ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА ПОДГОТОВКИ И ПРОВЕДЕНИЯ ПРОТОКОЛЬНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ С УЧАСТИЕМ ГУБЕРНАТОРА ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ



34-2015-368

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

ГУБЕРНАТОР ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

24 апреля 2015 г. №358

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА ПОДГОТОВКИ И ПРОВЕДЕНИЯ ПРОТОКОЛЬНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ С УЧАСТИЕМ ГУБЕРНАТОРА

ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

"Волгоградская правда", №77, 29.04.2015

Утратило силу – Постановление Губернатора Волгоградской области от 01.08.2016 №532, НГР:ru34000201601398

Постановляю:

1. Утвердить прилагаемый Регламент подготовки и проведения протокольных мероприятий с участием Губернатора Волгоградской области.

2. Признать утратившими силу постановления Губернатора Волгоградской области:

от 20 мая 2013 г. №447 "Об утверждении Регламента подготовки и проведения протокольных мероприятий с участием Губернатора Волгоградской области и вице-губернатора - председателя Правительства Волгоградской области";

от 28 февраля 2014 г. №177 "О внесении изменений в постановление Губернатора Волгоградской области от 20 мая 2013 г. №447 "Об утверждении Регламента подготовки и проведения протокольных мероприятий с участием Губернатора Волгоградской области и вице-губернатора - председателя Правительства Волгоградской области";

от 18 августа 2014 г. №722 "О внесении изменений в постановление Губернатора Волгоградской области от 20 мая 2013 г. №447 "Об утверждении Регламента подготовки и проведения протокольных мероприятий с участием Губернатора Волгоградской области и вице-губернатора - председателя Правительства Волгоградской области".

3. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.

Губернатор

Волгоградской области                                                                                                                                                                                                                                                                          А.И.Бочаров

Утвержден

постановлением

Губернатора

Волгоградской области

от 24 апреля 2015 г. №358

РЕГЛАМЕНТ

ПОДГОТОВКИ И ПРОВЕДЕНИЯ ПРОТОКОЛЬНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ С УЧАСТИЕМ

ГУБЕРНАТОРА ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

1. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент устанавливает порядок деятельности структурных подразделений аппарата Губернатора Волгоградской области, органов исполнительной власти Волгоградской области при подготовке и проведении протокольных мероприятий с участием Губернатора Волгоградской области (далее именуются - протокольные мероприятия).

1.2. Под протокольными мероприятиями понимаются мероприятия, проводимые в соответствии с общепринятыми правилами, традициями и условностями государственного, дипломатического и делового протокола, соблюдаемыми государственными органами власти, официальными лицами и дипломатическими представительствами при осуществлении своей деятельности.

1.3. К протокольным мероприятиям относятся:

торжественные встречи, приемы и проводы представителей, членов делегаций федеральных органов государственной власти, субъектов Российской Федерации, иностранных государств, государственных, негосударственных, в том числе иностранных, организаций, прибывающих в Волгоградскую область с официальными или рабочими визитами;

визиты делегаций Волгоградской области во главе с Губернатором Волгоградской области (далее именуется - Губернатор) в субъекты Российской Федерации и за пределы Российской Федерации;

официальные встречи (беседы, переговоры) Губернатора с представителями, членами делегаций федеральных органов государственной власти, субъектов Российской Федерации, иностранных государств, с руководителями органов исполнительной власти Волгоградской области, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления муниципальных образований Волгоградской области, организаций, представителями политических партий и общественных объединений Волгоградской области;

заседания и совещания, проводимые Губернатором;

рабочие поездки Губернатора в муниципальные образования Волгоградской области;

торжественные приемы, проводимые Губернатором;

церемонии подписания Губернатором совместных документов (соглашений, договоров, протоколов о намерениях);

мероприятия, посвященные государственным и профессиональным праздникам, знаменательным, юбилейным датам и памятным событиям;

церемонии вручения государственных наград Российской Федерации, наград Волгоградской области;

церемонии возложения венков, цветов к мемориалам воинской доблести и славы;

торжественные мероприятия, посвященные юбилеям организаций и трудовых коллективов Волгоградской области;

торжественные церемонии, посвященные открытию в Волгоградской области социально значимых объектов (образования, культуры, здравоохранения и так далее), памятников, памятных или мемориальных досок, открытию или закрытию областных, межрегиональных, всероссийских и международных культурных и спортивных мероприятий, проводимых на территории Волгоградской области;

другие мероприятия с участием Губернатора, предусматривающие элементы протокольных действий.

1.4. Структурные подразделения аппарата Губернатора Волгоградской области, органы исполнительной власти Волгоградской области (далее именуются - организаторы) ежегодно до 20 декабря года, предшествующего планируемому, представляют в отдел протокола и обеспечения деятельности приемной Губернатора Волгоградской области аппарата Губернатора Волгоградской области (далее именуется - отдел протокола) предложения по протокольным мероприятиям на планируемый год по форме согласно приложению 1 к настоящему Регламенту, согласованные с вице-губернатором - руководителем аппарата Губернатора Волгоградской области (далее именуется - вице-губернатор), первыми заместителями, заместителями Губернатора Волгоградской области (далее именуются - заместители Губернатора) в соответствии с распределением обязанностей и с комитетом по делам территориальных образований Волгоградской области.

В соответствии с представленными предложениями отдел протокола ежегодно до 25 декабря года, предшествующего планируемому, составляет сводный план протокольных мероприятий на планируемый год (далее именуется - годовой план), который передается на утверждение Губернатору.

После утверждения годового плана Губернатором отдел протокола информирует организаторов о протокольных мероприятиях, включенных в годовой план.

1.5. Организаторы до 20-го числа месяца, предшествующего планируемому, с учетом утвержденного годового плана представляют в отдел протокола предложения по протокольным мероприятиям на планируемый месяц по форме согласно приложению 1 к настоящему Регламенту, согласованные с вице-губернатором, заместителями Губернатора в соответствии с распределением обязанностей.

В соответствии с годовым планом, с учетом представленных организаторами предложений на планируемый месяц отдел протокола ежемесячно до 25-го числа месяца, предшествующего планируемому, составляет сводный план протокольных мероприятий на планируемый месяц (далее именуется - ежемесячный план), который передается на утверждение Губернатору.

После утверждения ежемесячного плана Губернатором отдел протокола информирует организаторов о протокольных мероприятиях, включенных в ежемесячный план.

1.6. При необходимости или по поручению Губернатора ежемесячный план может корректироваться отделом протокола.

2. Порядок подготовки и представления материалов, связанных

с проведением протокольных мероприятий

2.1. В случае участия в протокольном мероприятии Губернатора организатор не позднее чем за 14 дней до дня проведения протокольного мероприятия направляет на его имя приглашение.

Приглашение составляется в произвольной форме, но с указанием в нем точного наименования протокольного мероприятия, даты, времени и места его проведения.

2.2. В зависимости от вида проводимого протокольного мероприятия организатор не позднее чем за семь дней до даты его проведения представляет с сопроводительным письмом в отдел протокола на бумажном и электронном носителях с соблюдением требований к оформлению документов в аппарате Губернатора Волгоградской области следующие материалы, согласованные с вице-губернатором, заместителями Губернатора в соответствии с распределением обязанностей и с комитетом по делам территориальных образований Волгоградской области:

1) сценарный план проведения протокольного мероприятия, в котором указываются:

точное наименование протокольного мероприятия;

дата, время, место проведения протокольного мероприятия;

информация о лице, открывающем и ведущем протокольное мероприятие (модераторе);

регламент проведения протокольного мероприятия;

порядок выступления участников протокольного мероприятия (если планируются выступления);

порядок награждения на протокольном мероприятии (если планируется награждение);

перечень объектов посещения;

порядок посещения объектов;

фамилия, имя, отчество и должность лица (лиц), дающего(их) пояснения по посещаемым объектам;

время и место прибытия Губернатора на протокольное мероприятие;

время и порядок убытия Губернатора с протокольного мероприятия;

фамилия, имя, отчество и должность лица (лиц), встречающего(их) Губернатора [сопровождающего(их), провожающего(их)];

2) сценарий протокольного мероприятия, в котором в дополнение к сценарному плану указывается в хронологической последовательности подробное описание действий, совершаемых участниками протокольного мероприятия, и событий, происходящих на протокольном мероприятии, время их начала и окончания;

3) программу пребывания в Волгоградской области с официальными или рабочими визитами делегаций федеральных органов государственной власти, субъектов Российской Федерации, иностранных государств, государственных, негосударственных, в том числе иностранных, организаций;

4) повестку дня;

5) план организационно-технических мероприятий по подготовке протокольного мероприятия;

6) список участников протокольного мероприятия с указанием фамилии, имени, отчества, должности;

7) состав президиума протокольного мероприятия (при его наличии) с указанием фамилии, имени, отчества, должности;

8) список лиц, выступающих на протокольном мероприятии, с указанием фамилии, имени, отчества, должности;

9) список лиц, награждаемых на протокольном мероприятии, с указанием фамилии, имени, отчества, должности;

10) состав делегации Волгоградской области во главе с Губернатором, согласованный или утвержденный Губернатором, с указанием фамилии, имени, отчества, должности членов делегации;

11) тексты проектов соглашений, договоров и протоколов, планируемых к подписанию в ходе протокольного мероприятия, согласованные организатором в установленном порядке;

12) материалы к выступлению Губернатора на протокольном мероприятии;

13) перечень вопросов, предполагаемых для обсуждения с Губернатором в ходе протокольного мероприятия, и информационную справку, представляющую позицию Администрации Волгоградской области по каждому из обсуждаемых вопросов, согласованные с вице-губернатором, заместителями Губернатора (в соответствии с распределением обязанностей) и переданные помощнику Губернатора, ответственному за данное направление;

14) схему размещения участников протокольного мероприятия;

15) схему проезда к месту проведения протокольного мероприятия;

16) раздаточный и презентационный материал по вопросам, планируемым к обсуждению на протокольном мероприятии;

17) информационные справки об объектах, предлагаемых к посещению Губернатором, и информацию об участниках протокольного мероприятия;

18) справку о социально-экономическом положении муниципального образования Волгоградской области, если на его территории планируется проведение протокольного мероприятия;

19) проект итогового документа протокольного мероприятия;

20) другие документы (при необходимости).

2.3. Контроль за подготовкой и представлением организатором в полном объеме материалов для подготовки и проведения протокольного мероприятия, предусмотренных пунктом 2.2 настоящего Регламента (далее именуются - материалы), осуществляет отдел протокола.

2.4. В случае необходимости отдел протокола может запрашивать у организатора дополнительные материалы, которые должны быть представлены организатором не позднее чем за три дня до даты проведения протокольного мероприятия.

2.5. В случае если материалы представлены организатором с нарушением требований к оформлению, установленных пунктом 2.2 настоящего Регламента, отдел протокола возвращает материалы организатору для их доработки.

В случае если материалы представлены организатором с нарушением сроков, установленных пунктом 2.2 настоящего Регламента, более трех раз в течение года начальник отдела протокола направляет заместителю руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области, осуществляющему координацию и контроль деятельности помощников Губернатора Волгоградской области (далее именуется - заместитель руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области) служебную записку о многократном нарушении требований настоящего Регламента для информирования вице-губернатора.

2.6. После представления организатором в полном объеме материалов отдел протокола разрабатывает программу участия Губернатора в протокольном мероприятии (далее именуется - программа).

2.7. Отдел протокола представляет материалы и программу на утверждение заместителю руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области не позднее чем за два дня до проведения протокольного мероприятия.

2.8. Организатор не позднее чем за день до даты проведения протокольного мероприятия официально уведомляет отдел протокола обо всех изменениях, возникших при подготовке протокольного мероприятия.

3. Порядок подготовки и проведения протокольных мероприятий

3.1. В зависимости от вида протокольного мероприятия при его подготовке организатор по согласованию с отделом протокола обязан подготовить помещение, в котором планируется проведение протокольного мероприятия, питьевую воду, стаканы, цветы, раздаточный материал, канцелярские товары, протокольную атрибутику, обеспечить расстановку посадочных и кувертных карт и так далее.

3.2. Указанные организационные мероприятия должны быть завершены организатором за час до начала проведения протокольного мероприятия.

Организатор по согласованию с отделом протокола осуществляет организацию места для размещения Губернатора на протокольном мероприятии, обеспечивает рассадку участников протокольного мероприятия.

3.3. Организатор назначает работников, ответственных за организацию доступа в зал во время проведения протокольного мероприятия.

Участники протокольного мероприятия прибывают не позднее чем за 40 минут до его начала.

После начала протокольного мероприятия вход в помещение, где оно проводится, прекращается.

3.4. В ходе проведения протокольного мероприятия управлением пресс-службы аппарата Губернатора Волгоградской области (далее именуется - управление пресс-службы) может осуществляться протокольная фотосъемка.

3.5. По итогам проведенного протокольного мероприятия оформляется протокол в порядке, предусмотренном Регламентом Администрации Волгоградской области и Инструкцией по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области.

3.6. Если организатором протокольного мероприятия является орган исполнительной власти Волгоградской области и во время проведения протокольного мероприятия предполагается вручение Губернатором сувенира, ценного подарка или цветов, то их подготовку и доставку по согласованию с отделом протокола обеспечивает орган исполнительной власти Волгоградской области.

Если организатором протокольного мероприятия является структурное подразделение аппарата Губернатора Волгоградской области, то обеспечение сувенирной продукцией осуществляет в установленном порядке структурное подразделение аппарата Губернатора Волгоградской области, ответственное за подготовку и проведение протокольного мероприятия.

3.7. Организация концертной программы и ее координация осуществляется комитетом культуры Волгоградской области.

3.8. Оповещение участников протокольного мероприятия (направление приглашения, телефонограммы, факсограммы) о дне, времени и месте его проведения, а также их регистрация, встреча, размещение и проводы осуществляются организатором.

Оповещение участников о месте, времени и характере мероприятия организатор осуществляет не позднее чем за два дня до даты проведения мероприятия.

Подтверждающее телефонное оповещение членов президиума, выступающих, награждаемых и лиц, встречающих и сопровождающих на протокольное мероприятие участников протокольного мероприятия, осуществляется отделом протокола в первой половине дня проведения протокольного мероприятия, если оно проходит после полудня, и во второй половине дня, предшествующего дню проведения протокольного мероприятия, если протокольное мероприятие проходит до полудня.

3.9. При необходимости мультимедийного сопровождения протокольного мероприятия (демонстрация видеоматериалов, слайдов), проводимого в здании Администрации Волгоградской области, организатор не позднее чем за три рабочих дня до даты его проведения согласовывает технические условия мультимедийного сопровождения протокольного мероприятия с отделом организации электронного документооборота и технического обеспечения мероприятий аппарата Губернатора Волгоградской области (далее именуется - отдел организации электронного документооборота).

При необходимости мультимедийного сопровождения протокольного мероприятия, проводимого вне здания Администрации Волгоградской области, организатор обеспечивает необходимые технические условия мультимедийного сопровождения протокольного мероприятия самостоятельно.

Вне зависимости от места проведения протокольного мероприятия организатор обязан обеспечить присутствие своего представителя, ответственного за демонстрацию презентационных материалов, на месте проведения протокольного мероприятия.

3.10. В случае если проведение протокольного мероприятия планируется в здании Администрации Волгоградской области, организатор не позднее семи рабочих дней до даты проведения протокольного мероприятия подает заявку по форме согласно приложению 2 к настоящему Регламенту на проведение протокольного мероприятия и техническое обслуживание в отдел организации электронного документооборота.

Список лиц, участвующих в протокольном мероприятии, для их прохода в здание Администрации Волгоградской области и список транспортных средств, подъезд которых планируется к зданию Администрации Волгоградской области для организации их стоянки либо проезда во внутренний двор, представляются в отдел организации электронного документооборота и после их согласования в установленном порядке передаются на пост охраны №1 и пост охраны №2 здания Администрации Волгоградской области.

3.11. Организация участия в протокольных мероприятиях средств массовой информации осуществляется в порядке, установленном аппаратом Губернатора Волгоградской области.

3.12. С целью уточнения организационно-технических мероприятий, связанных с подготовкой протокольного мероприятия, работники отдела протокола, управления пресс-службы и организатор осуществляют обязательный предварительный выезд на место проведения протокольного мероприятия.

После уточнения организационно-технических мероприятий, связанных с подготовкой протокольного мероприятия, программа протокольного мероприятия и программа участия в нем Губернатора может быть изменена или дополнена.

3.13. Управление пресс-службы изготавливает фотографии протокольного мероприятия и передает их в отдел протокола для последующего направления организатору с целью вручения участникам протокольного мероприятия.

3.14. Координацию подготовки и проведения протокольного мероприятия осуществляет отдел протокола.

3.15. Ответственность за качество и своевременность прохождения каждого этапа организации и проведения протокольного мероприятия несет организатор.

3.16. По итогам проведения протокольного мероприятия начальник отдела протокола оформляет и передает заместителю руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области итоговую справку о результатах проведенного мероприятия.

Приложение 1

к Регламенту

подготовки и проведения

протокольных мероприятий

с участием Губернатора

Волгоградской области

                                ПРЕДЛОЖЕНИЯ

  структурных подразделений аппарата Губернатора Волгоградской области,

   органов исполнительной власти Волгоградской области по протокольным

         мероприятиям с участием Губернатора Волгоградской области

                   на ____________ 20__ г. (на 20__ год)

                        (месяц)

№п/п

Наименование протокольного мероприятия

Дата, время и место проведения протокольного мероприятия

Организатор протокольного мероприятия

Обоснование необходимости участия Губернатора Волгоградской области в протокольном мероприятии

1

2

3

4

5

__________________________________________  _________  ____________________

[Руководитель структурного подразделения    (подпись)  (инициалы, фамилия)

аппарата Губернатора Волгоградской области

(органа исполнительной власти

Волгоградской области)]

СОГЛАСОВАНО

__________________________________________  _________  ____________________

[Вице-губернатор - руководитель аппарата    (подпись)  (инициалы, фамилия)

Губернатора Волгоградской области, первый

заместитель (заместитель) Губернатора

Волгоградской области]

"__" ______________ 20__ г.

Приложение 2

к Регламенту

подготовки и проведения

протокольных мероприятий

с участием Губернатора

Волгоградской области

                                  ЗАЯВКА

                 на проведение протокольного мероприятия в

___________________________________________________________________________

                          (указывается помещение)

№п/п

Наименование протокольного мероприятия

Дата, время, место проведения протокольного мероприятия

Количество участников протокольного мероприятия

Техническое обеспечение протокольного мероприятия (озвучивание, аудиозапись, демонстрация видеоматериалов, видео-конференц-связь и так далее)

Организационное обеспечение протокольного мероприятия (изготовление посадочных и кувертных карт, прохладительные напитки, дополнительная мебель, цветы, обеспечение регистрации участников мероприятия и так далее)

Фамилия, имя, отчество, контактный телефон сотрудника, ответственного за проведение протокольного мероприятия

1

2

3

4

5

6

7

__________________________________________  _________  ____________________

[Руководитель структурного подразделения    (подпись)  (инициалы, фамилия)

аппарата Губернатора Волгоградской области

(органа исполнительной власти

Волгоградской области)]