ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ «ПРОВЕДЕНИЕ СОВМЕСТНО С СОБСТВЕННИКОМ ИЛИ ВЛАДЕЛЬЦЕМ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ»



КОМИТЕТ

ПО РАЗВИТИЮ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И СВЯЗИ МУРМАНСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

08 АВГУСТА 2019 г. № 64 - ОД

Г. МУРМАНСК

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА

ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ

«ПРОВЕДЕНИЕ СОВМЕСТНО С СОБСТВЕННИКОМ ИЛИ ВЛАДЕЛЬЦЕМ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ»

В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», постановлением Правительства Мурманской области от 16.11.2010 № 513-ПП «О разработке и утверждении административных регламентов предоставления государственных услуг (функций), осуществляемых по обращениям заявителей», положением о Комитете по развитию информационных технологий и связи Мурманской области (далее – Комитет), утвержденным постановлением Правительства Мурманской области от 27.02.2014 № 88-ПП (в ред. от 01.04.2019 № 144-ПП) и на основании экспертного заключения от 23.07.2019

п р и к а з ы в а ю:

1. Утвердить прилагаемый административный регламент Комитета по развитию информационных технологий и связи Мурманской области «Проведение совместно с собственником или владельцем архивных документов экспертизы ценности документов» (далее – административный регламент).

              2. Отделу архивов Комитета (Евстафьевой Е.Ф.):

              2.1. Организовать предоставление государственной услуги по проведению совместно с собственником или владельцем архивных документов экспертизы ценности документов в соответствии с административным регламентом.

              2.2. Разместить административный регламент в сети Интернет на официальном сайте Комитета и на информационном стенде отдела архивов.

              3. Признать утратившими силу приказы Комитета:

- от 09.08.2011 № 10-ОД «Об утверждении административного регламента «Проведение совместно с собственником или владельцем архивных документов экспертизы ценности документов»;

- от 03.10.2016 № 79-ОД «О внесении изменений в административный регламент по предоставлению государственной услуги «Проведение совместно с собственником или владельцем архивных документов экспертизы ценности документов».

              4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Председатель Комитета по развитию

информационных технологий и связи

Мурманской области                                                                                                                         

Т.Е. Лапин

УТВЕРЖДЕН

приказом Комитета по развитию информационных технологий и связи Мурманской области от 08.08.2019  №  64-ОД

Административный регламент

Комитета по развитию информационных технологий и связи Мурманской области по предоставлению государственной услуги

«Проведение совместно с собственником или владельцем архивных документов экспертизы ценности документов»

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Предмет регулирования административного регламента

Административный регламент по предоставлению государственной услуги «Проведение совместно с собственником или владельцем архивных документов экспертизы ценности документов» (далее – государственная услуга) регулирует порядок проведения экспертизы ценности документов в целях определения их сроков хранения для включения в состав Архивного фонда Мурманской области, устанавливает последовательность действий по согласованию результатов экспертизы ценности: примерных и индивидуальных номенклатур дел, проектов перечней (видов) документов, образующихся в деятельности организаций.

1.2. Описание заявителей

1.2.1. Получателями государственной услуги являются юридические лица, осуществляющие деятельность на территории Мурманской области, в процессе деятельности которых образуются архивные документы (далее – заявители).

1.2.2. Представителями заявителя являются лица, наделенные полномочиями выступать от имени заявителя в порядке, установленном законодательством Российской Федерации (далее – представители заявителя).

1.3. Требования к порядку информирования

о предоставлении государственной услуги

1.3.1. Сведения о месте нахождения, графике работы, справочных телефонах и адресах официальных сайтов, а также электронной почты и (или) формы обратной связи в сети «Интернет» Комитетом по развитию информационных технологий и связи Мурманской области (далее – Комитет) размещаются:

- на официальном сайте Комитета: https://it.gov-murman.ru/;

-в федеральной государственной информационной системе «Федеральный реестр государственных и муниципальных услуг (функций)» (далее – федеральный реестр);

- на Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций) (далее - Единый портал): http://www.gosuslugi.ru ;

- на информационных стендах в местах предоставления государственной услуги.

1.3.2.  На официальном сайте Комитета, на информационных стендах в местах предоставления государственной услуги размещается следующая информация:

-  перечень нормативных правовых актов, непосредственно регулирующих предоставление услуги;

- порядок предоставления государственной услуги;

- исчерпывающий перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги, требования к оформлению указанных документов, а также перечень документов, которые заявитель вправе представить по собственной инициативе;

- формы заявлений (уведомлений, сообщений), используемые при предоставлении государственной услуги;

- исчерпывающий перечень оснований для приостановления или отказа в предоставлении государственной услуги;

- порядок обжалования решений, действий или бездействия Комитета, его должностных лиц и государственных гражданских служащих.

1.3.3. На Едином портале размещается следующая информация:

1) справочная информация о Комитете, предоставляющем услугу;

2) способы предоставления услуги;

3) перечень нормативных правовых актов, непосредственно регулирующих предоставление услуги;

4) исчерпывающий перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги, требования к оформлению указанных документов, а также перечень документов, которые заявитель вправе представить по собственной инициативе;

5) категория заявителей, которым предоставляется услуга;

6) срок предоставления государственной услуги;

7) описание результата предоставления услуги;

8) сведения о возмездности (безвозмездности) предоставления услуги, правовых основаниях и размерах платы, взимаемой с заявителя (если услуга предоставляется на возмездной основе);

9) исчерпывающий перечень оснований для приостановления или отказа в предоставлении государственной услуги;

10) порядок обжалования решений, действий или бездействия Комитета, его должностных лиц и государственных гражданских служащих;

11) формы заявлений (уведомлений, сообщений), используемые при предоставлении государственной услуги.

1.3.4. Информация, указанная в настоящем подразделе Административного регламента, в том числе размещаемая в сети «Интернет», на Едином портале, предоставляется заявителю бесплатно.

1.3.5. Доступ к информации о сроках и порядке предоставления услуги осуществляется без выполнения заявителем каких-либо требований, в том числе без использования программного обеспечения, установка которого на технические средства заявителя требует заключения лицензионного или иного соглашения с правообладателем программного обеспечения, предусматривающего взимание платы, регистрацию или авторизацию заявителя, или предоставление им персональных данных.

1.3.6. Информирование о порядке предоставления государственной услуги осуществляют должностные лица Комитета, ответственные за предоставление государственной услуги (далее – должностное лицо Комитета).

1.3.7. Информирование о порядке предоставления государственной услуги осуществляется посредством устного консультирования и письменных разъяснений с использованием средств:

- телефонной связи;

- почтовой связи;

- электронной почты;

- сети Интернет, в том числе Единого портала;

- информационных стендов.

1.3.8. Информация предоставляется по следующим вопросам:

- исчерпывающий перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги, и документов, которые заявитель вправе представить по собственной инициативе;

- требования к порядку составления и оформления документов и приложений к ним;

- сроки рассмотрения документов экспертно-проверочной комиссией отдела архивов Комитета по развитию информационных технологий и связи Мурманской области (далее – ЭПК);

- основания для отказа в предоставлении государственной услуги;

- порядок обжалования решений, действий или бездействия Комитета, его должностных лиц и государственных гражданских служащих;

- иная информация, имеющая непосредственное отношение к исполнению государственной услуги.

1.3.9. При ответах на телефонные звонки должностные лица Комитета со ссылкой на соответствующие нормативные правовые акты, в вежливой форме информируют заявителей по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании Комитета, фамилии, имени, отчестве и должности лица, принявшего телефонный звонок. Во время разговора должностные лица должны произносить слова четко, избегать «параллельных разговоров» с окружающими людьми и не прерывать разговор по причине поступления звонка на другой аппарат.

1.3.10. Максимальное время телефонного разговора не должно превышать 15 минут.

Если должностное лицо Комитета не может самостоятельно ответить на поставленные вопросы либо подготовка ответа требует продолжительного времени, оно обязано выбрать один из вариантов дальнейших действий:

- предложить заявителю изложить суть обращения в письменной форме;

- назначить другое удобное для заявителя время для консультации;

- в двухдневный срок дать консультацию по контактному телефону, указанному заявителем.

1.3.11. По письменному обращению заявителя ответ должен быть изложен в простой, четкой и понятной форме с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя и направлен простым почтовым отправлением или по факсу в адрес заявителя в срок, не превышающий 10-ти календарных дней со дня регистрации обращения.

При информировании по обращению, направленному по электронной почте, ответ направляется по электронной почте на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 10-ти календарных дней со дня регистрации обращения.

1.3.12. Информирование заявителя при личном обращении осуществляется должностным лицом Комитета.

Должностные лица Комитета принимают все необходимые меры для полного и оперативного ответа на поставленные вопросы. Время индивидуального устного информирования не может превышать 30 минут. В случае если для подготовки ответа требуется более продолжительное время, должностное лицо Комитета предлагает заявителю обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначает другое удобное для заявителя время для устного информирования.

2. СТАНДАРТ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ

2.1. Наименование государственной услуги

Проведение совместно с собственником или владельцем архивных документов экспертизы ценности документов.

2.2. Наименование исполнительного органа,

предоставляющего государственную услугу

2.2.1. Предоставление государственной услуги осуществляет Комитет по развитию информационных технологий и связи Мурманской области. Непосредственное предоставление государственной услуги осуществляется отделом архива Комитета (далее – структурное подразделение Комитета, отдел архивов соответственно).

2.2.2. Технологическое обеспечение государственной услуги осуществляет ЭПК в соответствии с полномочиями, определенными Положением об ЭПК, утвержденным приказом Комитета по развитию информационных технологий и связи Мурманской области.

2.3. Результат предоставления государственной услуги

 направление заявителю решения ЭПК (в форме выписки из протокола заседания ЭПК) о согласовании примерных и индивидуальных номенклатур дел, проектов перечней (видов) документов, образующихся в деятельности заявителей (далее – номенклатуры дел) и (или) проставления штампа согласования на номенклатурах дел;

 направление заявителю решения ЭПК (в форме выписки из протокола заседания ЭПК) о возврате номенклатур дел.

2.4. Сроки предоставления государственной услуги

2.4.1. Общий срок предоставления государственной услуги составляет 30 календарных дней со дня регистрации документов, указанных в подразделе 2.6 Административного регламента.

2.4.2. Максимальный срок ожидания заявителей в очереди при подаче документов, при получении консультации не должен превышать 15 минут.

2.4.3. Срок регистрации полученных от заявителей документов для предоставления государственной услуги:

- при личном обращении заявителя - не должен превышать 15 минут;

- при направлении посредством почтовой связи – в день поступления в Комитет.

2.4.4. Приостановление предоставления государственной услуги не предусмотрено.

2.5. Нормативные правовые акты, регулирующие предоставление государственной услуги

2.5.1. Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии с:

- Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»[1];

- постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»[2];

- приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»[3];

- приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2007 № 1182 «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения»;[4]

- приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10.09.2007 № 1273 «Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»[5];

- приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»;[6]

- приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»[7];

- приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 44 «Об утверждении примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях»[8];

- приказом Федерального архивного агентства от 13.06.2018 № 63 «Об утверждении Примерного положения об экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела»[9];

приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 43 «Об утверждении примерного положения об экспертной комиссии организации»[10];

- Законом Мурманской области от 20.02.2006 № 730-01-ЗМО «Об архивном деле в Мурманской области»[11];

- постановлением Правительства Мурманской области от 27.02.2014 № 88-ПП «Об утверждении положения о Комитете по развитию информационных технологий и связи Мурманской области[12];

- настоящим Административным регламентом.

2.5.2. Перечень нормативных правовых актов, регулирующих предоставление государственной услуги (с указанием их реквизитов и источников официального опубликования), указанный в пункте 2.5.1 размещается на официальном сайте Комитета по развитию информационных технологий и связи Мурманской области в сети «Интернет», в федеральном реестре и на Едином портале.

2.6. Перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги

2.6.1. Для принятия решения о согласовании номенклатур дел необходимы следующие документы:

 сопроводительное письмо (приложения № 1);

 протокол или выписка из протокола центральной экспертной или экспертной комиссии (далее – ЦЭК и ЭК) организации о результатах экспертизы ценности и необходимости согласования проекта номенклатуры дел;

 копия устава или положения об организации, или выписка о функциях организации;

 выписка из штатного расписания о структуре организации;

 проект номенклатуры дел в 2-х экземплярах (приложение № 2).

2.6.2. Документы, указанные в пункте 2.6.1 Административного регламента должны быть оформлены в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»[13].

Протокол ЦЭК или ЭК организации о результатах экспертизы ценности и необходимости согласования проекта номенклатуры дел должен содержать сведения о причине представления номенклатуры дел (впервые, в связи с истечением пятилетнего срока с момента последнего представления, в связи с изменением структуры и (или) функций организации); количестве статей (в соответствии с итоговой записью к номенклатуре дел), последней номенклатуре дел, согласованной ЭПК, со ссылкой на дату и номер протокола ЭПК; типовых (ведомственных) перечнях документов, типовых (примерных) номенклатурах дел с указанием сроков их хранения, на основании которых определены сроки хранения дел, со ссылкой на дату и номер утвердившего их нормативного правового акта; делах, сроки которых установлены решением ЭПК; составе документов, включенных в номенклатуру дел.

Документы, указанные в пункте 2.6.1 Административного регламента заявитель предоставляет самостоятельно.

2.6.4. Запрещается требовать от заявителя:

- представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги;

- предоставления документов и информации, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих государственные услуги, и органов, предоставляющих муниципальные услуги, иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами, за исключением документов, указанных в части 6 статьи 7 Федерального закона от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;

- осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы, органы местного самоуправления, организации, за исключением получения услуг и получения документов и информации, предоставляемых в результате предоставления таких услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственных услуг исполнительными органами государственной власти Мурманской области, утвержденный Правительством Мурманской области;

- представления документов и информации, отсутствие и (или) недостоверность которых не указывались при первоначальном отказе в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, либо в предоставлении государственной услуги, за исключением случаев, предусмотренных пунктом 4 части 1 статьи 7 Федерального закона.

2.7. Перечень оснований для отказа в приеме документов,

для отказа в предоставлении государственной услуги

2.7.1. Основанием для отказа в приеме документов является неполнота представленных на ЭПК документов и (или) несоответствие представленных документов требованиям, изложенным в подразделе 2.6 Административного регламента.

2.7.2. Основания для отказа в предоставлении государственной услуги отсутствуют.

2.8. Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении государственной услуги, и способы ее взимания

Предоставление государственной услуги осуществляется бесплатно.

2.9. Требования к местам предоставления государственной услуги

2.9.1. На территории, прилегающей к зданию, в котором оказывается услуга, оборудуются парковочные места для автотранспорта. В здании оборудуются доступные места общего пользования санитарно-гигиенического назначения, места для хранения верхней одежды заявителей (гардероб).

2.9.2. Центральный вход в здание, в котором оказывается услуга, оборудуется информационной табличкой (вывеской), содержащей наименование структурного подразделения Комитета.

2.9.3. Прием документов осуществляется должностными лицами Комитета.

2.9.4. Места информирования оборудуются информационными стендами, на которых размещается информация, указанная в п. 1.3.2. Административного регламента.

2.9.5. Кабинеты приема заявителей оборудуются информационными табличками (вывесками) с указаниями:

- номера кабинета;

- фамилии, имени, отчества специалиста, ведущего прием.

Помещения должны соответствовать санитарно-гигиеническим правилам и нормативам.

2.9.6. Места для ожидания должны соответствовать комфортным условиям для заявителей и оптимальным условиям для работы должностных лиц, осуществляющих прием и консультирование граждан.

2.9.8. Вход и выход из помещений оборудуется соответствующими указателями.

2.9.9. Комитет обеспечивает создание инвалидам (включая инвалидов, использующих кресла-коляски и собак-проводников) условий беспрепятственного доступа к месту предоставления государственной услуги, оказание должностным лицом Комитета необходимой инвалидам помощи в преодолении барьеров, мешающих получению государственной услуги.

2.10. Показатели доступности и качества предоставления

государственной услуги

2.10.1. Состав показателей доступности и качества предоставления государственной услуги подразделяется на количественные и качественные.

2.10.2. В число количественных показателей доступности предоставляемой государственной услуги входят:

 время ожидания услуги;

 график работы Комитета.

2.10.3. В число качественных показателей доступности предоставляемой государственной услуги входят:

 достоверность информации о предоставляемой услуге;

 простота и ясность изложения информационных и инструктивных документов.

2.10.4. В число количественных показателей оценки качества предоставляемой государственной услуги входят:

 соблюдение сроков предоставления государственной услуги;

 количество взаимодействий заявителя с должностными лицами при предоставлении государственной услуги;

 количество обоснованных жалоб.

2.10.5. В число качественных показателей оценки качества предоставляемой государственной услуги входят:

 культура обслуживания (вежливость, эстетичность).

2.10.6. Показатели доступности и качества предоставления государственной услуги и их значения приведены в приложении № 3 к Административному регламенту.

2.11. Прочие требования к предоставлению государственной услуги

2.11.1. Бланки документов заявитель может получить в электронном виде на Едином портале;

2.11.2. Состав действий, которые заявитель вправе совершить в электронной форме при получении государственной услуги с использованием Единого портала:

- получение информации о порядке и сроках предоставления услуги;

-досудебное (внесудебное) обжалование решений и действий (бездействия) Комитета, его должностных лиц и государственных гражданских служащих.

              2.11.3. Заседание ЭПК проводится ежемесячно в последний рабочий день месяца. В состав ЭПК входят председатель, заместитель председателя, секретарь, члены ЭПК из числа специалистов Комитета, государственных и муниципальных архивов Мурманской области, представителей иных организаций, осуществляющих временное хранение документов Архивного фонда Мурманской области и других архивных документов. Состав ЭПК утверждается приказом председателя Комитета. 

              2.11.4. Документы заявителя, в случае установления несоответствия представленных документов перечню, установленному пунктом 2.6.1 Административного регламента, возвращаются заявителю по истечении 3-х рабочих дней со дня уведомления заявителя о выявленных недостатках в случае не поступления недостающих документов (или соответствующих требованиям).

3. АДМИНИСТРАТИВНЫЕ ПРОЦЕДУРЫ

3.1. Общие положения

3.1.1. Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

 прием и регистрация документов;

 подготовка экспертного заключения;

 рассмотрение документов на заседании ЭПК, оформление результатов рассмотрения документов на заседании ЭПК;

 выдача заявителю результата предоставления государственной услуги.

3.1.2. Административной процедурой, непосредственно не связанной с предоставлением государственной услуги, является исправление допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах.

3.2. Прием и регистрация документов

3.2.1. Основанием для начала исполнения административной процедуры является поступление документов в отдел архивов Комитета, доставленных лично заявителем или направленных по почте.

3.2.2. Секретарь ЭПК в день поступления документов проверяет комплектность документов, соответствие представленных документов перечню, указанному в пункте 2.6.1 Административного регламента и по результатам проверки выполняет одно из следующих административных действий:

 регистрирует поступившие документы в журнале регистрации поступивших на рассмотрение ЭПК документов и базе данных «Формирование Архивного фонда Мурманской области» в случае поступления полного комплекта документов, указанных в пункте 2.6.1 Административного регламента, и передает документы экспертам ЭПК в соответствии с закрепленными за ними направлениями (видами) экономической деятельности заявителя или отрасли хозяйствования для проведения экспертизы и составления экспертного заключения;

 информирует заявителя по телефону или электронной почте о выявленных недостатках в комплектности документов, а также порядке устранения недостатков;

 в случае личной доставки документов проставляет на 2-м экземпляре письма реквизит подписи и даты получения документов и передает его заявителю.

3.2.3. Секретарь ЭПК в случае не поступления документов по истечении 3-х рабочих дней со дня уведомления заявителя о выявленных недостатках в представленных документах на ЭПК в течение одного рабочего дня подготавливает проект письма заявителю о невозможности рассмотрения документов (приложение № 4) с указанием причин и передает его вместе с документами на подписание председателю ЭПК.

3.2.4. Председатель ЭПК в день получения от секретаря ЭПК проекта письма заявителю о невозможности рассмотрения документов подписывает его и вместе с документами передает секретарю ЭПК.

3.2.5. Секретарь ЭПК в день получения от председателя ЭПК документов и подписанного письма заявителю о невозможности рассмотрения документов регистрирует его в системе электронного документооборота (СЭДО) и направляет в адрес заявителя простым почтовым отправлением вместе с представленными на ЭПК документами.

3.3. Подготовка экспертного заключения

3.3.1. Основанием для начала исполнения административной процедуры является поступление экспертам ЭПК от секретаря ЭПК документов для рассмотрения.

3.3.2. Эксперты ЭПК в течение 10-ти календарных дней со дня получения от секретаря ЭПК документов рассматривают их на соответствие требованиям пункта 2.6.2 Административного регламента и критериям ценности документов, изложенным в разделе 4 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, по следующим показателям:

а) полнота состава документов и соответствие процедуры документирования деятельности функциям организации, определенным уставом или положением о ней;

б) правильность установления сроков хранения документам, включенным в номенклатуру дел, согласно типовым (ведомственным) перечням документов, типовым (примерным) номенклатурам дел с указанием сроков их хранения, на основании которых разработана номенклатура дел;

в) соответствие структуры номенклатуры дел структуре организации, установленной штатным расписанием;

г) порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел по степени важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязи;

д) соответствие заголовков дел основному содержанию и составу документов дел;

е) соблюдение требований к полноте состава элементов заголовков дел, их принятой последовательности, определяемой характером документов дела;

ж) соблюдение требований к составлению итоговой записи к номенклатуре дел;

з) соответствие составления и оформления документов требованиям, предусмотренным пунктом 2.6.2 Административного регламента.

3.3.3. Эксперты ЭПК по результатам рассмотрения документов в день завершения проверки подготавливают и оформляют экспертные заключения (приложение № 5) и передают документы секретарю ЭПК.

3.3.4. Секретарь ЭПК в день поступления от экспертов ЭПК экспертных заключений и документов знакомит с ними председателя ЭПК и по согласованию с председателем ЭПК в течение 2-х рабочих дней со дня поступления от экспертов ЭПК документов:

 подготавливает проект решения ЭПК;

 согласовывает с председателем ЭПК повестку дня очередного заседания ЭПК, на котором будут рассматриваться вопросы согласования номенклатур дел.

3.3.5. При необходимости присутствия на заседании ЭПК представителя заявителя секретарь ЭПК не позднее чем за 3 календарных дня до заседания ЭПК направляет заявителю письмо с предложением о направлении на заседание ЭПК ответственного исполнителя.

3.4. Рассмотрение документов на заседании ЭПК и оформление результатов рассмотрения документов на заседании ЭПК

3.4.1. Основанием для начала исполнения административной процедуры является наступление даты очередного заседания ЭПК.

3.4.2. Секретарь ЭПК в день проведения заседания ЭПК представляет на заседании ЭПК членам ЭПК экспертное заключение и проект решения ЭПК.

3.4.3. По результатам рассмотрения представленных документов члены ЭПК большинством голосов принимают одно из следующих решений:

а) о согласовании номенклатуры дел, которое служит основанием для утверждения номенклатуры дел руководителем организации;

б) о возврате документов для устранения замечаний в случае, если по итогам рассмотрения документов экспертами ЭПК выявлено их несоответствие требованиям пунктов 2.6.2 и 3.3.2 Административного регламента.

3.4.4. Секретарь ЭПК в течение 3-х рабочих дней со дня проведения заседания ЭПК оформляет, подписывает и передает председателю ЭПК на подпись протокол ЭПК.

3.4.5. Председатель ЭПК в день получения от секретаря ЭПК протокола ЭПК подписывает его и передает секретарю ЭПК.

3.4.6. Секретарь ЭПК в течение 3-х рабочих дней со дня получения от председателя ЭПК подписанного протокола ЭПК вносит результаты рассмотрения в базу данных «Формирование Архивного фонда Мурманской области» и выполняет следующие административных действия:

а) в случае принятия решения о согласовании номенклатуры дел:

 проставляет в номенклатурах дел грифы согласования;

 подготавливает выписку из протокола ЭПК и заверяет ее личной подписью и печатью секретаря ЭПК;

б) в случае принятия решения о возврате документов для устранения замечаний:

 подготавливает выписку из протокола ЭПК о возврате документов для устранения замечаний и заверяет ее личной подписью и печатью секретаря ЭПК;

3.4.7. При получении документов, направленных на повторное рассмотрение ЭПК после устранения замечаний экспертов ЭПК, должностные лица Комитета выполняют административные действия, указанные в пунктах 3.2.1-3.4.5 Административного регламента.

3.5. Выдача заявителю результата

предоставления государственной услуги.

3.5.1. Выдача заявителю результата предоставления государственной услуги (номенклатуры дел и выписки из протокола ЭПК) осуществляется секретарем ЭПК посредством почтовой связи.

3.6. Исправление допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах

3.6.1. Основанием для начала выполнения административной процедуры является обращение заявителя в структурное подразделение Комитета с заявлением (в свободной форме) об исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах:

- доставленного лично заявителем;

- направленного по почте.

3.6.2. В день поступления письменного заявления об исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах секретарь ЭПК регистрирует заявление в системе электронного документооборота, рассматривает заявление, проводит проверку указанных в заявлении сведений и по результатам проверки:

- в случае выявления допущенных опечаток и (или) ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах осуществляет их замену и подготавливает проект сопроводительного письма заявителю (далее – исправленные документы);

- в случае не подтверждения сведений, указанных в заявлении, подготавливает проект уведомления об отказе в исправлении опечаток и ошибок с указанием причин отказа;

- передает на подпись Председателю ЭПК исправленные документы или проект уведомления об отказе в исправлении опечаток и ошибок

3.6.3. Председатель ЭПК в день получения от секретаря ЭПК исправленных документов либо уведомления об отказе в исправлении опечаток и ошибок в течение 1 рабочего дня рассматривает поступивший проект, подписывает и передает секретарю ЭПК.

3.6.4. Секретарь ЭПК обеспечивает направление заявителю исправленных документов либо уведомления об отказе в исправлении опечаток и ошибок или вручает лично под роспись в день обращения заявителя, предварительно согласованный с ним по телефону, факсу или электронной почте.

3.6.5. Максимальный срок исполнения административных действий составляет 5 рабочих дней со дня регистрации заявления, указанного в пункте 3.6.1 настоящего Административного регламента.

3.6.6. Результатом административной процедуры является направление (вручение) заявителю исправленных документов или уведомления об отказе в исправлении опечаток (ошибок).

4. ФОРМЫ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ

АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА

4.1 Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением ответственными должностными лицами положений административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, а также за принятием решений ответственными должностными лицами

4.1.1. Контроль за соблюдением последовательности действий по предоставлению государственной услуги и принятием решений должностными лицами, ответственными за прием и подготовку документов осуществляет начальник отдела архивов Комитета (в его отсутствие – заместитель начальника).

Начальник отдела архивов Комитета определяет:

- должностное лицо, ответственное за проведение текущего контроля предоставления государственной услуги;

- периодичность осуществления текущего контроля.

4.1.2. Должностное лицо, ответственное за проведение текущего контроля предоставления государственной услуги, осуществляет текущий контроль путем проведения проверок соблюдения должностными лицами Комитета положений Административного регламента.

4.2. Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления государственной услуги, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством предоставления государственной услуги

4.2.1. Начальник отдела архивов Комитета организует проведение проверок полноты и качества предоставления государственной услуги: готовит проект приказа Комитета о проведении проверки, согласовывает в установленном порядке состав комиссии, определяет порядок ее деятельности.

4.2.2. Проверки могут быть плановыми и внеплановыми. Основанием для проведения плановой проверки является план работы отдела архивов Комитета на очередной год, утвержденный председателем Комитета. Основаниями для внеплановой проверки являются обращения (жалобы) заявителей, а также поступление материалов из правоохранительных органов, других государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, содержащих информацию о фактах нарушений положений, установленных Административным регламентом.

4.2.3.  Проверка полноты и качества предоставления государственной услуги включает проведение проверок с целью:

- выявления и устранения нарушений прав заявителей;

- подготовки ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Комитета.

По итогам проверки оформляется справка о результатах проведенной проверки полноты и качества предоставления государственной услуги, которая содержит сведения о выявленных недостатках и предложения по их устранению.

4.3. Ответственность должностных лиц Комитета за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления государственной услуги

4.3.1. Персональная ответственность должностных лиц Комитета за соблюдение требований Административного регламента закреплена в их должностных регламентах в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и законодательства Мурманской области.

4.3.2. Должностное лицо Комитета, ответственное за прием и консультирование граждан несет персональную ответственность за полноту, грамотность и доступность проведенного консультирования.

Секретарь ЭПК несет персональную ответственность за своевременное исполнение делопроизводственных процедур в соответствии с требованиями Административного регламента.

Эксперты ЭПК несут персональную ответственность за своевременность подготовки, полноту и качество экспертных заключений.

Члены ЭПК несут персональную ответственность за обоснованность принятых решений на заседании ЭПК.

Председатель ЭПК несет персональную ответственность за выполнение возложенных на ЭПК Положением об ЭПК задач, соблюдение сроков предоставления государственной услуги.

4.4. Требования к порядку и формам контроля за предоставлением государственной услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций

4.4.1. Контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги, и принятием решений должностными лицами, ответственными за прием и подготовку документов, осуществляет начальник отдела архивов Комитета (в его отсутствие – заместитель начальника).

4.4.2. Контроль за предоставлением государственной услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций, осуществляется посредством открытости деятельности Комитета, при предоставлении государственной услуги, получения полной, актуальной и достоверной информации о порядке предоставления государственной услуги.

             

5. ДОСУДЕБНЫЙ (ВНЕСУДЕБНЫЙ) ПОРЯДОК ОБЖАЛОВАНИЯ РЕШЕНИЙ И ДЕЙСТВИЙ (БЕЗДЕЙСТВИЯ) КОМИТЕТА, ЕГО ДОЛЖНОСТНЫХ ЛИЦ, ГОСУДАРСТВЕННЫХ ГРАЖДАНСКИХ СЛУЖАЩИХ, ПРЕДОСТАВЛЯЮЩИХ ГОСУДАРСТВЕННУЮ УСЛУГУ

5.1. Информация для заинтересованных лиц об их праве на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и (или) решений, принятых (осуществленных) в ходе предоставления государственной услуги

5.1.1. Заявитель вправе подать жалобу на решение и (или) действие (бездействие) Комитета, его должностных лиц и государственных гражданских служащих, предоставляющих государственную услугу (далее - жалоба).

5.1.2. Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:

1) нарушение срока предоставления государственной услуги;

2) нарушение срока регистрации документов;

3) требование у заявителя документов или информации либо осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено подразделом 2.6 Административного регламента для предоставления государственной услуги;

4) отказ в приеме документов, представление которых предусмотрено пунктом 2.6.1 Административного регламента для предоставления государственной услуги, у заявителя;

5) отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены подразделом 2.7 Административного регламента;

6) требование с заявителя при предоставления государственной услуги платы, не предусмотренной подразделом 2.8 Административного регламента;

7) отказ Комитета, его должностного лица, предоставляющего государственную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений;

8) нарушение срока или порядка выдачи документов по результатам предоставления государственной услуги;

9) приостановление предоставления государственной услуги в нарушение пункта 2.4.4 Административного регламента;

10) требование у заявителя при предоставлении государственной услуги документов или информации, отсутствие и (или) недостоверность которых не указывались при первоначальном отказе в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, либо в предоставлении государственной услуги, за исключением случаев, предусмотренных пунктом 4 части 1 статьи 7 Федерального закона «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».

5.2. Органы государственной власти, организации и уполномоченные на рассмотрение жалобы лица, которым может быть направлена жалоба заявителя в досудебном (внесудебном) порядке

5.2.1. Прием жалоб осуществляется Комитетом, предоставляющим государственную услугу.

5.2.2. Жалоба на решения и действия (бездействие) должностных лиц и государственных служащих Комитета рассматривается председателем Комитета (в его отсутствие – заместителем председателя). В случае если обжалуются решения и действия (бездействие) руководителя Комитета, жалоба подается в Правительство Мурманской области и рассматривается заместителем Губернатора Мурманской области, осуществляющим координацию и контроль деятельности Комитета.

5.3. Способы информирования заявителей о порядке подачи и рассмотрения жалобы, в том числе с использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций)

Информацию о порядке подачи и рассмотрения жалобы можно получить следующими способами:

1) в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" на официальном сайте Комитета;

2) с использованием федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)";

3) на информационных стендах в местах предоставления государственной услуги;

4) посредством личного обращения (в т.ч. по телефону, по электронной почте, почтовой связью) в Комитет.

5.4. Перечень нормативных правовых актов, регулирующих порядок досудебного (внесудебного) обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего государственную услугу,

а также его должностных лиц

Правовое регулирование отношений, возникающих в связи с подачей и рассмотрением жалобы, осуществляется в соответствии с:

- Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;

- постановлением Правительства Мурманской области от 10.12.2012 № 620-ПП «О правилах подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) исполнительных органов государственной власти Мурманской области и их должностных лиц, государственных гражданских служащих, подведомственных этим органам учреждений и их должностных лиц, предоставляющих государственные услуги, а также многофункциональных центров предоставления государственных и муниципальных услуг и их работников».

Порядок обжалования решений и действий (бездействия) Комитета, его должностных лиц, государственных гражданских служащих, предоставляющих государственную услугу, размещается в федеральном реестре и на Едином портале.

Приложение № 1

к  Административному регламенту

Наименование юридического лица[14],

представляющего номенклатуру дел

На рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (далее – ЭПК) ___________________________________________________________________

(наименование уполномоченного органа исполнительной власти в области архивного дела)

представляется номенклатура дел

_______________________________________________________________________________________________________________________________

(наименование организации, индекс согласно классификационной схеме построения списка источников

комплектования с указанием индивидуального номера организации – при наличии)

на ________ год в количестве _________ статей.

Номенклатура дел представляется ____________________________________

                                                                                                  (указать причину - впервые,

__________________________________________________________________

истечение срока действия предыдущей, согласованной ЭПК, изменение структуры, функций организации и др.)

Номенклатура дел составлена на основании:

____________________________________________________________________________________

(указать наименование типового или ведомственного перечня документов,

типовой или примерной номенклатуры дел)

Приложение:

1. Проект номенклатуры дел на _____ л. в 3 экз.

2. Протокол (выписка из протокола) центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) от __.__.____ № ____                   на ___ л. в 1 экз.

3. Копия устава или положения об организации или выписка о функциях организации на _____ л. в 1 экз.

4. Выписка из штатного расписания о структуре организации  на __ л. в 1 экз.

Наименование должности

ответственного должностного лица

государственного архива

Мурманской области, руководителя

муниципального архива              _______________                     Расшифровка подписи

         Личная подпись

Форма сопроводительного письма

Приложение № 2

к  Административному регламенту

____________________________

Наименование организации

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

На _______________ год

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель организации

_________________Расшифровка подписи

          Подпись

__­­­­­­­­­­­­___________________

              Дата

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во дел

Срок хранения и

№ статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

Название раздела

Наименование должности руководителя службы ДОУ организации

______________

Подпись

___________________

Расшифровка подписи

Виза руководителя архива

(лица, ответственного за архив)

СОГЛАСОВАНО

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК)

от __________ № _______

Протокол ЭПК

от ____________ № _______

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ______ году в организации

По срокам хранения

Всего

В том числе:

переходящих

с отметкой "ЭПК"

1

2

3

4

Постоянного

Временного (свыше 10 лет)

Временного (до 10 лет включительно)

ИТОГО:

Наименование должности

руководителя службы ДОУ

____________

Подпись

______________

Расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в архив.

Наименование должности лица,

передавшего сведения

____________

Подпись

_____________

Расшифровка подписи

Дата

Форма номенклатуры дел организации

Приложение № 3

к  Административному регламенту

Показатели доступности и качества предоставления

государственной услуги и их значения

№ п/п

Показатели доступности и качества предоставления государственной услуги

Нормативное значение показателя

Показатели доступности предоставления государственной услуги

1.

Доля заявителей, удовлетворенных графиком работы Комитета, от общего числа заявителей

90%

2.

Доля заявителей, ожидающих в очереди при подаче документов не более 15 минут, от общего числа заявителей

100%

3.

Доля заявителей, обратившихся за повторной консультацией, от общего числа заявителей

10%

Показатели качества предоставления государственной услуги

4.

Доля номенклатур дел, рассмотренных в установленные сроки, от общего числа номенклатур, представленных на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии отдела архивов

100%

5.

Количество обоснованных жалоб заявителей

0

6.

Доля заявителей, удовлетворенных культурой обслуживания должностных лиц Комитета, от общего числа заявителей

100%

7.

Правдивость (достоверность) и полнота информации о предоставляемой услуге

100%

8.

Количество взаимодействий заявителя с должностными лицами при предоставлении государственной услуги

1

                             

Приложение № 4

к  Административному регламенту

КОМИТЕТ ПО РАЗВИТИЮ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

И СВЯЗИ МУРМАНСКОЙ ОБЛАСТИ

ОТДЕЛ АРХИВОВ

К. Либкнехта ул., д. 35, г. Мурманск, 183038

тел. (8 815 2) 42 16 17

E-mail: aumo@gov-murman.ru

_____________________ № ______________

На № ________________ от ______________

О возврате документов на доработку

Возвращаем на доработку документы, направленные на рассмотрение ЭПК отдела архивов для принятия решения о согласовании номенклатуры дел ____________________________________________________________________.

(наименование организации)

На рассмотрение ЭПК были представлены:

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

___________________________________________________________________

(перечень документов, представленных на ЭПК)

             

Сообщаем, что рассмотреть документы на заседании ЭПК отдела архивов не представляется возможным по причине отсутствия полного комплекта документов:

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

(перечень недостающих документов)

Начальник отдела                                  Личная подпись                                                          Расшифровка подписи

ФИО и номер телефона исполнителя

Приложение № 5

к  Административному регламенту

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

_____________                                                                                               № _____

          дата

К номенклатуре дел _________________________________________________

(Наименование организации, индекс согласно классификационной схеме построения списка источников комплектования с указанием индивидуального номера организации – при наличии)

Номенклатура дел рассмотрена экспертом ЭПК ___________________________

                                                                                                                                                          (ФИО)

Замечания к номенклатуре дел:

Состав документов номенклатуры дел, соответствие заводимых дел функциям______________________________________________________________________________________________________________________

Сроки хранения дел ______________________________________________ _______________________________________________________________

Структура номенклатуры дел ______________________________________ _______________________________________________________________

Расположение заголовков дел в номенклатуре дел ____________________ _______________________________________________________________

Состав и последовательность элементов заголовков дел _______________ _______________________________________________________________

Итоговая запись _________________________________________________ _______________________________________________________________

Оформление номенклатуры дел ___________________________________ _______________________________________________________________

Прочие ________________________________________________________ _______________________________________________________________

Предложение эксперта ЭПК: ___________________________________________.

              (согласовать, вернуть на доработку)

___________________                                                                                                      _______________

Наименование должности эксперта ЭПК                                                                                                  Личная подпись                                                                                                                               

Проект решения  ЭПК _________________________________________________

(согласовать, вернуть на доработку)

Вопрос рассмотрен на заседании ЭПК, протокол ЭПК от __________ № ______

Решение ЭПК ________________________________________________________

(согласовать, вернуть на доработку)

Форма экспертного заключения

[1] «Российская газета», № 237, 27.10.2004.

[2] «Российская газета», № 113, 24.06.2009.

[3] «Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти», № 20, 14.05.2007.

[4] «Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти», № 46, 12.11.2007.

[5] «Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти», № 45, 05.11.2007.

[6] «Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти», № 38, 20.09.2010.

[7] Официальный интернет-портал правовой информации http://www.pravo.gov.ru, 10.09.2015

[8] Официальный интернет-портал правовой информации http://www.pravo.gov.ru, 20.08.2018

[9] Официальный интернет-портал правовой информации http://www.pravo.gov.ru, 07.08.2018

[10] Официальный интернет-портал правовой информации http://www.pravo.gov.ru, 18.06.2018.

[11] «Мурманский вестник», № 34, 28.02.2006.

[12] Электронный бюллетень "Сборник нормативных правовых актов Губернатора Мурманской области, Правительства Мурманской области, иных исполнительных органов государственной власти Мурманской области" http://www.gov-murman.ru, 06.03.2014.

[13] Утвержден и введен в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. № 2004-ст.

[14] Государственного или муниципального архива Мурманской области