Об утверждении Административного регламента по предоставлению государственной услуги «Ведение Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Республики Крым»



1

РЕСПУБЛИКА КРЫМ

СОВЕТ МИНИСТРОВ

ГОСУДАРСТВЕННАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РЕСПУБЛИКИ КРЫМ

РЕСПУБЛІКА КРИМ

РАДА МІНІСТРІВ

ДЕРЖАВНА

АРХІВНА СЛУЖБА РЕСПУБЛІКИ КРИМ

КЪЫРЫМ ДЖУМХУРИЕТИ

НАЗИРЛЕР ШУРАСЫ

КЪЫРЫМ ДЖУМХУРИЕТИНИНЪ

ДЕВЛЕТ АРХИВ ХИЗМЕТИ

(утратил силу в редакции приказа от 10.11.2015 № 145)

П Р И К А З

02 сентября 2015  г.                      г.  Симферополь                                    №  117

Об утверждении Административного регламента по предоставлению государственной услуги
«Ведение Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Республики Крым»

     В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ
«Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» Правилами разработки и утверждения административных регламентов предоставления государственных услуг, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 16 мая 2011 года № 373, постановлением Совета министров Республики Крым от 08.10.2014 № 375         «О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций исполнительными органами государственной власти Республики Крым», приказом Государственной архивной службы Республики Крым от 19.08.2015 № 108 «О возложении обязанностей начальника Крымгосархива на Мусияченко О.В.»

            ПРИКАЗЫВАЮ:

Утвердить прилагаемый Административный регламент по предоставлению государственной услуги «Ведение Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Республики Крым».

              2.   Отделу организации делопроизводства, формирования архивных фондов, сохранности и государственного учета архивных документов                    (Велина М.З.) обеспечить направление настоящего приказа в Главное управление Министерства юстиции Российской Федерации в Республике Крым и г. Севастополе и прокуратуру Республики Крым.

3. Отделу информационного обеспечения, организации использования информации документов, общественных и межрегиональных связей       (Кузнецов Г.Ю.) обеспечить размещение настоящего приказа на официальном сайте Государственной архивной службы Республики Крым в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».

4.    Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Заместитель начальника                                                                               О.В. Мусияченко

                                                                               

                                                                                Приложение

к приказу Государственной архивной службы Республики Крым

от 02 сентября 2015 года № 117

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

по предоставлению Государственной архивной службой Республики Крым государственной услуги «Ведение Государственного реестра

уникальных документов Архивного фонда Республики Крым»

Общие положения

Предмет регулирования административного регламента

1.1. Административный регламент предоставления Государственной архивной службой Республики Крым (далее – Крымгосархив) государственной услуги «Ведение Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Республики Крым» (далее – Регламент) устанавливает сроки и последовательность исполнения административных процедур (действий) при осуществлении ведения Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Республики Крым, а также устанавливает порядок взаимодействия с государственными архивами, музеями и библиотеками для включения архивных документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Республики Крым (далее – Государственный реестр).

Круг заявителей

1.2. Получатели государственной услуги: Государственное казенное учреждение Республики Крым «Государственный архив Республики Крым» (далее - Госархив), управления (муниципальные архивы), архивные отделы (муниципальные архивы), сектора (муниципальные архивы), муниципальные архивы муниципальных образований Республики Крым (далее – муниципальные архивные учреждения), музеи, библиотеки и граждане, в собственности которых находятся документы, представляющие историческую ценность (далее – заявители).

Требования к порядку информирования о предоставлении государственной услуги

1.3. Государственную услугу предоставляет структурное подразделение Государственной архивной службы Республики Крым - отдел организации делопроизводства, формирования архивных фондов, сохранности и государственного учета архивных документов (далее – отдел АФ Крымгосархива).

1.4. Место нахождения Крымгосархива: ул. Павленко, 1а,
г. Симферополь, Республика Крым, 295006.

График работы Крымгосархива: понедельник - пятница с 9.00 до 18.00, обед с 13.00 до 14.00.

Справочный телефон: (3652) 27-49-65.

График приема сотрудников отдела АФ Крымгосархива: вторник, четверг с 9.00 до 18.00.

Телефон отдела АФ Крымгосархива (3652) 54-61-89.

Проход по пропуску и (или) документу, удостоверяющему личность.

Адрес официального веб-портала Крымгосархива в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» (далее – сеть «Интернет»): http://gas.rk.gov.ru

Информация о государственной услуге может быть получена:

1) посредством информационных стендов о государственной услуге, содержащих визуальную и текстовую информацию о государственной услуге, расположенных в помещениях Крымгосархива.

2) посредством сети «Интернет»:

в информационной системе «Портал Правительства Республики Крым» (http://rk.gov.ru);

на официальном веб-портале Крымгосархива в сети «Интернет» http://gas.rk.gov.ru

на Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций) (http://www.gosuslugi.ru);

3) при устном обращении в Крымгосархив (лично или по телефону);

4) при письменном (в том числе в форме электронного документа) обращении в Крымгосархив (e-mail: krymgosarchiv@mail.ru).

1.5. Информация по вопросам предоставления государственной услуги размещается специалистами отдела информационного обеспечения, организации использования информации документов, общественных и межрегиональных связей Крымгосархива (далее – отдел использования Крымгосархива) на официальном веб-портале Крымгосархива и на информационных стендах в помещениях Крымгосархива.

I.6. Информация о государственной услуге предоставляется по следующим вопросам:

 о месте предоставления государственной услуги;

 о сроке исполнения государственной услуги;

 о документах, которые необходимо представить для получения государственной услуги;

 о порядке обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе предоставления государственной услуги.

II. Стандарт предоставления государственной услуги

Наименование государственной услуги

2.1. Ведение Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Республики Крым (далее – государственная услуга).

Наименование исполнительного органа государственной власти

Республики Крым

2.2. Государственная услуга предоставляется исполнительным органом государственной власти Республики Крым в сфере архивного дела – Государственной архивной службой Республики Крым и осуществляется при участии Госархива и муниципальных архивных учреждений Республики Крым, музеев и библиотек.

Административные процедуры по предоставлению государственной услуги осуществляют специалисты отдела АФ Крымгосархива.

Описание результата оказания государственной услуги

2.3.      Результатом исполнения государственной услуги является:

 решение Экспертно-проверочной комиссии Крымгосархива (далее – ЭПК) о включении уникального документа в Государственный реестр, подписанное председателем и секретарем ЭПК, после утверждения протокола заседания ЭПК начальником Крымгосархива;

 регистрация уникальных документов в Государственном реестре;

 решение ЭПК об отказе включения документа в Государственный реестр, подписанное председателем и секретарем ЭПК после утверждения протокола заседания ЭПК начальником Крымгосархива.

2.4. Срок исполнения государственной услуги - в течение 6 месяцев со дня поступления соответствующих документов в Крымгосархив.

Перечень нормативных правовых актов, регулирующих отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги

2.5. Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Конституция Российской Федерации («Российская газета», 25.12.1993, № 237);

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, № 31, ст. 4196);

Федеральный закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (Собрание законодательства РФ, 02.08.2010, № 31, ст. 4179);

приказ Министерства культуры Российской Федерации
от 18 января 2007 года № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 6 марта 2007 г., регистрационный № 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, № 20), с изменениями, внесенными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 16 февраля 2009 г. № 68 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 5 мая 2009 г., регистрационный № 13893, «Российская газета», 2009, № 89);

Конституция Республики Крым («Крымские известия»,
12.04.2014, № 68 (5479);

Закон Республики Крым от 14.08.2014 № 50-ЗРК «Об архивном деле в Республики Крым» (с изменениями от 15.12.2014 № 32-ЗРК/2014 «О внесении изменений в некоторые законы Республики Крым») («Крымские известия», 19.08.2014, № 165,);

постановление Совета министров Республики Крым
от 27.06.2014 № 175 «Об утверждении Положения о Государственной архивной службе Республики Крым» (Портал Правительства Республики Крым  http://rk.gov.ru);

постановление Совета министров Республики Крым
от 07.10.2014 № 369 «О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций исполнительными органами государственной власти Республики Крым»;

приказ Государственной архивной службы Республики Крым
от 30.12.2014 № 55 «Об утверждении положения, регламента работы и состава Экспертно-проверочной комиссии Крымгосархива».

Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги и услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, подлежащих представлению заявителем, способы их получения заявителем, в том числе в электронной форме, порядок их представления

2.6. Для включения документов в Государственный реестр ежегодно к 01 сентября заявители представляют в Крымгосархив с сопроводительным письмом следующие документы:

 Лист учета и описания уникального документа (Приложение 1) на бумажном носителе в двух экземплярах и в электронном виде, составленный в соответствии с порядком составления листа учета и описания уникального документа (Приложение 2);

 экспертные заключения об уникальности документа (не менее двух).

2.7. Для внесения изменений в Государственный реестр заинтересованные лица представляют в Крымгосархив следующие документы:

- сопроводительное письмо;

- акт о внесении изменений и дополнений в Лист учета и описания уникального документа, учтенного в Государственном реестре, в 2-х экземплярах.

Обращение, заявление на включение документов в Государственный реестр может быть направлено в электронном виде после подписания его заявителем простой электронной подписью, которая признается равнозначной запросу и иным документам, подписанным собственноручной подписью и представленным на бумажном носителе.

Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги, которые находятся в распоряжении государственных органов, органов местного самоуправления и иных органов, участвующих в предоставлении государственных услуг, и которые заявитель вправе представить, а также способы их получения заявителями, в том числе в электронной форме, порядок их представления

2.8. Необходимость отсутствует.

Указание на запрет требовать от заявителя

2.9. Крымгосархив не вправе требовать от заявителя:

 представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги;

 представления документов и информации, которые в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Республики Крым и муниципальными правовыми актами находятся в распоряжении государственных органов, предоставляющих государственную услугу, иных государственных органов, органов местного самоуправления и (или) подведомственных государственным органам и органам местного самоуправления организаций, участвующих в предоставлении государственных или муниципальных услуг, за исключением документов, указанных в части шестой статьи 7 Федерального закона от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».

Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги

2.10. Основаниями для отказа в приеме документов являются:

 непредставление всех необходимых документов, перечисленных в пункте 2.6;

 ненадлежащее оформление представленных документов;

Об отказе в рассмотрении вопроса о включении документов в Государственный реестр Крымгосархив информирует заявителя письменно в течение 10 рабочих дней с момента регистрации поступивших документов.

Исчерпывающий перечень оснований для приостановления
или отказа в предоставлении государственной услуги

2.11. Основания для приостановления или отказа в предоставлении государственной услуги отсутствуют.

Перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, в том числе сведения о документе (документах), выдаваемом (выдаваемых) организациями, участвующими в предоставлении государственной услуги

2.12. Услуги, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, не предусмотрены.

Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или иной платы за предоставление государственной услуги

2.13. Государственная услуга «Ведение Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Республики Крым» предоставляется бесплатно и без взимания государственной пошлины.

Порядок, размер и основания взимания платы за предоставление услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, включая информацию о методике расчета размера такой платы

2.14. Плата за предоставление услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги не установлена, в виду отсутствия в их потребности согласно пункту 2.13 Регламента.

Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления таких услуг

2.15. Максимальный срок ожидания приема получателя услуги (заявителя) при наличии очереди – не более 30 минут.

2.16. Очередность для отдельных категорий получателей (заявителей) государственной услуги не установлена.

Срок и порядок регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги , в том числе в электронной форме

2.17. Основанием для начала процедуры приема и регистрации пакета документов, является поступление пакета документов в Крымгосархив (по почте или при посещении лично).

2.18. Заинтересованные лица представляют в Крымгосархив предложения о включении уникальных документов в Государственный реестр.

2.19. Для включения документов в Государственный реестр заинтересованные лица представляют в Крымгосархив с сопроводительным письмом документы, указанные в п.2.6 Регламента.

2.20. Прием пакета документов, поступившего от заинтересованного лица, осуществляет секретарь ЭПК Крымгосархива, обеспечивающий прием и регистрацию документов. Поступившие документы регистрируются в журнале регистрации документов, поданных на рассмотрение ЭПК.

2.21. При поступлении пакета документов в Крымгосархив по почте максимальный срок исполнения указанного административного действия –
1 рабочий день.

2.22. При поступлении пакета документов в Крымгосархив при личном приеме заинтересованного лица срок исполнения указанного административного действия не должен превышать 30 минут.

2.23. После регистрации документы направляются на рассмотрение председателю ЭПК Крымгосархива. После вынесения резолюции документы передаются секретарю ЭПК Крымгосархива.

Максимальный срок исполнения указанного административного действия – 1 рабочий день.

Требования к помещениям, в которых предоставляется государственная  услуга, к месту ожидания и приема заявителей, размещению и оформлению визуальной, текстовой и мультимедийной информации о порядке предоставления таких услуг

2.24. Помещения, в которых предоставляется государственная услуга, место ожидания должны иметь площади, предусмотренные санитарными нормами и требованиями к рабочим (офисным) помещениям.

2.25. Организация приема заявителя с целью информирования о предоставлении государственной услуги осуществляется консультантом отдела АФ Крымгосархива на рабочем месте в соответствии с графиком работы (п. 1.5. Регламента).

2.26. В день назначенной встречи консультант отдела АФ Крымгосархива обязан заказать в установленном порядке пропуск заявителю. По прибытии заявителя в Крымгосархив, консультант отдела АФ Крымгосархива обязан его лично встретить и проводить к месту, где предоставляется государственная услуга.

2.27. Информационные стенды должны располагаться в вестибюле Крымгосархива и содержать следующую информацию:

 реквизиты нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие предоставление государственной услуги, и их отдельные положения;

 перечень необходимых документов для получения государственной услуги, указанный в п. 2.6 раздела 2 Регламента;

 Регламент;

 место нахождения, график работы, номера контактных телефонов Крымгосархива.

Показатели доступности и качества государственной услуги

2.28. Информация о порядке предоставления государственной услуги дается консультантом отдела АФ Крымгосархива:

 непосредственно в помещении Крымгосархива на личном приеме;

 с использованием средств телефонной связи;

 с использованием средств информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети «Интернет», электронной связи.

Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления государственной услуги в многофункциональных центрах предоставления государственных и муниципальных услуг и особенности предоставления государственной услуги в электронной форме

2.29. Многофункциональные центры предоставления государственных и муниципальных услуг в процессе предоставления государственной услуги не используются.

2.30. При ответах на телефонные звонки и устные обращения специалисты Крымгосархива подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин. По просьбе гражданина специалист, принявший звонок, обязан сообщить свою фамилию, имя, отчество и должность.

2.31. Время разговора не должно превышать 10 минут.

2.32. При невозможности специалиста, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) на консультанта отдела АФ Крымгосархива или же обратившемуся гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

2.33. Письменное консультирование осуществляется при обращении заявителя в Крымгосархив путем личного вручения обращения или направления его почтовым отправлением.

2.34. Начальник Крымгосархива или заместитель начальника Крымгосархива определяет исполнителя для подготовки ответа. Ответ на письменное обращение дается в простой, четкой и понятной форме с указанием фамилии и инициалов, номера телефона исполнителя. Ответ подписывается начальником Крымгосархива или заместителем начальника Крымгосархива. По письменным обращениям по вопросам предоставления государственной услуги ответ направляется в течение 30 дней со дня регистрации обращения почтовым отправлением в адрес заявителя.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий), требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур (действий) в электронной форме

3.1. Реализация государственной услуги по ведению Государственного реестра заключается в пополнении Государственного реестра вновь выявленными уникальными документами, поддержании его в актуальном и достоверном состоянии и включает в себя следующие административные процедуры:

 включение уникальных документов в Государственный реестр;

 регистрация уникальных документов в Государственном реестре;

 внесение изменений в Государственный реестр.

3.2. Включение уникальных документов в Государственный реестр.

3.2.1. Прием пакета документов, поступивших от заявителя, осуществляет секретарь ЭПК, обеспечивающего прием и регистрацию документов.

3.2.2. Поступившие документы регистрируются в журнале регистрации документов, поданных на рассмотрение ЭПК, после чего документы направляются на рассмотрение председателю ЭПК. После проставления резолюции документы передаются секретарю ЭПК.

3.2.3. Секретарь ЭПК проверяет комплектность и правильность оформления документов, поступивших на рассмотрение ЭПК.

3.2.4. При выявлении нарушений в составе или оформлении документов, указанных в п. 2.6. Регламента, секретарь ЭПК по телефону информирует об этом заявителя.

3.2.5. Если по истечении 10 рабочих дней с момента регистрации заявитель не представит в адрес Крымгосархива необходимые и правильно оформленные документы, секретарь ЭПК готовит уведомление с обоснованием отказа Крымгосархива в оказании государственной услуги и не позднее 3 рабочих дней направляет его заявителю почтой по адресу, указанному в бланке сопроводительного письма к пакету документов.

3.2.6. Секретарь ЭПК регистрирует документы, не имеющие нарушений в составе и оформлении, в журнале регистрации документов, поданных на рассмотрение ЭПК.

3.2.7. Секретарь ЭПК организует экспертизу членами ЭПК, а также другими экспертами листов учета и описания уникальных документов, предлагаемых заявителем для включения в Государственный реестр. В качестве экспертов могут выступать сотрудники Госархива и муниципальных архивных учреждений, историки, краеведы.

3.2.8. Срок рассмотрения материалов экспертами определяется Регламентом работы Экспертно-проверочной комиссии Государственной архивной службы Республики Крым, утвержденным приказом Крымгосархива от 31.12.2014 № 55 (далее – Регламент работы ЭПК), но не может превышать более 30 дней.

3.2.9. Заключения экспертов поступают в Крымгосархив и передаются секретарю ЭПК.

3.2.10. Секретарь ЭПК регистрирует заключения экспертов в журнале регистрации документов, поданных на рассмотрение ЭПК, и передает  вместе с поступившим пакетом документов консультанту отдела АФ Крымгосархива.

3.2.11. Консультант отдела АФ Крымгосархива с учетом полученных экспертных заключений готовит перечень уникальных документов, рекомендуемых для включения в Государственный реестр, сводную справку (заключение) и проект решения ЭПК и представляет их председателю ЭПК для визирования.

3.2.12. Председатель ЭПК визирует и передает полученные документы секретарю ЭПК для включения в повестку дня очередного заседания ЭПК.

3.2.13. Повестка дня очередного заседания ЭПК и весь комплект рассматриваемых документов передаются председателю ЭПК, членам ЭПК, экспертам не позднее, чем за 7 дней до соответствующего заседания.

3.2.14. Протокол и решение ЭПК о включении документов в Государственный реестр подписывается председателем ЭПК и секретарем ЭПК, утверждается начальником Крымгосархива. Решение заверяется гербовой печатью.

3.3. Регистрация документов в Государственном реестре.

3.3.1. Консультант отдела АФ Крымгосархива:

 на основании решения ЭПК присваивает уникальному документу в валовом порядке регистрационный номер Государственного реестра, проставляя его в соответствующей графе обоих экземпляров Листа учета и описания уникального документа на бумажном носителе и в электронном виде;

 формирует листы учета и описания уникальных документов на бумажных носителях в дела, которые хранятся в отделе АФ Крымгосархива. Указанные дела ежегодно включаются в номенклатуру дел Крымгосархива со сроком хранения «Постоянно».

3.3.2. Секретарь ЭПК:

 в случае включения документа в Государственный реестр направляет заявителю выписку из протокола заседания ЭПК и один экземпляр Листа учета и описания уникального документа на бумажном носителе с проставленным регистрационным номером по Государственному реестру;

 в случае отклонения предложения заявителя направляет заявителю оба экземпляра Листа учета и описания уникального документа на бумажном носителе и в электронном виде.

3.3.3. Консультант отдела АФ Крымгосархива вносит информацию в базу данных «Государственный реестр уникальных документов Республики Крым».

3.4. Внесение изменений в Государственный реестр.

3.4.1. Изменения вносятся в Государственный реестр в следующих случаях:

 при получении дополнительных сведений в результате научного изучения уникального документа;

 после проведения его реставрации, смены собственника, публикации, создания страхового фонда, фонда пользования и т.д.

3.4.2. Изменения в Государственный реестр вносятся на основании акта о внесении изменений и дополнений в Лист учета и описания уникального документа, учтенного в Государственном реестре за соответствующим номером. Акт составляется в произвольной форме.

3.4.3. Акты с соответствующим сопроводительным письмом в Крымгосархив представляют Госархив, муниципальные  архивные учреждения, расположенные на территории Республики Крым, музеи, библиотеки в отношении находящихся у них на хранении уникальных документов, включенных в Государственный реестр.

3.4.4. Порядок внесения изменений в Государственный реестр соответствует порядку включения уникальных документов в Государственный реестр (п.3.2. Регламента).

3.4.5. Блок-схема предоставления государственной услуги приводится в приложении 3 к Регламенту.

IV. Формы контроля за предоставление государственной услуги

4.1. Текущий контроль за соблюдением и исполнением специалистами отдела АФ Крымгосархива положений Регламента и иных нормативных актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, а также принятием решений осуществляется заведующим отдела АФ Крымгосархива.

4.2. Текущий контроль осуществляется путем проведения плановых и внеплановых проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента.

4.3. Плановые и внеплановые проверки проводятся на основании приказа Крымгосархива. Планы проверок утверждаются ежегодно.

4.4. При проведении плановой проверки рассматриваются все вопросы, связанные с исполнением государственной услуги (комплексные проверки), или вопросы, связанные с исполнением той или иной административной процедуры (тематические проверки).

4.5. Внеплановые проверки проводятся по конкретному обращению (жалобе) заинтересованного лица или при поступлении иных сведений о нарушениях, допущенных при предоставлении государственной услуги.

4.6. Должностные лица Крымгосархива, ответственные за исполнение государственной услуги, несут персональную ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей по осуществлению административных процедур и соблюдение требований Регламента при исполнении государственной услуги.

4.7. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений, виновные лица привлекаются к ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и Республики Крым.

4.8. Ответственность должностных лиц Крымгосархива за исполнение государственной услуги закрепляется в их должностных регламентах в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и Республики Крым.

4.9. Заинтересованные лица могут контролировать исполнение государственной услуги путем получения информации по телефону, по письменным обращениям, по электронной почте, на официальном сайте Крымгосархива.

4.10. Основные положения, характеризующие требования к порядку и формам контроля за исполнением Регламента, в том числе со стороны заинтересованных лиц устанавливаются и определяются в соответствии с законодательством и иными нормативными правовыми актами.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего государственную услугу, а также его должностных лиц

5.1. Заявители, направившие запросы о включении в Государственный  реестр  уникальных документов,   консультанту отдела АФ Крымгосархива, могут обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе исполнения государственной услуги, на основании настоящего Регламента (далее – жалоба), устно или письменно в отдел АФ Крымгосархива или непосредственно к начальнику Крымгосархива или его заместителю.

5.2. Заявитель может обратиться с жалобой при следующих обстоятельствах:

 нарушение срока исполнения государственной услуги;

 требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Республики Крым, для исполнения государственной услуги;

 отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Республики Крым для исполнения государственной услуги, от заявителя;

 затребование с заявителя при исполнении государственной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Республики Крым;

 иных нарушениях прав заявителя при осуществлении государственной услуги.

5.3. Порядок подачи и рассмотрения жалобы.

5.3.1. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в Крымгосархив. Жалобы на решения, принятые начальником Крымгосархива подаются в Совет министров Республики Крым, заместителю Председателя Совета министров Республики Крым – руководителю Аппарата Совета министров Республики Крым, курирующему Крымгосархив.

5.3.2. Жалоба может быть направлена по почте, в форме электронного документа с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», «Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций)» либо регионального портала государственных услуг, по адресам, указанным в пункте 1.4, а также может быть принята при личном приеме заявителя.

5.3.3. Жалоба должна содержать:

– наименование органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

 фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии), сведения о месте жительства заявителя – физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя – юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

 сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего;

 доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

5.4. Срок рассмотрения  жалобы.

5.4.1. Жалоба, поступившая в Крымгосархив, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение 30 рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа Крымгосархива, предоставляющего государственную услугу, должностного лица Крымгосархива, предоставляющего государственную услугу, в приеме документов у заявителя – в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.

5.5. Основания для приостановления или отказа в рассмотрении жалобы:

 в жалобе не указаны официальное название заявителя, направившего жалобу, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

 в жалобе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членам его семьи;

 жалобы на действия (бездействия), решения должностных лиц, по которым принято к рассмотрению в судебном порядке заявление о том же предмете;

 текст жалобы не поддается прочтению, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его официальное название и почтовый адрес поддаются прочтению, а также сообщается по телефону или факсимильной связи, по электронной почте (при наличии такой информации и если указанные данные поддаются прочтению);

 жалоба повторяет текст предыдущего обращения, на которое заявителю давался письменный ответ по существу, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства. В случае поступления такой жалобы заявителю направляется уведомление о ранее данных ответах или копии этих ответов.

5.6. По результатам рассмотрения жалобы Крымгосархив, предоставляющий государственную услугу, принимает одно из следующих решений:

 удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения;

 отказывает в удовлетворении жалобы;

 в случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления, начальник  Крымгосархива, либо уполномоченное им лицо Крымгосархива, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в прокуратуру.

5.7. Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимаются меры по устранению допущенных нарушений, повлекших за собой жалобу, и привлечение к ответственности должностных лиц, допустивших в ходе исполнения государственной услуги, нарушения, в том числе положений Регламента, которые повлекли за собой жалобу.

Заявителю направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.

5.8. Если заявитель не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, или решение не было принято, жалоба может быть подана в Совет министров Республики Крым, заместителю Председателя Совета министров Республики Крым – руководителю Аппарата Совета министров Республики Крым, курирующему Крымгосархив.

5.8.1. Если заявитель не удовлетворен принятым по его жалобе решением, он вправе в течение трех месяцев с момента принятия решения обратиться в районный суд по месту своего жительства или по месту нахождения государственного органа, должностного лица, решение которого оспаривается.

5.8.2. Пропуск трехмесячного срока обращения в суд с заявлением не является для суда основанием для отказа в принятии заявления, но может послужить основанием для отказа в удовлетворении заявления.

5.9. При рассмотрении жалобы заявитель имеет право:

 запрашивать в Крымгосархиве информацию и документы, необходимые для рассмотрения жалобы, обращаться с просьбой об их истребовании;

 знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения жалобы, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую законом тайну.

5.10. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, заявителю в письменной форме, и, по желанию заявителя в электронной форме, направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

5.11. Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу поставленных вопросов.

Заявители могут сообщить о нарушении своих прав и законных интересов, противоправных решениях, действиях (бездействии) должностных лиц Крымгосархива, нарушении настоящего Регламента, некорректном поведении или нарушении служебной этики: по телефону 27-49-65, в письменной форме на бумажном носителе при личном обращении заявителя, жалоба так же может быть направлена на почтовый адрес Крымгосархива: 295006, Республика Крым, г. Симферополь, ул. Павленко, д. 1а, по электронной почте: e-mail: krymgosarchiv@mail.ru.

                                                                                                        Приложение 1

к Регламенту

ЛИСТ УЧЕТА И ОПИСАНИЯ УНИКАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА

В зависимости от объема аннотации, исторической справки и др. Лист учета и описания уникального документа может заполняться на двух и более листах.

Регистрационный номер

____________________________________________________________________________________________________________________________________

Дата включения документа в Государственный реестр

__________________________________________________________________

1. Описание документа

Название (заголовок) документа

__________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________________________________

Самоназвание документа

__________________________________________________________________
Вид документа

____________________________________________________________________________________________________________________________________

Автор документа

____________________________________________________________________________________________________________________________________

Дата (время создания) документа

__________________________________________________________________

Век _________________________________________________________________
Ориентировочная дата

__________________________________________________________________
Язык документа

__________________________________________________________________
Аннотация___________________________________________________________________________________________________________________________

Историческая справка

__________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________________________________

Наличие драгоценных металлов и камней

_________________________________________________________________
__________________________________________________________________

Продолжение

приложения 1

к Регламенту

Палеографические особенности

__________________________________________________________________
__________________________________________________________________Печати ____________________________________________________________________________________________________________________________________
Художественные особенности оформления документа

__________________________________________________________________
Собственность ____________________________________________________________________________________________________________________________________

2. Физическое состояние документа

Материальный носитель

____________________________________________________________________________________________________________________________________
Размеры ____________________________________________________________________________________________________________________________________
Объем ____________________________________________________________________________________________________________________________________
Физическое состояние

____________________________________________________________________________________________________________________________________

Сведения о реставрации

____________________________________________________________________________________________________________________________________

3. Место хранения документа_________________________________________

Адрес места хранения документа:____________________________________

Архивный шифр: фонд №_____,  оп. №___,  ед. хр. №____,  ед. уч. №___, л. № ______.

4. Служебная информация:

Кем представлен  документ: _________________________________________

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭМК государственного архива/ ЭК муниципального архивного учреждения, архива музея, библиотеки от_________№ ________

УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭПК Государственной архивной службы Республики Крым

от_____________№__________

1

    Приложение 2

                                                                                            к Регламенту

ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ
ЛИСТА УЧЕТА И ОПИСАНИЯ УНИКАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА

              На уникальные документы, выявление которых в плановом порядке осуществляют наиболее квалифицированные специалисты  Государственной архивной службы Республики Крым, музеев, библиотек,  организаций Российской академии наук (далее – архив),  на основании отраслевых научно-методических разработок и методических пособий, подготовленных в Федеральном архивном агентстве,  составляются листы учета и описания уникальных документов (Приложение 1).

              Реквизиты формы Листа учета и описания уникального документа соответствуют реквизитам  базы данных  «Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Республики Крым».

              Лист учета и описания уникального документа Архивного фонда Республики Крым состоит из 4 разделов:

1. Описание документа.

2. Физическое состояние документа.

3. Место хранения документа.

4. Служебная информация.

              Реквизиты «Регистрационный номер» и «Дата включения документа в Государственный реестр» – заполняются в порядке, определенном в п. 3.3 Административного регламента. Дата указывается арабскими цифрами (00.00.0000.).

Составление первого раздела «Описание документа»

Реквизит «Название (заголовок) документа» – указывается название документа, под которым он учтен в описи дел, документов, других основных учетных документах архива.

Реквизит «Самоназвание документа» – указывается закрепившееся в научных исследованиях индивидуальное название документа – по имени писца, заказчика, владельца, исследователя, по месту создания, обнаружения, нахождения и др.

Реквизит «Вид документа» – указывается вид документа, например, конституция, указ, грамота, договор, письмо и т.д.

Реквизит «Автор документа» – указывается автор (создатель) текста и документа – фамилия, имя, отчество, псевдоним, прозвище, в возможно более полном виде, позволяющем максимально идентифицировать личность и исключить совпадения.

Данный реквизит заполняется и в том случае, если авторство документа уже включено в название документа или является общепринятым. Например: «Жалованная грамота Ивана III».

Реквизит «Дата (время создания документа)» – заполняется, если документ датирован его создателем.

Дата указывается арабскими цифрами (00.00.0000.).

Реквизит «Век» – заполняется для всех документов, указывается арабскими цифрами.

Реквизит «Ориентировочная дата» – указывается дата, установленная по косвенным данным, например: «Не ранее 12.12.1923 – не позднее 12.12.1923» или «80-ые годы 19 века», «1-ая половина 15 века», «11 век».

Реквизит «Язык документа» – указывается в соответствии с общепринятыми наименованиями языков, например:

 старославянский;

 церковно-славянский;

 русский;

 латинский;

 греческий;

 арабский;

 старофранцузский.

Реквизит «Аннотация» – излагается краткая характеристика документа, указывается место создания, от кого исходит документ, кому адресован, другие данные, приводятся сведения о подлинности документа (подлинник, список, копия с указанием времени их составления), имена лиц, названия учреждений, географические названия и пр., упоминающиеся в документе и имеющие существенное значение.

В аннотации может отмечаться степень подробности сведений («краткие сведения», «подробные сведения»).

По возможности, включаются сведения, в каких еще хранилищах имеются подобные документы.

Если речь идет о старопечатных книгах, то следует отразить вопрос об их экземплярности.

Реквизит «Историческая справка» – включаются данные о происхождении или источнике приобретения документа, истории его бытования.

Реквизит «Наличие драгоценных металлов и камней» – указываются сведения на основании соответствующих граф инвентарной книги учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни.

Реквизит «Палеографические особенности» – указывается способ написания документа (устав, полуустав и т.д.).

Реквизит «Печати» – указывается наличие печатей, их вид, материал, сохранность и принадлежность, описываются изображения и надписи.

Реквизит «Художественные особенности оформления» – отмечается наличие заставок, концовок, миниатюр, подписей, надписей и других элементов, имеющих существенное значение для идентификации документа с точки зрения его уникальности, оговаривается их авторство, указываются художественные особенности переплета и др.

Реквизит «Собственность» – указывается через меню со значениями:

 федеральная;

 государственная Республики Крым;

 муниципальная  Республики Крым.

Реквизит «Владелец» – указывается через меню со значениями:

 ГКУ РК « Государственный архив Республики Крым»

 государственный музей Республики Крым

 государственная библиотека Республики Крым

 организация Российской академии наук.

Составление второго раздела «Физическое состояние документа»

             Реквизит «Материальный носитель» – указывается через меню со значениями:

 бумага

 калька

 пергамент

 ткань

 пленка

Реквизит «Размеры» – указывается формат (в см) документа (при необходимости - каждого (нескольких) листов документа).

Реквизит «Объем» – указывается количество листов, кадров, фотографий, метраж (для кинодокументов) и др.

Реквизит «Физическое состояние» – описывается состояние сохранности документа (для документов на бумажной основе – с использованием буквенно-цифровой индексации повреждений носителя и текста по отраслевой методике).

Реквизит «Сведения о реставрации» – отмечается, подвергался ли документ реставрации с указанием даты ее проведения, организации, Ф.И.О. реставраторов.

Составление третьего раздела «Место хранения документа»

Реквизит «Место хранения» – указывается официально принятое полное и в скобках сокращенное название архива.

Реквизит «Адрес места хранения» – указывается полный почтовый адрес архива.

Реквизит «Архивный шифр» – указываются номера архивного фонда, описи дел, документов, единицы хранения, единицы учета, листов.

В состав архивного шифра единицы хранения аудиовизуальных документов включаются также обозначения (буквенные и цифровые) элемента комплекта, размера негатива, вида носителя звуковой информации.

Составление четвертого раздела «Служебная информация»

Реквизит «Кем представлен документ» – указывается название государственного или муниципального архива, музея, библиотеки, организации Российской академии наук, представившего предложения о включении документов в Государственный реестр.

Реквизит «Протокол ЭК или ЭМК» – указывается название совещательного органа (экспертно-методической или экспертной комиссии государственного или муниципального архива, музея, библиотеки, организации

Российской академии наук), утвердившего предложения о включении уникального документа в Государственный реестр.

Реквизит «Протокол ЭПК» – указывается номер и дата протокола экспертно-проверочной комиссии Государственной архивной службы Республики Крым, принявшей решение о включении уникального документа в Государственный реестр.

Приложение 3

к Регламенту

БЛОК – СХЕМА

последовательности действий по исполнению

государственной функции «Ведение Государственного Реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на территории Республики Крым»

Прием и регистрация документов, поступивших от государственных и муниципальных архивов, музеев и библиотек Республики Крым. Передача их на исполнение

                                 /                                    \

Включение уникальных документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на территории Республики Крым»

( далее – Государственный реестр)

|

Решение ЭПК Крымгосархива об отказе включения документа в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на территории Республики Крым»

Регистрация уникальных документов в Государственном реестре

|

Внесение изменений в Государственный реестр

                                                                                      Приложение 4

                                                                                      к Регламенту

Название архива

АКТ

_____________ № _______________

о внесении изменений и дополнений

в Лист учета и описания

уникального документа, учтенного

в Региональном реестре

УТВЕРДЖАЮ

Руководитель государственного, муниципального архива, музея, библиотеки

Подпись И. О. Фамилия

«____» ___________ 2015 год

В связи со сведениями, полученными в результате научного изучения уникального документа, проведения его реставрации (нужное подчеркнуть) просим внести в Лист учета и описания уникального документа (указать название и поисковые данные документа) следующие изменения:__________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Руководитель государственного,

муниципального архива, музея,

библиотеки                                        подпись                           расшифровка

                           

Заведующий отделом

информации                                                         подпись                                          расшифровка

Заведующий отделом

обеспечения сохранности                             подпись                                          расшифровка