Об утверждении Порядка ведения Государственного реестра уникальных документов архивного фонда Томской области



АДМИНИСТРАЦИЯ ТОМСКОЙ ОБЛАСТИ

АДМИНИСТРАЦИЯ ТОМСКОЙ ОБЛАСТИ

Постановление 178а от 23.04.2013 г.

Об утверждении Порядка ведения Государственного реестра уникальных документов архивного фонда Томской области

             

В соответствии с Законом Томской области от 11 ноября 2005 года № 204-ОЗ «Об архивном деле в Томской области» и в целях обеспечения гарантированной сохранности уникальных документов архивного фонда Томской области, информирования о них отечественной и мировой общественности, введения в научный и культурный оборот уникальных документов архивного фонда Томской области

ПОСТАНОВЛЯЮ:

1. Утвердить Порядок ведения Государственного реестра уникальных документов архивного фонда Томской области согласно приложению к настоящему постановлению.

2. Департаменту по культуре и туризму Томской области (Волк) организовать ведение Государственного реестра уникальных документов архивного фонда Томской области на основе современных технологий.

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя Губернатора Томской области по внутренней политике Жидких В.А.

И.о. Губернатора Томской области

А.М.Рожков

ТВЕРЖДЕН

постановлением Администрации Томской области

от 23.04.2013 № 178а

Порядок ведения Государственного реестра уникальных документов архивного фонда Томской области

1. Включение документов в Государственный реестр уникальных документов архивного фонда Томской области (далее – Государственный реестр)

1. Ведение Государственного реестра осуществляется уполномоченным исполнительным органом государственной власти Томской области в сфере архивного дела (далее – Уполномоченный орган).

2. В Уполномоченный орган заявление о включении документа архивного фонда Томской области (далее – документ, заявление) в Государственный реестр представляют:

1) органы государственной власти Томской области, иные государственные органы Томской области;

2) государственные организации Томской области, в том числе государственные архивы Томской области, музеи, библиотеки Томской области;

3) органы местного самоуправления, муниципальные архивы, муниципальные организации;

4) территориальные органы федеральных органов государственной власти, федеральные организации;

5) негосударственные организации;

6) граждане.

3. Требования к оформлению заявления:

1) если заявитель является физическим лицом: фамилия, имя, отчество – при наличии, адрес, по которому должны быть направлены ответ, личная подпись, дата;

2) если заявитель является юридическим лицом: наименование юридического лица, фамилия, имя, отчество – при наличии соответствующего должностного лица, адрес, по которому должны быть направлены ответ, подпись, дата.

4. Поступившее в соответствии с требованиями, установленными пунктом 3 настоящего Порядка, заявление от заявителя о включении (исключении) документа архивного фонда Томской области в Государственный реестр рассматривается Уполномоченным органом в течение двух месяцев со дня поступления документа с принятием соответствующего решения о признании (непризнании) документа уникальным.

5. Уполномоченный орган в семидневный срок со дня принятия решения о признании документа уникальным включает соответствующую информацию о признании документа уникальным в электронную базу данных «Государственный реестр уникальных документов архивного фонда Томской области» с присвоением регистрационного номера по Государственному реестру (приложение № 1 к настоящему Порядку).

6. Решения Уполномоченного органа о признании документов уникальными формируются в дело и постоянно хранятся в Уполномоченном органе.

7. В десятидневный срок с момента включения документа в Государственный реестр заявителю выдается Свидетельство о регистрации уникального документа в Государственном реестре уникальных документов архивного фонда Томской области (далее – Свидетельство) по форме согласно приложению № 2 к настоящему Порядку.

8. Свидетельство оформляется в одном экземпляре на бланке Уполномоченного органа и заверяется печатью.

2. Внесение изменений в Государственный реестр

9. Изменения, произошедшие с уникальным документом (проведение реставрации, смена собственника, организация экспонирования), вносятся на основании актов об изменениях, которые составляются, подписываются и представляются в Уполномоченный орган в одном экземпляре заявителем.

10. Уполномоченный орган регистрирует сведения об изменениях, произошедших с уникальным документом, в электронной базе данных «Государственный реестр уникальных документов архивного фонда Томской области» в семидневный срок со дня поступления документов в Уполномоченный орган.

11. Акты об изменениях, произошедших с уникальными документами, формируются в дело и постоянно хранятся в Уполномоченном органе.

12. Исключение уникального документа из Государственного реестра осуществляется по решению Уполномоченного органа в порядке, предусмотренном главой 1 настоящего Порядка.

3. Предоставление информации Государственного реестра

13. Информация об уникальных документах, включенных в Государственный реестр, представляется Уполномоченным органом любым заинтересованным лицам в соответствии с действующим законодательством.

14. В случае утери Свидетельства по заявлению заявителя выдается дубликат документа в месячный срок со дня поступления соответствующего заявления
в Уполномоченный орган.

Приложение № 1

к Порядку ведения Государственного реестра уникальных документов
архивного фонда Томской области

Государственный реестр уникальных документов архивного фонда Томской области

Регистрационный номер документа

Заявитель, представивший документ для включения 
в Государственный реестр

Место и адрес хранения
документа

Архивный шифр документа 
(ф., оп., ед. хр., лл.)

Название  и вид документа

Критерии, по которым документ признан уникальным

Дата создания (время создания) документа, век

Язык документа

Наличие драгоценных
металлов и камней

Палеографические особенности

Материальный носитель информации документа

Собственник документа

Размеры  и объем  документа

Физическое состояние документа

Потребность в реставрации  документа

Дата и  номер решения Уполномоченного органа 
о признании  документа уникальным

Дата включения документа
в Государственный реестр

Дата выдачи  свидетельства

Изменения, произошедшие
с уникальным документом

Дата, номер  акта об изменениях, произошедших с  уникальным документом

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

Приложение № 2

к Порядку ведения Государственного

реестра уникальных документов

архивного фонда Томской области

Форма

Свидетельство

о регистрации документа в Государственном реестре

уникальных документов архивного фонда

Томской области

г. Томск                                                                             «___»______________20___ г.

                                                                                                         (Число, месяц, год)

Выдано

______________________________________________________________________________________________________________________________________________

о том, что документ (ы) ___________________________________________________

(Наименование документа (ов),

_______________________________________________________________________,

крайние даты; количество листов, единиц хранения и т.д.)

находящийся (иеся) на хранении у _________________________________________,

включен (ы) в Государственный реестр уникальных документов архивного фонда Томской области.

Регистрационный номер

_______________________________________________________________________

Основание:

Решение _______________________________________________________________

(Наименование уполномоченного исполнительного органа государственной власти Томской области в сфере архивного дела)

от ____________________ № ______________________

Руководитель

____________________________________________

(Наименование уполномоченного исполнительного органа

государственной власти Томской области в сфере архивного дела)                 

____________________                                                                                   ________________________________

          (Подпись)                                                                                                               (Ф.И.О. руководителя)

М.П.