О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В НЕКОТОРЫЕ ПОСТАНОВЛЕНИЯ ПРАВИТЕЛЬСТВА УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ



ПРАВИТЕЛЬСТВО УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 30 марта 2020 года № 80

О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В НЕКОТОРЫЕ ПОСТАНОВЛЕНИЯ ПРАВИТЕЛЬСТВА УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ 

Правительство Удмуртской Республики постановляет:

1. Внести в постановление Правительства Удмуртской Республики от 20 июня 2011 года № 206 «О системе межведомственного электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики» следующие изменения:

1) подпункт 2 пункта 1 изложить в следующей редакции:

«2) Порядок работы с электронными документами и электронными копиями документов в системе межведомственного электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики;»;

2) в пункте 2 слова «(далее соответственно – оператор, СМЭД)» заменить словами «(далее – СМЭД)»;

3) дополнить пунктом 2.4 следующего содержания:

«2.4. Государственным органам Удмуртской Республики и государственным учреждениям Удмуртской Республики при обмене документами в СМЭД с использованием сообщений электронной почты руководствоваться Порядком работы с электронной почтой в СМЭД.»;

4) пункт 3 изложить в следующей редакции:

«3. Финансирование мероприятий, проводимых в рамках развития СМЭД, осуществляется в пределах бюджетных ассигнований и лимитов бюджетных обязательств, предусмотренных (доведенных) Министерству информатизации и связи Удмуртской Республики, участникам СМЭД – операторам иных систем электронного документооборота законом Удмуртской Республики о бюджете Удмуртской Республики на соответствующий год и на плановый период на указанные цели, а также за счет иных источников в соответствии с законодательством Российской Федерации.»;

5) Положение о системе межведомственного электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики изложить в редакции согласно приложению 1;

6) Порядок работы с документами в электронной форме в системе межведомственного электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики изложить в редакции согласно приложению 2;

7) Порядок работы с электронной почтой в системе межведомственного электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики изложить в редакции согласно приложению 3.

2. Внести в Положение о государственной информационной системе Удмуртской Республики «Единая система, обеспечивающая межведомственное электронное взаимодействие в Удмуртской Республике», утвержденное постановлением Правительства Удмуртской Республики от 4 апреля 2019 года № 133 «О государственной информационной системе Удмуртской Республики «Единая система, обеспечивающая межведомственное электронное взаимодействие в Удмуртской Республике», изменение, дополнив пунктом 7.1 следующего содержания:

«7.1. При работе в ЕС МЭВ УР не допускается ввод и обмен сведениями, составляющими государственную тайну, и информацией, имеющей ограничительную пометку «Для служебного пользования».».

Председатель Правительства

Удмуртской Республики

Я.В. Семенов

             

Приложение 1

к постановлению Правительства

Удмуртской Республики

от 30 марта 2020 года № 80

«УТВЕРЖДЕНО

постановлением Правительства

Удмуртской Республики

от 20 июня 2011 года № 206

ПОЛОЖЕНИЕ

о системе межведомственного электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики

1. Настоящее Положение определяет основные принципы организации системы межведомственного электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики (далее – СМЭД).

2. СМЭД – элемент информационно-коммуникационной инфраструктуры электронного правительства в Удмуртской Республике, представляющий собой среду взаимодействия следующих компонентов:

1) подсистемы «Система электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики» государственной информационной системы Удмуртской Республики «Единая система, обеспечивающая межведомственное электронное взаимодействие в Удмуртской Республике», определенной постановлением Правительства Удмуртской Республики от 4 апреля 2019 года № 133 «О государственной информационной системе Удмуртской Республики «Единая система, обеспечивающая межведомственное электронное взаимодействие в Удмуртской Республике» (далее – СЭД ГО УР);

2) иных систем электронного документооборота, операторами которых являются участники СМЭД (далее – СЭД);

3) электронной почты участников СМЭД, в том числе информационной системы «Единая коммуникационная система Удмуртской Республики», определенной распоряжением Правительства Удмуртской Республики от 6 декабря 2018 года № 1440-р «Об информационной системе «Единая коммуникационная система Удмуртской Республики».

3. Обмен зарегистрированными в СЭД ГО УР или иной СЭД документами между участниками СМЭД, у которых установлена СЭД ГО УР или иная СЭД, осуществляется с их использованием.

4. При осуществлении межведомственного электронного документооборота не допускается обмен сведениями, составляющими государственную тайну и информацией, имеющей ограничительную пометку «Для служебного пользования».

5. При осуществлении обмена электронными документами и электронными копиями документов, содержащими информацию ограниченного доступа, участники СМЭД обязаны руководствоваться нормативными правовыми актами, регулирующими отношения в сфере информационных технологий и защиты информации, и соблюдать установленные требования по защите информации ограниченного доступа на всех этапах ее обработки, хранения и передачи.

Информационное взаимодействие участников СМЭД по открытым каналам связи допускается при обязательном применении усиленной квалифицированной электронной подписи и шифрования электронных документов и электронных копий документов, представленных в виде файлов, передаваемых между участниками СМЭД, при этом обеспечивается конфиденциальность, целостность, достоверность, неотказуемость и юридическая значимость передаваемых электронных документов и электронных копий документов.

6. Оператором СМЭД является исполнительный орган государственной власти Удмуртской Республики, определяемый Правительством Удмуртской Республики.

7. Участниками СМЭД являются государственные органы Удмуртской Республики, государственные учреждения Удмуртской Республики, территориальные органы федеральных органов власти в Удмуртской Республике, органы местного самоуправления и муниципальные учреждения в Удмуртской Республике, другие организации, заключившие с оператором СМЭД соглашение об информационном взаимодействии, осуществляемом средствами информационных систем, обеспечивающих обмен документами и информацией в электронной форме.

8. Основными целями организации СМЭД являются:

1) повышение эффективности государственного управления путем совершенствования организации документационного обеспечения управления с применением современных информационных технологий;

2) создание системной основы для постепенного перехода к безбумажным технологиям работы с документами в процессе деятельности участников СМЭД;

3) создание юридически значимого межведомственного электронного документооборота участников СМЭД.

9. Основными задачами организации СМЭД являются:

1) обеспечение использования участниками СМЭД совместимых технологий, форматов, протоколов информационного взаимодействия и унифицированных программно-технических средств;

2) обеспечение информационной безопасности межведомственного электронного документооборота, в том числе целостности и конфиденциальности передаваемой информации, в соответствии с законодательством Российской Федерации;

3) обеспечение использования участниками СМЭД сертифицированного программного обеспечения и программно-технических средств;

4) обеспечение согласованности действий участников СМЭД в процессе информационного обмена на основании разработанных организационных решений, обеспечивающих техническую поддержку пользователей;

5) обеспечение возможности деятельности участников СМЭД с использованием технологий удаленного доступа.

10. Оператор СМЭД осуществляет следующие функции:

1) контроль за функционированием СМЭД в соответствии с настоящим Положением и законодательством Российской Федерации в сфере информационных технологий и защиты информации;

2) методическое и организационное обеспечение функционирования СМЭД;

3) подготовка проектов актов Правительства Удмуртской Республики, определяющих порядок работы с электронными документами и электронными копиями документов в СМЭД;

4) определение функционально-технических требований к взаимодействию компонентов СМЭД между собой, а также с иными информационными системами и ресурсами;

5) иные функции в соответствии с законодательством и настоящим Положением.

11. Оператор СМЭД осуществляет свои функции самостоятельно либо с привлечением иных организаций в соответствии с законодательством.

12. Оператор СЭД, функционирующей в составе СМЭД, осуществляет следующие функции:

1) контроль за функционированием СЭД в соответствии с настоящим Положением и законодательством Российской Федерации в сфере информационных технологий и защиты информации;

2) организация эксплуатации СЭД пользователями СЭД;

3) методическое и организационное обеспечение функционирования СЭД;

4) организация интеграции СЭД с СЭД ГО УР и иными СЭД, функционирующими в составе СМЭД;

5) издание правовых актов по вопросам эксплуатации СЭД пользователями СЭД;

6) обеспечение актуального состояния справочников корреспондентов СЭД;

7) иные функции в соответствии с законодательством и настоящим Положением.

13. Оператор СЭД, функционирующей в составе СМЭД, осуществляет свои функции самостоятельно либо с привлечением иных организаций в соответствии с законодательством.

14. Участники СМЭД осуществляют следующие функции:

1) организация процесса работы в СМЭД;

2) обеспечение работоспособности программно-технических средств, используемых для работы в СМЭД;

3) обеспечение информационной безопасности автоматизированных рабочих мест сотрудников участника СМЭД, имеющих доступ к СМЭД;

4) контроль подлинности и действительности используемых сотрудниками участника СМЭД электронных подписей;

5) иные функции в соответствии с настоящим Положением.

15. Сотрудники участника СМЭД, обладающие правом использовать электронную подпись в СМЭД, могут быть наделены полномочиями на:

1) подписание электронных документов;

2) заверение электронных документов;

3) заверение электронных копий документов;

4) прием и отправку электронных документов.

16. Список и конкретные полномочия сотрудников участника СМЭД, обладающих правом использовать электронную подпись в СМЭД, утверждаются руководителем участника СМЭД.».

Приложение 2

к постановлению Правительства

Удмуртской Республики

от 30 марта 2020 года № 80

«УТВЕРЖДЁН

постановлением Правительства

Удмуртской Республики

от 20 июня 2011 года № 206

ПОРЯДОК

работы с электронными документами и электронными копиями документов в системе межведомственного электронного документооборота государственных органов
Удмуртской Республики

I. Общие положения

1. В системе межведомственного электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики (далее – СМЭД) межведомственный электронный документооборот осуществляется посредством обмена электронными сообщениями.

Электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть предназначена для адресации сообщения. Содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронный документ или электронную копию документа, и их реквизиты, описанные с помощью языка XML и формируемые автоматически в СМЭД.

2. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

3. Электронные копии документов создаются в случаях, когда работа с электронными копиями документов не противоречит законодательству и обеспечивает удобную обработку и использование информации, содержащейся в бумажном документе.

4. При осуществлении межведомственного электронного документооборота между участниками СМЭД используются следующие форматы файлов:

1) для электронных документов – doc, xls, а в случаях, когда создание указанных форматов файлов невозможно, – rtf;

2) для электронных копий документов – pdf, а в случаях, когда создание указанного формата файла невозможно, – jpg;

3) для приложений к электронным документам или электронным копиям документов в виде архивированных файлов – zip, rar.

По предварительному согласованию между участниками СМЭД могут использоваться и иные форматы файлов.

5. Для подписания электронных документов (заверения электронных копий документов) участников СМЭД используются усиленные квалифицированные электронные подписи сотрудников участника СМЭД, уполномоченных использовать электронную подпись в СМЭД.

При осуществлении межведомственного электронного документооборота не допускается обмен неутвержденными (неподписанными) электронными документами, которые согласно правилам делопроизводства подлежат утверждению (подписанию).

6. Каждый файл, входящий в сообщение и подлежащий утверждению (подписанию), подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью с помощью средства электронной подписи путем формирования отдельного криптографического сообщения в виде отдельного файла.

7. Формирование и проверка электронной подписи осуществляются в соответствии с требованиями законодательства в области информационных технологий и защиты информации.

8. При передаче электронного сообщения от одного участника СМЭД другому и хранении электронных документов и электронных копий документов вместе с ними передаются (хранятся) их регистрационные данные.

9. При передаче электронного сообщения от одного участника СМЭД другому сообщение преобразуется в XML-документ с описанием реквизитов сообщения и вложенных файлов.

10. В случае невозможности передачи электронных документов и электронных копий документов по телекоммуникационным каналам связи допускается передача указанных документов на электронном носителе в установленном порядке. Электронные документы и электронные копии документов на электронном носителе могут доставляться специальной (фельдъегерской) почтовой связью или уполномоченным представителем (курьером) отправителя электронных документов.

II. Работа с входящими сообщениями

11. Электронные сообщения, поступающие участнику СМЭД, проходят первичную обработку и регистрацию.

12. Первичная обработка поступивших электронных сообщений включает расшифровку и проверку подлинности электронной подписи, проверку правильности доставки электронных сообщений (правильность адресата) и наличия документов и приложений к ним (проверку полноты вложений), принятие решения о возможности регистрации.

13. Проверка наличия вновь поступивших электронных сообщений, регистрация (учет) электронных документов и электронных копий документов осуществляется в соответствии с инструкцией по делопроизводству участника СМЭД.

III. Работа с исходящими сообщениями

14. Подготовленные электронные документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью сотрудников участника СМЭД, уполномоченных использовать электронную подпись для подписания электронных документов в СМЭД и наделенных правом собственноручной подписи аналогичных документов на бумажных носителях.

15. Подготовленные электронные копии документов заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью сотрудников участника СМЭД, уполномоченных использовать электронную подпись для заверения электронных копий документов в СМЭД, при этом должно быть обеспечено соответствие содержания электронной копии документа содержанию подлинника документа на бумажном носителе.

16. Электронные документы и электронные копии документов, подлежащие отправке, должны отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

IV. Уведомления СМЭД

17. С целью предупреждения конфликтных ситуаций, возникающих вследствие отрицания участниками СМЭД факта отправки и получения электронных сообщений, используется функционал СМЭД, обеспечивающий получение отправителем электронного сообщения следующих типов уведомлений:

1) в информационных системах электронного документооборота – о получении документа, о регистрации документа, об исполнении документа, о пересылке документа в другую организацию;

2) в информационных системах электронной почты – о доставке документа, о прочтении документа.

Отправка указанных уведомлений осуществляется в течение одного часа с момента их создания.

V. Работа с бумажными копиями электронных документов

18. Электронный документ может быть распечатан при необходимости получения его бумажной копии.

19. Если бумажная копия электронного документа выдается для представления гражданину или в другую организацию, осуществляется заверение бумажной копии электронного документа в установленном порядке в соответствии с правилами делопроизводства. Заверение бумажной копии электронного документа и обеспечение взаимного соответствия исходного электронного документа и его бумажной копии осуществляется сотрудниками участника СМЭД, уполномоченными заверять бумажные копии электронных документов.».

Приложение 3

к постановлению Правительства

Удмуртской Республики

от 30 марта 2020 года № 80

«УТВЕРЖДЁН

постановлением Правительства

Удмуртской Республики

от 20 июня 2011 года № 206

ПОРЯДОК

работы с электронной почтой в системе межведомственного электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики

1. Настоящий Порядок определяет основные принципы организации обмена электронными документами и электронными копиями документов в системе межведомственного электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики (далее – СМЭД) с использованием сообщений электронной почты, в том числе информационной системы «Единая коммуникационная система Удмуртской Республики», определенной распоряжением Правительства Удмуртской Республики от 6 декабря 2018 года № 1440-р «Об информационной системе «Единая коммуникационная система Удмуртской Республики» (далее – ЕКС УР).

2. Все электронные документы и электронные копии документов, передаваемые с использованием сообщений электронной почты между участниками СМЭД, имеют форматы, определенные Порядком работы с электронными документами и электронными копиями документов в системе межведомственного электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики, утвержденным постановлением Правительства Удмуртской Республики от 20 июня 2011 года № 206 «О системе межведомственного электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики» (далее – Порядок работы с документами в СМЭД).

3. Для обмена документами в СМЭД с использованием сообщений электронной почты участники СМЭД используют информационные системы, обеспечивающие обмен документами через электронный почтовый сервис, операторами которых они являются, либо ЕКС УР (далее – ведомственные почтовые сервисы).

В целях настоящего Порядка под почтовым сервисом понимается информационная система или совокупность информационных систем, обеспечивающих передачу сообщений электронной почты, ведение единого адресного справочника, поддержку доменных имен информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» (далее – сеть Интернет).

4. Для каждого участника СМЭД создается уникальный официальный адрес электронной почты в сети Интернет (далее – адрес электронной почты).

Официальный адрес электронной почты участника СМЭД должен иметь следующий формат:

@<доменное имя сети Интернет участника СМЭД>,

где X – порядковый номер места регистрации документов (указывается в случае наличия у участника СМЭД нескольких мест регистрации в этом домене).

5. Служебная переписка между участниками СМЭД по электронной почте осуществляется с использованием официальных почтовых адресов электронной почты участников СМЭД.

6. Для организации переписки рабочего характера между сотрудниками участников СМЭД допускается создавать необходимое количество служебных электронных почтовых ящиков пользователей ведомственных почтовых сервисов участников СМЭД.

7. Адреса электронной почты сотрудников участника СМЭД должны соответствовать следующему единому формату:

<Фамилия сотрудника участника СМЭД латинскими буквами>_<первые буквы имени и отчества сотрудника участника СМЭД латинскими буквами>@<доменное имя сети Интернет участника СМЭД>.

При этом:

в случае совпадения фамилий, первых букв имени и отчества сотрудников участников СМЭД в адресе электронной почты каждого из них имя сотрудника участника СМЭД дополняется следующей по порядку буквой имени;

в случае совпадения фамилий, имен и первых букв отчества сотрудников участников СМЭД в адресе электронной почты каждого из них отчество сотрудника участника СМЭД дополняется следующей по порядку буквой отчества.

8. Оператор ведомственного почтового сервиса при необходимости обеспечивает возможность удаленного доступа к электронным почтовым ящикам на ведомственном почтовом сервисе с использованием технологий защиты информации в соответствии с законодательством.

9. В сообщении электронной почты обязательно указывается следующая информация:

1) тема сообщения электронной почты – краткое содержание отправляемого документа, а при отправке официальных документов, имеющих исходящий номер, – номер и дата исходящего письма;

2) приветствие;

3) цель обращения;

4) Ф. И. О. и должность отправителя сообщения электронной почты;

5) номер служебного телефона отправителя сообщения электронной почты;

6) адрес электронной почты отправителя сообщения электронной почты.

10. Общий объем вложений одного сообщения электронной почты не должен превышать 25 Мб.

11. Прием сообщений электронной почты, поступающих на официальный адрес электронной почты участника СМЭД, и отправку сообщений электронной почты с него осуществляют сотрудники участника СМЭД, ответственные за делопроизводство.

12. Проверка наличия вновь поступивших документов на официальный адрес электронной почты участника СМЭД осуществляется сотрудниками участника СМЭД, ответственными за делопроизводство, по правилу, определенному в пункте 13 Порядка работы с документами в СМЭД.

13. При работе с электронной почтой пользователи обеспечивают контроль доставки и прочтения сообщений электронной почты в соответствии с пунктом 17 Порядка работы с документами в СМЭД.

14. Почтовые клиентские программы участников СМЭД настраиваются на автоматическую доставку поступивших сообщений электронной почты с периодом проверки не более 30 минут.».