Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота органов исполнительной государственной власти области



1

ПРАВИТЕЛЬСТВО ВОЛОГОДСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

29.05.2012 № 536

г.Вологда

В целях создания условий для эффективного информационного и документационного взаимодействия органов исполнительной государственной власти области, создания единого информационного пространства Вологодской области, в соответствии с пунктом 7.6 Плана мероприятий по развитию информационного общества и формированию электронного правительства в Вологодской области на 2010-2012 годы, утвержденного  распоряжением Губернатора области от 25 мая 2010 года №  998-р (с последующими изменениями),  

Правительство области ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Организовать систему межведомственного электронного документооборота органов исполнительной  государственной власти области в срок       до 1 июля 2012 года.

2. Утвердить прилагаемое Положение о системе межведомственного электронного документооборота органов исполнительной государственной власти области.

3. Определить Комитет информационных технологий и телекоммуникаций области (А.Ф. Петренко) координатором системы межведомственного электронного документооборота органов исполнительной государственной власти области.

4. Определить бюджетное учреждение в сфере информационных технологий Вологодской области «Центр информационных технологий» (С.В. Дианов) оператором системы межведомственного электронного документооборота органов исполнительной государственной власти области (далее – оператор системы).

5. Контроль за выполнением постановления возложить на заместителя Губернатора области А.И. Шерлыгина.

Справку о выполнении постановления представить к 15 июля 2012 года.

6. Настоящее постановление вступает в силу со дня его принятия.

Губернатор области                                                                        О.А. Кувшинников

                                                                          УТВЕРЖДЕНО

                                                                                                                                постановлением

                       Правительства области

от 29.05.2012 № 536

                                                       

Положение о системе межведомственного электронного

документооборота  органов исполнительной государственной власти

области

(далее – Положение)

Общие положения

1.1. Настоящее Положение регулирует вопросы организации и функционирования системы межведомственного электронного документооборота органов исполнительной государственной власти области (далее – СМЭД).

1.2. Основные понятия, используемые в настоящем Положении:

СМЭД – система, обеспечивающая в автоматизированном режиме  обмен между органами исполнительной государственной власти области служебными документами и информацией, которые представлены в электронном виде;

электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме с реквизитами, позволяющими идентифицировать эту информацию и ее автора;

электронный документооборот - движение электронных документов с момента их создания или получения до завершения исполнения и отправки адресату или на хранение;

бумажная копия электронного документа – документ на бумажном носителе, полученный посредством распечатки электронного документа из  системы электронного документооборота;

пользователь СМЭД - лицо, непосредственно осуществляющее отправку, получение, хранение электронных документов и информации с использованием СМЭД.

1.3. СМЭД организуется в целях сокращения сроков обмена служебными документами и информацией между органами исполнительной государственной власти области (далее - участники межведомственного электронного документооборота) с использованием автоматизированной системы электронного документооборота.

Технологическое сопровождение СМЭД осуществляется оператором СМЭД.

Функции оператора СМЭД

Оператор СМЭД осуществляет следующие функции:

2.1 организационно-методическое обеспечение функционирования СМЭД;

2.2 обеспечение бесперебойной работы программно-технических средств СМЭД;

2.3 технологическое сопровождение СМЭД. 

III. Общий порядок работы в СМЭД

3.1. Информационный обмен в СМЭД осуществляется по открытым каналам связи с использованием средств криптозащиты, сертифицированных Федеральной службой по техническому и экспортному контролю.

Прием и отправка электронных документов осуществляется службами делопроизводства участников межведомственного электронного документооборота.

3.2. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СМЭД.

Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

Отправитель   электронного   документа обеспечивает его соответствие подлиннику документа на бумажном носителе.

Передача и хранение электронных документов в СМЭД осуществляются вместе с их регистрационными данными.

3.3. При осуществлении межведомственного документооборота не допускается обмен электронными документами, а также информацией, составляющей государственную, коммерческую, служебную и иную охраняемую законом тайну.

IV. Порядок работы с входящими электронными документами

4.1. Электронные документы, поступающие участнику межведомственного электронного документооборота, проходят первичную обработку и регистрацию.

Первичная обработка поступивших электронных документов включает проверку правильности доставки электронных документов  (правильность адресата)  и  наличия электронных документов и приложений к ним (проверку полноты вложений).

Регистрация   (учет)  входящих электронных   документов   осуществляется   в соответствии с нормативными документами участника  межведомственного электронного документооборота, регулирующими вопросы организации делопроизводства.

4.2. Электронные документы, поступившие участнику межведомственного электронного документооборота посредством СМЭД, регистрируются в день их поступления.

Электронные документы,   поступившие   после   окончания   рабочего   дня   или   в нерабочие дни, регистрируются на следующий рабочий день.

4.3. Проверка наличия вновь поступивших электронных документов осуществляется:

первый раз - не позднее 30 минут после начала рабочего дня,

в течение рабочего дня - с интервалом не более 30 минут,

последний раз - не более чем за 30 минут перед окончанием рабочего дня.

V. Порядок работы с исходящими электронными документами

5.1. Электронные документы, подлежащие отправке, отправляются в течение текущего рабочего дня или в течение первого часа следующего рабочего дня.

5.2. Регистрация   (учет)  исходящих электронных   документов   осуществляется   в соответствии с нормативными документами участника  межведомственного электронного документооборота, регулирующими вопросы организации делопроизводства.

VI. Регламент доступа и подключение к СМЭД

6.1. Разграничение доступа к электронным документам в СМЭД осуществляется на основе уникальных учетных записей и паролей, закрепленных за пользователями СМЭД.

Создание, изменение, удаление учетных записей пользователей СМЭД осуществляется оператором СМЭД на основании заявок на подключение (отключение) к СМЭД.

Ответственность за сохранение паролей в тайне несут пользователи  СМЭД.

6.2. Подключение к СМЭД производится на основании письменной заявки участника межведомственного электронного документооборота, составленной по форме согласно приложению 1 к Положению.

6.3. По умолчанию пользователи СМЭД получают доступ к электронным документам, по отношению к которым они являются отправителем или получателем.

VII. Регламент отключения от СМЭД

7.1. Отключение от СМЭД производится на основании письменной заявки участника межведомственного электронного документооборота, составленной по форме согласно приложению 2 к Положению.

7.2. В заявке указывается одна из следующих причин отключения:

увольнение сотрудника органа исполнительной государственной власти области;

перевод на должность, не связанную с использованием СМЭД;

предоставление отпуска продолжительностью более 45 дней.

7.3. Заявка на отключение направляется оператору СМЭД в течение 3 рабочих дней со дня наступления события, указанного в пункте 7.2 Положения.

VIII. Контроль за функционированием СМЭД

Контроль за функционированием СМЭД осуществляется оператором СМЭД, органом исполнительной государственной власти области, осуществляющим полномочия (функции) в сфере информатизации области и в сфере предоставления услуг связи на территории области.

сеа

1

Приложение 1

к Положению

                                                                                                                                                                           Форма

Заявка на подключение к системе межведомственного электронного документооборота

1.  Наименование органа исполнительной государственной власти области _______________________________________

2.  Ф.И.О., должности пользователей системы СМЭД для подключения

Ф.И.О.

Должность

пользователя

Место подключения

(адрес, кабинет)

Логин и пароль

получены

(заполняется участником СМЭД после получения логина и пароля)

Отметка

о подключении

(заполняется специалистом оператора СМЭД)

Руководитель                                                  ______________                                                                    ________________

                                                                               (подпись)                                                                  (расшифровка подписи)

сеа

1

Приложение 2

к Положению

                                                                                                                                                                           Форма

Заявка на отключение от системы межведомственного электронного документооборота

1. Наименование органа исполнительной государственной власти области ________________________________________

2. Ф.И.О., должности пользователей системы СМЭД для отключения

Ф.И.О. / логин пользователя

Причина отключения

Дата отправки

заявки

Дата получения

заявки (заполняется специалистом оператора СМЭД)

Дата отключения (заполняется специалистом оператора СМЭД)

Руководитель                                                  ______________                                                                    ________________

                                                                               (подпись)                                                                  (расшифровка подписи)

сеа