Об утверждении Административного регламента по предоставлению управлением Алтайского края по культуре государственной услуги по выдаче архивных справок или копий архивных документов социально-право...



Документ признан утратившим силу на основании приказа управления Алтайского края по образованию и делам молодежи от 25 октября 2011 года № 388.

УПРАВЛЕНИЕ АЛТАЙСКОГО КРАЯ ПО КУЛЬТУРЕ

ПРИКАЗ

4 сентября 2008 года № 167

Об утверждении Административного регламента по предоставлению управлением Алтайского края по культуре государственной услуги по выдаче архивных справок или копий архивных документов социально-правового характера гражданам и организациям

{Изменения: приказ управления Алтайского края по культуре и архивному делу от 4 июня 2010 года № 163.}

{Новая редакция с изменениями от 4 июня 2010 года № 163.}

Во исполнение постановления Администрации Алтайского края от 09.04.2008 № 142 "Об утверждении программы проведения административной реформы в Алтайском крае в 2008 - 2010 годах" приказываю:

1. Утвердить Административный регламент по предоставлению управлением Алтайского края по культуре государственной услуги по выдаче архивных справок или копий архивных документов социально-правового характера гражданам и организациям.

2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя начальника управления, начальника отдела кадровой политики и образования Горобченко В.К. и главного бухгалтера управления Фролову Г.А.

Начальник управления                                                                                       А.И.ЛОМАКИН

Утвержден

Приказом

управления Алтайского края

по культуре

от 4 сентября 2008 г. N 167

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ УПРАВЛЕНИЕМ АЛТАЙСКОГО КРАЯ ПО

КУЛЬТУРЕ И АРХИВНОМУ ДЕЛУ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ ПО ВЫДАЧЕ АРХИВНЫХ СПРАВОК ИЛИ КОПИЙ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ СОЦИАЛЬНО-ПРАВОВОГО ХАРАКТЕРА ГРАЖДАНАМ И ОРГАНИЗАЦИЯМ {в редакции приказа управления Алтайского края по культуре и архивному делу от 4 июня 2010 года № 163.}

I. Общие положения

Наименование государственной услуги

1. Административный регламент по предоставлению управлением Алтайского края по культуре и архивному делу государственной услуги по выдаче архивных справок или копий архивных документов социально-правового характера гражданам и организациям (далее - "Регламент"), определяет сроки и последовательность соответствующих действий (административных процедур) управления Алтайского края по культуре (далее - "Управление") {в редакции приказа управления Алтайского края по культуре и архивному делу от 4 июня 2010 года № 163.}.

.

Нормативно-правовое регулирование

предоставления государственной услуги

2. Предоставление государственной услуги по выдаче архивных справок или копий архивных документов социально-правового характера гражданам и организациям (далее - "Государственная услуга") осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации;

Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" ("Российская газета", N 95, 05.05.2006);

законом Алтайского края от 28 декабря 1994 г. "Об Архивном фонде Алтайского края и архивах" (в редакции от 8 октября 2001 г. N 65-ЗС и от 12 октября 2005 г. N 66-ЗС) ("Сборник законодательства Алтайского края", 1995 г., N 12);

законом Алтайского края от 29 декабря 2006 г. № 152-ЗС "О рассмотрении обращений граждан Российской Федерации на территории Алтайского края" ("Сборник законодательства Алтайского края", 2006 г., N 128, ч. 2).

Орган по предоставлению государственной услуги

3. Предоставление государственной услуги по выдаче архивных справок или копий архивных документов социально-правового характера гражданам и организациям осуществляет Управление.

Непосредственное исполнение услуги осуществляют:

отдел кадровой политики и образования - в части выдачи архивных документов о подтверждении стажа работы (льготного стажа), о подтверждении награждения;

бухгалтерия - в части выдачи архивных документов о подтверждении размеров заработной платы.

II. Требования к порядку предоставления

государственной услуги

Порядок информирования о государственной услуге

4. Государственная услуга предоставляется в форме архивных справок, архивных выписок и архивных копий.

5. Место нахождения Управления и его почтовый адрес: просп. Ленина, 41, г. Барнаул, 656049.

6. Электронный адрес Управления: komcul@itt.ru.

7. Информация по процедурам исполнения запросов предоставляется: по письменным обращениям; по телефону; по электронной почте; при личном обращении граждан и представителей организаций.

8. По письменным обращениям ответ направляется в срок, не превышающий 30 дней со дня регистрации обращения.

9. По телефону должностные лица Управления дают исчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения запросов граждан и организаций (их представителей).

10. По электронной почте ответ направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 30 дней со дня поступления обращения.

11. Прием граждан и организаций (их представителей) осуществляется:

заместителем начальника отдела кадровой политики и образования, иным уполномоченным должностным лицом отдела по рабочим дням с 9-00 до 13-00 и с 14-00 до 17-30 в кабинете N 409 по просп. Ленина, д. 41, 4 этаж;

главным бухгалтером Управления по рабочим дням с 9-00 до 13-00 и с 14-00 до 17-30 в кабинете N 405 по просп. Ленина, д. 41, 4 этаж.

В случае изменения режима работы Управления приказом Управления может быть установлен иной режим приема граждан.

13. Место ожидания граждан (холл Управления) оборудуется местами для сидения, столом для оформления необходимых документов, оснащается информационными стендами.

На стендах размещается следующая информация:

график приема граждан;

фамилии, имена, отчества должностных лиц Управления, ответственных за предоставление государственной услуги;

фамилии, имена, отчества и должности сотрудников, осуществляющих прием и информирование граждан;

номера кабинетов, где осуществляется прием и информирование граждан;

номера телефонов, адрес электронной почты Управления;

перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги;

образец заполнения заявления.

Тексты информационных материалов печатаются удобным для чтения шрифтом, наиболее важные места выделяются полужирным шрифтом.

14. При приеме граждан или представителей организации лицо, осуществляющее прием, ведет регистрацию приема, дает исчерпывающую консультацию о наличии запрашиваемой информации, сроках и условиях предоставления услуги, а также проверяет наличие необходимых сведений в заявлении и документов, дающих право на получение услуги:

паспорт заявителя;

свидетельство о браке (в случае изменения фамилии заявителя);

трудовая книжка заявителя (либо лица, о котором запрашиваются сведения);

документ, подтверждающий родство заявителя, запрашивающего сведения о другом лице (свидетельство о рождении, браке);

доверенность (при запросе сведений на других лиц, при запросе представителя организации).

15. Для подготовки заявлений граждан и организаций (их представителей) используются следующие формы:

форма заявления о подтверждении стажа работы (льготного стажа) (приложение 1);

форма заявления о подтверждении размеров заработной платы (приложение 2);

форма заявления о подтверждении награждения (приложение 3).

Основание для предоставления государственной услуги

16. Основанием для предоставления государственной услуги является письменный запрос (заявление) в адрес Управления.

В запросе (заявлении) с возможной полнотой указываются сведения, необходимые для его исполнения. В заявлении граждане или организации указывают следующие обязательные реквизиты:

наименование организации или должностного лица, которому оно адресовано;

фамилия, имя, отчество заявителя;

почтовый адрес места жительства заявителя (местонахождение организации - при направлении запроса от организации);

перечень запрашиваемых сведений;

дата;

личная подпись.

Интернет-обращения граждан или организаций должны содержать следующие реквизиты:

наименование организации или должностного лица, которому они адресованы;

изложение существа обращения;

фамилию, имя, отчество заявителя;

почтовый адрес места жительства;

электронный адрес;

дату отправления письма.

17. Для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

Условия и сроки предоставления государственной услуги

18. Запросы граждан и организаций, поступившие в Управление, рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации. В исключительных случаях начальник Управления либо уполномоченное на это лицо вправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 дней, уведомив об этом заявителя.

Перечень оснований для отказа в предоставлении

государственной услуги

19. По запросам, поступившим в Управление, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, гражданам и организациям направляется ответ о необходимости предоставления дополнительных сведений.

20. Не подлежат рассмотрению запросы и Интернет-обращения, не содержащие фамилии (наименования организации), почтового адреса и/или электронного адреса заявителя. Также не принимаются к рассмотрению запросы, содержащие ненормативную лексику и оскорбительные высказывания.

Другие положения, характеризующие требования

к предоставлению государственной услуги

21. Выдача архивных справок осуществляется бесплатно.

III. Административные процедуры

Описание последовательности действий при

предоставлении государственной услуги

22. Ответственными за предоставление государственной услуги являются заместитель начальника управления, начальник отдела кадровой политики и образования и главный бухгалтер (далее - "начальники отделов"), осуществляющие организацию работы по предоставлению государственной услуги.

23. Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

регистрация запросов и передача их на исполнение;

анализ тематики поступивших запросов;

направление запросов на исполнение;

подготовка, оформление и направление ответов гражданам и организациям (заявителям).

24. Порядок предоставления Управлением государственной услуги осуществляется в соответствии с блок-схемой (приложение 4).

Регистрация запросов и передача их на исполнение

25. Поступившие в Управление письменные запросы (заявления) регистрируются в день поступления должностным лицом, принявшим запрос (заявление).

26. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.

27. После регистрации запросы передаются на рассмотрение начальникам отделов.

Рассмотренные заявления с резолюцией поступают непосредственно исполнителям.

28. Запросы, поступившие на имя начальника Управления, рассматриваются им непосредственно, после чего с его резолюцией направляются начальникам отдела.

29. При поступлении Интернет-обращения (запроса) пользователя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению. Интернет-обращение (запрос) распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в общем порядке.

Анализ тематики поступивших запросов

30. Начальники отделов или уполномоченные лица осуществляют анализ тематики поступивших запросов с учетом необходимых профессиональных навыков и информационного материала. При этом определяется:

степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

возможность исполнения запроса.

Направление запросов на исполнение

31. По итогам анализа тематики поступивших запросов они распределяются между исполнителями.

Подготовка, оформление и направление

ответов гражданам и организациям

32. В случае, если запрос не может быть исполнен, заявителю направляется письмо с объяснением этих причин: отсутствие запрашиваемых сведений, необходимость предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса и т.д. При этом заявителю могут быть даны рекомендации о возможных местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса.

При отсутствии в Управлении документов, необходимых для исполнения запроса, составляется ответ с изложением факта и причин отсутствия документов, содержащих запрашиваемые сведения.

Отрицательные ответы, архивные справки, выписки высылаются в адрес заявителей почтой. При отправке ответа заявителю высылается первый экземпляр архивной справки, выписки и первый экземпляр сопроводительного письма.

33. Рассмотрение запроса (заявления) гражданина (организации) считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

Порядок и формы контроля за совершением

действий и принятием решений

34. Текущий контроль за совершением действий по предоставлению государственной услуги, определенных административными процедурами, и принятием решений осуществляется начальниками отделов.

35. Текущий контроль осуществляется путем проведения начальниками отделов проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента.

36. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Управления.

37. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей, к виновным лицам применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

38. Проверки могут быть плановыми и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.

39. Для проверки полноты и качества исполнения государственной услуги начальником Управления формируется рабочая группа, в состав которой включаются государственные гражданские служащие Управления.

40. Результаты деятельности рабочей группы оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

Порядок обжалования действия (бездействия) и решений,

осуществляемых в ходе выполнения Регламента

41. Обжалование действий (бездействия) и решений должностных лиц, осуществляемых (принятых) в ходе выполнения настоящего Регламента, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.

42. Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает:

фамилию, имя, отчество;

почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

изложение сути жалобы;

личную подпись и дату.

В случае необходимости, в подтверждение своих доводов, заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.

43. Начальник Управления:

обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;

запрашивает необходимые для рассмотрения жалобы, документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

44. Ответ на жалобу подписывается начальником Управления, его заместителями.

45. Ответ на жалобу, поступившую в Управление, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

46. Письменная жалоба, поступившая в Управление, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.

В исключительных случаях начальник Управления вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя, направившего жалобу.

47. Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.

Управление при получении письменной жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных вопросов и сообщить заявителю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.

Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

48. Если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник Управления, иное уполномоченное на то должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в Управление. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.

Приложение 1

                                      Начальнику управления Алтайского края

                                      по культуре

                                      от __________________________________

                                          фамилия, имя, отчество заявителя

                                      _____________________________________

                                          либо наименование организации

                                       и фамилия, имя, отчество и должность

                                                ее представителя,

                                      проживающего(ей)   по   адресу  (либо

                                      местонахождение организации)

                                      _____________________________________

                                            индекс, район, город, село

                                      _____________________________________

                                               улица, дом, квартира

                               ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу подтвердить стаж работы (льготный стаж) гражданина(нки)

___________________________________________________________________________

               фамилия, имя, отчество, год рождения

___________________________________________________________________________

Место работы: _____________________________________________________________

      название организации, ее подчиненность, производство, цех, должность

___________________________________________________________________________

в период __________________________________________________________________

                              указать годы работы

Подпись _________________________

Дата ____________________________

Приложение 2

                                      Начальнику управления Алтайского края

                                      по культуре

                                      от __________________________________

                                          фамилия, имя, отчество заявителя

                                      _____________________________________

                                          либо наименование организации

                                       и фамилия, имя, отчество и должность

                                                ее представителя,

                                      проживающего(ей)   по   адресу  (либо

                                      местонахождение организации)

                                      _____________________________________

                                            индекс, район, город, село

                                      _____________________________________

                                               улица, дом, квартира

                               ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу подтвердить заработную плату гражданина(нки) ________________________

___________________________________________________________________________

               фамилия, имя, отчество, год рождения

___________________________________________________________________________

Место работы: _____________________________________________________________

      название организации, ее подчиненность, производство, цех, должность

___________________________________________________________________________

в период __________________________________________________________________

                              указать годы работы

Подпись _________________________

Дата ____________________________

Приложение 3

                                      Начальнику управления Алтайского края

                                      по культуре

                                      от __________________________________

                                          фамилия, имя, отчество заявителя

                                      _____________________________________

                                          либо наименование организации

                                       и фамилия, имя, отчество и должность

                                                ее представителя,

                                      проживающего(ей)   по   адресу  (либо

                                      местонахождение организации)

                                      _____________________________________

                                            индекс, район, город, село

                                      _____________________________________

                                                улица, дом, квартира

                               ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу подтвердить награждение гражданина(нки) _____________________________

___________________________________________________________________________

                   фамилия, имя, отчество, год рождения

Название награды __________________________________________________________

Место работы в период награждения: ________________________________________

                                    название организации, ее подчиненность,

___________________________________________________________________________

                        производство, цех, должность

Год награждения ___________________________________________________________

Подпись ___________________

Дата ______________________

Приложение 4

БЛОК-СХЕМА

ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТИ ДЕЙСТВИЙ УПРАВЛЕНИЯ ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ

ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ ПО ВЫДАЧЕ АРХИВНЫХ СПРАВОК ИЛИ

КОПИЙ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ СОЦИАЛЬНО-ПРАВОВОГО ХАРАКТЕРА

ГРАЖДАНАМ И ОРГАНИЗАЦИЯМ

                            ┌─┬──────────────────┐

                            ├─┘ Запрос заявителя │

                            └────────┬───────────┘

                                     │

                                     v

                          ┌──────────┴─────────────┐

                          │  Регистрация запросов  │

                          └──┬───────────────────┬─┘

                             │                   │

                             v                   v

┌────────────────────────────┴─────────┐      ┌──┴────────────────────┐

│  Рассмотрение запросов заместителем  │      │   Передача запроса    │

│  начальника управления, начальником  ├────>─┤ на исполнение в отдел │

│      отдела кадровой политики и      │      └──┬────────────────────┘

│ образования или главным бухгалтером  │         │

└──────────────────────────────────────┘         │

                                                 v

                       ┌/────────────────────────┴──────┐

                       /    Анализ тематики запроса.    │

             ┌─────────┤ Принятие решения о возможности ├────┐

             │         │       исполнения запроса       │    │

             │         └────────────────────────────────┘    │

             v                                               v

┌────────────┴───────────────┐                  ┌────────────┴───────┐

│  Уведомление заявителя о   │                  │Направление запроса │

│        предоставлении      │                  │    на исполнение   │

│   дополнительных сведений  │                  │   непосредственно  │

│ для исполнения запроса или │                  │     исполнителю    │

│        об отсутствии       │                  └┬───────────────────┘

│   запрашиваемых сведений   │                   │

└────────────────────────────┘                   │

                                                 v

                  ┌──────────────────────────────┴┐

                  │  Проверка ответов на запросы  │

                  │      начальником отдела       │

                  └────────────────┬──────────────┘

                                   │

                                   v

                  ┌────────────────┴────────────────┐

                  │    Рассмотрение ответов на      │

                  │ запросы начальником Управления  │

                  └────────────────┬────────────────┘

                                   │

                                   v

                  ┌────────────────┴────────────────┐

                  │    Снятие запросов с контроля   │

                  └────────────────┬────────────────┘

                                   │

                                   v

               ┌───────────────────┴─────────────────────┐

               │ Направление заявителю архивной справки, │

               │ выписки, ответа об отсутствии сведений  │

               └───────────────────┬─────────────────────┘

                                   │

                                   v

            ┌ - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - ┐

            │ Предоставление государственной услуги завершено │

            └ - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - ┘