ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА РЕСПУБЛИКАНСКОЙ АРХИВНОЙ СЛУЖБЫ РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ ПО ОРГАНИЗАЦИИ ПО ДОКУМЕНТАМ АРХИВНОГО ФОНДА РЕСПУБЛИКИ МОРД...



ГУБЕРНАТОР КАМЧАТСКОГО КРАЯ

РЕСПУБЛИКАНСКАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ

ПРИКАЗ

от 9 сентября 2010 года № 38

г. Саранск

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА РЕСПУБЛИКАНСКОЙ АРХИВНОЙ СЛУЖБЫ РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ ПО ОРГАНИЗАЦИИ ПО ДОКУМЕНТАМ АРХИВНОГО ФОНДА РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ И ДРУГИМ АРХИВНЫМ ДОКУМЕНТАМ ИСПОЛНЕНИЯ ЗАПРОСОВ РОССИЙСКИХ И ИНОСТРАННЫХ ГРАЖДАН, А ТАКЖЕ ЛИЦ БЕЗ ГРАЖДАНСТВА, СВЯЗАННЫХ С РЕАЛИЗАЦИЕЙ ИХ ЗАКОННЫХ ПРАВ И СВОБОД, ОФОРМЛЕНИЮ В УСТАНОВЛЕННОМ ПОРЯДКЕ, В ТОМ ЧИСЛЕ С ПРОСТАВЛЕНИЕМ «АПОСТИЛЯ», АРХИВНЫХ СПРАВОК, НАПРАВЛЯЕМЫХ В ИНОСТРАННЫЕ ГОСУДАРСТВА

(в ред. приказа Республиканской архивной службы Республики Мордовия от 18.11.2010 г. № 51)

(приказом Республиканской архивной службы Республики Мордовия от 24.05.2011 г. № 32 признан утратившим силу)

Во исполнение Подробного плана мероприятий по проведению административной реформы в Республике Мордовия в 2010 году, утвержденного распоряжением Правительства Республики Мордовия от 09.03.2010 № 79-р приказываю:

1. Утвердить Административный регламент Республиканской архивной службы Республики Мордовия по предоставлению государственной услуги по организации по документам Архивного фонда Республики Мордовия и другим архивным документам исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформлению в установленном порядке, в том числе с проставлением "апостиля", архивных справок, направляемых в иностранные государства (прилагается).

2. Аппарату Республиканской архивной службы Республики Мордовия начать внедрение Административного регламента в работу с 13 сентября 2010 года.

Начальник Республиканской

архивной службы

Ю.Ф. Юшкин                                                                                              

Утвержден

приказом Республиканской архивной

службы Республики Мордовия

от 9 сентября 2010 г. № 38

(с изменениями, внесенными приказом от

18 ноября 2010 г. № 51)

Административный регламент Республиканской архивной службы Республики Мордовия по предоставлению государственной услуги по организации по документам Архивного фонда Республики Мордовия и другим архивным документам исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформлению в установленном порядке, в том числе с проставлением «апостиля», архивных справок, направляемых в иностранные государства

Раздел 1. Общие положения

Подраздел 1. Наименование государственной услуги

1. Наименование государственной услуги - организация по документам Архивного фонда Республики Мордовия и другим архивным документам исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке, в том числе с проставлением «апостиля», архивных справок, направляемых в иностранные государства (далее – государственная услуга).

Административный регламент Республиканской архивной службы Республики Мордовия по предоставлению государственной услуги (далее – Административный регламент) определяет порядок и последовательность действий при осуществлении полномочий Республиканской архивной службы Республики Мордовия по оказанию государственной услуги.

Подраздел 2. Нормативно- правовое регулирование

предоставления государственной услуги

2. Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации («Российская газета», 25.12.1993,

№ 237);

Конвенцией, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов; заключена в Гааге 05.10.1961; вступила в силу для России 31.05.1992 (Бюллетень международных договоров, 1993, № 6);

Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 19, ст.2060);

Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст.4169);

Федеральным законом от 14.11.2002 № 137-ФЗ «О введении в действие Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, № 46, ст.4531);

Законом СССР от 24 июня 1991 г. № 2261-1 «О порядке вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан и лиц без гражданства из СССР за границу» (Ведомости Съезда народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР, 1991, № 27, ст.784);

Постановлением Верховного Совета СССР от 17.04.1991 № 2119-1 «О присоединении Союза Советских Социалистических Республик к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов» (Ведомости Совета Народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР, 1991, № 17, ст.496);

постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 № 290 «О Федеральном архивном агентстве» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 25, ст.2572);

постановлением Совета Министров СССР от 12.11.1990 № 1135 «Об одобрении и внесении в Верховный Совет СССР предложения о присоединении СССР к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов» (документ официально опубликован не был);

приказом Министерства культуры Российской Федерации от 28.12.2009 № 894 «Об утверждении Административного регламента Федерального архивного агентства по предоставлению государственной услуги «Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 12.02.2010, регистрационный № 16397, Российская газета, 26.02.2010, № 40 (5119));

приказом Министерства иностранных дел Российской Федерации № 20086, Министерства юстиции Российской Федерации № 311 от 25.12.2008 «Об утверждении Административного регламента предоставления государственной услуги по истребованию личных документов» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 18.02.2009, регистрационный № 13392, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 04.05.2009, № 18);

приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 14.05.2007, № 20);

приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 14.12.2006 № 363 «Об утверждении Административного регламента исполнения Федеральной регистрационной службой государственной функции по проставлению апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу за границу» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 29.12.2006, регистрационный № 8718, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 12.03.2007, № 11);

приказом Федерального архивного агентства от 09.03.2005 № 17 «Об утверждении Регламента Федерального архивного агентства» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 13.07.2005, регистрационный № 6784, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 18.07.2005, № 29);

Конституцией Республики Мордовия («Известия Мордовии», 22.09.1995, № 180);

Законом Республики Мордовия от 07.02.2005 № 10-З «Об архивном деле Республики Мордовия» («Ведомости Государственного Собрания Республики Мордовия», 2005, № 11(63), ст.373);

постановлением Правительства Республики Мордовия от 22.05.2006 № 200 «Об утверждении Положения о Республиканской архивной службе Республики Мордовия и состава ее коллегии» («Известия Мордовии», 30.05.2006, № 76-15).

Подраздел 3. Наименование исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия, предоставляющего государственную услугу

3. Предоставление государственной услуги осуществляет Республиканская архивная служба Республики Мордовия (далее – Архивная служба), государственные архивы.

В процессе предоставления государственной услуги Архивная служба взаимодействует с:

Федеральным архивным агентством (далее – Росархив) при получении запросов (заявлений) российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства;

Министерством иностранных дел Российской Федерации (далее – МИД России) при направлении ответов на запросы (заявления);

Государственными архивами, муниципальными архивами, иными органами и организациями при наличии у них соответствующих документов, необходимых для непосредственного исполнения запросов, оформления в установленном порядке архивных справок.

Непосредственное предоставление государственной услуги в Архивной службе осуществляет специалист организационно - методического отдела, работники государственных архивов (далее – специалисты).

Раздел 2. Требования к порядку предоставления

государственной услуги

Подраздел 1. Порядок информирования о правилах

предоставления государственной услуги

4. Получателями государственной услуги являются проживающие за рубежом российские и иностранные граждане, а также лица без гражданства (далее – заявители).

Получателями государственной услуги также могут быть иные физические и юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в установленном порядке полномочиями выступать от их имени при предоставлении государственной услуги.

5. Основанием для предоставления государственной услуги является получение письменного запроса заявителя, направленного в адрес Архивной службы посредством почтовой связи, электронной почтой, полученного при личной явке заявителя.

6. В запросе указываются: фамилия, имя, отчество (при наличии) заявителя, год и место его рождения, адрес места жительства, гражданство, а также в зависимости от содержания запроса предоставляются иные сведения, необходимые для его исполнения. В запросе:

о рождении, браке, расторжении брака, установлении отцовства, усыновлении, смерти - сведения о месте и времени регистрации рождения, брака, расторжения брака, смерти, а также фамилии, имена, отчества родителей (для справки о рождении),

об образовании - название и адрес учебного заведения, факультет, даты поступления и окончания учебы,

о стаже работы (службы) - название, ведомственная подчиненность и адрес органа, организации, номер воинской части, время работы (службы), в качестве кого работали (служили),

о пенсии, социальных льготах - сведения об органе, который назначил пенсию, социальные льготы, даты их назначения,

о награждении государственными и ведомственными наградами - название награды, дата награждения, решением какого органа произведено, место работы (службы) в период награждения, название организации, представившей к награде, ее ведомственная подчиненность,

о нацистских преследованиях - время пребывания в местах принудительного содержания, их территориальное расположение.

В запросе могут быть указаны иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса.

К запросу могут быть приложены ксерокопии трудовой книжки, других документов, связанных с темой запроса.

7. Для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

8. Конечным результатом предоставления государственной услуги являются официальные письма Архивной службы, архивные справки, архивные выписки и архивные копии, выдаваемые органами и организациями.

9. Место нахождения Архивной службы: г. Саранск, ул. Московская, 31, корп. 4.

Почтовый адрес для направления документов: Московская ул., 31, корп. 4, г. Саранск, 430010.

Адрес страницы Архивной службы на официальном сайте органов государственной власти Республики Мордовия: http://e-mordovia.ru/main/pravitelstvo/pages/archive.php

Адрес электронной почты Архивной службы: arhrm@e-mordovia.ru

Справочные телефоны (8-834-2) 47-22-29 (приемная), (8-834-2) 47-22-51 (специалист Архивной службы). Факс: (8-834-2) 48-07-73

График работы Архивной службы: понедельник – пятница с 9.00 до 18.00, обеденный перерыв с 13.00 до 14.00. Суббота, воскресенье - выходные дни.

10. Информация о месте нахождения государственных архивов, их почтовых и электронных адресах, контактных телефонах, графике работы размещена на странице Архивной службы на официальном сайте органов государственной власти Республики Мордовия по адресу: http://e-mordovia.ru/main/pravitelstvo/pages/archive.php, а также приведена в приложении 1 к настоящему Административному регламенту.

11. Почтовый адрес МИД России: Консульский департамент, 119200, Москва, 1-й Неопалимовский пер., д.12. Справочный телефон МИД России: (495) 244-16-06.

Почтовый адрес Росархива: 103132, Москва, ул. Ильинка, 12. Адрес электронной почты Росархива: rosarhiv@archives.ru. Контактные телефоны: (495) 606-23-26; (495) 606-43-05. Факс (495) 606- 55-87.

12. Информация по процедуре предоставления государственной услуги сообщается на личном приеме, при устном или письменном обращении заявителя в Архивную службу.

Информация о государственной услуге должна содержать сведения о:

действиях заявителей, являющихся основанием для получения государственной услуги;

порядке предоставления государственной услуги;

перечне документов, необходимых для получения государственной услуги;

специалистах, ответственных за предоставление государственной услуги;

порядке обжалования действий (бездействия) должностных лиц, предоставляющих государственную услугу.

Информация о процедуре предоставления государственной услуги предоставляется бесплатно.

13. При ответах на телефонные звонки и устные обращения специалисты Архивной службы подробно и в вежливой форме информируют заявителей о процедуре предоставления государственной услуги.

Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о наименовании органа, в который позвонил заявитель, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста Архивной службы, принявшего телефонный звонок. Время разговора не должно превышать 15 минут.

14. Личный прием заявителей осуществляется начальником Архивной службы, заместителем начальника, специалистом Архивной службы по рабочим дням с 9.00 до 18.00.

Время ожидания в очереди для получения информации о процедуре предоставления государственной услуги при личном обращении заявителя не должно превышать 20 минут. Время приема не должно превышать 15 минут.

15. По письменным обращениям ответ направляется в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения, по почте в адрес заявителя, проживающего в государстве - участнике Содружества Независимых Государств (далее - СНГ), или в адрес МИД России – для направления заявителю, проживающему в ином государстве, за подписью начальника Архивной службы либо лица, исполняющего его обязанности, с указанием фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя.

16. По электронной почте ответ направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со дня поступления обращения.

17. На информационных стендах в здании Архивной службы должна содержаться следующая информация:

месторасположение, график (режим) работы, номера телефонов, адреса электронной почты;

схема размещения специалистов Архивной службы и режим приема заявителей;

перечень документов и сведений, необходимых для получения государственной услуги, образцы заявлений (запросов);

перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги;

информация о порядке предоставления государственной услуги (в текстовом виде и в виде блок-схемы, наглядно отображающей алгоритм прохождения административной процедуры);

порядок обжалования действий (бездействия) органов, участвующих в предоставлении государственной услуги, их должностных лиц.

18. В сети Интернет на официальном сайте органов государственной власти Республики Мордовия должен быть размещен текст Административного регламента Архивной службы по предоставлению государственной услуги и блок-схема последовательности действий по предоставлению государственной услуги.

19. На Республиканском портале государственных и муниципальных услуг (функций) размещается следующая информация:

местонахождения, телефоны, адрес электронной почты Архивной службы, государственных архивов;

перечень документов, необходимых для получения государственной услуги,

образцы заявлений (запросов);

срок предоставления государственной услуги;

текст настоящего Административного регламента.

20. Вход в здание Архивной службы оборудуется вывеской, содержащей следующую информацию:

наименование органа,

режим работы.

Помещение для приема заявителей оборудуется табличкой с наименованием отдела Архивной службы и фамилией специалиста, столами, стульями, канцелярскими принадлежностями.

Подраздел 2. Сроки предоставления государственной услуги

21. Общий срок предоставления государственной услуги составляет 49 дней.

22. Максимально допустимые сроки:

ожидания в очереди при подаче документов – 20 минут;

ожидания в очереди при получении документов – 20 минут;

выдачи письма Архивной службы, архивной справки, архивной выписки, архивной копии – 5 минут;

продолжительность приема у должностного лица – 15 минут.

Подраздел 3. Перечень оснований для приостановления предоставления государственной услуги либо отказа в предоставлении государственной услуги

23. Основания для приостановления предоставления государственной услуги законодательством не предусмотрены.

24. Основаниями для отказа в предоставлении государственной услуги являются:

отсутствие в запросе необходимых для его исполнения сведений; отсутствие у заявителя, истребующего сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, документов, подтверждающих его полномочия;

отсутствие в запросе фамилии, почтового адреса заявителя;

невозможность прочтения запроса.

Подраздел 4. Другие положения, характеризующие требования к предоставлению государственной услуги, установленные федеральными законами, законами Республики Мордовия, правовыми актами Главы Республики Мордовия и Правительства Республики Мордовия

25. Поступившие из-за рубежа запросы по истребованию документов социально-правового характера, связанные с социальной защитой граждан и лиц без гражданства, предусматривающей их пенсионное обеспечение, получение льгот и компенсаций, исполняются органами и организациями бесплатно.

26.Заявителям, направившим запрос, подлинные архивные документы не направляются. Вместо подлинников высылаются архивные справки, архивные выписки или архивные копии истребуемых документов.

Раздел 3. Административные процедуры

Подраздел 1. Описание последовательности действий при предоставлении государственной услуги

Глава 1. Общие положения

27. Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные действия:

регистрация запросов и передача их на исполнение;

анализ тематики поступивших запросов, направление запросов на исполнение в государственные архивы, муниципальные архивы, иные органы и организации;

подготовка ответов заявителям. Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий;

проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях;

отправка заявителям архивных справок, архивных выписок и архивных копий.

Блок-схема последовательности административных действий по предоставлению государственной услуги приведена в приложении 2 к настоящему Административному регламенту.

Глава 2. Регистрация запросов и передача их на исполнение

28. Поступившие в Архивную службу из Росархива или непосредственно из-за рубежа письменные запросы (заявления) регистрируются в день поступления сотрудником, ответственным за прием и регистрацию корреспонденции, и передаются начальнику Архивной службы.

Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.

Срок рассмотрения запроса начальником Архивной службы – 2 дня.

После рассмотрения запроса начальником Архивной службы запрос передается на исполнение специалисту, ответственному за предоставление государственной услуги.

Срок передачи запроса на исполнение – 1 день.

Глава 3. Анализ тематики поступивших запросов, направление запросов в органы и организации по принадлежности

29. Запрос с резолюцией начальника Архивной службы поступает на исполнение специалисту, ответственному за предоставление государственной услуги.

30. Специалист, ответственный за предоставление государственной услуги, осуществляет:

анализ тематики поступивших запросов с учётом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в Архивной службе научно-справочного аппарата и информационных материалов, определяя при этом

правомочность получения заявителем запрашиваемой информации;

степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

возможное место нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

место нахождения, адрес конкретного государственного или муниципального архива, иного органа или организации, куда следует направить запрос на исполнение.

Срок исполнения данного административного действия – 10 дней.

31. По итогам анализа тематики поступивших запросов Архивная служба направляет запросы или их копии со своим письмом по принадлежности:

в государственные архивы;

в муниципальные архивы;

в другие органы и организации, имеющие на хранении документы, необходимые для исполнения запросов.

Срок исполнения административного действия – 1 день.

В случае необнаружения истребуемых сведений вследствие утраты документов Архивная служба готовит ответ заявителю о невозможности исполнения запроса. Срок подготовки ответа – 1 день.

В случае если запрос требует исполнения несколькими органами и организациями, Архивная служба собирает в единый комплект архивные справки, архивные выписки или архивные копии, подготовленные несколькими органами и организациями, и со своим сопроводительным письмом направляет их в адрес МИД России или заявителя.

32. В случае если запрос требует исполнения несколькими органами и организациями, Архивная служба направляет в соответствующие органы и организации копии запроса, анкеты с уведомлением о направлении ответа в адрес Архивной службы.

33. При направлении запросов на исполнение по принадлежности Архивная служба, при необходимости, уведомляет соответствующие органы и организации о запросах, архивные справки, архивные выписки и архивные копии по которым требуют проставления апостиля.

34. Запросы, поступившие в государственные архивы, исполняются в течение 30 дней со дня их регистрации. С разрешения руководства архива этот срок может быть продлен на 30 дней.

35. Запросы, не относящиеся к составу хранящихся в государственных архивах архивных документов (непрофильные запросы), в течение 15 дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в соответствующий орган или организацию, где могут храниться необходимые документы.

Глава 4. Подготовка ответов заявителям. Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий

36. Подготовку ответов заявителям осуществляет Архивная служба, государственные архивы. Ответ может быть подготовлен в виде:

письменного уведомления МИД России или заявителя о направлении запроса на исполнение в соответствующий орган или организацию;

письменного уведомления МИД России или заявителя о необходимости предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса;

архивной справки, архивной выписки или архивной копии.

37. Государственные архивы, исполняющие полученные от Архивной службы и непосредственно из-за рубежа запросы, готовят архивные справки, архивные выписки или архивные копии.

38. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

39. Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках («Так в документе», «Так в тексте оригинала»).

40. Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку, если все эти сведения содержатся в документах одного государственного, муниципального архива или органа, организации.

41. В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места («Так в тексте оригинала», «В тексте неразборчиво»).

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых подготовлена архивная справка. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.

После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номеров листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта события.

42. В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены гербовой печатью (для государственных органов и органов местного самоуправления, государственных и муниципальных архивов), или печатью организации.

Архивная справка оформляется на бланке органа, организации и адресуется непосредственно заявителю.

Архивная справка подписывается руководителем органа, организации, заверяется гербовой печатью или печатью организации, на ней проставляется номер и дата составления.

43. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т. д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами «Так в тексте оригинала», «Так в документе». После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью руководителя органа, организации или уполномоченного должностного лица и гербовой печатью или печатью организации.

44. На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется гербовой печатью или печатью организации и подписью руководителя органа, организации.

45. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации.

46. Оформление архивной справки, архивной выписки или архивной копии осуществляет сотрудник отдела справочно-информационной работы государственного архива.

Глава 5. Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях

47. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 г., в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа – апостиля.

Апостиль не проставляется на документах, предназначенных для направления в государства, с которыми Российская Федерация заключила Договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства – участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве.

48. Архивная служба проставляет апостиль на архивных справках, архивных выписках и копиях архивных документов, подготовленных государственными архивами.

49. Проставление апостиля производится путём оттиска специального штампа на свободном от текста месте документа на лицевой или оборотной его стороне или на отдельном листе. В последнем случае лист с апостилем скрепляется с документом.

Заполнение штампа апостиля производится чернилами (шариковой ручкой) от руки или машинописным способом.

Подпись и печать, проставляемые на апостиль, не требуют заверения.

Должностное лицо, уполномоченное на проставление апостиля – начальник организационно-методического отдела Архивной службы.

Глава 6. Отправка архивных справок, архивных выписок и архивных копий

50. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, включая ответ об отсутствии запрашиваемых сведений, вместе с запросами (анкетами, личными заявлениями и т.п.) направляются Архивной службой, государственными архивами в МИД России.

51. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия, предназначенные для направления в государства - участники СНГ, включая ответ об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются Архивной службой, другими органами и организациям по почте простыми письмами непосредственно в адрес заявителя.

52. В случае исполнения запроса несколькими органами, организациями (п.32) все полученные от органов и организаций архивные справки, архивные выписки и архивные копии либо ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, Архивная служба с сопроводительными письмами направляет в МИД России или непосредственно в адрес заявителя.

53. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии при личном обращении в государственные архивы могут быть выданы заявителю при предъявлении документа, удостоверяющего личность; для третьих лиц – доверенности, оформленной в установленном порядке, и при предъявлении квитанции об уплате государственной пошлины за проставление апостиля.

54. Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

Ответ заявителю направляется сотрудником отдела справочно-информационной работы государственного архива в течение 1рабочего дня после исполнения запроса.

55. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги, и принятием решений осуществляют должностные лица Архивной службы, ответственные за организацию работы по предоставлению государственной услуги.

Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения сотрудниками государственных и муниципальных архивов положений настоящего Административного регламента.

Подраздел 2. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего Административного регламента

56. Заявитель может обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего Административного регламента, устно или письменно в Архивную службу.

57. Действия (бездействие) исполнителей Архивной службы, государственных архивов и решения, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего Административного регламента, могут быть обжалованы устно или письменно начальнику Архивной службы либо лицу, исполняющему его обязанности, по адресу: 430010, г. Саранск, ул. Московская, 31, корп.4.

58. При личном обращении в Архивную службу с жалобой заявитель должен записаться на прием к начальнику Архивной службы либо к лицу, исполняющему его обязанности. Начальник Архивной службы (либо лицо, исполняющее его обязанности, ответственное за прием) обязан принять заявителя в назначенный день. Прием может быть перенесен по инициативе заявителя на другой день или другое время.

59. Если заявитель не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, или решение не было принято, жалоба может быть подана в Правительство Республики Мордовия по адресу: 430000, г. Саранск, ул. Советская, 35.

60. В письменной жалобе указываются

фамилия, имя, отчество получателя государственной услуги;

почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

предмет (суть) жалобы;

личная подпись;

дата.

61. Приём и регистрация жалоб осуществляется сотрудником отдела Архивной службы, ответственным за приём жалоб, в соответствии с графиком работы Архивной службы, указанным в пункте 9 настоящего Административного регламента.

Телефон: (8-834-2) 47-22-29

Адрес электронной почты: arhrm@e-mordovia.ru

62. Заявитель вправе запрашивать и получать от Архивной службы информацию и документы, необходимые для обоснования и рассмотрения жалобы.

63. Начальник Архивной службы либо лицо, исполняющее его обязанности:

обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости – с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;

вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

64. Письменная жалоба, поступившая в Архивную службу, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.

В исключительных случаях Начальник Архивной службы либо лицо, исполняющее его обязанности, вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока рассмотрения заявителя, направившего жалобу.

65. Ответ на жалобу подписывается начальником Архивной службы либо лицом, исполняющим его обязанности. Срок подписания ответа на жалобу – 1 день.

66. Ответ на жалобу, поступившую в Архивную службу, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении. Срок направления ответа на жалобу – 1 день.

67. Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.

68. Архивная служба при получении письменной жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных вопросов и сообщить заявителю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.

69. Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

70. Если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник Архивной службы либо лицо, исполняющее его обязанности, вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в Архивную службу. О данном решении уведомляется заявитель, направивший жалобу.

71. Заявитель вправе обжаловать решения, принятые в ходе предоставления государственной услуги, действия или бездействие должностных лиц Архивной службы, других органов и организаций в районном суде в течение трёх месяцев со дня, когда стало известно о нарушении прав, в соответствии с пунктом 1 статьи 256 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации.

72. Заявители могут сообщить о нарушении своих прав и законных интересов, противоправных решениях, действиях или бездействии специалистов, нарушении положений настоящего Административного регламента, некорректном поведении или нарушении служебной этики начальнику Архивной службы устно, по телефону (8-834-2) 47-22-29 и электронной почте (arhrm@e-mordovia.ru).

Приложение 1

к Административному регламенту по

предоставлению государственной услуги

по организации по документам Архивного

фонда Республики Мордовия и другим

архивным документам исполнения

запросов российских и иностранных

граждан, а также лиц без гражданства,

связанных с реализацией их законных

прав и свобод, оформлению в установлен-

ном порядке, в том числе с проставлением

«апостиля», архивных справок, направля-

емых в иностранные государства

Сведения о местонахождении, контактных телефонах и адресах государственных архивов, предоставляющих государственную услугу по исполнению поступивших из-за рубежа запросов

1. Государственное учреждение «Центральный государственный архив Республики Мордовия»

Адрес: ул. Московская, 31, корп.1, г. Саранск, 430010

Телефон: (8-834-2) 47-22-04

Адрес электронной почты: zgarm @ mail. ru

График работы: понедельник – четверг с 9.00 до 18.00, пятница с 9.00 до 17.00, обеденный перерыв с 13.00 до 13.45. Суббота, воскресенье – выходные дни.

2. Государственное учреждение «Государственный архив документов по личному составу Республики Мордовия»

Адрес: ул. Московская, 31, корп.2, г. Саранск, 430010

Телефон: (8-834-2) 47-21-85

Адрес электронной почты: arhrm @ e-mordovia. ru

График работы: понедельник – четверг с 9.00 до 18.00, пятница с 9.00 до 17.00, обеденный перерыв с 13.00 до 13.45. Суббота, воскресенье – выходные дни.

Приложение 2

к административному регламенту по

предоставлению государственной

услуги по организации исполнения

запросов российских и иностранных

граждан, а также лиц без гражданства,

связанных с реализацией их законных

прав и свобод, оформлению в установ-

ленном порядке, в том числе с простав-

лением «апостиля», архивных справок,

направляемых в иностранные государства

Блок-схема № 1

последовательности действий Архивной службы

по предоставлению государственной услуги по организации исполнения

поступивших из-за рубежа запросов

продолжение приложения № 2