ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ АГЕНТСТВА ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МИРОВЫХ СУДЕЙ ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ И ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВЕ АГЕНТСТВА ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТ...



Утратил силу - приказ агентства по обеспечению деятельности мировых судей Иркутской области от 25.07.2018 № 22-агпр

АГЕНТСТВО ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
МИРОВЫХ СУДЕЙ ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

от 8 июня 2016 года № 12-агпр

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ АГЕНТСТВА ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МИРОВЫХ СУДЕЙ ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ И ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВЕ АГЕНТСТВА ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МИРОВЫХ СУДЕЙ ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ

(ИЗМЕНЕНИЯ И ДОПОЛНЕНИЯ:

приказ агентства по обеспечению деятельности мировых судей Иркутской области от 03.05.2017 № 17-агпр)

В целях организации методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к своевременной передаче на постоянное хранение в областное государственное казенное учреждение «Государственный архив Иркутской области» документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в процессе деятельности агентства по обеспечению деятельности мировых судей Иркутской области, в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Иркутской области от 4 апреля 2008 года № 4-оз «Об архивном деле в Иркутской области»,  Положением об агентстве по обеспечению деятельности мировых судей Иркутской области, утвержденным постановлением Правительства Иркутской области от 30 декабря 2015 года № 690-пп, руководствуясь статьей 21 Устава Иркутской области,

П Р И К А З Ы В А Ю:

1. Утвердить:

1) Положение об архиве агентства по обеспечению деятельности мировых судей Иркутской области (прилагается);

2) Положение о постоянно действующей экспертной комиссии агентства по обеспечению деятельности мировых судей Иркутской области (прилагается).

2. Настоящий приказ подлежит официальному опубликованию.

3. Признать утратившим силу приказ министерства юстиции Иркутской области от 25 мая 2015 года № 24-мпр «Об утверждении положения о постоянно действующей экспертной комиссии министерства юстиции Иркутской области и положения об архиве министерства юстиции Иркутской области».

Временно замещающая должность

руководителя агентства по обеспечению

деятельности мировых судей

Иркутской области

Л.В. Красноперова

УТВЕРЖДЕНО

приказом агентства по обеспечению

деятельности мировых судей

Иркутской области

от «8» июня 2016 года

№ 12-агпр

ПОЛОЖЕНИЕ

ОБ АРХИВЕ АГЕНТСТВА ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МИРОВЫХ СУДЕЙ ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ

1. Общие положения

1. Документы агентства по обеспечению деятельности мировых судей Иркутской области (далее - агентство), представляющие историческую, научную, социальную, экономическую и культурную ценность, являющиеся областной государственной собственностью, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации и подлежат постоянному хранению в Государственном архиве Иркутской области.

2. До передачи на государственное хранение документы временно (в течение 10 лет) хранятся в архиве агентства.

3. Архив агентства образован в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Иркутской области от 4 апреля 2008 года № 4-оз «Об архивном деле в Иркутской области».

4. Архив агентства создан для хранения законченных делопроизводством документов, их отбора на постоянное и долговременное хранение, учета, научного и практического использования, подготовки и своевременной передачи документов на хранение в областное государственное казенное учреждение «Государственный архив Иркутской области» (далее – ОГКУ «Государственный архив Иркутской области»).

5. Архив агентства находится в помещении, расположенном по адресу: 664011, город Иркутск, бульвар Рябикова, дом 23.

6. Архив агентства возглавляет ответственный за архив, который назначается руководителем агентства или лицом, его замещающим.

7. В своей работе ответственный за архив руководствуется Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Иркутской области от 4 апреля 2008 года № 4-оз «Об архивном деле в Иркутской области», Инструкцией по делопроизводству в системе исполнительных органов государственной власти Иркутской области, утвержденной указом Губернатора Иркутской области от 10 августа 2016 года № 179-уг (далее – Инструкция), Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными Приказом  Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года № 526, приказами, указаниями Федерального архивного агентства, методическими рекомендациями архивного агентства Иркутской области и ОГКУ «Государственный архив Иркутской области», настоящим Положением.

8. Контроль за деятельностью архива агентства осуществляет заместитель руководителя агентства, курирующий деятельность административно-хозяйственного отдела в агентстве.

9. Организационно-методическое руководство деятельностью архива агентства осуществляет ОГКУ «Государственный архив Иркутской области».

2. Состав документов архива агентства

10. В состав документов архива агентства входят:

1) законченные делопроизводством документы  постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности  агентства;

2) документы по личному составу;

3) печатные (в том числе ведомственные) издания, дополняющие документы архива агентства и документы, необходимые для справочной работы;

4) научно-справочный аппарат, раскрывающий состав и содержание документов архива агентства (описи, исторические справки, каталоги, указатели, обзоры);

5) документы личного происхождения, образовавшиеся в результате деятельности сотрудников агентства и имеющие историческую, культурную или иную ценность.

3. Задачи и функции архива агентства

11. Основными задачами архива агентства являются:

1) комплектование законченными производством  дел постоянного и долговременного хранения, дел по личному составу, образовавшимися в результате деятельности агентства;

2) учет, обеспечение сохранности, использования документов, находящихся в архиве агентства;

3) подготовка и своевременная передача документов на хранение в  ОГКУ «Государственный архив Иркутской области»;

4) осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве агентства;

5) внедрение в практику работы новых архивных технологий с применением средств электронно-вычислительной техники.

12. В соответствии с возложенными на него задачами архив агентства осуществляет следующие функции:

1) принимает, учитывает и хранит законченные делопроизводством документы постоянного и долговременного хранения, обработанные в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления, одобренной коллегией Главархива СССР от 27 апреля 1988 года, приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 года № 33, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года № 526, Инструкцией и несет ответственность за их сохранность;

2) контролирует сохранность и правильность оформления дел в агентстве, принимает участие в составлении номенклатур дел в структурных подразделениях агентства и проверяет правильность формирования дел в структурных подразделениях агентства в соответствии с утвержденной номенклатурой дел в агентстве;

3) ежегодно (к 1 июня) организует экспертизу научной и практической ценности документов, находящихся в архиве агентства;

4) создает и пополняет научно-справочный аппарат к документам, подлежащим передаче на государственное хранение. Представляет не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством документов, на рассмотрение постоянно действующей экспертной комиссии агентства и экспертно-проверочной комиссии архивного агентства Иркутской области (далее – ЭПК) описи дел постоянного хранения и по личному составу;

5) в соответствии с графиком принимает на хранение от структурных подразделений агентства оконченные производством дела и подготавливает в установленном порядке свод описи дел;

6) после утверждения ЭПК описей дел постоянного хранения и согласования дел по личному составу формирует свод о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения за соответствующий период;

7) осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение документов, не реже одного раза в 10 лет организует проверку наличия и состояния дел в архиве агентства;

              8) организует использование документов:

информирует руководителя агентства или лицо, его замещающее, о составе и содержании документов архива;

выдает в установленном порядке дела для работы сотрудникам агентства;

ведет учет использования документов;

выдает в установленном порядке справки, копии и выписки из документов организациям и отдельным лицам;

9) принимает участие в разработке методических пособий по делопроизводству и архивному делу агентства;

10) консультирует сотрудников агентства по вопросам делопроизводства и архивного дела;

11) подготавливает и передает на государственное хранение документы постоянного хранения в ОГКУ «Государственный архив Иркутской области» в установленные сроки и в установленном порядке;

12) ежегодно (к 1 декабря) представляет в ОГКУ «Государственный архив Иркутской области» паспорт архива агентства и сведения об изменениях в составе и объеме фондов.

4. Права ответственного за архив агентства

13. Для выполнения возложенных задач и функций архива агентства ответственный за архив агентства имеет право:

1) контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях агентства;

2) запрашивать от сотрудников агентства сведения, необходимые для работы с архивом агентства;

3) привлекать в необходимых случаях в качестве экспертов и консультантов наиболее квалифицированных сотрудников агентства;

4) возвращать ненадлежащим образом оформленные дела, подготовленные структурными подразделениями агентства для сдачи на архивное хранение.

5. Ответственность ответственного за архив

14. Ответственный за архив несет ответственность за выполнение возложенных на архив агентства задач и функций.».

Начальник административно-хозяйственного

отдела в агентстве по обеспечению деятельности

мировых судей Иркутской области

О.В. Липунова

СОГЛАСОВАНО

Директор ОГКУ «Государственный

архив Иркутской области»

О.Г. Семенова

«5» мая 2017 года

(Положение в редакции приказа агентства по обеспечению деятельности мировых судей Иркутской области от 03.05.2017 № 17-агпр)             

УТВЕРЖДЕНО

приказом  агентства по обеспечению деятельности мировых судей

Иркутской области

от  «_8_» ___июня_______ 2016 года

№ ___12-агпр__________

Положение

о постоянно действующей экспертной комиссии агентства

по обеспечению деятельности мировых Иркутской области

1. Общие положения

1. Постоянно действующая экспертная комиссия агентства по обеспечению деятельности мировых Иркутской области (далее – комиссия) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, аудиовизуальную и другую специальную документацию, образующуюся в процессе деятельности агентства по обеспечению деятельности мировых Иркутской области (далее – агентство).

2. Экспертная комиссия является совещательным органом при руководителе агентства.

Решения комиссии фиксируются в протоколах и  вступают в силу после их утверждения руководителем агентства или лицом, его замещающим. В необходимых случаях решения комиссии утверждаются после их предварительного согласования с областным государственным казенным учреждением «Государственный архив Иркутской области» (далее – ОГКУ «Государственный архив Иркутской области»).

3. В своей работе комиссия руководствуется Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Иркутской области от 4 апреля 2008 года № 4-оз «Об архивном деле в Иркутской области», Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года № 526, Инструкцией по делопроизводству в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных органах государственной власти Иркутской области, утвержденной указом Губернатора Иркутской области от 5 июля 2012 года № 199-уг, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558 (далее - Перечень), методическими рекомендациями архивного агентства Иркутской области и ОГКУ «Государственный архив Иркутской области», а также приказами и распоряжениями агентства.

4. Комиссию возглавляет заместитель руководителя агентства, курирующий деятельность административно-хозяйственного отдела.                                                                                                                                                              

Персональный состав комиссии назначается распоряжением агентства из числа сотрудников агентства.

В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители любых сторонних организаций, в качестве консультантов – представители ОГКУ «Государственный архив Иркутской области».

5. Положение о комиссии вводится в действие приказом руководителя агентства после согласования с ОГКУ «Государственный архив Иркутской области».

2. Основные задачи комиссии

6. Основным задачами комиссии являются:

1) организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и их формирования;

2) организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению;

3) организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение.

3. Основные функции комиссии

7. В соответствии с возложенными на нее задачами комиссия выполняет следующие функции:

1) организует и проводит работу по ежегодному отбору документов для дальнейшего хранения и к уничтожению;

2) осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов агентства и по подготовке их к архивному хранению, по разработке проекта номенклатуры дел;

              3)  рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет:

а) на утверждение экспертно-проверочной комиссии архивного агентства Иркутской области (далее - ЭПК), а затем на согласование руководителю агентства или лицу, его замещающему:

описи дел постоянного хранения управленческой документации;

акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

документы со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой «ЭПК» в Перечне;

б) на согласование ЭПК, а затем на утверждение руководителю агентства или лицу, его замещающему:

сводную номенклатуру дел;

описи дел по личному составу;

акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения;

в) на рассмотрение ЭПК предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных Перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных Перечнем;

г) на утверждение руководителю агентства или лицу, его замещающему:

акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу;

4) проводит для сотрудников агентства консультации по вопросам работы с документами.

4. Права Экспертной комиссии

8. Для выполнения возложенных задач и функций комиссия имеет право:

1) в пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям агентства по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов;

2) запрашивать от руководителей структурных подразделений   агентства:

письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу;

предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов;

3) заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений агентства о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, являющихся  государственной частью Архивного фонда Российской Федерации, о причинах утраты документов;

4) приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов представителей ОГКУ «Государственный архив Иркутской области»;

5) не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы;

6) информировать руководителя агентства или лицо, его замещающего, по вопросам, относящимся к компетенции комиссии;

7) в установленном порядке представлять агентство в ОГКУ «Государственный архив Иркутской области».

5. Организация работы комиссии

9. Комиссия взаимодействует с ЭПК, получает от нее соответствующие организационно-методические указания.

10. Вопросы, относящиеся к компетенции комиссии, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение комиссии документы рассматриваются на ее заседании не позднее, чем через 10 дней с момента поступления.

11. Заседание комиссии и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли не менее половины присутствующих на заседании членов комиссии. Право решающего голоса имеют только члены комиссии. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

Решение принимается простым большинством голосов, присутствующих на заседании членов комиссии. При разделении голосов поровну решение принимает председатель комиссии (в необходимых случаях по согласованию с ОГКУ «Государственный архив Иркутской области»).

12. Ведение делопроизводства комиссии, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых комиссией решений возлагаются на ответственного за архив, являющегося секретарем комиссии.

Начальник юридического отдела

в агентстве по обеспечению

деятельности мировых судей

Иркутской области

С.И. Машкина

СОГЛАСОВАНО

Директор ОГКУ «Государственный

архив Иркутской области»

___________ О.Г.Семёнова

«___»____________2016 года