ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЙ О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ И АРХИВЕ МИНИСТЕРСТВА СТРОИТЕЛЬСТВА, ДОРОЖНОГО ХОЗЯЙСТВА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ



Распоряжение главы администрации

МИНИСТЕРСТВО СТРОИТЕЛЬСТВА, ДОРОЖНОГО ХОЗЯЙСТВА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

от 5 августа 2011 года № 29-мпр

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЙ О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ И АРХИВЕ МИНИСТЕРСТВА СТРОИТЕЛЬСТВА, ДОРОЖНОГО ХОЗЯЙСТВА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ

{ИЗМЕНЕНИЯ И ДОПОЛНЕНИЯ

приказ министерства строительства, дорожного хозяйства Иркутской области от 08.08.2016 № 78-мпр;

приказ министерства строительства, дорожного хозяйства Иркутской области от 01.03.2021 № 59-3-мпр}

В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Иркутской области от 4 апреля 2008 года № 4-ОЗ «Об архивном деле в Иркутской области», в целях организации методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к своевременной передаче на постоянное хранение в ОГКУ «Государственный архив Иркутской области» документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в процессе деятельности министерства строительства, дорожного хозяйства Иркутской области, руководствуясь Положением о министерстве строительства, дорожного хозяйства Иркутской области, утвержденным постановлением Правительства Иркутской области от 9 февраля 2011 года № 29-пп,

П Р И К А З Ы ВА Ю:

1. Утвердить прилагаемое Положение о постоянно действующей экспертной комиссии министерства строительства, дорожного хозяйства Иркутской области.

2. Утвердить прилагаемое Положение об архиве министерства строительства, дорожного хозяйства Иркутской области.

3. Настоящий приказ подлежит официальному опубликованию.

Министр строительства, дорожного

хозяйства Иркутской области

А.Н. Орешков

УТВЕРЖДЕНО

приказом министерства строительства,

дорожного хозяйства Иркутской области

от «5» августа 2011 года

№ 29 - мпр

П О Л О Ж Е Н И Е

о постоянно действующей экспертной комиссии министерства строительства, дорожного хозяйства Иркутской области

Глава 1. Общие положения

1.  Постоянно действующая экспертная комиссия  создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную и другую специальную документацию, образующуюся в процессе деятельности министерства строительства, дорожного хозяйства Иркутской области (далее - Министерство).

2. Экспертная комиссия является совещательным органом при министре строительства, дорожного хозяйства Иркутской области (далее – Министр).

Решения экспертной комиссии фиксируются в протоколах и  вступают в силу после их утверждения Министром. В необходимых случаях,  решения экспертной комиссии утверждаются после их предварительного согласования с Государственным архивом Иркутской области.

3. В своей работе экспертная комиссия руководствуется законодательством Российской Федерации, Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации», Положением об Архивном фонде Российской Федерации, нормативно-методическими документами Росархива и архивного агентства Иркутской области,  Государственного архива Иркутской области, Перечнем документов Министерства и учреждений, находящихся в ведении Министерства, с указанием сроков хранения, Инструкцией по делопроизводству в Министерстве и их учреждениях, а также приказами и указаниями Министра.

4. Экспертную комиссию возглавляет заместитель министра строительства, дорожного хозяйства Иркутской области.

{абз.1 п.4 Положения в редакции приказа министерства строительства, дорожного хозяйства Иркутской области от 08.08.2016 № 78-мпр}

Персональный состав экспертной комиссии назначается распоряжением Министра из числа наиболее квалифицированных сотрудников структурных подразделений Министерства, ответственных за делопроизводство.

В качестве экспертов к работе экспертной комиссии могут привлекаться представители любых сторонних организаций, в качестве консультантов - представители Государственного архива Иркутской области.

5. Положение об экспертной комиссии вводится в действие приказом Министерства после согласования с Государственным архивом Иркутской области.

Глава 2. Основные задачи экспертной комиссии

6. Основным задачами экспертной комиссии являются:

1) Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и их формирования.

2) Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.

3) Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение, в том числе научно-технической и другой специальной документации.

Глава 3. Основные функции экспертной комиссии

7. В соответствии с возложенными на нее задачами экспертной комиссии выполняет следующие функции:

1) Организует и проводит совместно с делопроизводственной и архивной службами работу по ежегодному отбору документов для дальнейшего хранения и к уничтожению.

2) Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов Министерства и по подготовке их к архивному хранению, по разработке проекта номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам.

3)  Оказывает содействие и методическую помощь сотрудникам Министерства по инициативному документированию (записи старейших работников, кинофотосъемки) с целью создания устной истории.

8. Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет на утверждение экспертно-проверочной комиссии архивного агентства Иркутской области (далее - ЭПК), а затем на согласование Министра:

описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации;

перечни проектов, научно-техническая документация, по которым дела подлежат передаче на государственное хранение;

акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой «ЭПК» в Перечне.

9. На согласование ЭПК архивного агентства Иркутской области, а затем на утверждение Министра:

сводную номенклатуру дел;

описи дел по личному составу;

акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения.

10. На рассмотрение ЭПК архивного  агентства Иркутской области:

предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных Перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем.

11. На утверждение Министра:

акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу.

12. Совместно с отделом контроля, анализа исполнения документов и архивного делопроизводства в управлении по работе с обращениями граждан и архивного делопроизводства в управлении контроля, государственной гражданской службы и кадров Министерства проводит для сотрудников Министерства консультации по вопросам отбора и подготовки к передаче на государственное хранение документов в Архивный фонд Российской Федерации.

{п.12 Положения в редакции приказа министерства строительства, дорожного хозяйства Иркутской области от 08.08.2016 № 78-мпр; от 01.03.2021 № 59-3-мпр}

Глава 4. Права экспертной комиссии

13. Для выполнения возложенных задач и функций экспертная комиссия имеет право:

1) В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам  Министерства по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.

2) Запрашивать от руководителей структурных подразделений   Министерства:

письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу:

предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

3) Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений Министерства о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, являющихся  государственной частью Архивного фонда Российской Федерации, о причинах утраты документов.

4) Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений Министерства, в качестве консультантов представителей Государственного архива Иркутской области, сторонних организаций.

5) экспертная комиссия в лице председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

6) Информировать руководство Министерство по вопросам, относящимся к компетенции экспертной комиссии.

7) В установленном порядке представлять  Министерство в Государственном архиве Иркутской области.

Глава 5. Организация работы экспертной комиссии

14. Экспертная комиссия взаимодействует с экспертно-проверочной комиссией архивного агентства Иркутской области, получает от него соответствующие организационно-методические указания.

15. Экспертная комиссия работает по годовому плану, утвержденному заместителем министра строительства, дорожного хозяйства Иркутской области.

{п.15 Положения в редакции приказа министерства строительства, дорожного хозяйства Иркутской области от 08.08.2016 № 78-мпр}

16. Вопросы, относящиеся к компетенции экспертная комиссия, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение экспертной комиссии документы рассматриваются на ее заседании не позднее, чем через                    10 дней.

17. Заседание экспертной комиссии и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов экспертной комиссии. Право решающего голоса имеют только члены экспертной комиссии. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

{абз.1 п.17 Положения в редакции приказа министерства строительства, дорожного хозяйства Иркутской области от 01.03.2021 № 59-3-мпр}

Решение принимается простым большинством голосов, присутствующих на заседании членов экспертной комиссии. При разделении голосов поровну решение принимает председатель экспертной комиссии и Министр (в необходимых случаях по согласованию с Государственным архивом Иркутской области).

18. Ведение делопроизводства экспертной комиссии, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых экспертной комиссии решений возлагаются на ответственного за архив, являющимся секретарем экспертной комиссии.

СОГЛАСОВАНО

И.О. директора ОГКУ «Государственный

архив Иркутской области»

О.Г. Семенова

04.08.2011 года

УТВЕРЖДЕНО

приказом министерства

строительства, дорожного

хозяйства Иркутской области

от «5» августа 2011 года

№ 29 - мпр

П О Л О Ж Е Н И Е

об архиве министерства строительства, дорожного хозяйства Иркутской области

Глава 1. Общие положения

1.  Документы министерства строительства, дорожного хозяйства Иркутской области (далее –  Министерство) представляющие историческую, научную, социальную, экономическую и культурную ценность, являющиеся областной государственной собственностью составляют  государственную часть Архивного фонда Российской Федерации и подлежат постоянному хранению в Государственном архиве Иркутской области.

2. До передачи на государственное хранение документы временно (в течение 10 лет) хранятся в архиве  Министерства.

3. Архив  Министерства образован в соответствии с  Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Иркутской области от 4 апреля 2008 года № 4-ОЗ «Об архивном деле в Иркутской области».

4. Архив  Министерства (далее – архив) создан для хранения законченных делопроизводством документов, их отбора на постоянное и долговременное хранение, учета, научного и практического использования, подготовки и своевременной передачи документов на хранение в Государственный  архив Иркутской области.

5. Архив Министерства находится в помещении организации по адресу: 664022, г. Иркутск, ул. Красных Мадьяр, д. 41.

Архив Министерства возглавляет ответственный за архив, которого назначает министр строительства, дорожного хозяйства Иркутской области (далее – Министр).

{п.5 Положения в редакции приказа министерства строительства, дорожного хозяйства Иркутской области от 08.08.2016 № 78-мпр}

6. В своей работе ответственный за архив  руководствуется Федеральным законом Российской Федерации  «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Иркутской области «Об архивном деле в Иркутской области», инструкцией  по делопроизводству Правительства Иркутской области, инструкцией  по делопроизводству Министерства,  Основными правилами работы ведомственных архивов, приказами, указаниями Федерального архивного агентства Российской Федерации и вышестоящей организации, типовыми и ведомственными перечнями документов, методическими рекомендациями архивного агентства Иркутской области  и  Государственного архива Иркутской области,  настоящим Положением.

{п.7 Положения утратил силу в редакции приказа министерства строительства, дорожного хозяйства Иркутской области от 08.08.2016 № 78-мпр}

8. Контроль за деятельностью архива осуществляет начальник отдела по работе с обращениями граждан и архивного делопроизводства в управлении контроля, государственной гражданской службы и кадров.

{п.8 Положения в редакции приказа министерства строительства, дорожного хозяйства Иркутской области от 01.03.2021 № 59-3-мпр}

9. Организационно-методическое руководство деятельностью архива осуществляет Государственный архив Иркутской области.

Глава 2. Состав документов архива

10. В состав архива входят:

1) Законченные делопроизводством документы  постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности  Министерства.

2)  Документы по личному составу.

3) Печатные (в том числе ведомственные) издания, дополняющие документы архива и документы, необходимые для справочной работы.

4) Научно-справочный аппарат, раскрывающий состав и содержание документов архива (описи, исторические справки, каталоги, указатели, обзоры и др.)

5) Документы личного происхождения, образовавшиеся в результате деятельности сотрудников  Министерства и подведомственных ему учреждений, имеющие историческую, культурную или иную ценность.

Глава 3. Задачи и функции архива

11. Основными задачами архива являются:

1) Комплектование законченными делопроизводством  документами постоянного и долговременного хранения, дел по личному составу, образовавшимися в результате деятельности  Министерства. 

2) Учет, обеспечение сохранности, использования документов, находящихся в архиве.

3) Подготовка и своевременная передача документов на хранение в Государственный архив Иркутской области.

4) Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве  Министерства.

5) Внедрение в практику работы новых архивных технологий с применением средств электронно-вычислительной техники.

12.  В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие  функции:

1) Принимает, учитывает и хранит законченные делопроизводством документы постоянного и долговременного хранения, обработанные в соответствии с основными положениями  «Государственной системы документационного обеспечения управления», «Основными правилами работы ведомственных архивов», инструкцией  по делопроизводству Правительства Иркутской области, инструкцией  по делопроизводству Министерства, и несет ответственность за их сохранность.

2) Совместно с работниками, ответственными за делопроизводство, контролирует сохранность и правильность оформления дел в структурных подразделениях  Министерства, принимает участие в составлении номенклатур дел и проверяет правильность формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой.

3) Ежегодно (к 1 июня) организует экспертизу научной и практической ценности документов, находящихся в архиве  Министерства.

4) Создает и пополняет научно-справочный аппарат к документам, подлежащим передаче на государственное хранение. Представляет не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством документов, на рассмотрение экспертной комиссии  Министерства и ЭПК архивного агентства Иркутской области описи дел постоянного хранения и по личному составу.

{пп.4 п.12 Положения в редакции приказа министерства строительства, дорожного хозяйства Иркутской области от 08.08.2016 № 78-мпр}

5) После утверждения экспертно-проверочной комиссией архивного агентства Иркутской области описей дел постоянного хранения и согласования дел по личному составу составляет акты о выделении к уничтожению дел с истекшим сроком хранения за соответствующий период.

6) Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение документов, периодически (1 раз в 5 лет) организует проверку наличия и состояния дел в архиве.

7) Осуществляет подготовку документов для изготовления архивным агентством Иркутской области страховых копий на особо ценные документы, создает страховой фонд особо ценных документов и фонд пользования, которые вместе с оригиналами передает на хранение в Государственный архив Иркутской области.

8) Организует использование документов:

информирует руководство и работников Министерства о составе и содержании документов архива;

выдает в установленном порядке дела для работы сотрудникам  структурных  подразделений Министерства;

ведет учет использования документов;

выдает в установленном порядке справки, копии и выписки из документов организациям и отдельным лицам.

9) Принимает участие в разработке методических пособий по делопроизводству и архивному делу  Министерства.

10) Консультирует работников  Министерства по вопросам делопроизводства и архива.

11) Подготавливает и передает на государственное хранение документы постоянного хранения в Государственный архив Иркутской области в установленные сроки и в установленном порядке.

12) Ежегодно (к 1 декабря) представляет в Государственный архив Иркутской области паспорт архива  Министерства  и сведения об изменениях в составе и объеме фондов.

Глава 4. Права архива

13. Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

1) Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях   Министерства.

2)  Запрашивать от сотрудников  Министерства сведения, необходимые для работы с архивом.

3) Привлекать в необходимых случаях в качестве экспертов и консультантов наиболее квалифицированных специалистов, работающих в Министерстве.

4). Требовать от сотрудников  Министерства письменные объяснения причин отсутствия документов.

Глава 5. Ответственность ответственного за архив

14. Ответственный за архив несет ответственность за выполнение возложенных на архив  Министерства задач и функций.

Положение об архиве разработано в соответствии с типовым положением об архиве учреждения.

СОГЛАСОВАНО

И.О. директора ОГКУ «Государственный

архив Иркутской области»

О.Г. Семенова

04.08.2011 года