О работе со служебной информацией ограниченного распространения



АДМИНИСТРАЦИЯ ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

1

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

АДМИНИСТРАЦИЯ ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

О работе со служебной информацией ограниченного распространения

Документ с изменениями внесенными:

-постановлением Администрации автономного округа от 27.05.2010 № 272-А

-постановлением Правительства автономного округа от 14.10.2010 №300-П

-постановлением Правительства автономного округа от 27.01.2011 № 4-П

-постановлением Правительства автономного округа от 27.06.2011 № 447-П

-постановлением Правительства автономного округа от 08.05.2015 № 412-П

-постановлением Правительства автономного округа от 17.07.2015 № 642-П

В целях обеспечения требований информационной безопасности при работе с документами ограниченного распространения, повышения уровня информационной безопасности, в соответствии с постановлениями Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 года № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти» и от 15 июня 2009 года № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» Администрация Ямало-Ненецкого автономного округа постановляет:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в исполнительных органах государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа.

2. Раздел VII «Особенности работы с документами с пометкой «Для служебного пользования» инструкции по делопроизводству в Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа, утверждённой постановлением Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 19 октября 2006 года № 476-А признать утратившим силу. (утр. силу. от 14.10.2010 №300-П)

3. Руководителям исполнительных органов государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа:

- в случае отсутствия незамедлительно включить в служебные контракты и должностные регламенты государственных гражданских служащих, должностные инструкции лиц, замещающих государственные должности и должности, не отнесённые к должностям государственной гражданской службы, положения о неразглашении служебной информации ограниченного распространения, ставшей им известной в связи с осуществлением служебной деятельности;

- в срок до 15 марта 2010 года определить и утвердить перечни лиц, ответственных за осуществление специального (конфиденциального) делопроизводства, и лиц, допущенных к работе со служебной информацией ограниченного распространения.

4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить                         на заместителя Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа Кагана М.Д. (в ред. от 27.06.2011 № 447-П) (в ред. от 08.05.2015 № 411-П) (в ред. от 17.07.2015 № 642-П)

Губернатор

Ямало-Ненецкого автономного округа                                                                      Ю.В. Неёлов

от 28 января 2010 г. № 49-А

1

Утверждена

постановлением Администрации

Ямало-Ненецкого автономного округа

(с изм. от 27.05.2010 № 272-А)

(с изм. от 27.01.2011 № 4-П)

(с изм. от 27.06.2011 № 447-П)

ИНСТРУКЦИЯ

о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в исполнительных органах государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа

I. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция определяет общий порядок обращения с документами, изданиями, делами и другими материальными носителями (фото-, кино-, видео- и аудиоплёнки, машинные носители информации и др.) (далее – документами), содержащими служебную информацию ограниченного распространения в Правительстве Ямало-Ненецкого автономного округа и исполнительных органах государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа (далее – органы государственной власти, автономный округ). (с изм. от 27.01.2011 № 4-П)

Инструкция не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утверждённым постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 года № 1233.

1.3. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности органов государственной власти автономного округа, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

1.4. К служебной информации ограниченного распространения не могут быть отнесены:

- правовые акты, устанавливающие правовой статус органов государственной власти, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

- сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населённых пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;

- описание структуры органа государственной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;

- порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;

- решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;

- сведения об исполнении бюджета и использовании других государственных ресурсов, о состоянии экономики и потребностей населения,

а также иные документы, запрет на отнесение которых к информации ограниченного распространения указан в федеральных законах, законах автономного округа, нормативных правовых актах Губернатора и Правительства автономного округа. (с изм. от 27.01.2011 № 4-П)

1.5. Необходимость отнесения документа к служебной информации ограниченного распространения и проставления грифа ограничения доступа «Для служебного пользования» (в дальнейшем – «ДСП») определяется автором (исполнителем) документа и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Должностные лица, принявшие решение об отнесении информации к разряду служебной информации ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и соблюдение ограничений, предусмотренных пунктом 1.4 настоящей Инструкции, а также за обеспечение защиты носителей служебной информации ограниченного распространения и правомочность использования средств автоматизации при подготовке этих документов.

1.6. Служебная информация ограниченного распространения без санкции руководителя органа государственной власти или его заместителей не подлежит разглашению (распространению).

1.7. Должностное лицо, принявшее решение о направлении исполнителям служебной информации ограниченного распространения несёт персональную ответственность за обоснованность принятого решения.

1.8. Государственным гражданским служащим автономного округа (исполнителям), работающим со служебными документами ограниченного распространения с грифом ограничения доступа «ДСП», запрещается сообщать устно, письменно или иным способом кому бы то ни было сведения, содержащиеся в этих документах, если это не вызывается служебной необходимостью.

1.9. Запрещается использовать служебную информацию ограниченного распространения для открытых выступлений или опубликования в средствах массовой информации, экспонировать такие документы и издания на выставках, демонстрировать их на стендах и т.д., а также размещать в составе информационных ресурсов международной сети Интернет или иным способом создавать условия для неконтролируемого доступа к ним.

1.10. Государственные гражданские служащие автономного округа, имеющие отношение к работе со служебной информацией ограниченного распространения с грифом ограничения доступа «ДСП», должны быть в обязательном порядке ознакомлены с настоящей Инструкцией под личную подпись.

1.11. За разглашение, утрату служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с ней, государственный гражданский служащий автономного округа может быть привлечён к ответственности, предусмотренной действующим законодательством.

II. Порядок создания, приема и учёта документов с грифом ограничения доступа «ДСП»

2.1. Учёт, размножение, хранение и использование документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения с грифом ограничения доступа «ДСП» возлагается на ответственных за ведение специального (конфиденциального) делопроизводства органа государственной власти, назначаемых приказом руководителя органа государственной власти.

2.2. На всех черновиках, проектах и экземплярах подготавливаемых документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, устанавливается гриф ограничения доступа к документу. Соответствующая отметка печатается в правом верхнем углу каждого листа документа. Номер экземпляра, необходимый для осуществления поэкземплярного учёта, контроля движения и местонахождения, проставляется на оригиналах ниже грифа ограничения доступа к документу, отделяется полуторным межстрочным интервалом и центрируется по отношению к нему. Ниже с полуторным интервалом указывают срок конфиденциальности документа: (с изм. от 27.06.2011 № 447-П)

Для служебного пользования.

Экз. _________

Срок до ______________

Допускается гриф ограничения доступа к документу проставлять в виде штампа.

В случае совпадения срока ограничения доступа со сроком хранения документа или бессрочного ограничения распространения срок допускается не указывать.

В случае единственного экземпляра его номер не указывается. При наличии нескольких экземпляров и необходимости их направления нескольким получателям к документу прилагается указатель рассылки с указанием полных реквизитов, требуемых для направления (полная должность и Ф.И.О. – для получателей в системе исполнительных органов государственной власти автономного округа, для иных получателей – с добавлением наименования организации и полного почтового адреса), и указанием направляемого номера экземпляра. Указатель рассылки подписывается и визируется в строгом соответствии с подписанием и визированием самого документа.

При необходимости последующего увеличения количества получателей готовится новый лист рассылки, оформленный в соответствии с требованиями.               Нумерация экземпляров в этом случае продолжает предыдущий лист рассылки.

Уникальность каждого номера экземпляра должна сохраняться при всех операциях специального (конфиденциального) делопроизводства на всех этапах движения документа.

На обороте последнего листа в левом нижнем углу каждого экземпляра документа автор (исполнитель) или лицо, осуществляющее оформление и печать документа, должен указать количество отпечатанных экземпляров, свою фамилию и дату печатания документа, например:

Отпечатано в 11 экземплярах.

экз. №№ 1-10 – адресатам, с приложением

экз. № 11 – в дело

Ф.И.О.

тел.:

Дата

Если документ будет направляться или готовиться к отправке адресату подразделением/сотрудником отличным от осуществившего регистрацию и оформление, то добавляется информация об ответственном за отправку.

На всех страницах отпечатанного экземпляра документа, за исключением первой страницы, обложки и титульного листа, в верхнем колонтитуле проставляется порядковый номер страницы. (в ред. от 27.06.2011 № 447-П)

2.3. Поступающие документы, имеющие установленный автором документа гриф ограничения доступа «ДСП», относятся к служебной информации ограниченного распространения. В случае неуказания автором срока конфиденциальности данный период устанавливается равным периоду хранения документов в соответствии с утверждённой номенклатурой текущего периода. Во время или по истечении указанного срока рассмотрение вопроса о снятии/сохранении грифа ограничения доступа осуществляется в установленном порядке.

Гриф ограничения доступа «ДСП» может быть назначен поступившим документам, первоначально его не имеющим, в случае, если получатель или исполнитель документа примет решение о необходимости отнесения к служебной информации ограниченного распространения. В данном случае должностное лицо также несёт ответственность, указанную в пункте 1.5 настоящей Инструкции.

2.4. Все поступающие служебные документы ограниченного распространения предаются ответственному за ведение специального (конфиденциального) делопроизводства органа государственной власти.

2.5. Вынос незарегистрированных служебных документов ограниченного распространения с грифом ограничения доступа «ДСП» за пределы места (здания) расположения органа государственной власти категорически запрещается.

2.6. Регистрация документов ограниченного распространения осуществляется в порядке, установленном для общего делопроизводства с использованием системы электронного документооборота и делопроизводства, с учётом следующего: (пункт в ред. от 27.05.2010 № 272-А)

- к регистрационному номеру справа через дефис добавляется аббревиатура «ДСП»;

- в регистрационно-контрольной карточке категорически запрещается отражать заголовок и краткое наименование документа, проставляется только аббревиатура «ДСП»;

- электронная копия документа не создаётся и не присоединяется.

2.7. Дополнительно к реквизитам проставляемого регистрационного штампа указывается количество листов документа и через знак «+» общее количество всех конфиденциальных приложений.

На первом листе каждого приложения в правом нижнем углу проставляется штамп или пишется «К вх. №________». Эта отметка указывает исполнителю на то, что данное приложения является не отдельным документов, а составной частью другого документа.

III. Копирование и рассылка (отправка) документов с грифом «ДСП»

3.1. Документы с грифом ограничения доступа «ДСП» без санкции соответствующего должностного лица, оформленной на бумажном носителе и заверенной собственноручной подписью, в т.ч. и в виде резолюции по данному документу, не подлежат распространению, копированию, направлению и отправке.

3.2. Копирование осуществляется в условиях, исключающих несанкционированный доступ к копируемым документам, отдельно от документов общего характера.

При копировании служебных документов ограниченного распространения внизу на оборотной стороне последнего листа документа проставляется рукописная отметка о сотруднике, осуществившем копирование (Ф.И.О., должность), дате копирования, основании для осуществления копирования и количестве сделанных копий. При осуществлении повторного копирования указанные сведения проставляются выше предыдущих.

Допускается направлять служебную информацию ограниченного распространения в виде выписок. Выписка может не относится к служебным документам ограниченного распространения в случае, если в ней не содержится информация, послужившая причиной установления грифа ограничения доступа. Принятие решения и полнота ответственности возлагается на должностное лицо, принявшее решение о формировании выписки и включении в её состав информации из служебного документа ограниченного распространения. На оборотной стороне последнего листа документа проставляется рукописная отметка, аналогичная проставляемой при копировании с дополнительным указанием слова «Выписка» и перечня включённых в выписку страниц, разделов, пунктов и т.д. исходного документа.

3.3. Учёт экземпляров копий и выписок осуществляется в следующем порядке:

К порядковому номеру экземпляра полученного документа через косую черту «/» добавляется порядковый номер каждой копии или выписки. При отсутствии номера экземпляра на исходном документе его номер принимается равным единице. В случае создания дополнительных копий к ранее сделанным по тому же месту регистрации их нумерация продолжается. При создании дополнительных копий по месту исполнения документа за исходный номер принимается номер полученной копии.

3.4. Направляемые для исполнения служебные документы ограниченного распространения или их копии и выписки из них:

- передаются ответственными за осуществление специального (конфиденциального) делопроизводства через должностных лиц, допущенных к работе со служебными документами ограниченного распространения, под личную подпись;

- пересылаются сторонним организациям только фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями;

- не могут передаваться по открытым и корпоративным каналам связи, в т.ч. посредством региональной межведомственной телекоммуникационной сети автономного округа, международной сети Интернет, а также с использованием факсимильной связи.

3.5. Служебные документы ограниченного распространения, по исполнению которых осуществляется контроль в соответствии с положениями, утверждёнными нормативными актами автономного округа или исполнительного органа государственной власти, копируются с учётом дополнительного экземпляра для передачи в структуру или сотруднику, осуществляющему контроль за исполнением на основании настоящей Инструкции, и передаются под личную подпись лицу, ответственному за осуществление специального (конфиденциального) делопроизводства, или при его отсутствии его руководителю, если он допущен к работе со служебными документами ограниченного распространения.

3.6. Отправляемые и передаваемые служебные документы ограниченного распространения с грифом ограничения доступа "ДСП" должны быть в целях исключения несанкционированного доступа в процессе транспортировки помещены в конверты либо упакованы иным способом. Запрещается использовать конверты с прозрачными «окошками» для пересылки этих документов.

IV. Организация хранения документов с грифом ограничения доступа «ДСП»

4.1. Хранение служебных документов ограниченного распространения с грифом ограничения доступа «ДСП» осуществляется отдельно от документов общего назначения в надёжно запираемых шкафах, ящиках или сейфах.

4.2. Исполненные служебные документы ограниченного распространения группируются в отдельные дела. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется гриф ограничения доступа «ДСП». Порядок формирования дела осуществляется по правилам общего делопроизводства.

4.3. Дела со служебными документами ограниченного распространения с грифом ограничения доступа «ДСП» постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения должны иметь внутренние описи.

4.4. Проведение экспертизы научной и практической ценности служебных документов ограниченного распространения, рассмотрение и утверждение её результатов производится в соответствии с требованиями и порядком, установленными для несекретных документов.

4.5. Отобранные к уничтожению служебные документы ограниченного распространения с грифом ограничения доступа "ДСП", не имеющие исторической ценности и утратившие практическое значение, оформляются отдельным актом.

V. Снятие грифа ограничения доступа

5.1. Снятие грифа ограничения доступа осуществляется:

- по истечении срока хранения, установленного в соответствии с индексом отнесённого дела по утверждённой номенклатуре дел;

- по решению экспертной комиссии, оформленного в виде акта, утверждённого руководителем органа государственной власти;

- по получении информации от автора документа о снятии грифа ограничения доступа.

5.2. Дела постоянного и временного сроков хранения с грифом ограничения доступа «ДСП» периодически не реже 1 раза в год просматриваются с целью возможного снятия ограничения доступа.

5.3. На обложках дел гриф ограничения доступа затушёвывается и производится запись с указанием даты и номера акта, на основании которого снята ограничительная пометка. После этого документы помещаются в дела в соответствии с номенклатурой дел общего делопроизводства.

5.4. При снятии грифа ограничения доступа на документах, а также в учётных формах делаются соответствующие записи и информируются все адресаты, которым эти документы направлялись.

VI. Требования, предъявляемые к средствам автоматизации, участвующим в процессе работы со служебной информацией ограниченного распространения

6.1. Основным документом, определяющим вопросы безопасности при работе со служебными документами ограниченного распространения на средствах автоматизации, являются Специальные требования и рекомендации по технической защите конфиденциальной информации «СТР-К», утверждённые приказом Гостехкомиссии России от 30.08.2002 года № 282.

6.2. Разработка служебных документов ограниченного распространения на автоматизированных рабочих местах, не имеющих аттестата соответствия требованиям безопасности информации, категорически запрещена.

6.3. Работа производится только на учтённых машинных носителях информации.

6.4. Персональную ответственность за соблюдение установленных требований по безопасности информации при обработке, копировании (уничтожении) служебной информации ограниченного распространения, а также за использование неучтённых машинных носителей информации несёт государственный гражданский служащий (исполнитель), непосредственно осуществивший указанные действия или/и давший указание на их осуществление.

6.5. Машинные носители информации, непригодные для дальнейшего использования, подлежат сдаче для уничтожения. Уничтожение проводится комиссией по акту.

6.6. Устройства отображения и вывода информации (дисплей, принтер и т.д.) должны устанавливаться с учётом исключения несанкционированного доступа к выводимой информации лиц, не имеющих к ней непосредственного отношения. В случае невозможности выполнения указанных требований по размещению технических средств должны приниматься дополнительные организационные и технические меры по исключению несанкционированного доступа к информации.

VII. Обеспечение сохранности служебных документов ограниченного распространения с грифом ограничения доступа «ДСП».

Проверка их наличия

7.1. Выданные для работы служебные документы ограниченного распространения с грифом ограничения доступа «ДСП» подлежат возврату в тот же день. Запись о выдаче документа и последующем его приёме заносится в карточку учёта выдачи документов с грифом ограничения доступа «ДСП» согласно приложению к настоящей Инструкции.

Отдельные служебные документы ограниченного распространения с разрешения руководителя органа государственной власти могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения задания, при условии полного обеспечения их сохранности и соблюдения правил хранения, но не более 10 рабочих дней.

7.2. При смене специалиста, ответственного за учёт и работу со служебными документами ограниченного распространения составляется акт приёма-сдачи документов с грифом ограничения доступа «ДСП», который утверждается руководителем органа государственной власти.

7.3. Проверка наличия служебных документов ограниченного распространения проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом органа государственной власти или постоянно действующей технической комиссии органа государственной власти. Результаты проверки оформляются актом в 2-х экземплярах. (с изм. от 27.06.2011 № 447-П)

Акты проведения проверок до 01 марта года, следующего за отчётным, направляются в департамент специальных мероприятий автономного округа. (в ред. от 27.06.2011 № 447-П)

В архиве органа государственной власти проверка наличия документов в делах проводится не реже одного раза в пять лет.

В состав таких комиссий обязательно включаются сотрудники, ответственные за учёт и хранение этих материалов.

Результаты проверки оформляются актом. (утр. силу от 27.06.2011 № 447-П)

7.4. О фактах утраты служебных документов ограниченного распространения либо разглашения служебной информации ограниченного распространения ставится в известность руководитель органа государственной власти и образуется комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются руководителю органа государственной власти.

На утраченные служебные документы ограниченного распространения составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учётных формах. Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда.

7.5. В случае ликвидации исполнительного органа государственной власти автономного округа решение о дальнейшем использовании служебной информации ограниченного распространения принимает ликвидационная комиссия.

1

Приложение

к Инструкции о порядке обращения

со служебной информацией ограниченного

распространения в исполнительных органах государственной власти

Ямало-Ненецкого автономного округа

КАРТОЧКА

учёта выдачи документов с грифом «ДСП»

______________________________________________________________________

(регистрационные реквизиты документа, вид носителя сведений)

Дата выдачи

Кто выдал

(ФИО)

Кому выдано

(ФИО)

Номера листов документа (дела),

с которыми ознакомился исполнитель

Срок возврата

Расписка в получении или ознакомлении

Примечание