Об утверждении Положения об обработке персональных данных в Министерстве сельского хозяйства Республики Башкортостан



Министерство сельского хозяйства Республики Башкортостан

Министерство сельского хозяйства Республики Башкортостан

Приказ

3 октября 2012 года № 151-к

Об утверждении Положения об обработке персональных данных в Министерстве сельского хозяйства Республики Башкортостан

Зарегистрирован в Управлении Республики Башкортостан по организации деятельности мировых судей и ведению регистров правовых актов 12.11.2012 года № 2392.

1. Утвердить прилагаемое Положение об обработке персональных данных в Министерстве сельского хозяйства Республики Башкортостан.

2. Возложить функцию по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах Министерства сельского хозяйства Республики Башкортостан на отдел информационных технологий и технического обслуживания.

3. Отделу информационных технологий и технического обслуживания обеспечить осуществление классификации эксплуатируемых информационных систем персональных данных.

4. Признать утратившим силу приказ Министерства сельского хозяйства Республики Башкортостан от 26 декабря 2008 года № 176-к.

5. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя министра Р.Ш. Афзалова.

Министр

Э.Ф. Исаев

Приложение

к приказу

Министерства сельского хозяйства

Республики Башкортостан

от «3» октября 2012 года № 151-к

Положение о персональных данных в Министерстве сельского хозяйства Республики Башкортостан

I. Общие положения

1. Настоящее Положение разработано в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных», Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела», постановлением Правительства Российской Федерации от 17 ноября 2007 г. № 781 «Об утверждении Положения об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных», постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 г. № 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации» и определяет правила и условия обработки персональных данных государственных гражданских служащих, замещающих должности государственной гражданской службы Республики Башкортостан в Министерстве сельского хозяйства Республики Башкортостан (далее - гражданские служащие), и кандидатов на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы Республики Башкортостан (далее - иные лица) в Министерстве сельского хозяйства Республики Башкортостан (далее - субъекты персональных данных).

2. Министерство сельского хозяйства Республики Башкортостан (далее - Министерство) является оператором, самостоятельно или совместно с другими лицами организующим и (или) осуществляющим обработку персональных данных субъектов персональных данных (далее - персональные данные), а также определяющим цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.

3. Обработка персональных данных в Министерстве осуществляется в целях исполнения функций в области агропромышленного производства, а также ведения кадровой работы (ведение и хранение личных дел, учетных карточек и трудовых книжек гражданских служащих, содействие в трудоустройстве, обучении и должностном росте, учет результатов исполнения им должностных обязанностей, обеспечение сохранности имущества Министерства, а также документов иных лиц).

II. Правила обработки персональных данных

4. Обработка персональных данных осуществляется с письменного согласия субъектов персональных данных, которое действует со дня их поступления на гражданскую службу и на время ее прохождения, как с использованием средств автоматизации, так и без использования таких средств.

5. Представитель нанимателя в лице заместителя министра обеспечивает защиту персональных данных, содержащихся в личных делах субъектов персональных данных, от неправомерного их использования или утраты.

6. Персональные данные и иные сведения, содержащиеся в личных делах субъектов персональных данных, относятся к сведениям конфиденциального характера (за исключением сведений, которые в установленных федеральными законами случаях могут быть опубликованы в средствах массовой информации), а в случаях, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, - к сведениям, составляющим государственную тайну.

7. При обработке персональных данных в целях реализации возложенных на Министерство полномочий лица, уполномоченные на обработку персональных данных (далее - уполномоченные должностные лица), обязаны соблюдать следующие требования:

а) объем и характер обрабатываемых персональных данных, способы обработки персональных данных должны соответствовать целям обработки персональных данных;

б) защита персональных данных от неправомерного их использования или уничтожения обеспечивается в порядке, установленном нормативными правовыми актами Российской Федерации;

в) передача персональных данных не допускается без письменного согласия субъекта персональных данных, за исключением случаев, установленных федеральными законами. В случае если лицо, обратившееся с запросом, не обладает соответствующими полномочиями на получение персональных данных либо отсутствует письменное согласие субъекта персональных данных на передачу его персональных данных, Министерство вправе отказать в предоставлении персональных данных. В этом случае лицу, обратившемуся с запросом, направляется письменный мотивированный отказ в предоставлении запрашиваемой информации;

г) обеспечение конфиденциальности персональных данных, за исключением случаев обезличивания персональных данных и в отношении общедоступных персональных данных;

д) хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели их обработки. Указанные сведения подлежат уничтожению по достижении цели обработки или в случае утраты необходимости в их достижении, если иное не установлено законодательством Российской Федерации. Факт уничтожения персональных данных оформляется актом;

е) опубликование и распространение персональных данных допускается в случаях, установленных законодательством Российской Федерации.

8. В целях обеспечения защиты персональных данных субъекты персональных данных вправе:

а) получать полную информацию о своих персональных данных и способе обработки этих данных (в том числе автоматизированной);

б) осуществлять свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право получать копии любой записи, за исключением случаев, предусмотренных Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»;

в) требовать внесения необходимых изменений, уничтожения или блокирования персональных данных, которые являются неполными, устаревшими, недостоверными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки;

г) обжаловать в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, действия (бездействие) уполномоченных должностных лиц.

9. Министерство в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» вправе осуществлять обработку (в том числе автоматизированную) персональных данных гражданских служащих

при формировании кадрового резерва.

10. Министерство в соответствии с Федеральным законом «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и Положением о конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 г. № 112 «О конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации» вправе осуществлять обработку (в том числе автоматизированную) персональных данных иных лиц.

11. При переводе или назначении гражданского служащего на должность государственной гражданской службы в другом государственном (муниципальном) органе его личное дело передается в государственный (муниципальный) орган по новому месту замещения должности гражданской службы по письменному запросу соответствующего органа.

III. Правила обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации

12. Обработка персональных данных без использования средств автоматизации осуществляется как на бумажных носителях, так и в электронном виде на материальных носителях информации.

13. Неавтоматизированная обработка персональных данных в электронном виде должна осуществляться на съемных материальных носителях информации.

14. При отсутствии технологической возможности осуществления неавтоматизированной обработки персональных данных в электронном виде на съемных материальных носителях информации необходимо принимать организационные (охрана помещений) и технические (установка сертифицированных средств защиты информации) меры, исключающие возможность несанкционированного доступа к персональным данным лиц, не допущенных к их обработке.

15. Учет материальных носителей информации, содержащих персональные данные, осуществляется служебным делопроизводством. Допускается ведение журналов учета в электронном виде.

16. При обработке персональных данных без использования средств автоматизации уполномоченными должностными лицами не допускается фиксация на одном материальном носителе персональных данных, цели обработки которых заведомо несовместимы.

17. Обработка персональных данных на бумажных носителях осуществляется в соответствии с правовыми актами Министерства по

делопроизводству.

18. При разработке и использовании типовых форм документов, необходимых для реализации возложенных на Министерство полномочий, характер информации в которых предполагает или допускает включение в них персональных данных (далее - типовая форма), должны соблюдаться следующие условия:

а) типовая форма или связанные с ней документы (инструкция по ее заполнению, карточки, реестры и журналы) должны содержать сведения о цели обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, адрес Министерства, фамилию, имя, отчество и адрес субъекта персональных данных, чьи персональные данные вносятся в указанную типовую форму, сроки обработки персональных данных, перечень действий с персональными данными, которые будут совершаться в процессе их обработки;

б) типовая форма должна предусматривать поле, в котором субъект персональных данных может поставить отметку о своем согласии на обработку персональных данных, осуществляемую без использования средств автоматизации, при необходимости получения согласия на обработку персональных данных;

в) типовая форма должна быть составлена таким образом, чтобы каждый из субъектов, чьи персональные данные содержатся в типовой форме, при ознакомлении со своими персональными данными не имел возможности доступа к персональным данным других лиц, содержащихся в указанной типовой форме;

г) типовая форма должна исключать объединение полей, предназначенных для внесения персональных данных, цели обработки которых заведомо несовместимы.

19. Уничтожение или обезличивание персональных данных, если это допускается материальным носителем, может производиться способом, исключающим дальнейшую обработку этих персональных данных, с сохранением возможности обработки иных данных, зафиксированных на материальном носителе (удаление, вымарывание).

20. Уточнение персональных данных при их обработке без использования средств автоматизации производится путем изготовления нового материального носителя с уточненными персональными данными.

IV. Правила обработки персональных данных в информационных системах персональных данных

21. Обработка персональных данных в информационных системах персональных данных осуществляется после завершения работ по

созданию системы защиты персональных данных в информационной системе, проверки ее комиссией, назначаемой приказом Министерства, и оценки соответствия информационной системы персональных данных требованиям безопасности информации.

22. Безопасность персональных данных при их обработке в информационных системах Министерства обеспечивается с помощью системы защиты персональных данных, включающей организационные меры и средства защиты информации (в том числе шифровальные (криптографические) средства, средства предотвращения несанкционированного доступа, утечки информации по техническим каналам, программно-технических воздействий на технические средства обработки персональных данных), а также используемые в информационной системе информационные технологии. Технические и программные средства должны удовлетворять устанавливаемым в соответствии с законодательством Российской Федерации требованиям, обеспечивающим защиту информации.

23. Разрешением на обработку персональных данных на объекте информационной системы персональных данных является приказ Министерства о вводе указанного объекта в эксплуатацию.

24. Безопасность персональных данных, обрабатываемых с использованием средств автоматизации, достигается путем исключения несанкционированного, в том числе случайного, доступа к персональным данным.

25. Персональные данные могут быть предоставлены для ознакомления:

а) сотрудникам, допущенным к обработке персональных данных с использованием средств автоматизации, в части, касающейся их должностных обязанностей;

б) уполномоченным работникам органов исполнительной власти в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

26. Обмен персональными данными при их обработке в информационных системах осуществляется по каналам связи, защита которых обеспечивается путем реализации организационных мер и путем применения программных и технических средств.

27. Самостоятельное подключение средств вычислительной техники, применяемых для хранения, обработки или передачи персональных данных, к информационно-телекоммуникационным сетям, в том числе к информационно-телекоммуникационной сети Интернет, не допускается.

28. Доступ пользователей к персональным данным в информационных системах персональных данных Министерства разрешается после обязательного прохождения процедуры

идентификации и аутентификации.

29. Структурными подразделениями (должностными лицами) Министерства, ответственными за обеспечение безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах, должно быть обеспечено:

а) своевременное обнаружение фактов несанкционированного доступа к персональным данным и немедленное доведение этой информации до руководящих должностных лиц Министерства;

б) недопущение воздействия на технические средства автоматизированной обработки персональных данных, в результате которого может быть нарушено их функционирование;

в) возможность незамедлительного восстановления персональных данных, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним;

г) постоянный контроль за обеспечением уровня защищенности персональных данных;

д) знание и соблюдение условий использования средств защиты информации, предусмотренных эксплуатационной и технической документацией;

е) учет применяемых средств защиты информации, эксплуатационной и технической документации к ним, носителей персональных данных;

ж) при обнаружении нарушений порядка предоставления персональных данных незамедлительное приостановление предоставления персональных данных пользователям информационной системы до выявления причин нарушений и устранения этих причин;

з) разбирательство и составление заключений по фактам несоблюдения условий хранения носителей персональных данных, использования средств защиты информации, которые могут привести к нарушению конфиденциальности персональных данных или другим нарушениям, приводящим к снижению уровня защищенности персональных данных, разработка и принятие мер по предотвращению возможных опасных последствий подобных нарушений.

30. В случае выявления нарушений порядка обработки персональных данных в информационных системах Министерства уполномоченными должностными лицами принимаются меры по установлению причин нарушений и их устранению.

V. Правила допуска и доступа к персональным данным

31. Уполномоченные должностные лица допускаются к информации, содержащей персональные данные, в соответствии с занимаемой должностью и в объеме, необходимом для выполнения ими служебных обязанностей.

32. Допуск к персональным данным разрешается с соблюдением требований настоящего Положения.

33. Фактом ознакомления с разрешением на допуск является подпись уполномоченного должностного лица об ознакомлении со списком должностных лиц, доступ которых к персональным данным необходим для выполнения служебных обязанностей.

34. В соответствии с частью 3 статьи 6 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» Министерство вправе поручить обработку персональных данных другому лицу с согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом, на основании заключаемого с этим лицом договора, в том числе государственного контракта, либо на основании правового акта Министерства. Лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению Министерства, обязано соблюдать принципы и правила обработки персональных данных.

35. В поручении Министерства (правовом акте, контракте, договоре, соглашении) должны быть определены перечень действий (операций) с персональными данными, которые будут совершаться лицом, осуществляющим обработку персональных данных, и цели обработки, должна быть установлена обязанность такого лица соблюдать конфиденциальность персональных данных и обеспечивать безопасность персональных данных при их обработке, а также должны быть указаны требования к защите обрабатываемых персональных данных в соответствии со статьей 19 Федерального закона «О персональных данных».

36. Допуск к персональным данным, в том числе содержащимся в информационных системах персональных данных сторонних организаций, деятельность которых не связана с исполнением функций Министерства, регламентируется законодательством Российской Федерации.

37. Доступ к техническим (программно-техническим) средствам информационных систем персональных данных Министерства предоставляется сторонним организациям, выполняющим работы на договорной основе.

Порядок допуска указанных организаций определяется в договоре на выполнение работ (оказание услуг). Решением о допуске является подписанный в установленном порядке договор на выполнение работ (оказание услуг).

38. Доступ к персональным данным сторонних организаций осуществляется на основании письменных запросов или письменных

соглашений (договоров) сторон об обмене информацией.

В письменном запросе (соглашении, договоре) должны быть указаны следующие сведения:

цель получения информации;

конкретное наименование информации (состав персональных данных);

способ доступа (предоставления), а также сведения о регистрации в уполномоченных органах по защите прав субъектов персональных данных, осуществляющих функции по контролю и надзору в сфере информационных технологий и связи.

При наличии соглашения со сторонней организацией о допуске к персональным данным (предоставлении информации) доступ к персональным данным осуществляется в порядке, указанном в подписанном соглашении (договоре).

39. Доступ к персональным данным, в том числе содержащимся в информационных системах персональных данных сторонних организаций, выполняющих работы на договорной основе, осуществляется на основании подписанного договора на оказание услуг, а также настоящего Положения.

40. Запрещается передача электронных копий баз (банков) данных, содержащих персональные данные, любым сторонним организациям, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

{ВНЕСЕН: Сергеев А.Л. 21.11.2012 г.}