Об утверждении Инструкции по работе с письменными обращениями граждан в исполнительных органах государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа



ПРОЕКТ

1

(Утратило силу-постановление Правительства ЯНАО от 18.06.2018 №626-П)

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

ПРАВИТЕЛЬСТВО ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

Об утверждении Инструкции по работе с письменными обращениями граждан в исполнительных органах государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа

Документ с изменениями внесенными:

- постановлением Правительства автономного округа от 14.08.2014 № 618-П

- постановлением Правительства автономного округа от 20.02.2015 № 150-П

- постановлением Правительства автономного округа от 15.12.2015 № 1186-П

-постановлением Правительства автономного округа от 16.09.2016 № 858-П

-постановлением Правительства автономного округа от 31.03.2017 № 242-П

В соответствии с Федеральным законом от 02 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Законом Ямало-Ненецкого автономного округа от 05 марта 2007 года № 24-ЗАО «Об обращениях граждан», в целях совершенствования порядка работы с письменными обращениями граждан в исполнительных органа государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа Правительство Ямало-Ненецкого автономного округа п о с т а н о в л я е т:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по работе с письменными обращениями граждан в исполнительных органах государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа (далее − Инструкция).

2. Руководителям исполнительных органов государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа обеспечить организацию работы с письменными обращениями граждан в соответствии с Инструкцией.

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа, руководителя аппарата Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа Фиголь Н.В. (с изм. от 20.02.2015 № 150-П)

Губернатор

Ямало-Ненецкого автономного округа                                                 Д.Н. Кобылкин

1

от 25 июня 2014 г. № 489-П

1

УТВЕРЖДЕНА

постановлением Правительства

Ямало-Ненецкого автономного округа

от 25 июня 2014 года № 489-П

(с изм. от 14.08.2014 № 618-П)

(с изм. от 20.02.2015 № 150-П)

              (с изм. от 15.12.2015 № 1186-П)

(с изм. от 16.09.2016 № 858-П)

              (с изм. от 31.03.2017 № 242-П)

ИНСТРУКЦИЯ

по работе с письменными обращениями граждан в исполнительных органах государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа

I. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Федеральным законом от 02 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (далее – Закон об обращениях граждан), Законом Ямало-Ненецкого автономного округа от 05 марта 2007 года № 24-ЗАО «Об обращениях граждан», в целях повышения качества работы по рассмотрению письменных обращений (предложений, заявлений, жалоб) граждан, поступивших в исполнительные органы государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа в письменной форме (далее – обращения, автономный округ), а также совершенствования форм и методов работы с обращениями граждан, повышения качества защиты их конституционных прав и законных интересов и определяет порядок их рассмотрения.

Инструкция определяет единый порядок приема, регистрации, рассмотрения обращений граждан, порядок прекращения переписки, направления ответов гражданам и их хранение, контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений, анализа и обобщения содержащейся в них информации.

1.2. Рассмотрение обращений осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Законом об обращениях граждан, Уставом (Основным законом) автономного округа, Законом автономного округа от 05 марта 2007 года № 24-ЗАО «Об обращениях граждан» и настоящей Инструкцией.

1.3. Рассмотрение обращений, поступивших в исполнительные органы государственной власти автономного округа (далее – исполнительный орган), является прямой служебной обязанностью руководителей исполнительных органов и их заместителей, а также по их письменному поручению иных государственных гражданских служащих исполнительных органов в пределах компетенции, установленной должностными регламентами.

Государственный гражданский служащий, указанный в письменном поручении руководителя исполнительного органа либо его заместителей в единственном числе или указанный в нем первым, является ответственным исполнителем по рассмотрению обращения. Остальные исполнители являются соисполнителями.

1.4. Делопроизводство и контроль за деятельностью по рассмотрению обращений граждан, поступивших в исполнительные органы, осуществляет структурное подразделение по работе с обращениями граждан исполнительного органа либо специалисты, ответственные за организацию работы с обращениями граждан, с включением соответствующих обязанностей в их должностные регламенты (далее – ответственное структурное подразделение, ответственный служащий).

Делопроизводство и контроль за деятельностью по рассмотрению обращений граждан, поступивших в адрес Губернатора автономного округа и членов Правительства автономного округа, осуществляет аппарат Губернатора автономного округа.

Делопроизводство в части рассмотрения обращений граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства.

1.5. Организация и совершенствование работы по учету обращений, контролю за соблюдением порядка рассмотрения обращений, анализу и обобщению содержащейся в них информации, состояние работы с обращениями в исполнительных органах осуществляется аппаратом Губернатора автономного округа.

1.6. Основные понятия и термины, используемые в настоящей Инструкции, применяются в тех же значениях, что и в Законе об обращениях граждан, в Методических рекомендациях по работе с обращениями и запросами граждан и организаций в приемных Президента Российской Федерации, в федеральных органах государственной власти, в органах государственной власти субъектов Российской Федерации, в иных государственных органах и органах местного самоуправления, утвержденных протоколом заседания рабочей группы при Администрации Президента Российской Федерации по координации и оценке работы с обращениями граждан и организаций от 22 марта 2013 года № 2.

II. Прием и регистрация обращений граждан,

направление обращений по компетенции

2.1. Прием обращений, поступивших через почтовое отделение связи, прием  обращений лично у гражданина осуществляется ответственным структурным подразделением либо ответственным служащим.

При приеме обращения непосредственно от гражданина по его просьбе на втором экземпляре принятого обращения делается отметка с указанием даты приема обращения и сообщается контактный телефон для получения информации по обращению. (абзац введен от 20.02.2015 № 150-П)

2.2. Перед вскрытием почтового конверта проверяется правильность его адресования. Ошибочно доставленные почтовые конверты не вскрываются и возвращаются в доставившее их отделение почтовой связи.

2.3. После вскрытия почтового конверта проверяется наличие в нем письменных вложений и приложений к ним.

На письма, поступившие с денежными знаками, ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами обращения в описях на ценные письма, составляется акт в трех экземплярах в течение 1 дня с момента поступления. Один экземпляр акта хранится в ответственном структурном подразделении исполнительного органа, второй приобщается к поступившему обращению, а третий направляется отправителю. При наличии обратного адреса гражданин письменно уведомляется об отсутствии внутри почтового отправления письменного вложения или приложений к письменному вложению в течение 3 дней с момента регистрации обращения.

Поступившие документы, денежные знаки, ценные бумаги, подарки и т.д. направляются отправителю в течение 7 дней с момента регистрации обращения.

2.4. Поступившие документы, а также их копии (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения и другие подобные приложения к обращению) скрепляются после обращения. В случае отсутствия самого обращения ответственным структурным подразделением либо ответственным служащим, принимающим почту, составляется акт с текстом «Письменного обращения в адрес руководителя исполнительного органа нет» с указанием даты и личной подписи, которая прилагается к поступившим документам.

Почтовые конверты (пакеты), в которых поступают обращения, сохраняются вместе с обращениями в течение 5 лет.

2.5. Письмо, нестандартное по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, странный запах, цвет, заклеенное липкой лентой, в конверте которого прощупываются вложения, нехарактерные для отправлений (порошок и прочее), рассматривается как отправление, вызывающее подозрение на содержание веществ или предметов, опасных для жизни и здоровья людей, в соответствии с федеральным законодательством.

2.6. Обращение, поступившее в исполнительный орган, принимается, обрабатывается, учитывается и регистрируется с использованием системы электронного делопроизводства и документооборота (далее – СЭДД)  делопроизводителями, либо ответственным структурным подразделением, либо ответственным служащим данного исполнительного органа.

2.7. Ответственное структурное подразделение либо ответственный служащий определяет, каковы предмет и мотивы обращения, связаны ли они с нарушением и ущемлением законных прав лица, подавшего (направившего) обращение, выражено ли в обращении недовольство действиями государственных гражданских служащих (работников) исполнительного органа, содержит ли обращение сведения, связанные с недостатками деятельности исполнительного органа, или предложения по совершенствованию его деятельности.

По результатам проведенного анализа вне зависимости от правомерности либо неправомерности приведенных в обращении доводов поступившее обращение необходимо отнести к одному из трех видов: предложение, заявление, жалоба.

2.8. Обращения, поступившие в исполнительный орган, после их предварительного рассмотрения независимо от способа доставки регистрируются в СЭДД во вкладке обращения граждан (ОГ) в течение 3 дней с даты их поступления. На каждое обращение оформляется регистрационно-контрольная карточка (далее − РКК) в СЭДД (с изм. от 20.02.2015 № 150-П) (с изм. от 15.12.2015 № 1186-П)

.

Сканированное изображение обращения и приложения к нему прикрепляются к РКК обращения. Дальнейшая работа по обращению происходит с использованием его электронной копии. Подлинник (оригинал) обращения хранится в ответственном структурном подразделении и может быть передан ответственному исполнителю по его письменному запросу на период рассмотрения обращения по существу.

2.9. При регистрации обращений используется Типовой общероссийский тематический классификатор обращений граждан, организаций и общественных объединений, утвержденный заместителем Руководителя Администрации Президента Российской Федерации от 28  июня 2013 года № А1-3695в (далее − Типовой общероссийский тематический классификатор обращений граждан, организаций и общественных объединений).

На первой странице обращения в правом нижнем углу (или на свободном поле) проставляется регистрационный штамп, где указывается дата регистрации и входящий номер.

Делать какие-либо надписи и отметки на обращениях не допускается.

2.10. В новом календарном году нумерация вновь поступивших обращений начинается с первого номера.

При регистрации обращения в РКК обращения в СЭДД вносятся:

место регистрации;

дата регистрации;

вид обращения: заявление, предложение, жалоба;

форма обращения;

корреспондент: фамилия, имя, отчество (последнее – при наличии) заявителя (в именительном падеже), если обращение коллективное – коллективное, муниципальное образование, группа лиц (жители, работники и т.д.), через кого − вносится фамилия автора, который стоит в списке первым, или указанное в обращение контактное лицо, в типе автора указывается «коллектив»;

регион: ЯНАО, РФ, СНГ (при наличии);

город (при наличии);

населенный пункт (при наличии);

муниципальное образование (при наличии);

адрес: указывается почтовый адрес заявителя;

телефон и электронная почта (при наличии);

тип автора: (при наличии);

льготный состав: указать к какой льготной категории относится заявитель (при наличии);

адресат: кому адресовано обращение;

код-раздел-тематика-тема-вопрос (по Типовому общероссийскому тематическому классификатору обращений граждан, организаций и общественных объединений);

краткое содержание: указывается краткая аннотация обращения (краткое содержание поставленных в обращении вопросов);

количество листов: указывается количество листов обращения и приложений к нему;

количество приложений.

При регистрации обращения, перенаправленного в исполнительный орган по компетенции, в РКК СЭДД заполняется вкладка «Источник поступления (абз в доп. от 15.12.2015 № 1186-П)

2.11. Перед началом регистрации поступившего обращения ответственное  структурное подразделение либо ответственный служащий проверяет его на повторность в СЭДД по дате и содержанию за предыдущий и текущий календарный год. В случае получения информации о повторности обращение регистрируется в порядке, предусмотренном СЭДД для регистрации повторных обращений. (утр. силу от 15.12.2015 № 1186-П)

Порядок работы с повторными обращениями граждан утверждается постановлением Правительства автономного округа.

2.12. Зарегистрированное обращение в установленном порядке передается руководителю исполнительного органа либо его заместителю для предварительного рассмотрения.

Зарегистрированное обращение, поступившее в адрес Губернатора автономного округа и (или) членов Правительства автономного округа, после рассмотрения Губернатором автономного округа и (или) членами Правительства автономного округа в установленном порядке, в зависимости от содержания передается в исполнительные органы, в компетенцию которых входят вопросы, указанные в обращении.

Обращения, зарегистрированные в СЭДД после 17:00 текущего рабочего дня, направляются на исполнение в ответственные исполнительные органы либо  структурные подразделения до 11:00 следующего рабочего дня.

2.13. Руководители исполнительных органов либо их заместители обеспечивают в пределах своей компетенции объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости − с участием автора обращения, который по взаимной договоренности может быть приглашен для получения необходимой или дополнительной информации, либо беседа с ним может быть организована по месту жительства, работы, учебы.

2.14. По решению руководителя исполнительного органа либо его заместителя:

поступившее обращение направляется для рассмотрения и подготовки ответа заявителю по компетенции в структурное подразделение исполнительного органа либо в подведомственное государственное учреждение автономного округа, при этом автор обращения не уведомляется о принятом решении;

поступившее обращение направляется по компетенции для рассмотрения и подготовки ответа по существу в другой исполнительный орган или орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которого входит рассмотрение поставленных в обращение вопросов, с одновременным уведомлением автора обращения о его переадресации в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.

2.14-1. Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно. При регистрации документов, связанных с рассмотрением обращения (уведомление, запрос информации, ответ заявителю и др.), используется подчиненный индекс 01-18-01 в базах данных ВнД, ВхД, ИсхД.

При регистрации документов, связанных с обращением, направляемых в иной исполнительный орган, в обязательном порядке устанавливается связь на РКК исходного обращения с заполнением вкладки «Направление» (в доп. от 15.12.2015 № 1186-П)

2.15. Ответ на обращение не дается в следующих случаях:

в обращении отсутствуют фамилия или почтовый адрес;

обращение не поддается прочтению (о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению);

по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан ответ без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну (сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений);

Обращение, в котором обжалуется судебное решение, при условии приложения к письму копии судебного решения либо точного указания реквизитов судебного решения возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения. В остальных случаях указанные обращения рассматриваются в соответствии с разделом IV настоящей Инструкции.

Руководитель исполнительного органа либо его заместитель вправе оставить обращение,  в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, без ответа по существу поставленных в нем вопросов с одновременным уведомлением автора обращения о недопустимости злоупотребления правом.

2.16 В случае обращения гражданина с заявлением о прекращении рассмотрения первичного обращения ему направляется уведомление о принятии его обращения к сведению. (в доп. от 15.12.2015 № 1186-П)

При получении заявления гражданина о прекращении рассмотрения его первичного обращения должностное лицо, сотрудник структурного подразделения, ответственный за рассмотрение первичного обращения:

- идентифицирует автора, обратившегося с заявлением о прекращении рассмотрения первичного обращения, с автором первичного обращения;

- рассматривает первичное обращение по существу;

- передает информацию о результатах рассмотрения в сформированное по первичному обращению дело на хранение;

- уведомляет гражданина  не позднее 1 дня до истечения срока рассмотрения первичного обращения о том, что информация по первичному обращению может быть им получена в исполнительном органе лично при предъявлении документа, удостоверяющего личность, либо почтовым отправлением по письменному заявлению в адрес исполнительного органа с указанием почтового адреса, по которому необходимо направить документы.

Заявление гражданина о прекращении рассмотрения его первичного обращения регистрируется в РКК СЭДД с обязательным установлением связи на РКК исходного обращения.

2.17. На обращениях граждан, принятых на личном приеме, делается отметка «Получено в ходе личного приема». Данные обращения передаются на регистрацию и рассматриваются в порядке, установленном настоящей Инструкцией.

2.18. По результатам первичного рассмотрения обращений руководителем исполнительного органа либо его заместителем дается поручение об их рассмотрении − накладывается резолюция, содержащая указание об исполнителе (исполнителях), проставляется дата резолюции и подпись.

По всем зарегистрированным обращениям в СЭДД в РКК обращения вносятся поручения руководителя исполнительного органа либо его заместителя (резолюция).

Постановка обращений на контроль осуществляется в соответствии со сроками, установленными в поручении руководителя исполнительного органа либо его заместителя и предусмотренными законодательством Российской Федерации в сфере рассмотрения обращений граждан.

2.19. Началом срока рассмотрения поступивших в исполнительный орган обращений считается день их регистрации.

Началом срока рассмотрения обращений, поступивших в адрес Губернатора автономного округа и членов Правительства автономного округа и направленных для рассмотрения в исполнительные органы, считается день их регистрации в аппарате Губернатора автономного округа.

Окончанием срока рассмотрения обращения считается дата направления ответа автору обращения. (с изм. от 14.08.2014 № 618-П)

2.20. При рассмотрении обращения не допускается разглашение содержащихся в нем сведений, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия. Не подлежит также разглашению информация о факте обращения гражданина в исполнительный орган и о результатах рассмотрения его обращения.

Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

2.21. Решения по обращениям, рассмотренным в установленном порядке, не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения.

III. Сроки рассмотрения обращений

3.1. Обращения рассматриваются в течение 30 дней с даты их регистрации, за исключением случая, указанного в абзаце третьем настоящего пункта. (абзац с изм. от 20.02.2015 № 150-П)

В каждом отдельном случае руководитель исполнительного органа либо его заместитель может установить для подчиненных более короткий срок рассмотрения обращения.

Обращение, поступившее на имя Губернатора автономного округа и содержащее информацию о фактах возможных нарушений законодательства Российской Федерации в сфере миграции, рассматривается в течение 20 дней со дня регистрации обращения. (абзац введен от 20.02.2015 № 150-П)

3.2. В случае направления запроса документов и материалов, необходимых для рассмотрения обращения, а также в случае проведения проверки фактов, изложенных в обращении (в том числе с выездом на место), срок рассмотрения обращения может быть продлен, но не более чем на 30 дней, о чем уведомляется автор обращения. Повторное продление срока не допускается.

Решение о продлении срока рассмотрения обращения принимается руководителем исполнительного органа либо его заместителями на основании служебной записки ответственного исполнителя с указанием причины.

Если контроль за рассмотрением обращения установлен федеральным органом государственной власти, то исполнительный орган, на рассмотрении которого находится обращение, обязан заблаговременно согласовать с федеральным органом государственной власти продление срока рассмотрения обращения.

Если контроль за рассмотрением обращения установлен аппаратом Губернатора автономного округа, то исполнительный орган, на рассмотрении которого находится обращение, обязан письменно уведомить аппарат Губернатора автономного округа о продлении срока рассмотрения обращения.

Ответственным структурным подразделением либо ответственным служащим делается запись в РКК ССЭД о продлении срока рассмотрения обращения.

Уведомление о продлении срока рассмотрения обращения направляется гражданину не позднее 3 дней до истечения срока рассмотрения обращения.

3.3. В течение 7 дней с даты регистрации обращения на имя Губернатора автономного округа, а также в адрес членов Правительства автономного округа копии обращения направляются в соответствующие органы или соответствующим должностным лицам в случае, если решение поставленных в обращении вопросов относится к компетенции нескольких исполнительных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц.

3.4. В случае если поставленные в обращении вопросы не входят в компетенцию исполнительного органа, такое обращение в 7-дневный срок с даты его регистрации в исполнительном органе направляется по подведомственности, о чем одновременно уведомляется автор обращения.

Если поставленные вопросы в обращении, направленном на имя Губернатора автономного округа, а также в адрес членов Правительства автономного округа, не входят в компетенцию исполнительных органов и/или органов местного самоуправления муниципальных образований в автономном округе, такое обращение в 7-дневный срок с даты его регистрации в аппарате Губернатора автономного округа направляется по подведомственности, о чем уведомляется автор обращения.

Обращение, содержащее информацию о фактах возможных нарушений законодательства Российской Федерации в сфере миграции, направляется в течение 5 дней со дня регистрации в Управление по вопросам миграции Управления Министерства внутренних дел России по автономному округу и Губернатору автономного округа с уведомлением автора обращения о переадресации его обращения, за исключением случая, указанного в абзаце третьем пункта 2.15 настоящей Инструкции. (абзац введен от 20.02.2015 № 150-П) (с изм. от 16.09.2016 № 858-П)

3.5. В случае если окончание срока рассмотрения обращения приходится на нерабочий день, то днем окончания срока считается предшествующий ему рабочий день.

IV. Рассмотрение обращений

4.1. Все поступающие обращения должны быть рассмотрены и по поставленным в обращении вопросам даны ответы, содержащие результат рассмотрения обращения.

4.2. Ответственный исполнитель по рассмотрению обращения изучает обращение с приложенными к нему материалами и при необходимости:

осуществляет подготовку проекта ответа (уведомления) гражданину, направившему обращение, в случае принятия руководителем исполнительного органа или его заместителем решения о признании очередного обращения гражданина безосновательным и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу;

осуществляет подготовку проекта ответа на обращение в случае, если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений;

осуществляет подготовку проекта ответа с разъяснением порядка обжалования судебного решения, при этом полученное обращение возвращается гражданину;

осуществляет подготовку проекта запроса в другие исполнительные органы, органы местного самоуправления, должностным лицам для получения необходимых для рассмотрения обращения документов и материалов;

обобщает для включения в проект ответа гражданину полученную от соисполнителей информацию.

4.3. Подготовленный проект ответа автору обращения согласовывается:

руководителем структурного подразделения исполнительного органа, ответственным за рассмотрение обращения, не позднее 3 дней с момента получения проекта ответа от ответственного исполнителя по рассмотрению обращения;

руководителем структурного подразделения исполнительного органа, являющегося соисполнителем по рассмотрению обращения, не позднее 3 дней с момента получения проекта ответа от структурного подразделения, ответственного по рассмотрению обращения.

4.4. При уходе в отпуск, переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности ответственный исполнитель обязан передать по поручению руководителя ответственного структурного подразделения все имеющиеся у него на исполнении обращения по акту приема-передачи другому государственному гражданскому служащему в соответствии с его должностным регламентом.

4.5. Подготовленный по результатам рассмотрения обращения ответ должен содержать:

конкретную и четкую информацию по существу поставленных в обращении вопросов;

результат рассмотрения обращения;

меры, принятые к виновным должностным лицам (при подтверждении фактов, изложенных в жалобе).

Если на обращение дается промежуточный ответ (уведомление о продлении), то в тексте указывается срок окончательного ответа.

4.6. Ответственное структурное подразделение либо ответственный служащий вносит в РКК СЭДД обращения следующие сведения:

1) результат рассмотрения обращения: «поддержано», «разъяснено», «не поддержано», «без контроля»;

2) «принято решение» (при наличии);

3) дату снятия дела с контроля и фамилию ответственного за снятие обращения с контроля лица.

В поле «связанный документ» в  РКК СЭДД ответа гражданину в обязательном порядке устанавливается связь на РКК исходного обращения.

4.7. При ответе заявителю не допускается представление взаимоисключающей по содержанию информации.

Запрещается направлять заявителям ответы с исправлениями (в том числе в реквизитах).

4.8. Ответы на обращения подписываются руководителем исполнительного органа, либо его заместителями, либо иными уполномоченными на то лицами, оформляются на официальном бланке исполнительного органа в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в исполнительных органах, утвержденной постановлением Правительства автономного округа и должны содержать в том числе дату и регистрационный номер, наименование должности лица, подписавшего ответ, его инициалы, фамилию, подпись, в составе реквизита «Адресат» указывается фамилия и инициалы гражданина, его почтовый адрес. (с изм. от 31.03.2017 № 242-П)

Ответственное структурное подразделение либо ответственный служащий перед отправкой ответа на обращение проверяет правильность оформления ответа, наличие приложений, соответствие адреса указанному в обращении. Неправильно оформленные ответы подлежат возврату исполнителю на доработку в течение 1 дня.

4.9. В ответе на обращение гражданина, направленное в Администрацию Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, аппарат полномочного представителя Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе, федеральные органы исполнительной власти должна содержаться ссылка на наименование того органа государственной власти, в адрес которого гражданином было направлено обращение.

IV-I. Порядок рассмотрения повторных обращений граждан              

(в доп. от 15.12.2015 № 1186-П)

4-1.1. Ответственное структурное подразделение, ответственный служащий при выполнении первичной обработки поступивших обращений проверяет их на повторность.

4-1.2. Повторными считаются обращения (предложения, заявления, жалобы), поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если:

- гражданин не удовлетворен данным ему ответом по первоначальному обращению (в том числе обжалуется решение, принятое по предыдущему обращению, поступившему в исполнительный орган; сообщается о несвоевременном рассмотрении предыдущего обращения, если со времени его поступления истек установленный законодательством срок рассмотрения; указывается на другие недостатки, допущенные при рассмотрении и разрешении предыдущего обращения);

- со времени подачи первого обращения истек установленный действующим законодательством Российской Федерации срок рассмотрения и ответ по существу обращения гражданину не дан.

4-1.3. Не считаются повторными обращениями:

- одного и того же автора, но по разным вопросам;

- направленные нескольким адресатам;

- от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения его предыдущего обращения;

- дубликат обращения – текст обращения гражданина полностью совпадает с текстом предыдущего обращения. Дубликат обращения приобщается к ранее поступившему обращению с уведомлением об этом гражданина и не подлежит повторной регистрации;

- аналогичное обращение – обращение гражданина, содержащее идентичные доводы, не являющееся дубликатом, по одному и тому же вопросу и в интересах одного и того же лица.

4-1.4. Повторным обращениям при их поступлении присваивается очередной регистрационный номер, в правом верхнем углу первой страницы обращения ставится отметка «повторно» и к нему прилагаются все материалы предыдущих обращений.

4-1.5. Рассмотрение содержания повторного обращения осуществляется с учетом принятых мер по ранее поступившим обращениям того же автора и существа данных ему ответов и разъяснений.

4-1.6. Повторные обращения граждан в обязательном порядке подлежат постановке в исполнительном органе на контроль с целью устранения недостатков в работе, составления справок о результатах анализа причин и условий, способствовавших поступлению повторных обращений граждан.

Исполнительные органы осуществляют контроль за рассмотрением повторных обращений граждан в пределах своей компетенции, детально анализируют содержание и причины повторных обращений граждан по одному и тому же вопросу, принимают меры по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан.

4-1.7. При рассмотрении повторных обращений граждан исполнительными органами выясняются причины их поступления и в случае установления фактов неполного рассмотрения ранее поставленных гражданами вопросов принимаются меры к их всестороннему рассмотрению.

4-1.8. При повторном обращении дополнительное рассмотрение разрешенных обращений граждан также проводится в случае выявления новых обстоятельств или изменения нормативного правового регулирования в сфере, касающейся решения указанного в обращении вопроса.

В случае если в повторном обращении содержится вопрос, на который обратившемуся лицу уже давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель исполнительного органа либо уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с автором обращения по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направленные обращения направлялись в один и тот же исполнительный орган или одному и тому же должностному лицу. О данном решении гражданин уведомляется письменно в 30-дневный срок со дня регистрации обращения.

4-1.9. Если повторное обращение вызвано нарушением установленного порядка рассмотрения или разрешения обращений (в том числе при выявлении фактов несвоевременного или формального рассмотрения обращений), руководитель исполнительного органа либо его заместитель принимает соответствующие меры в отношении лиц, совершивших указанные нарушения.

V. Порядок прекращения переписки

5.1. Ответственный исполнитель по рассмотрению обращения в случае принятия решения о безосновательности очередного обращения по вопросу, на который гражданину неоднократно давались письменные ответы по существу с предупреждением о возможности прекращения переписки, и в связи с тем, что в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, готовит мотивированное заключение (служебную записку) руководителю исполнительного органа либо его заместителям для дальнейшего принятия решения о прекращении переписки с гражданином по указанному вопросу.

5.2. Переписка по вопросу обращения, на которое гражданину неоднократно давались письменные ответы, прекращается один раз на основании мотивированного заключения (служебной записки), утвержденного руководителем исполнительного органа либо его заместителем. Сообщение об этом до истечения срока рассмотрения обращения направляется автору обращения за подписью руководителя исполнительного органа либо его заместителя.

5.3. Обращения, поступившие после прекращения переписки и не содержащие новых доводов, остаются без рассмотрения на основании резолюции руководителя исполнительного органа либо его заместителя с уведомлением об этом автора обращения.

Переписка возобновляется, если причины, по которым она была прекращена, устранены.

VI. Направление ответов гражданам и их хранение

6.1. Ответ по результатам рассмотрения обращения регистрируется ответственным структурным подразделением либо ответственным служащим в СЭДД.  В РКК СЭДД ответа на обращение в обязательном порядке устанавливается связь на РКК исходного обращения.

Ответственное структурное подразделение либо ответственный служащий не позднее следующего рабочего дня со дня регистрации ответа передает его для дальнейшей отправки почтовой связью на почтовый адрес, указанный гражданином.

В случае если заявителем в обращении и на почтовом конверте, приложенном к обращению, указаны разные адреса для отправки ответа, ответ на обращение направляется на адрес, указанный в письменном обращении.

Ответ на коллективное обращение направляется на имя первого подписавшего его лица (если в обращении не оговорено конкретное лицо).

6.2. Подлинник зарегистрированного обращения, а также документы и материалы, использованные при подготовке ответа по рассмотрению обращения, в течение дня передаются ответственному структурному подразделению либо ответственному служащему для регистрации ответа и формирования дел в соответствии с номенклатурой дел и правилами архивного делопроизводства.

6.3. Документы и материалы по рассмотрению обращения и второй экземпляр ответа приобщаются к делу в хронологическом порядке их поступления. Листы резолюций и почтовые конверты вносятся как листы дела.

6.4. Документы и материалы по рассмотрению обращения хранятся в аппарате Губернатора автономного округа или в исполнительном органе (по компетенции) в течение 5 лет, после чего уничтожаются в установленном законодательством Российской Федерации порядке.

6.5. Граждане имеют право знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения их обращений, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну. Также им могут быть выданы копии письменных ответов, поступивших из государственных органов, органов местного самоуправления, от должностных лиц в связи с их предыдущими обращениями, копии письменных ответов (уведомления) о результатах рассмотрения их обращений, если указанные письменные ответы (уведомления) не были получены гражданами.

VII. Контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений

7.1. Руководители исполнительных органов либо их заместители осуществляют контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений, анализируют содержание поступающих обращений, принимают меры по своевременному выявлению и устранению причин и условий нарушения прав, свобод и законных интересов граждан.

7.2. Ответственными структурными подразделениями, ответственными служащими контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений осуществляется с помощью СЭДД.

В целях опережающего контроля ответственному исполнителю и/или соисполнителям не позднее чем за 10 дней до истечения срока рассмотрения обращения направляется напоминание об истечении срока и необходимости своевременного отражения информации об исполнении в РКК СЭДД.

7.3. Лица, осуществляющие указанный контроль, имеют право:

запрашивать у ответственных исполнителей и/или соисполнителей и их непосредственных руководителей необходимые сведения о ходе рассмотрения обращений;

знакомиться в установленном порядке с материалами, отражающими состояние рассмотрения обращений;

вносить непосредственным руководителям, ответственным исполнителям и/или соисполнителям предложения по устранению недостатков, выявленных в ходе контроля за соблюдением порядка рассмотрения обращений.

7.4. Контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений включает в себя контроль:

за соблюдением соответствия законодательству Российской Федерации сроков рассмотрения обращений;

за надлежащим рассмотрением всех приведенных в обращении доводов и обстоятельств;

за своевременностью и полнотой принятых мер при рассмотрении обращений.

7.5. Постановка обращений на контроль осуществляется в соответствии с предусмотренными законодательством Российской Федерации в сфере обращений граждан сроками на основании поручений руководителя исполнительного органа либо его заместителями.

При поступлении обращения гражданина на рассмотрение из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе, федеральных органов исполнительной власти, депутатов Законодательного собрания автономного округа обращения ставятся на особый контроль.

Особый контроль − усиленный вариант контроля руководителем исполнительного органа либо его заместителем за  соблюдением порядка и качества рассмотрения обращений, принятием мер по своевременному выявлению и устранению причин и условий нарушения прав, свобод и законных интересов граждан, устанавливаемый на определенный период времени.

7.6. Обращение считается рассмотренным и снимается с контроля на основании ответа заявителю по существу указанных в обращении вопросов.

Уведомление, направленное в соответствии с пунктом 3.2 настоящей Инструкции, не может служить основанием для признания обращения рассмотренным.

7.7. В случае если обращение не рассмотрено в установленный срок, оно признается неисполненным и остается на контроле. Обязанность по его исполнению сохраняется за ответственным исполнителем по рассмотрению обращения.

В случае если ответ на обращение не соответствует хотя бы одному из критериев своевременности, объективности, всесторонности или правовой обоснованности, руководитель исполнительного органа либо его заместители могут принять решение о постановке обращения на дополнительный контроль – контроль, осуществляемый до полного разрешения  вопросов, изложенных в обращении.

VIII. Анализ и обобщение результатов работы с обращениями

8.1. Ответственное структурное подразделение либо ответственный служащий осуществляет систематизацию и обобщение ответов по результатам рассмотрения обращений с учетом:

количества рассмотренных обращений;

характера принятых по результатам рассмотрения обращений решений («разъяснено», «не поддержано», «поддержано», в том числе анализируется ответ на предмет «меры приняты»);

срока рассмотрения обращения (рассмотрено в установленные сроки, рассмотрено с нарушением сроков, продлен);

формы рассмотрения обращений (с выездом на место, с участием заявителя);

должностных лиц, подписавших ответ;

принятия мер к должностным лицам за действие либо бездействие, повлекшее нарушение прав, свобод и законных интересов граждан (привлечены к ответственности, не привлечены к ответственности);

кратности обращений (повторное, многократное);

вида обращения (заявления, жалобы, предложения);

канала поступления (почта, личный прием, Управление Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан, Правительство Российской Федерации, аппарат полномочного представителя Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе и др.).

8.2. Информационно-аналитические материалы по обращениям граждан и результатам их рассмотрения подготавливаются ответственным структурным подразделением либо ответственным служащим на основе учетных данных за определенный период времени (год, полугодие, квартал, месяц). Эти данные могут сопоставляться с предыдущими аналогичными периодами.

IХ. Заключительные положения

9.1. Ответственность за объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращений возлагается на руководителей исполнительных органов либо их заместителей.

9.2. Должностные лица, ответственные за рассмотрение обращений, привлекаются к ответственности при нарушении порядка рассмотрения обращений в соответствии с законодательством Российской Федерации.