Об Административном регламенте Правительства области предоставления государственной услуги по проведению экспертизы ценности архивных документов, принятию решения о включении архивных документов в ...



ГУБЕРНАТОР ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ

ГУБЕРНАТОР ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 31.12.2008 № 945

г. Ярославль

Об Административном регламенте Правительства области предоставления государственной услуги по проведению экспертизы ценности архивных документов, принятию решения о включении архивных документов в состав Архивного фонда Ярославской области

Документ утратил силу:

Указ Губернатора ЯО от 07.02.2013 № 35 ru76000201400116

В целях повышения качества и доступности государственной услуги по проведению экспертизы ценности архивных документов, принятию решения о включении архивных документов в состав Архивного фонда Ярославской области и в соответствии с пунктами 4 и 5 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ«Об архивном деле в Российской Федерации»

ПОСТАНОВЛЯЮ:

1. Утвердить прилагаемый Административный регламент Правительства области предоставления государственной услуги по проведению экспертизы ценности архивных документов, принятию решения о включении архивных документов в состав Архивного фонда Ярославской области.

2. Контроль за исполнением постановления возложить на заместителя Губернатора области Берёзкина С.В.

3. Постановление вступает в силу с момента официального опубликования.

Губернатор области С.А. Вахруков

УТВЕРЖДЁН

постановлением

Губернатора области

от 31.12.2008 № 945

1. Общие положения

1.1. Административный регламент Правительства области предоставления государственной услуги по проведению экспертизы ценности архивных документов, принятию решения о включении архивных документов в состав Архивного фонда Ярославской области (далее - Административный регламент) разработан в целях повышения качества и доступности государственной услуги.

Регламент определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) Правительства области при предоставлении государственной услуги по проведению экспертизы ценности архивных документов, принятию решения о включении архивных документов в состав Архивного фонда Ярославской области (далее - государственная услуга).

1.2. Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

- Конституцией Российской Федерации («Российская газета», 25.12.1993, № 237);

- Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ«Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169);

- приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19«Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук», зарегистрированным в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059 (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 14.05.2007, № 20);

- Законом Ярославской области от 3 июня 2005 г. № 32-з«Об архивном деле в Ярославской области» («Губернские вести», 2005, 7 июня, № 29);

- постановлением Губернатора области от 02.06.2006 № 457«Об утверждении планов мероприятий по реализации административной реформы» («Губернские вести», 2006, 20 июня, № 39);

- постановлением Губернатора области от 04.04.2007 №278«Об утверждении Порядка разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг) планов мероприятий по реализации административной реформы» («Губернские вести», 2007, 12 апреля, № 24);

- постановлением Губернатора области от 22.02.2008 № 141«Об управлении по делам архивов Правительства области» («Губернские вести», 2008, 9 апреля, № 26);

- постановлением Правительства области от 19.08.2008 № 363« Об экспертно-проверочной методической комиссии управления по делам архивов Правительства Ярославской области» («Губернские вести», 2008, 28 августа, № 72);

- Административным регламентом;

- иными нормативными актами Российской Федерации и Ярославской области.

1.3. Предоставление государственной услуги осуществляется от имени Правительства области управлением по делам архивов Правительства области (далее - управление).

1.4. Конечным результатом предоставления государственной услуги является решение экспертно-проверочной методической комиссии управления (далее - ЭПМК) об утверждении описей дел постоянного хранения на управленческую, аудиовизуальную, научно-техническую документацию, перечней проблем (тем) научно-технической документации, по которым документы подлежат передаче на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы области, сдаточных описей документов личного происхождения, описей дел постоянного хранения фондов, прошедших описание, переработку или усовершенствование; о согласовании описей дел по личному составу, долговременного (75 лет) срока хранения, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, положений об экспертной комиссии и архиве организации и иных документов в части архивного дела.

1.5. В качестве заявителей на предоставление государственной услуги могут выступать органы государственной власти области и органы местного самоуправления, учреждения, организации и предприятия Ярославской области - источники комплектования государственных и муниципальных архивов, ликвидированные организации (далее - заинтересованные организации).

1.6. Государственная услуга предоставляется заинтересованным организациям на основании письменного обращения. Заинтересованные организации представляют в управление подготовленные проекты документов в установленном количестве экземпляров с сопроводительными документами (приложение 1 к Административному регламенту):

1.6.1. Описи дел постоянного хранения и по личному составу заинтересованных организаций. Вместе с описями представляются:

- заключение о качестве подготовки документа, составленное в государственном, муниципальном архиве (приложение 2 к Административному регламенту);

- выписка из протокола заседания экспертной комиссии заинтересованной организации (кроме ликвидированных организаций);

- акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, имеющих в Перечнях отметку «ЭПК».

В случае утраты документов, представляется справка о недостающих в описи документах за подписью руководителя заинтересованной организации с изложением результатов розыска и причин отсутствия документов.

1.6.2. Перечни проблем (тем), научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение. Вместе с перечнями представляются:

- заключение о качестве подготовки документа, составленное в государственном, муниципальном архиве;

- выписка из протокола заседания экспертной комиссии заинтересованной организации.

1.6.3. Описи дел постоянного хранения фондов, прошедших описание, переработку или усовершенствование в государственных и муниципальных архивах, с актом переработки или усовершенствования описи, описания документов. Вместе с описями представляются:

- выписка из протокола заседания экспертной методической комиссии государственного учреждения Ярославской области « Государственный архив Ярославской области» или заключение о качестве подготовки документа, составленное муниципальным архивом;

- старые описи переработанных и усовершенствованных фондов.

1.6.4. Сдаточные описи документов личного происхождения представляются с заключением о качестве подготовки документа, составленным государственным, муниципальным архивом.

1.6.5. Индивидуальные номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству заинтересованных организаций направляются на рассмотрение ЭПМК с выпиской из протокола заседания экспертной комиссии организации и заключением о качестве подготовки документа, составленным государственным, муниципальным архивом.

1.6.6. Положения об экспертных комиссиях, архивах заинтересованных организаций направляются на рассмотрение ЭПМК с заключением о качестве подготовки документа, составленным государственным, муниципальным архивом.

1.7. Исполнение государственной услуги осуществляется бесплатно.

2. Требования к порядку предоставления государственной услуги

2.1. Порядок информирования о государственной услуге

2.1.1. Государственная услуга предоставляется управлением при личном обращении представителя заинтересованной организации или по почте по адресу: Советская ул., д. 68, г. Ярославль, 150003, Россия.

Телефоны для справок: (4852) 73-27-11, (4852) 73-27-62, (4852) 72-99-60, (4852) 72-62-70, (4852) 72-62-31, (4852) 72-75-64,

Факс: (4852) 72-75-64.

Интернет - адрес: .

Адрес электронной почты управления: arch@adm.yar.ru.

График работы управления:

понедельник - четверг с 8.30 до 17.30;

пятница с 8.30 до 16.30 ;

(перерыв 12.00-12.45);

суббота, воскресенье - выходные дни.

2.1.2 Информация о государственной услуге предоставляется:

- по устному обращению;

- по телефону;

- по письменному обращению;

- по электронной почте.

Информирование представителей заинтересованных организаций при личном обращении осуществляется в назначенный день сотрудником управления - секретарём ЭПМК на рабочем месте в соответствии с графиком работы управления. Приём может быть перенесён по инициативе представителя заинтересованной организации на другой день или другое время. В назначенное время встречи секретарь ЭПМК лично встречает представителя заинтересованной организации на первом этаже здания, регистрирует его в журнале регистрации посетителей и для осуществления информирования о предоставлении государственной услуги провожает непосредственно к своему рабочему месту.

При ответах на телефонные звонки сотрудник управления подробно, в вежливой форме информирует обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок.

Ответ по письменным обращениям излагается в простой, чёткой форме и направляется почтой или по факсу в адрес заинтересованной организации в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.

По обращениям, полученным по электронной почте, ответ направляется на электронный адрес заинтересованной организации в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.

2.2. Сроки предоставления государственной услуги

2.2.1. Рассмотрение вопросов экспертизы ценности документов и включения их в состав Архивного фонда Ярославской области осуществляется на заседаниях ЭПМК управления, проводимых в соответствии с утверждённым на год графиком проведения заседаний комиссии.

Для получения государственной услуги заинтересованные организации представляют в управление проекты документов не позднее чем за 10 календарных дней до проведения очередного заседания ЭПМК.

Рассмотрение проектов документов, поступивших позднее указанного срока, переносится на очередное заседание комиссии.

2.2.2. Оформление утверждённых (согласованных) проектов документов заинтересованных организаций осуществляется в срок, не превышающий 14 дней со дня проведения заседания ЭПМК.

2.2.3. Утверждение и согласование проектов документов заинтересованных организаций при их повторном рассмотрении после устранения замечаний ЭПМК осуществляется в те же сроки.

2.3. Основаниями для отказа в предоставлении государственной услуги являются:

- некомплектность представленных проектов документов;

- несоответствие представленных проектов документов установленным архивным нормам и правилам оформления и составления документов.

2.4. Требования к местам предоставления государственной услуги

Для предоставления государственной услуги должны быть оборудованы следующие помещения:

- комната для приёма представителей заинтересованных организаций и хранения представленных ими документов и документов, образовавшихся в деятельности ЭПМК;

- место проведения заседаний ЭПМК.

3. Административные процедуры

Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- приём, первичная проверка и регистрация документов;

- регистрация проектов документов секретарём ЭПМК;

- рассмотрение и составление заключений по проектам документов членами ЭПМК;

- проведение заседания ЭПМК;

- оформление утверждённых (согласованных) документов, отказов в предоставлении государственной услуги;

- направление документов в заинтересованную организацию.

Административные процедуры устанавливаются регламентом работы ЭПМК, утверждённым в установленном порядке.

Последовательность действий по предоставлению государственной услуги отражена в блок-схеме (приложение 3 к Административному регламенту).

3.1. Приём, первичная проверка и регистрация документов, поступивших от заинтересованных организаций:

3.1.1. Приём обращений заинтересованных организаций, их регистрацию и первичную проверку документов осуществляет специалист управления, обеспечивающий приём и регистрацию почтовой корреспонденции, в день поступления обращения.

3.1.2. Зарегистрированные обращения заинтересованных организаций передаются начальнику управления для резолюции. Срок рассмотрения обращений начальником управления не должен превышать 2-х дней.

3.1.3. При выявлении в ходе проверки некомплектности представленных документов специалист управления информирует об этом исполнителя заинтересованной организации по указанному контактному телефону. Предоставление государственной услуги приостанавливается.

В случае непредставления недостающих документов в течение 10 дней, в адрес заинтересованной организации направляется письменное уведомление с отказом в предоставлении государственной услуги.

Уведомление направляется в адрес заинтересованной организации по почте не позднее 3-х дней (с момента истечения десятидневного срока ожидания).

3.2. Проекты документов, представленные в полном комплекте, передаются для регистрации секретарю ЭПМК.

3.3. Секретарь в специальном журнале регистрирует документы в день поступления и включает их рассмотрение в повестку дня заседания ЭПМК. Зарегистрированные документы не позднее чем за 4 рабочих дня до заседания комиссии секретарь ЭПМК передаёт председателю и членам ЭПМК для составления экспертного заключения (приложение 4 к Административному регламенту).

3.4. Члены ЭПМК проверяют соответствие проекта документа заинтересованной организации требованиям:

- Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ«Об архивном деле в Российской Федерации»;

- Закона Ярославской области от 3 июня 2005 г. № 32-з«Об архивном деле в Ярославской области»;

- постановления Губернатора области от 22.02.2008 № 141«Об управлении по делам архивов Правительства области»;

- постановления Правительства области от 19.08.2008 № 363«Об экспертно-проверочной методической комиссии управления по делам архивов Правительства Ярославской области»;

- приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19«Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук»;

- Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утверждённого руководителем Федеральной архивной службы России 06.10.2000;

- Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждённой приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536;

- Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002;

- Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утверждённого приказом Государственной архивной службы России от 19.01.1995 № 2;

- Примерного положения об архиве государственного учреждения, организации, предприятия, утвержденного приказом Комитета по делам архивов при Правительстве Российской Федерации от 18.08.1992 № 176;

- Перечней документов, образующихся в деятельности организаций различных ведомств;

- Иных нормативных актов в области архивного дела.

3.5. Проекты документов и экспертные заключения членов ЭПМК обсуждаются на заседании комиссии, где принимаются коллегиальные решения об утверждении, согласовании проектов документов или, в случае несоответствия представленных проектов документов установленным архивным нормам и правилам, об отказе в предоставлении государственной услуги.

3.6. Секретарь ЭПМК ведёт протокол заседания, куда заносятся и особые мнения членов комиссии. Заседание ЭПМК управления считается правомочным, если на нём присутствует более половины состава членов комиссии.

Протокол заседания ЭПМК оформляется секретарём комиссии в срок, не превышающий 8 дней после проведения заседания, представляется на подпись председателю ЭПМК и утверждение начальнику управления. Подписание и утверждение протокола осуществляется в срок до 2-х дней.

3.7. Утверждённые и согласованные документы оформляются секретарём ЭПМК не позднее 3-х дней со дня утверждения протокола заседания ЭПМК путём проставления специальных штампов, включающих: слова «УТВЕРЖДЕНО» или «СОГЛАСОВАНО»; наименование структурного подразделения, осуществляющего от имени Правительства области предоставление государственной услуги; дату и номер протокола заседания ЭПМК, на котором был рассмотрен представленный документ.

3.8. Выявленные в ходе обсуждения представленных проектов документов отступления от архивных правил являются основанием для отказа в предоставлении государственной услуги. В этом случае секретарь ЭПМК не позднее 3-х дней со дня утверждения протокола ЭПМК готовит на бланке управления выписку из протокола заседания ЭПМК.

3.9. Подготовленные документы с сопроводительным письмом, оформленным на бланке управления, и выписки из протокола заседания ЭПМК в срок до 3-х дней направляются по почте в адрес курирующего архивного учреждения для передачи в заинтересованную организацию или передаются непосредственно представителю заинтересованной организации.

4. Порядок контроля за предоставлением государственной услуги

Текущий контроль за соблюдением и исполнением ответственными должностными лицами положений Административного регламента, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги осуществляется начальником управления.

5. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления государственной услуги

5.1. Заинтересованные организации (либо их представители) могут обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления государственной услуги на основании Административного регламента (далее - жалоба), устно или письменно непосредственно к начальнику управления по делам архивов Правительства области. В письменной жалобе указываются:

- полное наименование организации (либо фамилия, имя, отчество его уполномоченного представителя);

- почтовый адрес;

- предмет жалобы;

- подпись.

5.2. Письменная жалоба должна быть рассмотрена в течение 15 дней с момента её поступления.

5.3. Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимается решение об осуществлении действий по устранению предмета жалобы и применению мер ответственности к сотруднику, допустившему нарушения в ходе предоставления государственной услуги на основании Административного регламента, которые повлекли за собой жалобу.

5.4. Заинтересованной организации направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществлённых в соответствии с принятым решением, в течение 5 дней после принятия решения.

5.5. Обращение заинтересованной организации считается разрешённым, если рассмотрены все поставленные в нём вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ по существу всех поставленных в обращении вопросов.

5.6. Если заинтересованная организация не удовлетворена решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, или решение не было принято, жалоба может быть направлена в управление Федеральной службы по надзору в сфере массовых коммуникаций, связи и охраны культурного наследия (Управление Россвязьохранкультуры) по Ярославской области по адресу: ул. Кирова, д. 7, г. Ярославль, 150000, либо подлежит обжалованию в судебном порядке в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Приложение 1

к Административному

регламенту

№

п/п

Виды документов

Количество представляемых экземпляров

Необходимые сопроводительные документы

(представляются одновременно с основным документом)

1

2

3

4

1.

Проекты описей дел постоянного хранения на управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную документацию

4

- заключение руководителя (куратора) архивного учреждения о качестве подготовки документа;

- выписка из протокола экспертной комиссии организации;

- акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, имеющих в Перечне отметку «ЭПК»;

- справка организации об отсутствии документов

2.

Проекты описей дел по личному составу

3

- заключение руководителя (куратора) архивного учреждения о качестве подготовки документа;

- выписка из протокола экспертной комиссии организации; - акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, имеющих в Перечне отметку «ЭПК»;

- справка организации об отсутствии документов

3.

Проекты перечней проблем (тем), научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение

2

- заключение руководителя (куратора) архивного учреждения о качестве подготовки документа;

- выписка из протокола заседания экспертной комиссии организации

4.

Проекты описей дел постоянного хранения фондов, прошедших описание, переработку или усовершенствование в государственных и муниципальных архивах

3

- выписка из протокола заседания экспертно-методической комиссии Государственного учреждения « Государственный архив Ярославской области» или заключение о качестве подготовки документов, составленное муниципальным архивом;

- акт описания документов или акт переработки или усовершенствования описи;

- старые описи переработанных и усовершенствованных фондов

5.

Проекты сдаточных описей документов личного происхождения

3

- заключение руководителя (куратора) архивного учреждения о качестве подготовки документа

6.

Проекты номенклатур дел, инструкций по делопроизводству

3

- заключение руководителя (куратора) архивного учреждения о качестве подготовки документа;

- выписка из протокола заседания экспертной комиссии организации

7.

Проекты положений об архиве, об экспертной комиссии организации

2

- заключение руководителя (куратора) архивного учреждения о качестве подготовки документа

Приложение 2

к Административному

регламенту

_______________________

Наименование архивного

органа или учреждения

Ярославской области

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

о качестве: упорядочения документов, составления и оформления описей дел постоянного хранения, по личному составу и долговременного (75 лет) срока хранения; перечня проблем (тем) научно-технической документации; номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству, положений об экспертной комиссии и архиве организации и др.

1. Наименование организации

____________________________________________________________

____________________________________________________________

2. Название, крайние даты документа

____________________________________________________________

____________________________________________________________

3. Соблюдение требований к составлению и оформлению документа

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

4. Полнота состава документа

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

5. Качество архивной обработки документов

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

6. Предложения на ЭПМК по утверждению и согласованию представленного проекта документа

____________________________________________________________

____________________________________________________________

наименование должности составителя заключения

__________

подпись

___________________

расшифровка подписи

Приложение 4

к Административному

регламенту

Управление по делам архивов

Правительства области

Экспертно-проверочная методическая

комиссия (ЭПМК)

Экспертное заключение ___________________________________

(Ф.И.О. члена ЭПМК)

о качестве подготовки проектов документов, представленных на рассмотрение ЭПМК.

1. Наименование организации

____________________________________________________________

____________________________________________________________

2. Название, крайние даты документа

____________________________________________________________

____________________________________________________________

3. Замечания, рекомендации

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

4. Предложения

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

___________________

дата

______________

член ЭПМК

___________________

подпись