О РЕГЛАМЕНТЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СИСТЕМЫ ВИДЕОКОНФЕРЕНЦСВЯЗИ В УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКЕ



1

МИНИСТЕРСТВО ИНФОРМАТИЗАЦИИ И СВЯЗИ  УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

ПРИКАЗ

6 ноября 2012 года № 275

О РЕГЛАМЕНТЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СИСТЕМЫ  ВИДЕОКОНФЕРЕНЦСВЯЗИ В УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКЕ

Во исполнение постановления Правительства Удмуртской Республики от 23 октября 2012 года №488 «О единой системе видеоконференцсвязи в Удмуртской Республике» ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемый Регламент использования системы видеоконференцсвязи в Удмуртской Республике.

2. Государственному учреждению «Ресурсный информационный центр Удмуртской Республики», являющемуся администратором системы видеоконференцсвязи в Удмуртской Республике, обеспечить контроль за исполнением регламента, указанного в пункте 1 настоящего приказа, инициаторами и участниками системы видеоконференцсвязи в Удмуртской Республике.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на первого заместителя министра информатизации и связи Удмуртской Республики Прокошева А.Ю.

Заместитель Председателя Правительства Удмуртской Республики – министр информатизации и связи Удмуртской Республики   В.Ю. Перешеин

Утвержден приказом Министерства информатизации и связи Удмуртской Республики от 6 ноября 2012 года № 275

РЕГЛАМЕНТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СИСТЕМЫ ВИДЕОКОНФЕРЕНЦСВЯЗИ В  УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКЕ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящий Регламент определяет порядок использования системы видеоконференцсвязи в Удмуртской Республике (далее –  ВКС в УР) при проведении и подготовке совещаний с участием органов государственной власти, органов местного самоуправления в Удмуртской Республике.

1.2. В настоящем Регламенте используются следующие понятия:

оператор ВКС в УР – Министерство информатизации и связи Удмуртской Республики, обеспечивающее функционирование системы ВКС в УР;

администратор системы ВКС в  УР – государственное учреждение Удмуртской Республики «Ресурсный информационный центр Удмуртской Республики», управляющее ходом проведения сеанса видеоконференцсвязи в Удмуртской Республике (далее – сеанс ВКС в УР) и отвечающее за работу системы ВКС в УР и каналов связи;

инициатор сеанса ВКС в УР – оператор  ВКС в УР, администратор системы ВКС в  УР, Президент Удмуртской Республики, Председатель Правительства Удмуртской Республики, заместители Председателя Правительства Удмуртской Республики, руководители органов государственной власти  Удмуртской Республики, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти в Удмуртской Республике, руководители органов местного самоуправления в Удмуртской Республике, руководители государственных и муниципальных учреждений Удмуртской Республики, организующие проведение сеанса ВКС в УР;

участник сеанса ВКС в УР – лица, приглашенные инициатором сеанса ВКС в УР для участия в сеансе ВКС в УР;

оконечный абонентский пункт – помещение, выделенное для проведения  сеанса ВКС в УР, в котором установлено оборудование ВКС в УР;

   сеанс ВКС в УР - организационное мероприятие в форме проведения совещания  с дистанционным участием инициатора сеанса ВКС в УР, участников сеанса ВКС в УР  в оконечных абонентских пунктах;

технический сеанс ВКС в УР - сеанс ВКС в УР, осуществляемый администратором системы ВКС в  УР в целях проверки готовности к сеансу ВКС в УР всех участников сеанса ВКС в УР.

Система ВКС в УР состоит из сервера ВКС в УР, расположенного в Администрации Президента и Правительства Удмуртской Республики (далее - Администрация), и  терминалов видеосвязи, расположенных в оконечных абонентских пунктах.

1.3. Система ВКС в УР предназначена для проведения совещаний, презентаций и других мероприятий федерального, регионального и местного уровней и обеспечивает потоки видеоизображения и звука, возможность демонстрации информационных материалов в виде презентаций.

2. ПОРЯДОК ОРГАНИЗАЦИИ СОВЕЩАНИЙ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ВКС В УР

2.1. Инициатор сеанса ВКС в УР не позднее 7 рабочих дней до дня проведения сеанса ВКС в УР направляет оператору ВКС в УР, администратору системы ВКС в УР и в Администрацию заявку на проведение сеанса ВКС в УР с указанием даты, времени и продолжительности проведения ВКС в УР по форме, согласно приложению к настоящему Регламенту.

2.2. В случае отсутствия у инициатора ВКС в УР оборудования для проведения сеанса ВКС в УР, инициатор ВКС в УР проводит сеанс ВКС в УР в оконечном абонентском пункте Администрации.

2.3. Получив заявку от  инициатора сеанса ВКС в УР, оператор ВКС в УР согласовывает дату, время и продолжительность проведения совещания с использованием системы ВКС в УР и уведомляет инициатора сеанса ВКС в УР в течении одного рабочего дня посредством электронной и телефонной связи о возможности проведения сеанса ВКС в УР,  дате, времени и продолжительность его проведения.

2.4. Технические специалисты участника системы ВКС в УР, имеющего в наличии оборудование ВКС в УР,   администратора системы ВКС в УР и инициатора сеанса ВКС в УР, ответственные за проведение сеанса ВКС в УР, обязаны обеспечить включение системы ВКС в УР не позднее, чем за 1 час до начала сеанса ВКС в УР, а также установить и обеспечивать стабильный видео- и аудиосигнал с инициатором сеанса ВКС в УР на весь период сеанса ВКС в УР.

2.5. В случае поступления оператору ВКС в УР нескольких заявок на проведение сеансов ВКС в УР на одну и ту же дату и время,  решение о проведении сеанса ВКС в УР на указанную дату и время принимает оператор ВКС в УР в соответствии с настоящим Регламентом и сообщает инициаторам ВКС в УР в течении двух рабочих дней  посредством электронной и телефонной связи о возможности проведения сеанса ВКС в УР.

2.6. Сеансы ВКС в УР, инициаторами которых выступают Президент Удмуртской Республики, Председатель Правительства Удмуртской Республики, руководитель Администрации, Председатель Государственного Совета Удмуртской Республики, оператор ВКС в УР (далее – Руководители),  проводятся в любое время в преимущественном порядке. В случае поступления нескольких заявок на проведение сеанса ВКС в УР на одну дату и время, инициатором одной из которых является Руководитель, оператор ВКС  в УР в течении одного рабочего дня извещает инициатора сеанса ВКС в УР, не являющегося Руководителем, об отмене запланированного сеанса ВКС в УР посредством электронной и телефонной связи и согласовывает новую дату и время проведения отмененного сеанса ВКС в УР.

2.7. Инициаторы сеанса ВКС в УР назначают лиц, уполномоченных на взаимодействие с оператором ВКС в УР (далее - уполномоченные инициатором лица), и направляют оператору ВКС в УР данные сведения посредством электронной и телефонной связи  не позднее 5  рабочих дней до дня проведения сеанса ВКС в УР.

2.8. В случае, если инициатором сеанса ВКС в УР выступают Руководители, ответственность за подготовку и проведение сеанса ВКС в УР возлагается на оператора ВКС в УР.

2.9. Уполномоченные инициатором лица  не позднее 2 рабочих дней до дня проведения сеанса ВКС в УР направляют оператору ВКС в  УР, в Администрацию:

1) список лиц, приглашенных на сеанс ВКС в УР (в количестве не более 10 человек) с указанием фамилий, имен, отчеств и должностей;

2) количество лиц, приглашенных в оконечные абонентские пункты для участия в сеансе ВКС в УР;

3) программу сеанса ВКС в УР, включающую тематику и регламент выступлений, а также список участников сеанса ВКС в УР (далее – программа ВКС);

4) 1 экземпляр раздаточного материала для участников сеанса ВКС в УР;

5) презентации и другие материалы в электронном виде для демонстрации в ходе сеанса ВКС в УР (презентации должны быть оформлены в формате PowerPoint размером 19,20 см x 10,80 см).

2.10. Продолжительность рабочего совещания с использованием ВКС в УР не должна превышать трех часов.

2.11. За качество и своевременность предоставления информационных материалов для участников сеанса ВКС в УР несет ответственность инициатор сеанса ВКС.

2.12. Инициатор сеанса ВКС  в УР не позднее 2 рабочих дней до дня проведения сеанса ВКС в УР обеспечивает оповещение участников сеанса ВКС в УР посредством электронной, телефонной или факсимильной связи.

2.13. При проведении внеплановых совещаний с использованием ВКС в УР  инициатор сеанса ВКС в УР не менее чем за 3 часа до начала сеанса представляет оператору ВКС в УР и в Администрацию заявку на проведение совещания с использованием ВКС в  УР, список участников сеанса ВКС в УР и обеспечивает их своевременное  оповещение.

             

3. ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ СОВЕЩАНИЯ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ВКС В УР

3.1. Перед началом сеанса ВКС в УР  администратор ВКС в УР проводит технический сеанс ВКС в УР при участии уполномоченных инициатором лиц, а также при участии технических специалистов участников сеанса ВКС в УР в оконечных абонентских пунктах в целях проверки работоспособности терминалов оконечных абонентских пунктов, настройки рабочих положений камеры, доведения программы до участников сеанса ВКС в УР.

3.2. Технический сеанс ВКС в УР администратор ВКС в УР проводит за один час до начала сеанса ВКС в УР.

3.3. Прекращение технического сеанса ВКС в УР осуществляется за 10 минут до начала  сеанса ВКС в УР, инициатор ВКС в УР и участники сеанса ВКС в УР занимают свои места в соответствии с программой сеанса ВКС в УР.

3.4. Микрофоны во всех оконечных абонентских пунктах должны находиться в положении «выключено», если участнику сеанса ВКС в УР не предоставлено слово инициатором сеанса ВКС в УР.

3.5. Сеанс ВКС в УР начинается в соответствии с программой мероприятия, указанной в пункте 2.9 настоящего Регламента.

3.6.  Инициатор сеанса ВКС в УР, участники сеанса ВКС в УР должны быть обращены лицом к камере терминала на расстоянии не далее 5 м, позади них не должно быть источников искусственного и естественного света.

В случае обращения инициатора сеанса ВКС в УР к участникам сеанса ВКС в УР или во время обсуждения вопросовим предоставляется слово.  Выступления инициатора сеанса ВКС в УР, участника сеанса ВКС в УР должно соответствовать  следующим условиям:  четкая и внятная риторика переговоров, соблюдение  громкости обычного разговора, отсутствие посторонних шумов.

3.7. Во время проведения сеанса ВКС в УР участники сеанса ВКС в УР обязаны исключить любые действия, мешающие проведению сеанса ВКС в УР, в том числе передвижение, посторонние разговоры, использование мобильных устройств и любых видов телефонной связи. Инициатор сеанса ВКС в УР обязан во время сеанса ВКС в УР сохранять настройки оборудования, полученные во время проведения технического сеанса ВКС в УР.

3.8. После завершения сеанса ВКС в УР технические специалисты участников сеанса ВКС в УР в оконечных абонентских пунктах оставляют терминалы оконечных абонентских пунктов в положении «включено».

3.9. В целях технического обслуживания ВКС в УР оператором ВКС в УР, администратором системы ВКС в  УР могут проводиться дополнительные технические сеансы ВКС в УР с техническими специалистами участников сеанса ВКС в УР в оконечных абонентских пунктах.

4. ОБЯЗАННОСТИ ТЕХНИЧЕСКИХ СПЕЦИАЛИСТОВ УЧАСТНИКОВ СЕАНСА ВКС В УР В ОКОНЕЧНЫХ АБОНЕНТСКИХ ПУНКТАХ

4.1. Технические специалисты участников сеанса ВКС в УР в оконечных абонентских пунктах обязаны:

1) своевременно прибыть в оконечный абонентский пункт для участия в сеансе ВКС в УР;

2) включить и проверить работоспособность оборудования ВКС в УР абонентского пункта;

3) своевременно принять меры к устранению возникших неисправностей оборудования ВКС в УР до начала сеанса ВКС в УР;

4) при невозможности устранить возникшие неисправности до начала сеанса ВКС в УР незамедлительно известить о данном факте  оператора ВКС в УР;

5) согласовать с оператором ВКС в  УР возможность нахождения представителей средств массовой информации в оконечных абонентских пунктах;

6) осуществить фиксированную установку положения камеры оконечного абонентского пункта;

7) разъяснить права и обязанности участникам сеанса ВКС в УР;

8) вести журнал регистрации технических сеансов ВКС в УР и сеансов ВКС, а также регистрацию неисправностей оборудования ВКС в УР;

  9) незамедлительно уведомлять оператора ВКС в УР о разрыве связи во время сеанса и о принимаемых мерах.

5. ОБЯЗАННОСТИ АДМИНИСТРАТОРА ВКС В  УР

5.1.Администратор ВКС в УР обязан:

1) осуществлять оперативный контроль и управление работой системы ВКС в УР в ходе подготовки, проведения и завершения сеанса ВКС в УР;

2) обеспечивать работоспособность оборудования и программного обеспечения системы ВКС в УР;

3) контролировать работоспособность оборудования и программного обеспечения системы ВКС в УР в оконечных абонентских пунктах;

4) осуществлять подключение  и отключение участников к сеансу ВКС в УР;

5) принимать меры по устранению возникших неисправностей до начала сеанса ВКС в УР при обращении технических специалистов инициатора сеанса ВСК в УР, участников сеанса ВКС в УР;

6) обеспечивать соблюдение настоящего Регламента при проведении сеанса ВКС в УР;

7)  контролировать работоспособность каналов связи, обеспечивающих функционирование сеанса ВКС в УР.

6. ОБЯЗАННОСТИ ОПЕРАТОРА ВКС В УР

6.1. Оператор ВКС в УР обеспечивает  функционирование системы ВКС в УР, осуществляет координацию работ по расширению системы ВКС в УР и контроль  за  организацией  работ по обеспечению работоспособности системы ВКС в УР.