ОБ ОБРАБОТКЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ В УПРАВЛЕНИИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ АРХИВНОЙ СЛУЖБЫ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ



ПРИКАЗ

УПРАВЛЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ АРХИВНОЙ СЛУЖБЫ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

от 09.08.2017 № 119-од

ОБ ОБРАБОТКЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ В УПРАВЛЕНИИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ АРХИВНОЙ СЛУЖБЫ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных", постановлением Правительства Российской Федерации от 21.03.2012 № 211 "Об утверждении перечня мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом "О персональных данных" и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, операторами, являющимися государственными или муниципальными органами", в целях организации работы с персональными данными в управлении государственной архивной службы Новосибирской области приказываю:

1. Утвердить прилагаемые:

1) Правила обработки персональных данных в управлении государственной архивной службы Новосибирской области;

2) Правила рассмотрения запросов субъектов персональных данных или их представителей в управлении государственной архивной службы Новосибирской области;

3) Правила осуществления внутреннего контроля соответствия обработки персональных данных требованиям к защите персональных данных, установленным Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных", принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и локальными актами управления государственной архивной службы Новосибирской области;

4) Правила работы с обезличенными данными в случае обезличивания персональных данных в управлении государственной архивной службы Новосибирской области;

5) Политику конфиденциальности для официального сайта управления государственной архивной службы Новосибирской области в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет";

6) Типовую форму согласия субъекта персональных данных на обработку персональных данных в управлении государственной архивной службы Новосибирской области;

7) Типовую форму разъяснения субъекту персональных данных юридических последствий отказа предоставить свои персональные данные;

8) Типовое обязательство государственного гражданского служащего (работника) управления государственной архивной службы Новосибирской области, непосредственно осуществляющего обработку персональных данных, в случае расторжения с ним служебного контракта (трудового договора) прекратить обработку персональных данных, ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей.

2. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Начальник управления

К.В. Захаров

Правила

обработки персональных данных в управлении государственной архивной службы Новосибирской области

(утв. приказом управления государственной архивной службы Новосибирской области от 9 августа 2017 г. № 119-од)

1. Настоящие Правила обработки персональных данных в управлении государственной архивной службы Новосибирской области (далее - Правила) разработаны в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Федеральный закон "О персональных данных"), постановлением Правительства Российской Федерации от 21.03.2012 № 211 "Об утверждении перечня мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом "О персональных данных" и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, операторами, являющимися государственными или муниципальными органами" и устанавливают процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в сфере персональных данных, а также определяющие для каждой цели обработки персональных данных содержание обрабатываемых персональных данных, категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются, сроки их обработки и хранения, порядок уничтожения при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований.

2. Обработка персональных данных в управлении государственной архивной службы Новосибирской области (далее - управление ГАС НСО) необходима для достижения следующих целей, предусмотренных законом, для осуществления и выполнения возложенных законодательством Российской Федерации и Новосибирской области на управление ГАС НСО функций, полномочий и обязанностей:

- реализации государственно-служебных отношений;

- реализации трудовых отношений (при замещении должностей, не являющихся должностями государственной гражданской службы Новосибирской области, и с руководителем подведомственного государственного учреждения);

- проведения конкурса на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Новосибирской области или на включение в кадровый резерв управления ГАС НСО для замещения вакантной должности государственной гражданской службы Новосибирской области;

- формирования кадрового резерва управления ГАС НСО;

- оформления и рассмотрения документов по вопросам награждения государственными наградами, наградами Новосибирской области, наградами и поощрениями Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области, Законодательного Собрания Новосибирской области, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Сибирском федеральном округе, Федерального архивного агентства, Научно-методического совета архивных учреждений Сибирского федерального округа, управления ГАСНСО;

- рассмотрения обращений;

- предоставления государственных услуг;

- осуществления регионального государственного контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации, законов и иных нормативных правовых актов Новосибирской области об архивном деле.

3. Содержание обрабатываемых персональных данных, категории субъектов персональных данных, персональные данные которых обрабатываются, сроки их обработки и хранения, порядок уничтожения при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований устанавливаются в соответствии с приложением к настоящим Правилам.

4. Обработка персональных данных осуществляется как с использованием средств автоматизации, так и без использования таких средств.

5. При обработке персональных данных в целях реализации возложенных на управление ГАС НСО государственных функций уполномоченные на обработку персональных данных должностные лица обязаны соблюдать следующие требования:

1) объем и характер обрабатываемых персональных данных, способы обработки персональных данных должны соответствовать целям обработки персональных данных;

2) защита персональных данных от неправомерного их использования или уничтожения обеспечивается в порядке, установленном нормативными правовыми актами Российской Федерации;

3) передача персональных данных третьим лицам не допускается без письменного согласия субъекта персональных данных, за исключением случаев, установленных федеральными законами;

4) обеспечение конфиденциальности персональных данных, за исключением случаев обезличивания персональных данных и в отношении общедоступных персональных данных;

5) хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить лицо, являющееся субъектом персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели их обработки. Персональные данные подлежат уничтожению по достижению цели обработки или в случае утраты необходимости в их достижении, если иное не установлено законодательством Российской Федерации. Факт уничтожения персональных данных оформляется соответствующим актом;

6) опубликование и распространение персональных данных допускается в случаях, установленных законодательством Российской Федерации.

6. В целях обеспечения защиты персональных данных субъекты персональных данных вправе:получать полную информацию о своих персональных данных и способе обработки этих данных;

1) осуществлять свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право получать копии любой записи, за исключением случаев, предусмотренных Федеральным законом "О персональных данных";

2) требовать внесения необходимых изменений, уничтожения или блокирования соответствующих персональных данных, которые являются неполными, устаревшими, недостоверными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки;

3) обжаловать в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, действия (бездействие) уполномоченных должностных лиц.

7. В целях выявления и предотвращения нарушений законодательства Российской Федерации в сфере персональных данных в управлении ГАС НСО осуществляется:

1) внутренний контроль соответствия обработки персональных данных требованиям к защите персональных данных, установленным Федеральным законом "О персональных данных", принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и локальными актами управления ГАС НСО;

2) проведение периодических проверок условий обработки персональных данных;

3) оценка вреда, который может быть причинен субъектам персональных данных, соотношение указанного вреда и принимаемых управлением ГАС НСО мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных в случае нарушения Федерального закона "О персональных данных";

4) ознакомление государственных гражданских служащих и работников управления ГАС НСО, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, с положениями законодательства Российской Федерации о персональных данных, в том числе с требованиями к защите персональных данных, документами, определяющими политику оператора в отношении обработки персональных данных, локальными актами управления ГАС НСО по вопросам обработки персональных данных, и (или) их обучение.

8. Обеспечение безопасности персональных данных достигается, в частности:

1) определением угроз безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных;

2) применением организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, необходимых для выполнения требований к защите персональных данных, исполнение которых обеспечивает установленные Правительством Российской Федерации уровни защищенности персональных данных;

3) применением средств защиты информации, прошедших в установленном порядке процедуру оценки соответствия;

4) оценкой эффективности принимаемых мер по обеспечению безопасности персональных данных до ввода в эксплуатацию информационной системы персональных данных;

5) учетом машинных носителей персональных данных;

6) обнаружением фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принятием мер;

7) восстановлением персональных данных, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним.

Приложение
к Правилам обработки персональных данных
в управлении государственной архивной
службы Новосибирской области

Содержание обрабатываемых персональных данных, категории субъектов персональных данных, персональные данные которых обрабатываются в управлении государственной архивной службы Новосибирской области, сроки их обработки и хранения, порядок уничтожения

№

п/п

Цели обработки персональных данных

Содержание обрабатываемых персональных данных

Категории субъектов персональных данных

Сроки обработки и хранения персональных данных

Порядок уничтожения персональных данных при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований

1.

Реализация государственно-служебных отношений

1) фамилия, имя, отчество (при наличии)

(в том числе прежние фамилии, имена и (или) отчества (при их наличии) в случае их изменения, сведения о том, когда, где и по какой причине они изменялись);

2) личная фотография;

3) число, месяц, год и место рождения;

4) сведения о гражданстве (в том числе об имевшихся ранее (прежних) гражданствах);

5) вид, серия, номер документа, удостоверяющего личность, наименование и код подразделения (при наличии) органа, выдавшего его, дата выдачи;

6) адрес и дата регистрации (снятия с регистрационного учета) по месту жительства (месту пребывания);

7) адрес фактического проживания (места нахождения);

8) номер телефона (служебного, мобильного, домашнего), сведения о других способах связи, в том числе об адресе электронной почты;

9) реквизиты страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

10) идентификационный номер налогоплательщика;

11) реквизиты страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования,

содержащиеся в нем сведения;

12) сведения о состоянии здоровья;

13) сведения о государственной регистрации актов гражданского состояния;

14) сведения о семейном положении, составе семьи и близких родственниках (отце, матери, братьях, сестрах и детях), а также муже (жене), в том числе бывших);

15) сведения об образовании, в том числе о послевузовском профессиональном образовании и дополнительном профессиональном образовании (когда и какие организации, осуществляющие образовательную деятельность, окончил, их наименование, реквизиты документов об образовании, направление подготовки, квалификация и специальность по документам об образовании);

16) сведения об ученой степени, ученом звании;

17) сведения о владении иностранными языками, степень владения;

18) сведения об отношении к воинской обязанности, реквизиты документов воинского учета, а также сведения, содержащиеся в документах воинского учета;

19) сведения о трудовой деятельности (включая сведения, содержащиеся в трудовой книжке и вкладыше к ней, сведения о периодах учебы в организациях, осуществляющих образовательную деятельность, военной службы, работы по совместительству, предпринимательской деятельности и т.п.);

20) сведения о классном чине федеральной гражданской службы, гражданской службы субъекта Российской Федерации, правоохранительной службы, дипломатическом ранге, воинском или специальном звании, квалификационном разряде государственной службы, квалификационном разряде или классном чине муниципальной службы (кем и когда присвоены);

21) сведения о наличии либо отсутствии судимости;

22) сведения о допуске к государственной тайне (форма, номер и дата оформления);

государственные гражданские служащие управления ГАС НСО

50 лет после увольнения с проведением экспертизы ценности (в случае включения в состав Архивного фонда Новосибирской области - постоянно)

при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований персональные данные подлежат уничтожению в следующем порядке: документы, содержащие персональные данные, по истечении срока хранения подлежат экспертизе ценности; в случае, если по результатам экспертизы ценности вышеуказанные документы не выделены для включения в состав Архивного фонда Новосибирской области, они подлежат уничтожению, о чем составляется акт;

уничтожение персональных данных в электронном виде производится уполномоченными лицами с использованием штатных средств программного обеспечения, осуществляющего их обработку

2.

Реализация трудовых отношений при замещении должностей, не являющихся должностями государственной гражданской службы Новосибирской области

1) фамилия, имя, отчество (при наличии)

(в том числе прежние фамилии, имена и (или) отчества (при их наличии) в случае их изменения, сведения о том, когда, где и по какой причине они изменялись);

2) личная фотография;

3) число, месяц, год и место рождения;

4) сведения о гражданстве (в том числе об имевшихся ранее (прежних) гражданствах);

5) вид, серия, номер документа, удостоверяющего личность, наименование и код подразделения (при наличии) органа, выдавшего его, дата выдачи;

6) адрес и дата регистрации (снятия с регистрационного учета) по месту жительства (месту пребывания);

7) адрес фактического проживания (места нахождения);

8) номер телефона (служебного, мобильного, домашнего), сведения о других способах связи, в том числе об адресе электронной почты;

9) реквизиты страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

10) идентификационный номер налогоплательщика;

11) сведения о государственной регистрации актов гражданского состояния;

12) сведения о семейном положении, составе семьи и близких родственниках (отце, матери, братьях, сестрах и детях), а также муже (жене), в том числе бывших);

13) сведения об образовании, в том числе о послевузовском профессиональном образовании и дополнительном профессиональном образовании (когда и какие организации, осуществляющие образовательную деятельность, окончил, их наименование, реквизиты документов об образовании, направление подготовки, квалификация и специальность по документам об образовании);

14) сведения об ученой степени, ученом звании;

15) сведения о владении иностранными языками, степень владения;

16) сведения об отношении к воинской обязанности, реквизиты документов воинского учета, а также сведения, содержащиеся в документах воинского учета;

17) сведения о трудовой деятельности (включая сведения, содержащиеся в трудовой книжке и вкладыше к ней, сведения о периодах учебы в организациях, осуществляющих образовательную деятельность, военной службы, работы по совместительству, предпринимательской деятельности и т.п.);

18) сведения о классном чине федеральной гражданской службы, гражданской службы субъекта Российской Федерации, правоохранительной службы, дипломатическом ранге, воинском или специальном звании, квалификационном разряде государственной службы, квалификационном разряде или классном чине муниципальной службы (кем и когда присвоены);

19) сведения о наличии либо отсутствии судимости;

20) сведения о допуске к государственной тайне (форма, номер и дата оформления);

21) сведения о пребывании за границей;

22) сведения о наличии заграничного паспорта и его данные (серия, номер, кем и когда выдан);

23) сведения о государственных наградах, иных наградах и знаках отличия (в том числе кем и когда награжден), о применении иных видов поощрений, привлечении к дисциплинарной и (или) иным видам юридической ответственности;

24) сведения, содержащиеся в трудовом договоре, дополнительных соглашениях к трудовому договору;

25) сведения о работе в управлении ГАС НСО, в том числе: дата и основания приема, перевода, перемещения, увольнения, наименование замещаемых должностей с указанием структурных подразделений, сведения о заработной плате (размере оклада, ежемесячных и иных дополнительных выплат), об отпусках;

26) сведения о банках и (или) кредитных организациях, с которыми субъект персональных данных состоит в правоотношениях, в том числе их наименования, реквизиты, номер банковского счета;

27) сведения о включении в кадровый резерв, об исключении из кадрового резерва;

28) сведения о состоянии здоровья;

29) сведения о государственных и иных льготах (гарантиях, компенсациях, пособиях) на которые субъект персональных данных имеет право в соответствии с законодательством

работники управления ГАС НСО (лица, замещающие в управлении ГАС НСО должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы Новосибирской области)

50 лет после увольнения с проведением экспертизы ценности (в случае включения в состав Архивного фонда Новосибирской области - постоянно)

при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований персональные данные подлежат уничтожению в следующем порядке: документы, содержащие персональные данные, по истечении срока хранения подлежат экспертизе ценности; в случае, если по результатам экспертизы ценности вышеуказанные документы не выделены для включения в состав Архивного фонда Новосибирской области, они подлежат уничтожению, о чем составляется акт; уничтожение персональных данных в электронном виде производится уполномоченными лицами с использованием штатных средств программного обеспечения, осуществляющего их обработку

3.

Реализация трудовых отношений с руководителем подведомственного государственного учреждения

1) фамилия, имя, отчество (при наличии)

(в том числе прежние фамилии, имена и (или) отчества (при их наличии) в случае их изменения, сведения о том, когда, где и по какой причине они изменялись);

2) личная фотография;

3) число, месяц, год и место рождения;

4) сведения о гражданстве (в том числе об имевшихся ранее (прежних) гражданствах);

5) вид, серия, номер документа, удостоверяющего личность, наименование и код подразделения (при наличии) органа, выдавшего его, дата выдачи;

6) адрес и дата регистрации (снятия с регистрационного учета) по месту жительства (месту пребывания);

7) адрес фактического проживания (места нахождения);

8) номер телефона (служебного, мобильного, домашнего), сведения о других способах связи, в том числе об адресе электронной почты;

9) реквизиты страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

10) идентификационный номер налогоплательщика;

11) сведения о государственной регистрации актов гражданского состояния;

12) сведения о семейном положении, составе семьи и близких родственниках (отце, матери, братьях, сестрах и детях), а также муже (жене), в том числе бывших);

13) сведения об образовании, в том числе о послевузовском профессиональном образовании и дополнительном профессиональном образовании (когда и какие организации, осуществляющие образовательную деятельность, окончил, их наименование, реквизиты документов об образовании, направление подготовки, квалификация и специальность по документам об образовании);

14) сведения об ученой степени, ученом звании;

15) сведения о владении иностранными языками, степень владения;

16) сведения об отношении к воинской обязанности;

17) сведения о трудовой деятельности (включая сведения, содержащиеся в трудовой книжке и вкладыше к ней, сведения о периодах учебы в организациях, осуществляющих образовательную деятельность, военной службы, работы по совместительству, предпринимательской деятельности и т.п.);

18) сведения о классном чине федеральной гражданской службы, гражданской службы субъекта Российской Федерации, правоохранительной службы, дипломатическом ранге, воинском или специальном звании, квалификационном разряде государственной службы, квалификационном разряде или классном чине муниципальной службы (кем и когда присвоены);

19) сведения о наличии либо отсутствии судимости;

20) сведения о допуске к государственной тайне (форма, номер и дата оформления);

21) сведения о пребывании за границей;

22) сведения о наличии заграничного паспорта и его данные (серия, номер, кем и когда выдан);

23) сведения о государственных наградах, иных наградах и знаках отличия (в том числе кем и когда награжден), о применении иных видов поощрений, привлечении к дисциплинарной и (или) иным видам юридической ответственности;

24) сведения, содержащиеся в трудовом договоре, дополнительных соглашениях к трудовому договору;

25) сведения о работе в подведомственном государственном учреждении, в том числе: дата и основания приема, увольнения, сведения о заработной плате (размере оклада, ежемесячных и иных дополнительных выплат), об отпусках;

26) сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера субъекта персональных данных и членов его семьи;

27) сведения о включении в кадровый резерв, об исключении из кадрового резерва;

28) сведения о состоянии здоровья;

29) сведения о государственных и иных льготах (гарантиях, компенсациях, пособиях) на которые субъект персональных данных имеет право в соответствии с законодательством

руководитель подведомственного государственного учреждения

50 лет после увольнения с проведением экспертизы ценности (в случае включения в состав Архивного фонда Новосибирской области - постоянно)

при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований персональные данные подлежат уничтожению в следующем порядке: документы, содержащие персональные данные, по истечении срока хранения подлежат экспертизе ценности; в случае, если по результатам экспертизы ценности вышеуказанные документы не выделены для включения в состав Архивного фонда Новосибирской области, они подлежат уничтожению, о чем составляется акт; уничтожение персональных данных в электронном виде производится уполномоченными лицами с использованием штатных средств программного обеспечения, осуществляющего их обработку

4.

Проведение конкурса на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Новосибирской области или на включение в кадровый резерв управления ГАС НСО для замещения вакантной должности государственной гражданской службы Новосибирской области

1) фамилия, имя, отчество (при наличии)

(в том числе прежние фамилии, имена и (или) отчества (при их наличии) в случае их изменения, сведения о том, когда, где и по какой причине они изменялись);

2) личная фотография;

3) число, месяц, год и место рождения;

4) сведения о гражданстве (в том числе об имевшихся ранее (прежних) гражданствах);

5) вид, серия, номер документа, удостоверяющего личность, наименование и код подразделения (при наличии) органа, выдавшего его, дата выдачи;

6) адрес и дата регистрации (снятия с регистрационного учета) по месту жительства (месту пребывания);

7) адрес фактического проживания (места нахождения);

8) номер телефона (служебного, мобильного, домашнего), сведения о других способах связи, в том числе об адресе электронной почты;

9) реквизиты страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

10) идентификационный номер налогоплательщика;

11) сведения о состоянии здоровья;

12) сведения о государственной регистрации актов гражданского состояния;

13) сведения о семейном положении, составе семьи и близких родственниках (отце, матери, братьях, сестрах и детях), а также муже (жене), в том числе бывших);

14) сведения об образовании, в том числе о послевузовском профессиональном образовании и дополнительном профессиональном образовании (когда и какие организации, осуществляющие образовательную деятельность, окончил, их наименование, реквизиты документов об образовании, направление подготовки, квалификация и специальность по документам об образовании);

15) сведения об ученой степени, ученом звании;

16) сведения о владении иностранными языками, степень владения;

17) сведения об отношении к воинской обязанности;

18) сведения о трудовой деятельности (включая сведения, содержащиеся в трудовой книжке и вкладыше к ней, сведения о периодах учебы в организациях, осуществляющих образовательную деятельность, военной службы, работы по совместительству, предпринимательской деятельности и т.п.);

19) сведения о классном чине федеральной гражданской службы, гражданской службы субъекта Российской Федерации, правоохранительной службы, дипломатическом ранге, воинском или специальном звании, квалификационном разряде государственной службы, квалификационном разряде или классном чине муниципальной службы (кем и когда присвоены);

20) сведения о наличии либо отсутствии судимости;

21) сведения о допуске к государственной тайне (форма, номер и дата оформления);

22) сведения о пребывании за границей;

23) сведения о наличии заграничного паспорта и его данные (серия, номер, кем и когда выдан);

24) сведения о государственных наградах, иных наградах и знаках отличия (в том числе кем и когда награжден), о применении иных видов поощрений;

25) сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера субъекта персональных данных и членов его семьи;

26) сведения об адресах сайтов и (или) страниц сайтов в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", на которых субъект персональных данных размещал общедоступную информацию, а также данные, позволяющие его идентифицировать

граждане Российской Федерации

3 года после проведения конкурса

при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований персональные данные подлежат уничтожению в следующем порядке: по истечении срока хранения документы, содержащие персональные данные, подлежат уничтожению, о чем составляется акт; уничтожение персональных данных в электронном виде производится уполномоченными лицами с использованием штатных средств программного обеспечения, осуществляющего их обработку

5.

Формирование кадрового резерва управления ГАС НСО

1) фамилия, имя, отчество (при наличии);

2) личная фотография;

3) число, месяц, год и место рождения;

4) номер телефона (служебного, мобильного, домашнего), сведения о других способах связи, в том числе об адресе электронной почты;

5) сведения об образовании, в том числе о послевузовском профессиональном образовании и дополнительном профессиональном образовании (когда и какие организации, осуществляющие образовательную деятельность, окончил, их наименование, реквизиты документов об образовании, направление подготовки, квалификация и специальность по документам об образовании);

6) сведения об ученой степени, ученом звании;

7) сведения о семейном положении;

8) сведения о трудовой деятельности (включая сведения, содержащиеся в трудовой книжке и вкладыше к ней, сведения о периодах учебы в организациях, осуществляющих образовательную деятельность, военной службы, работы по совместительству, предпринимательской деятельности и т.п.);

9) сведения о классном чине федеральной гражданской службы, гражданской службы субъекта Российской Федерации, правоохранительной службы, дипломатическом ранге, воинском или специальном звании, квалификационном разряде государственной службы, квалификационном разряде или классном чине муниципальной службы (кем и когда присвоены);

10) сведения о государственных наградах, иных наградах и знаках отличия (в том числе кем и когда награжден), о применении иных видов поощрений;

11) сведения о включении в кадровый резерв, об исключении из кадрового резерва (основание, наименование, дата, номер соответствующего правового акта);

12) сведения о группе должностей государственной гражданской службы Новосибирской области, для замещения которой субъект персональных данных включен в кадровый резерв;

13) сведения о назначении на должность государственной гражданской службы Новосибирской области

граждане Российской Федерации

5 лет с момента включения в кадровый резерв с проведением экспертизы ценности

при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований персональные данные подлежат уничтожению в следующем порядке: документы, содержащие персональные данные, по истечении срока хранения подлежат экспертизе ценности: в случае, если по результатам экспертизы ценности вышеуказанные документы не выделены для включения в состав Архивного фонда Новосибирской области, они подлежат уничтожению, о чем составляется акт; уничтожение персональных данных в электронном виде производится уполномоченными лицами с использованием штатных средств программного обеспечения, осуществляющего их обработку

6.

Оформление и рассмотрение документов по вопросам награждения государственными наградами, наградами Новосибирской области, наградами и поощрениями Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области, Законодательного Собрания Новосибирской области, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Сибирском федеральном округе, Федерального архивного агентства, Научно-методического совета архивных учреждений Сибирского федерального округа, управления ГАС НСО

1) фамилия, имя, отчество (при наличии);

2) число, месяц, год и место рождения;

3) вид, серия, номер документа, удостоверяющего личность, наименование и код подразделения (при наличии) органа, выдавшего его, дата выдачи;

4) адрес места жительства (места пребывания) и/или фактического проживания (места нахождения);

5) сведения об образовании, в том числе о послевузовском профессиональном образовании и дополнительном профессиональном образовании (когда и какие организации, осуществляющие образовательную деятельность, окончил, их наименование, реквизиты документов об образовании, направление подготовки, квалификация и специальность по документам об образовании);

6) сведения о трудовой деятельности (включая сведения, содержащиеся в трудовой книжке и вкладыше к ней, сведения о периодах учебы в организациях, осуществляющих образовательную деятельность, военной службы, работы по совместительству, предпринимательской деятельности и т.п.);

7) сведения об ученой степени, ученом звании;

8) сведения о государственных наградах, иных наградах и знаках отличия (в том числе кем и когда награжден), о применении иных видов поощрений

1) государственные гражданские служащие и работники управления ГАС НСО;

2) граждане Российской Федерации

постоянно - при награждении наградами и поощрениями Федерального архивного агентства, Научно-методического совета архивных учреждений Сибирского федерального округа и управления ГАС НСО;

50 лет с момента награждения с проведением экспертизы ценности - в остальных случаях

при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований персональные данные подлежат уничтожению в следующем порядке: документы, содержащие персональные данные, по истечении срока хранения подлежат экспертизе ценности; в случае, если по результатам экспертизы ценности вышеуказанные документы не выделены для включения в состав Архивного фонда Новосибирской области, они подлежат уничтожению, о чем составляется акт; уничтожение персональных данных в электронном виде производится уполномоченными лицами с использованием штатных средств программного обеспечения, осуществляющего их обработку

7.

Рассмотрение

обращений

1) фамилия, имя, отчество (при наличии);

2) число, месяц, год рождения;

3) вид, серия, номер документа, удостоверяющего личность, наименование и код подразделения (при наличии) органа, выдавшего его, дата выдачи;

4) адрес места жительства (места пребывания) и/или фактического проживания (места нахождения);

5) номер телефона (служебного, мобильного, домашнего), сведения о других способах связи, в том числе об адресе электронной почты;

6) сведения о государственной регистрации актов гражданского состояния;

7) сведения об образовании, в том числе о послевузовском профессиональном образовании и дополнительном профессиональном образовании (когда и какие организации, осуществляющие образовательную деятельность, окончил, их наименование, реквизиты документов об образовании, направление подготовки, квалификация и специальность по документам об образовании);

8) сведения о трудовой деятельности;

9) сведения о размере заработной платы;

10) сведения о государственных наградах, иных наградах и знаках отличия (в том числе кем и когда награжден), о применении иных видов поощрений;

11) сведения о семейном положении, составе семьи и родственниках;

12) сведения об усыновлении (удочерении), установлении опеки или попечительства;

13) сведения о наличии либо отсутствии судимости;

14) сведения об имущественных правах (выделении земельных участков, приватизации жилья, выдаче ордеров и т.п.);

15) сведения о государственных и иных льготах (гарантиях, компенсациях, пособиях) на которые субъект персональных данных имеет право в соответствии с законодательством

1) граждане Российской Федерации;

2) иностранные граждане;

3) лица без гражданства

5 лет с момента рассмотрения обращения с проведением экспертизы ценности

при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований персональные данные подлежат уничтожению в следующем порядке: документы, содержащие персональные данные, по истечении срока хранения подлежат экспертизе ценности; в случае, если по результатам экспертизы ценности вышеуказанные документы не выделены для включения в состав Архивного фонда Новосибирской области, они подлежат уничтожению, о чем составляется акт; уничтожение персональных данных в электронном виде производится уполномоченными лицами с использованием штатных средств программного обеспечения, осуществляющего их обработку

8.

Предоставление государственных услуг

1) фамилия, имя, отчество (при наличии)

(в том числе прежние фамилии, имена и (или) отчества (при их наличии) в случае их изменения, сведения о том, когда, где и по какой причине они изменялись);

2) число, месяц, год рождения;

3) вид, серия, номер документа, удостоверяющего личность, наименование и код подразделения (при наличии) органа, выдавшего его, дата выдачи;

4) адрес места жительства (места пребывания) и/или фактического проживания (места нахождения);

5) номер телефона (служебного, мобильного, домашнего), сведения о других способах связи, в том числе об адресе электронной почты;

6) сведения о государственной регистрации актов гражданского состояния;

7) сведения об образовании, в том числе о послевузовском профессиональном образовании и дополнительном профессиональном образовании (когда и какие организации, осуществляющие образовательную деятельность, окончил, их наименование, реквизиты документов об образовании, направление подготовки, квалификация и специальность по документам об образовании);

8) сведения об ученой степени, ученом звании;

9) сведения о трудовой деятельности;

10) сведения о размере заработной платы;

11) сведения о государственных наградах, иных наградах и знаках отличия (в том числе кем и когда награжден), о применении иных видов поощрений;

12) сведения о семейном положении, составе семьи и родственниках;

13) сведения об усыновлении (удочерении), установлении опеки или попечительства;

14) сведения о наличии либо отсутствии судимости;

15) сведения об имущественных правах (выделении земельных участков, приватизации жилья, выдаче ордеров и т.п.);

16) сведения о государственных и иных льготах (гарантиях, компенсациях, пособиях) на которые субъект персональных данных имеет право в соответствии с законодательством

1) граждане Российской Федерации;

2) иностранные граждане;

3) лица без гражданства

5 лет с момента предоставления государственной услуги с проведением экспертизы

при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований персональные данные подлежат уничтожению в следующем порядке: документы, содержащие персональные данные, по истечении срока хранения подлежат экспертизе ценности; в случае, если по результатам экспертизы ценности вышеуказанные документы не выделены для включения в состав Архивного фонда Новосибирской области, они подлежат уничтожению, о чем составляется акт; уничтожение персональных данных в электронном виде производится уполномоченными лицами с использованием штатных средств программного обеспечения, осуществляющего их обработку

9.

Осуществление регионального государственного контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации, законов и иных нормативных правовых актов Новосибирской области об архивном деле

1) фамилия, имя, отчество (при наличии);

2) номер телефона (служебного, мобильного, домашнего), сведения о других способах связи, в том числе об адресе электронной почты;

3) сведения о трудовой деятельности (место работы, занимаемая должность);

4) сведения о размере заработной платы (иного заработка);

дополнительно при составлении протоколов об административных правонарушениях:

5) число, месяц, год и место рождения;

6) вид, серия, номер документа, удостоверяющего личность, наименование и код подразделения (при наличии) органа, выдавшего его, дата выдачи;

7) адрес места жительства (места пребывания) и/или фактического проживания (места нахождения);

8) сведения о семейном положении и количестве лиц, находящихся на иждивении;

9) сведения о привлечении к административной ответственности

1) граждане Российской Федерации;

2) иностранные граждане

5 лет после вынесения решения

при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований персональные данные подлежат уничтожению в следующем порядке: по истечении срока хранения документы, содержащие персональные данные, подлежат уничтожению, о чем составляется акт; уничтожение персональных данных в электронном виде производится уполномоченными лицами с использованием штатных средств программного обеспечения, осуществляющего их обработку

Правила

рассмотрения запросов субъектов персональных данных или их представителей в управлении государственной архивной службы Новосибирской области
(утв. приказом управления государственной архивной службы Новосибирской области от 9 августа 2017 г. № 119-од)

1. Субъекты персональных данных (государственные гражданские служащие и работники управления государственной архивной службы Новосибирской области (далее - управление ГАС НСО), граждане Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства) имеют право на получение информации, касающейся обработки их персональных данных, в том числе содержащей:

1) подтверждение факта обработки персональных данных управлением ГАС НСО;

2) правовые основания и цели обработки персональных данных;

3) цели и применяемые управлением ГАС НСО способы обработки персональных данных;

4) наименование и место нахождения управления ГАС НСО, сведения о лицах (за исключением государственных гражданских служащих и работников управления ГАС НСО), которые имеют доступ к персональным данным или которым могут быть раскрыты персональные данные на основании договора с управлением ГАС НСО или на основании федерального закона;

5) обрабатываемые персональные данные, относящиеся к соответствующему субъекту персональных данных, источник их получения, если иной порядок представления таких данных не предусмотрен федеральным законом;

6) сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;

7) порядок осуществления субъектом персональных данных прав, предусмотренных Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных";

8) наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению управления ГАС НСО, если обработка поручена или будет поручена такому лицу;

9) иные сведения, предусмотренные Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных" или другими федеральными законами.

2. Субъект персональных данных вправе требовать от управления ГАС НСО уточнения его персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав.

3. Сведения, указанные в пункте 1 настоящих Правил, должны быть предоставлены субъекту персональных данных управлением ГАС НСО в доступной форме и в них не должны содержаться персональные данные, относящиеся к другим субъектам персональных данных, за исключением случаев, если имеются законные основания для раскрытия таких персональных данных.

4. Сведения, указанные в пункте 1 настоящих Правил, предоставляются субъекту персональных данных или его представителю уполномоченным должностным лицом управления ГАС НСО, осуществляющим обработку персональных данных, при обращении либо при получении запроса субъекта персональных данных или его представителя.

Запрос должен содержать номер основного документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных или его представителя, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе, сведения, подтверждающие участие субъекта персональных данных в отношениях с управлением ГАС НСО, либо сведения, иным образом подтверждающие факт обработки персональных данных управлением ГАС НСО, подпись субъекта персональных данных или его представителя.

Запрос может быть направлен в форме электронного документа и подписан электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5. В случае, если сведения, указанные в пункте 1 настоящих Правил, а также обрабатываемые персональные данные были предоставлены для ознакомления субъекту персональных данных по его запросу, субъект персональных данных вправе обратиться повторно в управление ГАС НСО или направить повторный запрос в целях получения указанных сведений и ознакомления с такими персональными данными не ранее чем через тридцать дней после первоначального обращения или направления первоначального запроса, если более короткий срок не установлен федеральным законом, принятым в соответствии с ним нормативным правовым актом или договором, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных.

6. Субъект персональных данных вправе обратиться повторно в управление ГАС НСО или направить повторный запрос в целях получения сведений, указанных в пункте 1 настоящих Правил, а также в целях ознакомления с обрабатываемыми персональными данными до истечения срока, указанного в пункте 5 настоящих Правил, в случае, если такие сведения и (или) обрабатываемые персональные данные не были предоставлены ему для ознакомления в полном объеме по результатам рассмотрения первоначального обращения. Повторный запрос наряду со сведениями, указанными в пункте 4 настоящих Правил, должен содержать обоснование направления повторного запроса.

7. Управление ГАС НСО вправе отказать субъекту персональных данных в выполнении повторного запроса, не соответствующего условиям, предусмотренным пунктами 5 и 6 настоящих Правил. Такой отказ должен быть мотивированным.

8. Право субъекта персональных данных на доступ к его персональным данным может быть ограничено в соответствии с федеральными законами, в том числе, если доступ субъекта персональных данных к его персональным данным нарушает права и законные интересы третьих лиц.

9. Обязанности управления ГАС НСО при обращении либо при получении запроса субъекта персональных данных или его представителя:

1) сообщить субъекту персональных данных или его представителю в порядке, предусмотренном настоящими Правилами, информацию о наличии персональных данных, относящихся к соответствующему субъекту персональных данных, а также предоставить субъекту персональных данных или его представителю возможность ознакомления с этими персональными данными при обращении либо в течение тридцати дней с даты получения запроса;

2) дать в письменной форме мотивированный ответ, содержащий ссылку на положение части 8 статьи 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных" или иного федерального закона, являющееся основанием для такого отказа, в срок, не превышающий тридцати дней со дня обращения субъекта персональных данных или его представителя либо с даты получения запроса, в случае наличия оснований для отказа в предоставлении информации о наличии персональных данных о соответствующем субъекте персональных данных или персональных данных субъекту персональных данных или его представителю при их обращении либо при получении запроса;

3) предоставить субъекту персональных данных или его представителю возможность безвозмездно ознакомиться с персональными данными, относящимися к этому субъекту персональных данных;

4) внести необходимые изменения в персональные данные субъекта персональных данных в срок, не превышающий семи рабочих дней со дня предоставления субъектом персональных данных или его представителем сведений, подтверждающих, что персональные данные являются неполными, неточными или устаревшими;

5) уничтожить персональные данные субъекта персональных данных в срок, не превышающий семи рабочих дней со дня представления им или его представителем сведений, подтверждающих, что персональные данные субъекта персональных данных являются незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки;

6) уведомить субъекта персональных данных или его представителя о внесенных изменениях и предпринятых мерах и принять разумные меры для уведомления третьих лиц, которым персональные данные этого субъекта были переданы.

Правила

осуществления внутреннего контроля соответствия обработки персональных данных требованиям к защите персональных данных, установленным Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных", принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и локальными актами управления государственной архивной службы Новосибирской области

1. Настоящие Правила осуществления внутреннего контроля соответствия обработки персональных данных требованиям к защите персональных данных, установленным Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных", принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и локальными актами управления государственной архивной службы Новосибирской области, определяют процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в сфере обработки персональных данных, основания, порядок, формы и методы проведения в управлении государственной архивной службы Новосибирской области (далее - управление ГАС НСО) внутреннего контроля соответствия обработки персональных данных требованиям к защите персональных данных.

2. Внутренний контроль соответствия обработки персональных данных требованиям к защите персональных данных в управлении ГАС НСО осуществляется посредством проведения периодических проверок условий обработки персональных данных на предмет соответствия требованиям Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных" и принятых в соответствии с ним нормативных правовых актов, локальным актов управления ГАС НСО (далее - проверки).

3. Проверки проводятся на основании утвержденного начальником управления ГАС НСО ежегодного плана осуществления внутреннего контроля соответствия обработки персональных данных установленным требованиям (плановые проверки) или на основании поступившего в управление ГАС НСО письменного обращения субъекта персональных данных или его представителя о нарушении порядка обработки персональных данных (внеплановые проверки).

В плане по каждой проверке устанавливается объект внутреннего контроля, проверяемый период, срок проведения проверки, ответственные исполнители.

Проведение внеплановой проверки организуется в течение трех дней с момента поступления обращения.

4. Проверки проводятся комиссией, образуемой приказом управления ГАС НСО, либо должностным лицом, ответственным за организацию обработки персональных данных в управлении ГАС НСО (далее - комиссия (должностное лицо)).

5. В проведении проверки не может участвовать государственный гражданский служащий или работник управления Г АС НСО, прямо или косвенно заинтересованный в ее результатах.

6. При проведении проверки комиссией (должностным лицом) должны быть полностью, объективно и всесторонне рассмотрены следующие вопросы:

1) порядок и условия применения организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке;

2) порядок и условия применения средств защиты информации;

3) эффективность принимаемых мер по обеспечению безопасности персональных данных до ввода в эксплуатацию информационной системы персональных данных;

4) состояние учета машинных носителей персональных данных;

5) соблюдение правил обработки персональных данных в управлении ГАС НСО;

6) наличие (отсутствие) фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принятие необходимых мер;

7) мероприятия по восстановлению персональных данных, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним;

8) осуществление мероприятий по обеспечению целостности персональных данных.

7. Члены комиссии (должностное лицо), получившие доступ к персональным данным субъектов персональных данных в ходе проведения проверки, обеспечивают конфиденциальность персональных данных субъектов персональных данных, не раскрывают третьим лицам и не распространяют персональные данные без согласия субъекта персональных данных.

8. Члены комиссии (должностное лицо) при проведении проверки имеют право:

1) запрашивать у государственных гражданских служащих, работников управления ГАС НСО информацию по вопросам проверки;

2) требовать от лиц, осуществляющих обработку персональных данных, уточнения, блокирования или уничтожения неполных, устаревших, неточных, незаконно полученных или не являющихся необходимыми для заявленной цели обработки персональных данных;

3) принимать меры по приостановлению или прекращению обработки персональных данных, осуществляемой с нарушением требований законодательства Российской Федерации;

4) вносить начальнику управления ГАС НСО предложения о совершенствовании правового, технического и организационного регулирования обеспечения безопасности персональных данных при их обработке;

5) вносить начальнику управления ГАС НСО предложения о привлечении к дисциплинарной ответственности лиц, виновных в нарушении требований законодательства Российской Федерации об обработке персональных данных.

9. Срок проведения проверки не может превышать двадцать дней со дня принятия решения о ее проведении.

10. По результатам проведенной проверки комиссией (должностным лицом) составляется акт проверки, в котором указываются обстоятельства, установленные при проведении проверки, сведения о нарушении требований законодательства Российской Федерации об обработке персональных данных и меры, необходимые для их устранения.

11. В случае проведения внеплановой проверки на основании письменного обращения субъекта персональных данных или его представителя, заявителю в течение трех дней со дня окончания проверки комиссия (должностное лицо) готовит письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

Правила

работы с обезличенными данными в случае обезличивания персональных данных в управлении государственной архивной службы Новосибирской области
(утв. приказом управления государственной архивной службы Новосибирской области от 9 августа 2017 г. № 119-од)

1. Настоящие Правила работы с обезличенными данными в случае обезличивания персональных данных в управлении государственной архивной службы Новосибирской области определяют порядок работы с обезличенными данными в управлении государственной архивной службы Новосибирской области (далее - управление ГАС НСО).

2. Обрабатываемые персональные данные подлежат обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом.

3. Обезличенные персональные данные конфиденциальны и не подлежат разглашению.

4. В управлении ГАС НСО применяются следующие способы обезличивания:

1) уменьшение перечня обрабатываемых сведений;

2) замена части сведений идентификаторами;

3) обобщение;

4) понижение точности некоторых сведений;

5) деление сведений на части и обработка в разных информационных системах;

6) другие способы.

5. Обезличенные персональные данные могут обрабатываться с использованием и без использования средств автоматизации.

6. При обработке обезличенных персональных данных с использованием средств автоматизации необходимо соблюдение:

1) парольной защиты средств автоматизации;

2) антивирусной защиты средств автоматизации;

3) идентификации пользователей в локальной сети;

4) правил работы со съемными носителями (в случае их использования);

5) правил резервного копирования;

6) порядка доступа в помещения, где расположены информационные системы персональных данных, в целях исключения несанкционированного, в том числе случайного, доступа к обезличенным персональным данным, результатом которого могут стать уничтожение, изменение, блокирование, копирование, предоставление, распространение обезличенных персональных данных, а также иные неправомерные действия в отношении обезличенных персональных данных.

7. При обработке обезличенных персональных данных без использования средств автоматизации необходимо соблюдение:

1) правил хранения бумажных носителей;

2) порядка доступа к обезличенным персональным данным и в помещения, где они хранятся, в целях исключения несанкционированного, в том числе случайного, доступа к обезличенным персональным данным, результатом которого могут стать уничтожение, изменение, блокирование, копирование, предоставление, распространение обезличенных персональных данных, а также иные неправомерные действия в отношении обезличенных персональных данных.

8. Обезличивание персональных данных осуществляют государственные гражданские служащие и работники управления ГАС НСО, ответственные за проведение мероприятий по обезличиванию обрабатываемых персональных данных.

Политика конфиденциальности для официального сайта управления государственной архивной службы Новосибирской области в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет"

(утв. приказом управления государственной архивной службы Новосибирской области от 9 августа 2017 г. № 119-од)

1. Общие положения.

1.1. Настоящая Политика конфиденциальности для официального сайта управления государственной архивной службы Новосибирской области в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" (далее - Политика) действует в отношении всей информации, размещенной на официальном сайте управления государственной архивной службы Новосибирской области в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" по адресу: http://www.archives.№so.ru/ (далее - сайт управления ГАС НСО), которую управление государственной архивной службы Новосибирской области (далее - управление ГАС НСО), посетители, администраторы или другие пользователи сайта управления ГАС НСО могут получить о Пользователе во время использования сайта управления ГАС НСО, а также в результате обработки обращения Пользователя, поданного в форме электронного документа посредством заполнения формы на сайте управления ГАС НСО.

1.2. Использование сайта управления ГАС НСО означает безоговорочное согласие Пользователя с настоящей Политикой и указанными в ней условиями обработки его персональных данных; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования сайта управления ГАС НСО.

1.3. Основные понятия, используемые для целей Политики:

1) персональные данные - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);

2) оператор - управление ГАС НСО, осуществляющее обработку персональных данных, определяющее цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными, а также осуществляющее администрирование и информационное сопровождение сайта управления ГАС НСО;

3) Пользователь - посетитель сайта управления ГАС НСО, выполняющий определенные действия:

- просмотр страниц сайта управления ГАС НСО;

- подачу обращения в форме электронного документа посредством заполнения формы на сайте управления ГАС НСО;IP-адрес - уникальный сетевой адрес узла в компьютерной сети или сети Интернет, построенной по межсетевому протоколу I№ter№et Protocol (IP);

4) cookie - данные, отправляемые веб-сервером и хранимые на компьютере Пользователя;

5) браузер - программное обеспечение для просмотра сайтов, то есть для запроса интернет-страниц, их обработки, вывода и перехода от одной интернет- страницы к другой;

6) журнал действий Пользователя - журнал, содержащий записи о страницах, запрошенных Пользователем при посещении ресурсов сайта управления ГАС НСО. Записи журнала действий Пользователя включают интернет-запрос Пользователя, IP-адрес, тип браузера, язык браузера, дату и время запроса и один или несколько файлов cookie, которые позволяют идентифицировать браузер Пользователя.

1.4. В рамках настоящей Политики под персональной информацией Пользователя понимаются:

1) информация, которую Пользователь предоставляет о себе самостоятельно в процессе подачи обращения в форме электронного документа. Обязательная для использования сайта управления ГАС НСО информация помечена специальным образом. Иная информация предоставляется Пользователем на его усмотрение;

2) данные, которые автоматически регистрируются сайтом управления ГАС НСО в процессе его использования с помощью установленного на устройстве Пользователя программного обеспечения, в том числе IP-адрес, данные файлов cookie, информация о браузере Пользователя (или иной программе, с помощью которой осуществляется доступ к сервисам), технические характеристики оборудования и программного обеспечения, используемых Пользователем, дата и время доступа к сервисам, адреса запрашиваемых страниц и иная подобная информация.

1.5. Настоящая Политика применяется только к сайту управления ГАС НСО.

1.6. На сайте управления ГАС НСО могут быть размещены ссылки на другие сайты, не принадлежащие управлению ГАС НСО. Оператор не контролирует и не несет ответственности за содержание, качество и политику безопасности сайтов третьих лиц, на которые Пользователь может перейти по ссылкам, доступным на сайте управления ГАС НСО.

Пользователю при переходе по ссылкам с сайта управления ГАС НСО на другие сайты следует ознакомиться с заявлением о конфиденциальности каждого сайта, собирающего персональную информацию.

1.7. К настоящей Политике и отношениям между Пользователем и оператором применяется действующее законодательство Российской Федерации.

2. Цели обработки персональной информации Пользователя.

2.1. Сайт управления ГАС НСО собирает только ту персональную информацию Пользователя, которая необходима для отработки обращений, поданных в форме электронного документа, за исключением случаев, когда законодательством Российской Федерации предусмотрено обязательное хранение персональной информации в течение определенного законом срока.

2.2. Персональную информацию Пользователя оператор обрабатывает в следующих целях:

1) установления с Пользователем обратной связи, включая направление уведомлений, ответов, запросов, касающихся использования сайта управления ГАС НСО, предоставления государственных услуг, обработку запросов от Пользователя;

2) рассмотрения обращения Пользователя, поданного в форме электронного документа, включая получение, регистрацию, подготовку и направление ответа, переадресацию в организации и учреждения в целях получения Пользователем запрашиваемой информации;

3) поддержки работы и совершенствования сайта управления ГАС НСО.

3. Условия обработки персональной информации Пользователя и ее передачи третьим лицам.

3.1. Оператор получает персональную информацию Пользователя при самостоятельном предоставлении ее Пользователем, в том числе посредством направления обращения через форму подачи электронного обращения с сайта управления ГАС НСО.

Оператор не проверяет достоверность предоставляемой Пользователем персональной информации и не оценивает его дееспособность.

3.2. В отношении персональной информации Пользователя сохраняется ее конфиденциальность, кроме случаев добровольного предоставления Пользователем информации о себе для общего доступа неограниченному кругу лиц.

3.3. Обработка персональных данных Пользователя осуществляется без ограничения срока любым законным способом, в том числе в информационных системах персональных данных с использованием средств автоматизации или без использования таких средств. Обработка персональных данных Пользователей осуществляется оператором в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных".

3.4. Сведения, самостоятельно предоставленные Пользователем при подаче обращения в форме электронного документа посредством заполнения формы на сайте управления ГАС НСО или по электронной почте, не обрабатываются автоматически при помощи технических средств сайта оператора.

3.5. Доступ к персональной информации Пользователя имеют только лица, специально уполномоченные на совершение действий по обработке персональных данных в целях, указанных в пункте 2.2 настоящей Политики, и предупрежденные об ответственности за разглашение либо неправомерное использование персональных данных.

3.6. Оператор принимает необходимые и достаточные организационные и технические меры для защиты персональной информации Пользователя от несанкционированного, в том числе случайного, доступа к ней, результатом которого могут стать уничтожение, изменение, блокирование, копирование, распространение персональных данных, а также иные неправомерные действия в отношении персональных данных. Оператор совместно с Пользователем принимает все необходимые меры по предотвращению убытков или иных отрицательных последствий, вызванных утратой или разглашением персональных данных Пользователя.

При утрате или разглашении персональных данных оператор информирует Пользователя об утрате или разглашении его персональных данных.

3.7. Оператор имеет право передать персональную информацию Пользователя третьим лицам в следующих случаях:

1) Пользователь выразил согласие на такие действия;

2) передача предусмотрена законодательством Российской Федерации;

3) в случае смены владельца сайта управления ГАС НСО. При этом к новому владельцу переходят все обязательства по соблюдению условий настоящей Политики применительно к полученной им персональной информации.

3.9. Оператор может собирать информацию о Пользователе и вести журнал посещений сайта управления ГАС НСО (просматриваемые страницы, выбираемые ссылки, а также другие действия, связанные с использованием сайта управления ГАС НСО). Оператор может использовать IP-адреса в целях системного администрирования, идентификации Пользователей, когда это необходимо для исполнения требования закона и обеспечения защиты информации на сайте оператора.

3.10. Оператором круглосуточно используется счетчик посещаемости сайта управления ГАС НСО, техническими средствами которого ведется статистика посещений, собираются сведения о посещаемых Пользователями страницах, времени пребывания на сайте управления ГАС НСО, доменах, с которых был произведен переход на сайт управления ГАС НСО и IP-адресах Пользователей.

Анализ данной информации позволяет определить принадлежность Пользователя к тому или иному географическому региону, выявить наиболее посещаемые страницы сайта управления ГАС НСО, разработать меры по совершенствованию способов и методов представления информации на сайте управления ГАС НСО.

4. Обязательства сторон.

4.1. Пользователь обязан предоставить информацию о персональных данных, необходимую для пользования сайтом управления ГАС НСО.

4.2. Оператор обязан:

1) использовать полученную информацию исключительно для целей, указанных в настоящей Политике;

2) не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия Пользователя, если иное не предусмотрено Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных";

3) принимать меры для защиты конфиденциальности персональных данных Пользователя;

4) осуществить блокирование персональных данных Пользователя с момента обращения или получения запроса Пользователя или его законного представителя либо уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных на период проверки в случае выявления недостоверных персональных данных или неправомерных действий.

5. Ответственность сторон.

5.1. В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения своих обязательств оператор несет ответственность за убытки, понесенные Пользователем в связи с неправомерным использованием персональных данных, в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5.2. В случае утраты или разглашения конфиденциальной информации оператор не несет ответственности, если данная конфиденциальная информация:

1) стала публичным достоянием до ее утраты или разглашения;

2) была получена от третьей стороны до момента ее получения оператором;

3) была разглашена с согласия Пользователя.

6. Разрешение споров.

6.1. До обращения в суд с иском по спорам, возникающим из отношений между Пользователем сайта управления ГАС НСО и оператором, обязательным является предъявление претензии (письменного предложения о добровольном урегулировании спора).

6.2. Получатель претензии в течение 5 рабочих дней со дня получения претензии письменно уведомляет заявителя о результатах рассмотрения претензии.

6.3. В случае недостижения взаимного согласия споры подлежат рассмотрению в суде в соответствии с законодательством Российской Федерации.

7. Дополнительные условия.

7.1. Оператор имеет право вносить изменения в настоящую Политику без согласия и дополнительного уведомления Пользователя. Изменения вступают в силу с момента их утверждения приказом управления ГАС НСО и размещения на сайте управления ГАС НСО. Пользователи могут отслеживать изменения в Политике самостоятельно.

7.2. Вопросы и предложения по настоящей Политике следует направлять по адресу электронной почты: ugas@№so.ru.

Типовая форма согласия субъекта персональных данных на обработку персональных данных в управлении государственной архивной службы Новосибирской области
(утв. приказом управления государственной архивной службы Новосибирской области от 9 августа 2017 г. № 119-од)

     Я, ________________________________________________________________________________,

          (указать полностью фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии))

паспорт (иной документ, удостоверяющий личность) _______________________________________,

                                               (указать серию, номер, кем и когда выдан)

_________________________________________________________________________________________

проживающий(ая) по адресу: ______________________________________________________________

                                        (указать адрес места жительства)

________________________________________________________________________________________,

свободно, своей волей и в своем интересе даю согласие управлению государственной архивной

службы Новосибирской области,  зарегистрированному  по  адресу:  630007,  г. Новосибирск,

ул. Свердлова, 16, на обработку (совершение любых действий  (операций)  или  совокупности

действий (операций) с использованием средств автоматизации или  без  использования  таких

средств,  включая  сбор,  запись,   систематизацию,   накопление,   хранение,   уточнение

(обновление,   изменение),   извлечение,   использование,   передачу    (распространение,

предоставление, доступ), обезличивание, блокирование,  удаление,  уничтожение)  следующих

своих персональных данных (далее - персональные данные):

_________________________________________________________________________________________

                      (указать обрабатываемые персональные данные)

     Персональные  данные  предоставляю  для  обработки  в  связи  с     осуществлением и

выполнением управлением государственной архивной службы Новосибирской области возложенных

на  него  законодательством  Российской  Федерации  и  Новосибирской   области   функций,

полномочий   и   обязанностей   в    установленной    сфере          деятельности в целях

_________________________________________________________________________________________

                      (указать цель обработки персональных данных)

     Я ознакомлен(а) с тем, что:

     1) настоящее согласие на обработку персональных данных действует, начиная с даты его

подписания мною, в течение срока, необходимого для достижения цели обработки персональных

данных, а также срока, установленного законодательством Российской Федерации для хранения

документов, содержащих такие данные;

     2) мои персональные данные, предоставляемые для  обработки  третьим  лицам  и  (или)

полученные от третьих лиц,  будут  обрабатываться  управлением  государственной  архивной

службы  Новосибирской  области  для  достижения   предусмотренных   законом   целей   при

осуществлении  и  выполнении  возложенных  законодательством   Российской     Федерации и

Новосибирской области на управление государственной архивной службы Новосибирской области

функций, полномочий и обязанностей в установленной сфере деятельности;

     3) настоящее согласие на  обработку  персональных  данных  может  быть   отозвано на

основании подписанного и поданного мною  в  управление  государственной  архивной  службы

Новосибирской области заявления в письменной форме;

     4) в случае отзыва настоящего согласия на обработку персональных  данных  управление

государственной архивной службы Новосибирской области имеет  право  продолжить  обработку

указанных в нем персональных данных без моего согласия при наличии оснований, указанных в

пунктах 2-11 части 1 статьи 6, части 2 статьи 10 и части 2 статьи 11 Федерального  закона

от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных";

     5) после достижения предусмотренных законом целей  при  осуществлении  и  выполнении

возложенных законодательством Российской Федерации и Новосибирской области на  управление

государственной архивной службы Новосибирской области функций, полномочий и  обязанностей

в установленной сфере деятельности в части обработки моих персональных данных,  указанные

персональные данные хранятся в соответствии с законодательством Российской  Федерации  об

архивном деле в течение сроков хранения, установленных для документов,  содержащих  такие

данные.

     Настоящее согласие заполнено и подписано мною собственноручно.

"____" _______________ 20___ г.                 _________________________________________

                                                       (подпись, расшифровка подписи)

Согласие на обработку персональных данных ___________________________________ получил(а):

                                                 (фамилия, инициалы

                                            субъекта персональных данных

_________________________________________________________________________________________

      (должность, фамилия, имя, отчество, подпись лица, получившего согласие, дата)

_________________________________________________________________________________________

Типовая форма разъяснения субъекту персональных данных юридических последствий отказа предоставить свои персональные данные
(утв. приказом управления государственной архивной службы Новосибирской области от 9 августа 2017 г. № 119-од)

     Мне, ______________________________________________________________________________,

                 (указать полностью фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии))

паспорт (иной документ, удостоверяющий личность) _______________________________________,

                                                (указать серию, номер, кем и когда выдан)

_________________________________________________________________________________________

проживающему(ей) по адресу: _____________________________________________________________

                                             (указать адрес места жительства)

________________________________________________________________________________________,

разъяснены  юридические  последствия  отказа  предоставить   свои     персональные данные

управлению        государственной   архивной   службы  Новосибирской  области   в   целях

________________________________________________________________________________________,

                      (указать цели обработки персональных данных)

а равно подписать согласие на обработку  персональных  данных  по  типовой  форме  такого

согласия.

     Я предупрежден(а) о том, что в случае моего отказа  предоставить  свои  персональные

данные  управление  государственной  архивной  службы  Новосибирской  области   не сможет

осуществлять их обработку.

     Мне также известно, что управление  государственной  архивной  службы  Новосибирской

области для достижения предусмотренных  законом  целей  при  осуществлении  и  выполнении

возложенных законодательством Российской Федерации и Новосибирской области на  управление

государственной архивной службы Новосибирской области функций, полномочий и  обязанностей

в установленной сфере деятельности имеет право  запрашивать  мои  персональные   данные у

третьих лиц, а также осуществлять их обработку без моего согласия при наличии  оснований,

указанных в пунктах 2-11 части 1 статьи 6,  части  2  статьи  10  и  части  2   статьи 11

Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных".

     Настоящее разъяснение заполнено и подписано мною собственноручно.

"___" ___________ 20__ г.                    ____________________________________________

                                                     (подпись, расшифровка подписи)

     Юридические последствия отказа предоставить персональные данные разъяснил(а):

____________________________          __________________         ________________________

         (должность)                       (подпись)                      (Ф.И.О.)

Типовое обязательство государственного гражданского служащего (работника) управления государственной архивной службы Новосибирской области, непосредственно осуществляющего обработку персональных данных, в случае расторжения с ним служебного контракта (трудового договора) прекратить обработку персональных данных, ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей
(утв. приказом управления государственной архивной службы Новосибирской области от 9 августа 2017 г. № 119-од)

     Я, ________________________________________________________________________________,

             (указать полностью фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии))

замещающий(ая) должность ________________________________________________________________

                                       (указать наименование должности)

_________________________________________________________________________________________

обязуюсь прекратить обработку персональных данных,  ставших  мне  известными  в   связи с

исполнением  должностных  обязанностей  в  управлении  государственной  архивной   службы

Новосибирской области, в случае расторжения со мной служебного  контракта  о  прохождении

государственной гражданской службы Новосибирской области, освобождения меня от замещаемой

должности  и  увольнения  с  государственной  гражданской  службы  Новосибирской  области

(прекращения трудового договора и увольнения).

     Я уведомлен(а) о том, что  в  соответствии  со  статьей  7  Федерального   закона от

27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных" я обязан(а) не раскрывать третьим лицам и  не

распространять персональные данные субъектов персональных данных, ставшие мне  известными

в связи с исполнением должностных  обязанностей  в  управлении  государственной  архивной

службы Новосибирской области, без согласия субъекта персональных  данных,  если   иное не

предусмотрено федеральным законом.

     Ответственность, предусмотренная законодательством Российской Федерации за нарушение

требований Федерального закона  от  27.07.2006  № 152-ФЗ  "О  персональных   данных", мне

разъяснена.

     Настоящее обязательство заполнено и подписано мною собственноручно.

"___" ___________ 20__ г.                    ____________________________________________

                                                     (подпись, расшифровка подписи)