ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ ПО ВЫДАЧЕ СОГЛАСОВАНИЯ НА ПЕРЕЧНИ ДОКУМЕНТОВ И НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ПРОЦЕССЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ИСТОЧНИКОВ КО...



АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО РЕСПУБЛИКИ КОМИ

Приказ

г. Сыктывкар

от 07 октября 2010 г. № 34

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ ПО ВЫДАЧЕ СОГЛАСОВАНИЯ НА ПЕРЕЧНИ ДОКУМЕНТОВ И НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ПРОЦЕССЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ИСТОЧНИКОВ КОМПЛЕКТОВАНИЯ ГОСУДАРСТВЕННЫХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВОВ

(в ред. Приказа Архивного агентства РК от 03.08.2011 N 35)

ПРИКАЗЫВАЮ:

Утвердить административный регламент предоставления государственной услуги по выдаче согласования на перечни документов и номенклатуры дел, образующихся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов согласно приложению.

Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя руководителя агентства Дамяновска Р.Н.

Заместитель руководителя                                                                                     Р.Н.Дамяновска

УТВЕРЖДЕН

приказом

Архивного агентства

Республики Коми

от 07.10. 2010 г. № 34

Административный регламент

предоставления государственной услуги по выдаче согласования на перечни документов и номенклатуры дел, образующихся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов

I. Общие положения

(в ред. Приказа Архивного агентства РК от 03.08.2011 N 35)

1. 1. Административный регламент предоставления государственной услуги по выдаче согласования на перечни документов и номенклатуры дел, образующихся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов (далее – Регламент, государственная услуга), устанавливает сроки и последовательность административных процедур и административных действий Архивного агентства Республики Коми (далее - Агентство), порядок взаимодействия между должностными лицами, а также взаимодействие Агентства с заявителями, иными органами государственной власти и местного самоуправления в Республике Коми, с учреждениями и организациями при предоставлении государственной услуги.

1.2. Заявителями на предоставление государственной услуги могут выступать юридические лица - органы государственной власти и иные государственные органы, государственные унитарные предприятия, включая казенные предприятия, и государственные учреждения, органы местного самоуправления, муниципальные унитарные предприятия, включая казенные предприятия, и муниципальные учреждения, негосударственные организации, действующие на территории республики – источники комплектования государственных и муниципальных архивов Республики Коми, а также государственные и муниципальные архивы республики (далее- заинтересованные организации).

От имени заинтересованной организации, при взаимодействии с Агентством, государственными и муниципальными архивами, в соответствии с законодательством Российской Федерации, может выступать руководитель, либо иные лица, уполномоченные руководителем заинтересованной организации.

В обеспечении государственной услуги принимают участие государственные и муниципальные архивы Республики Коми, которые предварительно рассматривают и готовят к согласованию экспертно-проверочной комиссией Агентства (далее – ЭПК Агентства) документы, указанные в пункте 2.6.1. настоящего Регламента, представленные заинтересованными организациями, действующими на территории Республики Коми, включенными в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов.

Государственные архивы участвуют в исполнении государственной услуги также в форме привлечения их специалистов к работе в ЭПК Агентства и в качестве экспертов.

1.3. Информация о порядке предоставления государственной услуги размещается на официальном Интернет-сайте Агентства: htpp:// www.arhiv.rkomi.ru , Портале государственных услуг Республики Коми (pgu.rkomi.ru) и Портале государственных и муниципальных услуг

( gosuslugi.ru).

1.4. Сведения о месте нахождения и графике работы, справочных телефонах, адресе электронной почты Агентства:

1.4.1. Место нахождения Агентства: 167982, Республика Коми, г. Сыктывкар, ул. Первомайская, 90.

1.4.2. График (режим) работы Агентства:

- ежедневно с 8.30 до 17.00, в пятницу с 8.30 до 15.30,

- обеденный перерыв с 13.00 до 14.00,

- суббота и воскресенье - выходные дни.

Телефон Агентства : приемная (8212) 24-61-55 (факс).

Справочный телефон специалистов, предоставляющих государственную услугу: (8212) 24-05-26.

Адрес электронной почты: E-mail: archkom@mail.ru.

1.5. Информация по вопросам предоставления государственной услуги, в том числе о ходе предоставления государственной услуги, может быть получена заявителями:

непосредственно в Агентстве;

по почте (по письменному обращению заинтересованной организации);

с использованием средств телефонной и факсимильной связи, электронной почты.

II. Стандарт предоставления государственной услуги

2.1. Наименование государственной услуги: выдача согласования на перечни документов и номенклатуры дел, образующихся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов.

2.2. Государственная услуга предоставляется Архивным агентством Республики Коми.

2.3. Описание результатов предоставления государственной услуги.

2.3.1. Результатом предоставления государственной услуги является:

1) выдача согласования на представленные заинтересованной организацией перечни документов и номенклатуры дел;

2) выдача мотивированного отказа в предоставлении государственной услуги.

2.4. Сроки предоставления государственной услуги

2.4.1. Срок предоставления государственной услуги не должен превышать 30 дней со дня регистрации документов, не считая времени ожидания документов от источников комплектования государственных и муниципальных архивов.

(в ред. Приказа Архивного агентства РК от 03.08.2011 N 35)

2.5. Государственная услуга предоставляется Агентством в соответствии со следующими нормативными актами:

Конституция Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 4, ст. 445);

Федеральный закон от 22 октября 2004г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, №43, ст. 4169);

Федеральный закон от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, № 31. ст.4179):

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук», зарегистрированный в Министерстве юстиции Российской Федерации 6 марта 2007 г., № 9059 (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, № 20);

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2007г. № 1182 «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти» от 12 ноября 2007г. № 46);

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10 сентября 2007г. № 1273 «Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук»;

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 16 февраля 2009 г. № 68 «О внесении изменений в Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук»;

Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010г. №558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных

органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (М;2010);

«Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением коллегии Федеральной архивной службы России от 6 февраля 2002 г. (М; 2003);

«Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения»,утвержденным Министерством культуры Российской Федерации 25 августа 2010г.;

(в ред. Приказа Архивного агентства РК от 03.08.2011 N 35)

ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст (М; 2003);

Конституция Республики Коми (Ведомости Верховного Совета Республики Коми, 1994, № 2, ст.21);

Закон Республики Коми от 7 декабря 2005г. № 122-РЗ «О регулировании некоторых вопросов в области архивного дела на территории Республики Коми» (Ведомости нормативных актов органов государственной власти Республики Коми, 2006, № 7, ст.4495);

Указ Главы Республики Коми от 12 августа 2009г. № 93 «Об Архивном агентстве Республики Коми» (Ведомости нормативных актов органов государственной власти Республики Коми, 2009, № 27, ст.492);

настоящий Регламент.

(п. 2.5 в ред. Приказа Архивного агентства РК от 03.08.2011 N 35)

2.6. Перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги.

2.6.1. Для получения государственной услуги заинтересованная организация направляет в Агентство обращение в письменной форме или в форме электронного документа (далее - обращение), в соответствии со сроками, указанными в планах-графиках упорядочения и передачи документов в государственные и муниципальные архивы, утвержденные директорами государственных архивов и руководителями органов местного

самоуправления.

Обращение должно содержать:

1) наименование Агентства либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица либо должность соответствующего лица;

2) полное название организации;

3) почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

4) содержательную сторону обращения, т.е. изложение сути обращения, жалобы;

5) личную подпись руководителя (заместителя) руководителя организации;

6) дату написания.

(п. 2.6.1 в ред. Приказа Архивного агентства РК от 03.08.2011 N 35)

2.6.2. Организация также представляет в Агентство проекты документов на бумажном носителе или в форме электронного документа, при условии участия организации и Агентства в системе электронного документооборота и наличии электронной цифровой подписи, в т.ч.: - проект перечня, номенклатуры дел;

- справка о проекте перечня, номенклатуры дел, где указывается общая характеристика пособия, соответствие его действующим нормативам, результаты экспериментального внедрения, если такое проводилось;

-указания по применению проекта перечня, предисловие к проекту номенклатуры дел;

-выписка из протокола заседания экспертной комиссии организации-источника комплектования государственного или муниципального архива.

Документы, представленные заинтересованной организацией, за исключением справки о проекте перечня, номенклатуры дел и выписки из протокола заседания экспертной комиссии организации-источника комплектования, возвращаются в заинтересованную организацию. При этом Агентство при рассмотрении письменного обращения организации вправе изготовить копии возвращаемых документов и материалов».

(п. 2.6.2 в ред. Приказа Архивного агентства РК от 03.08.2011 N 35)

2.7. Перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги.

2.7.1. В соответствии с действующим законодательством, оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги не имеется.

2.8. Перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги.

В соответствии с действующими «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук» (М;2007) государственная услуга предоставляется организациям, являющимися источниками комплектования государственных или муниципальных архивов. Основанием для отказа в предоставлении государственной услуги обратившейся заинтересованной организации является то, что она не входит в число организаций-источников комплектований государственных или муниципальных архивов.

2.9. Предоставление государственной услуги является бесплатным.

2.10. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче обращения и при получении результата не должно превышать 30 минут.

2.11. Максимальное время регистрации обращения, доставленного лично представителем заинтересованной организации, не должно превышать 15 минут.

2.12. Требования к местам предоставления государственной услуги.

2.12.1. Рабочие места специалистов Агентства оборудуются средствами вычислительной техники и оргтехникой, позволяющими организовать предоставление государственной услуги. При организации рабочих мест должна быть предусмотрена возможность свободного входа и выхода из помещения.

2.12.2. Помещения для оказания государственной услуги должны соответствовать установленным санитарно-эпидемиологическим правилам. Места проведения личного приема оборудуются противопожарной системой, средствами оказания первой медицинской помощи, питьевой водой, разовыми стаканами.

2.12.3. Места ожидания личного приема оборудуются стульями, столами, заявителям предоставляются необходимые канцелярские принадлежности.

2.13. Обеспечение условий для реализации прав заинтересованных организаций при рассмотрении обращений.

2.13.1. Должностные лица Агентства обеспечивают:

1) своевременное и полное рассмотрение обращений заинтересованных организаций, принятие по ним решений и направление ответов в установленные законодательством Российской Федерации сроки;

2) получение необходимых для рассмотрения обращений заинтересованных организаций документов и материалов в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц;

(в ред. Приказа Архивного агентства РК от 03.08.2011 N 35)

3) принятие мер, направленных на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов граждан;

4) направление письменных ответов по существу поставленных в обращении вопросов.

2.13.2. При рассмотрении обращений не допускается разглашение сведений, содержащихся в них. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращениях, письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

(в ред. Приказа Архивного агентства РК от 03.08.2011 N 35)

2.14. Показатели доступности и качества государственной услуги:

Показатели

Единица измерения

Нормативное значение показателя

Показатели доступности

Наличие возможности получения государственной услуги в электронном виде ( в соответствии с этапами перевода государственных услуг на предоставление в электронном виде)

Да/нет

Да

Показатели качества

Удельный вес рассмотренных в установленный срок заявлений на предоставление государственной услуги в общем количестве заявлений на предоставление государственной услуги

%

100

Удельный вес количества обоснованных жалоб в общем количестве заявлений на предоставление государственной услуги.

%

0

III. Административные процедуры

3.1. Предоставление государственной услуги включает следующие

административные процедуры (Приложение № 1):

прием и регистрация обращений;

рассмотрение обращений;

анализ качества представленных документов, поступивших от заинтересованных организаций;

проведение заседания ЭПК Агентства;

подготовка и оформление ответов на обращения по результатам принятия решений ЭПК Агентства;

личный прием представителей заинтересованных организаций.

(п. 3.1 в ред. Приказа Архивного агентства РК от 03.08.2011 N 35)

3.2. Прием и регистрация письменных обращений.

3.2.1. Основанием для начала предоставления государственной услуги является обращение заинтересованной организации, направленное в Агентство в письменной форме или в форме электронного документа.

(п. 3.2.1 в ред. Приказа Архивного агентства РК от 03.08.2011 N 35)

3.2.2. Приём, первичную обработку обращений, поступивших от заинтересованных организаций, осуществляет должностное лицо, ответственное за организацию делопроизводства в Агентстве.

3.2.3. Обращения могут быть доставлены лично, почтовым отправлением, по информационным системам общего пользования.

Обращения могут быть доставлены лично, почтовым отправлением, по информационным системам общего пользования 3.2.4. Регистрации и учету подлежат все поступившие обращения, включая и те, которые по форме не соответствуют требованиям, установленным п.2.6 настоящего Регламента. Регистрация обращений, поступивших почтовым отправлением и доставленных лично представителями заинтересованных организаций, производится в системе электронного документооборота Агентства в течение дня или на следующий день с даты их поступления.

3.2.5. При поступлении обращения по почте, после вскрытия конверта проверяется наличие прилагаемых документов, полнота и целостность комплекта документов, приложенных к обращению.

3.2.6. При приеме обращений, доставленных представителями заинтересованных организаций, по их просьбе изготавливается копия обращения, на котором ставится штамп, дата, подпись должностного лица, принявшего обращение.

3.2.7. При поступлении обращения по электронной почте документ распечатывается и в дальнейшем работа с ними ведется в общем порядке. Заинтересованной организации направляется уведомление о приеме обращения к рассмотрению.

3.2.8. На обращениях проставляется штамп, в котором указывается входящий номер и дата регистрации. При регистрации заполняется Журнал учета, в котором:

1) обращению присваивается регистрационный номер;

2) указывается название заинтересованной организации (в именительном падеже) и ее почтовый адрес;

3) отмечается тип доставки обращения (письмо, электронное письмо, телеграмма, факс).

3.2.9. Результатом выполнения административной процедуры по приему и регистрации обращения является передача поступившего обращения на рассмотрение руководителю (заместителю руководителя) Агентства.

3.3. Рассмотрение обращений.

(в ред. Приказа Архивного агентства РК от 03.08.2011 N 35)

3.3.1.Руководитель (заместитель руководителя) Агентства в трехдневный срок с момента регистрации обращения направляет поручения о рассмотрении обращения должностным лицам Агентства. Резолюция содержит указание исполнителю о сроке подготовки ответа заявителю.

3.3.2. Поступившее в адрес Агентства обращение заинтересованной организации передается должностным лицом, ответственным за организацию делопроизводства в Агентстве, секретарю или Председателю ЭПК Агентства в течение одного рабочего дня после рассмотрения руководителем Агентства.

3.3.3. Результатом выполнения указанных административных действий является подготовка руководителем Агентства резолюции об исполнении обращения заинтересованной организации и передача их секретарю или Председателю ЭПК Агентства для организации исполнения.

3.4. Анализ качества и полноты представленных документов, поступивших от заинтересованных организаций.

3.4.1. Исполнителями указанных административных действий являются должностные лица Агентства и государственных архивов - члены ЭПК Агентства, в соответствии с их компетенцией (далее - Исполнитель).

3.4.2. Обращение с резолюцией руководителя Агентства поступает к Исполнителю для проведения анализа обращения и качества документов, поступивших от заинтересованной организации, и принятия решения о возможности предоставления государственной услуги.

3.4.3. Исполнитель проверяет поступившие от заинтересованной организации документы на соответствие нормативным правовым актам, указанным в пункте 2.5 настоящего Регламента, осуществляет анализ их качества в целях:

(в ред. Приказа Архивного агентства РК от 03.08.2011 N 35)

определения полноты комплекта представленных заинтересованной организацией документов и необходимости предоставления дополнительных сведений;

выявления нарушений в оформлении представленных документов;

подготовки экспертного заключения члена ЭПК Агентства.

3.4.4. В случае неполноты комплекта документов, указанных в п.2.6.1. (требуются дополнительные сведения и уточнения), представленных заинтересованной организацией, в семидневный срок со дня регистрации обращения составляется уведомление о предоставлении дополнительных сведений.

Исполнитель информирует об этом заинтересованную организацию по почте или указанному контактному телефону. Предоставление государственной услуги приостанавливается. Предоставление государственной услуги возобновляется после устранения заинтересованной организацией неполноты комплекта документов.

3.4.5. Результатом выполнения указанных административных действий является подготовка экспертного заключения члена ЭПК Агентства.

3.5. Проведение заседаний и принятие решений ЭПК Агентства.

3.5.1. Поступившие документы заинтересованной организации и экспертные заключения членов ЭПК Агентства рассматриваются на заседании комиссии, где в случае соответствия представленных документов установленным архивным нормам и правилам, принимается решение ЭПК Агентства о выдаче согласования на перечни документов и номенклатуры дел, образующихся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов.

В случае несоответствия представленных заинтересованной организацией документов установленным архивным нормам и правилам, принимается решение ЭПК Агентства о приостановлении предоставления государственной услуги.

В случае, когда организация, обратившаяся в Агентство, не входит в число источников комплектования государственных и муниципальных архивов Республики Коми, принимается решение ЭПК Агентства об отказе в предоставлении государственной услуги.

3.5.2. Секретарь ЭПК Агентства ведет протокол заседания, куда заносятся особые мнения членов комиссии. Заседание ЭПК Агентства созывается не реже 1 раза в 2 месяца и считается правомочным, если на нем присутствует более половины состава членов комиссии.

3.5.3. Административные действия, указанные в пункте 3.5. настоящего Административного регламента, осуществляются в сроки, установленные в резолюции руководителя Агентства, но не превышающие 30 дней со дня регистрации обращения.

3.5.4. Результатом выполнения указанных административных действий является принятие решений ЭПК Агентства о выдаче согласования на перечни документов и примерные номенклатуры дел, образующихся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов, или о приостановлении оказания государственной услуги. Решение оформляется в виде выписки из протокола заседания ЭПК Агентства.

3.6. Подготовка и оформление ответов на обращения по результатам принятия решений ЭПК Агентства.

(п. 3.6 в ред. Приказа Архивного агентства РК от 03.08.2011 N 35)

3.6.1. Исполнитель, получивший поручение о подготовке ответа на обращение заинтересованной организации, изучает его и материалы к нему, в том числе в целях установления обоснованности доводов заинтересованной организации.

3.6.2. В случаях, если для исполнения поручения необходимо проведение проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие иных мер, срок исполнения поручения может быть продлен руководителем (заместителем руководителя) Агентства, но не более чем на 30 дней, в следующем порядке:

1) Исполнитель, не позднее, чем за 3 дня до истечения срока исполнения поручения представляет на имя руководителя ( заместителя руководителя) служебную записку с обоснованием необходимости продления срока исполнения поручения;

2) в случае получения разрешения руководителя (заместителя руководителя) о продлении срока исполнения поручения в адрес заинтересованной организации направляется уведомление за подписью руководителя ( заместителя руководителя) с указанием срока направления ответа на его обращение.

3.6.3. В случае, если в обращении заинтересованной организации содержится сообщение о недостатках в деятельности Агентства, проверяется обоснованность этой критики.

3.6.4. Подготовку и оформление ответа на обращение заинтересованной организации осуществляет Исполнитель.

3.6.5. Секретарь ЭПК Агентства оформляет представленные заинтересованной организацией документы путем заполнения специального грифа «Согласовано», полного наименования органа, осуществляющего предоставление государственной услуги — «ЭПК Архивного агентства Республики Коми», указания даты и номера протокола заседания комиссии.

(п. 3.6.5 в ред. Приказа Архивного агентства РК от 03.08.2011 N 35)

3.6.6. Выявленные в ходе обсуждения представленных проектов перечней документов и номенклатур дел нарушения и отступления от архивных правил являются основанием для приостановления предоставления государственной услуги. В этом случае секретарь ЭПК Агентства готовит выписку из протокола заседания ЭПК Агентства с обоснованием приостановления предоставления государственной услуги.

3.6.7. Первый экземпляр подготовленных документов с сопроводительным письмом, оформленным на бланке Агентства, и выписки из протокола заседания ЭПК Агентства, подписанные Председателем и Секретарем ЭПК Агентства, направляются по почте в адрес курирующего архивного учреждения для передачи в заинтересованную организацию или передаются непосредственно представителю заинтересованной организации.

3.6.8. Административные действия, указанные в пункте 3.6.5. настоящего Регламента, осуществляются в срок до 3-х рабочих дней со дня утверждения протокола заседания ЭПК Агентства.

3.6.9. Второй экземпляр подготовленных документов подшивается в дело ЭПК Агентства.

3.6.10. Обращение заинтересованной организации считается рассмотренным, если дан письменный ответ заинтересованной организации по существу поставленных в обращении вопросов. Ответ (с представленными заинтересованной организацией документами) за подписью руководителя (заместителя руководителя) направляется для регистрации и отправки заинтересованной организации.

(в ред. Приказа Архивного агентства РК от 03.08.2011 N 35)

3.6.11. Результатом выполнения указанных административных действий является:

1) выдача (отправка) заинтересованной организации с сопроводительным письмом решения ЭПК Агентства, оформленного в виде выписки из протокола заседания ЭПК.

2) мотивированный отказ в даче ответа по существу.

(в ред. Приказа Архивного агентства РК от 03.08.2011 N 35)

IV. Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Текущий контроль за соблюдением и исполнением Исполнителями Агентства положений настоящего Регламента осуществляет заместитель руководителя Агентства.

4.2. Контроль за исполнением письменных обращений заинтересованных организаций и контроль исполнения поручений руководителя (заместителя руководителя), зафиксированных в резолюциях по исполнению обращений, осуществляет ведущий специалист-эксперт, ответственный за делопроизводство. Контроль исполнения включает в себя контроль за качественным и своевременным исполнением документов.

(в ред. Приказа Архивного агентства РК от 03.08.2011 N 35)

Поручения о рассмотрении обращений снимаются с контроля после направления ответов заявителям.

(в ред. Приказа Архивного агентства РК от 03.08.2011 N 35)

Исполненными считаются обращения, по которым рассмотрены все поставленные в обращении вопросы, приняты необходимые меры и заинтересованной организации даны исчерпывающие ответы.

(в ред. Приказа Архивного агентства РК от 03.08.2011 N 35)

Поручения, по которым были продлены сроки исполнения, снимаются с контроля после направления окончательных ответов заинтересованной организации.

Данные о снятии с контроля поручений по обращениям заинтересованной организации или документа в целом ведущий специалист-эксперт вносит в единую систему электронного документооборота.

4.3. Исполнители несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящего административного регламента, за осуществляемые действия (бездействия) и принимаемые решения в ходе предоставления государственной услуги.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и

действий (бездействия) Агентства, а также должностных

лиц при предоставлении государственной услуги

5.1. Предметом досудебного обжалования могут являться нарушения порядка осуществления административных процедур, изложенных в настоящем Регламенте, а также действия (бездействие) должностных лиц Агентства, ответственных за принятие решения в ходе предоставления государственной услуги.

5.2. Основанием для начала процедуры досудебного обжалования является направление заинтересованной организацией письменной жалобы на действия (бездействие) должностных лиц Агентства руководителю Агентства (Приложение №4).

5.3. В письменной жалобе указывается:

1) полное наименование организации (либо фамилия, имя, отчество его уполномоченного представителя);

2) контактный телефон и адрес для направления ответа на жалобу;

3) предмет жалобы.

Прием жалоб осуществляется по адресу: г.Сыктывкар, ул.Первомайская,90 (2 этаж, 32 кабинет).

5.4. Письменная жалоба должна быть рассмотрена в течение 30 дней со дня ее регистрации. В исключительных случаях , руководитель (заместитель руководителя) Агентства, вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более, чем на 30 дней, с обязательным уведомлением заинтересованной организации.

5.5. Обращение заинтересованной организации, содержащие обжалование решений, действий (бездействия) конкретных должностных лиц, не могут направляться этим должностным лицом для рассмотрения и (или) ответа.

5.6. Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимается решение о выполнении действий по предоставлению государственной услуги в полном объеме и применении мер ответственности к сотруднику Агентства, допустившему нарушение в ходе предоставления государственной услуги.

5.7. На основании статьи 11 Федерального закона от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ ответ по существу жалобы не дается:

1) если в жалобе отсутствуют данные о заявителе, направившем жалобу, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

2) наличие в жалобе нецензурных либо оскорбительных выражений, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;

3) если текст жалобы не поддается прочтению;

4) если в жалобе содержатся претензии, на которые заинтересованной организации многократно давались письменные ответу по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства.

5.8. В случае отказа дачи ответа по существу жалобы заинтересованная организация уведомляется в течение 7 дней с момента регистрации жалобы в письменной форме о причинах отказа, кроме случая, указанного в подпункте 1 пункта 5.7. настоящего регламента.

(в ред. Приказа Архивного агентства РК от 03.08.2011 N 35)

5.9. Результатом досудебного обжалования является рассмотрение всех поставленных в жалобе вопросов, принятие необходимых мер и направление письменных ответов по существу поставленных в жалобе вопросов.

                                                                      Приложение № 1

к Административному регламенту предоставления государственной

услуги по выдаче согласования на перечни документов,

и номенклатуры дел, образующихся в процессе

деятельности источников комплектования государственных и

муниципальных архивов

БЛОК-СХЕМА

последовательности действий Архивного агентства Республики Коми по предоставлению

государственной услуги по выдаче согласования   на  перечни  архивных  документов  и  номенклатуры дел,

образующихся    в  процессе деятельности  источников    комплектования государственных  и  муниципальных

архивов

(в ред. Приказа Архивного агентства РК от 03.08.2011 N 35)

Приложение №2

Форма номенклатуры дел организации

Формат А4 (210 x 297 мм)

Наименование организации

УТВЕРЖДАЮ

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

Наименование должности

________ N ____________

руководителя организации

(место составления)

Подпись

Расшифровка подписи

На _____________ год

Дата

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во ед.хр.

Срок хранения и N статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

Название раздела

Наименование должности руководителя

службы ДОУ организации

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Виза руководителя архива

(лица, ответственного за архив)

СОГЛАСОВАНО

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК)

Протокол ЭПК архивного учреждения

от __________ N _______

от __________ N _______

Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации

Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ______ году в организации

По срокам хранения

Всего

В том числе:

переходящих

с отметкой "ЭПК"

1

2

3

4

Постоянного

Временного (свыше 10 лет)

Временного (до 10 лет включительно)

ИТОГО:

Наименование должности

руководителя службы ДОУ

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в архив.

Наименование должности,

передавшего сведения

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

                                                                                             Приложение № 3    

Форма перечня  дел организации

Формат А4 (210 x 297 мм)

Наименование организации

УТВЕРЖДАЮ

ПЕРЕЧЕНЬ   ДЕЛ

Наименование должности

________ N ____________

руководителя организации

(место составления)

Подпись

Расшифровка подписи

На _____________ год

Дата

№ п/п

Вид  документа

Срок хранения и N статей по перечню

Примечание

1

2

4

5

Наименование должности руководителя

службы ДОУ организации

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Виза руководителя архива

(лица, ответственного за архив)

СОГЛАСОВАНО

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК)

Протокол ЭПК архивного учреждения

от __________ N _______

от __________ N _______

Приложение № 4

к Административному регламенту

предоставления государственной услуги

по выдаче согласования на перечни

документов  и номенклатуры дел,

образующихся в процессе деятельности

источников  комплектования государст-

венных и муниципальных архивов

Руководителю Архивного агентства Республики Коми

от ________________________________                                                                          (ФИО гражданина)

проживающего (-ей) по адресу: ____________________________________________________________________

контактный тел.: ___________________

Заявление (жалоба)

Изложение сути обращения (жалобы).

«___» __________20 ___г.                    Подпись заявителя_____________