной власти Волгоградской области могут использоваться дополнительные сведения о документах.";

3) в разделе 4:

а) пункт 4.2 дополнить абзацем следующего содержания:

"При подготовке документов в органе исполнительной власти Волгоградской области используются электронные шаблоны бланков документов.";

б) пункт 4.5 изложить в следующей редакции:

"4.5 Образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов органа исполнительной власти Волгоградской области утверждаются руководителем этого органа исполнительной власти Волгоградской области.";

в) подпункты "в" и "л" пункта 4.6 изложить соответственно в следующей редакции:

"в) должность лица - автора документа;";

"л) наименование (заголовок) либо аннотация документа;";

г) пункт 4.6 дополнить подпунктом "щ" следующего содержания:

"щ) отметка о поступлении документа.";

4) раздел 6 изложить в следующей редакции:

"6. Особенности работы с электронными документами в органе исполнительной власти Волгоградской области

6.1. В органе исполнительной власти Волгоградской области создаются и используются:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.

6.2. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения герба Волгоградской области.

6.3. При передаче электронных документов в другие государственные органы документы заверяются электронной подписью органа исполнительной власти Волгоградской области - автора документа в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи".

6.4. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте органа исполнительной власти Волгоградской области могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в органе исполнительной власти Волгоградской области, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.

6.5. Состав электронных документов органа исполнительной власти Волгоградской области, обращающихся в системе электронного документооборота органов исполнительной власти Волгоградской области, определяется руководителем органа исполнительной власти Волгоградской области на основе рекомендаций Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов.

Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается руководителем органа исполнительной власти Волгоградской области по согласованию с Комитетом по управлению архивами Администрации Волгоградской области.

6.6. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота органов исполнительной власти Волгоградской области. Система электронного документооборота органа исполнительной власти Волгоградской области должна соответствовать требованиям, установленным Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.

6.7. Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.

6.8. При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной подписи.

6.9. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя органа исполнительной власти Волгоградской области, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям органа исполнительной власти Волгоградской области, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.

6.10. Документы, создаваемые в органе исполнительной власти Волгоградской области и (или) поступившие в орган исполнительной власти Волгоградской области на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота органов исполнительной власти Волгоградской области возможно после его сравнения с подлинником документа.

6.11. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота органов исполнительной власти Волгоградской области.

6.12. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

6.13. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в органе исполнительной власти Волгоградской области в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

6.14. После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем органа исполнительной власти Волгоградской области.".

1.3. В приложении к Правилам:

1) заголовок приложения изложить в следующей редакции:

"Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота органов исполнительной власти Волгоградской области";

2) пункт 10 изложить в следующей редакции:

"10. Наименование (заголовок) либо аннотация документа";

3) пункт 19 исключить.

2. Органам исполнительной власти Волгоградской области в установленном порядке привести инструкции по делопроизводству в соответствие с настоящим постановлением.

3. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.

И.о. Главы Администрации

Волгоградской области

Г.А. Чуриков