Об утверждении Положения об архиве Совета и администрации Иванковского сельского поселения Фурмановского муниципального района Ивановской области и Положения о постоянно действующей экспертной коми...



РОССИЙСКАЯ  ФЕДЕРАЦИЯ

АДМИНИСТРАЦИЯ

ИВАНКОВСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ

ФУРМАНОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ

П О С Т А Н О В Л Е Н И Е

от  28.08.2020                                                                                                                             № 91

д. Иванково

Об утверждении Положения об архиве Совета и администрации Иванковского сельского поселения Фурмановского муниципального района Ивановской области и Положения о постоянно действующей экспертной комиссии Совета и администрации Иванковского сельского поселения Фурмановского муниципального района Ивановской области

(в редакции постановления от 25.12.2020 №135)

              В соответствии с Законом Российской Федерации     от 22.10.2004

№125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 №42 «Об утверждении Примерного положения об архиве организации», приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 №43 «Об утверждении Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии организации», администрация Иванковского сельского поселения:

п о с т а н о в л я е т:

       1. Утвердить Положение об архиве Совета и администрации Иванковского сельского поселения Фурмановского муниципального района Ивановской области (Приложение № 1). (в редакции постановления от 25.12.2020 №135)

         2. Утвердить положение о постоянно действующей экспертной комиссии Совета и администрации Иванковского сельского поселения Фурмановского муниципального района Ивановской области (Приложение № 2).   (в редакции постановления от 25.12.2020 №135)

               3. Отменить постановление администрации Иванковского сельского поселения от 27.05.2020 года №46 «Об утверждении Положения об архиве администрации Иванковского сельского поселения и Положения о постоянно действующей экспертной комиссии администрации Иванковского сельского поселения

               4. Постановление вступает в силу с момента его подписания.

     Врип главы

     Иванковского сельского поселения                                       С.Н. Николаева

Исп. Исакова Г.Ю.

т.90134

    Приложение  № 1

   к постановлению администрации

    Иванковского

     сельского поселения

    от 28.08.2020 № 91

ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АРХИВЕ

Совета и  администрации Иванковского сельского поселения

Фурмановского муниципального района Ивановской области

(в редакции постановления от 25.12.2020 №135)

I. Общие положения

1. Положение об архиве Совета и администрации Иванковского сельского поселения Фурмановского муниципального района Ивановской области разработано в соответствии   с приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 42 «Об утверждении примерного положения об архиве организации» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 15.08.2018 г., регистрационный номер   № 51895). 

2 Архив Совета и администрации Иванковского сельского поселения Фурмановского муниципального района Ивановской области создаётся на правах структурного подразделения, осуществляющего хранение, комплектование, учёт и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в архивный отдел администрации Фурмановского муниципального района,  источником комплектования   которого    является      Совет           и

администрация Иванковского сельского поселения.

3. Администрация Иванковского сельского поселения разрабатывает Положение об архиве Совета и администрации Иванковского сельского поселения Фурмановского муниципального района Ивановской области, которое подлежит согласованию с ЭПК Департамента культуры и туризма Ивановской области (далее ЭПК). После согласования Положение об архиве организации утверждается постановлением администрации Иванковского сельского поселения Фурмановского муниципального района Ивановской области.

                            4. Ответственный за архив и делопроизводство администрации Иванковского сельского поселения назначается распоряжением администрации Иванковского сельского поселения Фурмановского муниципального района Ивановской области.

   5. Архив Совета и администрации Иванковского сельского поселения Фурмановского муниципального района Ивановской области в своей деятельности руководствуется Федеральным  Законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации в области архивного дела, локальными нормативными правовыми актами организации.

              II. Состав документов архива администрации Иванковского сельского поселения Фурмановского муниципального района Ивановской области

      6. Архив Совета и администрации Иванковского сельского поселения Фурмановского муниципального района Ивановской области хранит:

              а) документы постоянного хранения, в том числе похозяйственные книги, и документы по личному составу, и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности администрации Иванковского сельского поселения Фурмановского муниципального района Ивановской области и Совета Иванковского сельского поселения,

              б) документы постоянного хранения и документы личному составу фондов организаций-предшественников,

в) архивные фонды личного происхождения (при их наличии),

г) фонд пользования архива (при наличии),

                д) справочно-поисковые средства к документам и учётные документы архива организации.

Задачи  архива Совета и администрации Иванковского сельского поселения Фурмановского муниципального района Ивановской области

   7. К задачам архива организации относятся:

   7.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой II данного Положения.

   7.2. Комплектование архива Совета и администрации Иванковского сельского поселения Фурмановского муниципального района Ивановской области, документами, образовавшимися в деятельности организаций.

   7.3. Учёт документов, находящихся на хранении в архиве организации.

7.4. Использование документов, находящихся на хранении в архиве организаций.

7.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда РФ на постоянное хранение в архивный отдел администрации Фурмановского муниципального района.

   7.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях организацийй и своевременной передачей их в архив организаций.

IV. Функции архива Совета и администрации Иванковского сельского поселения Фурмановского муниципального района Ивановской области

    8. Архив организации осуществляет следующие функции:

   8.1. Организует приём документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, в соответствии с утверждённым графиком.

   8.2. Ведёт учёт документов и фондов, находящихся на хранении в архиве организации.

   8.3. Предоставляет в архивный отдел администрации Фурмановского муниципального района учётные сведения об объёме и составе хранящихся  в архиве организации документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации (по окончании делопроизводственного года (до 1 марта следующего года) представляет информацию о категориях и количестве дел, заведённых в предшествующем году), до 1 декабря текущего года предоставляет паспорт архива организации).

          8.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в архив организации, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности организации.

   8.5. Осуществляет подготовку и представляет:

а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии организаций описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов,

  б) на утверждение ЭПК описи дел постоянного хранения (не позднее чем через          2 года после завершения дел делопроизводством),

  в) на согласование ЭПК описи дел по личному составу (не позднее чем через 2 года после завершения дел делопроизводством),

  г) на согласование ЭПК акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов,

  д) на утверждение главе Иванковского сельского поселения описи дел постоянного хранения (после утверждения ЭПК), описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу (после согласования с ЭПК), акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утверждённые (согласованные) с ЭПК.

8.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в архивный отдел администрации Фурмановского муниципального района.

8.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше      10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в архиве организации, в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

8.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в архиве организации.

8.9. Организует информирование руководства и работников администрации о составе и содержании документов архива организации.

8.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения документов.

8.11. Организует выдачу документов и дел для работы в читальном (просмотровом) зале или во временное пользование.

8.12. Исполняет запросы пользователей, выдаёт архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

8.13. Ведёт учёт использования документов архива организации.

8.14. Создаёт фонд пользователя архива организации и организует его использование.

8.15. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам архива организации.

8.16. Участвует в разработке документов организации по вопросам архивного дела и делопроизводства.

8.17. Оказывает методическую помощь:

а) службе делопроизводства организации в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел,

б) структурным подразделениям и работникам организации в подготовке документов к передаче в архив организации.

                           

V.Права архива Совета и  администрации Иванковского сельского поселения Фурмановского муниципального района Ивановской области

9. Архив организации имеет право:

              а) предоставлять руководству организации предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов в архиве организации.

              б) запрашивать в структурных подразделениях организации сведения, необходимые для работы архива организации,

              в) давать рекомендации структурным подразделениям организации по вопросам, относящимся к компетенции архива организации,

              г) информировать структурные подразделения организации о необходимости передачи документов в архив организации в соответствии с утверждённым графиком,

              д) принимать участие в заседаниях Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве, ЭПК Департамента культуры и туризма Ивановской области.

СОГЛАСОВАНО

ЭПК  Департамента  культуры

и туризма  Ивановской области

Протокол от _______20____№______ 

Приложение  № 2

к постановлению администрации

Иванковского сельского поселения

от  28.08.2020   № 91

Положение о постоянно действующей экспертной комиссии Совета и администрации Иванковского сельского поселения Фурмановского муниципального района Ивановской области

(в редакции постановления от 25.12.2020 №135)

Общие положения

1. Утвердить положение о постоянно действующей экспертной комиссии Совета и администрации Иванковского сельского поселения Фурмановского муниципального района Ивановской области в соответствии с приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 43 «Об утверждении примерного положения об экспертной комиссии организации» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 15.06.2018 г., регистрационный номер № 51357).

2. Постоянно действующая экспертная комиссия администрации Иванковского сельского поселения (далее - ЭК) создаётся в целях организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, образовавшихся в деятельности администрации Иванковского сельского поселения.

3. ЭК является совещательным органом при главе Иванковского сельского поселения, создаётся постановлением администрации Иванковского сельского поселения и действует на основе действующего положения, утверждённого постановлением администрации Иванковского сельского поселения.     Положение  об   ЭК    перед утверждением     главой

сельского поселения направляется для проверки в архивный отдел администрации Фурмановского муниципального района для последующего согласования с Экспертно-проверочной комиссией Департамента культуры и туризма Ивановской области (далее ЭПК).

4. Персональный состав ЭК определяется главой сельского поселения. В состав ЭК включаются: председатель комиссии, секретарь комиссии, представители службы делопроизводства и архива, основных структурных подразделений организации. Председателем ЭК назначается глава сельского поселения, секретарём ЭК назначается работник, ответственный за архив и делопроизводство в администрации сельского поселения.

   5. В своей работе ЭК руководствуется Федеральным  Законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации в области архивного дела, локальными нормативными правовыми актами организации.

II. Функции ЭК

6. Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:

6.1. Организует ежегодный отбор дел, образующихся в деятельности организации, для хранения и уничтожения.

6.2. Рассматривает и принимает решения о согласовании:

а) описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации,

б) перечня проектов, проблем (тем), научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение,

в) описей дел по личному составу,

г) описей дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения,

д) номенклатуры дел организации,

е) актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению,

ж) актов об утрате документов,

з) актов о неисправимом повреждении архивных документов,

и) предложений об установлении (изменении) сроков хранения документов, не предусмотренных (предусмотренных) перечнями типовых архивных документов, а также перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации и подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения, с последующим представлением их на согласование Центральной экспертной проверочной комиссии (ЦЭПК) при Росархиве.

к) проектов локальных нормативных актов и методических документов организации по делопроизводству и архивному делу.

6.3. Обеспечивает совместно со структурным подразделением организации, осуществляющим хранение, комплектование, учёт и использование архивных документов предоставление на утверждение ЭПК согласованных ЭК описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации, перечней проектов, проблем (тем) научно-технической документации, подлежащей передаче на постоянное хранение.

6.4. Обеспечивает совместно с архивом организаций предоставление на согласование ЭПК   согласованные ЭК описи дел по личному составу, номенклатуру дел.

6.5. Обеспечивает совместно с архивом организации предоставление на согласование ЭПК актов об утрате документов, актов о неисправимых повреждениях архивных документов.

6.6. Совместно с архивом организации, службой делопроизводства и кадровой службой организует для работников организации консультации по вопросам работы с документами, оказывает методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их квалификации.

III. Права экспертной комиссии

Экспертная комиссия имеет право:

              7.1. Давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным работникам организации по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов для передачи в архив организации.

7.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений организации:

а) письменные объяснения о причинах утраты, порчи или несанкционированного уничтожения документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документов по личному составу,

б) предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

7.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к передаче на хранение в архив организации, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, в том числе Архивного фонда Российской Федерации, о причинах утраты документов.

7.4. Приглашать на заседание ЭК в качестве консультантов и экспертов представителей научных, общественных и иных организаций.

7.5. Не принимать к рассмотрению и возвращать на доработку документы, подготовленные с нарушением правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.

7.6. Информировать руководство организации по вопросам, относящимся к компетенции ЭК.

Организация работы экспертной комиссии

             8. ЭК организации взаимодействует с ЭПК, а также с архивным отделом администрации Фурмановского муниципального района.

9. Вопросы, относящиеся к работе ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости. Заседания ЭК протоколируются.

10. Заседания ЭК и принятые на нём решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины её состава. 

11. Решения ЭК принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов комиссии. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК.

Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашённые консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса.

12. Ведение делопроизводства ЭК возлагается на секретаря ЭК.

СОГЛАСОВАНО

ЭПК Департамента культуры

и туризма Ивановской области

Протокол от ________20____№_____