Об утверждении примерных положений и регламента организации работы экспертной комиссии архивного отдела, архивного отдела (муниципального архива), экспертно-методической комиссии муниципального архива



1

РЕСПУБЛИКА КРЫМ СОВЕТ МИНИСТРОВ

ГОСУДАРСТВЕННАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РЕСПУБЛИКИ КРЫМ

РЕСПУБЛІКА КРИМ

РАДА МІНІСТРІВ

ДЕРЖАВНА

АРХІВНА СЛУЖБА РЕСПУБЛІКИ КРИМ

КЪЫРЫМ ДЖУМХУРИЕТИ

НАЗИРЛЕР ШУРАСЫ

КЪЫРЫМ ДЖУМХУРИЕТИНИНЪ

ДЕВЛЕТ АРХИВ ХИЗМЕТИ

П Р И К А З

09 февраля 2015 г.                       г. Симферополь                                        №  14   .

Об утверждении примерных положений и регламента организации работы  экспертной комиссии архивного отдела, архивного отдела (муниципального архива), экспертно-методической комиссии муниципального архива

В соответствии со статьей 6 Федерального закона от 22.10.2004                     № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», статьёй 7 Закона Республики Крым от 14.08.2014 № 50-ЗРК «Об архивном деле в Республике Крым», положениями Закона Республики Крым от 09.12.2014 № 28-ЗРК/2014 «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований в Республике Крым отдельными государственными полномочиями Республики Крым в сфере архивного дела», подпунктами 4.2.2, 4.3, 4.8, 4.9 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утверждённых приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19

ПРИКАЗЫВАЮ:

Утвердить Примерное положение об экспертной комиссии архивного отдела/архивного отдела (муниципального архива) муниципального образования Республики Крым (приложение № 1).

Утвердить Примерное положение об экспертно-методической комиссии муниципального архива муниципального образования Республики Крым (приложение № 2).

Утвердить Примерный регламент организации работы экспертной комиссии архивного отдела, архивного отдела (муниципального архива) администрации муниципального образования Республики Крым, экспертно-методической комиссии муниципального архива муниципального образования Республики Крым (приложение № 3).

Отделу информационного обеспечения, организации использования информации документов общественных и межрегиональных связей (Розанов П. П.) обеспечить размещение настоящего приказа на официальном сайте Государственной архивной службы Республики Крым в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».

Рекомендовать архивным отделам, архивным отделам (муниципальным архивам), муниципальным архивам органов местного самоуправления муниципальных образований, расположенных на территории Республики Крым, Крым при разработке собственных положений и регламента организации работы экспертной комиссии архивного отдела, архивного отдела (муниципального архива), экспертно-методической комиссии муниципального архива руководствоваться соответственно примерными положениями и регламентом организации работы экспертной комиссии архивного отдела, архивного отдела (муниципального архива), экспертно-методической комиссии муниципального архива, утвержденными пунктами 1 – 3 настоящего приказа.

Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя начальника  Государственной  архивной  службы  Республики  Крым Мусияченко О. В.

Начальник                                                                                         О.В. Лобов

Приложение № 1

к приказу Государственной архивной службы Республики Крым

от 09.02.2015 № 14

ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ

об экспертной комиссии

архивного отдела/архивного отдела (муниципального архива) муниципального образования Республики Крым

1. Общие положения

1.1. Экспертная комиссия архивного отдела/архивного отдела (муниципального архива) администрации муниципального образования Республики Крым (далее – ЭК) создается на основании статьи 6 Федерального закона от 22.10.2004 № 125 «Об архивном деле в Российской Федерации», статьи 7 Закона Республики Крым от 14.08.2014 № 50-ЗРК «Об архивном деле в Республике Крым», положений Закона Республики Крым от 09.12.2014                  № 28-ЗРК/2014 «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований в Республике Крым отдельными государственными полномочиями Республики Крым в сфере архивного дела» для рассмотрения вопросов, связанных с экспертизой ценности документов, внесением архивных документов в Архивный фонд Республики Крым.

1.2. В своей деятельности ЭК руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, законами Республики Крым, указами и распоряжениями Главы Республики Крым, постановлениями и распоряжениями Совета министров Республики Крым, приказами Министерства культуры Российской Федерации, Федерального архивного агентства, решениями Экспертно-проверочной комиссии Государственной архивной службы Республики Крым (далее - ЭПК), а также настоящим Примерным положением.

1.3. ЭК является совещательным постоянно действующим органом архивного отдела/архивного отдела (муниципального архива) администрации муниципального образования Республики Крым.

1.4. Решения ЭК вступают в силу после утверждения протокола заседания ЭК главой администрации муниципального образования Республики Крым, являются обязательными для исполнения муниципальными архивами, органами местного самоуправления, муниципальными учреждениями, предприятиями и организациями – источниками комплектования архивных отделов (муниципальных архивов), муниципальных архивов (далее - муниципальными организациями).

Решения ЭК, связанные с определением сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, примерными и типовыми номенклатурами дел, внесением изменений в нормативные документы и методические пособия, отнесением документов к категории уникальных, направляются на рассмотрение в ЭПК в установленном порядке.

1.5. Состав ЭК утверждается главой администрации муниципального образования Республики Крым, в который входят: председатель, секретарь и члены ЭК из числа работников архивного отдела, архивного отдела (муниципального архива) администраций муниципальных образований, муниципальных архивов. Председатель ЭК имеет право привлекать к подготовке отдельных вопросов для рассмотрения на ЭК в качестве экспертов руководителей структурных подразделений администрации муниципального образования, работников архивных и иных организаций.

1.6. Председателем ЭК является заместитель главы администрации или иной руководитель, курирующий деятельность архивного отдела, архивного отдела (муниципального архива).

Председатель ЭК осуществляет общее руководство деятельностью комиссии, председательствует на заседаниях, несёт ответственность за выполнение  возложенных на ЭК полномочий.

1.7. Секретарь ЭК назначается из числа работников архивного отдела, архивного отдела (муниципального архива).

1.8. Члены ЭК рассматривают документы, готовят заключения и в установленный срок представляют их секретарю ЭК. 

1.9. ЭК организует и проводит заседания, а также совместные заседания с экспертно-методическими комиссиями муниципальных архивов.

1.10. ЭК имеет штампы о согласовании и одобрении документов, предусмотренных пунктами 3.1., 3.2. и 3.3. настоящего Положения.

2. Задачи ЭК

Основными задачами ЭК являются:

2.1. Определение видов и состава источников комплектования архивных отделов (муниципальных архивов), муниципальных архивов.

2.2. Рассмотрение и принятие решений по практическим вопросам экспертизы ценности документов, систематизации документов внутри архивного фонда организации - источника комплектования архива, а также ликвидированных органов местного самоуправления, муниципальных организаций, определению и уточнению фондовой принадлежности архивных документов.

2.3. Осуществление научно-методического руководства деятельностью экспертных комиссий муниципальных архивов, архивов муниципальных организаций.

3. Функции ЭК

Основными функциями ЭК являются:

3.1. Рассмотрение, принятие решений о согласовании и представление на ЭПК проектов:

3.1.1. списков организаций (граждан) - источников комплектования архивного отдела (муниципального архива), муниципального архива, изменений и дополнений в списки;

3.1.2. списков возможных источников комплектования архивного отдела (муниципального архива), муниципального архива, изменений и дополнений в списки;

3.1.3. инструкций по делопроизводству, индивидуальных номенклатур дел, положений об экспертных комиссиях, положений об архивах органов местного самоуправления, муниципальных организаций – источников комплектования архивного отдела (муниципального архива), муниципального архива, в том числе представленных экспертно-методической комиссией муниципального архива (далее - ЭМК).

3.1.4. описей дел по личному составу органов местного самоуправления, муниципальных организаций – источников комплектования архивного отдела (муниципального архива), муниципального архива, в том числе представленных ЭМК;

3.1.5. описей дел по личному составу и временного (свыше 10 лет) хранения ликвидированных органов местного самоуправления, муниципальных организаций, а также ликвидированных или прекративших деятельность на территории Республики Крым органов местного самоуправления, учреждений, организаций, предприятий Автономной Республики Крым, в том числе представленных ЭМК;

3.1.6. списков фондов архивного отдела (муниципального архива), муниципального архива, предположительно содержащих особо ценные документы, в том числе представленных ЭМК;

3.1.7. актов описания архивных документов, переработки описей фондов ликвидированных органов местного самоуправления, муниципальных организаций, а также ликвидированных или прекративших деятельность на территории Республики Крым органов местного самоуправления, учреждений, организаций, предприятий Автономной Республики Крым, в том числе представленных ЭМК;

3.1.8. актов о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, подлежащих передаче на постоянное хранение, из фондов органов местного самоуправления и муниципальных организаций, а также ликвидированных или прекративших деятельность на территории Республики Крым органов местного самоуправления, учреждений, организаций, предприятий Автономной Республики Крым, в том числе представленных ЭМК;

3.1.9. актов о неисправимых повреждениях документов, подлежащих передаче на постоянное хранение, из фондов органов местного самоуправления и муниципальных организаций, а также ликвидированных или прекративших деятельность на территории Республики Крым органов местного самоуправления, учреждений, организаций, предприятий Автономной Республики Крым, в том числе представленных ЭМК;

3.1.10. актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (из фондов архивного отдела (муниципального архива), муниципального архива), в том числе представленных ЭМК;

3.1.11. актов об изъятии к уничтожению документов, не внесенных в Национальный архивный фонд, ликвидированных или прекративших деятельность на территории Республики Крым органов местного самоуправления, учреждений, организаций, предприятий Автономной Республики Крым.

3.2. Рассмотрение, принятие решений о согласовании и представление на ЭПК проектов:

3.2.1. описей дел (документов) постоянного хранения управленческой, научно-технической документации, фото-, фоно-, видео-, электронных документов, личного происхождения организаций (граждан), в том числе представленных ЭМК;

3.2.2. актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (в случае истечения сроков хранения в архивном отделе (муниципальном архиве), муниципальном архиве), в том числе представленных ЭМК;

3.2.3. перечней копий (микрокопий) документов, подлежащих хранению на правах подлинников, в том числе представленных ЭМК;

3.2.4. перечней документов, подлежащих приему и хранению на электронных носителях, представляемых организациями – источниками комплектования архивного отдела (муниципального архива), муниципального архива, в том числе представленных ЭМК;

3.2.5. описей и перечней (номерников) особо ценных дел и документов архивного отдела (муниципального архива), муниципального архива, в том числе представленных ЭМК;

3.2.6. переработанных и (или) усовершенствованных описей дел архивного отдела (муниципального архива), муниципального архива, в том числе представленных ЭМК;

3.2.7. листов учёта и описания уникальных документов архивного отдела (муниципального архива), муниципального архива, в том числе представленных ЭМК;

3.3. Рассмотрение и принятие решений об одобрении проектов методических пособий по вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими архивного отдела (муниципального архива), муниципального архива, организации документов в делопроизводстве, разработанных архивным отделом (муниципальным архивом), муниципальным архивом.

3.4. Осуществление функции экспертной комиссии администрации муниципального образования.

4. Права ЭК

ЭК имеет право:

4.1. Требовать от архивного отдела (муниципального архива), муниципального архива соблюдения установленных Федеральным архивным агентством требований по вопросам экспертизы ценности документов Архивного фонда Российской Федерации.

4.2. Требовать от архивов муниципальных организаций соблюдения нормативов по оформлению и представлению документов на рассмотрение ЭК, возвращать составителям на доработку некачественно подготовленные документы, по которым ЭК имеет право выносить соответствующие решения.

4.3. Информировать руководителей муниципальных организаций – источников комплектования архивного отдела (муниципального архива), муниципального архива, по вопросам деятельности их экспертных комиссий.

4.4. Запрашивать информацию, предложения и заключения архивного отдела (муниципального архива), муниципального архива, по конкретным вопросам экспертизы ценности документов, комплектования, учета, хранения, использования документов Архивного фонда Республики Крым.

4.5. Заслушивать на заседаниях ЭК отчеты о работе ЭМК, экспертных комиссий архивов муниципальных организаций.

4.6. Предоставлять ЭМК полномочия по определению в составе Архивного фонда Республики Крым особо ценных документов муниципальных архивов.

4.7. Требовать от архивов муниципальных организаций осуществления мероприятий по розыску недостающих дел (документов) постоянного хранения, запрашивать письменные объяснения руководителей о причинах отсутствия, утраты или незаконного уничтожения документов, в том числе документов ликвидированных или прекративших деятельность на территории Республики Крым органов местного самоуправления, учреждений, организаций, предприятий Автономной Республики Крым, находящихся на хранении в архивах муниципальных организаций на основании договоров о взаимодействии и сотрудничестве по вопросам хранения и использования документов постоянного и долговременного сроков хранения юридических лиц (Украины), ликвидирующихся и/или прекративших деятельность на территории Республики Крым, в связи с вхождением Республики Крым в состав Российской Федерации.

4.8. Председатель ЭК обладает правами, вытекающими из настоящего Положения.

4.9. Секретарь ЭК имеет право требовать от исполнителей своевременного представления документов, подлежащих рассмотрению на заседаниях ЭК.

5. Организация работы ЭК

5.1. Организация работы ЭК осуществляется в соответствии с регламентом работы ЭК на основании годового плана работы ЭК.

5.3. Заседания ЭК созываются не реже 4 раз в год, а также по мере необходимости. Заседание ЭК считается правомочным, если на нем присутствует две трети ее состава.

5.4. Заседания ЭК протоколируются, решения ЭК принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов ЭК. При разделении голосов поровну решение принимается председателем ЭК.

Особые мнения членов ЭК и других присутствующих на заседании ЭК лиц отражаются в протоколе или прилагаются к нему в виде справок (информационных записок и т.д.).

5.5. Протоколы заседаний ЭК подписываются председателем и секретарем ЭК и утверждаются главой администрации муниципального образования.

5.6. Принятые решения доводятся до архивных отделов (муниципальных архивов), муниципальных архивов, архивов муниципальных организаций в виде выписок из решений.

Приложение № 2

к приказу Государственной архивной службы Республики Крым

от 09.02.2015№ 14

ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ

об экспертно-методической комиссии

муниципального архива муниципального образования Республики Крым

1. Общие положения

1.1. Экспертно-методическая комиссия муниципального архива муниципального образования Республики Крым (далее – ЭМК) создается на основании статьи 6 Федерального закона от 22.10.2004 № 125 «Об архивном деле в Российской Федерации» и статьи 7 Закона Республики Крым от 14.08.2014 № 50-ЗРК «Об архивном деле в Республике Крым», Законом Республики Крым от 09.12.2014 № 28-ЗРК/2014 «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований в Республике Крым отдельными государственными полномочиями Республики Крым в сфере архивного дела» для рассмотрения вопросов, связанных с экспертизой ценности документов, внесением архивных документов в Архивный фонд Республики Крым.

1.2. В своей деятельности ЭМК руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, правовыми актами Министерства культуры Российской Федерации и Федерального архивного агентства, Конституцией Республики Крым, законами Республики Крым, указами Главы Республики Крым, постановлениями и распоряжениями Совета министров Республики Крым, решениями Экспертно-проверочной комиссии Государственной архивной службы Республики Крым (далее - ЭПК), Положением об Экспертной комиссии архивного отдела администрации муниципального образования Республики Крым (далее – ЭК архивного отдела), а также настоящим Примерным положением.

1.3. ЭМК является совещательным постоянно действующим органом муниципального архива муниципального образования Республики Крым (далее – муниципальный архив).

1.4. Решения ЭМК вступают в силу после утверждения протокола заседания ЭМК директором муниципального архива, являются обязательными для исполнения органами местного самоуправления, муниципальными учреждениями, предприятиями и организациями – источниками комплектования муниципальных архивов (далее – муниципальными организациями).

Решения ЭМК, связанные с определением сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, примерными и типовыми номенклатурами дел, внесением изменений в нормативные документы и методические пособия, отнесением документов к категории уникальных, направляются на рассмотрение в ЭПК в установленном порядке.

1.5. Состав ЭМК утверждается директором муниципального архива, в него входят: председатель, секретарь и члены ЭМК из числа муниципального архива. Председатель ЭМК имеет право привлекать к подготовке отдельных вопросов для рассмотрения на ЭМК в качестве экспертов руководителей структурных подразделений администрации муниципального образования, работников архивов и иных организаций.

1.6. Председателем ЭМК является заместитель руководителя муниципального архива.

1.7. Секретарь ЭМК назначается из числа сотрудников муниципального архива.

1.8. Члены комиссии рассматривают документы, готовят заключения и в установленный срок представляют их секретарю ЭК. 

1.9. ЭМК организует и проводит заседания, а также принимает участие в совместных заседаниях с экспертными комиссиями архивных отделов и архивных отделов (муниципальных архивов).

1.10. ЭМК имеет штампы о согласовании и одобрении документов, предусмотренных пунктами 3.1., 3.2. и 3.3. настоящего Положения.

2. Задачи ЭК

Основными задачами ЭМК являются:

2.1. Определение видов и состава источников комплектования муниципального архива.

2.2. Рассмотрение и принятие решений по практическим вопросам экспертизы ценности документов, систематизации документов внутри архивного фонда организации - источника комплектования муниципального архива, а также ликвидированных органов местного самоуправления, муниципальных организаций, определению и уточнению фондовой принадлежности архивных документов.

2.3. Осуществление научно-методического руководства деятельностью архивов муниципальных организаций.

3. Функции ЭМК

Основными функциями ЭМК являются:

3.1. Рассмотрение, принятие решений о согласовании и представление на ЭК архивного отдела проектов:

3.1.1. списков организаций (граждан) - источников комплектования муниципального архива, изменений и дополнений в списки;

3.1.2. списков возможных источников комплектования муниципального архива, изменений и дополнений в списки;

3.1.3. инструкций по делопроизводству, индивидуальных номенклатур дел, положений об экспертных комиссиях, положений об архивах органов местного самоуправления, муниципальных организаций – источников комплектования муниципального архива.

3.1.4. описей дел по личному составу органов местного самоуправления, муниципальных организаций – источников комплектования муниципального архива;

3.1.5. описей дел по личному составу и временного (свыше 10 лет) хранения ликвидированных органов местного самоуправления, а также ликвидированных или прекративших деятельность на территории Республики Крым органов местного самоуправления, учреждений, организаций, предприятий Автономной Республики Крым;

3.1.6. списков фондов муниципального архива, предположительно содержащих особо ценные документы;

3.1.7. актов описания архивных документов, переработки описей фондов ликвидированных органов местного самоуправления, муниципальных организаций, а также ликвидированных или прекративших деятельность на территории Республики Крым органов местного самоуправления, учреждений, организаций, предприятий Автономной Республики Крым;

3.1.8. актов о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, подлежащих передаче на постоянное хранение, из фондов органов местного самоуправления и муниципальных организаций, а также ликвидированных или прекративших деятельность на территории Республики Крым органов местного самоуправления, учреждений, организаций, предприятий Автономной Республики Крым;

3.1.9. актов о неисправимых повреждениях документов, подлежащих передаче на постоянное хранение, из фондов органов местного самоуправления и муниципальных организаций, а также ликвидированных или прекративших деятельность на территории Республики Крым органов местного самоуправления, учреждений, организаций, предприятий Автономной Республики Крым;

3.1.10. актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (из фондов муниципального архива).

3.1.11. актов об изъятии к уничтожению документов, не внесенных в Национальный архивный фонд, ликвидированных или прекративших деятельность на территории Республики Крым органов местного самоуправления, учреждений, организаций, предприятий Автономной Республики Крым. 

3.2. Рассмотрение, принятие решений о согласовании и  представление на ЭПК проектов:

3.2.1. описей дел (документов) постоянного хранения управленческой, научно-технической документации, фото-, фоно-, видео-, электронных документов, личного происхождения организаций (граждан);

3.2.2. актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (в случае истечения сроков хранения в муниципальном архиве);

3.2.3. перечней копий (микрокопий) документов, подлежащих хранению на правах подлинников;

3.2.4. перечней документов, подлежащих приему и хранению на электронных носителях, представляемых организациями – источниками комплектования муниципального архива;

3.2.5. описей и перечней (номерников) особо ценных дел и документов муниципального архива;

3.2.6. переработанных и (или) усовершенствованных описей дел муниципального архива;

3.2.7. листов учёта и описания уникальных документов муниципального архива;

3.3. Рассмотрение и принятие решений об одобрении проектов методических пособий по вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими муниципального архива, организации документов в делопроизводстве, разработанных муниципального архива.

4. Права ЭМК

ЭМК имеет право:

4.1. Требовать от муниципального архива соблюдения установленных Федеральным архивным агентством требований по вопросам экспертизы ценности документов Архивного фонда Российской Федерации.

4.2. Требовать от архивов муниципальных организаций соблюдения нормативов по оформлению и представлению документов на рассмотрение ЭК, возвращать составителям на доработку некачественно подготовленные документы, по которым ЭМК имеет право выносить соответствующие решения.

4.3. Информировать руководителей муниципальных организаций – источников комплектования муниципальных архивов, по вопросам деятельности их экспертных комиссий.

4.4. Запрашивать информацию, предложения и заключения муниципального архива, по конкретным вопросам экспертизы ценности документов, комплектования, учета, хранения, использования документов Архивного фонда Республики Крым.

4.5. Заслушивать на заседаниях ЭМК отчеты о работе ЭМК, экспертных комиссий архивов муниципальных организаций.

4.6. Предоставлять ЭМК полномочия по определению в составе Архивного фонда Республики Крым особо ценных документов муниципального архива.

4.7. Требовать от архивов муниципальных организаций осуществления мероприятия по розыску недостающих дел (документов) постоянного хранения, запрашивать письменные объяснения руководителей о причинах отсутствия, утраты или незаконного уничтожения документов, или прекративших деятельность на территории Республики Крым органов местного самоуправления, учреждений, организаций, предприятий Автономной Республики Крым, находящихся на хранении в архивах муниципальных организаций на основании договоров о взаимодействии и сотрудничестве по вопросам хранения и использования документов постоянного и долговременного сроков хранения юридических лиц (Украины), ликвидирующихся и/или прекративших деятельность на территории Республики Крым, в связи с вхождением Республики Крым в состав Российской Федерации.

4.8. Председатель ЭМК обладает правами, вытекающими из настоящего Положения.

4.9. Секретарь ЭМК имеет право требовать от исполнителей своевременного представления документов, подлежащих рассмотрению на заседаниях ЭМК.

5. Организация работы ЭМК

5.1. Организация работы ЭМК осуществляется в соответствии регламентом работы на основании годового плана работы ЭМК.

5.3. Заседания ЭМК созываются не реже 4 раз в год, а также по мере необходимости. Заседание ЭМК считается правомочным, если на нем присутствует две трети ее состава.

5.4. Заседания ЭМК протоколируются, решения ЭМК принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов ЭМК. При разделении голосов поровну решение принимается председателем ЭМК.

Особые мнения членов ЭМК и других присутствующих на заседании ЭМК лиц отражаются в протоколе или прилагаются к нему в виде справок (информационных записок и т.д.).

5.5. Протоколы заседаний ЭМК подписываются председателем и секретарем ЭМК и утверждаются директором муниципального архива.

5.6. Принятые решения доводятся до муниципального архива, архивов муниципальных организаций в виде выписок из решений.

Приложение № 3

к приказу Государственной архивной службы Республики Крым

от 09.02.2015№ 14

ПРИМЕРНЫЙ  РЕГЛАМЕНТ

организации работы экспертной комиссии архивного отдела, архивного отдела (муниципального архива) администрации муниципального образования Республики Крым,

экспертно-методической комиссии муниципального архива муниципального образования Республики Крым

В соответствии с федеральными законами от 6 октября 2003 года            № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», законами Республики Крым от 21 августа 2014 года № 54-ЗРК «Об основах местного самоуправления в Республике Крым», от 14 августа 2014 года № 50-ЗРК «Об архивном деле в Республике Крым» на администрации городских округов и муниципальных районов в Республике Крым возложена ответственность по формированию и содержанию муниципальных архивов.

Для выполнения этой задачи создаются экспертные  комиссии архивных отделов/архивных отделов (муниципальных архивов) администраций городских округов и муниципальных районов в Республике Крым (далее - ЭК), экспертно-методические комиссии муниципальных архивов городских округов и муниципальных районов в Республике Крым (далее - ЭМК).

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ЭК/ЭМК

1.1. Постоянно действующая ЭК создается распоряжением Главы администрации городского округа/муниципального района (далее - Администрация) в количестве не менее 5 человек.

Постоянно действующая ЭМК создается приказом руководителя муниципального архива в количестве не менее 5 человек

1.2. Основные задачи, функции и права ЭК/ЭМК определены положением об ЭК/ЭМК.

1.3. Председатель ЭК/ЭМК:

- руководит деятельностью ЭК/ЭМК и несет ответственность за выполнение возложенных на комиссию задач;

- обеспечивает контроль за своевременным рассмотрением документов и материалов, поступивших на рассмотрение ЭК/ЭМК, и выполнением принятых решений;

- проводит заседания ЭК/ЭМК;

- проводит анализ состояния работы с учреждениями городского округа/муниципального района;

- отчитывается о работе ЭК/ЭМК.

В целях выработки научно-обоснованных решений председатель ЭК/ЭМК:

- поручает членам ЭК/ЭМК в установленном порядке вести подготовку вопросов для внесения на рассмотрение ЭК/ЭМК;

- привлекает в установленном порядке к подготовке отдельных вопросов специалистов архивных и других учреждений в качестве консультантов и экспертов.

1.4. Секретарь ЭК/ЭМК:

- планирует работу ЭК/ЭМК, увязывая ее с планами работы муниципального архива и заинтересованных организаций;

- обеспечивает созыв заседаний комиссии;

- ведет регистрацию представленных на ЭК/ЭМК документов. Проверяет соблюдение установленного порядка представления основных документов;

- распределяет представленные документы на рассмотрение членам ЭК/ЭМК;

- готовит проект повестки дня заседания ЭК/ЭМК;

- протоколирует ход заседаний комиссии и оформляет протокол заседания ЭК/ЭМК;

- проставляет соответствующие грифы на рассмотренных ЭК/ЭМК документах;

- готовит документы к отправке;

- информирует заинтересованные учреждения и лица о решениях ЭК/ЭМК;

- осуществляет оперативный контроль за выполнением решений, рассмотрением поступивших документов в установленные сроки, информирование  председателя ЭК/ЭМК о ходе выполнения решений;

- осуществляет учет проделанной работы и отчетность о работе комиссии;

- ведет документацию, созданную комиссией, и обеспечивает ее сохранность.

1.5. Члены ЭПК:

- ведут практическую, методическую и организационную работу по выполнению функций, определенных положением об ЭК/ЭМК;

- по поручению ЭК/ЭМК проверяют качество выполненных работ, связанных с экспертизой ценности документов и комплектованием муниципального архива;

- дают заключения о качестве проведенной экспертизы ценности документов, отбора на хранение и научно-технической обработки документов.

1.6. Деятельность ЭК/ЭМК предусматривается основными направлениями развития архивного дела в городском округе, муниципальном районе и планом работы ЭК/ЭМК на год (приложение к регламенту № 1).

1.7. Заседания ЭК/ЭМК созываются по мере необходимости, но не реже 4 раз в год.

1.8. Заседания ЭК/ЭМК протоколируются. Протоколы ЭК/ЭМК оформляются на угловом бланке Администрации/муниципального архива, подписываются председателем и секретарем, утверждаются главой администрации/руководителем муниципального архива (приложение № 2).

2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ЭК/ЭМК

2.1. В соответствии с задачами, компетенцией и характером решаемых вопросов в деятельности ЭК/ЭМК создаются следующие основные виды документов (приложение № 6):

- протоколы заседаний ЭК/ЭМК;

- выписки из протоколов заседаний ЭК/ЭМК;

- письма, замечания, отзывы;

- заключения экспертов, членов ЭК/ЭМК;

- графики рассмотрения ЭК/ЭМК описей дел, номенклатуры дел и других нормативно-методических документов;

- планы;

- отчеты.

2.2. Протокол заседания ЭК/ЭМК фиксирует в обобщенной форме вопросы, рассмотренные на заседании, и подробно - решения, принятые по каждому вопросу или рассмотренному документу.

Протокол составляется на основе обсуждения представленных к заседанию проектов документов, и принятых в ходе обсуждения решений.

Протоколы ЭК/ЭМК подписываются председателем и секретарем ЭК/ЭМК.

Протоколы ЭК/ЭМК и документы к ним группируются в самостоятельное дело «Протоколы заседаний ЭК/ЭМК и документы (отзывы, предложения, справки, копии приказов и др.) к ним». Документы к протоколам располагаются в последовательности рассмотрения вопросов после соответствующего протокола.

2.2. Выписка из протокола ЭК/ЭМК оформляется в качестве самостоятельного документа с целью доведения решения ЭК/ЭМК до сведения заинтересованных организаций.

Выписка печатается в нужном количестве экземпляров. На последнем листе протокола делается отметка о том, кому разослана выписка (приложение № 3).

Копии выписок из протоколов ЭК/ЭМК формируются в дело «Выписки из протоколов ЭК/ЭМК».

2.3. Письмо ЭК/ЭМК составляется на бланке Администрации и подписывается главой Администрации и председателем ЭПК/руководителем муниципального архива. Письмо составляется по организационным, методическим, практическим вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими муниципального архива, работы экспертных комиссий муниципальных организаций и др.

2.4. Заключения (отзывы) на документы, поступившие на рассмотрение ЭК/ЭМК, должны содержать их общую оценку, конкретные замечания и предложения по существу рассматриваемого вопроса (документа). Все предусмотренные для заполнения графы заключения при подаче его в вышестоящую экспертную комиссию должны быть заполнены.

Заключения составляют члены ЭК/ЭМК.

Заключения на описи составляются по форме приложения № 4 в 2-х экземплярах. Один экземпляр остается в ЭК/ЭМК, другой направляется в вышестоящую экспертную комиссию или в организацию, представившую документ на рассмотрение.

В разделе «Анализ состава и содержания документа» указывается, что дела  обработаны  согласно  требованиям Основных правил работы архивов организаций (одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), делаются замечания по полноте состава документов, указывается, обеспечена ли сохранность документов, где хранятся документы (в архиве, в рабочих комнатах, др.).

В разделе «Заключение эксперта ЭК /ЭМК» указываются замечания по оформлению в результате научно-технической обработки представленных документов, при наличии которых документы отправляются на доработку. Если замечаний не имеется, ставится отметка «Считаю возможным опись № 1 согласовать и представить на рассмотрение ЭК архивного отдела/ЭПК Крымгосархива» или «Считаю возможным опись № 1-Л согласовать».

Заключения на номенклатуру дел, положения об экспертной комиссии и архиве организации составляются по форме приложения № 5.

При рассмотрении номенклатуры дел в разделе «Анализ состава и содержания документа» указывается, что:

- представленная номенклатура на _____ год рассматривается в связи:

а) с  началом  деятельности  организации, созданной в ______ году;

б) с преобразованием организации: коренным изменением функций, изменением формы собственности, изменением структуры;

в) с изменениями в составе документов.

- Документы,  включенные в номенклатуру  дел полностью (частично) отражают деятельность организации. При наличии перечисляются замечания.

- Номенклатура дел составлена по принципу:

а) структурного деления организации;

б) производственно-отраслевой или функциональной схемам.

- Формирование документов в дела и качество заголовков дел соответствует Основным правилам работы архивов организаций (2002). При наличии перечисляются замечания.

В разделе «Заключение эксперта ЭК /ЭМК» указываются замечания по оформлению представленных документов, при наличии которых документы отправляются на доработку. Если замечаний не имеется, ставится отметка «Считаю возможным номенклатуру согласовать и представить на рассмотрение ЭК архивного отдела/ЭПК Крымгосархива» или «Считаю номенклатуру согласовать».

Заключения на другие нормативно-методические документы составляются по аналогии.

2.5. План работы ЭК/ЭМК составляется секретарем на основании плана основных направлений развития архивного дела в городском округе/муниципальном районе.

2.6. Отчет о работе ЭК/ЭМК за год составляется секретарем ЭК/ЭМК. Отчет заслушивается на заседании ЭК/ЭМК.

2.7. График рассмотрения ЭК/ЭМК описей и других нормативно-методических документов рекомендуется вести в целях организации планомерного рассмотрения указанных документов и осуществления контроля за ходом выполнения плановых показателей; он должен, по возможности, предусматривать одновременное рассмотрение описей и номенклатуры дел всех учреждений, расположенных на территории города.

График составляется по согласованию с экспертными комиссиями муниципальных организаций, учреждений, предприятий. При этом определяется год, по который обязательно должны быть упорядочены документы учреждений.

Для организации работы можно использовать график согласования номенклатуры дел, упорядочения и передачи документов учреждений в муниципальный архив.

3. ПОРЯДОК УЧЕТА И ПРОХОЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, ПОСТУПИВШИХ НА РАССМОТРЕНИЕ ЭК/ЭМК

3.1. При получении проектов документов (далее - документов), представленных на рассмотрение ЭК/ЭМК, секретарь ЭК/ЭМК проверяет наличие и комплектность материалов к рассматриваемым документам. Неправильно оформленные и не содержащие всех необходимых приложений документы возвращаются корреспондентам, или недостающие документы запрашиваются дополнительно.

3.2. В целях учета представленных на рассмотрение ЭК/ЭМК документов, контроля за их рассмотрением, а также для учета принятых комиссией решений секретарь ЭК/ЭМК фиксирует на карточках сведения об описях, номенклатуре дел, других нормативно-методических документах, актах, поступивших на ЭК/ЭМК, либо в журнале регистрации документов, поступивших на ЭК/ЭМК.

3.3. Секретарь ЭК/ЭМК передает на рассмотрение члену ЭК/ЭМК документы вместе с заключениями к ним. Каждый член ЭК/ЭМК имеет рабочую папку, в которой находятся методические документы, относящиеся к работе.

3.4. По результатам рассмотрения, зафиксированного в заключении, секретарь проставляет в карточке или журнале номер и дату протокола.

3.5. На документах, рассмотренных и согласованных ЭК/ЭМК, секретарь проставляет гриф (штамп), содержащий номер и дату протокола.

3.6. В случаях, когда рассмотренный документ возвращается для доработки учреждению, секретарь делает отметку на карточке или в журнале «возвращено на доработку». При возвращении на доработку описи, оставляется на контроле один ее экземпляр.

Приложение № 1

к Регламенту по организации работы экспертной комиссии архивного отдела, архивного отдела (муниципального архива) администрации муниципального образования Республики Крым,

экспертно-методической комиссии муниципального архива муниципального образования Республики Крым

ПРИМЕРНЫЙ ПЛАН

РАБОТЫ ЭК/ЭМК

НА 20__ГОД

NN пп

Наименование мероприятия    

Срок    исполнения

Ответственный

1.

Рассмотреть документы организаций – источников комплектования:

В течение года      

Члены ЭК/ЭМК

1.1.

описи дел постоянного хранения

1.2.

описи дел по личному составу  

1.3.

номенклатуры дел, в том числе структурных подразделений Администрации

1.4.

инструкции по делопроизводству  

1.5.

положения об ЭК муниципальных организаций

2.

Организовать выездное расширенное заседание "Об обеспечении сохранности документов в управлении образования"

І полугодие

Председатель ЭК/ЭМК

И. О. Фамилия

3.

Заслушать информацию председателя экспертной комиссии и ответственного за архив учреждения "Об обеспечении сохранности документов по  личному составу"

ІІ квартал

И. О. Фамилия

4.

Заслушать информацию начальника архивного отдела (муниципального архива) о количестве организаций и дел постоянного хранения, хранящихся в организациях сверх установленного срока

ІІ квартал

И. О. Фамилия

5.

Заслушать начальника архивного отдела (муниципального архива) о подготовке и передаче на хранение документов по выборам

ІІ квартал

И. О. Фамилия

6.

Разработать памятку по составлению номенклатуры

ІІ квартал

И. О. Фамилия разработчика

7.

Разработать памятку по составлению описей дел постоянного хранения и по личному составу

III квартал

И. О. Фамилия разработчика

8.

Заслушать начальника архивного отдела (муниципального архива) о результатах проведенной паспортизации архивов муниципальных организаций 

IV квартал

И. О. Фамилия

Председатель ЭК/ЭМК                                                                                    И. О. Фамилия

00.00.20__.

Приложение № 2

к Регламенту по организации работы экспертной комиссии архивного отдела, архивного отдела (муниципального архива) администрации муниципального образования Республики Крым,

экспертно-методической комиссии муниципального архива муниципального образования Республики Крым

АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

РЕСПУБЛИКИ КРЫМ

АРХИВНЫЙ ОТДЕЛ/АРХИВНЫЙ ОТДЕЛ (МУНИЦИПАЛЬНЫЙ АРХИВ)

У Т В Е Р Ж Д А Ю

Глава

Администрации муниципального образования

_______________И.О. Фамилия

____  ____________20 ____г.

ПРОТОКОЛ

________________№  ____

место заседания

заседания ЭК

Председатель – Фамилия И. О.

Секретарь – Фамилия  И. О.

Присутствующие: члены ЭК: (фамилии и инициалы членов ЭК в алфавитном порядке)

Приглашенные: (в алфавитном порядке фамилии и инициалы, должности (с указанием названия учреждения) лиц, приглашенных на заседание)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. Рассмотрение описей документальных  материалов  постоянного хранения  и  по  личному  составу,  актов  на  дела,  отобранные к уничтожению.

2. Рассмотрение номенклатур дел.

3. Рассмотрение положений об архивах организаций.

4. Рассмотрение положений об экспертных комиссиях организаций.

5. Рассмотрение инструкций по делопроизводству организаций.

1. (вопрос из повестки)

СЛУШАЛИ:

Фамилия, инициалы – (содержание выступления от третьего лица или отметка о наличии доклада в виде приложения)

ВЫСТУПИЛИ:

Фамилия, инициалы и должность выступающего – (содержание выступления от третьего лица)

РЕШИЛИ:

(формулируется решение)

Председатель                                                                                                  И. О. Фамилия

Секретарь                                                                                                                И. О. Фамилия

Члены                                                                                                                 И. О. Фамилия

                                                                                                                                            И. О. Фамилия

                                                                                                                                            И. О. Фамилия

Приложение № 3

к Регламенту по организации работы экспертной комиссии архивного отдела, архивного отдела (муниципального архива) администрации муниципального образования Республики Крым,

экспертно-методической комиссии муниципального архива муниципального образования Республики Крым

АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

РЕСПУБЛИКИ КРЫМ

АРХИВНЫЙ ОТДЕЛ/АРХИВНЫЙ ОТДЕЛ (МУНИЦИПАЛЬНЫЙ АРХИВ)

У Т В Е Р Ж Д А Ю

Глава

Администрации муниципального образования

__подпись______И.О. Фамилия

____  ____________20 ____г.

ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА

________________№  ____

место заседания

заседания ЭК

Председатель – Фамилия И. О.

Секретарь – Фамилия  И. О.

Присутствующие: члены ЭК: (фамилии и инициалы членов ЭК в алфавитном порядке)

Приглашенные: (в алфавитном порядке фамилии и инициалы, должности (с указанием названия учреждения) лиц, приглашенных на заседание)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

3. Рассмотрение положений об архивах организаций.

3. СЛУШАЛИ:

Фамилия, инициалы – (содержание выступления от третьего лица или отметка о наличии доклада в виде приложения)

ВЫСТУПИЛИ:

Фамилия, инициалы и должность выступающего – (содержание выступления от третьего лица)

РЕШИЛИ:

(формулируется решение)

Председатель                                          подпись                                                        И. О. Фамилия

Секретарь                                                        подпись                                                        И. О. Фамилия

В соответствии с оригиналом

Должность, секретарь ЭПК                                                                   И. О. Фамилия

Приложение № 4

к Регламенту по организации работы экспертной комиссии архивного отдела, архивного отдела (муниципального архива) администрации муниципального образования Республики Крым,

экспертно-методической комиссии муниципального архива муниципального образования Республики Крым

Экспертное заключение

на описи дел, поданные на рассмотрение ЭК/ЭМК

архивного отдела, архивного отдела (муниципального архива)/

муниципального архива

_____________________________________________________________________________   _

(название учреждения (фондообразователь), Список №)

_______________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________   ___

(кем проведено упорядочение документов)

Историческая справка (дополнение к  исторической справке, предисловие к описи) ____________________

________________________________________________________________________________

Опись дел постоянного хранения № ______ за________________гг.______________________ед.хр.

Опись дел по личному составу        _______ за________________гг.______________________ед.хр.

_______________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________

Сведения о наличии приложений к документу, их номера, год (годы)____________________________________

________________________________________________________________________________

Сведения о результатах рассмотрения на заседании ЭМК ______________________________________

________________________________________________________________________________

(название организации, протокол заседания, дата, №)

Анализ состава и содержания документа ______________________________________________  ________________________                     _____________________________________________

________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________                                                                                                                                                                                                                                                                                                                

Заключение эксперта ЭК/ЭМК ______________________________________________________

_______________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________

Эксперт

_____________________________     ________________           __________________________

                      должность                                                 подпись                                      расшифровка подписи

Дата ________________________

Протокол заседания ЭК/ЭМК_____________________№___________________п._________________________

Приложение № 5

к Регламенту по организации работы экспертной комиссии архивного отдела, архивного отдела (муниципального архива) администрации муниципального образования Республики Крым,

экспертно-методической комиссии муниципального архива муниципального образования Республики Крым

Экспертное заключение

на нормативно-методические документы, поданные на рассмотрение ЭК/ЭМК

архивного отдела, архивного отдела (муниципального архива)/

муниципального архива

_____________________________________________________________

(архивный отдел райгосадминистрации/городского совета, Список №)

_______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________

(название учреждения (фондообразователь), кем проведено составление документов)

Название документа, №,год (годы), количество ед.хр./ед.уч. (статей, позиций) _______________________

_______________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________

Сведения о наличии приложений к документу, их номера, год (годы)__________________________________

_______________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________

Сведения о результатах рассмотрения на заседании ЭК ______________________________________

_______________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________

(название организации, протокол заседания, дата, №)

Анализ состава и содержания документа _________________________________________________

________________________                     ____________________________________________

_______________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________

Заключение эксперта ЭПК___________________________________________________________

_______________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________

Эксперт

_____________________________     ________________           __________________________

                      должность                                                 подпись                                      расшифровка подписи

Дата ________________________

Протокол заседания ЭПК________________________№___________________п.___________________________

Приложение № 6

к Регламенту по организации работы экспертной комиссии архивного отдела, архивного отдела (муниципального архива) администрации муниципального образования Республики Крым,

экспертно-методической комиссии муниципального архива муниципального образования Республики Крым

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДЕЛ,

ЗАВОДИМЫХ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ЭК/ЭМК<*>

№№

пп

Заголовок дела

Срок хранения и статья по Перечню

Действующие нормативно-методические документы по организации работы ЭК (инструкции, рекомендации, положения)

3 года после  замены новыми, ст. 27

Приказы, указания, решения Коллегии Росархи ва, архивного управления АКО, относящиеся к деятельности ЭПК. Копии

ДМН, ст. 19

Решения ЦЭПК Росархива, ЭПК Крымгосархива по изменению сроков хранения документов. Копии

ДМН, ст. 18б

Положение об ЭК/ЭМК

Пост., ст.50

Протоколы заседаний ЭК/ЭМК, документы (справки, информации, заключения и др.) к ним

Пост., ст. 18д

Выписки из протоколов ЭПК. Копии

5 лет

План работы ЭПК на год

Пост., ст. 285

Отчет о работе за год

Пост., ст. 464а

Примерные списки видов учреждений, организаций, предприятий, являющихся и не являющихся источниками комплектования архивов

До минования  надобности

Список учреждений, организаций, предприятий - источников комплектования архивного отдела (муниципального архива), муниципального архива. Изменения и дополнения к списку

Постоянно

Переписка с ЭПК Крымгосархива по  методическим вопросам экспертизы и комплектования

5 лет ЭПК,    ст. 21

Переписка с учреждениями, организациями, предприятиями по экспертизе ценности и комплектованию, организации работы ЭК/ЭМК  документов учреждений

5 лет ЭПК,    ст. 21

Графики утверждения описей, согласования номенклатуры дел и др. методических документов

5 лет,  ст. 292

Учетно-справочная картотека ЭК/ЭМК или журнал   регистрации документов, поступивших на ЭПК  

5 лет, ст. 258г

<*> Дела, создаваемые в деятельности ЭК, включаются в номенклатуру дел архивного отдела, архивного отдела (муниципального архива). В делопроизводстве ЭК находится из номенклатуры дел.

<**> Документы методического характера - постоянно.