Об утверждении Положения об архиве Колмаковского сельсовета Убинского района Новосибирской области



АДМИНИСТРАЦИЯ НЕВСКОГО СЕЛЬСОВЕТА

вх. № 7997-03/9

От 08.04.2020

АДМИНИСТРАЦИЯ

КОЛМАКОВСКОГО СЕЛЬСОВЕТА

УБИНСКОГО РАЙОНА

НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

П О С Т А Н О В Л Е Н И Е

от 25.03.2020 № 14-па

Об утверждении Положения об архиве Колмаковского сельсовета Убинского района Новосибирской области

В соответствии с Федеральными законами от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», от 22.10.2004 № 125–ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Новосибирской области от 26.09.2005 № 315-ОЗ «Об архивном деле в Новосибирской области», администрация Колмаковского сельсовета Убинского района Новосибирской области п о с т а н о в л я е т:

1.Утвердить Положение об архиве Колмаковского сельсовета Убинского района Новосибирской области.

2. Опубликовать постановление в периодическом печатном издании «Информационный вестник Колмаковского сельсовета Убинского района Новосибирской области», разместить на сайте администрации Колмаковского сельсовета Убинского района Новосибирской области.

3. Контроль за исполнением постановления оставляю за собой.

Глава Колмаковского сельсовета

Убинского района Новосибирской области

З.Х.Япаров

УТВЕРЖДЕНО

постановлением администрации

Колмаковского сельсовета Убинского района

Новосибирской области

от 25.03.2020 № 14-па

ПОЛОЖЕНИЕ

об архиве администрации Колмаковского сельсовета Убинского района Новосибирской области

1. Общие положения

1.1. Положение об архиве администрации Колмаковского сельсовета (далее – Положение) разработано в соответствии с Примерным положением об архиве организации, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 42 (зарегистрирован в Минюсте России 15.06.2018, регистрационный № 51895).

1.2. Архив администрации Колмаковского сельсовета (далее – Архив организации) создается на правах самостоятельного структурного подразделения, осуществляющего хранение, комплектование, учет и использование документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в Архив Убинского района, источником комплектования которого выступает организация.

1.3. Администрация Колмаковского сельсовета Убинского района Новосибирской области разрабатывает положение об Архиве организации.

Положение об архиве организации подлежит согласованию на предмет соответствия его Примерному положению с учетом состава документов, находящихся на хранении и подлежащих хранению в Архиве.

После согласования положение об архиве организации утверждается руководителем организации.

1.4. Архив организации в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», законом Новосибирской области от 26.09.2005 № 315-ОЗ «Об архивном деле в Новосибирской области», Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19, (зарегистрирован Минюстом России 06.03.2007, регистрационный № 9059); Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526 (зарегистрирован Минюстом России 07.09.2015, регистрационный № 38830), нормативными актами вышестоящих организаций по вопросам организации архивного дела, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, распорядительными документами организации, настоящим Положением.

2. Состав документов архива организации

Архив организации хранит:

2.1. Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, в том числе специальную документацию, относящуюся к основной отраслевой (специфической) деятельности организации, научно-техническую документа-цию; документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, в том числе документы по личному составу.

2.2. Документы постоянного хранения и документы по личному составу фонда(ов) организаций – предшественников (при их наличии).

2.3. Документы по личному составу фондов организаций, реорганизованных в форме присоединения к организации (при их наличии).

2.4. Личные фонды руководителей и ведущих работников организации (при их наличии).

2.5. Служебные и ведомственные издания.

2.6. Научно-справочный аппарат к документам архива.

3. Задачи архива организации

Задачами архива организации являются:

3.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего положения.

3.2. Комплектование архива организации документами, образовавшимися в деятельности организации.

3.3. Учет документов, находящихся на хранении в архиве организации.

3.4. Обеспечение сохранности хранящихся в архиве документов.

3.5. Использование документов, находящихся на хранении в архиве организации.

3.6. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в Архив Убинского района Новосибирской области.

3.8. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях организации и своевременной передачей их в архив организации.

4. Функции архива организации

Архив организации осуществляет следующие функции:

4.1. Организует не позднее, чем через 3 года после завершения в делопроизводстве, прием упорядоченных в соответствии с требованиями, установленными Федеральным архивным агентством, документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего положения.

4.2. Осуществляет подготовку и представляет:

4.2.1. На рассмотрение и согласование ЭК организации:

- описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу;

- акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению.

4.2.2. На утверждение экспертно-проверочной комиссии управления государственной архивной службы Новосибирской области (далее – ЭПК управления ГАС НСО) описи дел постоянного хранения.

4.2.3. На согласование ЭПК управления ГАС НСО описи дел по личному составу.

4.2.4. На утверждение руководителю организации:

- описи дел постоянного хранения, утвержденные ЭПК управления ГАС НСО;

- описи дел по личному составу, согласованные ЭПК управления ГАС НСО;

- описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения, согласованные ЭК организации;

- акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, согласованные ЭК организации.

4.3. Осуществляет подготовку и представляет по мере необходимости (в случае утраты или неисправимого повреждения документов) на рассмотрение и согласование ЭК организации, затем на рассмотрение архива Убинского района в соответствии с переданными полномочиями для снятия дел постоянного хранения с государственного учета, после чего направляет на утверждение руководителю организации:

- акты об утрате документов;

- акты о неисправимых повреждениях архивных документов.

4.4. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве организации в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

4.5. Участвует в работе экспертной комиссии организации.

4.6. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в архиве организации.

4.7. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в архив организации, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности организации.

4.8. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом государственного архива Новосибирской области (Новосибирского городского архива, муниципального архива).

4.9. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в архиве организации.

4.10. Организует информирование руководства и работников организации о составе и содержании документов архива организации.

4.11. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

4.12. Организует выдачу документов и дел для работы в читальном (просмотровом) зале или во временное пользование.

4.13. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

4.14. Ведет учет использования документов архива организации.

4.15. Создает фонд пользования архива организации и организует его использование.

4.16. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам архива организации.

4.17. Участвует в разработке документов организации по вопросам архивного дела и делопроизводства.

4.18. Оказывает методическую помощь:

- службе документационного обеспечения организации в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

- структурным подразделениям и работникам организации в подготовке документов к передаче в архив организации.

4.19. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации специалистов организации, ответственных за ведение делопроизводства и архив.

5. Права архива организации

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

5.1. Представлять руководству организации предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архиве организации.

5.2. Давать рекомендации структурным подразделениям организации по вопросам, относящимся к компетенции архива организации.

5.3. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации.

5.4. Информировать структурные подразделения организации о необходимости передачи документов в Архив организации в соответствии с утвержденным графиком.

5.6. Запрашивать в структурных подразделениях организации сведения, необходимые для работы архива организации, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.