Об учете архивных документов и архивных фондов, относящихся к собственности Республики Калмыкия



ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРАВИТЕЛЬСТВО РЕСПУБЛИКИ КАЛМЫКИЯ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 27 июня 2011 г.            № 190            г.Элиста

Об учете архивных документов и архивных фондов,

относящихся к собственности Республики Калмыкия

              В соответствии с Законом Республики Калмыкия от 29 июля 2010 года № 195-IV-3 «О некоторых вопросах в области архивного дела в Республике Калмыкия» и в целях урегулирования порядка учета архивных документов и архивных фондов, относящихся к собственности Республики Калмыкия и организации работы с уникальными и особо ценными архивными документами Республики Калмыкия Правительство Республики Калмыкия постановляет:

              Утвердить прилагаемые:

              Порядок ведения учета архивных документов и архивных фондов, относящихся к собственности Республики Калмыкия;

              Порядок отнесения и включения архивных документов в Государственный реестр уникальных и особо ценных архивных документов Республики Калмыкия и его ведение.

Председатель Правительства

Республики Калмыкия                                                                                                                              Л.Иванова

Утвержден

постановлением Правительства

Республики Калмыкия

от 27 июня 2011 г. № 190

Порядок

ведения учета архивных документов и архивных фондов, относящихся к собственности Республики Калмыкия

1. Общие положения

              1.1. Настоящий Порядок разработан в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Республики Калмыкия от 29 июня 2010 года № 195-IV-3 «О некоторых вопросах в области архивного дела в Республике Калмыкия», приказом Государственной архивной службы России от 11 марта 1997 г. № 11 «Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации», приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» и определяет организацию работы по ведению учета архивных документов и архивных фондов, относящихся к собственности Республики Калмыкия.

              1.2. Постоянное хранение архивных документов и архивных фондов, относящихся к собственности Республики Калмыкия, и иных архивных документов осуществляют государственные и муниципальные архивы, музеи и библиотеки, организации Российской академии наук.

              1.3. Временное хранение документов и архивных фондов, относящихся к собственности Республики Калмыкия, осуществляют организации, выступающие в качестве источников комплектования государственных и муниципальных архивов Республики Калмыкия.

              1.4. Организации, осуществляющие постоянное, временное хранение документов и архивных фондов, относящихся к собственности Республики Калмыкия:

              ведут основные и вспомогательные учетные документы, руководствуясь требованиями Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» и Основными правилами работы организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.;

              на основании основных и вспомогательных учетных документов составляют документы государственного учета, включающие официальную информацию об объеме, составе и условиях хранения документов и архивных фондов, относящихся к собственности Республики Калмыкия.

              1.5. Уполномоченный орган исполнительной власти Республики Калмыкия в области архивного дела (далее - уполномоченный орган) на основании официальной информации об объеме, составе и условиях хранения документов и архивных фондов, относящихся к собственности Республики Калмыкия, ведет и составляет сводные документы государственного учета.

              1.6. Документы государственного учета и сводные документы государственного учета составляются на бумажных носителях и электронной формах (ПК «Архивный фонд», ПК «Фондовый каталог»).

              1.7. Сводные документы государственного учета предоставляются уполномоченным органом в Федеральное архивное агентство (далее -Росархив).

2. Ведение государственного учета документов и архивных фондов,

относящихся к собственности Республики Калмыкия

              2.1. Государственные и муниципальные архивы, музеи и библиотеки:               ежегодно составляют паспорта и 1 раз в 3 года (по состоянию на 1 января года, следующего за отчетным периодом) представляют их в уполномоченный орган исполнительной власти Республики Калмыкия в области архивного дела;

              ежегодно обновляют и пополняют описания архивных фондов в формате ПК «Архивный фонд» и предоставляют копии информационных массивов в уполномоченный орган исполнительной власти Республики Калмыкия в области архивного дела к 1 декабря отчетного года.

              2.2. Уполномоченный орган:

              1) на основании паспортов, представленных государственными и муниципальными архивами, музеями и библиотеками составляет сводные паспорта:

              государственных архивов Республики Калмыкия;

              муниципальных архивов Республики Калмыкия;

              государственных музеев и библиотек Республики Калмыкия;

              муниципальных музеев и библиотек Республики Калмыкия;

              2) направляет указанные паспорта 1 раз в 3 года в Росархив не позднее 15 февраля года, следующего за отчетным.

              3) составляет сводный паспорт организаций, выступающих в качестве источников комплектования государственных и муниципальных архивов Республики Калмыкия;

              4) направляет сводные документы государственного учета в электронном виде в форме ПК «Архивный фонд» и ПК «Фондовый каталог» в Росархив ежегодно не позднее 15 февраля года, следующего за отчетным.

              2.3. Организации Российской академии наук ведут государственный учет документов, находящихся на постоянном хранении в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

              2.4. Организации, выступающие в качестве источников комплектования государственных и муниципальных архивов Республики Калмыкия, ежегодно к 30 декабря отчетного года составляют и представляют в соответствующие государственные и муниципальные архивы паспорт архива организации по состоянию на 1 декабря отчетного года.

              На основании представленных паспортов государственные и муниципальные архивы Республики Калмыкия составляют учетные документы «Сведения о состоянии хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в организациях - источниках комплектования федерального государственного архива, государственного архива субъекта Российской Федерации, муниципального архива по состоянию на 1 декабря отчетного года», которые представляют в уполномоченный орган 1 раз в 3 года.

              На основании указанных сведений уполномоченный орган составляет сводный учетный документ «Сводные сведения о состоянии хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в организациях -источниках комплектования государственных архивов субъекта Российской Федерации и муниципальных архивов по состоянию на 1 декабря отчетного года» и направляет их в Росархив 1 раз в 3 года не позднее 15 февраля года, следующего за отчетным.

Утвержден

постановлением Правительства

Республики Калмыкия

от 27 июня 2011 г. № 190

Порядок

отнесения и включения архивных документов в Государственный реестр уникальных и особо ценных архивных документов Республики Калмыкия и

его ведение

             

              1. Государственный реестр уникальных и особо ценных архивных документов Республики Калмыкия (далее - Государственный реестр) -государственная система регистрации и учета уникальных и особо ценных архивных документов Республики Калмыкия.

              2. Ведение Государственного реестра возлагается на уполномоченный орган исполнительной власти Республики Калмыкия в области архивного дела (далее - уполномоченный орган).

              3. Уполномоченный орган создает постоянно действующую комиссию, для рассмотрения вопросов об отнесении и включении архивных документов в Государственный реестр (далее - Комиссия).

              4. Должностные лица уполномоченного органа обеспечивают подготовку материалов по отнесению и включению архивных документов в Государственный реестр на рассмотрение Комиссии.

              5. Выявление уникальных и особо ценных архивных документов проводится в плановом порядке на основании отраслевых научно-методических разработок и осуществляется в хронологической последовательности, начиная с документов XVIII века и до 1918 года. За более поздние годы рассматриваются архивные документы лишь по отношению к самым бесспорным документальным ценностям и раритетам.

              6. Отнесение архивных документов к категории уникальных и особо ценных архивных документов Республики Калмыкия определяются следующими критериями.

              Обязательными критериями отнесения к категории особо ценных архивных документов Республики Калмыкия являются: время создания документа;

              ценность содержащейся в документе информации;

              юридическая сила, подлинность документа;

              значение фондообразователя;

              авторство (и адресат) документа;

              наличие палеографических, художественных и других особенностей;

              величина страховой оценки документа (денежная страховая стоимость документа).

              Обязательными критериями отнесения к уникальным архивным документам Республики Калмыкия являются: древность документов (до 1918 г.);

              подлинность;

              бесспорность культурно-исторической значимости;

              публичность;

              высокая материальная ценность;

              отношение документа к историческому событию;

              отношение документа к исторической личности;

              юридическое значение документа;

              художественные и оформительские особенности.

              7. Для отнесения и включения архивных документов в Государственный реестр ежегодно к 1 сентября заявитель представляет в Комиссию следующие документы:

              заявление в произвольной форме;

              лист учета и описания уникального и (или) особо ценного документа на бумажном носителе (2 экз.) и в электронном виде (1 экз.) согласно приложению к настоящему Порядку.

              Заявитель может предоставить экспертные заключения об уникальности и (или) особой ценности документа. Экспертные заключения об уникальности и (или) особой ценности документа готовят не менее 2-х экспертов и каждый подготавливает свое заключение.

              Документы регистрируются в день подачи документов в журнале регистрации.

              Комиссия принимает решение об отказе в рассмотрении вопроса о включении документов в Государственный реестр в случае непредставления всех необходимых документов, указанных в абзацах втором, третьем настоящего пункта.

              Решение об отказе в рассмотрении вопроса о включении документов в Государственный реестр направляется Заявителю письменно в течение 10 рабочих дней с момента регистрации поступивших документов.

              Результатом обращения Заявителя является решение Комиссии о включении или об отказе во включении уникального и (или) особо ценного документа в Государственный реестр.

              Решение Комиссии оформляется протоколом заседания Комиссии. Протокол подписывается Председателем и секретарем Комиссии.

              В случае принятия решения о включении в Государственный реестр, Заявителю в течение 5-ти рабочих дней с момента принятия Комиссией решения направляется выписка из протокола заседания Комиссии и один экземпляр листа учета и описания уникального и (или) особо ценного документа на бумажном носителе с проставленным регистрационным номером по Государственному реестру.

              В случае принятия решения об отказе во включении в Государственный реестр, Заявителю направляется мотивированный ответ и возвращаются оба экземпляра листа учета и описания уникального и (или) особо ценного документа на бумажном носителе и в электронном виде в течение 5-ти рабочих дней с момента принятия Комиссией решения.

              Срок рассмотрения документов и принятия решения о включении документов в Государственный реестр не может превышать 6 месяцев со дня регистрации документов.

              8. Уникальные и особо ценные архивные документы, находящиеся в государственной, муниципальной собственности, представляются для отнесения и включения в Государственный реестр в обязательном порядке.

              9. Уникальные и особо ценные архивные документы, принадлежащие общественным организациям, иным негосударственным юридическим лицам, а также частным лицам, включаются в Государственный реестр на добровольной основе при наличии заявления от собственников (владельцев), за исключением случаев, предусмотренных в пункте 10 настоящего порядка.

              10. В случае если заявленные к вывозу за пределы Российской Федерации архивные документы не отнесены к уникальным и (или) особо ценным архивным документам, уполномоченным органом осуществляется процедура отнесения и включения в Государственный реестр независимо от согласия собственника архивного документа.

              11. Государственное учреждение «Государственный архив электронной документации Республики Калмыкия» ведет электронную базу данных Государственного реестра.

              12. Информация об уникальных и особо ценных архивных документах Республики Калмыкия, содержащаяся в Государственном реестре, является общедоступной, за исключением сведений о собственниках уникальных документов, включенных в состав негосударственной части архивных документов и архивных фондов, относящихся к собственности Республики Калмыкия, доступ к которым осуществляется с согласия собственников.

Приложение

к Порядку отнесения и включения

архивных документов в Государственный

реестр уникальных и особо ценных архивных

документов Республики Калмыкия и его ведение,

утвержденному постановлением Правительства

Республики Калмыкия от 27 июня 2011 г. № 190

Лист учета и описания уникального документа

Регистрационный номер_________________________________________________

Дата включения документа в Государственный реестр________________________

1. Описание документа:

Название (заголовок) документа_____________________________________________

_____________________________________________________________________

Самоназвание документа________________________________________________

_____________________________________________________________________

Вид документа________________________________________________________

Автор документа______________________________________________________

Дата (время создания) документа____________________________________________

Век_____________________________________________________________________

Ориентировочная дата___________________________________________________

Язык документа_______________________________________________________

Аннотация____________________________________________________________

_____________________________________________________________________

Историческая справка____________________________________________________

_____________________________________________________________________

Наличие драгоценных металлов и камней__________________________________

____________________________________________________________________

Палеографические особенности___________________________________________

_______________________________________________________________________

Печати_______________________________________________________________

______________________________________________________________________

Художественные особенности оформления документа________________________

______________________________________________________________________

2. Физическое состояние документа

Материальный носитель__________________________________________________

Размеры_______________________________________________________________

Физическое состояние____________________________________________________

Сведения о реставрации__________________________________________________

3. Место хранения документа

Место хранения документа______________________________________________

Адрес места хранения документа____________________________________________

Архивный шифр: фонд №_____, оп. №____, ед.хр. №____, ед.уч. №____, лл.____

4. Служебная информация

Кем представлен документ:______________________________________________

Протокол ЭПК от ______________________года №_________________________