ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ГРАЖДАНСКИХ СЛУЖАЩИХ И О ПОРЯДКЕ ИХ ОБРАБОТКИ В ОТДЕЛЕ ЗАГСА РЕСПУБЛИКИ МАРИЙ ЭЛ



ОТДЕЛ ЗАПИСИ АКТОВ ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ РЕСПУБЛИКИ МАРИЙ ЭЛ (ОТДЕЛ ЗАГСа РЕСПУБЛИКИ МАРИЙ ЭЛ)

ОТДЕЛ ЗАПИСИ АКТОВ ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ РЕСПУБЛИКИ МАРИЙ ЭЛ (ОТДЕЛ ЗАГСа РЕСПУБЛИКИ МАРИЙ ЭЛ)

ПРИКАЗ

от 11 сентября 2012 года № 76

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ГРАЖДАНСКИХ СЛУЖАЩИХ И О ПОРЯДКЕ ИХ ОБРАБОТКИ В ОТДЕЛЕ ЗАГСА РЕСПУБЛИКИ МАРИЙ ЭЛ

{Акт утратил силу:

приказом отдела записи актов гражданского состояния Республики Марий Эл (отдел ЗАГСа Республики Марий Эл) от 16.03.2015 года № 20;

приказом отдела записи актов гражданского состояния Республики Марий Эл (отдел ЗАГСа Республики Марий Эл) от 08.04.2015 года № 31}

{Изменения и дополнения:

приказ Отдела ЗАГСа Республики Марий Эл от 30.05.2013 года № 50;

приказ Отдела ЗАГСа Республики Марий Эл от 06.08.2013 года № 72}

В соответствии с федеральными законами от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации", от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных», Законом Республики Марий Эл от 5 октября 2004 года № 38-З «О регулировании отношений в области государственной гражданской службы Республики Марий Эл», Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 года № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела», приказываю:

1. Утвердить прилагаемое Положение о персональных данных государственных гражданских служащих и о порядке их обработки в Отделе ЗАГСа Республики Марий Эл.

2. Привести личные дела государственных гражданских служащих Республики Марий Эл в Отделе ЗАГСа Республики Марий Эл и обеспечить защиту персональных данных в соответствии с Положением о персональных данных государственных гражданских служащих и о порядке их обработки в Отделе ЗАГСа Республики Марий Эл.

{Пункт 2 в редакции: приказа Отдела ЗАГСа Республики Марий Эл от 30.05.2013 года № 50}

3. Главного специалиста-эксперта Отдела ЗАГСа Республики Марий Эл Антоничеву Н.В.. назначить ответственным за организацию обработки персональных данных государственных гражданских служащих Республики Марий Эл в Отделе ЗАГСа Республики Марий Эл, ведение их личных дел, а также возложить персональную ответственность за сохранность персональных данных, соответствие персональных данных целям обработки, срокам их обработки и хранения, обеспечение порядка уничтожения при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований персональных данных государственных гражданских служащих Отдела ЗАГСа Республики Марий Эл.

{Пункт 3 в редакции: приказа Отдела ЗАГСа Республики Марий Эл от 30.05.2013 года № 50}

4. Главного специалиста-эксперта – главного бухгалтера Отдела ЗАГСа Республики Марий Эл Туманову Т.М. назначить ответственным за организацию обработки персональных данных государственных гражданских служащих Республики Марий Эл в Отделе ЗАГСа Республики Марий Эл, в части доходов, а также возложить персональную ответственность за сохранность персональных данных, соответствие персональных данных целям обработки, срокам их обработки и хранения, обеспечение порядка уничтожения при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований персональных данных государственных гражданских служащих Отдела ЗАГСа Республики Марий Эл.

{Пункт 4 в редакции: приказа Отдела ЗАГСа Республики Марий Эл от 30.05.2013 года № 50}

5. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

{Пункт 5 в редакции: приказа Отдела ЗАГСа Республики Марий Эл от 30.05.2013 года № 50}

6. Приказы Отдела ЗАГСа Республики Марий Эл от 09 июля 2007 года № 22, от 30 марта 2010 года №17, от 14 марта 2012 года № 22 считать утратившими силу.

Приложение:

1. Положение о персональных данных государственных гражданских служащих и о порядке их обработки в Отделе ЗАГСа Республики Марий Эл.

УТВЕРЖДЕН

приказом Отдела записи актов гражданского состояния Республики Марий Эл от «11» сентября 2012 г. № 76

ПОЛОЖЕНИЕ

о персональных данных государственных гражданских служащих и о порядке их обработки в Отделе ЗАГСа Республики Марий Эл.

I. Общие положения

1.1. Положение о персональных данных государственных гражданских служащих и о порядке их обработки в Отделе ЗАГСа Республики Марий Эл (далее – Положение) определяет персональные данные: руководителя Отдела записи актов гражданского состояния Республики Марий Эл (далее – руководитель), государственных гражданских служащих Республики Марий Эл в Отделе записи актов гражданского состояния Республики Марий Эл (далее – гражданские служащие), граждан при формировании кадрового резерва; порядок их обработки, а также ведение личных дел в Отделе записи актов гражданского состояния Республики Марий Эл (далее – Отдел ЗАГСа).

{Пункт 1.1. Положения в редакции: приказа Отдела ЗАГСа Республики Марий Эл от 30.05.2013 года № 50}

1.2. Настоящее Положение разработано в соответствие с Трудовым кодексом Российской Федерации, федеральными законами от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" (далее – Федеральный закон), от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных», Законом Республики Марий Эл от 5 октября 2004 года № 38-З «О регулировании отношений в области государственной гражданской службы Республики Марий Эл», Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 года № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».

II. Понятие и состав персональных данных

2.1. В соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных»: персональные данные – любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).

2.2. Состав персональных данных определяется Перечнем персональных данных, обрабатываемых в Отделе ЗАГСа в связи с реализацией служебных (трудовых) отношений, а также в связи с оказанием государственных услуг, который утверждается отдельным приказом Отдела ЗАГСа.

{Пункт 2.2. Положения дополнен: приказом Отдела ЗАГСа Республики Марий Эл от 30.05.2013 года № 50}

2.3. Сведения (документы), вошедшие в Перечень персональных данных, обрабатываемых в Отделе ЗАГСа в связи с реализацией служебных отношений, а также в связи с оказанием государственных услуг, являются информацией, доступ к которой ограничен в соответствии с федеральными законами, и не подлежащие разглашению. Учитывая единое место обработки и хранения, то есть только в Отделе ЗАГСа, – соответствующий гриф ограничения на указанные сведения (документы) не ставится. В отношении указанных персональных данных устанавливается обязанность соблюдать их конфиденциальность и обеспечивать их безопасность при обработке. Указанные персональные данные, обрабатываемые в Отделе ЗАГСа в связи с реализацией служебных отношений, могут быть отнесены к сведениям, составляющим государственную тайну, в случаях, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

{Пункт 2.3. Положения в редакции: приказа Отдела ЗАГСа Республики Марий Эл от 30.05.2013 года № 50}

2.4. Руководитель обеспечивает защиту в Отделе ЗАГСа персональных данных гражданских служащих от неправомерного использования или утраты. Мероприятия по защите персональных данных, в том числе гражданских служащих, определяются на основании отдельного приказа Отдела ЗАГСа.

{Пункт 2.4. Положения в редакции: приказа Отдела ЗАГСа Республики Марий Эл от 06.08.2013 года № 72}

2.5. В Отделе ЗАГСа назначаются лица из числа гражданских служащих, в служебные обязанности которых входит кадровая работа, начисление денежного содержания гражданским служащим Отдела ЗАГСа, ответственными за организацию обработки персональных данных гражданских служащих и несущие персональную ответственность за организацию защиты персональных данных в соответствии с законодательством. Персональная ответственность указанных гражданских служащих закрепляется в их должностных регламентах в соответствии с законодательством Российской Федерации.

{Пункт 2.5. Положения в редакции: приказа Отдела ЗАГСа Республики Марий Эл от 06.08.2013 года № 72}

III. Порядок обработки персональных данных

3.1. Обработка персональных данных осуществляется с использованием программных продуктов: ПО «Парус» - Модуль: «Кадры государственной гражданской службы субъекта Российской Федерации», ПО «1С: Предприятие» - Модули: «Бухгалтерия государственного учреждения», «Зарплата и кадры бюджетного учреждения», а также без средств автоматизации.

3.2. При обработке персональных данных гражданских служащих Отдела ЗАГСа лица, допущенные к работе с персональными данными указанных лиц, обязаны соблюдать следующие требования:

а) обработка персональных данных гражданских служащих, осуществляется в целях обеспечения соблюдения Конституции Российской Федерации, законодательства Российской Федерации в области персональных данных, других федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, содействия гражданскому служащему в прохождении государственной гражданской службы Российской Федерации (далее – гражданская служба), в обучении и должностном росте, обеспечения личной безопасности указанных лиц и членов их семей, а также в целях обеспечения сохранности принадлежащего им имущества и имущества Отдела ЗАГСа, учёта результатов исполнения им должностных обязанностей;

б) персональные данные следует получать лично у гражданского служащего. В случае возникновения необходимости получения персональных данных у третьей стороны, следует известить об этом гражданского служащего заранее и получить от него письменное согласие, при этом сообщив ему о целях, предполагаемых источниках и способах получения его персональных данных;

в) запрещается обрабатывать и приобщать к личному делу гражданского служащего сведения, относящиеся в соответствии с законодательством Российской Федерации в области персональных данных к специальным категориям персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами;

г) при принятии решений, затрагивающих интересы гражданского служащего запрещается основываться на его персональных данных, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки;

д) защита персональных данных гражданских служащих от неправомерного их использования осуществляется за счёт средств Отдела ЗАГСа в порядке, установленном федеральными законами;

е) передача персональных данных гражданских служащих третьей стороне не допускается без их письменного согласия, за исключением случаев, установленных законодательством Российской Федерации в области персональных данных.

{Пункт 3.2. Положения в редакции: приказа Отдела ЗАГСа Республики Марий Эл от 30.05.2013 года № 50}

3.3. Требования, предъявляемые к обработке персональных данных, а также права гражданских служащих Отдела ЗАГСа установлены федеральными законами от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных» и от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации".

{Пункт 3.3. Положения в редакции: приказа Отдела ЗАГСа Республики Марий Эл от 30.05.2013 года № 50}

3.4. Использование персональных данных гражданских служащих возможно только в соответствии с целями, определившими их получение.

{Пункт 3.4. Положения в редакции: приказа Отдела ЗАГСа Республики Марий Эл от 30.05.2013 года № 50}

3.5. Гражданские служащие должны быть ознакомлены под подпись с документами Отдела ЗАГСа, устанавливающими порядок обработки персональных данных, а также об их правах и обязанностях в этой области.

{Пункт 3.5. Положения в редакции: приказа Отдела ЗАГСа Республики Марий Эл от 30.05.2013 года № 50}

3.6. В целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся в Отделе ЗАГСа, в том числе в личных делах, гражданские служащие имеют право:

а) получать полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных (в том числе автоматизированной);

б) осуществлять свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право получать копии любой записи, содержащей персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;

в) требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением федеральных законов "О государственной гражданской службе Российской Федерации" и «О персональных данных». При отказе исключить или исправить персональные данные указанные лица имеют право заявить в письменной форме о своем несогласии, обосновав соответствующим образом такое несогласие. Персональные данные оценочного характера руководитель, гражданский служащий вправе дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;

г) требовать уведомления всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные гражданского служащего, обо всех произведенных в них изменениях или исключениях из них;

д) обжаловать в суд любые неправомерные действия или бездействие руководителя Отдела ЗАГСа, лиц, допущенных к работе с персональными данными Отдела ЗАГСа, при осуществлении ими обработки и защиты персональных данных гражданского служащего.

{Пункт 3.6. Положения в редакции: приказа Отдела ЗАГСа Республики Марий Эл от 30.05.2013 года № 50}

3.7. Персональные данные не могут быть использованы в целях причинения имущественного и морального вреда гражданским служащим, затруднения реализации их прав и свобод. Ограничение прав гражданских служащих на основе использования информации об их социальном происхождении, о расовой, национальной, языковой, религиозной и партийной принадлежности запрещено и наказывается в соответствии с федеральным законодательством.

{Пункт 3.7. Положения в редакции: приказа Отдела ЗАГСа Республики Марий Эл от 30.05.2013 года № 50}

3.8. При несовместимости целей обработки персональных данных, зафиксированных на одном материальном носителе, а также при необходимости уничтожения или обезличивания части персональных данных указанные данные копируются и (или) уничтожаются в порядке, установленном Федеральным законом «О персональных данных», уполномоченными должностными лицами Отдела ЗАГСа.

{Пункт 3.8. Положения в редакции: приказа Отдела ЗАГСа Республики Марий Эл от 30.05.2013 года № 50}

3.9. В соответствии со статьей 15 Федерального закона от 27 мая 2003 года № 58-ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации» на основе персональных данных гражданских служащих в Отделе ЗАГСа формируются и ведутся, в том числе на электронных носителях, реестры гражданских служащих.

{Пункт 3.9. Положения в редакции: приказа Отдела ЗАГСа Республики Марий Эл от 30.05.2013 года № 50}

3.10. Руководитель или уполномоченное им лицо вправе подвергать обработке (в том числе автоматизированной) персональные данные гражданских служащих и граждан при формировании кадрового резерва.

{Пункт 3.10. Положения в редакции: приказа Отдела ЗАГСа Республики Марий Эл от 30.05.2013 года № 50}

3.11. В личное дело гражданского служащего вносятся его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с гражданской службы и необходимые для обеспечения деятельности Отдела ЗАГСа.

{Пункт 3.11. Положения в редакции: приказа Отдела ЗАГСа Республики Марий Эл от 30.05.2013 года № 50}

Личное дело гражданского служащего ведётся лицом из числа гражданских служащих, в служебные обязанности которых входит кадровая работа.

3.12. Персональные данные, внесённые в личные дела и документы учёта гражданских служащих Отдела ЗАГСа, иные сведения, содержащиеся в указанных личных делах, являются информацией, доступ к которой ограничен в соответствии с федеральными законами (за исключением сведений, которые в установленных федеральными законами случаях могут быть опубликованы в средствах массовой информации). В отношении указанных персональных данных устанавливается обязанность соблюдать их конфиденциальность и обеспечивать их безопасность при обработке. В случаях, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, указанные персональные данные относятся к сведениям, составляющим государственную тайну;

{Абзац 1 Пункта 3.12. Положения в редакции: приказа Отдела ЗАГСа Республики Марий Эл от 30.05.2013 года № 50}

Ведение личных дел гражданских служащих Отдела ЗАГСа осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 года № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».

3.13. Размещение сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера гражданских служащих и членов их семей, а также назначение на должность и освобождение от должности которых осуществляется Главой Республики Марий Эл, на официальном сайте Отдела ЗАГСа и предоставление этих сведений республиканским средствам массовой информации для опубликования осуществляется в соответствии с Указом Президента Республики Марий Эл от 11 июня 2009 года № 102 «Об утверждении Порядка размещения сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера лиц, замещающих государственные должности Республики Марий Эл, государственных гражданских служащих Республики Марий Эл и членов их семей на официальных сайтах государственных органов Республики Марий Эл и предоставления этих сведений республиканским средствам массовой информации для опубликования» с одновременным информированием об этом указанных гражданских служащих.

{Пункт 3.13. Положения в редакции: приказа Отдела ЗАГСа Республики Марий Эл от 30.05.2013 года № 50}

3.14. Сведения, указанные в пункте 3.13. настоящего Положения, предоставляются на основании данных, имеющихся в Отделе ЗАГСа на дату размещения на официальном сайте Отдела ЗАГСа и предоставления этих сведений республиканским средствам массовой информации для опубликования.

3.15. Передача персональных данных гражданского служащего возможна только с его согласия или в случаях, установленных федеральными законами.

{Пункт 3.15. Положения в редакции: приказа Отдела ЗАГСа Республики Марий Эл от 30.05.2013 года № 50}

3.15.1. При передаче персональных данных гражданского служащего должны соблюдаться следующие требования:

- не сообщать персональные данные третьей стороне без письменного согласия гражданского служащего либо его согласия, выраженное в иной форме позволяющей однозначно подтвердить факт такого согласия, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью гражданского служащего, а также в случаях, установленных федеральным законом;

- не сообщать персональные данные, в коммерческих целях без письменного согласия гражданского служащего;

- предупредить лиц, получающих персональные данные гражданского служащего, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные, обязаны соблюдать режим конфиденциальности. Данное положение не распространяется на обмен персональными данными в порядке, установленном федеральными законами;

- разрешать доступ к персональным данным гражданского служащего только лицам, определенным приказом Отдела ЗАГСа, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные, которые необходимы для выполнения конкретных функций;

- не запрашивать информацию о состоянии здоровья гражданского служащего Отдела ЗАГСа, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности исполнения им должностных обязанностей;

- передавать персональные данные гражданского служащего его представителям в порядке, установленном Трудовым Кодексом и иными федеральными законами, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.

{Пункт 3.15.1 Положения в редакции: приказа Отдела ЗАГСа Республики Марий Эл от 30.05.2013 года № 50}

3.15.2. Передача персональных данных от Отдела ЗАГСа организациям, использующим персональные данные гражданских служащих Отдела ЗАГСа в своей деятельности, может допускаться в минимальных объёмах и только в целях выполнения задач, соответствующих объективной причине сбора этих данных.

{Пункт 3.15.2 Положения в редакции: приказа Отдела ЗАГСа Республики Марий Эл от 30.05.2013 года № 50}

3.16. Все меры конфиденциальности при обработке персональных данных гражданских служащих распространяются как на бумажные, так и на электронные (автоматизированные) носители информации.

{Пункт 3.16 Положения в редакции: приказа Отдела ЗАГСа Республики Марий Эл от 30.05.2013 года № 50}

3.17. Не допускается отвечать на вопросы, связанные с передачей персональной информации по телефону или по незащищённым сетям общего доступа.

3.18. Хранение персональных данных должно происходить в порядке, исключающем их утрату или их неправомерное использование.

IV. Ответственность за нарушение норм, регулирующих порядок обработки персональных данных

4.1. Лица, виновные в нарушении положений законодательства Российской Федерации в области персональных данных при обработке и защите персональных данных гражданских служащих Отдела ЗАГСа, а также в разглашении конфиденциальных сведений, которые стали им известны в ходе служебной деятельности, несут предусмотренную законодательством Российской Федерации ответственность.

{Пункт 4.1. Положения в редакции: приказа Отдела ЗАГСа Республики Марий Эл от 30.05.2013 года № 50}

4.2. {Пункт 4.2. Положения исключен: приказом Отдела ЗАГСа Республики Марий Эл от 30.05.2013 года № 50}

{Положение в редакции: приказа Отдела ЗАГСа Республики Марий Эл от 30.05.2013 года № 50}