ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА МИНИСТЕРСТВА ЛЕСНОГО И ОХОТНИЧЬЕГО ХОЗЯЙСТВА САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ ПО ИСПОЛНЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ «РАССМОТРЕНИЕ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН»



МИНИСТЕРСТВО

ЛЕСНОГО И ОХОТНИЧЬЕГО ХОЗЯЙСТВА

САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

от 11 мая 2011 года № 25-П

г. Южно-Сахалинск

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА МИНИСТЕРСТВА ЛЕСНОГО И ОХОТНИЧЬЕГО ХОЗЯЙСТВА САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ ПО ИСПОЛНЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ «РАССМОТРЕНИЕ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН»

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 11 ноября 2005 г. № 679 «О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг)», постановлением администрации Сахалинской области от 14 ноября 2008 года № 359-па «Об организации разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг, а также анализа практики их применения», в целях практической реализации в Сахалинской области порядка осуществления государственной Функции по рассмотрению обращений граждан министерством лесного и охотничьего хозяйства Сахалинской области:

1. Утвердить Административный регламент министерства лесного и охотничьего хозяйства по исполнению государственной функции «Рассмотрение обращений граждан» (прилагается).

2. Опубликовать настоящий приказ в газете «Губернские ведомости».

3. Контроль над исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Исполняющий обязанности министра

лесного и охотничьего хозяйства                                                          Б.Д. Пермяков

УТВЕРЖДЕН

приказом министерства

лесного и охотничьего хозяйства

Сахалинской области

от 11.05.2011 № 25-П

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

министерства лесного и охотничьего хозяйства Сахалинской области по исполнению государственной функции «Рассмотрение обращений граждан»

1. Общие положения

1.1. Наименование государственной функции

Рассмотрение обращений граждан (далее – государственная функция).

1.2. Перечень нормативных правовых актов, непосредственно регулирующих исполнение государственной функции

Исполнение государственной функции «Рассмотрение обращений граждан» (далее - государственная функция) осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации 12.12.1993 г. («Российская газета», 25 декабря 1993 года);

- Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» («Российская газета», 5 мая 2006 года);

- Положением о министерстве лесного и охотничьего хозяйства Сахалинской области, утвержденным постановлением Правительства Сахалинской области от 04 октября 2010 г. N 474 (газета «Губернские ведомости» № 195 (3642) от 26.10.2010).

1.3. Наименование органа власти, исполняющего государственную функцию

Исполнение государственной функции осуществляет министерство лесного и охотничьего хозяйства Сахалинской области (далее – министерство).

2. Требования к порядку исполнения государственной функции

2.1. Порядок информирования об исполнении государственной функции

2.1.1. Конечный результат исполнения государственной функции:

- направление заявителю письменного ответа, содержащего исчерпывающие ответы на вопросы, поставленные в обращении;

- получение заявителем устного ответа на вопросы, поставленные им в устном обращении;

- направление обращения в другие органы государственной власти, органы местного самоуправления или другим лицам, в компетенцию которых входит решение вопросов, поставленных в обращении и с уведомлением заявителя о перенаправлении обращения;

- не рассмотрение обращения по существу поставленных вопросов, в соответствии с законодательством Российской Федерации.

2.1.2. Информация о месте нахождения министерства: 693020, Сахалинская область, г. Южно-Сахалинск, проспект Мира, д. 107, офис 64.

График работы министерства: понедельник - четверг с 09.00 - 18.15, пятница с 09.00 - 17.00, перерыв на обед с 13.00 - 14.00.

Телефоны для справок (консультаций): телефоны 8(4242) 498-067, 8(4242) 499-558, 8(4242) 498-066, 8(4242) 505-391; факс 8(4242) 499-721.

2.1.3. Информация о перечне необходимых для исполнения государственной функции документов, требуемых от заявителей, и порядке их предоставления.

Письменное обращение гражданина подается в свободной форме и в обязательном порядке должно содержать наименование органа исполнительной власти Сахалинской области – министерство лесного и охотничьего хозяйства Сахалинской области либо должностного лица, а также фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ или уведомление о переадресации обращения, изложение сути обращения, личную подпись заявителя и дату.

В случае необходимости, в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.

2.1.4. Справочные телефоны министерства и структурных подразделений министерства, исполняющих государственную функцию: 8(4242) 498-067, 8(4242) 499-558, 8(4242) 498-066, 8(4242) 505-391; факс 8(4242) 499-721.

2.1.5. Адрес официального сайта министерства в сети Интернет: http://www.sakhleshoz.ru.

Адрес электронной почты министерства: dp_lesp@adm.sakhalin.ru

2.1.6. Порядок получения информации по вопросам исполнения государственной функции.

2.1.6.1. Информирование проводится в форме:

- устного информирования;

- письменного информирования.

- на портале государственных и муниципальных услуг (функций) Сахалинской области по адресу: www. rgu. admsakhalin.ru

2.1.6.2. По вопросам исполнения государственной функции информирование производится:

- о входящих номерах, под которыми зарегистрированы обращения с использованием автоматизированной информационной системы «письма и обращения граждан» региональной системы электронного документооборота и делопроизводства «Кодекс: документооборот» (далее - АИС «письма и обращения граждан»);

- о стадии исполнения государственной функции, а также о принятом решении по конкретному обращению;

- о факте переадресации письменного обращения с указанием органов государственной власти, органов местного самоуправления или должностных лиц, в компетенцию которых входит решение вопросов, поставленных в обращении;

- о причинах невозможности рассмотрения обращения по существу поставленных вопросов.

2.1.6.3. Устное информирование осуществляется государственными гражданскими служащими при обращении заявителя за информацией лично или по телефону.

Государственные гражданские служащие, осуществляющие устное информирование, принимают все необходимые меры для дачи полного и оперативного ответа на поставленные вопросы.

Устное информирование каждого заявителя осуществляется в течение времени, необходимого для информирования заявителя.

При ответах на телефонные звонки государственные гражданские служащие подробно в корректной форме информируют обратившихся заявителей по интересующим их вопросам. Ответ должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил заявитель, фамилии, имени, отчестве и должности государственного гражданского служащего, принявшего телефонный звонок.

При устном обращении заявителя (лично или по телефону) государственные гражданские служащие дают ответы самостоятельно. Если государственный гражданский служащий, к которому обратился заявитель, не может ответить на вопрос самостоятельно, то он может предложить заявителю обратиться письменно, либо назначить другое удобное заявителю время для получения ответа.

2.1.6.4. Письменное информирование осуществляется путем направления ответов почтовым отправлением или посредством информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования (по электронной почте, по факсу).

Ответ на обращение заявителя предоставляется в простой, четкой и понятной форме с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона государственного гражданского служащего министерства.

Ответ направляется в письменном виде в зависимости от способа обращения заявителя за информацией или способом доставки ответа, указанного в письменном обращении лица.

Ответ на обращение заявителя, поступивший по информационным системам общего пользования, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

2.1.6.5. Всю исчерпывающую информацию о порядке исполнения государственной функции граждане могут получить на официальном интернет-сайте министерства или на информационном стенде министерства и на портале государственных и муниципальных услуг (функций) Сахалинской области.

2.1.7. Официальный сайт министерства  должен содержать следующую информацию:

- сведения о месте нахождения и графике работы министерства, номера телефонов для справок, адрес электронной почты министерства;

- порядок информирования о правилах исполнения государственной функции;

- извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по исполнению государственной функции;

- краткое изложение процедуры исполнения государственной функции.

2.1.8. Информационный стенд министерства должен содержать следующую информацию:

- сведения о месте нахождения и графике работы министерства, номера телефонов для справок, адрес электронной почты;

- порядок информирования о правилах предоставления государственной услуги;

- извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по исполнению государственной функции;

- краткое изложение процедуры исполнения государственной функции.

2.2. Требования к местам исполнения государственной функции

2.2.1. Места для исполнения государственной функции включают места для записи заявителей на личный прием, ожидания, информирования, личного приема, которые оборудуются стульями, столами и обеспечиваются писчей бумагой, письменными принадлежностями (для записи информации).

2.2.2. Информация, предусмотренная пунктом 2.1.7 части 2.1. раздела 2 настоящего Административного регламента и предназначенная для ознакомления заявителей, размещается на информационном стенде министерства.

2.2.3. Места ожидания размещаются в здании, в котором осуществляет свою деятельность министерство, и оборудуются стульями. Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании.

2.2.4. Центральный вход в здание оборудуется информационной табличкой (вывеской) с наименованием министерства.

2.2.5. На территории, прилегающей к зданию, оборудуются в установленном порядке места для парковки автотранспортных средств.

2.2.6. Пропуск граждан в здание, осуществляется в установленном порядке при наличии у заявителя документа, удостоверяющего личность.

2.2.7. Места для информирования заявителей, получения информации и заполнения необходимых документов оборудуются информационными стендами, стульями и столами для заполнения документов.

2.2.8. Прием заявителей осуществляется в кабинетах, которые оборудуются информационными табличками с указанием:

- номера кабинета;

- фамилии, имени и отчества государственного гражданского служащего, осуществляющего исполнение государственной функции.

2.2.9. Для обеспечения заявителей комфортными условиями, в том числе, обеспечения возможности реализации прав инвалидов на исполнения по их обращениям государственной функции, инвалидам по зрению, по слуху и другим заявителям с ограниченными физическими возможностями при необходимости государственными гражданскими служащими оказывается соответствующая помощь.

2.2.10. Каждое рабочее место государственного гражданского служащего оборудуется персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим устройством.

2.3. Сроки исполнения государственной функции

2.3.1. Исполнение государственной функции осуществляется в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения, если не установлен более короткий контрольный срок исполнения государственной функции.

2.3.2. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса о предоставлении информации, необходимой для рассмотрения обращения, в иной орган или должностному лицу, срок рассмотрения обращения может быть продлен, но не более чем на тридцать дней, с уведомлением заявителя, направившего обращение, о продлении срока рассмотрения обращения.

2.3.3. Сроки прохождения отдельных административных процедур:

2.3.3.1. При рассмотрении письменных обращений заявителей:

- прием и регистрация письменного обращения – 1 рабочий день с момента поступления письменного обращения в министерство;

- направление письменного обращения министру министерства лесного и охотничьего хозяйства Сахалинской области (далее министр) либо лицу, его замещающему, - в день его регистрации;

- направление письменного обращения непосредственному исполнителю государственной функции - не более 2 рабочих дней со дня, следующего за днем регистрации письменного обращения;

- рассмотрение письменного обращения и подготовки ответа непосредственным исполнителем - не позднее чем за 5 рабочих дней до окончания срока исполнения государственной функции;

- регистрация и направление ответа на письменное обращение - не позднее 2 рабочих дней до окончания срока исполнения государственной функции;

- оформление дела по письменному обращению - 7 рабочих дней со дня направления ответа заявителю.

2.3.3.2. При рассмотрении обращений заявителей в ходе личного приема:

- личный прием - не превышает 30 минут;

- подготовка проекта письменного ответа на обращение заявителя, поступившее в ходе личного приема - не позднее чем за 5 рабочих дней до окончания срока исполнения государственной функции;

- регистрация и направление ответа на обращение заявителя, поступившее в ходе личного приема - не позднее 2 рабочих дней до окончания срока исполнения государственной функции;

- оформление дела по обращению заявителя, поступившему в ходе личного приема - 7 рабочих дней со дня направления ответа заявителю.

Срок ожидания в очереди на личный прием не превышает 30 минут.

2.3.3.3. Направление письменного обращения заявителя по подведомственности в органы государственной власти, органы местного самоуправления или должностному лицу осуществляется в срок, не превышающий 7 дней с даты его регистрации.

Уведомление заявителя о направлении его обращения по подведомственности осуществляется в день направления обращения по подведомственности.

2.3.3.4. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение 7 дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

2.3.4. Срок выдачи документов, являющихся результатом исполнения государственной функции:

- ответ на письменное обращение заявителей в письменной форме направляется почтовым отправлением не позднее рабочего дня, следующего за днем регистрации ответа, либо вручается заявителю лично.

2.3.5. В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение 7 дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

2.3.6. Срок ожидания в очереди при подаче и получении документов, являющихся результатами исполнения государственной функции, не должен превышать 15 минут.

2.4. Перечень оснований отказа

в исполнении государственной функции

2.4.1. Заявитель вправе получить на своё обращение письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением следующих случаев:

- если в письменном обращении не указана фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершённом противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией;

- если в обращении обжалуется судебное решение, обращение возвращается заявителю, направившему его, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения в течение семи дней со дня его регистрации;

- при получении министерством письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, министерство вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом;

- если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

- если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, министр, либо уполномоченное на то лицо, вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения, направлялись в один и тот же государственный орган или одному и тому же должностному лицу, с уведомлением о данном решении заявителя, направившего обращение;

- если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

2.4.2. В случае если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, заявитель вправе вновь направить обращение в министерство или соответствующему должностному лицу.

2.5. Иные требования к исполнению государственной функции

2.5.1. Исполнение министерством государственной функции является бесплатным для заявителей.

2.5.2. Гражданин имеет право на возмещение убытков и компенсацию морального вреда, причиненных незаконным действием (бездействием) министерства или должностного лица при рассмотрении обращения, по решению суда.

2.5.3. В случае если гражданин указал в обращении заведомо ложные сведения, расходы, понесенные в связи с рассмотрением обращения министерством или должностным лицом, могут быть взысканы с данного гражданина по решению суда.

3. Административные процедуры

Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:

- рассмотрение письменных обращений заявителей;

- рассмотрение обращений заявителей, поступивших в ходе личного приема.

Блок-схема исполнения государственной функции приведена в приложении № 1 к настоящему Административному регламенту.

3.1. Рассмотрение письменных обращений заявителей

Рассмотрение письменных обращений заявителей включает в себя следующие административные действия:

- прием и первичная обработка обращений;

- регистрация и аннотирование поступивших обращений;

- первичное рассмотрение обращения министром;

- направление обращения на рассмотрение исполнителю;

- рассмотрение обращения и подготовка ответа;

- направление ответа заявителю;

- оформление дела по обращению и его хранение.

3.1.1. Приём и первичная обработка обращений

3.1.1.1. Основанием для начала административного действия является поступление письменного обращения заявителя в министерство.

Обращение может поступить в министерство одним из следующих способов:

- почтовым отправлением;

- лично от заявителя;

- посредством факсимильной связи;

- по электронной почте или на Интернет-сайт министерства;

- посредством передачи из Правительства Сахалинской области в установленном порядке.

3.1.1.2. Должностным лицом, ответственным за прием и регистрацию обращений, является государственный гражданский служащий, ответственный за прием входящих документов (далее - специалист приёмной).

3.1.1.3. В случае поступления письменного обращения почтовым отправлением специалист приёмной:

- проверяет целостность упаковки конвертов, а в случае их ошибочного поступления, возвращает на почту письма не вскрытыми;

- проводит сверку реестров на корреспонденцию, поступившую фельдъегерской связью;

- вскрывает конверты (за исключением адресованных должностному лицу с пометкой «Лично»), проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письменного обращения прилагает конверт;

- прикладывает к письму поступившие документы;

- в случае отсутствия в конверте письменного обращения составляет справку: «Письма в адрес министерства нет», подписывает её и прилагает к поступившим документам;

- составляет акты в двух экземплярах на письма, поступившие с денежными знаками (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами, подарками, на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, указанных в описях на ценные письма.

3.1.1.4. В случае поступления письменного обращения непосредственно от заявителя специалист приемной по просьбе заявителя выдает ему расписку в получении документов установленной формы (Приложение № 2) с указанием даты приема обращения, количества принятых листов, перечня прилагаемых к обращению документов, номера телефона для справок по обращениям заявителей.

3.1.1.5. В случае поступления письменного обращения по электронной почте или на Интернет-сайт министерства, электронное письмо распечатывается на бумаге специалистом приемной с указанием вида поступления письменного обращения.

3.1.1.6. В случае поступления письменного обращения из Правительства Сахалинской области, специалист приемной должен убедиться, что оно сопровождается регистрационной карточкой Правительства Сахалинской области, содержащей поручение (резолюцию) высшего должностного лица. При отсутствии регистрационной карточки Правительства Сахалинской области, специалист приемной возвращает письменное обращение в Правительство Сахалинской области, уведомив об этом структурное подразделение аппарата Правительства Сахалинской области, в компетенцию которого входит работа с обращениями граждан.

3.1.1.7. Во всех случаях, предусмотренных подпунктом 3.1.1.1 раздела 3 настоящего Административного регламента, специалист приемной, убедившись в правильности направления обращения в адрес министерства и выполнив действия по приему обращений, на первом листе обращения или на регистрационной карточке Правительства Сахалинской области (в случае поступления письменного обращения из Правительства Сахалинской области) проставляет в левом нижнем углу отметку «Принято», личную подпись и дату.

3.1.1.8. Обращения обрабатываются в течение одного рабочего дня в порядке общей очереди всей поступающей в приемную корреспонденции. Время нахождения обращения на этапе приема и первичной обработки - 1 рабочий день с момента поступления обращения в министерство.

3.1.1.9. Критерием принятия решения при приёме и первичной обработке обращений, является наличие письменного обращения содержащего наименование министерства, либо фамилию, имя, отчество должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, уведомление о переадресации обращения, изложение сути обращения, наличие личной подписи и даты, а в случае поступления письменного обращения из Правительства Сахалинской области - наличие регистрационной карточки Правительства Сахалинской области с резолюцией высшего должностного лица.

3.1.1.10. Результатом выполнения административного действия является приём и первичная обработка обращений.

3.1.1.11. Фиксация результата выполнения административного действия осуществляется проставлением отметки «Принято».

3.1.2. Регистрация и аннотирование поступивших обращений

3.1.2.1. Основанием для начала административного действия является приём и первичная обработка обращения, подлежащего регистрации.

3.1.2.2. Должностным лицом, ответственным за регистрацию обращений, является государственный гражданский служащий, ответственный за организацию работы с обращениями граждан в министерстве (далее - регистратор).

3.1.2.3. Предварительно регистратор отделяет от письма поступившие деньги, документы, ценные бумаги и возвращает их сотруднику приемной для отправки заявителю. Деньги возвращаются почтовым переводом.

3.1.2.4. Регистратор при регистрации обращений руководствуется инструкцией по работе с АИС «Письма и обращения граждан».

3.1.2.5. Предварительно регистратор производит поиск регистрационной карточки заявителя в базе данных АИС «Письма и обращения граждан» в случае многократного обращения и проверяет правильность её заполнения в сравнении с реквизитами, указанными в поступившем обращении (фамилия, имя, отчество, адрес, контактные реквизиты, социальное положение), при необходимости корректирует реквизиты регистрационной карточки заявителя.

В случае отсутствия в базе данных АИС «Письма и обращения граждан» информации о заявителе, регистратор создает новую регистрационную карточку заявителя, в которой указывает:

- фамилию, имя и отчество (или инициалы, если указаны только инициалы) заявителя (в именительном падеже), его адрес;

- признак коллективного обращения (обращение считается коллективным, если подписано двумя и более авторами или поступило от имени коллектива организации, а также к коллективным обращениям относятся резолюции собраний и митингов);

- социальное положение и льготную категорию заявителя;

- контактные реквизиты (телефон, адрес электронной почты и другие).

3.1.2.6. Далее регистратор заполняет карточку обращения в АИС «Письма и обращения граждан», а именно:

- прочитывает поступившее обращение и выявляет поставленные заявителем в обращении вопросы;

- проверяет обращение на повторность, при необходимости сверяет с находящейся в архиве предыдущей перепиской. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворён полученным ответом;

- указывает наименование отправителя обращения («заявитель», «Правительство Сахалинской области»);

- используя справочники АИС «Письма и обращения граждан», определяет вид («жалоба, заявление» или другой) признак («коллективное, депутатское обращение» или другой) и форму обращения («письмо, Интернет-сайт» и иное);

- проставляет реквизит «Контроль» в случае, если обращение поступило из Правительства Сахалинской области, и содержит поручение высшего должностного лица с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения;

- если обращение поступило из другой организации, то указывает, откуда оно поступило, проставляет дату и исходящий номер сопроводительного письма;

- указывает количество листов, приложений;

- формулирует и вводит краткое содержание обращения (аннотацию). Аннотация должна быть четкой, краткой, отражать содержание всех вопросов, поставленных в обращении;

- при необходимости указывает созаявителей.

3.1.2.7. После заполнения карточки обращения, регистратор по каждому вопросу, содержащемуся в обращении, заполняет карточку вопроса:

- указывает тематику вопроса, используя справочник АИС «Письма и обращения граждан»;

- формулирует и вводит краткое содержание вопроса;

- указывает министра, либо лицо его замещающее, которому обращение будет передано на рассмотрение;

- указывает дату передачи обращения и срок, определяемый в соответствии с подпунктом 2.3.1 раздела 2 настоящего Административного регламента.

3.1.2.8. После завершения регистрации обращения в АИС «Письма и обращения граждан» регистратор:

- в правом нижнем углу первой страницы обращения проставляет регистрационный штамп «Министерство лесного и охотничьего хозяйства Сахалинской области» с указанием даты и регистрационного номера. В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение;

- распечатывает карточку обращения и карточку каждого вопроса, формирует дело по письменному обращению. Конверты, в которых поступили обращения, вкладываются в дела.

3.1.2.9. Срок административного действия по регистрации и аннотированию обращения - не более 2 рабочих дней с момента приёма и первичной обработки обращения.

3.1.2.10. Критериями принятия решений в процессе регистрации и аннотирования обращений, являются содержание обращения, его соответствие справочникам АИС «Письма и обращения граждан».

3.1.2.11. Результатами административного действия являются регистрация обращения и формирование дела для направления на рассмотрение министру.

3.1.2.12. Поступившее обращение фиксируется в АИС «Письма и обращения граждан».

3.1.3. Первичное рассмотрение обращения

министром

3.1.3.1. Основаниями для начала административного действия являются регистрация обращения и формирование дела для направления на рассмотрение министру.

3.1.3.2. Должностным лицом, ответственным за первичное рассмотрение обращения, является министр.

3.1.3.3. Министр министерства рассматривает обращение по существу (за исключением случаев, предусмотренных пунктом 2.4 раздела 2 настоящего Административного регламента), определяет конкретных исполнителей из числа должностных лиц министерства (далее - исполнитель) по каждому из содержащихся в обращении вопросов и накладывает резолюцию по существу принятого решения.

3.1.3.4. Во всех случаях отказа в рассмотрении обращения по существу, резолюция должна содержать причину отказа.

3.1.3.5. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, резолюция должна содержать указание о перенаправлении обращения в правоохранительные органы в соответствии с их компетенцией, определенной законодательством Российской Федерации.

3.1.3.6. Если в обращении содержится просьба о личном приеме, то резолюция может содержать поручение исполнителю о направлении заявителю уведомления о дате и времени личного приема, либо сообщение о порядке записи на прием заявителей.

Такие обращения должны списываться «В дело» как исполненные.

3.1.3.7. При определении исполнителей министру запрещается направлять обращения, содержащие жалобу на действие (бездействие) должностного лица тому исполнителю, действие (бездействие) которого обжалуется.

3.1.3.8. В случае если вопрос, поставленный в обращении, не относится к полномочиям министерства, то министр накладывает резолюцию о направлении обращения в органы государственной власти, органы местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленного в обращении вопроса.

3.1.3.9. Срок первичного рассмотрения обращения не превышает двух дней с момента получения обращения министром.

3.1.3.10. Критерием принятия решения при первичном рассмотрении обращения является отнесение вопросов, поставленных в обращении, к компетенции министерства.

3.1.3.11. Результатом выполнения административного действия является наложение резолюции, содержащей поручения исполнителям.

3.1.3.12. Фиксацией результата выполнения административного действия по первичному рассмотрению обращения является резолюция министра.

3.1.4. Направление обращения на рассмотрение исполнителю

3.1.4.1. Основанием для начала административного действия является получение регистратором обращения, содержащего резолюцию министра.

3.1.4.2. Должностным лицом, ответственным за направление обращений на рассмотрение, является регистратор.

3.1.4.3. Регистратор вводит содержание резолюции министра в АИС «Письма и обращения граждан».

3.1.4.4. Если в резолюции министра дано поручение одному или нескольким исполнителям, то регистратор направляет им копии обращения и при необходимости, всех приложенных документов. Дело с подлинником обращения остается у регистратора на хранении.

3.1.4.5. Если в резолюции министра содержится отказ от рассмотрения обращения по существу поставленных вопросов или указание о перенаправлении обращения, то регистратор готовит соответствующие уведомления или информационные письма за подписью министра.

3.1.4.6. Срок выполнения административного действия по направлению обращения на рассмотрение один день с момента получения обращения регистратором.

3.1.4.7. Критерием принятия решения о направлении обращений на рассмотрение является содержание резолюции министра.

3.1.4.8. Результатом выполнения административного действия является направление исполнителям копии обращения заявителя и всех приложенных к нему материалов с резолюцией министра.

3.1.4.9. Результат выполнения административного действия по направлению обращения на рассмотрение фиксируется в АИС «Письма  и обращения граждан».

3.1.5. Рассмотрение обращения и подготовка ответа

3.1.5.1. Основанием для начала административного действия является получение исполнителем обращения и всех приложенных к нему материалов с резолюцией министра.

3.1.5.2. Ответственным за рассмотрение обращения и подготовку ответа является исполнитель.

3.1.5.3. Обращения рассматриваются исполнителем непосредственно на своем рабочем месте или с выездом на место.

3.1.5.4. Исполнитель:

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, вправе пригласить заявителя для личной беседы, запросить в случае необходимости в установленном законодательством порядке дополнительные материалы и получить объяснения у заявителя и иных юридических и физических лиц;

- в необходимых случаях привлекает к рассмотрению обращения переводчиков и экспертов;

- принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;

- подготавливает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

3.1.5.5. Исполнитель не позднее, чем за два рабочих дня до окончания срока исполнения государственной функции передает письменный ответ, подписанный министром и в установленном порядке зарегистрированный в электронной системе делопроизводства «Служебная корреспонденция», для направления заявителю.

3.1.5.6. Соисполнитель, не позднее, чем за семь рабочих дней до окончания срока исполнения государственной функции, передает подготовленную в письменном виде информацию по исполнению обращения основному исполнителю.

3.1.5.7. Текст ответа заявителю должен содержать ссылку на форму обращения, орган государственной власти или должностное лицо, к которому обращался заявитель, дату обращения, излагаться четко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать ответ на все поставленные в обращении вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в обращении, в ответе следует указывать, какие меры приняты по обращению заявителя.

3.1.5.8. В случае подготовки ответа заявителю на основании поручения Правительства Сахалинской области исполнитель подготавливает информацию об исполнении данного поручения для направления в Правительство Сахалинской области. При необходимости информация должна содержать копию ответа для направления его заявителю.

3.1.5.9. Критериями принятия решения при рассмотрении обращения и подготовки ответа являются соответствие поставленных в обращении вопросов компетенции министерства и отсутствие оснований для отказа в рассмотрении обращений по существу поставленных вопросов исполнении государственной функции.

3.1.5.10. Результатами выполнения административного действия по рассмотрению обращения и подготовке ответа являются:

- рассмотрение обращения и подготовка ответа по существу поставленных в нём вопросов;

- направление обращения в другие органы государственной власти, органы местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение вопросов, поставленных в обращении, подготовка уведомления;

- рассмотрение обращения и подготовка ответа не по существу поставленных в нем вопросов в случаях, установленных действующим законодательством.

3.1.5.11. Фиксацией административного действия по рассмотрению обращения заявителя и подготовке ответа является подписание министром ответа (уведомления, информации) и его регистрация в установленном порядке.

3.1.6. Направление ответа заявителю

3.1.6.1. Основанием для начала административного действия по направлению ответа заявителю является получение регистратором подписанного и зарегистрированного в установленном порядке (имеющего исходящий номер министерства и дату регистрации) ответа на обращение.

3.1.6.2. Должностным лицом, ответственным за направление ответа на обращение, является регистратор.

3.1.6.3. Регистратор заносит исходящий номер, дату регистрации и краткое содержание ответа в карточку обращения АИС «Письма и обращения граждан». Письменный ответ направляется по почте или передается иным способом, указанным заявителем в обращении.

3.1.6.4. Подлинники обращений заявителей, поступившие в министерство из Правительства Сахалинской области, возвращаются в Правительство Сахалинской области при наличии на них штампа «подлежит возврату» или специальной отметки в сопроводительном письме. Копии обращений остаются в министерстве на хранении в деле.

3.1.6.5. Срок направления ответа на обращение составляет один рабочий день с момента его регистрации.

3.1.6.6. Критерием принятия решения при направлении ответа на обращение является наличие подписанного и зарегистрированного ответа на обращение.

3.1.6.7. Результатом выполнения административного действия является направление заявителю письменного ответа на его обращение.

3.1.6.8. Фиксацией результата административного действия является отметка в АИС «Письма и обращения граждан» о факте и способе направления ответа заявителю.

3.1.7. Оформление дела по обращению и его хранение

3.1.7.1. Основанием для начала административного действия является направление ответа на обращение.

3.1.7.2. Должностным лицом, ответственным за оформление дела по обращению заявителя и хранение, является регистратор.

3.1.7.3. Обращения и документы, связанные с их рассмотрением, формируются в дела в течение семи рабочих дней с момента направления ответа заявителю.

3.1.7.4. Оформление дел осуществляется в соответствии с требованиями, установленными действующим законодательством.

3.1.7.5. Дела по обращению хранятся в министерстве в течение 5 лет.

3.1.7.6. Критерием принятия решения при оформлении дела и хранении является наличие всех документов, связанных с рассмотрением обращения.

3.1.7.7. Результатом выполнения административного действия по оформлению дела по обращению заявителя и его хранению является оформленное и находящееся на архивном хранении дело по обращению заявителя.

3.1.7.8. Оформленное дело подшивается в папку в соответствии с номенклатурой дел.

3.2. Рассмотрение обращения,

поступившего в ходе личного приёма

Рассмотрение обращения, поступившего в ходе личного приёма, включает в себя следующие административные действия:

- запись заявителя на личный приём;

- личный приём заявителя;

- направление обращения, поступившего в ходе личного приёма, на рассмотрение;

- рассмотрение обращения, поступившего в ходе личного приёма, и подготовка ответа;

- направление ответа на обращение, поступившее в ходе личного приёма;

- оформление дела по обращению, поступившему в ходе личного приёма, и его хранение.

3.2.1. Запись заявителя на личный приём

3.2.1.1. Основанием для начала административного действия является обращение заявителя в министерство по вопросу записи на личный приём к министру министерства.

3.2.1.2. Должностным лицом, ответственным за запись заявителя на личный приём, является специалист приёмной.

3.2.1.3. Специалист приёмной проводит беседу с заявителем, обратившимся в министерство по вопросу записи на приём, разъясняет порядок разрешения его вопроса, составляет краткую аннотацию обращения, фиксирует результат приёма («Разъяснено», «Направлен в органы государственной власти области», «Направлен в органы местного самоуправления», «Записан на прием в министерство»). Указанные реквизиты отражаются в журнале «Личный прием граждан».

Специалист приёмной регистрирует заявителя, записанного на личный приём, в АИС «Письма и обращения граждан», распечатывает карточку личного приёма заявителя и помещает в папку «Личный приём граждан».

3.2.1.4. Запись на приём к министру осуществляется специалистом приёмной в соответствии с графиком личного приёма. Продолжительность процедуры записи заявителя на личный приём не превышает 10 минут.

3.2.1.5. Критерием принятия решения при обращении заявителя в министерство по вопросу записи на личный приём является соответствие обращения заявителя компетенции министерства.

3.2.1.6. Результатами выполнения административного действия по записи заявителя на личный приём являются:

- запись заявителя на личный приём к министру на конкретную дату и оформление карточки личного приёма данного заявителя на бумажном носителе;

- направление заявителя на приём в иные органы государственной власти, органы местного самоуправления или к должностному лицу, в компетенцию которых входит рассмотрение вопросов, с которыми заявитель намеревался обратиться при личном приёме.

3.2.1.7. Информация обо всех заявителях, обратившихся с вопросом записи на личный приём, фиксируется в журнале «Личный приём граждан».

3.2.2. Личный приём заявителя

3.2.2.1. Основанием для начала административного действия является наступление даты и времени личного приёма заявителя.

3.2.2.2. Должностным лицом, ответственным за личный приём заявителя, является министр, либо лицо его замещающее.

3.2.2.3. Материалы, подготовленные к личному приему, передаются регистратором министру не позднее 16 часов дня, предшествующего дню приёма.

3.2.2.4. Приём заявителей министром осуществляется в его служебном кабинете, в соответствии с графиком личного приёма, при наличии документа удостоверяющего личность заявителя.

3.2.2.5. В целях обеспечения конфиденциальности сведений о заявителях министр министерства ведет приём одновременно только одного заявителя (за исключением случаев коллективного обращения).

3.2.2.6. Во время личного приёма заявитель имеет возможность изложить свое обращение устно либо в письменной форме. По просьбе заявителя, оставившего свое письменное обращение, ему выдается расписка в получении документов установленной формы (прилагается).

3.2.2.7.Министр, осуществляющий личный приём, выслушивает устное обращение заявителя.

3.2.2.8. Содержание обращения заносится в карточку личного приёма. В случае если изложенные в обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия заявителя может быть дан устно в ходе личного приёма, о чем делается запись в карточке личного приёма заявителя. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

3.2.2.9. По окончании приёма, министр информирует заявителя о том, кому будет поручено рассмотрение и принятие мер по его обращению.

3.2.2.10. В случае, когда в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию министерства, заявителю дается разъяснение о том, куда и в каком порядке ему следует обратиться для получения ответа по существу поставленных вопросов.

3.2.2.11. В ходе личного приёма заявителю может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

3.2.2.12. Срок личного приема заявителей не превышает 30 минут.

3.2.2.13. Критериями принятия решения являются получение заявителем, присутствующим на личном приёме, исчерпывающих ответов на все поставленные в его обращении вопросы и принятие всех мер, необходимых для решения поставленных вопросов.

3.2.2.14. Результатами выполнения административного действия по личному приёму заявителя являются:

- получение заявителем, присутствующим на личном приёме, исчерпывающих ответов на все поставленные в его обращении вопросы и принятие всех мер, необходимых для решения поставленных вопросов;

- поручение, данное министром исполнителю о подготовке письменного ответа по существу поставленных в обращении вопросов;

- разъяснение заявителю, присутствующему на личном приёме, куда и в каком порядке ему следует обратиться для получения ответа по существу вопроса, поставленного в устном обращении;

- не рассмотрение обращения по существу поставленных вопросов.

3.2.2.15. Результат выполнения административного действия фиксируется в карточке личного приема и в АИС «Письма и обращения граждан».

3.2.3. Направление обращения,

поступившего в ходе личного приёма, на рассмотрение

Административное действие совершается в порядке, предусмотренном пунктом 3.1.4 раздела 3 настоящего Административного регламента.

3.2.4. Рассмотрение обращения,

поступившего в ходе личного приёма, и подготовка ответа

Административное действие совершается в порядке, предусмотренном пунктом 3.1.5 раздела 3 настоящего Административного регламента.

3.2.5. Направление ответа на обращение,

Поступившего в ходе личного приёма

Административное действие совершается в порядке, предусмотренном пунктом 3.1.6 раздела 3 настоящего Административного регламента.

3.2.6. Оформление дела по обращению,

поступившему в ходе личного приёма, и его хранение

Административное действие совершается в порядке, предусмотренном пунктом 3.1.7 раздела 3 настоящего Административного регламента.

4. Порядок и формы контроля за исполнением государственной функции

4.1. Текущий контроль за соблюдением и исполнением государственными гражданскими служащими (ответственными лицами), а также принятием ими решений осуществляется путем проведения проверок в порядке и сроки, устанавливаемые правовым актом министерства.

4.2. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной функции включает в себя проведение плановых и внеплановых проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) государственных гражданских служащих, замещающих должности в министерстве.

Проверки полноты и качества исполнения государственной функции, а также периодичность их проведения осуществляются на основании правовых актов министерства.

Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании полугодовых или годовых планов работы министерства) и внеплановыми. При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с исполнением государственной функции (комплексные проверки), или отдельные аспекты (тематические проверки). Проверка также может проводиться по конкретному обращению заявителя.

Для проведения проверки полноты и качества исполнения государственной функции правовым актом министерства формируется комиссия, в состав которой включаются государственные гражданские служащие, замещающие должности в министерстве.

Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

Справка подписывается членами комиссии.

4.3. Государственные гражданские служащие несут персональную ответственность за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе исполнения государственной функции.

4.4. Контроль над исполнением административных процедур по исполнению государственной функции со стороны граждан, их объединений и организаций осуществляется с использованием соответствующей информации, размещенной на официальном сайте министерства.

4.5. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5. Порядок обжалования действия (бездействия) должностного лица, а также принимаемого им решения при исполнении государственной функции

5.1. Действия (бездействие) государственного гражданского служащего и решения, принятые (осуществляемые) в ходе выполнения настоящего Административного регламента, обжалуются в досудебном (внесудебном) и судебном порядке.

5.2. Заявитель вправе обжаловать действия (бездействие) и решения государственного гражданского служащего в досудебном (внесудебном) порядке путем обращения к министру.

5.3. Предметом досудебного (внесудебного) обжалования является нарушение порядка осуществления административных процедур, изложенных в разделе 3 настоящего Административного регламента, а также других требований и положений настоящего Административного регламента.

5.4. По основаниям, установленным федеральным законом, в рассмотрении жалобы может быть отказано.

5.5. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является поступление жалобы (обращения) в министерство от заявителя лично или в виде почтового отправления, а также по адресу электронной почты министерства, указанным в настоящем Административном регламенте.

5.6. Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы в установленном законом порядке.

5.7. Вышестоящим органом государственной власти, которому может быть адресована жалоба в досудебном (внесудебном) порядке, является Правительство Сахалинской области.

5.8. Срок рассмотрения жалобы не должен превышать тридцати дней с момента ее регистрации.

Срок рассмотрения жалобы может быть продлен в порядке, установленном федеральным законом.

5.9. По результатам рассмотрения жалобы принимается решение об удовлетворении требований заявителя либо об отказе в её удовлетворении.

Письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения жалобы, направляется заявителю.

5.10. Заявитель вправе обжаловать действия (бездействие) государственного гражданского служащего и решения, принятые (осуществляемые) в ходе выполнения настоящего Административного регламента в судебном порядке, установленном федеральным законом.

ПРИЛОЖЕНИЕ № 1

к Административному регламенту

министерства лесного и охотничьего хозяйства

Сахалинской области

по исполнению государственной функции

«Рассмотрение обращений граждан»,

утверждённому приказом министерства

лесного и охотничьего хозяйства

Сахалинской области

от 11.05.2011 №25-П

блок-схема

Исполнения государственной функции «Рассмотрение обращений граждан»

                            ┌─────────────────────────────┐

                            │          Заявитель          │

                            └──────────────┬──────────────┘

                                           V

                       ┌────────────────────────────────────┐

                       │       Направление обращения        │

                       └──┬──┬──┬──┬───────────┬───┬───┬────┘

    ┌─────────────────────┘  │  │  │           │   │   └─────────────────────┐

    │       ┌────────────────┘  │  │           │   └──────────┐              │

    │       │        ┌──────────┘  │           │              │              │

    V       V        V             V           V              V              V

┌──────┐ ┌─────┐ ┌──────┐ ┌──────────────┐ ┌────────┐ ┌────────────────┐ ┌─────────┐

│Почтой│ │Лично│ │Факсом│ │По электронной│ │Интернет│ │Из Правительства│ │  Запись │

└───┬──┘ └──┬──┘ └───┬──┘ │    почте     │ │  сайт  │ │   Сахалинской  │ │заявителя│

    │       │        │    └──────┬───────┘ └────┬───┘ │    области     │ │на личный│

    │       │        │           │              │     └───────┬────────┘ │  прием  │

    V       V        V           V              V             │          └───┬─────┘

┌─────────────────────────────────────────────────┐           │              │

│      Прием и первичная обработка обращения      │<──────────┘              │

└──────────────────────┬──────────────────────────┘                          │

                       V                                                     │

┌─────────────────────────────────────────────────┐                          │

│Регистрация и аннотирование поступивших обращений│                          │

└──────────────────────┬──────────────────────────┘                          V

                       V                                              ┌────────────┐

┌─────────────────────────────────────────────────┐          ┌────────┤Личный прием│

│       Первичное рассмотрение Министром          │          │        └──────┬─────┘

└──────────────────────┬──────────────────────────┘          │               │

                       V                                     │               │

┌─────────────────────────────────────────────────┐          │               │

│Направление обращения на рассмотрение исполнителю│<─────────┘               │

└──────────────────────┬──────────────────────────┘                          V

                       V                                              ┌────────────┐

┌─────────────────────────────────────────────────┐                   │Разъяснение,│

│   Рассмотрение обращения и подготовка ответа    │                   │устный ответ│

└──────────────────────┬──────────────────────────┘                   │ заявителю  │

                       V                                              └────────────┘

┌─────────────────────────────────────────────────┐

│         Направление ответа заявителю            │

└──────────────────────┬──────────────────────────┘

                       V

┌─────────────────────────────────────────────────┐

│   Оформление дела по обращению и его хранение   │

└─────────────────────────────────────────────────┘

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

к Административному регламенту

министерства лесного и охотничьего

хозяйства Сахалинской области

по исполнению государственной функции

«Рассмотрение обращений граждан»,

утверждённому приказом министерства

лесного и охотничьего хозяйства

Сахалинской области

от 11.05.2011 №25-П

РАСПИСКА

в получении документа

Дана _____________________________________________________________

(Ф.И.О. заявителя)

в   том,   что   «______» _________________________ 20___ года   его   (ее)

_________________________________________________________ поступило(а)

(наименование поступившего документа: письмо, жалоба, ходатайство и тому подобное)

в министерство лесного и охотничьего хозяйства Сахалинской области на _____

листах, ____ фото.

Приложены документы:

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

Телефон для справок 8(4242) 468-560

Специалист министерства__________________________ (______________________)

                (подпись)            (Ф.И.О. специалиста)