ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА



МИНИСТЕРСТВО НАЦИОНАЛЬНОЙ И ТЕРРИТОРИАЛЬНОЙ ПОЛИТИКИ РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ

МИНИСТЕРСТВО НАЦИОНАЛЬНОЙ И ТЕРРИТОРИАЛЬНОЙ ПОЛИТИКИ РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ

ПРИКАЗ

от 07.04.2010 №13

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА

(утратил силу приказом Министерства национальной и территориальной политики Республики Хакасия от 23.04.2012г., №18, НГР RU19000201200304)

(утратил силу приказом Министерства национальной и территориальной политики Республики Хакасия от 18.04.2013г., №15, НГР RU19000201300270)

В рамках реализации Программы административной реформы в Республике Хакасия ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить административный регламент Министерства национальной и территориальной политики Республики Хакасия по исполнению государственной функции по рассмотрению обращений граждан, поступивших в Министерство национальной и территориальной политики Республики Хакасия (Приложение).

2. Установить, что настоящий приказ вступает в силу с момента опубликования.

3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Министр Н.П. Балахчина

Приложение

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

Министерства национальной и территориальной политики Республики Хакасия по исполнению государственной функции по рассмотрению обращений граждан, поступающих в Министерство национальной и территориальной политики Республики Хакасия

1. Общие положения

1.1. Наименование государственной функции

Административный регламент Министерства национальной и территориальной политики Республики Хакасия по исполнению государственной функции по рассмотрению обращений граждан (далее – Административный регламент) поступающих в Министерство национальной и территориальной политики Республики Хакасия, (далее – Министерство), направлен на защиту прав граждан обращаться лично, направлять индивидуальные и коллективные обращения в Министерство и разработан в целях повышения качества исполнения государственной функции Министерством по рассмотрению обращений граждан (далее – функция по рассмотрению обращений граждан).

Административный регламент определяет сроки и последовательность действий (административные процедуры) при рассмотрении обращений граждан, правила ведения делопроизводства по обращениям граждан в Министерстве.

1.2. Наименование государственного органа исполнительной власти Республики Хакасия, исполняющего государственную функцию.

Исполнение государственной функции «По рассмотрению обращений граждан, поступающих в Министерство национальной и территориальной политики Республики Хакасия» (далее - государственная функция) осуществляется Министерством национальной и территориальной политики Республики Хакасия.

1.3 Нормативные правовые акты, регулирующие исполнение государственной функции.

Исполнение функции по рассмотрению обращений граждан в Министерстве осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации (Российская газета, 25.12.1993, №237);

- Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 08.05.2006, №19, ст. 2060);

- Конституцией Республики Хакасия от 25.05.1995 г. №45 («Вестник Хакасии» 1995 №25, 1998 №5-6, №31-32, 2000 №48-49, №69-70, 2001 №53-54, 2003 №13, №48-49, 2004 №12, 2005 №34, 2006 №36, 2007 №26);

- Постановлением Правительства Республики Хакасия от 24.06.2009.г. № 276 «Об утверждении Положения о Министерстве национальной и территориальной политики Республики Хакасия» («Вестник Хакасии» 2009, №43);

- Постановлением Правительства Республики Хакасия от 13.11.2003 г. № 304 «Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в республиканских органах исполнительной власти».

1.4. Описание результатов исполнения государственной функции.

Конечным результатом исполнения государственной функции по рассмотрению письменных обращений граждан является разрешение по существу всех поставленных в обращении вопросов, принятие необходимых мер или подготовка необходимых разъяснений и направление заявителю письменного ответа, содержащего результаты рассмотрения его обращения.

Результатом исполнения функции по рассмотрению устных обращений граждан, поступивших в ходе личного приема, является разрешение по существу всех поставленных в обращении вопросов или получение гражданином необходимых разъяснений по решению поставленных вопросов.

1.5. Описание заявителей.

При исполнении государственной функции Министерство взаимодействует с

- гражданами Российской Федерации;

- иностранными гражданами и лицами без гражданства, за исключением случаев, установленных международным договором Российской Федерации или федеральным законом;

- органами государственной власти и органами местного самоуправления Республики Хакасия;

-общественными организациями и объединениями Республики Хакасия;

-общинами коренного малочисленного народа Российской Федерации (шорцев) в Республике Хакасия.

II. Требования к порядку исполнения государственной функции

2.1. Порядок информирования о правилах исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан

2.1.1. Информация о порядке исполнения функции по рассмотрению обращений граждан в Министерстве предоставляется сотрудниками Министерства:

- непосредственно специалистом по работе с обращениями граждан;

- с использованием средств телефонной связи, электронной техники.

2.1.2. Сведения о месте нахождения, почтовом адресе Министерства, справочные телефоны изложены в приложении №1 к настоящему Административному регламенту.

Требования к письменным обращениям граждан и обращениям, направляемым по электронной почте, информация об установленных для личного приема граждан днях и часах, в соответствии с утвержденным графиком, сообщаются по телефону и размещаются на информационном стенде в фойе Министерства.

2.1.3. При информировании о порядке осуществления функции по рассмотрению обращений граждан, ответах на телефонные звонки и устные обращения, специалист ответственный за прием документов обязан подробно и в вежливой (корректной) форме давать разъяснения обратившимся гражданам по интересующим их вопросам. Ответ должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчества и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.

При невозможности специалиста, принявшего звонок, ответить на поставленный вопрос, гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

Информацию об исполнении государственной функции Министерства по рассмотрению обращений граждан размещена на официальном портале органов государственной власти Республики Хакасия: www.rhlider.ru

2.1.4. Личный приём граждан  в Министерстве ведёт Министр

2.2 Сроки исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан

2.2.1. Исполнение государственной функции по рассмотрению обращений граждан в Министерстве осуществляется в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения, если руководителем, рассмотревшим обращение, не установлен более короткий контрольный срок.

Министр вправе устанавливать сокращенные сроки рассмотрения отдельных обращений граждан.

В исключительных случаях, а также в случае направления запроса, срок исполнения государственной функции по рассмотрению конкретного обращения может быть продлен, но не более чем на 30 дней, с обязательным уведомлением заявителя о продлении срока рассмотрения его обращения.

2.2.2. Рассмотрение обращений граждан, содержащих вопросы конфликтных ситуаций в области межэтнических отношений, вопросы защиты прав коренных малочисленных народов – шорцев, предложения по предотвращению возможных аварий и иных чрезвычайных ситуаций, производится безотлагательно.

2.3 Требования к письменному обращению граждан

2.3.1 Письменное обращение гражданина в обязательном порядке должно содержать наименование исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия – Министерство национальной и территориальной политики Республики Хакасия, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего должностного лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации обращения, изложение сути предложения, заявления или жалобы, личную подпись заявителя и дату.

В случае необходимости в подтверждении своих доводов гражданин прилагает к письменному обращению документы и материалы, либо их копии.

2.3.2. Обращение, направленное по электронной почте, должно содержать наименование исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия – Министерство национальной и территориальной политики Республики Хакасия или фамилию, имя, отчество должностного лица, которому оно адресовано, изложение существа обращения, фамилию, имя, отчество обращающегося, почтовый адрес заявителя (местожительство), электронный адрес (e-mail), контактный телефон, дату. Текст электронного обращения должен быть читаем и корректен. Правильно заполненный почтовый адрес необходим для направления ответа автору обращения.

2.3.3. Факсимильное письменное обращение направляется по следующему телефонному номеру: 8(3902) 23-93-07 и должно содержать реквизиты, перечисленные в п.2.3.1. настоящего регламента.

2.4 Условия, сроки и время личного приема граждан в Министерстве национальной и территориальной политики Республики Хакасия

2.4.1. Техническую работу по организации и обеспечению личного приема граждан Министром осуществляет специалист по работе с обращениями граждан в соответствии с должностным регламентом.

2.4.2. Министр ведет прием граждан в соответствии с графиком приема по четвергам с 14.00 до16.00 (по предварительной записи), заместитель Министра - по вторникам, пятницам с 14.00. до 17.00 часов (без предварительной записи). Специалисты осуществляют прием граждан еженедельно по понедельникам, средам, пятницам с 14.00 до 17.00 часов в - (без предварительной записи).

2.4.3 Предварительную запись на личный прием граждан проводит специалист по работе с обращениями граждан. Запись на прием начинается с первого рабочего дня текущего месяца и производится ежедневно с 9.00 до 18.00 часов (кроме выходных и праздничных дней), в предвыходной и предпраздничный день - с 9.00 до 16.00 часов.

2.4.4. Личный прием граждан производится с учетом числа записавшихся на прием, с расчетом, чтобы время ожидания в очереди на прием, как правило, не превышало 15 минут.

2.4.5. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

2.4.6. При осуществлении личного приема граждан, специалист осуществляет заполнение регистрационных карточек в электронной базе данных на каждого гражданина, записавшегося на прием. В карточке указываются личные данные гражданина, его адрес и кратко излагается предмет обращения. При этом, если гражданин обращается в Министерство не в первый раз, осуществляется подборка документов по предыдущим его обращениям.

Специалист ответственный за прием документов в ходе личного приема оказывает гражданам информационно - консультативную помощь.

2.5. Порядок рассмотрения отдельных обращений

2.5.1. В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

2.5.2. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

2.5.3. При получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, Министр вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

2.5.4. В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

2.5.5. В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель государственного органа вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

2.5.6. В случае, если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

2.6 Требования к помещению и местам, предназначенным для исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан

2.6.1. Помещения, выделенные для исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан, должны соответствовать Санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам «Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03», утвержденным Главным государственным санитарным врачом Российской Федерации 30 мая 2003 года.

2.6.2. Рабочее место специалиста ответственный за прием документов оборудуется средствами вычислительной техники и оргтехникой, необходимым программным обеспечением, позволяющими организовать исполнение функции по рассмотрению обращений граждан в полном объеме, обеспечивается доступ в Интернет, присваивается электронный адрес (e-mail), выделяются бумага, расходные материалы, канцтовары, конверты в количестве, достаточном для исполнения государственной функции.

2.6.3. Места для проведения личного приема граждан оборудуются:

- системой кондиционирования воздуха;

- противопожарной системой и средствами пожаротушения;

- системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации;

- системой охраны.

2.6.4 Места ожидания личного приема должны соответствовать комфортным условиям для заявителей, оборудуются стульями, столами, обеспечиваются канцелярскими принадлежностями для написания письменных обращений, информационными стендами.

Вход в здание органа, исполняющего государственную функцию, оборудуется вывеской с наименованием учреждения и режимом работы. Вход в здание оборудуется пандусом для беспрепятственного доступа инвалидов и лиц с ограниченными опорно-двигательными функциями.

Места исполнения государственной функции должны быть обеспечены необходимым количеством парковочных мест.

2.4.4. Исполнение государственной функции является бесплатным для заявителей.

III. Административные процедуры

3.1 Последовательность административных действий (процедур)

3.1.1. Исполнение государственной функции по рассмотрению обращений граждан включает в себя следующие административные действия (процедуры):

- прием и первичная обработка письменных обращений граждан;

- регистрация и аннотирование поступивших обращений;

- рассмотрение обращений Министром и направление их на исполнение;

- постановка обращений граждан на контроль и осуществление контроля за ходом исполнения обращений граждан;

- рассмотрение обращений граждан должностными лицами Министерства в соответствии с резолюцией руководства;

- продление срока рассмотрения обращений граждан;

-предоставление справочной информации о ходе рассмотрения обращений;

- оформление ответа на обращение граждан;

- личный прием граждан;

3.1.2 Блок-схема исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан приведена в приложении №2 к настоящему Административному регламенту.

3.2 Прием и первичная обработка письменных обращений граждан

3.2.1 Основанием для начала исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан является поступление в Министерство письменных обращений по каналам почтовой, факсимильной связи, либо по электронной почте, а также доставленные непосредственно гражданами или их представителями. Письменные обращения граждан могут быть присланы также из других государственных органов или от должностных лиц с сопроводительным письмом для рассмотрения по поручению.

3.2.2 Обращения, направленные по почте (в том числе телеграммы), и документы, связанные с их рассмотрением, а также обращения граждан, направленные фельдсвязью из федеральных органов государственной власти для рассмотрения в Министерство, первоначально поступают в канцелярию Министерства национальной и территориальной политики Республики Хакасия, откуда в тот же день передаются на рассмотрение Министру.

Письма, жалобы, заявления граждан, поступившие специалисту ответственному за прием документов по информационным каналам связи (электронная почта), ежедневно распечатываются им на бумажных носителях и оформляются для рассмотрения Министром в установленном порядке как обычные обращения граждан.

3.2.3 Специалист ответственный за прием документов:

- проверяет правильность адресованности корреспонденции и целостность упаковки;

- вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письма подкалывает конверт. Допускается не сохранять конверт, если адрес заявителя дополнительно указан в тексте письма;

- подкалывает к поступившему письму прилагаемые документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения, фотографии и другие подобные приложения), при их наличии;

- при недостаче документов (отдельных их листов) или приложений к ним, недостающие документы запрашивает по телефону (если он указан в тексте письма), составляет акт в 2–х экземплярах, один из которых приобщает к поступившему документу, второй направляет отправителю. Аналогичный акт составляется на письма, поступившие с денежными знаками, ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, который также приобщается к поступившему обращению;

- проверяет на письмах, поступивших по электронным каналам связи, наличие обратного e-mail адреса, фамилии, имени, отчества корреспондента, должностного лица, которому направлено обращение. При необходимости уточняет данные, направив корреспонденту электронный запрос;

- письма, поступившие в Министерство ошибочно (не по адресу), направляются по указанному в письме адресу или возвращает корреспонденту.

3.2.4 Обращения с пометкой "лично", поступившие на имя Министра, вскрываются специалистом ответственным за прием документов, регистрируются и рассматриваются в порядке, аналогичном рассмотрению всех обращений граждан, поступающих в Министерство.

3.2.5 Результатом выполнения действий по приему и первичной обработке письменных обращений граждан является получение конвертов с письмами граждан на почтовом отделении или фельдсвязью в установленном порядке, вскрытие и передача поступивших писем на рассмотрение Министру.

3.3 Регистрация и аннотирование поступивших обращений

3.3.1. Все предложения, заявления и жалобы граждан, адресованные в Министерство, переданные на исполнение Правительством Республики Хакасия или поступившие непосредственно в Министерство по факсу, электронной почте или доставленные напрямую гражданами, проходят обязательную регистрацию в день их поступления. Допускается, в случае большого количества поступивших документов, осуществлять их регистрацию в течение 3-х последующих дней с момента поступления. Регистрация производится с использованием системы автоматизированного делопроизводства и документооборота «Дело» (далее - САДД «Дело»).

Анонимные письма, содержащие сведения о готовящемся или уже совершенном преступлении, угрозе возникновения чрезвычайной ситуации, незамедлительно передаются в правоохранительные и другие компетентные органы.

3.3.2. Обращения граждан, направляемые в Министерство по подведомственности органами государственной власти Российской Федерации и Республики Хакасия, Верховным Советом Республики Хакасия и его депутатами, Прокуратурой Республики Хакасия и др. и содержащие поручения о рассмотрении, регистрируются как документы, поступившие из вышестоящих органов, и в тот же день передаются на рассмотрение Министру.

3.3.3. Письма граждан, поступившие из редакций средств массовой информации, органов политических партий и общественных организаций (в том числе с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения), письма с просьбами о личном приеме регистрируются и рассматриваются Министром в установленном порядке и сроки, аналогично обычным обращениям граждан.

3.3.4. В случае если вопрос, поставленный в обращении, находится вне компетенции Министерства, то обращение в течение семи дней со дня регистрации пересылается по принадлежности в орган, компетентный решать данный вопрос с уведомлением об этом обратившегося гражданина.

3.3.5. Специалист, ответственный за прием документов:

- в правом нижнем углу первой страницы письма проставляет регистрационный штамп установленной формы с указанием регистрационного номера, присвоенного письму. Регистрационный номер обращения состоит из индекса (по первой букве фамилии гражданина) и порядкового номера обращения, присваиваемого САДД «Дело» автоматически, например, И-24 (обращение Иванова, порядковый номер регистрационной карточки - 24). В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение;

- заполняет регистрационную карточку в САДД «Дело», указывая фамилию и инициалы заявителя (в именительном падеже), его адрес. Если письмо подписано двумя и более авторами, то в карточку вносятся первые две или три фамилии (первой вводится фамилия автора, в адрес которого будет направлен ответ). Такое обращение считается коллективным.

Коллективными являются также обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов (регистрационный номер имеет вид «Кол – порядковый номер обращения»);

- отмечает тип доставки обращения в соответствующем поле регистрационной карточки (письмо, телеграмма, доставлено лично и т.п.). Если обращение поступило с сопроводительным письмом, то указывает, откуда оно поступило (из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Республики Хакасия, Верховного Совета Республики Хакасия, Министерства регионального развития Российской Федерации, Прокуратуры Республики Хакасия и т.д.), проставляет дату и исходящий номер сопроводительного письма;

- отделяет от письма поступившие деньги, паспорта, ценные бумаги, иные подлинные документы (при необходимости с них снимаются копии) и возвращает их заявителю. Деньги возвращаются почтовым переводом, при этом почтовые расходы относятся на счет заявителя. В случае если заявитель прислал конверт с наклеенными на него знаками почтовой оплаты и надписанным адресом, этот конверт может быть использован для отправления ответа;

- прочитывает текст обращения, осуществляет его аннотирование, выделяет поставленные в обращении проблемы и вносит краткое содержание обращения в регистрационную карточку. Аннотация должна быть четкой, краткой, отражать содержание всех вопросов, поставленных в обращении, обосновывать адресность направления письма на рассмотрение;

- проставляет шифр темы согласно применяемому в САДД «Дело» классификатору. Если в обращении ставится несколько вопросов, то шифр присваивается каждому их них;

- проверяет обращение на повторность, при необходимости сверяет с находящейся в архиве предыдущей перепиской. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения не истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен полученным ответом;

- осуществляет ввод необходимых примечаний, определяет и вводит фамилию и инициалы исполнителя рассмотрения обращения;

- на поручениях Председателя Правительства Республики Хакасия, его заместителей, Министра регионального развития Российской Федерации, Прокуратуры Республики Хакасия, на поручениях о рассмотрении, в которых содержится просьба проинформировать о результатах рассмотрения, проставляет штамп «Контроль»;

3.3.6 Тексты писем, подготовленные на иностранном языке, предварительно переводятся. Письма, написанные точечно-рельефным шрифтом слепых, направляются для перевода в Хакасскую республиканскую организацию Общероссийской общественной организации инвалидов «Всероссийское общество слепых».

3.3.7. Результатом выполнения действий по регистрации и первичной обработке обращений граждан является внесение данных о поступивших обращениях граждан (регистрация) в информационную систему САДД «Дело» и подготовка каждого обращения гражданина к передаче на рассмотрение Министру.

3.4 Рассмотрение обращений граждан Министром и направление их на исполнение

3.4.1. Зарегистрированные специалистом ответственным за прием документов, письма, жалобы и заявления граждан передаются Министру.

Обращения граждан передаются на рассмотрение Министру вместе с регистрационными карточками, в которых предусмотрено поле для написания поручения (резолюции) руководителем.

3.4.2. Поручения (резолюции) Министра вводятся в САДД «Дело». В журнале передачи документов электронной регистрационной карточки обращения фиксируется дата, время, фамилия и инициалы должностных лиц ответственных за исполнение.

Поручение должно содержать: наименование подразделения, фамилии и инициалы должностных лиц, которым дается поручение, кратко сформулированный текст, предписывающий действие, порядок и срок исполнения, подпись руководителя с расшифровкой и датой, а также ссылку на регистрационный номер прилагаемого обращения, если поручение подготовлено руководителем на отдельной карточке для резолюций. Поручение может состоять из нескольких частей, предписывающих каждому исполнителю самостоятельное действие, порядок и срок исполнения поручения.

3.4.3 Контрольные сроки исполнения обращений граждан устанавливаются специалистом в соответствии с законодательством в течение 30 дней, если более короткий срок не установлен резолюцией руководителя. Контрольные сроки отражаются в соответствующем поле электронной регистрационной карточки обращения, на свободном поле обращения проставляется штамп контроля.

3.4.4. В тексте резолюции (поручения) могут быть указания «срочно» или «оперативно», которые предусматривают соответственно 3-дневный или 10-дневный срок исполнения поручения, считая от даты ее написания.

3.4.5. Если обращение гражданина переадресовывается на исполнение другим исполнительным органам, специалистом, ответственным за прием документов, может быть оформлено сопроводительное письмо, которое подписывается руководителем, рассмотревшим данное обращение.

Одновременно с направлением обращения на исполнение заявителю направляется уведомление о том, куда направлено его обращение. Уведомления установленной формы оформляются и подписываются руководителем.

3.4.6. Уведомления для писем поступивших по электронным каналам связи, могут направляться заявителю по указанному электронному адресу.

3.4.7. Результатом выполнения действий по рассмотрению обращений граждан в Министерстве является передача зарегистрированных писем и регистрационных карточек с резолюциями руководства в отделы Министерства.

Отправка документов исполнителям осуществляется через канцелярию Министерства либо нарочным.

3.5. Постановка обращений граждан на контроль

3.5.1. На контроль ставятся обращения, в которых сообщается о конкретных нарушениях законных прав и интересов граждан, а также обращения по вопросам, имеющим общественное значение. Постановка обращений на контроль также производится с целью устранения недостатков в работе государственных органов и органов местного самоуправления, получения материалов для обзоров почты, подготовки аналитических записок и информаций, выявления обоснованности принимавшихся ранее мер по обращениям граждан, поступавшим в Министерство неоднократно.

3.5.2. В обязательном порядке осуществляется контроль за исполнением поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации и его заместителей, председателей палат Федерального Собрания Российской Федерации, руководителя Администрации Президента Российской Федерации, представителя Президента Российской Федерации в Сибирском федеральном округе, главного федерального инспектора в Республике Хакасия, Председателя Правительства Республики Хакасия и его заместителей, о рассмотрении обращений граждан.

3.5.3. На особый контроль ставятся поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, председателей палат Федерального Собрания Российской Федерация, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Сибирском федеральном округе, Председателя Правительства Республики Хакасия и его заместителей, Верховного Совета Республики Хакасия о рассмотрении обращений граждан, содержащие указание на необходимость подготовки ответа о результатах их рассмотрения. Срок рассмотрения таких обращений устанавливается в 15 дней или в соответствии с текстом поручения. Продление срока исполнения таких обращений производится Министром.

3.5.4. Решение о постановке обращения на контроль вправе принять специалист, ответственный за прием документов. На обращениях, взятых на контроль, перед направлением их на исполнение проставляются штампы «Контроль» и «Подлежит возврату».

3.5.5. В случае если в ответе, полученном от исполнителя, рассмотревшего обращение, указывается, что вопрос, поставленный заявителем, будет решен в течение определенного периода времени, такое обращение может быть поставлено на дополнительный контроль, о чем заявителю направляется уведомление с указанием контрольного срока для ответа об окончательном решении вопроса.

3.5.6. Обращение может быть возвращено исполнителю для повторного рассмотрения, если из полученного ответа следует, что рассмотрены не все вопросы, поставленные в обращении, или ответ не соответствует предъявляемым к нему требованиям.

3.5.7. Контроль по соблюдению сроков рассмотрения обращений граждан осуществляет специалист по делопроизводству.

3.5.8. Результатом осуществления процедуры является постановка на контроль общественно значимых обращений граждан и поручений вышестоящих органов по рассмотрению обращений граждан

3.6. Рассмотрение обращений граждан должностными лицами Министерства национальной и территориальной политики Республики Хакасия

3.6.1. Поступившие в Министерство письменные обращения граждан рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации должностными лицами, если резолюцией руководителя не установлен более короткий контрольный срок рассмотрения обращения.

3.6.2. Обращения исполняются непосредственно в Министерстве (в том числе с выездом на место).

3.6.3 Документы, направляемые на исполнение нескольким соисполнителям, передаются им поочередно или направляются на исполнение в копиях. При этом необходимое количество копий документов для отправки подготавливается в канцелярии Министерства.

Контроль за сроками исполнения, а также централизованную подготовку ответа заявителю осуществляет исполнитель, указанный в поручении первым либо специалист, ответственный за прием документов. Соисполнители не позднее семи дней до истечения срока исполнения письма обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.

В случае если информацию об исполнении обращения гражданина необходимо направить в вышестоящий орган государственной власти, проект письма, завизированный ответственным исполнителем, в установленные сроки представляется для подписания Министру для отправки в соответствующий орган государственной власти.

3.6.4. Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения:

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения;

- вправе пригласить заявителя для личной беседы, запросить в установленном порядке дополнительные материалы и объяснения у заявителя и иных юридических и физических лиц;

- принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;

- дает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов;

- уведомляет гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, органы местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.

3.6.5. Должностное лицо, которому в установленном порядке направлен запрос о предоставлении дополнительной информации, необходимой для исполнения обращения, обязано в течение 15 дней предоставить запрашиваемые документы и материалы, за исключением таких, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.

3.6.6. В случае если обращение, по мнению исполнителя, направлено не по принадлежности, он в двухдневный срок возвращает это обращение специалисту, ответственному за прием документов, указывая при этом наименование исполнительного органа государственной власти республики, органа местного самоуправления, в который, по его мнению, следует направить данное обращение.

3.6.7. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, специалист по работе с обращениями граждан, после ознакомления руководства с данным обращением направляют его в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

Результатом рассмотрения обращений граждан должностными лицами в Министерстве является разрешение по существу поставленных в них вопросов, подготовка и направление ответов заявителям, направление в уполномоченные государственные органы поручений.

3.7. Продление срока рассмотрения обращений граждан

3.7.1. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса о предоставлении информации, необходимой для рассмотрения обращения в иной государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, срок рассмотрения обращения может быть продлен, но не более чем на 30 дней.

3.7.2. Для решения вопроса о продлении срока рассмотрения обращения ответственный исполнитель готовит служебную записку с обоснованием необходимости продления срока и представляет ее руководителю.

3.7.3. Специалист, ответственный за прием документов, осуществляет подборку документов по данному обращению и вместе со служебной запиской о продлении представляет документы Министру или заместителю, первоначально рассмотревшему данное обращение и подготовившему резолюцию.

3.7.4. Решение о продлении срока рассмотрения обращения принимается Министром или его заместителем. В этом случае специалистом по делопроизводству направляется уведомление заявителю о продлении срока рассмотрения обращения.

3.8. Предоставление справочной информации о ходе рассмотрения обращений

3.8.1. В любое время с момента регистрации обращения заявитель имеет право  ознакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

3.8.2. Справочную работу по исполнению функции по рассмотрению обращений граждан ведет специалист, ответственный за прием документов.

Справки по вопросам исполнения функции по рассмотрению обращений граждан предоставляются устно специалистом, ответственным за прием документов. Справки предоставляются при личном обращении или посредством справочного телефона.

3.8.3. Справки предоставляются по следующим вопросам:

- о получении обращения и направлении его на рассмотрение в органы государственной власти, местного самоуправления, государственные учреждения, должностным лицам в соответствии с поручением;

- когда ответ не дается;

- о продлении срока рассмотрения по существу поставленного вопроса в обращении;

- о результатах рассмотрения обращения.

3.8.4.. Звонки от заявителей по вопросу получения справки об исполнении функции по рассмотрению обращений граждан принимаются ежедневно с 9.00 до 18.00, кроме выходных и праздничных дней, в предвыходной и предпраздничный день – с 9.00 до 17.00.

3.8.5. При получении запроса по телефону специалист по делопроизвоству:

- называет наименование органа, в который позвонил гражданин;

- представляется, назвав свою фамилию, имя, отчество;

- предлагает абоненту представиться;

- выслушивает и уточняет, при необходимости, суть вопроса;

- вежливо, корректно и лаконично дает ответ по существу вопроса;

- при невозможности в момент обращения ответить на поставленный вопрос предлагает обратившемуся с вопросом гражданину перезвонить в конкретный день и в определенное время;

- к назначенному сроку сотрудник подготавливает ответ.

3.8.6. Во время разговора специалист по делопроизводству должен произносить слова четко, избегать «параллельных разговоров» с окружающими людьми и не прерывать разговор по причине поступления звонка на другой аппарат.

3.8.7. Предоставление справочной информации о ходе рассмотрения обращений граждан, поступивших в Министерство по электронным каналам связи, осуществляется по соответствующим запросам адресатов на электронный адрес корреспондента.

3.8.8. Специалист по делопроизводству регулярно готовит статистические материалы в виде таблиц (ежемесячно) и информационно - аналитические записки (1 раз в полугодие) об исполнении функции по рассмотрению обращений граждан и представляет их Руководителю Аппарата Правительства Республики Хакасия – заместителю Председателя Правительства Республики Хакасия.

3.8.9. Результатом предоставления справочной информации при личном обращении гражданина или по справочному телефону является информирование гражданина по существу обращения в устной форме.

3.9 Оформление ответов на обращения граждан

3.9.1. Ответы на обращения граждан подписываются Министром.

3.9.2. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать пояснения на все поставленные в письме вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в обращении, в ответе следует указывать, какие меры приняты, в том числе к виновным должностным лицам.

3.9.3. В ответе в федеральные или государственные органы должно быть указано, что заявитель проинформирован о результатах рассмотрения его обращения. В ответах по коллективным обращениям указывается, кому именно из авторов дан ответ.

3.9.4. К ответу могут прилагаться подлинники документов, представленных заявителем к письму. Если в письме не содержится просьбы об их возврате, они остаются в деле.

3.9.5. Ответы заявителям печатаются на бланках Министерства в соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству в республиканских органах исполнительной власти. В левом нижнем углу ответа обязательно указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.

3.9.6. Информация по итогам исполнения обращения, поступившего в Министерство по электронным каналам связи, направляется заявителю либо по е - mail адресу (в этом случае подпись на информации не оформляется); при наличии в тексте обращения почтового адреса письмо – ответ за подписью должностного лица направляется гражданину по почте. Данный порядок направления электронных ответов заявителям устанавливается до внедрения в Республике Хакасия электронной цифровой подписи (ЭЦП); в условиях применения ЭЦП направляемые по электронным каналам связи ответы гражданам удостоверяются в установленном порядке.

3.9.7. Подлинники обращений граждан возвращаются только при наличии на них штампа "Подлежит возврату" или специальной отметки в сопроводительном письме.

3.9.8. Если на обращение дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса.

3.9.9. После завершения рассмотрения письменного обращения и оформления ответа подлинник обращения и все материалы, относящиеся к рассмотрению, передаются специалисту по работе с обращениями граждан, где проверяется правильность оформления ответа и краткое его содержание заносится в САДД "Дело". Ответы, не соответствующие требованиям, предусмотренным настоящим Административным регламентом, возвращаются исполнителю для доработки.

3.9.10. Поступившие ответы из государственных органов, органов местного самоуправления и других организаций на поручения о рассмотрении обращений граждан регистрируются в САДД "Дело" (в графе "Отчет исполнителя" записываются номер и дата ответа, его краткое содержание), а затем направляются должностному лицу, давшему поручение, для списания «в дело».

3.9.11. Списание «в дело» исполненных обращений осуществляется Министром или заместителем, давшим поручение по исполнению данного обращения. При этом отметка «в дело» проставляется на свободном поле текста ответа, подготовленного исполнителем. Она также должна содержать подпись должностного лица и дату списания документа.

3.9.12. В соответствии с Инструкцией по делопроизводству Министерства исходящему письму - ответу на обращение присваивается тот же регистрационный номер, что и первичному обращению гражданина.

3.9.13. При необходимости исполнитель может составить справку о результатах рассмотрения обращения (например, в случае, если ответ заявителю был дан по телефону, в личной беседе либо при рассмотрении обращения возникли обстоятельства, не отраженные в ответе, но существенные для рассмотрения дела).

3.9.14. Итоговое оформление дел для архивного хранения осуществляется специалистом по работе с обращениями граждан, в соответствии с требованиями типовой инструкции по делопроизводству в республиканских органах исполнительной власти.

3.10. Личный прием граждан

3.10.1 Прием граждан Министром осуществляется в соответствии с утвержденным графиком по предъявлению документа, удостоверяющего личность гражданина.

Граждане, имеющие установленное действующим законодательством Российской Федерации право внеочередного приема, а также беременные женщины, принимаются вне очереди.

3.10.2.. Специалист по делопроизводству приглашает прибывшего на прием, производит регистрацию заявителя с использованием САДД «Дело», вносит в базу данных сведения о нем – фамилию, имя, отчество, место регистрации, социальное положение и количество его обращений в Министерство, содержание устного обращения гражданина.

В случае повторного обращения специалист по делопроизводству осуществляет подборку всех имеющихся в архиве материалов, касающихся данного заявителя.

Подобранные материалы представляются руководителю, ведущему личный прием.

3.10.3. Во время личного приема руководитель, ведущий прием, может принять решение о направлении заявителя для дальнейшего решения вопроса в соответствующий орган государственной власти республики, государственное учреждение либо в орган местного самоуправления по подведомственности поставленных в обращении вопросов.

3.10.4. Специалист по делопроизводству консультирует заявителя, разъясняя порядок разрешения его вопроса, составляет краткую аннотацию обращения и по результатам личного приема вносит информацию о рассмотрении обращения в САДД «Дело».

В случае если в результате личного приема заявитель получил обоснованное и полное разъяснение по поставленным вопросам и руководитель, ведущий прием, принял решение не проводить дальнейшую работу по данному обращению, специалист по делопроизводству делает соответствующую отметку «Разъяснено» в базе данных САДД «Дело».

3.10.5. Во время личного приема руководителем каждый гражданин имеет возможность изложить свое обращение устно либо в письменной форме. По просьбе заявителя, оставившего свое письменное обращение, ему выдается расписка с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается телефон для справок по обращениям. Никаких отметок на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делается.

3.10.6. По окончании приема руководитель, ведущий прием, доводит до сведения заявителя свое решение или информирует о том, кому будет поручено рассмотрение и принятие мер по его обращению, а также, откуда он получит ответ, либо разъясняет: где, кем и в каком порядке может быть рассмотрено его обращение по существу.

В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

3.10.7 Руководитель, ведущий прием, по результатам рассмотрения обращений граждан принимает решение о постановке на контроль исполнения данных во время личного приема поручений.

3.10.8. После завершения личного приема руководителем, согласно их поручениям, зафиксированным в карточке личного приема, специалист по делопроизводству оформляет рассылку документов, зафиксировав поручения в регистрационных карточках САДД «Дело». Исполнителям поручений, направляются копии карточек личного приема с поручениями Министра или заместителя, ведущего прием, с прилагаемыми документами (письменное обращение, копии необходимых документов) либо готовится сопроводительное письмо к пакету документов заявителя, которое подписывается руководителем, осуществляющим прием.

3.10.9. Материалы с личного приема хранятся в архиве канцелярии 5 лет, а затем уничтожаются в установленном порядке.

3.10.10. Результатом личного приема граждан Министром является разъяснение по существу вопроса, с которым обратился гражданин, либо принятие руководителем, осуществляющим прием, решения по разрешению поставленного вопроса, либо направление поручения для рассмотрения заявления гражданина в уполномоченный орган.

IV Порядок и формы контроля за исполнением функции по рассмотрению обращений граждан

4.1. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан включает в себя проведение проверок (в том числе с выездом на место), выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.

4.2. Текущий контроль по соблюдению последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению государственной функции, и принятием решений специалистами осуществляется Министром национальной и территориальной политики Республики Хакасия путем проверок соблюдения и исполнения положений настоящего Административного регламента, иных нормативных правовых актов Российской Федерации и Республики Хакасия.

Ответственные исполнители несут персональную ответственность за соблюдение сроков и порядка исполнения государственной функции в соответствии с их должностными регламентами.

Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается Министром национальной и территориальной политики Республики Хакасия.

V. Порядок обжалования действий по исполнению государственной функции по рассмотрению обращений граждан в Министерство национальной и территориальной политики Республики Хакасия принятых по обращениям

Гражданин вправе обжаловать действия по исполнению государственной функции по рассмотрению обращений граждан и решение, принятое по результатам рассмотрения его обращения, в вышестоящий орган, вышестоящему должностному лицу, прокурору или в суд в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации и Республики Хакасия.

Приложение №1

к Административному

регламенту

СВЕДЕНИЯ

о месте нахождения, почтовом адресе Министерства национальной и территориальной политики Республики Хакасия, справочные телефоны

Министерство национальной и территориальной политики Республики Хакасия располагается по адресу: Республика Хакасия, г. Абакан, ул. Щетинкина,18

Почтовый адрес Министерства национальной и территориальной политики Республики Хакасия: 655019, Республика Хакасия, г. Абакан, ул. Щетинкина, 18

Телефоны для справок: 23-93-07

Факс: 23-93-07.

Е-mail: bnp52@mail.ru

Приложение 2

к административному регламенту

Блок – схема исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан в Министерстве национальной и территориальной политики Республики Хакасия

(Блок – схема находится в архивном деле)