Об утверждении административного регламента по предоставлению государственной услуги «Рассмотрение обращений граждан в порядке, определяемом федеральным законом»



МИНИСТЕРСТВО ЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ

1

ДЕПАРТАМЕНТ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ

ЗАБАЙКАЛЬСКОГО КРАЯ

ПРИКАЗ

11.09.2012                                                                                                                                            № 37

г. Чита

Об утверждении административного регламента по предоставлению государственной услуги «Рассмотрение обращений граждан в порядке, определяемом федеральным законом»

{Утратил силу:

Приказ Департамента по делам архивов Забайкальского края от 19.03.2013 года № 19 НГР: ru92000201300329}

В соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Федеральным законом от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» и Постановлением Правительства Забайкальского края от 20 июля 2011 года № 266 «О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемый административный регламент Департамента по делам архивов Забайкальского края по предоставлению государственной услуги «Рассмотрение обращений граждан в порядке, определяемом федеральным законом» в новой редакции.

2. Настоящий приказ подлежит официальному опубликованию в соответствии с Законом Забайкальского края «О нормативных правовых актах Забайкальского края» от 18 декабря 2009 года № 321-ЗЗК.

3. Признать утратившим силу приказ Департамента по делам архивов Забайкальского края от 21.07.2012 № 30 «Об утверждении административного регламента по предоставлению государственной услуги «Рассмотрение обращений граждан в порядке, определяемом федеральным законом».

4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

5. Настоящий приказ вступает в силу со дня его подписания.

Руководитель Департамента

А.Г. Гаученов

УТВЕРЖДЕН

приказом Департамента по делам

архивов Забайкальского края

от 11.09.2012 № 37

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

Департамента по делам архивов Забайкальского края

по предоставлению государственной услуги

«Рассмотрение обращений граждан в порядке,

определяемом федеральным законом»

1. Общие положения

1.1. Предмет регулирования административного регламента

Административный регламент Департамента по делам архивов Забайкальского края (далее - Департамент) по предоставлению государственной услуги «Рассмотрение обращений граждан в порядке, определяемом федеральным законом» (далее соответственно - Регламент, государственная услуга) определяет порядок предоставления государственной услуги в Департаменте.

Предметом регулирования регламента являются правоотношения, связанные с рассмотрением обращений граждан в Департамент.

Положения настоящего Регламента распространяются на все устные и письменные обращения, обращения, поступившие в форме электронного документа, индивидуальные и коллективные обращения граждан (далее - обращения).

1.2. Круг заявителей

Заявителями на получение государственной услуги являются граждане Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства (далее - заявители).

1.3. Требования к порядку информирования о предоставлении государственной услуги

1.3.1. Сведения о месте нахождения, графике работы, справочных телефонах органа, предоставляющего государственную услугу:

1) Почтовый адрес Департамента: Бутина ул.,55/24, г. Чита, 672021

2) Адрес электронной почты: pochta@dadzk.e-zab.ru

3) Сайт Департамента: www.архивы.забайкальскийкрай.рф

4) Справочные телефоны / факсы: (8-3022) факс- 35 68 46, телефоны- 35 50 34, 35 04 90.

5) Режим работы Департамента:

Дни недели

Время работы

Приемные дни

понедельник

с 8.45 до 18.00

приемный день

вторник

с 8.45 до 18.00

приемный день

среда

с 8.45 до 18.00

приемный день

четверг

с 8.45 до 18.00

приемный день

пятница

с 8.45 до 16.45

приемный день

суббота, воскресенье, праздничные дни

выходные дни

не приемные дни

1.3.2. Информация по вопросам предоставления государственной услуги, в том числе о ходе ее исполнения предоставляется Департаментом при обращении заявителя непосредственно в Департамент, по телефону, в письменном виде по почте, по электронным каналам, в том числе через Портал государственных и муниципальных услуг Забайкальского края.

1.3.3. Регистрация обращения заявителя о предоставлении информации по вопросам предоставления государственной услуги осуществляется не позднее трех календарных дней со дня поступления обращения.

1.3.4. Информирование при обращении заявителя непосредственно в Департамент осуществляется ответственным специалистом Департамента на рабочем месте в соответствии с графиком работы (кабинет № 3).

1.3.5. Информирование по телефону осуществляется ответственным специалистом в соответствии с графиком работы Департамента. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве, должности ответственного специалиста, принявшего телефонный звонок, и наименовании Департамента. При ответах на телефонные звонки ответственный специалист, подробно, со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты, в вежливой форме информирует заявителя по интересующим его вопросам. Если для подготовки ответа требуется продолжительное время, ответственный специалист, осуществляющий информирование, может предложить заявителю обратиться за необходимой информацией в письменном виде, либо назначить удобное для заявителя время для личного обращения непосредственно в Департамент.

1.3.6. Письменное информирование осуществляется путем направления ответа почтовым отправлением или по электронным каналам связи в зависимости от способа обращения заявителя. Ответ на обращение заявителя предоставляется в простой, четкой форме и должен содержать: ответы на поставленные вопросы, указание фамилии и номера телефона исполнителя. Ответ направляется заявителю в срок, не превышающий 7 рабочих дней со дня регистрации обращения.

1.3.7. Основными требованиями к информированию являются достоверность и полнота предоставляемой информации, четкость в изложении информации, наглядность форм предоставляемой информации, оперативность, удобство и доступность получения информации.

1.3.8. Сведения о местонахождении Департамента, почтовом и электронном адресах, контактных телефонах размещены на сайте Департамента (Аархивы.забайкальскийкрай.рф), а также на официальном сайте «Архивы России» в сети Интернет. Кроме того, на сайте Департамента размещены: текст Регламента предоставления Департаментом государственной услуги, пояснительная записка к нему, экспертное заключение независимой экспертизы, законы и иные нормативные акты, регламентирующие деятельность по предоставлению государственной услуги.

1.3.9. В помещении Департамента оборудуется информационный уголок, где размещается следующая информация:

1) график работы Департамента;

2) фамилия, имя, отчество руководителя Департамента;

3) номер кабинета, где осуществляется информирование и приём документов, необходимых для предоставления государственной услуги, фамилия, имя, отчество, должность ответственного специалиста;

4) номера справочных телефонов, почтовый адрес, адрес электронной почты Департамента, адрес портала на сайте;

5) настоящий Регламент.

II. Стандарт предоставления государственной услуги

2.1. Наименование государственной услуги

Государственная услуга по рассмотрению обращений граждан в порядке, определяемом федеральным законом.

2.2. Наименование органа исполнительной власти, предоставляющего государственную услугу

Предоставление государственной услуги осуществляет Департамент по делам архивов Забайкальского края.

Для предоставления государственной услуги Департамент не вправе требовать от заявителя осуществления действий, в том числе согласований, связанных с обращением в иные государственные органы и организации.

2.3. Результаты предоставления государственной услуги

Результатами предоставления государственной услуги являются:

ответ на обращение в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;

уведомление о передаче обращения в иной орган государственной власти, орган местного самоуправления или должностному лицу по компетенции;

отказ в рассмотрении обращения с изложением причин отказа.

2.4. Срок предоставления государственной услуги

2.4.1. Ответ на устное обращение в случае, если изложенные факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема.

В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

2.4.2. Ответ на письменное обращение, в том числе поступившее в электронном виде, дается в срок, не превышающий 30 дней со дня его регистрации.

2.4.3. В случае необходимости направления дополнительного запроса, связанного с рассмотрением письменного обращения, указанный срок может быть продлен не более чем на 30 дней с уведомлением заявителя о продлении срока рассмотрения.

2.4.4. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию Департамента, направляется в течение семи дней со дня регистрации в иной орган государственной власти, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов (приложение 1 к Регламенту), с уведомлением заявителя о переадресации обращения (приложение 2 к Регламенту).

2.4.5. В случае направления обращения на рассмотрение в иной орган государственной власти, орган местного самоуправления или должностному лицу, Департаментом запрашиваются документы и материалы о результатах рассмотрения обращения у соответствующего органа государственной власти, органа местного самоуправления или должностного лица.

2.4.6. Обращение, содержащее сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, в течение семи дней со дня его регистрации подлежит направлению в соответствующий орган согласно его компетенции.

2.4.7. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.

2.4.8. В случае, если в соответствии с запретом, предусмотренным пунктом 2.4.7. настоящего Регламента, невозможно направление жалобы на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба в течение семи дней возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в судебном порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

2.4.9. При получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа и сообщить заявителю в течение семи дней о недопустимости злоупотребления правом.

2.4.10. В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается заявителю:

- письменно, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

- в электронном виде, если указан электронный адрес.

2.4.11. В случае, если в письменном обращении содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее

направляемыми обращениями в Департамент и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель Департамента, либо уполномоченное должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается заявителю.

2.4.12. В случае, если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую законом тайну, заявителю в течение семи дней сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

2.5. Перечень нормативных правовых актов, регулирующих отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги, с указанием их реквизитов и источников официального опубликования

Нормативные правовые акты, регулирующие предоставление государственной услуги:

Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 № 6-ФКЗ, от 30.12.2008 № 7-ФКЗ) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 4, ст. 445; № 1, ст. 1; № 1, ст. 2; № 29, ст. 3671);

Закон Российской Федерации от 21.07.1993 № 5485-1 (ред. от 15.11.2010) «О государственной тайне» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 41, ст. 8220-8235; 1997, № 41, ст. 4673; 2003, № 27 (ч. I), ст. 2700; 2003, № 46 (ч. II), ст. 4449; 2004, № 27, ст. 2711; 2004, № 35, ст. 3607; 2007, № 49, ст. 6055; 2007, № 49, ст. 6079; 2010, № 47, ст. 6033; 1996, № 15, ст. 1768; 2002, № 52 (2 ч.), ст. 5288; 2003, № 6, ст. 549);

Федеральный Закон от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ (ред. от 06.04.2011) «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, № 31, ст.4179; 2011, № 15, ст. 2038);

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 27.07.2010) «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291; № 31, ст. 4196);

Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ (ред. 27.07.2010) «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 19, ст. 2060; 2010, № 27, ст. 3410; № 31, ст. 4196);

Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ (ред. от 06.04.2011) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31 (ч. I), ст. 3448; 2010, № 31, ст. 4196; 2011, № 15, ст. 2038);

Федеральный закон от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» (Документ с изменениями, внесенными Федеральным законом от 11 июля 2011 года № 200-ФЗ (Российская газета, № 153, 15.07.2011);

Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (Документ с изменениями, внесенными Федеральным законом от 25 июля 2011 года № 261-ФЗ (Российская газета, № 162, 27.07.2011).

Федеральный закон от 27.04.1993 № 4866-1 (ред. от 09.02.2009 «Об обжаловании в суд действий и решений, нарушающих права и свободы граждан» (Российская газета, 1993, № 89; 1995, № 245; 2009, № 25; Собрание законодательства Российской Федерации, 1995, № 51, ст. 4970, 2009, № 7, ст. 772);

Указ Президента Российской Федерации от 31.12.1993 № 2334 (ред. от 01.09.2000) «О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию» (Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации, 1994, № 2, ст. 74; 1997, № 3, ст. 367; 2000, № 36, ст. 3636);

«Основы законодательства Российской Федерации о культуре», утвержденные Верховным Советом Российской Федерации от 09.10.1992 № 3612-1 (ред.08.05.2010; Ведомости СНД и ВС РФ, 1992, № 46, ст.2615; (Собрание законодательства Российской Федерации, 1999, № 26, ст. 3172; 2004, № 35, ст.3607; 2006, № 1, ст. 10; 2006, № 45, ст. 4627; 2007, № 1 (ч. I), ст. 21; 2008, № 30 (ч. II), ст. 3616; 2001, № 1 (ч. I), ст. 2; 2001, № 53 (ч. I), ст. 5030; 2002, № 52 (ч. I), ст. 5132; 2003, № 52 (ч.1), ст. 5038);

Положение «О Федеральном архивном агентстве», утвержденное постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 № 290 (ред. от 24.03.2011) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 25, ст. 2572; 2008, № 22, ст. 2583; 2008, № 46, ст. 5337; 2009, № 33, ст. 4081; 2011, № 26, ст. 3335; № 6, ст. 888; № 14, ст. 1935);

Постановление Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 № 30 (ред. от 24.09.2010) «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 4, ст. 305; № 47, ст.4933; 2007, № 43, ст. 5202; 2008, № 9, ст. 852; 2008, № 14, ст. 1413; 2009, № 12, ст. 1429; 2009, № 25, ст. 3060; 2009, № 41, ст. 4790; 2009, № 49 (ч. 2), ст. 5970; 2010, № 9, ст. 964; № 22, ст. 2776; № 40, ст. 5072);

Постановление Правительства Российской Федерации от 28.07. 2005. № 452 (ред. от 24.09.2010; с изм. от 06.04.2011) «О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 31, ст. 3233; 2007, № 43, ст.5202; 2008, № 9, ст.852; № 14, ст. 1413; № 46, ст. 5337; 2009, № 12, ст. 1443; № 19, ст. 2346; № 25, ст. 3060; № 47, ст.5675; № 49 (ч. II) ст. 5970; 2010, № 9, ст. 964; № 22, ст. 2776; № 40, ст.5072);

Постановление Правительства Российской Федерации от 16 мая 2011 г. № 373 «О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функции и административных регламентов предоставления государственных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 22, ст.3169);

Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 25, ст. 3060);

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059) (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 20, 14.05.2007) (в редакции Приказа Минкультуры России от 16.02.2009 № 68 (зарегистрирован в Минюсте России 05.05.2009, регистрационный № 13893) (Российская газета, № 89, 20.05.2009);

Приказ Федерального архивного агентства от 20.07.2010 № 54 «Об утверждении регламента Федерального архивного агентства» (зарегистрирован в Минюсте России 30.09.2010 регистрационный № 18592). (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 45, 08.11.2010);

Постановление Правительства Забайкальского края от 20 июля 2011 года № 266 «О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций, и административных регламентов предоставления государственных услуг» («Азия-Экспресс», № 30, 28.07.2011);

Положение о Департаменте по делам архивов Забайкальского края (утверждено Постановлением Правительства Забайкальского края от 23 марта 2010 года № 117, опубликовано на официальном сайте Департамента).

2.6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги и услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, подлежащих представлению заявителем

2.6.1. Основанием для предоставления государственной услуги является направленное в Департамент в письменной форме или в форме электронного документа, а также представленное на личном приеме обращение.

2.6.2. В письменном обращении в обязательном порядке указывается либо наименование органа исполнительной власти - Департамент, в которое направляется письменное обращение, либо фамилия, имя, отчество соответствующего должностного лица, а также фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя, суть предложения, заявления или жалобы, ставится личная подпись и дата, а также почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, либо уведомление о переадресации обращения (Приложение № 3 к Регламенту)

2.6.3. В случае необходимости в подтверждение своих доводов к письменному обращению прилагаются соответствующие документы и материалы либо их копии.

2.6.4. Обращение, поступившее в Департамент в форме электронного документа, подлежит рассмотрению в порядке, установленном настоящим Регламентом.

2.6.5. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность, и сообщает суть обращения.

2.7. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги, которые находятся в распоряжении государственных органов, органов местного самоуправления и иных органов, участвующих в предоставлении государственных и муниципальных услуг, и которые заявитель вправе представить

2.7.1. Документов, которые находятся в распоряжении государственных органов, органов местного самоуправления и иных органов, участвующих в предоставлении государственных и муниципальных услуг, для предоставления услуги не требуется.

2.8. Запрет на требование от заявителя избыточных документов и информации или осуществления избыточных действий.

Запрещено требовать от заявителя избыточных документов и информации, а также осуществления избыточных действий.

2.9. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги

Обращение, поступившее в Департамент, подлежит обязательному приему.

2.10. Исчерпывающий перечень оснований для приостановления или отказа в предоставлении государственной услуги

2.10.1. В предоставлении государственной услуги может быть отказано, если:

в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение и почтовый адрес (адрес электронной почты), по которому должен быть направлен ответ;

в обращении обжалуется судебное решение;

в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;

текст обращения не поддается прочтению;

в письменном обращении содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства;

ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую законом тайну;

в ходе личного приема заявителя может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных вопросов. В случае, если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, заявитель вправе повторно направить обращение в Департамент либо его должностному лицу.

2.11.Перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственный услуги

Для предоставления Департаментом государственной услуги не требуются дополнительные услуги, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления услуги.

2.12. Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление государственной услуг

Государственная услуга предоставляется бесплатно.

2.13. Порядок, размер и основания взимания платы за предоставление услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги

Дополнительных услуг для предоставления государственной услуги не требуется. Государственная услуга предоставляется бесплатно.

2.14. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги

Срок ожидания заявителями в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги не должен превышать 15 минут.

2.15.Срок и порядок регистрации обращения о предоставлении государственной услуги

Срок регистрации обращения составляет три дня с момента поступления обращения в Департамент.

Обращение в письменной форме (по почте, по электронной почте, по факсу) регистрируется в системе электронного документооборота СЭД «Дело» в журнале регистрации обращений граждан.

2.16. Требования к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга, к месту ожидания и приема заявителей, размещению информации на стендах.

2.16.1. Помещение, в котором осуществляется прием заявителей, должно обеспечивать комфортное расположение, как заявителя, так и должностного лица Департамента.

2.16.2. В местах предоставления государственной услуги предусматривается оборудование доступных мест общественного пользования (туалетов) и хранения верхней одежды граждан.

2.16.3. Вход в здание, в котором располагается Департамент, оборудуется информационной табличкой (вывеской) «Департамент по делам архивов Забайкальского края».

2.16.4. Места получения информации о предоставлении государственной услуги оборудуются информационными стендами, телефонной связью и копировальной техникой.

2.16.5. Для ожидания заявителями приема, а также для заполнения необходимых для предоставления государственной услуги документов отводятся места, оборудованные стульями, столами (стойками) для возможности оформления документов, которые обеспечиваются писчей бумагой, ручками, бланками документов.

2.16.6. Вход и передвижение по помещениям, в которых проводится прием заявителей, не должны создавать затруднений для лиц с ограниченными возможностями.

2.16.7. Места для информирования, предназначенные для ознакомления заявителей с информационными материалами, оборудуются информационными стендами или уголками.

2.17. Показатели доступности и качества государственной услуги

2.17.1. При обращении в Департамент заявитель имеет право:

получать государственную услугу своевременно и в соответствии со стандартом предоставления государственной услуги;

получать полную, актуальную и достоверную информацию о порядке предоставления государственной услуги, в том числе в электронной форме;

получать государственную услугу в электронной форме, если это не запрещено законом, а также в иных формах, предусмотренных законодательством Российской Федерации, по выбору заявителя;

представлять дополнительные документы и материалы, либо обращаться с просьбой об их истребовании, в том числе в электронной форме;

знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц, и, если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую законом тайну;

получать письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением случаев, указанных в настоящем Регламенте, уведомление о переадресации письменного обращения в соответствующий государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов;

обращаться с жалобой на принятое по обращению решение или на действия (бездействие) должностных лиц Департамента в связи с рассмотрением обращения в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации;

обращаться с заявлением о прекращении рассмотрения обращения.

2.17.2. Должностное лицо Департамента, ответственное за рассмотрение конкретного обращения:

обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием заявителя;

запрашивает, в том числе в электронной форме, необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителей;

уведомляет заявителя о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.

2.17.3. Основными требованиями к качеству рассмотрения обращений в Департаменте являются:

полнота и своевременность ответов на все поставленные в обращении вопросы и принятие необходимых мер в соответствии с законодательством Российской Федерации;

достоверность предоставляемой гражданам информации о ходе рассмотрения обращения;

полнота информирования заявителей о ходе рассмотрения обращения;

наглядность форм предоставляемой информации об административных процедурах;

удобство и доступность получения заявителями информации о порядке предоставления государственной услуги.

2.18. Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления государственной услуги в электронной форме

2.18.1. Обеспечение доступа заявителей к сведениям о предоставляемой государственной услуге на официальном сайте Департамента и на Портале государственных и муниципальных услуг.

2.18.2. Обеспечение доступности для копирования и заполнения заявителями в электронной форме запроса и иных документов, необходимых для получения государственной услуги.

2.18.3. Обеспечение возможности подачи заявителем письменного обращения и иных документов, необходимых для получения государственной услуги, с использованием официального сайта Департамента, Портала государственных и муниципальных услуг.

2.18.4. Обеспечение возможности получения заявителем сведений о ходе выполнения запроса о предоставлении государственной услуги.

2.18.5. Обеспечение возможности получения заявителем с использованием официального сайта Департамента, Портала государственных и муниципальных услуг результатов предоставления государственной услуги в электронной форме, за исключением случаев, когда такое получение запрещено законодательством Российской Федерации.

2.18.6. Специалисты Департамента, участвующие в рассмотрении обращений, обеспечивают обработку и хранение персональных данных, обратившихся в Департамент заявителей, в соответствии с законодательством Российской Федерации о персональных данных.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

3.1. Последовательность административных действий при предоставлении государственной услуги

Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- прием и регистрация обращения;

- направление обращения на рассмотрение по подведомственности;

- рассмотрение обращения ответственным исполнителем и принятие по нему решения;

- направление ответа на обращение.

Блок-схема предоставления государственной услуги приведена в Приложении № 5 к Регламенту.

3.2. Прием и регистрация обращения

3.2.1. Поступающие в Департамент письменные обращения принимаются и регистрируются специалистом, ответственным за работу с обращениями, что является началом административной процедуры по предоставлению Департаментом государственной услуги.

3.2.2. В целях обеспечения безопасности при работе с поступающими документами они подлежат обязательному вскрытию и предварительному просмотру, кроме случаев, установленных иными нормативными правовыми актами.

3.2.3. В случае выявления опасных или подозрительных вложений в конверте (бандероли, посылке) работа с письменным обращением приостанавливается до выяснения обстоятельств и принятия соответствующего решения руководством Департамента.

При приеме письменных обращений и документов, связанных с их рассмотрением:

проверяется правильность адреса корреспонденции;

вскрываются конверты, проверяется наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются);

поступившие с письмом документы (паспорт, военный билет, трудовая книжка, пенсионное удостоверение, фотографии и другие приложения к письму) подкалываются под скрепку после текста письма, затем подкалывается конверт. В случае отсутствия самого текста письма специалистом, принимающим почту, подкалывается заверенный его подписью с указанием даты лист бумаги с текстом: «Письменного обращения к адресату нет», который прилагается к конверту;

по выявленным нарушениям и недостаткам составляются акты на следующие письма:

- к которым прилагаются вложенные в конверты денежные знаки, ценные бумаги и т.п.;

- при вскрытии которых не обнаружилось письменного вложения;

- в конвертах, которых обнаружилась недостача документов, упоминаемых в обращении или вложенной в конверт описью документов.

Акт составляется в двух экземплярах и подписывается двумя работниками Департамента в течение трех дней.

При этом один экземпляр акта посылается отправителю, второй - приобщается к полученным документам и передается вместе с ними руководителю Департамента на рассмотрение не позднее трех дней со дня поступления обращения.

Письма, присланные с нарушением требований оформления адреса, возвращаются на почту не вскрытыми в течение трех дней с момента их поступления в Департамент.

3.2.4. Обращения, поступающие в форме электронных сообщений (далее - электронные сообщения) поступают в Департамент или Портал государственных и муниципальных услуг путем заполнения заявителем специальной формы, содержащей необходимые реквизиты.

3.2.5. Прием и регистрация электронных сообщений ведется в порядке, установленном настоящим Регламентом.

3.2.6. Письменный ответ на электронное обращение не даётся в случаях:

отсутствия обратного адреса;

поступления нескольких дубликатов уже принятого электронного сообщения;

при невозможности рассмотрения обращения без получения необходимых документов и личной подписи.

3.2.7. Письменный ответ Департамента на электронные сообщения направляется по обратному адресу, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому (электронному) адресу.

3.2.8. Регистрация письменных обращений и электронных сообщений заявителей осуществляется специалистом в автоматизированной системе «Дело».

3.2.9. Если одновременно поступило несколько обращений одного и того же содержания от одного и того же автора, то осуществляется регистрация только одного из обращений.

3.2.10. Повторными считаются обращения, поступившие в Департамент от одного и того же лица по одному и тому же вопросу:

если заявитель не удовлетворен данным ему ответом по первоначальному заявлению;

если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством Российской Федерации срок рассмотрения и ответ заявителю не дан.

Не считаются повторными:

обращения одного и того же лица, но по разным вопросам;

обращения, в которых содержатся новые вопросы или дополнительные сведения.

Повторные обращения регистрируются так же, как и первичные, но при регистрации делается пометка «Повторное».

3.2.11. Коллективными считаются обращения, подписанные членами одной семьи или несколькими авторами.

3.2.12. Обращения заявителей, в которых не указаны фамилия лица, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, признаются анонимными. Ответы на подобные обращения не даются.

3.2.13. По результатам регистрации указанные в п. 3.2.12 обращения направляются по резолюции руководителя Департамента специалисту, ответственному за работу с обращениями, для сведения и использования в работе.

3.2.14. В случае, если адрес отсутствует и на конверте, и в тексте обращения, при определении региона проживания заявителя следует руководствоваться данными почтового штемпеля по месту отправки.

3.3. Направление обращения на рассмотрение по подведомственности

3.3.1. Все обращения, поступившие в Департамент, подлежат обязательному рассмотрению.

3.3.2. Зарегистрированные обращения рассматриваются руководителем Департамента.

Обращения, рассмотренные руководителем Департамента, передаются специалисту, ответственному за работу с обращениями для регистрации резолюции и последующего направления обращения соответствующим исполнителям для подготовки ответа.

3.3.3. В случае ошибочного направления обращения в Департамент, специалист, ответственный за делопроизводство, в срок до семи дней с даты регистрации обращения в Департаменте, по указанию руководителя Департамента передает обращение по компетенции.

3.4. Рассмотрение ответственным исполнителем обращения и принятие по нему решения

3.4.1. Подготовка проекта ответа заявителю осуществляется ответственным исполнителем.

3.4.2. В случае рассмотрения обращения несколькими работниками в проекте окончательного ответа обобщается информация, полученная от всех соисполнителей по конкретному обращению, после чего передается на подпись руководителю Департамента.

3.4.3. На одно обращение направляется только один ответ, несмотря на количество вопросов, изложенных в нем.

3.4.4. Соисполнители в течение первой половины срока, отведенного на подготовку ответа, представляют ответственному исполнителю предложения для включения в проект ответа или сообщают об их отсутствии.

3.4.5. Ответственность за своевременное, всестороннее и объективное рассмотрение обращений в равной степени несут все указанные в резолюции исполнители.

3.4.6. Обращения, поступившие с пометкой о срочности доставки: «Вручить немедленно» или «Срочно», рассматриваются руководителем Департамента незамедлительно.

3.4.7. Обращение считается рассмотренным, если даны ответы на все поставленные в нем вопросы, по ним приняты необходимые меры, и автору обращения дан исчерпывающий ответ в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3.4.8. Результаты рассмотрения обращения сообщаются заявителю, в необходимых случаях - в контролирующий орган.

3.4.9. Ответ должен быть конкретным, ясным по содержанию, обоснованным и охватывать все вопросы, поставленные в обращении.

Если просьба, изложенная в обращении, не может быть разрешена положительно, то указывается, по каким причинам она не может быть удовлетворена.

3.4.10. В ответах контролирующему органу на обращения, в которых указываются факты нарушения законодательства Российской Федерации, в случаях их подтверждения, сообщается о мерах, принятых для устранения нарушений, и в отношении виновных лиц.

3.4.11. Исполнитель и должностное лицо, подписавшее ответ, несут ответственность за полноту, содержание, ясность и четкость изложения сути ответа, достоверность ссылки на нормативные акты.

3.4.12. Вносить какие-либо изменения в содержание ответа без разрешения должностного лица, подписавшего его, запрещается.

3.4.13. Подлинные документы (паспорта, дипломы, трудовые книжки и др.), если нет иного поручения контролирующего органа, возвращаются заявителю заказным отправлением вместе с ответом. При этом в ответе должны быть перечислены их наименования и указано общее количество листов приложения.

3.4.14. Перед отправкой писем специалист, ответственный за делопроизводство, проверяет наличие подписей, виз на копиях ответов, приложений, указанных в ответе, правильность написания индекса почтового отделения, адреса, фамилии и инициалов корреспондента и исходящего номера.

3.5. Направление ответа на обращение

3.5.1. Оформленные надлежащим образом ответы на обращения направляются заявителям по их почтовым или электронным адресам ответственными исполнителями.

3.5.2. Отправка ответов на обращения в адрес Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Генеральной прокуратуры Российской Федерации осуществляется через фельдъегерскую связь.

IV. Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением ответственными должностными лицами положений регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, а также принятием по ним решений

4.1.1. Контроль за исполнением обращений включает:

постановку поручений по исполнению обращений на контроль;

сбор и обработку информации о ходе рассмотрения обращений;

подготовку оперативных запросов исполнителям о ходе и состоянии исполнения поручений по обращениям;

подготовку и обобщение данных о содержании и сроках исполнения поручений по обращениям граждан;

снятие обращений с контроля.

4.1.2. Контроль за сроками рассмотрения обращений, взятых на особый контроль, осуществляет руководитель Департамента.

4.1.3. Личная ответственность за исполнение обращений в установленные сроки возлагается на ответственного исполнителя.

4.1.4. Обращения, поставленные на особый контроль, считаются исполненными и снимаются с контроля после полного рассмотрения поставленных в обращении вопросов и направления соответствующих ответов по существу гражданам и при необходимости - контролирующим органам.

4.1.5. Датой снятия с контроля является дата отправления окончательного ответа заявителю и в контролирующий орган.

4.1.6. Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.

4.2. Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления государственной услуги, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством предоставления государственной услуги

4.2.1. Проверки полноты и качества предоставления государственной услуги осуществляются как в плановом, так и в неплановом порядке.

4.2.2. Плановые проверки осуществляются в конце каждого месяца. Целью плановой поверки является контроль за своевременным и качественным рассмотрением обращений.

4.2.3. Порядок контроля за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает:

4.2.3.1. Проверку сроков исполнения обращений граждан, выявление обращений, срок исполнения которых истекает; выявление случаев затягивания сроков рассмотрения обращений; принятие мер по устранению причин нарушений сроков исполнения;

4.2.3.2. Анализ полноты и достоверности ответов на обращения граждан. Выявление случаев принятия необоснованных, нарушающих законодательство Российской Федерации решений, предоставление недостоверной информации, разглашение сведений о частной жизни гражданина влекут в отношении виновных должностных лиц ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

4.3. Ответственность должностных лиц Департамента за решения и действия (бездействия), принимаемые (осуществляемые) ими в ходе предоставления государственной услуги

4.3.1. Контроль за своевременным и полным рассмотрением обращений осуществляется руководителем Департамента.

4.3.2. Контроль за сроками рассмотрения обращений, взятых на особый контроль, осуществляет руководитель Департамента.

4.3.3. Личная ответственность за исполнение обращений в установленные сроки возлагается на ответственного исполнителя.

4.4. Положения, характеризующие требования к порядку и формам контроля за предоставлением государственной услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций

В ходе предоставления государственной услуги гражданин, чье обращение рассматривается, имеет право получить информацию о ходе рассмотрения его обращения. Граждане, их объединения и организации вправе проконтролировать своевременное предоставление государственной услуги гражданам; сведения о полноте предоставления государственной услуги предоставляются только по разрешению заявителя.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего государственную услугу, а также должностных лиц, государственных служащих

5.1. Информация для заявителя о его праве на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений, принятых (осуществляемых) в ходе предоставления государственной услуги.

5.1.1. Заявители имеют право на письменное внесудебное обжалование действий (бездействия) и решений, осуществленных (принятых) должностными лицами Департамента, зафиксированных в полученных ими ответах.

5.2. Предмет досудебного (внесудебного) обжалования

5.2.1. Предметом досудебного (внесудебного) обжалования являются действия (бездействия) должностных лиц и решения, осуществляемые (принимаемые) в ходе предоставления государственной услуги, сроки предоставления услуги.

5.3. Исчерпывающий перечень оснований для приостановления рассмотрения жалобы и случаев, в которых ответ на жалобу (претензию) не дается

5.3.1. Оснований для приостановления рассмотрения жалобы не имеется.

5.3.2. Письменный ответ на жалобу заявителя не дается по основаниям, указанным в статье 11 Федерального закона от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

5.3.3. Если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, заявитель вправе вновь направить повторное обращение.

5.4. Основания для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования

5.4.1.Заявитель может обратиться с жалобой в случаях, предусмотренных статьей 11.1 Федерального закона от 27 июля 2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», в том числе:

1) нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги;

2) нарушение срока предоставления государственной услуги;

3) требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, Забайкальского края;

4) отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, Забайкальского края для предоставления государственной услуги, у заявителя;

5) отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Забайкальского края;

6) затребование с заявителя при предоставлении государственной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, Забайкальского края;

7) отказ Департамента, предоставляющего государственную услугу, должностного лица Департамента, предоставляющего государственную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

5.4.2. Заявители имеют право обратиться с жалобой непосредственно в Департамент или направить письменное обращение (по почте или электронной почте, по факсу).

5.5. Право заявителя на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы

5.5.1. Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.

5.6.Органы государственной власти и должностные лица, которым может быть направлена жалоба заявителя в досудебном порядке.

Заявители могут обжаловать действия (бездействия) и решения Департамента, должностных лиц Департамента, принятые (осуществляемые) в ходе предоставления государственной услуги в:

- Администрацию Губернатора Забайкальского края по адресу: Чайковского ул., д.8, г. Чита, тел. 8 (3022) 35 38 43, 35 27 81;

- Федеральное архивное агентство по адресу: Ильинка ул.,д.12, Москва, 103132, тел. 8 (495) 606 25 14, 606 29 73.

5.7. Сроки рассмотрения жалобы.

5.7.1. Жалоба рассматривается должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа Департамента или его должностного лица, предоставляющего государственную услугу, в приеме документов у заявителя, либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

5.8. Результат досудебного (внесудебного) обжалования применительно к каждой процедуре либо инстанции.

5.8.1. Результатом обжалования может быть полное, частичное удовлетворение заявленных претензий либо отказ в их удовлетворении с обоснованием причин.

5.8.2. По результатам рассмотрения жалобы на действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принимаемые) в ходе предоставления государственной услуги, руководитель Департамента:

признает правомерными действия (бездействие) и вынесенные решения должностными лицами Департамента;

признает действия (бездействие) и решения неправомерными и определяет меры, которые должны быть приняты с целью устранения допущенных нарушений.

Письменный ответ, содержащий результат рассмотрения обращения, направляется заявителю не позднее 2 дней после принятия решения по жалобе.

5.8.3. Независимо от результата заявитель получает письменный ответ на свою жалобу.

1

Приложение № 1

к административному регламенту

предоставления государственной услуги

Угловой штамп Департамента

Наименование органа государственной власти, органа местного самоуправления, учреждения, предприятия или должностного лица

почтовый адрес учреждения,

организации, предприятия,

почтовый индекс

На основании части 4 статьи 8 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» направляю обращение гражданина

_________________________________________________,

                               /фамилия, имя, отчество/

поступившее в Департамент по делам архивов Забайкальского края, для рассмотрения и ответа заявителю.

О направлении обращения в Ваш адрес заявитель извещен.

Ответ просим направить заявителю, а информацию о результатах рассмотрения обращения в наш адрес.

Руководитель Департамента                                                         И.О. Фамилия

Фамилия И.О. исполнителя

№ телефона

Образец письма Департамента обращения заявителя по компетентности

1

Приложение № 2

к административному регламенту

предоставления государственной услуги

Угловой штамп Департамента

Фамилия, имя, отчество заявителя

Индекс, почтовый адрес

На основании части 4 статьи 8 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» Ваше обращение, поступившее в Департамент по делам архивов Забайкальского края, направлено по компетентности в

__________________________________________________________________

/наименование органа государственной власти,

органа местного самоуправления, учреждения,

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

организаций, предприятия или должностного лица/

для рассмотрения и ответа.

Руководитель Департамента                                                            И.О. Фамилия

Фамилия И.О. исполнителя

№ телефона

Образец письма Департамента заявителю о переадресации его обращения по принадлежности

1

Приложение № 3

к административному регламенту

предоставления государственной услуги

Руководителю Департамента по делам

архивов Забайкальского края

_________________________________

(инициалы имени и отчества,

фамилия руководителя)

от________________________________

(фамилия, имя, отчество заявителя)

проживающего (-ей) по адресу:

________________________________

________________________________

контактный тел.:__________________

Заявление (предложение, жалоба).

Изложение сути обращения (заявления, предложения, жалобы)

«___» __________20 ___г.                         Подпись гражданина_____________

Рекомендуемая форма обращения

1

Приложение № 4

к административному регламенту

предоставления государственной услуги

Угловой штамп Департамента

Фамилия, имя, отчество заявителя

Индекс, почтовый адрес

УВЕДОМЛЕНИЕ

В связи с тем, что (в обращении обжалуется судебное решение; в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи; текст обращения не поддается прочтению; в письменном обращении содержится вопрос, на который многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства; ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую законом тайну) Ваше обращение

__________________________________,

                              (о чем)

поступившее в Департамент по делам архивов Забайкальского края, не может быть рассмотрено.

Руководитель Департамента                                                            И.О. Фамилия

Фамилия И.О. исполнителя

№ телефона

Образец уведомления заявителя об отказе в предоставлении государственной услуги

1

Приложение № 5

к административному регламенту

предоставления государственной услуги

Блок-схема

предоставления Департаментом по делам архивов Забайкальского края государственной услуги

Направление в дело