ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ТЕХНИЧЕСКИХ ПАСПОРТОВ, ОЦЕНОЧНОЙ И ИНОЙ ХРАНИВШЕЙСЯ ПО СОСТОЯНИЮ НА 1 ЯНВАРЯ 2013 ГОДА В ОРГАНАХ И ОРГАНИЗАЦИЯХ ПО ГОСУДАРСТВЕННОМУ ТЕХНИ...



АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

от 1 ноября 2016 года № 26-агпр

(УТРАТИЛ СИЛУ:

приказ архивного агентства Иркутской области от 19.04.2017 № 8-агпр)

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ТЕХНИЧЕСКИХ ПАСПОРТОВ, ОЦЕНОЧНОЙ И ИНОЙ ХРАНИВШЕЙСЯ ПО СОСТОЯНИЮ НА 1 ЯНВАРЯ 2013 ГОДА В ОРГАНАХ И ОРГАНИЗАЦИЯХ ПО ГОСУДАРСТВЕННОМУ ТЕХНИЧЕСКОМУ УЧЕТУ И (ИЛИ) ТЕХНИЧЕСКОЙ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ УЧЕТНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ОБ ОБЪЕКТАХ ГОСУДАРСТВЕННОГО ТЕХНИЧЕСКОГО УЧЕТА И ТЕХНИЧЕСКОЙ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ (РЕГИСТРАЦИОННЫХ КНИГ, РЕЕСТРОВ, КОПИЙ ПРАВОУСТАНАВЛИВАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ И ТОМУ ПОДОБНОГО), ПОРЯДКА ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ КОПИЙ ТАКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ И СОДЕРЖАЩИХСЯ В НИХ СВЕДЕНИЙ

                           

В соответствии с частями 2.2, 2.7 статьи 45 Федерального закона от 24.07.2007 № 221-ФЗ «О государственном кадастре недвижимости», постановлением Правительства Иркутской области от 03.10.2016 г. № 634-пп «Об уполномоченном исполнительном органе государственной власти Иркутской области», руководствуясь статьей 21 Устава Иркутской области,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить порядок постоянного хранения и использования технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации- об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного) (прилагается).

2. Утвердить порядок предоставления копий технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного) и содержащихся в них сведений (прилагается).

3. Настоящий приказ вступает в силу со дня его официального опубликования в общественно-политической газете «Областная».

Руководитель архивного

агентства Иркутской области

С.Г. Овчинников

УСТАНОВЛЕН

приказом архивного агентства Иркутской области

от 1 ноября 2016 года № 26-агпр

Порядок постоянного хранения и использования технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного)

1. Настоящий Порядок устанавливает единые требования и правила постоянного хранения и использования технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного), расположенных на территории Иркутской области (далее- учетно-техническая документация).

2. Учетно-техническая документация является собственностью Иркутской области.

3. Постоянное хранение учетно-технической документации осуществляется архивным агентством Иркутской области (далее - уполномоченный орган).

4. Постоянное хранение учетно-технической документации может осуществляться учреждением или организацией, заключившими с уполномоченным органом договор хранения документов в порядке, установленном законодательством Российской Федерации (далее - организация, заключившая договор хранения).

5. Ответственность за сохранность учетно-технической документации несет руководитель уполномоченного органа, либо руководитель организации, заключивший договор хранения.

6. Учетно-техническая документация должна храниться в условиях, исключающих их хищение, утрату, порчу и обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды с соблюдением нормативных режимов хранения в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 г. № 526.

Право доступа в помещения, в которых осуществляется хранение документов, имеют должностные лица уполномоченного органа, сотрудники организации, заключившей договор хранения, уполномоченные на доступ в соответствующее помещение.

7. В целях обеспечения постоянного хранения, использования и выдачи копий документов уполномоченный орган либо организация, заключившая договор хранения, выполняет следующие функции:

обеспечивает сохранность документов в пределах всего срока хранения;

осуществляет учет и использование документов;

осуществляет проверку наличия и состояния документов, размещенных на постоянное хранение.

8. Проверка наличия и состояния документов в помещении, в котором осуществляется хранение документов, проводится не реже одного раза в 3 года, либо после перемещения документов в другое помещение.

Проверка наличия и состояния документов в помещении, в котором осуществляется хранение документов, может также проводится по решению руководителя уполномоченного органа либо организации, заключившей договор хранения, при наличии иных обстоятельств, требующих проверки наличия и состояния объектов хранения.

9. В ходе проверки наличия и состояния документов в помещении, в котором осуществляется хранение документов:

устанавливается фактическое наличие документов и соответствие учетным документам;

выявляются и устраняются недостатки в учете документов, в помещении, в котором осуществляется хранение документов;

выявляются отсутствующие документы и организуется розыск;

выявляются и учитываются документы, требующие профилактической и/или реставрационно-профилактической обработки.

10. По результатам проверки, при обнаружении ошибок в учетных данных о документах, в случае обнаружения документации, не относящейся к документам, неучтенных документов составляется соответствующий акт. Указанные акты подписываются исполнителями и утверждаются руководителем уполномоченного органа или организации, заключившей договор хранения.

11. Если проверкой наличия и состояния документов установлено отсутствие документов, организуется их розыск.

Розыск документов, не обнаруженных в ходе проверки, организуется с момента выявления отсутствия и проводится в течение одного года. На документы, не обнаруженные в ходе проверки наличия и состояния документов, составляется акт об утрате документов, который утверждается руководителем уполномоченного органа или организации, заключившей договор хранения. К акту прилагается справка о проведении розыска, подготовленная и подписанная лицом, производившим проверку. В случае подготовки акта об утрате документов организацией, заключившей договор хранения, акт представляется в уполномоченный орган для принятия решения о снятии утраченных документов с учета.

12. Учет учетно-технической документации осуществляется в соответствии с инструкцией о проведении учета жилищного фонда в Российской Федерации, утвержденной приказом Министерства Российской Федерации по земельной политике, строительству и жилищно-коммунальному хозяйству от 04.08.1998 г. №37.

13. Сведения, содержащиеся в учетно-технической документации, являются общедоступными, за исключением сведений, доступ к которым ограничен законодательством Российской Федерации.

14. Общедоступные сведения, содержащиеся в учетно-технической документации, предоставляются по запросам любых лиц.

15. Сведения, содержащиеся в учетно-технической документации, предоставляются в виде копий документов учетно-технической документации и сведений, содержащихся в ней, в порядке, установленном нормативным правовым актом уполномоченного органа.

16. В случае предоставления копии документа, содержащего персональные данные иных физических лиц, заявителем должны быть приложены согласия на обработку и хранение персональных данных, а также доверенности от лиц, чьи персональные данные содержатся в документах, с которых заявителем запрашиваются копии.

17. При отсутствии согласий на обработку и хранение персональных данных, а также доверенностей от лиц, чьи персональные данные содержатся в документах, с которых заявителем запрашиваются копии, такие копии выдаются только после обезличивания персональных данных физических- лиц в них.

18. Снятие и выдача копий с копий документов не допускается.

19. Подлинники учетно-технической документации, выдаче не подлежат.

20. Доступ заявителей к подлинникам учетно-технической документации осуществляется в исключительных случаях с письменного разрешения уполномоченного органа (руководителя организации, заключившей договор хранения).

21. Копии учетно-технической документации и сведения, содержащиеся в ней, предоставляются заявителю за плату, в размере и порядке, установленном нормативным правовым актом уполномоченного органа.

Руководитель архивного

агентства Иркутской области

С.Г. Овчинников

УТВЕРЖДЕН

приказом архивного агентства Иркутской области

от 01.11.2016 № 26-агпр

Порядок предоставления копий технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного) и содержащихся в них сведений

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок устанавливает требования к предоставлению копий технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного) (далее учетно-техническая документация) и содержащихся в них сведений.

1.2. В настоящем Порядке применены следующие термины с соответствующими определениями:

архив - совокупность учетно-технической документации, находящейся на постоянном хранении в архивном агентстве Иркутской области (далее - уполномоченный орган) либо в учреждении или организации, заключившей с уполномоченным органом договор хранения документов в порядке, установленном законодательством Российской Федерации (далее - организация, заключившая договор хранения);

архивная выписка - документ, дословно воспроизводящий часть текста документа, оформленный в установленном порядке;

архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;

инвентарное дело - систематизированная совокупность учетно-технической документации, содержащей информацию об инвентарном объекте по данным технической паспортизации и инвентаризации изменений;

заверенная копия архивного документа - копия архивного документа, на которой в установленном порядке поставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость;

копия архивного документа - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника архивного документа;

учетно-техническая документация - технические паспорта, оценочная и иная хранившаяся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-техническая документация об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационные книги, реестры, копии правоустанавливающих документов и тому подобное).

1.3. Предоставление копий учетно-технической документации, а также содержащихся в них сведений осуществляется уполномоченным органом, либо организацией, заключившей договор хранения.

1.4. За предоставление копий учетно-технической документации и содержащихся в ней сведений взимается плата, за исключением случаев, установленных федеральными законами.

1.5. Размеры платы за предоставление копий учетно-технической документации и содержащихся в ней сведений, порядок ее взимания и возврата устанавливаются нормативным правовым актом уполномоченного органа.

1.6. По запросу органа кадастрового учета копии учетно-технической документации и содержащиеся в ней сведения предоставляются бесплатно в течение пяти рабочих дней со дня поступления такого запроса.

2. Порядок предоставления учетно-технической документации и

содержащихся в них сведений

2.1. Уполномоченным органом либо, организацией предоставляются: копия технического паспорта объекта капитального строительства,

помещения;

копия поэтажного или ситуационного плана;

копия экспликации поэтажного плана               экспликации объекта капитального строительства, помещения;

копия учетно-технической документации, содержащей сведения об инвентаризационной, восстановительной, балансовой или иной стоимости объекта капитального строительства, помещения;

копия правоустанавливающего или правоудостоверяющего документа, хранящегося в материалах инвентарного дела;

справка, содержащая сведения об инвентаризационной стоимости объекта капитального строительства, помещения;

справка, содержащая сведения о наличии или отсутствии права собственности на объекты недвижимости;

справка, содержащая сведения о характеристиках объекта государственного технического учета.

2.2. Сведения, содержащиеся в учетно-технической документации, являются общедоступными, за исключением сведений, доступ к которым ограничен законодательством Российской Федерации.

2.3. Сведения, содержащиеся в учетно-технической документации, копии учетно-технической документации предоставляются на основании заявления физического или юридического лица, органа государственной власти, органа местного самоуправления (далее - заявитель).

2.4. Сведения, содержащиеся в учетно-технической документации, копии учетно-технической документации предоставляются по заявлениям:

собственника, владельца (балансодержателя) или их доверенных лиц (при предъявлении надлежащим образом оформленной доверенности), наследников по закону или по завещанию (при предъявлении документов, подтверждающих факт смерти наследодателя, нотариально удостоверенного завещания или справки нотариуса, подтверждающей вступление заявителя в наследство);

правоохранительных органов и судов (по находящимся в их производстве делам);

органов государственной власти и местного самоуправления (об объектах недвижимости, расположенных на территории соответствующих административно-территориальных образований);

налоговых органов (об объектах недвижимости, расположенных на территории административно-территориальных образований, находящихся в сфере их ведения);

органов государственной статистики (сведения, включенные в формы федерального государственного статистического наблюдения);

органов, осуществляющих государственную регистрацию прав на недвижимое имущество и сделок с ним;

службы судебных приставов (по находящимся в их производстве

делам);

иных лиц и органов, определенных законодательством Российской Федерации.

2.5. Заявление должно содержать следующую информацию:

1) фамилия, имя, отчество, место жительства заявителя и реквизиты документа, удостоверяющего личность заявителя (для гражданина);

2) наименование и место нахождения заявителя (для юридического лица), а также государственный регистрационный номер записи о государственной регистрации юридического лица в едином государственном реестре юридических лиц, идентификационный номер налогоплательщика, за исключением случаев, если заявителем является иностранное юридическое лицо;

3) наименование, адрес (место нахождения) объекта недвижимости, сведения, копии документов по которому запрашиваются.

К заявлению прилагается документ, подтверждающий личность заявителя, а в случае обращения представителя юридического или физического лица - документ, подтверждающий полномочия представителя юридического или физического лица в соответствии с законодательством Российской Федерации, документ подтверждающий оплату за предоставление сведений, содержащихся в учетно-технической документации, копий учетно-технической документации, за исключением случаев предоставления такой информации безвозмездно, а также документы, подтверждающие право              лица на получение сведений, содержащихся в учетно-технической документации, копий учетно-технической документации.

2.6. В целях обеспечения сохранности, инвентарные дела, архивные документы выдаются из архива работникам для выполнения запросов, поступивших от заявителей, о предоставлении сведений, содержащихся в учетно-технической документации,              копий учетно-технической документации. Дата возврата инвентарного дела определяется сроком выполнения работ по запросу заявителя.

2.7. Инвентарные дела, архивные документы выдаются правоохранительным органам и судам на основании запроса или постановления (определения) в порядке, предусмотренном пунктами 2.15 - 2.19 настоящего Порядка. В целях обеспечения сохранности документов инвентарное дело предоставляется по запросам судов на обозрение или в виде заверенной копии.

2.8. В остальных случаях сведения, содержащиеся в учетно-технической документации, копии учетно-технической документации предоставляются в виде:

архивной выписки;

заверенной копии архивных документов, входящих в состав инвентарных дел;

сведений, составленных на основании документов, находящихся в инвентарных делах (далее - архивной справки).

2.9. Запрос направляется в              уполномоченный орган либо, в организацию, заключившую договор хранения, гражданином или юридическим лицом по их выбору:

1) путем личного обращения;

2) посредством почтовой связи на бумажном носителе;

3) заявления о предоставлении справки об инвентаризационной стоимости объекта недвижимости либо копии технического паспорта на объект недвижимости могут быть поданы в форме электронных документов с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» через официальный сайт уполномоченного органа либо, организации, заключивший договор хранения, а также через региональную государственную информационную систему «Региональный портал государственных и муниципальных услуг Иркутской области»;

4) через многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг.

2.10. Сведения, содержащиеся в учетно-технической документации, копии учетно-технической документации по устным обращениям не предоставляются.

2.11. Заявление должно быть зарегистрировано в течение 1 рабочего дня с момента его поступления.

2.12. В течение тридцати дней с момента поступления заявления уполномоченный орган, либо организация, заключившая договор хранения рассматривает поступившее заявление, проверяет наличие запрошенных сведений, документов, наличие или отсутствие основания для отказа в предоставлении сведений, содержащихся в учетно-технической документации, копии учетно-технической документации, по результатам рассмотрения и проверки осуществляет подготовку ответа на заявление или отказа в предоставлении сведений, содержащихся в учетно-технической документации, копии учетно-технической документации и направляет (выдает) его заявителю.

2.13. Решение об отказе в предоставлении сведений, содержащихся в учетно-технической документации, копий учетно-технической документации принимается, если:

заявление не соответствует требованию, предусмотренному пунктом 2.5 настоящего Порядка, или к заявлению не приложены документы, предусмотренные указанным пунктом настоящего Порядка;

содержание заявления не позволяет однозначно идентифицировать объект недвижимости, сведения о котором запрашиваются, и отсутствует возможность уточнить содержание указанного заявления (в случае подачи заявления о выдаче сведений, копий документов о конкретном объекте недвижимости);

запрошены сведения, копии документов, доступ к которым ограничен законодательством Российской Федерации.

При этом заявителю должны быть указаны причины отказа в предоставлении сведений, содержащихся в учетно-технической документации, копий учетно-технической документации.

2.14. Сведения, содержащиеся в учетно-технической документации, копии учетно-технической документации, справка об отсутствии в уполномоченном органе либо, организации, заключившей договор хранения, запрашиваемой информации, решение об отказе в предоставлении сведений, содержащихся в учетно-технической документации, копий учетно-технической документации вручаются заявителю (его представителю с надлежащим образом оформленными полномочиями) нарочно либо направляются почтовым отправлением по адресу, указанному в заявлении.

2.15. Выдача инвентарных дел, архивных документов, находящихся на постоянном хранении в уполномоченном органе либо, в организации, заключившей договор хранения правоохранительным органам, судам осуществляется на основании запроса или постановления (определения) правоохранительных органов и судов, в котором обязательно указывается основание выдачи документов (инвентарных дел), инвентарный номер и название инвентарного дела, адрес нахождения объекта недвижимого имущества. Факт выдачи инвентарного дела фиксируется в акте приема - передачи. Акт приема-передачи инвентарных дел составляется в двух экземплярах (по одному для каждой из сторон), подписывается уполномоченным лицом уполномоченного органа либо, уполномоченным лицом организации, заключившей договор хранения и представителем получателя документов.

2.16. Выдача инвентарного дела регистрируется в журнале приема- выдачи инвентарных дел и/или карточке учета выдачи и возврата инвентарного дела под роспись.

2.17. С выдаваемых (изымаемых) документов изготавливаются копии, подлежащие заверению в установленном порядке, хранению в инвентарном деле до момента возвращения подлинников. Изъятие подлинников и замена их на копии отражается в соответствующей инвентарной книге.

2.18. Перед выдачей инвентарного дела лицо уполномоченного органа либо, организации, заключившей договор хранения проверяет соответствие инвентарного номера, названия объекта, литеры на обложке шифру и заголовку дела в инвентарной книге; перед выдачей и при возвращении дел в хранилище проверяется нумерация листов и состояние документов каждого выданного дела, целостность заверительной надписи и печати на прошитых документах. Случаи выявленных несоответствий фиксируются в акте приема-передачи инвентарных дел в графе Примечания или составляется акт выявленных несоответствий.

2.19. Архивные документы, инвентарные дела, изъятые в качестве вещественных доказательств в соответствии с законодательством Российской Федераций, подлежат возврату собственнику или владельцу архивных документов.

Руководитель архивного агентства

С.Г. Овчинников