ОБ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНАХ ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА – ЮГРЫ И ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА – ЮГРЫ



ХАНТЫ-МАНСИЙСКИЙ АВТОНОМНЫЙ ОКРУГ - ЮГРА

1

ХАНТЫ-МАНСИЙСКИЙ АВТОНОМНЫЙ ОКРУГ - ЮГРА

ГУБЕРНАТОР

       ПОСТАНОВЛЕНИЕ

30 декабря 2012 года

176

ОБ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

В ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНАХ ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА – ЮГРЫ И ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА – ЮГРЫ

(Документ с изменениями внесенными

Постановлением Губернатора  Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 06.06.2013 № 75

Постановлением Губернатора  Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 10.06.2013 № 79

Постановлением Губернатора  Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 16.05.2014 года № 57

Постановлением Губернатора  Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 06.06.2014 года № 68

Постановлением Губернатора  Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 11.08.2014 года № 85

Постановлением Губернатора  Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 09.09.2014 года № 102

Постановлением Губернатора  Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 24.02.2015 года № 14

Постановлением Губернатора  Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 08.05.2015 года № 45

Постановлением Губернатора  Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 22.06.2015 года № 62

Постановлением Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 28.10.2015 года № 135

Постановлением Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 11.12.2015 № 160

Постановлением Губернатора  Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 25.03.2016 года № 32

Постановлением Губернатора  Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 16.05.2016 года № 53

Постановлением Губернатора  Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 22.06.2016 года № 73

Постановлением Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 11.05.2017 года № 53

Постановлением Губернатора  Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 03.08.2017 года № 90

Постановлением Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа-Югры от 15.08.2017 года № 97

Постановлением Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 18.08.2017 года № 99

Постановлением Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 28.12.2017 года № 139; от 12.11.2018 года № 112, от 08.10.2019 № 74, от 15.04.2020 года № 31, от 15.02.2021 года № 18, от 25.03.2021 года № 36, от 29.07.2021 года № 103)

В целях совершенствования системы документационного обеспечения деятельности в государственных органах Ханты-Мансийского автономного округа – Югры и исполнительных органах государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, установления единого порядка ведения делопроизводства п о с т а н о в л я ю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в государственных органах Ханты-Мансийского автономного округа – Югры и исполнительных органах государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.

2. Признать утратившими силу постановления Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры:

от 14 июля 2006 года № 97 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Губернатора, Правительстве Ханты-Мансийского автономного округа – Югры и иных исполнительных органах государственной власти автономного округа»;

от 11 сентября 2007 года № 147 «О внесении изменений в постановление Губернатора автономного округа от 14.07.2006 № 97»;

от 13 ноября 2009 года № 179 «О внесении изменений в постановление Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 14 июля 2006 года № 97»;

от 7 октября 2011 года № 154 «О мерах по совершенствованию организации исполнения поручений».

3. Руководителям государственных органов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры и исполнительных органов государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа – Югры:

3.1. Организовывать своевременное получение сертификатов ключей проверки усиленной квалифицированной электронной подписи для использования в системе электронного документооборота Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.

(пункт 3.1. изложен от 25.03.2021 года № 36)

3.2. Привести акты, регулирующие вопросы организации и ведения делопроизводства, в соответствие с настоящим постановлением.

Губернатор

Ханты-Мансийского

автономного округа – Югры                                                                      Н.В.Комарова

Приложение

к постановлению Губернатора

Ханты-Мансийского

автономного округа – Югры

от 30 декабря 2012 года № 176

(Приложение с изменениями внесенными

Постановлением Губернатора  Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 06.06.2013 № 75

Постановлением Губернатора  Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 10.06.2013 № 79

Постановлением Губернатора  Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 06.06.2014 года № 68

Постановлением Губернатора  Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 24.02.2015 года № 14

Постановлением Губернатора  Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 08.05.2015 года № 45

Постановлением Губернатора  Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 22.06.2015 года № 62

Постановлением Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 28.10.2015 года № 135

Постановлением Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 11.12.2015 № 160

Постановлением Губернатора  Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 16.05.2016 года № 53

Постановлением Губернатора  Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 22.06.2016 года № 73

Постановлением Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 11.05.2017 года № 53

Постановлением Губернатора  Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 03.08.2017 года № 90

Постановлением Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа-Югры от 15.08.2017 года № 97

Постановлением Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 18.08.2017 года № 99

Постановлением Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 28.12.2017 года № 139; от 12.11.2018 года № 112, от 08.10.2019 № 74, от 15.04.2020 года № 31, от 15.02.2021 года № 18, от 25.03.2021 года № 36, от 29.07.2021 года № 103)

Инструкция по делопроизводству в государственных органах Ханты-Мансийского автономного округа – Югры и исполнительных органах государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа – Югры

Раздел 1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в государственных органах Ханты-Мансийского автономного округа – Югры и исполнительных органах государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (далее – Инструкция) разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации и Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (далее – автономный округ) в сфере делопроизводства и архивного дела, федеральными законами от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи», от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Указом Президента Российской Федерации от 28 марта 2011 года № 352 «О мерах по совершенствованию организации исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации», Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 24 декабря 2020 года № 199, Государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003).

              (пункт 1.1. изменен Постановлением Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 15.02.2021 года № 18)

1.2. Инструкция устанавливает в государственных органах автономного округа и исполнительных органах государственной власти автономного округа (далее – органы государственной власти) единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности органов государственной власти документов, организации и ведению делопроизводства, а также осуществлению контроля за исполнением документов в органах государственной власти, обязательные для исполнения всеми лицами, замещающими государственные должности автономного округа, должности государственной гражданской службы автономного округа и должности, не отнесенные к должностям гражданской службы, и осуществляющими техническое обеспечение деятельности органов государственной власти автономного округа (далее – работники органов государственной власти автономного округа, работники, сотрудники, специалисты).

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий.

1.4. Для создания единого информационного пространства в части документационного обеспечения и обеспечения автоматизированной обработки и контроля исполнения документов в органах государственной власти используется единый программный продукт «Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело».

1.5. Органы государственной власти вправе разрабатывать методические рекомендации, инструкции и иные документы и материалы по отдельным вопросам организации делопроизводства, не противоречащие настоящей Инструкции, а также использовать в работе официальные методические документы, конкретизирующие отдельные вопросы организации делопроизводства.

1.6. Инструкция не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную, служебную или иную охраняемую законом тайну.

1.7. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, кадровой, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.8. Типы документов, порядок оформления которых не оговаривается настоящей Инструкцией, оформляются в соответствии с правилами (инструкциями, порядком и т.д.), утвержденными нормативными правовыми актами Российской Федерации или автономного округа для данного типа документов, с учетом требований ГОСТ Р 6.30-2003.

1.9. Порядок работы с обращениями граждан осуществляется на основании постановления Губернатора автономного округа от 24 августа 2012 года № 130 «О Порядке рассмотрения обращений граждан, поступающих Губернатору Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, первым заместителям Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, заместителям Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, в Правительство Ханты-Мансийского автономного округа – Югры».

1.10. При работе с документами лица, работающие в органах государственной власти, несут ответственность за сохранность документов. Сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях и в пределах полномочий, имеющихся у служащего органа государственной власти автономного округа.

1.11. При уходе в отпуск, в случае увольнения или перемещения по службе сотрудники обязаны передать находящиеся у них документы сотруднику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому сотруднику по указанию руководителя подразделения

1.12. Передача документов и дел на бумажном носителе осуществляется по акту, утверждаемому руководителем структурного подразделения органа государственной власти.

1.13. При уходе сотрудников в отпуск, увольнении или перемещении по службе руководитель органа государственной власти, в случае необходимости, должен уведомить уполномоченный орган государственной власти по сопровождению и развитию программного обеспечения системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота об изменении направления документопотоков или организации доступа к документам другим сотрудникам органа государственной власти.

1.14. При увольнении или перемещении сотрудников на другую должность руководитель структурного подразделения органа государственной власти обязан проинформировать уполномоченный орган государственной власти по сопровождению и развитию программного обеспечения системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота о необходимости добавления/исключения пользователей в систему автоматизации делопроизводства и электронного документооборота в течение 5 рабочих дней со дня назначения, увольнения соответствующих пользователей.

Раздел II. Основные понятия

В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:

делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах государственной власти автономного округа;

документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления;

электронный документооборот – документооборот с применением информационной системы;

система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (СЭД) – информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

система электронного документооборота автономного округа (СЭД) – информационная система, обеспечивающая автоматизацию процессов делопроизводства и организацию межведомственного электронного документооборота за счет создания единой инфраструктуры, отвечающей современным требованиям, создающей условия для оптимального и эффективного взаимодействия органов государственной власти, органов местного самоуправления, государственных учреждений, муниципальных учреждений в части документационного обеспечения при реализации задач и исполнении возложенных на них полномочий в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством автономного округа;

(6 абзац изложен от 25.03.2021 года № 36)

документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

подлинник (официального) документа – первый или единичный экземпляр официального документа;

копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы;

заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

документированная информация – зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или ее материальный носитель;

электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

электронная копия документа – электронный документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы;

электронный образ документа – электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

сканирование документа – получение электронного образа документа;

электронная подпись – информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

простая электронная подпись – электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом;

усиленная квалифицированная электронная подпись (далее – квалифицированная электронная подпись) - электронная подпись, полученная в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи. Позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ, обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания. Создается с использованием средств электронной подписи, а также соответствует следующим признакам: ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате; для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным федеральным законодательством;

бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа;

оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

создание документа - работа с документом, включающая документирование информации на материальном носителе и ее оформление в соответствии с установленными правилами путем проставления необходимых реквизитов;

вид документа письменного – принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения;

входящий (поступивший) документ – документ, поступивший в орган государственной власти автономного округа;

исходящий (отправляемый) документ – официальный документ, отправляемый из органа государственной власти автономного округа;

служебный документ (письмо) – официальный документ, используемый в текущей деятельности органов государственной власти автономного округа в процессе осуществления своих функций;

регистрация документа – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения;

электронная регистрационная карточка (ЭРК) – запись базы данных системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, отображаемая в её визуальных формах, содержащая все реквизиты документа, необходимые для однозначной идентификации документа и определяющие этапы его движения в процессе его подготовки и исполнения, включающая информацию в электронном виде, электронный документ, электронный образ документа или электронный документ, подписанный электронной подписью;

участники системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота – органы государственной власти, подключенные к СЭД и участвующие в электронном документообороте (далее – участники СЭД);

пользователь системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота – сотрудник участника системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, имеющий в системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота учетную запись и персональный пароль, обращающийся к системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота для получения необходимой ему информации и проведения различных операций с документами;

резолюция документа – реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом, и содержащий принятое им решение или указание по организации исполнения документа или поручения;

поручение – документ организационно-распорядительного характера, предписывающий выполнение заданий, оперативных вопросов;

заключение – документ, содержащий мнение, оценки, выводы органа государственной власти, подразделения органа государственной власти, комиссии, должностного лица по какому-либо документу или вопросу;

доклад – документ, содержащий информацию о выполнении принятого решения (поручения) либо изложение определенных вопросов с выводами и предложениями;

служебная информация – сведения служебного характера, содержащиеся в различных видах документов, а также получаемые в связи с выполнением служебных функций;

юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

дело – совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку;

номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в органе государственной власти, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;

формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;

экспертиза ценности документов – отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев;

внутренняя опись документов дела – учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов;

внутренний контроль – контроль, осуществляемый в органах государственной власти автономного округа его руководителем, структурными подразделениями, должностными лицами органа государственной власти, на которых возложены функции контроля исполнения поручений;

архивная опись дела – это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для их учета и раскрытия их содержания;

печать – устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу;

штамп – устройство для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и др.

Иные понятия, используемые в настоящей Инструкции, соответствуют понятиям, определенным законодательством Российской Федерации и автономного округа.

Раздел III. Оформление документов

3.1. Документы, создаваемые в органах государственной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов.

(пункт 3.2. признан утратившим силу от 25.03.2021 года № 36)

3.3. Документы оформляются с применением текстового редактора Word for Windows версии 6.0 и выше (в том числе табличный материал) с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 14 (для оформления табличных материалов могут применяться шрифты № 8 – 11, с возможным использованием переносов).

Документы, направляемые Губернатору автономного округа на рассмотрение и подписание, оформляются с использованием шрифта Times New Roman или его отечественного метрического аналога размером № 16 через полтора межстрочных интервала. Для оформления табличных материалов могут применяться шрифты № 11 – 13 с возможным использованием переносов. Данные требования не распространяются
на правовые акты Губернатора автономного округа (их проекты), Правительства автономного округа (их проекты), а также документы, оформление которых осуществляется в соответствии с требованиями, установленными федеральными органами исполнительной власти.

(абзац дополнен Постановлением Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 15.02.2021 года № 18)

3.4. Каждый лист документа должен иметь поля не менее:

левое – 2,75 см;

правое – 2,25 см;

верхнее – 2,5 см;

нижнее – 2 см.

3.5. Первая строка абзаца оформляется с отступом в 1,25 мм. Текст выравнивается по ширине страницы. Переносы слов не допускаются. Документы, направляемые в вышестоящие органы, печатаются через полтора-два межстрочных интервала.

3.6. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Для таблиц возможно использование шрифта иных размеров и частичное отступление от указанного форматирования, в случаях необходимости размещения значительного количества строк и столбцов или большого объёма текста в ячейках, когда строгое соблюдение формата текста приводит к искажению или затруднению восприятия содержания при переносе на бумажный носитель.

3.7. При подготовке документов оформляются реквизиты c учетом требований ГОСТ Р 6.30-2003. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

3.8. Герб автономного округа размещается на бланках и электронных шаблонах документов в соответствии с Законом автономного округа от 20 сентября 1995 года
№ 8-оз «О гербе и флаге Ханты-Мансийского автономного округа – Югры».

(пункт 3.8 изменен от 25.03.2021 года № 36)

3.9. Наименование органа государственной власти должно соответствовать наименованию, утвержденному положением об органе. Сокращенное наименование органа государственной власти размещается в скобках под полным наименованием. Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается под наименованием органа государственной власти.

3.10. Наименование вида издаваемого документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документа или указывается составителем при подготовке документа.

3.11. Датой документа является дата подписания (приказ, распоряжение, письмо, докладная, служебная записки, акт), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата может оформляться:

словесно-цифровым способом, например: 5 апреля 2010 года;

цифровым способом (арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами), например, дату 5 апреля 2010 года следует оформлять: 05.04.2010.

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами государственной власти, является дата проставления последней подписи.

3.12. Регистрационный номер документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при регистрации. В состав регистрационного номера входит порядковый номер, который может дополняться кодом органа государственной власти (структурного подразделения), индексом дела по номенклатуре дел, информацией об авторе документа, исполнителе.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя или более органами государственной власти, состоит из регистрационных номеров каждого из них. В документе на бумажном носителе регистрационный номер документа, составленного совместно двумя или более органами государственной власти, проставляется под подписями должностных лиц или через косую черту в порядке указания авторов в документе.

3.13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа указывается при подготовке письма-ответа, включается в состав реквизитов бланка письма либо оформляется под реквизитами бланка «Дата документа» и «Регистрационный номер документа» с использованием шрифта размером № 12.

3.14. Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к государственной, служебной или иной охраняемой законом тайне. Проставляется в верхнем правом углу первого листа документа либо входит в состав регистрационного номера документа.

3.15. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля страницы. Первая страница документа не нумеруется.

3.16. Адресат.

Строки реквизита «Адресат» выравниваются относительно края правого поля документа.

3.16.1. При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже, например:

Министерство

регионального развития

Российской Федерации

3.16.2. При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации наименование его должности, включающее наименование организации, инициалы и фамилию должностного лица, указываются в дательном падеже, например:

     Руководителю

Федерального архивного агентства

     И.О.Фамилия

3.16.3. При адресовании документа в структурное подразделение организации наименование организации указывается в именительном падеже, ниже – наименование структурного подразделения, например:

       Министерство образования и науки

Российской Федерации

Департамент

управления делами

3.16.4. При адресовании письма конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, наименование должности, включающее наименование структурного подразделения, инициалы и фамилию, – в дательном падеже, например:

  Министерство образования и науки

Российской Федерации

    Директору Департамента

управления делами

    И.О.Фамилия

3.16.5. При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно, например:

     Руководителям

исполнительных органов

государственной власти

Ханты-Мансийского

автономного округа – Югры

3.16.6. При рассылке документа выборочно группе организаций одного типа или структурных подразделений под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)», например:

     Руководителям

исполнительных органов

государственной власти

Ханты-Мансийского

автономного округа – Югры

    (по списку)

3.16.7. В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.

При большом количестве адресатов исполнителем документа составляется указатель рассылки документа.

3.16.8. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес.

Реквизиты адреса пишутся в следующем порядке:

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

название района;

название республики, края, области, автономного округа (области);

название страны (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

Например:

ЗАО «Магнит»

    Профсоюзная ул., д. 82,

      Москва, 117393

3.16.9. Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в федеральные органы государственной власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

3.16.10. При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес, например:

     Фамилия И.О.

     Садовая ул., д. 5, кв. 12,

     г. Сургут, Ханты-Мансийский

автономный округ – Югра,

628000

3.16.11. При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

3.16.12. Наименование организации, структурного подразделения, должность, фамилия и почтовый адрес отделяются друг от друга одним межстрочным интервалом.

3.17. Заголовок к служебным письмам составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 – 5 строк), выражает краткое содержание документа, оформляется под реквизитами бланка «Дата документа» и «Регистрационный номер документа» с использованием шрифта размером № 12, начинается с прописной и печатается строчными буквами без кавычек. Точка в конце заголовка не ставится.

3.18. Отметка о наличии приложений оформляется под текстом письма от границы левого поля с абзацным отступом и отделяется от основного текста одним межстрочным интервалом.

Если приложение указано в тексте, отметку о наличии приложений оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не указанное в тексте, отметку о наличии приложений оформляют следующим образом:

Приложения:

1.

Справка о ____________ на 6 л. в 1 экз.

2.

Проект письма _____________ на 1 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, указывают только количество экземпляров.

Если к документу прилагается документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение:

письмо _________________________ от 16.01.2006

№ 7-5/20 и приложение к нему, всего на 3 л.

В случае приложения к письму документов в электронном виде на съемном носителе отметка о наличии приложения оформляется с указанием наименования файла, например:

Приложение: файл «Проект распоряжения.doc» на съемном носителе информации (указать вид носителя).

Если приложение содержит одновременно документ и его электронную копию, об этом также делается отметка:

Приложение: на 5 л. в 1 экз. и электронная копия на съемном носителе информации (указать вид носителя).

В случае отправления электронной копии документа на адрес электронной почты получателя об этом делается отметка:

Приложение:

на 35 л. в 1 экз. и электронная копия на адрес otchet@admhmao.ru

При наличии в документе приложения на первом листе прилагаемого текста указывается:

Приложение

к ______________

от _________ № _______

В приложении к правовому акту на первом листе в правом верхнем углу указывают «Приложение ____» с указанием наименования документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение 2

к распоряжению Губернатора

Ханты-Мансийского

автономного округа – Югры

15 января 2012 года № 13

При наличии нескольких приложений их нумеруют арабскими цифрами (без знака №). Одно приложение не нумеруется.

3.19. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

При оформлении документа на бланке должностного лица наименование должности в подписи не указывается.

При подписании документа на бумажном носителе несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, документ оформляется на стандартном листе бумаги формата А4, подписи располагают на одном уровне, наименования органов государственной власти/авторов документа указываются в реквизите «Подпись».

Не допускается подписание документа, на котором обозначены должность и фамилия одного должностного лица, другим должностным лицом (путем проставления предлога «за» или косой черты перед наименованием должности).

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а обязанности в составе комиссии, например:

Председатель комиссии

подпись

расшифровка подписи

Секретарь комиссии

подпись

расшифровка подписи

Члены комиссии:

подпись

расшифровка подписи

Подписи членов коллегиального органа располагаются в алфавитном порядке их фамилий.

Документы на бланке органа государственной власти подписываются его руководителем или лицом, его замещающим, если иное не установлено положением об органе государственной власти.

[абзац 8 пункта 3.19 изложен Постановлением Губернатора  Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 10.06.2013 № 79]

Руководители структурных подразделений Аппарата Губернатора автономного округа (лица, их замещающие) подписывают документы по вопросам, относящимся к компетенции соответствующего подразделения.

Не допускается направление корреспонденции, подписанной руководителем органа государственной власти, в адрес должностного лица, направление писем на имя которого входит в полномочия Губернатора автономного округа, заместителя Губернатора автономного округа.

3.20. Согласование проекта документа оформляется визой согласования документа (далее – виза) – реквизитом, указывающим на согласие должностного лица с содержанием документа.

Согласование документа на бумажном носителе осуществляется в нижней части оборотной стороны последнего листа первого экземпляра проекта документа и оформляется визой, включающей в себя должность, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания, например:

Начальник Правового управления

Аппарата Губернатора Ханты-Мансийского

автономного округа – Югры

_____________      ____________________

        подпись                     расшифровка подписи          

00.00.0000

При наличии замечаний к документу/проекту документа делается соответствующая запись:

Замечания (предложения, заключения) прилагаются на 2 л.

Начальник Правового управления

Аппарата Губернатора Ханты-Мансийского

автономного округа – Югры

______________                 _____________________

        подпись                     расшифровка подписи

00.00.0000

Допускается оформление визы на отдельном листе согласования, а также полистное визирование проекта документа и приложений.

Согласование электронного документа осуществляется в СЭД должностным лицом – участником СЭД с применением электронной подписи.

Срок рассмотрения проекта документа не должен превышать
3 рабочих дней со дня поступления документа должностному лицу.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

3.21. Отметка о заверении копии документа проставляется при заверении соответствия копии документа его подлиннику. Ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Копия верна» («Верно»), наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения и оттиск печати уполномоченного структурного подразделения, например:

«Копия верна»

_________     ______________     ____________________

  должность                подпись                    расшифровка подписи

00.00.0000             

МП

Многостраничные копии заверяются в следующем порядке: отметка о заверении копии проставляется на первом листе копии документа, страницы документа нумеруются, листы прошиваются на два-четыре прокола, на концы прошивочной нити, разнесённые в разные стороны, на оборотной стороне последнего листа наклеивается лист, размером не более чем 74х105 мм, на котором указывают/проставляют:

текст/оттиск штампа «Прошито, пронумеровано (   ) листов» с указанием уполномоченного структурного подразделения осуществившего заверение, должности, Ф.И.О. заверяющего должностного лица и даты заверения;

оттиск печати уполномоченного структурного подразделения так, чтобы он захватил текст/оттиск штампа.

Допускается заверять отметкой «Копия верна» («Верно») каждый лист многостраничной копии документа.

3.22. Отметка об исполнителе располагается на лицевой либо оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу и включает в себя фамилию, инициалы, номер служебного телефона исполнителя. Допускается указывать наименование органа государственной власти (структурного подразделения), должность исполнителя, адрес электронной почты.

Данные об исполнителе оформляются печатным способом, шрифтом меньшего размера, чем шрифт текста письма.

На документе, подготовленном группой исполнителей, указывается основной исполнитель.

3.23. Указания по исполнению документа (резолюция) вводятся в ЭРК документа или оформляются на учетной карточке документа. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Указания по исполнению документа включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.

Раздел IV. Организация документооборота

4.1. Прием, регистрация и учет служебной корреспонденции, адресованной Губернатору автономного округа, Правительству автономного округа, первым заместителям Губернатора автономного округа, заместителям Губернатора автономного округа, руководителю Аппарата Губернатора – заместителю Губернатора автономного округа, осуществляется Управлением документационного обеспечения Аппарата Губернатора автономного округа (далее – Управление документационного обеспечения).

Прием, регистрация и контроль рассмотрения писем и обращений граждан, адресованных Губернатору автономного округа, первым заместителям Губернатора автономного округа, заместителям Губернатора автономного округа, руководителю Аппарата Губернатора – заместителю Губернатора автономного округа, директору Департамента финансов – заместителю Губернатора автономного округа, руководителю Представительства при Правительстве Российской Федерации и в субъектах Российской Федерации – заместителю Губернатора автономного округа (далее также – заместитель Губернатора автономного округа), в Правительство автономного округа, обращений, поступивших на рассмотрение в порядке переадресации с сопроводительным письмом, в котором содержится просьба проинформировать о результатах рассмотрения, а также писем, содержащих указания (поручения) о рассмотрении обращения, поступившего в адрес Президента Российской Федерации и поручений, данных по итогам личных приемов граждан, проведенных по поручению Президента Российской Федерации, осуществляется Управлением по работе с обращениями граждан Аппарата Губернатора автономного округа.

4.2. Прием, регистрация и учет служебной корреспонденции, письменных и устных обращений граждан, адресованных органу государственной власти, осуществляется в соответствующем органе государственной власти службой делопроизводства.

(абзац 2 пункта 4.2 признан утратившим силу Постановлением Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 08.10.2019 № 74)

4.3. Прием, регистрация и учет документов персонального характера (заявления, обращения) лиц, замещающих государственные должности автономного округа, должности государственной гражданской службы автономного округа и должности, не отнесенные к должностям гражданской службы, и осуществляющих техническое обеспечение деятельности органов государственной власти автономного округа, осуществляется подразделением органа государственной власти, осуществляющим ведение кадровой работы.

4.4. Приём документов на регистрацию осуществляется до 16 часов 30 минут, в предпраздничные дни – до 15 часов 30 минут. Документы, поступившие после указанного времени, регистрируются следующим рабочим днем.

4.5. Доставка и отправка документов в органах государственной власти осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, телефонной связи, электронной почтой, посредством СЭД.

4.6. Электронный документооборот между органами государственной власти автономного округа осуществляется посредством обмена электронными регистрационными карточками (далее – ЭРК), зарегистрированными в СЭД.

4.6.1. Электронный документооборот между органами государственной власти автономного округа и федеральными органами исполнительной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации осуществляется посредством взаимодействия систем электронного документооборота указанных органов с использованием системы МЭДО.

4.6.2. Электронный документооборот между органами государственной власти автономного округа и органами местного самоуправления муниципальных образований автономного округа осуществляется посредством взаимодействия систем электронного документооборота указанных органов с использованием СЭВ.

4.6.3. Электронный документооборот между органами государственной власти автономного округа и государственными учреждениями, подведомственными органам государственной власти автономного округа, осуществляется посредством взаимодействия систем электронного документооборота органов государственной власти и государственных учреждений с использованием СЭВ.

4.7. В органах государственной власти создаются и используются:

электронные документы, подписанные электронной подписью;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов.

4.7.1. В электронном документообороте между участниками СЭД и федеральными органами исполнительной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления муниципальных образований автономного округа, муниципальными учреждениями, подведомственными органам местного самоуправления муниципальных образований автономного округа, и государственными учреждениями, подведомственными органам государственной власти автономного округа, создаются и используются электронные документы, подписанные электронной подписью. (пункт 4.7.1. изложен Постановлением Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 15.04.2020 года № 31)

4.7.2. При регистрации документов, поступивших от корреспондентов, не являющихся участниками СЭД, а также направляемых адресатам, которые не являются участниками СЭД, создаются и используются электронные образы документов, полученные в результате сканирования оригиналов документов, подписанных на бумажном носителе.

4.8. Электронный документ, подписанный электронной подписью, оформляется по общим правилам делопроизводства и должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

4.9. Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, приравнивается к документу, подписанному собственноручно, и имеет одинаковую с ним юридическую силу при электронном документообороте между участниками СЭД.

4.10. При работе в СЭД используются следующие форматы файлов: для электронных документов – Open Document, PDF/A-1, для электронных образов документов – PDF, а также иные форматы, предварительно согласованные участниками СЭД.

4.10.1. В состав электронных документов, созданных в СЭД, могут быть включены документы, имеющие, в основном, временный срок хранения.

4.11. Документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, в СЭД не регистрируются. Документы, содержащие информацию ограниченного доступа, в том числе с пометкой «Для служебного пользования», регистрируются в СЭД без вложения текста документа или его электронного образа. Название таких документов не должно раскрывать полного содержания документа.

4.12. Не допускается создание в СЭД электронного документа, подписанного электронной подписью, проекта электронного документа с информацией, имеющей гриф ограничения доступа «Совершенно секретно», «Секретно» и «Для служебного пользования». Не допускается хранение в СЭД электронного образа документа, имеющего гриф ограничения доступа «Совершенно секретно», «Секретно» и «Для служебного пользования».

4.12.1. Не направляются по СЭД документы, прошитые и заверенные печатью, а также документы, имеющие приложения, превышающие формат листа бумаги А4 или объем более 200 листов.

4.13. Документы, поступающие в орган государственной власти, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передачу исполнителям и после исполнения помещаются в дела в соответствии с номенклатурой дел органа государственной власти.

4.14. Первичная обработка поступивших документов включает в себя  проверку правильности доставки документов, наличия документов и приложений к ним, возможность их прочтения, расшифровку и проверку подлинности электронной подписи (при наличии), а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации (приложение 2 к настоящей Инструкции).

4.15. Перед вскрытием почтовых отправлений проверяется правильность доставки и сохранность упаковки. При отсутствии приложений к документу (в случае их наличия) или повреждении документа составляется акт (приложение 3 к настоящей Инструкции)
в 3 экземплярах, один из которых остается в службе делопроизводства органа государственной власти, второй приобщается к поступившему документу, третий посылается отправителю.

4.16. Ошибочно адресованные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются почтовому оператору.

4.17. Конверты уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документа.

Также сохраняются конверты содержащие документы, поступившие из иностранных государств; из судов, следственных и правоохранительных органов; содержащие договоры или иные документы договорного характера; содержащие претензии, жалобы, обращения, исковые заявления граждан и организаций.

4.18. Конверты с корреспонденцией, имеющей пометку «Лично», не вскрываются, входящий номер и дата проставляются на конверте. В СЭД вместо краткого содержания указывается: конверт «Лично».

4.19. Регистрация входящих (поступивших) документов осуществляется в СЭД путем создания ЭРК.

4.19.1. На документах, поступивших на бумажном носителе, с помощью штрих-кода или штампа проставляется отметка о поступлении документа, включающая дату поступления и входящий регистрационный номер.

На электронных документах (электронных образах документов), поступивших посредством электронной почты, СЭД, системы МЭДО, СЭВ, отметка о поступлении не проставляется.

(пункт 4.19.1. дополнен Постановлением Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 15.02.2021 года № 18)

4.20. Работа в СЭД основывается на принципе однократного ввода информации в систему и многократного ее использования.

4.21. Повторной регистрации не подлежат правовые акты автономного округа, зарегистрированные в СЭД одним из ее участников, а также документы, зарегистрированные Управлением документационного обеспечения и направленные участнику СЭД в виде поручений с резолюциями Губернатора автономного округа, заместителей Губернатора автономного округа.

4.22. При пересылке документа от одного участника СЭД к другому участнику ЭРК поступает в папку «Поступившие», проходит первичную обработку и регистрируется в СЭД в соответствии с выделенными документопотоками соответствующей службой делопроизводства в день поступления.

4.23. Проверка наличия новых ЭРК в папке «Поступившие» осуществляется в начале рабочего дня, в течение рабочего дня
(с интервалом не более 30 минут) и в конце рабочего дня.

4.24. Регистрация документа, поступившего посредством СЭД, осуществляется путем создания новой ЭРК с копированием реквизитов и файлов документа, прикрепленных к поступившей ЭРК документа. При этом новая и поступившая ЭРК должны быть связаны в СЭД.

4.25. Документы, зарегистрированные в СЭД и по смыслу взаимосвязанные между собой, также должны быть связаны в СЭД.

4.26. Регистрация документов в СЭД осуществляется также созданием ЭРК с прикреплением электронных образов документов, полученных путем сканирования.

4.27. утратил силу

4.28. утратил силу

4.29. утратил силу

4.30. Каждый файл электронного документа, прикрепленный к ЭРК, подписывается квалифицированной электронной подписью с помощью СЭД или иного средства электронной подписи при невозможности использования СЭД. В этом случае электронная подпись создается отдельно от подписываемого файла, подписываемый файл при этом изменению не подлежит.

4.31. В момент подписания пользователем СЭД электронных документов электронной подписью сертификат ключа проверки электронной подписи должен быть действительным.

4.32. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов во внутреннем документообороте участника СЭД может использоваться простая электронная подпись (на основе учетной записи и пароля доступа).

4.33. Зарегистрированные документы направляются службой делопроизводства на рассмотрение должностному лицу, на имя которого поступил документ.

4.33.1. В случае отсутствия Губернатора автономного округа поручения (резолюции) по организации исполнения документов дает лицо, исполняющее его обязанности, либо руководитель Аппарата Губернатора – заместитель Губернатора автономного округа.

4.34. Срок рассмотрения поступивших на рассмотрение должностного лица документов не должен превышать 3 рабочих дней.

4.35. Поручения (резолюции) по исполнению документов вводятся в ЭРК документа:

должностным лицом, давшим поручение;

службой делопроизводства;

должностными лицами категории «Помощник (советник)»;

иными должностными лицами структурных подразделений органов государственной власти.

4.36. Документы с указаниями по исполнению направляются должностному лицу, определенному в качестве исполнителя документа.

4.36.1. Документы, поступившие в адрес Правительства автономного округа, а также без указания конкретного должностного лица или органа государственной власти автономного округа после регистрации направляются заместителям Губернатора автономного округа, исходя из анализа их содержания в соответствии с установленным распределением обязанностей.

4.37. Документы, поступившие в ответ на ранее направленные запросы, в случае указания реквизитов исходного документа-запроса, после регистрации направляются исполнителю.

4.38. Документы, поступившие в дополнение к ранее направленным, после регистрации могут быть переданы исполнителям на основании резолюции уполномоченного должностного лица к первичному документу.

4.39. Копии документов с указанием сроков исполнения до 3 рабочих дней после регистрации могут быть переданы исполнителям до получения резолюции.

4.40. Доведение поручений (резолюций) до исполнителей осуществляется посредством СЭД в режиме реального времени.

4.41. В случае направления документов на бумажном носителе доставка осуществляется в двухдневный срок, а срочных и оперативных – незамедлительно.

4.42. При передаче документов на бумажном носителе формируется реестр, в котором проставляются дата, время передачи документа и подпись лица, принявшего документы.

4.43. Должностное лицо, ответственное за исполнение документа, получает в СЭД информацию о документе, направленном для исполнения, и уведомление по электронной почте о направлении документа.

4.44. Если поручение (резолюция) дано нескольким исполнителям, информацию об исполнении представляет исполнитель, указанный первым, если в резолюции должностного лица, давшего поручение, не определено иное.

4.44.1. Предложение об изменении основного исполнителя, изменении состава исполнителей поручения (резолюции) вносится на имя должностного лица, давшего поручение (либо лица, его замещающего).

Переадресация исполнения поручения (резолюции) другому исполнителю допускается при наличии согласования с должностным лицом, которому предусматривается передать поручение (резолюцию) на исполнение.

Изменение состава исполнителей поручения (резолюции) допускается при наличии согласования:

в случае исключения одного из исполнителей – с должностным лицом, являющимся основным исполнителем поручения (резолюции);

в случае включения в состав исполнителей – с должностным лицом, которого предлагается включить в состав исполнителей поручения (резолюции).

Переадресация и изменение состава исполнителей поручения (резолюции) оформляется не позднее истечения половины установленного для исполнения срока.

Не допускается переадресация, изменение состава исполнителей поручений (резолюций), срок исполнения которых истек.

4.45. Поручение (резолюция) исполняется в соответствии с содержанием резолюции руководителя в установленные в резолюции сроки на основании имеющихся сроков в запросе или по решению автора резолюции.

Сроки исполнения поручений (резолюций) определяются в порядке, установленном пунктами 8.18 – 8.26 настоящей Инструкции.

4.46. Отчет о выполнении поручения (резолюции) заполняется исполнителем в ЭРК документа и содержит информацию о ходе, результатах и дате исполнения поручения, проект электронного документа или электронный образ документа, подписанного/принятого в результате выполнения поручения, или иную информацию, подтверждающую выполнение поручения.

Если сроки исполнения поручений (резолюций) носят периодический характер, то состояние исполнения поручения определяется промежуточным.

4.47. Проект документа, разработанный в результате выполнения поручения, регистрируется исполнителем в СЭД путем создания ЭРК проекта документа в ЭРК входящего (поступившего) документа и направляется руководителю органа государственной власти (структурного подразделения органа государственной власти) на рассмотрение и согласование.

4.48. Проект инициативного документа регистрируется исполнителем в СЭД путем создания новой ЭРК проекта документа и направляется руководителю органа государственной власти (структурного подразделения органа государственной власти) на рассмотрение и согласование.

4.49. Согласование проектов документов осуществляется в СЭД должностным лицом – участником СЭД с применением электронной подписи в порядке, установленном в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.

4.50. Регистрация исходящих (подписанных) документов осуществляется в СЭД в день подписания либо на следующий рабочий день путем создания ЭРК с прикреплением электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью, либо электронного образа документа.

4.51. Регистрация исходящего документа, подготовленного в результате выполнения поручения (резолюции), осуществляется путем создания новой ЭРК в ЭРК входящего (поступившего) документа. При этом новая и поступившая ЭРК должны быть связаны в СЭД.

4.52. При регистрации документа на бумажном носителе в службу делопроизводства передается подлинный экземпляр письма с оригиналом подписи, проект письма с визами согласования и копия письма с приложениями.

4.53. Проект письма с визами согласования и копия письма с приложениями подшиваются в дело в соответствии с номенклатурой дел органа государственной власти автономного округа, осуществляющего регистрацию документа. Входящий документ передается на хранение вместе с документом-ответом.

4.54. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа на бумажном носителе списку рассылки. Неправильно оформленные документы на регистрацию не принимаются.

4.55. Документы подлежат отправке адресату в день регистрации или на следующий рабочий день.

4.56. Отправка документов, подписанных Губернатором автономного округа, заместителями Губернатора автономного округа осуществляется Управлением документационного обеспечения.

4.57. Служебная корреспонденция на бумажном носителе, направляемая в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Государственную Думу и (или) Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, федеральные министерства и ведомства, органы законодательной (представительной) и исполнительной власти субъектов Российской Федерации, подписанная Губернатором автономного округа, заместителями Губернатора автономного округа, отправляется фельдъегерской почтой.

Фельдъегерская почта отправляется в соответствии с графиком территориального отдела государственной фельдъегерской службы России и принимается на отправку не позднее дня, предшествующего дню отправки.

4.58. Документы на бумажном носителе передаются на отправку с указанием почтового адреса получателя. Документы, предназначенные для отправки за пределы Российской Федерации, передаются на отправку с указанием адреса на соответствующем языке.

4.59. При направлении документа на бумажном носителе нескольким адресатам в службу делопроизводства передается необходимое количество копий. Изготовление необходимого тиража документов обеспечивает исполнитель документа.

4.60. Исходящая документация, направляемая почтовыми отправлениями в суды, правоохранительные органы, претензионно-исковая и любая аналогичная переписка, договорная переписка, а также ответы на обращения граждан отправляются заказной почтой, с сохранением подтверждающих квитанций об отправке и вручении документов.

4.61. Направление адресатам посредством СЭД электронных образов документов и электронных документов, подписанных квалифицированной электронной подписью, осуществляется службой делопроизводства органа государственной власти, зарегистрировавшей документ, которая несет ответственность за своевременность рассылки документов, а также за соответствие содержания электронного образа документа содержанию подлинника документа.

4.62. Отправка электронных образов документов и электронных документов посредством СЭД осуществляется согласно данным справочников, содержащихся в СЭД, в состав которых входят:

справочник подразделений участников СЭД, который ведется оператором СЭД в соответствии с представленными участниками СЭД данными;

справочники организаций и граждан, которые ведутся ответственными лицами участников СЭД.

4.62.1. Направление электронных образов документов и электронных документов, подписанных квалифицированной электронной подписью, в федеральные органы исполнительной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации осуществляется путем отправки электронных сообщений посредством СЭД с помощью функции «Отправить сообщение МЭДО».

4.62.2. Направление электронных образов документов и электронных документов в органы местного самоуправления муниципальных образований автономного округа, государственные учреждения, подведомственные органам государственной власти автономного округа, осуществляется путем отправки электронных сообщений посредством СЭД с помощью функции «Отправить сообщение СЭВ».

4.63. При отсутствии возможности передачи адресатам посредством СЭД электронных образов документов и электронных документов, подписанных квалифицированной электронной подписью, используются иные телекоммуникационные технологии.

4.64. В случае необходимости направления электронных документов, подписанных квалифицированной электронной подписью уполномоченным пользователем СЭД, на бумажном носителе, они изготавливаются на бумажном носителе и подписываются тем же уполномоченным пользователем СЭД.

Допускается изготовление копии электронного документа на бумажном носителе, которая подписывается должностным лицом, ранее подписавшим электронный документ квалифицированной электронной подписью.

4.65. Отправка копий документов по факсимильной связи, электронной почте осуществляется исполнителем. Решение о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе принимает исполнитель.

4.66. Ответственность за правильность оформления документа (наличие точного и полного адреса, регистрационного номера, подписи, приложений, отметки об исполнителе, других обязательных реквизитов) несет исполнитель документа.

4.67. В целях учета и поиска документов в СЭД используются обязательные сведения о документах, которые вводятся в ЭКР документа (приложение 4 к настоящей Инструкции).

4.68. Оформленные с нарушением требований настоящей Инструкции документы, конверты, а также корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются.

Раздел V. Подготовка и согласование проектов правовых

актов автономного округа

5.1. Подготовка, согласование и оформление проектов законов автономного округа осуществляется в соответствии с Законом автономного округа от 25 февраля 2003 года № 14-оз «О нормативных правовых актах Ханты-Мансийского автономного округа – Югры», регламентами Думы автономного округа, Правительства автономного округа, а также в соответствии с юридико-техническими требованиями к оформлению проектов законов и законов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, утвержденными постановлением Думы автономного округа от 17 сентября 2010 года № 4962.

5.2. Подготовка, согласование и оформление проектов правовых актов Правительства автономного округа осуществляются в порядке, установленном настоящей Инструкцией, Регламентом Правительства автономного округа, а также в соответствии с Правилами юридико-технического оформления проектов правовых актов Губернатора, Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, проектов распоряжений первых заместителей Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, заместителей Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (приложение 5 к настоящей Инструкции).

5.3. Подготовка, оформление, рассылка и опубликование проектов приказов исполнительных органов государственной власти, имеющих статус нормативного правового характера, осуществляется в соответствии с Законом автономного округа от 25 февраля 2003 года № 14-оз «О нормативных правовых актах Ханты-Мансийского автономного округа – Югры», Правилами подготовки нормативных правовых актов исполнительных органов государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, утвержденными постановлением Правительства Ханты – Мансийского автономного округа – Югры от 1 ноября 2008 года № 224-п «О подготовке нормативных правовых актов исполнительных органов государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа – Югры и их государственной регистрации».

5.4. Подготовка, согласование и оформление проектов правовых актов Губернатора, Правительства автономного округа (далее – правовые акты, правовой акт).

5.4.1. К проекту правового акта Губернатора автономного округа прилагаются:

проект правового акта, оформленный в соответствии с приложением 5 к настоящей Инструкции;

пояснительная записка к правовому акту;

копии правовых актов (статей правовых актов), на которые в проекте содержатся ссылки;

заключение Правового управления Аппарата Губернатора автономного округа (далее – Правовое управление);

заключение независимой антикоррупционной экспертизы (при наличии);

в случае представления проекта, изменяющего действующие правовые акты автономного округа, – текст актуальных редакций правовых актов, в которых жирным шрифтом выделяются предлагаемые изменения, а нормы действующих правовых актов, подлежащие исключению, приводятся в зачеркнутом виде;

письма, заключения, протоколы, поручения, а также иные документы, подтверждающие необходимость согласования проекта правового акта и его принятия;

указатель рассылки (приложение 6 к настоящей Инструкции).

при внесении проекта правового акта об утверждении государственной программы автономного округа или изменений в нее, а также при внесении социально значимых проектов правовых актов автономного округа – протокол заседания общественного совета при исполнительном органе государственной власти автономного округа – инициаторе соответствующего проекта правового акта;

(абзац после 14 дополнен Постановлением Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 15.02.2021 года № 18)

5.4.2. Пояснительная записка к проекту правового акта должна содержать:

обоснование необходимости его рассмотрения и принятия;

характеристику целей (задач);

правовое обоснование;

финансово-экономическое обоснование (в случае, когда его реализация потребует материальных и других затрат);

ссылки на статьи (положения) правовых актов, подтверждающих, что принятие проекта относится к полномочиям Губернатора автономного округа;

перечень правовых актов, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению, разработке в связи с принятием правового акта;

информацию о результатах проведения антикоррупционной экспертизы проекта правового акта;

информацию о результатах проведения независимой антикоррупционной экспертизы проекта правового акта, в том числе о рассмотрении заключений независимой антикоррупционной экспертизы;

информацию о содержании в проекте правового акта сведений, содержащих государственную и иную охраняемую законом тайну, сведений для служебного пользования, а также сведений, содержащих персональные данные;

информацию о необходимости опубликования правового акта в официальных печатных изданиях автономного округа, размещения (опубликования) правового акта в официальном сетевом издании;

[абзац 11 пункта 5.4.2 изменен Постановлением Губернатора  Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 11.08.2014 года № 85]

иные сведения, необходимость которых предусматривается законодательством Российской Федерации или автономного округа.

5.4.3. Проекты правовых актов подлежат обязательному согласованию с должностными лицами, органами государственной власти, поручения которым содержатся в проекте правового акта, а также с федеральными органами исполнительной власти или их территориальными органами в случаях, порядке и в сроки, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

5.4.4. Руководители органов государственной власти – инициаторы проектов правовых актов определяют из числа подчиненных им сотрудников лицо (лиц), ответственных за подготовку проектов правовых актов (далее – исполнитель), обеспечение проведения антикоррупционной экспертизы, организацию согласования.

5.4.5. Согласование проекта правового акта на бумажном носителе осуществляется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра по установленной форме (приложение 7 к настоящей Инструкции) и оформляется в соответствии с пунктом 3.20 настоящей Инструкции.

Оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется в порядке, установленном в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Согласование проекта правого акта, созданного в форме электронного документа, осуществляется в СЭД с использованием электронной подписи.

5.4.6. Проект правового акта согласовывается в следующей последовательности:

5.4.6.1. Исполнитель проекта правового акта (полистно, включая приложения).

5.4.6.2. Юридическая служба (отдел) органа государственной власти – инициатор проекта.

5.4.6.3. Руководитель органа государственной власти – инициатор проекта.

5.4.6.4. Заместитель Губернатора автономного округа, в ведении которого находится орган государственной власти – инициатор проекта правового акта.

5.4.6.5. Должностное лицо, руководитель органа государственной власти или лицо, его замещающее, которому в проекте акта предусматриваются поручения, либо если к его компетенции относится совместное с инициатором проекта решение вопросов, содержащихся в проекте правового акта.

5.4.6.5.1. Для проектов правовых актов Правительства автономного округа: первые заместители Губернатора автономного округа, заместители Губернатора автономного округа (за исключением находящихся в отпуске, командировке или при их временной нетрудоспособности).

Орган государственной власти – инициатор проекта правового акта Правительства автономного округа направляет его руководителям органов государственной власти автономного округа, являющимся членами Правительства автономного округа с правом решающего голоса, для ознакомления. Исполнение указанного требования подтверждается отметкой в пояснительной записке к проекту правового акта Правительства автономного округа, либо приложением соответствующих подтверждающих документов.

(подпункт 5.4.6.5.1. изложен Постановлением Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 15.02.2021 года № 18)

5.4.6.6. Департамент финансов автономного округа (в случае, если на реализацию проекта требуются расходы бюджета автономного округа).

5.4.6.7. Управление документационного обеспечения.

5.4.6.8. Правовое управление.

5.4.6.9. Руководитель Аппарата Губернатора – заместитель Губернатора автономного округа

5.4.7. Проекты правовых актов подлежат регистрации в СЭД.

5.4.8. На согласование проекта правового акта должностными лицами отводится не более 3 рабочих дней, при этом:

по вопросам, требующим дополнительной экспертизы, в том числе лингвостилистической, антикоррупционной, правовой, юридико-технической, по результатам которой готовится заключение, –
до 10 рабочих дней;

в случае согласования проекта правового акта по поручению заместителей Губернатора автономного округа с находящимися в их ведении органами государственной власти автономного округа - не более
5 рабочих дней.

5.4.9. При оперативной подготовке проекта правового акта по поручению Губернатора автономного округа срок согласования может быть сокращен вплоть до незамедлительного исполнения (в течение одного рабочего дня).

5.4.10. При наличии замечаний согласование проекта правового акта может оформляться в виде заключения с изложением замечаний, предложений, текста изменений, дополнений либо предложений об исключении отдельных положений проекта (далее – разногласия), о чем делается отметка в листе согласования (кроме Правового управления).

5.4.11. При наличии разногласий по проекту правового акта заместитель Губернатора автономного округа (в соответствии с распределением обязанностей) вместе с инициатором этого проекта должны обеспечить обсуждение его с заинтересованными органами, структурными подразделениями и организациями с целью принятия согласованного решения, оформив его протоколом, в котором должна содержаться аргументированная позиция каждой стороны по предмету разногласий.

Неурегулированные разногласия по проекту правового акта рассматривает заместитель Губернатора автономного округа(в соответствии с распределением обязанностей), принимающий по ним соответствующее решение. При этом заместитель Губернатора автономного округа может внести Губернатору автономного округа предложение о рассмотрении проекта правового акта с разногласиями.
В этом случае к такому проекту прилагается справка с изложением имеющихся возражений.

(пункт 5.4.11. изложен Постановлением Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 15.02.2021 года № 18)

5.4.12. Проект правового акта, согласованный должностными лицами, органами государственной власти, указанными в подпунктах 5.4.6.1 – 5.4.6.6 пункта 5.4 настоящей Инструкции, направляется инициатором проекта правового акта с прилагаемыми документами в Организационное управление Аппарата Губернатора автономного округа (далее – Организационное управление) для присвоения проекту правового акта регистрационного номера.

После присвоения проекту правового акта регистрационного номера инициатор проекта правового акта направляет его в Правовое управление для осуществления правовой экспертизы. При этом к проекту правового акта прилагаются копии отрицательных заключений Правового управления на проект правового акта, полученные исполнителем ранее при направлении проекта правового акта на согласование в Правовое управление (при их наличии).

5.4.13. В случае отрицательного заключения проект правового акта с прилагаемыми к проекту документами возвращается Правовым управлением инициатору проекта.

5.4.14. Проект правового акта после осуществления правовой экспертизы Правовое управление направляет в Управление документационного обеспечения для редактирования в соответствии с правилами современного русского языка и требованиями официально-делового стиля.

5.4.15. В случае положительного заключения Правовое управление передает согласованный проект правового акта с необходимыми документами в Управление документационного обеспечения. Представление последней версии проекта правового акта в Управление документационного обеспечения в электронном виде осуществляет инициатор проекта совместно с Правовым управлением.

5.4.16. Проект правового акта после согласования руководителем Аппарата Губернатора – заместителем Губернатора автономного округа вместе с необходимыми документами передается помощнику Губернатора автономного округа для представления Губернатору автономного округа.

5.5. Подготовка, согласование и оформление проектов распоряжений заместителей Губернатора автономного округа.

5.5.1. Проекты распоряжений заместителей Губернатора автономного округа готовят по их поручению либо по собственной инициативе органы государственной власти, находящиеся в их ведении в соответствии с распределением обязанностей.

5.5.2. К проекту распоряжения заместителя Губернатора автономного округа прилагаются:

проект распоряжения, оформленный в соответствии с приложением 5 к настоящей Инструкции;

письма, заключения, протоколы, поручения, а также иные документы, подтверждающие необходимость согласования и принятия проекта распоряжения;

замечания органов государственной власти по проекту распоряжения, оформленные в виде отдельного документа (при наличии);

указатель рассылки.

5.5.3. Проекты распоряжений подлежат регистрации в СЭД.

5.5.4. Согласование проекта распоряжения заместителя Губернатора автономного округа на бумажном носителе осуществляется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра, оформляется в соответствии с пунктом 3.20 настоящей Инструкции.

Согласование проекта распоряжения заместителя Губернатора автономного округа, созданного в форме электронного документа, осуществляется в СЭД с использованием электронной подписи.

5.5.5. Проект распоряжения заместителя Губернатора автономного округа согласовывается в последовательности, указанной пунктами 5.4.6.1 – 5.4.6.5 настоящей Инструкции.

5.5.6. При необходимости или по поручению заместителя Губернатора автономного округа проект распоряжения согласовывается с Департаментом финансов автономного округа, руководителями территориальных органов федеральных органов исполнительной власти по автономному округу.

5.5.7. Проект распоряжения заместителя Губернатора автономного округа после согласования должностными лицами передается инициатором проекта на рассмотрение заместителю Губернатора автономного округа.

5.6. Проект правового акта, подготовленный с нарушением порядка, установленного настоящей Инструкцией, возвращается Аппаратом Губернатора автономного округа инициатору проекта.

Раздел VI. Оформление, рассылка и опубликование

правовых актов автономного округа

6.1. Проекты правовых актов Губернатора, Правительства автономного округа, заместителей Губернатора автономного округа редактируются Управлением документационного обеспечения в соответствии с правилами современного русского языка, требованиями официально-деловой стилистики и переносятся на бланк с воспроизведением герба автономного округа в соответствии с видом документа.

6.1.1. На обороте каждого листа подлинника правового акта, созданного на бумажном носителе и перенесенного на бланк с воспроизведением герба автономного округа, проставляется виза органа государственной власти – инициатора проекта правового акта.

Правовое управление, Управление документационного обеспечения проставляют визу на обороте листа, содержащего должность, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) высшего должностного лица автономного округа (лица, его замещающего), подлинника правового акта, созданного на бумажном носителе и перенесенного на бланк с воспроизведением герба автономного округа.

При этом несут ответственность:

инициатор проекта – за общее содержание проекта правового акта;

Правовое управление – за соответствие проекта правового акта законодательству Российской Федерации и автономного округа;

Управление документационного обеспечения – за соответствие бланка с воспроизведением герба автономного округа виду правового акта, расположение материала (текстового, табличного) на листах, однородность форматирования заголовков и текста, устранение орфографических, пунктуационных ошибок в тексте правового акта в соответствии с правилами и нормами русского литературного языка (с сохранением содержания правового акта неизменным), технических ошибок, опечаток, а также за соответствие текста правового акта завизированному руководителем Аппарата Губернатора – заместителем Губернатора автономного округа (лицом, его замещающим), Правовым управлением.

6.2. Правовые акты оформляются в порядке, установленном пунктами 3.3 – 3.6 настоящей Инструкции.

6.3. Регистрация правового акта осуществляется в СЭД в день подписания и предусматривает проставление на документе регистрационного номера и даты регистрации.

6.4. Выпускаемым правовым актам присваивается порядковый номер соответствующего вида документа в пределах календарного года.

6.5. К порядковому номеру закона автономного округа через черточку добавляется индекс «оз», к номеру постановления Правительства автономного округа – индекс «п», распоряжения Правительства автономного округа – индекс «рп», распоряжения Губернатора автономного округа – индекс «рг», распоряжения заместителя Губернатора автономного округа – индекс «р».

6.6. Принятые законы автономного округа, правовые акты Губернатора, Правительства автономного округа скрепляются оттиском печати Губернатора с воспроизведением герба автономного округа.

Принятые правовые акты Правительства автономного округа, подписанные должностным лицом, на которое возложено исполнение отдельных обязанностей Губернатора автономного округа на подписание правовых актов Правительства автономного округа, скрепляются оттиском печати Правительства автономного округа с воспроизведением герба.

6.7. Принятые распоряжения заместителей Губернатора автономного округа скрепляются оттиском печати.

6.7.1. После подписания правовых актов Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа, заместителей Губернатора автономного округа создаются их копии, полностью воссоздающие текст подлинных правовых актов, изготовленные на бланках с воспроизведением герба автономного округа в монохромном исполнении (одноцветный бланк), не содержащие подпись должностного лица и заверенные оттиском круглой (не гербовой) печати согласно подпунктам 10.1.26-10.1.28 пункта 10.1 Инструкции.

Указанные копии используются в целях исполнения пунктов 6.8, 6.9, 6.13, 6.14, 6.16, 6.17 Инструкции.

(пункт 6.7.1. с изменениями внесенными Постановлением Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 15.02.2021 года № 18, от 29.07.2021 года № 103)

6.8. В течение 3 рабочих дней после подписания копии законов автономного округа, правовых актов Губернатора, Правительства автономного округа, распоряжений заместителей Губернатора автономного округа посредством СЭД рассылаются согласно указателю рассылки, составленному исполнителем документа.

В случае необходимости направления копии правового акта на бумажном носителе доставка осуществляется в двухдневный срок, а срочных и оперативных – незамедлительно.

Указатель рассылки копий законов автономного округа составляется Управлением документационного обеспечения.

6.8.1. Управление документационного обеспечения направляет в территориальный орган Министерства юстиции Российской Федерации, осуществляющий ведение федерального регистра нормативных правовых актов по автономному округу:

перечни принятых законов автономного округа – ежегодно
до 28 января года, следующего за отчетным;

перечни принятых нормативных правовых актов Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа – ежеквартально    до 10-го числа месяца, следующего за отчетным.

6.9. Опубликование нормативных правовых актов автономного округа в официальном печатном издании автономного округа «Собрание законодательства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры» обеспечивает Управление документационного обеспечения.

6.10. Выпуск официального печатного издания «Собрание законодательства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры» осуществляется не реже 2 раз в месяц.

6.11. Тиражирование официального печатного издания «Собрание законодательства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры» осуществляется по заявке Управления документационного обеспечения организацией, выбранной по результатам проведения Департаментом управления делами Губернатора автономного округа торгов в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации о размещении заказов.

6.12. Официальное печатное издание «Собрание законодательства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры» рассылается в соответствии с указателем рассылки, ежегодно утверждаемым руководителем Аппарата Губернатора – заместителем Губернатора автономного округа.

6.13. Для опубликования законов автономного округа, нормативных правовых актов Губернатора, Правительства автономного округа в официальном печатном издании автономного округа – газете «Новости Югры» (далее – официальное печатное издание), размещения (опубликования) в официальном сетевом издании Управление документационного обеспечения в день подписания указанных правовых актов Губернатором автономного округа направляет их копии на бумажном и электронном носителях в Департамент общественных и внешних связей автономного округа.

6.14. Аппарат Губернатора автономного округа в течение 3 рабочих дней со дня подписания законов автономного округа, нормативных правовых актов Губернатора, Правительства автономного округа осуществляет действия, необходимые для их размещения (опубликования) в официальном сетевом издании «Официальный интернет-портал правовой информации» (www.pravo.gov.ru) в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 2 апреля 2014 года № 198 «О порядке опубликования законов и иных правовых актов субъектов Российской Федерации».

Департамент общественных и внешних связей автономного округа в соответствии с пунктом 6.13 настоящей Инструкции в течение 3 рабочих дней со дня направления законов автономного округа, нормативных правовых актов Губернатора, Правительства автономного округа осуществляет действия, необходимые для их размещения (опубликования) в официальном сетевом издании «Информационно-аналитический интернет-портал ugra-news.ru («Новости Югры»)».

[пункт 6.14 изложен в редакции Постановления Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 11.12.2015 № 160]

6.15. Опубликование приказов органов государственной власти автономного округа, имеющих статус нормативного правового акта, в официальном печатном издании обеспечивают органы государственной власти – разработчики приказов.

6.16. Размещение текстов правовых актов, принятых Губернатором, Правительством автономного округа, на едином официальном сайте государственных органов автономного округа осуществляет Управление документационного обеспечения в течение 3 рабочих дней со дня подписания правового акта.

6.17. Размещение текстов правовых актов Губернатора, Правительства автономного округа в информационно-поисковых правовых базах данных обеспечивает Департамент управления делами Губернатора автономного округа.

6.18. Управление документационного обеспечения не реже 2 раз
в неделю направляет в Департамент управления делами Губернатора автономного округа копии правовых актов Губернатора, Правительства автономного округа в двух экземплярах на бумажном и электронном носителях, согласно указателю рассылки правового акта.

6.19. Не подлежат размещению на едином официальном сайте государственных органов автономного округа и в информационно-поисковых правовых базах данных документы, содержащие сведения, составляющие государственную, служебную или иную охраняемую законом тайну, а также документы, содержащие персональные данные.

6.20. Подлинники законов автономного округа, актов Губернатора, Правительства автономного округа, первых заместителей Губернатора автономного округа, заместителей Губернатора автономного округа после подписания с сопровождающими документами формируются в дела и хранятся в Управлении документационного обеспечения до передачи на постоянное хранение в казенное учреждение Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа – Югры».

Раздел VII. Особенности подготовки

и оформления отдельных видов документов

7.1. Договоры, контракты, соглашения, меморандумы, протоколы о намерениях (далее – договоры).

7.1.1. Подготовка, заключение, исполнение, прекращение, а также приостановление действий договоров, заключаемых органами государственной власти автономного округа, осуществляются в соответствии с Законом автономного округа от 15 ноября 2004 года
№ 55-оз «О договорах и соглашениях, заключаемых органами государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа – Югры».

7.1.2. Договоры от имени автономного округа заключаются в пределах полномочий автономного округа, установленных Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, Уставом (Основным законом) автономного округа, законами автономного округа и иными правовыми актами автономного округа.

7.1.3. Договоры от имени Правительства автономного округа заключаются в пределах полномочий Правительства автономного округа, установленных Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, Уставом (Основным законом) автономного округа, законами автономного округа и иными правовыми актами автономного округа, а также соглашениями с федеральными органами государственной власти о передаче осуществления части полномочий.

7.1.4. Решение о заключении договора от имени Правительства автономного округа принимается в форме распоряжения Правительства автономного округа, а в случаях, установленных законодательством автономного округа, – в форме постановления Правительства автономного округа.

(подпункт 7.1.4. изложен от 29.07.2021 года № 103)

7.1.5. Проект договора вносится на рассмотрение Правительства автономного округа одновременно с проектом распоряжения (постановления) Правительства о подписании договора.

7.1.6. Подготовка, согласование и внесение на рассмотрение Правительства автономного округа проекта распоряжения (постановления) о заключении договора, заключаемого от имени Правительства автономного округа, осуществляется в порядке, установленном настоящей Инструкцией и Регламентом Правительства автономного округа.

Автор (разработчик) проекта договора обеспечивает согласование контрагентом (контрагентами) окончательной редакции проекта договора.

(подпункт 7.1.6. изложен от 29.07.2021 года № 103)

7.1.7. Договор оформляется автором (разработчиком) проекта договора на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) с применением текстового редактора Word for Windows версии 6.0 и выше, с использованием шрифтов Times New Roman черного цвета, размером № 14, через 1 интервал (для оформления табличных материалов могут применяться шрифты № 8 – 11, с возможным использованием переносов) с выравниванием по ширине.

7.1.8. Договор должен содержать:

учетные реквизиты договора (номер, дату, место подписания);

преамбулу (вводную часть), в которой определяются субъекты, уполномоченные заключить договор;

полное наименование контрагентов, под которым они внесены в Единый государственный реестр юридических лиц;

предмет договора;

права и обязанности сторон;

способы и порядок обеспечения обязательств по договору;

ответственность сторон;

основания прекращения обязательств по договору;

порядок разрешения споров;

сроки и условия вступления договора в силу;

срок действия договора;

адреса и банковские реквизиты сторон;

наименование должности, фамилию, имя, отчество уполномоченного лица, подписывающего договор;

подписи сторон, заверенные оттиском печати юридического лица;

сведения о регистрации договора.

7.1.9. В случае необходимости договор может иметь приложения. В тексте договора должны быть ссылки на приложения как на неотъемлемую часть договора.

7.1.10. Количество подлинников договора должно соответствовать числу подписывающих сторон. Изготовление необходимого количества подлинных экземпляров договора обеспечивает автор (разработчик) проекта.

7.1.11. В случае поступления проекта договора в качестве оферты от контрагента, проект направляется в орган государственной власти по принадлежности предмета договора для подготовки заключения. Согласование поступившего от контрагента договора осуществляется на копии договора.

7.1.12. Ответственность за достоверность, полноту, качество подготовленного договора, за соблюдение сроков его согласования и соответствие внесенных изменений и дополнений согласующих органов в проект договора несет автор (разработчик) проекта договора.

7.1.13. Договор от имени автономного округа подписывается Губернатором автономного округа, а в его отсутствие – лицом, его замещающим.

7.1.14. Договор от имени Правительства автономного округа подписывается Губернатором автономного округа либо в случаях, предусмотренных федеральными законами, Уставом (Основным законом) автономного округа и иными правовыми актами автономного округа, другими должностными лицами.

7.1.15. Регистрация договора осуществляется в СЭД в день подписания и предусматривает проставление на документе регистрационного номера и даты регистрации.

7.1.16. Регистрационный номер присваивается в пределах календарного года с соответствующим индексом (договор – «д», соглашение – «с», контракт – «к», меморандум – «м», протокол о намерениях – «п»).

7.1.17. Если договор содержит условия о конфиденциальности сведений, касающихся предмета договоров, исполнения и полученных результатов, при регистрации договора на первой странице экземпляра ставится штамп с грифом «Конфиденциально».

7.1.18. Договоры, заключаемые от имени автономного округа и Правительства автономного округа, подлежат регистрации в Управлении документационного обеспечения.

7.1.19. Договоры по вопросам мобилизационной подготовки, в том числе отнесенные к государственной тайне, заключаемые от имени автономного округа и Правительства автономного округа, подлежат регистрации в Специальном отделе Аппарата Губернатора автономного округа.

7.1.20. Договор, подписанный Губернатором автономного округа, скрепляется оттиском печати Губернатора автономного округа с воспроизведением герба автономного округа и направляется контрагенту.

7.1.21. Подготовку сопроводительного письма к договору осуществляет орган государственной власти – автор (разработчик) договора.

7.1.22. При возвращении контрагентом договора с протоколом разногласий проект договора вновь проходит согласование в соответствии с порядком, установленном пунктами 5.4.3 – 5.4.11 настоящей Инструкции.

7.1.23. Рассылка копий заключенного договора, подписанного всеми сторонами, осуществляется на основании указателя рассылки, подготовленного органом государственной власти, являющимся автором (разработчиком) проекта договора.

7.1.24. Подлинники договоров, заключаемых от имени автономного округа и Правительства автономного округа, хранятся в Управлении документационного обеспечения.

7.1.25. Подлинники договоров по вопросам мобилизационной подготовки, в том числе отнесенные к государственной тайне, хранятся в Специальном отделе Управления специальных мероприятий Аппарата Губернатора автономного округа.

7.1.26. Если условиями договора предусматривается промежуточное (в течение срока его действия) подписание сторонами документов о выполнении его условий (протоколы, акты и др. документы), оригиналы указанных документов хранятся с оригиналами договоров.

7.2. Доверенность от имени Губернатора, Правительства автономного округа.

7.2.1. Проект доверенности от имени Губернатора, Правительства автономного округа (далее – доверенность) на осуществление представительства и совершение иных юридически значимых действий перед третьими лицами, делегирование которых может осуществляться в соответствии с законодательством Российской Федерации и автономного округа, готовится органами государственной власти (далее – разработчик проекта доверенности) по форме в соответствии с приложением 8
к настоящей Инструкции.

7.2.2. Решение о выдаче доверенности от имени Правительства автономного округа принимается в форме распоряжения Правительства автономного округа.

7.2.3. Проект доверенности вносится на рассмотрение Правительства автономного округа одновременно с проектом распоряжения Правительства автономного округа о выдаче доверенности.

7.2.4. Подготовка, согласование и внесение на рассмотрение Правительства автономного округа проектов распоряжений Правительства автономного округа о выдаче доверенностей, заключаемых от имени Правительства автономного округа, осуществляется в порядке, установленном настоящей Инструкцией и Регламентом Правительства автономного округа.

Проект доверенности от имени Губернатора автономного округа согласовывается в следующей последовательности:

автор (разработчик) проекта доверенности;

юридическая служба (отдел) органа государственной власти – автора (разработчика) проекта доверенности;

руководитель органа государственной власти – автора (разработчика) проекта доверенности;

заместитель Губернатора автономного округа, в ведении которого находится орган государственной власти – автор (разработчик) проекта доверенности;

Правовое управление;

руководитель Аппарата Губернатора – заместитель Губернатора автономного округа.

7.2.5. Доверенность оформляется на бланке Губернатора, Правительства автономного округа с цветным воспроизведением герба автономного округа либо на стандартном листе бумаги формата А4 (210 * 297 мм) с применением текстового редактора Word for Windows версии 6.0 и выше, с использованием шрифтов Times New Roman черного цвета, размером № 14, через 1 интервал с выравниванием по ширине.

7.2.6. Обязательными реквизитами доверенности являются:

наименование документа (ДОВЕРЕННОСТЬ);

дата выдачи доверенности и регистрационный номер;

текст доверенности;

подпись (фамилия, имя, отчество, должность лица, который будет подписывать доверенность);

оттиск гербовой печати.

В тексте доверенности указываются:

фамилия, имя, отчество (полностью) и должность уполномочивающего лица;

фамилия, имя, отчество (полностью), должность и паспортные данные уполномочиваемого лица;

перечисление предоставляемых полномочий;

срок действия доверенности.

7.2.7. В состав документов, прилагаемых к проекту доверенности, входят:

пояснительная записка, завизированная разработчиком проекта доверенности, которая содержит обоснование необходимости подписания доверенности;

копии документов, являющихся основанием выдачи доверенности.

7.2.8. Доверенность от имени Губернатора, Правительства автономного округа подписывается Губернатором автономного округа, а в его отсутствие – лицом, его замещающим, и скрепляется оттиском печати Губернатора автономного округа с воспроизведением герба автономного округа.

7.2.9. Регистрация доверенности осуществляется в СЭД в день подписания и предусматривает проставление регистрационного номера и даты регистрации.

7.2.10. Датой регистрации доверенности является дата ее подписания.

7.2.11. Доверенности присваивается порядковый номер по единой нумерации в пределах календарного года.

7.2.12. Доверенность выдается на срок до 1 года (с момента подписания до окончания текущего календарного года), если иное не оговорено в тексте доверенности.

7.2.13. Лицо, получившее доверенность, обязано вернуть доверенность в Управление документационного обеспечения при наступлении обстоятельств, влекущих невозможность использования, в частности, при истечении срока доверенности, прекращении служебного контракта и др.

7.3. Поручение.

7.3.1. Поручения руководителей содержатся в резолюциях по рассмотренным документам или оформляются по установленной форме (приложение 9 к Инструкции). Поручения могут оформляться в виде перечня поручений.

7.3.2. Поручение (резолюция) включает следующие элементы: инициалы и фамилию (фамилии) исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения поручения, подпись должностного лица, давшего поручение, и дату.

7.3.3. Проекты поручений Губернатора автономного округа готовят по поручению Губернатора автономного округа либо по собственной инициативе помощники Губернатора автономного округа, заместители Губернатора автономного округа, руководители органов государственной власти автономного округа.

7.3.4. Согласование проекта поручения Губернатора автономного округа осуществляется на оборотной стороне последнего листа и оформляется в порядке, установленном пунктом 3.20 настоящей Инструкции.

7.3.5. Проект поручения Губернатора автономного округа согласовывается следующими должностными лицами:

исполнитель проекта поручения;

заместитель Губернатора автономного округа, руководитель органа государственной власти или лицо, его замещающее, которому в проекте предусматриваются поручения, либо к компетенции которого относится решение вопросов, содержащихся в поручении.

7.3.6. Поручения Губернатора автономного округа, данные по итогам рабочих поездок, совещаний, публичных мероприятий с участием Губернатора автономного округа, оформляются в течение 5 рабочих дней со дня соответствующей поездки, совещания, публичного мероприятия.

[подпункт 7.3.6 дополнен Постановлением Губернатора  Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 10.06.2013 № 79]

7.4. Служебное письмо.

7.4.1. Служебные письма оформляются на бланках установленной формы в соответствии с порядком, установленным пунктами 3.3 – 3.6 настоящей Инструкции.

7.4.2. Объём текста служебного документа (письма) не должен составлять более двух страниц. При необходимости доведения до адресата информации большего объёма, информация оформляется приложением к письму.

7.4.3. Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя, поступившим запросам, указаниям по исполнению документов.

7.4.4. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются в порядке, установленном пунктами 8.17 – 8.26 настоящей Инструкции. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителем органа государственной власти (структурного подразделения).

7.4.5. Исполнитель представляет проект письма руководителю не менее чем за 2 рабочих дня до окончания срока исполнения поручения.

7.4.6. Служебные письма проходят процедуру согласования заинтересованными должностными лицами в порядке, установленном пунктом 3.20 настоящей Инструкции.

7.4.7. Служебные письма подписываются должностными лицами в порядке, установленном пунктом 3.19 настоящей Инструкции.

7.5. Служебная телеграмма составляется при необходимости срочной передачи информации.

7.5.1. Телеграммы печатаются по установленной форме (приложение 10 к настоящей Инструкции).

7.5.2. Телеграммы за подписью Губернатора автономного округа либо лица, его замещающего, оформляются категорией «Правительственная».

7.5.3. Служебные телеграммы, подписанные Губернатором автономного круга, заместителями Губернатора автономного округа, а также лицами, имеющими доверенность, выданную Правительством автономного округа и (или) Губернатором автономного округа, регистрируются в системе автоматизации электронного документооборота и делопроизводства Управлением документационного обеспечения.

7.5.4. Текст телеграммы излагается кратко. Объем текста, как правило, не превышает 90 слов (одна машинописная страница, включая реквизиты бланка).

7.5.5. В состав реквизита «Адресат» входят: населённый пункт, улица, номер дома, полное наименование организации, фамилия и инициалы получателя. Почтовый индекс не указывается.

7.5.6. При отправке международной телеграммы адрес указывается латинскими буквами.

7.5.7. Телеграмма должна содержать один адресат. При направлении телеграммы нескольким адресатам, на отправку передаются телеграммы, оформленные на каждого адресата.

7.5.8. Ответственность за наличие точного и полного адреса несет исполнитель.

7.6. Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов
и принятия решений на совещаниях, заседаниях, других формах работы коллегиальных и совещательных органов.

7.6.1. Протоколы оформляются на бланках установленной формы либо на стандартных листах бумаги А4, шрифтом черного цвета Times New Roman № 14, с использованием текстового редактора Word For Windows, и имеют следующие реквизиты:

полное официальное наименование органа государственной власти;

вид документа – ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами насыщенным шрифтом и выравнивается по центру;

вид заседания, совещания отделяется от предыдущего реквизита одним-двумя межстрочными интервалами и выравнивается по центру;

место проведения заседания, совещания указывается при необходимости, печатается после наименования вида издаваемого документа, отделяется от него чертой и выравнивается по центру;

дата протокола оформляется словесно-цифровым способом и печатается ниже предыдущего реквизита от левой границы текстового поля;

номер протокола оформляется арабскими цифрами, может включать буквенные индексы, печатается на уровне реквизита «дата протокола» и ограничивается правым полем;

текст протокола;

подпись председательствующего.

7.6.2. На протоколах заседаний, в случае необходимости, ставится пометка «Для служебного пользования», на секретных – соответствующий гриф секретности.

7.6.3. Протоколы оформляются в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое решение.

7.6.4. Протокол заседания Правительства автономного округа оформляется в краткой форме на бланке установленной формы.

7.6.5. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части приводятся:

фамилия, инициалы, должность председательствующего;

список присутствовавших (если состав присутствующих более 30 человек, состав указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается отметка во вводной части протокола);

повестка дня.

7.6.6. Основная часть полного протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – РЕШИЛИ.

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему, в этом случае делается в тексте сноска «Текст выступления прилагается». Решение в тексте протокола печатается полностью. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.

7.6.7. В основной части краткого протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

7.6.8. Протокол подписывается председательствующим на заседании. Подпись отделяется от текста двумя-тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица председательствовавшего на совещании (заседании), подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности.

7.6.9. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года, отдельно по каждой группе протоколов.

7.6.10. Датой протокола является дата проведения совещания (заседания).

7.6.11. Подпись председательствующего на заседаниях координационных и совещательных органов, создаваемых при Губернаторе и Правительстве автономного округа, заверяется оттиском печати с воспроизведением герба автономного округа.

7.6.12. Протокольные поручения оформляются в виде выписок из протокола. Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к вопросу повестки дня, по которому готовят выписку, и заверяется оттиском печати органа государственной власти, подготовившего выписку.

7.6.13. Выписки из протоколов заседаний координационных и совещательных органов при Губернаторе автономного округа и Правительстве автономного округа, заверяются печатью с соответствующим реквизитом («Губернатор Ханты-Мансийского автономного округа – Югры», «Правительство Ханты-Мансийского автономного округа – Югры»).

7.6.14. Контроль за исполнением поручений, содержащихся в протоколах заседаний (совещаний), осуществляется в соответствии с порядком, установленным разделом 8 настоящей Инструкции.

7.6.15. Ведение записи, сбор исходных материалов, оформление, учет, регистрация, согласование протокольного поручения, подготовка выписки из протоколов заседаний координационных и совещательных органов, создаваемых при Губернаторе автономного округа и Правительстве автономного округа, осуществляется органами государственной власти, обеспечивающими деятельность соответствующих координационных или совещательных органов.

7.6.16. Ведение записи, сбор исходных материалов, оформление, учет, регистрация, согласование протокольного поручения, подготовка выписки из протокола совещаний и заседаний, проводимых заместителями Губернатора автономного округа, осуществляется органами государственной власти, обеспечивающими подготовку совещания, заседания.

7.6.17. Хранение подписанных протоколов заседаний координационных и совещательных органов при Губернаторе и Правительстве автономного округа до передачи на постоянное хранение в казенное учреждение Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа – Югры» осуществляется Управлением документационного обеспечения.

Раздел VIII. Контроль исполнения поручений

8.1. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

8.2. Контролю подлежит исполнение:

поручений и указаний Президента Российской Федерации;

поручений Правительства Российской Федерации;

поручений, содержащихся в актах и протоколах заседаний Правительства Российской Федерации;

поручений Администрации Президента Российской Федерации в том числе поручений, данных по итогам личных приемов граждан, проведенных по поручению Президента Российской Федерации;

запросов сенаторов Российской Федерации, депутатов Государственной Думы (депутатский запрос), оформленных в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации;

поручений полномочного представителя Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе, аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе;

поручений, содержащихся в правовых актах Губернатора автономного округа и Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры;

поручений, содержащихся в протоколах заседаний координационных и совещательных органов при Губернаторе автономного округа, Правительстве автономного округа;

поручений (резолюций) Губернатора автономного округа;

поручений (резолюций) заместителей Губернатора автономного округа (далее – поручения).

8.3. С целью организации исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, поручений, содержащихся в актах и протоколах заседаний Правительства Российской Федерации, поручений Администрации Президента Российской Федерации, федеральных министерств и ведомств, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе Губернатором автономного округа даются поручения, оформленные в виде резолюций или отдельных поручений заместителям Губернатора автономного округа, руководителям органов государственной власти автономного округа.

8.4. В случае отсутствия Губернатора автономного округа поручения даются лицом, исполняющим его обязанности, либо руководителем Аппарата Губернатора – заместителем Губернатора автономного округа.

8.5.              Исполнение поручений, содержащихся в правовых актах Губернатора, Правительства автономного округа, организуется заместителями Губернатора автономного округа в соответствии с установленным распределением обязанностей.

8.6.              Исполнение поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства автономного округа, координационных и совещательных органов при Губернаторе автономного округа и Правительстве автономного округа, а также отдельных поручений Губернатора автономного округа, организуется заместителями Губернатора автономного округа, руководителями органов государственной власти, структурных подразделений органов государственной власти, которым адресованы поручения.

8.7. Исполнение поручений, содержащихся в правовых актах заместителей Губернатора автономного округа, протоколах заседаний координационных и совещательных органов при заместителях Губернатора автономного округа, а также отдельных поручений заместителей Губернатора автономного округа организуется руководителями органов государственной власти, структурных подразделений органов государственной власти, которым адресованы поручения.

8.8. Доведение поручений до исполнителей осуществляется посредством СЭД в режиме реального времени Управлением контроля Аппарата Губернатора автономного округа.

8.9. В случае необходимости направления документов на бумажном носителе доставка осуществляется в двухдневный срок, а срочных и оперативных – незамедлительно Управлением документационного обеспечения.

8.10.              Поручения, содержащиеся в правовых актах Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа, заместителей Губернатора автономного округа, доводятся до исполнителей путем направления копии акта посредством СЭД.

8.11. Поручения, содержащиеся в протоколах заседаний координационных и совещательных органов при Губернаторе, Правительстве автономного округа и заместителях Губернатора автономного округа, доводятся до исполнителей путем направления копий протоколов или выписок из протоколов посредством СЭД.

8.12. Если поручение дано нескольким исполнителям, доклад об исполнении представляет исполнитель, указанный в поручении первым (далее – основной исполнитель), если в резолюции должностного лица, давшего поручение, не определено иное. При этом исполнитель несет персональную ответственность за своевременное исполнение поручения.

Если поручение дано нескольким исполнителям с резолюцией Губернатора автономного округа по компетенции, основного исполнителя определяет Управление контроля Аппарата Губернатора автономного округа из числа заместителей Губернатора автономного округа с учетом возложенных на них полномочий, руководителей органов государственной власти автономного округа на основании полномочий, установленных законодательством Российской Федерации и автономного округа относительно сферы деятельности соответствующего органа государственной власти автономного округа.

Если поручение направлено на исполнение (как основному исполнителю) не по компетенции, письменное предложение об изменении основного исполнителя поручения направляется в Управление контроля Аппарата Губернатора автономного округа не позднее 3 рабочих дней (за исключением весьма срочных поручений) с момента определения его основным исполнителем при наличии согласования
с должностным лицом, которому предлагается передать данное поручение на исполнение.

(абзацы дополнены Постановлением Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 15.02.2021 года № 18)

Аппарат Губернатора автономного округа обеспечивает направление электронных копий докладов Губернатора автономного округа (должностного лица, его замещающего) о результатах исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации, исполнение которых возложено на Губернатора автономного округа, Правительство автономного округа или органы государственной власти, адресованных Президенту Российской Федерации, на электронный адрес аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе в течение 3 календарных дней с установленной даты исполнения, а также на электронный адрес главного федерального инспектора по Ханты-Мансийскому автономному округу – Югре в случае поступления соответствующих запросов.

Руководители органов государственной власти обеспечивают направление электронных копий докладов о результатах исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации, данных федеральным органам исполнительной власти (организациям) к исполнению совместно с Губернатором автономного округа, Правительством автономного округа или органами государственной власти, адресованных основным исполнителям, на электронный адрес аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе в течение 3 календарных дней с установленной даты исполнения, а также на электронный адрес главного федерального инспектора по Ханты-Мансийскому автономному округу – Югре в случае поступления соответствующих запросов.

(5, 6 изложены от 29.07.2021 года № 103)

8.13. В поручении, состоящем из отдельных пунктов с разными сроками выполнения, основной исполнитель определяется из числа заместителей Губернатора автономного округа, руководителей органов государственной власти по каждому пункту, в соответствии с распределением, временным исполнением обязанностей или утвержденными полномочиями.

8.14. При необходимости исполнения поручения в сжатые сроки основной исполнитель организует исполнение в оперативном порядке, используя согласительные мероприятия.

8.15. В целях исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации основной исполнитель при необходимости разрабатывает план мероприятий по реализации поручения, утверждаемый распоряжением Губернатора автономного округа.

План мероприятий разрабатывается в случае долгосрочности мероприятий (год и более), необходимости разработки и принятия правовых актов автономного округа, совместного исполнения мероприятий органами государственной власти, а также исполнения мероприятий с участием территориальных органов федеральных органов исполнительной власти и органов местного самоуправления муниципальных образований автономного округа.

8.16. Вопросы, касающиеся исполнения поручений Президента Российской Федерации, рассматриваются Правительством автономного округа.

8.17. Поручение исполняется в соответствии с содержанием резолюции руководителя в установленные в резолюции сроки, на основании имеющихся сроков в запросе или по решению автора резолюции.

8.17.1. Поручения, указанные в абзацах 2 – 7 пункта 8.2, подлежат исполнению не позднее 5 дней до установленных в них сроков.

[пункт 8.17.1 дополнен Постановлением Губернатора  Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 11.08.2014 года № 85]

8.18. Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях с даты, следующей за датой его подписания.

8.19. Сроки исполнения поручений, содержащие указания «срочно», «оперативно», «в короткие сроки» исчисляются в календарных днях с даты подписания резолюции по исполнению поручения.

8.20. Срок исполнения поручений, содержащихся в правовых актах, исчисляется в календарных днях со дня вступления этих актов в силу.

8.21. Если срок исполнения не установлен, поручение подлежит исполнению в течение 30 календарных дней с даты его подписания. Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, поручение подлежит исполнению в предшествующий рабочий день.

Поручения, указанные в абзацах втором – седьмом пункта 8.2 настоящей Инструкции, срок исполнения которых истек на дату поступления, подлежат исполнению в течение 3 дней, если иной срок не установлен в резолюции должностного лица, давшего указание о его исполнении.

8.22. Документы (резолюции, поручения) подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения – не позднее указанного срока;

с указанием «Весьма срочно» – незамедлительно в течение рабочего дня;

с указанием «Срочно» – в течение 3 дней;

с указанием «Оперативно», «В короткие сроки» – в течение 10 дней;

с указанием «Ежемесячно» – до 5-го числа месяца, следующего за отчетным, если иные сроки не указаны в поручении;

с указанием «Ежеквартально» – до 10-го числа месяца, следующего за отчетным, если иные сроки не указаны в поручении;

с указанием «Ежегодно», «Постоянно, на календарный год» – до 28 января года, следующего за отчетным, если иные сроки не указаны в поручении.

8.23. Если срок исполнения поручения превышает 3 календарных месяца, основной исполнитель до истечения половины срока представляет промежуточную информацию о ходе исполнения должностному лицу, давшему поручение (либо лицу, его замещающему).

Если срок исполнения поручений, указанных в абзаце восьмом пункта 8.2 настоящей Инструкции, превышает 1 календарный год, основной исполнитель ежегодно представляет доклад об исполнении поручений Губернатору автономного округа (либо лицу, его замещающему).

Управление контроля осуществляет рассмотрение представленной информации на предмет достаточности и своевременности принимаемых мер в ходе исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации и соблюдения требований настоящей Инструкции.

При рассмотрении информации о ходе исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации Управление контроля вправе запрашивать дополнительные документы (сведения, информацию, фото- и видеоматериалы), характеризующие ход исполнения поручения, у основного исполнителя, соисполнителей поручения, заинтересованных представителей общественности, а также при необходимости осуществлять дополнительные контрольные мероприятия.

По результатам рассмотрения информации о ходе исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации Управление контроля в течение 10 рабочих дней со дня ее поступления дает заключение, содержащее рекомендации и (или) предложения по организации их исполнения. (абзацы после 2 дополнены Постановлением Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 15.04.2020 года № 31)

8.24. Соисполнители представляют основному исполнителю информацию по исполнению поручения за 5 дней до истечения установленного срока.

8.25. Соисполнители и основные исполнители несут ответственность за качество подготовки и своевременность представления предложений по исполнению поручения.

8.26. Проекты ответов, направленные исполнителю на доработку, корректируются в течение 2 рабочих дней.

8.27. В случае, если в ходе исполнения поручения возникли обстоятельства, препятствующие его надлежащему исполнению в установленный срок, исполнитель представляет на имя должностного лица, давшего поручение (либо лица, его замещающего), доклад с указанием обстоятельств, конкретных мер, принимаемых для обеспечения исполнения поручения и предложений о продлении срока исполнения.

8.27.1. Предложение об изменении основного исполнителя поручения вносится на имя должностного лица, давшего поручение
(либо лица, его замещающего).

Переадресация исполнения поручения другому исполнителю допускается при наличии согласования с должностным лицом, которому предусматривается передать поручение на исполнение, и оформляется не позднее истечения половины установленного для исполнения срока.

Не допускается переадресация поручений, срок исполнения которых истек.

[пункт 8.27.1 дополнен Постановлением Губернатора  Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 11.08.2014 года № 85]

8.28. Изменение или продление срока исполнения поручения производится при наличии объективных причин (отсутствие реальных условий выполнения, которые невозможно было предусмотреть при постановке документа на контроль; необходимость получения дополнительных материалов, проведения соответствующих расчетов и другой работы).

8.29. Предложения о продлении срока исполнения поручения представляются не позднее чем за 3 дня до истечения срока, отведенного на исполнение поручения.

8.30. Если срок исполнения поручения превышает 2 месяца, предложения о продлении представляются не позднее чем за 10 дней до истечения срока, отведенного на исполнение поручения.

8.31. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

8.32. При наличии обстоятельств, препятствующих исполнению поручений или указаний Президента Российской Федерации в установленный срок, основной исполнитель докладывает об этом Губернатору автономного округа для принятия решения о подготовке письма в адрес Президента Российской Федерации от имени Губернатора автономного округа с указанием причин, конкретных мер, принимаемых для обеспечения исполнения поручения, и обоснованных предложений по корректировке срока исполнения.

8.33. Письмо с предложением о корректировке срока исполнения поручения или указания Президента Российской Федерации должно быть направлено не позднее чем по истечении половины установленного срока на имя Президента Российской Федерации и в Аппарат полномочного представителя Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе или основному исполнителю в случаях, если Губернатор автономного округа или Правительство автономного округа являются соисполнителями поручения.

8.34. Доклад об исполнении поручений, указаний Президента Российской Федерации, адресованных федеральным органам исполнительной власти к исполнению совместно с Губернатором автономного округа или Правительством автономного округа, направляется в федеральный орган исполнительной власти, назначенный ответственным исполнителем, за подписью Губернатора автономного округа (либо лица, его замещающего) не менее чем за 10 дней до наступления установленного Президентом Российской Федерации срока или в срок, установленный ответственным исполнителем.

8.35. Доклад об исполнении поручений или указаний Президента Российской Федерации, адресованных Губернатору автономного округа или Правительству автономного округа, направляется за подписью Губернатора автономного округа (лица, его замещающего) Президенту Российской Федерации и в Аппарат полномочного представителя Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе в установленный срок.

К докладу прилагаются копии принятых во исполнение поручения документов.

8.36. Информация о результатах выполнения поручений Президента Российской Федерации размещается на едином официальном сайте государственных органов автономного округа органами государственной власти, являющимися основными исполнителями поручений.

8.37. Органы государственной власти, являющиеся исполнителями поручений и указаний Президента Российской Федерации, ежеквартально направляют в Управление контроля исполнения поручений и нормативных правовых актов Аппарата Губернатора автономного округа информацию о рассмотренных Правительством автономного округа вопросах, касающихся исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации, и сведения о размещении информации о результатах выполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации на едином официальном сайте государственных органов автономного округа.

8.38. Доклад о выполнении поручений, представленный для снятия с контроля или продления срока исполнения, объяснение причин неисполнения поручения в установленный срок направляются исполнителем в Управление контроля исполнения поручений и нормативных правовых актов для передачи помощнику Губернатора автономного округа и последующего доклада Губернатору автономного округа (лицу, его замещающему).

[пункт 8.38 изменен Постановлением Губернатора  Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 06.06.2014 года № 68]

Доклады о результатах исполнения поручений, указанных в абзацах с восьмого по десятый пункта 8.2 настоящей Инструкции, которые не содержат просьбы о снятии с контроля либо о продлении срока исполнения поручения, являются промежуточным ответом. (2 абзац дополнен Постановлением Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 15.04.2020 года № 31)

8.38.1. В докладе об исполнении поручений, указанных в абзаце десятом пункта 8.2 настоящей Инструкции и размещенных на едином официальном сайте государственных органов автономного округа, должна содержаться информация о поступивших итоговых документах, подготовленных по результатам общественного контроля исполнения поручений, об учете предложений, рекомендаций и выводов, содержащихся в итоговых документах, подготовленных по результатам общественного контроля исполнения поручений.

         8.38.2. Информация о ходе и результатах исполнения поручений, указанных в абзаце десятом пункта 8.2 настоящей Инструкции, размещается на едином официальном сайте государственных органов автономного округа органами государственной власти, являющимися их основными исполнителями или осуществляющими контроль за их исполнением в соответствии с пунктом 8.13.1 настоящей Инструкции, в порядке, предусмотренном постановлением Правительства автономного округа от 20 апреля 2012 года № 140-п «О едином официальном сайте государственных органов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры».

8.39. В случае если в ходе исполнения поручения дано новое поручение, дальнейший контроль осуществляется на основании нового поручения. Поручение, данное ранее, снимается с контроля в соответствии с положениями настоящей Инструкции, предусмотренными для снятия поручений с контроля.

8.40. Если во исполнение поручения издан правовой акт автономного округа, в Управление контроля исполнения поручений и нормативных правовых актов исполнителем не позднее 3 дней после выхода правового акта представляется копия принятого правового акта.

При направлении информации о выполнении поручения в электронном виде, исполнитель представляет документированное подтверждение исполнения.

[пункт 8.40 изменен Постановлением Губернатора  Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 06.06.2014 года № 68]

8.41. Поручение считается исполненным и снимается с контроля после выполнения всех пунктов поручения и сообщения результатов заинтересованным и контролирующим органам.

8.42. Если представленный проект доклада (доклад) о выполнении поручения не содержит необходимых сведений или не позволяет сделать вывод о полном исполнении поручения и (или) не соответствует требованиям настоящей Инструкции, проект доклада (доклад) Управление контроля возвращает исполнителю с соответствующим заключением на доработку

8.42.1. Если по представленным материалам об исполнении поручения Губернатором автономного округа (лицом, его замещающим), помощником (советником) Губернатора автономного округа принято решение о необходимости его дальнейшего исполнения, возврат поручения исполнителю осуществляет Управление контроля. Снятие с контроля поручения в этом случае не происходит.

8.43. Промежуточный ответ не является основанием для снятия поручения с контроля.

8.44. Решение о снятии поручения с контроля или продлении срока исполнения поручения принимает должностное лицо, давшее поручение, или лицо, его замещающее.

8.45. Решение о снятии с контроля или продлении сроков исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации принимает Президент Российской Федерации либо Руководитель Администрации Президента Российской Федерации, либо помощник Президента Российской Федерации - начальник Контрольного управления Президента Российской Федерации.

8.46. Поручения и указания Президента Российской Федерации снимаются с контроля на основании информационного письма Аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе.

8.47. До снятия с контроля поручения и указания Президента Российской Федерации находятся на контроле в Аппарате Губернатора автономного округа и в исполнительном органе государственной власти, ответственном за исполнение поручения.

8.48. Решение о снятии с контроля поручений, содержащихся в правовых актах Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа, принимается в соответствии с Регламентом Правительства автономного округа.

8.49. Решение о снятии с контроля поручений, содержащихся в протоколах заседаний координационных и совещательных органов при Губернаторе, Правительстве автономного округа, принимается координационными и совещательными органами.

(пункты 8.50., 8.51., 8.51.1 признаны утратившими силу Постановлением Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 08.10.2019 № 74)

8.52. Причинами неисполнения или ненадлежащего исполнения поручений является выполнение поручения не в полном объеме, а также нарушение сроков исполнения поручения без объективной причины.

8.53. В случае выявления фактов нарушения сроков исполнения поручений Аппарат Губернатора автономного округа информирует ответственных исполнителей, а также заместителя Губернатора автономного округа, в ведении которого в соответствии с утвержденным распределением обязанностей находится орган государственной власти, об истечении сроков выполнения поручения.

8.54. Ответственный исполнитель в течение 1 рабочего дня со дня истечения срока, установленного для исполнения поручения, представляет в Аппарат Губернатора автономного округа информацию о ходе исполнения поручения, причинах неисполнения в установленный срок и мерах ответственности, предлагаемых или принятых в отношении виновных в неисполнении поручения должностных лиц.

8.55. Руководитель Аппарата Губернатора – заместитель Губернатора автономного округа вносит Губернатору автономного округа предложения о проведении служебных проверок по фактам несвоевременного или ненадлежащего исполнения поручений, мерах дисциплинарного воздействия, а также мерах снижения ежемесячного денежного поощрения в отношении должностных лиц, в отношении которых Губернатор автономного округа является представителем нанимателя, допустивших указанные нарушения.

8.55.1. По фактам несвоевременного или ненадлежащего исполнения поручений Президента Российской Федерации, а также несвоевременного направления докладов об их исполнении Президенту Российской Федерации проводятся служебные проверки. При наличии оснований виновные должностные лица привлекаются к дисциплинарной ответственности.

[пункт 8.55.1 дополнен Постановлением Губернатора  Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 11.08.2014 года № 85]

8.56. Аппаратом Губернатора автономного округа в адрес руководителей органов государственной власти направляются предложения по применению аналогичных мер в отношении исполнителей поручений.

8.57. Контроль исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, поручений, содержащихся в актах и протоколах заседаний Правительства Российской Федерации, поручений федеральных министерств и ведомств, поручений полномочного представителя Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе, а также Губернатора автономного округа осуществляется Аппаратом Губернатора автономного округа.

Аппарат Губернатора автономного округа проводит проверки организации работы по исполнению поручений в исполнительных органах государственной власти автономного округа, в порядке, установленном Аппаратом Губернатора автономного округа.

[подпункт 8.57 изменен Постановлением Губернатора  Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 09.09.2014 года № 102]

8.58. Контроль исполнения правовых актов Губернатора, Правительства автономного округа осуществляется заместителями Губернатора автономного округа в соответствии с установленным распределением обязанностей.

8.59. Контроль исполнения поручений, содержащихся в протоколах заседаний координационных и совещательных органов при Губернаторе, Правительстве автономного округа, осуществляется руководителями органов государственной власти, обеспечивающими деятельность соответствующих координационных и совещательных органов.

8.60. Контроль исполнения распоряжений заместителей Губернатора автономного округа, поручений, содержащихся в протоколах заседаний координационных и совещательных органов при заместителях Губернатора автономного округа, а также отдельных поручений заместителей Губернатора автономного округа осуществляется помощниками (советниками) заместителей Губернатора автономного округа.

8.60.1. Контроль исполнения поручений, указанных в абзацах шестом – восьмом пункта 8.2 настоящей Инструкции, результатом которых является систематическое направление информации (отчетов), в том числе передача данных через информационные системы (далее – мониторинг), осуществляется Аппаратом Губернатора автономного округа в течение:

по ежедневным, еженедельным (ежедекадным) – 3 месяцев;

по ежемесячным – 6 месяцев;

по ежеквартальным – 4 кварталов;

по полугодовым или с указанием «1 раз в полугодие» – 1 года;

по ежегодным или со сроком «постоянно» - 1 года.

В случае надлежащего осуществления мониторинга исполнителем в течение сроков, указанных в настоящем пункте, он снимается с контроля в Аппарате Губернатора автономного округа в соответствии с пунктом 8.44 настоящей Инструкции и передается на внутренний контроль исполнителю, а в случае ненадлежащего осуществления мониторинга – остается на контроле в Аппарате Губернатора автономного округа.

В случае передачи осуществления мониторинга на внутренний контроль исполнитель направляет в Аппарат Губернатора автономного округа в течение 3 рабочих дней копию приказа (распоряжения) об организации осуществления мониторинга, предусматривающего назначение должностных лиц, ответственных за его исполнение и контроль.

Инициатором рассмотрения вопроса передачи осуществления мониторинга на внутренний контроль является исполнитель мониторинга или Управление контроля в соответствии с положениями настоящей Инструкции, предусмотренными для снятия поручений с контроля.

8.61. Руководители органов государственной власти несут персональную ответственность за своевременное и надлежащее исполнение поручений.

8.62. Руководитель Аппарата Губернатора – заместитель Губернатора автономного округа осуществляет общий контроль исполнения поручений.

8.63 По результатам внутреннего контроля:

структурные подразделения, должностные лица, органы государственной власти, на которые возложены функции контроля исполнения поручений, не реже 1 раза в месяц до 25 числа представляют руководителю органа государственной власти отчет об исполнительской дисциплине, предложения о проведении служебных проверок по фактам несвоевременного или ненадлежащего исполнения поручений, мерах ответственности в отношении виновных в неисполнении поручений должностных лиц;

руководитель органа государственной власти автономного округа ежемесячно до 5 числа представляет в Аппарат Губернатора автономного округа информацию о проведенных служебных проверках по фактам несвоевременного или ненадлежащего исполнения поручений, мерах ответственности, принятых в отношении виновных в неисполнении поручений должностных лиц.

Управление контроля осуществляет анализ отчета об исполнительской дисциплине и информации о проведенных служебных проверках по фактам несвоевременного или ненадлежащего исполнения поручений, мерах ответственности, принятых в отношении виновных в неисполнении поручений должностных лиц, по результатам которого дает рекомендации и (или) предложения по организации внутреннего контроля исполнения поручений. (4 абзац дополнен Постановлением Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 15.04.2020 года № 31)

8.64. В целях обеспечения исполнения поручений органами государственной власти автономного округа Аппарат Губернатора автономного округа принимает следующие меры упреждающего контроля:

осуществляет анализ состояния исполнительской дисциплины и систематический контроль за сроками исполнения поручений;

направляет основным исполнителям напоминания о поручениях, до окончания срока рассмотрения которых осталось 10 дней;

еженедельно представляет Губернатору автономного округа сведения о состоянии исполнительской дисциплины, фактах несвоевременного или ненадлежащего исполнения либо неисполнения поручений.

8.65. В целях упреждающего контроля в органах государственной власти применяются меры, аналогичные применяемым Аппаратом Губернатора автономного округа.

8.66. В случае поступления в органы государственной власти автономного округа итоговых документов, подготовленных по результатам общественного контроля исполнения поручений, указанных в абзаце десятом пункта 8.2 настоящей Инструкции и размещенных на едином официальном сайте государственных органов автономного округа, в том числе посредством интерактивного сервиса единого официального сайта государственных органов автономного округа, они подлежат рассмотрению в порядке, установленном федеральным законодательством и законодательством автономного округа.

Раздел VIII1. МОНИТОРИНГ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА

(раздел дополнен Постановлением Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 15.04.2020 года № 31)

8.67. Мониторинг законодательства – систематическая комплексная деятельность, осуществляемая исполнительными органами государственной власти автономного округа в пределах своих полномочий по сбору, анализу, обобщению и оценке информации для обеспечения принятия, изменения или признания утратившими силу нормативных правовых актов автономного округа.

Мониторинг законодательства осуществляется в целях:

приведения нормативных правовых актов автономного округа в соответствие с законодательством Российской Федерации и автономного округа;

устранения противоречий, коллизий и пробелов в нормативных правовых актах автономного округа;

выявления и устранения коррупциогенных факторов в нормативных правовых актах автономного округа.

8.68. Мониторинг законодательства осуществляют исполнительные органы государственной власти автономного округа самостоятельно на постоянной основе в пределах установленных сфер деятельности.

8.69. Координацию нормотворческой деятельности исполнительных органов государственной власти автономного округа по результатам мониторинга законодательства осуществляет Аппарат Губернатора автономного округа.

8.70.  Руководители исполнительных органов государственной власти автономного округа назначают ответственных должностных лиц за проведение мониторинга законодательства, сведения о которых направляют в Правовое управление Аппарата Губернатора автономного округа и Управление государственной регистрации нормативных правовых актов Аппарата Губернатора автономного округа.

8.71. Исполнительные органы государственной власти автономного округа по результатам мониторинга законодательства выявляют необходимость разработки проектов нормативных правовых актов автономного округа, вносят на рассмотрение Губернатора автономного округа и (или) Правительства автономного округа проекты нормативных правовых актов, а также принимают нормативные правовые акты в соответствии со своей компетенцией.

8.72. Проект нормативного правового акта, разработанный исполнительным органом государственной власти автономного округа по результатам мониторинга законодательства, должен быть принят или внесен на рассмотрение Губернатора автономного округа и (или) Правительства автономного округа в следующие сроки:

в случае приведения нормативных правовых актов автономного округа в соответствие с нормативными правовыми актами Российской Федерации и автономного округа, имеющими более высокую юридическую силу, – в течение 3 месяцев со дня принятия нормативного правового акта, имеющего более высокую юридическую силу, если иное не предусмотрено указанным нормативным правовым актом;

в случае устранения коррупциогенных факторов, противоречий между нормативными правовыми актами автономного округа, имеющими равную юридическую силу, пробелов, дублирования норм, нарушений юридической техники – в течение 30 календарных дней со дня их выявления;

в случае принятия Думой автономного округа проекта закона, требующего принятия подзаконных правовых актов, направленных на его реализацию, – в течение 30 календарных дней со дня вступления его в силу.

8.73. При наличии в нормативном правовом акте Российской Федерации положений, содержащих рекомендации субъектам Российской Федерации, в том числе по участию в подготовке и проведению каких-либо мероприятий, руководству при осуществлении своей деятельности положениями соответствующего нормативного правового акта Российской Федерации, исполнительные органы государственной власти автономного круга анализируют необходимость разработки и принятия нормативных правовых актов автономного округа, направленных на реализацию нормативного правового акта Российской Федерации, установления сроков их принятия.

8.74. По результатам проведенного мониторинга законодательства и анализа нормативных правовых актов Российской Федерации, автономного округа исполнительные органы государственной власти автономного округа ежеквартально в срок до 20-го числа последнего месяца отчетного квартала, составляют план-график подготовки проектов нормативных правовых актов автономного округа на следующий квартал (далее – план-график).

В план-графике указывают:

вид и заголовок проекта нормативного правового акта автономного округа;

нормативный правовой акт Российской Федерации, нормативный правовой акт автономного округа, в связи с принятием которых требуется разработка нормативного правового акта автономного округа;

срок внесения проекта на рассмотрение Губернатора автономного округа или Правительства автономного округа либо принятия нормативного правового акта исполнительного органа государственной власти с учетом положений пункта 8.72 настоящей Инструкции;

данные лиц, ответственных за разработку проекта.

План-график утверждает руководитель исполнительного органа государственной власти и в течение 3 рабочих дней с момента утверждения направляет:

в Правовое управление Аппарата Губернатора автономного округа для анализа и контроля в части принятия, изменения или признания утратившими силу законов автономного округа, нормативных правовых актов Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа;

в Управление государственной регистрации нормативных правовых актов Аппарата Губернатора автономного округа для анализа и контроля в части принятия, изменения или признания утратившими силу нормативных правовых актов исполнительных органов государственной власти автономного округа, принимаемых ими в соответствии с компетенцией.

При необходимости в план-график вносятся изменения (корректировки).

Информация об изменениях (корректировке) направляется в Правовое управление Аппарата Губернатора автономного округа и Управление государственной регистрации нормативных правовых актов Аппарата Губернатора автономного округа в течение 2 рабочих дней со дня утверждения изменений.

8.75. Руководители исполнительных органов государственной власти автономного округа ежемесячно до 10-го числа месяца, следующего за отчетным, представляют отчеты об исполнении план-графика:

в Правовое управление Аппарата Губернатора автономного округа в части принятия, изменения или признания утратившими силу законов автономного округа, нормативных правовых актов Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа;

в Управление государственной регистрации нормативных правовых актов Аппарата Губернатора автономного округа в части принятия, изменения или признания утратившими силу нормативных правовых актов исполнительных органов государственной власти автономного округа, принимаемых ими в соответствии с компетенцией.

8.76. Правовое управление Аппарата Губернатора автономного округа, Управление государственной регистрации нормативных правовых актов Аппарата Губернатора автономного округа вправе направить в адрес руководителей исполнительных органов государственной власти автономного округа обязательное для исполнения требование о необходимости принятия, изменения или признания утратившими силу законов автономного округа, нормативных правовых актов Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа, нормативных правовых актов исполнительных органов государственной власти автономного округа соответственно.

В течение 5 календарных дней со дня получения указанного требования руководитель исполнительного органа государственной власти автономного округа информирует Правовое управление Аппарата Губернатора автономного округа, Управление государственной регистрации нормативных правовых актов Аппарата Губернатора автономного округа о сроках разработки и принятия нормативного правового акта, внесения на рассмотрение Губернатора автономного округа и (или) Правительства автономного округа проекта с учетом положений пункта 8.72 настоящей Инструкции.

8.77. В течение 3 рабочих дней после принятия нормативного правового акта автономного округа руководитель исполнительного органа государственной власти автономного округа информирует об этом Правовое управление Аппарата Губернатора автономного округа, Управление государственной регистрации нормативных правовых актов Аппарата Губернатора автономного округа.

8.78. Руководители исполнительных органов государственной власти автономного округа несут персональную ответственность за организацию мониторинга законодательства, в том числе за несвоевременное приведение нормативных правовых актов автономного округа в сфере ведения соответствующего исполнительного органа государственной власти автономного округа законодательству Российской Федерации и автономного округа.

8.79. В случае нарушения сроков принятия нормативных правовых актов автономного округа, установленных пунктом 8.72 настоящей Инструкции, Аппарат Губернатора автономного округа запрашивает в исполнительных органах государственной власти автономного округа информацию о причинах несвоевременного принятия нормативных правовых актов автономного округа по результатам мониторинга законодательства (далее – запрос).

Исполнительный орган государственной власти автономного округа в течение 1 рабочего дня со дня получения запроса представляет в Аппарат Губернатора автономного округа соответствующую информацию.

В случае несвоевременного принятия нормативных правовых актов автономного округа по результатам мониторинга законодательства Аппарат Губернатора автономного округа информирует об этом первых заместителей Губернатора автономного округа, заместителей Губернатора автономного округа, в ведении которых в соответствии с утвержденным распределением обязанностей находится исполнительный орган государственной власти автономного округа.

8.80. Руководитель Аппарата Губернатора – заместитель  Губернатора автономного округа вносит Губернатору автономного округа предложения о проведении служебных проверок по фактам несвоевременного принятия нормативных правовых актов автономного округа по результатам мониторинга законодательства, мерах дисциплинарного воздействия, снижения ежемесячного денежного поощрения в отношении должностных лиц, по отношению к которым Губернатор автономного округа является представителем нанимателя, допустивших указанные нарушения.

Аппарат Губернатора автономного округа в адрес руководителей исполнительных органов государственной власти автономного округа направляет предложения по применению аналогичных мер в отношении ответственных должностных лиц. Руководитель исполнительного органа государственной власти автономного округа представляет в Аппарат Губернатора автономного округа информацию о проведенных служебных проверках по фактам несвоевременного принятия нормативных правовых актов автономного округа по результатам мониторинга законодательства, мерах ответственности, принятых в отношении допустивших неисполнение поручений должностных лиц в 5-дневный срок после окончания служебной проверки.

8.81. Контроль исполнения положений настоящего раздела Инструкции осуществляет Аппарат Губернатора автономного округа.

Раздел IX. Организация документов в делопроизводстве

9.1. Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и передачу в государственный архив в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства России, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству.

9.2. Организация документов в делопроизводстве в органах государственной власти осуществляется службами делопроизводства соответствующих органов или специально уполномоченными на то лицами.

9.3. Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

9.4. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел.

9.4.1. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела (электронные дела), систематизации и учета дел, определения сроков хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

9.4.1.1. Номенклатура дел включается в СЭД в качестве справочника, определяющего порядок систематизации электронных документов (электронных образов документов), включаемых в СЭД.

(подпункт 9.4.1.1. дополнен Постановлением Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 15.02.2021 года № 18)

9.4.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением об органе государственной власти и его структурных подразделений, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным уполномоченным органом, номенклатурами дел за предшествующие годы, документами, образующимися в деятельности органа государственной власти, их видами, составом и содержанием.

9.4.3. В органе государственной власти составляются номенклатуры дел подразделений (приложение 11 к настоящей Инструкции) и сводная номенклатура дел органа государственной власти (приложение 12 к настоящей Инструкции).

9.4.4. Номенклатура дел подразделения составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства подразделения, представляется в службу делопроизводства органа государственной власти, согласовывается с экспертной комиссией (далее – ЭК) органа государственной власти и подписывается руководителем подразделения.

9.4.5. Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить в службу делопроизводства соответствующего органа, ответственную за составление сводной номенклатуры дел органа государственной власти автономного округа.

9.4.6. Сводная номенклатура дел органа государственной власти составляется службой делопроизводства органа государственной власти на основе номенклатур дел структурных подразделений.

9.4.7. Сводная номенклатура дел Аппарата Губернатора автономного округа составляется архивным отделом (Ведомственным архивом) Управления документационного обеспечения Аппарата Губернатора автономного округа (далее – Ведомственный архив).

9.4.8. Сводная номенклатура дел органа государственной власти согласовывается с экспертно-проверочной методической комиссией Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (далее – ЭПМК) и утверждается руководителем органа государственной власти автономного округа.

9.4.9. Сводная номенклатура дел органа государственной власти согласовывается со Службой по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (далее – Архивная служба Югры) один раз в пять лет.

9.4.10. После утверждения сводной номенклатуры дел органа государственной власти подразделения получают выписки из соответствующих разделов для использования в работе.

9.4.11. Если в течение года возникают новые документированные участки работы, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера.

9.4.12. Сводная номенклатура дел уточняется в конце каждого года и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

9.4.13. Подразделения Аппарата Губернатора автономного округа представляют номенклатуры дел в Ведомственный архив не позднее
1 октября текущего года.

9.4.14. В случае изменения функций или структуры органа государственной власти автономного округа сводная номенклатура дел подлежит переработке, согласованию и утверждению.

9.4.15. Названиями разделов сводной номенклатуры являются названия подразделений органов государственной власти. Разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой органа государственной власти автономного округа.

9.4.16. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом:

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения подразделения органа государственной власти (направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах подразделения в целом.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале раздела располагаются заголовки дел, содержащих распорядительную документацию, далее – плановую, отчетную, затем другую документацию по степени важности, в конце располагаются дела переписки, книг, журналов учета и регистрации.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

название подразделения органа государственной власти автономного округа (автор документа);

название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

дата (период), к которой относятся документы дела;

указание на копийность.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Если дело состоит из нескольких томов или частей, составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, также можно использовать типовую или примерную номенклатуру.

В графе 5 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел (в том числе в электронном виде), о переходящих делах (например, переходящее с 2000 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой исполнительный орган государственной власти для продолжения и др.

9.4.17. Документы коллегиальных и совещательных органов (комиссий, советов, коллегий, штабов и др.) при Губернаторе, Правительстве автономного округа, первых заместителях Губернатора автономного округа, заместителях Губернатора автономного округа, а также организованных непосредственно в органах государственной власти, подлежат внесению в номенклатуру дел органа государственной власти, осуществляющего организационное обеспечение деятельности совещательного органа (ответственного за организацию и проведение совещания, заседания).

9.4.18. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве и категориях заведенных дел (томов).

9.4.19. Подразделения органов государственной власти представляют итоговую запись в службу делопроизводства соответствующего органа. Подразделения Аппарата Губернатора автономного округа представляют итоговые записи в Ведомственный архив.

9.4.20. На основании итоговых записей составляется сводная итоговая запись о количестве и категориях дел, заведенных в органах государственной власти автономного округа за год, которая представляется в Архивную службу Югры.

9.5. Формирование и оформление дел.

9.5.1. Формирование документов в дела осуществляется лицами, ответственными за ведение делопроизводства соответствующих подразделений органа государственной власти, в соответствии с номенклатурами дел органа государственной власти автономного округа.

9.5.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела;

в дело помещаются только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, личных дел;

в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, копии документов, черновики;

дело должно содержать не более 250 листов;

документы объемом свыше 250 листов формируются в несколько томов, в этом случае индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе.

9.5.3. Внутри дела документы располагаются так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы, в хронологическом порядке (входящие – по датам поступления, исходящие – по датам отправления).

Распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы) группируются в дела по видам и хронологии.

Распоряжения (приказы) по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений (приказов) по личному составу. Отдельно группируются распоряжения (приказы) о командировках.

Протоколы группируются в хронологическом порядке. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Личное дело каждого уволенного служащего группируется в отдельный том.

Лицевые счета сотрудников группируются в отдельные дела и располагаются в алфавитном порядке.

Обращения граждан и документы по их рассмотрению и исполнению группируются в дела по фамилиям граждан в алфавитном порядке.

Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

9.5.4. Оформление дела – подготовка дела к хранению. Включает в себя комплекс работ по брошюровке, нумерации листов дела, описанию дела на обложке и составлению заверительной  надписи.

9.5.5. Оформление дел проводится сотрудниками органа государственной власти (структурного подразделения), в обязанности которых входит заведение и формирование дел.

9.5.6. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

9.5.7. Полное оформление дела предусматривает:

оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;

подшивку и переплет дела;

нумерацию листов в деле;

составление листа-заверителя;

составление в необходимых случаях внутренней описи документов;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

9.5.8. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу листа.

Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются в следующей последовательности: конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

9.5.9. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела на отдельном листе-заверителе. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

9.5.10. Лист-заверитель составляется по установленной форме (приложение 13 к настоящей Инструкции) и подписывается составителем.

9.5.11. Обложка дела оформляется по установленной форме (приложение 14 к настоящей Инструкции).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования Казенного учреждения Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа – Югры» (далее – Государственный архив Югры), в который будут передаваться дела.

Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел органа государственной власти. В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки со сроком хранения, указанным в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным уполномоченным органом.

На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела – год(ы) заведения и окончания дела. Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

9.5.12. Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 15 к Инструкции), содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления. Если дело переплетено и подшито, внутренняя опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

9.5.13. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются таким образом, чтобы переплет позволял свободно читать текст документов дела. Металлические скрепления (булавки, скрепки), закладки и иные, не относящиеся к содержанию дела вложения, удаляются. Выявленные недостатки в оформлении документов и дел устраняются органом государственной власти автономного округа, сдающим документы.

9.5.14. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание «Электронные документы».

9.5.15. Электронные документы с сохранением всех реквизитов, включая заверяющие электронные подписи, хранятся в течение сроков, предусмотренных номенклатурами дел участников СЭД.

9.5.16. Создаваемые в СЭД электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью уполномоченного пользователя СЭД, которые согласно номенклатуре дел участника СЭД имеют постоянный срок хранения или срок хранения более 10 лет, изготавливаются в виде документов на бумажном носителе, которые собственноручно подписываются тем же уполномоченным пользователем СЭД.

9.5.17. Для подтверждения соответствия документа электронному документу пользователь СЭД, изготовивший данный документ, визирует его собственноручной подписью. В иных случаях при необходимости копии электронных документов, электронных образов документов, электронных документов, заверенных электронными подписями, заверенные ответственным должностным лицом участника СЭД, могут также храниться на бумажных носителях.

9.5.18. Электронные документы временного срока хранения, подписанные электронной подписью, уничтожаются, что подтверждается соответствующим актом, подписанным ответственным должностным лицом участника СЭД.

9.5.19. Хранение электронных документов, подписанных квалифицированной электронной подписью, должно сопровождаться хранением соответствующих сертификатов ключей проверки электронной подписи. Для сертификатов ключей проверки электронной подписи хранимых электронных документов оформляются и хранятся документы, подтверждающие статус сертификатов ключей проверки электронной подписи.

9.6. Экспертиза ценности документов, подготовка описей и актов об уничтожении дел

9.6.1. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в органе государственной власти создается экспертная комиссия, в Аппарате Губернатора автономного округа центральная экспертная комиссия, в подразделениях Аппарата Губернатора автономного округа экспертная комиссия.

9.6.2. Функции, права и организация работы экспертной комиссии определяется положением, которое утверждается руководителем соответствующего органа государственной власти автономного округа.

[пункт 9.6.2 изменен Постановлением Губернатора  Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 11.08.2014 года № 85]

9.6.3. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с экспертной комиссией.

9.6.4. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются:

отбор дел постоянного хранения для передачи в Государственный архив Югры (структурными подразделениями Аппарата Губернатора автономного округа в Ведомственный архив);

отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в органе государственной власти автономного округа;

выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

9.6.5. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании типовых перечней документов с указанием сроков хранения и сводной номенклатуры дел органа государственной власти путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики.

9.6.6. По результатам экспертизы ценности документов составляются архивные описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

9.6.7. Архивные описи дел (далее – опись) составляются отдельно на дела:

временного (свыше 10 лет) хранения (приложение 16 к настоящей Инструкции);

по личному составу (приложение 17 к настоящей Инструкции); 

постоянного хранения (приложение 18 к настоящей Инструкции).

На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

9.6.8. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи – валовый;

графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях физического состояния, о передаче дел другим подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

9.6.9. В подразделениях Аппарата Губернатора автономного округа описи дел постоянного хранения составляются ежегодно под методическим руководством Ведомственного архива. По этим описям документы сдаются в Ведомственный архив.

9.6.10. Опись дел подразделения Аппарата Губернатора автономного округа подписывается составителем, согласовывается с экспертной комиссией структурного подразделения и Ведомственным архивом, после чего подписывается руководителем подразделения.

9.6.11. Опись дел подразделения Аппарата Губернатора автономного округа составляется в двух экземплярах, один передается вместе с делами в Ведомственный архив, второй остается в структурном подразделении.

9.6.12. Описи дел, подготовленные подразделениями органа государственной власти, служат основой для подготовки годового раздела сводной описи дел (далее – сводная опись дел) постоянного хранения органа государственной власти автономного округа.

9.6.13. Сводные описи дел рассматриваются на заседании экспертной комиссии органа государственной власти. Одобренные протоколом экспертной комиссии сводные описи направляются на рассмотрение ЭПМК Архивной службы Югры. Согласованные протоколом ЭПМК Архивной службы Югры сводные описи дел утверждаются руководителем органа государственной власти автономного округа.

9.6.14. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем органа государственной власти (структурного подразделения), указанные электронные дела (документы) подлежат уничтожению.

9.6.15. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению (приложение 19 к Инструкции) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период.

9.6.16. Согласованные экспертной комиссией акты о выделении документов к уничтожению утверждаются руководителем органа государственной власти после утверждения ЭПМК Архивной службы Югры сводных описей дел постоянного хранения.

9.7. Оперативное хранение документов и дел.

9.7.1. Руководители подразделений органа государственной власти и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел, находящихся в текущем делопроизводстве и поставленных на государственный учет путем внесения заголовков и других данных в опись, утвержденную ЭПМК Архивной службы Югры.

9.7.2. В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по сводной номенклатуре дел.

9.7.3. Выдача документов и дел структурным подразделениям органа государственной власти производится с регистрацией в книге выдачи копий документов, книге выдачи дел работникам организации на основании заказа (требования) на выдачу дел (приложение 20 к настоящей Инструкции) на срок не более 1 месяца.

9.7.4. Выдача дел во временное пользование другим органам государственной власти оформляется актом (приложение 21 к настоящей Инструкции), который составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем органа государственной власти, передающего дела, и руководителем органа государственной власти – получателя. Подписи скрепляются гербовыми печатями организаций.

После возвращения дела в двух экземплярах акта делается соответствующая отметка, проверяется нумерация листов и состояние документов выданного дела.

9.7.5. Изъятие документов из дел постоянного хранения производится с разрешения руководителя органа государственной власти с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

9.8. Подготовка и передача документов в архив.

9.8.1. Предельный срок временного хранения архивных документов постоянного хранения в органах государственной власти 10 лет.

9.8.2. Дела постоянного хранения органа государственной власти передаются на постоянное хранение в Государственный архив Югры по графику, составленному Государственным архивом Югры, согласованному с руководителями органов государственной власти, по утвержденным ЭПМК Архивной службы Югры описям дел. Прием дел оформляется актом приема-передачи дел.

9.8.3. Дела постоянного хранения структурных подразделений Аппарата Губернатора автономного округа передаются в Ведомственный архив Аппарата Губернатора автономного округа после истечения двухлетнего срока хранения в конце первого квартала текущего года.

9.8.4. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

9.8.5. В период подготовки дел к передаче в архив проверяются правильность формирования, оформления и соответствия количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел органа государственной власти (структурного подразделения). Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел сотрудники органа государственной власти (структурного подразделения) обязаны устранить.

9.8.6. Прием каждого дела производится в присутствии сотрудника органа государственной власти. На обоих экземплярах описи дел напротив каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел и подписи специалиста, ответственного за архив, и лица, передавшего дела.

9.8.7. При ликвидации органа государственной власти лицо, ответственное за ведение делопроизводства в органе государственной власти, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует имеющиеся документы в дела, оформляет и передает их в Государственный архив Югры, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел.

9.8.8. При реорганизации органа государственной власти документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемнику реорганизуемого органа государственной власти по акту в соответствии с номенклатурой дел органа государственной власти.

Раздел X. Использование, учет и хранение бланков,

печатей и штампов

10.1. Для удостоверения подлинности документов в органах государственной власти используются соответственно требуемому документу гербовые и другие печати.

10.1.1. Для удостоверения подлинности документов или подписей Губернатора автономного округа, заместителей Губернатора автономного округа, руководителей органов государственной власти изготавливаются и используются следующие печати:

гербовая печать Губернатора автономного округа;

малая гербовая печать Губернатора автономного округа;

гербовая печать Правительства автономного округа;

не гербовая печать Губернатора автономного округа;

не гербовая печать Правительства автономного округа;

печать первого заместителя Губернатора автономного округа;

печать заместителя Губернатора автономного округа;

гербовые печати органов государственной власти.

Для документационного обеспечения деятельности органов государственной власти используются основные круглые печати:

с указанием назначения («Для документов», «Для пакетов», «Для командировочных удостоверений» и иные);

с указанием структурного подразделения органа государственной власти.

(подпункт 10.1.1. изложен от 25.03.2021 года № 36)

10.1.10.1. Печать Губернатора автономного округа с воспроизведением герба автономного округа изготавливается в двух экземплярах.

10.1.13. Учет печатей и штампов Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа, Уполномоченного по правам человека в автономном округе, Уполномоченного по правам ребенка в автономном округе, Уполномоченного по защите прав предпринимателей в автономном округе осуществляет Управление делами Аппарата Губернатора автономного округа.

10.1.13.1. Хранение первого экземпляра гербовой печати Губернатора автономного округа, не гербовой печати и штампов Губернатора автономного округа, печатей и штампов Правительства автономного округа, заместителей Губернатора автономного округа осуществляет Управление документационного обеспечения.

Хранение второго экземпляра гербовой печати Губернатора автономного округа осуществляет Представительство автономного округа при Правительстве Российской Федерации и в субъектах Российской Федерации.

Хранение печатей и штампов Уполномоченного по правам человека в автономном округе, Уполномоченного по правам ребенка в автономном округе, Уполномоченного по защите прав предпринимателей в автономном округе осуществляет Управление – единый аппарат уполномоченных по правам человека, правам ребенка, защите прав предпринимателей в автономном округе Аппарата Губернатора автономного округа.

10.1.24. Гербовой печатью Губернатора автономного округа заверяются:

подпись Губернатора автономного округа;

подпись должностного лица, на которое возложено исполнение обязанностей Губернатора автономного округа;

подпись должностного лица на правовых актах Губернатора автономного округа, на которое возложено исполнение отдельных обязанностей Губернатора автономного округа.

Малая гербовая печать Губернатора автономного округа используется для заверения подписи Губернатора автономного округа на служебных удостоверениях.

10.1.25. Гербовой печатью Правительства автономного округа заверяются подписи заместителей Губернатора автономного округа на правовых актах Правительства автономного округа, других должностных лиц в случаях, предусмотренных федеральными законами, Уставом (Основным законом) автономного округа и иными правовыми актами автономного округа.

10.1.26. Круглой (не гербовой) печатью Губернатора автономного округа заверяются:

копии правовых актов Губернатора автономного округа, изготовленные на основании подлинных экземпляров правовых актов, подписанных Губернатором автономного округа (лицом, на которое возложено исполнение обязанностей Губернатора автономного округа, или лицом, на которое возложено исполнение отдельных обязанностей Губернатора автономного округа на подписание правовых актов Губернатора автономного округа);

копии правовых актов Правительства автономного округа, изготовленные на основании подлинных экземпляров правовых актов, подписанных Губернатором автономного округа;

иные документы в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации и автономного округа.

10.1.27. Круглой (не гербовой) печатью Правительства автономного округа заверяются:

копии правовых актов Правительства автономного округа, изготовленные на основании подлинных экземпляров правовых актов, подписанных лицом, на которое возложено исполнение обязанностей Губернатора автономного округа, или лицом, на которое возложено исполнение отдельных обязанностей Губернатора автономного округа на подписание правовых актов Правительства автономного округа;

иные документы в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации и автономного округа.

10.1.28. Печатями заместителей Губернатора автономного округа заверяются копии их правовых актов, изготовленные на основании подлинных экземпляров таких правовых актов, а также иные документы в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации и автономного округа.

10.2. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера в органах государственной власти применяются соответствующие мастичные штампы.

10.2.2.1. В органах государственной власти используют бланки документов, изготовленные на бумажном носителе, и/или электронные шаблоны бланков. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения и оформления.

Электронные шаблоны бланков используются только при подписании электронных писем усиленной квалифицированной электронной подписью.

10.2.2.2. Бланки разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу в соответствии с рисунком Б.1, утвержденным ГОСТ Р 7.0.97-2016, при продольном – выравниваются по центру вдоль верхнего поля документа в соответствии с рисунком Б.2, утвержденным ГОСТ Р 7.0.97-2016.

10.2.4. Образцы бланков с воспроизведением герба автономного округа органа государственной власти утверждаются Положением об органе государственной власти.

10.3. Образцы печатей и штампов Губернатора автономного округа утверждаются распоряжением Губернатора автономного округа.

10.4. Образцы печатей и штампов Правительства автономного округа утверждаются постановлением Правительства автономного округа.

10.5. Образцы печатей и штампов органа государственной власти утверждаются положением об органе государственной власти. Образцы печатей и штампов структурного подразделения Аппарата Губернатора автономного округа утверждаются положением о структурном подразделении.

10.6. Герб автономного округа помещается на печати органов государственной власти в соответствии с Законом автономного округа от 20 сентября 1995 года № 8-оз «О гербе и флаге Ханты-Мансийского автономного округа – Югры».

10.7. Кроме печати с изображением герба автономного округа в органах государственной власти используются печати структурных подразделений, печати для отдельных категорий документов («Для пакетов», «Для копий» и другие).

10.8. Оттиск печати проставляется на документе в установленном месте, таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были читаемы. Оттиск должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ. В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП».

10.9. Не заверяется оттиском печати подпись должностных лиц на служебных письмах.

10.10. Изготовление печатей и штампов Губернатора, Правительства автономного округа, Аппарата Губернатора автономного округа и его структурных подразделений производится Департаментом управления делами Губернатора автономного округа.

10.11. Изготовление печатей и штампов органов государственной власти производится самостоятельно.

10.12. Учёт печатей и штампов Губернатора, Правительства автономного округа, Аппарата Губернатора автономного округа, их выдачу уполномоченным должностным лицам, прием на хранение и последующее уничтожение пришедших в негодность (утративших значение) печатей и штампов осуществляет специальный отдел Управления специальных мероприятий Аппарата Губернатора автономного округа.

10.13. Учет печатей и штампов, имеющихся в органе государственной власти, их выдачу уполномоченным должностным лицам, прием на хранение и последующее уничтожение пришедших в негодность (утративших значение) печатей и штампов осуществляют ответственные должностные лица, назначенные руководителем органа государственной власти.

10.14. Учет и выдача печатей и штампов уполномоченным должностным лицам производится под расписку в журнале учёта и выдачи печатей и штампов (приложение 22 к настоящей Инструкции).

10.15. Хранение гербовых печатей Губернатора, Правительства автономного округа, Аппарата Губернатора автономного округа осуществляется начальником Управления документационного обеспечения (его заместителем).

10.16. Хранение печатей и штампов, имеющихся в органе государственной власти, осуществляют ответственные должностные лица, назначенные руководителем соответствующего органа. Хранение печатей и штампов, имеющихся в структурном подразделении Аппарата Губернатора автономного округа, осуществляют ответственные должностные лица, назначенные руководителем соответствующего структурного подразделения.

10.17. Хранение печатей с изображением герба автономного округа осуществляется в опечатываемых сейфах (металлических шкафах), исключающих допуск к ним посторонних лиц.

10.18. Передача печатей посторонним лицам и вынос из помещений, занимаемых органами государственной власти, без письменного разрешения руководителя органа государственной власти не допускается.

10.19. Проверка наличия печатей и штампов производится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой руководителем органа государственной власти, с оформлением акта (приложение 23 к настоящей Инструкции). Отметка о проведённых проверках проставляется в журнале учёта и выдачи печатей и штампов после последней записи.

10.20. После минования надобности (в случае реорганизации, смены наименования, организационно-кадровых изменений), а также пришедшие в негодность печати и штампы аннулируются и сдаются для уничтожения по месту выдачи, где они уничтожаются по акту (приложение 24 к настоящей Инструкции) с соответствующей отметкой в журнале учета.

10.21. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности их восстановления и дальнейшего использования. Мастичные печати и штампы разрезаются на мелкие части или сжигаются, металлические опиливаются двумя перекрёстными линиями.

10.22. Отметка об уничтожении печати или штампа проставляется в графе «Примечание» журнала учёта и выдачи печатей и штампов.

10.23. Ответственность за законность использования и надёжность хранения печатей с изображением герба автономного округа возлагается на руководителя органа государственной власти автономного округа. Ответственность за надежность хранения, законность использования других печатей возлагается на ответственных должностных лиц.

10.24. Герб автономного округа воспроизводится на бланках документов органов государственной власти автономного округа в соответствии с Законом автономного округа от 20 сентября 1995 года № 8-оз «О гербе и флаге Ханты-Мансийского автономного округа – Югры».

10.25. Образцы бланков Губернатора автономного округа, заместителей Губернатора автономного округа утверждаются распоряжением Губернатора автономного округа. Образцы бланков Правительства автономного округа утверждаются постановлением Правительства автономного округа. Образцы бланков органа государственной власти утверждаются положением об органе государственной власти. Образцы бланков структурных подразделений Аппарата Губернатора автономного округа утверждаются положением о структурном подразделении.

10.26. Бланки Губернатора, Правительства автономного округа, заместителей Губернатора автономного округа с цветным воспроизведением герба автономного округа изготавливаются полиграфической организацией, выбранной по результатам проведения торгов Департаментом Управления делами Губернатора автономного округа в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации о размещении заказов, по заявке Управления документационного обеспечения, оформленной на бланке установленной формы (приложение 25 к настоящей Инструкции).

10.27 Бланки с воспроизведением герба автономного округа подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом проставляются порядковые номера. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (журнале).

10.28. Учет бланков Губернатора, Правительства автономного округа, первых заместителей Губернатора автономного округа, заместителей Губернатора автономного округа с воспроизведением герба автономного округа осуществляет Управление документационного обеспечения.

10.29. Тексты документов на бланках Губернатора, Правительства автономного округа, распоряжений заместителей Губернатора автономного округа с цветным воспроизведением герба автономного округа распечатываются Управлением документационного обеспечения.

10.30. Допускается ведение внутренней переписки без использования бланков между подразделениями органа государственной власти по вопросам информационного, материально-технического, хозяйственного обеспечения деятельности соответствующего органа власти.

10.31. Бланки документов используются строго по назначению. Передача бланков другим органам государственной власти, организациям и лицам не допускается.

10.32. Испорченные и невостребованные бланки возвращаются в подразделение, осуществляющее учет бланков, для списания и уничтожения по акту.

Приложение 2

к Инструкции по делопроизводству

в государственных органах Ханты-Мансийского

автономного округа – Югры и исполнительных органах

государственной власти Ханты-Мансийского

автономного округа – Югры

Перечень

корреспонденции, не подлежащей регистрации

1. Книги, газеты, журналы, бюллетени и другие периодические издания.

2. Поздравительные открытки и пригласительные билеты.

3. Рекламные извещения, проспекты с научно-технической информацией, плакаты, прейскуранты, программы и повестки дня конференций, совещаний и заседаний, другие справочно-информационные материалы.

4. Статистические сборники, документы и формы статистической отчетности, поступившие без сопроводительного письма.

6. Счета, квитанции, накладные, сметы.

7. Документы на иностранных языках без перевода.

9. Документы, не возможные к прочтению, а также оформленные без обязательных реквизитов, установленных правилами документирования и настоящей Инструкцией (дата регистрации, регистрационный номер документа, отметка об исполнителе документа, подпись руководителя организации и др.).

Приложение 3

к Инструкции по делопроизводству

в государственных органах Ханты-Мансийского

автономного округа – Югры и исполнительных органах

государственной власти Ханты-Мансийского

автономного округа – Югры

АКТ

Мы, нижеподписавшиеся сотрудники __________________________,

составили акт о том, что «_____»____________ _____ г. при вскрытии пакета, поступившего ____________________________________________

______________________________________________________________

обнаружено отсутствие___________________________________________

________________________________________________________________

Настоящий акт составлен в трех экземплярах.

Подписи:________________________________________________________

________________________________________________________________

________________________________________________________________

« ___ » ______________ 20 __ г.

МП               

Приложение 4

к Инструкции по делопроизводству

в государственных органах Ханты-Мансийского

автономного округа – Югры и исполнительных органах

государственной власти Ханты-Мансийского

автономного округа – Югры

Перечень

обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системе автоматизации делопроизводства

и электронного документооборота

Входящие документы:

Регистрационный номер документа.

Дата регистрации документа.

Плановая дата исполнения документа.

Фактическая дата исполнения документа.

Корреспондент.

Адресат.

Содержание.

Тематическая рубрика.

Связки.

Прикрепленные файлы.

Поручение.

Содержание документа.

Отметка о конфиденциальности.

Исходящие документа:

Регистрационный номер документа.

Дата регистрации документа.

Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ.

Содержание документа.

Исполнитель.

Тематическая рубрика.

Связки.

Прикрепленные файлы.

Адресаты.

Приложение 5

к Инструкции по делопроизводству

в государственных органах Ханты-Мансийского

автономного округа – Югры и исполнительных органах

государственной власти Ханты-Мансийского

автономного округа – Югры

Методические рекомендации по юридико-техническому оформлению

проектов правовых актов Губернатора, Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, первых заместителей Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, заместителей Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры

Настоящие Методические рекомендации по юридико-техническому оформлению проектов правовых актов Губернатора, Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, первых заместителей Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, заместителей Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (далее – методические рекомендации) рассчитаны на практическое применение органами государственной власти автономного округа, обладающими правом вносить проекты постановлений, распоряжений на рассмотрение Губернатора, Правительства автономного округа, а также органами государственной власти автономного округа, наделенными правом инициировать указанные проекты при их подготовке, в целях обеспечения высокого качества подготовки правовых актов Губернатора, Правительства  автономного округа, заместителей Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (далее – правовые акты) путем соблюдения единообразия в их оформлении и использовании средств, правил и приемов юридической техники.

Настоящие Методические рекомендации также используются при подготовке проектов распоряжений заместителей Губернатора автономного округа.

Структура проекта

1. Структура проекта правового акта должна обеспечивать логическое развитие темы правового регулирования.

2. Проект правового акта содержит текст и следующие реквизиты:

титул (Ханты-Мансийский автономный округ – Югра),

наименование правотворческого органа;

наименование вида правового акта (постановление, распоряжение);

заголовок, обозначающий предмет регулирования;

подпись (инициалы, фамилия и должность лица, которым будет подписан акт);

отметка об исполнителе;

визы согласования.

3. Проект правового акта должен быть разделен на структурные элементы, которые упрощают пользование им, улучшают его внутреннее построение и систематизацию, осуществление ссылок, помогают быстро ориентироваться в нормативном материале.

Употребляются следующие структурные элементы:

преамбула;

разделы;

главы;

статьи или пункты;

подпункты;

абзацы.

4. Заголовок проекта правового акта должен быть точным, четким и максимально информационно насыщенным, правильно отражать предмет правового регулирования. Заголовок должен отвечать на вопрос «О чем издан правовой акт?» и начинаться с предлогов «О…» или «Об …». Заголовок в кавычки не заключается, в конце заголовка точка не ставится.

5. Текст проекта правового акта должен быть точным, последовательным, исключающим возможность различного толкования, не противоречащим федеральному законодательству и законодательству автономного округа.

5.1. Текст проекта правового акта делится на 2 части: констатирующую (преамбулу) и постановляющую (распорядительную).

5.2. В преамбуле проекта правового акта кратко излагаются цели, основания, задачи, факты и события, мотивы, послужившие основанием для принятия правового акта. Она может начинаться устойчивыми формулировками «В целях», «В соответствии», «В связи», «Во исполнение», «На основании» и т.п. Если правовой акт издается на основании другого документа, то в преамбуле проекта правового акта указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Преамбула:

не делится на статьи;

не содержит легальные дефиниции (определение понятий, терминов);

не содержит ссылки на другие правовые акты, подлежащие признанию утратившими силу и изменению в связи с изданием правового акта;

не нумеруется;

располагается непосредственно после наименования проекта правового акта.

Преамбула в тексте проекта постановления завершается словом
«п о с т а н о в л я ю», которое печатается целиком на одной строке строчными буквами вразрядку насыщенным шрифтом. 

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. В основном это приемлемо для распоряжений, имеющих оперативный характер и потому не требующих особых пояснений.

5.3. Тексты проектов правовых актов излагаются в соответствии с нормами официально-делового стиля современного русского языка.

При подготовке текста следует соблюдать следующие общие правила:

а) использование общепринятых, понятных словосочетаний, стандартных языковых оборотов, традиционно употребляемых в письменной речи и имеющих строго определенное истолкование;

б) применение только общепринятых или официально установленных сокращений;

в) использование терминов в прямом общеизвестном значении. Иное их понимание должно быть специально оговорено в проекте;

г) однозначное толкование термина;

д) недопустимость использования двусмысленных и нечетко сформулированных терминов, допускающих разное истолкование, образных языковых средств, вызывающих множество индивидуальных смысловых ассоциаций;

е) недопустимость использования законодательных определений (дефиниций) в случаях, если понятия созданы в процессе переосмысления общеупотребительных слов с использованием специальной лексики; понятия оформлены с помощью слов, которые вследствие частого употребления в речи вызывают множественные смысловые ассоциации; понятия по-разному трактуются юридической наукой и правоприменительной практикой;

ж) если названия органов, учреждений, объектов упоминаются в проекте несколько раз, то первый раз следует давать полное наименование, а затем в скобках формулируется сокращенный вариант по форме: «далее -...», «далее также - ...», который далее будет употребляться в тексте (только применительно к приложениям правового акта).

Например:

«Ханты-Мансийский автономный округ – Югра (далее – автономный округ)».

«Губернатор Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (далее также – Губернатор автономного округа, Губернатор)».

6. Проекты правовых актов должны содержать:

а) точные наименования государственных органов автономного округа, исполнительных органов государственной власти автономного округа (далее – органы государственной власти автономного округа) и организаций в соответствии с их положениями и учредительными документами, наименование должностей и фамилий должностных лиц, которым поручается исполнение задания;

б) сроки исполнения заданий;

в) указание относительно официального опубликования;

г) указание о признании утратившими силу правовых актов либо их отдельных пунктов, если вновь принимаемый документ исключает действие ранее принятых.

7. Проекты правовых актов оформляются с применением текстового редактора Word for Windows  версии 6.0 и выше, с использованием шрифтов Times New Roman черного цвета, размером № 14, через
1 интервал (для оформления табличных материалов могут применяться шрифты № 8 – 11) с выравниванием основного текста по ширине, на одной стороне стандартного листа формата А4 (210 * 297 мм).

Поля должны иметь следующие параметры:

левое – 2,75 см;

правое – 2,25 см;

верхнее – 2,5 см;

нижнее – 2 см.

При оформлении текста проекта правового акта на двух и более листах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются сверху по центру арабскими цифрами.

При подготовке проектов о внесении изменений в ранее принятые правовые акты всех видов, содержащие табличный материал, разработчиком используется электронная версия действующей редакции правового акта.

8. Основным структурным элементом текста проекта правового акта является пункт, содержащий одно или несколько нормативных или индивидуальных предписаний.

Пункты значительных по объему проектов правовых актов могут объединяться в разделы, которые подразделяются не менее чем на два структурных элемента.

Разделы, при большом объеме текста, могут включать главы. Разделы и главы должны иметь порядковые номера в виде римских цифр.

Заголовок раздела или главы включает соответственно слово «раздел» или «глава» с заглавной буквы, затем порядковый номер и наименование раздела или главы.

Пункты правового акта могут иметь порядковые номера в виде арабских цифр с точками после них.

Если проект правового акта содержит один пункт, то он не нумеруется.

Пункты, разделы в пределах всего проекта правового акта должны иметь сквозную нумерацию. В исключительных случаях пункты каждого раздела проекта правового акта могут иметь отдельную нумерацию в десятичной системе с точками между цифрами, составляющими номер, и после последней цифры, составляющей номер, согласно порядковому номеру раздела проекта правового акта.

Разделы и главы проекта правового акта должны иметь заголовки.

Пункт проекта правового акта может иметь подпункты, образуемые абзацами, отделяемыми друг от друга точкой с запятой (кроме последнего), и обозначаемые арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой либо арабскими цифрами в десятичной системе с точками между цифрами, составляющими номер, и после последней цифры, составляющей номер, либо строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.

Абзацы пункта (подпункта) не нумеруются.

9. При необходимости для полноты изложения вопроса в проектах правовых актах могут воспроизводиться отдельные положения правовых актов федерального законодательства и законодательства автономного округа с указанием ссылок на наименование этих документов. Ссылки в пунктах на другие пункты, а также на ранее изданные правовые акты применяются лишь в случае, когда необходимо показать взаимную связь или избежать повторений.

Ссылаться возможно только на действующее законодательство, договоры, соглашения и иные документы. При этом указываются следующие реквизиты в последовательности: вид правового акта, дата подписания, регистрационный номер и наименование. Ссылки даются на правовые акты высшей или равной юридической силы. Ссылки на правовые акты низшей юридической силы или их отдельные структурные элементы не допускаются.

10. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме и дополняются обозначением объекта действия.

Например: «1. Создать рабочую группу в составе...».

11. В качестве исполнителей в проектах правовых актов указываются органы государственной власти автономного округа или конкретные должностные лица.

Если поручение возлагается на орган государственной власти автономного округа, то его наименование указывается в дательном падеже.

Например: «4. Департаменту экономической политики автономного округа в срок до 10 июня 2012 года внести на рассмотрение Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры проект распоряжения Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры
«О внесении изменений в распоряжение Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 31 марта 2009 года № 116-рп «О реализации Стратегии социально-экономического развития Ханты-Мансийского автономного округа – Югры до 2020 года» в части установления ответственных исполнителей и уточнения плановых показателей.».

Если поручение возлагается на конкретное должностное лицо, то указывается полностью наименование должности соответствующего должностного лица, фамилия с инициалами (инициалы ставятся перед фамилией) в дательном падеже. 

Например: «3. Директору Департамента финансов – заместителю Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры В.А.Дюдиной обеспечить своевременное финансирование субсидий из бюджета Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.».

12. В пунктах о вступлении в силу правового акта должны употребляться понятия: «вступление в силу», «распространяет свое действие на правоотношения». Пункт о порядке вступления в силу вводится в случае, если необходимо установить особый порядок вступления в силу данного правового акта, отличный от определенного действующим законодательством автономного округа.

13. Если проект правового акта изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный правовой акт или его отдельные структурные элементы, то один из пунктов проекта правового акта должен содержать ссылку на отменяемый правовой акт (структурный элемент правового акта) с указанием его вида, даты, номера и наименования.

В случае отмены (признания утратившим силу) правового акта (структурного элемента правового акта) в тексте проекта правового акта должен быть пункт, который начинается словами «Признать утратившим силу».

14. В случаях, установленных законодательством автономного округа, проект правового акта должен содержать указание на его официальное опубликование.

15. Если в проекте правового акта приводятся документы (положения, программы, регламенты, планы, нормы, таблицы, графики, карты, схемы, изображения, образцы документов и т.д.), то они, как правило, должны оформляться в виде приложений, а соответствующие пункты правового акта должны иметь ссылки на эти приложения. Ссылки в тексте на приложения к данному акту оформляются словом «прилагаемое» «приложение» и номером приложения (при наличии более одного приложения).

Приложение к правовому акту является неотъемлемой его частью и оформляется в соответствии с требованиями, предъявляемыми к НПА Губернатора, Правительства автономного округа.

Наименование приложения в тексте проекта правового акта должно быть идентичным указанному в самом приложении.

В приложении на первом его листе пишут «Приложение» с указанием наименования правового акта, его даты и регистрационного номера. Каждому приложению в составе документа присваивается порядковый номер арабскими цифрами по возрастанию.

Например:

«1. Утвердить Положение об Аппарате Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (приложение 1), его структуру (приложение 2), образцы бланков, штампов, печати (приложения 3, 4).

Приложение 1

к постановлению Губернатора

Ханты-Мансийского

автономного округа – Югры

от 17.05.2010 № 87

Положение

об Аппарате Губернатора

Ханты-Мансийского автономного округа – Югры»

Если приложение одно, то порядковый номер не указывается.

16. В положении (правилах, инструкции и т.д.) основной текст делится на разделы, которые должны иметь названия. Разделы подразделяются на пункты, подпункты и абзацы при их наличии. Разделы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами, подпункты могут иметь буквенную или цифровую нумерацию, а также делиться на абзацы, не имеющие обозначений.

В положении (правилах, инструкции и т.д.) раздел «Общие положения» является первым. В разделе «Общие положения» указываются основания разработки, основное назначение правового акта и сфера его распространения.

17. При наличии в тексте проекта правового акта информации, характеризующей несколько объектов по ряду признаков, указанная информация оформляется в форме таблицы.

Табличные тексты применяются в организационно-распорядительных документах (структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, перечень и др.).

Таблицы имеют два уровня деления: вертикальный – графы и горизонтальный – строки. Обобщенные наименования признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовки граф, а наименования объектов – заголовок и подзаголовки строк таблицы.

Графы таблиц должны быть пронумерованы. Если таблица печатается более чем на одной странице, на последующих страницах заголовочная часть таблицы или номера граф не проставляются. Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки – со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, то есть поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках строк не проставляются.

Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф употребляются только общепринятые условные обозначения.

18. При оформлении проектов правовых актов применяется следующий порядок употребления буквы «ё»:

имена собственные (фамилии, имена, отчества, географические названия, названия предприятий и организаций и т.д.) пишутся с употреблением буквы «ё», если ее написание подтверждено документально, например: «Семёнов А.В.»;

в остальных случаях буква «ё» может употребляться в написании слов в соответствии с орфографическими правилами русского языка.

Внесение изменений в ранее принятые правовые акты

19. Внесение изменений в правовой акт осуществляется путем принятия другого правового акта того же вида, если иное не установлено федеральным законодательством и (или) законодательством автономного округа.

Изменения вносятся только в основной правовой акт. Вносить изменения в основной правовой акт путем внесения изменений в изменяющий его правовой акт недопустимо.

20. Внесением изменений считается:

а) замена слов, цифр;

б) исключение слов, цифр, предложений;

в) признание утратившими силу структурных элементов;

г) новая редакция структурного элемента правового акта;

д) дополнение структурного элемента правового акта новыми словами, цифрами или предложениями;

е) дополнение структурными элементами правового акта;

ж) приостановление действия правового акта или его структурных элементов;

з) продление действия правового акта или его структурных элементов.

21. Проект правового акта о внесении изменений в правовой акт и (или) приложение к нему имеют особую структуру текста.

21.1. В случае внесения изменений в правовой акт наименование проекта правового акта должно содержать наименование вида документа, в который вносятся изменения, дату, номер и заголовок правового акта, в который вносятся изменения, например:

«О внесении изменений в постановление

Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры

от 17 мая 2010 года 87 «Об Аппарате Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры»

21.2. При внесении изменений в несколько правовых актов заголовок проекта правового акта излагается в следующей редакции:

«О внесении изменений в некоторые постановления (распоряжения) Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры»

22. Изменения оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые могут иметь буквенную или цифровую нумерацию, или абзацы, не имеющие обозначений, например:

«Внести в постановление Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от ______ № ______ «О (Об)__________» следующие изменения:

1. В пункте ___ слова «_______» заменить словами «_______».

2. Пункт ____ дополнить абзацем следующего содержания:

«_________________________________________________».

Если в правовой акт вносится только одно изменение, то его нумерация не производится, например:

В пункте ____ постановления Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от ________ № ______ «О (Об)___________» слова «____________» исключить.

23. Недопустимо изменять нумерацию разделов, глав, пунктов, буквенное или цифровое обозначение подпунктов правового акта при внесении в него изменений о признании утратившими силу структурных элементов правового акта.

Дополняемым структурным элементам, которые включаются в текст правового акта до последнего структурного элемента того же вида, присваиваются порядковые номера предшествующих им структурных элементов того же вида с добавлением через точку дополнительных порядковых номеров, начиная с первого, например: «5.1.».

Дополняемым структурным элементам, которые включаются в текст правового акта после последнего структурного элемента того же вида, присваиваются номера, следующие за номером последнего, например:

«Внести в постановление Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры  от ______ № ______ «О (Об)__________» следующие изменения:

1. Дополнить постановление пунктом 2.1 следующего содержания:

«2.1. ____________________________________________________».

2. Пункт 16 дополнить подпунктом г-1 следующего содержания:

«г-1) __________________________________________________».

24. При внесении изменений в структурные элементы правового акта либо признании их утратившими силу изменение внутренней нумерации в правовом акте недопустимо. При внесении изменений в структурные элементы правового акта подсчет ведется с учетом исключенных и признанных утратившими юридическую силу структурных элементов данного правового акта.

25. При одновременном внесении в правовой акт изменений и признании утратившими силу структурных единиц данного правового акта вносимые изменения и признание утратившими силу должны быть изложены последовательно с указанием конкретного структурного элемента, в который вносятся изменения и признаются утратившими силу, например:

«1. Внести в постановление Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от ____________ № ______
«О (Об)__________» следующие изменения:

1.1. В пункте 1 слова «_______» заменить словами «_________»;

1.2. Подпункт 6.1 пункта 6 дополнить словами «___________»;

1.3. В пункте 7:

1.3.1. Слова «___________» исключить;

1.3.2. Слово «__________» заменить словом «__________»;

1.4. Пункт 8 признать утратившим силу;

1.5. Подпункт 9.2 пункта 9 изложить в следующей редакции:

«9.2. _____________________________________________.»».

26. Независимо от конкретного содержания проекта правового акта, то есть независимо от наличия в тексте проекта правового акта, замена слов, цифр, исключение слов, цифр или предложений, новая редакция структурного элемента правового акта, дополнение структурного элемента правового акта новыми словами, цифрами или предложениями либо дополнение структурных элементов в правовой акт, заголовок правового акта всегда содержит только слово «изменение» в соответствующем числе и оформляется следующим образом, например:

«О внесении изменения (изменений) в постановление Губернатора

Ханты-Мансийского автономного округа – Югры 

от __________ № ______ «О (Об)__________»,

27. Вносимые в правовой акт изменения должны излагаться последовательно (постатейно) с указанием конкретного структурного элемента, в который вносятся изменения.

При внесении изменения в правовой акт сначала указывается, какой структурный элемент изменяется, потом указывается характер изменений. Внесение изменений в правовой акт следует оформлять, начиная с наименьшего структурного элемента. Наименование структурного элемента указывается полностью (без сокращения), например:

«абзац второй подпункта 1.3 пункта 1 дополнить предложением следующего содержания: «_________________________.».

или

«в подпункте «в» пункта 2 слова «______» заменить словами «______».

28. При внесении дополнений в структурный элемент указываются слова, после которых это дополнение должно находиться, например:

«пункт 1.4 раздела II «________________» после слов «_____________» дополнить словами «_____________________.».

29. Структурный элемент правового акта излагается в новой редакции в случаях, если:

а) необходимо внести существенные изменения в данную структурную единицу;

б) неоднократно вносились изменения в текст структурной единицы правового акта.

Изложение структурного элемента правового акта в новой редакции не является основанием для признания утратившими силу всех промежуточных редакций данного структурного элемента.

30. При необходимости внести изменение в приложение, изложив его в новой редакции, текст новой редакции приложения включается в текст изменяющего правового акта, а не является приложением к нему, например:

«1. Внести в постановление Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры  от __________ № ______ «О (Об)__________» изменение, изложив приложение 2 в следующей редакции:

«Приложение 2

к постановлению Губернатора

Ханты-Мансийского

автономного округа – Югры

от _______________ № _____

текст приложения».

31. При внесении изменений в приложение к правовому акту применяются правила о внесении изменений в правовой акт.

32. При необходимости заменить цифровые обозначения употребляется термин «цифры», а не «числа», например:

цифры «12, 14, 125» заменить соответственно цифрами «13, 15, 126».

33. При необходимости заменить слова и цифры употребляется термин «слова», например:

слова «в 50 раз» заменить словами «в 100 раз».

Перечень правовых актов,

подлежащих признанию утратившими силу

34. Для приведения правовых актов в соответствие с федеральным законодательством, законодательством автономного округа, в целях систематизации нормативных правовых актов автономного округа, в связи с изданием новых правовых актов и признанием утратившими силу отдельных правовых актов, отдельных положений готовится перечень правовых актов, подлежащих признанию утратившими силу.

35. В перечень правовых актов, подлежащих признанию утратившими силу, включаются:

а) правовые акты, подлежащие признанию утратившими силу полностью. При этом отдельными пунктами указывается как сам правовой акт, подлежащий признанию утратившим силу, так и все правовые акты, которыми в текст основного правового акта ранее вносились изменения;

б) правовые акты, подлежащие признанию утратившими силу частично, то есть, если утрачивает силу не весь правовой акт, а только его отдельные структурные элементы. При этом отдельными пунктами указывается как сами структурные элементы правового акта, так и все правовые акты, которыми в текст данного структурного элемента ранее вносились изменения, например:

«Пункт 1 постановления Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры  от __________ № ______
«О (Об)__________» признать утратившим силу.»;

в) в исключительных случаях правовые акты (или их структурные элементы), которые утрачивают силу в неотделимой части (если подразумевается часть, не выделенная в самостоятельный структурный элемент), например:

«Пункт 5 признать утратившим силу в части утверждения состава комиссии.».

36. Перечень правовых актов, подлежащих признанию утратившими силу, может быть отдельным пунктом в проекте правового акта, устанавливающем новое правовое регулирование, а также может быть самостоятельным проектом правового акта.

37. Перечень правовых актов, подлежащих признанию утратившими силу, должен быть юридически обоснованным и исчерпывающе полным с тем, чтобы не был упущен ни один правовой акт, не соответствующий действующему федеральному законодательству и законодательству автономного округа, и не были включены для признания утратившими силу ни один правовой акт или его часть, сохраняющие свое действие.

38. При включении каждого правового акта в перечень правовых актов, подлежащих признанию утратившими силу, должны быть указаны вид правового акта, дата его подписания, номер, наименование правового акта.

39. При признании утратившими силу правового акта в перечень правовых актов включаются в виде отдельных пунктов все правовые акты, которыми в разное время в основной правовой акт вносились изменения.

40. Каждый правовой акт включается в перечень правовых актов одного вида, подлежащих признанию утратившими силу, в виде отдельного пункта.

41. Правовые акты в перечне правовых актов, подлежащих признанию утратившими силу, располагаются в хронологическом порядке (по дате их подписания). В пределах одной и той же даты регистрации правовые акты располагаются в соответствии с их номерами в возрастающем порядке.

42. В перечни правовых актов, подлежащих признанию утратившими силу, следует включать не только правовые акты, которые действовали до принятия нового правового акта, но также правовые акты, которые ранее фактически утратили силу, либо дублируют некоторые нормы последующих правовых актов, принятых по этому же вопросу, но не были признаны утратившими силу в установленном порядке.

43. В перечни правовых актов, подлежащих признанию утратившими силу, не включаются правовые акты (нормы) временного характера, срок действия которых истек. Правовые акты (нормы) временного характера в перечень правовых актов, подлежащих признанию утратившими силу, включаются только в том случае, если срок их действия не истек.

44. Если подлежащий признанию утратившим силу структурный элемент содержит указание на приложение, которое соответственно должно утратить силу, то в перечень правовых актов, подлежащих признанию утратившими силу, включается только этот структурный элемент, а приложение отдельно не указывается, хотя оно тоже считается утратившим силу.

45. Если приложение не может быть признано полностью утратившим силу, то в перечень правовых актов, подлежащих признанию утратившими силу, включаются только структурные элементы приложения, например:

«Признать утратившим силу пункт 2 приложения, утвержденного постановлением Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от __________ № ______ «О (Об)__________».».

46.Схема проекта правового акта Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры:

«Проект

ХАНТЫ-МАНСИЙСКИЙ АВТОНОМНЫЙ ОКРУГ – ЮГРА

ГУБЕРНАТОР (ПРАВИТЕЛЬСТВО)

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

(РАСПОРЯЖЕНИЕ)

от ____________                                                                                                                        № _____

Ханты-Мансийск

Заголовок (О чем?)

Преамбула (констатирующая часть) – изложение целей, мотивов, оснований для принятия правового акта, его законодательная основа. Составляет с постановляющей (распорядительной) частью единое предложение, в некоторых случаях может отсутствовать. В проектах постановлений преамбула заканчивается словами: «п о с т а н о в л я ю:».

Постановляющая (решающая) часть – что сделать, кому сделать, когда сделать (обеспечить, организовать, утвердить, поручить, установить, создать и т.д.). Состоит из частей – пунктов:

1.

2.

3.

и т.д.

Губернатор

Ханты-Мансийского

автономного округа – Югры                                              инициалы, фамилия

Лист 2 (если необходимо)

Приложение 1

к постановлению (распоряжению)

Губернатора Ханты-Мансийского

автономного округа – Югры

от _____________ № _____

Название

Текст».
47. Схема проекта правового акта первого заместителя Губернатора автономного округа, заместителя Губернатора автономного округа:

«Проект

ХАНТЫ-МАНСИЙСКИЙ АВТОНОМНЫЙ ОКРУГ – ЮГРА

ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГУБЕРНАТОРА

(ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГУБЕРНАТОРА)

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от _________________                                                                                                № _______

Ханты-Мансийск

Заголовок (О чем?)

Преамбула (констатирующая часть) – изложение целей, мотивов, оснований для принятия документа, его законодательная основа. Составляет с распорядительной частью единое предложение. В некоторых случаях может отсутствовать.

Распорядительная (решающая) часть – что сделать, кому сделать, когда сделать (обеспечить, организовать, утвердить, поручить, установить, создать и т.д.), состоит из частей – пунктов:

1.

2.

3.

и т.д.

Первый заместитель

(заместитель) Губернатора

Ханты-Мансийского

автономного округа – Югры                                           инициалы, фамилия».

(Приложение 6 к Инструкции признано утратившим силу Постановлением Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 15.02.2021 года № 18)

Приложение 7

к Инструкции по делопроизводству

в государственных органах Ханты-Мансийского

автономного округа – Югры и исполнительных органах

государственной власти Ханты-Мансийского

автономного округа – Югры

Форма листа согласования

«Согласовано:

Первый заместитель Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (ФИО)

«_____»________________ 20__ г.   ____________(подпись)

Первый заместитель Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (ФИО)

«_____»________________ 20__ г.   ____________(подпись)

Первый заместитель Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (ФИО)

«_____»________________ 20__ г.   ____________(подпись)

Заместитель Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры

(ФИО)

«_____»________________ 20__ г.   ____________(подпись)

Заместитель Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры

(ФИО)

«_____»________________ 20__ г.   ____________(подпись)

Директор Департамента финансов –

заместитель Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры

(ФИО)

«_____»________________ 20__ г.   ____________(подпись)

Руководитель  Аппарата Губернатора -

заместитель Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры

(ФИО)

«_____»________________ 20__ г.   ____________(подпись)

Начальник Правового управления

Аппарата  Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры

(ФИО)

«_____»________________ 20__ г.   ____________(подпись)

Руководитель органа государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (инициатор, разработчик проекта)

(ФИО)

«_____»________________ 20__ г.   ____________(подпись)

Руководитель органа государственной власти автономного округа, которому в проекте акта предусматриваются поручения либо если к его компетенции относится совместное с разработчиком проекта решение вопросов, содержащихся в проекте (ФИО)

«_____»________________ 20__ г.   ____________(подпись)

Начальник юридической службы (отдела) органа государственной власти автономного округа (разработчика проекта) (ФИО)

«_____»________________ 20__ г.   ____________(подпись)

Сотрудник (работник), органа государственной власти автономного округа, ответственный за подготовку проекта правового акта (исполнитель) (ФИО)

«_____»________________ 20__ г.   ____________(подпись)».

Приложение 8

к Инструкции по делопроизводству

в государственных органах Ханты-Мансийского

автономного округа – Югры и исполнительных органах

государственной власти Ханты-Мансийского

автономного округа – Югры

ДОВЕРЕННОСТЬ

Город Ханты-Мансийск  ______________________________________________________

                                                                             (дата прописью)

Настоящей доверенностью Губернатор Ханты-Мансийского автономного округа, Правительство Ханты-Мансийского автономного округа – Югры в лице  ____________________________________________,

                                 (Ф.И.О., должность уполномочивающего лица)

действующего на основании _______________________________________,

                                                                                   (указать основание)

уполномочивает _________________________________________________,

                                               (Ф.И.О. полностью, должность, паспортные данные

                                                                          уполномоченного лица)

излагается существо полномочия ___________________________________

Полномочия по настоящей доверенности не могут быть переданы другим лицам.

Доверенность выдана сроком до _______________________________

                                                                                           (число, месяц, год (прописью)

___________________________­­­_______                     _______________________________

(должность уполномочивающего лица)                        (подпись, расшифровка подписи)

Приложение 9

к Инструкции по делопроизводству

в государственных органах Ханты-Мансийского

автономного округа – Югры и исполнительных органах

государственной власти  Ханты-Мансийского

автономного округа – Югры

Образец 1

Ханты-Мансийский автономный округ - Югра

ГУБЕРНАТОР

ПОРУЧЕНИЕ

«___» _______ 20 __ г.                                                     г.Ханты-Мансийск

Подпись

Образец 2

Ханты-Мансийский автономный округ - Югра

ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ (ЗАМЕСТИТЕЛЬ) ГУБЕРНАТОРА АВТОНОМНОГО ОКРУГА

ПОРУЧЕНИЕ

«___» _______ 20 __ г.                                                     г.Ханты-Мансийск

Подпись

Приложение 10

к Инструкции по делопроизводству

в государственных органах Ханты-Мансийского

автономного округа – Югры и исполнительных органах

государственной власти Ханты-Мансийского

автономного округа – Югры

Образец

ТЕЛЕГРАММА

Москва Охотный ряд 1

Государственная Дума

Федерального Собрания

Российской Федерации

              депутату Государственной Думы

(Ф.И.О.)

Приглашаем Вас принять участие выездном заседании Совета по делам инвалидов при Губернаторе Ханты-Мансийского автономного округа – Югры зпт которое состоится 30 марта 2012 года в городе Сургуте    = Губернатор автономного округа (Ф.И.О.)

« ___ » __________ 20 __ г.

Губернатор автономного округа                                                                               Подпись

исполнитель:

должность, Ф.И.О., телефон

Приложение 11

к Инструкции по делопроизводству

в государственных органах Ханты-Мансийского

автономного округа – Югры и исполнительных органах

государственной власти  Ханты-Мансийского

автономного округа – Югры

Наименование организации/

структурного подразделения

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

__________ № _____________

__________________________

         (место составления)

на __________ год

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во ед. хр.

Срок хранения и № статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

Наименование должности

руководителя структурного

подразделения                                          подпись       расшифровка подписи

« ____ » ____________ 20 __ г.

СОГЛАСОВАНО

Протокол  ЭК структурного подразделения

от ______________ № _______________

Наименование должности

руководителя архива

(лица, ответственного за архив)              подпись      расшифровка подписи

« ____ » ____________ 20 __ г.

К выписке из сводной номенклатуры дел организации для данного структурного подразделения по окончании календарного года составляется итоговая запись по форме, указанной в приложении 8, и делается отметка о передаче итоговых сведений в Ведомственный архив.

Приложение 12

к Инструкции по делопроизводству

в государственных органах Ханты-Мансийского

автономного округа – Югры и исполнительных органах

государственной власти Ханты-Мансийского

автономного округа – Югры

Наименование организации

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

__________ № __________________________                              

    (место составления)                                   

на _______________ год                                            

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности руководителя органа государственной власти автономного округа

подпись         расшифровка подписи

« ___ » _____________ 20 __ г.

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во ед. хр.

Срок хранения и № статей по перечню

примечание

1

2

3

4

5

Название раздела

Наименование должности

руководителя службы ДОУ

органа государственной

власти автономного округа                 подпись           расшифровка подписи                                                             

« ____ » __________ 20 __ г.

Виза руководителя архива

(лица, ответственного за архив)

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК)

от ______________ № ____

Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных

в __________ году в организации

По срокам хранения

Всего

В том числе

переходящих

с отметкой ЭПК

Постоянного 

Временного (свыше 10 лет)

Временного (до 10 лет включительно)

ИТОГО

Наименование должности

руководителя службы ДОУ               подпись             расшифровка подписи

« ____ » ____________ 20 __ г.

Итоговые сведения переданы в архив

Наименование должности лица,

передавшего сведения                        подпись            расшифровка подписи

« ____ » ____________ 20 __ г.

Приложение 13

к Инструкции по делопроизводству

в государственных органах Ханты-Мансийского

автономного округа – Югры и исполнительных органах

государственной власти Ханты-Мансийского

автономного округа – Югры

Лист-заверитель дела № ___________

В деле прошито и пронумеровано ____________________________ листов

                                                                  (цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера листов __________________________________________;

пропущенные номера листов ______________________________________

+ листов внутренней описи ________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела

Номера листов

1

2

Наименование

должности работника               подпись                      расшифровка подписи

« ____»  _________ 20 __ г.

Приложение 14

к Инструкции по делопроизводству

в государственных органах Ханты-Мансийского

автономного округа – Югры и исполнительных органах

государственной власти  Ханты-Мансийского

автономного округа – Югры

Форма обложки дела

постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

Код гос.архива___________

Код организации _________

                                            

­___________________________________________

___________________________________________

___________________________________________

________________________________________________________________

(Наименование архивного учреждения)

________________________________________________________________

________________________________________________________________

_______________________________________________________________

________________________________________________________________

(Наименование организации и структурного подразделения)

ДЕЛО № ___________ ТОМ № ___________

________________________________________________________________

________________________________________________________________

________________________________________________________________

________________________________________________________________

              (Заголовок дела)

________________________________________________________________

(Крайние даты)

На _______________ листах

Хранить ________________

Ф.N _________  
Оп.N ________  
Д.N _________  

Приложение 15

к Инструкции по делопроизводству

в государственных органах Ханты-Мансийского

автономного округа – Югры и исполнительных органах

государственной власти Ханты-Мансийского

автономного округа – Югры

Внутренняя опись

документов ед. хр. № ______________________

№ п/п

Индекс документа

Дата  документа

Заголовок документа

Номера листов ед. хр.

Примечание

1

2

3

4

5

6

Итого ________________________________________________ документов

                                         (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ______________________________.

                                                                              (цифрами и прописью)

Наименование должностного лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела                                    подпись           расшифровка подписи

« ____»  ____________ 20 __ г.

Приложение 16

к Инструкции по делопроизводству

в государственных органах Ханты-Мансийского

автономного округа – Югры и исполнительных органах

государственной власти Ханты-Мансийского

автономного округа – Югры

Наименование организации

Фонд № ________________

ОПИСЬ № ______________

дел временного

(свыше 10 лет) хранения

за __________ год

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности руководителя органа государственной власти автономного округа

подпись         расшифровка подписи

« ___ » _____________ 20 __ г.

Название раздела (структурного подразделения организации)

№ п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Срок хранения

Кол-во листов

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

В данный раздел описи внесено _________________________ед. хр.,

                                                                   (цифрами и прописью)

с № ________________________ по № ______________________,

в том числе:

литерные номера: _________________________________________

пропущенные номера: ____________________________________________

Наименование должности

составителя описи                                  подпись         расшифровка подписи

« ____»  ____________ 20 __ г.

Наименование должности

руководителя архива

(лица, ответственного за архив)            подпись         расшифровка подписи

« ____»  ____________ 20 __ г.

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) организации

от ___________ № ___________

Приложение 17

к Инструкции по делопроизводству

в государственных органах Ханты-Мансийского

автономного округа – Югры и исполнительных органах

государственной власти Ханты-Мансийского

автономного округа – Югры

Наименование организации

Фонд № ________________

ОПИСЬ № ______________

дел по личному составу

за __________ год

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности руководителя органа государственной власти автономного округа

подпись         расшифровка подписи

« ___ » _____________ 20 __ г.

Название раздела (структурного подразделения организации)

№
п/п

Индекс
дела

Заголовок дела

Крайние даты

Кол-во 
листов

Примечание

1

2

3

4

5

6

В данный раздел описи внесено ________________________ ед. хр.,

с № ________________________ по № ___________________, в том числе:

литерные номера: _______________________________________________

пропущенные номера: ____________________________________________

Наименование должности

составителя описи                          подпись                 расшифровка подписи

« ____»  ____________ 20 __ г.

Начальник службы кадров

(инспектор по кадрам)                   подпись                 расшифровка подписи

« ____»  ____________ 20 __ г.

СОГЛАСОВАНО                                                       СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) организации                             Протокол ЭПК

архивного учреждения

от __________ № _________                                   от __________ № _______

Приложение 18

к Инструкции по делопроизводству

в государственных органах Ханты-Мансийского

автономного округа – Югры и исполнительных органах

государственной власти Ханты-Мансийского

автономного округа – Югры

Наименование организации

Фонд № ________________

ОПИСЬ № ______________

дел постоянного хранения

за __________ год

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности руководителя органа государственной власти автономного округа

подпись         расшифровка подписи

« ___ » _____________ 20 __ г.

Название раздела (структурного подразделения организации)

№ п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Кол-во листов

Примечание

1

2

3

4

5

6

В данный раздел описи внесено _________________________ ед. хр.

                                                                          (цифрами и прописью)

с № _____________________ по № ______________________, в том числе:

литерные номера: _______________________________________________

пропущенные номера: ____________________________________________

Наименование должности

составителя описи                             подпись              расшифровка подписи

« ____»  ____________ 20 __ г.

Наименование должности

руководителя архива

(лица, ответственного за архив)       подпись              расшифровка подписи

« ____»  ____________ 20 __ г.

УТВЕРЖДЕНО                                                   СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК архивного                                  Протокол ЦЭК (ЭК)

учреждения                                                          организации

от __________ № _______                                  от _______ № ________

Приложение 19

к Инструкции по делопроизводству

в государственных органах Ханты-Мансийского

автономного округа – Югры и исполнительных органах

государственной власти Ханты-Мансийского

автономного округа – Югры

Наименование организации

АКТ 

____________ № __________

_________________________

(место составления)

о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности руководителя органа государственной власти автономного округа

подпись         расшифровка подписи

« ___ » _____________ 20 __ г.

На основании ___________________________________________________

                                 (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)

________________________________________________________________

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда № _____________

                                                                                                       (название фонда)

№ п/п

Заголовок дела или групповой заголовок документов

Крайние даты

Номера описей

Индекс дела по номенклатуре или № дела по описи

Кол-во ед. хр.

Сроки хранения номера статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

Итого _______________________ ед. хр. за ____________________ годы

               (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ____________ годы утверждены, по личному составу согласованы с ЭПМК _____________________________

                                                                                        (наименование архивного учреждения)    

Протокол от _______________ № _____

Наименование должностного лица,

проводившего экспертизу

ценности документов                               подпись        расшифровка подписи

« ___ » ____________ 20 __ г.

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК)

от ___________ № ________

Документы в количестве ______________________________________ ед. хр.,                                                                (цифрами и прописью)

весом _____________ кг сданы в ___________________________________

                                                                       (наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от ______________ № ___

Наименование должности

работника, сдавшего документы         подпись         расшифровка подписи

« ___ » ____________ 20 __ г.

Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности

работника архива, внесшего

изменения в учетные документы          подпись          расшифровка подписи

« ___ » ____________ 20 __ г.

Приложение 20

к Инструкции по делопроизводству

в государственных органах Ханты-Мансийского

автономного округа – Югры и исполнительных органах

государственной власти Ханты-Мансийского

автономного округа – Югры

Наименование организации

Название архива

ЗАКАЗ (ТРЕБОВАНИЕ)

______________ № ___________

____________________________

    (место составления)

на выдачу дел

РАЗРЕШАЮ выдачу дел

Руководитель архива

подпись расшифровка                       подписи

« ___ » ____________ 20 __ г.

             

________________________________________________________________________

(фамилия и инициалы работника структурного подразделения)

________________________________________________________________________

(тема исследования)

Фонд №

Опись №

Ед. хр. №

Заголовок ед. хр.

Расписка пользователя в получении

Расписка сотрудника архива

1

2

3

4

5

6

             

СОГЛАСОВАНО:

Наименование должности

руководителя организации,

выдающего дела                                                 подпись                                      расшифровка  подписи

         Дела выданы

«____»   ___________20__ г.

____________________________                                     _____________________

            (ФИО исполнителя)                                                               (подпись)

Приложение 21

к Инструкции по делопроизводству

в государственных органах Ханты-Мансийского

автономного округа – Югры и исполнительных органах

государственной власти Ханты-Мансийского

автономного округа – Югры

Наименование организации

АКТ

____________ № ___________

__________________________

(место составления)

о выдаче дел во временное пользование

___________________________________

(наименование организации, ее адрес,

               почтовый индекс)

Основание _______________________________________________________________

____________________________________________________________________________

Для какой цели выдаются дела ______________________________________________

Выдаются следующие ед. хр. из фонда № _____________________________________

(название фонда)

№ п/п

Опись №

Ед. хр. №

Заголовок ед. хр.

Крайние даты

Количество листов (время звучания, метраж)

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

Всего выдается ____________________________________________________ ед. хр.,

(цифрами и прописью)

срок возвращения _________________________________________.

Дела выданы в упорядоченном состоянии, подшиты, в обложках, с пронумерованными листами и заверительными надписями.

Получатель обязуется не предоставлять дел, полученных во временное пользование, для занятий посторонним лицам, не выдавать по ним копий, выписок и справок, не публиковать документы без разрешения организации, выдавшей дела.

Получатель обязуется вернуть дела в архив организации в указанный в акте срок.

Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае утраты или повреждения полученных во временное пользование дел.

Наименование должности

руководителя организации,

выдающего дела

подпись расшифровка

Подписи

«____»   ___________20__ г.

Гербовая печать организации

Наименование должности руководителя организации-получателя

подпись расшифровка

                       подписи                                                                                                                                      

«____»   ___________20__ г.

Гербовая печать организации

Выдал дела по поручению руководства ______________________________________

(наименование организации)

Руководитель архива

организации (лицо,

ответственное за архив) подпись        расшифровка подписи

«____»   ___________20__ г.

Принял дела по поручению руководства _____________________________________

(наименование организации)

Руководитель архива

организации (лицо,

ответственное за архив) подпись расшифровка подписи

«____»   ___________20__ г.

Дела возвращены в полном объеме и сохранности.

Сдал по поручению руководства организации-получателя.

Руководитель архива

организации (лицо,

ответственное за архив) подпись расшифровка подписи

«____»   ___________20__ г.

Принял по поручению руководства организации, выдавшей дела.

Руководитель архива

организации (лицо,

ответственное за архив)   подпись расшифровка подписи

«____»   ___________20__ г.

Приложение 22

к Инструкции по делопроизводству

в государственных органах Ханты-Мансийского

автономного округа – Югры и исполнительных органах

государственной власти Ханты-Мансийского

автономного округа – Югры

Журнал учёта и выдачи печатей и штампов

№ п/п

Оттиски печатей и штампов

Кому выдано

Дата возврата и расписка в приёме

Примечание

наименование подразделения, где хранятся печати и штампы

фамилия и инициалы ответствен-ного лица

дата и расписка в получении

1

2

3

4

5

6

7

Приложение 23

к Инструкции по делопроизводству

в государственных органах Ханты-Мансийского

автономного округа – Югры и исполнительных органах

государственной власти Ханты-Мансийского

автономного округа – Югры

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель ___________________________

                  (наименование органа государственной власти автономного округа)

___________     ________________

(подпись)           (расшифровка подписи)
«____» ________________20____ г.

Акт

проверки наличия печатей и штампов

_______________________________________________

(наименование органа государственной власти)

Дата начала проверки: « ____ » _________ ____ г.

Дата завершения проверки: « ____ » __________ ____ г.

Настоящий акт составлен по результатам проверки наличия печатей и штампов в ____________________________________________________,

(наименование органа государственной власти)

проведенной в соответствии с _____________________________________,

                                             (наименование и реквизиты решения о проведении проверки)

в ходе проверки установлено:

№

п/п

Регистрационный номер печати (штампа) по журналу учета в специальном отделе Управления специальных мероприятий Аппарата Губернатора автономного округа

Наименование печати (штампа)

Отметка о наличии (отсутствии) печатей (штампов)

Примечание

1

2

3

4

5

Настоящий акт составлен в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу.

Председатель комиссии     _________________       _____________________

                                                        (подпись)              (расшифровка подписи)

Члены комиссии                 _________________        ____________________

                                                        (подпись)               (расшифровка подписи)

                                             _______________         ____________________

                                           (подпись)                 (расшифровка подписи)

С актом проверки ознакомлены:

__________________________         __________    ___________________

(наименование должности                    (подпись)      (расшифровка подписи)

ответственного должностного

лица, уполномоченного хранить

и использовать оттиски печатей

и штампов)

М.П.

«____» ___________ 20___ г.

Возражения по акту проверки на «____» л. прилагаются.

«____» ___________ 20___ г.

Приложение 24

к Инструкции по делопроизводству

в государственных органах Ханты-Мансийского

автономного округа – Югры

и исполнительных органах

государственной власти

Ханты-Мансийского

автономного округа – Югры

                                                                  УТВЕРЖДАЮ

                          Руководитель ____________________________________

                                       (наименование органа государственной

                                                 власти автономного округа)

                                    _____________   _______________________

                                      (подпись)      (расшифровка подписи)

                                    "___" _______________________ 20____ г.

Акт

об отборе и уничтожении печатей и штампов

____________________________________________________________

(наименование органа государственной власти)

Комиссия, назначенная распоряжением (приказом)  ________________________________________________________________________,

(наименование органа государственной власти)

от "__" ________ 20__ г. N ___,

в составе: ________________________________________________________________

                        (должности, фамилии и инициалы председателя и членов комиссии)

произвела отбор к уничтожению утративших практическое значение и (или) пришедших в негодность следующих печатей и штампов:

№ п/п

Регистрацион-ный номер печати (штампа)

Наименование печати (штампа)

Количество печатей (штампов)

Основание для уничтожения

1

2

3

4

5

Всего подлежит уничтожению _______________________ наименований.

                                                        (количество прописью)

Записи с учетными данными сверены:

Председатель комиссии   _________________             _____________________

                                                          (подпись)                 (расшифровка подписи)

Члены комиссии              _________________             _____________________

                                                          (подпись)                 (расшифровка подписи)

                                          _________________             _____________________

                                                          (подпись)                 (расшифровка подписи)

После утверждения акта перечисленные печати и штампы перед уничтожением

сверили с записями в акте и полностью уничтожили путем

_________________________ "___" ___________ 20___ г.

(способ уничтожения)

Председатель комиссии   _________________             _____________________

                                                          (подпись)                 (расшифровка подписи)

Члены комиссии              _________________             _____________________

                                                          (подпись)                 (расшифровка подписи)

                                          _________________             _____________________

                                                          (подпись)                 (расшифровка подписи)

Отметки об уничтожении печатей и штампов в журнале учета произвел

_________________     _________________________

             (подпись)           (расшифровка подписи)

"___" ___________ 20___ г.».

Приложение 25

к Инструкции по делопроизводству

в государственных органах Ханты-Мансийского

автономного округа – Югры и исполнительных органах

государственной власти Ханты-Мансийского

автономного округа – Югры

Заявка

на копирование\тиражирование документов

« ___ » __________ 20 ___ г.

Наименование подразделения _____________________________________

Телефон _______________________________________________________

Наименование документа _________________________________________

_______________________________________________________________

Страниц ____________________ Экземпляров _______________________

___________________             ____________          ____________________

(наименование должности)                 (подпись)                       (расшифровка подписи)  

  нв