Об утверждении Порядка организации контроля за исполнением органами местного самоуправления государственных полномочий по государственной регистрации актов гражданского состояния



Администрация Алтайского края

Документ признан утратившим силу на основании приказа управления записи актов гражданского состояния Алтайского края от 24 марта 2014 года № 9.

Администрация Алтайского края

Управление записи актов гражданского состояния Алтайского края

ПРИКАЗ

от 5 сентября 2013 года № 80

Об утверждении Порядка организации контроля за исполнением органами местного самоуправления государственных полномочий по государственной регистрации актов гражданского состояния

В соответствии с Законом Алтайского края от 11 ноября 2005 года № 99-ЗС «о наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями по государственной регистрации актов гражданского состояния» приказываю:

1. Утвердить порядок организации контроля за исполнением органами местного самоуправления государственных полномочий по государственной регистрации актов гражданского состояния (приложение).

2. Установить, что пункт 11 Порядка организации контроля за исполнением органами местного самоуправления государственных полномочий по государственной регистрации актов гражданского состояния вступает в силу с 01 января 2014 года.

3. Признать утратившим силу порядок организации комплексных и контрольных проверок в управлении ЗАГС Алтайского края, утвержденный приказом № 21 от 18.06.2007 г.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Основание: производственная необходимость.

Начальник управления В.В. Сайченко.

Утвержден

Приказом управления ЗАГС

Алтайского края

от  05.09 .2013 г. № 80

ПОРЯДОК

ОРГАНИЗАЦИИ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ОРГАНАМИ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ПОЛНОМОЧИЙ ПО ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ АКТОВ ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ

I. Общие положения

1. Настоящий Порядок организации контроля за исполнением органами местного самоуправления государственных полномочий по государственной регистрации актов гражданского состояния (далее - Порядок) разработан в соответствии с Законом Алтайского края от 11 ноября 2005 года № 99-ЗС «О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями по государственной регистрации актов гражданского состояния».

2. Настоящий Порядок определяет общие принципы осуществления контроля и регламентирует деятельность управления записи актов гражданского состояния Алтайского края (далее – управление ЗАГС) при организации и осуществлении контроля за деятельностью органов местного самоуправления Алтайского края по исполнению полномочий по государственной регистрации актов гражданского состояния.

3. Управление ЗАГС, в пределах своих полномочий, осуществляет предварительный, текущий и последующий контроль.

4. Основными целями контроля, проводимого в соответствии с настоящим Порядком, являются:

предупреждение и своевременное выявление нарушений нормативных правовых актов Российской Федерации и Алтайского края, регулирующих вопросы организации деятельности по государственной регистрации актов гражданского состояния.

5. Предметом контроля, осуществляемого в соответствии с настоящим Порядком, является:

- организация деятельности органов местного самоуправления по исполнению государственных полномочий по государственной регистрации актов гражданского состояния и созданию условий для предоставления государственной услуги по государственной регистрации актов гражданского состояния, в том числе:

- организация учета, хранения и расходования бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;

- организация и условия хранения архивного фонда книг государственной регистрации актов гражданского состояния;

- соблюдение сроков предоставления и качества подготовки статистической отчетности;

- организация предоставления государственной услуги по государственной регистрации актов гражданского состояния;

- ведение общего и специального делопроизводства;

- организация и состояние работы по информатизации и защите информации.

6. Объекты контроля – отделы и комитеты  записи актов гражданского состояния органов местного самоуправления (далее органы ЗАГС).

II. Формы контроля и организация его осуществления

7. Управление ЗАГС при осуществлении контроля над деятельностью органов ЗАГС по исполнению государственных полномочий на государственную регистрацию актов гражданского состояния руководствуется нормативными правовыми актами Российской Федерации, Алтайского края, а также настоящим Порядком.

8. Предварительный контроль осуществляется  в процессе обязательного участия представителя управления ЗАГС при передаче дел в органе ЗАГС.

9. Текущий контроль осуществляется управлением ЗАГС на постоянной основе в соответствии с его полномочиями.

10. Последующий контроль осуществляется управлением ЗАГС путем проведения контрольных мероприятий (выездных и документарных проверок, заслушивания информации должностных лиц) за определенный период времени. Проверки могут быть комплексными и тематическими по одному из направлений деятельности субъекта проверки.

Деятельность управления ЗАГС по осуществлению последующего контроля подлежит планированию. План представляет собой перечень контрольных мероприятий, которые предполагается провести в соответствующем календарном году и является составной частью плана работы управления ЗАГС на год. В плане устанавливается объект контроля, вид контрольного мероприятия, проверяемый период.

11. Комплексные проверки проводятся управлением ЗАГС не реже одного раза в пять лет, тематические по мере необходимости.

Продолжительность поверок не может превышать пяти рабочих дней.

12. Внеплановые контрольные мероприятия (документарные или выездные проверки) деятельности объектов контроля проводятся в случае  поступления жалоб или иной подтвержденной информации, свидетельствующей о наличии признаков нарушений в деятельности органа ЗАГС.

13. При выявлении во время проверки незначительных нарушений  контрольные проверки после устранения недостатков не проводятся. В этом случае органом ЗАГС направляется информация в управление ЗАГС об устранении недостатков.

14. Сроки проведения проверки и конкретные исполнители назначаются непосредственно перед проверкой приказом начальника управления ЗАГС края.

15. Проверка осуществляется специалистом управления ЗАГС, в чей должностной регламент входят данные полномочия, либо комиссией из сотрудников управления.

При проведении проверки комиссией, начальник управления приказом назначает председателя и состав комиссии.

К участию в проверке может быть привлечен сотрудник другого органа ЗАГС Алтайского края по согласованию с его непосредственным руководителем.

16. Подготовка к проверке включает в себя следующие этапы:

- составление и направление в адрес администрации муниципального района, городского округа (далее - администрация района, города) письменного уведомления о дате начала проверки, сроках, целях и задачах не позднее чем за семь рабочих дней до начала предстоящей проверки органа ЗАГС.

- размещение в общедоступных местах и на Сайте администрации района, города, в средствах массовой информации объявления о предстоящей проверке, времени и месте ее проведения, праве граждан на обращение к должностному лицу управления ЗАГС, в том числе с жалобами на действия (бездействия) должностных лиц проверяемого органа ЗАГС и предложениями по совершенствованию его деятельности;

- подготовка материалов для оценки информированности населения и качества оказания услуг, проверяемым органом ЗАГС, для проведения выборочного анкетирования населения;

- изучение справок по итогам предыдущих проверок, планово-отчетной, учетной и иной документации, находящейся в распоряжении управления ЗАГС и дающей представление о недостатках и упущениях в работе органа ЗАГС, на которые следует обратить внимание.

17. Проверка, проводимая в органе ЗАГС, может быть начата после информирования руководителя администрации района, города о начале проверки. Проверка не должна нарушать делового режима работы учреждения. Проверяющие обязаны соблюдать правила внутреннего трудового распорядка работы органа ЗАГС.

18. В целях оперативного выполнения плана проверки и рационального расхода рабочего времени специалисты, уполномоченные на проведение проверки, руководствуются обозначенными в приказе задачами и основными вопросами проведения проверки органа ЗАГС (приложение).

III. Оценка эффективности деятельности объектов контроля

19. По окончании проверки проводится совещание, на котором сотрудники органа ЗАГС знакомятся с итогами проверки.

20. Выводы и предложения по проведенной проверке доводятся до сведения руководства администрации района, города.

21. Результаты проверки оформляются справкой. В вводной части справки указываются: период времени, в течение которого проводилась проверка, цель проверки. В тексте справки должны быть освещены все вопросы проверки, положительные стороны в деятельности органа ЗАГС, недостатки и проблемы по исполнению государственных полномочий, выводы и предложения.

Выводы должны быть нормативно аргументированы, а рекомендации конкретны и выполнимы с указанием сроков исполнения.

Справка подписывается специалистом, уполномоченным на проведение проверки, членами комиссии, и направляется в адрес руководителя администрации района, города в срок, не превышающий десяти рабочих дней со дня окончания проверки для ознакомления и подписания.

22. В случае несогласия с фактами и выводами, изложенными в справке, руководитель органа ЗАГС прилагает к ней письменные возражения за подписью руководителя администрации района, города и документы, подтверждающие обоснованность возражений, и направляет в адрес управления ЗАГС, в течение десяти рабочих дней со дня получения официального документа по результатам проверки.

23. Результаты контрольных мероприятий учитываются в установленном законом порядке при решении вопросов:

о соответствии результатов деятельности объектов контроля установленным требованиям;

о вынесении обязательных для исполнения письменных предписаний по устранению выявленных нарушений;

о неисполнении или ненадлежащем исполнении государственных полномочий и их изъятии;

об издании обязательных для исполнения нормативных актов;

о внесении изменений в организационно-распорядительные документы объектов контроля;

о реализации мероприятий по совершенствованию деятельности органов местного самоуправления при осуществлении ими государственных полномочий.

24. Материалы контрольных мероприятий, проводимых управлением ЗАГС, относятся к служебной информации ограниченного доступа.

Приложение

1. Основные вопросы проведения комплексной проверки органа ЗАГС.

Комплексная проверка охватывает все вопросы деятельности проверяемого органа ЗАГС.

В ходе тематической и документарной проверки вопросы рассматриваются исходя из основных задач проверки, с учетом следующих основных направлений деятельности.

2. Организация деятельности:

2.1. Анализ соответствия муниципальных распорядительных актов по вопросам осуществления государственных полномочий по государственной регистрации актов гражданского состояния требованиям законодательства, их реализация в процессе деятельности органа ЗАГС;

2.2. Анализ нормативных документов, регулирующих деятельность органа ЗАГС.

2.3. Штатная численность органа ЗАГС, образовательный уровень сотрудников, стаж работы, замещаемые должности по реестру должностей муниципальной службы;

2.4. Управление персоналом: должностные инструкции, их соответствие положению, дата утверждения, проводимые мероприятия по повышению квалификации руководителя и сотрудников органа ЗАГС.

2.5. Планирование деятельности: обоснованность, сбалансированность и напряженность планов, оценка выполнения основных мероприятий плана.

2.6. Деловые контакты между руководителем органа ЗАГС и руководителем администрации района, города, результатом которого является:

подготовка проектов муниципальных правовых актов, направленных на совершенствование деятельности, участие в реализации проектов;

решение вопросов кадрового и материально-технического обеспечения работы органа ЗАГС, улучшения условий труда, социальных вопросов;

информирование руководителя администрации района, города о состоянии дел в органе ЗАГС (докладные записки, выступления на совещаниях, их тематика, результативность действий).

2.7. Взаимодействие руководителя органа ЗАГС с иными структурными подразделениями администрации района, города, организациями и учреждениями по вопросам, входящим в компетенцию органа ЗАГС.

2.8. Состояние материально-технической базы, необходимой для создания торжественной обстановки при регистрации актов гражданского состояния.

2.9. Обеспеченность технологическим оборудованием (персональный компьютер, принтер, копировальный аппарат, сканер).

2.10. Качество отчетной документации: оформление, достоверность, своевременность предоставления (общая оценка);

2.11. Организация исполнения нормативных документов, рекомендаций вышестоящих и контролирующих органов. Степень выполнения рекомендаций, причины невыполнения предложений (по результатам предыдущей проверки).

2.12. Обеспеченность нормативной, методической и справочной литературой (в справке делается запись о полной обеспеченности или перечисляются отсутствующие обязательные документы).

2.13. Доступность использования справочно-информационных систем, периодических изданий («Консультант плюс», «Гарант», журнал «ЗАГС»).

2.14. Организация работы по разъяснению семейного законодательства.

2.15. Организация работы, направленной на формирование позитивного отношения к семье, взаимодействие со средствами массовой информации.

3. Предоставление государственной услуги по государственной регистрации актов гражданского состояния:

3.1. Соответствие требованиям, предъявляемым к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга, расположенность, распорядок работы.

3.2. Анализ показателей доступности и качества предоставления государственных услуг.

3.4. Наличие справочно-информационного материала, соблюдения времени ожидания в очереди и времени прохождения административных процедур. Количество необоснованных отказов в предоставлении услуги и жалоб на некорректное, невнимательное отношение сотрудников к заявителям (их представителям).

3.5. Общая оценка соответствия организации предоставления государственной услуги стандартам, установленным действующим законодательством.

4. Организация учета, хранения и расходования бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния:

4.1. Наличие локального акта о возложении ответственности за учет, хранение и расходование бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния (далее - бланков свидетельств) на сотрудника (сотрудников) органа ЗАГС и о создании комиссии для приема бланков свидетельств.

4.2. Наличие акта приема-передачи бланков свидетельств, в том числе в случае временного отсутствия руководителя органа ЗАГС либо при его смене.

4.3. Наличие, состояние и качество заполнения учетных документов (книга по учету прихода и расхода бланков свидетельств, журнал по учету выдачи бланков свидетельств сотрудникам органа ЗАГС в случае необходимости).

4.4. Наличие бланков свидетельств, условия хранения, учет выдачи бланков свидетельств сотрудникам органа ЗАГС (снятие остатков бланков свидетельств). Отчет о движении бланков свидетельств формируется приложением к справке.

4.5. Выборочная или сплошная проверка обоснованности расхода бланков свидетельств.

4.6. Учёт присланных свидетельств, порядок уведомления заявителя о получении.

4.7. Учёт и сохранность испорченных бланков свидетельств, изъятых и невостребованных свидетельств по различным основаниям, наличие актов списания, их соответствие установленным требованиям.

4.8. Выводы по организации учета, хранения и расходования бланков свидетельств.

5. Организация и условия хранения архивного фонда книг государственной регистрации актов гражданского состояния:

5.1. Наличие помещения для хранения документов, его соответствие требованиям длительного хранения документов (отопление, температурно-влажностный и санитарно-гигиенический режимы, стеллажи или шкафы, короба, огнетушители, охранно-пожарная сигнализация, доступ в помещение).

5.2. При отсутствии помещения для хранения документов проводится проверка хранения документов в шкафах (наличие замков, температурно-влажностный и санитарно-гигиенический режимы в помещении, где располагаются шкафы, огнетушители, охранно-пожарная сигнализация, доступ к документам).

5.3. Наличие инструкций по обеспечению охранного режима (Правила по противопожарной безопасности, план эвакуации документов, инструкция о порядке работы при чрезвычайных ситуациях), соблюдение их требований.

5.4. Размещение документов (рациональность размещения, степень загруженности).

5.5. Наличие книги учета архивного фонда. С какого времени ведется, своевременность ведения и соблюдение правил заполнения, внесение всего объема поступивших записей актов.

5.6. Дела постоянного срока хранения (актовые книги), степень упорядоченности документов, меры, принимавшиеся для ликвидации задолженности по упорядоченности.

5.7. Создание информационно-поисковых систем. Краткая характеристика наличия алфавитных указателей по всем типам записей актов и периоду их хранения; соответствие их содержания книге записей актов;

5.8. Закрепление за сотрудником органа ЗАГС ответственности за работу с архивным фондом, наличие инструкции, определяющей его обязанности (при необходимости).

5.9. Общая оценка состояния и качества документов архивного фонда.

6. Ведение общего и специального делопроизводства:

6.1. Наличие (соответствие ГОСТу) гербовой печати, углового штампа (бланков), их качество. Оформление основных реквизитов документов (заголовок, дата, номер, подпись, адресование, отметка об исполнении).

6.2. Закрепление за сотрудником органа ЗАГС ответственности за организацию делопроизводства, наличие инструкции, определяющей его обязанности (при необходимости).             

6.3. Наличие номенклатуры дел, ее соответствие установленным требованиям (подписана составителем, согласована с ЭК, утверждена вышестоящим руководителем) и полнота включения дел в номенклатуру. Оформление заголовков дел;             

6.4. Формирование дел: качество формирования документов в дела в соответствии с заголовками дел по номенклатуре. Полное оформление дел постоянного и длительного срока хранения: подшивка или переплет, нумерация листов, наличие листов-заверителей и внутренних описей (при необходимости).

6.5. Периодичность работы по выделению документов с истекшим сроком хранения к уничтожению, наличие актов о выделении документов к уничтожению, их соответствие установленным требованиям.

6.6. Учет входящих и исходящих документов, обращений граждан. Соблюдение сроков и порядка их исполнения (правомерность выдачи документов и сведений, оформление ответа, наличие отметок о форме выданного документа в записи акта).

6.7. Ведение электронного документооборота.

6.8. Проверка заполнения записей актов гражданского состояния (оттиски углового штампа и печати, необходимые подписи).

6.9. Соблюдение порядка внесения изменений в записи актов гражданского состояния (правильность внесения исправления или изменения и указания реквизитов документа, на основании которого они были внесены, изменение сведений в поисковых системах, направление сообщения по месту хранения второго экземпляра).

6.10. Выводы об организации делопроизводства и качестве исполнения поступающих документов и обращений.

7. Организация и состояние работы по информатизации:

7.1. Формирование электронной базы данных записей актов в программном комплексе «Находка ЗАГС» (в % отношении к общему числу записей актов).

7.2. Реализация государственных и муниципальных услуг в электронном виде через Единый портал государственных и муниципальных услуг Российской Федерации.

8. Организация и состояние работы по защите информации и созданию условий для безопасности деятельности.

8.1. Проведение мероприятий по защите информационной базы данных.

8.2. Создание условий для безопасности деятельности органа ЗАГС.

8.3. Наличие, состояние и качество заполнения учетных документов.

8.4. Наличие инструкций по защите информации.

8.5. Закрепление в должностной инструкции сотрудника органа ЗАГС ответственности за работу по защите информации.