ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ДЕПАРТАМЕНТОМ ЗАПИСИ АКТОВ ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ «ПРОСТАВЛЕНИЕ АПОСТИЛЯ НА ДОКУМЕНТАХ О РЕГИСТР...



1

Утратило силу - постановление Администрации Смоленской области  от  19.09.2012 №658, НГР:RU67000201200481

АДМИНИСТРАЦИЯ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 29.03.2011 № 183

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ДЕПАРТАМЕНТОМ ЗАПИСИ АКТОВ ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ «ПРОСТАВЛЕНИЕ АПОСТИЛЯ НА ДОКУМЕНТАХ О РЕГИСТРАЦИИ АКТОВ ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ, ПОДЛЕЖАЩИХ ВЫВОЗУ ЗА ГРАНИЦУ»

( в редакции постановления Администрации Смоленской области

от 07.06.2011 №314 НГР:RU67000201100219)

В соответствии с Порядком разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг, утвержденным постановлением Администрации Смоленской области от 22.09.2006 № 343 (в редакции постановления Администрации Смоленской области от 17.10.2006 № 372),

Администрация Смоленской области  п о с т а н о в л я е т:

1. Утвердить прилагаемый Административный регламент предоставления  Департаментом записи актов гражданского состояния Смоленской области государственной услуги «Проставление апостиля на документах о регистрации актов гражданского состояния, подлежащих вывозу за границу».

2. Признать утратившими силу:

- постановление Администрации Смоленской области от 24.03.2008 № 186 «Об утверждении Административного регламента предоставления Главным управлением записи актов гражданского состояния Смоленской области государственной услуги «Проставление апостиля на документах о регистрации актов гражданского состояния»;

- постановление Администрации Смоленской области от 23.03.2009 № 132 «О внесении изменений в Административный регламент предоставления Главным управлением записи актов гражданского состояния Смоленской области государственной услуги «Проставление апостиля на документах о регистрации актов гражданского состояния».

Губернатор

Смоленской области                                                                                                                                       С.В. Антуфьев

УТВЕРЖДЕН

постановлением Администрации

Смоленской области

от 29.03.2011 № 183

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

предоставления Департаментом записи актов гражданского состояния Смоленской области государственной услуги

«Проставление апостиля на документах о регистрации актов гражданского состояния, подлежащих вывозу за границу»

1. Общие положения

1.1. Настоящий Административный регламент разработан в целях повышения качества предоставления Департаментом записи актов гражданского состояния Смоленской области (далее - Департамент) государственной услуги «Проставление апостиля на документах о регистрации актов гражданского состояния, подлежащих вывозу за границу» (далее - государственная услуга), создания доступных и комфортных условий для  получателей государственной услуги и определяет сроки и последовательность административных процедур при предоставлении государственной услуги.

1.2. Получателем государственной услуги является любое лицо,  предъявившее документы о регистрации актов гражданского состояния, подлежащие вывозу за границу, выданные Департаментом или органами записи актов гражданского состояния органов местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Смоленской области (далее – органы ЗАГС).

1.3. Информация о местах нахождения, графиках работы,  контактных телефонах Департамента и органов ЗАГС приведена в приложении № 1 к настоящему Административному регламенту.

1.4. Информирование о порядке и сроках предоставления государственной услуги осуществляется бесплатно.

1.5. Информирование получателей государственной услуги осуществляется путем:

- размещения информационных материалов на информационном стенде Департамента (органов ЗАГС);

- размещения информационных материалов на сайте Департамента в сети  Интернет (адрес сайта Департамента: /www. аdmin-smolensk.ru/~zags_site/);

- размещения информации на Портале государственных услуг органов ЗАГС Смоленской области в сети Интернет (далее – Портал)  (адрес Портала: www.pguzags.admin-smolensk.ru);

- размещения публикаций в средствах массовой информации;

- использования средств телефонной связи.

1.6. На стендах Департамента (органов ЗАГС)  и на сайте Департамента в сети Интернет размещаются следующие информационные материалы:

- порядок обращения для получения государственной услуги; 

- алгоритм прохождения административных процедур предоставления государственной услуги;

-  перечень документов, необходимых для получения государственной услуги;

-  форма заявления и образцы заполнения документов;

-  извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по исполнению государственной услуги;

- информация о Департаменте (органах ЗАГС) с указанием их мест нахождения, графиков работы, контактных телефонов, адресов электронной почты, адресов сайтов в сети Интернет.

Место нахождения Департамента: улица Октябрьской революции, дом 14а, город Смоленск, Смоленская область, Российская Федерация. Контактные телефоны: (4812) 38-10-87; 38-78-80; 35-08-87; факс: 38-63-47; 38-76-76. Электронный адрес:     e-mail: zags@admin.smolensk.ru (zags@admin.sml).

1.7. При необходимости получения консультаций получатели государственной услуги обращаются в Департамент.

1.8. Консультации по процедуре предоставления государственной услуги могут осуществляться:

- в письменной форме на основании письменного обращения;

- при личном обращении;

- по телефону;

- по электронной почте.

Все консультации являются бесплатными.

1.9. Консультации в письменной форме предоставляются специалистом Департамента (далее – специалист) на основании письменного запроса получателя государственной услуги, в том числе поступившего в электронной форме, в течение 30 календарных дней после получения указанного запроса.

1.10. При консультировании по телефону специалист должен сообщить наименование Департамента, свою должность и фамилию, а также узнать фамилию, имя, отчество и место жительства гражданина, обратившегося за консультацией. Во время разговора необходимо произносить слова четко, избегать параллельных разговоров с окружающими людьми и не прерывать разговор по причине поступления звонка на другой аппарат.

По завершении консультации  специалист  должен кратко подвести итог разговора и перечислить действия, которые следует предпринять получателю государственной услуги.

2. Стандарт предоставления государственной услуги

2.1. Наименование государственной услуги – проставление апостиля на документах о регистрации актов гражданского состояния, подлежащих вывозу за границу.

Апостиль проставляется на документах о регистрации актов гражданского состояния, предназначенных для предъявления в компетентные органы государств, подписавших  Конвенцию, отменяющую требование легализации иностранных официальных документов, заключенную в Гааге 5 октября 1961 года (далее – Конвенция).

Апостиль удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документы о регистрации актов гражданского состояния, и подлинность печати, которой скреплен документ.

2.2. Основанием для начала предоставления государственной услуги является личное обращение получателя государственной услуги в органы, предоставляющие государственную услугу, с одновременным представлением всех надлежащим образом оформленных документов, предусмотренных пунктом 2.8 настоящего раздела, либо поступление обращения от получателя государственной услуги в письменной форме, в том числе в форме электронного документа.

2.3. Предоставление государственной услуги на территории Смоленской области  осуществляется Департаментом.

Департамент проставляет апостиль на подлинниках документов о регистрации актов гражданского состояния, выданных Департаментом или органами ЗАГС. 

2.4. Конечным результатом предоставления государственной услуги является:

- проставление получателю государственной услуги апостиля на документах о   государственной регистрации акта гражданского состояния, подлежащих вывозу за границу;

- выдача получателю государственной услуги письменного отказа в проставлении апостиля на документах о государственной регистрации акта гражданского состояния, подлежащих вывозу за границу.    

2.5. При личном обращении получателя государственной услуги с заявлением и приложенными к нему документами, указанными в пункте 2.8 настоящего раздела, проставление апостиля на документах о государственной регистрации акта гражданского состояния, подлежащих вывозу за границу, осуществляется в день обращения.

Максимальный срок ожидания в очереди при подаче документов и получении результата предоставления государственной услуги не должен  превышать 60 минут. 

2.6. В случае представления получателем государственной услуги посредством почтовой связи  заявления и приложенных  к нему документов, указанных в пункте 2.8 настоящего раздела, апостиль проставляется  на документах о государственной регистрации акта гражданского состояния, подлежащих вывозу за границу, которые высылаются по указанному получателем государственной услуги адресу  в течение 30 дней со дня регистрации заявления.

2.7. Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии с:

- Конвенцией, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов (заключена в Гааге 05.10.61) (Бюллетень международных договоров, 1993, № 6, ст. 13-17);

- Конвенцией о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам (заключена в Минске 22.01.93) (Собрание законодательства Российской Федерации, 1995, № 17, ст. 1472);

-  международными договорами Российской Федерации;

- Налоговым кодексом Российской Федерации (часть вторая) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 32, ст. 3340);

- Федеральным законом от 04.08.94 № 16-ФЗ «О ратификации Конвенции о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, № 15, ст. 1684);

- Федеральным законом от 15.11.97 № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 47,          ст. 5340; 2001, № 44, ст. 4149; 2002, № 18, ст. 1724; 2003, № 17, ст. 1553; № 28,            ст. 2889; № 50, ст. 4855; 2004, № 35, ст. 3607; 2005, № 1 (часть I), ст. 25; 2006, № 1, ст. 10; № 31 (часть I), ст. 3420; 2008, № 30 (часть II), ст. 3616; 2009, № 29, ст. 3606; № 51, ст. 6154; № 52 (часть I), ст. 6441; 2010, № 15, ст. 1748; № 31, ст. 4210);

- Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 19, ст. 2060);

- Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, № 31, ст. 4179);

- постановлением Правительства Российской Федерации от  08.07.97 № 828           «Об утверждении Положения о паспорте гражданина Российской Федерации, образца бланка и описания паспорта гражданина Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 28, ст. 3444; 1999, № 41, ст. 4918; 2001, № 3, ст. 242; 2002, № 4, ст. 330; 2003, № 27 (часть II), ст. 2813; 2004, № 5,          ст. 374; 2006, № 52 (часть III), ст. 5597; 2008, № 14, ст. 1412; 2010, № 33, ст. 4433); 

- постановлением Правительства Российской Федерации от 06.07.98 № 709          «О мерах по реализации Федерального закона «Об актах гражданского состояния» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, № 28, ст. 3359; № 45,          ст. 5522; 2006, № 7, ст. 776; 2008, № 50, ст. 5958);

- постановлением Правительства Российской Федерации от 31.10.98 № 1274 «Об утверждении форм бланков заявлений о государственной регистрации актов гражданского состояния, справок и иных документов, подтверждающих государственную регистрацию актов гражданского состояния» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, № 45, ст. 5522; 2006, № 7, ст. 776);

- постановлением Правительства Российской Федерации от 17.04.99 № 432 «Об утверждении Правил заполнения бланков записей актов гражданского состояния и бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1999, № 17, ст. 2149; 2006, № 7, ст. 776).

2.8. Для получения государственной услуги получатели государственной услуги представляют в Департамент  соответствующее  заявление (приложение № 2 к настоящему Административному регламенту).

Заявление заполняется разборчиво от руки или с помощью печатного устройства, на русском языке. При заполнении заявления не допускается использование сокращений слов. Заявление заверяется личной подписью получателя государственной услуги.

К заявлению прилагаются:

(абзац признан утратившим силу  постановлением Администрации Смоленской области от 07.06.2011 №314,НГР:RU67000201100219)

- квитанция об уплате государственной пошлины  либо документ, являющийся основанием для предоставления льгот по уплате государственной пошлины;

- свидетельство о государственной регистрации акта гражданского состояния, подлежащее вывозу на территорию иностранного государства - участника Конвенции,  выданное Департаментом или органами ЗАГС.

2.9. Заявление и прилагаемые к нему документы должны быть надлежащим образом оформлены, при необходимости иметь подписи и печати, четко напечатаны или разборчиво написаны синими или черными чернилами (пастой) от руки. Подчистки и исправления в документах не допускаются, за исключением исправлений, скрепленных печатью и заверенных подписью уполномоченного должностного лица органа, выдавшего документ. Заполнение заявления и прилагаемых к нему документов карандашом не допускается. 

2.10. Департамент  не вправе требовать от получателя государственной услуги:

- предоставления документов и информации или осуществления действий, предоставление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги;

- предоставления документов и информации, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих государственные услуги, и органов, предоставляющих муниципальные услуги, иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами.  

2.11. Основаниями для отказа  в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, являются:

  - отсутствие полного пакета документов,  указанных в пункте 2.8 настоящего раздела;

  -  несоответствие представленных документов требованиям, установленным нормативными правовыми актами.

2.12. Основания для отказа в проставлении апостиля на документах о регистрации актов гражданского состояния, подлежащих вывозу за границу:

- документы о регистрации актов гражданского состояния не предназначены для вывоза за границу; 

- документы о регистрации актов гражданского состояния выданы органами записи актов гражданского состояния других субъектов Российской Федерации;

- наличие в предъявленных документах о регистрации актов гражданского состояния, на которых следует проставить апостиль, исправлений, приписок, подчисток.     

2.13. Отказ в проставлении апостиля на документах о регистрации актов гражданского состояния, подлежащих вывозу за границу, выдается  получателю государственной услуги в день обращения.

2.14. За предоставление государственной услуги взимается государственная пошлина, факт уплаты которой подтверждается квитанцией.

Размер и порядок взимания государственной пошлины установлены статьями 333.18, 333.33   Налогового кодекса  Российской Федерации.

Оплата государственной пошлины производится по реквизитам получателя платежа. Реквизиты получателя платежа предоставляются получателю государственной услуги специалистом Департамента (органа ЗАГС),  размещаются на сайте Департамента в сети Интернет и на информационных стендах Департамента (органов ЗАГС).

Квитанция об уплате государственной пошлины остается в Департаменте с заявлением.

Плательщиком государственной пошлины является получатель государственной услуги. Государственная пошлина уплачивается  до    проставления

апостиля на документах о регистрации актов гражданского состояния, подлежащих вывозу за границу.

Государственная пошлина не уплачивается в случаях, установленных Налоговым кодексом Российской Федерации.

2.15. Для удобства предоставления государственной услуги получатели государственной услуги обеспечиваются специально оборудованными местами для ожидания и  оформления документов (стол для заполнения заявления, стулья, ручки, бланки заявлений, графин с водой, стаканы).

2.16. Рабочие места специалистов, исполняющих должностные обязанности по предоставлению государственной услуги, оборудуются компьютерами и оргтехникой, позволяющими своевременно и в полном объеме получать справочную информацию по правовым вопросам  и организовывать предоставление государственной услуги в полном объеме. Специалисты ответственные за предоставление государственной услуги, обеспечиваются бумагой, расходными материалами и канцелярскими товарами в количестве, достаточном для предоставления государственной услуги. 

2.17. Показатели доступности предоставления государственной услуги:

- доля случаев предоставления государственной услуги в установленный срок с момента сдачи документов. Показатель определяется как отношение количества случаев предоставления государственной услуги в установленный настоящим Административным регламентом срок к общему количеству обслуженных по конкретной государственной услуге граждан, умноженное на 100 процентов;

- доля получателей государственной услуги, заявления которых представлены  посредством почтовой связи. Показатель определяется как отношение количества заявлений, предоставленных посредством почтовой связи, к общему количеству заявлений получателей государственной услуги, умноженное на 100 процентов.

2.18. Показателем качества предоставления государственной  услуги   является

доля получателей государственной услуги, удовлетворенных качеством процесса предоставления государственной услуги. Показатель определяется как отношение общего количества обратившихся за предоставлением государственной услуги  за вычетом количества неудовлетворенных качеством предоставления государственной услуги (наличие жалоб) к общему количеству обратившихся за предоставлением государственной услуги, умноженное на 100 процентов.

3. Административные процедуры

3.1. Последовательность действий при предоставлении

государственной услуги

Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- прием заявления  и документов о регистрации актов гражданского состояния, подлежащих вывозу за границу;

- принятие решения о проставлении  либо об отказе в проставлении апостиля на документах о регистрации актов гражданского состояния, подлежащих вывозу за границу;

- регистрация заявления в книге учета проставления апостиля;

- поиск записи акта гражданского состояния в архиве Департамента и сличение предъявленного получателем государственной услуги документа о регистрации акта гражданского состояния, подлежащего вывозу за границу, с записью акта гражданского состояния  с целью установления правильности сведений, указанных в документе, и его подлинности;

- проставление апостиля на документах о регистрации актов гражданского состояния, подлежащих вывозу за границу;

- выдача документов о регистрации актов гражданского состояния, подлежащих вывозу за границу,  получателю государственной услуги с проставленным апостилем либо отправка ему документов по почте.

Блок-схема последовательности действий при предоставлении государственной услуги указана в приложении  № 3 к настоящему Административному регламенту.

3.2. Прием заявления и документов о регистрации актов гражданского состояния, подлежащих вывозу за границу

3.2.1. Для проставления апостиля на документах о регистрации актов гражданского состояния, подлежащих вывозу за границу, выданных органами ЗАГС,  получатель государственной услуги обращается в Департамент  с соответствующим заявлением и документами, указанными в пункте 2.8 раздела 2 настоящего Административного регламента.

Заявление может направляться в Департамент   посредством почтовой связи, в том числе в электронной форме.

3.2.2. Специалист:

- осуществляет прием документов, представленных получателем государственной услуги;

- устанавливает личность получателя государственной услуги, проверяя документ, удостоверяющий личность;

- устанавливает правовые основания для получения  государственной услуги;

-  проверяет правильность заполнения заявления;

- проверяет наличие полного пакета документов.

3.2.3. При наличии документов, указанных в пункте 2.8 раздела  2  настоящего

Административного регламента, соответствии их требованиям, указанным в         пункте 2.9 раздела 2 настоящего Административного регламента, а также при отсутствии оснований для отказа в предоставлении государственной услуги, указанных в пункте 2.12 раздела 2 настоящего Административного регламента, специалист принимает решение о проставлении  апостиля на документах о регистрации актов гражданского состояния, подлежащих вывозу за границу.

3.2.4. При наличии правовых оснований для отказа в предоставлении государственной услуги, указанных в пункте 2.12 раздела 2 настоящего Административного регламента,  при отсутствии документов, указанных в пункте 2.8 раздела 2 настоящего Административного регламента,  или при несоответствии представленных документов требованиям, указанным в пункте 2.9                   раздела 2 настоящего Административного регламента, специалист принимает решение об отказе в проставлении апостиля на документах о регистрации актов гражданского состояния, подлежащих вывозу за границу и уведомляет об этом получателя государственной услуги, предлагает принять меры по приведению представленных документов в соответствие с требованиями и указывает, какие именно действия и в какой последовательности должен совершить получатель государственной услуги.

По просьбе получателя государственной услуги специалист  оформляет отказ в принятии заявления в письменном виде. 

Общий срок выполнения административной процедуры составляет  10  минут.

3.3. Принятие решения о проставлении  либо об отказе в проставлении апостиля на документах о регистрации актов гражданского состояния, подлежащих вывозу за границу

3.3.1. Решение о проставлении либо об отказе в проставлении апостиля на документах о регистрации актов гражданского состояния, подлежащих вывозу за границу, принимается в день обращения получателя государственной услуги.

3.3.2. При наличии оснований для отказа в предоставлении государственной услуги, указанных в пункте 2.12 раздела 2 настоящего Административного регламента, получателю государственной услуги сообщается об отказе  в проставлении апостиля на документах о регистрации актов гражданского состояния, подлежащих вывозу за границу, устно с разъяснением причины отказа или по требованию получателя государственной услуги   в письменной форме.

В случае поступления заявления посредством почтовой связи специалист оформляет решение об отказе в проставлении апостиля на документах о регистрации актов гражданского состояния, подлежащих вывозу за границу,             в письменной форме и высылает его по адресу, указанному получателем государственной услуги.

Общий  срок выполнения административной процедуры составляет 5 минут.

3.4. Регистрация заявления в книге учета проставления апостиля

3.4.1. Основанием для начала данной административной процедуры является представление получателем государственной услуги в Департамент документов, указанных в пункте 2.8 раздела 2 настоящего Административного регламента, соответствующих требованиям пункта 2.9 раздела 2 настоящего Административного регламента,  и отсутствие оснований для отказа в предоставлении государственной услуги, указанных в пункте 2.12 раздела 2 настоящего Административного регламента.

3.4.2. Специалист осуществляет регистрацию заявления в книге учета проставления апостиля. В книгу учета проставления апостиля  вносятся следующие сведения: 

- порядковый номер записи;

- дата поступления заявления;

- фамилия, имя, отчество получателя государственной услуги, его место жительства или наименование учреждения, обратившегося с заявлением, и реквизиты заявления;

- данные о документе, на котором должен быть проставлен апостиль;

- фамилия  лица, подписавшего документ, и качество, в котором оно выступало;

- роспись в получении документа (исходящий номер письма).

3.4.3. На заявлении специалист  проставляет дату его  принятия  и регистрационный штамп.  Порядковый номер записи в книге учета проставления апостиля должен соответствовать  регистрационному номеру заявления  на регистрационном штампе (входящему номеру).

Общий  срок выполнения административной процедуры составляет 5 минут.

3.5. Поиск записи акта гражданского состояния в архиве Департамента и сличение предъявленного получателем государственной услуги документа о регистрации акта гражданского состояния, подлежащего вывозу за границу, с записью акта гражданского состояния  с целью установления правильности сведений, указанных в документе,  и его подлинности

3.5.1. Специалист  осуществляет поиск требуемой записи акта гражданского состояния с использованием справочно-поисковой системы (программно-технического комплекса, картотеки, алфавитных журналов), после чего устанавливает наличие записи акта гражданского состояния в актовой книге.

3.5.2. Специалист производит сличение предъявленного получателем государственной услуги документа о регистрации акта гражданского состояния, подлежащего вывозу за границу, с целью установления правильности сведений, указанных в документе,  и его подлинности.

3.5.3. Предоставление государственной услуги может быть приостановлено в случае выявления несоответствия сведений, указанных в документе о регистрации актов гражданского состояния, предъявленном получателем государственной услуги, и сведений, содержащихся во втором экземпляре записи актов  гражданского состояния, хранящемся в Департаменте, установленного в результате сличения.

В этом случае специалист осуществляет сверку сведений, содержащихся в первом экземпляре записи акта гражданского состояния, находящемся на хранении в органе ЗАГС, со сведениями, указанными в документе о регистрации акта гражданского состояния, подлежащем вывозу за границу, предъявленном получателем государственной услуги.

Если сведения, указанные в первом и втором экземплярах записи акта гражданского состояния, идентичны и не соответствуют сведениям, указанным в предъявленном к проставлению апостиля документе о регистрации акта гражданского состояния, подлежащем вывозу за границу,  в связи с ошибками, допущенными в данном документе по вине специалиста органа ЗАГС, то получателю государственной услуги предлагается  получить повторный документ о регистрации акта гражданского состояния с правильно указанными сведениями. Государственная пошлина за выдачу повторного документа о регистрации акта гражданского состояния в этом случае не взимается.

Общий  срок выполнения административной процедуры составляет 20 минут.

3.6. Проставление апостиля на документах о регистрации актов    гражданского состояния, подлежащих вывозу за границу

3.6.1. При принятии решения о проставлении апостиля на документах о регистрации актов гражданского состояния, подлежащих вывозу за границу, специалист проставляет апостиль.

3.6.2. Апостиль проставляется по форме, установленной  Конвенцией, с его последующим заполнением.

Апостиль имеет форму квадрата со стороной  размером не менее 9 см. Заголовок апостиля должен содержать текст на французском языке.

Проставление апостиля методом ксерокопирования  не допускается.

3.6.3. Апостиль проставляется на свободном от текста месте официального документа о регистрации акта гражданского состояния, подлежащего вывозу за границу,  или  на оборотной его стороне, или на отдельном листе бумаги.

В случае проставления апостиля на отдельном листе листы документа о регистрации акта гражданского состояния, подлежащего вывозу за границу,  и лист с апостилем нумеруются и прошиваются ниткой любого цвета либо специальным тонким шнуром, лентой. Последний лист документа в месте, где он прошит, заклеивается бумажной «звездочкой», на которой проставляется печать Департамента.

3.6.4. Специалист, уполномоченный на проставление апостиля, заполняет апостиль.

3.6.5. Апостиль и запись о количестве прошитых листов заверяется подписью начальника Департамента.

Общий  срок выполнения административной процедуры составляет 10 минут.

3.7. Выдача документов о регистрации актов гражданского состояния, подлежащих вывозу за границу, получателю государственной услуги с проставленным апостилем либо отправка ему документов по почте

3.7.1. Специалист выдает получателю государственной услуги документы о регистрации акта гражданского состояния, подлежащие вывозу за границу, с проставленным апостилем.

3.7.2. При получении заявления  посредством почтовой связи специалист  высылает документы о регистрации акта гражданского состояния, подлежащие вывозу за границу,  с проставленным апостилем по адресу, указанному заявителем. 

3.7.3. Факт получения (направления)  документов о регистрации актов гражданского состояния, подлежащих вывозу за границу, фиксируется  в книге учета проставления апостиля.  

3.7.4. После выполнения указанных административных процедур специалист   подшивает заявление  в дело.

Общий  срок выполнения административной процедуры составляет 10 минут.

4. Особенности выполнения административных процедур в  электронной форме

4.1. При предоставлении государственной услуги в электронной форме осуществляются:

а) предоставление в установленном порядке информации получателям государственной услуги и обеспечение им доступа  к сведениям о государственной услуге;

б) подача получателем государственной услуги заявления,  указанного в пункте 2.8 раздела 2 настоящего Административного регламента, в электронной форме;

в) получение сведений о ходе  предоставления государственной услуги.

4.2. Для проставления апостиля на документах о регистрации актов гражданского состояния, подлежащих вывозу за границу,  получатель государственной услуги может обратиться в Департамент   с заявлением, указанным в пункте 2.8 раздела 2 настоящего Административного регламента, в  электронной форме.

4.3. Специалист:

а) осуществляет проверку представленного получателем государственной услуги заявления в электронной форме на предмет отсутствия оснований для отказа в проставлении апостиля на документах о регистрации актов гражданского состояния, подлежащих вывозу за границу;   

б) в случае необходимости направляет получателю государственной услуги запрос на уточнение данных, указанных в заявлении;

в) регистрирует заявление в журнале регистрации заявлений;

г) направляет уведомление о ходе предоставления государственной услуги получателю государственной услуги в электронной форме, в котором указываются действия, которые необходимо совершить при обращении в Департамент для проставления апостиля на документах о регистрации актов гражданского состояния, подлежащих вывозу за границу.

Максимально допустимый срок выполнения указанных действий  не должен превышать 60 минут.

При предоставлении государственной услуги в электронной форме осуществляются предоставление в установленном порядке информации получателям государственной услуги и обеспечение им доступа  к сведениям о государственной услуге.

5. Формы контроля за исполнением настоящего Административного регламента

5.1. Текущий контроль за исполнением государственной услуги, заключающийся    в  постоянном  контроле за  исполнением по  существу,  форме  и срокам положений настоящего Административного регламента, осуществляют должностные лица Департамента.

Перечень должностных лиц Департамента, осуществляющих текущий контроль за исполнением государственной услуги, устанавливается приказом начальника Департамента.

5.2. Плановый контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги осуществляется в ходе проведения комплексных и тематических  проверок в соответствии с графиком проведения проверок, утвержденным начальником Департамента.

5.3. Внеплановые проверки проводятся в случае обращения гражданина с жалобой на действия (бездействие), решения должностных лиц (специалистов) Департамента.

В случае выявления нарушений виновные лица привлекаются к ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и нормативными правовыми актами Администрации Смоленской области.

6. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, соответственно осуществляемых и принимаемых в ходе предоставления государственной услуги

6.1. Действия (бездействие) и решения должностных лиц (специалистов) Департамента, соответственно осуществляемые и принимаемые в ходе предоставления государственной услуги, могут быть обжалованы получателем государственной услуги во внесудебном порядке и (или) в суд.

6.2. Внесудебный порядок подачи, рассмотрения и разрешения жалоб на действия (бездействие) и решения должностных лиц (специалистов) Департамента  определяется федеральным и областным законодательством.

6.3. Порядок судебного обжалования действий (бездействия) и решений, соответственно осуществляемых и принимаемых в ходе предоставления государственной услуги, определяется гражданским процессуальным законодательством.

6.4. Перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги указан в пунктах 2.11, 2.12 раздела 2 настоящего Административного регламента.

Отказ в предоставлении государственной услуги  может быть обжалован получателем государственной услуги   в Департамент, Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Смоленской области, Министерство юстиции Российской Федерации либо в суд.

6.5. Получатель государственной услуги имеет право обратиться в компетентные органы с жалобой в устной или письменной форме.

При обращении получателя государственной услуги в письменной форме срок рассмотрения обращения не должен превышать 30 календарных дней со дня регистрации такого обращения.

Порядок продления и рассмотрения обращений в зависимости от их характера устанавливается законодательством Российской Федерации.   

6.6. Получатель государственной услуги в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает либо наименование органа, в который направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.   

В случае необходимости в подтверждение своих доводов получатель государственной услуги может прилагать к письменному обращению документы и материалы либо их копии.

6.7. По результатам рассмотрения обращения должностным лицом принимается решение об удовлетворении требований получателя государственной услуги либо об отказе в удовлетворении обращения.

Письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения обращения, направляется получателю государственной услуги.

Если в письменном обращении не указана фамилия получателя государственной услуги, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.

6.8. При получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, оно вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему обращение, о недоступности злоупотребления правом.

Если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается получателю государственной услуги, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению. 

6.9. Если в письменном обращении получателя государственной услуги содержится вопрос,  на который многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник Департамента вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с получателем государственной услуги по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же орган или одному и тому же должностном лицу. О данном решении уведомляется получатель государственной услуги, направивший обращение.

Если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, получателю государственной услуги, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.  

6.10. Личный прием получателей государственной услуги производится начальником Департамента в соответствии с установленным графиком приема граждан.

6.11. Получатели государственной услуги вправе обжаловать решения, принятые в ходе предоставления государственной услуги, действия или бездействия должностных лиц Департамента, предоставляющих государственную услугу, в судебном порядке в соответствии с нормами гражданского процессуального законодательства.

При судебном обжаловании сроки и юрисдикция суда, в который подается соответствующее заявление, устанавливаются в соответствии с нормами гражданского процессуального законодательства. 

Приложение № 1

к Административному регламенту предоставления Департаментом записи актов гражданского состояния Смоленской области  государственной услуги

«Проставление апостиля на документах о регистрации актов гражданского состояния, подлежащих вывозу за границу»

ИНФОРМАЦИЯ

о местах нахождения, графиках работы,  контактных телефонах

Департамента и органов ЗАГС

№

п/п

Наименование органа ЗАГС

Почтовый адрес

Телефон

График работы

1

2

3

4

5

1.

Департамент записи актов гражданского состояния  Смоленской области

214000, г. Смоленск,

ул. Октябрьской революции,

д. 14а

8(4812) 

38-10-87,

38-78-80, 

35-08-87

понедельник - пятница  

с 9-00 до  18-00,

перерыв  с 13-00 до 14-00

2.

Отдел записи актов гражданского состояния Администрации муниципального образования «город Десногорск» Смоленской области

216400, Смоленская обл.,           г. Десногорск, микрорайон 2, здание администрации

8(48153)

7-16-36

вторник - четверг       

с  8-00 до 17-15,

пятница с 8-00 до 16-00,

суббота с 9-00 до 17-00

(без обеда),

перерыв  с 12-00 до 13-00

3.

Отдел учета и хранения документов Управления записи актов гражданского состояния    Администрации города Смоленска

214000, г. Смоленск,

ул. Глинки, д. 4

8(4812) 

38-21-41

понедельник – пятница               с 9-00 до  18-00,

перерыв с 13-00 до 14-00

4.

Отдел записи актов гражданского состояния  Заднепровского района

Управления записи актов гражданского состояния Администрации города Смоленска

214012, г. Смоленск,

Витебское шоссе, д. 14

8(4812)

27-03-11,

27-37-09

понедельник – пятница

с  9-00 до  17-00,

перерыв с  13-00 до 14-00

5.

Отдел записи актов гражданского состояния Ленинского района

Управления записи актов гражданского состояния Администрации города Смоленска

214000, г. Смоленск,

ул. Карла Маркса, д. 14

8(4812)

38-15-55

понедельник – пятница            с  9-00 до 17-00,

перерыв с 13-00 до 14-00

1

2

3

4

5

6.

Отдел записи актов гражданского состояния Промышленного района

Управления записи актов гражданского состояния Администрации города Смоленска

214019, г. Смоленск,

пр. Маршала Конева, д. 28е

8(4812)

55-50-44

понедельник – пятница             с 9-00 до  17-00,

перерыв с 13-00 до 14-00

7.

Отдел государственной регистрации смерти Управления записи актов гражданского состояния Администрации города Смоленска

214000, г. Смоленск,

ул. Дзержинского, д. 11

8(4812)

32-68-30

понедельник – пятница            с  9-00 до  17-00,

суббота  с  9-00 до 14-00,

перерыв  с 13-00 до 14-00

8.

Отдел записи актов гражданского состояния Администрации муниципального образования «Велижский район»

216290,  Смоленская обл.,          г. Велиж,

пл. Дзержинского, д. 10/1

8(48132)

4-19-90

вторник – четверг                      с 8-00 до 17-00,

пятница с 10-00 до 19-00,

перерыв с 13-00 до 14-00

9.

Отдел записи актов гражданского состояния Администрации муниципального образования «Вяземский район» Смоленской области

115100,  Смоленская обл.,           г. Вязьма, ул. Ленина, д. 25

8(48131)

4-18-85

понедельник – пятница            с 9-00 до  18-00,

перерыв с 12-00 до 13-00

10.

Отдел записи актов гражданского состояния Администрации муниципального образования «Гагаринский район» Смоленской области

215010, Смоленская обл.,           г. Гагарин, ул. Матросова,         д. 3

8(48135)

4-81-66

вторник - пятница                     с 9-00 до 18-00,

перерыв с 14-00 до 15-00

11.

Отдел записи актов гражданского состояния Администрации муниципального образования «Глинковский район» Смоленской области

216320, Смоленская обл.,   пос. Глинка, ул. Ленина, д. 8

8(48165)

2-15-07

понедельник – пятница              с 9-00  до  17-12,

перерыв с 13-00 до 14-00

12.

Отдел записи актов гражданского состояния Администрации муниципального образования  «Демидовский район» Смоленской области

216240, Смоленская обл.,          г. Демидов,

ул. Коммунистическая, д. 10

8(48147)

4-17-81

вторник  - суббота       

с  9-00 до 18-00,

перерыв  с 13-00 до 14-00

1

2

3

4

5

13.

Отдел записи актов гражданского состояния Администрации муниципального образования «Дорогобужский район» Смоленской области

215710, Смоленская обл.,        г. Дорогобуж, ул. Кутузова,

д. 1

8(48144) 4-13-90

понедельник – пятница             с 8-30 до  17-30,

суббота с 10-00 до 16-00,

перерыв с 13-00 до 14-00

14.

Отдел записи актов гражданского состояния Администрации муниципального образования «Духовщинский район» Смоленской области

216200, Смоленская обл.,         г. Духовщина,

ул. Бугаева, д. 44а/47

8(48166)

4-16-36

вторник - суббота                     с  9-00 до 18-00,

перерыв с 13-00 до 14-00

15.

Отдел записи актов гражданского состояния Администрации муниципального образования «Ельнинский район» Смоленской области

216330, Смоленская обл.,             г. Ельня,

ул. Пролетарская,  д. 31

8(48146)

4-22-44

понедельник – пятница               с   9-00 до  18-00,

перерыв  с 13-00 до 14-00

16.

Отдел записи актов гражданского состояния Администрации муниципального образования - Ершичский район Смоленской области

216580, Смоленская обл.,   пос. Ершичи, ул. Советская,

д. 22

8(48155)

2-14-57

понедельник – пятница              с   9-00 до  17-00,

перерыв с 13-00 до 14-00

17.

Отдел записи актов гражданского состояния Администрации муниципального образования «Кардымовский район» Смоленской области

215850, Смоленская обл.,   пос. Кардымово, ул. Ленина, д. 18

8(48167)

4-10-58

понедельник – пятница                с 8-30  до  17-30,

перерыв с 13-00 до 14-00

18.

Отдел записи актов гражданского состояния Администрации муниципального образования «Краснинский район» Смоленской области

216100, Смоленская обл.,   пос. Красный, ул. Советская, д. 17

8(48145)

4-10-96

вторник - пятница                          с 9-00 до 18-00,

перерыв с 13-00 до 14-00

19.

Отдел записи актов гражданского состояния Администрации муниципального образования «Монастырщинский район» Смоленской области

216130, Смоленская обл.,   пос. Монастырщина,

ул. Советская, д. 21

8(48148)

4-11-02

вторник – пятница                       с 9-00 до 18-00,

перерыв с 13-00 до 14-00

1

2

3

4

5

20.

Отдел записи актов гражданского состояния Администрации муниципального образования «Новодугинский район» Смоленской области

215240, Смоленская обл.,   пос. Новодугино,

ул. Горького, д. 4

8(48138)

4-15-85

вторник – пятница                     с 9-00 до 18-00,

суббота с 9-00 до 17-00

(без перерыва),

перерыв с 13-00 до 14-00

21.

Отдел записи актов гражданского состояния Администрации муниципального образования «Починковский район» Смоленской области

216450, Смоленская обл.,       г. Починок, ул. Урицкого,

д. 5

8(48149)

4-17-44

вторник - суббота         

с  8-00 до 17-00,

перерыв с 13-00 до 13-48

22.

Отдел записи актов гражданского состояния Администрации муниципального образования «Рославльский район» Смоленской области

216500, Смоленская обл.,         г. Рославль, пл. Ленина, д. 2

8(48134)

4-16-74

понедельник – четверг              с 9-00 до 18-00,

пятница с 9-00 до 17-00,

перерыв с 13-00 до 13-48

23.

Отдел записи актов гражданского состояния Администрации муниципального образования Руднянский район Смоленской области

216760, Смоленская обл.,         г. Рудня, ул. Киреева, д. 60

8 (48141)

4-11-52

вторник - пятница                с 8-00 до 17-00,

суббота с 9-00 до 18-00,

перерыв с 12-00 до 13-00

24.

Отдел записи актов гражданского состояния Администрации муниципального образования «Сафоновский район» Смоленской области

215500, Смоленская обл.,        г. Сафоново,

ул. Ленина, д. 4а

8 (48142)

4-21-72,

4-11-41

вторник -  суббота

с 8-30 до 17-30,

перерыв с 13-00 до 14-00

25.

Отдел записи актов гражданского состояния Администрации муниципального образования «Смоленский район» Смоленской области

214019, г. Смоленск,

пр.  Маршала Конева, д. 28е

8(4812)

55-30-83

понедельник - пятница            с 8-30 до 17- 00,

перерыв с  13-00 до 13-30

26.

Отдел записи актов гражданского состояния Администрации муниципального образования «Сычевский район» Смоленской области

215280, Смоленская обл.,         г. Сычевка,

ул. Большая Пролетарская,

д. 18

8(48130)

4-14-97

понедельник - пятница

с 9-00 до 18-00,

перерыв с 13-00 до 14-00

1

2

3

4

5

27.

Отдел записи актов гражданского состояния Администрации муниципального образования «Темкинский район» Смоленской области

215350, Смоленская обл.,   пос. Темкино, ул. Ефремова, д. 5

8(48136)

2-13-39

понедельник - пятница            с 9-00 до 17-15,

перерыв с 13-00 до 14-00,

по четвергам перерыв

с 12-00 до 13-00

28.

Отдел записи актов гражданского состояния Администрации муниципального образования «Угранский район» Смоленской области

215430, Смоленская обл.,   пос. Угра, ул. Советская,       д. 12

8(48137)

4-14-32

понедельник - пятница 

с 9-00 до 18-00,

перерыв с 13-00 до 14-00

29.

Отдел записи актов гражданского состояния Администрации муниципального образования «Хиславичский район» Смоленской области

216620, Смоленская обл.,   пос. Хиславичи,

ул. Советская, д. 23

8(48140)

2-22-30

вторник - суббота                        с 10-00 до 18-00,

перерыв  с 13-00 до 14-00

30.

Отдел записи актов гражданского состояния Администрации муниципального образования «Холм-Жирковский район» Смоленской области

216650, Смоленская обл.,         пос. Холм-Жирковский,

ул. Нахимова,  д. 9

8(48139)

4-10-45

понедельник - пятница 

с  9-00 до 18-00,

перерыв с 13-00 до 14-00

31.

Отдел записи актов гражданского состояния Администрации муниципального образования «Шумячский район» Смоленской области

216550, Смоленская обл.,    пос. Шумячи, ул. Школьная, д. 1

8(48133)

4-12-72

понедельник – пятница              с  9-00 до 18-00,

перерыв с 13-00 до 14-00

32.

Отдел записи актов гражданского состояния Администрации муниципального образования «Ярцевский район» Смоленской области

215800, Смоленская обл.,           г. Ярцево,

ул. Чернышевского, д. 1

8(48143)

7-29-00,

3-32-00

понедельник, пятница               с 9-00  до 17-00                    (без перерыва),

вторник - четверг                          с 9-00 до 18-00,

перерыв с 13-00 до 14-00

Приложение № 2

к Административному регламенту предоставления Департаментом записи   актов гражданского состояния Смоленской области государственной услуги «Проставление апостиля на документах о регистрации актов гражданского состояния, подлежащих вывозу за границу»   

Начальнику  Департамента  записи  актов гражданского  состояния Смоленской области

_______________________________________

(фамилия, инициалы должностного лица)

_______________________________________

(Ф.И.О. заявителя, адрес места жительства,

_______________________________________

паспортные данные)

ЗАЯВЛЕНИЕ

В связи с выездом в _________________________________________ прошу проставить апостиль на _______________________________________________________

___________________________________________________________________________,

(вид документа, номер и дата актовой записи, дата выдачи документа)

выданный(ое) __________________________________ отделом ЗАГС ____________________________________________________________________________

(наименование органа ЗАГС, выдавшего документ)

на имя ________________________________________________________________

(сведения о лице, на имя которого выдан документ)

Дата                                                                  Подпись _______________________

Приложение № 3

к Административному регламенту предоставления Департаментом записи актов гражданского состояния Смоленской области государственной услуги «Проставление апостиля на документах о регистрации актов гражданского состояния, подлежащих вывозу за границу»

БЛОК-СХЕМА

последовательности действий при предоставлении

государственной услуги

                нет

                                                                                                           да