ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА C ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСИ В АДМИНИСТРАЦИИ СЕЧЕНОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА



АДМИНИСТРАЦИЯ СЕЧЕНОВСКОГО

МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

26.10.2020г. № 900

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА C ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСИ В АДМИНИСТРАЦИИ СЕЧЕНОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

В целях оптимизации работы с документами и внедрения в работу электронного документооборота в администрации Сеченовского  муниципального района и ее структурных подразделениях,  в соответствии с Регламентом электронного документооборота с использованием электронной подписи в органах исполнительной власти Нижегородской области, утвержденным постановлением Правительства Нижегородской области от 6 июля 2018 года N 493 «О переходе на работу в системе электронного документооборота с использованием электронной подписи» администрация Сеченовского муниципального района постановляет:

1. Утвердить прилагаемый Регламент электронного документооборота с использованием электронной подписи в администрации Сеченовского муниципального района.

3. Общему отделу администрации обеспечить размещение настоящего постановления на официальном сайте администрации Сеченовского муниципального района Нижегородской области в информационно-коммуникационной сети «Интернет».

4. Общему отделу, руководителям структурных обеспечить ознакомление муниципальных служащих и работников администрации Сеченовского муниципального района (пользователей  СЭДО) с настоящим постановлением под роспись.

5. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на начальника управления по работе с органами МСУ и социальным вопросам М.Н.Ефремову.

Глава МСУ

Е.Г.Наборнов

Утвержден

постановлением администрации

Сеченовского муниципального района

от 26.10.2020г. № 900

РЕГЛАМЕНТ

электронного документооборота с использованием электронной подписи

(далее – Регламент)

I. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент определяет порядок работы в системе электронного документооборота (далее – СЭДО) в администрации Сеченовского муниципального района и ее структурных подразделениях (далее – Администрация) при организации делопроизводства, содержит описание процесса создания, обработки электронных документов, их согласования, подписания и электронной отправки, а также функций по применению электронной подписи (далее - ЭП), порядок работы с электронными ключами подписи и сертификатами ЭП.

1.2. Регламент является обязательным для исполнения всеми сотрудниками Администрации, которые являются участниками электронного обмена и обеспечены средствами ЭП.

1.3. Действие настоящего Регламента не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, отнесенные к государственной тайне.

1.4. В настоящем Регламенте используются следующие термины и определения:

аутентичность электронного документа — свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ равнозначен подлиннику;

владелец сертификата ключа проверки электронной подписи - лицо, которому в установленном Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» порядке выдан сертификат ключа проверки электронной подписи;

документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Правительства Нижегородской области;

документооборот - движение документов с момента их создания или поручения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

ключ электронной подписи - уникальная последовательность символов, предназначенная для создания электронной подписи;

ключ проверки электронной подписи - уникальная последовательность символов, однозначно связанная с ключом электронной подписи и предназначенная для проверки подлинности электронной подписи (далее -проверка электронной подписи);

носитель ключевой информации — физическое устройство хранения (дискета, флэш-накопитель, защищенный носитель ключевой информации и др.), содержащее один или несколько ключей ЭП.

подписант - должностное лицо, имеющее право подписи;

подлинник документа - первый и единственный экземпляр документа;

пользователи - сотрудники Администрации, имеющие доступ к СЭДО, в том числе осуществляющие регистрацию документов (регистратор), подготовку проектов резолюций (помощник), создание и утверждение резолюций (руководитель), а также исполнение поручений (исполнитель);

прикрепленный файл - текстовый или графический файл входящего, исходящего либо внутреннего документа, прикрепленный к регистрационной карточке документа;

регистраторы - пользователи СЭДО, осуществляющие регистрацию входящих, исходящих и (или) внутренних документов (сотрудники, ответственные за ведение делопроизводство);

электронный документ - документ, информация в котором представлена в электронно-цифровой форме;

средства электронной подписи - шифровальные (криптографические) средства, используемые для реализации хотя бы одной из следующих функций -создание электронной подписи, проверка электронной подписи, создание ключа электронной подписи и ключа проверки электронной подписи;

сертификат ключа проверки электронной подписи - электронный документ или документ на бумажном носителе, выданные удостоверяющим центром либо доверенным лицом удостоверяющего центра и подтверждающие принадлежность ключа проверки электронной подписи владельцу сертификата ключа проверки электронной подписи;

удостоверяющий центр - юридическое лицо, осуществляющее функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также иные функции, предусмотренные Федеральным законом от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;

участники электронного взаимодействия - осуществляющие обмен информацией в электронной форме государственные органы, органы местного самоуправления, организации, а также граждане;

электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию; это реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

электронная регистрационная карточка документа - представленный в виде единого учетного объекта набор обязательных сведений о документе, используемых в целях учета и поиска документа в СЭДО;

электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме;

электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе.

1.5. В Администрации создаются и используются:

- электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

- электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.

1.6. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭДО, которая должна соответствовать требованиям, установленным Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.

1.7. Информация в электронной форме, подписанная ЭП, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

1.8. ЭП обеспечивает целостность электронного документа и его защиту от подделки. При этом ЭП соответствует состоянию документа на момент подписи и при любом последующем изменении документа становится недействительной.

Используемые средства ЭП должны быть сертифицированы в установленном порядке.

1.9. Подписание (согласование, визирование) электронных документов осуществляется пользователями с использованием аппаратных устройств –защищенных электронных носителей ключевой информации.

1.10. Право подписи электронных документов с использованием ЭП имеют глава местного самоуправления Сеченовского муниципального района Нижегородской области (далее – Глава); заместитель главы администрации – начальник управления капитального строительства, ЖКХ, жилищной политики и жилищного фонда администрации Сеченовского муниципального района (далее заместитель Главы), начальники структурных подразделений , должностные лица, исполняющие их обязанности.

1.11. Право согласования (визирования) электронных документов имеют все должностные лица и сотрудники Администрации (по компетенции), которым установлена электронная подпись (далее - ЭП).

1.12. Право подписи резолюции ЭП  имеют Глава, заместитель Главы, начальники структурных подразделений Администрации,  которым установлена ЭП.

1.13. Подписание (согласование, визирование) документа может выполняться с любого рабочего места СЭДО, на котором установлены программные средства ЭП, после выполнения необходимых настроек СЭДО.

1.14. Настоящий Регламент используется для организации работы по подписанию (согласованию, визированию) со следующими видами документов:

входящие (поступающие из сторонних организаций) документы;

исходящие (отправляемые в сторонние организации) документы;

внутренние (создаваемые в подразделениях Администрации и направляемые в подразделения администрации документы);

поручения – распорядительные документы, которые оформляются на бланке поручений установленной формы;

протоколы – документы информационного характера, предназначенные для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и иных органов, совещаний;

1.15. Сотрудники Администрации (пользователи СЭДО) обязаны ознакомиться с руководством по работе в  СЭДО, иметь навыки работы с СЭДО и соблюдать настоящий Регламент.

II. Общие положения организации работы с СЭДО

2.1. Прием и регистрация входящих документов в адрес Главы, заместителя Главы на бумажном носителе (поступающими федеральной почтовой связью, через службы экспресс - доставки, фельдъегерской и курьерской связью, факсимильной связью, нарочными) и в электронной форме  на официальный адрес электронной почты official@adm.sec.nnov.ru осуществляются централизованно специалистом  общего  отдела администрации.

2.2. Прием и регистрация обращений граждан на бумажном носителе (поступающими федеральной почтовой связью, через службы экспресс-доставки, фельдъегерской и курьерской связью, факсимильной связью, нарочными) и  в электронной форме  (поступающих на официальный адрес электронной почты Администрации official@adm.sec.nnov.ru, по каналу МЭДО,   и   на официальный сайт Администрации Сеченовского муниципального района в раздел «Интернет приемная») осуществляется ответственным сотрудником – главным специалистом отдела организационно-правовой и кадровой работы администрации.

2.3. Прием и регистрация служебных  документов  и обращений граждан в адрес  руководителей структурных подразделений администрации на бумажном носителе (поступающими федеральной почтовой связью, через службы экспресс - доставки, фельдъегерской и курьерской связью, факсимильной связью, нарочными) и в электронной форме осуществляются ответственными за делопроизводство сотрудниками в соответствующих структурных подразделениях.

Ответственность за соответствие документа, размещенного в СЭДО, документу на бумажном носителе несет сотрудник, разместивший в СЭДО этот документ.

2.4. Регистрация входящих документов осуществляется сквозным порядковым номером с префиксом Вх- и индексом ( 138 -  соответствующим Администрации) согласно классификатора органов исполнительной власти Нижегородской области и их структурных подразделений, утвержденного Распоряжением Губернатора от 1 ноября 2005г. № 1183-Р (далее – Классификатор).

Пример: Вх-138-41938/19 (входящий документ, зарегистрирован в адрес Главы, порядковый номер 41938, 2019 - год регистрации).

2.5 Внутренние документы, поступающие в адрес Главы, заместителя Главы регистрируются централизованно общим отделом администрации.

2.6. Внутренние документы поступают и передаются только в электронном виде по СЭДО.

2.7. Регистрация внутренних документов, создаваемых в структурных подразделениях Администрации, осуществляется в структурных подразделениях Администрации, подготовивших документ, повторная регистрация – адресате не осуществляется.

Регистрация внутренних документов осуществляется сквозным порядковым номером с префиксом Сл- и индексом.

Пример: Сл-138-41938/19 (внутренний документ администрации, порядковый номер 41938, 2019 - год регистрации).

2.8. Регистрация исходящих документов, подготовленных за подписью Главы, заместителя Главы (перечень документов определяется  Инструкцией по делопроизводству в администрации Сеченовского муниципального района и ее структурных подразделениях), (далее – Инструкция по делопроизводству) на бумажном носителе и в электронной форме (поступающих по СЭДО и подписанных ЭП) осуществляются специалистом  общего  отдела администрации.

2.9. Регистрация исходящих документов, подготовленных за подписью руководителей структурных подразделений  осуществляется в соответствующих структурных подразделениях ответственными за делопроизводство.

Регистрация исходящих документов осуществляется сквозным порядковым  номером с префиксом Исх- и индексом по Классификатору. Пример: Исх-138-12222/19 (исходящий документ, за подписью Главы, порядковый номер 12222, 19 - год регистрации).

2.10. Регистрация обращений граждан осуществляется сквозным порядковым номером заявителя с префиксом ОГ- обращение граждан. Пример: ОГ-138-12344/19-2 (ОГ- обращение граждан, 138-зарегистрированно в Администрации, 12344- порядковый номер заявителя в текущем году, 19 - год

регистрации, 2- порядковый номер обращения заявителя в текущем году).

2.11. Регистрация поручений и протоколов осуществляется сквозными порядковыми номерами с префиксом Сл- общим отделом администрации. Пример: Сл-138-12333/19(протокол, за подписью Главы, порядковый номер 12333, 19 - год регистрации).

2.12. Линейка нумерации входящих, исходящих и внутренних документов обнуляется в начале каждого года.

III. Порядок регистрации входящих документов в СЭДО

3.1. Документы на бумажном носителе проходят первичную обработку (приемка, вскрытие упаковок и конвертов, проверка правильности доставки (адрес), проверку полноты оформления и комплектности документа и передаются для регистрации. Ошибочно доставленные документы возвращаются в порядке, указанном в Инструкции по делопроизводству. Документы, не подлежащие регистрации, передаются исполнителю в порядке, указанном в Инструкции по делопроизводству.

3.2. Регистрация входящих документов специалистом общего отдела осуществляется в следующем порядке: документы, поступившие в адрес Главы, заместителя Главы, регистрируются с 09-00 до 12-00 датой текущего дня, после указанного времени датой следующего рабочего дня.

3.3. Сканирование документов на бумажных носителях для последующего занесения в СЭДО осуществляется следующим образом. На свободном от текста поле первого листа поступившего документа ставится штапм, содержащий входящий номер документа. Подготовленный к сканированию документ помещается в лоток подачи бумаги сканирующего устройства так, чтобы первый лист документа с проставленным штампом поступал в сканирующее устройство первым. Документы формата А4, подшивка которых не скреплена печатью, расшиваются и пакетами по несколько документов общим объемом до 200 листов в пакете помещаются в потоковый сканер и после сканирования сшиваются вновь. В процессе сканирования получается электронный образ документов, поступивших в общий отдел на бумажном носителе. В соответствии с указанной в нем информацией полученные электронные образы документов прикрепляются к соответствующим регистрационным карточкам документов в базе данных СЭДО.

3.4. Не подлежат сканированию следующие документы:

содержащие информацию ограниченного доступа, в том числе с пометками «Для служебного пользования» и «конфиденциально»;

содержащие персональные данные о муниципальных служащих Администрации;

прилагаемые к письмам нотариально заверенные, а также сшитые документы, заверенные подписью должностного лица и печатью организации;

объемные приложения к документам (брошюры, книги и т.д.);

оформленные на листах формата более А4;

оформленные на бумаге нестандартной толщины (менее 57 г/м или более 120 г/м).

3.5. При регистрации документов в СЭДО вносятся следующие сведения:

1) адресант (корреспондент, отправитель - указывается организация, откуда поступил документ, для обращения граждан - фамилия, имя, отчество гражданина);

2) адресат (указывается наименование организации или фамилия должностного лица, на чье имя поступил документ);

3) должность, фамилия и инициалы лица - автора документа;

4) наименование вида документа;

5) дата документа (проставляется дата, присвоенная организацией - автором документа);

6) исходящий номер документа (проставляется исходящий номер документа, присвоенный ему организацией - автором документа);

7) дата поступления документа;

8) входящий номер документа (совпадает с номером на стикере);

9) ссылка на исходящий номер и дату документа;

10) наименование либо аннотация документа;

11) сведения о переадресации документа;

12) количество листов основного документа;

13) отметка о приложении (количество приложений, количество листов приложений;

14) указания по исполнению документа (исполнитель, поручение, дата исполнения);

15) отметка о контроле;

16) проверка электронной подписи;

17) ответственный исполнитель документа (должность, фамилия и инициалы исполнителя);

18) файлы электронного документа

3.6. Сотрудник, выполняющий регистрацию электронного документа в СЭДО, регистратор, заполняет регистрационную карту, прикрепляет к ней электронный образ поступившего документа. В том случае, если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, в его регистрационной карте делается связка с ними.

IV. Порядок регистрации обращений граждан в СЭДО

4.1. Регистрация обращений граждан осуществляется в порядке, установленном разделом III настоящего Регламента, с учетом следующих особенностей:

4.1.1. Обращения граждан на бумажном носителе, прошедшие первичную обработку, проходят систематизацию   ответственны сотрудником  - главным специалистом отдела организационно-правовой и кадровой работы администрации (проверка правильности адреса доставки, в который направлено письменное обращение, либо фамилия, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, наличия фамилии, имени, отчества (последнее - при наличии) заявителя и почтового адреса, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации); ошибочно доставленная корреспонденция и тексты, являющиеся по внешним признакам поздравлениями, приглашениями, соболезнованиями, печатными изданиями, текстами на иностранных языках, возвращаются в порядке, указанном в Инструкции по делопроизводству.

4.1.2. Обращения граждан, поступившие в адрес Главы, заместителя Главы, регистрируются ответственным сотрудником – главным специалистом отдела организационно-правовой и кадровой работы администрации :

в письменной форме на бумажном носителе в течение 3 календарных дней с момента поступления;

в форме электронного документа - в течение суток;

обращения в устной форме регистрируются в день обращения.

Регистратор заполняет регистрационную карту в СЭДО, прикрепляет к ней электронный образ поступившего обращения (обращения на бумажном носителе подлежат сканированию с созданием электронного образа документа). В случае необходимости делается связка с иным(и) обращением(ями).

При регистрации обращений граждан в СЭДО вносятся следующие сведения:

- дата регистрации;

- фамилия(и), имя(имена), отчество(а) автора(ов) (последнее - при наличии);

- почтовый(ые) адрес(а) автора(ов) и (или) адрес электронной почты;

- социальное положение автора(ов) (при наличии таких сведений);

- сведения об адресате (орган, руководитель органа либо иные адресаты);

- форма поступления (в письменной форме, в форме электронного документа, в устной форме);

- кратность поступления обращения (первичное, повторное, неоднократное);

- признак "много пишущий автор";

- канал поступления (почта, информационно-телекоммуникационная сеть "Интернет", личный прием граждан, выездной прием граждан, правовая консультация, интернет-линия, "горячая" телефонная линия, каналы электронного обмена - VipNet, факс, телеграф, телефон, средства массовой информации и др.);

- наименование государственного (иного) органа или организации отправителя (в случае поступления обращения в порядке переадресации в соответствии с компетенцией), дата и исходящий номер сопроводительного документа;

- краткое изложение вопроса(ов), содержащего(их)ся в обращении, с указанием четырехзначного цифрового кода каждого вопроса, содержащегося в обращении, в соответствии типовым общероссийским тематическим классификатором обращений граждан, организаций и общественных объединений (далее - Тематический классификатор);

- количество листов основного текста обращения;

- наличие приложений либо вложений (описание приложения, количество листов либо формат и объем электронного файла);

- вид вопроса (предложение, заявление, жалоба, "не обращение");

- признак постановки обращения на контроль;

- указания по исполнению документа (проект резолюции);

- регистрационный номер;

- фамилия и телефон регистратора.

V. Порядок рассмотрения документов главой местного самоуправления Сеченовского муниципального района, заместителем главы администрации в СЭДО с использованием электронной подписи

5.1. Зарегистрированные документы на имя Главы или в адрес Администрации передаются Главе для рассмотрения и подготовки резолюций по исполнению документов без дублирования на бумажном носителе.

Глава подготавливает и подписывает резолюции в СЭДО с применением ЭП, после чего подписанные резолюции автоматически рассылаются для исполнения должностным лицам, указанным в резолюции.

5.2. Заместитель Главы, руководители структурных подразделений рассматривают поступившие документы согласно резолюциям Главы либо уполномоченного лица и принимают данные документы в работу для исполнения.

В случае, если к документам на бумажном носителе (при наличии таковых) прилагаются проекты резолюций, оформленные на листах бумаги формата А6, А5, документы с проектами резолюций передаются на рассмотрение на бумажном носителе.

5.3. При подписании резолюции с использованием ЭП необходимо вставить ключ электронной подписи в USB-порт компьютера и ввести pin-код для использования ЭП. Подписание резолюции электронной подписью на iPad выполняется автоматически, выполнение дополнительных действий не требуется.

5.4. Резолюция на бумажном носителе подлежит внесению в СЭДО и сканируется. При этом поручение автоматически передается в электронные папки «Новые задания» или «Новая корреспонденция», «Обращения граждан»

и ответственных лиц, определенных в резолюции Подписанта исполнителями.

5.5. Документы на бумажном носителе передаются ответственному исполнителю, указанному в резолюции. Соисполнителям документа копии на

бумажном носителе не передаются, для работы используется электронный образ документа в СЭДО (прикрепленный файл к регистрационной карточке документа).

5.6. Документ с утвержденной резолюцией в электронной форме считается доведенным до исполнителя (пользователя СЭДО) с момента его поступления

в соответствующую папку СЭДО. При получении документа с подписанной резолюцией на бумажном носителе резолюция сканируется, дальнейшая работа осуществляется с электронным образом документа в СЭДО.

VI. Подготовка и согласование исходящих и внутренних документов в СЭДО с использованием электронной подписи

6.1. При подготовке проекта  внутреннего либо исходящего документа исполнитель выполняет следующие действия:

создание регистрационной карты (далее - РК) внутреннего или исходящего документа;

заполнение обязательных полей на вкладке «Данные»;

прикрепление файлов документа на вкладке «Версии файлов»;

создание маршрута согласования на вкладке «Согласование»;

установка признака «Подписывать файлы при согласовании» в карточке маршрута согласования (при необходимости);

перечисление в карточке маршрута согласования сотрудников, которым документ должен быть направлен на согласование (визирование), с указанием последовательности согласования (визирования) и, при необходимости, сроков согласования (визирования).

Для лица, подписывающего документ, должен формироваться отдельный маршрут согласования с указанием вида согласования «Утверждение». Маршрут согласования для лица, подписывающего документ, должен создаваться для итоговой версии файлов, согласованной без замечаний;

исполнитель осуществляет контроль процесса согласования;

после завершения процесса согласования исполнитель направляет документ на подписание. В случае, если в документ внесены изменения, прикрепляет файл с измененной версией документа;

исполнитель запускает маршрут согласования по кнопке «Начать согласование».

6.2. Лица, которым документ поступил на визирование, осуществляют следующую последовательность действий:

просмотр карточки согласования из папки «Исполнитель - Новые поручения» или «Руководитель - На согласование»;

ознакомление с прикрепленными файлами документа;

ознакомление с результатами предыдущего согласования на вкладках «Лист согласования» и «Дерево резолюций»;

внесение замечаний в текст документа и/или в поле «Замечания» карточки задания на согласование (при наличии замечаний);

прикрепление ответного файла или листа замечаний в поле «Ответный файл» карточки задания на согласование (при необходимости);

простановка отметки о согласовании или отклонении по каждому файлу (при наличии замечаний допустимо проставлять отметку о согласовании или об отклонении по усмотрению согласующего).

При согласовании документа с использованием электронной подписи необходимо вставить ключ электронной подписи в USB-порт компьютера и ввести pin-код для использования ЭП.

6.3. Ответственное должностное лицо, которому поступил документ на подписание (согласование), осуществляет следующую последовательность действий:

просмотр карточки задания на согласование из папки «Новая корреспонденция на руководителя»;

проверка наличия всех необходимых виз и корректности ЭП по листу согласования или на вкладке «Дерево резолюций»;

перенаправление документа руководителю или возврат документа исполнителю на доработку;

передача задания на согласование руководителю выполняется в случае, если проверка виз и корректности ЭП проведена успешно, путем выбора руководителя в поле «Сотрудник» после нажатия па кнопку «Передать получателям»;

отклонение задания на согласование с указанием причины отклонения выполняется в случае, если отсутствуют необходимые визы и/или действительность ЭП не подтверждена, путем нажатия на кнопку «Отклонить». Взятие задания в работу при отклонении документа не выполняется.

6.4. Глава, заместитель Главы, руководители структурных подразделений, выполняющее согласование (подписание) документов в СЭДО, осуществляют следующую последовательность действий:

просмотр документа и листа согласования в папке «На подпись»;

подписание (согласование) документа путем нажатия на кнопку «Подписать» («Согласовать») или отказ в подписании (согласовании) документа с указанием причины отклонения путем нажатия на кнопку «Отклонить». Подписание файлов документа электронной подписью выполняется автоматически, выполнение дополнительных действий не требуется.

При подписании (согласовании) документа с использованием электронной подписи необходимо вставить ключ электронной подписи в USB-порт компьютера и ввести pin-код для использования ЭП.

6.5. Исполнитель, направивший документ на согласование, осуществляет следующую последовательность действий:

проверку наличия документов в папке «Мои документы - согласование завершено» и в папке «Отклоненные задания на согласование»;

просмотр результатов согласования в регистрационной карточке документа на вкладке «Лист согласования», «Резолюции» или «Согласование»;

сведение результатов согласования и направление на дополнительное согласование или передача документа на регистрацию:

при наличии замечаний к документу исполнитель должен создать новую версию файлов документа, внести изменения в файлы новой версии, создание и запуск нового маршрута согласования. При создании маршрута согласования исполнитель может приложить лист учета замечаний как сопроводительный файл;

при отсутствии замечаний, наличии всех виз согласующих (визы подписанта) и действительности электронных подписей согласующих (подписанта) исполнитель должен направить документ на регистрацию.

6.6. Используются следующие модели согласования документов:

- параллельная (проект документа направляется на согласование одновременно всем согласующим);

- последовательная (проект документа направляется на согласование согласующим по очереди);

- комбинированная (одна часть согласования документа осуществляется по последовательной модели, другая – по параллельной).

Выбор той или иной модели согласования осуществляется исполнителем документа при формировании списка согласующих и направлении документа на согласование.

VII. Регистрация исходящей и внутренней корреспонденции в СЭДО

7.1. Регистрация исходящей и внутренней корреспонденции за подписью Главы, заместителя Главы осуществляется специалистом общего отдела администрации. Регистрация исходящей и внутренней корреспонденции за подписью руководителей структурных подразделений осуществляется сотрудником, ответственным за делопроизводство в них.

7.2. Сотрудники, осуществляющие регистрацию и передачу документов адресатам (получателям), осуществляют следующую последовательность действий:

- проверяют наличие всех необходимых виз и действительность электронных подписей согласующих на вкладках «Лист согласования», а также наличие отметки в колонке «Статус ЭП» Листа согласования «Подпись истинная»;

- выполняют регистрацию документа (при успешной проверке) или возврат документа на подготовку (если при проверке выявлены нарушения в порядке согласования или недействительных электронных подписей (установлена недействительность ЭП).

-распечатывают на бланке (состав видов и формы бланков, применяемых в Администрации, утверждены Инструкцией по делопроизводству) зарегистрированный документ, проставляют штамп подтверждения электронной подписи, прикрепляют сканированный образ документа к регистрационной карточке и отправляют адресату.

7.3. При изготовлении подписанного электронного документа на бумажном носителе подпись Главы, Заместителя Главы  заверяется:

оттиском штампа имеющим надпись «Общий отдел Администрации Сеченовского муниципального района. Для заверения копий электронных документов»;

собственноручной подписью уполномоченного на заверение копий документов в установленном порядке сотрудника, его фамилия и дата создания копии электронного документа на бумажном носителе.

Для заверения копий электронных документов применяется отдельный оттиск штампа.

7.4. При изготовлении подписанного электронного документа на бумажном носителе, подпись начальников структурных подразделений заверяется сотрудником, ответственным за делопроизводство в соответствующем подразделении, оттиском штампа соответствующего подразделения для заверения копий электронных документов либо собственноручной подписью уполномоченного на данные действия сотрудника.

7.5. Подписанные документы, подготовленные на бумажном носителе, передаются в соответствующие структурные подразделения для регистрации в установленном Инструкцией по делопроизводству порядке и подготовки к отправке адресатам.

VIII. Контроль исполнения документов в СЭДО

8.1. Контроль исполнения документов в СЭДО осуществляется в сроки и в порядке, установленные Инструкцией по делопроизводству.

8.2. Централизованный контроль исполнения поручений Главы, заместителя Главы в СЭДО осуществляется общим отделом администрации, контроль исполнения документов, поступающих  в адрес руководителей структурных подразделений  -  ответственными сотрудниками данных подразделений.

8.3. В целях организации централизованного контроля исполнения в СЭДО:

8.3.1.Ответственым специалистом в течение рабочего дня осуществляется постановка на контроль документа в СЭДО с указанием промежуточных и итоговых сроков исполнения по каждому пункту документа, поставленного на контроль.

8.3.2. Ответственный специалист общего отдела при работе в СЭДО осуществляется:

-проверка факта доведения документов и поручений до конкретных исполнителей;

-проверка хода исполнения, редактирование контрольной карты путем внесения данных о ходе исполнении поручения, в т.ч. фиксирование причин неисполнения в установленные сроки, причин переноса срока исполнения и установление новых сроков исполнения;

-снятие поручений с контроля, закрытие контрольной карты поручения путем внесения данных об исполнении поручения. Основанием для снятия поручения с контроля является документированное подтверждение исполнения поручения в полном объеме, утрата им силы (отмена) или наличие нового поручения, отменяющего контролируемое;

-формирование отчетов по исполненным поручениям;

-формирование отчетов о состоянии исполнительской дисциплины в Администрации.

8.3.3. Аналогичные действия по постановке на контроль и дальнейшей организации контроля исполнения документов, поступивших в адрес руководителей структурных подразделений, осуществляются ответственными сотрудниками подразделений соответственно.

Указанные действия осуществляются в соответствии с последовательностью операций, указанных в руководстве пользователя СЭДО.

8.3.4. Информация о документах, поставленных на централизованный контроль, о ходе их исполнения доступна для работы в СЭДО на рабочих местах сотрудников -   исполнителей контрольного документа (пользователей СЭДО).

8.4. Сотрудником, на рабочем месте которого установлена СЭДО, формирует перечень контрольных документов со сроками исполнения, истекающими в предстоящий период, и передается для работы в установленном порядке сотруднику, ответственному за делопроизводство в соответствующем подразделении, в случае поступления на исполнение срочного документа, данная информация передается незамедлительно.

8.4.1. Сотрудник, ответственный за делопроизводство в соответствующем подразделении, доводит информацию о предстоящих к исполнению документах до конечных исполнителей и их руководителей.

8.4.2. Ответственность за своевременное исполнение и направление отчета несет сотрудник Администрации, являющийся исполнителем контрольного документа.

8.4.3. В Администрации работа по исполнению и организации контроля исполнения, осуществляется с использованием технических возможностей СЭДО в соответствии руководством пользователя СЭДО. Все отчеты об исполнении контрольных документов размещаются в СЭДО в соответствии с контрольными сроками.

IX. Требования при организации хранения и использования носителей ключевой информации

9.1. Ключ ЭП является персональным, выдается сотрудникам Администрации под роспись, запрещена передача ключа ЭП другим лицам.

9.2. Владелец сертификата ключа проверки электронной подписи должен обеспечить все необходимые меры, исключающие несанкционированный доступ к принадлежащему ему ключевому носителю.

9.3. При работе с ЭП запрещается:

- производить несанкционированное копирование носителей ключевой информации;

- выносить носители ключевой информации за пределы помещений администрации Сеченовского муниципального района;

- выводить ключи ЭП на экран монитора или принтер;

- использовать носитель ключевой информации на других АРМ;

- записывать на носитель ключевой информации посторонние файлы.

9.4. Владельцы ключей ЭП несут персональную ответственность за безопасность (сохранение в тайне) ключей ЭП и обязаны обеспечить их сохранность, неразглашение и нераспространение.

9.5. Срок действия ключей ЭП - один год. Владелец ключа ЭП получает право использования соответствующего ключа подписи в течение всего срока действия.

9.6. За две недели до окончания срока действия ключа ЭП пользователь ЭП обращается  к ответственному сотруднику - ведущему специалисту управления по работе с органами МСУ и социальным вопросам, который осуществляет взаимодействие с удостоверяющим центром, для формирования и выдачи нового комплекта, включающего ключ ЭП и ключ проверки ЭП.

9.7. При компрометации ключа ЭП (хищении, утрате, разглашении, несанкционированном копировании и других происшествиях, в результате которых ключ ЭП мог стать доступным третьим лицам и (или) процессам) владелец ключа ЭП немедленно прекращает его использование и незамедлительно сообщает об этом ответственному сотруднику – специалисту управления по работе с органами МСУ и социальным вопросам.

9.8. При увольнении работник в обязательном порядке сдает ключ ЭП ответственному сотруднику -  специалисту управления по работе с органами МСУ и социальным вопросам.

X. Порядок устранения неисправности СЭДО

10.1. В случае возникновения в СЭДО сообщений об ошибках, ответственный сотрудник Администрации информирует службу технической поддержки ПАО «РосТелеком». Специалисты службы технической поддержки «РосТелеком» устанавливают причины возникновения ошибки и организуют работу по ее устранению, о результатах работы и сроках устранения неисправности информируют заявителя.

10.2 За техническое обеспечение и поддержку работоспособности СЭДО в Администрации отвечает ответственный сотрудник – ведущий специалист управления по работе с органами МСУ и социальным вопросам.

XI. Порядок внесения изменений в список пользователей СЭДО

11.1. В случае изменения данных пользователя СЭДО руководители структурных подразделений направляют данную информацию сотрудникам, ответственным за взаимодействие с ПАО «РосТелеком».

11.2. Ответственные сотрудники направляют данную информацию в ПАО «РосТелеком» для ее внесения, изменения, удаления.