ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ, УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ ШТАМПОВ С ФАКСИМИЛЬНЫМ ВОСПРОИЗВЕДЕНИЕМ ПОДПИСИ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА СЕМЕНОВСКИЙ



АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДСКОГО ОКРУГА СЕМЕНОВСКИЙ

НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

28 июля 2020 года № 1483

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ, УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ ШТАМПОВ С ФАКСИМИЛЬНЫМ ВОСПРОИЗВЕДЕНИЕМ ПОДПИСИ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА СЕМЕНОВСКИЙ

В соответствии с Инструкцией по делопроизводству, утвержденной постановлением от 13.03.2020 № 488 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в администрации городского округа Семеновский и ее структурных подразделениях» и в целях приведения в соответствие с действующим законодательством, администрация городского округа Семеновский постановляет:

1.Утвердить прилагаемый Порядок использования, учета и хранения штампов с факсимильным воспроизведением подписи в администрации городского округа Семеновский.

2. Общему отделу администрации городского округа Семеновский (Храмова И.В.) обеспечить ознакомление с настоящим постановлением руководителей структурных подразделений администрации городского округа Семеновский.

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заведующую общим отделом администрации городского округа Семеновский Храмову И.В.

Глава местного самоуправления

городского округа Семеновский             

Н.Ф.Носков

УТВЕРЖДЕН

постановлением администрации

городского округа Семеновский

Нижегородской области

от 28.07.2020 № 1483

Порядок использования, учета и хранения штампов с факсимильным воспроизведением подписи в администрации городского округа Семеновский

I. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок разработан в целях повышения качества работы по учету печатей, штампов и регламентирует Порядок использования, учета и хранения штампов с факсимильным воспроизведением подписи в администрации городского округа Семеновский.

1.2. Учет штампов с факсимильным воспроизведением подписи в администрации городского округа Семеновский осуществляет общий отдел администрации городского округа Семеновский.

II. Использование штампов с факсимильным воспроизведением подписи в администрации городского округа Семеновский

2.1. Штамп с факсимильным воспроизведением подписи (далее - факсимиле) - устройство, содержащее клише точного воспроизведения графического оригинала собственноручной подписи.

2.2. Факсимильное воспроизведение подписи с помощью аналогов собственноручной подписи допускается иметь главе местного самоуправления городского округа, заместителям главы администрации городского округа (при наличии согласия руководителя). При взаимодействии между вышеуказанными лицами факсимиле используется с письменного согласия сторон информационного обмена. Не допускается использование факсимиле на документах финансового, нормативного правового характера. В исключительных случаях, по указанию руководителя, возможно применение факсимильной подписи на служебной корреспонденции.

2.3. Оттиском клише с факсимиле подписи главы местного самоуправления городского округа разрешается заверять служебные документы, в том числе резолюции к документам, по его прямому указанию или по согласованию с заведующим общим отделом, курирующим вопросы документационного обеспечения администрации городского округа.

2.4. Оттиском клише с факсимиле подписей заместителей главы администрации городского округа разрешается заверять документы по их прямому указанию.

2.5. Перечень документов, при подготовке которых допускается использование факсимильной подписи:

- поздравительные адреса, открытки;

- поздравительные, приветственные и благодарственные письма;

- приглашения;

- извещения;

- служебные удостоверения;

- удостоверения к наградам;

– почетные грамоты;

– информационные письма.

III. Учет штампов с факсимильным воспроизведением подписи в администрации городского округа Семеновский

3.1. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи в администрации городского округа Семеновский учитываются в Журнале учета штампов с факсимильным воспроизведением подписи в администрации городского округа Семеновский, ведение которого обеспечивает общий отдел администрации городского округа Семеновский (далее-журнал).

Журнал содержит следующие сведения:

 номер;

 дата регистрации;

 от кого получены штампы;

 оттиск штампа;

 Ф.И.О. получившего штамп, наименование структурного подразделения;

 расписка в получении, дата;

 отметка о возврате или уничтожении;

 примечание.

3.2. Решение об изготовлении штампов с факсимильным воспроизведением подписи для использования в администрации городского округа Семеновский принимает глава местного самоуправления по согласованию с общим отделом администрации городского округа Семеновский.

3.3. Факсимиле изготавливаются на основании правового акта администрации городского округа Семеновский.

3.4. Изготовленные штампы с факсимильным воспроизведением подписи предоставляются для их учета в общий отдел администрации городского округа Семеновский в двухдневный срок со дня получения.

3.5. Должностное лицо, ответственное за учет штампов с факсимильным воспроизведением подписи, вправе принимать следующие управленческие решения:

1) о внесении факсимиле в Журнал;

2) об отказе в учете факсимиле и их возвращение на ее повторное согласование и изготовление по причине несоответствия штампов с факсимильным воспроизведением подписи техническим требованиям к изготовлению факсимиле.

Не допускается:

- выдавливание штемпельной краски за края печатных элементов;

- недопечатки и непропечатки;

- искажения элементов изображения на оттиске;

- смазывание и стирание.

3) о согласовании заключения об отказе в учете штампов с факсимильным воспроизведением подписи и представлении заключения на подпись главе местного самоуправления городского округа Семеновский.

3.6. Изъятие из обращения штампов с факсимильным воспроизведением подписи, вышедших из употребления, осуществляет общий отдел администрации городского округа Семеновский в следующих случаях:

- освобождение от должности или перевод в другое структурное подразделение, влекущее изменение штампов с факсимильным воспроизведением подписи;

- износ или повреждение штампов с факсимильным воспроизведением подписи.

3.7. Факсимиле подлежат изъятию из обращения в срок не более одного месяца со дня сдачи.

3.8. Должностное лицо, ответственное за прием штампов с факсимильным воспроизведением подписи, вышедших из употребления, вправе принимать следующие управленческие решения:

 организовывать заседания Экспертной комиссии по вопросу изъятия из обращения штампов с факсимильным воспроизведением подписи;

 составлять и подписывать акты об изъятии из обращения штампов с факсимильным воспроизведением подписи и предоставлять их на утверждение председателю Экспертной комиссии.

В акте должны быть указаны:

- время и место уничтожения;

- состав комиссии;

- основание уничтожения штампов;

- наименование и оттиски уничтоженных штампов;

- способ уничтожения.

3.9. Контроль за изъятием из обращения (списанием) штампов с факсимильным воспроизведением подписи включает в себя контроль за соблюдением процедуры, порядка и сроков их утилизации.

3.10. Акт об изъятии из обращения штампов с факсимильным воспроизведением подписи подписывается и утверждается Экспертной комиссией.

3.11. В Журнал учета штампов вносится соответствующая запись.

3.12. Для обеспечения контроля за учетом штампов с факсимильным воспроизведением подписи члены Экспертной комиссии администрации городского округа могут ежегодно проводить проверки. По результатам проверок составляется справка (акт), представляемая главе местного самоуправления для принятия мер по обеспечению надлежащего учета простых печатей и штампов.

IV. Хранение штампов с факсимильным воспроизведением подписи в администрации городского округа Семеновский

4.1. При хранении факсимиле применяются меры, обеспечивающие сохранение у данных объектов свойств и качеств, дающих возможность использовать их по назначению, а также сохранность, исключающую возможность их хищения или использования посторонними лицами.

4.2. Персональная ответственность за учет, хранение и надлежащее использование штампов с факсимильным воспроизведением подписи в администрации городского округа Семеновский возлагается на заведующего общим отделом администрации городского округа Семеновский.

4.3. В случаях утраты носителей аналогов собственноручных подписей лицо, ответственное за их хранение, незамедлительно ставит в известность о фактах утраты главу местного самоуправления городского округа.