Об утверждении Административных регламентов Архивной службы Кабардино-Балкарской Республики по исполнению государственных функций и предоставлению государственных услуг и признании утратившими силу...



Утратил силу: в ред. Приказа Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики от 20.02.2020 № 5

АРХИВНАЯ СЛУЖБА КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

ПРИКАЗ

05 июня 2013 № 23

Об утверждении Административных регламентов Архивной службы Кабардино-Балкарской Республики по исполнению государственных функций и предоставлению государственных услуг и признании утратившими силу некоторых приказов Архивной службы Кабардино-Балкарской Республики

(изменения и дополнения:

Приказом Архивной службы Кабардино-Балкарской Республики от 05.07.2013 № 26, НГР: RU07000201300349)

Приказом Архивной службы Кабардино-Балкарской Республики от 06.02.2017 № 13, НГР: RU07000201700017)

В соответствии с Постановлением Правительства Кабардино-Балкарской Республики от 5 сентября 2011 года № 277-ПП «О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг» (в редакции Постановления Правительства КБР от 16.04.2013 №116-ПП) приказываю:

1.Утвердить прилагаемые административные регламенты по исполнению Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики государственных функций:

1) Административный регламент по исполнению Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики государственной функции «Ведение государственного реестра уникальных документов архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики».

2) Административный регламент по исполнению Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики государственной функции «Ведение государственного учета документов Архивного фонда Кабардино- Балкарской Республики и других архивных документов».

3) Административный регламент по исполнению Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики государственной функции «Организация приема граждан, обеспечение своевременного и полного рассмотрения их обращений, поданных в устной или письменной форме, принятие по ним решений и направление ответов в установленный законодательством срок».

4) Административный регламент по исполнению Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики государственной функции «Проведение антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и их проектов».

Утвердить прилагаемые административные регламенты предоставления Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики государственных услуг:

1) Административный регламент по предоставлению Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики государственной услуг «Рассекречивание архивных документов по заявкам пользователей предоставление доступа к ним».

2) Административный регламент предоставления Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики государственной услуг «Согласование положений об экспертных комиссиях, об архивах, а также инструкций по делопроизводству республиканских и территориальных органов государственной власти и подведомственных им органов организаций».

3) Административный регламент предоставления Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики государственной услуг «Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав свобод, оформления в установленном порядке архивных справок направляемых в иностранные государства».

4) Административный регламент предоставления Архивной службо1 Кабардино-Балкарской Республики государственной услуги «Оказана методической помощи юридическим и физическим лицам по ведении делопроизводства и формированию ведомственного архива».

5) Административный регламент предоставления Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики государственной услуг «Организация передачи и приема документов на государственное хранение».

6) Административный регламент предоставления Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики государственной услуг «Обслуживание пользователей в читальном зале».

7) Административный регламент предоставления Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики государственной услуг «Упорядочение архивных документов».

8) Административный регламент предоставления Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики государственной услуг «Осуществление экспертизы ценности документов».

9) Административный регламент предоставления Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики государственной услуг «Информационное обеспечение органов государственной власти местного самоуправления, граждан и организаций ретроспективно информацией по профилю их деятельности на основе документов Архивного фонда Российской Федерации».

10) Утратил силу

Приказом Архивной службы Кабардино-Балкарской Республики от 06.02.2017 № 13, НГР: RU07000201700017)

В связи с введением в действие Административных регламентов Архивной службы Кабардино-Балкарской Республики по исполнению государственных функций и предоставлению государственных услуг в новой редакции, признать утратившими силу следующие приказы Архивной службы КБР:

1) Признать утратившим силу приказ Архивной службы Кабардино- Балкарской Республики от 30.06.2008 № 27 «Об утверждении административных регламентов Архивной службы Кабардино-Балкарской Республики по исполнению государственной функции и по предоставлению государственных услуг».

2) Признать утратившим силу приказ Архивной службы Кабардино- Балкарской Республики от 12.05.2010 № 33 «Об утверждении Административного регламента по исполнению Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики государственной функции «Проведение антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и их проектов».

3) Признать утратившим силу приказ Архивной службы Кабардино- Балкарской Республики от 28.05.2010 № 36 «Об утверждении административных регламентов Архивной службы Кабардино-Балкарской Республики по исполнению государственной функции и предоставлению государственной услуги».

4) Признать утратившим силу приказ Архивной службы Кабардино- Балкарской Республики от 30.06.2010 № 40 «Об утверждении административного регламента Архивной службы Кабардино-Балкарской Республики по предоставлению государственной услуги».

5) Признать утратившим силу приказ Архивной службы Кабардино- Балкарской Республики от 20.07.2010 № 45 «Об утверждении Административного регламента Архивной службы Кабардино-Балкарской Республики по исполнению государственной функции».

6) Признать утратившим силу приказ Архивной службы Кабардино- Балкарской Республики от 23.11.2010 № 60 «Об утверждении административного регламента Архивной службы Кабардино-Балкарской Республики по предоставлению государственной услуги».

7) Признать утратившим силу приказ Архивной службы Кабардино- Балкарской Республики от 06.02.2012 № 10 «Об утверждении Административных регламентов по предоставлению Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики государственных услуг».

8) Признать утратившим силу приказ Архивной службы Кабардино- Балкарской Республики от 15.03.2013 № 11-а «О внесении изменений и дополнений в Административные регламенты по предоставлению Архивной службой КБР государственных услуг».

Руководитель

Архивной службы КБР

С.Х.Шхагапсоев

Утвержден

приказом Архивной службы КБР

от 05.06.2013 №23

Утвержден

приказом Архивной службы КБР

от 05.06.2013 №23

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

по исполнению Архивной службой КБР государственной функции «Ведение государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики»

I. Общие положения

1. Административный регламент по исполнению Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики (далее – АС КБР) государственной функции по ведению Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики (далее - государственная функция) определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) Архивной службы Кабардино-Балкарской Республики, порядок взаимодействия между Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики, музеями, библиотеками, республиканскими организациями Российской академии наук, при осуществлении полномочий по ведению Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики.

2. Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации;

Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Конституцией Кабардино-Балкарской Республики;

Республиканским законом от 12 января 2009 года № 3-РЗ «Об архивном деле в Кабардино-Балкарской Республике»;

Постановлением Правительства Кабардино-Балкарской Республики от 30 мая 2010 года № 143-ПП «О Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики»;
Приказом Минкультуры России от 18 января 2007года № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»;

Положением об Архивной службе Кабардино-Балкарской Республики, утвержденным постановлением Правительства Кабардино-Балкарской Республики от 7 декабря 2011 года № 370-ПП.

3. Исполнение государственной функции АС КБР осуществляет при участии республиканских государственных и муниципальных архивов, музеев, библиотек, республиканских организаций Российской академии наук:

3.1. Республиканские и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, республиканские организации Российской академии наук в отношении хранящихся у них уникальных документов (далее - Заявители), представляют предложения о включении документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики (далее - Государственный реестр).

3.2. Экспертно-проверочная комиссия АС КБР (далее - ЭПК) технологически обеспечивает исполнение государственной функции путем подготовки вопроса о включении документов в Государственный реестр и регистрации уникальных документов в Государственном реестре.

3.3. ЭПК АС КБР принимает решение о включении документов в Государственный реестр в соответствии с ее компетенцией, определенной положением об ЭПК.

3.4.Сектор автоматизированных архивных технологий управления центрального государственного архива АС КБР ведет электронную базу данных «Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики» в соответствии с его компетенцией.

II. Требования к порядку исполнения государственной функции

4. Для включения документов в Государственный реестр ежегодно к 1 сентября Заявители представляют в АС КБР с сопроводительным письмом следующие документы:

- Лист учета и описания уникального документа (Приложение № 1) на бумажном носителе в двух экземплярах и в электронном виде, составленный в соответствии с порядком проведения этой работы (Приложение № 2);

- экспертные заключения об уникальности документа (не менее двух).

5. Результатом обращения Заявителя являются:

- решение ЭПК о включении уникального документа в Государственный реестр, подписанное председателем ЭПК и секретарем ЭПК после утверждения протокола заседания ЭПК Руководителем АС КБР;

- решение ЭПК об отказе о включении документа в Государственный реестр, подписанное председателем ЭПК и секретарем ЭПК после утверждения протокола заседания ЭПК Руководителем АС КБР.

6. Срок исполнения государственной функции - в течение 3 месяцев со дня поступления соответствующих документов в АС КБР.

7. Критерии принятия решения об отказе в рассмотрении вопроса о включении документов в Государственный реестр:

- непредставление всех необходимых документов, перечисленных в пункте 4;

- ненадлежащее оформление представленных документов.

8. Об отказе в рассмотрении вопроса о включении документов в Государственный реестр АС КБР информирует Заявителя письменно в течение 10 рабочих дней с момента регистрации поступивших документов.

Порядок информирования об исполнении государственной функции

9. Местонахождение Архивной службы Кабардино-Балкарской Республики и ее почтовый адрес:

360001, КБР, г. Нальчик, ул. Горького, д. 13.

Электронный адрес АС КБР: archives_kbr@mail.ru

Телефон АС КБР: (8662)76-04-28.

Факс: (8662) 76-04-26.

Официальный сайт АС КБР «Архивы КБР»: http://www.kbrarchive.ru.

10. График работы АС КБР:

понедельник - пятница 9.00 - 18.00

суббота - воскресенье - Выходные дни.

11. Информация об исполняемой АС КБР государственной функции предоставляется непосредственно в помещении АС КБР, а также по телефону, электронной почте, посредством ее размещения на сайте «Архивы КБР» (http://www.kbrarchive.ru). Специфика деятельности АС КБР по исполнению данной государственной функции, не предполагает получение услуги в многофункциональном центре предоставления услуг (ГБУ МФЦ).

12. Информирование по процедуре исполнения государственной функции производится:

- по телефону;

- по письменным обращениям;

- по электронной почте;

- посредством личного обращения в АС КБР.

13. При ответах на телефонные звонки сотрудник АС КБР подробно со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты в вежливой форме информирует обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок.

14. В случае, если для подготовки ответа требуется продолжительное время, сотрудник, осуществляющий устное информирование, может предложить заинтересованным лицам обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для заинтересованного лица время для устного информирования.

15. При информировании посредством личного обращения сотрудник АС КБР обязан принять Заявителя в заранее согласованное время в соответствии с графиком работы АС КБР.

16. При информировании по письменным обращениям ответ в простой, четкой и понятной форме с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления на адрес Заявителя.

17. Информация по запросу, направленная через официальный сайт, размещается на сайте «Архивы КБР» в разделе «вопросы-ответы».

18. При информировании в форме ответов по электронной почте ответ на обращение направляется по электронной почте на электронный адрес Заявителя.

19. Все запросы исполняются в срок, не превышающий 10 рабочих дней с момента регистрации обращения.

Требования к удобству и комфорту места приема заявителей

20. Организация приема по информированию о выполнении государственной функции осуществляется сотрудниками АС КБР на рабочем месте.

21. В день назначенной встречи сотрудник АС КБР обязан заказать в установленном порядке пропуск Заявителю. По прибытии Заявителя в здание, где размещается АС КБР, сотрудник обязан его лично встретить и проводить к своему рабочему месту.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур

22. Реализация государственной функции по ведению Государственного реестра заключается в пополнении Государственного реестра вновь выявленными уникальными документами, поддержании его в актуальном и достоверном состоянии и включает в себя следующие административные процедуры:

- включение уникальных документов в Государственный реестр;

- регистрация уникальных документов в Государственном реестре;

- внесение изменений в Государственный реестр.

Включение уникальных документов в Государственный реестр

23. Прием пакета документов, поступивших от Заявителя, осуществляет сотрудник АС КБР, ответственный за прием и регистрацию почтовой корреспонденции, который проверяет правильность доставки, целостность упаковки документов.

24. Поступившие документы регистрируются в Службе делопроизводства АС КБР, обеспечивающем прием и регистрацию почтовой корреспонденции, с записью в регистрационно-контрольной форме, после чего документы направляются на рассмотрение Руководителю АС КБР - Председателю ЭПК.

25. Руководитель АС КБР определяет сотрудника (далее - Ответственный исполнитель), отвечающего за подготовку материалов к рассмотрению на заседании ЭПК, и передает документы секретарю ЭПК.

26. Секретарь ЭПК совместно с Ответственным исполнителем проверяет комплектность и правильность оформления документов, поступивших на рассмотрение ЭПК.

При выявлении нарушений в составе или оформлении документов, указанных в пункте 7, Ответственный исполнитель по телефону информирует об этом Заявителя.

Если по истечении 10 рабочих дней с момента регистрации Заявитель не представит в адрес АС КБР необходимые и правильно оформленные документы, секретарь ЭПК готовит уведомление с обоснованием отказа в выполнении государственной функции за подписью Руководителя АС КБР или его заместителя и не позднее 3 рабочих дней направляет его Заявителю по почте по адресу, указанному в бланке сопроводительного письма к пакету документов.

27. Секретарь ЭПК регистрирует документы, не имеющие нарушений в составе и оформлении, в журнале регистрации документов, поступивших на рассмотрение ЭПК, и включает рассмотрение вопроса о включении уникальных документов в Государственный реестр в план работы ЭПК, после чего передает документы Ответственному исполнителю.

28. Ответственный исполнитель организует экспертизу членами ЭПК, а также другими экспертами листов учета и описания уникальных документов, предлагаемых заявителями для включения в Государственный реестр.

29. Срок рассмотрения материалов экспертами определяется председателем ЭПК, но не может превышать более трех недель.

30. Заключения экспертов поступают в АС КБР и через Службу делопроизводства передаются секретарю ЭПК.

31. Секретарь ЭПК регистрирует их в журнале регистрации документов, поступивших на рассмотрение ЭПК, и передает Ответственному исполнителю.

32. Ответственный исполнитель с учетом полученных экспертных заключений готовит перечень уникальных документов, рекомендуемых для включения в Государственный реестр, сводную справку (заключение) и проект решения ЭПК и представляет их руководителю АС КБР для визирования.

33. Руководитель АС КБР визирует и передает полученные документы секретарю ЭПК для включения в повестку дня очередного заседания ЭПК.

34. Повестка дня очередного заседания ЭПК и весь комплекс рассматриваемых документов передаются председателю ЭПК, членам ЭПК, экспертам не позднее чем за 7 дней до заседания.

35. Рассмотрение предложений Заявителей о включении документов в Государственный реестр осуществляется в соответствии с порядком работы ЭПК.

36. Протокол и решение ЭПК о включении документов в Государственный реестр подписывается председателем ЭПК и секретарем ЭПК, утверждается Руководителем АС КБР.

Решение заверяется гербовой печатью.

Регистрация документов в Государственном реестре

37. Ответственный исполнитель:

- на основании решения ЭПК присваивает уникальному документу в валовом порядке регистрационный номер Государственного реестра, проставляя его в соответствующей графе обоих экземпляров Листа учета и описания уникального документа на бумажном носителе и в электронном виде;

- направляет Заявителю выписку из протокола заседания ЭПК и один экземпляр Листа учета и описания уникального документа на бумажном носителе с проставленным регистрационным номером по Государственному реестру (в случае включения документа в Государственный реестр) или оба экземпляра Листа учета и описания уникального документа на бумажном носителе и в электронном виде (если предложение Заявителя отклонено);

- формирует листы учета и описания уникальных документов на бумажных носителях в дела, которые хранятся в канцелярии АС КБР. Указанные дела ежегодно включаются в номенклатуру дел АС КБР со сроком хранения «Постоянно».

38. Сотрудник, ответственный за ведение Государственного реестра вносит информацию в электронную базу данных «Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики».

Внесение изменений в Государственный реестр

39. Сведения, полученные в результате научного изучения уникального документа, а также информация о проведении его реставрации регистрируются в Государственном реестре.

40. Изменения в Государственный реестр вносятся на основании акта о внесении изменений и дополнений в Лист учета и описания уникального документа, учтенного в Государственном реестре за соответствующим номером. Акт составляется в произвольной форме.

41. Акты с соответствующим сопроводительным письмом представляют в АС КБР республиканские и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, республиканские организации Российской академии наук в отношении находящихся у них на хранении уникальных документов, включенных в Государственный реестр.

42. Поступившие документы регистрируются в установленном порядке, после чего направляются на рассмотрение Руководителю АС КБР и с соответствующей резолюцией передаются Ответственному исполнителю.

43. Ответственный исполнитель вносит изменения в соответствующую графу Листа учета и описания уникального документа со ссылкой на акт и заверяет запись своей подписью с указанием даты внесения изменений.

44. Сотрудник, ответственный за ведение Государственного реестра, вносит информацию в электронную базу данных «Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики.

45. Ответственный исполнитель формирует акты в дело, которое ежегодно включается в номенклатуру дел АС КБР как переходящее со сроком хранения «Постоянно».

Организация использования Государственного реестра

46. Сведения об уникальных документах, включенных в Государственный реестр, являются открытыми. Доступ к указанной информации осуществляется по запросам физических и юридических лиц.

47. Запросы поступают в АС КБР и регистрируются в установленном порядке, после чего направляются на рассмотрение Руководителю АС КБР или его заместителю. После вынесения резолюции передаются ответственному за ведение Государственного реестра, который осуществляет исполнение запросов в срок, не превышающий 10 дней со дня их получения.

IV. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений

48. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений определены Регламентом АС КБР.

49. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по выполнению государственной функции и принятием решений, осуществляет руководитель АС КБР.

50. Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента.

V. Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения государственной функции на основании настоящего Административного регламента

51. Заявители имеют право на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения государственной функции, в соответствии с законодательством Российской Федерации.

52. Предметом досудебного (внесудебного) обжалования могут быть решения и действия (бездействие) Архивной службы, должностного лица АС КБР, государственного служащего АС КБР, в том числе:

- нарушение срока регистрации запроса заявителя об исполнении государственной функции;

- отказ в приеме у заявителя документов, необходимых для исполнения

государственной функции;

- требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами для исполнения государственной функции;

- затребование с заявителя при исполнении государственной функции платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами;

- нарушение срока исполнения государственной функции;

- отказ в исполнении государственной функции по основаниям, не предусмотренным нормативными правовыми актами;

- отказ АС КБР, должностного лица АС КБР в исправлении

допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате исполнения государственной функции документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

53. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является поступление жалобы в орган исполнительной власти, должностному лицу, уполномоченному на ее рассмотрение.

54. Жалоба подается устно, в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме. Жалоба может быть направленна по почте, с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет, иными доступными способами, в том числе при личном приеме заявителя. Жалоба подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента ее поступления.

55. Жалоба должна содержать:

1) наименование органа исполнительной власти, должностного лица АС КБР, либо государственного служащего АС КБР, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя – физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя – юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) АС КБР, должностного лица АС КБР либо гражданского служащего АС КБР;

4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) АС КБР, должностного лица АС КБР либо государственного служащего АС КБР;

Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для составления и обоснования жалобы, при условии, что это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если указанная информация и документы не содержат сведений, составляющих государственную или иную охраняемую законом тайну.

56. Жалоба, поступившая в Архивную службу КБР, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение тридцати рабочих дней со дня ее регистрации. В исключительных случаях, руководитель АС КБР либо уполномоченное на то лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на тридцать дней уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя.

57. По результатам рассмотрения жалобы принимается одно из следующих решений:

1) удовлетворить жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных АС КБР опечаток и ошибок в выданных в результате исполнения государственной функции документах, а также в иных формах;

2) отказать в удовлетворении жалобы.

Мотивированный ответ, содержащий результаты рассмотрения жалобы, направляется заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме не позднее дня, следующего за днем принятия решения по результатам рассмотрения жалобы.

58. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы, признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

59. Перечень оснований для оставления жалоб (обращений) без ответа.

Жалобы заявителей, поданные в письменной форме или в форме электронного документа, остаются без ответа по существу поставленных в ней вопросов в случаях:

в жалобе не указана фамилия гражданина, направившего жалобу, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

в жалобе содержаться нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи (при этом заявителю сообщается о недопустимости злоупотребления правом);

текст жалобы не поддается прочтению (о чем сообщается заявителю, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению, в семидневный срок с момента регистрации жалобы);

если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства возможно принятие решения о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу. Заявитель уведомляется о данном решении;

невозможность предоставления ответа на жалобу без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну (заявителю, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений);

обращение, в котором обжалуется судебное решение (в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения).

Приложение № 1

к Административному регламенту

по исполнению АС КБР государственной

функции по ведению Государственного

реестра уникальных документов

Архивного фонда КБР

ЛИСТ УЧЕТА И ОПИСАНИЯ

УНИКАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА ** В зависимости от объема аннотации, исторической справки и др. Лист учета и описания уникального документа может заполняться на двух и более листах.

Регистрационный номер ___________________________________________________

Дата включения документа в Государственный реестр

1. Описание документа

Название (заголовок) документа _________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Самоназвание документа ___________________________________________________________________________

Вид документа __________________________________________________________________________

Автор документа ___________________________________________________________________________

Дата (время создания) документа ___________________________________________________________________________

Век ________________________________________________________________________

Ориентировочная дата _____________________________________________________________________________

Язык документа _____________________________________________________________________________

Аннотация ____________________________________________________________________________

Историческая справка _____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

Наличие драгоценных металлов и камней _____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

Палеографические особенности ____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

Печати ____________________________________________________________________________

Художественные особенности оформления документа ____________________________________________________________________________

Собственность ____________________________________________________________________________

2. Физическое состояние документа

Материальный носитель ____________________________________________________________________________

Размеры _____________________________________________________________________________

Объем ______________________________________________________________________________

Физическое состояние ______________________________________________________________________________

Сведения о реставрации _____________________________________________________________________________

3. Место хранения документа

Место хранения документа

Адрес места хранения документа

Архивный шифр: фонд №

, оп. №

, ед. хр. №

, ед. уч. №

, л.

4. Служебная информация:

Кем представлен документ:

Протокол ЭПК от

года №

Протокол ЭПК АС КБР от

года №

Приложение № 2

к Административному регламенту

по исполнению АС КБР государственной

функции по ведению Государственного

реестра уникальных документов

Архивного фонда КБР

ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ ИСТА УЧЕТА И ОПИСАНИЯ УНИКАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА

На уникальные документы, выявление которых в плановом порядке осуществляют наиболее квалифицированные специалисты Архивной службы КБР, музеев, библиотек, организаций Российской академии наук (далее – архив), на основании отраслевых научно-методических разработок и методических пособий, подготовленных в архиве, составляются листы учета и описания уникальных документов (Приложение № 1 к Административному регламенту).

Реквизиты формы Листа учета и описания уникального документа соответствуют реквизитам БД «Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации».

Лист учета и описания уникального документа Архивного фонда Российской Федерации состоит из 4 разделов:

1. Описание документа.

2. Физическое состояние документа.

3. Место хранения документа.

4. Служебная информация.

Реквизиты «Регистрационный номер» и «Дата включения документа в Государственный реестр» - заполняются в порядке, определенном в п. 38 Административного регламента.

Дата указывается арабскими цифрами (00.00.0000.).

Составление первого раздела «Описание документа»

Реквизит «Название (заголовок) документа» - указывается название документа, под которым он учтен в описи дел, документов, других основных учетных документах архива.

Реквизит «Самоназвание документа» - указывается закрепившееся в научных исследованиях индивидуальное название документа – по имени писца, заказчика, владельца, исследователя, по месту создания, обнаружения, нахождения и др.

Реквизит «Вид документа» - указывается вид документа, например, конституция, указ, грамота, договор, письмо и т.д.

Реквизит «Автор документа» - указывается автор (создатель) текста и документа – фамилия, тмя, отчество, псевдоним, прозвище, в возможно более полном виде, позволяющем максимально идентифицировать личность и исключить совпадения.

Данный реквизит заполняется и в том случае, если авторство документа уже включено в название документа или является общепринятым. Например: «Жалованная грамота Ивана III».

Реквизит «Дата (время создания документа)» - заполняется, если документ датирован его создателем.

Дата указывается арабскими цифрами (00.00.0000.).

Реквизит «Век» - заполняется для всех документов, указывается арабскими цифрами.

Реквизит «Ориентировочная дата» - указывается дата, установленная по косвенным данным, например: «Не ранее 12.12.1923. - не позднее 12.12.1923.» или «80-ые годы 19 века», «1-ая половина 15 века», «11 век».

Реквизит «Язык документа» - указывается в соответствии с общепринятыми наименованиями языков, например:

- старославянский

- церковно-славянский

- русский

- латинский

- греческий

- арабский

- старофранцузский

Реквизит «Аннотация»- излагается краткая характеристика документа, указывается место создания, от кого исходит документ, кому адресован, другие данные, приводятся сведения о подлинности документа (подлинник, список, копия с указанием времени их составления), имена лиц, названия учреждений, географические названия и пр., упоминающиеся в документе и имеющие существенное значение.

В аннотации может отмечаться степень подробности сведений («краткие сведения», «подробные сведения»).

По возможности, включаются сведения, в каких еще хранилищах имеются подобные документы.

Если речь идет о старопечатных книгах, то следует отразить вопрос об их экземплярности.

Реквизит «Историческая справка» - включаются данные о происхождении или источнике приобретения документа, истории его бытования.

Реквизит «Наличие драгоценных металлов и камней» - указываются сведения на основании соответствующих граф инвентарной книги учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни.

Реквизит «Палеографические особенности» - указывается способ написания документа (устав, полуустав и т.д.).

Реквизит «Печати» - указывается наличие печатей, их вид, материал, сохранность и принадлежность, описываются изображения и надписи.

Реквизит «Художественные особенности оформления» - отмечается наличие заставок, концовок, миниатюр, подписей, надписей и других элементов, имеющих существенное значение для идентификации документа с точки зрения его уникальности, оговаривается их авторство, указываются художественные особенности переплета и др.

Реквизит «Собственность» - указывается через меню со значениями:

- федеральная

- государственная КБР

- муниципальная КБР

Реквизит «Владелец» - указывается через меню со значениями:

- государственный архив КБР

- государственный музей КБР

- государственная библиотека КБР

- организация Российской академии наук.

Составление второго раздела “Физическое состояние документа”

Реквизит «Материальный носитель» - указывается через меню со значениями:

- бумага

- калька

- пергамент

- ткань

- пленка

Реквизит «Размеры» - указывается формат (в см) документа (при необходимости - каждого (нескольких) листов документа).

Реквизит «Объем» - указывается количество листов, кадров, фотографий, метраж (для кинодокументов) и др.

Реквизит «Физическое состояние» - описывается состояние сохранности документа (для документов на бумажной основе – с использованием буквенно-цифровой индексации повреждений носителя и текста по отраслевой методике).

Реквизит «Сведения о реставрации» - отмечается, подвергался ли документ реставрации с указанием даты ее проведения, организации, Ф.И.О. реставраторов.

Составление третьего раздела “Место хранения документа”

Реквизит «Место хранения» - указывается официально принятое полное и в скобках сокращенное название архива.
Реквизит «Адрес места хранения» - указывается полный почтовый адрес архива.

Реквизит «Архивный шифр»- указываются номера архивного фонда, описи дел, документов, единицы хранения, единицы учета, листов.

В состав архивного шифра единицы хранения аудиовизуальных документов включаются также обозначения (буквенные и цифровые) элемента комплекта, размера негатива, вида носителя звуковой информации.

Составление четвертого раздела “Служебная информация”

Реквизит «Кем представлен документ»- указывается название государственного или муниципального архива, музея, библиотеки, организации Российской академии наук, представившего предложения о включении документов в Государственный реестр.

Реквизит «Протокол ЭК» - указывается название совещательного органа (экспертной комиссии государственного или муниципального архива, музея, библиотеки, организации Российской академии наук), утвердившего предложения о включении уникального документа в Государственный реестр.

Реквизит «Протокол ЭПК» - указывается номер и дата протокола экспертно-проверочной комиссии АС КБР, принявшей решение о включении уникального документа в Государственный реестр.

Утвержден

приказом Архивной службы КБР

от 05.06.2013 №23

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

по исполнению Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики государственной функции «Ведение государственного учета документов Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики и других архивных документов»

I. Общие положения

Наименование государственной функции

1.Ведение государственного учета документов Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики (далее - государственная функция).

Нормативные правовые акты, регулирующие исполнение государственной функции

2. Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Конституцией Российской Федерации от 12.12.1993;

Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

Положением об Архивной службе Кабардино-Балкарской Республики, утвержденным постановлением Правительства КБР от 07.12.2011 № 370-ПП;

Приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук".

Орган по исполнению государственной функции

3. Исполнение государственной функции осуществляется Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики (далее - АС КБР).

Технологическое обеспечение исполнения государственной функции осуществляется:

АС КБР в части, касающейся ведения государственного учета документов Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики, находящихся на постоянном хранении в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках и организациях Российской академии наук;

Управлением центрального государственного архива (далее – УЦГА), управлением центра документации новейшей истории (далее – УЦДНИ) в части, касающейся ведения государственного учета документов Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики, находящихся на временном и депозитарном хранении в органах и организациях - источниках комплектования государственных и муниципальных архивов. Состав и формы документов государственного учета, а также перечень реквизитов учетных баз данных, периодичность и сроки их представления соответствующими органами и организациями в АС КБР и Росархив, формы Сводных учетных документов государственного учета и перечень реквизитов Сводной учетной базы данных устанавливаются нормативными правовыми актами специально уполномоченного Правительством Российской Федерации органа исполнительной власти.

II. Требования к порядку предоставления государственной услуги

4. Предоставление государственной услуги предполагает осуществление следующих административных процедур: прием и регистрация документов, поступивших от органа государственной власти, передача их на исполнение, согласование. Специфика деятельности АС КБР, в порядке предоставления государственной услуги, не предполагает получение данной услуги в многофункциональном центре (ГБУ «МФЦ»).

Порядок информирования об исполнении государственной функции

5. Почтовый адрес:

АС КБР и управления центрального государственного архива: 360000, КБР, г. Нальчик, ул. Горького, 13.

управления центра документации новейшей истории: 360000, КБР, г. Нальчик, ул. Хуранова,10.

Электронный адрес: archives_kbr@mail.ru

Телефоны (8662) 76-04-26, (8662) 76-04-28, (8662) 76-04-40

Информация о месте нахождения государственных и муниципальных архивов размещена на официальном сайте АС КБР:

http://www.kbrarchive.ru

Факс: (8662) 76-04-26.

Информирование по процедуре исполнения государственной функции производится:

по телефонам АС КБР и ее управлений;

по письменным обращениям;

по электронной почте по адресам АС КБР, сайта "Архивы КБР";

посредством личного обращения в АС КБР.

6. При ответах на телефонные звонки специалисты АС КБР и ее управлений подробно со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты в вежливой форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок.

7. В случае если для подготовки ответа требуется продолжительное время, специалисты АС КБР и ее управлений, осуществляющие устное информирование, могут предложить заинтересованным лицам обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для заинтересованного лица время для устного информирования (с учетом графика работы отделов).

8. При информировании посредством личного обращения специалисты АС КБР и ее управлений обязаны принять заинтересованное лицо в заранее согласованное время в соответствии с графиком работы управлений.

9. При информировании по письменным обращениям ответ в простой, четкой и понятной форме с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления на адрес заинтересованного лица.

10. При информировании по электронной почте ответ на обращение направляется по адресу электронной почты, указанному в обращении.

11. Все запросы исполняются в срок, не превышающий 10 рабочих дней с момента поступления обращения.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур

Последовательность действий при исполнении государственной функции

12. Организация исполнения государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:

прием и регистрация документов государственного учета, учетных баз данных и передача их на исполнение в соответствующие структурные подразделения АС КБР;

анализ документов государственного учета и составление Сводных документов государственного учета в АС КБР;

анализ учетных баз данных в АС КБР;

анализ документов государственного учета и составление Сводных документов государственного учета в АС КБР.

Прием и регистрация документов государственного учета и передача их в структурные подразделения АС КБР

13. Прием и регистрацию документов государственного учета и учетных баз данных осуществляет подразделение АС КБР, обеспечивающее прием и регистрацию почтовой корреспонденции.

14. После регистрации документы государственного учета и учетные базы данных поступают на исполнение в АС КБР и ее управления в соответствии с пунктом 3 настоящего Регламента.

Анализ документов государственного учета и составление Сводных документов государственного учета

15. Документы поступают исполнителю, ответственному за проведение анализа документов государственного учета, подготовку Сводных документов государственного учета (далее - Ответственный исполнитель).

16. Ответственный исполнитель осуществляет внутреннюю регистрацию документов государственного учета, проверяет их комплектность, правильность оформления.

17. При выявлении в ходе проверки некомплектности, неправильного оформления документов государственного учета Ответственный исполнитель информирует об этом исполнителя органа или организации, представившего документ государственного учета, с целью устранения выявленных недостатков.

Орган или организация должны устранить выявленные недостатки и представить в АС КБР исправленный документ государственного учета по факсу, электронной почте не позднее 7 дней с момента получения информации от Ответственного исполнителя с последующим направлением оригинала исправленного документа государственного учета в адрес АС КБР.

18. Ответственный исполнитель проводит анализ полноты и сбалансированности показателей правильно оформленных и представленных в полной комплектности документов государственного учета.

19. При выявлении в ходе анализа ошибок в показателях документов государственного учета Ответственный исполнитель действует в соответствии с пунктом 17 настоящего Регламента.

20. После проведенного анализа Ответственный исполнитель составляет Сводные документы государственного учета.

21. Сводные документы государственного учета визируются Ответственным исполнителем и представляются Руководителю АС КБР для визирования.

22. После визирования документы передаются в подразделение АС КБР, обеспечивающее прием и отправку корреспонденции для отправки Сводных документов государственного учета в Росархив.

IV. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений

23. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений определяются Регламентом Федерального архивного агентства.

24. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по выполнению государственной функции и принятием решений, осуществляют руководители структурных подразделений АС КБР.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения государственной функции

25. Заявители имеют право на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения государственной функции, в соответствии с законодательством Российской Федерации.

26. Предметом досудебного (внесудебного) обжалования могут быть решения и действия (бездействие) Архивной службы, должностного лица АС КБР, государственного служащего АС КБР, в том числе:

- нарушение срока регистрации запроса заявителя об исполнении государственной функции;

- отказ в приеме у заявителя документов, необходимых для исполнения государственной функции;

- требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами для исполнения государственной функции;

- затребование с заявителя при исполнении государственной функции платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами;

- нарушение срока исполнения государственной функции;

- отказ в исполнении государственной функции по основаниям, не предусмотренным нормативными правовыми актами;

- отказ АС КБР, должностного лица АС КБР в исправлении

допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате исполнения государственной функции документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

27. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является поступление жалобы в орган исполнительной власти, должностному лицу, уполномоченному на ее рассмотрение.

28. Жалоба подается устно, в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме. Жалоба может быть направленна по почте, с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет, иными доступными способами, в том числе при личном приеме заявителя. Жалоба подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента ее поступления.

29. Жалоба должна содержать:

1) наименование органа исполнительной власти, должностного лица АС КБР, либо государственного служащего АС КБР, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

2) фамилию, имя, отчество (последнее- при наличии), сведения о месте жительства заявителя – физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя – юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) АС КБР, должностного лица АС КБР либо гражданского служащего АС КБР;

4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) АС КБР, должностного лица АС КБР либо государственного служащего АС КБР;

Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для составления и обоснования жалобы, при условии, что это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если указанная информация и документы не содержат сведений, составляющих государственную или иную охраняемую законом тайну.

30. Жалоба, поступившая в Архивную службу КБР, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение тридцати рабочих дней со дня ее регистрации. В исключительных случаях, руководитель АС КБР либо уполномоченное на то лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на тридцать дней уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя.

31. По результатам рассмотрения жалобы принимается одно из следующих решений:

1) удовлетворить жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных АС КБР опечаток и ошибок в выданных в результате исполнения государственной функции документах, а также в иных формах;

2) отказать в удовлетворении жалобы.

Мотивированный ответ, содержащий результаты рассмотрения жалобы, направляется заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме не позднее дня, следующего за днем принятия решения по результатам рассмотрения жалобы.

32. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы, признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

33. Перечень оснований для оставления жалоб (обращений) без ответа.

Жалобы заявителей, поданные в письменной форме или в форме электронного документа, остаются без ответа по существу поставленных в ней вопросов в случаях:

в жалобе не указана фамилия гражданина, направившего жалобу, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

в жалобе содержаться нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи (при этом заявителю сообщается о недопустимости злоупотребления правом);

текст жалобы не поддается прочтению (о чем сообщается заявителю, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению, в семидневный срок с момента регистрации жалобы);

если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства возможно принятие решения о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу. Заявитель уведомляется о данном решении;

невозможность предоставления ответа на жалобу без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну (заявителю, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений);

обращение, в котором обжалуется судебное решение (в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения).

Утвержден

приказом Архивной службы КБР

от 05.06.2013 №23

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

по исполнению Архивной службой КБР государственной функции «Организация приема граждан, обеспечение своевременного и полного рассмотрения их обращений, поданных в устной или письменной форме, принятие по ним решений и направление ответов в установленный законодательством срок»

I. Общие положения

1. Административный регламент (далее - Регламент) Архивной службы Кабардино-Балкарской Республики (далее – АС КБР) по исполнению государственной функции «Организация приема граждан, обеспечение своевременного и полного рассмотрения их обращений, поданных в устной или письменной форме, принятие по ним решений и направление ответов в установленный законодательством срок» (далее - государственная функция) определяет сроки и последовательность исполнения административных процедур, связанных с реализацией гражданином Российской Федерации (далее - гражданин) закрепленного за ним Конституцией Российской Федерации права на обращение в государственные органы, а также устанавливает порядок рассмотрения обращений граждан должностными лицами АС КБР.

Положения настоящего Регламента распространяются на все письменные и устные, индивидуальные и коллективные, в форме электронного документа обращения граждан и не распространяются на взаимоотношения граждан и АС КБР в процессе реализации ею иных государственных функций.

Для целей настоящего Регламента используются следующие термины:

«обращение гражданина» - (далее - обращение) - направленные в государственный орган или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, приемную АС КБР;

«должностное лицо» - лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющее функции представителя власти либо выполняющее организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции в АС КБР.

2. Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии с:

-Конституцией Российской Федерации;

-Конституцией Кабардино-Балкарской Республики;

-Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

-Указом Президента Кабардино-Балкарской Республики от 31 марта 2006 года № 39-УП «Об утверждении порядка организации работы с обращениями граждан»;

-Постановлением Правительства Кабардино-Балкарской Республики от 7 декабря 2011 года № 370-ПП «Об Архивной службе Кабардино-Балкарской Республики».

Утратил силу пункт 3 Приказом Кабардино-Балкарской Республики от 05.07.2013 № 26, НГР: RU07000201300349

4. Конечным результатом исполнения государственной функции может являться:

письменный, устный или в форме электронного документа ответ на все поставленные в обращении вопросы с учетом принятых мер по ранее поступившим обращениям того же автора и существа данных ему ответов и разъяснений;

необходимые действия, осуществленные в связи со всеми поставленными вопросами с учетом принятых мер по ранее поступившим обращениям того же автора и существа данных ему ответов и разъяснений.

II. Требования к порядку исполнения государственной функции

5. Для консультации, информации по интересующему их вопросу граждане представляют в АС КБР обращение в письменном виде, в форме электронного документа содержащее:

наименование адресата;

фамилию, имя, отчество гражданина;

почтовый адрес или электронный адрес гражданина, на который должен быть выслан ответ либо уведомление о переадресации обращения, контактный телефон;

содержательную сторону обращения, т.е. изложение автором обращения сути предложения, заявления, жалобы;

подпись гражданина;

дату написания.

6. В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.

7. Письменное обращение с доставкой по почте или курьером направляется по почтовому адресу АС КБР:

360000, КБР, г. Нальчик, ул. Горького, 13, Архивная служба Кабардино-Балкарской Республики.

График работы: с 9.00 до 18.00, перерыв с 13.00 до 14.00, выходные - суббота, воскресенье;

телефон приемной – 76-04-26, факс – 76-04-26.

8. Электронные обращения направляются путем применения электронной почты на электронный адрес: archives_kbr@mail.ru.

Информация о месте нахождения государственных и муниципальных архивов размещена на официальном сайте АС КБР «Архивы КБР» в сети Интернет: http: www. kbrarchive.ru.

9. Гражданин при устном обращении сообщает фамилию, имя, отчество, место жительства, суть предложения, заявления или жалобы.

10. Информирование граждан об исполнении государственной функции в части, касающейся факта поступления обращения, его входящих регистрационных реквизитов, наименовании управления, ответственного за его исполнение и т.п., осуществляет ведущий специалист-эксперт отдела по вопросам государственной службы, кадров, правового обеспечения и делопроизводства АС КБР (далее - специалист по работе с обращениями граждан) по телефону (8662) 76-04-21. По указанному телефону предоставляется и иная справочная информация: контактные телефоны должностных лиц АС КБР, почтовые адреса, адреса электронной почты, месторасположение структурных подразделений, которые находятся в ведении АС КБР. По другим вопросам, касающимся рассмотрения обращения по существу, информационно-справочная работа осуществляется в управлениях, ответственных за исполнение.

Предоставление информации по вопросам регистрации письменных обращений граждан осуществляется:

понедельник, вторник, среда, четверг - с 10.00 до 17.00;

пятница - с 10.00 до 13.00.

График приема граждан размещается на информационных стендах, находящихся при входе в здания АС КБР, в приемной Руководителя АС КБР, а также на официальном сайте АС КБР «Архивы КБР».

11. Сроки исполнения государственной функции.

Письменное обращение гражданина подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в АС КБР.

Письменное обращение, поступившее в АС КБР, рассматривается в течение 30 дней со дня его регистрации.

В случае направления дополнительного запроса, связанного с рассмотрением обращения, данный срок может быть продлен не более чем на 30 дней с уведомлением гражданина о продлении срока его рассмотрения, а также, при необходимости, организации, направившей обращение.

Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию АС КБР, направляется руководителем АС КБР или его заместителем (далее - руководством АС КБР) в течение 7 дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.

При направлении обращения гражданина на рассмотрение в другой исполнительный орган государственной власти или соответствующему должностному лицу, при необходимости, в указанных органах или у должностного лица запрашиваются документы и материалы о результатах рассмотрения обращения.

Обращения граждан, направленные вышестоящими организациями в АС КБР с контролем исполнения, рассматриваются в сроки, установленные контролирующими органами или в сроки, установленные руководством АС КБР. Если контролирующим органом срок не указан, то письма рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации обращения.

Если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, в течение 7 дней со дня его регистрации обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

12. В исполнении государственной функции может быть отказано по следующим основаниям:

в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

в обращении обжалуется судебное решение (управлением, определенным в качестве ответственного исполнителя, в течение 7 дней со дня его регистрации оно возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения, при этом снимается копия обращения для последующего хранения его в деле);

в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи (обращение остается без ответа по существу поставленных в нем вопросов, при этом гражданину, направившему обращение, сообщается о недопустимости злоупотребления правом);

текст письменного обращения не поддается прочтению (ответ на обращение не дается, оно не подлежит направлению на рассмотрение, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению);

в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства (исполнитель вправе предложить руководству управления принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в АС КБР. С этой целью исполнитель готовит служебную записку на имя Руководителя АС КБР, в которой обосновывает причину прекращения переписки с гражданином, а также проект письма в адрес автора обращения с аналогичным обоснованием. Руководитель АС КБР в случае согласия с предложением исполнителя подписывает письмо в адрес заявителя, а также ставит резолюцию «согласен» на служебной записке;

ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну (гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений);

в ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных вопросов. В случае, если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, гражданин вправе повторно направить обращение в АС КБР либо его должностному лицу.

III. Состав, последовательность и сроки предоставления административных процедур

13. При регистрации и исполнении письменного обращения выделяют следующие административные процедуры и сроки:

прием и регистрация письменного обращения - 3 дня;

направление письменного обращения на рассмотрение в структурные подразделения АС КБР (ответственным исполнителям) - 7 дней со дня регистрации;

рассмотрение ответственным исполнителем письменного обращения, принятие по нему решения и направление ответа - 30 дней со дня регистрации.

14. Поступающие в АС КБР письменные обращения (бандероли, посылки) принимаются ведущим специалистом-экспертом отдела по вопросам государственной службы, кадров, и делопроизводства АС КБР.

При приеме письменных обращений:

проверяется правильность адресности корреспонденции;

вскрываются конверты, проверяется наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются);

сортируются ответы на запросы по обращениям граждан;

поступившие с письмом документы (паспорт, военный билет, трудовая книжка, пенсионное удостоверение, фотографии и другие приложения к письму) подкалываются под скрепку после текста письма, затем подкалывается конверт. В случае отсутствия самого текста письма работником, принимающим почту, подкалывается бланк с текстом: «Письменного обращения к адресату нет», который прилагается к конверту.

Ошибочно (не по адресу) присланные письма возвращаются на почту не вскрытыми.

15. Обращения граждан в форме электронных сообщений (далее - Интернет-обращения) поступают в АС КБР через официальный сайт или по электронной почте АС КБР путем заполнения заявителем необходимых реквизитов.

Интернет-обращение распечатывается и дальнейшая работа с ним ведется как с письменным обращением.

Основаниями для отказа в рассмотрении Интернет-обращения могут являться:

отсутствие адреса для ответа;

поступление нескольких дубликатов уже принятого электронного сообщения в течение рабочего дня;

невозможность рассмотрения обращения без получения необходимых документов и личной подписи автора (в отношении обращения, для которого установлен специальный порядок рассмотрения).

Письменный ответ АС КБР на Интернет-обращение направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

16. Регистрация письменных обращений и Интернет-обращений граждан осуществляется специалистом по работе с обращениями граждан.

На каждое поступившее обращение заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка (далее - РКК).

При регистрации проверяются установленные реквизиты письма, наличие указанных автором вложений и приложений. При необходимости проверяются поступившие обращения на повторность.

Если одновременно поступило несколько обращений одного и того же содержания от одного и того же автора, то осуществляется регистрация только одного из обращений, при этом в РКК делается соответствующая отметка о количестве дублированных обращений.

Повторными считаются обращения, поступившие в АС КБР от одного и того же лица по одному и тому же вопросу:

если заявитель не удовлетворен данным ему ответом по первоначальному заявлению;

если со времени подачи первого письма истек установленный законодательством срок рассмотрения и ответ заявителю не дан.

Не считаются повторными:

обращения одного и того же лица, но по разным вопросам;

обращения, в которых содержатся новые вопросы или дополнительные сведения.

Повторные обращения регистрируются так же, как и первичные, но в журнале регистрации делается отметка «Повторное».

Если обращение подписано двумя и более авторами, то в графе «Ф.И.О.» указывается первый автор, например, Сидоров Б.В., два других автора (например, Петров А.А., Иванов В.В.), а также общее число авторов указываются в графе «Подписал». Такое обращение считается коллективным.

Коллективными считаются также обращения, подписанные членами одной семьи. В графе «Ф.И.О.» пишется: Сидоровы, Петровы. Если указаны инициалы членов семьи, то отмечается: Сидоров И.И., фамилии других членов семьи указываются в графе «Подписал» (Сидорова М.М.). В РКК делается отметка "Коллективное".

Обращения граждан, в которых не указаны фамилия лица, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, признаются анонимными. Ответы на подобные обращения не даются.

В журнале регистрации в графе «Ф.И.О.» делается запись «Анонимное», а в графе «Адрес» указывается территория по почтовому штемпелю.

На анонимные письма, поступившие по электронной почте, заявителю сообщается, что анонимные письма не принимаются. Такие письма не распечатываются, не регистрируются и удаляются из электронной почты.

Если в указанном электронном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в электронном виде в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

Если адрес отсутствует и на конверте, и в тексте обращения, при определении региона проживания заявителя следует руководствоваться данными почтового штемпеля по месту отправки.

На зарегистрированном обращении или сопроводительном письме к обращению (при наличии), на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу или в свободном от текста поле проставляется штамп АС КБР установленного образца с указанием даты регистрации обращения и регистрационного номера обращения.

17. Направление письменного обращения на рассмотрение в структурные подразделения (ответственным исполнителям).

Основание для начала административной процедуры: регистрация письменного обращения в журнале регистрации.

Специалист по работе с обращениями граждан, в зависимости от содержания в трехдневный срок направляет письменное обращение для резолюции руководителю АС КБР или его заместителю (далее - руководству АС КБР), а далее на основании резолюции в соответствующие структурные подразделения АС КБР для рассмотрения и ответа авторам обращений.

18. При направлении письменного обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу может в случае необходимости запрашивать в указанных органах или у должностного лица документы и материалы о результатах рассмотрения письменного обращения.

19. Обращение гражданина, содержащее обжалование решений, действий (бездействия) конкретных должностных лиц АС КБР, не может направляться этим должностным лицам для рассмотрения и ответа гражданину. Если исполнение данного условия невозможно, обращение возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд.

20. Рассмотрение ответственным исполнителем письменного обращения, принятие по нему решения и направление ответа.

Основание для начала административной процедуры: направление по принадлежности ответственному исполнителю письменного обращения.

21. Все обращения, поступившие в АС КБР, подлежат обязательному рассмотрению.

22. РКК на зарегистрированные обращения граждан хранятся в картотеке административного управления для ведения контроля за установленными сроками рассмотрения обращений.

В случаях, когда обращение гражданина направляется для рассмотрения двум или нескольким структурным подразделениям АС КБР, ответственным исполнителем является подразделение АС КБР, указанное в резолюции первым (далее - ответственный исполнитель). Ему направляется подлинник обращения и предоставляется право созыва соответствующей информации от соисполнителей, координации их работы для направления ответа гражданину. Ответственный исполнитель изучает обращение гражданина, при необходимости делает с него копии и передает соисполнителям по обращению (далее - Соисполнители).

Соисполнители в течение первой половины срока, отведенного на подготовку письменного ответа заявителю, представляют ответственному исполнителю письменные предложения для включения в проект ответа заявителю или письменно сообщают об отсутствии указанных предложений.

Подготовка проекта ответа АС КБР осуществляется ответственным исполнителем. Проект согласовывается с соисполнителями, визируется ими, после чего передается на подпись руководству АС КБР. Заявителю на одно его обращение направляется только один ответ АС КБР.

Ответственность за своевременное, всестороннее и объективное рассмотрение обращений в равной степени несут все указанные в резолюции исполнители.
Обращения, поступившие с пометкой о срочности доставки: «Вручить немедленно» или «Срочно», рассматриваются руководством АС КБР незамедлительно.

В случае ошибочного направления обращения в структурное подразделение работник, ответственный за делопроизводство, в срок до 3-х дней с даты его регистрации в АС КБР возвращает его с пометкой руководителя структурного подразделения для внесения соответствующих исправлений в РКК и передачи обращения по принадлежности.

Передача обращений граждан из одного управления в другое осуществляется только через специалиста по работе с обращениями граждан на основании резолюции руководителя АС КБР либо на основании соответствующей служебной записки, в которой указаны причина возврата и наименование управления, которому необходимо направить обращение для рассмотрения.

В случае разногласий между руководителями управлений АС КБР о принадлежности обращения окончательное решение по этому вопросу принимается руководителем АС КБР в соответствии с курируемыми направлениями деятельности.

23. Обращение считается рассмотренным, если даны ответы на все поставленные в нем вопросы, по ним приняты необходимые меры и автору обращения дан исчерпывающий ответ в соответствии с действующим законодательством.

В случае, если данных, указанных в обращении, недостаточно для принятия окончательного решения, руководством соответствующего управления АС КБР запрашиваются необходимые материалы для заключения и обоснованного принятия решения.

Результаты рассмотрения обращения сообщаются его автору, в необходимых случаях - в контролирующий орган.

Ответ должен быть конкретным, ясным по содержанию, обоснованным и охватывать все вопросы, поставленные в обращении.

Если просьба, изложенная в обращении, не может быть разрешена положительно, то указывается, по каким причинам она не может быть удовлетворена.

В ответах контролирующему органу на письма, в которых указываются факты нарушения законодательства, в случаях их подтверждения, сообщается о мерах, принятых для устранения нарушений и в отношении виновных лиц.

Исполнитель и лицо, подписавшее ответ, несут ответственность за полноту, содержание, ясность и четкость изложения сути ответа, достоверность ссылки на нормативные акты.

Вносить какие-либо изменения в содержание ответа без разрешения должностного лица, подписавшего его, запрещается.

Ответы на первичные обращения граждан подписывают руководители структурных подразделений АС КБР.

Ответы на обращения граждан о несогласии с ранее направленными ответами, подписанными руководителями структурных подразделений, готовятся за подписью руководителя АС КБР.

Подлинные документы (паспорта, дипломы, трудовые книжки и др.), если нет иного поручения контролирующего органа, возвращаются автору обращения заказным отправлением вместе с ответом. При этом в ответе должны быть перечислены их наименования и указано общее количество листов приложения.

24. В структурном подразделении АС КБР исходящий регистрационный номер ответа на обращение состоит из регистрационного номера обращения в журнале регистраций АС КБР и индексов структурного подразделения и отдела, исполнившего обращение.

Исходящие регистрационные номера ответов на обращения, подписанные руководством АС КБР или управлений, присваиваются в управлениях, исполнивших обращения.

Перед передачей ответов заявителям на отправку работник структурного подразделения, ответственный за делопроизводство по обращениям граждан, проверяет наличие подписей, виз на копиях ответов, соответствие и наличие приложений, указанных в ответе, правильность написания индекса почтового отделения, адреса, фамилии и инициалов корреспондента и исходящего номера письма.

Материалы исполненного обращения с визовой копией ответа заявителю формируются в дела в управлении, определенном в качестве ответственного исполнителя, в соответствии с номенклатурой дел управления.

Обращения без принятого руководством управления решения об окончании их рассмотрения подшивать в дела запрещается.

Работник структурного подразделения, которому поручена работа с письменным обращением, после исполнения обращения заполняет аналитическую таблицу РКК.

Заполненная РКК с указанием исходящего номера и даты письменного ответа возвращается в административное управление для снятия с контроля исполнения письменного обращения.

25. Организация личного приема граждан.

Личный прием граждан руководителями структурных подразделений и специалистами АС КБР осуществляется в соответствии с графиком личного приема, утверждаемым руководителем АС КБР.

26. Проведение личного приема.

При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

Граждане приглашаются на прием в порядке очередности.

Максимально допустимое время личного приема гражданина не должно превышать 20 минут.

Результаты приема заносятся в журнал личного приема.

Запись граждан на прием к руководителю АС КБР, его заместителю, начальникам структурных подразделений производится в рабочем порядке на основании заявлений граждан, а также по поручению руководителя АС КБР. Дата и время приема граждан определяется в соответствии с утвержденным графиком приема и с учетом фактического рабочего плана руководителя АС КБР и его заместителя.

Доведение информации о времени и месте приема до сведения граждан осуществляют соответствующие структурные подразделения.

В том случае, когда по вопросам, поставленным гражданином на личном приеме, требуется дополнительная проверка, руководитель, осуществляющий прием, дает поручение соответствующему структурному подразделению. После проведения проверки информация о принятых мерах направляется на ознакомление руководителю, осуществлявшему прием, с проектом ответа заявителю.

Ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан ему устно в ходе личного приема, о чем делается запись в журнале личного приема граждан (в случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки).

На личном приеме гражданин имеет право подать письменное обращение по существу поднимаемых им вопросов и получить на него ответ в сроки, установленные законодательством для рассмотрения таких обращений.

На обращениях граждан, принятых на личном приеме, указывается дата и делается отметка «С личного приема». Обращение передается в административное управление АС КБР. Рассмотрение таких обращений осуществляется в соответствии с настоящим Регламентом.

Если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию АС КБР, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

27. По спорным вопросам и по жалобам на решения начальников структурных подразделений АС КБР граждан принимает лично руководитель АС КБР.

28. Анализ обращений граждан.

Начальники управлений АС КБР обеспечивают учет и анализ вопросов, содержащихся в обращениях граждан, в том числе анализ следующих данных:

количество и характер рассмотренных обращений граждан;

количество и характер решений, принятых по обращениям граждан АС КБР в пределах ее полномочий;

количество и характер судебных споров с гражданами, а также сведения о принятых по ним судебных решениях.

Начальники управлений организуют учет и анализ вопросов и подготавливают предложения, направленные на устранение недостатков.

По итогам года структурные подразделения направляют в административное управление АС КБР доклад с обобщенными результатами анализа обращений граждан в АС КБР.

Административное управление обобщает результаты анализа обращений граждан по итогам года и представляет соответствующий доклад руководителю АС КБР.

По итогам прошедшего квартала структурные подразделения направляют в административное управление информацию с обобщенными результатами анализа обращений граждан, поступивших в АС КБР из Администрации Президента Кабардино-Балкарской Республики.

Начальник административного управления обобщает результаты анализа обращений граждан по итогам квартала и представляет соответствующий доклад руководителю АС КБР.

IV. Порядок и формы контроля за исполнением государственной функции

29. Контроль за рассмотрением обращений осуществляется в целях обеспечения своевременного и качественного исполнения поручений по обращениям граждан, принятия оперативных мер по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан, анализа содержания поступающих обращений, хода и результатов работы с обращениями.

Контроль за исполнением обращений граждан включает:

постановку поручений по исполнению обращений на контроль;

сбор и обработку информации о ходе рассмотрения обращений;

подготовку оперативных запросов исполнителям о ходе и состоянии исполнения поручений по обращениям;

подготовку и обобщение данных о содержании и сроках исполнения поручений по обращениям граждан;

снятие обращений с контроля.

Контроль за своевременным и полным рассмотрением обращений осуществляется руководством структурного подразделения АС КБР, определенного в качестве ответственного исполнителя.

30. Начальник административного управления осуществляет особый контроль за исполнением обращений, поступивших в АС КБР из исполнительных органов государственной власти КБР с контролем исполнения, обращений, имеющих резолюции руководства АС КБР, а также осуществляет выборочный контроль исполнения любых обращений, поступивших на рассмотрение в АС КБР.

На обращениях граждан (сопроводительных письмах к ним), взятых на особый контроль, и на их РКК проставляется штамп «Контроль».

31. Начальник административного управления еженедельно направляет в управления АС КБР информацию об обращениях, срок рассмотрения которых истек. А также еженедельно информирует руководство АС КБР о ходе рассмотрения писем граждан подразделениями АС КБР.

Личная ответственность за исполнение обращений в установленные сроки возлагается на руководство управлений АС КБР.

32. Обращения, поставленные на особый контроль, считаются исполненными и снимаются с контроля после полного рассмотрения поставленных в обращении вопросов и направления соответствующих ответов по существу заявителям и контролирующим органам.

Для снятия с контроля исполнения обращений структурные подразделения направляют в административное управление заполненные РКК.

Датой снятия с контроля является дата отправления окончательного ответа заявителю и в контролирующий орган.

Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.

33. Руководство управлений должно регулярно проверять состояние исполнительской дисциплины, рассматривать случаи нарушения установленных сроков исполнения обращений граждан, принимать меры по устранению причин нарушений.

Нарушения установленного порядка рассмотрения обращений, неправомерный отказ в их приеме, затягивание сроков рассмотрения обращений, их необъективное разбирательство, принятие необоснованных, нарушающих законодательство Российской Федерации решений, предоставление недостоверной информации, разглашение сведений о частной жизни гражданина влекут в отношении виновных должностных лиц ответственность в соответствии с действующим законодательством.

V. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принимаемых) в ходе исполнения государственной функции

34. Заявители имеют право на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения государственной функции, в соответствии с законодательством Российской Федерации.

35. Предметом досудебного (внесудебного) обжалования могут быть решения и действия (бездействие) Архивной службы, должностного лица АС КБР, государственного служащего АС КБР, в том числе:

- нарушение срока регистрации запроса заявителя об исполнении государственной функции;

- отказ в приеме у заявителя документов, необходимых для исполнения

государственной функции;

- требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами для исполнения государственной функции;

- затребование с заявителя при исполнении государственной функции платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами;

- нарушение срока исполнения государственной функции;

- отказ в исполнении государственной функции по основаниям, не предусмотренным нормативными правовыми актами;

- отказ АС КБР, должностного лица АС КБР в исправлении

допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате исполнения государственной функции документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

36. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является поступление жалобы в орган исполнительной власти, должностному лицу, уполномоченному на ее рассмотрение.

37. Жалоба подается устно, в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме. Жалоба может быть направленна по почте, с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет, иными доступными способами, в том числе при личном приеме заявителя. Жалоба подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента ее поступления.

38. Жалоба должна содержать:

1) наименование органа исполнительной власти, должностного лица АС КБР, либо государственного служащего АС КБР, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

2) фамилию, имя, отчество (последнее- при наличии), сведения о месте жительства заявителя – физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя – юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) АС КБР, должностного лица АС КБР либо гражданского служащего АС КБР;

4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) АС КБР, должностного лица АС КБР либо государственного служащего АС КБР;

Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для составления и обоснования жалобы, при условии, что это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если указанная информация и документы не содержат сведений, составляющих государственную или иную охраняемую законом тайну.

39. Жалоба, поступившая в Архивную службу КБР, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение тридцати рабочих дней со дня ее регистрации. В исключительных случаях, руководитель АС КБР либо уполномоченное на то лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на тридцать дней уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя.

40. По результатам рассмотрения жалобы принимается одно из следующих решений:

1) удовлетворить жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных АС КБР опечаток и ошибок в выданных в результате исполнения государственной функции документах, а также в иных формах;

2) отказать в удовлетворении жалобы.

Мотивированный ответ, содержащий результаты рассмотрения жалобы, направляется заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме не позднее дня, следующего за днем принятия решения по результатам рассмотрения жалобы.

41. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы, признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

42. Перечень оснований для оставления жалоб (обращений) без ответа.

Жалобы заявителей, поданные в письменной форме или в форме электронного документа, остаются без ответа по существу поставленных в ней вопросов в случаях:

в жалобе не указана фамилия гражданина, направившего жалобу, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

в жалобе содержаться нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи (при этом заявителю сообщается о недопустимости злоупотребления правом);

текст жалобы не поддается прочтению (о чем сообщается заявителю, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению, в семидневный срок с момента регистрации жалобы);

если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства возможно принятие решения о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу. Заявитель уведомляется о данном решении;

невозможность предоставления ответа на жалобу без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну (заявителю, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений);

обращение, в котором обжалуется судебное решение (в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения).

Утвержден

приказом Архивной службы КБР

от 05.06.2013 №23

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

по исполнению Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики государственной функции «Проведение антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и их проектов»

I.Общие положения

Настоящий Административный регламент устанавливает сроки и последовательность административных процедур и административных действий, Архивной службы КБР (далее - АС КБР) порядок взаимодействия между её структурными подразделениями и должностными лицами при проведении антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и их проектов по вопросам касающимся сферы деятельности АС КБР.

1. Наименование структурного подразделения, непосредственно осуществляющего антикоррупционную экспертизу нормативных правовых актов и их проектов.

Антикоррупционную экспертизу нормативных правовых актов и их проектов осуществляет подразделение по профилактике коррупционных и иных правонарушений АС КБР (далее-подразделение).

2. Перечень нормативных правовых актов, непосредственно регулирующих осуществление антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и их проектов:

- Федеральный закон от 17.07.2009 №172-ФЗ «Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов»;

- постановление Правительства РФ от 26.02.2010 №96 «Об антикоррупционной экспертизе нормативно правовых актов и проектов нормативно правовых актов».

3. Описание результатов осуществления антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и их проектов

Составляется заключение по результатам проведенной экспертизы. В заключении отражаются следующие сведения:

название и реквизиты акта (проекта акта), представленного на экспертизу;

основание для проведения экспертизы;

наличие или отсутствие в анализируемом акте (проекте акта) коррупциогенных норм;

конкретные положения акта (проекта акта), содержащие коррупциогенные нормы;

предложения по изменению формулировок правовых норм либо исключению отдельных норм для устранения коррупциогенности.

Срок проведения экспертизы правовых актов (проектов правовых актов) на коррупциогенность составляет не более десяти дней.

II. Требования к порядку осуществления антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и их проектов

1. Порядок информирования о правилах осуществления антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и их проектов:

2. Почтовый адрес АС КБР - КБР, г. Нальчик, ул. Горького, 13.

График работы:

понедельник - пятница - с 9.00 до 18.00 часов, перерыв на обед- с 13.00 до 14.00 часов.

3. Справочные телефоны: 76-04-32, 76-04-23

4. Официальный сайт: www. kbrarchive.ru.

Электронный адрес: http:archives kbr@mail.ru.

5. Объект осуществления антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и их проектов

Антикоррупционной экспертизе подлежат нормативные правовые акты и их проекты, относящиеся к сфере информационного обеспечения, ведения делопроизводства, вопросов входящих в компетенцию АС КБР.

Антикоррупционной экспертизе могут быть подвергнуты и иные проекты нормативных правовых актов с учетом информации об их возможной коррупциогенности, а также по инициативе разработчика проекта нормативного правового акта.

Антикоррупционная экспертиза проектов актов, подлежащих экспертизе, проводится при направлении проекта на согласование в порядке, определенном Инструкцией по делопроизводству в АС КБР.

При проведении антикоррупционной экспертизы должностное лицо обеспечивает проведение антикоррупционной экспертизы, в том числе:

проверку наличия в акте (проекте акта) норм, устанавливающих разрешительные, контрольные, регистрационные полномочия;

проверку соответствия формулировок и терминов, употребляемых в акте (проекте акта), формулировкам и терминам федерального законодательства и законодательства Кабардино-Балкарской Республики;

проверку акта (проекта акта) на предмет дублирования полномочий отдельных государственных служащих или структурных подразделений по регулируемому данным актом (проектом акта) вопросу.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур

1. Основанием для проведения антикоррупционной экспертизы является поступление в установленном порядке в адрес подразделения, проекта нормативного правового акта или ранее принятого (утвержденного) нормативного правового акта.

2. Должностным лицом, ответственным за проведение антикоррупционной экспертизы, является руководитель подразделения.

3. Антикоррупционная экспертиза нормативных правовых актов и их проектов проводится сотрудниками подразделения в срок не более десяти рабочих дней.

4. Результатом проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и их проектов является заключение по результатам антикоррупционной экспертизы, которое оформляется в письменном виде.

5. Заключение по результатам антикоррупционной экспертизы направляется разработчику проекта нормативного правового акта, копия проекта нормативного правового акта и копия заключения остается в подразделении.

6. В случае наличия коррупционных факторов проект нормативного акта направляется разработчику на доработку для устранения замечаний.

IV. Порядок и формы контроля за осуществлением государственной функции

1.Текущий контроль за соблюдением и исполнением ответственным должностным лицом положений настоящего Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к осуществлению антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и их проектов, осуществляет руководитель подразделения.

2. Проведение проверок полноты и качества осуществления антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и их проектов осуществляет заместитель руководителя АС КБР в связи с конкретными обращениями заинтересованных лиц.

3. Специалист подразделения, ответственный за предоставление государственной функции, несет персональную ответственность за:

- соблюдение порядка подготовки проекта заключения по результатам

антикоррупционной экспертизы;

- соблюдение сроков проведения антикоррупционной экспертизы;

- полноту и качество проведения антикоррупционной экспертизы.

4. Контроль за полнотой и качеством осуществления антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и их проектов осуществляет заместитель руководителя АС КБР.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, исполняющего государственную функцию

1. Заявители имеют право на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения государственной функции, в соответствии с законодательством Российской Федерации.

2. Предметом досудебного (внесудебного) обжалования могут быть решения и действия (бездействие) Архивной службы, должностного лица АС КБР, государственного служащего АС КБР, в том числе:

- нарушение срока регистрации запроса заявителя об исполнении государственной функции;

- отказ в приеме у заявителя документов, необходимых для исполнения

государственной функции;

- требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами для исполнения государственной функции;

- затребование с заявителя при исполнении государственной функции платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами;

- нарушение срока исполнения государственной функции;

- отказ в исполнении государственной функции по основаниям, не предусмотренным нормативными правовыми актами;

- отказ АС КБР, должностного лица АС КБР в исправлении

допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате исполнения государственной функции документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

3. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является поступление жалобы в орган исполнительной власти, должностному лицу, уполномоченному на ее рассмотрение.

4. Жалоба подается устно, в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме. Жалоба может быть направленна по почте, с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет, иными доступными способами, в том числе при личном приеме заявителя. Жалоба подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента ее поступления.

5. Жалоба должна содержать:

1) наименование органа исполнительной власти, должностного лица АС КБР, либо государственного служащего АС КБР, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

2) фамилию, имя, отчество (последнее- при наличии), сведения о месте жительства заявителя – физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя – юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) АС КБР, должностного лица АС КБР либо гражданского служащего АС КБР;

4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) АС КБР, должностного лица АС КБР либо государственного служащего АС КБР;

Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для составления и обоснования жалобы, при условии, что это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если указанная информация и документы не содержат сведений, составляющих государственную или иную охраняемую законом тайну.

6. Жалоба, поступившая в Архивную службу КБР, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение тридцати рабочих дней со дня ее регистрации. В исключительных случаях, руководитель АС КБР либо уполномоченное на то лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на тридцать дней уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя.

7. По результатам рассмотрения жалобы принимается одно из следующих решений:

1) удовлетворить жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных АС КБР опечаток и ошибок в выданных в результате исполнения государственной функции документах, а также в иных формах;

2) отказать в удовлетворении жалобы.

Мотивированный ответ, содержащий результаты рассмотрения жалобы, направляется заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме не позднее дня, следующего за днем принятия решения по результатам рассмотрения жалобы.

8. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

9. Перечень оснований для оставления жалоб (обращений) без ответа.

Жалобы заявителей, поданные в письменной форме или в форме электронного документа, остаются без ответа по существу поставленных в ней вопросов в случаях:

в жалобе не указана фамилия гражданина, направившего жалобу, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

в жалобе содержаться нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи (при этом заявителю сообщается о недопустимости злоупотребления правом);

текст жалобы не поддается прочтению (о чем сообщается заявителю, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению, в семидневный срок с момента регистрации жалобы);

если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства возможно принятие решения о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу. Заявитель уведомляется о данном решении;

невозможность предоставления ответа на жалобу без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну (заявителю, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений);

обращение, в котором обжалуется судебное решение (в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения).

Утвержден

приказом Архивной службы КБР

от 05.06.2013 №23

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

по предоставлению Архивной службой КБР государственной услуги: "Рассекречивание архивных документов по заявкам пользователей и предоставление доступа к ним"

I.Общие положения.

Предмет регулирования

1. Административный регламент (далее Регламент) по предоставлению Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики (далее - АС КБР) государственной услуги по рассекречиванию архивных документов по заявкам пользователей и предоставлению доступа к ним определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) АС КБР.

Порядок информирования о государственной услуге.

2. Государственная услуга по рассекречиванию архивных документов по заявкам пользователей предоставляется в виде организации доступа к рассекреченным по заявке документам и научно - справочному аппарату к ним на общих основаниях.

3. Почтовый адрес Архивной службы КБР: 360000, г. Нальчик, ул. Горького,13.

Телефоны структурных подразделений Архивной службы КБР, ответственных за предоставление государственной услуги:

сектор по защите государственной тайны 76-04-24;

УЦГА - 76-04-32;

УЦДНИ – 76-04-35.

4. Информация по процедуре предоставления государственной услуги может предоставляться:

по письменным обращениям;

по телефону;

на личном приеме.

По письменным обращениям ответ направляется в срок, не превышающий 30 дней со дня поступления обращения, по почте в адрес заявителя.

По телефону и на личном приеме должностные лица обязаны дать необходимую информацию непосредственно в момент обращения. Прием проводится в рабочие дни недели с 09.00 до 18.00 с перерывом с 13.00 до 14.00. Выходные дни - суббота, воскресенье.

По электронной почте переписку по вопросам рассекречивания документов по заявкам пользователей Архивная служба КБР не ведет.

II. Стандарт предоставления государственной услуги Наименование государственной услуги и государственного учреждения, предоставляющего государственную услугу

5. Государственную услугу по рассекречиванию архивных документов по заявкам пользователей предоставляет Архивная служба КБР (структурные подразделения: сектор по защите государственной тайны, мобилизационной работы, делам ГО и ЧС АС КБР (далее сектор), управление центрального государственного архива – далее УЦГА; управление центра документации новейшей истории – далее УЦДНИ).

При этом в функции УЦГА и УЦДНИ входит прием и рассмотрение заявок пользователей, проведение предварительной экспертизы документов, подготовка заключения для Комиссии по рассекречиванию документов, хранящихся в Архивном фонде КБР (далее Комиссия) и техническое оформление результатов рассекречивания. Принятие решений о рассекречивании документов относится к компетенции Комиссии.

Специфика предоставления государственной услуги по рассекречиванию архивных документов не предполагает получение данной услуги через многофункциональный центр (ГБУ «МФЦ»).

Предметом данной государственной услуги могут быть только документы с истекшими, согласно действующему законодательству, сроками засекречивания, созданные органами и организациями КПСС и другими организациями и ведомствами Кабардино-Балкарской Республики (и предшествующих административно-территориальных единиц).

В компетенцию Комиссии не входит решение вопросов о рассекречивании документов федерального уровня, то есть созданных в деятельности ЦК КПСС, высших органов государственной власти и государственного управления СССР и РСФСР, Министерства обороны СССР и т.д.

Перечень нормативных правовых актов, регламентирующих предоставление государственной услуги

6. Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии с:

Федеральным законом от 21.07.1993г. № 5485-1 «О государственной тайне» (в ред. от 08.11.2011);

Указом Президента РФ от 30.11.1995г. №1203 «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» (в ред. от 19.03.2013);

ст. 24, 25 Федерального закона от 22. 10. 2004г. № 125 - Ф3 «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Указом Президента РФ от 23.06.1992г. № 658 «О снятии ограничительных грифов с законодательных и иных актов, служивших основанием для массовых репрессий и посягательств на права человека»;

Положением о порядке рассекречивания документов, созданных КПСС, утвержденным решением Межведомственной комиссии по защите государственной тайны от 14.07. 2001г. № 75;

Положением о порядке доступа к материалам, хранящимся в государственных архивах и архивах государственных органов Российской Федерации, прекращенных уголовных и административных дел в отношении лиц, подвергшихся политическим репрессиям, а также фильтрационно-проверочных дел, утвержденным приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Министерства внутренних дел Российской Федерации, Федеральной службы безопасности Российской Федерации от 25.06.2006г. № 375/584 /352;

п.5.2. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук», утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 г. № 19;

Основанием для предоставления государственной услуги является мотивированная заявка пользователя в письменном виде в адрес АС КБР.

Заявка составляется в произвольной форме, но с обязательным указанием следующих сведений:

для физических лиц - фамилия, имя, отчество заявителя, год рождения, адрес, место работы, паспортные данные, гражданство, контактный телефон;

для юридического лица - название, адрес организации, ФИО руководителя и исполнителя, контактные телефоны. Запрос юридического лица должен быть оформлен на фирменном бланке;

название фонда, виды и хронологические рамки документов с истекшими сроками засекречивания, которые необходимы пользователю, тема его исследования;

цели использования документов, обоснование необходимости их экстренного рассекречивания;

перечень научных и иных работ пользователя, его участие в общественно значимых проектах по популяризации архивных документов и иные данные, подтверждающие компетентность пользователя и значимость решаемых им задач.

Условия и сроки предоставления государственной услуги.

7. Заявка пользователя рассматривается в АС КБР (УЦГА и УЦДНИ) в 30-дневный срок с момента ее регистрации, в течение которого определяются возможности рассекречивания документов, изучается их объем, рассчитываются трудозатраты на проведение экспертизы и подготовку заключений. С учетом объема работы, наличия бюджета рабочего времени и графика заседаний Комиссии определяются сроки исполнения услуги, которые составляют не менее 3 месяцев (при заявке до 20 дел);

не менее 6 месяцев (при заявке до 50 дел);

не менее 9 месяцев (при заявке до 100 дел).

При более объемных заказах заявленный фонд или комплекс документов включается в плановое рассекречивание следующего года (при условии поступления заявки до октября текущего года).

О результатах рассмотрения заявки и расчетных сроках рассекречивания заявитель информируется письменно.

Если Комиссия не полномочна рассекречивать запрашиваемые сведения, АС КБР в месячный срок с момента поступления заявки направляет ее в соответствующий государственный орган, полномочный рассматривать вопрос об их рассекречивании, и информирует об этом пользователя.

Перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги.

8. Государственная услуга не предоставляется в случаях:

если пользователь не указал в заявке необходимые реквизиты и не обосновал необходимость срочного рассекречивания запрашиваемой информации;

если пользователь запрашивает рассекречивание документов, срок засекречивания которых в соответствии с действующим законодательством еще не истек;

если пользователь запрашивает рассекречивание документов, содержащих конфиденциальную персональную информацию на третьих лиц, на доступ к которой он не имеет необходимых полномочий и которые, после снятия грифов секретности, перейдут в категорию несекретных документов ограниченного доступа;

если структурные подразделения АС КБР (УЦГА и УЦДНИ) не имеют необходимого для сверхпланового рассекречивания бюджета рабочего времени, или его лимит уже исчерпан.

Другие положения, характеризующие требования к предоставлению государственной услуги.

9. Государственная услуга по рассекречиванию архивных документов по заявкам пользователей предоставляется бесплатно.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур.

10. Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры АС КБР (УЦГА и УЦДНИ):

регистрация заявки;

проведение в установленном порядке экспертизы документов на предмет рассекречивания и подготовка заключения для Комиссии;

информирование пользователя о результате рассмотрения заявки;

техническое оформление результатов рассекречивания;

информирование пользователя о переводе заявленных документов на режим открытого доступа.

11. Поступившие в АС КБР (УЦГА и УЦДНИ) заявки пользователей на рассекречивание документов регистрируются в день поступления или на следующий рабочий день. Регистрация заявки является юридическим фактом, служащим основанием для начала ее рассмотрения.

После регистрации запрос рассматривается руководством АС КБР и передается в сектор. Должностное лицо за организацию рассекречивания документов передает запрос на исполнение в структурные подразделения (УЦГА и УЦДНИ), где запрос изучается должностными лицами, ответственными за планирование и исполнение работ по рассекречиванию. Заведующий сектором докладывает предложения структурных подразделений руководителю АС КБР, который на их основании выносит письменную резолюцию на заявке пользователя с указанием возможности, сроков рассекречивания заявленных документов. Данная резолюция является юридическим фактом для начала работы по рассекречиванию документов. О принятом решении заведующий сектором письменно информирует заявителя в 10-дневный срок с момента вынесения резолюции.

АС КБР при необходимости уведомляет заявителя о предоставлении им дополнительных сведений для исполнения запроса.

12. Государственная услуга по рассекречиванию архивных документов по заявкам пользователей исполняется должностными лицами АС КБР (УЦГА и УЦДНИ), имеющими необходимые полномочия для выполнения этого вида работы, в установленном нормативно-методическими документами порядке.

Информация о ходе рассекречивания относится к категории служебной информации и до пользователя не доводится.

После получения решения Комиссии и проведения технического оформления результатов рассекречивания заведующий сектором докладывает руководству АС КБР о выполнении заявки и информирует об этом пользователя. Предоставление доступа к рассекреченным документам осуществляется на общих основаниях в структурных подразделениях АС КБР (УЦГА и УЦДНИ), ответственных за обслуживание пользователей в читальном зале и работу по использованию документов. При этом доступ к рассекреченной конфиденциальной персональной информации ограничивается в соответствии с действующим законодательством.

13. Максимальный срок выполнения действия не лимитируется и зависит от объема работы и штатно-технических возможностей АС КБР. Минимальный срок выполнения услуги составляет не менее 3 месяцев.

14. Должностные лица АС КБР (УЦГА и УЦДНИ), ответственные за предоставление государственной услуги по рассекречиванию документов по заявкам пользователей, могут принять решение:

- о приоритетном исполнении заявки в зависимости от ее целей и общественного значения;

- о неполном (частичном) исполнении заявки с учетом возможностей архивов и характера документов;

- о приостановлении, продлении или прекращении выполнения заявки, если в процессе экспертизы дел будет установлено наличие в них:

документов, требующих дополнительных процедур, не зависящих от АС КБР;

документов федерального уровня;

документов с конфиденциальной персональной информацией, не подлежащей конвертованию или обособлению иными способами;

документов в ветхом состоянии, требующих реставрации или ремонта перед их использованием.

IV. Порядок и формы контроля за совершением действия и принятием решений.

15.Текущий контроль за предоставление государственной услуги осуществляется должностными лицами, ответственными за организацию работ по проведению рассекречивания в структурных подразделениях, путем заслушивания вопроса на совещаниях, оформления отчетов и информаций о результатах рассекречивания.

Общий контроль за исполнением услуги осуществляется руководством Архивной службы КБР путем плановых и внеплановых проверок и подготовки заключений на отчеты структурных подразделений УЦГА и УЦДНИ АС КБР.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе выполнения Регламента.

16. Заявители имеют право на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления государственной услуги, в соответствии с законодательством Российской Федерации.

17. Предметом досудебного (внесудебного) обжалования могут быть решения и действия (бездействие) Архивной службы, должностного лица АС КБР, государственного служащего АС КБР, в том числе:

- нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги;

- отказ в приеме у заявителя документов, необходимых для предоставления государственной услуги;

- требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги;

- затребование с заявителя при предоставлении государственной услуги

платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами;

- нарушение срока предоставления государственной услуги;;

- отказ в предоставления государственной услуги по основаниям, не предусмотренным нормативными правовыми актами;

- отказ АС КБР, должностного лица АС КБР в исправлении

допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

18. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является поступление жалобы в орган исполнительной власти, должностному лицу, уполномоченному на ее рассмотрение.

19. Жалоба подается устно, в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме. Жалоба может быть направленна по почте, с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет, иными доступными способами, в том числе при личном приеме заявителя. Жалоба подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента ее поступления.

20. Жалоба должна содержать:

1) наименование органа исполнительной власти, должностного лица АС КБР, либо государственного служащего АС КБР, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя – физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя – юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) АС КБР, должностного лица АС КБР либо гражданского служащего АС КБР;

4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) АС КБР, должностного лица АС КБР либо государственного служащего АС КБР;

Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для составления и обоснования жалобы, при условии, что это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если указанная информация и документы не содержат сведений, составляющих государственную или иную охраняемую законом тайну.

21. Жалоба, поступившая в Архивную службу КБР, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа органа предоставляющего услугу, должностного лица АС КБР в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок либо в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений – в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

22. По результатам рассмотрения жалобы принимается одно из следующих решений:

1) удовлетворить жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных АС КБР опечаток и ошибок в выданных в результате исполнения государственной функции документах, а также в иных формах;

2) отказать в удовлетворении жалобы.

              Мотивированный ответ, содержащий результаты рассмотрения жалобы, направляется заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме не позднее дня, следующего за днем принятия решения по результатам рассмотрения жалобы.

23. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы, признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

24. Перечень оснований для оставления жалоб (обращений) без ответа.

Жалобы заявителей, поданные в письменной форме или в форме электронного документа, остаются без ответа по существу поставленных в ней вопросов в случаях:

в жалобе не указана фамилия гражданина, направившего жалобу, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

в жалобе содержаться нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи (при этом заявителю сообщается о недопустимости злоупотребления правом);

текст жалобы не поддается прочтению (о чем сообщается заявителю, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению, в семидневный срок с момента регистрации жалобы);

если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства возможно принятие решения о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу. Заявитель уведомляется о данном решении;

невозможность предоставления ответа на жалобу без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну (заявителю, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений);

обращение, в котором обжалуется судебное решение (в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения).

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

по предоставлению Архивной службой КБР государственной услуги «Согласование положений об экспертных комиссиях, об архивах, инструкций по делопроизводству республиканских и территориальных органов федеральных органов государственной власти и подведомственных им органов и организаций»

Общие положения.

Предмет регулирования

1. Государственной услугой является согласование положений об экспертных комиссиях, об архивах организаций, а также инструкций по делопроизводству (далее - правовой акт) республиканских, а также территориальных органов федеральных органов власти и подведомственных им органов и организаций (далее - органы государственной власти).

Круг пользователей

2. Получателями государственной услуги являются органы государственной власти.

Требования к информированию о порядке предоставления государственной услуги

3. Предоставление государственной услуги предполагает осуществление следующих административных процедур: прием и регистрация документов, поступивших от органа государственной власти, передача их на исполнение, согласование. Специфика деятельности АС КБР, в порядке предоставления государственной услуги, не предполагает получение данной услуги в многофункциональном центре (ГБУ «МФЦ»).

Порядок информирования о государственной услуге

4. Сведения о месте нахождения и графике работы Архивной службы КБР, почтовом и электронном адресах, контактных телефонах размещены на официальном интернет–сайте Архивной службы КБР.

Место нахождения Архивной службы КБР и ее почтовый адрес:

ул. М.Горького, 13, г.Нальчик, 360001

Электронный адрес Архивной службы КБР: archives_kbr@mail.ru

Справочные телефоны: (8862) 76-04-28;76-04-26.

Факс:76-04-26.

График работы Архивной службы КБР:

Понедельник - пятница с 9.00 до 18.00, перерыв 13.00-14.00

Суббота и воскресенье выходные дни.

5. Информирование по процедуре исполнения государственной услуги производится:

по телефону;

по письменным обращениям;

по электронной почте;

посредством личного обращения представителя органа;

на официальном сайте Архивной службы КБР.

5.1. Информирование представителей органов государственной власти по телефону осуществляется сотрудниками Архивной службы КБР по справочным телефонам в соответствии с графиком работы Архивной службы. Сотрудник Архивной службы КБР дает исчерпывающую информацию по процедуре предоставления государственной услуги.

5.2. Информирование представителей органов государственной власти при личном обращении осуществляется сотрудниками Архивной службы КБР на рабочем месте в соответствии с графиком работы Архивной службы КБР.

Сотрудник подразделения Архивной службы КБР, ответственный за прием, обязан принять представителя органа государственной власти в назначенный день. Прием может быть перенесен по инициативе представителя органа государственной власти на другой день или другое время.

В день назначенной встречи сотрудник подразделения Архивной службы КБР обязан обеспечить возможность доступа к месту проведения информирования представителю органа государственной власти для осуществления информирования о предоставлении государственной услуги.

5.3. При информировании по процедуре предоставления государственной услуги по письменным обращениям органа государственной власти ответ излагается в простой, четкой форме и направляется почтой или по факсу в адрес органа государственной власти или его представителю в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.

5.4. При информировании по процедуре предоставления государственной услуги по обращениям, направленным по электронной почте, ответ направляется по электронной почте на электронный адрес представителя органа государственной власти в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.

II. Стандарт предоставления государственной услуги

Наименование государственной услуги

6. Согласование положений об экспертных комиссиях, об архивах организаций, а также инструкций по делопроизводству (далее - правовой акт) республиканских, а также территориальных органов федеральных органов власти и подведомственных им органов и организаций (далее - органы государственной власти).

Наименование государственного учреждения, предоставляющего государственную услугу

7. Предоставление государственной услуги осуществляется Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики. Технологическое обеспечение и решение о согласовании - экспертно-проверочной комиссией Архивной службы Кабардино-Балкарской Республики (далее - подразделение АС КБР).

Результаты предоставления государственной услуги

8. Конечным результатом предоставления государственной услуги органу государственной власти является:

8.1. Решение Архивной службы КБР о согласовании положения об экспертной комиссии органа государственной власти, об архиве организации, инструкции по делопроизводству, оформленном с учетом требований Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009г. № 477.

8.2. Решение Архивной службы КБР об отказе согласования правового акта.

Перечень нормативных правовых актов, регламентирующих предоставление государственной услуги

9. Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ « Об архивном деле в Российской Федерации»

Республиканским законом от 12.01.2009 № 3-РЗ «Об архивном деле в Кабардино-Балкарской Республике»

Постановлением Правительства Кабардино-Балкарской Республики от 07.12.2011 № 370-ПП «Об Архивной службе Кабардино-Балкарской Республики»

Перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги

10. Для получения государственной услуги органы государственной власти представляют в Архивную службу КБР с сопроводительным письмом, подписанным руководителем органа государственной власти или его заместителем, проекты документов, требующих согласования, включая:

положение об экспертной комиссии органа государственной власти;

положение об архиве органа государственной власти;

инструкцию по делопроизводству в органе государственной власти.

Перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги

11. Основанием для отказа в рассмотрении представленных документов по существу является оформление представленных документов с нарушениями требований ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст, и с нарушениями требований Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009г. № 477.

11.1. Основанием для отказа в согласовании проекта правового акта является несоответствие представленного документа требованиям следующих нормативных правовых актов:

Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Республиканского закона от 12.01.2009 № 3-РЗ «Об архивном деле в Кабардино-Балкарской Республики»;

Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477;

Приказа Министерства культуры и массовых коммуникации Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук», зарегистрированного в Минюсте России 06.03.2007 № 9050;

Приказа Комитета по делам архивов при Правительстве Российской Федерации от 29.06.1992 № 151 «О Примерном положении о центральном архиве министерства, ведомства Российской Федерации», зарегистрированного в Минюсте России 28.07.1992 № 19.

Перечень услуг и документов, запрашиваемых у других органов исполнительной власти

12. Услуги и документы других органов исполнительной власти, необходимые для предоставления данной государственной услуги, отсутствуют.

Порядок взимания платы за предоставление государственной услуги

13. Архивная служба КБР предоставление государственной услуги осуществляет – бесплатно.

Условия и сроки предоставления государственной услуги

14. Предоставление государственной услуги осуществляется по запросу органа государственной власти в течение 30 дней со дня поступления запроса в Архивную службу КБР, не считая времени ожидания документов от органа государственной власти при дополнительном запросе.

Показатели доступности и качества государственной услуги

15. Органы государственной власти и должностные лица Архивной службы КБР взаимодействуют при подаче документов и при получении результата по оказанию государственной услуги. Информацию о ходе предоставления государственной услуги органы государственной власти (представители) могут получить устно по телефону, письменно, по электронной почте и при личном обращении в Архивную службу КБР.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур

Прием и регистрация документов, поступивших от республиканского, территориального органа федерального органа государственной власти, передача их на исполнение

Блок-схема административной процедуры представлена в Приложении №1

16. Документы, указанные в п. 10 настоящего регламента, могут быть доставлены в Архивную службу КБР почтовой, фельдъегерской, курьерской связью.

17. Прием и регистрацию документов, поступивших от органа государственной власти, осуществляет сотрудник Архивной службы КБР, обеспечивающий прием и регистрацию почтовой корреспонденции, ответственный за регистрацию документов.

Регистрация документов осуществляется в день поступления.

18. Сотрудник, ответственный за регистрацию документов, не позднее рабочего дня, следующего за регистрацией, направляет зарегистрированный комплект документов Руководителю Архивной службы КБР.

19. Руководитель Архивной службы КБР в течение рабочего дня рассматривает полученные документы и направляет их в подразделение АС КБР.

20. Ответственный исполнитель в день поступления документов назначает рецензента и направляет ему поступившие документы.

21. Рецензент в течение 3 рабочих дней проверяет комплектность и правильность оформления представленных документов.

22. Если поступившие документы надлежаще оформлены и представлены в полной комплектности, рецензент готовит документы к рассмотрению на комиссию. Решение по согласованию выносится коллегиально.

23. При выявлении в ходе проверки некомплектности документов или их неправильного оформления рецензент информирует об этом орган государственной власти.

24. В случае, если по истечении 30 дней орган государственной власти не представит в адрес АС КБР необходимые документы, то осуществляются следующие действия:

- Ответственный исполнитель в течение 3 рабочих дней готовит письменное уведомление с обоснованием отказа в предоставлении государственной услуги и направляет его руководителю Архивной службы КБР.

- Руководитель АС КБР в течение 3 рабочих дней подписывает документы и направляет их в подразделение, ответственное за делопроизводство.

- Сотрудник АС КБР, ответственный за делопроизводство и рассылку корреспонденции, не позднее рабочего дня, следующего за поступлением документов, направляет его в орган государственной власти по почте по адресу, указанному в бланке сопроводительного письма органа государственной власти.

25. В случае, если в течение 30 дней орган государственной власти представил комплект документов, то повторно выполняется данная административная процедура.

Подготовка проекта правового акта к согласованию, согласование

Блок-схема административной процедуры представлена в Приложении 2

26. Рецензент в течение 10 рабочих дней проверяет соответствие проекта правового акта на соответствие основаниям для отказа в согласовании правового акта, указанным в п.11.1 настоящего регламента.

27. Если проект правового акта соответствует требованиям нормативных правовых актов, указанных в пункте 11.1 настоящего Регламента, рецензент готовит проект сопроводительного письма, докладывает о нем на заседании комиссии и представляет документы руководителю Архивной службы КБР для визирования.

28. Руководитель Архивной службы КБР в течение 3 рабочих дней согласовывает проект правового акта, подписывает сопроводительное письмо и направляет их в подразделение, ответственное за делопроизводство.

Согласование оформляется в соответствии с п. 8.1 регламента.

29. В подразделении, ответственном за делопроизводство, сотрудник, ответственный за рассылку корреспонденции, не позднее рабочего дня, следующего за поступлением документов, направляет согласованный правовой акт в адрес органа государственной власти с сопроводительным письмом.

30. При выявлении, в ходе проверки несоответствия проекта правового акта требованиям нормативных правовых актов, указанных в пункте 12 настоящего Регламента, ответственный исполнитель подразделения Архивной службы КБР уведомляет по телефону об имеющихся замечаниях исполнительный орган государственной власти, в случае необходимости согласовывает дату и время проведения консультации для обсуждения и устранения имеющихся несоответствий.

31. В случае если в течение 30 дней орган государственной власти представил доработанный проект правового акта, то повторно выполняется данная административная процедура.

В случае отказа осуществляются следующие действия:

32. Ответственный исполнитель подразделения Архивной службы КБР в течение 3 рабочих дней докладывает Руководителю Архивной службы КБР о результатах рассмотрения проекта правового акта, готовит письменное заключение с обоснованием отказа в согласовании проекта правового акта, в котором даются ссылки на нормативные акты (пункты, статьи), указываются причины, послужившие основанием для принятия такого решения. Заключение оформляется на бланке письма и направляется руководителю АС КБР.

33. Руководитель (заместитель руководителя) АС КБР в течение 3 рабочих дней подписывает документы и направляет их в подразделение, ответственное, за делопроизводство.

34. В подразделении, ответственном за делопроизводство, сотрудник, ответственный за рассылку корреспонденции, не позднее рабочего дня, следующего за поступлением документов, направляет документы в орган государственной власти по почте по адресу, указанному в бланке сопроводительного письма органа государственной власти.

IV. Порядок и формы контроля за исполнением административного регламента

35. Общий контроль осуществляется АС КБР в форме плановых и внеплановых проверок, подготовку заключений на отчеты управлений, заслушивания вопросов на коллегии АС КБР.

36. Контроль за предоставлением государственной услуги осуществляется начальниками структурных подразделений АС КБР постоянно.

37. Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие в пределах компетенции решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на действия (бездействие) и решения должностных лиц.

38. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей, положений настоящего административного регламента, иных нормативных правовых актов Российской Федерации и Кабардино-Балкарской Республики, Руководитель АС КБР привлекает виновных лиц к ответственности в соответствии с действующим законодательством.

39. Персональная ответственность специалистов, должностных лиц закрепляется в их должностных регламентах.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления государственной услуги

40. Заявители имеют право на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления государственной услуги, в соответствии с законодательством Российской Федерации.

41. Предметом досудебного (внесудебного) обжалования могут быть решения и действия (бездействие) Архивной службы, должностного лица АС КБР, государственного служащего АС КБР, в том числе:

- нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги;

- отказ в приеме у заявителя документов, необходимых для предоставления государственной услуги;

- требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами для исполнения государственной услуги;

- затребование с заявителя при исполнении государственной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами;

- нарушение срока предоставления государственной услуги;

- отказ в предоставлении государственной услуги по основаниям, не предусмотренным нормативными правовыми актами;

- отказ АС КБР, должностного лица АС КБР в исправлении

допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

42. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является поступление жалобы в орган исполнительной власти, должностному лицу, уполномоченному на ее рассмотрение.

43. Жалоба подается устно, в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме. Жалоба может быть направленна по почте, с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет, иными доступными способами, в том числе при личном приеме заявителя. Жалоба подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента ее поступления.

44. Жалоба должна содержать:

1) наименование органа исполнительной власти, должностного лица АС КБР, либо государственного служащего АС КБР, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя – физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя – юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) АС КБР, должностного лица АС КБР либо гражданского служащего АС КБР;

4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) АС КБР, должностного лица АС КБР либо государственного служащего АС КБР;

Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для составления и обоснования жалобы, при условии, что это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если указанная информация и документы не содержат сведений, составляющих государственную или иную охраняемую законом тайну.

45. Жалоба, поступившая в Архивную службу КБР, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа органа предоставляющего услугу, должностного лица АС КБР в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок либо в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений – в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

46. По результатам рассмотрения жалобы принимается одно из следующих решений:

1) удовлетворить жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных АС КБР опечаток и ошибок в выданных в результате исполнения государственной услуги документах, а также в иных формах;

2) отказать в удовлетворении жалобы.

Мотивированный ответ, содержащий результаты рассмотрения жалобы, направляется заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме не позднее дня, следующего за днем принятия решения по результатам рассмотрения жалобы.

47. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы, признаков состава административного правонарушения или преступления, должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

48. Перечень оснований для оставления жалоб (обращений) без ответа.

Жалобы заявителей, поданные в письменной форме или в форме электронного документа, остаются без ответа по существу поставленных в ней вопросов в случаях:

в жалобе не указана фамилия гражданина, направившего жалобу, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

в жалобе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи (при этом заявителю сообщается о недопустимости злоупотребления правом);

текст жалобы не поддается прочтению (о чем сообщается заявителю, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению, в семидневный срок с момента регистрации жалобы);

если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства возможно принятие решения о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу. Заявитель уведомляется о данном решении;

невозможность предоставления ответа на жалобу без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну (заявителю, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений);

обращение, в котором обжалуется судебное решение (в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения).

Утвержден

приказом Архивной службы КБР

от 05.06.2013 №23

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

по предоставлению Архивной службой КБР государственной услуги «Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства»

I. Общие положения

Предмет регулирования

1. Административный регламент Архивной службы КБР по предоставлению государственной услуги «Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства» (далее - Регламент), разработан в целях повышения эффективности и качества этой работы и определяет сроки, последовательность действий (административных процедур) Архивной службы КБР (далее - АС КБР), а также порядок взаимодействия Архивной службы КБР с органами местного самоуправления и организациями (далее - органы и организации), при предоставлении государственной услуги.

Круг пользователей

2. В качестве заявителей на предоставление государственной услуги выступают проживающие за рубежом российские и иностранные граждане, а также лица без гражданства.

Заявителями также могут быть иные физические и юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в установленном порядке полномочиями выступать от их имени при предоставлении государственной услуги.

Порядок информирования о правилах предоставления государственной
услуги

3. Информирование о правилах предоставления государственной услуги осуществляется АС КБР.

4. Местонахождение АС КБР и его почтовый адрес: 360000, КБР, г. Нальчик, ул. Горького, 13.

Официальный сайт АС КБР: www. kbrarchive.ru.

Электронный адрес: http://archives kbr@mail.ru

5. Телефоны структурного подразделения АС КБР, предоставляющего государственную услугу: (88662) 76-04-14, 76-04-35, 76-04-37, факс 76-04-26.

6. Заявители могут получить информацию по вопросам предоставления государственной услуги, в том числе о ходе предоставления государственной услуги:

• по телефону;

•в многофункциональном центре по предоставлению государственных и муниципальных услуг (ГБУ «МФЦ»);

• по письменным обращениям;

• по электронной почте;

• при личном обращении в АС КБР;

• на официальном сайте АС КБР.

7. По телефону должностные лица АС КБР обязаны дать исчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения запросов граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод.

8. По письменным обращениям и запросам ГБУ «МФЦ» ответ направляется в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения, по почте в адрес заявителя, проживающего в государстве - участнике Содружества Независимых Государств (далее - СНГ), или в адрес МИД России - для направления заявителю, проживающему в ином государстве.

9. По электронной почте ответ направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со дня поступления обращения.

10. Личный прием граждан осуществляется руководителем АС КБР, заместителями Руководителя, другими должностными лицами по адресу: г. Нальчик, ул. Горького, 13 и Хуранова, 10 ежедневно в течение рабочего дня.

11. Размещение информации о правилах предоставления государственной услуги осуществляется на официальном сайте АС КБР www. kbrarchive.ru.

II. Стандарт предоставления государственной услуги Наименование государственной услуги

12. Организация исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства подразумевает организацию исполнения социально-правовых запросов, связанных с социальной защитой граждан и лиц без гражданства, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством.

Наименование органа исполнительной власти, предоставляющего государственную услугу

13. Предоставление государственной услуги по организации исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства осуществляет Архивная служба КБР, во взаимодействии с Росархивом и Министерством иностранных дел Российской Федерации (далее - МИД России).

Непосредственное исполнение поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, оформление в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства осуществляют органы и организации при наличии у них соответствующих документов, необходимых для исполнения запросов.

Результаты предоставления государственной услуги

14. Государственная услуга по организации исполнения поступивших из-за рубежа запросов предоставляются российским и иностранным гражданам, а также лицам без гражданства, в виде писем АС КБР, а также в виде архивных справок, архивных выписок и архивных копий.

Перечень нормативно-правовых актов, регулирующих предоставление
государственной услуги

15. Предоставление государственной услуги по организации исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства, осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Конституция Российской Федерации;

Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов; заключена в Гааге 05.10.1961; вступила в силу для России 31.05.1992;

Закон СССР от 24 июня 1991 г. № 2261-1 «О порядке вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан, лиц без гражданства из СССР за границу»;

Постановление Верховного Совета СССР от 17.04.1991 № 2119-1 «О присоединении Союза Советских Социалистических Республик к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов»;

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

Конституция Кабардино-Балкарской Республики;

Республиканский закон от 12.01.2009 г. №3-Р3 «Об архивном деле в КБР»

Положение «Об Архивной службе КБР», утвержденное постановлением Правительства КБР от 07.12. 2011 год №370-ПП;

Федеральный закон от 27.07.2010 г. №210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».

Перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги

16. Основанием для предоставления государственной услуги является письменный запрос, или запрос заявителя по электронной почте в адрес АС КБР.

17. В запросе указываются: фамилия, имя, отчество (при наличии) заявителя, год и место его рождения, адрес места жительства, гражданство, а также в зависимости от содержания запроса предоставляются иные сведения, необходимые для его исполнения:

• об образовании - название и адрес учебного заведения, факультет, даты поступления и окончания учебы;

• о стаже работы (службы) - название, ведомственная подчиненность и адрес органа, организации, номер воинской части, время работы (службы), в качестве кого работали (служили);

• о пенсии, социальных льготах - сведения об органе, который назначил пенсию, социальные льготы, даты их назначения;

• о награждении государственными и ведомственными наградами - название награды, дата награждения, решением какого органа произведено, место работы (службы) в период награждения, название организации, представившей к награде, ее ведомственная подчиненность;

• о нацистских преследованиях - время пребывания в местах принудительного содержания, их территориальное расположение, состав семьи (для малолетних);

• иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса.

К запросу могут быть приложены ксерокопии трудовой книжки, других документов, связанных с темой запроса.

18. Для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

Перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги

19. Если в запросе отсутствуют необходимые сведения для его исполнения.

20. Отсутствие у заявителя, истребующего сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах документов, подтверждающих его полномочия.

21. Запросы, не содержащие фамилии, почтового адреса заявителя.

22. Если запросы, не поддаются прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение Руководителю АС КБР о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

Сроки предоставления государственной услуги

23. Поступившие в АС КБР запросы в течение 2 дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в структурные подразделения АС КБР, представляющих государственную услугу, в органы и организации для исполнения и ответа заявителю.

24. Поступившие в АС КБР, иные органы и организации запросы, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, в течение 10 дней с момента регистрации возвращаются в МИД России или в органы, организации, их направившие, или гражданам, с сообщением об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.

25. Запросы, поступившие в государственные органы, органы местного самоуправления, исполняются в течение 30 дней со дня их регистрации. В исключительных случаях руководитель государственного органа или органа местного самоуправления, либо уполномоченное на это лицо вправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 дней, с обязательным уведомлением об этом заявителя.

26. Запросы, поступившие в АС КБР и муниципальные архивы, иные организации исполняются в течение 30 дней со дня их регистрации. С разрешения руководства этот срок может быть продлен.

27. Запросы, не относящиеся к составу хранящихся в органах и организациях архивных документов (непрофильные запросы), в течение 15 дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в соответствующий орган или организацию, где могут храниться необходимые документы.

Другие положения, характеризующие требования к предоставлению
государственной услуги

28. Российским, иностранным гражданам и лицам без гражданства, проживающим за рубежом, подлинные архивные документы не направляются. Вместо подлинников высылаются архивные справки, архивные выписки или архивные копии истребуемых документов.

29. Поступившие из-за рубежа запросы по истребованию документов социально-правового характера, связанные с социальной защитой граждан и лиц без гражданства, предусматривающей их пенсионное обеспечение, получение льгот и компенсаций, исполняются органами и организациями бесплатно.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур Описание последовательности действий при предоставлении государственной услуги

30. Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры АС КБР:

• регистрация запросов и передача их на исполнение;

• анализ тематики поступивших запросов;

• направление запросов на исполнение в органы и организации по принадлежности;

• подготовка ответов заявителям;

• проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях;

• отправка заявителям ответов и архивных справок, архивных выписок и архивных копий.

31. Органы и организации, исполняющие запросы, получаемые из АС КБР, других органов и организаций или непосредственно от заявителей, проживающих за рубежом, осуществляют следующие административные процедуры:

· регистрация запросов и передача их на исполнение;

· анализ тематики поступивших запросов;

· направление запросов на исполнение в органы и организации по принадлежности (при необходимости);

· поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов;

· подготовка ответов заявителям;

· оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий;

· проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях АС КБР;

· отправка заявителям ответов и архивных справок, архивных выписок и архивных копий.

Регистрация запросов и передача их на исполнение

32. Поступившие в АС КБР из Росархива и МИД России, или непосредственно из-за рубежа письменные запросы регистрируются в структурном подразделении АС КБР, обеспечивающем прием и регистрацию почтовой корреспонденции, и передаются в профильное структурное подразделение в течение 1 дня со дня поступления в установленном порядке.

33. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.

34. При необходимости, некоторые запросы докладываются руководству АС КБР, после чего с резолюцией направляются в профильное структурное подразделение.

Анализ тематики поступивших запросов

35. Государственные гражданские служащие профильного структурного подразделения АС КБР осуществляют анализ тематики поступивших запросов с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в АС КБР научно-справочного аппарата и информационных материалов.

36. В результате анализа определяется:

правомочность получения заявителем запрашиваемой информации;

• степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

• возможное место нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

• место нахождения, адрес конкретного органа, организации, куда следует направить запрос на исполнение по принадлежности.

37. Срок исполнения данной административной процедуры - 3 дня.

Направление запросов на исполнение по принадлежности в органы и организации

38. По итогам анализа тематики поступивших запросов АС КБР направляет запросы или их копии со своим письмом на исполнение по принадлежности:

в республиканские органы государственной власти;

в муниципальные архивы;

в другие органы и организации, которые могут иметь на хранении документы, необходимые для исполнения запросов.

39. В случае, если запрос требует исполнения несколькими органами и организациями, АС КБР направляет в соответствующие органы и организации копии запроса, анкеты, с указанием о направлении ответа в адрес АС КБР.

40. При направлении запросов на исполнение по принадлежности, АС КБР при необходимости, уведомляют соответствующие органы и организации о запросах, архивные справки, архивные выписки и архивные копии по которым требуют проставления апостиля.

Подготовка ответов заявителям

41. Подготовку ответов заявителям осуществляет АС КБР, иные органы и организации. Ответ может быть подготовлен в виде:

• письменного уведомления Росархива или МИД России или заявителя о направлении запроса на исполнение в соответствующий орган, организацию;

• письменного уведомления Росархива или МИД России или заявителя о необходимости предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса;

• письма с иными сведениями, направленного в Росархива или МИД России или заявителю;

• архивной справки, архивной выписки или архивной копии.

42. При отсутствии архивных документов, необходимых для исполнения запроса, составляется ответ об отсутствии запрашиваемых сведений на бланке органа, организации. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать истребуемый документ или справку.

Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий

43. Органы и организации, исполняющие полученные от АС КБР и непосредственно из-за рубежа запросы, готовят архивные справки, архивные выписки или архивные копии.

44. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках («Так в документе», «Так в тексте оригинала»).

Сведения о работе, учебе в нескольких органах, организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку, если все эти сведения содержатся в документах одного государственного, муниципального архива, или органа, организации.

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места («Так в тексте оригинала», «В тексте неразборчиво»),

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.

После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номера листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта, события.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены гербовой печатью (для государственных органов и органов местного самоуправления, государственных и муниципальных архивов), или печатью организации.

Архивная справка оформляется на бланке органа, организации и адресуется непосредственно заявителю.

Архивная справка подписывается руководителем органа, организации, заверяется гербовой печатью или печатью организации, проставляется номер и дата составления.

В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны, все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами «Так в тексте оригинала», «Так в документе». После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью руководителя органа, организации или уполномоченного должностного лица и гербовой печатью или печатью организации.

На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется гербовой печатью или печатью организации и подписью руководителя органа, организации.

45. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации.

Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях

46. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 г., в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа - апостиля.

Апостиль не проставляется на документах, предназначенных для направления в государства, с которыми Российская Федерация заключила Договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства- участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве.

47. АС КБР проставляет апостиль на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными, муниципальными архивами, и иными органами и организациями, расположенными на территории Кабардино-Балкарской Республики (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами).

48. Проставление апостиля производится путем оттиска специального штампа на свободном от текста месте документа на лицевой или оборотной его стороне или на отдельном листе. В последнем случае лист с апостилем скрепляется с документом.

Заполнение штампа апостиля производится чернилами (шариковой ручкой) от руки или машинописным способом.

Подпись и печать, проставляемые на апостиль, не требуют заверения.

49. Срок исполнения данной административной процедуры, при условии представления необходимых документов, не должен превышать 1 рабочий день со дня представления документов.

50. В случае отказа в проставлении апостиля заявителю в течение 3 рабочих дней направляется письменное сообщение о причине отказа.

Отправка заявителям ответов и архивных справок, архивных выписок и архивных копий

51. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, предназначенные для направления в государства - участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются АС КБР, другими органами и организациями по почте простыми письмами непосредственно в адреса заявителей.
52. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, вместе с запросами (анкетами, личными заявлениями и т.п.) направляются АС КБР, другими органами и организациями в Росархив или МИД России.

53. В случае исполнения запроса несколькими органами, организациями все полученные от органов и организаций архивные справки, архивные выписки и архивные копии либо ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, АС КБР с сопроводительными письмами направляет в Росархив или МИД России или непосредственно в адрес заявителя.

54. После проставления апостиля, АС КБР направляет архивные справки, архивные выписки и архивные копии в Росархив или МИД России.

55.

Архивные справки, архивные выписки и архивные копии при личном обращении в орган, организацию могут быть выданы заявителю при предъявлении документа, удостоверяющего личность; для третьих лиц - доверенности, оформленной в установленном порядке и при предъявлении квитанции об уплате государственной пошлины за проставление апостиля.

56.

Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

IV. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений Порядок осуществления текущего контроля

57. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений по рассмотрению обращений (запросов) заявителей определены Регламентом АС КБР.

58. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги, и принятием решений осуществляется должностными лицами АС КБР, ответственными за организацию работы по предоставлению государственной услуги.

59. Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по предоставлению государственной услуги, проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента.

Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок

60. АС КБР осуществляет контроль за предоставлением государственной услуги.

61. Контроль за исполнением государственной услуги включает в себя установленную АС КБР ежемесячную отчетность структурных подразделении о ходе исполнения социально-правовых запросов, а также проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав граждан, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц АС КБР.

62. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы АС КБР) и внеплановыми. Проверка может

проводиться по конкретному обращению заявителя.

63. Для проведения проверки полноты и качества исполнения государственной услуги формируется комиссия, в состав которой включаются государственные гражданские служащие АС КБР.

64. Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

Ответственность государственных гражданских служащих

65. В случае выявления нарушений прав граждан, к виновным должностным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и Кабардино-Балкарской Республики.

Требования к порядку и формам контроля за предоставлением государственной услуги

66. Порядок и формы контроля за предоставлением государственной услуги должны отвечать требованиям непрерывности и действенности (эффективности).

Все плановые проверки, должны осуществляться регулярно, в течение всего периода деятельности организации; установленные формы отчетности о предоставлении государственной услуги должны подвергаться анализу. По результатам проверок, анализа, должны быть осуществлены необходимые меры по устранению недостатков в предоставлении государственной услуги.

Граждане, их объединения и организации могут контролировать предоставление государственной услуги путем получения информации о ней по телефону, по письменным обращениям, по электронной почте, на официальном сайте АС КБР «Архивы КБР».

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе предоставления государственной услуги

67. Заявители имеют право на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления государственной услуги, в соответствии с законодательством Российской Федерации.

68. Предметом досудебного (внесудебного) обжалования могут быть решения и действия (бездействие) Архивной службы, должностного лица АС КБР, государственного служащего АС КБР, в том числе:

- нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги;

- отказ в приеме у заявителя документов, необходимых для предоставления государственной услуги;

- требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги;

- затребование с заявителя при предоставлении государственной услуги

платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами;

- нарушение срока предоставления государственной услуги;;

- отказ в предоставления государственной услуги по основаниям, не предусмотренным нормативными правовыми актами;

- отказ АС КБР, должностного лица АС КБР в исправлении

допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

69. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является поступление жалобы в орган исполнительной власти, должностному лицу, уполномоченному на ее рассмотрение.

70. Жалоба подается устно, в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме. Жалоба может быть направленна по почте, с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет, иными доступными способами, в том числе при личном приеме заявителя. Жалоба подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента ее поступления.

71. Жалоба должна содержать:

1) наименование органа исполнительной власти, должностного лица АС КБР, либо государственного служащего АС КБР, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя – физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя – юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) АС КБР, должностного лица АС КБР либо гражданского служащего АС КБР;

4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) АС КБР, должностного лица АС КБР либо государственного служащего АС КБР;

Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для составления и обоснования жалобы, при условии, что это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если указанная информация и документы не содержат сведений, составляющих государственную или иную охраняемую законом тайну.

72. Жалоба, поступившая в Архивную службу КБР, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа органа предоставляющего услугу, должностного лица АС КБР в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок либо в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений – в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

73. По результатам рассмотрения жалобы принимается одно из следующих решений:

1) удовлетворить жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных АС КБР опечаток и ошибок в выданных в результате исполнения государственной функции документах, а также в иных формах;

2) отказать в удовлетворении жалобы.

Мотивированный ответ, содержащий результаты рассмотрения жалобы, направляется заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме не позднее дня, следующего за днем принятия решения по результатам рассмотрения жалобы.

74. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы, признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

75. Перечень оснований для оставления жалоб (обращений) без ответа.

Жалобы заявителей, поданные в письменной форме или в форме электронного документа, остаются без ответа по существу поставленных в ней вопросов в случаях:

в жалобе не указана фамилия гражданина, направившего жалобу, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

в жалобе содержаться нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи (при этом заявителю сообщается о недопустимости злоупотребления правом);

текст жалобы не поддается прочтению (о чем сообщается заявителю, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению, в семидневный срок с момента регистрации жалобы);

если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства возможно принятие решения о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу. Заявитель уведомляется о данном решении;

невозможность предоставления ответа на жалобу без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну (заявителю, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений);

обращение, в котором обжалуется судебное решение (в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения).

Утвержден

приказом Архивной службы КБР

от 05.06.2013 №23

Административный регламент

предоставления Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики государственной услуги «Оказание методической помощи юридическим и физическим лицам по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива»

Общие положения

Предмет регулирования

1. Настоящий административный регламент предоставления государственной услуги «Оказание методической помощи юридическим и физическим лицам по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива» (далее – административный регламент) разработан в целях повышения качества исполнения и доступности результатов исполнения государственной услуги и определяет сроки и последовательность действий Архивной службы Кабардино-Балкарской Республики (далее – АС КБР) при предоставлении данной государственной услуги.

Круг пользователей

2. Пользователями государственной услуги являются организации - источники комплектования Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики (далее - АФ КБР), государственные, федеральные учреждения, иные организации, находящиеся на территории КБР, на основе договоров о порядке взаимоотношений в сфере архивного дела, а также архивные структуры муниципальных административных образований.

3. Организациям, не являющимся источниками комплектования АФ КБР, данная услуга предоставляется в установленном порядке.

Требования к информированию о порядке предоставления государственной услуги

Местонахождение и почтовый адрес

4. Почтовый адрес АС КБР: 360000, г. Нальчик, ул. Горького, 13.

Электронный адрес: archives_kbr@mail.ru.

Телефон: 76-04-26.

График работы:

понедельник-пятница с 9 до 18 ч.;

суббота-воскресенье – выходные дни.

5. Информацию о предоставлении услуги можно узнать на официальном сайте АС КБР: http://kbrarchive.ru. Специфика деятельности АС КБР получение данной услуги в многофункциональном центре (ГБУ «МФЦ») не предполагает.

6. Порядок получения консультаций (справок) о предоставлении государственной услуги:

а) консультации (справки) по вопросам предоставления государственной услуги предоставляются специалистами АС КБР;

б) консультации предоставляются по следующим вопросам:

- перечня документов, необходимых для предоставления государственной услуги;

- источника получения необходимых документов для предоставления государственной услуги (орган, организация и их место нахождения);

- времени приема и выдачи документов;

- другим вопросам по порядку предоставления государственной услуги.

в) консультации предоставляются при личном обращении, посредством телефона или электронной почты.

7. Информация о государственной услуге предоставляется:

- непосредственно в АС КБР на информационных стендах, при личном консультировании специалистом;

- с использованием средств телефонной связи, в том числе личное консультирование специалистом;

- размещение на официальном интернет - сайте АС КБР, передача информации конкретному адресату по электронной почте;

- в средствах массовой информации.

8. При ответах на телефонные звонки и устные обращения граждан специалисты подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании структурного подразделения АС КБР, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок. Время разговора не должно превышать 10 – 15 минут.

Если специалист, принявший звонок, не компетентен в поставленном вопросе, обратившемуся гражданину сообщается телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию. При невозможности ответить на вопрос гражданина немедленно заинтересованному лицу по телефону в течение двух дней сообщают результат рассмотрения вопроса.

9. Представители юридических лиц, обратившиеся в АС КБР о предоставления государственной услуги, в обязательном порядке информируются специалистами:

- об обязательствах получателя государственной услуги;

- об условиях приостановления предоставления услуги;

- о сроке завершения оформления документов.

10. В любое время с момента приема документов для предоставления государственной услуги заявитель имеет право на получение любых интересующих его сведений об услуге при помощи телефона, средств сети Интернет, электронной почты или посредством личного посещения АС КБР.

Стандарт предоставления государственной услуги

Наименование государственной услуги

11. Оказание методической помощи юридическим и физическим лицам по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива.

Наименование государственного учреждения, предоставляющего государственную услугу

12. Предоставление государственной услуги осуществляется Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики.

Результаты предоставления государственной услуги

13. Результатом предоставления государственной услуги является:

- согласование положений об экспертных комиссиях организаций, архивах организаций, инструкций по делопроизводству;

- согласование номенклатур дел организаций;

- отказ согласования (возвращение на доработку) документов по архивному делу и делопроизводству;

- составление заключений на описи дел постоянного срока хранения и по личному составу, описи фото, фоно, видеодокументов, описи дел личного происхождения, научно-справочный аппарат (историческая справка, дополнение к исторической справке, предисловие к описи, акт о выделении дел к уничтожению, объяснительная) к ним для направления на рассмотрение и согласование экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) АС КБР.

Перечень нормативно-правовых актов, регулирующих предоставление государственной услуги

14. Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии с:

Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (собрание законодательства РФ Изд. «Юридическая литература» октябрь 2004 г. № 43);

Республиканским законом от 12.01.2009 №3-РЗ «Об архивном деле в КБР» (официальная Кабардино-Балкария № 3-4 от 16.01.2009);

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 №19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. Изд. «Юридическая литература» май 2007. № 9059);

Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Утвержден Приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 №558. (Перечень издан ВНИИДАД);

Правилами организации делопроизводства в государственных органах исполнительной власти КБР, утвержденными постановлением Правительства КБР ( Официальная Кабардино-Балкария от 25.03.2011, № 12);

Положением об Архивной службе КБР, утвержденным постановлением Правительства Кабардино-Балкарской Республики от 07.12.2011 №370-ПП.

Перечень документов необходимых для предоставления государственной услуги

15. Основанием для предоставления государственной услуги является предоставление в АС КБР проектов документов по делопроизводству и архивному делу, требующих утверждения (согласования) ЭПК АС КБР, анализа содержания и полноты сведений, технического оформления:

- положений об экспертных комиссиях организаций;

- положений об архивах организаций;

- описей дел постоянного хранения;

- описей дел по личному составу;

- описей дел личного происхождения;

- описей фото, фоно, видеодокументов;

- номенклатур дел организаций;

- инструкций по делопроизводству организаций.

Перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги

16. Основанием для отказа в предоставлении государственной услуги является оформление представленных в АС КБР документов с нарушением требований законодательства и иных нормативных правовых актов.

Данная услуга не предоставляется организациям, не являющимся источником комплектования Архивного фонда КБР.

Перечень услуг и документов, запрашиваемых у других органов исполнительной власти

17. Услуги и документы других органов исполнительной власти, необходимые для предоставления данной государственной услуги отсутствуют.

Порядок взимания платы за предоставление государственной услуги

18. Государственная услуга по приему документов с истекшими сроками ведомственного хранения на государственное хранение для организаций-источников комплектования АФ КБР предоставляется бесплатно, иным – в установленном порядке.

Срок ожидания в очереди при подаче запроса и при получении результата предоставления государственной услуги

19. Документы необходимые для предоставления государственной услуги принимаются в момент обращения без ожидания в очереди.

Предоставление осуществляется в течение 30 дней с момента передачи документов в структурное подразделение АС КБР, исполняющих функции государственных архивов.

Требования к помещениям для приема заявителей

20. Предоставление государственной услуги осуществляется в рабочих кабинетах специалистов АС КБР, ответственных за данное направление архивной деятельности.

Показатели доступности и качества государственной услуги

21. Пользователь и должностные лица АС КБР взаимодействуют при подаче документов и при получении результата по оказанию государственной услуги. Информацию о ходе предоставления государственной услуги пользователь может получить устно по телефону, письменно, по электронной почте и при личном обращении в АС КБР.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур

22. Административные процедуры при предоставлении государственной услуги осуществляются в соответствии с требованиями архивных правил и методических рекомендаций разработанных ВНИИДАД.

23. Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- обращение заявителей в АС КБР с документами, требующими согласования;

- регистрация документов заявителей и передача их на исполнение;

- анализ документов для определения полноты наличия и качества поступивших документов или оснований для отправки на доработку;

- рассмотрение представленных документов;

- согласование или направление документов на рассмотрение ЭПК АС КБР;

- передача согласованных документов заявителю;

- предоставление консультаций по оформлению документов и формированию ведомственного архива.

24. Документы, указанные в п. 2.3. административного регламента, могут быть доставлены в АС КБР посредством почтовой, курьерской связи, сотрудником организации, ответственным за делопроизводство и архив организации.

25. Прием и регистрацию документов, поступивших от организаций, осуществляют специалисты АС КБР, ответственные за данный участок работы. Регистрация и передача документов на исполнение осуществляется в день поступления.

26. Анализ документов для определения полноты наличия и качества поступивших документов, а также отправку на доработку осуществляют специалисты АС КБР – кураторы организаций – источников комплектования АФ КБР в течение 10 рабочих дней после их регистрации.

27. В ходе анализа:

- проверяется комплектность и правильность оформления представленных документов, правомочность получения заявителем государственной услуги;

- готовится проект договора о порядке взаимоотношений АС КБР с федеральной или частной организацией в сфере архивного дела;

- проверяется (либо определяется) порядок организации (фондирования) документов, присвоения номеров описям дел;

- информируется получатель государственной услуги о принятом решении.

28. При выявлении в ходе проверки некомплектности документов или их неправильного оформления исполнитель информируется об этом по телефону или при личном контакте.

29. В случае если по истечении 30 дней организация не представит в адрес АС КБР необходимые документы, в течение 3-х рабочих дней заявителю направляется информация с обоснованием отказа в предоставлении государственной услуги.

30. Документы, оформленные в соответствии с требованиями и представленные в полной комплектности, куратор в течение 10 рабочих дней передает секретарю ЭПК для рассмотрения (согласования) их на заседании ЭПК АС КБР.

31. Документы, направляемые на рассмотрение ЭПК АС КБР, представляются согласно Административному регламенту АС КБР по исполнению государственной функции по проведению экспертизы ценности документов.

32. Консультации по вопросам предоставления государственной услуги осуществляются специалистами АС КБР. Консультации предоставляются по следующим вопросам:

- о порядке оформления документов, необходимых для предоставления государственной услуги;

- об организации экспертизы ценности документов;

- о составлении описей дел и исторической справки;

- о составлении номенклатуры дел;

- о составлении положений об экспертных комиссиях и архивах организаций;

- о составлении инструкций по делопроизводству;

- о составлении акта о выделении дел к уничтожению;

- по другим интересующим заявителей вопросам о порядке предоставления государственной услуги.

33. Консультации предоставляются при личном обращении, по телефону или посредством электронной почты.

34. Консультации специалистами АС КБР осуществляются в соответствии с режимом работы АС КБР, указанным в пункте 2.1 настоящего административного регламента.

Время консультирования не должно превышать 20 (двадцати минут).

АС КБР может осуществлять консультации в виде семинаров, совещаний.

IV. Формы контроля за исполнением административного регламента

35. Общий контроль осуществляется АС КБР в форме плановых и внеплановых проверок, подготовку заключений на отчеты управлений, заслушивания вопросов на коллегии АС КБР.

36. Контроль за предоставлением государственной услуги осуществляется начальниками структурных подразделений АС КБР постоянно.

37. Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие в пределах компетенции решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на действия (бездействие) и решения должностных лиц.

38. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей, положений настоящего административного регламента, иных нормативных правовых актов Российской Федерации и Кабардино-Балкарской Республики, Руководитель АС КБР привлекает виновных лиц к ответственности в соответствии с действующим законодательством.

39. Персональная ответственность специалистов, должностных лиц закрепляется в их должностных регламентах.

V. Порядок досудебного (внесудебного) обжалования решений и действий (бездействия), осуществляемых в ходе выполнения регламента

40. Заявители имеют право на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления государственной услуги, в соответствии с законодательством Российской Федерации.

41. Предметом досудебного (внесудебного) обжалования могут быть решения и действия (бездействие) Архивной службы, должностного лица АС КБР, государственного служащего АС КБР, в том числе:

- нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги;

- отказ в приеме у заявителя документов, необходимых для предоставления государственной услуги;

- требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги;

- затребование с заявителя при предоставлении государственной услуги

платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами;

- нарушение срока предоставления государственной услуги;

- отказ в предоставления государственной услуги по основаниям, не предусмотренным нормативными правовыми актами;

- отказ АС КБР, должностного лица АС КБР в исправлении

допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

42. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является поступление жалобы в орган исполнительной власти, должностному лицу, уполномоченному на ее рассмотрение.

43. Жалоба подается устно, в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме. Жалоба может быть направленна по почте, с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет, иными доступными способами, в том числе при личном приеме заявителя. Жалоба подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента ее поступления.

44. Жалоба должна содержать:

1) наименование органа исполнительной власти, должностного лица АС КБР, либо государственного служащего АС КБР, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя – физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя – юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) АС КБР, должностного лица АС КБР либо гражданского служащего АС КБР;

4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) АС КБР, должностного лица АС КБР либо государственного служащего АС КБР;

Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для составления и обоснования жалобы, при условии, что это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если указанная информация и документы не содержат сведений, составляющих государственную или иную охраняемую законом тайну.

45. Жалоба, поступившая в Архивную службу КБР, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа органа предоставляющего услугу, должностного лица АС КБР в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок либо в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений – в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

46. По результатам рассмотрения жалобы принимается одно из следующих решений:

1) удовлетворить жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных АС КБР опечаток и ошибок в выданных в результате исполнения государственной функции документах, а также в иных формах;

2) отказать в удовлетворении жалобы.

Мотивированный ответ, содержащий результаты рассмотрения жалобы, направляется заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме не позднее дня, следующего за днем принятия решения по результатам рассмотрения жалобы.

47. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы, признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

48. Перечень оснований для оставления жалоб (обращений) без ответа.

Жалобы заявителей, поданные в письменной форме или в форме электронного документа, остаются без ответа по существу поставленных в ней вопросов в случаях:

в жалобе не указана фамилия гражданина, направившего жалобу, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

в жалобе содержаться нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи (при этом заявителю сообщается о недопустимости злоупотребления правом);

текст жалобы не поддается прочтению (о чем сообщается заявителю, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению, в семидневный срок с момента регистрации жалобы);

если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства возможно принятие решения о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу. Заявитель уведомляется о данном решении;

невозможность предоставления ответа на жалобу без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну (заявителю, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений);

обращение, в котором обжалуется судебное решение (в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения).

Утвержден

приказом Архивной службы КБР

от 05.06.2013 №23

Административный регламент

предоставления Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики государственной услуги «Организация передачи и приема документов на государственное хранение»

Общие положения

Предмет регулирования

1. Административный регламент по предоставлению Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики (далее – АС КБР) государственной услуги «Организация передачи и приема документов на государственное хранение» определяет сроки и последовательность действий административных процедур АС КБР при организации передачи и приему документов, образовавшихся в деятельности органов государственной власти КБР, организаций, иных органов и граждан, а также порядок взаимодействия АС КБР с собственниками или владельцами архивных документов.

Круг пользователей

2. Пользователями данной услуги являются организации – источники комплектования АФ КБР.

3. Организациям, не являющимся источниками комплектования АФ КБР, данная услуга предоставляется в порядке, установленном архивным законодательством.

Требования к порядку предоставления государственной услуги

4. Почтовый адрес АС КБР: 360000, г. Нальчик, ул. Горького, 13.

Электронный адрес: archives_kbr@mail.ru.

Телефон: 76-04-26.

5.Почтовый адрес управления центрального государственного архива АС КБР: 360000, г. Нальчик, ул. Горького, 13.

Электронный адрес: archives_kbr@mail.ru

Телефон: 76-04-27.

6. Почтовый адрес управления центра документации новейшей истории АС КБР: 360000, г. Нальчик, ул. Хуранова, 10.

Электронный адрес: archives_kbr@mail.ru

Телефон: 76-04-39

7. График работы:

понедельник-пятница с 9.00 до 18.00 ч.;

суббота-воскресенье – выходные дни.

8. Информацию о предоставлении услуги можно узнать на официальном сайте АС КБР: http://kbrarchive.ru.

9. Предоставление данной услуги через ГБУ «МФЦ» не представляется возможной.

10. Информирование по процедуре предоставления государственной услуги производится:

по телефону;

по письменным обращениям;

на личном приеме представителя организации источника комплектования.

11. Информирование организаций - источников комплектования Архивного фонда КБР о предоставлении государственной услуги производится в письменном виде в соответствии планом-графиком комплектования.

12. Информирование представителей организаций - источников комплектования осуществляется специалистами структурных подразделений АС КБР, ответственными за данное направление.

II. Стандарт предоставления государственной услуги

Наименование государственной услуги

13. Организация передачи и приема документов на государственное хранение.

Наименование государственного учреждения, предоставляющего государственную услугу

14. Данная услуга осуществляется структурными подразделениями АС КБР, исполняющими функции государственных архивов (далее – управления АС КБР).

Результаты предоставления государственной услуги

15. Результатом исполнения услуги является прием документов на государственное хранение и согласование актов приема передачи документов, образующихся в деятельности источников комплектования Архивного фонда КБР (далее АФ КБР) с полным комплектом учетных документов.

Перечень нормативно-правовых актов, регулирующих предоставление государственной услуги

16.Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии с:

Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Законом Кабардино-Балкарской Республики от 12 января 2009 года № 3-РЗ «Об архивном деле в Кабардино-Балкарской Республике»;

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»;

Положением об Архивной службе КБР, утвержденным постановлением Правительства КБР от 07.12.2011 №370-ПП.

Перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги

17. Основанием для предоставления государственной услуги является предоставление в АС КБР письма организации с просьбой принять на архивное хранение документы, в связи с истечением срока ведомственного хранения.

18. Заявитель должен предоставить описи на передаваемые документы, научно-справочный аппарат к описям, объяснительную записку, справку об утраченных документах, если таковые имеются.

19. Предоставление данной услуги сведений и документа (документов), выдаваемых другими организациями не требуются.

Перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги

20. Основанием для отказа в предоставлении государственной услуги является оформление подаваемых документов с нарушением требований законодательства и иных нормативно-правовых актов. А именно:

- Не относящимся к источникам комплектования АФ КБР;

- Не описанных;

- Не прошедших техническую обработку.

Перечень услуг и документов, запрашиваемых у других органов власти

21. Услуги и документы других органов исполнительной власти, необходимые для предоставления данной государственной услуги отсутствуют.

Порядок взимания платы за предоставление государственной услуги

22. Государственная услуга по приему документов с истекшими сроками ведомственного хранения на государственное хранение для организаций-источников комплектования АФ КБР предоставляется бесплатно, иным – в установленном порядке.

Срок ожидания в очереди при подаче запроса и при получении результата предоставления государственной услуги

23. Документы, необходимые для предоставления государственной услуги принимаются в момент обращения без ожидания в очереди.

Предоставление государственной услуги осуществляется в течение 10 дней с момента передачи документов в структурное подразделение АС КБР, исполняющих функции государственных архивов.

Требования к помещению

24. Услуга предоставляется непосредственно в помещениях АС КБР, предназначенных для приема-передачи документов на госхранение.

Показатели доступности и качества государственной услуги

25. Пользователь и должностные лица АС КБР взаимодействуют при подаче документов и при получении результата по оказанию государственной услуги. Информацию о ходе предоставления государственной услуги пользователь может получить устно по телефону, письменно, по электронной почте и при личном обращении в АС КБР.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур

Последовательность действий при предоставлении государственной услуги.

26. Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие процедуры:

- составление плана-графика предоставления государственной услуги на основе списка источников комплектования в соответствии с цикличностью ведомственного хранения документов;

- информирование организации о сроках передачи дел путем письменного уведомления;

- оказание методической помощи в подготовке дел к передаче на госхранение:

- в подготовке комплекта учетных документов;

- в организации проверки наличия и физического состояния дел;

- в оформлении документов по подготовке к передаче на госхранение;

- в проведении розыска необнаруженных дел с оформлением соответствующих документов (в случае необходимости).

Порядок приема документов на государственное хранение.

27. Прием документов на государственное хранение от организаций источников комплектования осуществляют управления АС КБР в соответствии с планом-графиком, утвержденным Руководителем АС КБР по согласованию с организациями - источниками комплектования.

28. Внеплановый прием документов, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляется в случае ликвидации организации - источника комплектования без учреждения правопреемника.

29. АС КБР за 1 месяц направляет организациям - источникам комплектования письменное уведомление о наступлении срока сдачи дел на государственное хранение и о необходимости их передачи на государственное хранение в соответствии с действующими нормами и правилами.

30. Управления АС КБР оказывают методическую помощь в подготовке дел к передаче на государственное хранение путем ознакомления специалистов организаций - источников комплектования с действующими нормами и правилами хранения и комплектования архивных документов, проводят консультации. При необходимости проводят наглядное ознакомление с делами и документами, находящимися на хранении в управлениях АС КБР.

31. Управления АС КБР оказывают организациям - источникам комплектования методическую помощь в подготовке комплекта учетных документов, разъясняют организацию их действий.

32.              Документы от организаций принимаются на государственное хранение в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом.

33.              Документы принимаются специалистами, ответственными за прием, по утвержденным ЭПК АС КБР описям.

34.              Прием дел производится по единично. Во всех экземплярах описей дел, документов делаются отметки о приеме документов на государственное хранение. При отсутствии единиц хранения, внесенных в описи дел, делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на государственное хранение и в прилагаемой к акту справке.

35.              Прием документов оформляется актом приема-передачи документов на государственное хранение, составляемым в 2-х экземплярах: один экземпляр остается в управлении АС КБР, другой в организации - источнике комплектования. Вместе с документами в управления АС КБР передаются три экземпляра описей дел.

36. При первом приеме документов от организации источника комплектования принимается также историческая справка о фондообразователе.

37. Прием документов от граждан в управления АС КБР осуществляется на основании решения ЭПК АС КБР и оформляется актом приема на государственное хранение документов личного происхождения.

При отрицательном решении вопроса о приеме документов личного происхождения, а также возврате по результатам экспертизы ценности их части из числа находившихся в управлениях АС КБР, составляется акт возврата документов в 2-х экземплярах. Один экземпляр акта остается в управлении АС КБР, другой вместе с документами (их частью) возвращается собственнику или владельцу.

38. Аудиовизуальные документы принимаются на государственное хранение с полным комплектом учетных документов.

39. Электронные документы принимаются на государственное хранение в сопровождении программных средств, позволяющих их воспроизвести.

40. Прием секретных документов от организаций источников комплектования АФ КБР осуществляет по актам и описям дел, документов.

41. Прием документов в управления АС КБР, поступивших из-за рубежа, оформляется актом приема-передачи документов.

42. Документы, поступившие из-за рубежа в виде подлинников или копий на правах подлинников, принятые на государственное хранение, независимо от их происхождения, включаются в состав Архивного фонда КБР и подлежат государственному учету.

43. Каждая из перечисленных выше административных процедур используются в соответствии с требованиями правил и методических рекомендаций, разработанных ВНИИДАД.

IV. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений

44. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги и принятием решений, осуществляется должностными лицами управлений АС КБР, ответственными за организацию работы по предоставлению государственной услуги.

45.              Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по предоставлению государственной услуги, проверок соблюдения и исполнения специалистами положений настоящего регламента.

Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается начальниками управлений АС КБР.

46.              Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав организаций, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения организаций, содержащих жалобы на решение действия (бездействие) должностных лиц управлений АС КБР.

47. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и Кабардино-Балкарской Республики.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе выполнения регламента

48. Заявители имеют право на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления государственной услуги, в соответствии с законодательством Российской Федерации.

49. Предметом досудебного (внесудебного) обжалования могут быть решения и действия (бездействие) АС КБР, должностного лица АС КБР, государственного служащего АС КБР, в том числе:

- нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги;

- отказ в приеме у заявителя документов, необходимых для предоставления государственной услуги;

- требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги;

- затребование с заявителя при предоставлении государственной услуги

платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами;

- нарушение срока предоставления государственной услуги;

- отказ в предоставления государственной услуги по основаниям, не предусмотренным нормативными правовыми актами;

- отказ АС КБР, должностного лица АС КБР в исправлении

допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

50. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является поступление жалобы в орган исполнительной власти, должностному лицу, уполномоченному на ее рассмотрение.

51. Жалоба подается устно, в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме. Жалоба может быть направленна по почте, с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет, иными доступными способами, в том числе при личном приеме заявителя. Жалоба подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента ее поступления.

52. Жалоба должна содержать:

1) наименование органа исполнительной власти, должностного лица АС КБР, либо государственного служащего АС КБР, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя – физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя – юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) АС КБР, должностного лица АС КБР либо гражданского служащего АС КБР;

4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) АС КБР, должностного лица АС КБР либо государственного служащего АС КБР;

Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для составления и обоснования жалобы, при условии, что это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если указанная информация и документы не содержат сведений, составляющих государственную или иную охраняемую законом тайну.

53. Жалоба, поступившая в Архивную службу КБР, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа органа предоставляющего услугу, должностного лица АС КБР в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок либо в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений – в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

54. По результатам рассмотрения жалобы принимается одно из следующих решений:

1) удовлетворить жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных АС КБР опечаток и ошибок в выданных в результате исполнения государственной функции документах, а также в иных формах;

2) отказать в удовлетворении жалобы.

Мотивированный ответ, содержащий результаты рассмотрения жалобы, направляется заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме не позднее дня, следующего за днем принятия решения по результатам рассмотрения жалобы.

55. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы, признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

56. Перечень оснований для оставления жалоб (обращений) без ответа.

Жалобы заявителей, поданные в письменной форме или в форме электронного документа, остаются без ответа по существу поставленных в ней вопросов в случаях:

в жалобе не указана фамилия гражданина, направившего жалобу, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

в жалобе содержаться нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи (при этом заявителю сообщается о недопустимости злоупотребления правом);

текст жалобы не поддается прочтению (о чем сообщается заявителю, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению, в семидневный срок с момента регистрации жалобы);

если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства (возможно принятие решения о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу. Заявитель уведомляется о данном решении);

невозможность предоставления ответа на жалобу без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну (заявителю, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений);

обращение, в котором обжалуется судебное решение (в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения).

Утвержден

приказом Архивной службы КБР

от 05.06.2013 №23

Административный регламент

предоставления Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики государственной услуги «Обслуживание пользователей в читальном зале»

I. Общие положения

Предмет регулирования

1. Предметом регулирования административного регламента по предоставлению Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики (далее – АС КБР) государственной услуги по обслуживанию Пользователей в читальном зале является определение порядка, сроков и последовательности при осуществлении данной услуги.

Круг пользователей

2. В качестве заявителей на предоставление государственной услуги выступают органы государственной власти и местного самоуправления, юридические лица (российские и иностранные), физические лица (российские и иностранные), организации без прав юридического лица.

Требования к порядку информирования о предоставлении государственной услуги

Местонахождение и почтовый адрес

3. АС КБР и управления центрального государственного архива АС КБР (далее УЦГА АС КБР):

360000, КБР, г. Нальчик, ул. М. Горького, 13.

Телефон УЦГА АС КБР: (866-2) 76-04-27

Электронный адрес: archives_kbr@mail.ru

4. Управления центра документации новейшей истории АС КБР (далее УЦДНИ АС КБР):

360000, КБР, г. Нальчик, ул. Хуранова, 10.

УЦДНИ АС КБР: (866-2) 76-04-40

Электронный адрес: archives_kbr@mail.ru

5. График работы управлений АС КБР: понедельник-пятница с 9-00 до 18-00, перерыв с 13-00 до 14-00. Выходные дни - суббота, воскресенье. В предпраздничные рабочие дни время работы управлений АС КБР сокращается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

6. Информация о месте нахождения управлений АС КБР размещена на официальном сайте АС КБР: http://kbrarchive.ru.

7. Информация по процедуре выполнения услуги может предоставляться:

по письменным обращениям;

по электронной почте;

по телефону;

по факсу;

на личном приеме пользователей в управлениях АС КБР у начальников управлений или ответственных за работу читальных залов;

на официальном сайте Архивной службы КБР, на Портале государственных услуг КБР.

8. По письменным обращениям ответ заявителю направляется в срок, не превышающий 15 рабочих дней с момента регистрации обращения.

По телефону и на личном приеме должностные лица управлений АС КБР, отвечающие за предоставление государственной услуги, дают разъяснения непосредственно в момент обращения.

Личный прием пользователей проводится во все рабочие дни недели с

10-00 до 17-00, с перерывом на обед с 13-00 до 14-00.

Читальные залы работают: понедельник-четверг с 10-00 до 17-00.

Пятница - санитарный день. Выходные дни - суббота, воскресенье.

Читальные залы управлений АС КБР работают круглогодично.

II. Стандарт предоставления государственной услуги

Наименование государственной услуги

9. Обслуживание пользователей в читальном зале.

Наименование государственного учреждения, предоставляющего государственную услугу

10. Предоставление государственной услуги по обслуживанию пользователей в читальном зале осуществляется структурными подразделениями АС КБР, выполняющими функции государственных архивов (далее управления АС КБР).

Результаты предоставления государственной услуги

11. Государственная услуга по обслуживанию пользователей в читальном зале осуществляется в виде оформления разрешения пользователям на работу с открытыми архивными документами и организационных действий по выдаче документов в читальном зале, их использованию и возвращению в архивохранилища.

Перечень нормативно-правовых актов, регулирующих предоставление государственной услуги

12. Предоставление государственной услуги по обслуживанию пользователей в читальных залах управлений АС КБР осуществляется в соответствии с:

- Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации (Собрание законодательства РФ. Изд. «Юридическая литература» октябрь 2004г. № 43);

- Республиканским законом от 12.01.2009 №3-РЗ «Об архивном деле в Кабардино-Балкарской Республике» (официальная Кабардино-Балкария №3-4 от 16.01.2009);

- Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (собрание законодательства РФ. Изд. «Юридическая литература» июль 2006г. № 31);

- Перечнем сведений конфиденциального характера, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 05.03.1999 № 188 с изменениями, внесенными Указом Президента Российской Федерации от 23.09.2005 № 1111 (Российская газета № 51 от 14.03.1997 г.);

- «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 («Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти» изд. «Юридическая литература» май 2007 г.);

- Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации, утвержденными приказом Росархива от 06.07.1998 г. № 51(Текст правил официально опубликован не был);

- Положением об Архивной службе КБР, утвержденным постановлением Правительства КБР от 07.12.2011 г № 370-ПП.

Основание для предоставления государственной услуги

13. Основанием для предоставления государственной услуги являются: личное заявление пользователя или письмо рекомендующей организации и документ, удостоверяющий личность. Заявление или письмо оформляются в адрес управления АС КБР. В них указываются фамилия, имя, отчество пользователя, его место жительства и работы, должность, ученая степень и звание (если есть), тема, хронологические рамки и цель работы в архиве. Желательно к заявлению или письму приложить развернутый план работы над темой. Письмо организации оформляется на фирменном бланке с подписью руководителя.

14. Для получения сведений, содержащих конфиденциальные персональные данные о третьих лицах в документах в течение 75 лет с момента их создания, дополнительно предоставляются документы, подтверждающие полномочия пользователя (нотариально удостоверенные подтверждения родства, наследования, доверенность от субъекта персональных данных и т.п.).

15. Запрещается требовать от пользователя предоставления дополнительных нормативных и правовых актов.

Перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги

16. Не подлежат рассмотрению заявления (письма) пользователей и организаций, в которых не указаны реквизиты, перечисленные в пункте 14 настоящего Регламента, а также правильно оформленные заявления (письма) без предъявления пользователем документов, удостоверяющих его личность.

17. Не допускаются к работе с подлинниками архивных документов пользователи (дети, школьники и т.п.), которые по своему возрасту (школьники могут работать в читальном зале после получения паспорта) или состоянию не могут нести установленную законодательством административную или уголовную ответственность за сохранность документов в процессе их использования.

18. Не подлежат рассмотрению заявления лиц, находящихся в состоянии алкогольного, наркотического опьянения, нарушающих правила поведения в архиве, создающих своими действиями угрозу для сохранности документов, ранее выданные разрешения таким лицам аннулируются.

19. Пользователю может быть отказано в предоставлении государственной услуги, если в архиве не имеется документов по заявленной теме, или они не рассекречены, или содержат персональную информацию ограниченного доступа. В таких случаях пользователю даются письменные или устные консультации о местах хранения документов в других архивах, о порядке доступа к не рассекреченным документам и документам с конфиденциальной персональной информацией.

20. По техническим причинам (реставрация документов, выдача их во временное пользование из архива и т.д.) предоставление государственной услуги может быть отсрочено до окончания проведения технических работ и возвращения документов в архивохранилище.

21. Пользователю, получившему разрешение на работу в читальном зале, может быть отказано в исполнении конкретного заказа на выдачу документов, если эти документы:

- не относятся к теме исследования;

- содержат персональную информацию ограниченного доступа, на которую у пользователя нет полномочий, и которая не может быть законвертирована без физического ущерба для документов;

- временно выданы другим пользователям или работникам управлений АС КБР;

- находятся в плохом физическом состоянии;

- если требование заполнено неразборчиво и неполно;

- превышены установленные объемы заказа.

Перечень документов и услуг, запрашиваемых у других органов исполнительной власти

22. Услуги и документы других органов исполнительной власти, необходимые для предоставления данной услуги отсутствуют.

Условия взимания платы

23. Обслуживание пользователей в читальном зале осуществляется бесплатно. Платными являются услуги по копированию и предоставлению документов для копирования, а также реставрация дел по индивидуальным заказам пользователей.

Сроки и условия предоставления государственной услуги

24. Заявление или письмо организации, представленные пользователем, рассматриваются руководством управления АС КБР непосредственно в момент обращения.

25. Пользователю выдается разрешение на работу с документами в читальных залах управлений АС КБР сроком на один календарный год. При необходимости этот срок может быть продлен по согласованию с руководством управлений АС КБР.

Разрешение оформляется в виде письменной резолюции на заявлении или письме пользователя, которое затем передается в читальный зал для регистрации, оформления личного дела пользователя и организации его обслуживания в соответствии с Правилами работы в читальном зале.

В резолюции могут содержаться конкретные указания на фонды или документы, выдача которых разрешается пользователю или исключается по тем или иным законным основаниям.

Если в заявлении (письме) тема и хронологические рамки сформулированы расплывчато и не совпадают с профилем фондов управлений АС КБР, пользователь, по просьбе руководства управлений АС КБР, должен внести письменные уточнения в свое заявление, после чего оно рассматривается вторично.

26. После регистрации и заполнения анкеты в читальном зале пользователь оформляет конкретные заказы на выдачу документов. Заказы заполняются разборчиво на бланках установленного образца, визируются должностным лицом, ответственным за работу читального зала, и передаются на резолюцию заведующему отделом обеспечения сохранности и государственного учета документов. Резолюция выносится в день поступления заказа или на следующий рабочий день. В соответствии с резолюцией требования на исполнение передаются в соответствующие хранилища.

Особо ценные дела и дела, содержащие конфиденциальную информацию, выдаются для работы в читальный зал только с разрешения начальника управления.

27. Заказы на документы, не требующие дополнительной подготовки, исполняются в срок до 3 дней (или в иной срок по согласованию с пользователем), на документы с дополнительной подготовкой (нумерация, оформление обложек, экспертиза персональной информации) - в срок от 3 до 15 дней. Срок исчисляется с момента передачи заказа пользователем должностному лицу, ответственному за работу читального зала. Объемы выдачи дел определяются Правилами работы читального зала.

28. Срок пользования делами в читальном зале — 1 календарный месяц (со дня, на который назначено исполнение заказа). Особо ценные документы выдаются не более чем на 3-5 календарных дней в объеме не более двух единиц хранения одновременно.

29. Описи предоставляются пользователю в день требования на срок до 5 календарных дней.

30. Специфика предоставления государственной услуги «Обслуживание пользователей в читальном зале» получение данной услуги через ГБУ «МФЦ» не предусматривает.

Требования к удобству и комфорту места приема заявителей

31. Организация личного приема по информированию о выполнении государственной услуги осуществляется начальником управления на рабочем месте и в соответствии с графиком работы (п.5).

32. Помещение, в котором осуществляется прием, должно обеспечивать:

- комфортное расположение пользователя и должностного лица;

- возможность оформления пользователем письменного обращения;

- наличие письменных принадлежностей и бланка заявления;

- соблюдение мер безопасности, обеспечение противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации, системой охраны.

Показатели доступности и качества государственной услуги

33. Пользователь и должностное лицо АС КБР взаимодействуют при подаче заявления и при получении результата по оказанию государственной услуги. Информацию о ходе предоставления государственной услуги Пользователь может получить устно по телефону, письменно по электронной почте, при личном обращении в АС КБР.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур Описание последовательности действий при предоставлении государственной услуги

34. Юридическим фактом, являющимся основанием для начала работы пользователя в читальном зале, служит разрешительная резолюция руководства управления АС КБР на его заявлении (письме).

35. Юридическим основанием для выдачи особо ценных архивных дел служит разрешительная резолюция руководства управления АС КБР на бланке заказа, заполненном пользователем.

36. Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры управлений АС КБР:

- прием пользователя руководством управления АС КБР и рассмотрение его заявления (письма) на предоставление архивных документов в читальном зале;

- вынесение письменной резолюции на заявлении (письме) пользователя;

- регистрация заявления (письма) пользователя в учетных документах читального зала управления АС КБР; оформление анкеты пользователя; ознакомление его с Правилами работы в читальном зале под роспись;

- консультации пользователя по составу и содержанию документов и НСА управления АС КБР, правилам оформления заказов;

- прием и визирование заказов пользователей, передача в архивохранилища для исполнения заказа;

- подготовка дел к выдаче в архивохранилищах (поиск и выемка дел, проверка листажа, оформление заверительных листов, записи в журнале выдачи);

- получение заказов из хранилищ должностным лицом, ответственным за работу читального зала, и подготовка к выдаче дел, требующих выявления конфиденциальной информации (полистный просмотр, конвертирование, вынесение соответствующих отметок в заверительные листы);

- оформление выдачи документов пользователю;

- контроль за сохранностью документов в процессе их использования;

- списание отработанных дел с пользователя с одновременной проверкой листажа в них и возврат в архивохранилища;

- помещение исполненных заказов с отметками о получении и возврате дел в личное дело пользователя.

37. Государственную услугу по выдаче документов пользователям в читальных залах управлений АС КБР непосредственно выполняют должностные лица, ответственные за организацию работы читального зала, и должностные лица, ответственные за работу архивохранилищ, во взаимодействии с руководством управлений АС КБР.

38. Максимальные сроки выполнения действий регламентируются Правилами работы в читальном зале. В исключительных случаях месячный срок хранения и использования дел в читальном зале может быть продлен по просьбе пользователя по согласованию с руководством управлений АС КБР, если у пользователя имеются на то уважительные причины. Продление сроков выдачи особо ценных дел не допускается.

39. Исходя из конкретных возможностей обслуживания, должностные лица, ответственные за предоставление государственной услуги, могут регулировать объемы и очередность исполнения заказов на выдачу дел, устанавливать очередность и время посещения пользователями читального зала в случаях его сверхнормативной загруженности.

40. Архив не вправе ограничивать или определять пользователю условия использования информации, полученной им в результате самостоятельного поиска по открытым документам фондов управлений АС КБР.

Анализ тематики поступивших запросов

41. Должностные лица управлений АС КБР, ответственные за организацию работы читального зала, ведут учет пользователей, анализ тематики исследований, объемов и состава выданных документов, готовят прогнозы и предложения по оптимизации работы читального зала.

IV. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений

Порядок осуществления текущего контроля

42. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению данной государственной услуги, осуществляют должностные лица, ответственные за организацию использования документов, и руководство управлений АС КБР. Текущий контроль осуществляется в форме проверок, докладов о работе читальных залов на производственных совещаниях, подготовкой отчетов, справок и информаций, изучения предложений пользователей в «Книге отзывов и предложений о работе читального зала».

43. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав граждан, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Результаты проверки оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

44. Общий контроль осуществляется Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики в форме плановых и внеплановых проверок, подготовки заключения на отчеты управлений АС КБР, заслушивания вопросов на коллегии Архивной службы Кабардино-Балкарской Республики.

45. Персональная ответственность специалистов, должностных лиц закрепляется в их должностных регламентах.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе выполнения Регламента по предоставлению государственной услуги

46. Заявители имеют право на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления государственной услуги, в соответствии с законодательством Российской Федерации.

47. Предметом досудебного (внесудебного) обжалования могут быть решения и действия (бездействие) Архивной службы, должностного лица АС КБР, государственного служащего АС КБР, в том числе:

- нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги;

- отказ в приеме у заявителя документов, необходимых для предоставления государственной услуги;

- требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги;

- затребование с заявителя при предоставлении государственной услуги

платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами;

- нарушение срока предоставления государственной услуги;;

- отказ в предоставления государственной услуги по основаниям, не предусмотренным нормативными правовыми актами;

- отказ АС КБР, должностного лица АС КБР в исправлении

допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

48. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является поступление жалобы в орган исполнительной власти, должностному лицу, уполномоченному на ее рассмотрение.

49. Жалоба подается устно, в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме. Жалоба может быть направленна по почте, с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет, иными доступными способами, в том числе при личном приеме заявителя. Жалоба подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента ее поступления.

50. Жалоба должна содержать:

1) наименование органа исполнительной власти, должностного лица АС КБР, либо государственного служащего АС КБР, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя – физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя – юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) АС КБР, должностного лица АС КБР либо гражданского служащего АС КБР;

4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) АС КБР, должностного лица АС КБР либо государственного служащего АС КБР;

Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для составления и обоснования жалобы, при условии, что это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если указанная информация и документы не содержат сведений, составляющих государственную или иную охраняемую законом тайну.

51. Жалоба, поступившая в Архивную службу КБР, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа органа предоставляющего услугу, должностного лица АС КБР в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок либо в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений – в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

52. По результатам рассмотрения жалобы принимается одно из следующих решений:

1) удовлетворить жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных АС КБР опечаток и ошибок в выданных в результате исполнения государственной функции документах, а также в иных формах;

2) отказать в удовлетворении жалобы.

Мотивированный ответ, содержащий результаты рассмотрения жалобы, направляется заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме не позднее дня, следующего за днем принятия решения по результатам рассмотрения жалобы.

53. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы, признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

54. Перечень оснований для оставления жалоб (обращений) без ответа.

Жалобы заявителей, поданные в письменной форме или в форме электронного документа, остаются без ответа по существу поставленных в ней вопросов в случаях:

в жалобе не указана фамилия гражданина, направившего жалобу, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

в жалобе содержаться нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи (при этом заявителю сообщается о недопустимости злоупотребления правом);

текст жалобы не поддается прочтению (о чем сообщается заявителю, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению, в семидневный срок с момента регистрации жалобы);

если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства возможно принятие решения о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу. Заявитель уведомляется о данном решении;

невозможность предоставления ответа на жалобу без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну (заявителю, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений);

обращение, в котором обжалуется судебное решение (в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения).

Утвержден

приказом Архивной службы КБР

от 05.06.2013 №23

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

предоставления Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики государственной услуги «Упорядочение архивных документов»

I. Общие положения

Предмет регулирования

1. Административный регламент по предоставлению Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики (далее АС КБР) государственной услуги «Упорядочение архивных документов» определяет последовательность административных процедур, а также порядок взаимодействия АС КБР с юридическими или физическими лицами при осуществлении данной услуги.

Круг пользователей

2. Пользователями данной услуги являются организации – источники комплектования Архивного фонда КБР (далее АФ КБР), государственные федеральные органы и организации, находящиеся на территории КБР, архивные структуры муниципальных административных образований, а также организации – источники комплектования Архивных фондов муниципальных образований.

3. Организациям, не являющимся источниками комплектования АФ КБР, данная услуга предоставляется в порядке, установленном архивным законодательством.

Требования к информированию о порядке предоставления государственной услуги

Местонахождение и почтовый адрес

4. Почтовый адрес АС КБР:

360000, г. Нальчик, ул. Горького, 13;

электронный адрес: archives kbr @ mail.ru;

телефоны: 76-04-26, 76-04-18.

5. График работы: понедельник-пятница с 9 до 18 часов, перерыв с 13 до 14 часов, суббота и воскресенье – выходные дни.

6. Информирование организаций о предоставлении данной услуги осуществляется через Интернет-сайт АС КБР и Портал государственных услуг КБР.

7. Специфика данной государственной услуги, получение ее в многофункциональном центре (ГБУ «МФЦ») не представляется возможной.

8. Информирование по процедуре предоставления государственной услуги производится:

              - по телефону;

              - по письменным обращениям;

              - по электронной почте;

              - на личном приеме представителя организации.

9. Информирование представителей организации осуществляют специалисты структурных подразделений АС КБР, ответственные за данное направление деятельности АС КБР.

II. Стандарт предоставления государственной услуги

Наименование государственной услуги

10. Упорядочение архивных документов.

Наименование государственного учреждения, предоставляющего государственную услугу

11. Данная услуга осуществляется структурным подразделением АС КБР отделом по научно-технической обработке документов (далее – ОНТОД). Информирование организаций о предоставлении государственной услуги осуществляется через Интернет-сайт АС КБР.

Результаты предоставления государственной услуги

12. Результатом исполнения услуги является:

- проведение экспертизы научной и практической ценности документов;

- техническая обработка сформированных дел;

- составление и утверждение экспертно-проверочной комиссией АС КБР описей дел.

Перечень нормативных правовых актов, регламентирующих предоставление государственной услуги

13.Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии с:

- Федеральным законом от 22.10.2004г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». (Собрание законодательства РФ изд. «Юридическая литература», октябрь 2004г. № 43);

- Республиканским законом от 12.01.2009г. № 3-РЗ «Об архивном деле в Кабардино-Балкарской Республике» («Официальная Кабардино-Балкария» № 3-4 от 16.01.2009);

- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007г. № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»; «Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти» изд. «Юридическая литература», май 2007г. № 9059;

- Положением об Архивной службе КБР, утвержденным постановлением Правительства КБР от 07.12.2011г. № 370-ПП;

- Положением об отделе по научно-технической обработке документов АС КБР (текст положения официально опубликован не был);

- Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (М., 2010г.) (Перечень издан ВНИИДАД);

- Методическими рекомендациями «Составление архивных описей» (М., 2003г.) (методическое пособие издано ВНИИДАД).

Перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги

14. Основанием для предоставления государственной услуги является письменная заявка, оформленная на фирменном бланке организации с указанием адреса, телефона, ФИО руководителя, заявка должна гарантировать оплату государственной услуги и быть подписанной руководителем. Юридической основой для начала действий по предоставлению государственной услуги являются регистрация запроса и письменная резолюция Руководителя АС КБР по существу задания.

Перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги

15. Основанием для отказа в предоставления услуги является неполнота фонда, отсутствие номенклатуры дел организации, годовых разделов описей, а также предоставление помещения не соответствует требованиям для осуществления государственной услуги.

Перечень услуг и документов, запрашиваемых у других органов исполнительной власти

16. Услуги и документы других органов исполнительной власти, необходимые для предоставления данной государственной услуги, отсутствуют.

Порядок взимания платы за предоставление государственной услуги

17. Предоставление услуги осуществляется на платной основе. Плата взимается в установленном порядке в соответствии с номенклатурой платных услуг.

Сроки и условия предоставления государственной услуги

18. Документы, необходимые для предоставления государственной услуги, принимаются в момент обращения без ожидания в очереди.

Предоставление государственной услуги осуществляется в течение 30 – 100 дней с момента передачи документов в структурное подразделение АС КБР, исполняющее данную государственную услугу, и зависит от объема документов, требующих упорядочения.

19. Организация – пользователь государственной услуги предоставляет работникам АС КБР помещение, обеспечивающее комфортное осуществление упорядочения документов.

20. Архивная служба КБР организует работу ОНТОД и обеспечивает его соответствующими переплетными и др. расходными материалами.

Показатели доступности и качества государственной услуги

21. Пользователь и должностные лица АС КБР взаимодействуют при подаче документов и при получении результата по оказанию государственной услуги.

Информацию о ходе предоставления государственной услуги пользователь может получить устно по телефону, письменно, по электронной почте и при личном обращении в АС КБР.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения aдминистративных процедур

22. Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие процедуры:

- регистрацию заявки на упорядочение документов;

-включение заявителя в список очередников на данную государственную услугу;

- информирование организации – заявителя о готовности приступить к научно-технической обработке ее документов;

- заключение в установленном порядке договора на государственную услугу между АС КБР и организацией – заявителем.

23. Проведение экспертизы ценности документов:

- отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации;

- отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;

- выделение к уничтожению документов за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

При проведении экспертизы ценности документов, отражающих специфические функции организации, необходимо руководствоваться также ведомственным перечнем. На хранение отбираются подлинники документов. В случае их утраты – заверенные копии.

24. Техническое оформление документов в соответствии с требованиями правил работы архивов:

- переплет и прошив документов;

- нумерация листов;

- составление в установленном порядке заверительной надписи;

- оформление обложки в соответствии с требованиями правил.

25. Составление описей дел по результатам экспертизы и технического оформления дел в соответствии с правилами и инструкциями по данному виду архивных работ:

- на дела постоянного хранения;

- на дела временного (свыше 10 лет) хранения;

- на дела по личному составу;

- представление описей на экспертизу в АС КБР.

IV. Формы контроля за исполнением административного регламента

26. Общий контроль за последовательностью административных процедур и качеством предоставления государственной услуги осуществляется должностными лицами АС КБР, ответственными за организацию работ по НТО в форме плановых и внеплановых проверок, подготовки заключения на отчеты отдела, заслушивания на коллегии АС КБР.

27. Перечень должностных лиц, осуществляющих контроль, устанавливается приказом АС КБР.

28. Результаты работы по предоставлению государственной услуги отражаются в отчетах работников ОНТОД структурного подразделения и АС КБР в целом.

V. Порядок досудебного (внесудебного) обжалования действия (бездействий), осуществляемых в ходе выполнения государственной услуги

29. Заявители имеют право на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления государственной услуги, в соответствии с законодательством Российской Федерации.

30. Предметом досудебного (внесудебного) обжалования могут быть решения и действия (бездействие) Архивной службы, должностного лица АС КБР, государственного служащего АС КБР, в том числе:

- нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги;

- отказ в приеме у заявителя документов, необходимых для предоставления государственной услуги;

- требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги;

- затребование с заявителя при предоставлении государственной услуги

платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами;

- нарушение срока предоставления государственной услуги;

- отказ в предоставления государственной услуги по основаниям, не предусмотренным нормативными правовыми актами;

- отказ АС КБР, должностного лица АС КБР в исправлении

допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

31. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является поступление жалобы в орган исполнительной власти, должностному лицу, уполномоченному на ее рассмотрение.

32. Жалоба подается устно, в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме. Жалоба может быть направленна по почте, с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет, иными доступными способами, в том числе при личном приеме заявителя. Жалоба подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента ее поступления.

33. Жалоба должна содержать:

1) наименование органа исполнительной власти, должностного лица АС КБР, либо государственного служащего АС КБР, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя – физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя – юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) АС КБР, должностного лица АС КБР либо гражданского служащего АС КБР;

4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) АС КБР, должностного лица АС КБР либо государственного служащего АС КБР;

Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для составления и обоснования жалобы, при условии, что это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если указанная информация и документы не содержат сведений, составляющих государственную или иную охраняемую законом тайну.

34. Жалоба, поступившая в Архивную службу КБР, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа органа предоставляющего услугу, должностного лица АС КБР в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок либо в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений – в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

35. По результатам рассмотрения жалобы принимается одно из следующих решений:

1) удовлетворить жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных АС КБР опечаток и ошибок в выданных в результате исполнения государственной функции документах, а также в иных формах;

2) отказать в удовлетворении жалобы.

Мотивированный ответ, содержащий результаты рассмотрения жалобы, направляется заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме не позднее дня, следующего за днем принятия решения по результатам рассмотрения жалобы.

36. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы, признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

37. Перечень оснований для оставления жалоб (обращений) без ответа.

Жалобы заявителей, поданные в письменной форме или в форме электронного документа, остаются без ответа по существу поставленных в ней вопросов в случаях:

в жалобе не указана фамилия гражданина, направившего жалобу, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

в жалобе содержаться нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи (при этом заявителю сообщается о недопустимости злоупотребления правом);

текст жалобы не поддается прочтению (о чем сообщается заявителю, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению, в семидневный срок с момента регистрации жалобы);

если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства возможно принятие решения о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу. Заявитель уведомляется о данном решении;

невозможность предоставления ответа на жалобу без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну (заявителю, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений);

обращение, в котором обжалуется судебное решение (в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения).

Утвержден

приказом Архивной службы КБР

от 05.06.2013 №23

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

по предоставлению Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики государственной услуги «Осуществление экспертизы ценности документов»

I. Общие положения

Предмет регулирования

Административный регламент по предоставлению Архивной службой КБР (далее – АС КБР) государственной услуги по осуществлению экспертизы ценности документов, подлежащих включению в состав Архивного фонда Российской федерации, определяет сроки и последовательность действий административных процедур АС КБР, а также порядок взаимодействия АС КБР с государственными, муниципальными архивами, собственниками или владельцами архивных документов.

Круг пользователей

2. Пользователями данной услуги являются организации – источники комплектования Архивного фонда КБР (далее АФ КБР), государственные федеральные органы и организации, находящиеся на территории КБР, архивные структуры муниципальных административных образований, а также организации – источники комплектования Архивных фондов муниципальных образований.

3. Организациям, не являющимся источниками комплектования АФ КБР, данная услуга предоставляется в порядке, установленном архивным законодательством.

Требования к информированию о порядке предоставления государственной услуги

Местонахождение и почтовый адрес

4. Почтовый адрес АС КБР:

360000, г. Нальчик, ул. Горького, 13;

электронный адрес: archives kbr @ mail.ru;

телефоны: 76-04-26, 76-04-18.

5. График работы: понедельник-пятница с 9 до 18 часов, перерыв с 13 до 14 часов, суббота – воскресенье – выходные дни.

6. Информирование организаций о предоставлении данной услуги осуществляется через Интернет-сайт АС КБР и Портал государственных услуг КБР.

7. Специфика данной государственной услуги, получение ее в многофункциональном центре (ГБУ «МФЦ») не представляется возможным.

8. Информирование по процедуре предоставления государственной услуги производится:

              - по телефону;

              - по письменным обращениям;

              - по электронной почте;

              - на личном приеме представителя организации.

9. Информирование представителей организации осуществляют специалисты структурных подразделений АС КБР, ответственные за данное направление деятельности АС КБР.

II. Стандарт предоставления государственной услуги

Наименование государственной услуги

10. Осуществление экспертизы ценности документов.

Наименование государственного учреждения, предоставляющего государственную услугу

11. Непосредственное осуществление экспертизы ценности документов в АС КБР проводится экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) АС КБР. Полномочия и порядок деятельности ЭПК определяется соответствующим положением.

Результаты предоставления государственной услуги

12. Результатом исполнения услуги является утверждение перечней документов, подлежащих приему в государственные и муниципальные архивы, согласование номенклатур и описей дел, одобрение списков организаций - источников комплектования.

Перечень нормативных правовых актов, регламентирующих предоставление государственной услуги

13. Предоставление государственной услуги по осуществлению экспертизы ценности документов осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации;

Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук;

Положением об Архивной службе КБР, утвержденным постановлением Правительства КБР от 07.12.2011 года № 370 - ПП.

Перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги

14. Основанием для предоставления государственной услуги является письменная заявка, оформленная на фирменном бланке организации с указанием адреса, телефона, ФИО руководителя, подписанной руководителем.

15. Юридической основой для начала действий по предоставлению государственной услуги являются регистрация запроса и письменная резолюция Руководителя АС КБР по существу задания.

Перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги

16. Основанием для отказа в предоставления услуги является неполнота фонда, отсутствие номенклатуры дел организации, годовых разделов описей.

Перечень услуг и документов, запрашиваемых у других органов исполнительной власти

17. Услуги и документы других органов исполнительной власти, необходимые для предоставления данной государственной услуги, отсутствуют.

Порядок взимания платы за предоставление государственной услуги

18. Архивная служба КБР предоставление государственной услуги осуществляется бесплатно.

Сроки и условия предоставления государственной услуги

19. Документы, необходимые для предоставления государственной услуги, принимаются в момент обращения без ожидания в очереди.

Предоставление государственной услуги осуществляется в течение 30 дней с момента передачи документов в структурное подразделение АС КБР, исполняющее данную государственную услугу, и зависит от объема предоставленных документов

Показатели доступности и качества государственной услуги

20. Пользователь и должностные лица АС КБР взаимодействуют при подаче документов и при получении результата по оказанию государственной услуги.

Информацию о ходе предоставления государственной услуги пользователь может получить устно по телефону, письменно, по электронной почте и при личном обращении в АС КБР.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения, aдминистративных процедур

21. ЭПК рассматривает научно-методические и практические вопросы по включению архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также осуществляет научно-методическое руководство работой экспертных комиссий муниципальных архивов и иных организаций.

ЭПК является совещательным органом, общее руководство работой ЭПК осуществляет руководитель АС КБР.

В состав ЭПК АС КБР входят: председатель, секретарь, члены комиссии из числа наиболее квалифицированных специалистов АС КБР.

При ЭПК может создаваться группа экспертов, состав которой утверждается приказом руководителя АС КБР по представлению председателя ЭПК.

Описание последовательности действий при предоставлении
государственной услуги.

22. Поступающая на рассмотрения ЭПК АС КБР документация рассматривается в течение одного месяца. Секретарь ЭПК рассылает документы на рецензирование членам ЭПК, которые рассматривают ее в течение недели со дня получения.

При наличии замечаний к документам прилагается развернутое заключение рецензентов. Документы с замечаниями передаются разработчику на доработку.

Доработанные и оформленные документы передаются секретарю ЭПК АС КБР за три дня до заседания.

23. Заседания ЭПК АС КБР проводятся не реже одного раза в месяц. Председатель ЭПК может принимать решения о внеплановом проведении заседания. При необходимости могут проводиться выездные заседания ЭПК.

Повестку дня заседания и все подготовленные к заседанию материалы передаются секретарем ЭПК руководству АС КБР, членам ЭПК и участникам заседания за два дня до его проведения.

Протокол заседания подписывается председателем и секретарем ЭПК и утверждается руководителем АС КБР в течение 15 дней после заседания. Особые мнения членов и участников ЭПК отражаются в протоколе и прилагаются к нему.

24. Проекты решений ЭПК АС КБР выносятся на обсуждение членов и участников ЭПК принимаются их общим голосованием. Заседание ЭПК (кроме выездного) считается правомочным, если в нем принимает участие более половины состава. При разделении голосов решение принимается руководителем АС КБР.

В течение трех дней после заседания проекты решений редактируются и подписываются председателем. Решения ЭПК АС КБР вступают в силу после утверждения руководителем АС КБР и являются обязательными для исполнения.

IV. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений.

25. Общий контроль за последовательностью административных процедур и качеством предоставления государственной услуги осуществляется должностными лицами АС КБР, ответственными за организацию работ по ЭПК в форме плановых и внеплановых проверок, заслушивания результатов и отчетов на коллегии АС КБР.

Вид контроля и сроки предоставления информации о выполнении решения ЭПК АС КБР определяются в решении, в случаи их отсутствия устанавливается председателем ЭПК.

26. Секретарь ЭПК организует текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги и принимает необходимые меры по предупреждению нарушений сроков исполнений решений ЭПК.

V. Порядок досудебного (внесудебного) обжалования действия (бездействий), осуществляемых в ходе выполнения государственной услуги

27. Заявители имеют право на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления государственной услуги, в соответствии с законодательством Российской Федерации.

28. Предметом досудебного (внесудебного) обжалования могут быть решения и действия (бездействие) Архивной службы, должностного лица АС КБР, государственного служащего АС КБР, в том числе:

- нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги;

- отказ в приеме у заявителя документов, необходимых для предоставления государственной услуги;

- требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги;

- затребование с заявителя при предоставлении государственной услуги

платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами;

- нарушение срока предоставления государственной услуги;;

- отказ в предоставления государственной услуги по основаниям, не предусмотренным нормативными правовыми актами;

- отказ АС КБР, должностного лица АС КБР в исправлении

допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

29. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является поступление жалобы в орган исполнительной власти, должностному лицу, уполномоченному на ее рассмотрение.

30. Жалоба подается устно, в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме. Жалоба может быть направленна по почте, с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет, иными доступными способами, в том числе при личном приеме заявителя. Жалоба подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента ее поступления.

31. Жалоба должна содержать:

1) наименование органа исполнительной власти, должностного лица АС КБР, либо государственного служащего АС КБР, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя – физического лица, либо сведения о месте нахождения заявителя – юридического лица а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) АС КБР, должностного лица АС КБР либо гражданского служащего АС КБР;

4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) АС КБР, должностного лица АС КБР либо государственного служащего АС КБР;

Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для составления и обоснования жалобы, при условии, что это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если указанная информация и документы не содержат сведений, составляющих государственную или иную охраняемую законом тайну.

32. Жалоба, поступившая в Архивную службу КБР, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа органа предоставляющего услугу, должностного лица АС КБР в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок либо в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений – в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

33. По результатам рассмотрения жалобы принимается одно из следующих решений:

1) удовлетворить жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных АС КБР опечаток и ошибок в выданных в результате исполнения государственной функции документах, а также в иных формах;

2) отказать в удовлетворении жалобы.

Мотивированный ответ, содержащий результаты рассмотрения жалобы, направляется заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме не позднее дня, следующего за днем принятия решения по результатам рассмотрения жалобы.

34. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы, признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

35. Перечень оснований для оставления жалоб (обращений) без ответа.

Жалобы заявителей, поданные в письменной форме или в форме электронного документа, остаются без ответа по существу поставленных в ней вопросов в случаях:

в жалобе не указана фамилия гражданина, направившего жалобу, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

в жалобе содержаться нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи (при этом заявителю сообщается о недопустимости злоупотребления правом);

текст жалобы не поддается прочтению (о чем сообщается заявителю, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению, в семидневный срок с момента регистрации жалобы);

если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства возможно принятие решения о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу. Заявитель уведомляется о данном решении;

невозможность предоставления ответа на жалобу без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну (заявителю, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений);

обращение, в котором обжалуется судебное решение (в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения).

Утвержден

приказом Архивной службы КБР

от 05.06.2013 №23

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

по предоставлению Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики государственной услуги «Информационное обеспечение органов государственной власти и местного самоуправления, граждан и организаций ретроспективной информацией по профилю их деятельности на основе документов Архивного фонда Российской Федерации»

I. Общие положения

Предмет регулирования

1. Административный регламент по предоставлению Архивной службой КБР государственной услуги по информационному обеспечению органов государственной власти и местного самоуправления, граждан и организаций ретроспективной информацией по профилю их деятельности на основе документов Архивного фонда Российской Федерации (далее - Регламент), определяет сроки и последовательность действий административных процедур Архивной службы КБР (далее – АС КБР), а также порядок взаимодействия АС КБР с другими органами государственной власти, органами местного самоуправления, государственными архивами и организациями (далее организации) при осуществлении предоставления государственной услуги.

Круг пользователей

2. Пользователями данной услуги являются органы государственной власти и местного самоуправления Кабардино-Балкарской Республики, граждане и организации Российской Федерации.

Порядок информирования о государственной услуге.

3. Государственная услуга информационное обеспечение органов государственной власти и местного самоуправления, граждан и организаций ретроспективной информацией по профилю их деятельности на основе документов Архивного фонда Российской Федерации, предоставляется в виде официальных писем АС КБР:

инициативной информации;

исполненного тематического запроса.

4. Почтовый адрес АС КБР и управления центрального государственного архива (далее-УЦГА): 360000, КБР, г. Нальчик, ул. Горького, 13.

- управления центра документации новейшей истории и отдела социально-правовой документации (далее-УЦДНИ и ОСПД): 360000, КБР, г. Нальчик, ул. Хуранова,10.

Электронный адрес: archives_kbr@mail.ru.

Телефоны УЦГА: (8662) 76-04-32.

УЦДНИ: (8662) 76-04-40.

ОСПД: (8662) 76-04-36.

Информация о месте нахождения государственных и муниципальных архивов размещена на официальном сайте АС КБР: http://www. kbrarchive.ru.

Информация по процедурам исполнения тематических запросов может предоставляться:

по телефону;

по письменным обращениям;

по факсу;

по электронной почте

в многофункциональном центре по предоставлению государственных и муниципальных услуг (ГБУ «МФЦ»)

По телефону должностные лица АС КБР обязаны дать исчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения тематических запросов государственных органов, организаций, граждан.

По письменным обращениям, в том числе полученным по факсу, ответ направляется в срок, не превышающий 20 дней со дня поступления обращения, по почте в адрес заявителя.

По электронной почте ответ направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 5 рабочих дней со дня поступления обращения.

По запросу многофункционального центра (ГБУ «МФЦ»), ответ направляется в срок, не превышающий 20 дней со дня регистрации поступившего запроса.

II. Стандарт предоставления государственной услуги

Наименование государственной услуги

5. Информационное обеспечение органов государственной власти и местного самоуправления, граждан и организаций ретроспективной информацией по профилю их деятельности на основе документов Архивного фонда Российской Федерации.

Наименование государственного учреждения, предоставляющего государственную услугу

6. Предоставление государственной услуги по организации информационного обеспечения органов государственной власти и местного самоуправления, граждан и организаций ретроспективной информацией по профилю их деятельности на основе документов Архивного фонда Российской Федерации осуществляют управление центрального государственного архива АС КБР, управление центра документации новейшей истории АС КБР, отдела социально-правовой документаций АС КБР (далее структурные подразделения АС КБР).

Непосредственное инициативное информирование и исполнение тематических запросов осуществляют соответствующие структурные подразделения АС КБР.

Результаты предоставления государственной услуги

7. Государственная услуга информационное обеспечение органов государственной власти и местного самоуправления, граждан и организаций ретроспективной информацией по профилю их деятельности на основе документов Архивного фонда Российской Федерации, предоставляется в виде официальных писем АС КБР:

инициативной информации;

исполненного тематического запроса.

Перечень нормативных правовых актов, регламентирующих предоставление государственной услуги

8. Предоставление государственной услуги по информационному обеспечению органов государственной власти и местного самоуправления, граждан и организаций ретроспективной информацией по профилю их деятельности на основе документов Архивного фонда Российской Федерации осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации;

Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

Положением об Архивной КБР службе утвержденным постановлением Правительства КБР от 7 декабря 2011 года № 370- ПП;

«Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 №19;

Федеральным законом от 27 июля 2010 года №210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».

Перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги

9. Основанием для предоставления государственной услуги является:

памятная дата и/или знаменательное событие, послужившее основанием для подготовки инициативной информации. Информационное инициативное письмо – письмо, составленное на основании выявленной структурными подразделениями АС КБР информации к определенной дате или событию, связанному с историей юридического или физического лица;

письменный запрос (заявление) в адрес АС КБР и его структурных подразделений по определенной тематике.

В запросе (заявлении) указываются:

наименование организации, реквизиты, полные данные руководителя (для юридического лица);

фамилия, имя, отчество заявителя, адрес (для физического лица);

сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса:

- по истории госучреждения: название учреждения, место его нахождения, дата образования, даты деятельности, иные сведения;

- биографический запрос: фамилия, имя и отчество, год и место рождения, обучения, место работы, другие сведения, необходимые для изучения жизни конкретного лица;

- запросы по определенной теме, событию или факту: дата и место события или факта, иные сведения, необходимые для поиска документов по данной тематике.

Интернет-обращения государственных органов, организаций, граждан должны содержать следующие реквизиты:

наименование организации или должностного лица, которому они адресованы;

изложение существа обращения;

реквизиты организации заявителя;

фамилия, имя, отчество заявителя;

почтовый адрес места жительства;

электронный адрес;

дата отправления письма.

Для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя.

Перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги

10. Запросы, поступившие в АС КБР, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений в течение 5 дней с момента регистрации, возвращаются гражданам или в организации их пославшие с указанием требуемых данных.

11. Не подлежат рассмотрению запросы и интернет-обращения не содержащие реквизитов организации или фамилии, почтового адреса и/или электронного адреса заявителя. Также не принимаются к рассмотрению запросы, содержащие ненормативную лексику и оскорбительные высказывания.

Перечень услуг и документов, запрашиваемых у других органов исполнительной власти

12. Услуги и документы других органов исполнительной власти, необходимые для предоставления данной государственной услуги, отсутствуют.

Другие положения, характеризующие требования к предоставлению государственной услуги.

13. Тематические запросы органов государственной власти или органа местного самоуправления, связанные с исполнением ими своих функций, АС КБР рассматривает в первоочередном порядке.

Порядок взимания платы за предоставление государственной услуги

14. Тематические и биографические запросы исполняются АС КБР бесплатно.

Сроки и условия предоставления государственной услуги

15. Инициативная информация направляется в адрес заинтересованных юридических или физических лиц за 3 месяца до памятной даты или знаменательного события.

Тематические запросы исполняются АС КБР в 30-дневный срок с момента их регистрации. С разрешения руководства АС КБР этот срок может быть при необходимости продлен с обязательным уведомлением об этом заявителя.

Показатели доступности и качества государственной услуги

16. Пользователь и должностные лица АС КБР взаимодействуют при подаче документов и при получении результата по оказанию государственной услуги.

Информацию о ходе предоставления государственной услуги пользователь может получить устно по телефону, письменно, по электронной почте и при личном обращении в АС КБР.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур

17. Организация предоставления государственной услуги включает в
себя следующие административные процедуры :

определение перечня памятных дат и знаменательных событий для составления инициативных информаций;

составление инициативных информационных писем заинтересованным юридическим и физическим лицам;

регистрация тематических запросов и передача их на исполнение;

анализ тематики поступивших запросов;

поиск архивных документов, необходимых для исполнения тематических запросов;

оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий;

направление ответов органам государственной власти, органам местного самоуправления, организациям, гражданам (заявителям).

18. Составление инициативных информационных писем включает в себя:

изучение литературы, научно-справочного аппарата и документов АС КБР по теме инициативной информации;

выявление, отбор документов, аннотирование их содержания (при необходимости);

организация копирования документов (при необходимости);

написание текста информационного письма;

одобрение выявленной информации руководством;

направление по почте заинтересованному юридическому или физическому лицу, либо вручение на личном приеме.

19. Регистрация инициативной информации производится при ее отправлении предназначенному юридическому или физическому лицу.

20. Регистрация тематических запросов и передача их на исполнение.
Поступившие в АС КБР письменные тематические запросы регистрируются в течение трех дней с момента их поступления уполномоченными специалистами АС КБР в установленном порядке.

Регистрация тематического запроса считается юридическим фактом, являющимся основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.

После регистрации, тематические запросы передаются руководителю или его заместителям (при отсутствии руководителя) в пределах их компетенции для написания резолюции, после чего с резолюцией материалы направляются в соответствующее структурное подразделение, ответственное за исполнение тематических запросов.

21. При поступлении интернет-обращения (запроса), он распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке. Оценка обращения и принятие его к рассмотрению, либо отказ, осуществляется руководителем или его заместителями.

Анализ тематики поступивших запросов.

22. Руководитель структурного подразделения АС КБР, ответственного за исполнение тематических запросов, осуществляет анализ тематики поступивших тематических запросов с учетом собственных профессиональных навыков и имеющегося в структурных подразделениях АС КБР научно-справочного аппарата и справочно-информационного материала. При этом определяется:

степень полноты информации, содержащейся в тематическом запросе и необходимой для его исполнения;

место нахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

место нахождение, адрес конкретной организации, куда следует направить непрофильный запрос по принадлежности на исполнение.

23. По итогам анализа тематики поступивших запросов профильные запросы в день регистрации передаются исполнителям.

Поиск архивных документов, необходимых для исполнения тематических запросов:

определение круга архивных фондов, библиографии и проведение отбора необходимых для исполнения запроса архивных дел;

изучение литературы, научно-справочного аппарата и картотек, относящихся к теме запроса;

выявление и отбор архивных документов по теме запроса;

копирование документов (при необходимости);

составление текста ответа, архивной справки;

оформление копий архивных документов в соответствии с установленными правилами.

Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий:

проставление архивных штампов на копиях архивных документов (поисковых данных);

оформление подписи руководителем АС КБР;

регистрация архивных справок для выдачи заявителям на личном приеме или по почте.

Направление ответов государственным органам, органам местного самоуправления, организациям, гражданам.

Исполненные тематические запросы АС КБР направляются заявителям по указанным ими адресам или вручает на личном приеме под роспись.

В случае поступления непрофильного тематического запроса АС КБР письменно уведомляет органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации, граждан о направлении их запросов на исполнение в соответствующие организации.

При поступлении интернет-обращения (запроса) пользователя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса, ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении.

Архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения заявителя или его доверенного лица в АС КБР выдается ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего личность документа; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справки и архивной выписки расписывается на их копиях или на обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения и четко подпись получателя.

IV. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений.

24. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги и принятием решений, осуществляется должностными лицами АС КБР, ответственными за организацию работы по предоставлению государственной услуги.

Перечень должностных лиц, осуществляющих текущий контроль, устанавливается индивидуальными правовыми актами АС КБР.

Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по предоставлению государственной услуги, проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента.

Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается руководителем АС КБР.

25. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав граждан, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц АС КБР.

По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав граждан, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Проверки полноты и качества исполнения государственной услуги осуществляются на основании индивидуальных правовых актов (приказов) АС КБР.

Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы АС КБР) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.

Для проведения проверки полноты и качества исполнения государственной услуги формируется комиссия, в состав которой включаются специалисты АС КБР.

Результаты деятельности комиссии оформляются в виде заключений, справок или актов, в которых отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

V. Порядок досудебного (внесудебного) обжалования действия (бездействий), осуществляемых в ходе выполнения государственной услуги

26. Заявители имеют право на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления государственной услуги, в соответствии с законодательством Российской Федерации.

27. Предметом досудебного (внесудебного) обжалования могут быть решения и действия (бездействие) Архивной службы, должностного лица АС КБР, государственного служащего АС КБР, в том числе:

- нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги;

- отказ в приеме у заявителя документов, необходимых для предоставления государственной услуги;

- требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги;

- затребование с заявителя при предоставлении государственной услуги

платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами;

- нарушение срока предоставления государственной услуги;;

- отказ в предоставления государственной услуги по основаниям, не предусмотренным нормативными правовыми актами;

- отказ АС КБР, должностного лица АС КБР в исправлении

допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

28. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является поступление жалобы в орган исполнительной власти, должностному лицу, уполномоченному на ее рассмотрение.

29. Жалоба подается устно, в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме. Жалоба может быть направленна по почте, с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет, иными доступными способами, в том числе при личном приеме заявителя. Жалоба подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента ее поступления.

30. Жалоба должна содержать:

1) наименование органа исполнительной власти, должностного лица АС КБР, либо государственного служащего АС КБР, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя – физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя – юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) АС КБР, должностного лица АС КБР либо гражданского служащего АС КБР;

4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) АС КБР, должностного лица АС КБР либо государственного служащего АС КБР;

Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для составления и обоснования жалобы, при условии, что это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если указанная информация и документы не содержат сведений, составляющих государственную или иную охраняемую законом тайну.

31. Жалоба, поступившая в Архивную службу КБР, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа органа предоставляющего услугу, должностного лица АС КБР в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок либо в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений – в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

32. По результатам рассмотрения жалобы принимается одно из следующих решений:

1) удовлетворить жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных АС КБР опечаток и ошибок в выданных в результате исполнения государственной функции документах, а также в иных формах;

2) отказать в удовлетворении жалобы.

Мотивированный ответ, содержащий результаты рассмотрения жалобы, направляется заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме не позднее дня, следующего за днем принятия решения по результатам рассмотрения жалобы.

33. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы, признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

34. Перечень оснований для оставления жалоб (обращений) без ответа.

Жалобы заявителей, поданные в письменной форме или в форме электронного документа, остаются без ответа по существу поставленных в ней вопросов в случаях:

в жалобе не указана фамилия гражданина, направившего жалобу, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

в жалобе содержаться нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи (при этом заявителю сообщается о недопустимости злоупотребления правом);

текст жалобы не поддается прочтению (о чем сообщается заявителю, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению, в семидневный срок с момента регистрации жалобы);

если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства возможно принятие решения о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу. Заявитель уведомляется о данном решении;

невозможность предоставления ответа на жалобу без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну (заявителю, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений);

обращение, в котором обжалуется судебное решение (в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения).

Утвержден

приказом Архивной службы КБР

от 05.06.2013 №23

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

по предоставлению Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики государственной услуги «Исполнение запросов пользователей»

I. Общие положения

Предмет регулирования

1. Административный регламент по предоставлению Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики и ее структурными подразделениями: управлением центрального государственного архива (УЦГА), управлением центра документации новейшей истории (УЦДНИ) и отделом социально-правовой документации (ОСПД) (далее – АС КБР) государственной услуги по исполнению запросов пользователей, поступивших в АС КБР, определяет сроки и последовательность действий административных процедур АС КБР, а также порядок взаимодействия АС КБР с исполнительными органами государственной власти Кабардино-Балкарской Республики, другими органами государственной власти, органами местного самоуправления, государственными и муниципальными архивами, организациями и гражданами при осуществлении предоставления государственной услуги.

Круг пользователей

2. В качестве заявителей на предоставление государственной услуги выступают российские и иностранные граждане, а также лица без гражданства. Заявителями также могут быть иные физические и юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в установленном порядке полномочиями выступать от их имени при предоставлении государственной услуги.

Порядок информирования о государственной услуге

3. Государственная услуга по исполнению запросов пользователей, поступивших в АС КБР, предоставляется в виде архивных справок, архивных выписок и архивных копий.

4. Почтовый адрес: - АС КБР и управления центрального государственного архива (далее -УЦГА): 360000, КБР, г. Нальчик, ул. Горького, 13.

- управления центра документации новейшей истории и отдела социально-правовой документации (далее-УЦДНИ и ОСПД): 360000, КБР, г. Нальчик, ул. Хуранова,10.

Электронный адрес: archives_kbr@mail.ru.

Телефоны УЦГА: (8662) 76-04-32

УЦДНИ: (8662) 76-04-40

ОСПД: (8662) 76-04-36.

Информация о месте нахождения государственных и муниципальных архивов размещена на официальном сайте АС КБР: www.kbrarchive.ru.

5. Информация по процедурам исполнения запросов может предоставляться:

по письменным обращениям;

в многофункциональном центре по предоставлению государственных и муниципальных услуг ГБУ «МФЦ»;

по телефону;

по электронной почте.

По письменным обращениям ответ направляется в срок, не превышающий 30 дней со дня поступления обращения, по почте в адрес заявителя.

По телефону гражданские служащие АС КБР обязаны дать исчерпывающую информацию по вопросам исполнения запросов пользователей.

По запросу ГБУ «МФЦ» ответ направляется в срок, не превышающий 30 дней со дня поступления запроса в АС КБР.

По электронной почте ответ направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 5 рабочих дней со дня поступления обращения.

II. Стандарт предоставления государственной услуги

Наименование государственной услуги

6. Исполнение запросов пользователей.

Наименование государственного учреждения, предоставляющего государственную услугу

7. Предоставление государственной услуги по исполнению запросов пользователей осуществляют - управление центрального государственного архива АС КБР, управление центра документации новейшей истории АС КБР, отдел социально-правовой документаций АС КБР (далее структурные подразделения АС КБР). Непосредственное исполнение запросов пользователей, исполнительных органов государственной власти Кабардино-Балкарской Республики, других государственных органов, органов местного самоуправления осуществляют государственные архивы, муниципальные архивы и организации при наличии у них соответствующих документов.

Результаты предоставления государственной функции

8. Государственная услуга по исполнению запросов пользователей, поступивших в АС КБР, предоставляется в виде архивных справок, архивных выписок и архивных копий.

Перечень нормативных правовых актов, регламентирующих предоставление государственной услуги

9. Предоставление государственной услуги по исполнению запросов пользователей, поступивших в АС КБР, осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации;

Конвенцией, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов; заключенной в Гааге 5 октября 1961 года;

Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук;

Положением об Архивной службе КБР», утвержденным Постановлением Правительства КБР от 07.12.2011 № 370-ПП «Об Архивной службе КБР»;

Федеральным законом от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».

Перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги

10. Основанием для предоставления государственной услуги является письменный запрос (заявление) в адрес АС КБР и ее структурных подразделений или в многофункциональный центр ГБУ «МФЦ».

Перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги

11. Запросы, поступившие в АС КБР, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений в течение 5 дней с момента регистрации, возвращаются гражданам или организациям с указанием требуемых данных.

12. Не подлежат рассмотрению запросы и интернет-обращения не содержащие фамилии, почтового адреса и/или электронного адреса заявителя. Также не принимаются к рассмотрению запросы, содержащие ненормативную лексику и оскорбительные высказывания.

Перечень услуг и документов, запрашиваемых у других органов исполнительной власти

13. Услуги и документы других органов исполнительной власти, необходимые для предоставления данной государственной услуги, отсутствуют.

Порядок взимания платы за предоставление государственной услуги

14. Тематические запросы и запросы социально-правового характера, то есть, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций, исполняются бесплатно. Генеалогические запросы не исполняются.

Сроки и условия предоставления государственной услуги

15. Запросы пользователей и ГБУ «МФЦ», исполняются АС КБР и ее структурными подразделениями в 30-дневный срок с момента их регистрации. С разрешения руководства АС КБР этот срок может быть при необходимости продлен, с обязательным уведомлением об этом заявителя. Запросы, не относящиеся к составу архивных документов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах (непрофильные запросы), в течение 5 дней с момента их регистрации направляются по принадлежности в соответствующую организацию, где хранятся необходимые документы, с обязательным уведомлением об этом заявителя.

Показатели доступности и качества государственной услуги

16. Заявитель и должностные лица АС КБР взаимодействуют при подаче документов и при получении результата по оказанию государственной услуги.

Информацию о ходе предоставления государственной услуги заявитель может получить устно по телефону, письменно, по электронной почте и при личном обращении в АС КБР.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур

17. Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры АС КБР:

регистрация запросов и передача их на исполнение;

анализ тематики поступивших запросов;

направление запросов на исполнение в государственные, муниципальные архивы или в организации по принадлежности.

Государственные, муниципальные архивы или организации, непосредственно хранящие архивные документы, осуществляют следующие административные процедуры:

регистрация запросов и передача их на исполнение;

поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов;

оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий;

направление ответов заявителям и информирование об исполнении АС КБР.

18. Регистрация запросов и передача их на исполнение.
Поступившие в АС КБР письменные запросы (заявления) пользователей в том числе запросы ГБУ «МФЦ», регистрируются в течении трех дней с момента их поступления уполномоченными специалистами АС КБР в установленном порядке.

Регистрация запроса считается юридическим фактом, являющимся основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.

После регистрации, запросы передаются руководителю или его заместителю (при отсутствии руководителя) в пределах его компетенции для написания резолюции. С резолюцией запросы передаются соответствующему специалисту АС КБР, ответственному за исполнение запросов.

При поступлении интернет-обращения (запроса), он распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке. Оценка обращения и принятие его к рассмотрению, либо отказ осуществляется уполномоченным специалистом АС КБР, принимающим интернет-обращения.

19. Анализ тематики поступивших запросов.

Уполномоченный специалист АС КБР, ответственный за исполнение запросов, осуществляет анализ тематики поступивших запросов с учетом собственных профессиональных навыков и имеющегося информационного материала. При этом определяется:

степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

место нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

место нахождения, адрес конкретной организации, куда следует направить непрофильный запрос по принадлежности на исполнение.

20. По итогам анализа тематики поступивших запросов, в течении семи дней со дня регистрации АС КБР направляет их со своим официальным письмом по принадлежности в:

государственные или муниципальные архивы;

другие органы и организации при наличии у них документов, необходимых для исполнения запросов.

21. Сообщения, в том числе анонимные, о совершённых или готовящихся преступлениях докладываются руководству и пересылаются в соответствующие правоохранительные органы.

22. АС КБР письменно уведомляет граждан и ГБУ «МФЦ» о направлении их запросов на исполнение в соответствующие организации.

При поступлении интернет-обращения (запроса) пользователя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса, ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении.

Архивные справки, архивные выписки и архивные копии направляются заявителям организациями, непосредственно исполняющими запрос.

IV. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений

23. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги в АС КБР, осуществляется должностным лицом АС КБР, ответственными за предоставление государственной услуги.

АС КБР осуществляет контроль за предоставлением государственной услуги государственными и муниципальными архивами путем проведения проверок. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов АС КБР) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.

24. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав граждан, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц АС КБР, государственных и муниципальных архивов

Результаты проверок оформляются в виде заключений, справок или актов, в которых отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

V. Порядок досудебного (внесудебного) обжалования действия (бездействий), осуществляемых в ходе выполнения государственной услуги

25. Заявители имеют право на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления государственной услуги, в соответствии с законодательством Российской Федерации.

26. Предметом досудебного (внесудебного) обжалования могут быть решения и действия (бездействие) Архивной службы, должностного лица АС КБР, государственного служащего АС КБР, в том числе:

- нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги;

- отказ в приеме у заявителя документов, необходимых для предоставления государственной услуги;

- требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги;

- затребование с заявителя при предоставлении государственной услуги

платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами;

- нарушение срока предоставления государственной услуги;;

- отказ в предоставления государственной услуги по основаниям, не предусмотренным нормативными правовыми актами;

- отказ АС КБР, должностного лица АС КБР в исправлении

допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

27. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является поступление жалобы в орган исполнительной власти, должностному лицу, уполномоченному на ее рассмотрение.

28. Жалоба подается устно, в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме. Жалоба может быть направленна по почте, с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет, иными доступными способами, в том числе при личном приеме заявителя. Жалоба подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента ее поступления.

29. Жалоба должна содержать:

1) наименование органа исполнительной власти, должностного лица АС КБР, либо государственного служащего АС КБР, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя – физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя – юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) АС КБР, должностного лица АС КБР либо гражданского служащего АС КБР;

4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) АС КБР, должностного лица АС КБР либо государственного служащего АС КБР;

Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для составления и обоснования жалобы, при условии, что это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если указанная информация и документы не содержат сведений, составляющих государственную или иную охраняемую законом тайну.

30. Жалоба, поступившая в Архивную службу КБР, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа органа предоставляющего услугу, должностного лица АС КБР в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок либо в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений – в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

31. По результатам рассмотрения жалобы принимается одно из следующих решений:

1) удовлетворить жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных АС КБР опечаток и ошибок в выданных в результате исполнения государственной функции документах, а также в иных формах;

2) отказать в удовлетворении жалобы.

Мотивированный ответ, содержащий результаты рассмотрения жалобы, направляется заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме не позднее дня, следующего за днем принятия решения по результатам рассмотрения жалобы.

32. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы, признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

33. Перечень оснований для оставления жалоб (обращений) без ответа.

Жалобы заявителей, поданные в письменной форме или в форме электронного документа, остаются без ответа по существу поставленных в ней вопросов в случаях:

в жалобе не указана фамилия гражданина, направившего жалобу, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

в жалобе содержаться нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи (при этом заявителю сообщается о недопустимости злоупотребления правом);

текст жалобы не поддается прочтению (о чем сообщается заявителю, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению, в семидневный срок с момента регистрации жалобы);

если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства возможно принятие решения о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу. Заявитель уведомляется о данном решении;

невозможность предоставления ответа на жалобу без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну (заявителю, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений);

обращение, в котором обжалуется судебное решение (в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения).