ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВЕ АДМИНИСТРАЦИИ ПАРФЕНЬЕВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ



Опубликовано в информационном бюллетене «Муниципальное управление» № 30 (400) от 12.11.2020 г.

Администрация

Парфеньевского муниципального района

КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 27 октября 2020 г. № 164

Об утверждении Положения об архиве

администрации Парфеньевского

муниципального района Костромской

области

Руководствуясь Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», законом Костромской области от 28 апреля 2006 года № 17-4-ЗКО «О формировании и содержании архивных фондов Костромской области», приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях», Уставом муниципального образования Парфеньевского муниципаль-ного района Костромской области, администрация Парфеньевского муниципального района

ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить прилагаемое Положение об архиве администрации Парфеньевского муниципального района Костромской области.

2. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования в информационном бюллетене «Муниципальное управление».

Глава администрации

А.А. Федотов

Приложение

к постановлению администрации

Парфеньевского муниципального района

от 27 октября 2020 г. № 164

ПОЛОЖЕНИЕ

об архиве администрации Парфеньевского муниципального района

Костромской области

I. Общие положения

1. Администрация Парфеньевского муниципального района Костромской области (далее - Организация) в целях осуществления хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Организации, а также подготовки документов к передаче на постоянное хранение в муниципальный архив, источником комплектования которого выступает Организация, создает архив организации (далее - Архив организации).

Архив организации не является структурным подразделением Организации.

Правовым актом Организации назначается должностное лицо, ответственное за исполнение функций и задач Архива организации.

2. Положение об архиве Организации (далее – Положение) определяет статус Архива организации, его задачи, функции, права и ответственность, состав документов. Положение согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (далее – ЭПК) департамента культуры Костромской области. После согласования Положение утверждается руководителем Организации.

3. Архив организации в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», законом Костромской области от 28 апреля 2006 года № 17-4-ЗКО «О формировании и содержании архивных фондов Костромской области», приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях», иными нормативными правовыми актами в сфере архивного дела и делопроизводства, локальными документами и настоящим Пложением.

II. Состав документов Архива организации

4. Архив организации хранит:

а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности Организации;

б) документы постоянного хранения и документы по личному составу фонда (ов) организаций – предшественников;

в) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива организации.

III. Задачи Архива организации

5. К задачам Архива организации относятся:

5.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой II настоящего Положения.

5.2. Комплектование Архива организации документами, образовавшимися в деятельности Организации.

5.3. Учет документов, находящихся на хранении в Архиве организации.

5.4. Использование документов, находящихся на хранении в Архиве организации.

5.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в муниципальный архив.

5.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях Организации и своевременной передачей их в Архив организации.

IV. Функции Архива организации

6. Архив организации осуществляет следующие функции:

6.1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Организации, в соответствии с утвержденным графиком.

6.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в Архиве организации.

6.3. Представляет в муниципальный архив учетные сведения об объеме и составе хранящихся в Архиве организации документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

6.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в Архив организации, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности Организации.

6.5. Осуществляет подготовку и представляет:

а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии Организации описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

б) на утверждение ЭПК департамента культуры Костромской области описи дел постоянного хранения;

в) на согласование ЭПК департамента культуры Костромской области описи дел по личному составу;

г) на согласование ЭПК департамента культуры Костромской области акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

д) на утверждение руководителю Организации описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК департамента культуры Костромской области.

6.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в муниципальный архив.

6.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве организации, в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

6.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве организации.

6.9. Организует информирование руководства и работников Организации о составе и содержании документов Архива организации.

6.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

6.11. Организует выдачу документов и дел для работы в читальном (просмотровом) зале или во временное пользование.

6.12. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки. 

6.13. Ведет учет использования документов Архива организации.

6.14. Создает фонд пользования Архива организации и организует его использование.

6.15. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам Архива организации.

6.16. Участвует в разработке документов Организации по вопросам архивного дела и делопроизводства.

6.17.Оказывает методическую помощь:

а) Организации - в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

б) работникам Организации - в подготовке документов к передаче в Архив организации.

V. Права Архива организации

7. Архив организации имеет право:

а) представлять руководству Организации предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Архиве организации;

б) запрашивать в структурных подразделениях Организации сведения, необходимые для работы Архива организации;

в) давать рекомендации структурным подразделениям Организации по вопросам, относящимся к компетенции Архива организации;

г) информировать структурные подразделения Организации о необходимости передачи документов в Архив организации в соответствии с утвержденным графиком;

д) принимать участие в заседаниях ЭПК департамента культуры Костромской области.

VI. Ответственность

8. За несоблюдение условий обеспечения сохранности документов Организации, утрату, нарушение правил использования документов и доступа к ним, руководитель Организации и должностное лицо, ответственное за работу Архива организации, несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации в сфере архивного дела.