Об утверждении административного регламента оказания государственной услуги «Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией и...



ДЕПАРТАМЕНТ КУЛЬТУРЫ БРЯНСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

от 09 декабря 2013 г. № 0111/497

г. Брянск

Об утверждении административного регламента оказания государственной услуги «Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформление в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства».

{Изменения:

Приказ департамента культуры Брянской области от 25 мая 2016 года № 0111/189, НГР:ru32000201600809}

Во исполнение постановления администрации области от 6 сентября 2010 года № 917 "Об утверждении Порядка разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг)", в целях повышения качества исполнения и доступности государственных услуг, предоставляемых департаментом культуры Брянской области

приказываю:

Утвердить прилагаемый административный регламент оказания государственной услуги «Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформление в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства».

Управлению по делам архивов (Шендрик) обеспечить размещение информации об административном регламенте на сайте департамента культуры в сети Интернет и на информационных стендах департамента.

Контроль за исполнением настоящего приказа возложить заместителя директора департамента Шендрик А.И.

Директор департамента

Н.А. Сомова

УТВЕРЖДЕН

приказом департамента культуры

Брянской области

от09.12.2013 № 0111/497

Административный регламент

по предоставлению государственной услуги

«Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформление в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства».

I. Общие положения

Предмет регулирования административного регламента

1. Административный регламент по предоставлению государственной услуги «Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией прав и свобод, оформление в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства» (далее - Регламент), разработан в целях повышения эффективности и качества работы по организации исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства и определяет стандарт и последовательность действий (административных процедур) департамента культуры Брянской области (далее – департамента), а также порядок взаимодействия департамента с органами государственной власти, органами местного самоуправления, архивными учреждениями Брянской области, организациями, учреждениями, предприятиями различных форм собственности, действующими на территории Брянской области (далее – органы и организации), при предоставлении государственной услуги.

Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией прав и свобод, оформление в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства, подразумевает организацию исполнения социально-правовых запросов, связанных с социальной защитой граждан и лиц без гражданства, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством.

Круг заявителей

2. Государственная услуга предоставляется в отношении российских и иностранных граждан проживающих за рубежом, а также лиц без гражданства (далее – заявители).

Заявителями также могут быть иные физические и юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в установленном порядке полномочиями выступать от их имени при предоставлении государственной услуги.

Требования к порядку информирования о предоставлении государственной услуги

3. Предоставление государственной услуги осуществляет департамент культуры Брянской области.

Непосредственное предоставление государственной услуги осуществляется управлением по делам архивов департамента культуры Брянской области.

4. Место нахождения департамента и его почтовый адрес:

ул. Октябрьская, д. 34, г. Брянск, 241050.

5. Электронный адрес департамента: arhive@online.debryansk.ru

Официальный сайт департамента культуры Брянской области: www.kultura32.ru.

6. Телефоны специалистов департамента, предоставляющих государственную услугу: (84832) 66-17-31. (84832) 66-18-40.

График работы департамента:

- понедельник - четверг 8.30-17.45

- пятница 8.30-16.30

- суббота - воскресенье: выходные дни

Обед - с 13.00 до 14.00

7. Прием граждан осуществляется руководителем управления по делам архивов, заместителем директора департамента.

              8. Информирование по процедуре предоставления государственной услуги производится:

- по телефону;

- по письменным обращениям;

- при личном обращении;

- на официальном сайте департамента культуры Брянской области;

- по электронной почте;

- через «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)»;

9. При консультировании заявителей по телефону и на личном приеме должностные лица департамента дают исчерпывающую информацию по вопросам организации рассмотрения запросов, связанных с информационным обеспечением заявителей.

II. Стандарт предоставления государственной услуги

Наименование государственной услуги

12. Государственная услуга по организации исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства (далее – государственная услуга).

Наименование органа исполнительной власти, предоставляющего государственную услугу

13. Предоставление государственной услуги осуществляет департамент культуры Брянской области во взаимодействии с Федеральным архивным агентством (далее - Росархив) и Министерством иностранных дел Российской Федерации (далее - МИД России).

14. Непосредственное исполнение поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, осуществляют органы и организации при наличии у них соответствующих документов, необходимых для исполнения запросов.

В соответствии с пунктом 3 статьи 7 Федерального закона от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» департамент не вправе требовать от заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы и организации, за исключением получения услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги.

Результат предоставления государственной услуги

15. Результатом предоставления государственной услуги являются:

- информационные письма;

- архивные справки;

- архивные выписки;

- архивные копии;

- ответы об отсутствии запрашиваемых сведений;

- уведомление МИД России о направлении соответствующих запросов на исполнение по принадлежности в другие организации.

Сроки предоставления государственной услуги

16. Поступившие в департамент запросы российских и иностранных граждан, проживающих за рубежом, подлежат обязательной регистрации в течение одного календарного дня с момента поступления.

Поступившие в департамент запросы в течение 15 календарных дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в органы и организации для исполнения и ответа заявителю.

17. Поступившие в департамент, иные органы и организации запросы, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, в течение 10 календарных дней с момента регистрации возвращаются в МИД России или в органы, организации, их направившие, или гражданам, с сообщением об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.

18. Запросы, поступившие в государственные органы, органы местного самоуправления, исполняются в течение 30 календарных дней со дня их регистрации. В исключительных случаях руководитель государственного органа или органа местного самоуправления, либо уполномоченное на это лицо вправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 календарных дней с обязательным уведомлением заявителя.

19. Запросы, поступившие в государственные и муниципальные архивы, иные организации исполняются в течение 30 календарных дней со дня их регистрации. С разрешения руководства архива, организации, этот срок может быть продлен не более чем на 30 календарных дней с обязательным уведомлением заявителя.

20. Запросы, не относящиеся к составу хранящихся в органах и организациях архивных документов (непрофильные запросы), в течение 15 дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в соответствующий орган или организацию, где могут храниться необходимые документы.

Перечень нормативных правовых актов, регулирующих отношения,

возникающие в связи с предоставлением государственной услуги.

21. Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Конституция Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 4, ст. 445; 2009, № 1, ст. 1; 2009, № 1, ст. 2);

Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов; заключена в Гааге 05.10.1961; вступила в силу для России 31.05.1992 (Бюллетень международных договоров, 1993, № 6);

постановление Верховного Совета СССР от 17.04.1991 № 2119-1 «О присоединении Союза Советских Социалистических Республик к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов» (Ведомости Совета народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР, 1991, № 17, ст. 496);

Закон СССР от 24.06.1991 № 2261-1 «О порядке вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан, лиц без гражданства из СССР за границу»;

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» («Российская газета», 2004, № 237, Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43);

Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 19, ст. 2060);

Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» («Российская газета», 2006, № 165, Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31);

Федеральный закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, № 31, ст. 4179);

постановление Правительства Российской Федерацииот 16.05.2011 № 373 «О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, №22, ст. 3169);

приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 20, 14.05.2007);

постановление Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с Унифицированной системой документации. Унифицированной системой организационно-распорядительной документации. Требованиями к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003) (Издательство стандартов, 2003 (Требования к оформлению документов);

приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 29.10.2010 № 321 «Об утверждении Административного регламента исполнения Министерством юстиции Российской Федерации государственной функции по проставлению апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу за границу»;

Закон Брянской области от 18 декабря 2007 года № 171-З «Об архивном деле в Брянской области» (Информационный бюллетень «Официальная Брянщина», № 18, 29.12.2007).

Указ Губернатора Брянской области от 01.04.2013 № 293 «Об утверждении Положения о департаменте культуры Брянской области» (Информационный бюллетень «Официальная Брянщина», № 8, 05.04.2013).

Исчерпывающий перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги

22. Документом, необходимым для предоставления государственной услуги является запрос заявителя в письменной форме, поступивший по почте в департамент;

запрос, поступивший в департамент по электронной почте;

запрос, поступивший в департамент по факсу;

запрос, поступивший на официальный сайт департамента;

запрос, поступивший при личном обращении в департамент.

23. К запросу могут быть приложены ксерокопии трудовой книжки, других документов, связанных с темой запроса.

Для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

Требования к порядку оформления запроса

24. В запросе необходимо указать:

- фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя, год и место его рождения, адрес места жительства, гражданство, а также в зависимости от содержания запроса предоставляются иные сведения, необходимые для его исполнения:

- о рождении, браке, расторжении брака, установлении отцовства, усыновлении, смерти – сведения о месте и времени регистрации рождения, брака, расторжения брака, смерти, а также фамилии, имена, отчества (последнее – при наличии)родителей (для справки о рождении);

- об образовании – название и адрес учебного заведения, факультет, даты поступления и окончания учебы;

- о стаже работы (службы) – название, ведомственная подчиненность и адрес органа, организации, номер воинской части, время работы (службы), в качестве кого работали (служили);

- о пенсии, социальных льготах – сведения об органе, который назначил пенсию, социальные льготы, даты их назначения;

- о награждении государственными и ведомственными наградами – название награды, дата награждения, решением какого органа произведено, место работы (службы) в период награждения, название организации, представившей к награде, ее ведомственная подчиненность;

- о нацистских преследованиях – время пребывания в местах принудительного содержания, их территориальное расположение, состав семьи (для малолетних);

- иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса.

Перечень документов, необходимых в соответствии с нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги, которые находятся в распоряжении государственных органов, участвующих в предоставлении государственных и муниципальных услуг, и которые заявитель вправе предоставить, а также способы их получения заявителем, в том числе в электронной форме,

порядок их представления

25. Запрещается требовать от заявителя предоставление документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возни­кающие в связи с предоставлением государственной услуги.

26. Запрещается требовать представить документы и информацию, которые в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации находятся в распоряже­нии органов, предоставляющих государственную услугу, и (или) подведомственных государственным органам организаций, участвующих в предоставлении государственных услуг в части 6 статьи 7 Федерального закона от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ «Об организации предоставления госу­дарственных и муниципальных услуг».

27. Данный перечень является исчерпывающим и не предполагает межведомственного информационного взаимодействия.

Перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги.

28. Действующее законодательство не содержит оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги.

Перечень оснований для приостановления или отказа в предоставлении государственной услуги

29. Основаниями для отказа в предоставлении государственной услуги являются:

- отсутствие в запросе необходимых сведений для его исполнения;

- отсутствие у заявителя, истребующего сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, документов, подтверждающих его полномочия;

- если запрос не содержит фамилию, имя, отчество (последнее при наличии), почтового адреса и/или электронного адреса заявителя;

- если запрос не поддается прочтению, ответ на запрос не дается, и он не подлежит направлению на рассмотрение директору департамента или уполномоченному на то лицу, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

- если ответ по существу поставленного в нем вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений. Указанная информация может быть предоставлена только при наличии у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и/ или конфиденциальную информацию;

- если в запросе содержатся нецензурные, либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи. Должностное лицо вправе оставить запрос без ответа по сути поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему его, о недопустимости злоупотребления правом.

30. Основания для приостановления предоставления государственной услуги отсутствуют.

31. Российским,иностранным гражданам и лицам без гражданства, проживающим за рубежом, подлинные архивные документы не направляются.

Перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, в том числе сведения о документе (документах), выдаваемом (выдаваемых) организациями, участвующими в предоставлении государственной услуги

32. Услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, законодательством Российской Федерации и Брянской области не предусмотрено.

Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление государственной услуги

33. Поступившие из-за рубежа запросы социально-правового характера, связанные с социальной защитой граждан и лиц без гражданства, предусматривающие их пенсионное обеспечение, получение льгот и компенсаций, исполняются органами и организациями бесплатно.

Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результатов предоставления государственной услуги

34. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче заявления о предоставлении государственной услуги и при получении документов, являющихся результатами государственной услуги – 15 минут.

Срок регистрации запроса Заявителя о предоставлении государственной услуги,в том числе в электронной форме.

35. Срок регистрации запроса (заявления) Заявителя о предоставлении государственной услуги не должен превышать 1 рабочий день с момента поступления заявления в письменной или электронной форме в департамент.

Требования к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга, к месту ожидания и приема заявителей, размещению и оформлению визуальной, текстовой информации о порядке предоставления государственной услуг

36. Вход в здания оборудован вывесками с наименованием департамента, управлений департамента, учреждений департамента.

37. В помещениях для приема заявителей размещаются информационные стенды и информационные таблички (вывески) с указанием:

- фамилии, имени, отчества и должности лица, осуществляющего предоставление государственной услуги;

- часов приема и времени перерыва на обед.

Информационные стенды содержат следующую информацию:

- график приема граждан;

- номера кабинетов, где осуществляется прием и информирование заявителей;

- номера телефонов, адреса электронной почты и официального сайта;

- перечень документов (сведений), необходимых для предоставления государственной услуги, бланки запросов (заявлений);

- порядок оказания услуги (перечень документов, которые необходимо представить для получения услуги, сроки оказания услуги, стоимость услуги и порядок оплаты, формы платежных документов);

- изменения в работе в связи с праздничными днями.

38. Для ожидания гражданами приема и заполнения необходимых для предоставления государственной услуги документов отводятся места, оборудованные стульями, столами для возможного оформления документов, которые обеспечиваются писчей бумагой и ручками.

38.1. Вход в здание, в котором осуществляется предоставление услуги, оборудуется пандусом для инвалидов и кнопкой вызова сотрудника, расположенной на фасаде у входа в здание. Предоставление государственной услуги для инвалидов осуществляется на первом этаже здания.

Показатели доступности и качества государственной услуги

39.Показателями доступности государственной услуги является:

- транспортная доступность к местам предоставления государственной услуги;

- беспрепятственный доступ к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга;

- возможность получения информации о государственной услуге в электронном виде.

40.Показателями качества государственной услуги являются:

- предоставление услуги в соответствии с требованиями административного регламента;

- соблюдение сроков предоставления услуги;

- количество обоснованных жалоб.

Иные требования, в том числе учитывающие особенности
предоставления государственных услуг в электронной форме

41. Обеспечение возможности получения заявителями информации о предоставляемой государственной услуге на официальном сайте департамента культуры Брянской области и на «Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций)».

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий), требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур (действий) в электронной форме.

42. Состав административных процедур по предоставлению государственной услуги включает:

- регистрация запросов заявителей;

- передача запросов для организации их исполнения в профильное структурное подразделение;

- анализ тематики запросов заявителей;

- направление запросов заявителей на исполнение в органы и организации по принадлежности;

- подготовка ответов заявителям;

- оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий;

- проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях;

- отправка заявителям ответов и архивных справок, архивных выписок и архивных копий.

Описание последовательности действий при предоставлении государственной услуги

Регистрация запросов заявителей

43. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.

44. Поступившие в департаментиз Росархива, МИД России или непосредственно из-за рубежа письменные запросы и запросы в электронной форме регистрируютсяв день поступления либо не позднее одного рабочего дня со дня поступления специалистом департамента, обеспечивающим прием и регистрацию поступившей корреспонденции.

Передача запросов для организации их исполнения в профильное структурное подразделение

45. Определение конкретного сотрудника, исполняющего запрос, осуществляет директор департамента, его заместитель.

Максимальный срок определения исполнителя составляет один рабочий день с момента передачи запроса после его регистрации.

46. Результатом определения конкретного сотрудника является проставление на зарегистрированном запросе визы с указанием фамилии, имени, отчества исполнителя и даты проставления визы.

47. Завизированный запроспередается специалисту департамента или руководителю архивного учреждения по профилю содержания запроса в течение 3 календарных дней со дня поступления в установленном порядке.

Анализ тематики запросов заявителей

48. Специалист департамента или руководитель архивного учреждения осуществляет анализ тематики поступивших запросов с использованием имеющихся в управлении по делам архивов департамента архивных справочников в традиционной и электронной форме, содержащих сведения о местах хранения документов, необходимых для исполнения запросов заявителей.

При этом определяется:

- правомочность получения заявителем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений, содержащих государственную тайну и сведения конфиденциального характера;

- степень полноты сведений, содержащихся в запросе заявителя,необходимых для проведения поисковой работы;

- местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса заявителя;

- адреса конкретных органов, организаций, куда по принадлежности следует направить на исполнение запрос заявителя.

49. Срок исполнения данной административной процедуры – 10 календарных дней.

Направление запросов заявителей на исполнение в органы и организации по принадлежности

50. На основании анализа тематики поступивших запросов департамент направляет запросы или их копии со своим письмом на исполнение по принадлежности:

ворганы государственной власти области;

в областные государственные архивы;

вмуниципальные архивы;

в другие органы и организации, которые могут иметь на хранении документы,необходимые для исполнения запросов.

51. В случае если запрос требует исполнения несколькими органами и организациями, департамент направляет в соответствующие органы и организации копии запроса, анкеты, с указанием о направлении ответа в адрес департамента.

52. При необходимости органы государственной власти области,областныегосударственные архивы, муниципальные архивы направляют запросы на исполнение по принадлежности в органы и организации, имеющие на хранении соответствующие архивные документы.

53. При направлении запросов на исполнение по принадлежности, департамент уведомляет соответствующие органы и организации о запросах, архивные справки, архивные выписки и архивные копии по которым требуют проставления апостиля.

54. Срок исполнения данной административной процедуры – 15 календарных дней.

Подготовка ответов заявителям

55. На основании проведенной поисковой работы департаментом, иными органами и организациями осуществляется подготовка ответов заявителям. Ответ может быть подготовлен в виде:

- письменного уведомления МИД России или заявителя о направлении запроса на исполнение в соответствующий орган, организацию;

- письменного уведомления МИД России или заявителя о необходимости предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса;

- письма с иными сведениями, направленного в МИД России или заявителю;

- архивной справки, архивной выписки или архивной копии.

56. При отсутствии архивных документов, необходимых для исполнения запроса, составляется ответ об отсутствии запрашиваемых сведений на бланке органа, организации. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать истребуемый документ или справку.

57. Срок исполнения данной административной процедуры – 30 календарных дней.

Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий

58. На основании проведенной работы по выявлению запрашиваемых сведений, органы и организации, исполняющие полученные от департамента и непосредственно из-за рубежа запросы, готовят архивные справки, архивные выписки или архивные копии.

59. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках («Так в документе», «Так в тексте оригинала»).

Сведения о работе, учебе в нескольких органах, организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку, если все эти сведения содержатся в документах одного государственного, муниципального архива или органа, организации.

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места («Так в тексте оригинала», «В тексте неразборчиво»).

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.

После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номеров листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта, события.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены гербовой печатью (для государственных органов и органов местного самоуправления, государственных и муниципальных архивов) или печатью организации.

60. Архивная справка оформляется на бланке органа, организации и адресуется непосредственно заявителю.

Архивная справка подписывается руководителем органа, организации, заверяется гербовой печатью или печатью организации, проставляется номер и дата составления.

В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами «Так в тексте оригинала», «Так в документе». После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью руководителя органа, организации или уполномоченного должностного лица и гербовой печатью или печатью организации.

На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется гербовой печатью или печатью организации и подписью руководителя органа, организации.

61. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации.

Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках

и архивных копиях

62. На основании положений Гаагской конвенции 1961 года архивные справки, архивные выписки и архивные копии, направляемые в государства, подписавшие конвенцию, в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа – апостиля.

Апостиль не проставляется на документах, предназначенных для направления в государства, с которыми Российская Федерация заключила Договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства – участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве.

63. Департамент проставляет апостиль на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными, муниципальными архивами, и иными органами и организациями, расположенными на территории Брянской области (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами).

64. Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных органами и организациями (кроме областных государственных и муниципальных архивов), осуществляется после их письменного обращения, с представлением в департамент образцов подписей, с подтверждением полномочий на право подписи конкретных должностных лиц, а также образцов печатей.

65. Проставление апостиля производится путем оттиска специального штампа на свободном от текста месте документа на лицевой или оборотной его стороне или на отдельном листе. В последнем случае лист с апостилем скрепляется с документом.

Заполнение штампа апостиля производится чернилами (шариковой ручкой) от руки или машинописным способом.

Подпись и печать, проставляемые на апостиль, не требуют заверения.

66. Срок исполнения данной административной процедуры, при условии представления необходимых документов, не должен превышать 3 календарных дней со дня представления документов.

67. В случае отказа в проставлении апостиля заявителю в течение 3 календарных дней направляется письменное сообщение о причине отказа.

Отправка заявителям ответов и архивных справок, архивных выписок и архивных копий

68. После оформления в установленном порядке, архивные справки, архивные выписки и архивные копии, предназначенные для направления в государства - участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются департаментом, другими органами и организациями по почте простыми письмами непосредственно в адреса заявителей.

69. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, вместе с запросами (анкетами, личными заявлениями и т.п.) направляются департаментом, другими органами и организациями в МИД России.

70. В случае исполнения запроса несколькими органами, организациями все полученные от органов и организаций архивные справки, архивные выписки и архивные копии, либо ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, департамент с сопроводительными письмами направляет в МИД России или непосредственно в адрес заявителя.

71. Подготовленные органами и организациями архивные справки, архивные выписки и архивные копии, требующие проставления апостиля, направляются в департамент вместе с образцами подписей должностных лиц, подписавших названные документы, а также образцами печатей.

72. После проставления апостиля департамент направляет архивные справки, архивные выписки и архивные копии в МИД России.

73. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии при личном обращении в орган, организацию могут быть выданы заявителю при предъявлении документа, удостоверяющего личность; для третьих лиц – доверенности, оформленной в установленном порядке.

74. Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

IV. Формы контроля за исполнением административного регламента.

75. Контроль за рассмотрением запросов заявителей осуществляется в целях обеспечения своевременного и качественного исполнения поручений по запросам заявителей, принятия оперативных мер по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов заявителей, анализа содержания поступающих запросов,хода и результатов работы с запросами заявителей.

76. Контроль за предоставлением государственной услуги включает текущий контроль, а также проведение плановых и внеплановых проверок исполнения положенийРегламента должностными лицами департамента.

Порядок осуществления текущего контроля.

77. Текущий контрольсоблюдения последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги и принятием решений, осуществляется должностными лицами департамента, ответственными за организацию работы по представлению государственной услуги.

Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по представлению государственной услуги, проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента.

Контрольполноты и качества предоставления государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц департамент.

По результатам проведенных проверок к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Порядок и периодичность осуществления проверок.

78. Проверки могут быть плановыми и внеплановыми. При проверке рассматриваются вопросы, связанные с предоставлением государственной услуги, или отдельные действия в рамках исполнения административных процедур.Внеплановая проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.

79. При организации проверок учитываются жалобы и заявления заявителей, а также иные сведения о деятельности должностных лиц департамента, участвующих в предоставлении государственной услуги.

80. Департамент осуществляет контрольпредоставления государственной услуги областными государственными архивными учреждениями.

81. Для проведения проверки полноты и качества предоставления государственной услуги формируется комиссия, в состав которой включаются государственные гражданские служащие департамента.

Проверка осуществляется на основании приказа директора департамента.

По требованию комиссии ответственные исполнители, а также иные должностные лица, совершающие, предусмотренные Регламентом действия, дают устные или письменные объяснения, представляют документы и материалы, связанные с конкретными письменными запросами заявителей.

Результаты проверки оформляются в виде акта, в котором отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

Ответственность должностных лиц за решения и действия

(бездействие), принимаемые (осуществляемые) ими

в ходе предоставления государственной услуги

82. В случае выявления нарушений прав заявителей виновные должностные лица привлекаются к ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Требования к порядку и формам контроляпредоставления

государственной услуги

83. Порядок и формы контроляпредоставления государственной услуги должны отвечать требованиям непрерывности и действенности (эффективности).

84. Все плановые проверки должны осуществляться регулярно, в течение всего периода деятельности департамента. Установленные формы отчетности по предоставлению государственной услуги должны подвергаться анализу. По результатам проверок и анализа должны быть осуществлены необходимые меры по устранению недостатков предоставления государственной услуги.

85. Граждане, их объединения и организации могут контролироватьпредоставление государственной услуги путем получения информации о ней по телефону, по письменным обращениям, по электронной почте, на официальном сайте департамента.

V. Досудебный порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего государственную услугу, а также должностных лиц, государственных служащих.

86. Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:

1) нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги;

2) нарушение срока предоставления государственной услуги;

3) требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Брянской области для предоставления государственной услуги;

4) отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Брянской области для предоставления государственной услуги, у заявителя;

5) отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Брянской области;

6) затребование с заявителя при предоставлении государственной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Брянской области;

7) отказ органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

87. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в орган, предоставляющий государственную услугу. Жалобы на решения, принятые руководителем органа, предоставляющего государственную услугу, подаются в вышестоящий орган - Правительство Брянской области.

88. Жалоба может быть направлена по почте, через многофункциональный центр, с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", официального сайта органа, предоставляющего государственную услугу, единого портала государственных и муниципальных услуг либо регионального портала государственных и муниципальных услуг, а также может быть принята при личном приеме заявителя.

89. Жалоба должна содержать:

1) наименование органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего;

4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

90. Жалоба, поступившая в орган, предоставляющий государственную услугу, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

91. По результатам рассмотрения жалобы орган, предоставляющий государственную услугу, принимает одно из следующих решений:

1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных органом, предоставляющим государственную услугу опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Брянской области, а также в иных формах;

2) отказывает в удовлетворении жалобы.

92. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

93. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

Приложение № 1

СВЕДЕНИЯ

о местонахождении и контактных телефонахгосударственных архивных учреждений Брянской области, участвующихв исполнении государственной услуги

              1. Местонахождение Государственного казенного учреждения Брянской области «Государственный архив Брянской области»:

г. Брянск, ул. Фокина, д. 45 / а.

              Почтовый адрес Государственного казенного учреждения Брянской области «Государственный архив Брянской области»:

241050, г. Брянск, ул. Фокина, д. 45 / а.

              Телефон директора ГКУ БО ГАБО (4832)74-04-78, отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства (4832) 66-33-86.

              Адрес электронной почты: arhiv-gabo@mail.ru             

График работы: понедельник – четверг: с 08.30 до 18.00.

Пятница: с 08.30 до 17.45

Перерыв: с 13.00 до 14.00, суббота, воскресенье – выходные дни.

2. Местонахождение филиала государственного казенного учреждения Брянской области «Государственный архив Брянской области» - Архива документов по личному составу Брянской области:

г. Брянск, ул. 3 Интернационала, д. 14.

Почтовый адрес Филиала: 241012, г. Брянск, ул. ул. 3 Интернационала, д. 14.

              Телефон директора филиала ГКУ БО ГАБО (4832) 56-84-03

График работы: понедельник – четверг: с 08.30 до 18.00.

Пятница: с 08.30 до 17.45

Перерыв: с 13.00 до 14.00, суббота, воскресенье – выходные дни.

3. Местонахождение филиала государственного казенного учреждения Брянской области «Государственный архив Брянской области» - Центра документации новейшей истории Брянской области:

г. Брянск, ул. Луначарского, д.66

Почтовый адрес Филиала: 241050, г. Брянск, ул. Луначарского, д. 66

              Телефон директора филиала ГКУ БО ГАБО (4832) 66-19-22

График работы: понедельник – четверг: с 08.30 до 18.00.

Пятница: с 08.30 до 17.45

Перерыв: с 13.00 до 14.00, суббота, воскресенье – выходные дни.

Наименование

Ф.И.О. и должность руководителя

Почтовый адрес

Телефон

Факс в администрации района (города)

Брасовский муниципальный архив

Немцева Юлия Владимировна, заведующий

пр. Ленина, 9,п. Локоть, Брасовский район, Брянская обл., 242310

(48354) 9-14-86

(48354) 9-11-31

Архивный отдел департамент по обеспечению деятельности Брянской городской администрации

Михоляко Ирина Николаевна, начальник

пер. Осоавиахима, 3-г, г. Брянск, Брянская обл., 241037

(4832) 41-02-19

(4832) 74-30-13

Архивный отдел администрации Брянского района

Мосеева Елена Викторовна, начальник

ул. Красноармейская, 156, г. Брянск, Брянская обл., 241037

(4832) 41-38-35

(4832) 41-65-43

Выгоничский муниципальный архив

Сысоева Надежда Ивановна, заведующий

Администрация района, п. Выгоничи, Выгоничский район, Брянская обл., 243860

(48341) 2-15-57

(48341) 2-14-52

Гордеевский муниципальный архив

Старченко Татьяна Алексеевна, заведующий

ул. Кирова, 18-а, с. Гордеевка, Гордеевский район, Брянская обл., 240340

(48340) 2-16-77

(48340) 2-14-35

Архивный отдел администрации Дубровского района

Козорина Галина Александровна, начальник

ул. Ленина, 65-а, п. Дубровка, Дубровский район, Брянская обл., 242730

(48332) 9-12-38

(48332) 9-12-83

Сектор архива администрации Дятьковского района

Кондрашова Валентина Сергеевна, заведующий

ул. К. Маркса, 2, г. Дятьково, Брянская обл., 242630

(48333) 3-37-46

(48333) 3-22-03

Жирятинский муниципальный архив

Марина Лариса Алексеевна, заведующий

ул. Мира, 4, с. Жирятино, Жирятинский район, Брянская обл., 242028

(48344) 3-06-34

(48344) 3-06-09

Жуковский муниципальный архив

Родэ Наталья Михайловна, заведующий

ул. Октябрьская, 1, г. Жуковка, Жуковский район, Брянская обл., 242800

(48334) 3-26-71

(пригласить)

(48334) 3-12-82

Злынковский муниципальный архив

Сычева Светлана Сергеевна, заведующий

пл. Свободы, 37, г. Злынка, Злынковский район, Брянская обл., 243600

(48358) 2-17-62

(48358) 2-10-35

Сектор архива при администрации Карачевского района

Артамонова Людмила Алексеевна, заведующий

ул. Советская, 64, г. Карачев, Карачевский район, Брянская обл., 242500

(48335) 2-13-71

(48335) 2-11-41

Сектор по архивным делам администрацииКлетнянского района

Фокина Людмила Григорьевна, заведующий

ул. Ленина, 92, п. Клетня, Клетнянский район, Брянская обл., 242820

(48338) 9-15-67

(48338) 9-12-43

Архив Климовского комитета по управлению муниципальным имуществом

Паничева Алла Сергеевна, заведующий

ул. Брянская, 43, р.п. Климово, Климовский район, Брянская обл., 243040

(48347) 2-17-82

(48347) 2-13-38

Архивный отдел администрацииг. Клинцы

Алексеев Валерий Георгиевич, начальник

ул. Октябрьская, 42, г. Клинцы, Брянская обл. 243100

(48336) 4-23-22

(48336) 4-11-97

Клинцовский муниципальный архив (районный)

Романова Алла Витальевна, заведующий

ул. Октябрьская, 42, г. Клинцы, Брянская обл. 243100

(48336) 4-35-29

(48336) 4-14-43

Комаричский муниципальный архив

Марьячкина Олеся Александровна, заведующий

ул. Советская, 21, п. Комаричи, Комаричский район, Брянская обл., 242400

(48355) 9-15-34

(пригласить)

(48355) 9-14-14

Красногорский муниципальный архив

Беззубенко Ирина Александровна, заведующий

ул. Первомайская, 1, п. Красная Гора, Красногорский район, Брянская обл., 243160

(48346) 9-18-57

(48346) 9-17-76

Мглинский муниципальный архив

Пузанова Ина Николаевна, заведующий

пл. Советская, 6, г. Мглин, Мглинский район, Брянская обл., 243220

(48339) 2-18-36

(48339) 2-10-69

Навлинский муниципальный архив

Шкляева Маргарита Аркадьевна, заведующий

ул. Красных Партизан, 21, п. Навля, Навлинский район, Брянская обл.,

242130

(48342) 2-44-58

(48342) 2-23-42

Архив г. Новозыбкова

Литовченко Нина Георгиевна, заведующий

пл. Октябрьской революции, 2, г. Новозыбков, Брянская обл., 243000

(48343) 5-69-25

(48343) 3-37-71

Новозыбковский муниципальный архив (районный)

Шевандо Валентина Семеновна, заведующий

пл. Октябрьской революции, 2, г. Новозыбков, Брянская обл., 243000

(48343) 5-69-47

(48343) 5-69-53

Архивный отдел администрации Погарского района

Андрощук Мария Ивановна, начальник

ул. Ленина, 1, г. Погар, Погарский район, Брянская обл., 243550

(48349) 2-15-70

(48349) 2-12-80

Почепский муниципальный архив

Соколова Любовь Ивановна, заведующий

пл. Октябрьская, 3-а, г. Почеп, Почепский район, Брянская обл., 243400

(48345) 3-14-91

(48345) 3-02-52

Рогнединский муниципальный архив

Юдина Нина Семеновна, заведующий

ул. Горького, 12, п. Рогнедино, Рогнединский район, Брянская обл., 242750

(48331) 2-15-33

(48331) 2-11-04

Севский муниципальный архив

Малюкова Зоя Васильевна, заведующий

ул. Ленина, 4, г. Севск, Севский район, Брянская обл., 242400

(48356) 9-15-40

(48356) 9-14-33

Сельцовский муниципальный архив

Лапина Вера Филипповна, заведующий

ул. Куйбышева, 20-а, г. Сельцо, Брянская обл., 241550

(4832) 97-49-83

(4832) 97-10-09

Стародубский муниципальный архив

Григорук Валентина Борисовна, заведующий

пл. Советская, 8, г. Стародуб, Стародубский район, Брянская обл., 243240

(48348) 2-24-68

(48348) 2-22-50

Суземский муниципальный архив

Ипатова Наталья Викторовна, заведующий

пл. Ленина, 1, п. Суземка, Суземский район, Брянская обл., 242200

(48353) 2-17-95

(48353) 2-18-34

Сектор архива администрации Суражского района

Чернецкая Галина Михайловна, заведующий

ул. Ленина, 1, г. Сураж, Суражский район, Брянская обл., 243500

(48330) 2-12-75

(48330) 2-13-42

Трубчевский муниципальный архив

Банникова Надежда Александровна, заведующий

ул. Брянская, 61, г. Трубчевск, Трубчевский район, Брянская обл., 242220

(48352) 2-22-94

(48352) 2-27-00

Унечский муниципальный архив

Солопеева Евгения Анатольевна, заведующий

ул. Горького, 3-а, г. Унеча, Унечский район, Брянская обл., 243220

(48351) 2-20-49

(48351) 2-10-66

Сектор архивных дел Муниципального учреждения Департамент социально-культурной сферы города Фокино

Сергеева Клавдия Васильевна, специалист архивных дел

ул. Ленина, 13, г. Фокино, Брянская обл. 242220

(48333) 4-79-60

(приемная главы администрации)

(48333) 4-79-60