О ПРОВЕДЕНИИ ЕДИНОЙ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ПОЛИТИКИ В АРХИВНОМ ДЕЛЕ МИНИСТЕРСТВА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ



ПРИКАЗ

МИНИСТЕРСТВА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

05.05.2015 № 1313

Г. НОВОСИБИРСК

О ПРОВЕДЕНИИ ЕДИНОЙ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ПОЛИТИКИ В АРХИВНОМ ДЕЛЕ МИНИСТЕРСТВА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» в целях оказания методической и практической помощи государственным гражданским служащим министерства здравоохранения Новосибирской области и сотрудникам подведомственных учреждений по вопросам оптимизации состава документов, подлежащих передаче на государственное хранение, организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору к уничтожению и (или) подготовке к передаче на государственное хранение приказываю:

1. Утвердить прилагаемые:

1) состав постоянно действующей центральной экспертной комиссии министерства здравоохранения Новосибирской области;

2) положение о постоянно действующей центральной экспертной комиссии министерства здравоохранения Новосибирской области.

2. Руководителям государственных учреждений, подведомственных министерству здравоохранения Новосибирской области:

1) создать экспертные комиссии, в случае их наличия актуализировать состав;

2) разработать и утвердить положения об экспертных комиссиях;

3) согласовать передачу документов на государственное хранение с архивными органами муниципальных районов и городских округов Новосибирской области;

4) обеспечить сохранность подлинников управленческой и медицинской документации;

5) осуществлять передачу документов правопреемникам при реорганизации учреждения, учреждениям государственной архивной службы Новосибирской области при ликвидации.

3. И.о. начальника отдела организационно-правовой и кадровой работы министерства здравоохранения Новосибирской области Черепановой О.А. обеспечить учет и сохранность документов постоянного хранения и по личному составу министерства здравоохранения Новосибирской области.

4. Начальникам структурных подразделений министерства здравоохранения Новосибирской области организовать ведение делопроизводства, учет сохранность документов, создаваемых сотрудниками структурных подразделений министерства здравоохранения Новосибирской области.

5. Признать утратившим силу приказ министерства здравоохранения Новосибирской области от 13.01.2012 № 27 «О проведении единой государственной политики в архивном деле учреждений здравоохранения».

6. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Министр

О.И. Иванинский

УТВЕРЖДЕН

приказом министерства

здравоохранения Новосибирской области

от 05.05.2015 № 1313

Состав

постоянно действующей центральной экспертной комиссии министерства здравоохранения Новосибирской области

Фролов Ярослав

Александрович

заместитель министра здравоохранения

Новосибирской области,

председатель комиссии;

Панина Татьяна

Анатольевна

заместитель начальника отдела организационно

- правовой и кадровой работы министерства

здравоохранения Новосибирской области,

секретарь комиссии;

Белецкая Ольга

Акимовна

начальник отдела охраны здоровья женщин и

детей министерства здравоохранения

Новосибирской области;

Беушева Ольга

Валентиновна

начальник отдела организации лекарственного

обеспечения министерства здравоохранения

Новосибирской области;

Дьяконова Наталья

Петровна

и.о. начальника отдела организации

медицинской помощи взрослому населению

управления организации медицинской помощи

министерства здравоохранения Новосибирской

области;

Зубарев Юрий

Федорович

начальник отдела развития инфраструктуры

здравоохранения министерства

здравоохранения Новосибирской области;

Колупаева

Ирина Евгеньевна

ведущий методист Государственного казенного

учреждения Новосибирской области

«Государственный архив Новосибирской

области» (по согласованию);

Колупаев Александр

Валерьевич

начальник финансово-аналитического отдела

министерства здравоохранения Новосибирской

области;

Маковецких Юлия

Александровна

консультант отдела организационно-правовой и

кадровой работы министерства

здравоохранения Новосибирской области;

Рахманова Ольга

Валерьевна

начальник отдела отраслевого планирования и

финансирования министерства

здравоохранения Новосибирской области;

Слепченко Елена

Владимировна

начальник отдела бухгалтерского учета -

главный бухгалтер министерства

здравоохранения Новосибирской области;

Пучкова Валентина

Васильевна

начальник отдела лицензирования

медицинской и фармацевтической

деятельности министерства здравоохранения

Новосибирской области;

Покровская Ольга

Борисовна

начальник управления организации

медицинской помощи министерства

здравоохранения Новосибирской области;

Чаус Инна

Владимировна

начальник отдела мониторинга программ и

ревизионной работы министерства

здравоохранения Новосибирской области;

Черепанова Олеся

Александровна

и.о. начальника отдела организационно -

правовой и кадровой работы министерства

здравоохранения Новосибирской области.

УТВЕРЖДЕН

приказом министерства

здравоохранения Новосибирской области

от 05.05.2015 № 1313

ПОЛОЖЕНИЕ

о постоянно действующей центральной экспертной комиссии министерства здравоохранения Новосибирской области

1. Общие положения

1.1. Постоянно действующая центральная экспертная комиссия министерства здравоохранения Новосибирской области (далее - ЦЭК) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, специальную - относящуюся к основной отраслевой (специфической) деятельности, аудиовизуальную документацию, образующуюся в процессе деятельности министерства здравоохранения Новосибирской области (далее - министерство), а также для осуществления контроля за деятельностью экспертных комиссий (далее - ЭК) подведомственных организаций, ведением делопроизводства и сохранностью документов в подведомственных организациях.

ЦЭК является совещательным органом при министре здравоохранения Новосибирской области (далее - министр).

1.2. Решения ЦЭК вступают в силу после их утверждения министром. В необходимых случаях решения ЦЭК утверждаются после их предварительного согласования с управлением государственной архивной службы Новосибирской области (далее - управление ГАС Новосибирской области).

1.3. В своей работе ЦЭК руководствуется Федеральным законом Российской Федерации от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Новосибирской области от 26.09.2005 № 315-ОЗ «Об архивном деле в Новосибирской области», «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, распорядительными документами министерства, положением о ЦЭК.

1.4. ЦЭК возглавляется заместителем министра здравоохранения Новосибирской области.

1.5. Персональный состав ЦЭК назначается приказом министерства из числа работников министерства. По согласованию сторон в состав ЦЭК может быть включен представитель Государственного архива Новосибирской области.

1.6. В качестве экспертов к работе ЦЭК могут привлекаться специалисты подведомственных министерству организаций и представители любых сторонних организаций.

2. Основные задачи ЦЭК

Основными задачами ЦЭК являются:

2.1. Координация работы и методическое руководство ЭК подведомственных министерству организаций.

2.2. Разработка и усовершенствование нормативных документов по делопроизводству и организации работы архива министерства (положения о ЦЭК и архиве, номенклатур дел организации; примерных положений об ЭК и архиве, примерных номенклатур дел подведомственных организаций).

2.3. Осуществление контроля за правильным ведением делопроизводства и обеспечением сохранности документов в министерстве и подведомственных организациях.

2.4. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства.

2.5. Организация и проведение отбора и подготовки документов, в том числе аудиовизуальной, фото-видео, машиночитаемой, научно-технической и другой специальной документации к передаче на государственное хранение.

2.6. Отбор, аннотирование, описание фотодокументов, отражающих историю министерства и ее подведомственных организаций, с последующей передачей на государственное хранение.

2.7. Организация работы по выявлению в министерстве и подведомственных организациях владельцев и держателей личных фондов и коллекций, документы которых могут быть отнесены к составу Архивного фонда Российской Федерации.

3. Основные функции ЦЭК

В соответствии с возложенными на нее задачами ЦЭК выполняет следующие функции:

3.1. Осуществляет методическое руководство деятельностью ЭК подведомственных организаций и координирует их деятельность.

3.2. Организует разработку и усовершенствование нормативных документов по делопроизводству и организации работы архива министерства (положений о ЦЭК и архиве, номенклатур дел; примерных положений об ЭК и архиве, примерных номенклатур дел подведомственных организаций).

3.3. Проводит проверки ведения делопроизводства и обеспечения сохранности документов в министерстве и подведомственных организациях.

3.4. Организует и проводит экспертизу ценности документов министерства на стадии делопроизводства, осуществляет контроль за качеством проведения экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства в подведомственных организациях.

3.5. Организует и проводит совместно с ответственными работниками за ведение делопроизводства в структурных подразделениях министерства, работу по ежегодному отбору документов министерства и подведомственных организаций, в том числе аудиовизуальной, фото-видео, машиночитаемой, научно-технической и другой специальной документации для дальнейшего хранения в архивах организаций и уничтожения.

3.6. Дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по делопроизводству министерства и подведомственных организаций.

3.7. Организует и проводит работу по выявлению владельцев личных фондов и отбору коллекций в министерстве и подведомственных организациях.

3.8. Организует и проводит работу по инициативному документированию (записи воспоминаний старейших работников, кинофотосъемки) с целью создания устной истории министерства и подведомственных организаций.

3.9. Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет:

3.9.1. На утверждение ЭПК управления ГАС Новосибирской области:

- описи дел постоянного хранения управленческой, а также специальной документации, относящейся к основной отраслевой (специфической) деятельности министерства, в том числе аудиовизуальной документации на бумажном и электронном носителях;

-описи дел личного происхождения или описи коллекций личных фондов; -акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, имеющих в номенклатуре дел отметку «ЭПК».

3.9.2. На согласование ЭПК управления ГАС Новосибирской области: -сводную номенклатуру дел министерства;

-примерные номенклатуры дел подведомственных организаций; -инструкцию по документационному обеспечению министерства; -положение о ЦЭК;

-примерные положения об ЭК подведомственных организаций; -положение об архиве министерства;

-примерные положения об архивах подведомственных организаций; -описи дел по личному составу министерства;

-акты об утрате или неисправимом повреждении документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации.

3.9.3. На рассмотрение ЭПК управления ГАС Новосибирской области: -предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий

документов, установленных перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем.

3.9.4. На утверждение министру:

-акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (кроме перечисленных в п. 3.9.1 настоящего положения);

-акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу.

3.10. Рассматривает и согласовывает документы подведомственных организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов:

- номенклатуры дел;

- инструкции по делопроизводству;

- положения об ЭК;

- положения об архиве;

- описи дел постоянного хранения управленческой, а также специальной документации, относящейся к основной отраслевой (специфической) деятельности организации,в том числе аудиовизуальной документации на традиционных и электронных носителях, отобранной для постоянного хранения и научно-справочный аппарат к ним;

- описи дел по личному составу и научно-справочный аппарат к ним.

3.11. Проводит консультации для сотрудников министерства и подведомственных организаций по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.

4. Права ЦЭК

ЦЭК имеет право:

4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам министерства, подведомственным организациям по вопросам оформления документов, разработок номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов и упорядочения дел, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу.

4.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений, включая руководителей подведомственных организаций:

-письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу;

-предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

4.3. Заслушивать на своих заседаниях сообщения руководителей структурных подразделений министерства и подведомственных организаций о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, о причинах утраты документов.

4.4. Приглашать на заседания ЦЭК в качестве экспертов специалистов структурных подразделений министерства, подведомственных организаций, представителей государственного архива Новосибирской области, сторонних организаций.

4.5. Не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

4.6. Информировать руководство о состоянии делопроизводства и архива министерства и подведомственных организаций.

4.7. В установленном порядке представлять интересы министерства в Государственном архиве Новосибирской области и управлении ГАС Новосибирской области.

5. Организация работы ЦЭК

5.1. ЦЭК работает в тесном контакте с ЭПК управления ГАС Новосибирской области, с государственным архивом Новосибирской области, получает от них соответствующие организационно-методические указания.

5.2. ЦЭК работает по годовому плану, утвержденному министром. Копия плана работы ЦЭК для сведения направляется в Государственный архив Новосибирской области.

5.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЦЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Все заседания ЦЭК протоколируются. Поступившие на рассмотрение ЦЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее, чем через 10 рабочих дней.

5.4. Заседание ЦЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в его работе приняли участие не менее половины членов ЦЭК. Решения принимаются простым большинством голосов присутствующих на заседании членов ЦЭК. При разделении голосов поровну, решение принимает председатель ЦЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЦЭК. Приглашенные специалисты и эксперты имеют право совещательного голоса и в голосовании не участвуют.

5.5. Ведение делопроизводства ЦЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЦЭК решений возлагается на секретаря комиссии.

5.6. Копии решений ЦЭК, принятые относительно согласования нормативных документов по делопроизводству, организации архива, рассмотрения описей на дела постоянного хранения и по личному составу; рассмотрения других вопросов по отбору и передаче архивных документов на государственное хранение, представляются на ЭПК управления ГАС Новосибирской области вместе с пакетом документов, предлагаемых для рассмотрения.